Методически кодекс
Част втора: Методически указания за работа с документите в архивите на НРБ — обща документация
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Книги»
Научен ръководител на Eлектронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автори: Стефка Петкова, Калинка Анчова, Мая Бурмова, Светла Нашева, Андриана Нейкова, Мариана Пискова, Иван Бояджиев, Иван. Гиздов, Кинче Парушева, Александър Тончев
Дизайн: Давид Нинов
София, 2009
I. Документите на учрежденията — основна съставна част на Държавния архивен фонд
1. Общи положения.
1.1. Държавният архивен фонд на НРБ се попълва предимно от документи, възникнали в резултат от дейността на учрежденията, организациите и предприятията на страната(1).
1.2. Комплектуването на държавните архиви с пълноценни фондове и в определените срокове зависи от правилното съставяне и оформяне на документите и от добрата организация на деловодната дейност в учрежденията.
1.3. Държавните архиви, съгласно чл. 7 от Закона за Държавния архивен фонд упражняват контрол върху състоянието и съхраняването на документите и върху организирането на деловодство и архивите на учрежденията.
1.4. Познаването на организацията на деловодната дейност, видовете документи, техните функции и регистрация, документооборота, изискванията относно класификацията на документалния фонд на учреждението и работата на архива на учреждението е основно задължение на всеки архивист.
2. Значение и организация на деловодната дейност.
2.1. Деловодството е дейност, обхващаща въпросите по документиране на дейността на учрежденията и организация на техните документи (БДС — 6. 25. 3. 00–76).
В понятието деловодство се включват методите и начините за работа със служебните документи в учрежденията.
В деловодството се извършват операции с документите от тяхното създаване до групирането им в дела и предаването на приключените дела в архива на учреждението.
2.2. Задачи на деловодната дейност:
— съставяне (изпълнение на документите);
— оформяне и размножаване на документите;
— регистриране на вътрешните, входящите и изходящите документи;
— създаване на отчетно-справочен апарат към документите;
— контролиране изпълнението на документите;
— извършване на справки по документите;
— формиране, на делата;
— експертиза на ценността на документите;
— подготвяне на формираните дела за съхранение в архива на учреждението и за постоянно съхранение в държавния архив;
— предаване на приключените дела в архива на учреждението.
2.3. От правилната организация на деловодството зависят:
— организирането на управленческата дейност;
— ефективността от приложението на номенклатурата на делата;
— правилното прилагане на методологическите принципи на експертизата на ценността на документите;
— механизирането и рационализирането на деловодните процеси;
— усъвършенствуването на контрола по изпълнението на задачите, произтичащи от документите;
— запазването на всички ценни документи и създаването на пълноценен справочен апарат към тях;
— въвеждането на автоматизирани системи за търсене на информация;
— приемането в държавния архив на качествено обработени документи.
2.4. Етапите на деловодната дейност са:
— документиране на дейността на учреждението;
— организиране на възникналите в процеса на дейността на учреждението документи.
2.4.1. Документирането на дейността на учреждението представлява записване по установения ред и форма на необходимата за управлението информация. Документирането включва създаване и изпълнение на документите.
Създаването на административната документация се регламентира от правилата за стандартизираните документи на Единната система за унифицирана управленческа документация (ЕСУУД) и за нейните подсистеми: организационно-разпоредителна документация (ОРД); планова документация; финансово-счетоводна документация; статистическа документация; документация за труда и работната заплата; документация за деловодство и архивно дело; документация за висшето и средното образование; документация за управленческите органи; документация за държавния арбитраж; документация за прокуратурата; документация за здравеопазването и социалните грижи и др.
2.4.2. Организирането на създадените в процеса на дейността на учреждението документи се осъществява по пътя на оформяне и регистриране на документите, създаване на отчетно-справочен апарат, индексиране и класиране на документите по номенклатурата на делата, експертиза за определяне на ценността на документите, оформяне и подготвяне на делата за предаване в архива на учреждението.
2.5. Организиране на деловодната дейност.
2.5.1. В българските учреждения се прилагат три организационни форми на деловодства: централизирано, децентрализирано и смесено (комбинирано).
2.5.2. Централизираното деловодство е система от деловодство, при която в една определена структурна част на учреждението се организира работата с документите от тяхното създаване (получаване) до предаването им в архива на учреждението.
Централизираната деловодна дейност съкращава деловодните операции в структурните звена. Чрез нея се осъществява ефективен контрол при изпълнение на задачите и се прилагат по-съвършени организационно-технически средства.
2.5.3. Децентрализираното деловодство е система на деловодство, при която операциите по организацията на документите (регистриране, класиране и др.) се извършват главно в структурните части на учреждението. Децентрализирано деловодство се допуска при териториална отдалеченост на различните структурни звена.
2.5.4. Смесено (комбинирано) деловодство е система на деловодство, при която една от спомагателните операции по документите (приемане, регистриране, експедиране и т. н.) се осъществяват централизирано, а други (обособяване на делата и т. н.) — в отрасловите и функционалните части на учреждението.
2.5.5. Отговорност за състоянието на деловодството, научно-техническата обработка, експертизата на ценността, отчета, съхранението, и използуването на документите, намиращ се в архива на учреждението, носи ръководителят на учреждението. Той е длъжен също така да организира контрол върху състоянието на деловодството и съхраняването на документите в подведомствените му учреждения, ако има такива.
2.5.6. В зависимост от документооборота си учрежденията назначават необходимия брой квалифицирани специалисти за работа в деловодството и учрежденския архив.
2.6. Нормативни материали и методически пособия по организиране на деловодството и опазване на документите:
2.6.1. Закон за Държавния архивен фонд и Правилник за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд.
Определят основните задължения на учрежденията по регистрирането, обработването, съхранението и използването на документите в деловодствата и архивите на учрежденията и съдържат административно-наказателни разпоредби по отношение на нарушителите.
2.6.2. Единна държавна система за деловодство (ЕДСД) — «Основни положения» и «Методически указания за практическото приложение на основните положения на ЕДСД»(2).
Основните положения на ЕДСД включват правила и препоръки за създаването на документите, работата с тях и организацията на труда на деловодните кадри.
Методическите указания осигуряват необходимото единство при практическото приложение на Основните положения на ЕДСД в национален мащаб. Третират се въпросите, свързани с усъвършенствуването на деловодната дейност, с организационното и техническо осигуряване на системата и пътищата за въвеждането й в действие.
2.6.3. Инструкция за класификация, научно-техническа обработка, съхраняване и използуване на документите в учрежденията на НРБ.
Регламентира задълженията на учрежденията-фондообразуватели и на държавните архиви, свързани със съхранението на документите в учрежденията след приключване на оперативната работа с тях, както и с подбора и подготовката на ценните документи за предаване в държавните архиви и унищожаване на неценните документи, след изтичане на определените срокове.
Всяко учреждение разработва своя инструкция за организация на деловодната дейност и учрежденския архив, която се съгласува с органите на Комитета за Единна система за социална информация и със съответния държавен архив.
2.6.4. Списъци на документите със срокове за тяхното съхранение. Обхващат цялата документация на дадено ведомство или типови документи от масов характер. Съставят се от висшестоящите организации или от Главно управление на архивите при Министерския съвет.
2.6.5. Единна номенклатура на делата за общофункционалните дейности на всички учреждения в страната. Представлява методическо пособие, чрез което се постига единство в национален мащаб при формиране и съхраняване на делата, създадени в резултат от еднакви по вид дейности.
3. Документален фонд. Видове документи и техните функции.
3.1. Документите, създавани от дадено учреждение в процеса на неговата дейност или постъпващи от вън за сведение или изпълнение, съставляват документалния фонд на това учреждение.
3.2. В документалния фонд на учреждението се различават следните видове документи:
3.2.1. В зависимост от произхода:
— служебни (официални) документи — чиито автори са служебни лица;
— лични документи — чиито автори са частни лица.
3.2.2. В зависимост ат техниката на създаване:
— ръкописни или печатни документи, написани на ръка или с помощта на пишещи или печатащи машини;
— изобразителни — рисунки, чертежи, технически планове, графики, кино-, фотодокументи;
— звукови — документи, чието съдържание е предадено чрез оптико-графически, магнитен, механичен или друг вид запис на звук;
— документи на технически носители — перфокарти, перфоленти, магнитни дискове и др.;
— комплексни — документи, в които се използуват няколко различни начина на документиране (едновременно ръкописно-печатен, изобразителен и звуков и т. н.).
3.2.3. В зависимост от мястото на създаване:
— входящи — документи, създадени от други учреждения или частни лица;
— изходящи — документи, изпратени от учреждението-автор по негова инициатива или в отговор на документи, постъпили от други учреждения или частни лица;
— вътрешни — документи, предназначени за използуване в учреждението, в което са създадени с оглед осъществяване на неговите функции и дейност.
3.2.4. В зависимост от съдържанието:
— прости документи, които засягат само един въпрос;
— сложни документи, които съдържат два и повече въпроса. Сложните документи биват едносюжетни (когато в рамките на една тема се засягат няколко въпроса) и многосюжетни (когато засягат много сюжети или теми).
3.2.5. В зависимост от характера на оформянето:
— оригинални(3) — официални документи, които съдържат текст или изображение в окончателен вид и са оформени по установения начин (бланки, подписи, печати и т. н.). Оригиналният документ може да бъде в няколко идентични екземпляра;
— чернови — документи в предварителна редакция, които отразяват работата на автора или редактора над текста;
— копия — документи възпроизведени графически, фотографски или по друг начин, при запазване на реквизитите на копираните документи. Биват преписи, заверени преписи, преписи-извлечения, дипломатически копия, фотокопия и др.
3.2.6. В зависимост от формата на представяне на съдържанието:
— индивидуални — документи, при които всеки един се оформя по различен начин в зависимост от съдържащата се в него информация;
— типови — документи, отразяващи еднообразни функции, свойствени на много учреждения, независимо от тяхната ведомствена подчиненост. В тези документи се типизират идентични по смисъл фрази и цели текстове, които се допълват с конкретен текст. При съставяне на типови документи се спазват точно определен брой реквизити, които се разполагат в строга последователност;
— стандартни — документи, предварително отпечатани на бланки със стандартен текст и със свободно място за запълване с индивидуално съдържание.
3.2.7. В зависимост от отразената в тях дейност документите са: административно-управленчески, организационно-разпоредителни, финансово-счетоводни и т. н.
3.2.8. В зависимост от степента на разгласа документите са явни и поверителни. От своя страна поверителните документи са: за служебно ползуване, поверителни, строго поверителни и лично строго поверителни.
3.2.9. В зависимост от своята срочност, документите са с различни срокове за изпълнение, според важността и спешността на повдигнатите от тях въпроси.
3.3. Изисквания за създаване на документите.
Създаването на документите включва два вида дейност: съставяне и оформяне.
Съставянето на документа е творческо-логически процес, при който се формулира съдържанието на документа.
Оформянето на документа е техническа дейност, осигуряваща неговата бърза и точна обработка, пренасяне, размножаване, използуване и съхраняване.
В съставянето и оформянето на документите участвуват всички звена от апарата на учреждението — ръководители, специалисти, деловодители, машинописци. От качеството на съставяне и оформяне на документа зависят:
— неговата юридическа сила;
— бързината и точността на документооборота;
— изпълнението на документа и упражняване на контрол по изпълнението;
— използуването на документа в оперативната работа и в архива на учреждението;
— правилното съхраняване на документа;
— ценността на документа и неговото значение като исторически извор.
3.3.1. Изисквания към съдържанието на документа.
Съдържанието на документа се формулира точно, кратко и ясно, съобразно действуващите закони и изисквания за юридическа сила на документа. Фактите в изложението се подреждат последователно, без повторения и противоречия.
Използуването на чужди думи и изрази се допуска само в случай, че не могат да се заменят с български или се налага употреба на специфични термини. Допуска се също и употреба на общоприети съкращения на думи.
3.3.2. Изисквания към оформянето на документите.
