Методически кодекс
Част трета: Методически указания за работа с документите в архивите на НРБ — научно-техническа документация, фото-, кино-, фоно-, и машиночитаеми документи
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Книги»
Научен ръководител на Eлектронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автори: Стефка Петкова, Калинка Анчова, Майя Бурмова, Светла Нашева, Андриана Нейкова, Мариана Пискова, Иван Бояджиев, Иван. Гиздов, Кинче Парушева, Александър Тончев
Дизайн: Давид Нинов
София, 2009
А. Научно-техническа документация
I. Видове научно-техническа документация (НТД)
1. Научно-техническа е документацията, фиксираща процеса и резултатите на научните изследвания в областта на техниката, на техническите разработки, а така също и направленията и методите на внедряването им в производството.
2. Видове научно-техническа документация са научноизследователските, проектните, конструкторските, технологичните, геодезическите, картографските, геологическите, хидрометеорологическите документи, документите по изобретения и рационализации, патентната документация, стандартите и нормалите(1).
3. Научноизследователските документи фиксират процеса и резултатите на фундаменталните и приложни изследвания.
3.1. Към видовете научноизследователски документи се отнасят:
— отчети и доклади по теми за научноизследователски работи;
— заключения и мнения за научноизследователски и експериментални работи;
— монографии, дисертации, студии, статии и рецензии за тях;
— ръкописи на публикувани и непубликувани трудове;
— програми за научноизследователска работа;
— отчети, доклади, справки за научни експедиции, конференции, симпозиуми и командировки в чужбина, прогнози, концепции и др.
4. Проектните документи в областта на капиталното строителство характеризират в текстова и графична форма външния вид, технико-икономическите показатели, конструкцията, стойността на проведените работи по строителството и реконструкцията, разширението, възстановяването на обекти с производствено и непроизводствено предназначение.
За обект се смята строеж с определено наименование и месторазположение.
Обекти с производствено предназначение са всички обекти с производствено-стопанска дейност в народното стопанство. С непроизводствена предназначение са останалите обекти, включително самостоятелните подобекти на жилищното и културно-битовото строителство, предвидени за изграждане към обектите с производствено предназначение извън площадката им.
Видовете проектни документи в областта на капиталното строителство, както и фазите и частите на проучвателните и проектните работи се определят от правилниците и наредбите за капитално строителство.
5. Към конструкторските документи се отнасят графическите и текстови документи, които отделно или в съвкупност определят състава и устройството на изделието и съдържат необходимите данни за неговата разработка или изработване, контрол, приемане, експлоатация и ремонт.
Под изделие се разбира предмет или съвкупност от предмети на производството, изработени в предприятието.
В зависимост от предназначението си изделията се подразделят на:
— изделия на основното производство, предназначени за реализиране;
— изделия на спомагателното производство, предназначени за собствените нужди на предприятието.
Видовете, комплектността и стадиите на разработване на конструкторските документи се определят от действуващите стандарти на Единната система за конструкторска документация (ЕСКД) — БДС 2042–71 и БДС 2.103–77.
6. Към технологичните документи се отнасят текстови и графични документи, които отделно или в съвкупност определят технологичния процес на изготвяне на изделията от промишленото производство или процеса на изграждане на обектите на капиталното строителство при най-малки загуби на съществуващото или ново внедрено технологическо оборудване, или реда на построяване на сгради и други обекти.
Видовете и стадиите на разработване на технологичните документи се определят от действуващите стандарти на Единната система за технологична документация (ЕСТД) — БДС 3.1102–76.
7. Към документите по открития, изобретения и рационализации се отнасят: декларация за откритие и диплом за откритие, заявка за изобретение, авторско свидетелство и патент.
Видовете документи по откритията, изобретенията и рационализациите се определят от действуващите стандарти на Единната система за унифицирана управленческа документация (ЕСУУД) — БДС 6.08.2.00–78.
8. Съставянето, оформянето и организирането на научно-техническата документация се регламентира от действуващи нормативни документи (държавни стандарти от Единната система на конструкторска документация и Единната система за технологична документация, отраслови нормали, ведомствени инструкции и указания).
II. Комплектуване на архивите с научно-техническа документация
1. Източници за комплектуване на държавните архиви с научно-техническа документация са:
— организациите(2), в резултат от дейността на които се създава научно-техническа документация (научноизследователски и проектно-конструкторски, научноизследователски и проектантски, проектантски институти, научни центрове, инженерингови организации, бази за внедряване, проектантски звена, научноизследователски лаборатории и др.);
— личните сбирки от документи на български граждани — изтъкнати дейци на науката и техниката, изобретатели, рационализатори и др.
2. Разпределението на научно-техническата документация с национално значение по епохи се извършва между архивите както следва:
— в Централния държавен исторически архив се съхранява научно-техническата документация за капиталистическата епоха;
— в Централния държавен технически архив се съхранява научно-техническата документация за социалистическата епоха.
3. Научно-техническа документация от национално значение се комплектува също от Архива на БАН.
4. Разпределението на научно-техническата документация с мастно значение (независимо от епохата когато е възникнала) се извършва по мрежата на окръжните държавни архиви.
5. Научно-техническата документация на обекти с национално значение, които се намират на територията на окръзите, се комплектува също от окръжните държавни архиви.
III. Технически архив на организация
1. За правилна организация, съхранение, отчет и използуване на научно-техническата документация в организациите се създават специални подразделения — отдели «техническа документация», бюра «техническа документация», технически архиви(3), независимо от учрежденския архив за обща документация(4).
2. Техническият архив се ръководи от началник с висше техническо образование.
Броят на сътрудниците се определя от количеството на създаваната в организацията научно-техническа документация и спецификата на провежданите операции в архива.
3. Основни задачи на техническия архив са:
— приемане, отчет и съхранение на оригиналната или копийна научно-техническа документация;
— проверка на комплектността и оформянето на постъпващата в архива научно-техническа документация;
— организация на използуването на научно-техническата документация;
— контрол върху нанасянето на изменения в научно-техническата документация;
— размножаване и разпращане на научно-техническата документация в подразделенията на организацията или на външни потребители;
— издирване на липсващи научно-технически документи;
— провеждане на експертиза на ценността на научно-техническата документация, съставяне на списъци на проектите на обекти или изделия, подлежащи на запазване;
— оформяне, описание и предаване на научно-техническата документация, определена за постоянно запазване в държавните архиви;
— участие в разработката на методически указания по основни въпроси на работата с научно-техническа документация.
4. Техническият архив има право:
— да изисква от подразделенията на организацията да предават научно-техническата документация оформена в съответствие с действуващите стандарти, нормали, правила и инструкции;
— да връща за преработване или дообработване неправилно оформени документи.
5. Научно-техническата документация, създадена в структурните подразделения на организацията се приема в техническия архив съгласно реда, определен в действуващите стандарти (ЕСКД, ЕСТД), отраслови нормали и ведомствени инструкции.
При приемането на оригиналите на научно-техническите документи се проверява:
— комплектността на научно-техническата документация до спецификацията или друг съпроводителен документ;
— наличието на необходимите подписи и дата;
— пригодността за съхранение и многократно копиране и микрофилмиране.
6. Приетата в техническия архив научно-техническа документация се води на отчет.
6.1. Основни отчетни единици в техническия архив са:
— за научноизследователските документи — отчет по тема или друг вид документ, обособен в том, папка;
— за проектните документи — част на проекта, лист-чертеж със самостоятелно значение, текстови документи, обособени в том, папка;
— за конструкторските и технологичните документи — лист чертеж, независимо от формата, или текстови документ.
6.2. Отчетни форми в техническия архив са:
— инвентарна книга;
— отчетна картотека;
— описи;
— заверителен надпис.
6.3. Всяка отчетна единица се регистрира с отделен номер.
6.3.1. Научноизследователските документи се регистрират в инвентарните книги по реда на постъпването им, като се вписват следните данни: инвентарен номер, дата на постъпване, номер на темата, наименование на темата, ръководител на темата, брои на листовете (за текста, фотосите и графическите документи поотделно).
6.3.2. Оригиналните проектни документи и копията им се регистрират в отделни инвентарни книги, в които се вписват: инвентарен номер, дата, шифър на обекта (съгласно приетата в организацията система на индексация), наименование на обекта и на подобекта, фаза, част, лист.
6.3.3. Оригиналните конструкторски документи се регистрират в инвентарна книга за оригиналите, в която се вписват: инвентарен номер, дата, означение на изделието, брой на листата, наименование, от кого е предаден документът, подпис, забележка (вж. ЕДС 4811–71).
За конструкторските документи на основното производство и конструкторските документи на спомагателното производство се водят отделни инвентарни книги за регистриране на оригиналите и на постъпващите отвън дубликати.
Допуска се да се водят и отделни инвентарни книги видове производства (дизели, вагони, трактори и др.). Всяка инвентарна книга получава пореден номер в рамките на дадения вид.
На всеки конструкторски документ, получил инвентарен номер, се попълва отчетен картон (вж. БДС 4811–71).
Всички постъпващи в техническия архив копия (отделни листове, папки, албуми) подлежат на отчет в отчетните картони на копията (вж. БДС 4811–71).
Копията на конструкторските документи, направени в дадена организация се отчитат по инвентарните номера, които имат техните оригинали и не се регистрират отделно в инвентарните книги.
Копията на конструкторските документи, получени от други предприятия се регистрират в отделна инвентарна книга полистно или по групи (папки).
6.3.4. Отчетната регистрация на технологичните документи се извършва по същия ред както за конструкторските.
7. Експертиза и научно-техническа обработка на научно-техническата документация.
7.1. Експертизата на ценността на научно-техническата документация в техническия архив на организацията се провежда с цел установяване нейното научно-историческо и практическо значение и подбор на част от нея за държавно съхранение.
7.1.1. Главната задача на експертизата на ценността на НТД е осигуряване на оптимален комплект научно-техническа документация за изследванията и разработките с научно-историческа значимост, подлежащи на постоянно запазване.
7.1.2. При превеждане на експертиза на научно-техническата документация се спазват следните основни принципи:
— принцип на историзма;
— всестранност и комплексност;
— класово-партиен подход.
7.1.3. Критерии за определяне ценността на научно-техническата документация са:
— принципна новост на решение на научно-техническите проблеми, изразена в научна или техническа идея, конструкция, инженерно или строително-архитектурно решение. От интерес за държавните архиви е научно-техническата документация, отразяваща развитието на науката и техниката, принципно новите решения на посочените проблеми за даден етап (във времето на създаване на документите, а не в момента на провеждане на експертизата на ценността им). В качеството на спомагателен критерии за определяне на принципната новост или оригиналност на решение на научно-техническите проблеми се прилага издаването на авторски свидетелства, патенти, дипломи за откритие.
— оптималност на качествените показатели. Ценността на научно-техническата документация се определя от ефективността и обема на практическо приложение на научно-техническата идея, конструкция, решение, отразени в нея, а така също от степента на реконструкция (модификация) на обекта, в който е материализирана идеята.
— значение и влияние на научно-техническата идея (конструкция, решение) за развитието както на дадена област на науката, техниката, производството, така и на сродни области, клонове, отрасли.
— комплектност на научно-техническата документация. Ценността на научноизследователските, проектните, конструкторските, технологичните документи зависи от оптималния комплект подбрани документи, отразяващ същността не научно-техническата идея, основните принципи и общото конструктивно решение на обекта, в който е материализирана идеята, основните технически параметри и експлоатационни възможности(5).
— автор на научно-техническата документация. Прилага се при определяне ценността на документи, възникнали в резултат от дейността на организации или лица, притежаващи изключително важно значение през определен период от време, независимо от практическата и научно-историческата ценност на самите документи.
— награждаване на разработките с международни, държавни, отраслови и специални награди от конкурси, прегледи, изложби, панаири и др.
— юридическа сила на научно-техническата документация (спазване на законната форма на документа и наличие на реквизитите, изисквани от съответните нормативи).
— оригиналност и копийност на научно-техническата документация.
7.1.4. Критериите за определяне ценността на научно-техническата документация се прилагат комплексно, при което те взаимно се уточняват и допълват.
7.1.5. За провеждане на работата по експертизата в организациите, създаващи научно-техническа документация се изграждат две експертни комисии — за научно-техническата и за общата документация.
7.1.6. Председател на ЕК за научно-техническата документация е един от ръководителите на организацията (заместник-директор по научната част, главен инженер или негов заместник, главен конструктор или негов заместник). В ЕК влизат завеждащият техническия архив и членове на научния, техническия и експертния съвети на организацията.
7.1.7. Експертната комисия за научно-техническа документация има следните функции:
— провеждане експертиза на ценността на документите в техническия архив на организацията;
— съставяне и разглеждане на списъци на проектите на обекти и на изделия, подлежащи на постоянно запазване и описи на делата;
— съставяне на историческа справка;
— участие в подготовката и обсъждането на проекти за списъци със срокове за съхранение на делата, типови и примерни номенклатури, методически пособия за работата на техническия архив на организацията.
7.1.8. В Централния държавен технически архив и в окръжните държавни архиви се създават експертно-проверочни комисии за оказване методическо ръководство, контрол и утвърждаване резултатите от експертизата на ценността на научно-техническата документация.
7.1.9. Методически и теоретически център за разглеждане и решаване принципните въпроси, свързани с експертизата на ценността на документите и на научно-техническите в частност е Централната експертно-проверочна комисия при ГУА.
За състава, функциите и дейността на експертно-проверочните комисии и централната експертно-проверочна комисия вж. част втора на Кодекса, глава първа, т. 6.10.–6.19.
7.1.10. Работата на ЕК започва с първоначален подбор на обектите или изделията, чиито проекти подлежат на постоянно запазване. За целта се съставят списъци на проектите на обекти и списъци на проектите на изделия определени за постоянно запазване и описи на проектите на обекти или изделия, неподлежащи на запазване (вж. Приложение № 1 и 2(6)).
7.1.11. Списъците се състоят от:
— заглавен лист;
— описателни статии;
— рекапитулация.
На заглавния лист на списъците се нанасят:
— официалното пълно, а в скоби съкратеното наименование на фондообразувателя;
— видът на списъка (на проектите на обекти или на изделия определени за постоянно запазване);
— крайните дати на включените в списъка документи;
— броят на листовете в списъка.
Данните за проектите на обекти или изделия, които се отразяват в списъка са:
— пореден номер;
— шифър на обекта (шифър на изделието);
— фаза (стадий за проект на изделие);
— година на завършване на проекта;
— брой на папките;
— брой на чертежите оригинали;
— организация, проектирала обекта (изделието);
— мотиви за запазване на проекта.
7.1.12. Списъците на проектите на обекти или изделия се съставят в два екземпляра, подписват се от председателя и членовете на ЕК, одобряват се от ръководителя на организацията и се внасят за разглеждане в експертно-проверочната комисия.
Експертно-проверочната комисия има право да прехвърля проекти на обекти или изделия от списъка в описа на неподлежащите на запазване проекти и обратно.
За отчетите по теми не се съставят списъци.
7.1.13. Елементите на описите на проектите на обекти на изделия, неподлежащи на запазване са еднакви с тези на списъците (вж. Приложение № 3 и 4).
Описите на проектите на обекти или изделия, неподлежащи на запазване съдържат същите данни като списъците, но вместо графа «Мотиви за запазване на проекта» фигурира графа «Мотиви за унищожаване на проекта».
Върху заглавния лист на описа се нанася и наименованието на архива.
