Доклад за архивите в разширения Европейски съюз(1)

Разширяване на архивното сътрудничество в Европа: план за действие

Разработен от Групата на националните експерти в областта на архивите на страните членки на ЕС, от институциите и органите на ЕС, по искане на Съвета на Европейския съюз

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Книги»

Научен ръководител на Eлектронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Превод и редакция: Лиляна Ванова, Валентина Петрова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2008

Увод

1. Резолюция от 6 май 2003 г.

С оглед предстоящото разширяване на Европейския съюз и нарастването броя на страните членки от 15 на 25 и в светлината на бързите промени в архивната практика, които се дължат основно на развитието на новите информационни технологии през последните десет години, Съветът на Европейския съюз прие на 6 май 2003 г. резолюция за архивите на страните членки. Тази резолюция призова Европейската комисия:

— Да създаде Група на националните експерти в областта на архивите, представляваща 15–те страни членки и 5–те присъединени държави, която да проучи положението в публичните архиви в Европа;

— Да представи на Съвета доклад, който ще включва насоки за разширяване на бъдещото сътрудничество на архивите на европейско ниво.

Групата на националните експерти, която се състои от 50 представители на 25–те страни членки, както и институциите и органите на ЕС да подготвят доклад за архивите в разширения Европейски съюз и да приемат резюмето (стр. 13–16) на Доклада през юни 2004 г.

За подготовката на Доклада да се проведат три пленарни срещи на Групата на националните експерти в Брюксел: на 14 октомври 2003 г., на 17 февруари и на 3 юни 2004 г. По време на пленарните срещи на Групата на националните експерти да се насрочат допълнителни срещи на двете подгрупи (Издателски съвет и Група по проекта за изработване насоки за разширяване на архивното сътрудничество в Европа), които да се осъществят в Брюксел в периода от декември 2003 г. до юни 2004 г., в помощ на изготвянето на Доклада в определения срок. Комисията ще ръководи пленарните и допълнителните заседания и ще осигурява необходимия за целта секретариат.

2. 1991–2004 г.

Резолюцията от 6 май 2003 г. обобщава опита от предишните архивни дейности на европейско ниво. Идеята за по-активно сътрудничество на архивите в Европа бе издигната официално през втората половина на 1991 г. от Холандия, която по това време ръководеше председателството на Европейския съюз. Последвалият доклад за архивите в Европейския съюз бе публикуван от Комисията и приет с одобрение от Съвета през 1994 г.

Заключенията на Съвета от 17 юни 1994 г. доведоха до редица важни резултати, особено при организирането на интердисциплинарния форум DLM I, II и III (Брюксел 1996, 1999 и Барселона 2002 г.) за електронните документи и архиви, и за създаването на INSAR (Информационна сводка за архивите) като периодично списание за развитието на архивното поле в Европа. Сводката и DLM форумът, като инициативи на Комисията, бяха разгърнати в тясно сътрудничество със страните членки.

Сред конкретните резултати на DLM форума бяха публикуването на протоколите и заключенията от трите DLM форума в Европейски архивни новини, Допълнение ІІ, 1997 г., ІV, 2000 г. VІІ, 2002 г. (http://europa.eu.int/historical;_archives/dlm_forum); мултидисциплинарни насоки за електронните документи (INSAR допълнение ІІІ, 1997); по-добър достъп на гражданите до електронната информация; сътрудничество между публичните администрации и архивите в областта на електронните документи и управлението на архивите (INSAR допълнение V, 2001 г.); Европейски модел (MoReq) на изискванията за управление на електронните документи: MoReq спецификации (INSAR допълнение VІ, 2 2002 г.). Повече подробности за работата по приоритетните дейности на DLM могат да се намерят в доклада (гл. 5б).

С оглед на новостите в областта на архивите в Европа, след оповестяването на резолюцията на Съвета през 1991 г. и на доклада на националните експерти Blackbook през 1994 г., на основата на чл. 151 от договора за ЕС относно институционалното сътрудничество, националните архивисти на страните членки ускориха работата по проекта на нова резолюция на Съвета за по-активно архивно сътрудничество в Европа по време на срещата им в Лунд на 4 април 2001 г. по време на шведското председателство на ЕС. Проектът за резолюция бе усъвършенстван и активизиран при следващите срещи при управлението на ЕС последователно от Белгия, Испания, Дания, Гърция и доведе до приемането на горепосочената резолюция на Съвета от 6 май 2003 г. и до реализирането на настоящия доклад през 2005 г.

3. Съдържание и структура на Доклада

В съответствие с Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. (вж. Резолюцията, т. 8а–8е и т. 9) Групата на националните експерти обсъди и прие съдържанието и структурата на Доклада, който заедно с увода и съдържанието включва следните 8 части:

Част първа: глава 1а–1г. Описва организацията на архивния сектор в Европа: архиви на Европейските институции, публични архиви в 25–те държави членки, връзки и сътрудничество между архивите и публичната администрация; частни архиви.

Част втора: глави 2а–2ж. Разглежда всички институционални, технически и професионални аспекти на достъпа до архивите. Особен акцент е поставен на законодателството на ЕС и националните архивни законодателства, справочните издания и архивното описание, онлайн достъпа и новите изследователски методи, създаването на Интернет портал за документите и архивите в Европа в сътрудничество с Европейските проекти за мрежи в тази област, стандарти за архивни читални, оценка, подбор и други аспекти на управлението на документите и архивите.

Част трета: глави 3а–3г. Определя специфичната роля на архивиста през 21 в. като пазител на паметта на обществото, предоставящ автентична архивна информация на обществото с цел утвърждаване демократичността, отчетността и доброто управление; разглежда обучението, бъдещите изисквания и възможности за признаване на дипломите по архивистика в Европа, осигуряването на възможност за архивистите да изпълняват ролята си през 21 в.

Част четвърта: глави 4а–4в. Утвърждава мерки за защита срещу унищожаване на архиви в Европа от природни и други бедствия; запазване и реставриране на документи и архиви; стандарти и спецификации за архивни сгради на национално и европейско ниво.

Част пета: глави 5а–5б. Фокусът е поставен върху укрепването на интердисциплинарното сътрудничество в е-Европа що се отнася до автентичност и продължително съхранение на електронните документи и архиви и по-специално при промоцията на DLM Forum (Управление на жизнения цикъл на документа), приоритетни дейности и развитие на европейска DLM-мрежа.

Част шеста: глава 6. Разглежда възможностите за включване в Доклада на други дейности от архивното поле на европейско ниво и по-специално на е-Европа и на Лисабонската стратегия; план за действие на е-Европа и проекти за архивна дигитализация.

Част седма: глава 7. Обръща внимание на аудио-визуалните архиви, които ще бъдат изключително важни в контекста на новите мултимедийни възможности на национално и европейско ниво; спазването на резолюцията на Съвета от 24 ноември 2003 г. (Официален журнал на Европейските общности С295/5 от 5. 12. 2003 г.).

Част осма: съдържа четири анекса, както следва: 1) списък на националните експерти и представителите на институциите и органите на ЕС, допринесли за изработването на Доклада; 2) други експерти, подпомогнали разработването на Доклада; 3) списък на предложените конкретни действия и бъдещи насоки: разширяване на архивното сътрудничество в Европа; 4) списък на акронимите и съкращенията.

За да бъде Докладът четивен, динамичен и достъпен, Групата на националните експерти, както и редица други специалисти (вж. Анекси 1 и 2 към Доклада) насочиха вниманието си към подробните отговори на общите въпроси, предоставени от националните архиви във всяка страна членка на ЕС. По този начин бяха създадени и приложени множество важни принципи.

Всяка от главите на Доклада започва с кратко представяне на предложените конкретни дейности и насоки за бъдещето на архивната практика. Следва обяснителен текст, който описва по-детайлно представената ситуация и подчертава перспективите за разширяване на архивното сътрудничество на европейско ниво в бъдеще. Докладът се основава на общата експертиза на националните архиви в разширения Европейски съюз и отделя особено внимание на архивните въпроси, поставени пред страните членки.

4. Кратко изложение: основни дейности на архивите в Европа

Докладът описва многообразието от ситуации в архивите в Европа, дължащо се на различните административни и исторически традиции и култури, той е разработен с оглед бъдещото разширяване на ЕС и приемането на нови страни членки. Групата на националните експерти обърна внимание на необходимостта от сътрудничество при обмена на информация, от изследване на най-добрите практики в областта на управлението на документите и архивите в Европейския съюз.

Краткото изложение на Доклада, прието на пленарното заседание (Брюксел, 3 юни 2004 г.) на Групата на националните експерти на 25–те страни членки и институциите на ЕС, определи следните основни дейности:

4.1. Мерки за предпазване на архивите в Европа от природни бедствия, с акцент върху наводненията, реставрирането на повредените документи и архиви; разработване на стандарти за строителство на сгради за архивни цели.

4.2. Засилване на европейското интердисциплинарно сътрудничество по отношение на електронните документи и архиви, свързано с автентичността, дългосрочното съхранение и достъпа.

4.3. Създаване и поддържане на Интернет портал за документите и архивите в Европа, гарантиране на лесен достъп до уникалната информация, без оглед на границите на страните членки и предимно за гражданите на ЕС.

4.4. Преглед на националните законодателства и законодателството на ЕС с оглед управлението на документите и достъпа до тях, управлението на архивите в ранния етап на жизнения им цикъл; подготовка на опис на съществуващите архивни закони и свързаните с тях закони в разширения Европейски съюз.

4.5. Изпробване и въвеждане на мерки срещу кражби на архивни документи.

5. Създаване на официална Група на европейските архиви

В Доклада се предлага да се създаде официална Европейска архивна група, включваща страните членки и институциите на ЕС, чиято дейност да бъде фокусирана върху изпълнението на конкретните дейности, набелязани в Доклада. След тригодишен период, на основата на детайлна програма за сътрудничество и координация на архивната материя в Европа, Групата на европейските архивисти ще изработи първия доклад за напредъка по изпълнението на посочените в Доклада основни дейности.

6. Архивите през 21. век

В света на непрекъснати и бързи промени, модерните архиви през 21. век са звено от стабилната държавна администрация и гарантират достъпа до информацията и важните документи и архиви, а това са едни от главните изисквания за демократично функциониране на обществото.

Докладът сочи специфичните отговорности на архивите на страните членки, институциите и органите на ЕС за запазване на общото европейско наследство от автентични документи и архиви, за предоставяне на най-добра информация за гражданите на Европейския съюз и за осигуряване на стабилност в работата на публичните администрации и електронното правителство. Той подчертава значението на осъществяването на архивните цели, дейности и перспективи в контекста на разширения Европейски съюз на базата на сътрудничеството.

Докладът призовава архивите в Европа да обединят и да разработят в близко бъдеще новите области на интердисциплинарно и трансгранично сътрудничество, включително с други професии, свързани с историческата памет, като библиотекари, музейни работници и представители на информационните технологии.

Освен към професионалисти в областта на историческата памет, Докладът ясно е адресиран и към широката публика, към хората, които взимат решенията в публичната администрация, към политическите и финансовите власти, юридическите експерти, изследователите, към професиите, които боравят с информация и най-общо към заинтересовани граждани.

В този смисъл целта на Доклада е да се насърчи разширяването на сътрудничеството, по-добрия обмен на информация и по-честата размяна на най-добри практики в разширената динамична област на архивите. Той осигурява общи насоки за конкретни действия и ориентации с оглед разширяването на бъдещото сътрудничество на архивите в Европа.

Бележки

(1) Пълният текст на Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. е публикувана в официалното издание на Европейската общност (2003/С113/2), както следва:

Съветът на Европейския съюз,

1. Отменя Резолюцията на Съвета от 14 ноември 1991 г. за разпоредбите относно архивите, както и решенията на Съвета от 17 юни 1994 г. за разширяване на сътрудничеството в областта на архивите.

2. Отменя Доклада на групата от експерти за координация на архивите в Европейския съюз, публикуван през 1994 г.

3. Взима предвид предишните действия, свързани с публичния достъп до документите и архивите на Европейския съюз.

4. Изтъква значението на архивите за разбирането на историята и културата на Европа.

5. Изтъква, че добре съхранените и достъпни архиви допринасят за демократичното функциониране на нашите общества, особено във времената на най-съществени промени в Европа.

6. Счита, че специално внимание трябва да бъде обърнато на предизвикателствата в архивното управление в контекста на разширяването на Съюза.

7. Счита, че бъдещото развитие се нуждае от прилагане на информационните технологии и решения в областта на архивите.

8. Приканва Комисията да свика групата от експерти, както и представители на присъединените държави, посочени от националните архивни власти, да обърнат внимание на следното:

а) положението в публичните архиви в страните членки на Европейския съюз, включително различните аспекти на възможното развитие на архивите през следващите години, като държат сметка за разширяването на Европейския съюз;

б) последствията от развитието през следващите години в областта на архивите, включително развитието на нови технологии;

в) поощряването на конкретни дейности, като:

— насърчаване на приетите мерки за предпазване на архивите от щети, причинени от бедствия и наводнения, и възстановяване на пострадали документи и архиви;

— активизиране на сътрудничеството в Европа що се отнася до автентичността, дългосрочното съхранение и достъпа до електронните документи и архивите;

г) насърчаването на сътрудничеството, обмена на информация и размяната на добри практики между архивните служби;

д) възможностите за бъдещо интегриране на работата на експертната група с други съответни дейности в областта на европейско ниво, в частност по плана за действие в е-Европа.

9. Приканва Комисията да предостави доклад за тази дейност, включително насоки за разширяване на бъдещото сътрудничество на архивите на европейско ниво, пред Съвета до средата на 2004 г.

Кратко изложение: Доклад за архивите в разширения Европейски съюз

Перспективи за бъдещи дейности: приоритети

А. Основа

В отговор на искането на Съвета на министрите на Европейския съюз в резолюцията от 6 май 2003 г. (2003/С 113/02) за архивите на страните членки и в частност т. 8а, б, в, г, д и т. 9 на краткото изложение за положението в публичните архиви на страните членки, специално внимание се обръща на разширяването на Европейския съюз и развитието на управлението на архивите и документите в бъдеще. Предлагат се пътища за подобряване на управлението на документите и архивите, както и на публичните служби за гражданите на Европейския съюз, като се имат предвид новите технологии.

Въз основа на данните в настоящия Доклад, подготвен от Групата на националните експерти, се предлагат следните приоритетни дейности, заедно с другите предложения, които също изискват обсъждане и действия от страна на държавите членки и институциите на ЕС през следващите три години. Предложените приоритетни дейности са изведени в началото на всяка глава и са свързани с табличните форми в анекс 3 на настоящия доклад.

Предлаганите приоритетни дейности тук са изложени в съкратена форма. Те включват мерки за предпазване, ограничаване или възстановяване на загуби от документи или на загубени архиви в резултат на природни или други бедствия; за осигуряване съхраняването на документите и архивите, включително архивните сгради; за разширяване на сътрудничеството що се отнася до автентичността, дългосрочното съхранение и достъпа до електронните документи и архивите. Изложението предлага мерки, които могат да се вземат срещу кражби, и действия, които могат да се осъществят за връщане на откраднати документи. Подчертава се важността на приноса на архивите за демократичното функциониране на нашите общества чрез приетите законодателства и стандарти. Също така се предлага създаването на Европейски портал за достъп до архивното наследство на разширения съюз. Всички тези действия могат да се изпълнят чрез активизиране на сътрудничеството, обмена на информация и размяната на добри практики на европейско ниво между страните членки чрез официална координационна група.

Обръща се внимание на необходимостта от бъдещо интегриране на предложените дейности с други планове за действие на европейско ниво.

Б. Изложение на предложените основни дейности

Предложена приоритетна дейност 1

Съхранение и превенция срещу щети в архивите на Европа

Резолюция на Съвета от 06. 05. 2003 г. т. 8в 1

1.1. Мерки за превенция срещу щети в архивите, причинени от природни и други бедствия:

— Разработване на план за действие, модел за превенция и възстановяване от бедствия;

— Проучване на възможностите за свързване на специализираните централни лаборатории за трансгранични извънредни случаи;

— създаване на група за бързи действия за помощ при щети.

1.2. Съхранение и реставриране на документи и архиви:

— Засилване на мерките за координация и обмен на експертизи за изработването на програма на ЕС за възстановяването на увредени документи и архиви в Европа;

— Сгради за архивни цели; стандарти и спецификации на национално и европейско ниво, които да бъдат приети и приложени при обновяването на архивните сгради и хранилищата в правителствените сгради или в новите сгради чрез интердисциплинарни работни групи на страните членки и институциите на ЕС.

Предложена приоритетна дейност 2

Засилване на европейското интердисциплинарно сътрудничество в областта на електронните документи и архиви

Резолюция на Съвета от 06. 05. 2003, т. 8в 2

2.1. Осъществяване на разширено сътрудничество в Европа що се отнася до установяване автентичността, дългосрочното съхранение и достъпа до електронните документи и архиви.

2.2. Осъвременяване, ревизиране и разширяване на сегашните изисквания за създаването на електронни документни системи (архиви) като MoReq, за по-добро администриране в публичния сектор, превръщане на документа в официална норма и/или спецификация в Европейския съюз. Това в частност засяга всички страни членки, особено новоприетите държави.

2.3. Укрепване на DLM-мрежата и форума Европейска група за икономически интереси (ЕЕIG). Това е важно както за бъдещото развитие и за трансформирането, така и за организирането на DLM-форума (Будапеща, 2005 г.).

Предложена приоритетна дейност 3

Създаване и поддържане на Интернет портал за документите и архивите в Европа

Резолюция на Съвета от 06. 05. 2003 г. т. 8б и 8д

3.1. Да се осигури Интернет портал за документите и архивите за гражданите на ЕС.

Във връзка с разгръщането на Интернет и Уеб и успехите на някои страни членки (вж. част 6 от Доклада), за да се осигури информация за милиони граждани, младежи и деца, порталът трябва да бъде създаден и пуснат в действие. Той трябва да отговаря на развитието на Европейския информационен свят.

Необходимо е осигуряване на достъп до източниците на познание, обучение и информация, както и създаването на съвременни читални.

Предложена приоритетна дейност 4

4.1. Предложенията за национални закони и закони на ЕС, които предвиждат прилагане на управлението на документите и архивите, са важни за страните членки, тъй като последствията им за улесняване на съхранението и достъпа до документите и архивите отдавна са познати. Затова изработването на законодателство, свързано с документите и архивите, както и съответните закони на европейско и национално ниво трябва да бъдат проучени в най-широки рамки, с оглед възможностите на европейската архивна професия.

4.2. За да се подкрепи горното, е необходимо: задълбочено проучване на архивното и свързаното с него законодателство на ниво ЕС и на национално ниво; създаване на база данни за архивното и свързаното с него законодателство в Европейския съюз; превеждане на националното архивно и свързаното с него законодателство на английски, френски и немски език или на друг от официалните езици на ЕС, с помощта на съответните национални архиви, за да се осигури по-добро взаимно сътрудничество в областта на архивното законодателство. Това предложение е свързано с дейността на Съвета на Европа и с европейския клон на Международния съвет на архивите EURBICA, като е направен опит за цялостно систематизиране.

Предложена приоритетна дейност 5

5.1. Мерките срещу кражби на архивни документи и връщане на откраднати архиви в ЕС трябва да се проучат и усъвършенстват. Разработване на план за действие на основата на въпросник относно предложения за подобрения.

В. Създаване на официален комитет на архивистите (Резолюция на Съвета от 06. 05. 2003 г. т. 8г, 8д и 9)

6.1. Създаване на официална Група на архивистите от страните членки на ЕС и институциите на ЕС. Комитетът ще обменя информация и най-добри практики, за да осигури чрез консенсус и спазване принципите на взаимопомощта засилено сътрудничество на архивната работа в Европа, както е посочено по-горе. Тази група ще се среща два пъти годишно, ако е необходимо.

6.2. Да се създаде програма за първите три години, за да се проследят резултатите от Резолюцията на Съвета на министрите (6 май 2003 г.), а най-добрите практики да бъдат одобрени за използване от страните членки и институциите на Европейския съюз

6.3. Да се следи развитието и в края на третата година да се докладва пред министрите от Съвета на ЕС за резултатите от извършените дейности.

Част 1. Организация на архивния сектор в Европа

1а. Архивите и Европейските институции

Предложени конкретни дейности:

1. Да се въведе обща учебна програма и/или курсове за архивни служби в институциите и органите на ЕС.

2. Да се осигури адекватна защита на архивното наследство на институциите и органите на ЕС срещу щети, причинени от природни или други бедствия, наводнения, земетресения, терористични атаки и пр. (вж. също Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. т. 8в), да се прилагат националните и международните стандарти и изисквания за осъвременяване на архивните хранилища и други архивни помещения с оглед на съхранението и достъпа до документите и архивите на хартиен, електронен или мултимедиен носител.

3. Да се стимулират сътрудничеството и координацията между архивните служби на органите и институциите на ЕС в областта на модернизацията на работата с електронните документи и архивното управление (вж. също резолюция на Съвета от 6 май 2003, т. 8в).

4. Да се изградят стабилни връзки между архивните служби и публичната администрация чрез въвеждането на практически мерки за коректно прилагане на архивните правила, норми и стандарти от страна на административните институции и органи на ЕС.

5. Да се организира редовен обмен на информация и проучвания за оценката и подбора на документите в областта сред заинтересованите архиви, институциите и органите на ЕС и държавите членки на ЕС, като особено се акцентира върху документите на ЕС.

6. В бъдеще групата за архивно сътрудничество между институциите и органите на ЕС да продължи да разширява дейността си, съвместно с Групата на националните експерти на 25–те страни членки.

Бъдещи ориентации:

7. Архивните служби на институциите и органите на ЕС да допринасят активно за координацията в разширена Европа на приоритетни архивни дейности, произтичащи главно от настоящия доклад, различните му части и тяхното кратко изложение.

8. Да се подкрепи създаването на официален комитет на архивистите на страните членки на ЕС и институциите и органите на ЕС, с цел осигуряване архивно сътрудничество и координация в Европа (вж. също Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г., т. 8в, г, д и 9).

9. За бъдещото развитие на архивните дейности ще са необходими специализиран персонал и допълнително финансиране (вж. т. 1–8, по-горе).

1. Организация и функции на архивното сътрудничество между институциите и органите на ЕС

Институциите и органите на Европейския съюз, Европейският парламент, Съветът на Европейския съюз, Европейската комисия, Съдът на европейските общности, Европейският одитен съд, Комитетът на регионите, Европейският икономически и социален комитет, Европейската инвестиционна банка имат обща юридическа база, предназначена да улесни отварянето на историческите им архиви за потребителите. Общата законова база, която бе съвместно одобрена и подготвена от страните членки и институциите се основава на предписанията на Общността от 1–8 февруари 1983 г. (OJ L43, 15. 2. 1983, с. 1–3, 14–15) и е насочена към изпълнението на три главни цели:

— насърчаване на изследванията върху историята на европейските общности;

— разширяване на публичния интерес към развитието на европейската интеграция;

— по-голяма прозрачност в работата на европейските институции.

Чрез тях принципът за прозрачност и достъпност на историческите архиви на институциите и органите на ЕС бе включен в дневния ред за 1983 г. и бе още веднъж подкрепен от предписание (ЕС) № 1700/2003 г.

При съществуването на обща законодателна база със специфичен характер, всяка институция и всеки орган имат своя собствена архивна служба, отговорна за управлението на съответните документи и архиви през целия им жизнен цикъл, т. е. на текущите, междинните и историческите архиви.

Още от самото начало различните институции и органи на Европейския съюз установиха, че независимо от спецификата, която трябва да се има предвид, техните архиви могат да бъдат по-ефикасни когато си сътрудничат при работата за отваряне на историческите архиви въз основа на посочените по-горе предписания на Общността. По такъв начин архивното сътрудничество ще се развива не само между заинтересованите институции и органи на ЕС и страните членки на ЕС (по-специално между националните архиви на 25–те страни членки), но и с архивните служби на 25–те Министерства на външните работи, стремящи се към по-близко взаимно сътрудничество между архивите на страните членки и институциите и органите на Европейския съюз.

Справочникът «Отваряне на историческите архиви на Европейските общности за публиката» бе публикуван от Европейската комисия през 1983 г., за да се подчертае важността на тази дейност. В благодарственото писмо на десетимата директори на националните архиви на страните членки е посочено: «Ние сме убедени, че тази инициатива на Общността ще доведе до все по-тясно сътрудничество между архивните служби на Европейските общности и тези на страните членки».

Друг, твърде полезен справочник, създаден от работна група на Министерствата на външните работи, институциите и органите на Европейския съюз е т. нар. «Син справочник» (Blue Guide), отпечатан повторно с редица подобрения през 1995 г. на 11–те официални езика на Европейския съюз. Подготви се и нова електронна версия на справочника.

Работната група от представители на Министерствата на външните работи и на институциите на ЕС става все по-активна и се среща два пъти годишно при всяко следващо председателство на ЕС.

Първият Доклад за архивите в Европейския съюз «Черна книга» (Black book) бе публикуван от Европейската комисия през 1994 г. Заключенията на Съвета от 17 юни 1994 г. (OJ C235, 23. 08. 1994 г. с. 2) бяха съсредоточени върху организацията и действията на Европейските мултидисциплинарни DLM-форуми І, ІІ и ІІІ (Брюксел 1996, 1999, Барселона 2002 г.) за електронните архиви (DLM-документи: жизнен цикъл и управление) и създаването на периодична информация за архивите (INSAR) за преглед на новостите и развитието на архивите в Европа.

С оглед разширяването на ЕС и въз основа на чл. 151 от Договора за ЕС относно институционалното сътрудничество, националните архивисти на страните членки на ЕС подготвиха нов проект за Резолюция на Съвета за по-активно координиране на архивната дейност в Европа, по време на тяхната среща в Лунд през април 2001 г. при десетото шведско председателство на ЕС, както и благодарение на подкрепата по време на последвалите испанско и датско председателства на ЕС. Преработената версия на тази Резолюция бе одобрена от министрите на културата на страните членки и техния Съвет, състоял се в Брюксел на 6 май 2003 г. по време на десетото гръцко председателство на ЕС. Тази Резолюция призова Европейската комисия да свика Групата на националните експерти и да предаде Доклада за архивите в разширения Европейски съюз на Съвета преди средата на 2004 г.

2. Съхранение на историческите архиви на институциите и органите на ЕС във Флоренция

Като интердисциплинарен научен институт, Европейският институт във Флоренция (EUIF) обръща специално внимание и на изследванията за историята на европейската интеграция. В съответствие с Договора за депозита между Европейските общности от 17 декември 1984 г., представен от Европейската комисия и EUIF, повече от 40 000 исторически досиета бяха депозирани в EUIF, бяха обработени и отворени за публиката (при спазване на 30–годишния срок) от институциите и органите на ЕС. EUIF гарантира тяхното съхранение и публичния достъп, а също и събира под формата на частни колекции архивите на значими личности, движения и международни организации с важна роля в изграждането на Европа.

3. Предложения за съвместни архивни дейности и осигуряване на средства

След размяната на информация и проучвания в областта на документите и управлението на архивите между институциите на ЕС и страните членки, главно в контекста на изработването на Доклада, и след обсъждания по време на различни междуинституционални срещи, архивните служби на институциите и органите на ЕС предложиха следните съвместни архивни дейности и осигуряване на ресурси:

3.1. Архивна квалификация и обучение

Развитието на информационното общество, дългосрочните програми на правителствата в разширена Европа, бързите промени в областта на дигитализацията и новите технологии изискват непрекъсната архивна квалификация и обучение с оглед модернизирането на публичната администрация в началото на 21. век. Настоящото разширяване на Европейския съюз води до нарастване броя на различните административни традиции и култури; редица официални материали на новите страни членки трябва да бъдат цялостно и бързо интегрирани в правителствата, генералните дирекции и службите на органите и институциите на ЕС.

Предложено бе да се положат усилия и да се обменят ресурси за финансирането на координирани програми за архивно обучение и/или курсове за архивни услуги във всички институции и органи на ЕС. Същността на тези нови програми за обучение, които ще бъдат ориентирани към архивните въпроси и практическите решения от взаимен интерес и засилването на архивното сътрудничество на всички институционални нива, ще бъде прецизирана от официалната група за архивно сътрудничество между органите и институциите на ЕС (виж също т. ІІІ. 6 по-долу).

Първата стъпка е предвидена за текущия период от две години, като се започне от 2005 г. Всяко обучение трябва да бъде в рамките на половин ден, максимум до два дни. Специфични архивни презентации ще бъдат организирани от всяка и/или по ред от всяка институция и орган на ЕС и ще се използва мнението на националните експерти от 25–те страни членки. Ще бъдат насърчавани посещения за практическо обучение и на преподаватели от заинтересованите архивни служби на институциите и органите на ЕС, както и на страните членки.

В момента се подготвят програми за набиране на необходимите ресурси за специализиран персонал, комбинирани оферти за услуги, учебни посещения и пътувания.

3.2. Сгради за нуждите на архивите и други помещения за архивохранилища

Ние живеем в свят на големи промени, които увеличават рисковете за дълготрайното и адекватно съхранение и за достъпа до общото архивно наследство на Европа. Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. точно и категорично посочи мерки, които трябва да се прилагат, за да се предотвратят щетите за архивите, причинявани от природни и други бедствия, и за възстановяването на повредени документи и архиви.

Освен това съществува тенденция за строеж на сгради, напълно отговарящи на новите нужди на архивите в страните членки на ЕС. Подобни действия бяха предприети наскоро във Франция, Германия, Обединеното кралство, Испания, Португалия, Холандия, Гърция, Кипър, Чехия. Широко разпространено е мнението, че това е добра инвестиция за адекватно и дълготрайно съхранение и достъп до архивите в Европа, както и за прозрачността и отчетността на публичната администрация и за демократичното функциониране на нашето общество.

Бяха предложени следните практически мерки:

а) Сътрудничество с националните експерти (архивисти, архитекти, инженери, геолози) за създаването и бъдещото развитие на стандарти и спецификации за изграждането на нови архивни сгради на национално и европейско ниво.

б) Прилагане на тези стандарти и спецификации за осъвременяване на съществуващите архивни сгради на институциите и органите на ЕС с оглед съхранението и достъпа до документите и архивите на хартиен носител или на електронни и мултимедийни носители.

в) Публикуване на тези стандарти и спецификации, включително стандарти за текущо качествено съхранение, на всички официални езици на Европейския съюз.

Детайлно описание на проекта, разноските и необходимите практически мерки по първите три подточки (а, б и в вече са в подготовка).

3.3. Електронни документи и управление на архивите

Информационният поток между различните институции и органи на ЕС бе значително засилен през последните десет години, особено при интензивното и комплексно прилагане на модерните информационни технологии. Сегашното разширяване на ЕС и свързаните с него административни и процедурни реформи в рамките на Европейската конституция изисква активизиране на международното сътрудничество в тази област.

Поради това бе решено да се действа въз основа на настоящото и бъдещото развитие на работата в архивите с оглед улесняване на сътрудничеството и координация между архивните служби на институциите и органите на ЕС в условията на непрекъснато усъвършенстване на електронните документи и архивното управление. Това включва: хармонизирано управление на фондовете и електронните досиета, произхождащи от различните институции и органи; съвместимост на архивните системи в администрацията за целия жизнен цикъл на документите; бъдещото им включване в мрежа (хиперлинкове; концепция за «тръгване от източника»); съвместимост между базите данни на заинтересовани институции и органи; проучване на възможностите за общо развитие и обмен на стандарти, миграционни стратегии, формати и други съответни мерки, както и нужното финансиране.

В бъдеще, в съответствие със специфичните изисквания на Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г., институциите и органите ще си сътрудничат активно с националните експерти на 25–те страни членки главно върху стандартите, спецификациите и най-добрите практики относно автентичността, дългосрочното съхранение и достъпността на електронните документи и архиви, обмена на информация и експертизата, интердисциплинарните изследвания; конкретни приложения; продължаването на приоритетните дейности по DLM, както и осъвременяването и публикуването на няколко езика на MoReq проекта и други съответни действия на институционално, национално и европейско ниво.

3.4. Взаимоотношения между архивите и публичната администрация

Модернизирането на архивните системи в министерствата, главните дирекции и служби (проекти на Европейската комисия), на различните институции и органи на ЕС ще бъде въведено с цел осигуряване на своевременно включване на техните специализирани архивни служби в процеса на взимане на решения и при другите процедури на публичната администрация. Твърде важно за прозрачността и адекватното функциониране на административните служби е да съдействат за осъществяването на инициативи и практически мерки, като трайни консултации за коректно прилагане на архивните правила, включително създаването на досиета (на хартиен, електронен или мултимедиен носител); създаване и поддържане на регистрационни планове; експертиза, трансфер, приемане, декласификация, каталогизиране, съхранение и достъп до документите и архивите.

Лицата, които взимат административните решения, и ръководителите на институциите и органите трябва да бъдат информирани за архивната експертиза и редовно запознавани с етапното финансиране и необходимите ресурси в областта на мащабната междуинституционална координация по управлението на документите и архивите в Европейския съюз.

3.5. Експертиза и подбор на документите

С оглед организационните въпроси на експертизата и подбора на документите на институциите и органите на ЕС бе предложено да се събира информация и осъществява експертиза главно в два аспекта:

— да се проучи събирането на документи и дела от документи, създавани от институциите и органите на ЕС;

— да се организира периодичен обмен на информация и експертиза между заинтересованите архивни служби на евроинституциите и органите на страните членки на ЕС с особено внимание към документите на ЕС и тяхното управление на институционално, национално и европейско ниво (вж. също част 2д «Експертиза и подбор на документите» в настоящия Доклад). Официално предложеният Архивен комитет на страните членки на ЕС и на институциите на ЕС ще създаде възможности за по-близко сътрудничество и координация в тази област.

3.6. Бъдещо развитие на Групата за архивно сътрудничество между институциите и органите на ЕС

За да се проучат, координират и постепенно въведат споменатите по-горе основни дейности (вж. т. ІІІ, 1, 2, 3, 4 и 5) и за бъдещото разширяване на междуинституционалното сътрудничество в областта на управлението на документите и архивите бяха предприети мерки по инициатива на Съвета на Европейския съюз за създаване на официална Група за архивно сътрудничество между институциите и органите на ЕС.

Тази междуинституционална архивна група:

— Ще провежда редовни срещи два пъти годишно, за да се дискутират въпроси от особен интерес в областта на текущите, междинните и историческите архиви.

— Ще подготвя подробен работен план и схема за посочените по-горе основни дейности и други архивни въпроси от взаимен интерес на междуинституционално ниво.

— Ще продължава да изгражда близко сътрудничество с Групата на националните експерти на 25–те страни членки и по-нататък ще участва в основните дейности на предложения официален Архивен комитет на страните членки на ЕС и институциите на ЕС; а) ще ползва директно информацията, експертизата и най-добрите практики в архивите на национално и европейско ниво; б) ще допринася активно за координацията на приоритетните дейности на архивите в разширена Европа, произтичащи главно от различните глави и краткото изложение на настоящия Доклад.

4. Разширено сътрудничество и координация в областта на архивите в Европа (Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г.): перспективи

Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. за архивите в страните членки на ЕС категорично признава важността на работата на националните архивисти на 25–те страни членки и спешната необходимост от по-широко сътрудничество и координация в областта на архивите в Европа. В този контекст архивните служби на институциите и органите на ЕС са призовани да проучат всички възможности в рамките на разширения Европейски съюз. Интердисциплинарният обмен на информация, експертиза и най-добри практики в архивите и взаимното използване на необходимите ресурси постепенно ще бъдат координирани и поощрявани от заинтересованите институции и органи. Ще бъде изключително полезно да продължи сближаването с националните експерти на страните членки, както и създаването на официален Архивен комитет на страните членки на ЕС и институциите и органите на ЕС.