Правилно оформените служебни документи съдържат следните реквизити: наименование на учреждението, вид или разновидност на документа, заглавие, адрес, дата, бележки за съгласуване и изпълнение на документа, подпис, утвърдителен надпис и печат на учреждението.
— наименование на учреждението (автор);
При официални служебни документи наименованието на учреждението се нанася в горния ляв ъгъл на документа. Оригиналните изходящи служебни документи се пишат на предварително отпечатана бланка, която съдържа информация за учреждението — автор: герб или съкратено наименование на НР България; наименование на висшестоящата организация, на която е подчинено учреждението, пълно и съкратено наименование на учреждението; място за дата; място за регистрационен индекс и номера на телефонния пост; номер на банковата сметка на учреждението.
На документи, които не са съставени на бланка, след длъжностното наименование на подписващия документа се прибавя наименованието на учреждението, което той представлява.
— вид и разновидност на документа;
При съставяне на документа задължително се посочва видът или разновидността му (с изключение на кореспонденцията). С вида на документа се определя групата документи, еднакви по наименование и общи по предназначение, към която той принадлежи (протокол, заповед, отчет и т. н.). Разновидността на документа е по-детайлизирано, частно понятие, установяващо характера на дейността, отразена в документа (акт за експертиза, нотариален акт, ревизионен акт и т. н.).
— заглавие на документа;
На всеки служебен документ се съставя от автора на документа заглавие. Заглавия не се съставят само на писма и кратки документи като съобщения, телеграми, телефонограми.
Заглавието на документа е кратко описание на съдържанието на документа. При сложни документи се съставят и подзаглавия за отделните въпроси.
— адрес на документа;
На документи, предназначени за изпращане в други учреждения, в горния десен ъгъл се описва адресът на получателя. Адресът включва наименование на учреждението и съответното структурно звено, до които се изпраща документът. По изключение се допуска адресиране на документа до съответно длъжностно лице, като към посочения адрес се добавя длъжностно наименование или името на служителя, който е компетентен по разглеждания в документа въпрос.
При необходимост се пише пълен адрес, т. е. получател, улица и номер, населено място, окръг. В случай, че получателят се намира в същото населено място, в което е и учреждението — автор на документа, вместо наименованието на населеното място се пише «Тук».
На един документ се поставят не повече от четири адреса. В случай, че получателите са повече, се съставя списък на получателите, който се прилага към документа, оставащ в учреждението-автор, а на всеки екземпляр от документите, които се изпращат се пише само по един адрес.
— дата на документа;
Датата е задължителен елемент за всеки документ. Липсата на дата прави документа юридически невалиден. Датите имат различно предназначение — потвърждават момента на създаването, движението, визирането и изпълнението на документите.
Датите са: авторски дати, когато се поставят в момента на подписване или на съставяне на документа; дата на влизане на документа в сила; дата на обработване на документа; дата на резолюция (визиране); дата на утвърждаване; дата на изпълнение; дата на препечатване и др.
Датата се състои от число, месец и година и се изписва с арабски цифри и с думи за означаване на месеца.
Дата, която се среща в текста на документа може да бъде изписана и с думи. Датата на подписване на документа се поставя в лявата горна част на документа заедно с регистрационния индекс. Ако документът не е изготвен на бланка, датата се поставя под текста, на един ред с подписа. Датата на утвърждаване на документа се поставя на определеното за утвърждаване място.
— съгласуване на документа;
При съставяне на проектодокумент се извършва предварително съгласуване.
Документът се съгласува вътре в учреждението и извън него в определена последователност.
Вътрешното съгласуване се извършва по следния ред: със заинтересованите функционални, отраслови и териториални подразделения, със съвещателни органи и обществени организации в даденото учреждение; с финансовия и правен отдел на учреждението; със съответния ръководител, отговарящ по въпросите, поставени в документа и др.
Съгласуването на документа с външни учреждения се извършва: с подчинени или неподчинени учреждения, интересуващи се от съдържанието на документа; с научни организации и институти, занимаващи се с научни изследвания в същата област; с обществени организации; с учреждения, осъществяващи надведомствен контрол в различни области; с висшестоящи организации и др.
Съгласуването на текста на документа вътрешно (в рамките на учреждението) и с външни организации се оформя с думата «Съгласувано», като се посочва длъжностното наименование на лицето, осъществило съгласуването, организацията, към която то принадлежи (при съгласуване с външни такива), личен подпис и разшифровката му и дата.
При несъгласие с определени текстове се представят писмени съображения, като след подписа на съгласуващия се добавя: «Прилагат се писмени съображения».
— подписване на документа;
Рубриката «подпис» е елемент при оформяне за оригинални служебни документи. Правото на подпис на документите в учрежденията се определя от служебните функции, от кръга на задълженията на съответните длъжностни лица. Тази рубрика включва длъжностното наименование на подписващото лице, неговия личен подпис и в скоби инициалите на собственото му име и фамилия.
Обикновено служебните документи се подписват от едно лице. Съвместни документи (договори, протоколи и др.) се подписват от всички заинтересовани лица. Два или повече подписа се поставят и в случай, че отговорността пада върху няколко лица.
Подписват се първият и вторият екземпляр на оригиналните документи. При изпращане на един и същ документ от няколко учреждения се подписват всички екземпляри. При размножаване на документи на циклостил или ксерокс се подписват восъчният лист или матрицата, от която се копира.
— печат на документа;
На определени служебни документи се поставя печат на учреждението. Такива документи са договори, удостоверения, пълномощни, служебни бележки, трудови книжки, банкови чекове, квитанции, търговски протоколни книги, изходящи писма и др.
Печатът потвърждава оригиналността на документа и го предпазва от фалшифициране. Поставя се само при наличието на подпис и в близост до него така, че да може да се чете текстът на печата и на подписа.
— утвърждаване на документа;
Извършва се чрез поставяне върху документа на утвърдителен надпис или с издаване на специален разпоредителен акт. И двата начина имат еднаква юридическа сила. Заповед за утвърждаване се издава в случай, че е необходимо фиксирането на някакви допълнителни сведения — срок за внедряване в действие; лица, отговорни за изпълнението на определени задачи и т. н.
Утвърждаването се изписва в горния десен ъгъл на документа с думата «Утвърждавам», длъжностното наименование на утвърждаващия, неговия личен подпис с разшифровка и датата на утвърждаване.
— бележки върху документа;
Върху входящия документ се поставят различни бележки, осигуряващи охраната му и изпълнението на задачата. Те са: регистрационен индекс, резолюция, бележки по контрола и др.
Регистрационният щемпел, който се поставя на входящия документ съдържа название на учреждението, от където е постъпил документът, дата на получаване и регистрационен номер. При децентрализирана регистрация върху документа се поставя и наименованието на структурното подразделение.
Редът на изпълнението и използуването на документа се посочва в резолюцията от ръководителя на учреждението или структурното подразделение. Всяка резолюция съдържа фамилни имена на изпълнителите, указание за изпълнението (съдържание на задачата), краен срок за изпълнение, срокове за проверка (текущ контрол), личен подпис на резолиращия и дата на резолиране. Резолюцията се поставя в горния ляв ъгъл на документа така, че да не се засяга текстът.
Подчертаване и бележки върху текста на оригиналния документ не се разрешават.
Бележка за вземане на даден документ под отчет за контрол се поставя в лявото поле на документа.
Нанесените върху документа бележки, свързани с неговото движение и изпълнение се датират и подписват.
При регистриране на входящите документи в долния десен ъгъл на последната страница на оригиналния документ се поставя печат за класиране и обвързване на преписките. На изходящите и вътрешните документи печатът се поставя върху екземпляра, който остава за запазване в учреждението.
В печата се нанасят номерът на делото, към което трябва да се класира документът, срокът за запазването му и номерът на преписката, към която се числи.
Върху последния лист на документа се изписват инициалите на съставителя на документа и на машинописеца.
3.4. Унификация и стандартизация на документите.
3.4.1. Унификацията на документите означава уеднаквяване, въвеждане на единство не метода, изисквания и технология при тяхното създаване.
3.4.2. Стандартизацията на документите е последователен процес на съкращаване и ограничаване на излишното многообразие на документите чрез установяване на единни и задължителни норми и изисквания при тяхното съставяне и оформяне.
3.4.3. Обект на унификацията са отделни групи документи, съпровождащи изпълнението на определени функции или решаването на определени задачи.
Обект на стандартизацията са както най-общите видове унифицирани документи, задължителни за всички учреждения, така и документи с по-тесен обсег на действие, използувани в дадена отраслова система или дори в дадено учреждение.
3.4.4. Унификацията и стандартизацията на документите се постига чрез внедряване на български държавни стандарти (БДС).
3.4.5. Дейността по разработването на правила, определящи целите и задачите, организацията и методиката за провеждане на стандартизацията във всички отрасли на народното стопанство, редът за разработване, оформяне, съгласуване, утвърждаване, издаване, внедряване на стандартите и на другите нормативно-технически документи и контролът за внедряването и опазването им се осъществява чрез държавната система за стандартизация.
4. Регистрация на документите и документооборот.
4.1. Регистрацията на служебните документи се състои в записване в установените за дадено учреждение отчетни форми (дневници, карти и др.) кратки сведения за тяхното съдържание, изпълнение, съхраняване и поставяне върху всеки от документите деловодствен индекс и дата на регистриране.
Целта на регистрацията е осигуряване не отчета, контрола и използуването на документите.
Всички входящи, изходящи и вътрешни документи се регистрират, с изключение на тези, които са посочени в специално изготвен за всяко учреждение списък.
4.2. Основно изискване при регистрацията на документите е еднократност на регистрирането за дадено учреждение, независимо от действуващата в него деловодна система и от мястото на регистриране. Това се осъществява чрез усъвършенствуване на регистрационните форми и точно разпределение на информационно-справочната работа между отделните деловодни подразделения, ако има такива.
4.3. Входящите документи се регистрират в деня на получаването им, а изходящите и вътрешните — в деня на представянето им за регистриране, който трябва да съвпада с датата на подписването им.
Върху първата страница на входящите и вътрешните документи задължително се поставя печат за регистриране.
4.4. По правило, регистрацията на документите се извършва централизирано, като всички операции, свързани с регистрирането на документите и създаването на справочен апарат към тях се извършват в деловодното звено «Регистратура». В малки учреждения регистрацията на документите се извършва в определени от ръководството административни звена.
В учреждения с децентрализирана деловодна дейност регистрацията на документите се извършва в съответните структурни звена.
4.5. Документи, не подлежащи на регистриране.
4.5.1. В учрежденията се създават и се получават документи, които не подлежат за регистриране. За целта всяко учреждение изготвя «Списък на документите, неподлежащи на регистрация». В учрежденията с централизирано деловодство списъкът е един за цялото учреждение, а в учреждения с децентрализирана деловодна дейност се съставят списъци и за всички основни структурни подразделения.
4.5.2. В списъка се включват: периодични печатни издания; поздравителни писма и телеграми; покани; лични писма; рекламни проспекти; копия от материали, изпратени за сведение; финансово счетоводни документи(4) (с изключение на придружаващите ги писма, които се регистрират); материални и статистически отчети, предложения, молби и жалби на гражданите(5); здравни документи(6); съдебни документи(7); телеграми за разрешаване на отпуски и командировки; съобщения за заседания и съвещания; учебни помагала, ордери, заявки, ценоразписи, нормативи за разход на материали. Допуска се да не се завеждат и документи, които не изискват изпълнение.
4.5.3. Списъкът на неподлежащите на регистрация документи се изготвя на основата на анализ на състава и съдържанието на документацията в учреждението. Експериментира се в продължение на едно или две тримесечия. Окончателният вариант се утвърждава от ръководителя на учреждението (за структурни подразделения — от съответния ръководител) и се включва като приложение към Инструкцията за деловодната дейност в учреждението. Всеки две или три години списъкът се преглежда и при необходимост се допълва и уточнява. При реорганизация на учреждението списъкът се пресъставя и преутвърждава.
4.6. Регистриране на вътрешни документи.