7.1.14. Описите на проекти на обекти и изделия, неподлежащи на запазване се утвърждават след удостоверяване пред ЕПК, че включената в описа документация не е необходима за оперативната дейност на организациите, потребители на същата.
7.1.15. След определяне не обектите или изделията, чиито проекти подлежат на постоянно запазване се пристъпва към подбор на документите от проектите и описване на делата в инвентарни описи (вж. т. 7.2.17 до т. 7.2.24).
7.1.16. Резултатите от експертизата на ценността на научно-техническата документация се отразяват в протокол (вж. част втора на Кодекса, глава първа).
7.2. Научно-техническата обработка на НТД се извършва в техническия архив на организацията и се състои в систематизация на документите, описание на делата, техническо оформяне на делата, съставяне на описи.
7.2.1. Систематизацията на научно-техническата документация започва с определяне принадлежността на документите към даден проект на обект, на изделие, към даден отчет по тема.
7.2.2. Систематизацията на документите вътре в проекта на обекта или изделието, в отчета по тема, се определя от действуващите държавни стандарти, нормали, ведомствени правила и инструкции и се отразява в спецификациите, съдържанията на отчетите по теми, описите на производствените подразделения на организацията.
7.2.3. В рамките на отделените за постоянно запазване проекти, отчети по теми, обединените по определен признак в том (папка) графически или текстови документи или отделни документи със самостоятелно значение образуват дела на научно-техническата документация.
7.2.4. Основен признак за формиране на делата на НТД е принадлежността на документите към една или няколко фази, стадия, части на проекта на обекта или изделието, към един или друг етап на разработката.
7.2.5. Листовете на всяко дело се номерират в горния десен ъгъл.
Максималният брой листове в едно дело е 200–250. Когато делото се състои от повече листове, то се оформя в няколко тома с отделна номерация.
7.2.6. Ако делото се състои от документи със собствена номерация (например отчети по теми), тя се запазва. Наличието на собствена номерация се отбелязва в заверителния надпис.
7.2.7. В случай, че при номерирането са допуснати голям брой грешки, листовете на делата се номерират отново, като старите номера се зачертават така, че да могат да се четат.
При малък брой грешки, номерацията се поправя с прибавяне на буквени индекси: а, б, в и т. н. за пропуснатите листове към последния номериран лист или след първия повторен номер.
Всички грешки и поправки в номерирането се отбелязват в заверителния надпис.
7.2.8. В края на всяко дело или том, на предварително пришит стандартен лист (БДС 6.25.2.02–78) се съставя заверителен надпис, в който се вписват с думи и цифри броят на листовете на делото и се отбелязват характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на делото.
7.2.9. В заверителния надпис на делата за постоянно запазване се посочват още: държавният архив, който ще ги съхранява, номерът на фонда; номерът на описа и номерът на делото(7).
Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочва неговата длъжност и датата на съставяне.
7.2.10. Настъпилите изменения в състава и състоянието на делата (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото, замяна на оригиналите с копия) се отбелязват в заверителния надпис.
7.2.11. При преномериране на листовете в делото се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.
7.2.12. Върху обвивката на всяко дело се вписват последователно:
— пълното и съкратено наименование на организацията, разработила научно-техническата документация;
— наименованието на структурната част, от която са документите;
— заглавието на делото и дата на завършване на разработката;
— броят на листовете.
След вписването на делото в инвентарен опис, на обвивката се нанасят номерът на фонда, номерът на описа и номерът на делото по описа.
7.2.13. На обвивката на делото се вписва официалното наименование на организацията, а в скоби съкратеното, ако има такова.
При промени в наименованието на организацията се посочва това наименование, което е имала организацията по време на създаване на проекта на обекта или изделието, на отчета по тема. В случай, че проектът или отчетът по тема са създадени по време на промяната на наименованието, т. е. включват документи, разработени преди и след тази промяна, върху обвивката на делото се вписва първоначалното наименование, а под него последователно промените и техните дати.
7.2.14. Заглавието на делото има следните елементи:
— за научноизследователските документи — наименование отчета по тема, етап на разработката, номер на темата;
— за проектните документи — наименование на проекта (обекта), част, фаза на проектиране, вид на текстовия документ, шифър на обекта;
— за конструкторските и технологичните документи — наименование на проекта (изделието), възела, текстовия документ, стадии на проектиране, шифър на изделието.
7.2.15. Дата на делото с годината на завършване на проекта или на отчета по тема.
7.2.16. Броят на листовете се вписва с арабски цифри най-долу на обвивката на делото. Посочва се въз основа на заверителния надпис.
7.2.17. Определената за държавно съхранение научно-техническа документация, оформена в дела се описва в инвентарни описи.
7.2.18. Инвентарните описи се състоят от:
— заглавен лист;
— описателни статии;
— рекапитулация.
7.2.19. На заглавния лист на описа се нанасят;
— наименованието на съответния държавен архив, официално приетото пълно, а в скоби съкратеното наименование на организацията-фондообразувател. При промени в наименованието на организацията, на заглавния лист се вписва наименованието, което е носила организацията по време на създаване на описваните документи. В случай, че наименованието на организацията се е изменяло през периода, за който е съставен описът, на заглавния лист се нанасят всички наименования в хронологически ред, като се посочва началната и крайната дата на всяко от тях;
— фонд № ... (попълва се по списъка на фондовете в държавния архив);
— вид на описа и пореден номер;
— крайни дати на включените в описа дела;
— брой на листовете в описа.
7.2.20. Данните за всяко дело в описа съставляват описателната статия. В нея влизат:
а) за проектите на обекти (вж. Приложение № 5):
— пореден номер;
— инвентарен номер на проекта;
— шифър и наименование на площадката, обекта, подобекта;
— фаза;
— част;
— година на проектиране;
— брой на листовете (поотделно за графичните и текстовите документи);
— организация, проектирала обекта;
— забележка.
б) за проекти на изделия и за технологични документи (вж. Приложение № 6):
— пореден номер;
— шифър на изделието (технологията);
— наименование на изделието (технологията);
— стадий;
— година на проектиране (на създаване на технологията);
— брой на листовете (поотделно за графичните и за текстовите документи);
— организация, проектирала изделието (създала технологията);
— забележка.
Отчетите по теми се описват в стандартния лист за описите — БДС 6.25.2.02–78.
7.2.21. В описа всяко дело или том от делото получава пореден номер.
Като най-малка отчетна единица в архивния фонд, всяко дело или негов том, получило в инвентарния опис самостоятелен пореден номер, се нарича архивна единица.
7.2.22. В описа архивните единици се систематизират в съответствие с изискванията за систематизация на научно-техническата документация, определени от действуващите държавни стандарти, нормали, ведомствени инструкции в организациите.
Проектите на обекти или изделия се систематизират по предметен признак.
Научноизследователските документи се систематизират по хронологически, тематичен или авторски признак.
7.2.23. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на броя на описаните архивни единици с цифри и думи.
7.2.24. Техническото оформяне, одобряването и утвърждаването на описите и съставянето на справочен апарат към тях се извършват по реда, посочен в част втора на Кодекса, глава първа.
7.3. Предаването на научно-техническата документация в държавния архив става с разписка за приемане-предаване — БДС 6.25.2.03–78. Разписката се съставя в два екземпляра — за техническия архив на организацията и един за държавния архив.
7.3.1. Ценната научно-техническа документация, определена за постоянно съхранение, заедно със справочния апарат към нея се предава в съответния държавен архив след изтичане на следните срокове:
— за научноизследователските документи — 10 години след завършване на научноизследователската разработка и внедряването в производството;
— за проектните документи — 15 години след предаване на обекта за експлоатация;
— за конструкторските и технологичните документи — 10 години след снемане на изделието от промишлено производство.
7.3.2. В държавните архиви научно-техническата документация се приема по опис. При приемането се проверява наличността и физическото състояние на документите.
8. Използуване на НТД в техническия архив на организацията. Научно-справочен апарат.
8.1. В техническия архив на организацията научно-техническата документация се използува предимно за практически нужди — за създаване на нови разработки, нови проекти на обекти или изделия, за нови технологии, за реконструкция, модернизация, преоборудване и др.
8.2. Видовете и конкретните форми на използуване на научно-техническата документация в техническия архив зависят от профила и мащаба на дейност на организацията, към която е създаден този архив.
8.3. Научно-техническата документация, съхранявана в техническия архив се използува от всички сътрудници на организацията в съответствие с установения ред.
8.4. От външни лица документите се използуват само в читалнята зала на архива след представяне на писмена молба от заинтересованата организация и решение на ръководителя на организацията, съхраняваща документите.
8.5. Не се разрешава използуване на оригинални документи на паус.
8.6. Копията се използуват в читалнята зала на архива, на работните места и извън организацията.
8.7. Научно-справочният апарат в техническия архив на организацията се състои от инвентарни книги, отчетни картотеки, инвентарни описи, каталози.
8.7.1. Каталозите в техническия архив на организацията са предназначени да улеснят използуването на документите за създаване на нови разработки, нови проекти на обекти или изделия, нови технологии, за модернизация и реконструкция.
8.7.2. За тази цел в техническите архиви на организациите се създават:
— именни каталози;
— каталози на обектите;
— каталози на изделията, възлите, детайлите и др.
8.7.3. Изборът на един или друг вид каталог се определя от вида на организацията, обема и характера на съхраняваната от нея документация.
9. Организационно-методическо ръководство и контрол върху състоянието на техническите архиви на организациите.
9.1. Осъществява се на основата на чл. 5, 7 и 19 от Закона за Държавния архивен фонд и свързаните с тях разпореждания от Правилника за неговото приложение.
9.2. Целите на организационно-методическото ръководство и контрол върху работата с научно-техническата документация в организациите са:
— правилно изпълнение на функциите и задачите на техническия архив на организацията;
— осигуряване приемственост в методите на работа на техническите архиви на организациите и държавните архиви;
— осигуряване оптимален състав на научно-техническата документация, приемана на държавно съхранение.
9.3. Организационно-методическото ръководство на държавните архиви се осъществява по всички направления на дейност на техническите архиви в организациите чрез:
— съставяне на методически указания и препоръки за работа с научно-техническа документация и оказване на методическа помощ при разработването на индивидуални методически указания от и за нуждите на организациите;
— провеждане на съвещания, индивидуални и групови консултации, беседи със сътрудници от техническите архиви на организациите по въпроси свързани с работата с научно-техническата документация в тези архиви;
— организиране на семинари, курсове и други мероприятия с цел обмяна на положителния опит и повишаване служебната квалификация на сътрудниците в техническите архиви;
— оказване на практическа помощ чрез групите за научно-техническа обработка по наредба № 247 при обработката на НТД в организациите.
9.4. Контролът над работата на организациите с научно-техническа документация се осъществява чрез периодични проверки и чрез обществени прегледи.
9.4.1. Комплексна проверка се осъществява едновременно в учрежденския и в техническия архив на организацията.
Комплексната проверка обхваща всички направления на дейност на двата архива.
9.4.2. Тематичната проверка обхваща отделни страни от дейността на техническия архив на организацията: осигуряване опазването на НТД, наличие и състояние на застрахователния фонд, научно-справочен апарат и др.
9.4.3. Контролната проверка се осъществява в организациите и техническите архиви, в които вече е проведена комплексна или тематична проверка, с цел контролиране изпълнението на взетите в резултат на проверките решения и направените препоръки.
9.4.4. Проверките се провеждат по реда, посечен в част втора на Кодекса, глава първа, т.10.5.
9.4.5. Резултатите от комплексната проверка се оформят в констативен протокол (вж. Приложение № 7).
9.4.6. За обществените прегледи вж. част втора на Кодекса, глава първа, т. 10.6.3. до 10.6 .6.
IV. Научно-техническа обработка на НТД в държавните архиви
1. Научно-техническа обработка в държавните архиви се провежда в следните случаи:
— за документи на даден фонд или част от фонд, приети в държавния архив без научно-техническа обработка;
— за документи от личен произход;
— при необходимост да бъде усъвършенствувана проведена вече научно-техническа обработка.
2. В пълнота, научно-техническата обработка обхваща следните процеси:
— проучване на фондообразувателя и фонда, фондиране, съставяне на работна инструкция и историческа справка;
— систематизация на документите в рамките на фонда;
— експертиза на ценността на документите;
— описание на архивните единици;
— техническо оформяне на архивните единици;
— съставяне на опаси на архивните единици.
За проучването на фондообразувателя и фонда, фондиранeто и съставянето на работна инструкция и историческа справка вж. част втора на Кодекса, глава първа, втора и трета.
За класификацията на документите от личен произход вж. част втора на Кодекса, глава четвърта.
3. Експертиза на ценността на научно-техническата документация в държавните архиви. Втори етап на експертизата.
Провежда се в следните случаи:
— за документи, приети без научно-техническа обработка, включително без проведена експертиза;
— за документи от личен произход;
— за установяване наличието на документи с повтаряща се информация и дублетни документи с цел осигуряване оптимален обем на съхраняваната в държавните архиви научно-техническа документация.
3.1. Експертизата на ценността на документи от личен произход се провежда съгласно изискванията, изложени в част втора на Кодекса, глава пета.
3.2. Експертизата на ценността на документите на необработени фондове се провежда съгласно изискванията по отношение на експертизата в техническите архиви на организациите.
3.3. Експертиза на документи с повтаряща се информация.
3.3.1. Научно-технически документи с повтаряща се информация са типовите проекти на обекти и проекти на изделия за серийно и масово производство. От типовите проекти в държавните архиви е целесъобразно да се оставят само тези проекти или част от тях, които отразяват етапа на строителство и показват икономическата ефективност от прилагането на типово проектиране.
При подбора на проекти на промишлени изделия за серийно и масова производство се прилага критерият унификация и модификация на изделията.
3.3.2. Дублетни научно-технически документи са предимно съсредоточените в окръжните държавни архиви проекти на обекти, комплектувани едновременно от организацията, банковия клон инвеститора и експлоатиращия обекта.
От тях се оставят за съхранение оригиналите и най-добре запазените копия.
4. Описание на архивните единици и съставяне на инвентарни описи.
4.1. На описание в държавните архиви подлежат:
— неправилно описаните дела;
— приетите без научно-техническа обработка документи;
— документи от личен произход.
4.2. Описанието на научно-техническата документация в личните фондове и съставянето на описи се извършва по реда, посочен за фондовете на организациите, документите с общ характер във фондовете от личен произход се описват по посочения начин в част втора, глава шеста на Кодекса.
V. Отчетна регистрация на НТД в държавните архиви
1. Основни отчетни единици за научно-техническата документация в държавните архиви са архивната единица и архивният фонд.
2. Отчетната регистрация на научно-техническата документация в държавните архиви и в Главно управление на архивите се извършва в отчетните форми и по реда, определен за документацията от общ характер (вж. част втора на Кодекса, глава седма).
VI. Научно-справочен апарат на НТД в държавните архиви(8)
1. Научно-справочният апарат на НТД на равнище държавен архив се състои от:
1.1. Справочници по отчета на документите:
— фондова картотека (с указатели към нея);
— списък на фондовете;
— списък на частичните постъпления;
— списък на спомените;
— описи (с указатели към тях).
1.2. Справочници по съдържанието на документите:
— описи (с указатели към тях);
— каталози;
— пътеводители и списъци на фондове;
— прегледи;
— информационни документи (справки, писма, тематични списъци).