В този смисъл настоящият Доклад предоставя насоки за конкретни действия и бъдещи ориентации за разширено сътрудничество между архивите в Европа. Набелязват се принципни действия и насоки, а архивните служби на страните членки и на институциите и органите са готови да започнат «спешните и неотложни» архивни дейности в разширения Европейски съюз.

1б. Публични архивни служби на 25–те страни членки на Европейския съюз

Предложени конкретни дейности:

Като се има предвид значението на поддържането на редовни формални връзки за обмен на информация и познания между архивните служби на страните членки на ЕС с архивните служби на институциите и органите на ЕС, да се създаде официален Комитет на архивистите на страните членки на ЕС и на институциите и органите на ЕС, който да осигури разширяването на институционалното и професионално сътрудничество и координацията на архивите в Европа (вж. също Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г. т. 8 в, г, д и 9) Този официален Комитет на архивистите ще съсредоточи работата си върху следното:

1. Бъдещо развитие на стандарти, норми и най-добри практики в областта на архивите в съответствие със специфичните изисквания на посочената по-горе Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г. и координиране на приоритетните дейности в архивите на разширена Европа, произтичащи главно от този Доклад, отделните му части и краткото изложение.

2. Поддържане и развитие на връзки и сътрудничество между архивите и администрацията.

3. Съхраняване и превенция срещу унищожаване на архивите в Европа от природни и други бедствия, като наводнения, земетресения, терористични атаки, военни действия, отбранителни рискове и други явления, които предизвикват щети.

4. Бъдещо развитие на стандарти, норми и добри практики относно автентичността, пренасянето, дългосрочното съхранение, достъпността и разпространението на електронните документи и архивите.

5. Създаване и поддържане на Интернет портал за документите и архивите на Европа.

6. Поддържане и разширяване на всички инициативи, като Европейския интердисциплинарен форум DLM за електронни архиви и периодичните Известия на европейските архиви (INSAR).

7. Контрол над развитието на посочените дейности 1–6.

Бъдещи насоки:

8. Предложеният официален Комитет на архивистите ще черпи познания от специалисти в други дисциплини (експерти по право, специалисти по информационни технологии, архитекти, инженери, геолози) с оглед на специфичните архивни въпроси и проекти.

9. Комитетът ще носи отговорност за финансирането.

10. С цел разширяване сътрудничеството и координацията на архивите на национално и европейско ниво, според изискванията на Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г., да се осигурят необходимите ресурси.

Всички държави в Европейския съюз имат национални архиви и обикновено се смята, че те във всяка страна работят по един и същи начин. Но истината е доста по-различна. Националните архиви в отделните страни са отражение на политическата и културната история. Архиви, чиито корени са в Средновековието, са различни от онези, които са създадени наскоро; националните архиви на една федерална страна не са като тези в държавите с традиции в строго централизираното администриране. Някои страни считат, че архивите са част от културата, според други те са в сферата на образованието, околната среда, икономиката или правосъдието. В някои страни националните архиви носят отговорност за архивите на всяко министерство и орган на правителството, в други — част от основните министерства имат свои собствени архивни служби. Функциите на някои национални архиви са регулирани със специално законодателство; за други архивното законодателство е част от общото или въобще не е предвидено такова, а институцията функционира в съответствие с националната практика, както и с прилагането на професионалните стандарти и етиката.

Няма «най-правилен» път за действие, важен е обхватът, в който всяка национална архивна служба, независимо от големите различия в административните и законодателните рамки, успява да предостави своите услуги на нацията и потребителите, съобразно международно приетите професионални стандарти.

Важно е да се припомни, че архивното законодателство често се изменя и в много страни редовно се осъвременява. Свободата на информацията, защитата на данните и новите тенденции в работата на публичната администрация несъмнено се отразяват върху архивите. Същото се отнася и до законодателството на Европейския съюз и Съвета на Европа. В някои страни необходимостта да се създаде специален архивен закон е съвсем актуална и съществува съзнанието за неговия положителен ефект, в други се акцентира на осъвременяването на това законодателство, въпреки това навсякъде се отчита ролята на архивите за администрацията и културата, които са го създали. Тази глава набелязва различните аспекти на европейското архивно законодателство, предоставено от самите държави през 2004 г.

Независимо от промените и несъответствията, националните архиви имат отделни архивни задачи и приоритети, които могат да се използват при планирането на общите действия. На първо място техните масиви са резултат от действията на администрацията; културната роля за тях е вторична в сравнение с управлението и контрола на архивите, за които те носят отговорност. Все пак, връзката между архивите и институциите, създали архиви се променя. Докато документите на хартиен носител могат да се пренасят в архив по всяко време, то електронните документи трябва да бъдат под архивно наблюдение от момента на създаването им (вж. също глава 5а и 5б на този Доклад). Подкрепата, която архивите получават при работата с администрацията, е изключително полезна. Работната група, която проучва тези връзки, за да предложи насоки, ще трябва да изясни на национално и европейско ниво ролята на архивите и взаимодействието им с администрацията, както и задълженията на администрацията при съхраняването на създадените от нея архиви. Елемент от това обсъждане ще бъдат финансовите въпроси.

На второ място днес архивите се развиват в съответствие с постоянния напредък на информационните технологии. Съвместното обмисляне с националните архиви на водещите принципи за предаването на електронните архиви, когато бъдат достъпни за публиката, както и начините за разпространение на включената в тях информация, например чрез предложения Интернет портал за архивите в Европа, ще бъде една от важните общи дейности. Това се отнася главно до подкрепата на приоритетните дейности на DLM-форума за електронните архиви.

На трето място има и специфични проблеми, като щетите за архивите, причинени от природни и други бедствия. Архивните полемики в тази област се разпростират твърде нашироко. Всяка консултация на архивите трябва обаче да е напълно свободна. Нужна е и хармонизация на авторските права и правата за достъп до документите с международен произход. Това трябва да бъде широко обсъдено от работната група, съвместно с националните архиви на 25–те страни членки, както и с архивите, институциите и органите на ЕС. Тази група може да се събира редовно по различни въпроси, както посочените по-горе, и да разрешава приоритетните архивни въпроси. Предлага се архивните служби на ЕС да поддържат хармонични връзки с другите международни организации, като Съвета на Европа, ЮНЕСКО, Международния съвет на архивите.

В този контекст е наложително отделянето на ресурси, т. е. специализиран персонал и финансиране, необходими за разширеното сътрудничество и координацията на дейността на архивите в Европа.

Общ преглед на националните архиви на 25–те страни членки

Имайки предвид специфичните изисквания на Резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г., прегледът на Националните архиви на страните членки на ЕС бе направен под формата на: а) специален въпросник, който бе разпратен до всяка от страните членки, и б) контакти и дискусии между заинтересованите национални архивисти.

Отговорите на този въпросник се оказаха много полезни за изработването на най-трудните части от настоящия Доклад, при обхващането на архивните дейности и цели на национално и европейско ниво. Някои от основните изводи от въпросника са представени в тази глава, данните от националните архиви на отделните страни са подредени по следната схема: нормативна база, управителен орган, архивни отговорности, двустранни и многостранни инициативи. Отговорността на всяка архивна служба към правителството е отразена в таблицата, приложена към тази глава. Във втората таблица са посочени министерствата, които не са предали своите документи в националните архиви.

Австрия

Нормативна база

Федерален архивен акт от 17 август 1999 г. (Bundesarchivgasetz).

Указ на Федералното правителство № 366 от 27 септември 2002 г. (Bundesregierung uber nicht archivwurdiges Schriftgut des Bundes).

Указ на канцлера № 367 от 27 септември 2002 г. (Bundesarchivgutverordnung).

Акт за защита на паметниците, секция 24–5 от 19 август 1999 г. (Denkmalschutzgesetz).

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Австрийският държавен архив е отговорен за архивите на всички служби на федералното правителство, като изключение правят архивите на Парламента, на административния съд, на университетите и на редица културни институции, включително на Hofmusikkapelle. Държавният архив отговаря единствено за документите, които вече са прехвърлени в него. Той не упражнява контрол над архивите на правителствените организации, но дава консултации при поискване. Очаква се организациите, съхраняващи архиви, да следват специални разпоредби, обнародвани в Kanzlerordnung от 1992 г.

Деветте федерални окръга (Bundesländer) на Австрия притежават свои собствени архивни служби (така е и в големите градове), които са независими от държавната служба и функционират спазвайки свое законодателство. Държавният архив е националната институция по отношение на опазването.

Двустранни и многостранни инициативи

Държавният архив е включен в редица двустранни инициативи, по-специално с архивите в Източна Европа.

Белгия

Нормативна база

Закон от 24 юни 1955 г. Предложеното осъвременяване на този закон ще съсредоточи вниманието върху по-широки местни отговорности за дейностите на централното правителство.

Управителен или професионален орган

Научният съвет носи основната отговорност за професионалните въпроси и за назначаването на постоянния персонал за старшите длъжности. Управителният комитет носи отговорност за изпълнението на програмите на управлението.

Архивни отговорности

Националният архив носи отговорност за контрола над всички публични архиви, приема за съхранение публични и частни архиви, пази архивното наследство и осигурява достъп до него. Той не е отговорен за управлението на жизнения цикъл на документите, но дава специфични съвети при поискване.

Приема архивите на всички министерства и други публични организации на национално и федерално ниво, с изключение на:

— Парламента и подчинените му органи, както и Сметната палата;

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи.

Въпреки това, той отговаря за контрола над архивите на тези две министерства.

Националният архивист (Archiviste Général du Royaume) наблюдава съхранението на архивите на административния и публичния съд и на всички публични институции и администрации. Националният архив е разделен на три департамента: Генерален архив на кралството и Държавен архив (Archives Generales du Royaume et Archives de l’Etat a Anderlecht); Архив на Фламандия, Валонски архив.

Двустранни или многостранни инициативи

Няма, с изключение на договорите с Министерство на правосъдието.

Кипър

Нормативна база

Закон за държавния архив 208/91.

Управителен или професионален орган

Съществува комитет, консултиращ министъра по архивните въпроси, който не играе административна роля в държавните архиви.

Архивни отговорности

Държавният архив е мястото, в което се предават на съхранение архивите на правителството и другите органи, които са обект на Закона за държавните архиви. Негова първостепенна отговорност е да осигурява постоянното използване на тези архиви, както и достъпността им за публични консултации. Архивът единствен носи отговорност за тези архиви след пренасянето им в неговите хранилища.

Двустранни или многостранни инициативи

Държавният архив сътрудничи с Правителствения департамент за информационни технологии, за да осигури бъдещия достъп до документите в електронен формат, както и с Министерството на образованието и културата — за популяризиране на труда на архивиста.

Чешка република

Нормативна база

Архивен закон от 1974 г. променян през 1992 и 2002 г.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Администрацията на Архивния департамент при Чешкото министерство на вътрешните работи е отговорна за управлението на централните държавни архиви (бъдещия Национален архив), на регионалните и окръжните архиви, включително парламентарните, градските, специализираните и университетските архиви. Архивният департамент определя принципите и практиките в управлението и експертизата на документите и е отговорен за управлението на жизнения цикъл на документите, които евентуално получава.

Двустранни или многостранни инициативи

Администрацията на Архивния департамент води централен регистър на архивните колекции, който включва фондовете, съхранявани в музеите, намиращи се под управлението на Министерство на културата. Издава две архивни списания.

Дания

Нормативна база

Закон за публичните архиви от 1 юли 2003 г.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Държавният архив се състои от национален архив за документите на централните правителствени институции, четири провинциални архива (Landsarkiver), разположени в Копенхаген, Одензе, Виборг и Аабенраа, държавните местни институции, бизнес архиви (Erhversarkiver), за организациите от частния сектор, датски архиви за бази данни (Danish Data Arkiv). Архивите на Гренландия и островите Фаро са организирани независимо и са под управлението на местното правителство. Архивите на парламента (Folketing) и подчинените му институции не постъпват в националната служба. Въпреки това, държавните архиви могат да упражняват контрол и да дават указания за съхранението на архивите, които евентуално могат да бъдат прехвърлени към тях, без формална отговорност за тях преди прехвърлянето им.

Естония

Нормативна база

Архивен закон от 25 март 1998 г.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Националният архив действа на национално ниво и е отговорен за управлението на десет регионални държавни архива. Националният филмов архив също е част от Националния архив, който от своя страна получава архивите на всички регионални държавни институции, включително тези на парламента. Преди тяхното прехвърляне държавните институции са отговорни за управлението на собствените си архиви, а Националният архив има контролни и консултативни функции. Той определя политиката в професионалната област. Съществуват два градски архива (Тейлин и Нарва), които се управляват отделно.

Двустранни и многостранни инициативи

Сътрудничество с библиотеки и музеи по проект за дигитализация на националното културно наследство; Националният архив съхранява национален регистър на архивите, който позволява общ достъп до публичните и частните архиви.

Финландия

Нормативна база

Архивен закон 831/1994 г. променян през 1999, 2000 и 2004 г. и Декрет 832/1994 г., променян през 2000 и 2004 г.

Управителен или професионален орган

Няма. Съществува консултативен борд, чиято задача е да подпомага Националния архив при определяне на политиката и стратегиите, да стимулира сътрудничеството между Националния архив и неговите партньори.

Архивни отговорности

Националният архив има право да упражнява контрол над архивите на всички правителствени организации, включително и тези, които не са прехвърлили своите архиви в него. В Националния архив не постъпват документи от:

— Парламента и подчинените му органи;

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи.

Националният архив има частична отговорност за архивите на Парламента, както и за Гръцката православна църква на Финландия. Архивите на президента постъпват на съхранение в Националния архив. Общините не предават архивите си в националния архив, но той има право на контрол над тях.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив е водещ в многостранните проекти за включване на база данни за частните архиви.

Франция

Нормативна база

Закон от 17 юли 1978 г. за достъпа до административните документи и Книга ІІ от Кодекса за националното наследство. Последният е допълван и изменян с декрет от 3 декември 1979 г. и от 1 декември 1980 г.

Закон от 6 януари 1978 г. за информационните технологии, базите данни и свободния достъп до информацията.

Закон 2000–321 от 12 април 2000 г. относно правата на гражданите и техните връзки с публичната администрация.

Управителен или професионален орган

Върховен архивен съвет, който дава препоръки на министъра на културата по архивните въпроси.

Архивни отговорности

Дирекцията на френските архиви обхваща цялата страна. В Националния архив постъпват архивите на цялата администрация на национално ниво, включително тези на парламента, с изключение на:

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи.

Дирекцията има контролни функции над всички публични архиви и дава препоръки при управлението на документите, включително и за онези, които вероятно никога няма да получи.

Двустранни и многостранни инициативи

Дирекцията поддържа технически връзки с другите публични служби, като Националната библиотека, без да работят в обща мрежа. Мрежа е създадена за централизираните отговорности на Дирекцията за всички служби, достъпни за публиката в страната.

Германия

Нормативна база

Акт за федералните архиви. (Bundesarchivgesetz) от 6 януари 1988 г., променен на 5 юни 2002 г. Архивен закон на 16–те федерални области (Lander).

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Федералният архив осигурява достъп до архивите, създадени от централните институции на федералната държава и нейните предшественици, включително Министерството на отбраната и архивите на филмовата индустрия. От 1990 г. архивите на бившата ГДР са достъпни. Държавните архиви на федералните области са отговорни за архивите на регионалните им правителства. Парламентарните архиви и тези на бившите секретни служби на ГДР се съхраняват от специална институция.

Архивната служба в Германия има изключителното право според архивното законодателство да прави експертиза на документите за постоянно съхранение и да изработва схеми за подбор на архивите, създавани от институциите. След изтичане на срока от тридесет години от създаването им, тези архиви се прехвърлят за постоянно съхранение, което ги прави публични. Архивният закон възлага на архивните служби отговорността за управлението на документите в институциите. Представители на архивите участват в групи по правителствени проекти на различни нива за въвеждането на електронното правителство и автоматизирането на административната работа.

Федералните и държавните архивни служби координират дейностите си, особено онези, които са свързани с правни въпроси, съхранение, микрофилмиране и приложение на информационните технологии, чрез редовни срещи на главните им архивисти в съвместни работни групи.

Националният архив съхранява база данни с национално значение от колекции на лични документи, които са достъпни чрез Интернет.

Двустранни и многостранни инициативи

Федералният архив работи с Националната библиотека (Deutsche Bibliothek) по дългосрочния достъп до електронните документи и е партньор в други подобни инициативи. Той си сътрудничи с архивните институции в Източна Европа и Русия за усъвършенстване на достъпа до архивите в съответствие с технологичните възможности на 20 в. Отделни държавни архивни служби също участват в съвместни международни дейности в Европа.

Гърция

Нормативна база

Закон за Главния държавен архив от 1946/91.

Управителен или професионален орган

Независим борд, който дава препоръки по професионални и технически въпроси, но няма административна роля в архивите.

Архивни отговорности

Главният държавен архив е отговорен за националната архивна служба и за контрола над регионалните архивни служби — на префектурите и на градовете със специфични архивни отговорности. Държавният архив приема на съхранение архивите на цялата национална администрация с изключение на:

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи;

— Министерство на обществения ред.

Държавният архив осигурява професионална и техническа помощ за архивните служби на администрацията, но без право на контрол. Той няма право да се намесва в управлението на жизнения цикъл на документите до прехвърлянето им в неговите хранилища.

Според Закона 2846/2000 г. всички документи на министър-председателя, на министрите, заместник-министрите и генералния секретариат на правителството се събират и преминават в независима публична институция. Тези архиви се предоставят на Главния държавен архив частично или изцяло, веднага щом изтекат сроковете, определени от архива.

Двустранни и многостранни инициативи

В момента няма.

Унгария

Нормативна база

Акт LXVI от 1995 г. за публичните документи, публичните архиви и за защитата на частните архиви.

Управителен или професионален орган

Архивният борд е професионален орган, който има отговорността да дава експертни мнения и да прави препоръки по архивните въпроси на министъра на културното наследство. Националният архив е подчинен на Архивния департамент на Министерството на културното наследство.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за контрола над архивите на президента на Републиката и на неговия кабинет, на парламента, на министрите и на съда, на парламентарните офиси на омбудсмана, на Конституционния съд, на Върховния съд, на Върховната прокуратура, на Държавния одит и на Националната банка на Унгария, както и на предшествениците на тези служби.

Националният архив е отговорен за постъпването, съхранението, каталогизирането и осигуряването на достъп до документите за постоянно съхранение, създадени от по-горните служби. В тази връзка той упражнява контрол над управлението на жизнения цикъл, включително относно правилата за създаване на документи, оценка, класиране и администриране, чрез упражняване на правото за даване на предложения при изработването на разпоредби за управлението на документите.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив работи съвместно по проект с Националната библиотека, насочен към опазване на документите върху хартия, организира или участва в организирането на съвместни изложби в страната и чужбина, участва в различни проекти, насочени към дигитализацията на културното наследство, сключва двустранни споразумения (Австрия, Словакия, Полша) и се включва в общи програми за опазване на документите (Холандия) с архивните институции. Уеб-сайтът на Националния архив позволява достъп до справочните му издания и до Интернет списанието, наречено ArchivNet.

Ирландия

Нормативна база

Архивен закон от 1986 г.

Управителен или професионален орган

Национален архивен консултативен борд.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за архивите на всички правителствени органи с изключение на Парламента и Министерството на отбраната. Архивите на отбраната са обект на Архивния закон, но се пазят от специална собствена архивна служба. За някои органи, спонсорирани от държавата, като здравните служби, се прилагат мерките за архивна независимост.

Двустранни и многостранни инициативи

Програма за дигитализиране на ранни статистически документи, в сътрудничество с Националния архив на Канада. Ирландия участва също в програмата INTERPARES.

Италия

Нормативна база

Президентски декрет № 1409 от 30 септември 1963 г.

Закон от 20 октомври 1998 г. №368.

Декрет № 42 от 22 януари 2004 г., влязъл в сила от 1 май 2004 г.

Декрет на президента № 173 от 10 юни 2004 г.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Държавната архивна администрация се състои от Генерална дирекция на архивите, Централен държавен архив, 105 държавни архива и 20 архивни инспектори, под контрола на Департамента за архиви и библиотеки.

Държавната архивна администрация е отговорна за архивите на италианските държави преди обединението на страната, за нетекущите административни и юридически архиви на държавните организации и за всички частни архиви или документи, които могат да бъдат предоставени на нейните грижи. Тя контролира архивите на публичните и частните органи, чиито дейности представляват исторически интерес. Държавните архиви получават архивите на всички национални институции с изключение на:

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи;

— Камарата на депутатите и Сената;

— Президентството;

— Конституционния съд.

За всички архивни документи, които не са прехвърлени в Държавния архив, отговорността е на създалата ги организация. Администрацията е отговорна за управлението на жизнения цикъл на документите, които евентуално ще получи.

Двустранни и многостранни инициативи

Архивната администрация е партньор в националната архивна мрежа SUISA, която включва публичния и административния сектор, но е само за вътрешна употреба.

Латвия

Нормативна база

Закон за архивите от 26 март и 1 май 1991 г., променян на 21 октомври 1993 г. и 23 ноември 2000 г. В подготовка е нов закон.

Управителен или професионален орган

Генералният директорат на Латвийските държавни архиви е под ръководството на Министерството на културата. Той е административен орган, който допринася за създаването и осъществяването на политиката в областта на архивите и носи отговорност за управлението на държавните архиви.

Архивни отговорности

Държавната архивна служба (система) се състои от Генерален директорат на Латвийските държавни архиви, 15 държавни архиви (Латвийски държавен исторически архив, Латвийски държавен архив, Латвийски държавен архив за аудиовизуални документи, Държавен архив за личните документи и 11 регионални държавни архива, специална библиотека за държавните архиви и Централна лаборатория за микро-фотокопиране и реставрация на документи. Държавната архивна служба е отговорна за наблюдението (инспекция и контрол) на архивите на всички публични (държавни и общински) институции. Законът задължава всички публични институции да прехвърлят документите си с постоянно значение в държавните архиви. Държавните архиви приемат архивите на частни лица, както и на организации и институции с национално значение.

Двустранни и многостранни инициативи

Държавните архиви ръководят общонационалната инициатива за включване на всички публични архиви в единична мрежа както и осигуряване на онлайн достъпа до тях.

Литва

Нормативна база

Закон за архивите № ІХ–2086 от 30 март 2004 г. в сила от 1 януари 2005 г.

Статут на Архивния департамент на Литва, приет на 14 април 1995 г. (резолюция № 542), променян през 1998 и 2002 г.

Наредба за Държавния архивен фонд, приета на 13 май 1996 г. (Резолюция на правителството № 556).

Наредба за съхранението, работата, проучването и достъпа на Държавния архивен фонд, приета на 12 април 1996 г. (Резолюция на правителството № 452).

Наредба за регистъра на архивния фонд на Литва от 19 април 1996 г. (Правителствена резолюция № 480).

Управителен или професионален орган

Архивният департамент на Литва е под юрисдикцията на министър-председателя. Той е административното лице, което допринася за формирането и изпълнението на политиката в областта на управлението на жизнения цикъл на документите и е отговорен за управлението на държавните архиви. Департаментът издава предписания за управлението на документите и архивите, които са свързани с всички публични институции.

Архивни отговорности

Националният архив се състои от Архивен департамент на Литва, пет окръжни и десет регионални архива. Окръжните и регионалните архиви са отговорни за съхранението, управлението и достъпа на всички архиви, прехвърлени в тях, както и за контрола над управлението на документите и архивите във всички публични институции. Отговорността за управлението и съхранението на документите преди предаването им в държавните или регионалните архиви остава за създалата ги институция. Законът задължава всички публични институции да предават онези от своите документи, които според Националния архив са с постоянно значение за държавата или за регионалните архиви. Тези служби също приемат архиви от частни лица, обществени организации и предприятия с национално значение.

Двустранни и многостранни инициативи

Архивният департамент работи с Министерството на вътрешните работи за достъпа до документите на публичните институции, с Министерството на образованието и науката по научни проекти и с Комитета за развитие на информационното общество по проект за обмен на електронни документи в публичната администрация. Архивният департамент и Държавната архивна служба работят също с парламента по описването на парламентарните документи за създаването на електронна база данни.

Що се отнася до международните инициативи, Националният архив поддържа близки многостранни и двустранни отношения с Балтийските и северните страни, с Полша и Русия, на основата на тяхното общо наследство, за обмен на архивна информация, за изложби и за професионално обучение. През последните години Националният архив взе участие в проекти на Европейския съюз за програми в партньорство с колеги от страните на Европейския съюз.

Люксембург

Нормативна база

Закон от 28 декември 1988 г. за реорганизацията на държавните културни институции.

Наредба от 15 януари 2001 г. за работата с документи в националните архиви.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за събирането на документите с историческо значение, частни и публични, за каталогизиране и съхранение на публичните архиви за административни и исторически цели и даване на консултации на публични и частни организации. След като няма закон за архивите, нито едно министерство или публична администрация не е длъжна да предава своите архиви в Националния архив. Няма и наредба за контрол. На практика само Министерството на външните работи има собствена архивна служба.

Двустранни и многостранни инициативи

Библиотеката на Националния архив е свързана с другите библиотеки в страната чрез електронна система за управление, наречена ALEPH.

Малта

Нормативна база

Закон за националните архиви от 1990 г.

Управителен или професионален орган

Националният архивен консултативен комитет съветва министъра по архивните въпроси общо, но не упражнява директен контрол над архивите.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за всички архиви, създадени от гражданските служби в Малта, за тези на парламента, на министър-председателя и на президента. Документите за гражданско състояние и нотариалните архиви, които се управляват от отделно законодателство, заедно с архивите на частните институции, като католическата църква и политическите партии, не постъпват в Националния архив. Националният архив няма право да упражнява контрол над тези архиви. Управлението на текущите и междинните документи остава като отговорност за департамента, който ги е създал.

Двустранни и многостранни инициативи

Единствената двустранна инициатива е с Генеалогическото дружество на Юта.

Холандия

Нормативна база

Закон за архивите от 1995 г. (Archiefweet 1995), допълнен от Архивен декрет (Archiefbesluit).

Управителен или професионален орган

Няма.

Съветът за култура (Raad voor Cultuur) съветва министъра по архивните въпроси на национално, провинциално и местно ниво. С него се правят консултации относно процесите на комплектуване. Съветът не упражнява контрол над Националния архив.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за всички документи в държавните хранилища след предаването им от институцията, която ги е създала, съобразно с отговорностите, възложени от министъра. Той не е отговорен за провинциалните и градските архивни служби и за архивите на морското корабоплаване. Съществуват поделения на Националния архив в Хага и на независимия Регионален исторически център в столицата на всяка провинция. През 2001 г. контролът над управлението на документите на парламента и другите институции е прехвърлен на Публичен архивен инспекторат. Той проверява всички архиви, които не са прехвърлени все още в Националния архив. Министерството на вътрешните работи координира управлението на архивите, съхранявани в различни министерства. Архивите на правителството и другите публични организации на национално ниво, включително парламента, са в обхвата на Националния архив.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив е включен в редица двустранни инициативи, по-специално с архивните служби на източна Европа.

Полша

Нормативна база

Закон за Националния архив от 14 юли 1983 г.

Управителен или професионален орган

Архивен съвет, който е консултативен орган.

Архивни отговорности

Генералният директор на държавните архиви управлява 32 държавни архива (три централни — Централен архив за исторически документи, Централен архив за нови документи, Аудиовизуален архив) и 29 регионални архива с 51 регионални клона. Държавният архив е отговорен за управлението на документите на органите на публичния сектор, включително централната и регионалните власти, автономните местни органи и държавните предприятия, както и за управлението на историческите архиви. Тези функции обаче не покриват архивите на централните организации, които имат свои собствени архивни служби:

— Министерство на отбраната;

— Министерство на външните работи;

— Министерство на вътрешните работи;

— Кабинет на президента;

— Парламент;

— Разузнаване;

— Институт за националната памет, който съхранява архиви, свързани с репресиите над полската нация по време на режимите на нацизма и комунизма.

Въпреки това се предполага, че те ще съблюдават предписанията на архивния закон и ще прехвърлят своите документи в държавните архиви 50 години след създаването им (с изключение на класифицираните документи и необходимите за текущия бизнес). Държавният архив няма право да упражнява контрол над тези служби, но може да дава консултации. Той наблюдава съхранението на исторически важните документи, съхранявани от независими органи.

Функциите на историческата архивна служба са свързани със съхранението и достъпа до историческите архиви. Тя контролира работата с документи, които не са или още не са предадени на архивно съхранение. Тя издава копия от тези документи, както и сертификати за тях. Отговорна е за изследвания в областта на архивистиката или сродни дисциплини.

Двустранни или многостранни инициативи

Директорът на Държавния архив сключва многостранни и двустранни договори за сътрудничество с националните архиви на другите европейски страни. Полските архиви са включени в съвместните проекти на ЕС: CULTIVATE CEE и DELOS CEE (5 FP), SEPIA и TAPE (Culture 2000). Държавните архиви участват в проекта на Съвета на Европа «Възстановяване паметта на Полша».

Генералният директор на Държавния архив си сътрудничи с Министерство на културата за защита на културното наследство и с Министерство на научните изследвания и информационните технологии по проект, свързан с електронните документи в публичния сектор и с развитието на информационното общество. Генералният директор и Държавният архив си сътрудничат по специалните проблеми с други органи, като Министерство на вътрешните работи (за архивирането на статистически документи), Министерство на правосъдието (за управлението на съдебните документи), както и с органите за защита на личните данни. Съществува официален уеб-сайт на държавната архивна мрежа, който осигурява основна информация и достъп до националната архивна база данни. Държавният архив, съвместно с изследователската академична компютърна мрежа (NASK), създаде уеб-сайт «Съкровищата на полските архиви», който представя дигитализирани образи на най-важните документи от полската история и се присъедини към проекта за Полска Интернет библиотека за пряк достъп до културното наследство.

Португалия

Нормативна база

Закон (Decreto-Lei) № 47/2004 от 3 март 2004 г. за създаване на режим за предаване на документи в Националния архив.

Закон (Decreto-Lei) № 60/97 от 20 март 1997 г. за определяне функциите и структурата на Националния архив.

Закон (Decreto-Lei) № 16/93 от 23 януари 1993 г. (допълван през 1994 г. и 2001 г.) за юридическата база на архивното наследство.

Управителен или професионален орган

Върховният архивен съвет съветва министъра на културата по архивните въпроси, но няма контролни функции над Националния архив и другите архивни служби.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за техническия контрол над архивите на всички правителствени служби, общински органи или публични предприятия, както и над частните архиви, класифицирани като част от националното наследство. Той ръководи 16 регионални архива, които съхраняват документите на местните служби на властта, както и енорийските регистри, документите по гражданското състояние, на съда, на публичните нотариуси, които могат да бъдат прехвърлени в него. От друга страна, доскоро липсваха законови задължения и национален орган за предаване на архивите в Националния архив. Законът (Decreto-Lei) № 47/2004 от 3 март 2004 г. създаде режим за предаване на документите, създадени от публичните институции, в Националния архив. Следните институции имат собствени архивни служби:

— Министерство на отбраната;

— Министерство на финансите;

— Министерство на външните работи;

— Министерство на обществения труд;

— Парламентът;

— Президентството на Републиката;

— Правителствената сметна палата.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив е в сътрудничество с другите публични служби при създаването на насоки и стандарти. Той координира правителствената програма (PARAM) за подпомагане развитието на общинските архивни служби, с оглед изграждане на архивни сгради.

Словашка република

Нормативна база

Закон за архивите и регистрите № 395/2002 г. и Декрет на Министерството на вътрешните работи № 628/2002 г.

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Националният архив е департамент в Министерството на вътрешните работи. Той се състои от два централни държавни архива, осем държавни архива с регионални отговорности и 37 местни клона. Обхваща цялата страна и цялото архивно управление, включително контрола над архивите, които не са предадени в Националния архив. Националният архив пази регистъра на създателите на документи и регистъра на архивното наследство; упражнява държавен надзор над администрацията за управлението на документите и архивите, както и за документите, пазени при собствениците, които нямат организирани архиви; одобрява насоки за управлението на документите в администрацията и списък на създателите на документи; службата определя начините на класиране на документите и ограниченията за достъп до архивите, които приема. Министерството на вътрешните работи налага глоби за неспазване на архивните правила и стандарти.

Архивите на посочените институции не предават документите си в Националния архив и имат собствени архиви: Парламент, Министерство на отбраната, Министерство на външните работи, Министерство на вътрешните работи, Президентство на Словашката република.

Двустранни и многостранни инициативи

Съществуват двустранни документи за архивно сътрудничество между Словакия и други страни (Австрия, Унгария, Германия, Полша, Русия и Турция). Словашкият национален архив участва в EVK4 — 2002–2010 проект MIP — Transitional Metals in paper, одобрен от Европейската комисия.

Словения

Нормативна база

Закон за архивите и архивните институции от 27 март 1997 г. (Държавен вестник № 20/1997 г.)

Управителен или професионален орган

Няма.

Архивни отговорности

Основни контролни функции над националните и регионалните архиви се упражняват от министъра на културата и в по-малка степен от Архива на Републиката. Тази структура в момента се преразглежда. Архивът на Републиката е отговорен за архивите на страната и има ключова роля при разработването на професионални насоки. Понастоящем архивите на всички правителствени служби са подчинени на Министерство на културата. Архивът на Републиката е отговорен за управлението на жизнения цикъл на документите, предназначени за постоянно съхранение, дори ако те все още се пазят от създаващата ги институция.

Двустранни и многостранни инициативи

Съществуват редица междуведомствени проекти, както и общи проекти за сътрудничество с министерствата, особено с Министерство на вътрешните работи, за правила и обучение, свързани с управлението на документите. Запазването на електронните архиви е обект на дейността на редица министерства. Словения има архивни споразумения с Австрия, Хърватска, Република Македония, Чешката република, Полша, Русия, Черна гора, сключени са културни спогодби с Китай, Италия, Франция и Германия, в които участват и архивите.

Испания

Нормативна база

Испански национален закон за наследството 16/1985 г. и Кралски декрет 111/1986 г., изменен с Кралски декрет 496/1994 г. Редица други постановления са възникнали и от самата работа на Държавния архив, като:

Декрет от 22 ноември 1901 г. за Държавния архив; Кралски декрет 139/2000 г. за състава, действията и отговорностите на Върховната комисия за административните документи; Кралски декрет 1164/2002 г. за съхранението на документалното наследство, за унищожаването на документи и за запазването на документи във формати, различни от оригиналните; Кралски декрет 1969/1999 г., с който се регулира издаването на читателски карти за Държавния архив и другите служби в архивната система на Испания.

Управителен или професионален орган

Върховният архивен съвет съветва правителството по архивните въпроси. Висшата атестационна комисия по архивните документи е отговорна за изработването на правила за съхранението и достъпа и решава при необходимост отказването на достъп.

Архивни отговорности

Генералният директорат на държавните архиви е отговорен за всички архивни дейности, като опазване, съхранение и разпространение на документалното наследство на Испания — сгради и оборудване, репрография и проекти за дигитализация, техническо подпомагане и пр. Той определя насоки, осъществява контрол и дава препоръки на Държавния архив, осъществява координация и сътрудничество с архивните служби на автономните области, професионално обучение и международно архивно сътрудничество. Той също носи отговорност чрез Висшата атестационна комисия за административните документи, за управлението на жизнения цикъл на документите, които евентуално ще получи. Всички архиви, създадени от националните органи, постъпват в държавния архив с изключение на:

— Военните архиви;

— Парламентарните архиви.