4.6.1. Най-важните вътрешни документи подлежат на регистриране. Това са: заповеди, свързани с дейността на учреждението, заповеди за личния състав, планове, отчети, протоколи, доклади, записки, обобщаващи справки, договори, инструкции, удостоверения, пълномощия и др.
4.6.2. Вътрешните документи се регистрират по общоприетия за учреждението начин, в самостоятелни отчетни форми или чрез класиране на самите документи по дати и поредна номерация.
4.7. Регистрационни системи.
Най-разпространени регистрационни системи са: дневнична картотечна, регистрация с класиране на документите и комбинирана.
4.7.1. Дневничната регистрационна система се изразява в записване в точно разграфен, единен за страната «дневник ЕДСД»(8) на: номер и индекс на документа, сведения за неговото съдържание и автор, кореспонденти, дата на получаване или изпращане, срок за съхранение, място на съхранение и др.
В дневника под един входящо-изходящ номер се регистрират всички документи от дадена преписка. По този начин се извършва свързване на документите от преписката още при тяхното регистриране.
4.7.2. Картотечната (фишовата) система на регистрация представлява записване в регистрационно-контролна карта (РКК) на справочни данни за документа — регистрационен индекс, дата на регистриране, вид на документа, наименование на кореспондента, кратко съдържание на документа, име на резолиращия и индекс за класиране на документа в съответствие с номенклатурата на делата.
За всеки инициативен документ (входящ или изходящ) се съставя (на пишеща машина под индига, или ясно и четливо на ръка) регистрационно-контролна карта в необходимия брой екземпляри, в зависимост от броя на заведените картотеки. Останалите документи по образуваната преписка се регистрират в рубрика «Движение на документа» върху същата регистрационно-контролна карта.
Регистрационно-контролните карти имат различен цвят на отпечатъка в зависимост от картотеките, в които се класират — червен, зелен, черен и син цвят на отпечатъка.
Регистрационният индекс е условно означение, което съдържа съответния номер (индекс) на документа по номенклатурата на делата или регистрационната схема и поредния партиден номер на регистрационно-контролната карта.
Регистрационният индекс и датата се нанасят на регистрационната карта и на документа, който се регистрира.
Регистрационният индекс, използуван при картотечната регистрация има следната структура:
ХХ-ХХ-ХХ
където:
ХХ-ХХ-ХХ — Индекс на кореспондента съгласно регистрационната схема.
ХХ-ХХ-ХХ — Пореден номер на РКК от съответната кореспондентска партида.
Забележка: Заповедите, протоколите и другите документи, по които не възникват преписки, се регистрират бездневнично (с класиране) и се индексират с регистрационен индекс, който има следната структура:
ХХ-ХХ
където:
ХХ-ХХ — Индекс съгласно номенклатурата на делата.
ХХ-ХХ — Пореден номер на документа за съответната група.
Картотеките, които се водят в учрежденията се изграждат чрез групиране на регистрационно-контролните карти в отделни групи (раздели) по определен признак. Групите се отделят с картотечни разделители със съответен надпис и се поставят в картотечни касети.
В учрежденията се водят регистрационно-справочна, справочна, срокова и главна контролна картотека.
Картотеките се водят и съхраняват в канцеларията на учреждението или децентрализирано до приключване на деловодната година, след което заедно с документите се предават в архива на учреждението. Там регистрационно-контролните карти се пазят съобразно срока, предвиден в номенклатурата на делата, при спазване на установената за тях систематизация.
4.7.3. Регистрацията с класиране на документите се състои в систематизиране на документите в папки по хронология и записване върху всеки от документите на буквен, цифров или буквено-цифрен индекс, пореден номер и дата на регистриране.
Този вид регистриране на документите се извършва по групи в зависимост от дейността, за която се отнасят документите, структурното звено, което ги издава, или вида им. Прилага се за някои видове вътрешни документи.
4.7.4. Комбинирана регистрация на документите съществува в учрежденията, където се води картотечна регистрация, но се допуска по изключение и дневнична регистрация (при специфични случаи, когато това става по силата на нормативни разпоредби или по съображения на централното управление).
4.8. Документооборот.
4.8.1. Документооборотът е съвкупност от взаимно свързани маршрути на документите от момента на тяхното съставяне или получаване до тяхната окончателна обработка, изпращане или предаване за съхранение.
4.8.2. Правилната организация на документооборота осигурява своевременното придвижване на документите в учрежденията и тяхното съхранение след изпълнение на задачите.
4.8.3. Главен показател, характеризиращ документооборота е броят на инстанциите, през които минават документите в процеса на оперативната работа с тях и времето, необходимо за това преминаване.
4.8.4. Във всяко учреждение се изготвят схеми за рационална движение на документите, в които се посочват поименно структурните звена, през които се осъществява документооборотът и операциите, извършвани във всяко едно от тях. Движението на документите се отбелязва в РКК и в разносните книги.
4.8.5. В деловодно отношение учрежденията се разделят на четири категории:
— първа категория — учреждения с годишен обем на документооборота над 60 000 документа;
— втора категория — учреждения с годишен обем на документооборота от 20 000 до 60 000 документа;
— трета категория — учреждения с годишен обем на документооборота от 5000 до 20 000 документа;
— четвърта категория — учреждения с годишен обем на документооборота до 5000 документа.
Категоризацията на учрежденията е необходима за определяне структурата на деловодните звена, за предвиждане на организационно-технически средства и за решаване на отделни въпроси по документирането и организацията на работата с документите.
4.8.6. Текущо съхранение на документите.
В процеса на тяхното изпълнение документите се пазят при специалистите (служителите) до приключване на поставената задача.
В процеса на оперативната работа документите се оформят в преписки, като в началото се поставя инициативният документ и към него се прибавят документите, създадени при изпълнение на задачата. Документите, по които е приключена оперативната работа се предават на текущо съхранение в звено «Регистратура». За текущо съхранение се приемат документи, които са парафирани с «КД» (към дело) от ръководителя на звеното-изпълнител и имат индекс за класиране и обвързване на преписката. В течение на деловодната година на мястото на дадените за служебно ползуване в учреждението документи се оставя заеман картон, попълнен от съответния служител (вж. Приложение № 1(9)).
5. Класификация на документалния фонд на учреждението и първи етап на експертиза на ценността на документите (номенклатура на делата).
5.1. Документалният фонд на учреждението е съвкупност от всички документи, създадени в резултат на дейността на това учреждение. В документалния фонд влизат всички ценни и неценни, явни и поверителни документи на учреждението (създадени от него и постъпили от вън в процеса на дейността му).
5.2. Възникващите в течение на календарната година документи се групират в дела.
Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ, отнасящи се към определен въпрос или отрасъл от дейността на учреждението, поместени в отделна папка (БДС, 6. 25. 3. 00–76). Делото съдържа документи с еднакъв срок за съхранение.
5.3. Документалният фонд на учреждението може да се използува ефективно само в случай, че образува логически изградена система. Такава система се постига чрез класификация на документите.
5.4. Класификацията на документите на учреждението означава разпределение на целия негов документален фонд на групи и подгрупи въз основа на признаци за сходство и различие.
5.5. Средствата за класификация на документите в едно учреждение са: класификационна схема на неговия фонд, списъци на документите със срокове за съхранението им и номенклатура на делата. Те се разработват в рамките на: отделно учреждение, учреждение от системата на едно ведомство или отрасъл, учреждения в границите на една държава, учреждения с международен мащаб на действие.
5.6. Класификационна схема на фонда.
5.6.1. Класификационната схема на фонда е план, който определя реда за групиране на делата в раздели и подраздели в логическа последователност, съобразно тяхното съдържание (вж. Приложение № 2).
Чрез нея се осъществява систематизацията на делата както в номенклатурата, така и в описите.
5.6.2. При съставяне на класификационната схема се спазват следните общи изисквания:
— групировката на делата в разделите на схемата е пълна, т. е. обхваща всички документи;
—класификационните признаци се определят във всеки конкретен случай в зависимост от научните и практически цели на класификацията;
— класификацията се провежда от общото към частното, като се започва с деление по главния признак, характерен за целия фонд и се завършва с признаците характерни за отделните, най-малки групи документи;
— една и съща група документи се систематизира по един и същ признак. Деление по нови признаци се допуска само на следващите степени на деление;
— всички степени на деление се намират в логическа съподчиненост.
5.6.3 Групирането на делата по деленията на класификационната схема се извършва въз основа на следните признаци:
— отраслови (функционален) — групиране на делата по отрасли на дейност и функции на фондообразувателя;
— структурен — групиране на делата по структурните части на учреждението-фондообразувател;
— тематичен — групиране по теми или въпроси от съдържанието не делата;
— хронологически — групиране на делата по периоди или дата, за които се отнасят;
— номинален — групиране на делата по вид на документите в тях;
— кореспондентски — групиране по учреждения или лица, в резултат на връзки с които са възникнали документите;
— географски — групиране по определени територии, административно-териториални единици, географски понятия, с които са свързани съдържанието, авторът или адресатът на документите;
— авторски — групиране по наименованията на учрежденията или лицата, автори на документите.
5.6.4. Главни признаци на деление във всяка конкретна класификационна схема са признаците, характерни за преобладаващата част от документите на фонда. Най-общите групи, получени при деление по главните признаци образуват разделите и подразделите в схемата. Вътре в тях делението се извършва по второстепенните признаци, характерни само за документите в раздела. Частните групи, получени при това деление образуват рубриките и подрубриките.
Видът на класификационната схема се определя от приложения основен признак. Това най-често е функционалният, структурният или тематичният признак.
5.6.5. В класификационна схема, изградена по функционален признак (каквато е схемата в Единната номенклатура на делата за общофункционалните дейности) документите се групират по вида на служебната или производствена дейност на фондообразувателя, а след това по хронология. Групите се разполагат по значимост на функциите. За раздели на класификационната схема служат управленческите функции или основните отрасли (направления) на дейността на учреждението или ведомството. За подраздели служат отделните подотрасли.
Документите се разпределят в съответните раздели независимо от тяхната принадлежност към структурните части, в които са възникнали или получени.
При нецелесъобразност на този тип схема за дадено учреждение се изработва схема по структурния или тематичния признак.
5.6.6. При класификационна схема, изградена по структурен признак разделите са идентични със структурните части на учреждението (управления, блокове, дирекции), а подразделите — с отделните направления на структурната част.
5.6.7. При систематизация на делата по структурен признак, обединяването им в групи и подгрупи става обикновено чрез съчетаване на двата главни признака — структурен и хронологически. В зависимост от особеностите на структурата на учреждението и характера на документите, съчетанието може да бъде структурно-хронологическо или хронологически-структурно.
5.6.8. При систематизация по структурно-хронологическия признак делата се групират първо по структурните части, а вътре в тях по хронология.
Документите от различните структурни части се нареждат по утвърдената за учрежденията структура. Ако няма такава, на първо място се поставят документите на структурните части, изпълняващи основните функции на учреждението, а след тях документите на структурните части, изпълняващи второстепенни функции.
Документите на структурните части, образувани по-късно се подреждат след документите на структурните части, чиито функции те са приели.
5.6.9. При систематизация на документите по хронологическо-структурния признак те се групират първо по време на възникване (години, периоди и др.), а вътре във всяка хронологическа група — по структурни части на учреждението.
Ако структурните изменения на фондообразувателя са ставали рядко, но са сложни, а в деловодството няма ясно разпределение на документите по години, групирането се извършва по периоди (първи период — до първото структурно изменение, втори период — до второ изменение и т. н.), като вътре в периодите документите се групират по структурните части, съществували през дадения период.
Вътре в хронологическия период документите на структурните части се разполагат по значимост или по време на образуване на структурната част.
5.6.10. Класификацията на документите по тематичен признак предполага основната групировка да се провежда по теми или отрасли на знанието, а след това по хронологически или номинален признак. Тематиката на групите се разработва предварително, с оглед съдържанието на документите във фонда.
5.6.11. При избора на признаците за по-детайлна систематизация вътре в групите и подгрупите се отчита значението на един или друг признак при определяне деловодните или смислови връзки между документите на фонда. Отчитат се също и възможностите за създаване на най-удобна за използуването система на организация на документите.