1.3. Спомагателни справочни пособия:
— исторически справки;
— работни инструкции.
1.4. Научно-справочна библиотека на архива.
2. Описите на архивните фондове са основно средство за информация и в архивите, съхраняващи НТД.
Описите служат за основа на създаването на всички останели справочници и са предпоставка за осъществяването на научно-информационната и популяризаторска дейност на архивите.
3. Каталозите на НТД в архивите са справочници по съдържанието на архивните документи, в което сведенията са групирани по въпроси (отрасли, предмети) и са разположени в логическа, азбучна или хронологическа последователност.
3.1. В държавните архиви, съхраняващи научно-техническа документация, се създават следните видове каталози:
— с логическа структура — систематичен каталог;
— с азбучна структура — предметни каталози.
3.2. Създаването на каталозите се предшествува от разработване на класификационна схема за дадения каталог или негови части (подразделения), които изискват такава схема.
3.2.1. Класификационна схема на систематичния каталог на НТД е Единната схема за подреждане фишите в систематичните каталози на държавните архиви и допълнението към нея във вид на «Схема за класиране на проектната, конструкторската и технологична документация».
3.2.2. Класификационната схема на предметните каталози на НТД представлява списък на предметни понятия, разположени в азбучна последователност, като при именния каталог тя представлява списък на имена.
Рубрики на именния каталог са фамилните и други имена. Подрубриките характеризират определени страни от дейността на едно или друго лице.
3.2.3. Класификационната схема на географския каталог на НТД представлява списък на географски наименования. Рубрики в него са географските наименования, а подрубрики са обектите, разположени в азбучна последователност на наименованията им. Създава се за проектни документи.
3.3. Каталози на научно-техническата документация в държавните архиви се създават:
— чрез цялостна тематична разработка на архивните фондове;
— чрез частично тематично разкриване на фондовете при публикуване на документи, при съставяне на прегледи, пътеводители и други справочници;
— в хода на научно-техническата обработка на фондовете (по изключение).
3.4. Съдържанието на документите в архивните единици се разкрива чрез съставяне на каталожни описания.
3.4.1. Елементите на описанието на НТД за каталога са:
— класификационни;
— информационни;
— искови;
— външни;
— контролни.
3.4.2. Фишът за разкриване съдържанието на проектните, конструкторските и технологични документи е един (вж. Приложение № 8) и съдържа следните данни:
— индекс, рубрика и подрубрика от Схемата за класификация на проектната, конструкторската и технологична документация;
— код, номер на изделието от Единния класификатор на изделията в НР България (попълва се за конструкторските документи);
— шифър, означение (шифър на обекта; означение на изделието);
— наименование на архива, на фонда, номер на фонда, на описа, на архивната единица и на листовете;
— наименование не обекта, подобекта, изделието;
— местонахождение на обекта (за проектните документи);
— инвеститор и главен изпълнител — наименование на организацията-инвеститор и главен изпълнител;
— вид на документите — чертежи, скици, фотодокументи и др.;
— фаза на проекта на обекта и стадий на проекта на изделието;
— част на проекта на обекта; група, възел, детайл (за проекта на изделието);
— дата на утвърждаване на проекта;
— анотация на съдържанието на научно-техническата документация, кратка характеристика на обекта или изделието, новост на техническото решение, отличия и награди за проекта и др.;
— дата и подпис на съставителя на фиша.
3.4.3. Фишът за разкриване съдържанието на отчетите по теми (вж. Приложение № 9) съдържа следните данни:
— индекс — от Схемата за класиране на проектната, конструкторска и технологична документация;
— код — номер от Информационната класификация на ЦИНТИ (част I, С., 1976);(9)
— шифър — номер на темата от организацията-автор;
— рубрика, подрубрика — от Схемата за класиране на обектната, конструкторската и технологична документация;
— наименование на архива, на фонда, номер на фонда, описа, на архивната единица и на листовете;
— наименование на темата, ръководител и автор, етап на разработката;
— дата на завършване или утвърждаване на темата;
— организация — съизпълнител на разработката;
— анотация — данни за изходния материал, достигнатите резултати, етапите на работа, методи на изследване и др.
3.4.4. Фишът за географския каталог на проектните документи (вж. Приложение № 10) съдържа следните данни:
— местонахождение на обекта;
— наименование на обекта или подобекта;
— шифър на изделието;
— индекс от Схемата за класиране на проектната, конструкторската и технологична документация;
— искови данни — номер на фонда, на описа, номер на архивната единица.
3.4.5. Фишите на обектовия каталог (вж. Приложение № 11) се разполагат в азбучна последователност на наименованията на обектите и съдържат следните данни:
— наименование на обекта и подобекта;
— местонахождение на обекта;
— шифър на обекта;
— индекс от Схемата за класиране на проектната, конструкторската и технологична документация;
— искови данни — номер на фонда, на описа и на архивната единица.
3.4.6. Фишите на каталога на изделията (вж. Приложение № 12) се разполагат в азбучна последователност на наименованията на изделията и съдържат следните данни:
— наименование на изделието;
— наименование на организацията — проектант;
— дата на утвърждаване или създаване на проекта;
— означение на изделието;
— индекс от Схемата за класиране на проектната, конструкторската и технологична документация;
— искови данни — номер на фонда, на описа, на архивната единица.
4. Справочници, които в повествователна форма разкриват състава и съдържанието на научно-техническата документация са фондовите и тематични прегледи.
4.1. Фондовите прегледи разкриват състава и съдържанието на НТД на отделен фонд.
4.2. Тематичните прегледи разкриват състава и съдържанието на НТД по определена тема, независимо от това в кои архиви и архивни фондове се съхраняват документите.
4.3. Според степента на подробност на информацията за документите, прегледите на научно-техническата документация биват:
— кратък преглед от типа на списък на документите, който съдържа само формална характеристика на документите (заглавие на документа, автор, дата, оригиналност, искови данни);
— разгънат преглед, в който освен формалната характеристика на документите се отразява накратко тяхното съдържание, прави се оценка на документите, разглеждат се условията на възникването им и т. н.;
— преглед-изследване, който съдържа извороведски анализ на документите и история на тяхното създаване.
4.4. В зависимост от обхвата, тематичните прегледи биват:
— преглед по история на отрасъл от промишлеността;
— преглед по история на промишлено предприятие (история на техниката и строителството на обекта), по архитектурата и строителството на населено място;
— преглед на научноизследователски разработки в отрасъл на народното стопанство;
— преглед на научно-техническа документация, създадена в резултат от дейността на изявени архитекти, инженери, изобретатели, дейци на науката и техниката и т. н.
4.5. Основни съставни части на прегледа са: характеристика на документите и спомагателен справочен апарат.
4.5.1. Характеристиката на документите се дава в описателната част на прегледа. Тя съдържа сведения за научно-техническата документация, групирани по определен признак.
4.5.2. Характеристиката на документите се съпровожда под линия с техните искови данни.
4.5.3. Спомагателният справочен апарат на прегледа се състои от увод, списък на съкращенията, указатели, списък на фондовете, библиография.
5. Пътеводителят по фондовете на архивите, съхраняващи научно-техническа документация представлява систематизиран списък на архивните фондове с техните характеристики и кратки данни за фондообразувателите.
Основни съставни части на пътеводителя(10) са характеристиките на архивните фондове, справочният апарат и приложенията.
VII. Научно-информационна и популяризаторска дейност на архивите, съхраняващи научно-техническа документация
По своята същност и форми научно-информационната и популяризаторска дейност на архивите, съхраняващи научно-техническа документация не се различава от тази на архивите за общата документация — вж. за нея част втора на Кодекса, глава петнадесета.
VIII. Организация на използуването на научно-техничeската документация
1. Използуването на научно-техническата документация протича във формите и по реда установен за документите от общ характер (вж. част втора на Кодекса, глава шестнадесета).
2. Желаещият да използува научно-техническата документация получава разрешение от директора на архива, където тя се съхранява след потвърждение от организацията, създала документите, че не възразява те да бъдат предоставени за използуване.
3. Поради своеобразието на научно-техническата документация е особено целесъобразно използуването й да се осъществява на микрофилми и микрофиши, с което се осигурява опазването на оригиналите.
IX. Условия за съхранение на научно-техническата документация
1. Научно-техническата документация се съхранява в специално отделени и обзаведени за целта помещения, осигуряващи й максимално продължителен живот,
2. Изискванията към архивохранилището за научно-техническа документация са:
— да е сухо и лесно проветримо и изолирано от прякото действие на слънчевите лъчи;
— през него да не преминават канализационни и газоотоплителни пътища;
— електрическата инсталация да е закрита. Използуването на открити и необезопасени отоплителни и осветителни уреди не се допуска;
— да е огнеустойчиво и пожарообезопасено чрез пожароизвестителна инсталация и противопожарни уреди, кранове, люкове и др.;
— да е осигурена с уреди и материали за бързо почистване и дезинфекция;
— да е изолиране от достъпа на външни лица.
3. Оптималният температурно-влажностен режим за съхранение на научно-техническата документация се поддържа чрез климатични шкафове за всяко хранилище или централна климатична инсталация(11).
4. Особености при съхранението не научно-техническата документация.
4.1. Оригиналите на паус се съхраняват отделно от копията и текстовите документи. Ако архивът не разполага с отделни помещения, то шкафовете с оригиналите се поставят в единия край на общото хранилище.
4.2. Оптималният температурно-влажностен режим за съхранение на научно-техническата документация е: температура 16 ± 2°С и относителна влажност 55 ± 5%
4.3. Оригиналите на паус се съхраняват в разгънат вид в специални метални шкафове с чекмеджета. Разстоянието между шкафовете е 1,75 м. Във всяко чекмедже се съхраняват не повече от 200 листа формат А4 или 100 листа формат А5 и 59 листа формат А1. Поставя се етикет, на който се отбелязват исковите данни за чертежите в съответното чекмедже. Оригиналните проектни документи се съхраняват нагънати в папки или кутии.
4.4. Копията и текстовите документи се съхраняват в твърди папки или подредени в кутии върху стелажи. На всеки стелаж се поставя стелажен указател, в който се фиксира точното място на отделните архивни единици.
4.5. За определяне местонахождението на всеки фонд в архивохранилището се изготвя топографски указател. Той е съобразен с действуващия стандарт БДС 6.25.2.03–78. Фиш за топографския указател се изготвя за всеки приет в архивохранилището фонд. Фишите се съставят в два екземпляра и се систематизират по номерата на фондовете. Ако данните не могат да се съберат в един фиш на топографския указател, те се пренасят на втори фиш, който носи същия номер.
Б. Фотодокументи
I. Видове фотодокументи
1. Фотодокументите са изобразителни документи, чието съдържание е предадено по фотографски начин върху светлочувствителни материали (фотохартия, лента) и които отразяват действително събитие, явление или факт във вид на отделно изображение. Те биват хроникални фотодокументи, портрети и пейзажи.
1.1. Оригинални фотодокументи са негативите, които представляват обратно изображение на снимания обект, отразено на светлочувствителна прозрачна основа, хартия или друг носител.
1.2. Копия или спомагателни видове фотодокументи са позитиви, репродукции, дубълнегативи и дубълпозитиви.
1.2.1. Позитивът е отпечатък от негатива на светлочувствителна хартия или друг светлочувствителен материал, който дава вярно изображение на заснетия обект с правилно съотношение на тоновете.
1.2.2. Дубълнегативът без междинен процес се произвежда чрез копиране по контактен път или чрез прожекция на специален фотоматериал от оригиналния негатив.
1.2.3. Дубълнегативът с междинен процес се произвежда от оригиналния негатив като по контактен път или чрез прожекция се откопирва позитивно изображение на диапозитивна лента или плака, от която впоследствие се произвежда дубълнегативът.
1.2.4. Негативната репродукция представлява дубълнегатив, който се произвежда чрез междинен процес (фотокопие с качества на репродукция). Посредством фин позитив — ретуш се отстраняват всички механични повреди, копирани от оригиналния негатив на позитивното фотокопие, което става еталон за производство на негатив на лента или плака.
1.2.5. Позитивното фотокопие от дубълнегатива е второ позитивно копие на оригиналното с намалени фотографски качества (минус 10–20%)
II. Комплектуване на архивите с фотодокументи
1. Източници за комплектуване на държавните архиви с фотодокументи са учреждения, предприятия, организации и отделни лица.
1.1. Към постоянните (основните) източници за комплектуване се отнасят държавните учреждения, предприятия и организации, в резултат на чиято основна дейност се създават фотодокументи с политическо, научно-историческо, народностопанско и културно-просветно значение и които притежават преимуществени права във фотодокументирането на най-значителните обществено-политически събития. Такива са Националната фотографска агенция (респективно всички създадени звена в страната), Българската телеграфна агенция, Агенция «София-прес», редакциите на централните и местни вестници и списания.
1.2. Към спомагателните източници за комплектуване се отнасят учреждения, предприятия и организации, неспециализирани в създаването на фотодокументи, творческите обединения на фотолюбителите (фотоклубовете), отделните фотокореспонденти, фотолюбители, фотоколекционери и други граждани, съхраняващи фотодокументи с научно-историческо и практическо значение.
1.3. Държавният архивен фонд се попълва и с възпроизводи на фотодокументи от чужбина.
2. Разпределение на фотодокументите между държавните архиви.
2.1. Фотодокументите, подлежащи на държавно съхранение биват с национално и местно значение.
2.1.1. Към фотодокументите с национално значение се отнасят тези, които отразяват:
— дейността на върховните органи на държавното управление, централните органи на партийните и другите обществени организации, командването на Българската народна армия;
— основните събития и явления в политическия, стопанския, социалния и културния живот на страната;
— състоянието и развитието на науката, техниката, здравеопазването, просветата, физкултурата и спорта и пр.;
— дипломатическите, икономическите и културните връзки на НРБ с другите страни;
— международните връзки на БКП, профсъюзите, ДКМС и други обществени организации.
Към фотодокументите с национално значение се отнасят също:
— портрети и хроникално-репортажни снимки на изтъкнати личности: партийни и държавни ръководители, революционери, герои на социалистическия труд, челници в производството, дейци на науката, литературата, изкуството, физкултурата и спорта и др.;
— фотодокументи, отразяващи събития в други страни, както и снимки на изтъкнати чуждестранни политически и обществени дейци.
2.1.2. Към фотодокументите с местно значение се отнасят тази, които отразяват:
— дейността на местните органи на държавната власт, на окръжните партийни и други обществени организации;
— събития и явления в политическия, стопанския, социалния и културния живот на окръзите;
— участие на представители на окръзите в работата на висшите органи на БКП и централните държавни органи на НРБ;
— местни дейци на науката, техниката, културата, челници в производството и видни общественици.
2.1.3. До създаването на специализиран архив фотодокументите с национално значение се комплектуват от Централния държавен архив на НРБ, към който се обособява специален отдел и Архива на Националната фотографска агенция.
2.1.4. Фотодокументите с местно значение се комплектуват от окръжните държавни архиви.
2.1.5. Сбирки от фотодокументи могат да се оформят и в библиотеки, мемориални музеи и други културни учреждения и институти съобразно характера на тяхната дейност.
III. Експертиза на ценността на фотодокументите
1. Експертизата на ценността на фотодокументите се провежда на основата на принципите:
— историзъм;
— всестранност и комплексност;
— класово-партиен подход.