Отговорен е за координацията на испанската архивна система.

Двустранни и многостранни инициативи

Поддиректоратът осигурява сътрудничеството между службата на военния архив и този на регионалната власт, осъществява връзки и споразумения, субсидира другите публични или частни архивни служби. Проектът «Испански архиви в мрежата» и Регистърът на испанското документално наследство — гид за наличните архиви в испаноезичния свят, също са управлявани от Директората.

Швеция

Нормативна база

Закон за свобода на пресата 1949:105, допълнен 1998:1438.

Закон за архивите 1990:782 и Архивен декрет 1991:446, с по-късни допълнения.

Управителен или професионален орган

Национален архивен борд с ограничени права. Той отговаря за годишния одит на Националния архив и за бюджетните предложения пред правителството.

Архивни отговорности

Националният архив, заедно с регионалните архиви (Landsarkiv), е отговорен за контрола над архивите в правителствения и държавния сектор. Той има съветнически функции на двете нива на обществения сектор и има свое собствено архивно ръководство. За двете нива важи едно и също законодателство. Националният архив получава за съхранение архивите на всички правителствени служби, включително на парламента, и упражнява контрол над всички останали. Отговаря за управлението на жизнения цикъл само след като архивите се прехвърлят под неговите грижи.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив контролира националната архивна база данни.

Обединено кралство

За нуждите на архивите Обединеното кралство е разделено на три напълно независими сектора: Англия и Уелс, Северна Ирландия и Шотландия. Архивите, които са под попечителството на правителството на Обединеното кралство като цяло (особено отбрана, външни работи, обществена безопасност, митници и акцизи, макро-икономика и пр.), се предават в Националния архив в Лондон (Public Record Office). Документите, свързани с Шотландия и Северна Ирландия, се прехвърлят в специален архив. Независимо от сътрудничеството помежду им, не съществуват административни връзки между трите архива. Законодателството е остаряло и в Англия и Шотландия то ще бъде ревизирано през следващите няколко години.

Англия и Уелс и правителството на Обединеното кралство

Нормативна база

Закон за публичните документи от 1958 г., допълнен през 1967 г.

Управителен или професионален орган

Консултативният съвет към председателя на Камарата на лордовете съветва по архивните въпроси. Комисията по историческите ръкописи носи отговорността за частните документи. Тя не е част от Националния архив.

Архивни отговорности

Националният архив е отговорен за архивите на правителството, на министерствата и службите, за които отговаря Обединеното кралство в границите на Англия и Уелс. Парламентът на Обединеното кралство има собствен архив. Създадените местни архиви от дейността на централните власти се отлагат в County Record Office. Националният архив има правото да упражнява контрол над тези архивохранилища.

Двустранни и многостранни инициативи

Националният архив развива мрежата «Достъп до архивите», която позволява достъп до най-добрите справочни издания във всички публични архиви на Англия и Уелс.

Северна Ирландия

Нормативна база

Закон за публичните архиви (Северна Ирландия) 1923 г.

Управителен или професионален орган

Консултативният борд на Публичния архив на Северна Ирландия съветва министъра по професионалните въпроси.

Архивни отговорности

Публичният архив на Северна Ирландия е единствената публична архивна служба в Северна Ирландия. Това означава отговорност за архивите, създадени от цялостната дейност на правителството на Северна Ирландия, включително създадените от департаментите на правителството на Обединеното кралство, свързани частично или главно със Северна Ирландия.

Двустранни или многостранни инициативи

В момента няма.

Шотландия

Нормативна база

Закон за публичните архиви от 1937 г.

Управителен или професионален орган

Консултативният съвет на Шотландския архив съветва министъра по архивните въпроси.

Архивни отговорности

Пазителят на документите на Шотландия е ръководител на Националния архив на Шотландия, отговорен за архивите на всички национални служби, без тези на Главния граждански регистър, но включително архивите на парламента и съда и свързаните главно с Шотландия, прехвърлени от правителствените департаменти към Обединеното кралство. За системите на управление на архивите, които се създават от местните власти, се изисква одобрението на пазителя.

Двустранни и многостранни инициативи

Шотландската архивна мрежа позволява подробен достъп до справочния апарат в публичните архивни служби на Шотландия.

Заключение

Установено бе, че в оперативната дейност на архивите на 25–те страни членки на ЕС съществуват значителни различия. Този факт насочва вниманието към различията в юридическите и културните фактори, които са оказвали влияние върху тяхното развитие. Двете таблици илюстрират значителните разлики в позициите, заемани от Националните архиви в правителствената структура на конкретната страна членка, и в обсега на правителствените документи под тяхно попечителство. Не е възможно да се каже, че съществува типична национална архивна служба, която да послужи като пример за широко прилагане в Европейския съюз.

Изключително важно е да се огледат тези съществени различия и да се спазват принципите на взаимопомощта. Очевидно няма универсален модел за национална архивна служба, който общо да се приеме от страните членки. Трябва да се признае обаче, че архивите в Европейския съюз са изправени пред еднакви предизвикателства, включително защитата от унищожаване на документите в резултат на природни бедствия и човешка дейност, ефективното управление на електронните документи, постоянното съхранение на електронните архиви и изпълнението на нарастващия брой сложни законови изисквания, много от тях приети на ниво Европейски съюз. Предложеният Интернет портал на европейските архиви ще позволи на около 450 милиона души в Европейския съюз да разширят познанията си и разбиранията си за историята и културата на други страни членки чрез достъп до информация пряко в собствените им домове или в образователните и културните институции. Сега трябва да бъде изградена общата инфраструктура за Европейския архивен портал.

Работейки в пълна изолация, отделните национални архиви в Европейския съюз сами няма да намерят точните отговори на предизвикателствата. Координацията им чрез официален архивен комитет няма да струва скъпо. То ще подпомогне развитието на съществуващите механизми за сътрудничество и създаването в бъдеще на нови програми за сътрудничество.

Таблица № 1: Министерства, отговорни за Националните архиви

Страна членка на ЕС
Култура
Образование
Вътрешни работи
Правосъдие
Министър-председател
Наука
Австрия
х
Белгия
х
Кипър
х
Чешка република
х
Дания
х
х
Естония
Финландия
х
Франция
х
Германия
х
Гърция
х
Унгария
х
Ирландия
х
Италия
х
Латвия
х
Литва
х
Люксембург
х
Малта
х
Холандия
х
Полша
х
Португалия
х
Словашка република
х
Словения
х
Испания
х
Швеция
х
Обединено кралство
х

Таблица № 2: Министерства, чиито архиви не постъпват на съхранение в Националния архив

Страна
Парламент
Отбрана
Финанси
Външни работи
Вътрешни работи
Правосъдие
Обществени
Президент
Австрия
х
Белгия
х
х
х
Кипър
Чешка република
Дания
х
Естония
Финландия
х
х
Франция
х
х
Германия
х
Гърция
х
х
х
х
Унгария
х
Ирландия
х
х
Италия
х
х
х
х
Латвия
х
Литва
Люксембург
х
Малта
Холандия
Полша
х
х
х
х
х
х
Португалия
х
х
х
х
х
Словашка република
х
х
х
х
х
Словения
Испания
х
х
Швеция
Обединено кралство
х

Забележка: Под означението «х» да се разбира: с изключение на класифицираната информация.

1в. Архивите като част от публичната администрация: взаимни връзки и сътрудничество

Предложени конкретни действия:

1. Да се съдейства за разширяването и трайното сътрудничество между архивите и съответните публични администрации, особено при създаването на модели за документи и в управлението на архивите. Специално внимание ще се отдели на експертизата, описанието и прехвърлянето на документите в архивите, в зависимост от законодателните и административните традиции в съответната страна.

2. Да се организира Европейска конференция за взаимните връзки и сътрудничеството между архивите и съответните публични администрации.

3. Да се осъвремени и въведе архивно обучение за управленски кадри и други служители в публичната администрация.

4. Да се създаде кратък проект за конкретни действия по точки 1–3, посочени по-горе.

Бъдещи насоки

5. Бъдещо развитие на връзки между архивистите и създаващите документи, специално в областта на електронните документи и управлението на архивите, обхващащо целия жизнен цикъл на документа.

6. Бъдещо нарастване ролята на архивиста в изграждането на електронно правителство.

1. Архивите като част от публичната администрация

Публичните архиви са част от модерната публична администрация във всички страни от Европейския съюз и допринасят за развитието на управлението на документите в администрацията и в цялото информационно общество. Архивите са двуликият Янус. Като част от публичната администрация те осигуряват съхранението на документите с историческо значение, които правителството и администрацията използват като доказателство за техните права. От друга страна, архивите осигуряват за гражданите прозрачност по отношение ефективността на администрацията, а на самата администрация предоставят възможност да покаже своята ефективност. В страните, в които законодателството, свързано със свободата на информацията действа, документите и/или информацията са достъпни в администрациите и архивите.

Целта на архивната работа е да покаже, че политическото, социалното, икономическото и културното развитие са налице, осигурявайки достъп до архивните материали, които не са подвластни на времето, мястото и публичната памет относно събитието, което отразяват. Това е свързано с тясното сътрудничество и разбиране между администрациите и архивите. Архивите представят събитията в техния контекст и гарантират административната прозрачност.

Това разделение на работата дава възможност за обединение между двете групи професионалисти в публичната администрация, които могат да си сътрудничат в полза на гражданите, да набележат решения и проучат основата на правителствените действия. Тези групи действат независимо, но си сътрудничат, така че архивите да осигурят прозрачност на публичната администрация, което е изключително важно в демократичните държави. По този начин Янус обединява вътрешно създаването и нарастването обема на документите за административни цели и външно – използването им за изследвания: две отделни, но взаимносвързани цели. Конкретната природа на архивите и тяхната роля зависят от законодателната и административната традиция в съответната страна.

2. Приносът на архивите към администрацията

Редица архиви в Северна Европа дават препоръки на администрацията в процеса на управлението на документите от самото им създаване до тяхното частично или пълно унищожаване. Всеки получен административен документ с постоянно значение се пази и става достъпен. По такъв начин архивите отговарят на публичните нужди, но каква е ползата за администрацията, извън посочената?

2.1. Осигуряване на прозрачност и отчетност

Прозрачността и отчетността са важни в модерната демокрация. Доброто управление на документите и съответните системи за съхранението им са необходимите предварителни условия за прозрачността и отчетността на действията на властта. Администрацията се финансира от данъците и гражданите трябва да имат доверие, че това което тя прави, трябва да се прави. Чрез достъп до документите, създавани от нея, администрацията може да покаже, че изпълнява задълженията си коректно и своевременно. След като архивите предоставят достъп до документите на администрацията, те осигуряват своеобразна административна проверка. Това позволява прозрачност, когато решенията трябва да бъдат повлияни отвън, дори и до най-високите нива на властта. Отворените архиви пораждат доверие сред потребителите по отношение на администрацията, доказват, че правата им се спазват и нищо не остава скрито.

2.2. Уроците на опита

Администрацията разполага с богати източници на познание и опит в собствените си архиви, които показват най-добрите практики и премахват необходимостта от търсене на външни експерти. Документите са доказателство за подобието на проблемите в миналото и в настоящето, за последствията от отделни начини на действие и за необходимите средства. Те разкриват и качеството на свършената работа.

Миналият опит трябва да се използва, за да се подобри сегашната работа. Ефикасният и достъпен архив допринася директно за ефикасността на администрацията. Казват, че «бъдещето се нуждае от миналото». Това е валидно за администрацията, обществото и отделните индивиди.

Преимуществата от това сътрудничество не винаги са очевидни за администрацията, чиито проблеми изискват бързи решения. Но архивите могат да предложат възможни начини на действие и да разкрият последствията от минало решение на подобен проблем. Погледът към миналото винаги е поучителен, но прекаленото взиране назад може да парализира сегашните действия. Нужен е баланс. Архивите разрешават конфликта между познатото минало и необходимостта от предприемане на действия в настоящето. Те носят отговорност за документите, които доскоро са били текущи. Те пазят паметта, която може да се активира винаги щом е необходимо.

2.3. Външен поглед върху вътрешни операции

Чрез процесите на управление на документите архивите позволяват външен поглед върху административните процеси. Отделянето на текущите документи от онези, които са част от завършен административен процес, служи не само на самата администрация, но и на обществото. Ясното разграничение между вътрешната работа на администрацията и наблюдението над тази работа отвън дава възможност на архивите да вникват в целта на създаването на документите и да осъществяват достъпа на гражданите до тях.

3. Организационни рамки

Архивите на централните и местните власти и в администрацията се ръководят от закони или наредби и обикновено архивът е отговорен за документите на администрацията, на която служи. По такъв начин административната и архивната служба образуват едно цяло и осигуряват ефикасността на публичната администрация.

3.1. Функционални разлики и съвместни дейности

Всяка административна служба — частна или публична, може да създаде собствен архив и да преодолее разделянето на отговорностите, посочени по-горе. Архивните служби служат на нуждите на отделно министерство или институция, като се стремят да бъдат възможно по-открити, да превъзмогват краткосрочните интереси, да поставят граница между текущата употреба и бъдещото използване на документите.

Първичната цел, с която се създават документите, е чисто административна: те са едно от средствата на администрацията. Когато определена работа е завършена, документите често стават по-малко използвани от административна гледна точка. Тогава администрацията и архивите определят какво да се прави с тях, главно с онези, които имат постоянно значение.

През последните 50 години бе натрупана база данни за връзките между администрацията и архивите, инициирана от различни идеи и по-точно от американската идея за жизнения цикъл на документите и от австралийската концепция за целостта на документите. Двете идеи се опитваха да приближат административните и архивните интереси, но те се сблъскаха с различните административни традиции в Европа и бяха приети по различен начин. Те бяха свързани с близкото сътрудничество при управлението на документите между архивите и администрацията, основано на законодателството в Северна Европа, но и със системи, в които управлението на документите е базирано на добрата практика и професионалните умения.

Въпреки тези различия в практиката, документите не се създават за архивни цели, но се съхраняват постоянно само по решение на архивистите.

Различните национални административни традиции водят до различни дефиниции за «архиви». Някъде това са всички документи, включително текущите, в други страни това са институциите, в които се съхраняват документите и в които те са достъпни, след като престанат да имат текущо значение. Тези различия са в центъра на дискусията за приликите и разликите между администрацията и архивите.

Новите държави членки имат опит в социалната непоследователност и знаят, че архивите помагат да се поправят историческите грешки, както и да се свърже обществото още веднъж с неговото минало.

3.2. Електронно правителство и архиви

С появата на електронното правителство и кабинетите без хартия професионалните дискусии за административното предназначение на документите стават все по-важни. Откакто дигиталната информация не зависи от някакъв особен формат, се появява необходимостта да се търсят нови пътища за осигуряване на съдържанието и автентичността и за съхраняване на данните от административната дейност, чийто резултат са дигиталните документи.

Архивите разтоварват администрацията от тежестта на запазването и експертизата на електронните документи, но съхранението на дигиталната информация поражда нови въпроси за връзката между тях. Ще бъдат ли въвлечени архивите в създаването на документи, ще дават ли инструкции на администрацията за пътищата, по които трябва да върви?

Архивите могат да използват опита си, за да дават препоръки на администрацията и близкото сътрудничество между тях е важно. Документите на хартиен и електронен носител са резултат от административната дейност и архивите трябва да използват познанията си за управлението им, за да се стигне до практически резултати в тази област.

Всяка препоръка трябва да е насочена в подкрепа на администрацията, за насърчаване на доброто сътрудничество и за избягване на недоразуменията.

4. Практическо сътрудничество

Административните документи са съставени и подготвени по различен начин. От една страна те са създадени в резултат на административните нужди от координирани действия, а от друга — те отразяват системите за документен мениджмънт и необходимостта от осигуряване на информация. Те показват как е структурирана отговорността, колко документи са създадени и управлявани и дават идея за организационната структура. Тези структури също са повлияни от националните традиции, които се менят в зависимост от административната основа. Независимо от различията, те са достатъчно сходни, за да поддържат общ анализ на документите и за да се намери път за тяхното архивиране.

Административните процедури определят формата на документите, освен когато те приемат документите в аналогов или дигитален формат. Словесните комуникации например, ако не са запазени под формата на записки или писмени инструкции, водят до различни архивни резултати.

Анализът на административните процедури подкрепя процесите на експертиза, описание и достъп, изяснява административния процес и позволява на архивиста да изгради познания, които предоставя на администрацията, извлечени от неговия опит. В Северна Европа тази трудност възниква когато става въпрос за документи в администрацията.

5. От текущи документи към исторически архиви

При постъпването на документите в архив, заедно с тях се прехвърлят огромно количество материали. Правото на архивиста да прави експертиза е най-значителният израз на трансформацията на архивните документи от административни средства към материал за изследване. Администрацията и архивите обикновено си сътрудничат за гарантирането на четирите дейности: подреждане на същинските архиви/процедури по документния мениджмънт в администрацията, класиране, трансфер, експертиза и приемане. В зависимост от законодателството и административните традиции тези дейности могат да бъдат осъществени по различни начини за защита правата на архивите.

5.1. Класиране

Това е дейността по отделяне на текущите от не-текущите архиви. Тя се осъществява по инициатива на архивната служба. Обикновено отговорността е на администрацията. Националният архив често има ролята на ръководител, надзорник и координатор на тази функция.

5.2. Експертиза: сътрудничество между създаващата документи администрация и архивите (вж. също част 2е в настоящия Доклад)

Националният архив има правото да вземе крайното решение, след консултация със съответната администрация относно експертизата на създадените от нея документи и под неин контрол.

5.2.1. Експертиза на място

Експертизата се извършва на място, дело по дело, и така се стига до прецизно проучване на материалите, което по-късно се оказва предимство. От друга страна смисълът на контекста лесно може да се загуби, а процесът е прекалено богат на извори.

5.2.2. Експертиза по опис

Тази форма на експертиза се извършва въз основа на описите на всички документи — за унищожаване и запазване, подготвени от администрацията. Очевидно това зависи от съществуването на подобни описи, но е много трудно при изворите.

5.2.3. Функционална експертиза

Функционалната експертиза е най-комплексният и най-гъвкавият метод. Решението за унищожаване или запазване на цяла серия от документи се взима предварително и така то е независимо от времето, в което документите се декларират като не-текущи. Процесът не е иницииран от администрацията и така има време да се направи ефикасна експертиза и предварително да се вземат нужните решения. Модели за експертиза могат да се разработят в сътрудничество с администрацията, като много архиви носят отговорност за съдържанието, включено в модела. Решението да се унищожат документи без постоянно значение е по-лесно и не натоварва администрацията и архива, но подобно решение трябва периодически да се преразглежда.

5.3. Трансфер

Трансферът на излезли от текущата работа документи в архива идва след процеса на експертиза и не изисква отделни решения. Процесът също води до прехвърляне на отговорността за оценката и контрола, когато експертизата не е направена в администрацията.

5.4. Комплектуване

Това е крайната стъпка при прехвърлянето на административните документи на архивно съхранение и води до постъпването им в архивохранилищата и до достъп в читалнята.

5.5. Допирни точки между учреждение и архив

Допирните точки засягат момента, когато архивът поема отговорността за документите от техния създател. Този момент може да настъпи в края на периода на задържането им или когато документите са прехвърлени в учрежденския архив, където работата на архивистите може да започне преди окончателното предаване на архивно съхранение.

Близкото сътрудничество в тази област предлага редица улеснения, а именно: класирането може да стане преди финалния трансфер и документите ще са достъпни от момента на пренасяне за постоянно съхранение в архива. От съвместната дейност има и финансови предимства. Оригиналните описи са на разположение за използване в архива. Архивът може да планира необходимите средства и създателите на документи да получат помощ при управлението на техните архиви.

5.6. Документен център и междинни хранилища

Документен център под архивно ръководство е ефикасен за двете страни. По-специално той отнема от създателите на документите необходимостта да ги администрират в последната фаза от обръщението им. Депозирането и трансферът съвпадат и експертизата може да се осъществи според възможностите на архивната служба. Архивът става отговорен за предоставянето на документи при необходимост на създалото ги учреждение, както и за унищожаването на документи, веднага след изтичането на периода на използването им.

Задължение на архива е да съхрани професионално документите на държавата, правителството или на дадена институция. Експертизата осъществява тази цел след прехвърлянето на документите в структурирано архивохранилище, като ги прави използваеми.

На този етап използването е предназначено не за изследователите, а на първо място за онези, които създават документите.

6. Архиви и управление на познанието

Новото предизвикателство е да се осигури контекстуална среда на информацията. Точно това архивите могат да направят за администрацията. Ефективната архивна служба допринася за легитимността на държавата в нейните отношения с гражданите и осигурява прозрачност на нейните действия.

1г. Частни архиви

Предложени конкретни действия:

1. Архивите могат да дават препоръки (стандарти, норми, най-добри практики) с оглед съхранението на частните архиви и достъпа до тях.

2. Да се насърчава сътрудничеството между публични и частни архиви, с цел съхраняване и възможно по-широко разпространение на информация за тези частни архиви.

Бъдещи насоки

3. В бъдеще да се проучи контролът върху движението на частните архиви в Европейския съюз и извън него, както и възможностите за възстановяване на откраднати или незаконно изнесени архивни документи.

4. Да се обърне специално внимание в европейското законодателство на запазването на частните архиви и достъпа до тях.

Определение за публични и частни архиви

Дефиницията за архиви, определени като «публични», има различни варианти в различните страни. Архивите на централните държавни административни институции обикновено се смятат (и законодателно) за «публични архиви». Много страни причисляват към «публичните» архивите на национализираните предприятия и на организации и служби, директно спонсорирани от държавата. Архивите на регионалната, местната и градската власт и на другите институции от публичния или полупубличния сектор, като църквата, политическите партии, профсъюзите, са публични или частни в съответствие с местната административна и правна система и мястото, която всяка от тези институции заема в публичния живот. Разбира се в отделните страни, в зависимост от историческото развитие, има съществени различия.

В повечето случаи «частните» архиви не са ясно дефинирани или не са напълно определени в архивното законодателство. Но de facto, ако не de jure това са архивите, които не са определени като публични. Тук са включени общо архивите на неправителствените институции и организации, архиви с неправителствен произход от частни организации и тези на отделни личности и родове.

Стойност като наследство

Частните архиви, достъпни за публично проучване, имат важна роля за допълването, разширяването и дори за опровергаването на официалните документи, съхранявани в публичните архиви. Без съмнение те съдържат информация и доказателства, които са важни за много хора, а не само за настоящите собственици на архива. Това значение често е свързано с историята на общността или нацията и дори с международна област. Без достъп до частните архиви историята е повече от бедна и в много страни те вече имат статут на широко наследство или колективна «памет». Публичните власти редовно правят опити да получат тези документи за съхранение и изследователски проучвания.

Частното право срещу публичния дълг

До каква степен може да се простира интересът към наследството в частните архиви, променят ли се правата на собствениците и правото на притежание? Как държавата може да определя достъпа, управлението или съхранението на частните архиви? От различните отговори на тези въпроси и схващанията за «наследство» и баланс между публични и частни дела могат да се направят редица заключения за бъдещи промени в законодателството и практиките на страните в Европа. Поради наличието на неизкореними национални традиции не може да се създаде специален модел за общо приложение. В Черната книга, отпечатана през 1994 г., бе направен опит за подобен модел: «Главната цел на коректно приложената процедура по запазването е да се гарантира, че тези документални колекции се пазят и тяхното използване е възможно». Това е минимумът, който може да се иска, но за редица страни това е абсолютно недостатъчно.

Намеса на държавата или laisser-faire (непротивопоставяне)

В единия край на спектъра са законодателният и административният режим, при които държавата позволява на собствениците на частни архиви, с единични изключения, свободно да унищожават и да разполагат със своите архиви по тяхно собствено усмотрение. На другия край са (не винаги системно прилагани) съществената намеса и контролът. В Италия например, Конституцията пази наследството, независимо от това дали е в частни или публични архиви; частните собственици на архиви са призовани да си сътрудничат с държавните власти; местната власт във всеки регион е отговорна за идентифицирането и класифицирането на частните архиви, които имат стойност на наследство; веднъж класифицирани, архивите трябва да се съхраняват непокътнати; тяхното движение, продажба или изнасяне извън граница са обект на рестрикции.

Степента на компромис се крие между правото на частна собственост и дълга на държавата да защитава архивното наследство. В Испания например, за всички частни документи, по-стари от 100 години, потенциално се прилагат мерки за защитата им като наследство. Така се постъпва и с частните институционални документи, създадени преди 40 години. Във Франция документите могат по принцип да бъдат класифицирани като национално значимо наследство чрез споразумение между страните, но това се прави рядко. На теория държавата може да се намесва принудително, ако архивите са застрашени от риск, но това до днес не се е случвало.

Институционални рамки: публични и частни архивохранилища

В редица случаи публичните архиви — национални, федерални, регионални и местни, са упълномощени да получават частни архиви като дарение, чрез заемане или откупка. В отделни случаи, когато частните архиви са приети в публичен архив, те стават обект на същия режим за достъп, работа и съхранение, както публичните архиви. Обикновено те остават обект и на други законови ограничения, включително по отношение на авторските права. Националният архив или Главната дирекция на архивите упражняват известен контрол над частните архиви, но специална комисия или друг орган могат да определят съдържанието на националното наследство и да лицензират изнасянето му в чужбина.

Много, ако не и всички страни имат и «частни» архиви, но в другия смисъл — частни архивохранилища, които могат да бъдат признати със закон в зависимост от общото законодателство. Държавата може да определи финансова издръжка извън обикновеното субсидиране, което се компенсира от известни задължения като публикации, включване в националния регистър на архивите или информация за съдържанието, срокове за достъп, хранилища.

В някои случаи публичните хранилища могат да бъдат задължени по статут да оказват помощ на частните собственици на архиви, когато става въпрос за значимо наследство.

Национални регистри на архивите и класификация на частните архиви

Във все по-голям брой страни се поддържат отделни форми на национален регистър или статистика на архивите, с цел да се установи съществуването, местоположението и вида на частните архиви. Няма съмнение, че тези дейности широко се разпространяват в ЕС след 1994 г. След навлизането на Интернет в архивната работа този регистър, достъпен за публични консултации, все повече се използва от читателите като ценен справочник. Не е ясно до каква степен регистрите могат да допринесат за контрола над движението на културните паметници. (1994, с. 68).

Целите и задачите на регистрите са различни в различните страни. В отделни случаи регистърът служи като публично средство за проучване, в други е просто официален списък, който още не е в публичната сфера. Някои регистри покриват само частните архиви, които официално са категоризирани от държавата и са класифицирани като национално значимо наследство. Частните собственици в отделни страни обявяват своите архиви за включване в подобен регистър. На тази основа на собствениците или пазителите на частни архиви могат да се присъдят отделни привилегии или финансови изгоди (споразумение за съхраняване на архивите, възстановяване на архиви, ако са откраднати, статут на ограниченията). Съответно могат да бъдат наложени някои рестрикции (архиви, класирани веднъж, могат да бъдат отворени за използване и не могат да се унищожават, разделят или изнасят).

Съществуват и други национални регистри, включително явни, например в Обединеното кралство, които са просто източници на информация за същността и местонахождението на архивите, които описват. В този случай актът на включването на архиви в регистъра не трябва да съдържа никакво решение относно стойността им като наследство, не води до финансова подкрепа за собствениците с оглед съхранението им, както и до никакви ограничения за движението или местонахождението на тези архиви. Всичко това може да бъде регулирано по друг начин или да се постигне чрез поощрения, а не с наредби.

Ограничения за изнасяне на частни архиви извън граница

Движението на културните богатства вътре и извън Европейския съюз продължава да бъде контролирано чрез директиви и наредби от 1992–1993 г. и чрез съществуващото законодателство на страните членки. Въпреки хармонизацията на контрола, защитата на всяко наследство на отделна страна от изнасяне извън граница, кражби и нелегален износ, дори в рамките на Европейския съюз, остава свързано с множество инстанции. В редица страни държавата или една от нейните институции, каквито са националният архив или националната библиотека, изработват копия на архивните документи, които подлежат на изнасяне. Виж също глава 2д «Практически аспекти на достъпа: стандарти за читални», т. 2 «Мерки срещу кражби».

Други законови ограничения

В някои страни членки законодателството контролира задържането на някои категории частни архиви. В повечето случаи общото законодателство засяга защитата на данните и достъпа до информацията. Специфичен контрол може също да се приложи за документите и архивите, които са или които биха могли да са от публичен интерес, което отменя всякакви правила за частната собственост, например корпоративните финансови документи на публичните компании, документите на фармацевтичната индустрия и здравните досиета на лицата. Правото за свободен достъп до информацията в архивите също е обект на националното и международното законодателство, свързано с авторските права. Уреждането на авторските права ограничава свободата на изследователя да копира или цитира частни архиви, независимо от това дали са в публични хранилища или не.

Право на откупка

В някои страни държавните или публичните архиви имат правото да откупуват, ако частен архив, определен като културно наследство, се предлага за продажба.

Напредък след 1994 г.

След 1994 г. е постигнат очевиден напредък в насърчаването на частните собственици да разрешават по-широк достъп на потребителите и при защитата на архивите от изнасяне или разпиляване. Опитът показва, че това много по-често е резултат от продължителни неформални мерки с образователен или поощрителен характер, отколкото от въвеждането на нови законодателни или административни мерки. В Словения през 1997 г. са въведени поощрителни данъци, които позволяват намаляване на данъците за собственици, които са инвестирали финансово в съхранението на частни архиви.

Заключения

Значението на частните архиви и приносът им за общото културно наследство не предизвикват съмнение.

През 1994 г. публичните власти направиха всичко възможно, за да насърчат запазването и съхраняването на частните архиви чрез законодателни и данъчни мерки и чрез насърчаване на частните собственици — институции и личности.

Разпространението на информация за архивите вътре и извън националните граници бе значително улеснено чрез разширяване приложението на компютрите и достъпа до Интернет. Всички страни с национални регистри на архивите или еквивалентни компилации на информация за частните архиви се насърчават да предоставят колкото е възможно повече информация за публичните и частните архиви в публичния сектор (но естествено без клоновете, свързани с отбраната, разузнаването, секретността, законните права и личните данни).

Една директива и редица правила от 1992–1993 г. относно движението и изнасянето на културни ценности изиграха важна роля за защитата на архивите. Те доведоха до формулиране на специфично законодателство в страните членки и в много случаи бяха въведени без прякото участие на архивните власти. Предстои обаче да се свърши още много работа в мониторинга и контрола над кражбите на архивни документи и над възможната нелегална търговия с тях.

Част 2. Достъп до архивите: институционален, технически и професионален аспект

2а. Европейският съюз и националното законодателство, свързано с управлението и достъпа до документите и архивите

Предложени конкретни дейности:

1. Да се набележи и изработи проект на закон за документите и архивите на национално и европейско ниво.

2. Да се осъществи координираща и мониторингова функция, да се въведат съответните процедури за архивното и сродните с него законодателства в Европейския съюз, така че новото архивно и сродните му законодателства да разширят значението на ефективния документ и управлението на архивите.

3. Да се проучи архивното и свързаните с него законодателства на национално ниво и на ниво Европейски съюз (виж т. 1 и т. 2 по-горе).

4. Да се създаде и поддържа база данни от архивни закони и свързаните с тях закони сред страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

Бъдещи насоки:

5. Да се преведат архивните и свързаните с тях закони на английски, френски и немски, както и на другите официални езици на Европейския съюз, когато това е необходимо, под контрола на съответните Национални архиви.

6. Да се проучат възможностите за прогресивно адаптиране на архивните и сродните им закони в страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

7. Тенденцията ще бъде: мониторинг на функциите (270 000 евро за 3 години); проучване от специализиран екип (60 000 евро за 1 година); създаване на база данни от закони, включително специализиран екип и софтуер (300 000 евро за 3 години).

1. Основа

1.1. Обща

През последните десетилетия развитието на управлението на документите и архивите бе доста бурно. Прогрес бе постигнат в областта на администрацията, създаваща електронни документи — съвременните документи се създават, получават и обработват по електронен път. Развитието бе ускорено поради изискванията пред публичните власти за ефективност и сътрудничество с другите власти, както и поради въведените услуги за гражданите. Декларирана цел на правителствата и парламентите бе администрацията да дава пример при използването на информационните технологии. Законите и другите правила за управление на публичния достъп, автентичността и пр. станаха решаващи фактори за развитието на администрациите, работещи с информационните технологии, и за дългосрочното съхранение на културното наследство сега и в бъдеще.

Управлението на документите отговаря на въпроса за достъпа, както и за съхранението на културното наследство в краткосрочна и дългосрочна перспектива. За тази цел съответните мерки трябва да са ясни и разбираеми. Въпреки това има риск от понижаване на законовата сигурност и административните ефективност и ефикасност. Важно е законодателството да покрива целия процес на управление на жизнения цикъл на документа.

Освен това за Европейския съюз, при нарастващото сътрудничество и свободния поток на информация/документи, е от огромно значение и активното включване на архивните власти/служби в законодателните въпроси на наднационално и национално ниво.

Много важна е и законодателната работа за защита на културното наследство във всяка страна. Кражбите в архивите, библиотеките и музеите са старо явление, съществува и тенденция да се извлича полза от националното наследство чрез изнасяне и продажби на безценни екземпляри в чужбина. Много страни отдавна са предвидили в законите си мерки срещу нелегалния износ. Този проблем бе разглеждан на наднационално ниво в Европейския съюз.

Отговорите на въпросника имаха голямо значение и показаха ясно, че директната им съпоставка не е възможна. Причината за това е, че националните концепции и терминология не са съвместими. Все пак е необходимо да се направи по-задълбочено проучване на архивното и свързаните с него законодателства.

1.2. Наднационално законодателство

Повечето от общите и важни типове документи на Европейския съюз са наредби, директиви и решения.

Наредбите са директно приложими в националните законови процедури на страните членки без бъдещи промени в законодателството.

Директивите предоставят свободно формата и метода на изпълнение на страните членки, докато бъде постигнат съответният очакван резултат. Когато директивата е точно изпълнена, нейният ефект се отразява широко върху обществото.

Решенията са насочени към конкретен изпълнител. Процедурите по изготвяне на архивните закони понякога са дълги и сложни. Тъй като различни закони регулират управлението на документите по различни начини, необходимо е архивните власти да участват в преговорите и работата, която предшества приемането им на национално и наднационално ниво.

1.3. Национално законодателство

През последните десетилетия архивното законодателство обхваща все повече и повече сектори от обществения живот. Преди архивното законодателство се отнасяше до чисто професионални въпроси, смятани традиционно като архивни. Днес, с бързото развитие, редица области на законодателството, извън архивните закони, пряко засягат много важни аспекти от управлението на архивните документи.

Трябва да се припомни, че различията в историческата съдба, законодателните традиции и опита в различните страни, дори между страните от Европа с обща западна традиция, бяха създали разлики в съдържанието, интерпретацията и прилагането на архивното и сродните му законодателства.

В страните членки бе осъществено бързо развитие в различни области от законодателството. Частично това бе причинено и от въвеждането на директивите в националното законодателство. Това активизира архивните власти да участват в дейността по създаването на законодателството, тъй като архивистите ще работят според неговите членове и алинеи. Трябва да се разбере, че тези дейности могат да се разглеждат като нови цели. От отговорите на въпросника се вижда, че трудностите пред националните архиви са твърде разностранни.