5.6.12. При класификационна схема на групов фонд се спазват всички общи признаци и изисквания за класификация на документите. Първият етап на работа е класификацията на документите вътре в отделния фонд на всяко учреждение по индивидуална или типова класификационна схема (в случай на еднородни учреждения).
На втория етап се разработва класификационна схема на груповия фонд, като прилагането на един или друг признак се определя от характера на дейността на фондообразувателите, състава и обема на влизащите в груповия фонд документи.
5.6.13. На всеки раздел, подраздел и на следващите подразделения на класификационната схема се дава условно обозначение — индекс, който се нанася в контролно-регистрационната карта, в номенклатурата на делата, на обвивката на делото, а впоследствие и в инвентарния опис. Индексът е цифров, буквен или буквено-цифров.
5.6.14. Класификационната схема се съставя от експертната комисия на учреждението. При изменение във функциите или структурата на учреждението, в неговата класификационна схема се правят допълнения или промени.
Съставената класификационна схема се утвърждава от ръководството на учреждението, след като се съгласува със съответния орган за управление на държавния архивен фонд.
5.7. Списъци на документи със срокове за съхранението им.
Според предназначението си, списъците на документи със срокове за съхранението им са: ведомствен списък, списък на типовите документи, списък на документи задължително подлежащи на постоянно съхранение.
5.7.1. Ведомственият списък е списък на наименованията на всички видове документи, образувани в дадено ведомство (министерство) и в учрежденията от неговата система, с посочени срокове за съхранение на тези документи.
Съставя се от експертната комисия при централното учреждение (министерство, комитет), а се утвърждава от Централната експертно-проверочна комисия при Главно управление на архивите.
Ведомственият списък се използува при съставяне на индивидуалните номенклатури на делата на учрежденията от цялата система.
Изгражда се по функционален или производствено-отраслов признак. Разделите отговарят на основните отрасли от дейността на учреждението във ведомството и обединяват категориите документи, отнасящи се до определен вид дейност, независимо от това, в коя структурна част се работи с такива документи.
Отделните видове документи в разделите и подразделите се подреждат съобразно тяхната значимост. Названията им трябва да бъдат точни, да не позволяват различни тълкувания и да дават цялостна представа за вида и съдържанието на документите.
Сроковете за съхранение на документите се посочват поотделно за документите на централните и местните учреждения.
5.7.2. Списъкът на типовите документи е изграден по производствено-отраслов признак и съдържа систематично изброени документи, групирани по вид и съдържание. Състои се от раздели и подраздели, съответствуващи на основните направления от дейността на учрежденията или на отраслите на народното стопанство, науката и културата.
Сроковете за съхранение на документите се посочват поотделно за централните ведомства и окръжните ръководства на учрежденията и за подведомствените им учреждения и организации.
Списъкът цели уеднаквяване на сроковете за съхранение на документите и критериите на експертните комисии при определяне на ценността на еднотипните документи, като същевременно подпомага съставянето на индивидуалните номенклатури на делата.
Посечените в списъка срокове за съхранение на документите са задължителни при провеждане на експертиза.
5.7.3. Списъкът на документите, задължително подлежащи на постоянно съхранение е своеобразен типов списък. В него са посочени най-ценните видове документи, които учрежденията са длъжни да опазят за предаване в съответните държавни архиви. Изготвя се от Главно управление на архивите.
5.8. Номенклатура на делата.
5.8.1. Номенклатурата на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват в учреждението (с посочени срокове за запазването им), групирани в съответствие с класификационната схема. Всяко учреждение е задължено да разработи своя номенклатура на делата и периодически да я актуализира.
Номенклатурата на делата осигурява бързото търсене на документите по техния вид и съдържание. Тя е задължително средство за работа с документите в учрежденията и има две основни функции: организиране (класификация) на документите и текущо прогнозиране на тяхната ценност.
Организирането на документите се извършва чрез групиране на изпълнените документи по първични комплекси (дела) и тяхното индексиране.
Текущото прогнозиране на ценността на документите (първи етап на експертизата им) се осъществява чрез определяне на сроковете за съхранение на делата и провеждане на експертиза в деловодството чрез разпределение на документите в дела с определен срок за съхранение.
5.8.2. Номенклатурите на делата са: индивидуални, примерни, типови и Единна номенклатура на делата за общофункционалните дейности на всички учреждения в страната.
5.8.3. Индивидуалната номенклатура на делата се съставя за документите на едно конкретно учреждение и структурните му подразделения, като се отчитат неговите специфични особености.
5.8.4. Примерната номенклатура на делата има препоръчителен характер и служи за ръководство (модел) на определена категория учреждения при съставянето на индивидуалните номенклатури на делата.
5.8.5. Типовата номенклатура на делата включва цялата документация на еднотипните по характер на дейност учреждения, установява единна индексация и срокове за съхранение на делата и е задължителна за учрежденията от цялата система (ведомство, отрасъл).
5.8.6. Примерните и типовите номенклатури на делата се съставят от експертните комисии в ръководния орган на даден отрасъл. Те се утвърждават от Главно управление на архивите или от неговите органи по места.
5.8.7. Примерните и типовите номенклатури на делата се съставят за унификация на класификацията и експертизата на документите в учреждения с еднотипна по характер дейност и документация (училища, кметства, проектантски институти, аграрно-промишлени комплекси и др.) Съставят се от висшестоящите учреждения и се използуват от тях и от подведомствените им организации.
5.9. Единната номенклатура на делата за общофункционалните дейности на всички учреждения в страната цели унифициране на систематизацията и сроковете за съхранение на документите, създавани и получавани в учрежденията във връзка с осъществяваните от тях общофункционални дейности. В индивидуалните номенклатури на делата се включват онези от предвидените в Единната номенклатура дела, които възникват в даденото учреждение, като винаги, когато е възможно, се запазва индексацията им по Единната номенклатура на делата.
5.10. Съставяне на индивидуални номенклатури на делата.
5.10.1. Индивидуалните номенклатури на делата се съставят въз основа на законоположенията за учреждението и структурните части, ведомствени и типови списъци на документи с посочени срокове за съхранение, Единната номенклатура за общофункционалните дейности на учрежденията, класификатори, списъци на кореспондентите, описи на делата за постоянно и временно запазване от минали години, регистрационни картони, справочни картотеки и др. Въз основа на тях се изучава съставът, съдържанието и количеството документи, образуващи се при реализиране на управленческите или производствени функции на учреждението.
5.10.2. Номенклатурата на делата съдържа следните данни: индекс на делата, наименование на делата(10), срок за съхранение, забележка (вж. БДС, 6. 25. 2. 02–78).
5.10.3. Индексът на делата се състои от индекс за дадения раздел от номенклатурата и пореден номер на делото в границите на раздела.
Индексът на раздела може да бъде буквен или цифров и се дава в съответствие с класификационната схема на номенклатурата. Ако в раздела има подраздели (подгрупи) след индекса на раздела се записва с арабска цифри поредният номер на подраздела, а след него, пак с арабски цифри — поредният номер на делото от подраздела.
Във всеки раздел (подраздел) номерацията на делата е самостоятелна, което позволява допълнително записване на нови дела.
5.10.4. В графата «Наименование на делата» се посочват, наименованията (заглавията) на делата.
Заглавията на делата се съставят въз основа на следните признаци или в комбинация между тях: вид на документите (заповеди, протоколи, актове); автор (учреждение, звено, лице и т. н., което ги създава); съдържание; кореспондент; дата и място на събитията, обект на документите.
Заглавията на делата в номенклатурата са конкретни. Не се допускат заглавия като «Общи преписки», «Дело разни» и др. п. Информацията за събитията, фактите и явленията се отразява в заглавията политически правилно, кратко и ясно.
5.10.5. В графа «Срок за съхранение», в зависимост от ценността на документите, срокът бива:
— за постоянно запазване — делата с научно-историческо и дълговременна практическо значение, които се означават със срок за запазване «П» (постоянен);
— за дългосрочно запазване — делата с документи, които уреждат трудово-правните отношения на работниците и служителите се означават със срок за записване 25 г., 40 г., 100 г. и т. н.;
— за унищожаване — делата, който имат само временно, оперативно-справочно значение и се означават с временни срокове за запазване — 1, 3, 5, 10 г.;
— с временен срок за запазване и знака «ЕК» (Експертна комисия), който налага след изтичане на определените в номенклатурата срокове, делата да се прегледат от експертната комисия, която отново определя дали в тях има документи с важно научно-историческо, практическо или справочно значение. Тези документи се изваждат от делата за да се организират в нови дела за постоянно съхранение. Останалите дела и документи подлежат на унищожаване.
5.10.6. В «Забележка» се вписват бележки за: местонахождение на делата, имена на служителите, отговорни за формирането им, брой на заведените томове и предадените дела в архива на учреждението или в други учреждения за продължаване и др.
5.10.7. В номенклатурата на делата се описват всички документи, образувани в резултат от дейността на учреждението. Тя обхваща също така документите на временно действуващи към учреждението органи, чиито материали служат за потвърждаване на пълномощия или за прекратяване дейността на учреждението (ликвидационни комисии, избирателни комисии и др.).
5.10.8. Документите на функциониращите към учреждението обществени организации, учреждения и органи, действуващи на обществени начала (профкомитет, народен контрол, обществени комисии, спортни и други обществени организации и т. н.) също се включват в номенклатурата на делата на учреждението. В нея се вписват също постъпилите от други учреждения за продължаване незавършени дела, както и всички справочни картотеки към документите.
5.10.9. След завършване на деловодната година в края на номенклатурата на делата се прави рекапитулация за броя на заведените дела (томове) и номенклатурата се използува като основа на описа за предаване на делата от деловодството в архива на учреждението.
5.10.10. В номенклатурата на делата не се включват като самостоятелни дела печатни издания, сборници с постановления, брошури, справочници, информационни бюлетини и др. Отделни такива материали са част от някои дела, главно като приложения към основни документи в тях.
5.10.11. Към номенклатурата се изготвят указания за прилагането й, списък на съкращенията и съдържание.
В указанието за прилагане на номенклатурата се разглеждат специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата, начините за приложение на номенклатурата, индексацията на делата и др.
За съдържание на номенклатурата на делата служи нейната класификационна схема с посочени страници за разделите и подразделите й.
5.10.12. Индивидуалната номенклатура на делата се изготвя от експертната комисия на учреждението и се оформя съгласно стандарт БДС 6. 26. 2. 02–78.
5.10.13. Съставената номенклатура на делата се подписва от членовете на експертната комисия и се одобрява от ръководителя на учреждението. Така оформена, тя се разглежда на заседание на експертно-проверочната комисия при съответния държавен архив. Окончателният й текст се утвърждава от директора на държавния архив.
5.11. Формиране на делата в деловодството.
5.11.1. Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите в съответствие със заглавията в номенклатурата на делата.
5.11.2. Дело, формирано по номинален признак като основен, съдържа документи от един вид. При формиране на дела по този признак се срещат следните особености:
— към протоколите от заседания на колегиуми, съвети, изпълнителни комитети, сесии и др. се прилагат всички материали по дневния ред — информации, доклади, решения, справки и др.;
— заповедите се групират съобразно тяхното значение и ценност — заповеди за назначаване, уволняване, преназначаване и т. н.; заповеди за командировки в чужбина; заповеди за командировки в страната, за отпуски, за наказания; заповеди по дейността на учреждението;
— утвърдените планове, отчети, бюджети се групират отделно от техните проекти;
— нарежданията на висшестоящите органи се групират в отделни дела (в зависимост от значението им), а вътре в делата се систематизират по хронология.
5.11.3. Дело, формирано по предметно-въпросен (тематичен) признак като основен съдържа документи по определени въпроси или теми, съществени за съдържанието на документите.
5.11.4. Дело, формирано по кореспондентски признак като основен, съдържа документи от точно определени кореспонденти.
5.11.5. Дело, формирано по географски признак като основен съдържа документи от определени административно-териториални единици.