2. При определяне ценността на фотодокументите се спазват следните критерии, отнасящи се до тяхното съдържание, произход и външни особености:
— значение на явленията, събитията, лицата и обектите във фотодокумента;
— вариантност на фотодокументите, отразяващи едно и
също явление, събитие, обект;
— пълнота и качество на съпровождащата всеки отделен фотодокумент анотация, разкриваща съдържанието, авторството му, както и мястото и датата на заснемането;
— възможности за дешифриране на фотодокумента в случай че липсват указания за обекта на снимането, времето, авторството и други фактори;
— време и място на създаване на фотодокумента;
— обстоятелства, при които се е появил даден фотодокумент;
— степен на достоверност на събитията, явленията и фактите, фиксирани във фотодокумента, т. е. съответствие на неговото съдържание с историческата действителност;
— значение на учреждението или лицето — автор на фотодокумента;
— оригиналност на фотодокумента;
— художествена стойност на фотодокумента;
— фотографско качество на фотодокумента;
— техническо състояние на фотодокумента.
3. Основен метод на експертизата на ценността на фотодокументите е индивидуалният подход при оценката на всеки отделен фотодокумент.
4. Експертизата на ценността на фотодокументите се извършва на няколко етапа:
4.1. Експертиза на учрежденско равнище.
Целта на първия етап на експертизата (на учрежденско равнище) е да се определи значимостта на фотодокументите в рамките на учреждението — създател на документите.
4.1.1. Експертизата на първия етап се извършва непосредствено във фототеките на учрежденията, организациите и предприятията, т. е. в специализираните ведомствени фотоархиви, осигуряващи подбора, съхранението, отчета и използуването на фотодокументите до предаването им на постоянно държавно съхранение.
4.1.2. Експертизата в учрежденията се провежда от назначена от ръководителя на съответното учреждение експертна комисия, състояща са от 3 до 5 квалифицирани сътрудници и представител на съответния държавен архив.
4.1.3. Резултатите от експертизата на първия етап се оформят в акт за предаване-приемане на фотодокументите на държавно съхранение и акт за отделяне за унищожаване на фотодокументите, неподлежащи на съхранение.
4.1.4. В акта за предаване-приемане на фотодокументите на държавно съхранение се включват следните сведения: производствени номера, кратко съдържание на фотодокументите, крайните им дати, вид (негатив, позитив, диапозитив), количество (в архивни единици), цветност, наличие на съпроводителна документация.
В графа «Забележка» се посочват съображенията на експертната комисия за определянето за съхранение на съответните фотодокументи.
4.1.5. В акта за отделяне за унищожаване на фотодокументите, неподлежащи на съхранение, се посочват причините за унищожаването им: непоправими повреди, многоекземплярни варианти и копия, неценност по съдържание и пр.
4.1.6. Решението на експертната комисия за унищожаването на фотодокументите с непоправими повреди се взема само при наличието на писмено заключение на фотограф-специалист.
4.1.7. Отделянето на фотодокументите за унищожаване се мотивира лаконично, но отделно за всеки кадър (снимка) или група кадри (снимки).
4.1.8. Актовете, заедно със съставения протокол, се представят на ръководителя на учреждението за одобрение, след което се изпращат за утвърждаване в съответния архивен орган.
4.2. Експертиза на равнище държавен архив.
4.2.1. На този етап на експертизата се подлагат на оценка всички фотодокументи, подбрани за предаване на държавно съхранение.
4.2.2. Вторият етап на експертизата, от своя страна, се подразделя на няколко стадия:
— предварителен стадий, в процеса на който се установява съответствието на фотодокументите, предавани от учрежденията с акта за предаване-приемане, а също и състоянието на всеки фотодокумент (съответствие на негатива с позитивното копие, наличност на съпроводителен текст към всеки фотодокумент и качества на този текст);
— анализ на произхода на фотодокументите (уточняване на времето, мястото, авторството, оригиналността на снимката и т. н.);
— анализ на съдържанието на фотодокументите (установяване на съответствието на анотациите на фотодокументите с тяхното съдържание; съпоставяне на постъпващите фотодокументи с намиращите се вече в архива фотодокументи със същата тематика).
4.2.3. За първи етап на експертизата на ценността на фотодокументите, постъпващи на постоянно съхранение в държавните архиви като отделни (епизодични) постъпления от учреждения, организации и предприятия, неспециализирани в създаването на такива документи и непритежаващи фототека, както и от фотоклубове и отделни лица (фотолюбители, фотоколекционери и пр.), се приема авторската оценка на тяхната ценност.
4.2.4. Основен етап на експертизата на ценността на такива фотодокументи е експертизата на равнище държавен архив. В такива случаи сътрудниците не съответния държавен архив отделят за съхранение най-ценните по съдържание и качество фотоснимки, като се ръководят от основните принципи и критерии при определяне ценността на фотодокументите.
4.3. Учрежденията — постоянни (основни) източници за комплектуване, предават в съответните държавни архиви фотодокументите в пълен комплект, който включва: негатив (оригинал), позитивно копие и текстово описание (анотация) на фотодокумента, съдържащо сведения за същността, авторството, мястото и датата на снимката. По възможност в пълен комплект предават фотодокументите на учрежденията и лицата — спомагателни източници за комплектуване.
4.4. В случаите, когато фотодокументите се необходими и след предвидения от Закона за Държавния архивен фонд 10 годишен срок за текущата дейност на учрежденията, които са ги създали, държавните архиви се задължават де осигурят на съответните учреждения дубълнегативи (негативни репродукции).
При съгласие на държавните архиви за нуждите на учрежденията могат да се оставят също и варианти на фотодокументите.
4.5. На съхраняваните в държавните архиви фотодокументи периодично се провежда и комплексна експертиза по определена тема (поради натрупване на голям брой фотодокументи, близки по съдържание и с цел да се реши окончателно въпросът за тяхната ценност). За комплексната експертиза са валидни всички основни принципи и критерии на експертизата въобще.
4.5.1. Резултатите от комплексната експертиза на фотодокументите се оформят в подборни актове, в които се посочват темата (разделът), по която е преведена експертизата и се дава обща характеристика на отделените за унищожаване фотодокументи.
4.5.2. Подборният акт се подписва от сътрудниците, провели комплексната експертиза и началника на съответния отдал, след което се представя на експертно-проверочната комисия.
4.5.3. След утвърждаването на подборния акт от експертно-проверочната комисия, той се подписва от директора на съответния архив, определените фотодокументи се унищожават, а в книгата за отчет и описание се поставя печат «унищожено» срещу съответните инвентарни номера и се посочва номерът и датата на подборния акт. Извършват се и необходимите изменения в заверителния надпис на книгата.
IV. Научно-техническа обработка и отчетна регистрация на фотодокументите
1. Научно-техническата обработка на фотодокументите се извършва както в учрежденията, които ги създават, така и в държавните архиви, в които те постъпват на постоянно съхранение с цел да се осигури точен отчет и опазване на тези документи и да се разкрие съдържанието на всеки отделен документ.
2. В комплекса от работи по научно-техническата обработка на фотодокументите се включват процесите: систематизация, описание и техническо оформяне.
3. За осигуряване на съхранението, отчета, използуването и подготовката на фотодокументите за предаване на държавно съхранение, в учрежденията, които ги създават, се образуват фототеки.
3.1. Научно-техническата обработка на фотодокументите във фототеките на специализираните учреждения (постоянните източници за комплектуване) се извършва от специално назначени технически лица.
3.2. Във фототеките постъпват оригиналите на фотодокументите (негативите) с приложена към всеки от тях анотация, разкриваща конкретно съдържанието им с пълно дешифриране на заснетите събития и лица.
Не се допуска оставяне на негативите на съхранение у лицата (щатни и извънщатни фотокореспонденти), създаващи фотодокументи по поръчка на съответните учреждения.
Заедно с негатива, във фототеките на някои учреждения (когато това се налага от характера на тяхната дейност) постъпват и контролни отпечатъци (позитиви) на фотодокументите.
3.3. Основна класификационна единица на фотодокументите е отделният фотофилм (негатив, диапозитив), отразяващ една или няколко теми или отделният фотодокумент (негатив или позитив) в случай, че е постъпил в такъв вид във фототеката.
3.4. Фотодокументите се систематизират по размери отделно за негативите и позитивите и представляват съответно негативен и позитивен фонд. Всеки размер се обозначава с определен индекс.
3.5. Негативите се систематизират по хронология, входящ номер и съобразно размера (формата) им.
3.6. Регистрацията на фотодокументите се осъществява като всеки постъпил във фототеката материал се завежда във входящ дневник за съответната година, в който се вписват: форматът на негатива, името на автора, фиксираното във всеки фотодокумент събитие и неговата дата.
В зависимост от характера на учреждението, в резултат от чиято дейност възникват фотодокументите, във входящия дневник могат да се вписват и данни за съответните отчетни документи, лабораторна обработка и пр.
3.7. Черно-белите и цветните фотодокументи се регистрират в отделни входящи дневници.
3.8. Във входящия дневник всяко постъпление се записва само един път и получава пореден номер, който представлява архивен шифър на съответния фотоматериал.
3.9. Чрез входящия дневник се осъществява и сумарен отчет на фотодокументите.
3.10. На отчислените фотодокументи, номерът във входящия дневник остава свободен.
3.11. Техническото оформяне на фотодокументите се извършва като на регистрираните черно-бели филми се нанася архивният им шифър (година, входящ номер) с черен туш, след което, нарязани в зависимост от формата им, се поставят в класьори. Върху всеки класьор се записват архивният шифър, името на автора и кратка анотация.
Цветните диапозитиви се номерират с бяла темперна боя като върху всеки кадър се отбелязва архивният шифър (година, входящ номер и номер на кадъра).
3.12. Освен посочените по-горе общи и задължителни правила за научно-техническата обработка на фотодокументите, в учрежденията, които ги създават, съобразно специфичните им задачи могат да се използуват за удобство в оперативната работа и допълнителни форми на отчетна регистрация, описание и техническо оформяне.
3.13. Към фототеките с голям обем и интензивно използуване на фотодокументите се създава научно-справочен апарат във вид на различни каталози, указатели и пр.
3.14. Препоръчва се създаването на систематичен каталог, като при подреждането на фишите в него е желателно да се използува Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви.
3.15. На лицевата страна на фишите на систематичния каталог се вписват справочните данни за фотодокумента (архивен шифър, съдържание, време и място на събитието, автор на фотодокумента, вид, размер и техническо състояние на негатива), а на обратната им страна се залепва позитивен отпечатък с размер 6 x 9 см.
Позитивен отпечатък (с по-малък размер) може да бъде залепен и на лицевата страна на фиша.
4. Научно-техническа обработка на фотодокументите на равнище държавен архив.
4.1. На научно-техническа обработка в държавните архиви подлежат негативи, позитиви и фотоалбуми. Те се съхраняват и отчитат поотделно.
4.2. Негативите се систематизират по размери, независимо от тяхната основа (лента, стъкло) и оригиналност (оригинали, продукции), като всеки размер получава определен индекс (I, II, III). Например:
I–ви размер — негативи — 2,5 х 3,5 см.
II–ри размер — негативи — 6 х 6 или 6 x 9 см.
III–ти размер — негативи — 9 х 12 см. и т. н.
4.3. За архивна единица при фотодокументите се приема:
— всеки отделен негатив или няколко негатива, съставляващи една панорамна снимка. Отчитането на няколко различни негативи като една архивна единица не се допуска;
— отделен фотоалбум. Когато албумът се състои от няколко тома, всеки том представлява отделна архивна единица;
— отделен позитив, приет на съхранение с права на оригинал.
Когато в държавните архиви са приети само позитиви, от тях се изготвят негативи-репродукции, които се отчитат като оригинални негативи.
4.4. Отчетната регистрация на фотодокументите се осъществява чрез следните основни отчетни документи:
— книга на постъпленията;
— книги за отчет и описание на негативите и позитивите;
— вътрешни описи към фотоалбумите;
— листове за отчет на негативите и позитивите;
— отчетна карта за наличието на фотодокументи.
4.5. Освен основните отчетни документи се допуска воденето на някои спомагателни отчетни форми в процеса на оперативния отчет на фотодокументите.
4.6. Отчетните документи са предназначени както следва:
— книгата на постъпленията — за първичен отчет на постъпилите в архива фотодокументи;
— книгите за отчет и описание на негативите и позитивите — за поединичен инвентарен отчет и описание на съответните фотодокументи;
— вътрешните описи към фотоалбумите — за отчет на отделните снимки в албума;
— листовете за отчет на негативите и позитивите — за сумарен отчет на негативите и позитивите по размери;
— отчетните карти за наличието на фотодокументи — за своден сумарен отчет на фотодокументите в архива и за отчетна регистрация в национален мащаб.
4.7. Отчетните документи са предназначени както за служебно ползване така и за справочници на изследователите.
Отметките за изменения в отчетните документи се извършват само от съответния сътрудник, отговарящ за отчета на фотодокументите.
4.8. Отчетът на фотодокументите бива първичен, поединичен, сумарен и своден.
4.9. Първичен отчет.
4.9.1. Първичният отчет на фотодокументите се осъществява чрез книгата на постъпленията, списъците на производствените номера на фотодокументите, както и по описите на фотодокументите, постъпващи от частни лица.
4.9.2. Книгата на постъпленията (вж. Приложение № 13) е обща за отчет на постъпленията от фотодокументи от всички видове (негативи, позитиви, албуми) и съдържа следните данни:
— пореден № на постъплението (в пределите на една година);
— дата на постъплението;
— документ, по който са приети фотодокументите (посочват се номерът и датата на акта за предаване-приемане);
— наименование на учреждението или името на лицето, предаващо фотодокументи;
— обем на постъплението (отделно негативи, позитиви, приети с права на оригинали, албуми);
— кратка характеристика на съдържанието на фотодокументите;
— крайни дати на фотодокументите;
— наличие на съпроводителна документация (анотации, описи, списъци на производствените номера и пр.);
— забележка.
4.10. Поединичен отчет.
4.10.1. Поединичният отчет на фотодокументите се извършва отделно за негативите и позитивите.
4.10.2. Поединичният отчет на негативите се осъществява чрез книгата за отчет и описание на негативите (вж. Приложение № 14), която е основен отчетен документ и същевременно основен елемент на научно-справочния апарат към фотодокументите.
За отчета на негативите от всеки размер се завежда отделна книга за отчет и описание не негативите.
4.10.3. Книгата за отчет и описание на негативите представлява списък на архивните единици. Тя фиксира реда на съхранение на отделните архивни единици, осигурява поединичния отчет на фотодокументите и разкрива съдържанието на всяка архивна единица.
4.10.4. Книгата за отчет и описание на негативите включва следните данни:
— пореден (инвентарен) номер на архивната единица;
— производствен номер на архивната единица;
— съдържание на архивната единица;
— време на събитието;
— място на събитието;
— откъде е постъпил фотодокументът;
— автор на снимката;
— оригиналност на фотодокумента;
— вид на основата;
— количество на негативите;
— наличие на застрахователни копия;
— забележка.
4.10.5. В книгите за отчет и описание на негативите всяка архивна единица получава пореден (инвентарен) номер в рамките на всеки размер на негативите. За обозначение на размера на негатива пред поредния номер се поставя съответният цифров индекс (вж. т. 4.2). Например:
I–321, II–790, IV–42 и т. н.
4.10.6. В графата «Производствен номер» се вписва номерът на фотодокумента получен в учрежденския фотоархив. За фотодокументите, получени от учреждения или лица без такава номерация, графата остава свободна.