2. Достъп до документите

2.1. Ниво Европейски съюз (член 255 от Амстердамския договор)

През 1997 г. преговорите по Амстердамския договор бяха приключили. За максимална откритост в работата на институциите достъпът до документите вече ще бъде гарантиран от Европейския парламент, Съвета и Комисията, съгласно чл. 255 от договора. Всяка институция трябва да изработи специфични клаузи с оглед достъпа до документите и процедурните си правила. В съгласие с това, Европейският парламент и Съветът на Европейския съюз изработиха Наредба за публичния достъп до документите през май 2001 г.

Наредба за публичния достъп до документите на Европейския парламент, Съвета и Комисията на Европейския съюз

Правилата се прилагат за създадените и получените документи от всяка институция. Съгласно определението в Наредбата, «документ» е всяка информация, независимо от носителя (писана на хартия или в електронен вариант, звук, визуален или аудиовизуален носител). Предвидено е институциите да развият добри административни практики, за да улеснят упражняването на правото на достъп, гарантирано от тази Наредба. Документите ще бъдат широко достъпни за публиката в електронна форма или чрез регистър, който ще отразява местонахождението на съответния документ.

Ключовите думи тук са документ и добри административни процедури. Терминът документ е определен в директивата. Целта на Наредбата е да се подпомогнат добрите административни практики и да се улесни достъпът до документите.

Ограниченията за достъп са мотивирани чрез отделни публични и частни интереси, по-подробно определени в Наредбата.

Директива за повторно използване на документите от публичния сектор

Една от целите на Директивата (2003/98/ЕС) е създаването на условия, които могат да доведат до широко развитие на услугите в Общността. Информацията в публичния сектор е важен първичен материал за дигиталното съдържание на продуктите и услугите, тя ще бъде все по-ценен източник на ресурси в развитието на многофункционалните служби. Широкият трансграничен географски обхват ще бъде изключително важен в този контекст. Възможностите за повторно използване на документите от публичния сектор ще позволи по-добро използване и ще допринесе за икономически ръст.

Предварително е установено, че има съществени различия в ролята и практиките на страните членки, което се явява трудно преодолима бариера. Трябва да се стартира минимална хармонизация на националните правила и практики за повторно използване. Директивата е изградена върху съществуващите режими на достъп в страните членки и не бива да променя националните правила за достъп до документите на публичния сектор.

Терминът документ се използва и определя в Директивата като част от публичния сектор. Документите, съхранявани в образователни, изследователски и културни институции са изключени от Директивата. Държавите, чието законодателство защитава свободата на информацията, прилагат закони, според които документите от публичния сектор се предават в националните архиви, както и в равностойни архивни служби. В този случай Директивата не е валидна.

2.2. Национално ниво

По-горе бе споменато, че законодателството, свързано с достъпа, е твърде разнообразно сред страните членки, в зависимост от законодателните традиции и историческата им съдба. Важно е преодоляването на различията в терминологията, главно при понятията архив и документ. Днес думата документ е много по-често използвана в Европейския съюз. В някои страни законодателството прави разлика между документ и архив (виж например двете препоръки за достъпа до архивите от 2000 г. и достъпа до официалните документи от 2002 г. на Съвета на Европа). Необходимо е тези термини да се определят и използват в архивното законодателството без ограничения.

В някои страни членки достъпът се разглежда в законодателството за свобода на информацията и в архивното законодателство, докато в други държави — само в законодателството за свобода на информацията. Много страни членки имат приет Закон за свободата на информацията или са в процес на приемането му. Чрез отговорите на въпросника стана ясно, че е крайно време да се сравнят законите и да се дискутират приликите и разликите. В дългосрочен план тенденцията ще бъде към постепенно намаляване на различията.

Ограничения на правата за достъп

Правото за достъп не може да съществува без ограничения. Тези ограничения трябва да се отразят в закона много прецизно, според изискванията на демократичното общество и съобразно целите на запазването на документите. По принцип, на национално ниво може да се осъществи отваряне на публичните документи и архиви веднага щом станат официални документи. Това не се отнася до онези, които са обявени за секретни или са включени в общ ограничителен период, обикновено от 20 до 30 години. Възможен е и по-дълъг период на забрана с оглед някои секретни информации. Както бе споменато по-горе, има редица решения в зависимост от историческите, културните и законодателните традиции. Ясна е и тенденцията към отваряне на документите/архивите сред новите страни членки с оглед демократизацията им след 1989 г.

3. Регистрация и описване

3.1. На ниво Европейски съюз

В Наредбата за публичния достъп до документите на Европейския парламент, Европейския съвет и Европейската комисия е посочено, че е необходимо да се стигне до ефективни права на гражданите при осигуряване на достъп до регистъра на документите. В това отношение наличието на регистър на документите е изключително важно условие. Пример за това са добрите практики за управление на документите, създадени от институциите. По този начин публиката и чиновниците ще знаят какви документи имат и лесно ще намират документите, които търсят.

Регистърът ще съдържа за всеки документ искови данни, анотация или/и кратко описание на съдържанието, дата на получаване или създаване и на включване в регистъра. Справките ще се правят така, че да не накърняват интересите на секретността. Институциите на Европейския съюз създадоха тези оперативни регистри през юни 2002 г.

3.2. Национално ниво

От отговорите на въпросника е видно, че много страни имат в националното си законодателство правила за регистриране и описание. На този етап не е възможно да се посочат условията във всяка страна като концепция и различия в архивните права. Не е ясно също така дали справочните издания, подготвени от създателите на документите, трябва да се приемат без промени от приемащите архивни служби или архивните служби ще ги усъвършенстват и дори ще бъдат длъжни да създадат нови справочни издания. Една от причините за това е различното представяне на документи и архив в различните страни. По този повод условията трябва да бъдат изяснени в едно цялостно проучване. Това ще бъде твърде важно при работата над Европейския архивен портал.

4. Архивно законодателство (мандат на архивни права)

Всички страни от Европейския съюз имат архивни служби на национално ниво, както е описано в част 1б. Архивите във всяка страна са отражение на нейната политическа и културна история и на законодателните й традиции. Функциите и мандатът на архивните служби обикновено са посочени в законодателството. За да се осигури създаване, опазване, описване и съхранение на адекватни, трайни и автентични документи и за да се избягва дублиране на управленски усилия, в работата на архивните служби ще се включи планиране и развитие на инфраструктурата на електронния документ и информационната система, както и изпълнение на възприетите правила и практики за съхранение на документите. Ролята на архивите ще бъде ясно определена в законодателството, за да има юрисдикция над целия период на жизнения цикъл.

5. Защита на данните

5.1. Ниво Европейски съюз

На 24 октомври 1995 г. бе издадена Директивата за защита на личността с оглед използването на личните данни и свободното движение на тези данни. Директивата е насочена към хармонизиране нивото на защита правата и свободите на личностите с оглед процеса на работа с личните данни в страните членки. Свободното движение сред страните членки предвижда предаване на лични данни от една страна членка в друга, както и защита на основните права на гражданите. За да отстрани пречките пред свободното движение на лични данни, нивото на защита трябва да бъде еднакво във всички страни членки. Директивата трябва да влезе в сила в страните членки три години след приемането й.

Както бе предвидено в Директивата, Комисията трябваше да представи доклад пред Съвета на Европа и пред Европейския парламент (Първи доклад за изпълнението на Директивата за защита на данните, 15. 5. 2003 г.). Докладът бе отложен поради забавения процес на адаптирането й на национално ниво.

5.2. Национално ниво

Директивата се осъществява от старите и новите страни членки. При изпълнението има редица трудности поради обхвата, унищожаването, съдържанието и информацията за въпросните данни и пр. Съществуват различни интерпретации. Така например в Германия законодателството не засяга документите, свързани с лични данни, съхранявани в архивите. Положението е твърде различно в Швеция, където няма изключения за обхвата на информацията в документите, съхранявани в архивите.

Спешно е необходимо архивите в Европа да координират своите усилия за въвеждането на Директивата, за да могат да изпълняват архивните си задължения. Бе установено също, че на национално ниво действат редица наредби, които определят управлението на личните секретни данни в различни сектори, както и тяхното унищожаване.

6. Унищожаване

Унищожаването е най-драстичната мярка, която може да се предприеме от институцията по отношение на официалните документи. Резултатът от унищожаването на документите е необратим, информацията е изгубена завинаги. Това се отнася не само до прякото унищожаване на документите. Информацията може да се загуби при пренасянето на документите, например при трансфер в електронна среда от една компютърна платформа на друга. Унищожаването е предвидено в чл. 5 на споменатата по-горе Директива за защита на данните, където е посочено, че личните данни няма да се обработват по начин, несъвместим с целите на Директивата. В бъдещата си работа с данни за исторически, статистически или научни цели страните членки ще могат да прилагат съответната защита. Личните данни ще се пазят толкова дълго, колкото е необходимо за целите, за които данните са били събрани или за които те ще бъдат използвани в бъдеще. Страните членки ще въведат съответната защита на личните данни, събирани за един продължителен период за исторически, статистически или научни цели.

Процесът на унищожаване е разгледан и в част 2е на настоящия Доклад.

7. Авторски права

7.1. На ниво Европейски съюз

Съществуват директиви, отнасящи се пряко до авторските права. Директива 96/9 на Съвета на Европа е за законовата защита на базата данни, а Директива 2001/29/ЕС на Европейския парламент и на Съвета е за хармонизирането на някои аспекти на авторското право и сродните му права в информационното общество. Всички тези директиви са важни за архивната администрация, но последната е най-съществена и най-наложителна. Целта на тази Директива е да хармонизира Закона за Европейския съюз с вече ратифицирания Договор за Световната организация за интелектуална собственост (договор WIPO). Съветът подписа този договор от името на своите 25 страни членки. Директивата, приета на 22 май 2001 г., дава на страните членки правото след декември 2002 г. да попълнят и хармонизират своите закони.

7.2. Национално ниво

От въпросника става ясно, че много страни изпълняват Директивата за авторските права, но от отговорите не може да се разбере как е постигнато това. Необходимо е детайлно проучване. Очевидно е, че тази директива може да повлияе на процесите на съхранение и осигуряване на достъп до архивните материали, произлизащи от публичния или частния сектор, приети в архивните институции.

8. Изнасяне на културни ценности

8.1. На ниво Европейски съюз

За задоволяване на вътрешното търсене е необходимо да се предприемат мерки относно осигуряване на единен контрол по външната граница на Общността над изнасянето на културни ценности. Съгласно Наредбата на Европейския съвет ЕЕС 3911/92 от декември 1992 г. за износ на културни ценности, допълнена по-късно с няколко наредби (последната от 14 май 2001 г. 974/2001), изнасянето на културни ценности извън територията на Общността/Европейския съюз ще изисква разрешение, издадено на заинтересованото лице от компетентните органи на страната членка. Съгласно Наредбата, разрешението може да бъде отказано, когато въпросната ценност е под защита на законодателството за националните богатства с художествена, историческа или археологическа стойност в съответната страна членка. Директивата подкрепя усилията на страните членки в дейността им за опазване на националните им културни съкровища, незаконно изнесени извън територията на страната. Те ще бъдат върнати.

8.2. Национално ниво

Страните членки имат отдавна прието законодателство, свързано с изнасянето на културни съкровища зад граница. Обикновено сътрудничеството между библиотеки, музеи и архиви по този въпрос дава много добри резултати. Съществуват проблеми при контрола над този процес, който изисква адекватно законодателство и сътрудничество с полицията, митническите и другите служби.

Въпросът е тясно свързан с нарастването на кражбите на документи. Има много причини за това явление. Едната от тях произтича от пазарната стойност на документите и създаването на криминална мрежа за тяхното пласиране. Очевидно е според практическия опит, че е трудно да се възвърнат документи, дори ако са от безспорно публичен характер, след като са изнесени за продажба извън граница. Необходима е широка координация на работата в Европа, както и достатъчно строго законодателство, което да осигури връщането на изнесените или откраднати документи.

9. Специални закони

Съществуват множество примери за специални закони, които имат значително влияние върху управлението на документите и архивите на ниво Европейски съюз и на национално ниво.

На ниво Европейски съюз, освен цитираните по-горе директиви за защита на данните и за авторските права, могат да се посочат следните примери: Автентичност с електронни или дигитални подписи (няколко директиви), Директива на Европейския съюз за публичния достъп до съответната информация, Директива на ЕС 90/313/ЕЕС (2003/4/ЕС) от 28 януари 2003 г. Първата се отнася до едно от най-важните неща в архивната професия, по-точно благонадеждността и доверието в документите. Второто е пример за това как една директива може да въздейства успешно за разширяване на достъпа в частните и публичните архивни служби.

На национално ниво съществуват твърде много закони, които повече или по-малко влияят върху управлението на документите и архивите. Общо те са два типа: свързани със специфична област в обществото или с отделни процедури. Примери за първия тип са законите за статистическата информация, митническата информация, сектора на полицейската информация, данъците, социалните грижи, болничните журнали и пр. Примери за втория тип са законите за процедурите по подписването — с дигитален или аналогов подпис, административните процедури и пр.

10. Заключение

За да изпълняват функциите и задълженията си, за архивите е необходимо да имат поглед над всеки тип закони и други наредби. Важна цел са «мониторинговите» функции, които не могат да се изпълняват без познания за действащото законодателство и проектозаконите. Архивната институция трябва да положи усилия, за да бъде партньор в процесите на взимане на решения. За тази цел е необходимо да се проучи архивното и свързаните с него законодателства на национално и европейско ниво. Не е достатъчно само да се съберат текстовете, необходимо е да се направят анализи и коментари, за да се изяснят съответните законодателни, административни и културни традиции. Създаването на база данни от закони ще подпомогне при взимането на решения администрацията, архивистите и другите специалисти в областта на информацията, с оглед архивното законодателство относно управлението и достъпа до документите и архивите на ниво Европейски съюз и на национално ниво. Тези дейности трябва да се имат предвид в бъдещата работа на Съвета на Европа, на Европейския клон на Международния съвет на архивите и на Програмата на Европейската комисия «Обмен на данни между администрациите (IDA2)».

2б. Справочни издания и описание на документите и архивите

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде Интернет портал за документите и архивите в Европа с възможности за общо търсене в хранилищата на архивите на страните членки на ЕС и институциите на ЕС (виж също и част 2г Интернет портал за документите и архивите в Европа и Европейски проекти за мрежа).

2. Да се стимулира трансформирането на каталозите и другите справочни издания, на хартиен носител или в други традиционни форми, в дигитален формат, който да бъде достъпен онлайн.

3. Да се подпомогне развитието на необходимите средства за описание на документите и архивите онлайн.

4. Да се проучат възможностите за сравняване на съществуващите най-добри практически насоки за създаване на справочен апарат и за архивно описание в държавите членки, така че да могат да се използват за информация при бъдещото развитие на международните стандарти в тази област.

Бъдещи насоки за работата на европейските архивисти:

5. Да се проучат възможностите за създаване на виртуална читалня в дигитална форма (виж също част 2д Практически аспекти на достъпа: стандарти за читални).

6. Да се подготвят справочници за потребителите на документи и архиви. Вж. също и описанията на опитите за създаване на Европейски портал, посочени в глава 2г «Интернет портал за документите и архивите в Европа и Европейски проекти за мрежи».

Увод

Справочните издания са ключов инструмент за открит достъп на гражданите до архивите. Основно качество трябва да бъде лесното им използване. Интернет представянето на справочния апарат позволява адекватен достъп до описанията на архивния материал навсякъде и по всяко време и подпомага подготовката за проучване на архивния материал. През последното десетилетие в това отношение бе постигнат голям напредък в архивните служби. Въз основа на този опит и новите възможности достъпът до архивите ще бъде улеснен в още по-голяма степен, когато основната част от справочниците ще бъдат достъпни онлайн, едновременно с наличните пътеводители на свободно избрани архивохранилища, архиви и страни.

Справочниците на ЕС се изработват на основата на преодоляването на националните граници като път към архивите в Европа и ще изискват координация, обмен на информация и размяна на добри практики между архивите на старите и новите страни членки. Професионалните дебати ще са широки и в същото време концентрирани върху изискванията, които използването на архивите от европейските граждани налага.

1. Методи за описание и създаване на справочни издания

Справочниците се правят за ползвателите на архивите. Те позволяват достъп до отделни единици чрез предоставянето на информация за тях, включително исковите данни за поръчка за работа в читалните. Съдържат описание на архивните хранилища с различна степен на комплектуване под формата на архивни пътеводители или описи на отделни или обединени фондове.

Справочниците, отпечатани или неотпечатани, наръчници, електронни, създадени от архив, от учрежденски архив или хранилище на ръкописи, служат и за осъществяване на физически или/и интелектуален контрол над документите и архивите. Основните справочници са местни, регионални или национални описателни бази данни, пътеводители, описи, регистри, каталози, специални списъци, индекси, календари, предавателно-приемателни протоколи, а за електронните документи и софтуерна документация.

След въвеждането на новите технологии, в архивите бяха приети нови форми на справочни издания. Базите данни вече се използват за голям период. Те позволяват влизания както за единични описани единици, така и за кръстосано търсене в хранилището. В отделни случаи са и база за създаването на печатни справочници. Употребата на база данни бе прилагана специално за предаването на нови документи в архивите, а описанието бе въведено и прието в учрежденията като основа за справочните издания. Старите материали в архивите бяха по-слабо интегрирани в бази данни. Бази данни се използваха главно за описанието на новите архиви и по-малко за обратно връщане към наследените справочници.

Основна част от наследените справочни издания е списъкът на описаните единици, на отделните папки, кутии или фондове. В архивните пътеводители обикновено има описания на отделни фондове. В печатните справочници на ниво фонд се съдържат предимно стандартизирани части. Те включват на титулната страница библиографска информация, кратко резюме на съдържанието и структуриран опис на единицата. Съдържанието представлява структурата на справочника и на фондовете, описани в него. То позволява в печатна форма своеобразна навигация сред описанията. Чрез допълнителен списък е възможен достъп до описанията. Справочният апарат отразява чрез формата си националната архивна традиция в архивното дело и структурите върху хартиен носител, създадени чрез различни административни техники. Традиционният справочен апарат за старите архивни материали често отговаря на преобладаващата форма, а не на съществуването на Интернет технологиите. Отделни обединени форми стартират с въвеждането на Интернет за представянето на научно-справочните издания. Основната им форма, в различни национални вариации, все още е традиционното структурирано представяне на описанията. То позволява свободно движение сред описанията и намиране на нови резултати, които са били непознати преди.

Основната идея на професионалните методи на описание е да се открие достъп до контекста като необходима основа за изследване. Създаден в резултат от дейността на организациите като средство за вътрешна комуникация, архивният материал, не може да бъде разбран без познание за контекста на неговото създаване. Неговата стойност и значението му, както и разбирането на съдържанието му, се разширяват когато кореспондира със съответните документи. Разбира се принципът за произхода остава основен като насока за обединяване на всички белези на комуникацията — индивидуална или на организацията като цяло.

Втората важна концепция, свързана с методите за архивно описание, е да се върви от общото към частното, от колективното към индивидуалното, от колекция или фонд към единицата. Това е много важно за съответните общи професионални стандарти. Първото правило е, че описателната информация трябва да отговаря на нивото на описание. Общите характеристики на фондовете (колекциите) са описани само на съответното ниво, докато сериите или досиетата са описани на нивото, на което отговарят. Този метод намалява броя на различните йерархични нива. Второто правило е да се свърже всяко ниво на описание със следващото по-високо ниво. Това положение ще изясни позицията на единицата, която се описва вътре в йерархията, и ще осигури необходимата връзка с контекстуалната информация. Третото правило е тази информация винаги да бъде описана на най-високото съответно ниво и връзките между нивата да подпомагат ползвателите да видят картината във възможно най-широки рамки.

Контекстът е основна част от архивното описание. Неговото значение нараства с използването на електронните техники. Това е необходимо условие за разбиране съдържанието на документа или на сериите документи, когато те са описани на хартиен носител. Той се оказва решаващ за разбирането, в случаите на използване на електронни описателни системи, защото връзките, формулирани на хартиен носител тук стават имплицитни и слабо забележими. Значението на контекста става още по-решаващо особено с преминаването на изследователските възможности извън различни граници и сфери.

2. Онлайн представяне на справочните материали

Интернет засили функционалността на наследените справочни издания с въвеждането на възможност за свободна навигация сред описанията. Интернет предоставя възможност за свързване на хипертекстове и оттук за разширено придвижване сред текстовете без ограничения на работата с физически единици като книгите. Докато съдържанието на хартиените издания показва само страницата на описаната единица, онлайн представянето може да се придвижи директно върху нея. Все пак тази голяма подвижност съдържа и известен риск от загуба на ориентация. Принципите са описани в Наръчника за качеството на културните уеб-сайтове на работната група Минерва 5 и са полезни за дизайна на достъпните страници.

Онлайн справочниците обикновено позволяват четири изследователски стратегии за ползвателите и осигуряват голямо разнообразие от пътища за достъп до хранилищата. Четирите изследователски стратегии, поддържани от онлайн-справочните издания са:

— Разширяващият се гъвкав опис на съдържанието показва цялата структура на фондовете, а също и на справочното издание с различните му части: въведение, съдържание, анекси от лявата страна на екрана и позволява движение сред цялото описание. Кликване върху класификационното заглавие извиква появата на съответните файлове в централната част на екрана. Заглавната страница, повиквана с всяко кликване върху описа на съдържанието, и други операции разширяват възможностите за ориентация.

— Проучване, основаващо се на текст, може да се осъществи чрез свързване на резултатите от структурираното представяне. В представянето се съчетават две възможности, ползвателят може да избере кой път ще му бъде по-полезен, за да продължи работата си.

— Освен това, списъкът на термини за контролиран достъп или индексът на термините също са достъпни, показвайки кой термин е важен за архивиста, извършващ описанието.

— Накрая, структурираното съдържание може да бъде прелистено като книга. Когато заглавието е активирано, то показва и мястото в справочното издание.

Тези четири функции могат да се използват успешно. Те са пътища за комбинирано и многостранно търсене или могат да се предоставят поотделно.

Подобно представяне може да се осъществи като се започне от текстови формат или от формат бази данни. Данните от оригиналния формат могат да се конвертират в XML или в НTML. В този контекст през последните години в редица европейски архиви работата по обратното преработване на наследените справочни материали бе засилена чрез използване на международните стандарти за структуриране на данните. Техниките позволяват използване на данните за редица приложения, като въвеждане в база данни, конвертиране в НTML или създаване на ръкописи на хартиен носител за печатни справочни материали. Използват се всички начини — Интернет, CD-ROM или публикации на хартиен носител, които позволяват на всеки, в зависимост от условията, да използва справочните материали в домашни условия, в библиотеки или в други архиви. Нарастващата интероперативност на прилагането на дейтаформатите позволява да се прилагат онези пътища за достъп, които най-пълно отговарят на въпросите на ползвателите и на същността на материала. Различни презентации са възможни на основата на нови международни стандарти, приети през последните години от архивната общност.

Освен структурираното представяне с Интернет-технологии, през последните години много архиви в Европейския съюз разработиха уеб-базирани портали за достъп до техните хранилища. Някои страни разработиха Национален регистър на архивите, който представя архивохранилищата в архивните им институции. Основната база данни може да се състои от описания на публичните и частните архиви, пазени в архивите, библиотеките и музеите.

За създаването на бази данни, използвани специално като основна точка за достъп при комбинирано представяне на архивни описания, бяха приети нови функции за онлайн представяне на търсените участъци. От една страна данните са комбинирани със снимки на документи като илюстрация или като примери, които позволяват на ползвателите да навлязат в структурата и съдържанието на съответните описания, което е необходимо за тяхното проучване още преди влизането в читалните. Дигиталните изображения могат да се свържат с описанията на оригиналните документи. По същия начин стават достъпни електронните документи, прехвърлени в архивите. Нова тенденция е комбинирането с правителствени документи, които могат да се свързват с описанията на всички нива. Те могат да съдържат информация за фондообразувателя, за авторите на писмата, за създателя на фотодокумент или за мотива за неговото създаване.

Понякога осъвременяването на основната база данни все още се прави чрез ръчно събиране на данните и издаването им от архивистите, а не автоматично. Съдържанието на основната база данни понякога не е видимо при търсенето, но чрез въвеждането на линкове в сайта информацията може лесно и бързо да бъде открита. Новите методи са необходими за създаването и осъвременяването на портали, като те автоматизират работата или я интегрират в нормалните описателни практики. Препоръчват се при икономични модели за дългосрочно поддържане на порталите с обща описателна информация.

3. Стандарти за архивно описание и справочни издания

Работата по международните стандарти започна поради желанието за обмен на описателна информация между архивите. Тя се разменя по същия начин както и печатните справочни издания, с цел да се осигури информация за хранилищата и архивните служби в отделните институции. Дигиталният обмен на документи налага използването на общи формати. Двата подхода, възприети през последните години, тръгваха от структурирания характер на архивните справочни издания и описваха структурата с работни за обмена на информация термини. Първият от тях беше ISAD (G), подготвен от Комитета по архивно описание на Международния съвет на архивите, а вторият бе EAD, подготвен от работна група на Обществото на американските архивисти и бе приложен в редица европейски страни. EAD бе формулиран като тип дефиниция на документ, според правилата на XML.

Правителствените документи, като списъци от имена за идентифициране на лица или места, не бяха обект на вниманието на архивите, след като обменът на имена предоставяше търсената информация. Документите на правителството постепенно бяха структурирани по същия начин за единични влизания в справочниците или в MARC документите за справочни издания. Някои международни проекти послужиха като опит за намиране на път към използване предимствата на правителствените документи в самите архиви, като бяха направени усилия и за стандартизирането им. Този подход беше свързан със списъците и функциите на фондообразуватели, които също се опитват да доставят основна информация — структурирана и дигитализирана, с цел по-лесен обмен на данни и по-бързото им намиране. Стандартите, разработени по този начин, бяха свързани с двата описателни стандарта: ISAAR (CPF) и EAC.

ISAD(G) International Standard on Archival Description (General)

Основен международен стандарт за архивно описание, създаден от Международния съвет на архивите в първия му вариант през 1993 г. и ревизиран през 2000 г. Неговата цел е обмен на описателни данни между различни архивни системи. Той съдържа списък от елементи, които могат да се използват на различни нива за обобщаване, включително номер, досие, серия и ниво на фонда. Той се концентрира върху описанието на отделни единици и не включва създаването на друга част от справочните материали. ISAD(G) няма конкретно техническо приложение и може да се използва с различни методи на описание.

ISAAR(CPF) International standard on Archival Autority Records (Corporate Bodies, Persons, Families)

Международен стандарт за държавни документи (корпоративни органи, лица, родове), създаден в съответствие с ISAD(G) за държавен контрол на учреждения, лица и фамилни имена. Имената се свързват с описания, съответстващи на структурата на отделните постъпления в архивните пътеводители. Новата версия на стандарта бе представена на Международния конгрес на архивите през 2004 г.

EAD

Това е първият Интернет-стандарт за архивите. Докато ISAD(G) унифицира структурата на отделна описателна единица и нейната база данни, EAD унифицира структурата на текста на справочното издание и дава повече гъвкавост при повторение на елементите. Той се прилага за редуциране на излишните детайли, когато се сравняват различни нива на описание. Позволява структурно представяне на справочни издания с добавена по-детайлна информация на същото ниво. Този стандарт е създаден в САЩ, но е възприет в редица европейски архиви. Неговото предимство е във възможността да се структурира целият текст на справочното издание.

Произлязъл от TEI (Text encoding initiative), неговата първоначална цел бе да се дефинира структурата на текстовия стандарт на справочното издание. Той е разработен в SGML, а от 2000 г. стандартът е конвертиран в XML.

Използвайки EAD, представянето на описания в Интернет става по-задълбочено и по-сложно в сравнение с вече посоченото и позволява на потенциалните ползватели да получат достъп до първоначалния етап от архивния процес и идея за фондовете. Бъдещото планиране на работата по описанието може да бъде представено на ползвателите, тъй като тази информация е полезна. Експертизата и другата обработена информация може да се добавят, ако е необходимо, и така работата по описването става прозрачна за потенциалните ползватели.

EAD се използва в различни широки национални и научни мрежи, като А2А и Archives HUB във Великобритания и RLG или OAC в САЩ. Използва се в редица европейски страни за представяне хранилищата на националните архиви, както е във Франция, Испания, Холандия, Германия, и на бъдещите национални портали като Интернет-формат за вътрешен обмен. EAD, формулиран като DTD, е достъпен и като схема е много гъвкав. Прилага се съгласно насоките от най-добрите практики за различни приложения или при специалния научно-справочен апарат. Ще бъде удобен формат за обмен в Европейския архивен портал. Техническият формат XML е програмен независим отворен стандарт. Неговото приложение позволява използването на същите данни за различно представяне на форматите, включително отпечатване. Може да се прехвърля автоматично от DTD или схема към следващ формат.

EAC Encoded Archival Context

Кодиран архивен контекст — нов стандарт за автоматизиране на архивни пътеводители над нивото на справочните издания за отделни фондове. Тъй като ЕАD е формулиран като DTD в XML, може да бъде осъществяван директно с XML редактори или преобразуватели. В САЩ и международните проекти като LEAF (Linking and Exploring Authority Files) сега се използва в алфа-версия и скоро ще бъде достъпен в бета-версия. Първият опит за използването му е за комплексен уеб-сайт портал, демонстриран с проекта LEADERS на университетите и библиотеките, архивите и информационните науки (SLAIS) в Университетския колеж в Лондон. ЕАС замества употребата на MARC-records за библиографски описания в справочните издания, където традицията за пътеводители на архиви не съществува. MARC-records за справочни издания съдържа модели за данни, подобни на описанието на фондовете в архивните пътеводители, но все пак ЕАС се превръща в заместител на традиционните форми за Интернет-представяне на пътеводители, както и справочни издания на ниво фонд.

За първи път е използван за обмен на данни под контрол на държавата и в библиотеките. В архивите обяснението на термините за контролиран достъп е по-интересно, тъй като те включват необходимия контекст относно съдържанието на хранилището. Обяснителната част съдържа всички категории на стандартно влизане в архивните пътеводители, включително описание на произхода, и линкове до онлайн справочни издания, така че да бъде полезно средство за Интернет-представяне на това ниво. Той може да бъде средство за събиране на информация за общ път към архивите в Европа, след като данните се доставят, когато са достъпни, без да се чака пълната информация и кодиране в XML. Данните могат да се използват за различни цели и представяния.

Поради националните различия при представянето на архивните пътеводители, могат да се предложат и възможности за търсене на цялата информация от всички възможни архиви.

Съществуват и други стандарти, които представляват интерес за архивни цели, като Dublin Core или OAI (Open Archives Initiative), които показаха при тестовете, че са достатъчно опростени и общи за архивните цели и за достъпа до архивохранилищата.

4. Трансформиране на справочните издания в онлайн достъпни форми

Съществуващите наследени справочни издания в архивите са под формата на печатни издания, отпечатани стари ръкописи, файлове от Word процесори, картотеки или списъци на бази данни. Специално картотеките са в риск при употреба, тъй като съществуват в едно копие, без възможност да бъдат защитени срещу случайни или преднамерени нарушения.

Във връзка с използването на Интернет технологиите, различните форми на справочните издания сега се преработват в унифициран формат, който може да бъде използван при различни презентации, включително отпечатани издания или част от тях, обмен на данни с други архиви, общи портали или други софтуерни приложения. За тази цел XML формат, преобразуван чрез W3C ще бъде особено ценен, след като съчетава голяма гъвкавост с бърза употреба.

Конвертирането на справочни издания, които вече съществуват в електронен формат, може да стане автоматично. На първо място обаче те се нуждаят от правилна структура. Данните от word processor-файловете се освобождават от всички форматиращи бележки и се трансформират в таблици, за да се осигури Интернет съвместимостта им. Информацията от базата данни директно се пренася в XML формат с помощта на определяне на структурата им в DТD или схема, откъдето могат да бъдат трансформирани в стандартизирани структури като ЕАD; word processor-файловете с различни структури, които не могат да бъдат поставени последователно в таблица, са прибавени директно в XML формат с помощта на търговски или публичен домейн XML-editors.

Дигитализацията на справочници в хартиен формат става чрез OCR (разпознаване с оптически характер) или преписване най-често в специализирани дигитализационни центрове. OCR-техниките могат да се комбинират с автоматично структурно разпознаване и конвертиране в структура на XML-DTD. Наследените вътрешните справочници често са във формата на книги, които дори не са отпечатани или публикувани. Те се използват за осъвременяване на информацията в архивите и дават корекции или допълнителна информация, писана на ръка. Същото е положението с фишовете, писани на машина или на ръка. В тези случаи писането на компютър е най-икономично и бързо при конвертиране. Оригиналите могат да се сканират с апарат, а илюстрациите се използват при писане на текст в екранни шаблони. В подобни случаи оригиналите на справочниците няма да бъдат изнасяни навън и ще се използват докато завърши преписването им.

Добре планираните проекти за дигитализация на архивни справочници представляват ценен ефективен път за осигуряване на необходимия масив от справочни издания в кратки срокове, така че първата стъпка към използването на архивните хранилища да представлява «прелистване» на уебсайта на институцията. Ползвателите на архивни документи могат да изберат хранилищата, които искат да проучат, без те самите да напускат местонахождението си.

Освен това онлайн-справочните издания с линкове към дигитализираните документи могат лесно да се използват като стандартно средство за намиране на контекст на дигитализираното съдържание в уебсайта, както и за предоставяне на изображения, поръчани от ползвателите. Чрез структурата си те представят описанията на сродни документи, както и междинните връзки. Така справочните онлайн-издания стават незаменим помощник при търсенето на дигитализирани или на създадени като дигитални документи.

Достъпът до справочните издания и свързаните с тях дигитализирани документи в Интернет значително улеснява и ускорява научните, културните и техническите изследвания. Онлайн достъпът позволява осъществяването на изследвания в целия свят без прекъсвания, през цялото денонощие и през цялата година и дава свобода на достъпа до информацията, предоставена от архивите в страните членки на Европейския съюз и институциите на Европейския съюз.

2в. Онлайн достъп до документите и архивите и нови начини на търсене

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде и разработи Интернет-портал за документите и архивите в Европа (вж. също част 2г «Интернет-портал до документите и архивите в Европа и европейски проекти за мрежи»).

2. Да се разработят Lund Principles за дигитализацията на документите и архивите.

3. Да се съдейства за демократичното функциониране на нашите общества чрез по-лесен достъп до архивите в страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

4. Да се координира и да се контролира прогресът на споменатите по-горе конкретни действия по т.1, 2 и 3 и на временна работна група, която да осигурява редовна обратна връзка с предложения официален Комитет на архивистите на страните членки на ЕС и ЕС-институциите.

Бъдещи насоки:

5. Да се установят връзки с организацията на дейностите по DLM-форума и да се засили прилагането на нови технологии за документите и архивите (вж. също част 5б «Интердисциплинарно сътрудничество и електронни архиви: DLM-форум, норми, най-добри практики»).

6. Да се създадат връзки с IFAP (Information for All Programme) на ЮНЕСКО.

1. Дигитализация на документите и архивите

Архивите в страните членки на ЕС съхраняват огромен брой исторически и административни документи, които представляват значителна част от културното наследство на човечеството. Те нямат възможност да дигитализират всичко. Но все пак има редица стратегии за по-добро обслужване на ползвателите чрез дигитализацията:

1. Дигитализиране по поръчка;

2. Дигитализиране за създаване на повече удобства за ползвателите;

3. Дигитализиране за далечен достъп.