5.11.6. Дело, формирано по хронологически признак като основен, съдържа документи от определен период от време.
В някои по-особени случаи се използуват и други признаци за формиране на делата, като език, материален носител на информацията, формат и др.
5.11.7. Делата се формират по един единствен признак само по изключение. Основният признак се използува в съчетание с един или повече второстепенни признаци, като например: «Отчетни доклади (номинален признак — основен) за дейността на основните училища (предметно-въпросен признак) в Карнобатска околия (географски признак) за 1950 г.» (хронологически признак).
5.11.8. Делата се формират в процеса на работа на учреждението, като документите се отнасят към дело след приключване на оперативната работа с тях и в рамките на една деловодна година. Изключения се допускат само за неприключилите (незавършени) дела.
5.11.9. Всяко дело съдържа документи с еднакъв срок за съхранение, чийто брой не надвишава 200–250 листа. Ако документите са повече, под същия индекс се формира друго дело (том).
5.11.10. Формирането на делата се осъществява централизирано в деловодното звено. Децентрализирано формиране на дела се допуска в учреждения от I и II категория и при териториална разпокъсаност на структурните подразделения.
В изключителни случаи се допуска формирането и съхранението на делата да се извършва при изпълнителите.
5.11.11. Систематизация на отделните категории документи вътре в делото се извършва при следните изисквания:
— разпоредителните документи се систематизират по хронология, заедно с отнасящите се към тях приложения;
— документите от заседания на колегиуми, стопански, дирекционни и други съвети се систематизират по заседания, а след това по реда на разглежданите въпроси;
— за приложения, заявления и жалби на гражданите по лични въпроси и за същите видове документи, отнасящи се за подобряване на работата на учреждението или подведомствените му предприятия се формират отделни дела;
Всяко заявление (жалба) и документите по неговото разглеждане образуват в делото самостоятелна група. При постъпване на ново заявление по същия въпрос или при възникване на допълнителни документи, те се прибавят към първоначалната група и се подреждат по хронология.
— преписките се групират в дела през календарната (или учебната) година и започват с инициативния документ. След този документ се поставят останалите, отнасящи се до третирания в него въпрос. Систематизират са хронологически, като документът — отговор се поставя след документа — въпрос. При възобновяване на преписките, получените нови документи и тези от минали години се включват в делото от текущата година, като в делата от предните години се поставя препратка към новия индекс на делото. Систематизацията на преписките в делото се извършва по хронология, по дата на приключване на преписките;
— изобретателски и рационализаторски предложения, авторски открития, патенти и др. се групират в отделни дела.
6. Експертиза на ценността на документите.
6.1. Под експертиза на ценността на документите се разбира изучаване на документите въз основа на критерии за тяхната ценност с цел определяне на сроковете за съхранение на документите и подбора на част от тях за държавно съхранение.
6.2. Експертизата на ценността на документите се извършва на три етапа:
— определяне на ценността на делата и документите в деловодството — текуща експертиза. Осъществява се чрез определяне на сроковете за съхранение на делата в номенклатурата на делата и чрез групирането на документите в предвидените дела;
— експертиза на ценността на документите в архива на учреждението, преди тяхното предаване на държавно съхранение или унищожаване;
— експертиза на ценността на документите в държавния архив.
6.3. Главната задача на експертизата на ценността на документите е осигуряване пълнотата и високата информативност на архивния фонд. С оглед на това в хода на експертизата се установява:
— какви категории документи възникват в процеса на дейност на учреждението;
— кои документи са основни, т. е. най-пълно отразяват основните видове дейност на фондообразувателя и кои са второстепенни или допълващи основната документация.
В случай че липсват някои от основните документи, се набелязват мерки за попълването им, главно чрез идентични документи от фондовете на еднородни, подчинени или висшестоящи учреждения, където тези документи са изпратени за сведение.
6.4. При провеждане на експертиза на ценността се спазват следните основни принципи:
— принцип на историзма;
— принцип на всестранност и комплексност;
— класово-партиен подход.
6.5. Най-общите критерии за определяне на ценността на документите са:
6.5.1. Значение на учреждението-фондобразувател. Ценността на документите на дадено учреждение пряко зависи от ролята на това учреждение в системата на държавното управление, народното стопанство и други сфери на обществения живот.
6.5.2. Отношение на функциите на учреждението или неговата конкретна дейност, отразена в документа, към целевото предназначение на документа. Ценността му зависи от това, доколко конкретната дейност, отразена в него е свързана с целевото предназначение на учреждението-автор.
6.5.3. Значимост на събитието или явлението, отразено в документа. Прилага се при определяне на ценността на незначителни по съдържание документи, възникнали обаче при подготовката или протичането на особено важни исторически събития или явления. В този случай дори неценни сами по себе си документи придобиват научна и историческа ценност и подлежат на държавно съхранение.
6.5.4. Време на създаване на документа. Включва два момента:
а) ценността на документите пряко зависи от това, колко време след отразеното в тях събитие са създадени. Най-ценни са документите възникнали едновременно или много скоро след събитието;
б) документи, възникнали по време на събития или явления с важно историческо значение, както и през слабо документираните периоди, не подлежат на експертиза. «Забранен период» е до 1900 г., а за териториите, освободени в резултат на Балканската война — до 1912 г. Допуска се само отделяне за унищожаване на многоекземплярни документи, документи от масово-типов характер или документи с чисто справочно значение, което вече са загубили.
Препоръчително е вместо да се унищожат, гореспоменатите документи да се използуват за изложби, за създаване или попълване на музейни сбирки или за други идейно-възпитателни цели.
6.5.5. Място за създаване на документа. Ценността на документите зависи от това, дали са възникнали на мястото на събитието, в близост до него или не и дали са свързани по произход и местонахождение с места от историческо значение.
6.5.6. Автор на документа. Прилага се при определяне ценността на документи, възникнали в резултат от дейността на учреждения и организации изиграли историческа роля или притежаващи изключително важно значение през определен период от време независимо от това доколко ценни са документите по съдържание.
6.5.7. Интензивност на документиране на събитието или явлението. Ценността на отделния документ се намалява с увеличаване броя на документите, отразили определено събитие или явление и се увеличава при по-малък брой такива документи.
6.5.8. Степен на съхранение на документите. Колкото по-малко документи са запазени за дадено събитие, толкова по-ценни са те.
Забележка: Последните два критерия се прилагат в случай на неправилно водено деловодство или при невъзможност да се попълнят липсващите във фонда документи и задължително след изчерпване на другите критерии за определяне на ценността на документите.
6.5.9. Съдържание на документа.
Оценката на съдържанието на документите и техните комплекси се извършва въз основе на следните по-частни критерии:
а) вид и разновидност на документа. Предпочитание се отдава на онези видове и разновидности документи, които са предназначени за документиране на най-съществените страни от дейността на учреждението;
б) новост, наситеност и уникалност на съдържанието. Особено внимание се обръща на документите, съдържащи нови, обобщени или единствени сведения за събития и явления;
в) пълнота на информацията. Най-ценни са документите, информиращи максимално пълно и цялостно за събитието;
г) степен на обобщеност и повторяемост на съдържанието; Ценността на документите се определя в зависимост от това, доколко в тях се съдържат сведения от други документи, доколко собствената им информация се съдържа в други документи и доколко обобщена е оценяваната документна информация;
Този критерий засяга и дублетните и многоекземплярни документи, които се запазват в повече от един екземпляр, но само при наличието на бележки и резолюции върху тях, или при необходимост от попълване на други архивни фондове със съответните документи.
д) степен на отражение на основната дейност на висшестоящи учреждения и организации. На постоянно съхранение се приемат документи, достатъчно пълно отразяващи дейността на висшестоящите учреждения;
е) завършеност на текста. На държавно съхранение се приема завършената окончателна редакция на текста. Попълването на архивния фонд с чернови, варианти и др. се допуска само в случай, че окончателната редакция на текста липсва(11).
6.5.10. Външни особености на документите. Прилагат се следните частни критерии:
а) оригиналност или копийност. На държавно съхранение се оставят оригиналните екземпляри. В случай, че те липсват, запазват се заверени копия. При особено ценни документи се запазват 1–2 копия, независимо от наличието на оригинала;
б) забележки (ремарки) върху документа. В случай, че определят характера на изпълнение или допълват съдържанието на документа, забележките повишават неговата научна и практическа ценност;
в) реликвен характер на документите;
г) външни особености при оформяне на документите, включително палеографски, художествени и др. Тяхното наличие увеличава ценността на документите, независимо от съдържанието, им.
6.5.11. Юридическа сила на документа. Под юридическа сила на документа се разбира основаната на законодателството безспорност и задължителност на документа за неговите адресати, а също и за онзи кръг участници в управлението, които се запознават с документа и основават действията си на него.
Исканията относно юридическата сила на документа са:
а) собствена законност на документа, в резултат от съставянето му от компетентен служител и в съответствие с процедурите за осъществяване на управленческият процес;
б) спазване на узаконената форма на документа и наличие на реквизитите, определени чрез съответните нормативни актове.
6.5.12. Физическо състояние на документите. Съхраняват се онези от оригиналите, дублетните или размножените по какъвто и да било начин екземпляри на документа, които са най-добре запазени и могат да издържат най-дълъг срок на съхранение.
6.6. Критериите за определяне ценността на документите се прилагат комплексно, при което те взаимно се уточняват и допълват.
6.7. За организирането и провеждането на работата по класификацията и експертизата на ценността на документите, в учрежденията се създават постоянно действуващи експертни комисии.
В министерствата, комитетите и другите големи учреждения, експертни комисии (ЕК) се изграждат във всяка структурна част. Отделно от ЕК в тези учреждения се създава и Централна експертна комисия (ЦЕК), която ръководи, контролира и координира работата на ЕК по структурните части, а също така провежда експертиза на ценността на документите, съхраняващи се в архива на учреждението.
6.8. Експертната комисия се назначава със заповед от ръководителя на учреждението. Броят на членовете й зависи от обема на документите, като най-малкият допустим брой е трима души. В ЕК влизат високо квалифицирани и опитни служители, завеждащият архива на учреждението и деловодителят. За председател на ЕК се назначава един от ръководителите на учреждението.
Решенията на ЕК се приемат с болшинство от гласовете на членовете й, оформят се в протокол и се утвърждават от ръководителя на учреждението.
6.9. Функции на експертната комисия:
— съставя класификационната схема и номенклатурата на делата със срокове за съхранение;
— провежда експертиза на ценността на документите в архива на учреждението;
— съставя и разглежда описите на делата;
— съставя историческа справка;
— съставя и разглежда актовете за унищожаване на документи с изтекъл срок за съхранение;
— изготвя предложения за промяна на сроковете за съхранение на делата в номенклатурата;
— участвува в подготовката и обсъждането на проекти за списъци със срокове за съхранение на делата, типови и примерни номенклатури, методически пособия за деловодството и работата в учрежденския архив;
— организира методическа и практическа помощ на подведомствените учреждения, които не се водят на отчет в държавните архиви;
— осигурява консултации или привлича като консултанти специалисти от съответния отрасъл или от съответния орган за управление на Държавния архивен фонд в случаите, когато не е в състояние да се произнесе относно ценността на определени видове документи.
За целта Експертната комисия е задължена добре да познава историята на учреждението, неговите функции, система на деловодство, интензивност на документооборота и използуването на документите в учрежденския архив.
6.10. Експертно-проверочни комисии се изграждат при централните и окръжните държавни архиви и при ведомствените архиви с постоянен състав. Те имат на своята територия и по своя профил изключително право да решават въпросите за ценността на документите, влизащи в състава на Държавния архивен фонд.
6.11. Експертно-проверочната комисия (ЕПК) има следните функции:
— разглежда и контролира резултатите от експертизата на ценността на документите, извършвана в съответния архив и в учрежденията от профила на архива и взема решения по тях;
— оказва методическо ръководство под формата на обсъждания, мнения и мотивирани предложения при изработване на номенклатури, списъци със срокове за съхранение на документите и всички видове методически ръководства и указания за провеждане на експертиза на ценността на документите в учрежденията и държавните архиви;
— обсъжда и утвърждава документите от извършената в учрежденията експертиза на ценността и следи за своевременното приемане на всички ценни документи на държавно съхранение.