4.10.7. Данните за съдържанието на архивната единица, времето и мястото на събитието, както и за автора на снимката се внасят в книгата за отчет и описание според данните от тематичните фиши, съставени в процеса на каталогизацията.
Не се допускат изменения или съкращения на тези данни в сравнение с каталожните фиши.
4.10.8. В графите «От къде е постъпил фотодокументът» и «Автор на снимката» се посочват наименованието на учреждението или фамилията на лицето, предаващи фотодокумента, а също и фамилията на автора на снимката.
4.10.9. Графа «Оригиналност» се попълва само в случай, че вместо оригинал на съхранение е прието копие (репродукция). В такъв случай се вписва забележка «репр.».
Графа «Вид на основата» може да не се попълва, ако видът на основата е характерен за даден размер на негатива (напр. негативите от I–ви размер са само на лента).
Количеството негативи се записва с арабски цифри. Например:
3 нег. панорама.
Графа «Забележка» се използува за внасяне на сведения за предаване на фотодокументи на друг архив, унищожаване или други бележки.
4.10.10. В края на книгата за отчет и описание на негативите се оставят 2–3 свободни листа за съставяне и по-нататъшно водене на заверителен надпис или се залепват специално отпечатани бланки за заверителен надпис.
Книгата за отчет и описание на негативите се попълва с четлив почерк.
При уточнение на данните в нея старите данни се зачертават така, че да могат да се четат.
Всяка книга за отчет и описание на негативите получава пореден номер в рамките на даден размер негативи.
На титулната (заглавната) й страница се посочват: наименованието на архива, номерът на книгата, крайните номера на заведените в нея архивни единици, датите на началото и завършването й.
На корицата на книгата за отчет и описание на негативите се записват нейният номер, размерът и крайните номера на негативите.
4.10.11. В заверителния надпис (вж. Приложение № 15) се фиксира общото количество фотодокументи, отчислените от тях въз основа на съответен документ, наличните или останалите след отчисляването фотодокументи. Заверителният надпис се съставя от сътрудника, водил книгата за отчет и описание, заверява се от него, а впоследствие и от ръководителя на направлението.
4.10.12. Фотодокументите могат да бъдат отчислени от книгата за отчет и описание на основание на:
— акт за отделяне за унищожаване на фотодокументите, неподлежащи на съхранение (одобрен от ЕК на архива и утвърден от директора на архива);
— акт за предаване на съхранение в друг архив (с разрешение на Главно управление на архивите);
— акт за загубване на фотодокументи, който се съставя в резултат на периодичните проверки на наличието и състоянието на документите в архива.
Номерата на отчислените архивни единици остават свободни. Преномерация на архивните единаци се осъществява само при масово отчисляване с разрешение на Главно управление на архивите.
4.10.13. Книгата за отчет и описание на негативите може да бъде съставена повторно в случай, че старата е съставена с големи нарушения на установените изисквания.
При повторното съставяне не книгата се уточняват анотациите и отчетните данни като се запазва старата номерация на архивните единици.
На титулната (заглавната) страница на новата книга се записва «книгата пресъставена» (дата).
Старата книга се запазва като на титулната й страница се записва «книгата е заменена с нова» (дата).
4.10.14. Книгите за отчет и описание се водят в два екземпляра, като единият е неприкосновен. Всички изменения се внасят едновременно в двата екземпляра.
4.10.15. От постъпващите в държавните архиви позитиви се изготвят негативи — репродукции, които се отчитат с право на оригинали, т. е. записват се на общо основание в книгата за отчет и описание на негативите със съответната бележка в графа «Оригиналност» (вж. т. 4.10.9.).
4.10.16. В отделни случаи, по целесъобразност, от приетите в архива отделни позитиви се формират фотоалбуми по определена тема, които се отчитат общо с постъпващите фотоалбуми, в книгата за отчет на албумите (вж. Приложение № 16).
4.10.17. Книгата за отчет на албумите е предназначена за поединичния им отчет и за установяване на тяхното разположение в хранилищата. Тя включва следните елементи:
— пореден (инвентарен) номер на албума;
— наименование на албума (съдържание);
— място на събитието;
— време на събитието (крайни дати);
— автори на снимките;
— количество, на снимките;
— кога и от къде е получен албумът;
— наличие на репродукции;
— забележка.
Графата «Наличие на репродукции» се попълва след изготвянето на негативи-репродукции на позитивите в албума (вж. т. 4.13.4.).
4.10.18. Редът на разположението на позитивите в албума се фиксира с вътрешна номерация за всеки албум (по възходящ ред). Поредните номера се поставят под позитивите.
Отделните части на панорамните снимки се записват под един номер, а всяка част получава буквен индекс (а, б, в...).
4.10.19. Отчетът на всеки позитив в албума и разкриването на съдържанието му се осъществява чрез вътрешния опис към албума (вж. Приложение № 17). Във вътрешния опис се посочва поредният номер на всяка снимка, съдържанието, мястото и времето на събитието, авторът на снимката, както и забележка за наличието на репродукция (вж. т. 4.13.4.).
Вътрешният опис се заверява от сътрудника, който го е съставил.
4.10.20. На заглавния (титулния) лист на албума се вписва неговият номер, наименование и крайни дати на събитията. Номерът на албума се отбелязва и върху корицата му.
4.10.21. Към всеки албум се съставя заверителен надпис, в който се посочват общото количество снимки в албума, дата на съставянето на заверителния надпис и подпис на съответния сътрудник.
4.11. Сумарен отчет.
4.11.1. Сумарният отчет на фотодокументите се извършва чрез листовете за поразмерен отчет на негативите и позитивите с цел да се осигури оперативен текущ отчет на всички изменения в количеството фотодокументи, да се попълва бързо и точно отчетният картон за наличието на фотодокументи (вж. т. 4.12.) и де се осигури отчетната регистрация на фотодокументите в национален мащаб.
4.11.2. Листовете за поразмерен отчет на негативите (вж. Приложение № 18) се завеждат за всеки размер и се съхраняват в папки по реда на размерите. В тях се фиксират в отделни графи следните данни:
— номерата на книгите за отчет и описание;
— крайните номера на архивните единици във всяка книга за отчет и описание;
— количество на фотодокументите по всяка книга;
— сведения за изменения в количеството (постъпили, унищожени, предадени на съхранение на друго място).
4.11.3. Всяко изменение на количеството негативи се вписва в листовете за отчет на негативите, като се посочват датата и документите, по силата на които са станали или са установени количествените изменения (акт за предаване-приемане, акт за отделяне но документите за унищожаване, акт за проверка на наличието на фотодокументите), след което се прави равносметка на наличните негативи от дадения размер.
4.11.4. В листовете за отчет на позитивите (вж. Приложение № 19) се фиксират всички изменения в количеството на позитивите от всеки вид (албуми и отделни позитиви) по същия начин, както и негативите (вж. т. 4.11.3).
4.12. Своден отчет.
За осъществяване на отчетна регистрация в национален мащаб, във всички учреждения, съхраняващи фотодокументи, се попълват картони (вж. Приложение № 20) в два екземпляра, като единият от тях се изпраща в Главно управление на архивите в края на всяко шестмесечие, а другият остава в съответното учреждение. Върху картона се нанасят данни за наличността и настъпилите изменения в състава на фотодокументите.
4.13. В процеса на работата по изготвяне на застрахователни копия се води книга за отчет на застрахователните копия (вж. Приложение № 21), която служи за отчет както на предадените от хранилището за копиране фотодокументи, така и за сумарен отчет на изготвените застрахователни копия.
Книгата съдържа следните данни:
— дата на предаване на негативите от хранилището в лабораторията;
— номера на архивните единици, предадени за копиране;
— количество на архивните единици и негативи;
— подпис на сътрудника в лабораторията за получаване на негативите;
— подпис на сътрудника в хранилището за връщането на негативите и получаването на застрахователните копия;
— количество на изготвените застрахователни копия (негативи и позитиви).
4.13.1. Застрахователните копия не получават самостоятелни номера, а номерата на съответните негативи-оригинали с добавка на съкращението «ЗК» в скоби. Например:
I–239 (ЗК).
4.13.2. Застрахователните копия се поставят в пликове, отделно от оригиналните негативи.
Наличието на застрахователни копия на фотодокументите се отбелязва в съответната графа на Книгата за отчет и описание (вж. т. 4.10.9.)
4.13.3. За осигуряване на застрахователния фонд се изготвят по правило негативни копия. Изготвянето на позитивни застрахователни копия се допуска по изключение.
4.13.4. Наличието на репродукции на фотодокументите в албумите се отбелязва във вътрешните описи не албумите и в съответната графа на книгата за отчет на албумите. Във вътрешния опис след изготвянето на репродукции се отбелязва «репр.» срещу анотацията към дадена снимка. В края на описа се посочва общото количество репродукции. Ако са изготвени репродукции към всички снимки на албума, това се отбелязва в началото на вътрешния опис, без да се правят забележки към всяка снимка.
В книгата за отчет на албумите в графа «Наличие на репродукции» се отбелязва «репр. вс.», когато са репродуцирани всички снимки в албума и «част. репр.», когато са направени репродукции на част от снимките.
V. Научно-справочен апарат към фотодокументите
1. Каталозите са основен справочник за съдържанието на фотодокументите. Те биват систематични и именни.
2. Класификационната схема на систематичния каталог се съставя от архива и се съгласува с Главно управление на архивите.
Препоръчително е да се използува като основа Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви.
3. Именният каталог се съставя за осигуряване търсенето на данни за заснетите известни личности.
4. Всяка архивна единица (негатив) се описва във фиш (вж. Приложение № 22). Данните във фиша се нанасят след като е сверен негативът с поясняващите го съпроводителни документи, както и с позитивния отпечатък (ако има такъв). Съпроводителните текстови документи се подлагат на критически анализ като в случай на нужда се извършват съответните проверки и уточнения на базата на литература, справочници, фотодокументи със сходно съдържание и т. н.
Предположителните данни се ограждат в квадратни скоби.
За фотодокументи, постъпващи в архива без описание (евентуално от частни лица) се допуска и непълно описание.
4.1. Преглежда се техническото състояние, определя се размерът на негатива и се установява оригиналността или копийността на фотодокумента.
Документи в лошо техническо състояние, с неизяснено съдържание, както и копия, по правило не се приемат на съхранение, изключения се допускат за фотодокументи с уникално съдържание, както и за тези, получени от чужбина, които по правило постъпват във вид на позитивни копия.
4.2. На панорамните снимки се съставят фиши за всички съставящи ги негативи.
4.3. На фотоочерци (състоящи се от няколко поредни снимки) се съставят фиши на всяка снимка и един общ фиш, в който се посочва названието на очерка и крайните инвентарни номера на съставящите го фотодокументи.
В случаите, когато фотодокументът има известно авторско заглавие, то също се посочва — в края на анотацията в скоби.
4.4. В графите на фишите освен основните елементи на описанието: място, дата на събитието и анотация на съдържанието на фотодокумента, се посочват също:
— авторът на снимката и учреждението, чийто представител е той (когато фотодокументът е от личен произход се отбелязва «от колекцията на ...»);
— сведения за използуването на фотодокумента (на обратната страна на фиша);
— оригиналност (копийност) на фотодокумента — в графа «Автор на снимката» се записва «репр.», ако тя е копие;
— количество негативи — за панорамните снимки и фотоочерците — в графа № на а. е.»;
— фамилия на съставителя и дата на съставяне на фиша (на обратната му страна).
4.5. В случаите, когато даден фотодокумент засяга два или повече въпроса, се съставят необходимия брой дублетни фиши за съответните раздели на систематичния каталог.
4.6. Художествените фотографии се поместват в раздел «Изкуство», подраздел «Художествена фотография».
4.7. дублетни фиши се съставят също и за именния каталог — за всички известни лица, участници в дадено събитие, фиксирано във фотодокумента.
4.8. В графа «Рубрика» на фишите от именния каталог се посочват трите имена на лицето. В същата графа на фишите от систематичния каталог се поставя съответният индекс.
VI. Използуване на фотодокументите
1. Съгласно чл.18 (1) от Закона за ДАФ документите на Държавния архивен фонд могат да се използуват от всички учреждения, организации и граждани на Народна република България за нужди на социалното управление, за научни изследвания, за патриотично и нравствено възпитание, за изграждане на комунистически мироглед у трудещите се, за културно-просветни и практически цели, за уреждане на трудови и имуществени отношения на гражданите и за други нужди.
2. Разрешение за използуване се дава съобразно нормативите и правилниците, уреждащи дейността на учрежденията, съхраняващи фотодокументи.
3. Не се разрешава използуване извън архива на оригинални и на неразмножени научно-справочни помагала към документите (чл. 29 от Закона за ДАФ).
4. За използуване на информацията, съдържаща се в документите, несъобразно с даденото му разрешение, потребителят на информацията носи отговорност по чл. 22 от Закона за ДАФ, ако не подлежи не по-тежко наказание.
VII. Условия за съхранение на фотодокументите
1. За изискванията към архивохранилищата за фотодокументи и поддържане на оптималните температурно-влажностни параметри са валидни положенията, изложени в част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
2. Особености при съхранението на фотодокументи.
2.1. Оригиналите на запалима основа се съхраняват в отделно помещение от оригиналите на незапалима основа.
2.2. Оптималните температурно-влажностни параметри са: температура 15°С и относителна влажност 50% ± 5%. Цветните фотодокументи се съхраняват при температура 6°–10°С и същата относителна влажност.
2.3. Фотодокументите (оригинали) се съхраняват в метални или дървени кардекси, в които негативите се подреждат вертикално в класьори (нагънати хартиени пликове), несъдържащи вредни за емулсионния слой примеси.
2.4. Позитивите се съхраняват отделно, разположени вертикално в хартиени пликове.
2.5. Техническото състояние на фотодокументите (оригинали) се проверява периодично на всеки пет години. Ако оригиналите се съхраняват при нерегулируем температурно-влажностен режим (без климатична инсталация), проверката се извършва през две или три години.
2.6. В резултат на техническата проверка се отделят за реставрация оригинали с дефекти на емулсионния слой или основата на негатива.
В. Кинодокументи
I. Видови кинодокументи
Кинодокументите (кинофилмите) са изобразителни документи, чието съдържание е предадено по фотографски начин върху лента и отразяват в динамично развитие едни или други събития, факти, явления. Те биват:
— хроникално-документални филми, които са тематически завършени кинопроизведения, създадени от киноснимки на действителни събития или факти;
— научнопопулярни филми, които популяризират научни знания;
— художествени (игрални) филми, отразяващи действителността в художествени образи;
— мултипликационни филми, които се създават чрез снимане на отделни последователни фази на движението на графични (рисувани) или обемни фигури;
— кинопрегледи — периодически пускани неголеми кинофилми (250–300 м), обединяващи снимки от няколко текущи събития (сюжети);
— отделни киноснимки — документални снимки (сюжети), които не влизат във филмите, прегледите или други кинопроизведения.
II. Комплектуване на архивите с кинодокументи
1. До създаването на специализиран архив, кинодокументите се комплектуват от Българска национална филмотека и Българска телевизия.