Развитието на стратегиите включва създаването на критерии за подбор на описи или фондове за дигитализация, план на работните процеси, включително избор на технически стандарти, формати за хранилища, решения за унищожаване, както и осигуряване на дългосрочен достъп до дигитализираните данни. Това включва решения, които ще се прилагат за изследователските копия като източник на бъдеща дигитализация или репродукция. Общо микрофилмът все още се приема като най-евтиният начин за създаване на изследователски копия с най-дълъг срок на съществуване, но дигиталните формати и широкото прехвърляне на голям обем данни вече се развива с нарастваща скорост.

Проектите за дигитализация правят възможно по-доброто използване на изследователските копия на архивни документи, репродуцирани на микрофилм, и привеждането им във вид за започване на дигитализационния проект директно от оригиналните документи.

2. Интернет и архиви

Интернет е нововъведено средство в архивите, което ще позволи развитието им чрез:

а) Възможност да се постигне визуализиране на дигитални образи на архивни документи на компютърен екран в къщи или на работното място.

б) Достъп до уеб страници, специализирани в информацията за архивите и системите в администрацията, официалните органи или частни обекти.

в) Достъп до бази данни за архивни библиографии, каталози на документи, създаване на архивни електронни справочници и документални колекции.

г) Списък на разпространението за различни архивни обекти и комуникация чрез електронна поща.

д) Възможност за онлайн свързване с центровете на архивната система.

В този нов контекст дигитализацията на документите и тяхното разпространение в Интернет представлява сериозно предизвикателство за архивите в цяла Европа. Новите онлайн възможности пораждат нова реалност: виртуалният достъп до документите изисква и достъп до базите данни с дигитализирани образи, чрез които съществуването на новите «виртуални архиви» е напълно възможно.

3. Онлайн достъп до документите и архивите

Достъпът до дигитализираните документи в мрежата означава, че оригиналите ще бъдат защитени от прекомерна употреба. Разпространението на информацията за архивната система и за самите документи влияе върху повишаването стойността на европейското документално наследство.

Законодателството също признава новите електронни документи, създадени чрез прилагането на нови технологии в административното управление. Разпространението в Интернет налага хармонизиране на архивното законодателство и решаване на проблема с авторските права, специално в случаите с илюстративните документи (фотографии, афиши, карти и хелиографски копия).

Твърде важно е и запазването на документалното наследство чрез разпространението на електронни справочници на архивни документи и колекции в Интернет, като при това много ценна е възможността за постоянното им осъвременяване.

Достъпът до документите в Интернет означава, че научните, техническите и културните изследвания могат да се улеснят и подпомогнат. Онлайн достъпът позволява на изследователите от цял свят, без прекъсване, 24 часа в денонощието през цялата седмица да могат да използват необходимите им документи.

Онлайн достъпът до архивните източници води до нарастване броя на изследователите и ползвателите, които ще потърсят услугите на архивите. Броят на дневните посещения в уеб страниците със съдържание, свързано с културното наследство и специално с проекти като CHIM, AER и MINERVA, е впечатляващ.

4. Онлайн разпространение на документи и архиви

Онлайн достъпът изисква посочването на приоритети за разпространението на документите в Интернет. Във всички европейски проекти масивите от изображения и описания в мрежата са подбрани сред:

а) Най-често търсени от изследователите документални колекции.

б) Колекции, обект на общата история, например документи с висока стойност за много страни или нации едновременно.

в) Изключително стари документи, чиято загуба или унищожаване ще представляват непоправима загуба.

г) Документи, които са трудни за работа и са твърде застрашени от постепенно унищожаване, като карти, холографски копия, плакати или пергаменти.

5. Виртуален достъп до документите и архивите

Виртуалният достъп позволява едновременно три различни вида услуги и контрол:

а) Идентификация и оторизиране на ползвателя.

б) Статистически проучвания за ползвателите (профил на ползвателите, посоки на изследванията, най-търсени документи, честота на достъпа и пр.).

в) Зала за виртуалните изследвания с ново онлайн пространство, създадено чрез възможностите на голям брой архиви.

Копията на документи представляват важно средство за проучване и за разпространение на познанието. Онлайн проучванията потвърждават ролята на репрографските служби на архивите. Новият «виртуален архив» ще осигури два типа възпроизвеждане за изследователите и ползвателите:

а) Виртуално възпроизвеждане. Включва достъп до дигиталния образ на архивния документ и неговите манипулативни форми (осветяване на цветовете, изчистване на основата, подвижност на изображението) посредством компютър или терминал на мрежата. В този случай ползвателят не може да получи дигитално копие на документа. Това защитава от неконтролирано използване от страна на трето лице.

б) Физическо възпроизвеждане. Изследователят може да получи копие от документа във всякакъв вид (фотокопие, микроформи, дигитално, фотографско и пр.), което вече е обичайно във всички архивни системи.

Онлайн достъпът дава възможност за вътрешно управление на различни архиви в системата, ако те са свързани в Интранет. Системата на архивно управление дава възможност за онлайн работа чрез описанието на документите и същевременно за управление на информацията между всички архиви в системата.

Достъпът до дигитализираните документи в Интернет може да доведе до допълнителни елементи за контекстуализиране на информацията, като онлайн справочен апарат и изследователска база данни. С тези допълнителни източници бе направен преглед на постигнатото в архивните системи, събрана бе важна информация за навигацията, главно за времето за търсене на базите данни, достъпни в Интернет.

Разпространяването в Интернет означава бъдещ напредък към свободата на достъпа до информацията и дава нов импулс за истинско демократизиране на достъпа до архивите.

2г. Интернет портал до документите и архивите в Европа и европейски проекти за мрежа

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде и поддържа Интернет портал към документите и архивите на Европа, който да бъде поддържан от Националния архив на една страна членка на ЕС в сътрудничество с националните архиви на другите страни членки на ЕС и ЕС-институциите.

2. Да се създаде временна работна група от експерти от Германия, Франция, Обединеното кралство, Испания, Полша, Унгария, която да координира създаването на Портала и редовно да докладва за работата на предложения официален Комитет на архивистите от страните членки на ЕС и ЕС-институциите.

Бъдещи насоки:

3. Възможност за всички граждани от страните членки на ЕС да търсят в Интернет информация в дигитална форма извън националните граници и да получават копия от дигитални документи, които ги интересуват, както и да получават копия на дигитални документи, които представляват интерес за тях, когато законите за авторското право го позволяват.

4. Предварителните изчисления са за 1,6 милиона евро за хардуер, софтуер и специализиран персонал (5 души), които ще са необходими за първата фаза на проекта през първите две години.

Увод

В условията на увеличаване броя на архивите, използващи Интернет за разпространение на информация за техните хранилища, и на нарастване на компетенциите им при използването на новите технологии, създаването на Интернет портал, благодарение на усилията и опита на национално и европейско ниво, става основен приоритет за конкретни действия на архивите в Европа. Много страни членки имат вече създадени национални портали, съществуват и значителен брой наднационални програми, което улеснява създаването на Портал, подсигурен с богати източници на съдържание.

Цели на Портала

Основната цел на проекта е да осигури за гражданите на Европейския съюз общ портал, който ще им позволи да открият за себе си архивите на Европа и архивния материал, пазен в тях, независимо къде живеят в Европейския съюз.

Това ще означава, че архивите в Европейския съюз за първи път ще са напълно достъпни за гражданите на ЕС и ще подпомогнат разбирането за различните етапи от развитието на европейската история и култура. Порталът ще свърже всички предварителни инициативи за мрежи на страните членки на ЕС и ще действа като мощно средство за премахване на препятствията пред достъпа до информация в Европейския съюз. Това ще осигури на гражданите лесна за използване онлайн информация за архивите в разширения Европейски съюз и важните и автентични материали, които те съдържат, включително и виртуален каталог за архивите в Европейския съюз.

За да се постигне тази фундаментална цел, Порталът ще трябва да отговаря на следните условия:

— Порталът ще трябва да отговори на очакванията на гражданите в Европейския съюз, като осигури важна и интересна информация, която да ангажира вниманието им и да постигне най-високите стандарти за услуги, които да конкурират най-успешните комерсиални уеб услуги.

— Порталът ще трябва да отговори на очакванията на страните членки на ЕС чрез всички необходими средства, съществуващи в публичното пространство, създадени въз основа на стандартите, и чрез дълготрайна продължителност на сайта, съответно на техническите и персонални задачи, подкрепени от сътрудничеството в DLM-форума.

Първи стъпки към създаването на Интернет портал

1. Ще бъде направен анализ на най-съвършените национални и общи уеб сайтове, налични в момента, и ще се предостави информация за развитието на първата фаза от изпълнението на проекта.

2. Ще бъде разгърнато дългосрочно управление и бизнес план, включително осигуряване на централизирана техническа подкрепа, децентрализирана доставка на съдържание и разностранен достъп за публични ползватели.

3. Ще се посочи Националният архив на една от страните членки, която може да поддържа Портала в сътрудничество с другите Национални архиви.

4. Ще бъде проучена възможността за виртуална изложба, включваща редица документи от широко европейско значение за всички страни членки на ЕС, и нейната ефективност при повишаване използването на Портала.

5. В края на първата фаза от създаването на Портала след две години, неговото общо развитие ще бъде оценено, така че да се покаже потенциалът му, което е необходимо за следващите фази.

Структура на Портала

Основната част от Европейския портал ще се сформира чрез обединяването на справочници на няколко нива. В центъра всички данни от архивната уеб-презентация ще бъдат представени за търсене извън граници, в свободно избрани комбинации. Тъй като интегрирането на справочниците на ЕС изисква използването на общи описателни стандарти, като вид търсене в Google може да се добавят списък на линковете към други онлайн справочници, както и база данни за съдържанието на колекциите от ръкописи. Останалите нива е възможно да се изградят с линкове към каталозите на ЕС или към печатни и други справочници, които дават информация за различни форми и канали. Тази комбинация на три нива предлага централизирана точка на достъп до публикуваната средно използвана архивна описателна информация. От една страна може да се добави информация за институциите участници, работното им време и обяснения за хранилищата им. От друга страна трябва да има възможност за подпомагане и обучение на посетителите на уеб сайта, които сами да подготвят посещенията си в архива. Дигитализираните изображения могат да се използват, за да се покажат образци от архивен материал, да се представят галерии или за да се осигурят на ползвателите дигитални познания за архивите, за публичните или частните документи и историята.

Онлайн архиви

С бързото нарастване броя на архивите, които използват Интернет за представяне на своите хранилища, заедно с опита и компетенциите при използването на новите технологии, много архиви вече разполагат и с възможността да се превърнат в компетентен център за събиране, управление и представяне на структурирано съдържание. Архивохранилищата в Европа предлагат възможности за комплектуване, като се започне от модерни документи, осигуряващи прозрачност за съвременните събития, и се стигне до документи от най-далечното минало. Интернет всъщност подпомогна архивите да се утвърдят като незаменими професионални доставчици на информация за миналото и корените на общата идентичност на Европейската общност. Бе създадена професионална база данни за най-добрите практики в наднационално измерение. Твърде забележителни са постиженията, достъпни в различни уеб сайтове. Множество архивни уеб сайтове, регионални и национални портали бяха инсталирани и вече предоставят информация за архивните институции или позволяват търсене на описателна информация, събрана от различни институции чрез общи средства за търсене.

Международна стандартизация

Архивните служби осъществиха значителен напредък в развитието на международните стандарти, което осигури положителни структурни промени в информацията и сега тя е добре приета от гражданите. В последните години стандартът EAD, базиран на XML, доказа, че е най-добре приложим за тези цели. Обединеното кралство използва EAD, за да създаде база данни за достъп до архивите (А2А) като част от националната си архивна мрежа с близо 7 милиона документа и повече от 350 хранилища. Във Франция справочните издания на Историческия център на Националния архив бяха конвертирани в EAD за представяне в архивния уеб сайт, а регионалните архиви бяха насърчени да се включат, използвайки EAD. В Германия Федералният архив пусна в уеб сайта си 90 онлайн справочни издания. Бяха използвани начини за конвертиране на справочните издания в EAD, бе започната подготовката на Националния портал и се премина към използване на EAD като формат за вътрешен обмен. В Холандия, Швеция и Швейцария инициативата започна с използването на EAD. Основно, мотивацията за използването му се крие във възможностите за осигуряване на структурирано описание на различни нива. Той се прилага в архивите, музеите и библиотеките за представяне на контекста, свързан с описанието, и го хармонизира по нов начин. EAD осигурява кодирани аналози за по-лесна конверсия в други стандарти, като ISAD(G) или MARC, и е открит за обмен на данни с различни възможности за търсене. EAD кодира справочниците, така че лесно да бъдат представени стандартизирано в Портала. Той дава познания за използването. (вж: MINERVA WG5: Handbook for quality in cultural Web sites: improving quality for citizens).

Европейски проекти за мрежа

Целта на тези проекти е да се илюстрира специфичният принос на архивите в бъдещото развитие на европейския информационен свят. Те показват преимуществата на създаването и поддържането на Интернет път към архивите в Европа.

Подготвени проекти

Чешка република: Програмата PEvA е уникална база данни, съдържаща информация от 144 475 фонда и 109 593 справочни издания. Включени са Централният архив в Прага и 7 регионални архива. Базата данни включва влизане с име на фонда, име на архива, където се пази фондът, големина на фонда, произход, име на създателя на документа в оригиналния език, налични справочници в архива, който го съхранява. Данните са достъпни на английски, немски и френски, но самите документи по разбираеми причини не могат да се преведат на други езици.

Финландия: VAKKA — архивна база данни и онлайн справочници на Националния архив. Програмата функционира и като средство за описание на архивни материали. Освен това Финландия има в Интернет Национален регистър на частните архиви. Той представлява справочник за базата данни с информация за фондообразувателите и основна информация за фондовете.

Във Франция съществува уеб сайтът CHAN. Той предоставя на ползвателите седем електронни търсачки. А проектът BORA е изпълнен така, че да се превърне в национален информационен портал за описание, хармонизиран с ISAD(G), за всички архивни източници на френските публични служби, като дава възможност на читателите да локализират интересите си директно в Интернет. Сега програмата включва два поделемента: частни архиви и фотографски източници. Тя може да се разшири с поземлени регистри, граждански регистри, нотариални архиви.

В Италия се разработва проект IMAGO II, който прехвърля в дигитален формат четирите тома на Пътеводителя на държавните архиви на Италия, публикувани между 1981 и 1996 г. Той съдържа кратки описания на всички фондове, пазени в повече от 100 италиански държавни архива. Що се отнася до проекта ARCHIVI portal, по него се работи от 1997 г. Той предоставя информация за архивите, действащи на италианска територия.

В Холандия се работи по проекта DTNA. Проектът е създаден в резултат на желанието на Националния архив да дигитализира всички справочни издания на хартиен носител, които сега са налични в неговите читални, около 5000 броя.

В Полша програмата SEZAM предоставя информация за хранилищата на Националния архив, за архиви на научните институции, на полски задгранични институции. Архивното описание в програмата е хармонизирано с ISAD(G). Могат да се дадат още десетки примери. Повечето европейски държави имат по няколко такива проекта, които са достъпни в Интернет, и същевременно непрекъснато се допълват, усъвършенстват и пр.

2д. Практически аспекти на достъпа: стандарти за читални

Предложени конкретни действия:

1. Да се проучи и обсъди предложеният стандарт за читални за архивните служби в Европейския съюз.

2. Да се координират мерките срещу кражби на архивни документи.

Бъдещи насоки:

3. Да се проучат възможностите за създаване на съпоставими стандарти за читални и въвеждането на общи читателски карти за архивите в страните членки на ЕС и на европейско ниво.

4. Да се проучат възможностите за създаване на виртуални читални.

5. Да се засили използването на архивите онсайт и онлайн.

6. С оглед развитието на план за действие за координирани мерки срещу кражби на архивни документи се смята, че ще са необходими 30 000 евро (специализиран персонал за 1 година).

1. Стандарти за читални

1.1. Първоначално ориентиране

В Националния архив на всяка страна членка на ЕС трябва да има уеб сайт с обща информация за потребителите. Досегашната практика показва съществени различия, поради което се налага общ формат за представяне на информацията, полезни данни за работно време на архивите, адрес, достъп и формалности, възможности за предоставяне на копия, издания на архива за продажба и пр., както и за наличието на пътеводител за архивохранилището. Следващата стъпка трябва да бъде онлайн справочник за европейските архиви – за всички европейски архиви и техните хранилища.

1.2. Работно време

Препоръчително е работното време на читалните на националните архиви да бъде 40 часа седмично. Това все още не е уеднаквено, в някои от страните членки работното време е 26, а в други 61 часа на седмица. През цялото работно време трябва да е налице квалифициран персонал, способен да гарантира професионални услуги на ползвателите.

1.3. Формалности за достъп

Тенденцията е всеки да имат достъп до архивите чрез Интернет. Това обаче още не е възможно навсякъде.

Обща практика е да се регистрират посетителите, като регистрационната система може да е ръчна или електронна и трябва да е съобразена с националното законодателство. Използването на данните за статистика трябва да бъде обяснено на посетителите. Необходимо е постепенно преминаване към общи правила на достъпа за целия Европейски съюз.

1.4. Ограничения за достъп

Що се отнася до достъпа до архивите, много важно е отношението към всички ползватели да бъде еднакво. Не може да има ограничения поради националност, образование, тип на изследването и пр., но в някои страни все още има групи архиви, които не са достъпни за чуждестранни изследователи.

Достъп може да се откаже поради официални правила, законодателни причини или поради необходимостта от запазване на оригиналните документи. Всички правила трябва да се обяснят внимателно на ползвателите. Трябва да е съвсем ясно, че разрешението за четене не означава автоматично разрешение за издаване на копия. Не бива да се разрешава използване на дигитални камери, преносими скенери, GSM камери и пр. В някои случаи е препоръчително четенето на документи в специална защитена зала.

1.5. Използване на документи

Регистрирането на читателите и ползваните от тях документи е важно за откриването на изчезнали документи. Много архиви ограничават броя на единиците, искани едновременно. По-добре е да се ограничава броят на документите, с които читателят работи едновременно на мястото си — те не бива никога да са повече от три. Същевременно всяко читателско място трябва да позволява достъп до електрическата мрежа, за да може да се използва лаптоп.

1.6. Защита на оригиналните документи

За защитата им могат да се прилагат различни мерки, например писане само с молив, работа с предпазни ръкавици, използване само на лаптоп и пр. Силно увредените документи трябва да се четат само на микрофилм, като се внимава при изготвянето на копия. Фотокопирането на документи трябва да се замени със сканиране. Много важно условие е температурно-влажностният режим в читалните.

1.7. Справочници

Справочниците са изключително важни при работата с архиви. Отсъствието на справочни издания не може да се използва като оправдание за отказ на достъп до документите. Много важно е справочниците да могат да бъдат използвани не само в читалнята на архива, а и на други места, каквито за момента са библиотеките и Интернет. За много важни архивни сбирки или много важни архивни служби трябва да има справочници на два или повече езика.

Достъпът до електронните документи е нов проблем за посетителите на читалните. Препоръчително е персоналът да може да дава инструкции по практическата страна на използването в тези архиви.

1.8. Услуги за читатели

Традиционно, архивите осигуряват информация и предоставят копия при поискване. С въвеждането на Интернет и електронната поща тези услуги значително еволюираха. Днес, освен традиционните начини за поръчване на документи, все по-често поръчки се приемат чрез имейл. Въпросите обикновено са такива, че читателите могат да очакват бърз отговор. Наложителен е консенсус за това, докъде могат да стигат услугите за читатели.

Репродуциране, традиционни продукти, дигитални копия и сканирани копия се правят от всички национални архиви. Онлайн информацията за възможностите, цените и начините за поръчване на копията трябва непрекъснато да се осъвременяват и допълват. Важно е да се посочат и санкциите при публикуване на документ или изображение, без да се спомене източникът. Обикновено работното време на отдела за репродуциране трябва да съвпада с това на читалнята. Необходимо е да се изработят процедура и специални цени за изключително спешни поръчки.

2. Борба срещу кражбата на документи

Голяма част от архивните документи имат търговска стойност. Това налага изработването на специални мерки за опазването им и представлява сериозен проблем.

Този феномен се дължи на редица причини. През последните десетилетия нараства броят на читателите, които използват архивни документи. От друга страна, пазарната стойност на документите предизвиква увеличаване на криминалните посегателства. Нараства търговията с автографи.

Днес съществува специално разработена Интернет мрежа за специалисти. Чрез нея се събират данни за кражбите, търговците или колекционерите на откраднати богатства, професионалисти със съмнителна репутация, които могат да осигурят пазар на колекции, откраднати от публичните архиви. За съжаление това може да стане и с участието на корумпирани професионалисти.

2.1. Мерки за сигурност в читалните

В читалните могат да се използват различни мерки за сигурност, като се започне още от архитектурния проект. Читателите трябва да носят лични документи и да са получили разрешение за работа; при работа трябва да им се дават копия от оригиналните документи. Има още редица мерки, които могат да се предприемат за сигурността в читалните и документите. Става въпрос за камерите за наблюдение, измерването на хартията, внасяна в читалните и изнасяна оттам, и пр.

Препоръчва се читателите винаги да се легитимират с читателските си карти със снимка, когато получават исканите документи внимателно да се записват всички архивни единици, като този опис се пази, за да може дори след време да се знае, че даден документ е бил използван от определен читател. Персоналът в читалнята трябва да наблюдава читателите непрекъснато и директно. Колкото по-детайлен е описът на документите в архива, толкова той е в по-голяма помощ при намиране на откраднатите документи.

2.2. Превенция срещу кражби и нелегална търговия с архивни документи

За тази цел могат да се предприемат редица мерки:

— задължение продавачите на антики да вписват в регистър стоката си и нейния произход;

— изискване в нотариусите да има доклад за съществуването и местонахождението на важни частни архиви фондове или наследства;

— създаване на специализирани полицейски служби, каквито вече съществуват в някои страни;

— мониторинг на каталозите за продажби на антики;

— регистриране на използването на важни архивни документи в читалните на архивните служби;

— преференции за добронамерени хора, придобили крадени архиви и ги върнали в архивните служби.

Препоръчват се сравнителни проучвания за ефективността на различни мерки между отделните архиви, както и между архивите и библиотеките. Необходим е обмен на информация за кражбите и крадците.

Особена опасност съществува за частните архиви, които не са предадени за съхранение в публичните архиви. В някои страни съществува пазар за продажба на частни архиви. Но при продажбите на антики често се откриват документи, откраднати от публични архивни служби.

Борбата с кражбите в архивите на национално и европейско ниво става все по-сериозна. Опитът на Дирекцията на френските архиви показва, че липсва подготовка на персонала за реакция в случаите на кражби или когато е необходимо да се предяви съдебен иск. На практика, дори и когато документите несъмнено принадлежат на националното наследство, те не могат да бъдат изискани, ако са изнесени за продажба зад граница. Европейският съюз изработи директива, която насърчава предявяването на подобни искове за случаи, когато документите са напуснали страната на произхода си след 1993 г. Практически обаче е невъзможно да се докаже кога точно един документ е напуснал своята страна, с изключение на залавяне на местопрестъплението.

Опасността идва оттам, че за да избегнат предявяването на иск от засегнатата страна, безскрупулните търговци изнасят документите за продажба в чужбина, което още повече намалява възможностите за действие на архивната администрация.

2.3. Европейско сътрудничество

Наложително е все по-широко сътрудничество между архивните институции и привличане на общественото мнение върху проблема с кражбите на национално богатство.

Това сътрудничество трябва да се основава на следните елементи:

— обмен на точна информация за местното законодателство на всяка страна членка относно предявяване на иск в случай на откраднат документ;

— създаване на европейска база данни за откраднати документи по образеца на базата данни за откраднати предмети на изкуството;

— сътрудничество между архивните служби, юридическите и полицейските власти, с цел прекъсване на мрежите на търговците на откраднато богатство;

— съвместни действия пред европейските правителства за привличане на вниманието им към проблема и съвместно търсене на начини за по-ефикасна защита на националното богатство.

3. Европейска читателска карта

Преди да посети архива всеки читател трябва да се легитимира, след което получава читателска карта. В повечето случаи тази карта служи за влизане само в един архив, като някои страни експериментират с универсална читателска карта, която да се използва в няколко архива. Европейската група на архивистите трябва да проучи възможностите за създаване на минимален стандарт за читателска карта в архивите на страните членки.

4. Към виртуални читални

Все повече са случаите, когато ползвателите на архиви започват работата си в Интернет. Важна стъпка в улесняването на работата им ще бъде създаването на европейска виртуална читалня, като терминът се използва за обозначаване на онлайн използване на цялата съвкупност от архивни документи, а не само на електронните документи. Началото се крие в онлайн достъпните справочници, а в бъдеще ще се стигне до използване на самите документи. За тази цел единен европейски формат ще бъде твърде полезен. (вж. глава 2в «Онлайн достъп до документите и архивите и нови изследователски възможности».

5. Образователни нужди на архивите

В зависимост от културните традиции на страните, архивите съсредоточават в себе си образователни инициативи като изложби, посещения, обиколки с гид, публикации и курсове. Като прави разлика между различните групи потребители и адаптирайки продуктите си към интересите на тези групи към по-широка публика, архивът може да привлича все по-широки кръгове от читатели. Специално младите хора, които обикновено проявяват интерес към исторически и други проучвания, биха могли да намерят отговори на въпросите си в Интернет. Архивните школи могат да помогнат с онлайн курсове и документи, които са на разположение в класните стаи. Крачка напред ще бъде създаването на «исторически пазарен площад» или интерактивен уеб сайт, където всеки професионалист или аматьор изследовател може да вмъкне своите наблюдения, транскрипции, индекси, препоръки към други справочници.

Засилването на обучението е крайно необходимо. То е важен път към създаването на контакти между гражданина на Европа и европейското архивно наследство в различните страни членки.

2е. Експертиза и подбор на документите

Предложени конкретни действия:

1. Да се организират посещения и периодичен обмен на информация относно експертизата и подбора на документи между заинтересованите архиви на страните членки на ЕС и институциите на ЕС, като фокусът се постави на документите на ЕС.

2. Да се осъществят проучвания относно експертизата и подбора на документите в страните членки на ЕС въз основа на мултидисциплинарния подход.

3. Да се разпространят заключенията за решенията в областта на експертизата на документите на национално и европейско ниво (например, чрез INSAR (Европейски архивни новини).

Бъдещи насоки:

4. Да се проучи възможността за развитието на национален и/или европейски модел за подбор на документите.

Увод

В националните законодателства съществуват значителни различия, и по-специално в дейността на Националните архиви относно експертизата и подбора на документите. Във времето на невероятно разширяване на административните, социалните, икономическите и пр. процеси вътре в Европейския съюз, европейските препоръки ще бъдат много полезни при разширяването на тази област от дейността, за да се подобри качеството на експертизата и в архивите да се възприемат колективни стратегии, основани на широки научни изследвания върху процеса на създаване на документите.

В повечето от страните членки на ЕС политиките на комплектуване на архивни документи са решени на национално ниво, но Европейският съюз определя своя собствена политика. Сътрудничеството между всички заинтересовани страни членки и Европейската комисия с оглед координиране на Европейската стратегия с националните стратегии, в рамките на Интернет сайтовете или чрез други методи, ще бъде твърде положително.

Всички страни членки на ЕС използват техники-модели. Трудно е да се твърди, че тази практика е наистина ефективна или необходима. Изследвания и дискусии в рамките на INSAR ще бъдат много полезни, тъй като залогът е висок, специално при експертизата и унищожаването на електронните документи.

Закон и наредби в областта на експертизата и подбора на документите

В повечето европейски страни общите принципи за защита, съхранение и архивиране на документи се определят от архивното законодателство. Все пак законовите разпоредби се отнасят главно до прехвърлянето на материали с историческо значение в националните архиви за постоянно съхранение. Общо те не са много прецизни по отношение на критериите за подбор, при разпределянето на отговорностите и в процесите на експертиза и подбор.

Областите на дейност на националните архиви варират в различните страни:

— в някои страни националният архив е отговорен за управлението на целия жизнен цикъл на публичните документи и архиви, в други — отговорността на създаващата институция или организация свършва с прехвърлянето им за архивно съхранение, като архивът има по-големи или по-малки права относно експертизата и съхранението на тези документи и архиви;

— в някои страни отговорностите на националния архив не покриват цялата страна и засягат само документите и архивите на централната власт, като местните власти имат свои собствени закони и наредби (това изобщо не се отнася само за федералните държави);

— в някои страни принципите и процедурите по експертизата на документите на законодателните органи са изключени от контрола на националния архив; подобен е случаят и с документите на министерствата на отбраната и външните работи;

— съществени различия съществуват в националните закони, свързани с експертизата и подбора на документите, създадени от органите, които осъществяват публични задачи, като училища, научни институти, частни лица или политически партии;

— в някои страни практиката за управление на документите извън архивните служби или в координация с тях е развита, в други не, което води до големи различия в методите и процесите на експертиза.

Подобно на Закона за архивите, който поставя началото на стандартите от общ характер, някои страни имат други закони, които регулират принципите на съхранението на различните видове документи и които трябва да се имат предвид от националните архиви, дори когато не са свързани с развитието на законодателството. Във всички страни специални грижи се отделят на публичния регистър на документите (регистри за раждане, бракосъчетания и смърт). По-рядко отделни наредби са свързани с данъчните документи или с документи относно природната среда, пенсионното осигуряване, здравното осигуряване, работната сила, публичните статистики и пр. Става ясно, че Националните архиви не винаги прилагат приетата през 1995 г. директива на ЕС за защита на данните в националното законодателство, независимо от подчертаната необходимост от създаване на условия за запазване на личните данни за исторически, статистически и научни цели.

Методи на експертиза

Процесът на оценка на актуалните или потенциални постъпления решава дали те имат стойност, за да бъдат проучвани дълго време, дали заслужават разноските по съхраняването им в архивите и пр., или с други думи, експертизата е фундаментален процес, защото определя кои документи ще бъдат пазени и кои унищожени.

Има редица методи на експертиза. Основните стратегии, използвани за управление на експертизата са: изготвяне на опис, каталогизиране, функционална експертиза.

Първият подход изисква преглед и описание на всички документи, създадени от административните или еквивалентните органи. Описанието включва информация за това кой и защо е създал документите, както и информация за използването и съдържанието на документите. Веднъж описана, информацията се анализира, за да се определи минимален срок на задържане и идентифициране на документите с потенциална постоянна стойност. Фокусът обикновено е върху самите документи. Този подход, широко развит във всички страни, води до игнориране на връзките между отделните институции и техните документи.

При втория подход първоначалните усилия са насочени към определяне на относителната значимост за бизнес функциите и съответните дейности на правителствената организация. Функционалната оценка започва на високо ниво в институцията и е насочена към организацията и функциите, независимо от административните граници. Единственият резултат е идентифицирането на функционалните бизнес единици. Архивистът трябва да идентифицира и оцени документите, създадени в рамките на тези единици. Този подход бе приет в много европейски страни в различни форми. В някои страни (Германия, Франция и редица централноевропейски и източноевропейски страни) функционалният подход бе разширен извън функциите на организацията за общо определяне важността на функцията за обществото. Този разширен функционален подход води до по-голямо внимание върху информационната стойност на документите и архивите.

Всъщност в повечето страни двата подхода се използват едновременно. А в някои страни има национални стратегии, които се стремят повече или по-малко да включат частните институции и лица в административната, законодателната, политическата, икономическата, социалната, религиозната, научната, културната и спортната област.

Все пак съществуването на европейски програми и институции неизбежно влияе върху националните политики на архивите в страните членки на ЕС. Всяка страна развива собствена стратегия за експертиза на документите, без да се интересува от това какво е направено в същата област в други страни или в Европейските институции. Координацията и хармонизацията на стратегиите ще допринесе несъмнено за организирането на общото европейско архивно наследство и ще доведе до хармонично съвместно съществуване между националните архиви и тези на институциите на Европейския съюз.

Подбор на образци на документи за съхранение/Експертиза на електронни документи

Подборът на образци на документи за съхранение е форма на експертиза специално при големи серии от документи. Той е насочен към анализ (независимо дали се използват статистически методи или не) на създателя на документите, неговите задължения и цели, оперативната мрежа, формата, функциите и съдържанието на документите.

Образецът на документ за съхранение не се свързва с постоянното съхранение. Той е основа за характеристиките и съдържанието на масивите от документи. Смята се, че това е приемливо за целите и методите на бъдещите изследвания и ще представлява интерес от изследователска гледна точка.

Основен проблем при подбора на образци на документи за съхранение е избирането на правилната техника и определянето на границите й. В по-голямата си част методите, които се прилагат са:

— систематичен (или цифров) метод — отнася се до техниката, когато първоначалното подреждане е произволно и след това работата продължава през определени интервали, които са пропорционални по отношение на подреждането и основата; този метод е един от най-използваните методи поради неговата механична опростеност;

— хронологически метод, където датата на документа е водеща;

— произволно подреждане, основан на употребата на цифрови таблици.

Други методи са:

— азбучен (за лични документи);

— топографски, според типовете архиви и сериите; както и технически, свързан с различни сфери (създатели, територии и пр.);

— по рождени дати, използван от северните страни въз основа на принципа, че документите на лица, родени на определена дата от всеки месец, се отделят за постоянно съхранение;

— качествен, целеви или селективен метод, характерен с обективността си.

В експертизата и съхранението на документите някои методи са по-често използвани от други — едновременно или последователно.

Подборът на образци на документи за съхранение е възможност, която се прилага когато:

— съдържащата се в документа информация е относително малка;

— документите са относително еднотипни по отношение на формата и частично по отношение на съдържанието;

— обемът на документите е голям.

В последния случай необходимостта от подреждане се появява, когато повечето от документите се пренасят в електронна среда. Теорията за експертизата едва започна да разглежда въпроси като експертиза и подбор на електронни документи. Мнозина архивисти изглежда смятат, че различните подходи при експертизата на последните не са наистина необходими, с изключение на времето, за което могат да се предприемат ефективни действия за подбор и запазване на документите.

Все пак в тази област са нужни още много изследвания във връзка с подбора на документите на хартиен носител и експертизата на електронните документи.

2ж. Управление на архиви и документи

Предложени конкретни действия:

1. Да се подкрепи европейското сътрудничество в областта на управлението на документите и архивите, особено DLM-дейностите (виж част 5б «Интердисциплинарно сътрудничество в електронните архиви: DLM-форум, норми, най-добри практики»).

2. Да се развие обучението за административните служби и потребителите в областта на управлението на документите и архивите, с особено внимание върху жизнения цикъл на документите.

3. Да се предложат мерки, които ще допринесат за по-доброто разбиране на различните административни традиции в Европа.

Бъдещи насоки:

4. Да се проучат възможностите за прогресивно разрастване на професионалните дейности в областта на управлението на документите и архивите.

1. Защо трябва да се координира управлението на документите и архивите?

Координацията и ефективността на управлението на документите и архивите са важни за административната ефективност, прозрачността, законността, за ефикасността на информационната служба и съхранението на европейското архивно наследство.

1.1. Определения

Съществуват голям брой определения за управление на документ (и архив). Международният стандарт за управление на документите ISO 15489 съдържа следните важни елементи: поле на управлението, свързано с отговорност за ефикасността и систематичния контрол на създаването, поддържането, използването и подреждането на документите, включително процесите на запазване и поддържане на данни и информация за бизнес дейностите и преобразуването им в архиви.

Управлението на архивите традиционно покрива историческата част от жизнения цикъл на документите. Управлението на архивите включва грижите, определени, за да бъдат документите съхранявани постоянно и пренесени в архивните институции. Преди да се осъществи прехвърлянето им в архив задължението за опазването им трябва да се поеме от администрацията, която ги създава. Концепцията за архивно управление обикновено включва подреждането и каталогизирането на архивите, информационните услуги, свързани с тях, сградите, оборудването. В страните, в които концепцията за архивите включва и текущите документи, архивното управление може да обхваща функции, които фактически са функции по управлението на документите.