След утвърждаване на решенията на ЕПК от началника на архива, те не подлежат на преразглеждане.
6.12. Състав на ЕПК.
ЕПК се състои от председател, секретар и трима или петима членове.
На заседанията на ЕПК присъствуват и членовете на ЕК на учреждението, чиито документи се разглеждат.
При необходимост ЕПК използува като консултанти научни работници и специалисти от отрасъла или областта на знанието, към които принадлежат разглежданите документи.
6.13. Права и задължения на председателя, секретаря и членовете на ЕПК.
6.13.1. Председателят на ЕПК:
— осъществява общото ръководство на комисията и отговаря за нейната правилна организация и дейност;
— решава дали постъпилите в ЕПК описи се допускат до обсъждане в комисията; връща некачествено изготвените описи на ЕК за преработка или ги анулира, ако прецени, че експертизата е извършена от некомпетентна експертна комисия;
— определя дневния ред и насрочва заседанията на ЕПК;
— организира подготовката на заседанията на ЕПК и ги ръководи;
— осигурява участието на консултанти в заседанията на ЕПК, когато това е необходимо;
— докладва на началника на архива за решенията на ЕПК и следи за своевременното уведомяване на ЕК за тях;
— докладва за утвърждаване постъпилите актове за унищожаване на неценни документи от масово-типов характер на началника на архива.
6.13.2. Секретарят на ЕПК:
— води кореспонденцията, свързана с работата на ЕПК по установения в архива ред;
— разпределя между членовете на ЕПК проектосписъците, описите или другите материали подлежащи на разглеждане и предава бележките им на докладчиците;
— води протоколите на заседанията на ЕПК.
Членовете на ЕПК преглеждат връчените им проектосписъци, описи или други материали, дават писмени бележки по тях, ако имат такива и участвуват в заседанията на ЕПК.
ЕПК не се занимава с актовете за унищожаване на неценни документи от масово-типов характер, утвърдени от началника на архива.
6.14. Подготовка на заседанията на ЕПК.
В ЕПК се приемат за разглеждане описи на документи, съставени в резултат на извършена в учреждението експертиза и отговарящи на изискванията на съответния държавен архив.
Приетите за разглеждане описи се предават на членовете на ЕПК, които в определения срок ги връщат на секретаря, заедно с писмените си бележки.
Задължения на докладчика:
Докладчик на заседанията на ЕПК е председателят на Експертната комисия на учреждението, чиито документи се разглеждат; а съдокладчици са членове на ЕПК. При разглеждане на описите в ЕПК, всеки от членовете й отговаря постоянно за определени учреждения и подготвя съответния съдоклад.
Докладчикът е длъжен да провери и изясни по документите на учреждението и с членовете на ЕК всички въпроси, повдигнати в бележките на членовете на ЕПК.
Когато бележките на членовете на ЕПК се отнасят до по-маловажни, масово разпространени и отдалечени от архива фондообразуватели, не се извършва проверка на място, а докладчикът изяснява поставените въпроси с някое от висшестоящите учреждения.
Докладчикът — представител на учреждението съобщава сведения за историята и функциите на учреждението, подведомствените му учреждения, състоянието на деловодството, състава и организацията на документите в учрежденския архив. В доклада се дават сведения и за пълнотата на фонда, характеристика на документите, включени в инвентарния опис и в описа на документите, неподлежащи на държавно съхранение и обобщено изложение на съдържанието на проверените въз основа на бележките документи.
Докладчикът се съобразява с всички изисквания, залегнали в разработените от Главно управление на архивите инструкции, правилници, указания и др., като изхожда от положението, че от неговия доклад зависи решението на ЕПК.
Съдокладчиците при необходимост дават теоретична обосновка и обяснение на спорните въпроси и се консултират със специалисти относно ценността на документи от по-особен характер.
6.15. Провеждане на заседанията на ЕПК и оформяне на решенията й.
ЕПК провежда заседанията си периодично в определен ден на седмицата.
Заседанията се провеждат при наличие на повече от половината от състава на ЕПК. Присъствуват и председателите и членовете на ЕК на учрежденията, чиито описи се разглеждат.
Докладите и мненията на съдокладчиците се обсъждат от членовете на ЕПК и поканените на заседанието.
Решенията на ЕПК се оформят от председателя след изслушване мнението на присъствуващите. Различията в становищата се отразяват в протокола.
ЕПК има право да изисква допълнителни проверки във връзка с разглежданите описи.
Резултатите от тези проверки се вписват в протокола.
В срок от три дни след заседанието, решенията на ЕПК се оформят със съответните поправки и допълнения, ако има такива и се съобщават на учреждението.
При различие между решението на ЕПК и становището на директора на архива, в преписката с учреждението се отразява решението на директора, без да се внасят поправки в протокола на ЕПК.
Срокът за коригиране на описите от учреждението и връщането им за утвърждаване от ЕПК се определя на самото заседание на комисията, но той не може да бъде по-дълъг от 15 дни.
Коригираните инвентарни описи и описите на документите, неподлежащи на държавно съхранение се утвърждават от директора на съответния държавен архив.
6.16. Централна експертно-проверочна комисия.
Централната експертно-проверочна комисия (ЦЕПК) е съвещателен орган на Главно управление на архивите. Тя е методически център, в който се разглеждат и решават принципни въпроси, свързани с експертизата на ценността на документите. ЦЕПК изготвя и утвърждава всички основни справочници, методически разработки и пособия, които са задължителни за архивните органи в цялата страна.
Решенията на ЦЕПК имат задължителен характер.
6.17. Състав на ЦЕПК.
ЦЕПК се състои от председател, секретар и петима членове.
6.17.1. Председателят на ЦЕПК:
— следи възникващите сложни въпроси, свързани с експертизата на ценността на документите и излиза пред комисията с конкретни предложения;
— насрочва, съгласувано с началника на ГУА, заседанията на комисията и определя дневния ред;
— подпомага и насочва търсенето на консултации по възникнали спорни въпроси;
— следи за своевременната подготовка на заседанията на ЦЕПК, ръководи ги, контролира и търси отговорност по оформяне на резултатите от проведеното заседание;
— съставя плана за работата на комисията и го предлага за утвърждаване на началника на Главно управление на архивите.
6.17.2. Секретарят на ЦЕПК:
— води цялата отчетност за получените и изпратени до комисията материали, проверява доколко те са редовни и прави съответни предложения;
— разпределя материалите за проучване между членовете на ЦЕПК;
— води преписката на комисията, уведомява за заседанията, води протоколите на заседанията, изготвя съобщенията за резултатите от заседанията;
— осигурява присъствието на необходимия представител на учреждението, държавния архив или консултант по разглеждания на заседанието въпрос.
6.17.3. Членовете на ЦЕПК:
— предварително се подготвят по въпросите, разглеждани на заседанието на комисията;
— излизат с мнения и правят предложения пред комисията по въпроси, свързани с нейната работа.
6.18. Подготовка на заседанията на ЦЕПК.
В зависимост от количеството материали или въпроси, постъпили за разглеждане, в ЦЕПК се определя промеждутък между заседанията на комисията. Има се предвид, че постъпилите материали се разглеждат не по-късно от 15 дни от постъпването им.
В срок от 3 дни след получаване на материалите или въпросите се решава, дали ще бъдат разгледани от ЦЕПК или не и се определя докладчик, в случай, че подлежат на разглеждане.
Включените в дневния ред на заседанието на ЦЕПК въпроси и материали се предоставят на членовете на комисията една седмица преди заседанието. В същия срок се обявява датата в дневният ред на заседанието.
6.19. Провеждане на заседанието и оформяне на резултатите.
Заседанието на ЦЕПК се провежда при присъствието на 2/3 от членовете.
На заседанието се докладва, обсъжда и се взема решение по всеки въпрос, включен в дневния ред.
В тридневен срок се оформят резултатите от заседанието, а именно: изготвяне на протокола и изпращане на писма до заинтересованите ведомства, учреждения и архиви.
Срокът за коригиране на разгледаните материали и връщането им в завършен вид в комисията се определя конкретно на самото заседание.
Протоколите от заседанията на ЦЕПК се подписват от всички членове на комисията.
Всички материали и решения на ЦЕПК се утвърждават от началника на Главно управление на архивите.
7. Предаване на документите от деловодството в архива на учреждението.
7.1. Всички документи, групирани в дела, се предават в архива на учреждението след приключването им в звено «Регистратура» или в структурните звена, но не по-късно от 30 юни следващата година. Предаването се извършва по опис за подлежащите на постоянно съхранение и тези с бележка «ЕК» и по номенклатура на делата за останалите. Заедно с приключените дела в архива на учреждението се предават и регистрационно-контролните карти на документите, за попълване с тях справочния апарат на архива.
7.2. При напускане на служебния си пост, служителите задължително предават всички намиращи се при тях документи в звено «Регистратура». Не се допуска изнасянето им от учреждението, което служителите напускат.
7.3. При смяна на ръководителя на учреждението, деловодителя или завеждащия учрежденския архив наличните документи, заедно със справочния апарат към тях се предават с протокол.
7.4. При сливане, разделяне или ликвидиране на учреждението неговите ръководители са длъжни, съгласувано с органите за управление на Държавния архивен фонд, да вземат мерки за опазването, обработването и предаването на документите и печатите в съответния държавен архив.
7.5. Приключилите в деловодството дела се приемат в архива на учреждението само след научно-техническа обработка.
7.6. Научно-техническата обработка на документите се извършва непосредствено след приключване на делата в деловодството.
7.7. Делата със срокове за съхранение до 10 години включително и без бележка «ЕК» могат по решение на учреждението да се обработват опростено, т. е. допуска се да не се надписва обвивката на делото, да не се провежда допълнителна систематизация на документите в делото, да не се съставя заверителен надпис и листата да не се номерират.
7.8. Обработката на документите за дългосрочно и постоянно съхранение се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис, заверка и надписване на обвивката на всяко дело.
7.8.1. Номерирането на делата се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив или механически номератор така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен.
Томовете на едно и също дело се номерират всеки поотделно, като това се отбелязва в заверителния надпис.
7.8.2. Ако в делото има документи или печатни произведения със собствена номерация (брошури, инструкции, списъци и др.), номерацията им се запазва. В делото те получават един номер, като наличието на собствена номерация се отбелязва в заверителния надпис. Един номер получават и листове, върху които има налепени документи, с изключение на отчетните (квитанции, фактури, разписки за получени суми и др.), когато всеки документ получава отделен номер. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.
7.8.3. Пликове с надписи или съдържащи някакъв документ, също се номерират. Документът от плика получава пореден номер след плика. В случай, че пликът съдържа някакви предмети (медали, тъкан, мостра и др.), това се отбелязва в заверителния надпис.
7.8.4. Снимки, скици, рисунки, илюстрации и илюстровани пощенски картички се номерират от обратната страна, в горния ляв ъгъл. Чертежите се номерират от лицевата страна, както останалите документи.
7.8.5. Листове от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове се номерират като два листа. Ако към листа са залепени, само от единия край, други документи (изрезки, преводи и др.), те се номерират отделно.
7.8.6. В случай, че при номерирането са допуснати голям брой грешки, листовете в делото се номерират отново, като старите номера се зачертават така, че да могат да се четат.
При сравнително малък брой грешки, номерацията се поправя с прибавяне на индекси: а, б, в и т. н., за пропуснатите листове към последния номериран лист или след първия повторен номер (при повторен един и същ номер на няколко поредни листа).
Всички грешки и поправки в номерирането се отбелязват в заверителния надпис.
7.8.7. В края на всяко дело или том, на предварително пришит стандартен лист (БДС 6. 25. 2. 02–78) се прави заверителен надпис, в който се вписват броят на листовете на делото (с цифри и думи) и се отбелязват характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на делото.
В заверителния надпис на делата за постоянно съхранение се посочват още: държавният архив, който ще ги съхранява, номерът на фонда, номерът на описа и номерът на делото(12).