2. В Българска национална филмотека се предават от определените за постоянно запазване кинодокументи:
— български филми — негатив, тоннегатив, лаванда, дубълнегатив, еталонно копие и добре запазено позитивно копие заедно с монтажния лист, литературния сценарий, либретата, ескизите, фотосите, фотосните табла, плакатите, образците от издадените рекламни материали и др.;
— чуждестранни филми — лаванда, дубълнегатив, едно добре запазено позитивно копие заедно с оригиналния и преведения на български език монтажен лист, текста на субтитрите, плакатите, фотосите, рекламните материали и др.
Българската национална филмотека изисква от киностудиите освен цялостни кинопроизведения, също и отделни киноснимки, които не са включени в игрални и други видове филми, но имат историческа и художествена стойност.
Българската национална филмотека организира комплектуването и на филми от частни сбирки.
Българската телевизия комплектува филмите, произведени от телевизионните студии.
3. Кинодокументи се предават за архивно съхранение заедно със следните съпроводителни и отчетни документи:
— заповед за предаване;
— предварително съставен списък, в който се посочва наименованието, видът на филмите, частите, годината на производство, националността и техническото им състояние;
— протокол за предаване и приемане на филмовите материали (вж. Приложение № 23), който съдържа графите: название на студиите, пореден номер, наименование на филмите, вид и формат на филмите, националност, година на производство, части, забележка, брой на предадените заглавия, подпис на предалия и приелия филмовите материали и дата.
III. Експертиза на ценността на кинодокументите
1. Експертиза на ценността на кинодокументите се провежда:
— в учрежденията производители и разпространители на кинодокументи, чиито филмотеки изпълняват функцията на учрежденски архиви;
— в Българска национална филмотека и отдел «Телевизионен фонд» при Българска телевизия, изпълняващи функцията на централен киноархив.
2. Експертизата на ценността на кинодокументите се провежда на основата на принципите:
— историзъм;
— всестранност и комплексност;
— класово-партиен подход.
3. При определяне ценността на кинодокументите се спазват следните критерии, отнасящи се до съдържанието, произхода, външните им особености:
— значение на събитията, отразени в кинодокумента;
— степен на достоверност на отразените в кинодокумента събития, т. е. съответствие на неговото съдържание с историческата действителност;
— възможност за дешифриране съдържанието на кинодокумента в случай, че липсват сведения за заснетия обект, събитие, за времето или автора;
— художествена стойност на кинодокумента;
— значение на учреждението или лицето-автор на кинодокумента;
— оригиналност на кинодокумента;
— техническо състояние на кинодокумента.
4. Експертизата на ценността на кинодокументите в учрежденията се извършва от експертна комисия, чиито членове са най-опитните и квалифицирани специалисти, назначени със заповед на ръководителя на съответното учреждение.
4.1. Основен метод на експертизата на ценността на кинодокументите е индивидуалният подход при оценката на всяко кинопроизведение, на всяка киноснимка.
4.2. За постоянно запазване се отделят всички български филми, а към чуждестранните филми и отделни кинодокументи се прилага диференциран подход, като на държавно съхранение се предават само онези от тях, които имат особена научно-историческа и художествена стойност.
4.3. От определените за постоянно запазване кинодокументи на държавно съхранение се предават негативи, тоннегативи, лаванди и дубълнегативи, запазени в състояние на I степен, а позитивите в I или II степен. По изключение позитивите могат да се приемат и в III степен на запазеност.
Не се приемат за съхранение негативи, лаванди и дубълнегативи с II степен на перфорация, II степен на износеност, започнало разрушаване на филмовата лента, ако не е възможно реставрирането им.
Решение за унищожаване на кинодокументи с непоправими дефекти може да бъде прието само след тяхното преглеждане от членовете на експертната комисия и при наличието на писмено заключение на специалистите по технологията на съхраняването и реставрационно-профилактичната обработка на киноматериалите за невъзможността от възстановяване на документа.
4.4. Многоекземплярни варианти и копия от кинодокументи могат да се отделят за унищожаване.
4.5. Кинодокументи с неразшифровано съдържание не се унищожават, тъй като в бъдеще могат да бъдат разшифровани или използувани като филмотечен материал.
4.6. На отделените за унищожаване кинодокументи се съставя опис в два екземпляра (вж. Приложение № 24), който съдържа следните данни: номер по ред, инвентарен номер, наименование на филмовия материал, националност, автори, вид на филмовия материал, метраж и пояснение.
Описът на неподлежащите на запазване кинодокументи се подписва от председателя и всички членове на експертната комисия, одобрява се от ръководителя на учреждението, след което се представя за утвърждаване в експертно-проверочната комисия на съответния архивен орган.
4.7. Резултатите от работата на експертната комисия се оформят в протокол, който заедно с описа на неподлежащите на запазване кинодокументи се изпраща в съответния архивен орган за утвърждаване.
4.8. До утвърждаването на описа на неподлежащите на запазване кинодокументи, отделените за унищожаване кинодокументи се пазят по реда на инвентарните им номера. След утвърждаване на описа в графата «Забележка» на инвентарната книга срещу всеки номер на кинодокумента, определен за унищожаване, се записва «унищожен» и се нанася датата и номерът от описа на неподлежащите на запазване кинодокументи.
Номерата на унищожените кинодокументи остават свободни и не се заемат от други.
4.9. Описите на неподлежащите на запазване кинофилми и протоколите на експертните комисии се поставят в делата на филмите. За описите на неподлежащите на запазване отделни киноснимки («актуални филмови обекти» в Българската телевизия и др.) и останалите документи по тях, се създава специално «Дело на отделните киноснимки».
IV. Отчетна регистрация на кинодокументите
1. Отчетни единици на кинодокументите са тематично завършеното кинопроизведение, частите на неговия комплект (негатив, лаванда и пр.) и киноснимки, които не са включени в цялостното произведение.
2. Всички приети на архивно съхранение български и чуждестранни филми се регистрират по реда на приемането в «инвентарна книга» или «регистрационен дневник», които съдържат следните данни: пореден номер, дата на постъпването, оригиналност или копийност, точно наименование на филма, наименование на предприятието или редакцията, които предават филма, националност, технически сведения за филмовия материал (брои, части, метраж, формат, времетраене, цвят, звук и др.), съпроводителни материали и забележка.
В самостоятелна инвентарна книга се регистрират отделните киноснимки (сюжети), невлезли в цялостни произведения. Нейните елементи са: пореден номер, дата на събитието, място на събитието, кратка анотация, описание на кадрите, производител, времетраене, цвят и звук.
3. Всички части на комплекта кинодокументи (негатив, лаванда и пр.) получават в инвентарната книга (регистрационния дневник) самостоятелен номер.
4. В инвентарната книга всяко постъпление се записва само един път. Чрез нея се осъществява сумарен отчет на кинодокументите.
5. Листовете на инвентарната книга се номерират и се прави заверителен надпис. След заверителния надпис се оставят няколко чисти листа за допълнителна равносметка при отчисляване на кинодокументи.
Отбелязват се количеството отчислени документи и причините за отчисляването им.
6. Отчисляването на кинодокументи от инвентарната книга се извършва със заповед и приложен към нея протокол с обосновка на отчисляването. На отчислените филми в комплект номерът остава свободен.
7. За осъществяване на отчетна регистрация в национален мащаб, във всички учреждения, притежаващи кинодокументи, се попълват отчетни картони (отделно за българските и чуждестранните филми) в два екземпляра, като единият от тях се изпраща в Главно управление на архивите в края на всяко шестмесечие, а другият остава в съответното учреждение (вж. Приложение № 25). Върху картона се нанасят сведения(12) за наличността и настъпилите изменения в състава на архивите (филмотеките) на съответните учреждения, като се попълват следните графи:
— наименование на учреждението, съхраняващо кинодокументите;
— вид на кинодокументите — с думи и сигнатура (ако има утвърдена сигнатура за различните видове кинодокументи);
— година, в която са постъпили или са отчислени кинодокументите;
— количество на кинодокументите (постъпили през годината, отчислени през годината и обща наличност);
— справочен апарат;
— особено ценни кинодокументи;
— дата и подпис на съставителя на картона (на обратната страна на картона);
V. Научно-техническа обработка на кинодокументите
1. Към комплекса от работи по научно-техническата обработка на кинодокументите се отнасят:
— систематизация;
— описание, съставяне на монтажни листове;
— техническо оформяне.
2. Най-малката класификационна единица на кинодокументите е физически обособената част (руло — негатив, лаванда, дубълнегатив, цветно копие, позитивно копие), съхранявана в отделна кутия.
3. Върху защитния ракорд на всяка кутия се нанасят последователно номерът на частта (лавандата, негатива и др.) от инвентарната книга и индексът за вида на документа («н» — негатив, «п» — позитив, «ф» — фотограма, «л» — лаванда и т. н.). Например:
«А бяхме млади» — № 5002
Негатив на изображение: Н — 5002
Негатив на фонограмата: Ф — 5002
Дубълнегатив: ДН — 5002
Лаванда: Л — 5002
Позитив: П — 5002
В случаите, когато кинодокументът се състои от няколко части, номерът на частта се отбелязва с римски цифри. Например:
(Л — 5002 — I)
4. Непосредствено след създаването, кинодокументите се описват в монтажен лист (вж. Приложение № 26).
Монтажните листове постъпват в Българската национална филмотека и в Българска телевизия заедно с предаваното произведение. Описанието на отделните киноснимки се извършва в инвентарната книга и върху фиши, от които се съставя картотека.
4.1. Монтажните листове имат следните чести:
— заглавен лист;
— описателни статии;
— равносметка.
4.2. Върху заглавните листове на монтажните листове се записват:
— пълното наименование на учреждението, съхраняващо кинодокументите;
— видът на описанието (монтажен лист, пореден номер);
— встъпителни надписи на кинопроизведението (наименование, автори, наименование на киностудията, дата на произвеждане) количество и номера на частите му.
4.3. В заглавния лист наименованието на кинопроизведението се посочва без съкращение в пълно съответствие с встъпителните надписи. Ако наименованието на кинопроизведението не разкрива неговото съдържание, в скоби се дава кратко пояснение за основното му съдържание.
Върху заглавния лист се нанасят и имената на режисьори, сценаристи, оператори, композитори, музикооформители, звукооператори, редактори, директори, консултанти, асистенти. Изброяването на имената им е в такава последователност, в каквато те са посочени във встъпителните надписи.
4.4. Описателните статии в монтажните листове включват: номер на кадъра, съдържание на изображението, текст на фонограмата, данни за техниката на производство на кинодокумента (озвучен, ням, черно-бял, цветен).
4.5. Монтажните листове завършват с равносметка, в която се посочват: общият брой или метраж на негативите, позитивите, лавандата; дата на съставяне на монтажния лист; длъжност и подпис на лицето, което е съставило монтажния лист.
4.6. Изобразените и записани събития и данните за фактите или лицата в различните форми на описание се осветляват политически правилно. Избягват се многословията и употребата на шаблонни и неконкретни формулировки. Като правило, не се допускат съкращения при описанието, с изключение на общоприетите.
5. В архивохранилищата кинодокументите се систематизират по вид:
— игрални филми;
— документални филми;
— научнопопулярни филми;
— прегледи;
— документални снимки, невключени в завършени произведения.
Във всеки отделен вид филмите се разполагат по азбучен ред на наименованията им. Чуждестранните филми се подреждат отделно от българските по азбучен ред на заглавията им, независимо от техния вид.
Във всеки отделен филм кинодокументите се систематизират по части (рула) — негатив, позитив, лаванда и др., съхранявани в кутии.
6. За всяко завършено кинопроизведение се съставя дело на филма, в което се включват: литературен сценарий (сценариен план, либрето), монтажен лист, по-интересни фотоси, някои негативни и позитивни кадри на филма, които са с архивна стойност, образци от издаваните рекламни материали за всеки български филм (плакати, афиши, листовки, брошури, фотосни табла), документация по разпространението на филмите, оригинални монтажни листове (на съответните езици) на чуждите филми, справка за източника и датата на постъпването на кинодокумента, лист с рекапитулация за резултатите от проверката за наличността на кинодокументите вътре в частта (рулото), разрешителното удостоверение и други документи. За отделните киноснимки (сюжети), невлезли в цялостни произведения, се съставя специално «Дело на отделните киноснимки».
VI. Научно-справочен апарат към киноснимките
1. Научно-справочният апарат към кинодокументите се състои от:
— инвентарна книга и картотека към нея;
— монтажни листове;
— каталози.
2. Основен справочник за съдържанието на кинодокументите са каталозите. Съставят се систематичен и именен каталог и каталог на кинопрегледите.
2.1. Класификационната схема за систематичния каталог на кинодокументите се съставя от Българската национална филмотека и Българската телевизия и се съгласува с Главно управление на архивите.
Препоръчително е и за кинодокументите да се използува като основа Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви.
2.2. Класификационната схема на именния каталог представлява списък на имената на режисьори, оператори, сценаристи, художници, композитори, аниматори, актьори и други, разположени в азбучна последователност.
2.3. Класификационната схема на каталога на кинопрегледите представлява списък на кинопрегледите, подредени по хронология. Фишите в каталога на кинопрегледите съдържат следните данни (вж. Приложение № 27):
— наименование на учреждението, съхраняващо кинопрегледите;
— година на производството на кинопрегледа;
— номер на кинопрегледа;
— наименование на кинопрегледа;
— студия и режисьор, създали кинопрегледа;
— състав на кинопрегледа (комплект, брои на частите и метрите);
— наименование на сюжетите, включени в кинопрегледа и имена на операторите;
— език на озвучаване на кинопрегледа (ако е чужд).
3. Указател към инвентарната книга е техническо-регистрационната картотека. Съставя се на базата на данните от инвентарната книга, монтажните листове и техническите данни от ОТКК.
3.1. Техническият регистрационен картон (филмотечна карта) съдържа данните: българско и оригинално заглавие на филма, година на производство, държава, режисьор, начин и дата на доставка, род на копието, инвентарен номер, цвят, звук, фонограма, глава на филма, надписи, размери, формат, място на съхранение, техническо състояние при постъпването, задължително копие за вътрешно движение, дължина на основния материал по части, забележка.
3.2. Фишите в техническо-регистрационната картотека се систематизират в азбучна последователност на наименованията на филмите.
VII. Използуване на кинодокументите
За използуването на кинодокументите са валидни положенията, изложени за фотодокументите в настоящата (трета) част на Кодекса, раздел Б, глава шеста.
VIII. Условия за съхранение на кинодокументите
1. За изискванията към архивохранилищата за кинодокументи и поддържане на оптималните температурно-влажностни параметри са валидни положенията, изложени в част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
2. Особености при съхранението на кинодокументи.
2.1. Оригиналите на запалима и незапалима основа се съхраняват в отделни помещения. Цветните филми се съхраняват отделно от черно-белите.
2.2. Оптималните температурно-влажностни параметри са:
— за черно-бели филми: температура 15°С и относителна влажност 45 ± 5%;
— за цветни филми: – 5°С и влажност 45% ± 5%.
2.3. Кинодокументите се съхраняват върху специални метални стелажи или в метални шкафове.
2.4. Кинодокументите се пазят в стандартни метални кутии, плътно навити на сърцевина с емулсионния слой навън. Съхранението на кинодокументи в нестандартни, изкривени или корозирали кутии не се допуска.
2.5. Техническото състояние на кинодокументите се проверява периодично на всеки пет години. Ако кинодокументите се съхраняват при нерегулируем температурно-влажностен режим (без климатична инсталация), проверката се извършва през две или три години.
2.6. Кинодокументите, които имат прогресиращи технически дефекти и повреди се предават за реставрационна обработка.