Концепцията за жизнения цикъл е важна във връзка с управлението на архивите и документите. Жизненият цикъл обхваща четири основни фази: създаване или получаване, поддържане, използване и унищожаване (т. е. унищожаване или пренасяне в архивна институция) на документите. Вместо жизнен цикъл, понякога се използва терминът континуум/неделимост, за да се подчертаят взаимоотношенията между частите.

Трябва да се подчертае, че в много страни управлението на архивите е (със или без задълженията по управлението на документите) част от функциите на административните органи, а не на архивните институции.

1.2. Необходимост и ползи

Съществува тенденция на управлението на документите и архивите да се гледа като на отделна функция, с напълно различни цели. Днес това разделяне не се поддържа.

Появата на електронните информационни системи и материали наложи необходимостта от координация. Ако архивните съображения не се взимат предвид, когато се планира и създава системата, дългосрочното съхранение и използването на електронните документи може да се окаже невъзможно. Експертизата и класификацията, като техники за дългосрочно съхранение на информацията в електронна форма, както и потенциалната нужда от принтиране (хартия, микрофилм) за дългосрочно съхранение, са сред начините, които трябва да са част от планирането. Ако те бъдат включени в по-късен етап, решението ще бъде сложно и трудно. С оглед революцията в информационните технологии, много от архивите на традиционен носител, т. е. на хартия, нарастват постоянно. Ако няма координация при управлението на документите и архивите, последствията може да бъдат катастрофални. Когато документите се регистрират и запазват по време на активната фаза, това има фундаментален ефект върху достъпа и унищожаването по-късно. С оглед експертизата и унищожаването, запазването на много документи през жизнения им цикъл е от основно значение. Ако документи, които имат различен период на съхранение се пазят заедно, работата за идентифициране и отделяне на онези с постоянно значение за архивно съхранение ще бъде много трудоемка. Системата за съхранение на документите трябва да е съобразена със структурата на сериите документи и други масиви от записана информация. Основната структура в архивите трябва да се изгради в ранните фази на жизнения цикъл на документите. Номенклатурата на делата трябва да бъде използвана за постигането на тази цел. Освен че подпомага експертизата и унищожаването, тя позволява да се избегне скъпото пренареждане на документите в историческата им фаза.

Съществуват определени предимства, които са резултат от координираното управление на документите и архивите. Те са:

— прозрачност, свобода на информацията, подчиняване на закона:

Управлението на документите и архивите има важна роля при реализирането на административната прозрачност и принципа на свобода на информацията. Ако документите и архивите са в лошо състояние, правото да се работи с тях може да се превърне «в мъртва буква», т. е. в правило, което не се прилага. Това спазване на закона се отнася също и за институциите при всички етапи от жизнения цикъл на документите, което означава, че координацията на управлението на документите и архивите е от жизненоважно значение.

— административна експедитивност, добро изпълнение на информационната роля, намаляване на разноските:

Внимателно планираното и премисленото управление на документите и архивите увеличават административната експедитивност и намаляват разноските. Информацията се намира много по-лесно в архивите (текущи и исторически), когато те са добре подредени, снабдени с достатъчен брой справочни издания и прочистени от документи, чийто период на съхранение е изтекъл. Добрата работа е от полза за външните и вътрешните ползватели, т. е. за администрацията и гражданите. Снижаването на разноските е свързано с по-бързи услуги, намаляване на масивите от документи (унищожаване) и по-добро управление на електронните системи и материали (скъпите ретроспективни мерки могат да се избягват). Управлението на документите и архивите трябва едновременно да следва постигането на тези цели.

— Европейско архивно наследство:

Сътрудничеството при управлението на документите и архивите е необходимо, за да се съхрани европейското архивно наследство. Част от документите, създадени от административните органи и други организации, създаващи архиви, ще бъдат съхранявани постоянно за научни, правни и културни цели. Целият жизнен цикъл на документите трябва да се планира предварително, за да се определят онези, които ще се прехвърлят за съхранение в архивите, съгласно предварително определени правила, на хартиен носител, в електронна или мултимедийна форма.

2. Състояние на управлението на документите и архивите в страните членки на ЕС

Що се отнася до връзките на управлението на документите и архивите в публичния сектор, положението в отделните страни членки на ЕС е различно. Ролята на националните архиви по отношение на ръководството и контрола на административните власти в областта на управлението на документите също е различна. Това се дължи на административните и архивните традиции, които се отразяват в законодателството на съответната страна.

В някои страни членки архивното законодателство и свързаните с него съдържат директни указания за управлението на документите. Редица архивни закони съдържат елементи, които са приложими към управлението на документите, въпреки че липсват директни препратки към него. Архивното законодателство в различните страни обикновено възлага на съответните национални архиви (или подобен орган) да ръководят и контролират административните власти по архивните въпроси, включително управлението на документите или отделни негови аспекти. Управлението на документите може да се регулира със специални закони, декрети или министерски постановления. В някои страни законодателството, свързано със свободата на информацията, набляга на значението на управлението на документите.

Голямо е разнообразието сред страните членки по отношение на законодателната основа и статута на управлението на документите. Съществува ясна тенденция към разширяване на позициите на управлението на документите и определяне на техните връзки с архивното управление. Някои ще кажат, че дори съществуващите законови рамки варират, след като дават възможности за развитие на управлението на документите и координират архивното управление.

В областта на обучението за управление на архиви и документи съществуват много различия между страните членки. Архивното обучение и образование са добре развити в редица страни. Състоянието на управлението на документите изглежда е добре развито. Често то е включено в различна степен в програмите за архивно обучение, но в различните страни то все още търси своето място в полето на образованието. Това особено се отнася за висшето образование.

Координацията на управлението на архивите и документите е важна част от програмите за обучение и от образователните програми. Основните принципи и методи трябва да се разделят между двете, взаимносвързани професии: архивист и деловодител (document manager).

Част 3. Ролята на архивиста през 21. век — архивно обучение, признаване на дипломите по архивистика

3а. Ролята на архивиста като пазител на паметта на обществото

Предложени конкретни действия:

1. Да се издигне принципът, че архивистите през 21. век трябва да обхващат в дейността си целия жизнен цикъл на документа.

2. Да се организират образователни посещения и/или пътувания за обучение на архивистите от страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

3. Да се развие в бъдеще ролята на архивиста като пазител на паметта на обществото в съответствие с професионалната етика сред страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

4. Да се подкрепят действия, които ще подобрят достъпа до колективната памет на обществото в Европа.

Бъдещи насоки:

5. Да се разшири ролята на архивистите в общоевропейското сътрудничество с представители на други дисциплини, включително с експертите по информационни технологии и други специалисти по информатика.

1. Обществото и архивистът през 21. век

Както вече бе обсъдено в Част 1 и Част 2 на този Доклад, архивите играят фундаментална роля в обществото чрез четири ключови функции, дефинирани по време на XXXV Международна конференция на Кръглата маса на архивите, CITRA, 2002 г.:

а) Те гарантират функционирането на публичните, частните, административните и търговските организации;

б) Те съхраняват паметта на обществото, като осигуряват източници за неговата индивидуална и колективна история;

в) Те осигуряват на индивидите и държавата доказателства, които им позволяват да упражняват правата си;

г) Те позволяват на гражданите да упражняват правото на достъп до официална информация и на правителствата да отчитат дейността си.

Чрез проучване на мненията и от други източници се знае, че общественото мнение в много страни на Европейския съюз оценява високо архивите, асоциирайки ги с паметта и историята. Парадоксално е, че за мнозина това позитивно схващане не се основава на опита «от първа ръка» при посещение на архивните институции. Публиката гледа на архивите като на част от колективната памет и източник за изучаване на миналото. Колкото и да са важни тези функции на архивите, те представляват само част от мисията на архивиста. Архивистът през 21. век трябва да осигури не само документите и архивите, да ги създава и управлява като факт, който служи на отговорността и паметта, но той трябва да работи за благонадеждността и сигурността на документите и архивите, които да гарантират вярата в бъдещето на обществото. Архивирането, т. е. всички дейности, от създаването и управлението до използването на документите и архивите, означава трансмисия на автентични факти за човешката дейност и опит през времето.

До каква степен може да се говори за ролята на архивиста и функциите на архивите? Архивното законодателство общо съдържа неспецифични обяснения за ролята и задълженията на архивиста. В много страни ролята на архивиста е дефинирана в наредбите, свързани с националните архиви или националните архивисти. Етичният кодекс на Международния съвет на архивите, както и множество наръчници и документи на професионалните асоциации трябва да уточняват или съдържат потенциалните функции или роля на архивиста. Те могат да обобщават както ролята на архивиста като пазител на паметта на обществото (свързано с посочените по-горе ключови функции «а» и «б»), така и като осигуряващ автентична информация за публиката в подкрепа на демократичността, отчетността и доброто управление (посочените ключови функции «в» и «г»).

2. Ролята на архивиста като пазител на паметта на обществото

Тази роля е много по-богата от дейността му на попечител на архивите, създадени от публичната администрация, и при дейностите, свързани с правителствените архиви (виж: Част 1в). Паметта на обществото не е съсредоточена само в архивите, тя е скрита в огромен брой източници от местната, регионалната или националната памет и история, от историята и идентичността на политическите, религиозните и другите социални групи, от житейските истории на лицата и семействата. Архивистите събират, пазят, описват и обогатяват културната памет. Чрез професионалните общности обогатената роля на архивиста през 21. век ще го превърне в посредник или творец на културната памет.

3. Професионални асоциации на архивистите през 21. век

Поради спецификата на документите и архивите, архивистът е изправен пред етични предизвикателства, произтичащи от конфликтните интереси на правителствата и гражданите. В работата си архивистът трябва да търси връзка и да разчита на професионалните асоциации. Тези асоциации трябва да са самоуправляващи се и да са независими от публичните архивни власти. Ще бъдат поощрявани както създаването на професионални асоциации във всички страни членки на Европейския съюз, така и сътрудничеството между тях. В архивното законодателство (вж. Част 2) ще се включат специални препоръки за обществената роля на архивиста. Трябва да се положат усилия за решаване на професионалните етични въпроси от гледна точка на архивиста и, когато това е необходимо, чрез подкрепата на архивните асоциации в страните членки на ЕС.

3б. Архивистът като доставчик на автентична информация и връзките му с публиката: разширяване на демокрацията, отчетността и доброто управление

Предложени конкретни действия:

1. Да се организират учебни посещения и пътувания за обучение на архивисти в страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

2. Да се насърчава обменът на професионална информация и опит чрез конференции, семинари и срещи по отчетността и доброто управление.

Бъдещи насоки:

3. Да се проучи как професията на архивиста може да допринесе за реализирането на социалните, икономическите и човешките права в Европейския съюз.

1. Ролята на архивиста за предоставянето на автентична информация и връзките му с публиката

Предоставянето на информация от архивите превъзхожда предоставянето на данни, което може да се получи при натискането на компютърните бутони. Хората търсят информация, която може да ги свърже с други хора. Те използват Интернет, за да се свържат със «сериозно съдържание», което да осмисли собственото им минало, настояще и бъдеще. Архивистът е призван да покаже, че в това отношение архивите не само присъстват в Интернет, а притежават далеч по-богати възможности. Архивите доставят данни за публичната сфера, където хората се срещат, протестират, дискутират, обменят информация и използват информация в техния критичен диалог в рамките на гражданското общество.

Архивите, библиотеките, музеите и другите институции на паметта са свързани с интелекта и спомените на хората. Но това, което отличава архивите от другите институции на паметта е, че индивидуалната, организираната и колективната памет, която съхраняват, не се определя от границите на културното наследство, тя е разположена по оста на доказателствата, в продължението на целия жизнен цикъл. Документите и архивите въплъщават връзката между събитията, отговорността и паметта.

2. В помощ на демокрацията, отчетността и доброто управление

Без факти няма отчетност и няма памет. Отчетността и паметта живеят в документите и архивите, защото документите и архивите са факти, отразяващи деянието и неговата законосъобразност. Те са доказателства за отделни исторически факти, части от самите събития, които могат да бъдат проследени в миналото, въплътено в документите и архивите и техните архивни характеристики. Документите и архивите служат като доказателства за направеното в миналото и като доказателства за външното въздействие и индивидуалната памет. От една страна те подпомагат отчетността, а от друга паметта. Архивисти и архивни служби трябва да отбележат в публичните си програми тези двойни доказателствени качества на архивите, защото често те остават скрити за обществото, в сравнение например с общоизвестната културна стойност на архивите.

Откритостта е предпоставка за отчетността и доброто управление (вж. част 2а). Европейският парламент подчерта: «Откритостта дава възможност на хората да участват пряко в процесите на вземане на решения и гарантира, че администрацията действа законосъобразно и е ефикасна и отговорна пред гражданите в демократичната система». Един от пътищата за постигане на откритост е отварянето на документите и архивите, както е посочено в част 1в и 2а, за да се проследи какво е направено и как. Архивистът трябва да улеснява достъпа, но и да уважава неприкосновеността на личността, която е субект на документите и архивите.

3. Предизвикателства пред архивиста през 21 в.

Ролята на архивиста в страните членки на ЕС нараства. Новите социални приоритети и новите технологии са основните фактори, които обуславят това нарастване на ролята на архивиста през 21 в. Промените в социалните очаквания към ролята на архивистите през 21 в. нарастват, ограничаването в рамките на място, време и начин «в епохата на достъпа» и при наличието на модерна информация и комуникационни технологии вече са невъзможни. Тези факти увеличават очакванията на гражданите за свободен достъп до автентична информация 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата, независимо от всичко.

Наскоро стотици граждани в новите страни членки на ЕС откриха публичните архиви като източник на доказателства, позволяващи им да затвърдят и упражнят своите граждански и човешки права. Тази роля бе по-слабо видима в другите страни и още не е достатъчно възприета от обществото като важна функция на архивиста.

Предизвикателство за архивистите, особено в новите страни членки, които упражняват наскоро придобития социален престиж (като доставчици на доказателства в подкрепата на човешките и гражданските права), е да засилят и развият другите си роли. Освен това, докато в миналото те формално се идентифицираха с режима и държавата, сега под закрилата на закона трябва да преобразят себе си в пазители на архивите на народа, от народа и за народа. Специфичен дълг на архивиста е да осигури подходящите съдържание и контекст, така че гражданите да бъдат сигурни, че информацията, която получават е автентична.

Архивистите в другите страни членки, които имат предимство пред своите колеги от новите страни членки, ще им предадат познанията си за изпълнението на ролята на пазители на паметта на обществото. Двустранната помощ между архивистите ще може да подпомогне и улесни на европейско ниво засилването на потока от информация чрез създаването на централна институция за събиране на информация, чрез развитието на насоки, чрез публикуването на най-добри практики, бизнес модели и маркетингови стратегии и пр. Това ще бъде съпътствано от симпозиуми, семинари и други срещи за обмяна на опит, заедно с дистанционно обучение. Разпространяването на познания ще се възползва от модерните информационни и комуникационни технологии.

Докладът DigiCULT, публикуван от Европейската комисия през 2002 г., съветва институциите на паметта да се ограничат до достъп и осигуряване на изворов материал. Те трябва да предлагат «услуги, които се отнасят до човешкото съществуване». Един от важните моменти, изтъкнат в Доклада, е създаването на нови средства, а не само осъвременяването на съществуващите продукти и услуги. Опитът на архивистите, библиотекарите и музейните работници и познанието им за архивите и колекциите трябва да се използват, за «да се изградят източници, богати на мултимедийна информация, които да осигуряват тълкуването и насоките, а също и допълнителен контекст» (вж. части 2б, 2в и 2г). Архивистът ще бъде включен в местни, национални и международни връзки с библиотекари, музейни работници и други «пазители на паметта» и доставчици на информация. Потребителите ще разполагат със специални виртуални читални и хранилища 24 часа в денонощието.

Новите информационни и комуникационни технологии (вж. също точка 7 и 8б на Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г.) предоставят нови възможности, но поставят и нови предизвикателства. Архивистът ще може да изпълнява своята роля чрез все по-интензивно използване на модерни информационни и комуникационни технологии. Това не означава, че архивистът трябва да се превърне в специалист по информационни технологии. Архивистът трябва да умее да използва модерните технологии (вж. част 3в), но много по-важно е да разбира стратегическото приложение на модерните технологии при осъществяването на ролята и връзките му с обществото през 21 в., както и да продължава да адаптира тази роля, за да осигури широк достъп до автентична информация за европейските граждани.

3в. Архивното обучение и нуждите на бъдещето

Предложени конкретни действия:

1. Да се организира архивно обучение и да се създаде разбиране относно полезността на взимащите административни решения и другите администратори.

2. Да се създаде основна схема от архивни компетенции за 21 в. и да се проучат възможностите за създаване на европейски модел на компетенциите в тази област.

3. Да се осъществи обучение за архивисти в съгласие с приоритетните дейности, посочени в различни части на настоящия Доклад.

4. Да се организират европейски конференции, семинари и срещи, за да се разпространяват наличните познания, най-добрите практики, насоките и останалия архивен опит в страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

Бъдещи насоки:

5. Да се проучат възможностите за създаване на Европейски център за продължително архивно обучение, който да докладва пред предложения официален комитет на архивистите на страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

6. Да се насърчава мобилността на архивистите в страните членки на ЕС.

Увод

Значението на развитието на професионалното архивно обучение и желанието да се засили европейското сътрудничество в тази област бяха изрично подчертани в Доклада на архивите на ЕС, публикуван от Европейската комисия през 1994 г. Десет години изминаха, но все още има нерешени въпроси. На практика те са пряко свързани с цялостното развитие и разширяването на хоризонтите, с непрекъснато променящите се умения, необходими на архивиста с развитието на информационното общество и всичко, което произтича от това. Някои от най-важните фактори са културата на дигитализацията и новите технологии, разнообразието от умения, изисквани от професионалистите в областта на културата, което означава технически умения, свързани не само със специфичната дейност, но и с управлението и комуникациите, с развитието на интердисциплинарни връзки и с нарастващите качествени и количествени изисквания на ползвателите на архивите.

Архивистите съзнават всичко това, но понякога срещат трудности при възприемане на промените, особено когато се опитват да определят ролята си в обществото и да запознаят обществото с ключовата роля, която могат да играят в него. Тук се крие парадокс — архивистите в която и да е страна срещат нарастващи затруднения при изпълнението на задълженията си, а в същото време прокарват в обществото мисълта, че спомагат за неговите ефективни функции. Те са навсякъде, но не навсякъде са признати.

Дали този парадокс не е една от причините за различията между системите за архивно обучение в Европа и дали точно за това трябва да се държи сметка? Липсата на последователност бе повод за размишление при определяне задълженията на съвременния архивист. Дори в страните, където архивната традиция е доста стара, структурите на местното обучение са пренебрегнати и то не само основните, така да се каже на традиционно ниво, които задоволяват нуждата от бързо развитие на професията. Това частично обяснява разнообразието от системи за обучение в отделните държави. Това са опити за постигане на признание и разширяване на необходимостта от професионалисти, които да достигнат до най-високите нива на специализация.

При тези условия Европейският съюз трябва да играе ролята на катализатор на обединените усилия в областта на реалистичните професионални системи за обучение, съобразени с местните традиции и особености.

1. Предварително обучение

1.1. Разнообразие на системите

Както бе подчертано в увода, няма постоянен модел дори на местно ниво, въпреки реалните усилия на голям брой държави. Съществуващото предварително обучение може да бъде дефинирано в съответствие с различните подходи и традиции: исторически подход, фокусиран върху преподаването на материята, едновременно с историята; административен подход, който държи специално сметка на обсъждането на управлението; професионален подход, основан на практически проучвания и на развитието на стандартите; обучение по време на работа в архивите (главно в националните архиви); интегриран подход, при който архивистиката е една от информационните науки; както и подход, свързан с цялостния жизнен цикъл на документа; акцентиране върху управлението на административните документи (или текущи архиви). В някои страни архивното обучение е поставено сред другите специализации.

Някои от тези подходи са комбинирани в единна система (Финландия), може би работят по по-практичен, централизиран и координиран начин (Холандия), други добавят нови неща във вече съществуващите системи (Франция). Понякога системата е по-ограничена (Обединеното кралство), по-съвременна (Гърция) или слабо развита (Малта, Люксембург). В повечето страни членки на ЕС има разбиране по проблема, което породи в отделни случаи размисъл и проучване, а в други се стигна до фундаментални реформи (Холандия 1996 г.). Всяка страна членка, в контекста на своята административна традиция или съществуващи системи на висше образование и налични средства, се опитва по различен начин и с различен успех да развие основно архивно обучение.

По-долу са посочени някои специфични особености, наблюдавани през последните десет години:

— В някои страни се наблюдава тенденция към децентрализация, където архивното обучение по различен начин се предлага на регионално и често на национално ниво.

— Различните нива на обучение могат да продължат от няколко седмици до няколко години и дават различна професионална квалификация от «регистриран архивист» до «квалифициран помощник». В отделни страни се изисква университетска диплома за постъпване в архивна служба като архивист, особено в публичния сектор.

— В повечето страни, където системата се е доразвила през последните десет години, университетското образование е предпочитано пред архивното училище, като последното се разглежда като следдипломно обучение.

— Връзките между архивната наука и сродните дисциплини в отделните държави зависят от финансирането или договореностите с университетите или правителствата. Връзката с хуманитарните дисциплини (история), поради тяхната същност (включително и помощни дисциплини), е обща за всички. Въпреки това, няма набелязани общи действия за създаване на катедри за архивни науки, съвместно с курсове по информатика и комуникации, т. е. с новата ориентация.

— В някои страни нарастват трудностите за набиране на студенти за следдипломна квалификация. Те предпочитат да търсят работа веднага щом завършат образованието си. Рядко се съгласяват и се назначават студенти, които имат само шест месеца или по-малко практически опит.

— Поради необходимостта от практически умения по време на теоретическото преподаване в университетите или там, където няма първоначално обучение, публичните архивни служби (националните архиви) изграждат вътрешни системи за обучение.

— Някои страни на различно ниво се обърнаха към международното сътрудничество, но много малко страни използват европейските програми за мобилност, каквато е например Erasmus. Дали архивите ще се възползват от тези програми? Може да се каже, че причината е в административните проблеми, в неадекватността на програмите или в липсата на подготовка на част от архивите да ги използват.

1.2. Развитие на програми за архивно обучение

С появата на голям брой програми за основно архивно обучение тенденциите за поставянето им в крак с практическите реалности се задълбочават. Трябва да се признае обаче, че преподаватели и създатели на програми често се оказват в доста трудно положение. Проблемът е в това, че изискванията на работодателите трябва да се съчетаят с предписанията за професията архивист. Високото ниво на професионално обучение в университетите дава възможности за работа в други области и поставя пред избор дипломантите. Бяха направени следните наблюдения:

— В повечето страни има трудности при поддържането на баланс между теория и практика в програмите за обучение. В някои институции кандидатите за поста архивист са историци, библиотекари, филолози или с дипломи от други дисциплини. Те са обучени за работата и са получили професионалните си умения чрез практиката. Младите, наскоро квалифицирани архивисти, натрупват основни теоретически познания, но нямат почти никакви практически умения. В страните членки, включително в онези, чиито архивни служби просперират, се дават твърде малки възможности за практически опит в области, като електронни документи, EAD или управление на документите.

— Очевидни са нуждите в Европа от добре обучени професионалисти на помощно ниво, но рядко има курсове за обучение на това ниво на компетенции.

— Трудно е да се намери точното равновесие между академичните курсове, фокусирани върху историческа тематика, и онези, които предлагат ново обучение, отговарящо на нуждите на развитието на професията и изискванията на работодателите, като управление на електронните документи, използване на EAD, нормативна база, комуникации и пр. Някои страни обаче с доста голям успех вече интегрират всичко това в своите програми за обучение.

— Наблюденията показват, че има поле за бъдещи дискусии между работодатели, преподаватели и професионални асоциации. В някои страни членки курсовете за обучение са резултат от общите мерки, предприети от колежи, университети и професионални асоциации.

— Трябва да се отбележи, че декларацията от Болоня уеднаквява програмите за обучение, но тя е възприета от ограничен брой страни.

1.3. Специални области: обучение по реставрация и консервация

Някои страни членки не организират специални курсове за обучение, частни или публични, в областта на реставрацията и консервацията. Това обучение се осъществява в университетската мрежа (Изящни изкуства) или от специални институции. Понякога първоначалното обучение се предоставя от самите архиви. Нивото на обучение и дипломите също са на различно ниво, в някои страни се организират курсове на основно или междинно ниво. Повечето от националните архиви имат отдели за консервация и реставрация, което изисква специализиран персонал. Съществува и тенденция тези дейности да се възлагат на частни компании извън архивите.

Трябва да се отбележи, че самите архивисти не винаги имат основните познания за прилагане на най-обикновени мерки за реставрация, като контрол на условията на средата или преценка на въздействието им върху документите.

2. Обучение по време на работа

При организацията на обучение в службата, както и при основното обучение липсва последователност, така че съществуват най-различни форми в отделните страни членки. В някои случаи отговорността е на работодателя, в други — институцията носи отговорност за това. Професионалните организации често са много активни в тази област. Някои университети предлагат обучение, при което използват публичните архивни служби, главно националните архиви, за практически занятия, понякога това се прави само за техния персонал. Френският национален архив, който предлага пълен курс на практическо обучение в публичните архиви на Франция, наскоро откри курс за обучение на партньори от ЕС. Засега успехите са скромни, без съмнение по финансови причини, както и поради това, че курсовете се водят на френски език. Практическото обучение понякога се осъществява в кратки сесии (което пречи на практическата организация на работата), фокусирани върху различни теми и области на работата.

3. Очаквания на страните членки за професионално обучение в контекста на европейското сътрудничество

От една страна вече е събрана значителен обем информация за очевидните различия в системите и методите на професионално обучение, от друга страна, нуждите, изтъкнати от страните членки, всъщност са почти еквиваленти:

3.1. На ниво структура и провеждане на курсовете

Страните членки посочват следните свои специфични нужди:

— Забелязана е необходимост от дефиниция и общ преглед на стандартите относно компетенциите, тъй като са налице различия в ЕС.

— Националните експерти трябва да бъдат обучавани като потенциални преподаватели. Обучението на преподаватели, използвано в смисъл на разпространяване на познания, е фундаментален и евтин начин за провеждане на обучение.

— Много държави се нуждаят от развитие на възможностите за обучение, семинари и курсове в чужбина (или международни) в различни области или възможности за обмен на познания.

— Създаване на мрежа за обмен на опит, чийто характер не е точно дефиниран, въпреки че многократно е поставян в списъците на намеренията. С оглед разнообразието от системи на местно ниво или застоя в развитието им, ще бъде трудно да се предвиди хармонизирането им на европейско ниво. Трудно може да се осъществи пълна централизация на уменията, които да се отнасят за всички.

3.2. На ниво съдържание на курсовете и осъществяване

В повечето страни програмите за обучение са недостатъчни или изобщо липсват. Явна е необходимостта от стандарти и системи, които да гарантират, че архивистът ще усвои компетенциите, необходими за модерното общество.

Две основни изисквания:

— Интерес към темите: мениджмънт, роля на архивиста в обществото, закони и законодателство (по-точно достъп до архивите, защита на данните и авторски права); към въпроси, които водят до дискусии и обмен на опит въз основа проучвания и сравнителен анализ.

— Специализирано обучение на архивистите по темите: експертиза и приемане, архивно описание, управление на документите, стандартизация (специално ISO стандартите), общо по всички теми, свързани с новите технологии и тяхното значение за архивната практика (съхранение на електронни архиви, управление на електронна информация, дигитализация и пр.). Консервацията и реставрацията също трябва да бъдат включени, тъй като според голям брой страни членки това е област, в която сътрудничеството в професионалното обучение трябва да е по-лесно за осъществяване, защото проблемите и техниките в повечето страни са еднакви.

В този случай връзката между теория и практика е неминуема: ще бъде добре да се разгледат сполучливи решения на проблемите и организационните схеми, свързани с националните приоритети.

Що се отнася до формата и методите на преподаване, формулата за провеждане на семинари и кратки курсове в чужбина или с участие на чуждестранни експерти е най-предпочитаната. Тези сесии за обучение са предназначени за специфична публика. Трябва да се държи сметка не само за засегнатите специалности, но също и за изискваните отговорности. Може би е необходимо да се помисли за следните теми:

Онлайн обучение — препоръчвано от редица страни като начин за обмяна на опит и практики, на основни познания и стандарти. Ще е полезно да се помисли как би могло то да се реализира, като се държи сметка за аудиторията, за нивото на обучението и възможностите за издаване на дипломи.

Заключение: какви са компетенциите, необходими на архивиста през 21 в.

Ролята на архивиста, както е описана в част 3а и 3б на настоящия Доклад, трябва да бъде разглеждана в цялото многообразие от програми за обучение, които ще позволят на европейските специалисти да постигнат уменията, необходими за изпълнение на техните задължения.

Профилът на архивиста от 21 в. трябва да бъде очертан според следните принципи:

— Пълно познаване на основните изисквания за управление на документите през целия им жизнен цикъл, включително превантивно съхранение.

— Умения за работа с новите технологии в областта на компютрите и комуникациите.

— Административни познания за структурите, процедурите, административните системи и документите, създавани от администрацията.

— Познания за историята на институциите и еволюцията на администрацията. Продължително усъвършенстване на комуникационните умения.

— Езикови познания по два или повече езика на ЕС.

— Отвореност към общоевропейско интердисциплинарно сътрудничество с експерти от други дисциплини и професии.

3г. Признаване на дипломите по архивистика в Европа

Предложени конкретни действия:

1. Да се организира проект, по който да се събира актуална информация за квалификациите по управление на документи и архиви в страните членки на ЕС, особено в следните области: ниво на предоставяне на квалификациите (диплома или магистратура), изисквания за записване в курсовете, продължителност на програмите, курсове по модулите за управление на документите и архивите.

2. Да се проучат съществуващите програми за постоянно професионално развитие на архивистите в страните членки на ЕС. Това проучване ще даде информация за съществуването на сертификати/регистрационни схеми и тяхното получаване.

3. Да се сравни признаването на дипломите по архивистика с признаването на дипломите за други професии в Европа.

Бъдещи насоки:

4. Да се насърчава формулирането на общи критерии и изисквания за архивни дипломи или еквивалентни квалификации в Европа.

5. Да се проучат възможностите за подготовка на архивисти чрез продължително професионално обучение и за издаване на сертификати за допълнителни квалификации.

1. Основна информация

Терминът архивист/деловодител (records manager) ще се използва тук в най-общ смисъл.

1.1. Начална квалификация

Системите за получаване на квалификация архивист/деловодител са твърде различни в Европейския съюз. Не всяка страна членка изисква този вид служители да имат определено формално образование. Някои страни членки предлагат квалификация на ниво диплома, други на ниво магистратура. Някои страни членки предлагат две нива на обучение — за онези които учат в университети, и за другите, които не завършват висше образование.

Там, където съществуват формални курсове, условията за прием варират в различните държави. Много страни членки изискват кандидатите да имат първо ниво, в други (Германия, Белгия, Франция) изискват това ниво да е само по история. Трети, като Обединеното кралство, които също изискват болшинството от архивистите да са завършили история, разширяват приемането на студенти от различни дисциплини (право, информационни технологии, филология). Някои страни членки имат специализирани институти (Испания), други организират специални курсове в историческите си факултети и Департаментите за информационни науки, където отделни елементи от курсовете могат да се провеждат едновременно със студентите по библиотекознание или информационни науки.

Продължителността на курсовете може да варира от 1 до 3 години за студенти, които имат пълен срок на обучение. Курсовете, които могат да се посещават и дистанционно, стават все по-популярни в Обединеното кралство. Курсове за архивисти и деловодители се провеждат в университета на Уелс, а обучение само за деловодители се осъществява от университета в Северна Умбрия.

В допълнение, в някои страни членки програмите за обучение по документален и/или архивен мениджмънт са част от програмите за библиотекари, както е в Гърция, където се предлагат съвместни програми за библиотечни и архивни науки, или в Обединеното кралство, където някои университети предлагат документален и/или архивен мениджмънт като единен курс или модул в програмите по библиотечни и информационни науки.

Учебните програми трябва да са гъвкави и отворени към промени и да се развиват в отговор на нуждите на архивната общност в самата страна. В Обединеното кралство, например, всички курсове сега имат задължителен модул — документален и архивен мениджмънт. Не всички страни членки имат формално архивно обучение. Те предлагат документален и архивен мениджмънт като част от общото образование, като признават нарастващото значение на подобно образование. Много страни членки признават ролята на архивиста в цялостния цикъл на управление на документа и архива и вярват, че това ще продължи да се развива. В някои страни членки мениджмънтът (персонал, бюджет, проекти) се счита като част от първоначалното образование, докато други не го приемат така.

1.2. Следдипломно обучение /Системно професионално развитие

Важен елемент от кариерата на архивиста/деловодителя е достъпът до следдипломно обучение, с цел повишаване на познанията. Тези програми трябва периодично да се преглеждат и осъвременяват, за да осигуряват възможности на архивистите да се изправят лице в лице с предизвикателствата в работата. Много страни членки признават значението на системното професионално развитие за архивистите, но не всички имат развити програми. Някои следват университетските схеми, други страни предпочитат обучението в архивното училище в Амстердам или международния архивен стаж в Париж. Трети следват програмите на своите архивни асоциации, както в Обединеното кралство, където има Общност на архивистите, предлагаща структурни програми, завършващи със сертификат. Там, където съществуват програми, те включват и новото развитие в професията (електронни документи, свобода на информацията, защита на данните и пр.). Но не всички държави имат напълно развити програми.

1.3. Сертификация/регистрация

Някои асоциации като Обществото на архивистите в Обединеното кралство и Ирландия предлагат допълнително ниво на членовете си — регистриран архивист, което се получава при завършване на структурирана програма за системно професионално развитие и представяне на доклад за работата и опита.

Секцията за професионално управление на документите и Асоциацията на архивистите в Международния съвет на архивите ICA/SPA започна наскоро работа по проект за събиране на информация за нивото на изисквана квалификация за работа като архивист/деловодител в различни страни и там, където съществуват схеми за сертификация/регистрация. Този проект е международен. Отделен проект може да се създаде за Европейския съюз.

1.4. Роля на професионалните асоциации на архивистите

Ролята на съществуващите професионални асоциации на архивистите е различна. В някои страни членки асоциацията на архивистите е сериозно ангажирана с първоначалната и следдипломната квалификация, в други ангажиментът е само на ниво следдипломна квалификация. В редица страни модернизирането на образованието в колежи/университети за обучение на архивисти изисква сътрудничество между институциите и професионалните архивни асоциации. В Обединеното кралство това е организирано на формална основа, архивната асоциация посещава всеки курс с петгодишен цикъл, за да ги акредитира. Студентите получават своята квалификация в стандартен курс, който е свързан с организационната схема, ръководена от Обществото на архивистите. Ролята на професионалната архивна асоциация може да бъде решаваща на всеки етап.

1.5. Набиране на нови архивисти

Някои страни членки постоянно са изправени пред липсата на архивисти/деловодители по различни причини. В Италия това се дължи на намаляването броя на постъпващите на държавна служба, докато в Обединеното кралство причината е свързана с трудностите по набиране на достатъчен брой студенти за курсовете за начално обучение по различни причини, включително поради промени във финансирането на студентите. Други начини за осигуряване на обучение, като разширяване на съществуващите курсове за дистанционно обучение и набиране на персонал, трябва да се проучат. Това може да доведе до назначаване на хора, обучавани в чужбина, като бъдещите трудности още не са проучени.