Заверителният надпис на протоколни книги, дневници и регистри се прави на вътрешната страна на корицата, а при картотека на отделен картон, който се поставя в края на картотеката.
Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочва длъжността му и датата на съставяне.
7.8.8. Документи с голям формат, като: скици, чертежи, илюстровани материала и др. се пазят отделно, свити на руло или сгънати в специални калъфи или кутии. На съответното място в делото се поставя лист-заместител, в който се посочва мястото на съхранение на тези документи.
7.8.9. Настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, замяна на оригиналите с копия, прилагане на нови документи към делото и т. н.) се отбелязват в заверителния надпис с препратка към съответния документ. Бележките се заверяват от началника на канцеларията или архива, като се посочва и датата.
7.8.10. При номериране на листовете в делото се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.
7.8.11. На дела, съдържащи особено ценни документи се съставя и вътрешен опис (БДС 6. 25. 0. 02–78). Вътрешният опис включва следните данни: номер по ред и вид на документа, дата на създаването му, номер на листа в делото и забележка. Подписва се от съставителя и се поставя датата на съставянето му.
Листовете на вътрешния опис се номерират отделно. Броят им се отбелязва в заверителния надпис след общия брой на листовете в делото със знак (+).
7.9. Надписване обвивката на делото.
7.9.1. При надписване на делата за постоянно и дългосрочно съхранение върху обвивката на делото се посочват:
— наименование на учреждението;
— наименование на структурната част;
— индекс на делото по номенклатура;
— заглавие на делото;
— крайни дати на документите в делото;
— срок за съхранение на делото по номенклатура;
— брой на листовете в делото.
След вписването на делото в инвентарен опис, на обвивката се нанасят и номерът на фонда, номерът на описа и номерът на делото по описа.
7.9.2. На обвивката на делото се вписва пълното наименование на учреждението, а в скоби — съкратеното, ако има такова.
При промени в наименованието на учреждението се посочва това наименование, което е имало учреждението по време на образуване на документите в делото. В случай, че делото обхваща документи, възникнали преди и след промени в наименованието, върху обвивката се вписва първоначалното наименование, а под него последователно промените и техните дати.
Ако делото е заведено в едно учреждение, а е завършено в друго, на обвивката се добавя наименованието на приемника. Вписаното преди това наименование на първото учреждение се запазва.
7.9.3. Под наименованието на учреждението се отбелязва структурната част и службата, в която е образувано делото.
7.9.4. Малки несамостоятелни учреждения (пълномощничества, подрайонни станции и др.). които нямат свой архив, а предават делата си във висшестоящото учреждение, вписват наименованието на висшестоящото учреждение и своето наименование.
7.9.5. Заглавието на делото се пренася от номенклатурата на делата, като се уточнява. То предава в обобщен вид съдържанието на документите, без да се сочат видът и съдържанието на всеки от тях. Освен това, от заглавието трябва да става ясен основният признак, използуван за формиране на делото в началото на деловодната година, както и всички използувани допълнителни признаци за групиране на документите в делото.
В случай, че заглавието по номенклатура не отразява реалното съдържание на делото, правят се необходимите промени.
7.9.6. Елементите на заглавието са:
— вид на документите;
— название на учреждението-кореспондент, в резултат на преписката с която са създадени документите;
— въпрос или въпроси, третирани в документите;
— територия, за която се отнася съдържанието на документите;
— време, за което се отнасят документите;
— характеристика не документите от гледна точка на тяхната оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.
7.9.7. Когато делото се състои от няколко тома, на всички томове се поставя общото заглавие по номенклатурата на делата, а след това се уточнява съдържанието на всеки том поотделно.
7.9.8. В заглавията на делата по правило не се употребяват съкращения. При необходимост се използуват общоприетите съкращения по БДС 9736–72 (съкращения на наименованията на българските периодични издания), БДС 11452–73 (съкращения на типични думи в библиографското описание на печатни произведения на чужди езици), узаконените съкращения за нормативни документи (ДВ., бр. 39, 1974 г. и бр. 7, 1978 г.).
Използуването на съкращения за названията на учреждения, организации и предприятия, а също за длъжности, чинове, степени и звания се допуска само в случаите, когато тези съкращения са приети официално или са често употребявани в практическата дейност на фондообразувателите и са намерили отражение в техните документи.
7.9.9. Заглавието на дело, съдържащо само един документ се състои от: вид на документа, автор (ако е получен от друго учреждение) съдържание и дата на документа.
По същия начин се съставя и заглавие на дело, съдържащо документи само от един вид.
7.9.10. В заглавието на дело с документи от разпоредителен характер или създадени от колективни органи на управление, съдържанието на документите не се разкрива. Посочват се само броят на документите, авторът, времето, за което се отнасят и сведения за тяхната оригиналност или други особености.
Не се разкрива съдържанието на документите и в случаите, когато техният вид, посочен в заглавието на делото, дава обобщена информация за съдържанието им (протоколна книга, изходящ дневник, устав и т. н.).
7.9.11. За еднородни по един или няколко съществени признака дела се разработват типови заглавия. При съставяне на конкретните заглавия, типовото заглавие се видоизменя така, че да отрази спецификата в съдържанието на документите във всяко дело.
7.9.12. На отделни особено ценни документи или група документи, чието съдържание трябва да се разкрие по-подробно, се съставя анотация, допълваща заглавието на делото.
Анотират се документи, които съдържат сведения за важни революционни събития, за ярки прояви на класова борба, за крупни успехи във всички области на социалистическото строителство, за изтъкнати държавни, обществено-политически и военни дейци, дейци на културата, науката, техниката, рационализатори, герои на социалистическия труд и др., а също и автографи на тези лица.
Анотират се освен това държавни актове, документи от по-стар период, ако се намират в дело, състоящо се от документи от по-ново време и обратно, ценни ръкописи и печатни книги намиращи се между документите на делото, документи приложения към основен документ, документи от учреждения предшественици.
Анотацията се съставя според изискванията за описание на дела, съдържащи само един документ.
При анотиране на печатни материали (прокламации, обръщения, възвания, позиви, брошури и др.), освен вида на документа, посочва се и заглавието, поставено от автора му, а ако няма такова — началното изречение от текста.
В анотацията на картографски и други изобразителни материали се посочва мащабът на изображението, материалът, размерът и начинът на създаване на съответния документ.
При анотирането на документи се избягва употребата на излишни думи и изрази като: «документите се отнасят», «в архивната единица има» и др.
Когато е възможно, в анотацията се определя степента на подробност на сведенията — «кратки сведения», «подробно сведение» и т. н.
В анотацията се посочват имена на лица, наименования на учреждения, местности и др., които се споменават в документите и имат важно значение.
7.9.13. Характеристиката на документите в заглавието на делото съдържа сведения за оригиналност (копийност), език, техника на създаване, външни и други особености на документите.
Автентичността на документите се определя с оглед на тяхната автографичност или наличие на подпис на автора (при документите и материалите от личен произход), а за официалните документи — съответно печат и подпис на длъжностното лице. Тя се означава с термините «оригинал» или «копие» — машинописно копие, фотокопие, хелиографско копие и т. н.
За различните видове копия се отбелязва дали са заверени или не.
Езикът, на който са написани документите се посочва в заглавието на делото само ако той е чужд.
В случай, че документите са на няколко езика се изброяват всички езици, включително български.
Техниката на създаване на документите се посочва в заглавието, когато делото съдържа особено ценни документи или в случай, че не е характерна за съответния вид документи.
За означаване на техниката на създаване се използуват термините — ръкопис, машинопис, печатен (типографски) и др.
При дело, състоящо се от копия на документи, постъпили от други архиви с цел попълване на фондовете с липсващи документи, се дават сведения за местонахождението и исковите данни на оригиналите.
Когато документите в делото се отличават по своите външни особености от останалите документи във фонда (например материалът на корицата или подвързията на албуми, ръкописни книги и др., върху който е написан текстът — пергамент, папирус и др., наличието на печати, миниатюри, приписки, ценни марки и т. н.), в заглавието се отбелязват и тези особености.
7.9.14. Всички особености при описанието на уникални и особено ценни документи се отбелязват след заглавието на нов ред, а при наличие на анотация — след нея.
7.9.15. Крайни дати на делото са датите (число, месец, година) на най-рано и най-късно постъпилия в делото документ, които са и крайни дати на започване и приключване на делото.
При описание на дела, състояли се от няколко тома, на обвивката се посочват числото, месецът и годината на започване и приключване на всеки том в деловодството.
Ако делото съдържа приложени документи от по-ранни години в сравнение с годината на завеждането му, се прави уговорката «Има документи за ... година», на нов ред, след крайните дати на делото.
7.9.16. По правила, документите се датират по датата на създаването им.
Документи от юридически характер (закони, постановления, укази, разпореждания, свидетелства, грамоти и др.) се датират по датата на тяхното издаване.
Копия на документи, изготвени по-късно от оригиналите се датират по дата на изготвяне на копията.
Преписките (кореспонденцията) се датират по дата на извеждане (за изходящите) и по дата на завеждане (за входящите документи).
Документи с продължаващо записване по дати (дневници, съдебни книги, бележници, приходно-разходни книги и др.) се датират по първото и последното записване в тях.
В случай, че документите в делото не са датирани, датите се установяват по съдържанието, почерка, хартията и др. За допълнително уточнените дати се дава пояснение в квадратни скоби.
Ако датата е установена по пощенски щемпел в скоби се отбелязва «пщ».
При невъзможност да се установят датите на документите в делото, върху обвивката му се отбелязва «без дата».
Не се нанасят крайни дати в случай, че те се съдържат в заглавието на делото (напр. Протоколи от сесии на ОНС, 14 ян. 1953–25 дек.1956).
Денят и годината в датата се изписват с арабски цифри, а имената на месеците се съкращават (ян., февр., март, апр., май, юни, юли, авг., септ., окт., ноем., дек.).
Датите се означават както са нанесени на документите, по стария или по новия стил.
7.9.17. Броят на листовете се вписва с арабски цифри най-долу на обвивката на делото, след крайните дати. Броят на листовете се посочва въз основа на заверителния надпис.
7.9.18. Надписването на дневници, регистри, протоколи и др., чиито обвивки са твърди корици, се извършва на вътрешната страна на обвивката или се приспособява етикет.
Надписването на делата се извършва с четлив почерк, устойчиво мастило или на пишеща машина.
8. Архив на учреждението.
8.1. За организиране, съхраняване, отчет и използуване на документите на учреждението и за формиране на неговия архивен фонд се създава архив на учреждението.
8.2. В архива на учреждението се съхраняват:
— приключилите в звено «Регистратура» дела, създадени в структурните части и обществените организации на и към учреждението и подлежащи на дългосрочно и постоянно съхранение;
— документи с временно оперативно или справочно значение, до предаването им за унищожаване;
— документи на ликвидирани учреждения, влизащи в системата на даденото учреждение или неговите предшественици след предварително съгласуване със съответния държавен архив;
— микрофотокопия и други видове копия на документи на учреждението, както и копия на документи от други учреждения със справочно значение;
— печатни издания, допълващи архивните документи, а също и издания, необходими за информационно-справочна, научноизследователска и други видове работа в архива на учреждението;
— справочен апарат, разкриващ състава и съдържанието на документите в архива на учреждението като описи, каталози, указатели и др.
8.3. Архивът на учреждението се създава със заповед на ръководителя на учреждението. Също със заповед на ръководителя се назначава и завеждащ архив. Архивът на учреждението е обособена съставна част от деловодното звено на учреждението. Щатът на архива на учреждението се определя по установения ред в зависимост от обема на работата и количеството документи, съхранявани в него.