Г. Фонодокументи (Звукозаписи)
I. Видове фонодокументи
1. Фонодокументите се документи, чието съдържание е предадено посредством механично, оптично, магнитно, или друго записване на звука върху съответния носител.
2. Според съдържанието им фонодокументите биват:
— автентични;
— художествени.
3. Според начина на записване и възпроизвеждане фонодокументите биват:
— механични;
— оптически;
— механо-оптически;
— магнитни.
4. Според техническите изисквания и оформлението им фонодокументите биват оригинали и копия.
4.1. Оригиналът на магнитните записи се получава при записването на звуковия сигнал от първоизточника.
4.2. Първото копие (дубълоригиналът) на магнитните записи се получава чрез презапис от оригинала. Второто копие на магнитните записи се получава чрез презапис от първото копие и т. н.
4.3. Оригиналът на грамофонните записи представлява метален диск (матрица), на едната страна на който се намират звуковите бразди.
4.4. В процеса на производство на грамофонни плочи се създават промеждутъчна матрици (негативни и позитивни оригинали и копия).
4.5. Оригиналът на механо-оптическите записи представлява непрозрачна кинолента с ширина 6,25 мм., върху която резец е направил надлъжно прозрачна бразда.
5. Според мястото на записа, фонодокументите биват студийни, извънстудийни, транслационни,
II. Комплектуване на архивите с фонодокументи
1. До създаването на специализиран архив, фонодокументи се комплектуват от Българско радио, Българска телевизия, завод «Балкантон», музикалния отдел на Народната библиотека «Кирил и Методий», музикалните отдели на окръжните библиотеки, Института за музика при БАН и други учреждения, които създават и интензивно използуват фонодокументи.
2. Българското радио и Българската телевизия комплектуват освен фонодокументите, произведени от тях, фонодокументи, получени от чужбина. Българското радио организира събирането и на фонодокументи от частни сбирки.
Завод «Балкантон» съхранява произведените от него фонодокументи.
Музикалният отдел на Народната библиотека «Кирил и Методий» и музикалните отдели на окръжните библиотеки комплектуват депозитни екземпляри от всички произведени в страната грамофонни плочи.
III. Експертиза на ценността на фонодокументите
1. Експертизата на научната и художествена ценност на фонодокументите се провежда в учрежденията-производители на фонодокументи, чиито фонотеки изпълняват функцията на учрежденски архив с право на по-продължително съхранение на документите в него.
2. Експертизата на ценността на фонодокументите се провежда на основата на принципите:
— историзъм;
— всестранност и комплексност;
— класово-партиен подход.
3. При определяне ценността на фонодокументите се спазват следните критерии:
— значение на фиксираната във фонодокумента информация;
— значение на автора или изпълнителя;
— възможности за разкриване съдържанието на фонодокумента в случаи, че липсват сведения за фиксираната информация, автора и изпълнителя;
— техническо състояние на фонодокумента.
4. Експертизата на ценността на фонодокументите се извършва от експертна комисия, чиито членове са най-опитните и квалифицирани специалисти.
4.1. Основен метод на експертизата на ценността на фонодокументите е индивидуалният подход при оценката на всеки отделен фонодокумент.
4.2. За постоянно запазване се отделят фонодокументи, които отразяват важни събития в обществено-политическия и културен живот на страната, записи с изказвания на изтъкнати държавни и обществени дейци, както и записи с изказвания за тях, изказвания, свързани с важни моменти от историята, изказвания с важен мемоарен характер, записи с артистични изпълнения (слово и музика.), както и интерпретацията им от един или друг бележит изпълнител, звукови ефекти, гласове и звуци от исторически събития и др.
4.3. В зависимост от ценността на фонодокументите за постоянно запазване се отделя пълният комплект фонодокументи или част от него.
Пълният комплект фонодокументи на различните видове записи се състои съответно:
— за грамофонните записи — от оригиналния магнитен запис, първата и третата металически матрици и една грамофонна плоча;
— за магнитните записи — от оригинал, дублиращо копие и работно копие;
— за оптическите записи — от оригинал (негатив), позитив и копие на съвременен звуконосител;
— за механо-оптическите записи — от оригинал и дублиращо копие на съвременен звуконосител.
4.4. Фонодокументи с непоправими технически и механически повреди и излишни копия от фонодокументи се отделят за унищожаване.
Решение за унищожаване на фонодокументи с непоправими повреди може да бъде взето само след тяхното преглеждане от членовете на експертната комисия и при наличието на писмено заключение на специалисти по технологията и съхраняването и реставрационно-профилактичната обработка на фономатериалите за невъзможността от възстановяване на фонодокументите.
4.5. На фонодокументите, неподлежащи на запазване се съставя опис в два екземпляра (вж. Приложение № 28). В графите на описа се посочват поредните и инвентарните номера на архивните единици отделени за унищожаване, прави се кратко описание на записите, като се посочва и времетраенето им. С цел да се обясни правилността на взетото от експертната комисия решение за унищожаване на фонодокументи, в графа «Пояснение» се прави кратка характеристика на документите.
4.6. Описът на неподлежащите на запазване фонодокументи се подписва от председателя и всички членове на експертната комисия, утвърждава се от ръководителя на учреждението, след което се представя за утвърждаване в експертно-проверочната комисия на съответния архивен орган.
4.7. Резултатите от работата на експертната комисия се оформят в протокол, който заедно с описа на неподлежащите на запазване фонодокументи се изпраща на съответния архивен орган за утвърждаване.
4.8. До утвърждаването на описа на неподлежащите на запазване фонодокументи, отделените за унищожаване фонодокументи се пазят по реда на инвентарните си номера. След утвърждаването на описа в графа «Бракуване» на инвентарната книга срещу номерата на архивните единици, утвърдени за унищожаване, се вписват номерът и датата на протокола.
4.9. Описите на неподлежащите на запазване фонодокументи с решението или извлечение от протоколите на експертно-проверочната комисия и актовете за унищожаване на копийните фонодокументи се пазят в деловодството на съответното учреждение.
IV. Отчетна регистрация на фонодокументите
1. Основна класификационна и отчетна единица на фонодокументите в рамките на архива е архивната единица. За архивна единица на фонодокументите се приема всеки физически обособен звукозапис (грамофонна плоча или матрица, магнетофонна ролка или касета, ролка с лента с оптически запис и др.).
2. Отчетът на фонодокументите се води в инвентарна книга, общо за автентичните и художествените звукозаписи (вж. Приложение № 29). Инвентарната книга съдържа задължително данните: инвентарен номер, номер при постъпване на фонодокумента, описание на записа, времетраене, вид на носителя, брой на архивните единици, дата на постъпването, както и графа «Бракуване», «Дата», «Протокол №...».
3. В инвентарната книга фонодокументите получават поредни номера в хронологическа последователност по реда на постъплението им в архива (фонотеката). Ако фонодокументът се състои от няколко архивни единици, в инвентарната книга той получава съответния пореден номер, а всяка принадлежаща към него архивна единица — цифров, буквено-цифров или буквен индекс.
4. В случаите, когато на една архивна единица са записани два или няколко тематично различни записа, те се вписват в инвентарната книга под един общ номер.
5. В графа «Номер при постъпването» на инвентарната книга се вписва номерът на фонодокумента, получен в процеса на създаването му.
6. Записването в инвентарната книга става с четлив почерк, с химикалка или мастило. Поправки се допускат в изключителен случай, а старият текст се зачертава така, че да може да се чете. Листовете на книгата се номерират и се съставя заверителен надпис.
7. Ако един фонодокумент бъде изцяло отчислен от архива (фонотеката), неговият инвентарен номер остава свободен.
8. Отчисляването на фонодокументи от инвентарната книга може да се извърши само въз основа на следните документи:
— утвърден опис на неподлежащи на запазване фонодокументи;
— акт за непоправими повреди на фонодокументите, утвърден от експертно-проверочната комисия на съответния архивен орган;
— акт за предадени фонодокументи в други учреждения;
— акт за унищожаване на копия.
9. За осъществяване на отчетна регистрация в национален мащаб, във всички учреждения, притежаващи фонодокументи, се попълват ежегодно картони (вж. Приложение № 30) в два екземпляра, като единият от тях се изпраща в Главно управление на архивите в края на всяко шестмесечие, а драгият остава в съответното учреждение.
В картона се попълват следните данни: наименование на учреждението, притежаващо фонотека, изменения в наименованието на това учреждение, количество на фонодокументите (приети и отчислени през годината, както и общата наличност), справочен апарат, кратка характеристика на най-важните фонодокументи, дата и подпис на съставителя на картона.
V. Научно-техническа обработка на фонодокументите
1. Към комплекса от работи по научно-техническата обработка на фонодокументите се отнасят:
— систематизация;
— описание;
— техническо оформяне.
2. Всяка архивна единица на магнитните фонодокументи се съхранява в индивидуалната си фабрична опаковка (картонена кутия или друга със същите качества).
3. Архивната единица се придружава от документален и технически паспорт (вж. Приложение № 31 и № 32). Данните в паспортите се попълват при контролни прослушвания и технически проверки на фонозаписа.
4. Върху всяка ролка на магнетофонна лента се поставя етикет, който съдържа инвентарния номер и поредния номер на лентата в този запис.
5. Всяка кутия носи инвентарен номер и пореден номер на лентата в този запис. Данните се нанасят на лицевата и на една от страничните стени на кутията.
6. Фонодокументите се подреждат в хранилищата по реда на инвентарните номера.
VI. Научно-справочeн апарат към фонодокументите
1. Научно-справочният апарат към фонодокументите се състои от:
— инвентарна книга;
— каталози.
2. Основен справочник за съдържанието на фонодокументите са каталозите. Съставят се систематичен каталог и именни каталози на авторите и на изпълнителите.
3. Класификационната схема за систематичния каталог във фонодокументите се съставя от архива, съхраняващ фонодокументи и се съгласува с Главно управление на архивите.
Препоръчително е и за фонодокументите да се използува като основа единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви.
4. В именните каталози фишите се систематизират в азбучна последователност на фамилните имена на авторите или изпълнителите.
5. Фишите за систематичния каталог (вж. Приложение № 33) се съставят за група архивни единици, за отделна архивна единица или за конкретно изпълнение от архивната единица.
6. Във фиша за автентичните записи се попълват следните данни: инвентарен №…, индекс по класификационната схема, видна фонодокумента, времетраене и дата на записване, съдържание на фонодокумента, докладчик, дата на съставяне на фиша и подпис на съставителя.
7. Във фиша за художествените записи се попълват следните данни: инвентарен №…, индекс по класификационната схема, вид на фонодокумента, времетраене и дата на записване, наименование на произведението, автор на текста или музиката, изпълнител, дата на съставяне на фиша и подпис на съставителя.
VII. Използване на фонодокументите
За използуването на фонодокументите са валидни положенията, изложени за фотодокументите в настоящата (трета) част на Кодекса, раздел Б, глава шеста.
VIII. Условия за съхранение на фонодокументите
1. За изискванията към архивохранилищата за фонодокументи и поддържане на оптималните температурно-влажностни параметри са валидни положенията, изложени в част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
2. Особености при съхранението на фонодокументи.
2.1. Лентохранилищата трябва да отговаря на следните условия:
— максимална херметизация;
— налягането на въздуха да е по-високо от това в останалите помещения с 0,1–0,2 атмосфери;
— да е разположено далече от източници на магнитни полета. Напрежението на паразитните магнитни полета не трябва да надвишава 400 а/м.
2.2. Оптималните температурно-влажностни параметри са: температура 15°С и относителна влажност 50%. В зависимост от техническите възможности на климатичните инсталации параметрите могат да варират в следните граници: температура 15 ± 5°С и относителна влажност 50 ± 5%. Препоръчително е:
— за магнетофонни ленти на ацетатна основа и грамофонни плочи максималното отклонение на температурата да е ± 2°С и на относителната влажност ± 2%;
— за магнетофонни ленти на полиестерна основа и металически матрици максималното отклонение на температурата да е ± 5°С и на относителната влажност ± 5%.
2.3. Магнитните ленти за дългосрочно съхранение предварително се почистват от прах и механични замърсявания, аклиматизират се осем часа при климатичните параметри, при които ще се съхраняват, след което се пренавиват при постоянен опън и фиксирана скорост без прагове.
Дълготрайното съхранение на фонодокументите се осъществява чрез редовното им презаписване. При всеки следващ презапис качеството се влошава. Най-подходящ носител за дълготрайно съхранение на звукозаписи е металическата матрица.
2.4. Магнетофонните ленти се съхраняват върху метални стелажи от негорим и немагнитен материал. Стените на стелажните клетки се перфорират за да не се затруднява свободният обмен на въздух. Във всяка клетка се разполагат около 30 кутии с ленти подредени вертикално. Грамофонните матрици и плочи се съхраняват в затворени картонени калъфи (пликове) или в оригиналната си опаковка, всяка поотделно, разположени вертикално.
2.5. Техническото състояние на всеки фонодокумент се проверява периодично на пет години чрез прослушване и преглеждане.
Ако фонодокументите се съхраняват при нерегулируем температурно-влажностен режим (без климатична инсталация), проверката се извършва през две или три години.
Резултатите от проверката се нанасят в техническия паспорт.
2.6. Фонодокументите, които имат прогресиращи технически дефекти или повреди се предават за реставрационна обработка, като предварително се изготвят гаранционни копия.
Д. Машиночитаеми документи
I. Видове машиночитаеми документи и основни понятия свързани с тях(13)
1. Машиночитаемите документи (МЧД) са документи с особена техническа реализация на записите и кодиране на информацията, свързана със специфичното им предназначение за автоматична машинна обработка.
2. Главните особености на машиночитаемите документи са:
— съвременните МЧД се създават в условията на научно-техническа революция, променяща из основи техниката и технологията на документиране и обработка на информацията;
— често могат да се окажат понятни само за създалите ги специалисти поради особената форма на кодиране, независимо от начина на възпроизвеждане на текста (върху екрана на дисплей, отпечатани на хартия и др.);
— със смяната на оборудването на изчислителните центрове, на действуващите операционни системи и на прилаганите пакетни програми, се създават условия за загубване на възможността за разчитането на МЧД;
— загубата на необходимата за разчитане и осмисляне информация е равносилна на унищожаването им;
— един носител може да съдържа части от много голям брой отделни документи.
3. Машиночитаемите документи биват два основни вида:
— резултат от обработка на данни от документи на друг носител, в частност от презаписа им;
— резултат от пряко документиране на явления и процеси в действителността посредством цифров запис.
4. Носители на машиночитаеми документи могат да бъдат:
— перфокарти;
— перфоленти;
— магнитни ленти;
— магнитни дискове;
— магнитни барабани;
— магнитни касети;
— магнитни карти;
— магнитни патрони;
— магнитни мехурчести памети;
— магнитни нишки;
— микрофилми, фиши и др.
Най-широко разпространени са магнитните ленти, дискове и перфокартите.
5. Понятията в областта на създаване и използуване на машиночитаемите документи са с непостоянен състав, бързо възникват и се сменят (вж. Приложение № 34). От техническа гледна точка, те са предимно:
— понятия свързани с техническите средства;
— понятия свързани със структурата на записаните данни.
5.1. Понятия свързани с техническите средства.
Изчислителните устройства имат ограничена по обем собствена памет. Разширение на тази памет е така наречената «външна памет» — широка гама от технически носители и устройства, които се използуват в процесите на съхранение и обработка на МЧД.