1.6. Възможности за бъдещо развитие

Тази част е свързана с признаването на архивната квалификация в Европа. Сред страните членки на ЕС се очертават две тенденции в тази област:

— чрез съставяне на списък на дипломите и другите еквивалентни квалификации, които всяка страна признава на национално професионално ниво. Това ще бъде относително лесно за осъществяване.

— чрез съставяне на по-детайлен списък от посочения по-горе, който включва информация за изискванията за работа и съдържанието на курсовете. Това ще позволи потенциалните образователни институции да сравнят квалификацията, така че потенциалният работодател във Франция да знае, че дипломант от курс в Обединеното кралство е квалифициран за архивист/деловодител, в същото време кандидат за работа от Германия има различно обучение за професията. Допълнителна информация може да се търси в схемите за следдипломна квалификация/регистрация, за да позволи на потенциалните работодатели да знаят какво може да постигне в допълнение към първоначалното му образование един регистриран архивист/деловодител от дадена страна членка на ЕС.

Процесът от Болоня е насочен към хармонизация на квалификациите в съответствие с посочените възможности. Очевидно има сериозни трудности, а националната традиция трябва да се има предвид. Трудностите при хармонизацията на обучението и квалификацията в Европейския съюз остават факт. По-голямата част от обучението е основана на познанието за историята, културата, законодателството и езика на страната, в която се осъществява обучението. Допълнителни фактори са различните типове обучаващи институции, различните изисквания за постъпване, различните очаквания на работодателите или професионалните асоциации, различната продължителност на програмите и различните нива на финансиране в отделните страни членки.

Създаването на система за сравнение между архивните квалификации в различните страни членки в настоящия момент ще бъде много полезно, а формалното хармонизиране на квалификациите в областта ще бъде по-комплексно. Взаимното признаване на архивните дипломи или еквивалентните квалификации ще доведе до преимущества за архивната професия, до издигане на професионалната кариера, мобилност и по-добро съгласуване на различните административни традиции в Европа.

Част 4. Съхранение и защита на архивите в Европа при бедствия

4а. Мерки за защита на архивите от природни и други бедствия

Предложени конкретни действия:

1. Да се спазва Декларацията на 25–те страни, приета на заседанието на националните архивисти в Атина през юни 2003 г., относно мерките за опазване на архивите в Европа при бедствия.

2. Да се активизират мерките за координация и обменът на опит, за да се създаде Европейска програма за предпазване от бедствия и възстановяване на пострадали документи и архиви (Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г. т. 8в 2).

3. Да се изготви кратък вариант на програмата за защита на документите в Европа и съответен план за действие, включително за специализиран персонал и технически отдели, както и специфично оборудване. Очакваната сума за 3 години вероятно ще бъде 2,8 милиона евро.

Бъдещи насоки:

4. Да се организира екип за бързо реагиране при необходимост и за предприемане на други съответни мерки.

5. Да се проучат възможностите за връзка между специалистите от централните лаборатории за спешна задгранична намеса в случай на увреждане на архиви и документи в резултат на бедствия като наводнения, земетресения, терористични актове, войни и пр.

Увод

През последните години речните наводнения стават все по-често явление в Европа. Наводненията не се ограничават в националните граници и нанесените щети не са само национален въпрос. Нарастващото обществено внимание също е фокусирано върху културното наследство, засегнато от наводнения, включително архитектурни и художествени творби от миналото. Постепенно фокусът на мерките за защита се премества върху превенцията от щети на автентични писмени или аудиовизуални документи и архиви, представляващи важна и незаменима част от Европейското културно наследство. Наводненията от лятото на 2002 г. причиниха огромни щети на архивохранилища и библиотеки, които и до днес още не са възстановени. Все още не могат дори да се изчислят разноските по възстановяването. За архивите в Европа са необходими превантивни мерки. За да се предотвратят последствията от наводнения трябва да се предвидят мерки, особено в застрашените райони, като:

— превенция от наводнения в архивите и други сгради, където се съхраняват текущи документи и архиви за целите на правителствата, правосъдието или администрациите;

— мерки за спасяване на засегнати документи и архиви и ограничаване на щетите по време на бедствия;

— възстановяване на документи и архиви, засегнати от наводнения чрез прилагане на всички мерки за съхранение.

Цели и особености на създаването на Европейска програма за защита и безопасност на архивите

Имайки предвид щетите на европейското културно наследство, посочени по-горе, е необходимо архивите в Европа да бъдат по-добре подготвени при бедствия като продължителните наводнения през 2002 г. Първоначално е необходимо, въз основа на опита и експертизите, да се премине към курсове, лекции и конференции.

Целта е да се вземе поука за бъдещето чрез общите познания и обмяната на опит, за да се сведат до минимум изключително големите щети, причинени от наводненията, като тенденцията е към пълно избягване на бъдещи проблеми.

Най-добрият начин да се избегнат щети, причинени от наводнения или други бедствия, е да се строят архивни сгради по съответните национални и международни стандарти (вж. част 4 в «Архивни сгради: стандарти и изисквания на национално и европейско ниво»).

В допълнение докладът сочи необходимостта пред архивните служби да подготвят насоки за всички институции, създаващи документи. Процедурите за предпазване трябва да бъдат в сила не само за архивите, но и за деловодствата на министерствата, съда и другите публични административни служби, защото загубата на активни документи, които са потенциални бъдещи архиви трябва да бъде предотвратена. През последните години наводненията и преливането на реките в Европа, които причиниха съществени загуби за администрацията и съдилищата, вероятно можеха да бъдат предотвратени, ако всички сгради предварително са били съобразени със специалните изисквания.

С оглед непредвидимия характер на бедствията и големите потенциални загуби, логично е да се въведат програми за защита на документите и архивите, не само на регионално или национално ниво, а и в цяла Европа. Необходимо е по-тясно сътрудничество между експертите в тази област. Съществува изискване за изграждането на Европейска интернет мрежа с цялата информация по въпроса, включително мерки за реставрация на унищожени документи или друг архивен материал. Подобна европейска инициатива ще бъде въведена в Интернет и ще се реализира обмен на следната информация:

— регистър на експертите с информация за контакти;

— информация за предприети мерки и най-добри практики в случай на бедствия;

— регистър на наличното оборудване и планове, които могат да се доставят на мястото на бедствието;

— информация за най-близките помещения с необходима техника и оборудване като сушилни, вакуумни камери за сушене и опушване.

Все още липсва сериозно проучване на необходимите мерки за възстановяване на щетите. Особено важно е да се направи проучване на най-евтините и ефикасни методи за изсушаване на архивни и библиотечни хранилища, което ще сведе нежелателните и пагубни ефекти до минимум.

За да се предприемат необходимите действия, посочени по-горе, е необходимо създаването на Европейска програма. Тя ще уточни необходимостта от развитие на Европейска интернет мрежа за защита на документите и архивите и ще проучи възможностите за създаването и финансовото осигуряване на поне четири регионални трансгранични центъра в четири европейски региона, които често са жертви на наводнения. Тези центрове, свързани със съответните лаборатории за архивно консервиране, ще имат обучен персонал и специални средства, експертите ще бъдат мобилизирани спешно, заедно със специализирания персонал и нужното оборудване. Един от тези центрове ще изпълнява функциите на координатор в рамките на Европейския съюз.

Начална фаза (3 години)

Европейска програма за защита и спасяване на архивите

Очакваната сума, необходима за създаването и стартирането (3 години) на Европейска програма за защита на архивите ще струва около 2 800 000 евро, включително необходимите проучвания, създаването и оборудването на центрове и на център за координация, обучението на персонала и инсталирането на Интернет базирана мрежа за информация, сътрудничеството и координацията в областта.

4б. Съхранение и реставрация на документи и архиви

Предложени конкретни действия:

1. Да се активизират мерките по координирането и обмяната на опит, за да се създаде Европейска програма за запазване и възстановяване с акцент върху реставрирането на повредени документи и архиви в Европа (Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г. точка 8в 2; вж. част 2а «Мерки за предпазване на архивите от природни и други бедствия»).

2. Да се съставят и приемат стандарти и изисквания за архивни сгради с особено внимание върху препоръчителните мерки за автентичност, дългосрочно съхранение и достъп до електронните документи и архиви (вж. също част 4в, 5а и 5б).

Бъдещи насоки:

3. Да се разработи примерен план за действие за защита и възстановяване при бедствия, да се проучат възможностите за свързване на специализираните централни лаборатории за трансгранични спешни действия в случай на поражения върху архивите от бедствия като наводнения, земетресения, терористични атаки, войни и пр., както и за създаване на екип за бързо реагиране срещу поражения върху архивите и за предприемане на други съответни мерки.

4. Да се осъществи проучване на влиянието на измененията в климата върху съхранението на документите и архивите на Европа.

5. Да се осъществи проучване относно реставрацията на увредените документи и архиви на хартиен, електронен или мултимедиен носител.

6. Да се направи преглед на всички мерки за сигурност в хранилищата на документи и архиви ( вж. също част 4в).

Увод

Съхранението на архивите спада към фундаменталните цели на всяка архивна институция. Основно условие за достъп до документите е осъществяването на правото на свободен достъп до информацията, което е принос към прозрачността и ефикасността на политиката. Въпреки че съхранението и реставрацията на архивите са свързани със значителен брой дейности, общите усилия на страните в разширения ЕС ще се съсредоточат върху следното:

1. Координация на работата за съхранение на увредени от бедствия архиви, анализ на рисковете и предвиждане на бедствията

1.1. Координиране на работата за съхранение на архиви, увредени от бедствия

Припомняйки резолюцията на Съвета от 6 май 2003 г. за архивите на страните членки и с оглед техните отговорности за защита и съхранение на Европейското архивно наследство, националните архивисти в страните членки и страните кандидатки за Европейския съюз обсъдиха на срещата в Атина на 5–6 юни 2003 г. въпроса за защитата на архивите в Европа срещу бедствия и наводнения и прилагането на мерки, които да ограничат щетите върху архивите, като подчертаха необходимостта от следното:

— Да се съхраняват архивите в специално строени сгради, така че заплахата от наводнения и други бедствия да бъде предотвратена в максимална степен.

— Да се предприемат всички технически мерки и организационни стъпки за предотвратяване и ограничаване на загубите на документи и архиви.

— Да се подготви и обучи персонал в архивите в областта на превенцията при подобни бедствия чрез специални образователни курсове, който да може да действа бързо и адекватно в подобни ситуации.

— Чрез използването на Интернет в разширена Европа да се осъществи обмен на нужните познания и опит между експертите в тази област. Да се популяризират добрите практики, да се осигури адекватно оборудване и да се сътрудничи с публичните и специализирани институции, отговорни за действията при подобни бедствия и за реставрацията на повредени документи и архиви.

— Да се подчертае необходимостта от създаването на европейска мрежа за превенция при бедствия и да се проучат възможностите за създаването на координационен център, който да може бързо да мобилизира архивните експерти и специализираните служители в тази област.

1.2. Анализ на рисковете и предвиждане на бедствията

За да се сведат до минимум възможните опасности за колекциите са необходими ежедневни усилия. Все пак рисковете не могат да бъдат напълно отстранени. Много бедствия могат да се предвидят или значително да се намали ефектът им, при условие че се правят точни оценки, насочени към отстраняване или намаляване на щетите. Планът за действие по време на бедствия въз основа на резултатите от оценката на рисковете може да бъде съставен и периодично преразглеждан и ревизиран, и, ако е необходимо, осъвременяван. Независимо от публикуваните насоки и организираните с тази цел конференции, предвиждането и предотвратяването на бедствията все още не представлява център на вниманието на архивните служби в много страни.

Като се има предвид нарастването на риска от терористични атаки в различни части на света в наши дни, анализът на рисковете, предвиждането на бедствията и защитата срещу подобни феномени изисква много сериозна работа.

Възможностите за сътрудничество със Синия щит в тази област трябва да се проучат. Синият щит е културният еквивалент на Червения кръст. Той е създаден през 1954 г. от Хагската конвенция за маркиране на културните обекти с цел да получат защита срещу атаки по време на военни конфликти. Така се нарича и международният комитет, създаден през 1996 г. за работа по защитата на световното културно наследство, специално по време на военни конфликти. Международният комитет на Синия щит се занимава с музеите и архивите, историческите места и библиотеките. Неговата задача е да работи за защитата на световното културно наследство като координира съответните действия при възникване на спешни ситуации: (http://www.ifla.org/blueshield.htm).

2. Подходящите условия за съхранение и опазване на архивите като основно изискване за тяхното запазване

Подходящите условия за съхранение и опазване на архивите са основен фактор за тяхното запазване. Има множество примери, когато документи дори след обработка за консервация, поради начина на съхранение при неподходящи условия, отново са изложени на риск, на т. нар. микробиологическо замърсяване.

Проучването на въздействието на климатичните промени върху опазването на архивите и по-специално въздействието на «микроклиматичните» условия в хранилищата, т. е. степен на замърсяване (окиси, сяра), температура, влажност, кутии, летливи органични компоненти, има огромно значение. Външните рискови фактори и климатичните промени могат да бъдат ограничени и изключени от скалата на подходящите вътрешни условия за съхранение.

Въпреки множеството насоки и препоръки в тази област в различни страни, само Британският стандарт BS 5454 (ревизиран през 2000 г.) и ISO 11799 Информация и Документация, изисквания за хранилища за архиви и библиотеки (въз основа на посочения по-горе BS), са посветени изцяло на препоръките за хранилище и архиви. Разпространените международни стандарти и опитът от тяхното практическо приложение могат да се включат в юридическата база с оглед подобряване качеството на архивните сгради и условията в тях в страните в разширения Европейски съюз с цел подобряване на условията за съхранение и сигурността на архивите.

Очевидно е, че подходящите условия за съхранение, сигурността на архивите и опазването им са дълбоко свързани и детерминирани от съответните архивни сгради, на които е посветена специална част от този доклад.

3. Застрахователни копия и изследователски копия, микрофилмиране, дигитализация и методи за съхранение на оригинали

Съхранението на оригиналните архиви чрез изработване на застрахователни и изследователски копия, предимно чрез микрофилмиране, има дълга традиция във всички европейски архиви. Вестници, книги, ръкописи и архиви са микрофилмирани за десетилетия, за да бъдат предпазени от разпадане на хартията или други увреждания, застрашаващи архивите, и да осигурят дълготрайността на информацията, която съдържат. Микрофилмовите копия се произвеждат и предоставят на изследователите, за да не се подлагат на риск оригиналите, докато застрахователните копия се съхраняват отделно от оригиналите при подходящи условия. Прехвърлянето на изображения на застрашени архиви на други носители за защита или за постоянно заменяне на оригиналите изисква система, която отнема дълъг период от време, високо качество на възпроизвеждането, достъпност и икономичност. Микрофилмът има предимство в сравнение с другите модерни носители на информация — материалът не се подлага на значителни технически трансформации, информацията е достъпна директно с относително малки усилия и може ефективно да се дигитализира на скенери за микрофилми.

Бързото развитие на информационните технологии с постоянно нарастващ капацитет подобрява възможностите за прехвърляне на изображения на документи и отваря пътища към нови начини на използване. Несъмнено дигитализацията е начин, който повече от всички други ще разширява приложението си в архивите. Възможностите изглеждат неограничени, предимствата са явни и изискват използването на нови носители с цел съхранение.

Предимствата и недостатъците на двете техники могат да се обсъдят с цел доброто и ефективното им използване при съхранението на архивите.

4. Изследване на реставрацията на увредени документи и архиви на хартиен, електронен и мултимедиен носител

От материална гледна точка документите на хартиен носител представляват огромна част от архивите. Историческите документи са застрашени особено от метал-танини и корозия на мастилата. Старите увредени документи представляват голяма част от културното наследство. Разнообразието от документи в архивите днес води до необходимостта от съхранение на документи на електронен или мултимедиен носител. Изследвания, научни оценки и прилагане на съответните методи, въпроси като третиране и материали за съхранение, консервация и реставрация на застрашени или увредени архиви, ще бъдат подкрепени от съвместните усилия на страните членки на разширения Европейски съюз.

5. Подкрепа за изследвания и научни оценки за технологиите и оборудването за антикиселинна обработка и прилагане на подходящи методи за съхранение на документи и книги на окислена хартия

Въпреки значителния напредък в областта на съхранението, един от най-големите проблеми, който все още не е намерил успешното си решение, е саморазлагането на окислената хартия в архивите навсякъде по света. «Бомба на времето» наричат често ограниченият жизнен цикъл на хартията, машинно обработвана с киселини. Върху нея от 19 в. почти до днес е създадено това, което представлява книжното културно наследство на човешката цивилизация. Проблемът с киселинното разпадане на хартията е добре познат на експертите и е документиран в значителен брой научни изследвания и други публикации, конференции и пр. Изследванията и научните експертизи на технологии и оборудване за борба с киселинността и прилагането на съответни мерки за съхранение на документи и книги на киселинна хартия са основните цели на координираните усилия за съхранение, осъществявани от страните членки в разширения Европейски съюз.

Проблемите са тясно свързани със създаването на нови документи на хартиен носител в настоящия момент. Очевидно е, че използването на дълготрайна хартия за документи ще даде добро решение на нещата и начин за запазване на хартиеното културно наследство от днешното за идните поколения.

6. Насърчаване на произвеждащите документи да използват дълготрайна хартия в процеса на създаване на архиви и документи, когато те са потенциални архивни документи

Препоръката от конгреса на МСА в Монреал през 1992 г. насърчи произвеждащите документи да използват дълготрайна хартия в процеса на създаване на документи и архиви. Развитието на хартиената индустрия доведе до появата на пазара на алкална хартия, която отговаря на изискванията на ISO 9706 за дълготрайна хартия, в отделни случаи също и на ISO 11108 за «архивна» хартия. Някои страни отразяват в законодателните си мерки възможности за поставяне на изисквания пред произвеждащите документи за използване на дълготрайна хартия в процеса на създаване на архиви и документи, в случаите когато те са потенциални архивни документи след експертизата и прехвърлянето им в архив. Подобни дейности могат значително да подпомогнат разрешаването на проблема за съхранението на модерните документи на хартиен носител и са важни за бъдещото им дълготрайно съхранение.

7. Проблеми с дългосрочното съхранение на електронните документи и архиви, които трябва да намерят решение; автентичност и съдържание, категории, които трябва да продължат да съществуват, независимо от технологиите за съхранение, техниките и методите

Проблемът с дългосрочното съхранение на електронните документи и архиви трябва да бъде разрешен, като автентичността и съдържанието останат незасегнати, независимо от всички технологии, техники и методи на съхранение. Това става ясно от отговорите (въпрос 40) на въпросника към страните членки в разширения Европейски съюз. Неколцина са специалистите в тази област в архивите и независимо от някои наредби по темата, съществуващи в отделни страни, и редица проекти, проблемът не е решен задоволително. От една страна новите информационни и комуникационни технологии предлагат нови възможности, а от друга страна те създават редица проблеми с оглед съхранението на електронните документи и архиви, които не могат на този етап на познание и поради техническите условия и оборудване задоволително да бъдат решени в повечето от архивите на страните членки на ЕС. Този проблем е тясно свързан с липсата на средства за дигитализация на документите и архивите на класически носител (хартия, пергамент), за да се подобри достъпът до тях чрез новите информационни и комуникационни технологии.

Имайки предвид бързото им развитие, пропастта между използването им във всички сфери на човешката дейност и спешната нужда от сполучливо решаване на проблема с дългосрочното съхранение в архивите непрекъснато се разширява. Това положение поставя изискването за координиране и съсредоточаване на усилията на страните членки на ЕС заедно да развият, изпробват и изпълнят съответните решения и конкретни мерки в тази област.

8. Усъвършенстване на съхранението на фотографските материали

От началото на 1839 г. фотографията има значително въздействие върху човешкото познание. Фотографските документи в архивите могат да се разделят на две групи: 1) документи, представляващи оригинали (негативи и позитиви), които се пазят в архивите като исторически документи, и 2) документи, които са създадени от дейността на архивите като застрахователно микрофилмиране, микрофилмови копия и пр. Известно е, че подходящите условия за съхранение на фотографски материали, които са различни от тези за «класическите» документи, могат значително да продължат живота на първите. От друга страна, съхранението на фотографските материали е доста сложен процес, който изисква познания по обща и фотографска химия. Значителен принос към разрешаването на проблема е проектът ECPA Sepia, създаден за съхранението на фотографски материали (htpp://www.knaw.nl/ecpa/sepia), както и книгата на Б. Лаведрин «Фотографските колекции — Гид за съхранение», издадена в Париж през 2000 г. Поради липсата на достатъчен брой институции и специалисти, които да се занимават със съхранението и реставрацията на фотографски материали, желателно е да се разработи и координира стратегия за съхранение в разширена Европа в тази област.

9. Изработване на препоръки и стандарти за експониране на архиви

Основна цел на архивите е да се постигне професионализъм при извършването на процесите и да се даде достъп до архивните документи, открити за публични цели, заедно с тяхното опазване и съхранение. Експонирането им е могъщо средство за осигуряване на достъп на широка публика до избрани документи. Документите трябва да бъдат образователни, развлекателни и обезопасени, а това предизвиква усложнения в усилията по съхранението, тъй като не е възможно експонирането на архивни документи да бъде избегнато. Необходимо е да се предвидят и приложат мерки за свеждане до минимум на риска от увреждане в процеса на експониране на оригинални материали на всички нива — от местно до международно. Понастоящем, единственият стандарт, посветен изцяло на експонирането на архивни документи, е френският стандарт Norme NF Z 40 010 Предписания за съхранение на графични и фотографски документи при експониране в изложби. За да се избегнат различията между отделните страни членки е желателно да се подготвят препоръки, които да уеднаквят политиката в тази област. Налице е и заключението на международния симпозиум «Експониране на архивен и библиотечен материал и произведения на изкуството върху хартия: стандарти за съхранение», проведен в Любляна на 5 и 6 юни 2003 г.

10. Изработване на основни изисквания за специалисти по консервация, които да се включат в програмата на всички специализирани училища и курсове в тази област в различните европейски страни

От въпросника на настоящия Доклад и отговорите на националните архиви в страните членки на ЕС могат да се направят редица заключения. Голям брой от националните архиви и редица публични архиви в Европейския съюз са отговорили, че публичните архивни служби са оборудвани със собствени средства за консервация и специализиран персонал, в други страни съществуват ателиета, но понастоящем не се използват. Има и страни, в които няма служби и ателиета за консервация.

Интересно е да се знае, че голям брой от страните членки на ЕС осигуряват различен тип обучение по консервация в колежи, университети, отделни курсове, включително и задочно обучение. Отделни страни членки нямат възможности за обучение на специалисти по консервация.

В тази връзка може да се окаже полезно изработването на основни изисквания за специалистите по консервация, които да се включат в програмата на съществуващите учебни заведения и курсове в различните европейски страни в тази област. Дипломите ще гарантират основни характеристики на обучението в страните членки на разширения Европейски съюз и ще попълнят празнотите по отношение на недостигащия персонал.

Не само специалистите по консервация са отговорни за опазването на документите. Трябва да се подчертае, че превантивните грижи и почти ежедневната работа с документи и архиви са основна отговорност на архивистите. Обучението на архивистите в областта на опазването на документите и архивите трябва да представлява съществена и неразделна част от тяхното системно образование.

4в. Архивни сгради: стандарти и спецификации на национално и европейско ниво

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде интердисциплинарна работна група от архивисти, архитекти, инженери и геолози с цел да изработи стандарти и спецификации, необходими за строителството на нови архивни сгради. Ще са необходими приблизително 8 срещи на групата, за да се създадат стандарти и схема на характеристиките за нови архивни сгради. Детайлен проект вече е в подготовка.

2. Да се планират регулиращи процедури за прилагането на тези стандарти и характеристики на национално и европейско ниво, свързани със сигурността и мерките при наводнения, земетресения, терористични атаки, военни конфликти и други събития, причиняващи щети (вж. Резолюция на Съвета от 6 май 2003 г., т. 8в 1).

Бъдещи насоки:

3. Да се изработи процедура, по която тези стандарти и характеристики да се прилагат към съществуващите архивни сгради и архивохранилищата в правителствените сгради.

4. Да се осигури осъществяване на редовна обратна връзка и изработване на доклади от страна на интердисциплинарната работна група пред предложения официален Архивен комитет на страните членки и институциите на ЕС.

5. Публикуване на стандартите и схемата от характеристики за нови архивни сгради (работно заглавие DUCHEIN 2) на официалните езици на ЕС.

Увод

Опазването на документи и архиви и превенцията срещу унищожаването им започва със сградите, в които се помещават. За да се постигнат добри условия, е необходимо съществуващите сгради да се адаптират към изискванията или да се строят нови специални сгради. И в двата случая архивите и съответните административни решения трябва да са съобразени с редица принципи. Известно е, че това изисква значителни инвестиции в кратки срокове и продължава без прекъсване, тъй като документите и архивите изискват постоянно съхранение. Правилното съхранение на архивните материали означава, че е необходимо да се инвестира в активното съхранение и в реставрацията. Така, строителството на архивни сгради се приема като необходима инвестиция за: 1. дългосрочно съхранение на автентични документи и архиви, и 2. прозрачност и по-добра информираност за гражданите.

Съществуват няколко принципа за строителство на архивни сгради, които са популярни и възприети навсякъде:

— Сградите трябва да се строят върху здрав терен, безопасен по отношение на земетресения, наводнения, пропадания, атмосферата да е максимално чиста от замърсители.

— Съхранение, оперативни и публични функции трябва ясно да се обозначат и отделят от другите.

— Хранилищата трябва да са конструирани така, че да осигурят стабилна околна среда, което да сведе до минимум необходимостта от допълнителна намеса за поддържане на температура и относителна влажност.

— Камерите трябва да са изолирани, за да се предотвратяват опасности от пожари в електрическата инсталация, наличието на водопроводна инсталация в близост до хранилището е забранено.

— Трябва да се намери пълна съвместимост между архитектурния и организационния план при предпазването от пожари. Необходимостта от активна борба срещу избухването на пожари също трябва да се отчита.

Тези принципи са част от стандартите и насоките, обсъдени в настоящия Доклад в реални граници, но тези стандарти и насоки всъщност са много по-детайлни и специфични.

Прегледът на строителните практики, стандартите и програмите в Европа показва колко различни са административните подходи в областта на архивното строителство в различните страни членки. Необходимостта от оборудване на публичните архивни служби в повечето страни на Европейския съюз поражда продължителни дискусии относно правилата, които обуславят по-доброто съхранение и достъпа до архивните документи. На европейско ниво има тенденция към хармонизиране на съществуващите разпоредби към основен Европейски стандарт, като се държи сметка и за различията по отношение на географско положение, климатични и административни условия.

2. Стандарти и насоки за архивни сгради

Обединеното кралство и Германия имат свои собствени национални стандарти за архивохранилища. В Обединеното кралство това е British Standard 5454 2000, който поради същността си често е цитиран като международен за строителство на архивни сгради. Точно той е използван като основа не само в Обединеното кралство, но и в други страни като Кипър и Дания. По-ранна версия на този стандарт е посочена в публикацията на Мишел Дюшен «Архивни сгради и оборудване», отпечатана в Париж през 1988 г., която е в основата на Френския стандарт за архивни сгради с работно заглавие DUCHEIN 2. Всичко това служи в работата по темата за редица страни, като Унгария и Полша.

3. Програми за строителство на архивни сгради

Съществува голямо разнообразие в програмите за строителство на архивни сгради. В някои страни, като Гърция, Унгария, Италия, Латвия, Словакия, няма национални програми, в други, като Германия, Холандия, Обединеното кралство, действат програми, които наскоро бяха успешно изпълнени.

В Чешката република например, в периода 1990–2002 г. са построени 21 нови архивни сгради, а 28 са обновени и приспособени за архивни цели. Спазването на съществуващите стандарти позволи създаването на едни от най-модерните архивни сгради в Европа.

4. Заключение

Прегледът показва, че архивите в Европа са ангажирани със строителството на нови сгради или в адаптиране на съществуващите за архивни цели. С оглед на факта, че правилното съхранение на документите и архивите е основно изискване при опазването на европейското културно наследство, създаването и въвеждането на стандарти и насоки за строителството на архивни сгради се превръща в основен въпрос.

Част 5. Електронни архиви

5а. Автентичност и дълготрайно съхранение на електронните документи и архиви

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде работна група за изработване на мерки относно гарантиране автентичността и дългосрочното съхранение на електронните документи и архиви.

2. Да се разработят бъдещи процедури за гарантиране автентичността на документите, включително юридическата им валидност, в страните членки и институциите на ЕС.

3. Да се координира с приоритетните дейности на DLM въпросът за дългосрочното съхранение на електронните документи и архиви и да се представи като специално издание на DLM-форума, Будапеща 2005 г.

4. Да се осъществи проучване на приложението на електронния подпис и други еквивалентни мерки в страните членки на ЕС.

5. Да се създаде проектен план, включващ конкретни действия по посочените по-горе точки от 1 до 4.

Бъдещи насоки:

6. Да се разработят процедурни модели и средства за прехвърляне на електронни документи и архиви.

7. DLM-работната група за развитие на новите технологии и тяхното прилагане към управлението на документите и архивите да разработи доклад и да проверява резултатите в помощ на предложения официален Архивен комитет на страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

Увод

Практическото разделяне на формата и съдържанието на електронните картотеки поражда необходимостта от насочване на вниманието към контекста на електронните документи и архиви. Мерките за гарантиране автентичността на електронните документи и архиви са в широка степен идентични с мерките за съхранението им. Финалната част от тази глава прави преглед на най-важните практически стъпки, които могат да се предприемат за ограничаване на загубите във формалния аспект на електронните документи и архиви, когато те са с електронно картотекиране. Разглеждането на въпроса за автентичността на електронните документи и архиви трябва да започва от самото начало на създаването им, където по принцип проблемът е идентичен с този за документите и архивите на хартиен носител и други традиционни носители. В двата случая формата, в най-широк смисъл, може да претърпи промени към: разрушаване на носителя с течение на времето, конверсия, съхранение, копиране или транскрипция.

Електронните документи и архиви са обект на особени условия: за да се използват и да бъдат реални, те зависят в голяма степен от документите и архивите на хартия или пергамент, от собствените си електронни средства (програми и пр.), а тези средства се променят много бързо.

2. За автентичността

Още в увода бе изяснено, че автентичността в контекста на класирането чрез информационни технологии не е аналогична с произхода, валидността или истинността. В тази връзка автентичността означава «само» достоверно или сигурно представяне: автентичността се подразбира като възможност за нещо да се появи като онова, за което има претенцията да е или по-скоро претендира да бъде.

Във връзка с документите и архивите автентичността има темпорално измерение, от което се подразбира, че тя е първична спрямо въпроса за текстуалната основа на описанието на предишни събития, а не спрямо въпроса за генезиса или истинността на всяко събитие.

Един пример: ако някой забрави сигнатурата, въпросният документ не е онова, което претендира да бъде: няма оригинал, не е истински. Ако по-късно документите се прехвърлят в архив, те също няма да са истински, те ще бъдат подправени. От друга страна можем да ги определим като автентични, защото се появяват като подправени оригинали.

3. Абсолютна и относителна автентичност

Ако в настоящия контекст автентичността е въпрос на достоверност или надеждно представяне на описанието, възниква нов въпрос: този за степента на достоверност и благонадеждност, качества които трябва да се изтъкнат в цялостното им измерение. Истинността и благонадеждността не са абсолютни величини, постоянната автентичност понякога е относителна. Трябва да се очаква възникването на подобно несъответствие: автентичността ще бъде различно оценявана.

Съществуват различни критерии за автентичност. Когато един метал се определи като «злато», трябва ли да е чисто злато или 24, 18, 14, 8 карата са достатъчни? По принцип този въпрос може да се разреши с дефиниция, т. е. според Закона за търговия с ценни метали. Извън строгите закони може да се направи заключение, че това е въпрос на лингвистична практика. Законите и лингвистичната практика се променят с времето. Автентичността на «златото» е относителна.

Друг пример: в случай на стар перфориран пергамент с откъснат край и счупен печат, може ли да съществува изискване документът да се ползва в неговата оригинална цялост? На практика, да! Документът е непълен като форма, но се приема, че е автентичен.

Автентичността на документа може да се приеме, ако се знае връзката на документа с обкръжението му, кога се е появил, къде е бил оттогава. Но все пак автентичността на документа ще се прецени въз основа на неговото съдържание. При това условие няма да е решаващо за оценка на автентичността, ако скъсаният пергамент съществува отскоро, но е бил достъпен в по-ранна транскрипция на запазения текст.

4. Автентично или оригинално: форма или съдържание

Възможно е да се спори по това, дали съдържанието е по-важно от формата за определяне на автентичността. Това е възможно, ако се обръща по-голямо внимание на съдържанието, отколкото на формата. Ако напротив, се счита че по принцип формата и съдържанието са еднакво важни за определяне на автентичността, трябва да се постави равенство между автентично и оригинално. Все пак трябва да се прави разлика между автентичност и оригиналност. Изискването за оригинална форма е в областта на абсолютното, в автентичността има и претенция за нещо относително.

5. Разделяне на формата и съдържанието

Дискусията за разделянето на формата и съдържанието не може да се осъществи без да се накърнят автентичността и възможността за преценка. Често формата не е решаваща за съдържанието. Посоченият по-горе документ с откъснатия край и счупения печат може да служи като пример. Ако документът е реставриран, той съдържа нови материали, но пак е автентичен. Целта на реставрацията трябва да бъде да съхрани съдържанието, текста, а не толкова формата, т. е. повече внимание заслужава написаното, отколкото състоянието на пергамента и блясъкът на печата. Ако текстът е четлив, реставрираният документ ще бъде описан като автентичен.

В други случаи е възможно формата да е от голямо значение и да послужи при решаването на въпроса с автентичността.

6. Зависимост от други фактори при разделяне на формата и съдържанието

При предпочитане на съдържанието пред формата трябва да се отчита връзката с други фактори. Автентичността е зависима от връзката на документа с околната среда, когато формата и съдържанието са разделени. Трябва да се отбележи, че зависимостта е по-голяма и по-важна когато формата и съдържанието са разделени. Днес е възможно да се определи възрастта на хартията и мастилото чрез химическо изследване. Но кой би отговорил точно на въпроса за автентичността на документа на основата на физическо или химическо изследване, ако документът се изследва без предистория и връзка с факторите от средата. От друга страна автентичността на документа ще е по-приемлива ако има контекст, както и други референции за документа в съвременното му състояние или известни познания за това, че е бил пазен при съответни условия. Явно е, че автентичността зависи в по-голяма степен от контекста и в още по-голяма степен, когато формата и съдържанието са разделени. По принцип това се отнася за документи на хартиен и на електронен носител.

7. Документи на хартиен носител: разделяне на формата и съдържанието

Възможно е например да има хартиени документи под формата на изходящи писма, които преминават през следните етапи:

1. Документът е писан от адресант.

2. Документът е обработен от адресант.

3. Документът е класиран и използван в архива на адресант.

4. Документът е пренесен от архива на адресант в друг архив.

Когато документът е написан и изпратен на адресата, той е в първия вид, посочен по-горе, но когато е обработен от адресанта, често добива друг вид, т. е. копие под индиго, черно или бяло фотокопие, или обратно — адресантът пази оригинала, (случай 2), адресатът получава копие или факс, който понякога трудно се чете.

Документът може да бъде обработен като копие под индиго, което след известно време в архива на автора е станало нечетливо и е заменено с микрофилмова версия (случай 3), ако заменянето не е стандартна процедура за трансфер в друг архив (случай 4).

В този пример за документ на хартиен носител често може да възникне фундаменталният проблем за автентичността и за разделянето на формата и съдържанието.

Когато документът вече е създаден, трябва да се прецени до каква степен съдържанието може да се отдели от формата, без да се нанесат сериозни щети върху автентичността. Може ли да се работи без бланка или с копие? Трябва ли да се слага бланка, когато се ползва фотокопие? Цветните означения толкова ли са важни, за да бъде и документът цветен? Достатъчно ли е черно-бяло копие? Важни ли са хартията и водните знаци? Трябва или не да се използват при фотокопията?

Когато документът се пази и използва от автора му или когато е прехвърлен в друг архив, отново трябва да се прави оценка, за да се определи до каква степен съдържанието може да се отдели от формата, без да се наруши автентичността? Може ли да се използват копия в ежедневната работа, освен в случаите, когато автентичността е от огромно значение?

По принцип проблемът с автентичността е идентичен и когато се отнася до електронните документи.

На практика, автентичността при електронните документи зависи далеч повече от контекста, отколкото при документите на хартиен носител. Това се дължи на факта, че електронните документи са зависими от средства, които бързо се променят.

8. Пример за разделяне на формата и съдържанието на електронните документи

Ако се предположи, че един документ е написан в Word програма, изпратен е по електронна поща като прикрепен файл (случай 1), когато получателят чете писмото на своята програма, съществува сериозен риск документът повече или по-малко да бъде променен, т. е. да бъде представен в друг формат, различен от този на подателя. Не всяка програма е достатъчно добра, за да предава чужди дейтаформати.

Когато писмото е обработено (случай 2) от страна на адресанта (създателя на архива), няма проблем за автентичността на електронното копие на изпратения документ. Когато електронното копие е в обикновен дейтаформат в програма Word, показването на обработения документ на екран на колега след няколко минути може лесно да го промени. Една от причините е, че показваният на екрана документ е зависим от данни, които не са налични в компютъра на получателя.

Когато обработеният документ е бил в архива на адресанта в продължение на няколко месеца, има сериозна възможност той да промени своята програма и по този начин да се увеличи възможността за промяната му (случай 3). Всъщност не винаги е сигурно, че документът в по-ранен дейтаформат може да бъде прочетен в нова програма.

Но ако програмата има допълнителни възможности за четене на стари документи, допълнителен проблем е автентичността. С оглед улесняване на ежедневната употреба на документа, адресантът трябва да разреши съхраняването на документа в нов дейтаформат, както и да замени оригиналния формат с друг. Когато документът се пази в публична архивна институция, може да се появи нов проблем с автентичността, ако институцията за по-голяма ефикасност получава документа само в дейтаформат, който е различен от този на адресант (случай 4).

9. Детайли и автентичност

Проблемите относно разделянето на формата и съдържанието могат да се сведат до обмисляне на детайлите на документа. Ако е трудно или невъзможно да се прехвърлят точно всички детайли в друга форма с нужната последователност, формата и съдържанието трябва да се разделят, трябва да се има предвид колко важни са детайлите за автентичността.

10. Електронни документи и необходимост от разделяне на формата и съдържанието

Проблемите са еднакви с тези при документите на хартиен носител, но на практика проблемът често е по-сложен, поради зависимостта на електронните документи от бързо променящите се средства.

Трите преобладаващи стратегии могат да се опишат накратко по следния начин:

Стратегия на музеите: запазване на старата техника, на която данните са били създадени.

Стратегия на емулсиите: прехвърляне на данните на нови носители и изработване на програми, които имитират старите, на които данните са били създадени.

Миграционна стратегия: след разделяне на формата и съдържанието, данните да се пренесат върху нови средства, нови носители и нови формати.

С оглед автентичността, музейната и емулсионната стратегии са за предпочитане пред миграционната. Това ще доведе обаче до ранно изоставяне на електронни документи — при избор на една от първите стратегии те стават неизползваеми в практиката. Вероятно един ден ще се стигне до такова ниво на стандартизация, когато емулсионната стратегия ще бъде валидна, но това може да стане в далечно бъдеще, сега звучи като утопия.

На практика трябва да се използва миграционната стратегия. За да се запазят, документите трябва да се променят. Засега могат да се прилагат официалните стандарти или някои достъпни пазарни стандарти.

11. Свързване на автентичността и съхранението на електронните документи и архиви

Редица инициативи, предприети за гарантиране автентичността на електронните документи и архиви, се свързват с инициативите за осигуряване на тяхното съхранение.

Превенцията е важна, за да се избегнат проблемите или поне да се намалят предварително. Когато се появят проблеми, те вече изискват огромни разходи или е невъзможно да се отстранят. Това засяга случаите, в които трябва да се разделят формат и съдържание или да се прави разлика между формата, който носи съдържанието, и формата, в който се прехвърля съдържанието.

Дадените по-горе примери насочват към онова, което трябва да се направи:

Организиране и адаптиране на използването преди създаването на документа

Необходимо е да се избягват приложенията и функциите, които усложняват разделянето на формата и съдържанието, както и усложненията във връзка с автентичността. В горния пример адресантът може да ограничи използването и функциите и така ще бъде по-лесно репродуцирането на документа. (случай 1)

Функции, които са твърде динамични, трябва да се избягват, те могат да доведат до множество необходими действия или до действия на различни нива. По-лесно се обработват звукозаписи или видеозаписи, отколкото електронни документи, съдържащи скрити бележки. Причината се крие в това, че звукозаписите и видеозаписите са постоянни и се очаква да бъдат представяни по един прост начин. Другите могат да бъдат представени като формули, цифри, диаграми и пр., текстът може да се показва с бележки или без тях или да има динамични линкове (хиперлинкове) към други части от документа или да съдържа части от други документи.

Гарантиране сигурността на данните при обработката им възможно най-скоро след тяхното създаване

Когато документът е написан, той може да бъде обработен веднага (случай 2). По-късната обработка може да доведе до пропуски или увреждане. При обработката грижата е да се запази целостта на документа, съдържанието му да се капсулира, така че да няма линкове, които да са извън дейността на архивите.

Избор с оглед на целите: автентичност, по-рядка употреба

Когато документът например е класиран и се използва в архива на адресанта (случай 3), трябва да се вникне в целта, за която е създаден, и по-късно тази цел ще бъде отразена във формата, който е избран за съхраняването му. Целта е да се запази автентичността на документа, а не да се улесни ежедневната му употреба. Може да се предпочете съхранение на съдържанието в различни формати съобразно с целта, т. е. в един формат с цел запазване на автентичността, и в друг — с цел повторното използване на документа.

Документът може да се обработи за графично представяне (т. е. графичен формат TIFF) с оглед на неговата автентичност. Ако има голяма необходимост от повторно използване, документът може да бъде пазен във формат Word.

Бъдещи трансформации и бъдещо разделяне на съдържанието и формата

По принцип не бива да се пазят данни само в един формат в системата, без да се има предвид как ще се използват в друг формат.

Преди изпращането на документа от архива на създателя в друг архив (случай 4) трябва да се обмисли как ще се осъществи прехвърлянето. Не бива да се пропуска и фактът, че с времето ще има голям брой трансформации и повторни разделяния на формата и съдържанието. Така документът ще се пази, ако е избрана миграционната стратегия като стратегия са съхранение. Ако се знае, че документът ще се прехвърля в друг архив, т. е. в правителствена архивна институция, трябва да се проучи форматът, който се използва от получаващия архив, и първата процедура да се адаптира към този формат. Това се прави не само поради съображения за икономия, но също и предварително, за да се осигури автентичността, защото дори и най-внимателна трансформация би могла да я наруши.

12. Автентичност на електронните документи и евентуална стойност на дигиталните документи

Понастоящем има няколко подхода. Преобладаващ е този, който представя съдържание в различен формат (WAP, HTML, DjVu, Excel, PDF). Общо при разделянето на формата и съдържанието превес има съдържанието, включително зависимостта от околната среда.

13. Заключение

На практика, необходимостта от разделяне на формата и съдържанието при електронните документи и архиви насочва вниманието към контекста на електронните документи и архиви, както и към практически стъпки за намаляване на загубите във формален аспект. Описанието на подходите за представяне на съдържанието в различни формати подсказва, че явната стойност на дигиталния документ и автентичността на електронните документи и архиви още не са напълно изяснени и е необходимо да се проведат дебати на европейско ниво.

5б. Интердисциплинарно сътрудничество в областта на електронните документи и архиви; DLM-форум, правила, най-добри практики

Предложени конкретни действия:

1. Да се координират приоритетните дейности на DLM-форума (Управление на жизнения цикъл на документите; Document Lifecycle Management), в частност с бъдещото развитие на MoReq проекта (Model Requirements), включително добавянето на нефункционални изисквания, преглед на съдържанието на метаданните и промоция и разпространение на версиите на новия MoReq доклад на официалните езици на Европейския съюз.

2. Да се подготвят и организират бъдеща среща и семинари по DLM-форума.

3. Да се планира и организира следващата среща на DLM-форума за електронните документи и архиви.

4. Да се създаде и разпространи план за действие за европейска DLM-мрежа през периода 2005–2007 г., включително конкретни дейности по точки 1–3, с приблизителна стойност около 330 000 евро и срок от 3 години, с оглед развитието на бъдещо интердисциплинарно сътрудничество в областта на електронните документи и архиви в Европа.

Бъдещи насоки:

5. Да се проучи процедурата за сертификация на MoReq проекта, да се обменят практически опит и най-добри практики, като се работи върху дългосрочното съхранение и да се посочат приоритети за финансиране на DLM-форума.

6. Да се подпомогнат DLM-форумът и DLM-мрежата EEIG (Група за европейските икономически интереси), да се осъществява сътрудничество с Групата на европейските архивисти на страните членки и институциите на Европейския съюз.

Увод

Електронните правителства са факт в Европа, което означава, че работата с електронни документи непрекъснато нараства. Законодателството, стандартите и другите норми изискват наднационално сътрудничество в Европейския съюз. Резултатите от работата по DLM-форума могат да се видят на адрес:

htpp://www.dlm-network.org

Досега работата се развива в пет основни насоки:

— Непрекъснато обновяване на информационните технологии;

— Нарастващо приложение на характеристиките на изискванията на европейския модел за управление на електронните документи и архиви MoReq;

— Повишаване на професионалното обучение за управление на електронните документи и архиви. В този контекст е необходимо увеличаване на компетенциите и на значението на стандартите и информациите, което вече бе изтъкнато;

— Проучване на възможностите за координиране на юридическата база и стандартите, които се отразяват върху управлението на документите и архивите, свързани с електронното правителство на регионално и европейско ниво;

— Пускането на европейската DLM-мрежа за електронни документи и архиви е един от най-важните резултати от DLM-форума през 2002 г.

Сега абревиатурата DLM се интерпретира като Управление на жизнения цикъл на документите. За повече подробности вж.: htpp://www.dlm-network.org

Развитие след 2002 г.: Европейска DLM-мрежа

Съгласно заключенията на DLM-форума в Барселона, бе прието създаването на европейска DLM-мрежа EEIG (Група за европейските икономически интереси) като юридическа база на DLM-форума, който е основен орган. След срещата в Дъблин през 2004 г. работата по DLM-форума бе разделена в четири групи, съгласно следните теми:

— Обмяна на опит, насоки, най-добри практики, обучение и други задачи пред новите страни членки.

— MoReq — бъдещо развитие и проверка на изискванията към модела на системата за управление на електронни документи и архиви.

— дългосрочно съхранение и юридическа база.

— приоритети и цели за финансиране на DLM-форума.

Основната цел е да се създаде оперативна мрежа за информация в помощ на потребителите на електронни документи и дигитални масиви. DLM ще осигури платформа за интердисциплинарно сътрудничество между архивисти, публична администрация, изследователи и високи технологии.

Част 6. План за действие в е-Европа и други сродни дейности на европейско ниво

Предложени конкретни действия:

1. Да се създаде проект за достъп до изображенията на важни исторически документи и архиви от всяка европейска страна членка и институциите на ЕС чрез дигиталното съдържание на предложения Европейски архивен интернет портал (вж. Част 2г) в изпълнение на принципите от Лунд.

2. Да се ускори развитието на трансгранични дигитализационни проекти за архивите от страните членки на ЕС и институциите на ЕС.

Бъдещи насоки:

3. Да се разшири смисълът на дейностите в областта, като Минерва и ЕРПАНЕТ проектите в архивите на страните членки на ЕС, така че да бъдат включени в бъдещи проекти за дигитализация.

4. Да се гарантира специфичният принос на архивите в Европейския съюз към развитието и изпълнението на бъдещите планове за действие и подобните програми в е-Европа.

1. е-Европа в стратегията от Лисабон

Инициативата на е-Европа бе предложена за първи път в края на 1999 г. от Европейската комисия и визирана от Европейския съвет като част от Лисабонската стратегия за модернизиране на европейската икономика. Целта на е-Европа бе амбициозна: всеки гражданин, всяка учебна или бизнес институция да се включи онлайн и да се използват възможностите на новата икономика за просперитет, работа и обхват.

Първият план за действие на е-Европа за 2000–2002 г. имаше три задачи: по-евтин, по-бърз и по-сигурен Интернет. Той включваше 64 цели и почти всички бяха успешно приключени до края на 2002 г.

Вторият етап на плана за действие на е-Европа за 2005 г. бе приет от Европейския съвет в Севиля. Целта през 2005 г. бе Европа да разполага с модерни онлайн публични служби (електронни правителства, електронни учебни и здравни служби) и динамична е-бизнес среда, както и да се осигурят стабилна информационна инфраструктура и достъп на конкурентни цени. За повече информация вж.: http;//europa.eu.int/informationsociety/eeurope/2005/index en.htm

2. Планът за действие на е-Европа и дигитализацията

«Източниците за културно и научно познание на Европа са уникална придобивка, формираща колективната и еволюираща памет на различни общества и осигуряваща необходимите знания за обществото» (Лунд, 4 април 2001 г.).

Този тезис е основата, върху която бяха предприети действия от страна на Комисията и страните членки за развитие на координирани механизми между дигитализационните програми относно съхраняваното наследство в европейските архиви, библиотеки и музеи. Дигитализацията е основната първа стъпка към общото дигитално богатство, което ще бъде в помощ на напълно дигитализирана Европа и ще осигури интелектуален капитал за нарастване на познанието. Дигитализацията е жизненоважна дейност за запазването на общото европейско културно наследство и възможност за достъп на гражданите до това наследство.

Основната роля на дигитализацията е отбелязана в Плана за действие на е-Европа. Сред целите на този план е насърчаване представянето на европейското богатство в глобалните мрежи с оглед пълното използване на възможностите на дигиталните технологии. Специфична ще бъде дейността на национално ниво чрез по-активно координиране на програмите за дигитализация в Европа с цел осигуряване на широк достъп до общото европейско наследство.

Необходими са значителни финансови и човешки ресурси, които да се вложат в проектите и в различните дигитализационни кампании в Европа. Дейностите са разпръснати и редица обстоятелства поставят пред риск успеха и изпълнението на инициативите, включително:

— Различните подходи към дигитализирането;

— Рисковете, свързани с използването на неподходящи технологии и неадекватни стандарти;

— Предизвикателствата на дългосрочното съхранение и достъпа до дигиталните обекти;

— Липсата на последователност при защитата на интелектуалната собственост;

— Липсата на съгласуваност между културните и технологичните програми.

Познанието за опита в другите страни, обменът между страните на ниво политика и проекти, насоките, развитието на най-добри практики, въвеждането на стандарти в подкрепа на взаимодействието, допринасят за по-добър достъп до дигитализираните източници и за повишаване ефективността на инициативите по дигитализацията.

Най-важните заключения от срещата в Лунд налагат на страните членки:

— Да създадат и развият форум за координация;

— Да подкрепят развитието на европейски мониторинг на политиките и програмите;

— Да развият механизми за въвеждане на добрите практики и умения;

— Да работят в сътрудничество с цел осъществяване на достъпно дигитализирано културно и научно наследство в Европа.

Комисията трябва да подпомогне постигането на целите на е-Европа чрез:

— Помощ за координация на дейностите;

— Възможности за създаването на научни центрове;

— Поощряване на развитието на стандарти за дигитализационни практики;

— Разширяване на рамките, в които ще е възможно общо познание за европейското наследство;

— Подпомагане на страните членки за подобряване на достъпа и познанието на гражданите чрез повишаване качеството и използваемостта на съхраненото богатство и развитието на модели в помощ на институциите в е-Европа.

В тези рамки проектът Минерва бе основан от Комисията, съвместно с Програмите на Обществото на информационните технологии, като оперативно средство за осъществяване на координация между страните членки чрез провеждане на две срещи годишно на техни представители и за управлението на дейности на различни работни групи, които да постигнат тези цели. Техните дейности наскоро бяха разширени и включени в инициативата. Минерва бе публикуван съвместно с комисията, бяха резюмирани огромен брой документи и доклади. Работата започна на европейско ниво в страните членки и два пъти годишно се издават доклади за извършената работа.

Всички организации, свързани с паметта и културата — архиви, библиотеки и музеи, са изправени пред еднакви предизвикателства при прилагането на потенциала, предоставян с използването на информацията и комуникационните технологии. Тези технически и организационни предизвикателства изискват основни образци, концепции, работни групи, които да проучат всички възможности, за да осигурят дългосрочност и да създадат необходимите умения за управление на процесите. Част от работата включва определяне и насърчаване на най-добрите практики, разработване на практически насоки за подкрепа на добрите практики и насоки за технически стандарти, необходими за разкриване на многофункционалността и трайността на дигитализираното богатство.

Тези документи бяха дискутирани със страните членки и бяха преведени на различни езици за използване от архивите, библиотеките и музеите при изпълнение на техните дигитализационни процеси.

3. Принос на изследванията в Европейския съюз

Изследванията бяха реализирани едновременно с други проекти, базирани върху програми, свързани с информационните технологии, като естествено всичко това е във връзка с въвеждането и използването на новите технологии. Много голяма част от дейностите по дигиталното представяне са възможни благодарение на достъпа до Интернет или използването на VR-driven интерфейс за местните архиви. Така се постигат различни цели като сканиране, разчитане на ръкописи или звукозаписи, реставрация на повредени документи, информационни системи за достъп до архивни материали, автоматично създаване на метаданни за сканирани или принтирани документи.

В бъдеще приносът ще бъде насочен към действия, основани на изследователски програми за запазване на дигиталното богатство. Значението за архивите, библиотеките и музеите е свързано с Резолюцията на Съвета от 25 юни 2002 г. за запазването на утрешната памет — дигиталното богатство, за бъдещите поколения. Проектът ERPANET бе разработен, за да направи достъпни информациите, най-добрите практики и развитието на умения в областта на дигиталното съхранение на културното наследство и научните постижения. Той е дело на представители на университетите в Глазгоу, Швейцарския бундесархив, Националния архив на Холандия и университета в Урбино. Той свързва в едно работата на институциите на паметта (музеи, библиотеки и архиви), на индустрията, свързана с информационните технологии и софтуерните компании, изследователските институти, правителствените организации, включително местните, на търговския сектор, както и организирането на семинари и проучвания, развитието на база от познания и добри практики и насоки.

Част 7. Аудиовизуални архиви

Предложени конкретни действия:

1. Да се спазва Резолюцията на Съвета от 24 ноември 2003 г. (OJ EU C 295/5, 5. 12. 2003) относно съхранението на кинематографските документите на Европейския съюз.

2. Да се разработят критерии за описание и съхранение на аудиовизуални документи и архиви в Европа.

Бъдещи насоки:

3. Да се създадат общи стандарти и най-добри практики за миграция на съществуващите аудиовизуални архиви към модерните дигитални форми.

4. Да се развият общи стандарти за база данни на филмовите архиви с цел да станат интероперативни.

Увод

На ниво Европейски съюз от 2000 г. съществуват четири текста за защита на филмовото наследство:

— Резолюция на Съвета от 26 юни 2000 г. за съхранение на Европейското филмово наследство, призоваваща страните членки да си сътрудничат в реставрацията, консервацията и създаването на мрежа на европейските архивни данни (2000/С 193/01);

— Комюнике на Европейската комисия от 26 септември 2001 г. за някои правни аспекти относно кинематографските и други аудиовизуални материали. Разгледани бяха законовите разпоредби, свързани с аудиовизуалните материали и възможностите за съхранението на Европейското аудиовизуално наследство и бе създадена експертна група в областта на киното (СОМ (2001) 534 финал);

— Резолюция на Съвета от 24 ноември 2003 г. за депозирането на кинематографски материали в ЕС. Предложено беше създаването на ефикасни системи за депозит и съхранение на материалите, представляващи част от аудиовизуалното наследство, което получи публична подкрепа на национално и европейско ниво (2003/С 295/03);

— Комюнике на Комисията, Съвета, Европейския парламент, Икономическия и социален комитет и Комитета на регионите от 19 март 2003 г. за следване на комюникето на Комисията от 26 септември 2001 г., което включва предложение за Препоръка на Парламента и Съвета за филмовото наследство (СОМ (2004) 171 финал).

На международно ниво Конвенцията на Съвета на Европа за защита на аудиовизуалното наследство от 8 ноември 2001 г. предвижда всяка страна да въведе задължението за депозит на киноматериали, които са били създадени самостоятелно или съвместно на нейна територия и представляват част от аудиовизуалното й наследство.

През последните години бяха предприети редица инициативи на ЮНЕСКО и други световни и европейски организации за изготвянето на международни и наднационални правни средства и/или професионални стандарти за осигуряване на възможно най-добро съхранение на аудиовизуалните архиви. Основната причина за тези усилия бе непоправимата загуба на подобни материали в миналото в резултат на най-различни причини.

Една от първите причини е липсата на разбирателство в миналото по въпроса дори между архивисти, библиотекари, музейни работници и други професионалисти. Втората е физическото и химическото разграждане на материалите в резултат на неправилно съхранение. Третата е, че в редица страни липсва адекватна законова уредба по въпроса. Четвъртата е липсата на професионално сътрудничество между специализираните институции и традиционните публични архиви, библиотеки и музеи на национално и международно ниво. Последната причина е очевидната липса на финансиране от страна на правителствата и отговорните частни или получастни институции.

Тук няма да се търси нова дефиниция на аудиовизуален архив, такива има в цяла Европа. Терминът изключва текстови документи (традиционни и електронни) и всякакви други архивни материали. Терминът аудиовизуален архив включва:

1. Карти, планове, скици;

2. Изображения;

3. Звукозаписи;

4. Кинофилми;

5. Телевизионни материали.

Тези материали по дефиниция са културно богатство, част от културното наследство и не е задължително да се намират под компетенциите на архив, библиотека или музей. Те могат да се съхраняват в една или няколко от тези институции. Архивите по принцип са отговорни за подобни материали, докато библиотеките събират материали, които са били създадени за разпространение. Музеите могат да събират двата типа материали, но се занимават предимно с предмети на изкуството.

Архивите, библиотеките и музеите заедно са отговорни за постоянното съхранение на културното богатство, включително и на аудиовизуалните материали. В Европа тази отговорност е широко призната като публично задължение. Някои от тези «културни институции» са субсидирани от държавата или от други публични власти. Те могат да обединят усилията си и да осъществяват заедно по-ефективно своята работа.

Тази глава позволява да се направят няколко заключения: в съответствие с културната традиция и административната структура в дадена страна, публичните архивни власти, в сътрудничество с библиотеките и музеите, имат задължението да осигурят доброто съхранение на всички материали, независимо от това къде се намират. Ако не могат сами да се справят, те би трябвало да привлекат вниманието на правителството си към проблема.

Цели и характеристики

В тази част по-обстойно са разгледани отделни аудиовизуални материали.

1. От гледна точка на традиционната публична архивистика няма особени различия между отговорността за традиционните документи на хартиен носител, от една страна, и тази за карти, планове, чертежи и пр., от друга. Публичните и частните институции създават всякакви видове документи, които традиционно се приемат за съхранение от публични и/или частни архиви. Ето защо в тази част няма да се дискутират проблемите на съхранението на тези документи.

2. В областта на изобразителните документи трябва да се прави разлика между традиционно създадени и фотографии. Традиционно създадените изобразителни материали се архивират по подобен начин както документите на хартиен носител, докато фотографиите се нуждаят от различна техническа обработка. Тази разлика води до това, че в редица европейски страни фотографиите, дори и с публичен произход, се приемат във филмовите архиви, а не в традиционните публични архиви. Тук не е необходимо да се дискутира проблемът с тяхното съхранение, тъй като това е технически проблем.

3. Звукозаписите се произвеждат от правителствени и други публични институции, както и от публични или частни разпространителски компании или други частни институции. Юридическите и техническите проблеми на архивните звукозаписи не са крайно различни от филмовите и телевизионните материали. Трябва да се подчертае, че проблемът с експертизата на звукозаписите на парламента или правителството зависи твърде много от факта, че са създадени именно от публичната власт. Различен е въпросът със записите на електронните медии. Така се стига дотам, че материали с историческо значение в дадена страна, съгласно произхода им, могат да се прехвърлят в различни публични или частни архивни служби.

4. Кинематографските материали се различават в три основни области от традиционните документи на хартиен носител:

а) документите на хартиен носител, съхранявани в публичен архив, са създадени и сега продължават да бъдат създавани главно от държавни институции, докато повечето филми са били произведени и се произвеждат от частни компании;

б) носителят на филмирана информация се нуждае от специално третиране, различно от третирането на хартията;

в) в голям брой европейски страни публичните архиви имат юридическа власт да събират кинофилмите под формата на законоустановен депозит. Откакто филмовите експерти осъзнаха историческата стойност на кинофилма и възможността да се направи по-късна презентация или римейк, те прибягнаха до създаването на специални филмови архиви, вместо да си сътрудничат с публичните архиви. Дори в страните, където държавата има инициативата да пази филмите в публична институция, услугите на националните архиви не се използват, въпреки предлагането. Понякога филми, държавно производство, в частност документалните, се предават в публичните архиви, докато това не важи за частно създадените филми, по-специално игралните. Има случаи, в които по технически причини филмите, държавно производство, се предават в частни или в специални публични архиви. В новото европейско архивно законодателство очевидно е необходимо разглеждане на проблема със законоустановения депозит. След 1970 г. договореностите по отношение на архивните кинофилми варират в различните страни, но това не означава, че уредбата е задоволителна във всички страни. В Естония, Германия, Латвия, Словения и други, където националната (федералната) архивна институция е отговорна за частно създадените филми, има изключения, които доказват правилото.

5. Съществуват редица подобни или общи проблеми в областта на кино и телевизионните архиви. Основната разлика е, че в много страни телевизионните архивни материали са архивирани само за целите на повторното използване от телевизионните компании и са трудно достъпни за масовата публика. На теория съществува голяма разлика между публичните и частните компании. На практика не може да се избегне впечатлението, че някои публични разпространителски фирми гледат на своите телевизионни архиви като на частна собственост, без никакви задължения за предоставяне на достъп на трета страна в зависимост от нуждите й.

В светлината на тези наблюдения изглежда разумно да се дискутира по-подробно отговорността на публичните архиви относно проблемите по съхранението на кинофилмите и телевизионните материали.

Кинофилми

Целта на Европейската (Съвета на Европа) конвенция за защита на аудиовизуалното наследство от 8 ноември 2001 г. е «да осигури защита на европейското аудиовизуално наследство и неговото значение като форма на изкуство и като документ за нашето минало, чрез събиране, съхранение и достъпност на изобразителния киноматериал за културни, научни и изследователски цели в името на публичния интерес». (чл. 1) Политиката на Европейския съюз е в пълно съгласие с тази Конвенция. Но само седем страни членки (Австрия, Франция, Гърция, Унгария, Литва, Португалия, Словакия) са подписали Конвенцията и само една (Литва) я е ратифицирала. Все още Конвенцията не е влязла в сила.

Конвенцията задължава подписалите я да въведат: «чрез юридически или други съответни средства» законоустановен депозит на «изобразителния киноматериал, представляващ част от аудиовизуалното наследство. Областта на приложението й е ограничена в рамките на «кинематографските произведения».

Понятието «Кинематографско произведение» означава «изобразителен киноматериал, в частност кинематографски, художествен, анимационен и документален, предназначен за прожектиране в киносалоните». Тази дефиниция е професионално и икономически задоволителна, още повече че законоустановеният депозит е посочен като депозит на «изобразителния киноматериал, който е част от аудиовизуалното наследство и е продуциран или копродуциран на територията на заинтересованата страна». По-добре е да се толерират различни дефиниции като «изобразителен киноматериал» и «кинематографска творба», отколкото да се правят опити напразно да се дефинират различията между тези две понятия. На практика Европейската конвенция обхваща само кинематографските творби, но същевременно отваря юридическа врата за съхранение на други аудиовизуални материали.

Задълженията на Конвенцията не отменят разпоредбите в международните договори за защита на авторските права и другите сродни права. Конвенцията не съдържа членове, които да противоречат на защитата им. Трябва да бъде ясно също, че националните права в областта е необходимо да се съблюдават. Архивистите знаят, че авторските права и сродните им права не оправдават зле обмислената архивна политика, но понякога се използват като извинение за професионални грешки. Съобразявайки се с различните юридически системи в европейските страни, Конвенцията все пак въвежда общи задължения за законоустановения депозит, като дава на страните възможност да се справят с тези задължения чрез «законодателни или други съответни средства».

Това води до професионална отговорност на архивите в страните членки. Те имат морално задължение да съдействат за правилния подбор. Политически проблем в повечето страни не е липсата на добра воля от страна на правителствата, а тяхното нежелание да товарят производителите на филми. Архивистът ще обясни, че разноските по своевременното предаване на копия от всеки филм в архивна институция са много по-ниски отколкото разноските по реставрирането на повредените филми по-късно. Икономически е неразумно да не се подписва Конвенцията, след като натискът да се произведе или репродуцира допълнително копие от кинематографична творба ще спести много пари в бъдеще. Архивистите успяват да убедят Съвета на Европа, че решението какъв тип материал принадлежи към аудиовизуалното наследство на дадена страна може да бъде взето от самата страна.

Конвенцията не определя архивните институции, които ще носят отговорността за това, но по изключително либерален начин оставя решението на страните членки, които могат да определят «една или повече» архивни институции, които да гарантират «съхранението, документирането, реставрацията и достъпа до депозирания материал». Тя дори не посочва дали тези институции да бъдат публични или частни, но определя, че те не могат да бъдат директно или индиректно контролирани от физическо или юридическо лице, принципно ангажирано с дейности с интереси в медийния сектор.

От друга страна има спешна необходимост за страните и по-специално за правителствата да наблюдават изпълнението на задълженията, поставени пред архивните институции. Това задължение трябва да се приеме сериозно и да се превърне в системна работа.

След като кинематографските произведения могат да бъдат правилно съхранявани след реставрация по най-добрия възможен начин, ясно е, че Конвенцията трябва да задължи правителствата да направят така, щото архивните институции да имат необходимите средства, за да изпълняват функциите си по съхранението и реставрацията на законоустановения депозит. Нежелателните загуби на толкова много кинематографски произведения в миналото доведоха до необходимостта да се изработи съответното споразумение за защита на аудиовизуалното наследство в случаите, когато материалите не са «защитени» от законоустановения депозит. Това означава, че Конвенцията е неприложима към онези материали, приемани в архивите в миналото, и че тези материали са изложени на неизбежни опасности, свързани с материалното им съществуване. Конвенцията насърчава страните да съдействат за доброволния депозит на «движещ се» изобразителен материал, който представлява част от аудиовизуалното наследство. С договор ще се уреждат начините, по които този материал ще е достъпен за публиката.

Въз основа на опита на традиционната публична архивистика могат да се направят някои бележки за необходимостта от международно сътрудничество между страните членки в Европейския съюз и извън него. От кинематографските произведения могат да се правят копия без особени затруднения, средства и енергия. В това сътрудничество трябва да бъдат привличани други професионално компетентни институции. Важна е ролята на Международната федерация на филмовите архиви (FIAF — www.fiafnet.org).

Основните препоръки на Европейския съюз в тази област са следните:

— Да се събират и пазят кинематографски произведения като част от аудиовизуалното наследство, което получава публична подкрепа;

— Да се насърчава хармонизацията на каталогизирането на филмовите архиви като се използват международни и европейски стандарти;

— Да се разреши репродуцирането на филми за реставрация;

— Да се реализира доброволен депозит на «движещи се» изображения, освен кинематографските произведения и търговските материали;

— Да се създадат стандарти за мрежа от информационни данни.

Още през първата половина на 2005 г. Европейската комисия възложи на Европейския комитет по стандартизацията CEN изработването на стандарти, които ще позволят интероперативност на базите данни във филмовите архиви и осъществяването на Интернет мрежа от информационни данни.

Генералната дирекция «Образование и култура» към Европейската комисия ще подкрепи инициативите с цел запазване на това наследство в историческите архиви на Европа.

Телевизионни материали

Архивирането на телевизионни материали е много по-трудно отколкото съхранението на кинофилми. Съветът на Европа не е разглеждал тези проблеми с юридическите средства както при кинематографските творби. В това отношение Конвенцията е само чадърът, който позволява допълнителни постановки за съхраняване на «движещи се» изображения освен кинематографските творби.

Съветът на Европа подготви протокол за защита на телевизионните продукции, който определя «телевизионните продукции» като «всяко движещо се изображение извън кинематографските творби, създадено за излъчване по мрежи, кабели, сателити или други начини за приемане от публиката, с изключение на движещи се изображения, предавани по индивидуално искане, и интерактивен движещ се изобразителен материал». Задължението на всяка страна да депозира телевизионни продукции като част от нейното аудиовизуално наследство е ограничено до тези продукции, които «са били излъчени чрез разпространителите според техните пълномощия пред публика след влизането в сила на протокола». Икономическите съображения на това ограничение са професионално обяснени с покана за това всяка страна да осъществява оценка и подбор на телевизионни продукции, които трябва да бъдат депозирани, за да се определят и запазят адекватно телевизионните елементи на нейното аудиовизуално наследство.

Протоколът посочва необходимостта от експертиза на телевизионните материали според традиционната архивна практика, за да се избегнат две опасни тенденции: неограниченото и икономически неизгодното запазване на всичко, от една страна, а от друга — редукцията на причините в полза на архивирането на телевизионните материали за нуждите на повторното използване от телевизионните компании. Тук експертизата е много по-важна отколкото при кинематографските произведения. Конвенцията изтъква, че самите институции-разпространители трябва да посочат местата за съхранение. Основното изискване е за достъп и съхранение.

Заключение

Редица национални или федерални архивни служби в Европейския съюз не носят цялостна отговорност за организационните рамки, в които се пази аудиовизуалното наследство на страните им. Много национални архиви биха били претоварени, ако сами поемат задължението да се грижат за опазването на телевизионните архиви или на архивите на разпространителските компании. От архивна гледна точка би било по-добре компаниите да поемат архивните отговорности, а публичните архивни служби да провеждат контрол над архивната дейност на компаниите — частни или публични, за да се осигурят съхранение и достъп в интерес на публиката.

С оглед защитата на филмовото наследство на Европейския съюз, Европейската комисия продължава да препоръчва изпълнението на Резолюцията на Съвета от 24 ноември 2003 г. (OJ EU 295/5. 5. 12. 2003 г.) и да фокусира вниманието върху предложението на Съвета на Европа за защита на филмовото наследство на Европейския съюз.

Бележки

1. Докладът се публикува със съкращения.