5.1.1. Магнитен диск — тънък метален диск, наподобяващ фонографния. Покрит е от двете страни с феромагнитен материал. Данните се записват посредством намагнитване на области разположени върху концентрични окръжности от двете му страни.
5.1.2. Магнитен дисков пакет — изграден е от магнитни дискове, неподвижно закрепени към обща ос. Съхранява се в прозрачен твърд контейнер. Често терминът «дисков пакет» се подменя с термина «диск», като се влага същото съдържание. Съществува широк спектър разновидности на дисковите носители: мини-дискове, гъвкави («флопи») дискове и др.
5.1.3. Магнитен барабан — цилиндър с феромагнитна външна повърхност. Данните се записват посредством намагнитване на области разположени върху успоредни окръжности, лежащи на външната повърхност.
5.1.4. Магнитна мехурчеста памет — изградена е от магнитни сфери («мехурчета»), намиращи се върху ципи с противоположно намагнитване. Под влиянието на електрически сигнали, протичащи в мрежи разположени върху ципите, сферите бързо се задвижват в една или друга посока. Носители на записаната информация са мехурчетата.
5.1.5. Магнитни ленти — магнетофонни ленти за електронни изчислителни машини (ЕИЦ). Имат по-ниска цена от вече изброените средства за съхранение на информация, което повишава приложимостта им за архивни цели.
5.1.6. Магнитни касети — касети, съдържащи магнитна лента. Предназначени са за касетофони, обслужващи електронноизчислителните устройства (ЕИУ).
5.1.7. Магнитни карти — правоъгълни карти с плоска, покрита с феромагнитен материал повърхност. Данните се нанасят посредством намагнитване на зони от повърхността.
5.1.8. Магнитни патрони — неголеми цилиндри (обикновено 5/10 см.), съдържащи магнитна лента.
5.1.9. Перфокарти — най-широко разпространени са перфокартите на хартиена основа. Стандартните перфокарти съдържат 80 колони и 12 позиции в колона. Данните се нанасят чрез пробиване на отверстия в строго определени позиции в колоните. Всяка комбинация от приетия набор отговаря на определен символ. При познаване на използувания, код е възможно визуално разчитане на текста.
5.1.10. Перфоленти — обикновено са хартиени. Данните се нанасят чрез пробиване на отверстия в колони перпендикулярни на осевата линия на лентата. При познаване на използувания код е възможно визуално разчитане на текста.
5.1.11. Микрофилмите и микрофишите се използуват като носители на машиночитаеми документи в системите за автоматична обработка на данни, които са оборудвани с технически средства и програмно осигуряване, реализиращи вход и изход на микрофилм (микрофиш).
5.2. Понятия свързани с данните — логически и физически описания.
Терминът «физическо описание» обикновено се свързва с начина, по който данните са записани в средата-носител.
Терминът «логическо описание» се свързва с начина и вида на представяне на данните от програмиста и потребителя.
Части от един и същ документ (например думите) «физически» могат да бъдат запасани на един (или повече) дисков пакет, като геометрично записът на първата дума може да се намира между тази на третата и петата или изобщо да не е в съседство със запис на дума от същия документ. Едновременно с това те програмно («логически») са подредени така, че машинната програма да възпроизведе и обработи правилно текста на документа.
5.2.1. Основни понятия, свързани с логическото описание на данните;
а) Бит (англ. bit) — означение за основен цифров елемент от двоичната система на броене.
б) Байт (англ. byte) — най-малката група двоични знаци (битове), която може да бъде обработена от ЕИУ. Обикновено се състои от 8 бита, но съществуват още 6 и 16 битови байтове.
в) Елемент данни — йерархично най-малката наименувана единица данни. Може да се състои от произволно количество битове или байтове. Често се нарича «поле» или «елементарна данна».
г) Агрегат данни — наименувана по някакъв начин съвкупност от елементи на един запис, която се разглежда смислово като единно цяло. Например агрегатът «дата» може да се състои от елементите «година», «месец» и «ден». Често употребяван еквивалент на този термин е «група» или «групов елемент».
д) Запис — наименувана по някакъв начин съвкупност от елементи или агрегати данни.
е) Сегмент — еднозначно на «агрегат» и «запис» и се отнася до един или повече «елементи данни». Това е основна йерархична единица при описание на процесите на информационен обмен при обработка чрез приложна програма.
ж) Файл (англ. file ) — наименувана по някакъв начин съвкупност записи от еднакъв тип с еднакво предназначение и сходно съдържание.
з) База данни — в понятието се влага смисъл на:
— съвкупност от различни типове записи, отношения между записите, агрегатите данни и елементите данни;
— съвкупност от данни необходими за решаване на задача от определен тип и профил, а също така и от програмата или програмите, установяващи връзка между тях.
и) Система от база данни — съвкупност от бази данни, свързани смислово помежду си(14). За добавяне, модификация и извличане на данни се прилага общ за базите метод.
к) Администратор на база данни — специалист-служител, имащ пълна представа за една или повече бази данни и ръководещ проектирането и използуването им.
5.2.2. Понятия, свързани с физическото описание на данните:
а) Физически запис — терминът е свързан с понятието за елементарна единица данни, която може да бъде въведена с една входно-изходна команда на ЕИУ. Един физически запис често съдържа няколко «логически записа» или «сегмента».
б) Блок — група физически записи.
в) Област (екстент) — съвкупност от физически записи, които са разположени (в геометрически смисъл) последователно на външно запаметяващо устройство.
г) Набор данни — наименувана съвкупност от физически записи. Тя включва и данни, определящи местоположението на записите (например някакви индекси). Наборът данни може да заема една или няколко области, да се намира на един или повече носители (дискове, ленти и др.).
д) Участък — област, която се състои от група съвместно адресирани записи. Това е обобщен термин за групировка на данни, формирана по един или друг начин в зависимост от програмата, управляваща записването.
5.3. Пример за онагледяване употребата на изложените понятия;
Елемент данни може да бъде някаква стойност в една фактура за изплащане.
Агрегат данни може да бъде част от един ред във фактурата, повтаряща се няколко пъти, но съдържаща различни цифри. Поради повтарянето често се нарича «повтаряща се група».
Сегмент — в програмното осигуряване като термин може да се свърже с кой да е ред на фактурата.
Цялата фактура може да се разглежда като логически запис. Физическият запис може да съдържа толкова логически записа, колкото се съберат в една област на техническия носител — примерно писта на диск.
Набор данни може да е съвкупност от записи на много фактури.
Базата данни може да съдържа набор данни от фактурите, набор данни от сметките на дебиторите и набор данни от сведения за клиентите на една стопанска организация. Системата база данни обединява много такива бази данни.
II. Експертиза на ценността на машиночитаемите документи
1. Експертизата на научната и практическата ценност на машиночитаемите документи се провежда като се съблюдават общоприетите принципи и критерии за експертиза на ценността на документите и преди всичко критерият за значимост на съдържанието (значимост на записаната информация).
2. Специфичните критерии за оценка на машиночитаемите документи са:
— степен на обобщение на записаните данни и възможност за различното им групиране и комбиниране. Ценността на записаната информация е обратно пропорционална на степента на обобщение.
— пригодност на носителя за дългосрочно съхранение;
— техническо състояние на записите;
— пълнота и състояние на комплекта машиночитаеми документи. Комплектът машиночитаеми документи, подлежащ на съхранение, се състои от два екземпляра записи (работен и застрахователен), от програми за възпроизвеждане на текста (на лента и в текстова форма) и от описание на информацията, фиксирана върху носителя.
3. Задължителна е съпоставката между документите на учреждението на традиционна основа и неговите машиночитаеми документи.
4. С организиране и провеждане на работата по експертизата на машиночитаемите документи се занимава постоянно действуваща експертна комисия. В нея се привличат опитни и квалифицирани специалисти от учреждението, чиято информация се обработва с електронноизчислителни устройства, специалисти от електронноизчислителния център, записващ и обработващ данните и представител на държавния архив.
5. Експертната комисия решава въпросите за съхранението или унищожаването на машиночитаемите документи. Резултатите се оформят като:
— за подлежащите на съхранение документи се съставя опис, по който те се предават в държавния архив;
— за подлежащите на унищожаване документи се съставя акт;
— повредените магнитни носители се бракуват, като се съставя акт.
Унищожаването на перфокарти и перфоленти се извършва без решение на експертната комисия, непосредствено след обработката на данните.
III. Научно-справочен апарат към машиночитаемите документи и възможности за използуването им
1. За осигуряване съхранението и използуването на машиночитаемите документи в учрежденията, притежаващи такива сбирки, и в държавните архиви, се създава научно-справочен апарат (във вид на регистрационни дневници и картотеки).
2. Регистрирането на постъпленията от дискове, ленти и др. в «магнитния архив» служи за отчет на наличността на тези постъпления и за поставяне на индекс или пореден номер въз основа на който се осъществява подреждането в хранилището. За всеки магнитен носител се създава експлоатационна и информационна карта. За всеки масив перфокарти се попълва отчетен картон с основните данни за масива.
3. За идентифициране на съхраняваните единици е необходим пълен набор от данни за връзките между следните елементи:
— име на носителя;
— име на файла;
— име на базата данни;
— име на записалата организация;
— наименование на фондообразувателя;
— дата на записа;
— смислови характеристики на базата данни (в частност файловете);
— номер на документа;
— номер на носителя.
Научно-справочният апарат трябва да отразява връзката на всеки от елементите с останалите. Например той трябва да позволява установяването на връзката «фондообразувател — име на носителя» и по двете направления:
а) «магнитна лента X е на фондообразувателя У» и
б) «фондообразувател У има записана информация върху ленти А, Б, С ... X».
Научно-справочният апарат трябва да създава възможност за определяне не само кой носител кои файлове съдържа, а и кой файл на кои насители се намира, тъй като е възможно части от един файл да се намират на различни носители. Също така е възможно (особено при информационно-търсещите системи) части от един документ да се намират на различни носители.
4. Предварителната добра организация на записването и обработването на информация (въз основа на подходяща тематична класификация) подпомага създаването на справочен апарат по смислово свързани части и в частност, на каталози.
5. Предвид на необходимостта от висока степен на формализиране на отличителните белези и описанията на връзките между тях, задачата за изграждане на справочен апарат се решава след внимателно проучване и експериментиране от страна на работен колектив, включващ в състава си както специалист-архивист, така и специалист с познания в областта на приложния комбинаторен анализ, приложението на теорията на графите, приложния кластер анализ и др.
6. Учрежденията, съхраняващи машиночитаеми документи и държавните архиви, приели такива документи осигуряват възможност (апаратурна и програмна) за възпроизвеждане на записаната информация. Това се постига по два пътя:
— презапис на машиночитаемите документи във форма достъпна за обработка с по-нова апаратура и програми;
— осигуряване на постоянна наличност на необходимите програмни и апаратни средства за възпроизвеждането на машиночитаемите документи.
7. Достъп до записите се разрешава от ръководителя на учреждението, чиято информация е записана на машинни носители на информация. Разработват се и технически средства за защита на информацията.
IV. Условия за съхранение на машиночитаемите документи
1. За изискванията към архивохранилищата за машиночитаемите документи и поддържане на оптималните температурно-влажностни параметри са валидни положенията, изложени в част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
2. Особености при съхранението на машиночитаемите документи.
2.1. За съхранение на МЧД са необходими две специализирани хранилища — за носители на информация на хартиена основа (документи по математическото осигуряване) и за технически носители на информация (магнитен архив). При липса на отделни помещения двете хранилища могат да се обединят в едно помещение.
2.2. Условия за съхранение на насители на информация на хартиена основа.
2.2.1. Оптималните температурно-влажностни параметри са: температура 16°С ± 2°С и относителна влажност 50%. Под 40% и над 70% относителна влажност перфокартите и перфолентите се деформират и здравината им намалява. При четене на информация от такива перфокарти и перфоленти се получава голямо количество грешки.
2.2.2. Перфокартите по всяка решавана задача се съхраняват вертикално на колоди или в специални картотечни шкафове. Перфолентите се съхраняват в специални шкафове с гнезда или в кутии.
2.2.3. Документите по математическото осигуряване се съхраняват в папки върху стелажи. За тях са в сила всички изисквания за съхранение на документи на хартиена основа.
2.3. Условия за съхранение на магнитните носители на информация.
2.3.1. Оптималните температурно-влажностни параметри са: температура 15°С и относителна влажност 50%. Температурните колебания в зависимост от вида на носителя могат да са в границите от ± 2°С до ± 5°С от установеното ниво, а колебанията на относителната влажност не могат да надвишават ± 5%.
2.3.2. Магнитните носители трябва да са защитени от:
— прах и механични увреждания в специални кутии;
— действието на външно магнитно поле в шкафове от немагнитен материал;
— действието на светлина. Хранилищата за магнитни носители на информация се проектират без прозорци, а ако съществуват такива се използуват специални филтриращи или жълти стъкла.
2.3.3. Шкафовете за съхраняване на магнитни носители са в зависимост от конструктивното решение стационарни или подвижни компактни системи с вградени стелажи за вертикално съхранение на магнитни ленти или комбинирани (за съхранение не магнитни носители и текстови документи) и др.
2.3.4. магнитните носители се разполагат съобразно конкретните условия в групи:
— по поредни номера;
— по тематични групи.
2.3.5. Всеки магнитен носител, предаден за съхранение, е снабден със съпроводителен етикет, на който са записани номерът и името на организацията, чиито данни той съдържа.
2.3.6. Магнитните носители напускат «магнитния архив» с разрешение на завеждащ архива, а ако се налага използуването км извън ЕИЦ на учреждението, с разрешение на ръководителя на ЕИЦ. На мястото на изнесения магнитен носител се поставя лист-заместител. След завършване на работата носителите се връщат отново на точно определеното им място.
2.3.7. Завеждащ «магнитния архив» носи пълна отговорност за съхранението и опазването на поверените му машиночитаеми документи.
Бележки
1. Кодексът съдържа методически указания за работа с научноизследователските документи (отчети по теми), проектните документи в областта на капиталното строителство, конструкторските и технологичните документи, които са обект на комплектуване от централните и окръжни държавни архиви.
2. По-нататък в текста се употребява «организации» вместо посочените тук инженерно-внедрителски и други организации.
3. По-нататък в текста всички тези подразделения се наричат технически архив.
4. За общата документация на организациите, създаващи научно-техническа документация, са в сила всички положения, отразени в части първа и втора на Кодекса.
5. Предназначение на комплекта не е възпроизвеждане впоследствие на обекта, изделието въз основа на съхраняваната в държавните архиви научно-техническа документация.
6. Приложенията не са поместени.
7. В цитирания стандарт за заверителен надпис тези данни не са предвидени.
8. Изискванията за научно-справочния апарат към НТД до голяма степен съвпадат с тези за общата документация.
9. Номер от Информационната класификация се попълва само за темите по Държавния план за наука и технически прогрес.
10. По-подробно за съставяне на пътеводители вж. част втора на Кодекса, глава дванадесета.
11. По-подробно за условията за съхранение на документите вж. част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
12. Сведенията за българските филми се групират по видове кинодокументи — хроникално-документални, научнопопулярни, кинопрегледи и т. н., като за всеки вид се съставя отделен картон.
13. Терминът «машиночитаеми документи» е условен и се употребява за краткост.
14. Понякога за означаване на съвкупност от бази данни се употребява терминът «банка данни», но тази употреба е нежелателна.