8.4. Архивът на учреждението изпълнява следните функции:
— приема и отчита излезлите от деловодството на учреждението документи;
— проверява, при приемане на документите от деловодството тяхната обработка и разпределение по дела и фондове (в случай, че те са повече от един);
— усъвършенствува описите на делата и съставя необходимия друг справочен апарат към документите;
— регламентира и организира използуването на документите;
— контролира формирането, оформянето и запазването на делата в структурните части или подведомствените учреждения, като проверява или подпомага тяхната деловодна дейност;
— организира експертиза на научната и практическа ценност на документите в учреждението;
— организира микрофотокопиране, фотокопиране и реставрация на документи;
— подготвя и предава документите в държавния архив;
— използувайки указанията на държавните архиви, провежда методическа дейност, като: изучава и обобщава опита на архивите на учрежденията в дадената система; разработва, с оглед спецификата на дейността на учреждението, методически пособия по архивно дело и деловодство, като се консултира и със съответните специалисти от подведомствените или подобните му учреждения; проверява и подпомага разработването на номенклатурите на делата в структурните части и подведомствените учреждения; участвува в мероприятия по повишаване квалификацията на секретарите, деловодителите и архивистите от подведомствените учреждения; дава препоръки по постановката на документалната част на деловодството и архивното дело в своето учреждение и в другите учреждения от даденото ведомство; получава от структурните части и от висшестоящите учреждения всички сведения, необходими за работа на архива; получава своевременно от държавните архиви всякакъв вид методическа помощ във връзка с деловодството и архивното дело.
8.5. Архивът на учреждението работи по план, утвърден от ръководството на учреждението и се отчита за дейността си пред него.
8.6. Архивът на учреждението приема делата, заедно със справочниците към тях шест месеца след приключването им в звено «Регистратура» или в структурните звена след като е проведена експертиза на ценността, уточнена е систематизацията, изготвени са описите на делата за постоянно съхранение и такива с бележка «ЕК» и са отметнати по номенклатура останалите.
Приключените дела, чието оставане в структурната част по-дълго от шест месеца се налага от текущата работа, се водят от архива на учреждението като дадени за временно използуване.
Приемането на документи от други учреждения се оформя с акт. В случай, че освен делата и описите се предават други видове справочен апарат (картотеки, указатели и т. н.) това се отбелязва в акта. Един екземпляр от акта се връща на учреждението, предаващо документите, а другият остава в архива на приемащото учреждение.
8.7. Архивният фонд на учреждението е исторически възникнал комплекс от ценни документи, взаимно свързани помежду си. От състава на този фонд не се допуска изваждане на документи за попълване на други фондове. Не се допуска и прибавяне към него на документи от други фондове.
Документите на едно учреждение могат да се включат във фонда на друго в случай на ликвидиране на първото и предаване на преписките му за приключване във второто. Приключените в дадено учреждение преписки са съставна част от неговия фонд, независимо къде са започнати.
При ликвидиране на дадено учреждение и преминаване на функциите му към няколко други учреждения, архивният му фонд се предава изцяло с опис и срещу подпис на ръководителя на учреждението, наследило най-голяма част от функциите му. Всички останали учреждения могат да получат документи на ликвидираното учреждение сама за временно ползуване, срещу съответен акт.
При прехвърляне на някои структурни части от едно учреждение към друго, образуваните до тогава документи и приключени преписки не се предават във второто учреждение. Те могат да се вземат от него само за временно ползуване, след което се връщат към фонда на първото учреждение.
Ако в учреждението се открият документи на други учреждения, несвързани с неговата дейност, те се съхраняват в архива на учреждението под отчет, като за това се уведомява съответния държавен архив.
Документите на професионалните и други обществени организации към учрежденията се обработват заедно с останалите документи и подлежат на експертиза на ценността по установения ред.
8.8. Архивът на учреждението води отчет на съхраняваните от него документи по фондове и дела. Основни документи за отчет са описите и номенклатурите на делата. В обединените архиви и архивите на учрежденията, съхраняващи няколко фонда, се съставя и списък на фондовете.
8.9. Проверка на наличието и състоянието.
8.9.1. За осигуряване съхранението на документите в архива на учреждението, ръководителят на учреждението назначава специална комисия за проверка на наличието и състоянието на документите.
Такава проверка се извършва:
— периодически, по установен от ръководството на учреждението срок, но не по-рядко от веднъж на 10 или 5 години;
— при смяна на завеждащия архива на учреждението;
— при предаване на документите в архива на друго учреждение;
— в случай на нарушаване на нормалните условия за съхранение на документите, водещо до тяхното повреждане или унищожаване.
8.9.2. Резултатите от проверката се оформят с акт, който се съставя поотделно за всеки фонд. Актовете се докладват на ръководителя на учреждението.
При установяване на липси или непоправимо увреждане на дела или документи, ръководителят на учреждението се разпорежда за издирването и възстановяването им от други учреждения.
В случай, че възстановяването на липсващите и повредени дела е невъзможно, се съставя акт, който се утвърждава от ръководителя на учреждението. При липса на дела, подлежащи на държавно съхранение, актът се съгласува (преди утвърждаването му) със съответния държавен архив.
След утвърждаването на акта, липсващите дела се отписват от отчетните документи на архива на учреждението.
8.10. Научно-справочен апарат.
8.10.1. За осигуряване на всестранното използуване на документите за справочни и научноизследователски цели в архива на учреждението се създава научно-справочен апарат.
8.10.2. Научно-справочният апарат на архива на учреждението се състои от справочници за състава, съдържанието и местонахождението на документите и от отчетната документация на архива на учреждението (класификационна схема, номенклатура на делата, описи, каталози, картотеки, указатели, исторически справки и др.).
8.10.3. В резултат на проучване на фонда и фондообразувателя се съставя историческа справка.
Проучването изисква да се познават законодателните и други актове, както и съществуващата литература, свързана със създаването и реорганизациите на учреждението-фондообразувател. Използуват се също документи от фонда (отчети, и доклади на ръководството за дейността на фондообразувателя, протоколи от дирекционни и управителни съвети и др.).
Историческата справка включва историята на учреждението и историята на фонда.
В историята на учреждението се посочват:
— историческите условия, при които е възникнало и работило учреждението;
— дата на създаване на учреждението, основните му задачи и мащаб на дейност, кръгът от учреждения, с които е свързано. Цитира се и нормативният акт, с който е създадено учреждението;
— структура и функции на учреждението;
— изменения в наименованието, функциите, структурата и подведомствеността, като се посочват съответните законодателни и други документи;
— системата на деловодство на учреждението и нейните изменения;
— дата и причини, довели до ликвидиране или реорганизация на учреждението (с посочване на съответния законодателен или друг акт), а така също и наименованието на учреждението, приело неговите функции.
Във втората част на историческата справка се дават сведения за история на фонда и неговия състав. Посочват се обемът на фонда, крайните дати и състоянието на документите в него, сведения за извадени или унищожени документи и дела, както и данни за използуване на документите в архива на учреждението.
8.10.4. Останалите справочници се съставят в хода на научно-техническата обработка или допълнително, за облекчаване, на използуването на документите. Валидни са за тях методическите изисквания по отношение на научно-справочния апарат в държавните архиви.
8.11. Използуване на документите в архива на учреждението.
8.11.1. Документите в архива на учреждението се използуват с разрешение на ръководството на учреждението. Редът за използуването се съгласува с Главно управление на архивите или със съответния държавен архив.
8.11.2. Най-интензивно е използуването на документите за работата на самото учреждение — изготвяне на справки, отчети, доклади и др., необходими за организацията на работата по текущите и предстоящите задачи на учреждението.
8.11.3. Архивът на учреждението предоставя своите документи за използуване и на служители от други учреждения.
8.11.4. Архивът на учреждението прави архивни справки по молба на заинтересовани граждани и учреждения.
8.11.5. Архивният фонд на учреждението се използува също за провеждане на научни изследвания.
8.11.6. Предоставянето на документи на служители от други учреждения и на изследователи за работа с тях в архива на учреждението се извършва само по определена тема, въз основа на писмена молба и с разрешение на ръководителя на учреждението. В молбата се посочва целта (темата) и документите, които ще се използуват. При нужда се прибягва до консултация със специалисти от Държавния архив.
8.11.7. Използуване на документи извън архива на учреждението не се разрешава.
Документите за дългосрочно и постоянно съхранение се предоставят за използуване само след тяхната научно-техническа обработка.
8.11.8. Използуването на документите в архива на учреждението се осъществява в отделно помещение (читалня). На мястото на дадените за използуване дела се поставя картон-заместител, на който се посочват исковите данни на делото, на кого и кога е дадено.
8.11.9. Изследователите, работещи с документите в архива на учреждението могат да използуват научно-справочния апарат на архива, както и наличните печатни издания и справочници.
По молба и за сметка на заинтересовани лица и учреждения могат да им се предоставят машинописни, фото и микрофотокопия на документи от архива на учреждението. Копията се дават с разрешение на ръководството на учреждението, срещу разписка и след предварително преглеждане.
8.11.10. Използуването на документите в архива на учреждението се отчита в заведена за целта книга за отчет.
В случай на по-интензивно използуване се води и тематична картотека на използуваните документи.
Данните от търсенето и използуването на документи в архива на учреждението се вземат под внимание при разработване и актуализиране на номенклатурите на делата със срокове за съхранение и при експертизата на ценността на документите.
8.12. Условие за създаване и правилно функциониране на архива на учреждението е осигуряването на подходящи помещения за приемане, съхраняване и използуване на документите.
8.12.1. Във всяка административна сграда, в зависимост от предназначението й, населеното място и броя на служителите задължително се определят помещения за архив и читалня, както следва:
— хранилище за документи на хартиена основа;
— хранилище за крупноформатни документи;
— хранилище за микрофилми;
— хранилище за документи на технически носители;
— читалня.
Помещенията се оразмеряват по «Норми и правила за проектиране на административни сгради» и «Норми и правила за проектиране на проектантски институти и организации».
8.12.2. Изискванията към помещението за архива на учреждението са:
— в него да се съхранят само документи, да не служи за други цели и други видове работа;
— да бъде сухо, лесно проветриво и изолирано от прякото действие на слънчевите лъчи;
— през него да не минават канализационни и газоотоплителни пътища;
— да е пожарообезопасено чрез противопожарни уреди (подвижни пожарогасители, кофпомпи, сандъчета с пясък, противопожарни кранове, люкове и др.);
— електрическата инсталация трябва да бъде закрита. Използуване на открити и необезопасени отоплителни и осветителни уреди не се допуска;
— да е снабдено с уреди, материали и дезинфекционни средства за бързо и лесно почистване на помещението и документите;
— да е изолирано от достъпа на външни лица.
8.12.3. Архивът на учреждението се обзавежда със стелажи, които са:
— в зависимост от материала — метални или дървени;
— в зависимост от конструктивното решение — стационари или подвижни компактни системи.
Наличните стари дървени стелажи задължително се обработват с препарати за предпазване от насекоми и други вредители.
8.12.4. Крупноформатните документи (научно-технически документи, карти, вестници и др.) се съхраняват в разгънато състояние в специални шкафове, навити на руло в тубуси, на стелажи за висящо съхранение и др.
Особено ценните документи се пазят в метални шкафове, или железобетонни сейфове.
8.12.5. Подреждането на документите в архива на учреждението се извършва по предварително изготвена схема. За бързото и точно издирване на документите се съставят стелажни указатели. Постъпващите материали се регистрират в инвентарен дневник или на фиш.
Делата задължително се поставят в твърди папки или картонени кутии, които ги предпазват от прах и механични увреждания.
8.12.6. Оптималните условия за съхранение на документите са: температура 16 ± 2°С и относителна влажност 55% ± 5%.
За ежедневен контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо във всяко хранилище да има съответни уреди — термометър, влагомер, термохигрограф и др.
8.12.7. Всеки месец в архива на учреждението се провежда санитарен ден за почистване на документите и помещенията. Два пъти в годината се извършва основно почистване, съчетано с мероприятия по дезинфекция, дезинсекция и дератизация.
8.13. Експертиза на ценността на документите в архива на учреждението — втори етап на експертизата.
8.13.1. Експертизата на ценността в архива на учреждението представлява:
— полистен преглед на делата с бележка «ЕК»;
— проверка на класирането на всички дела по номенклатурата на делата;
— полистен преглед по преценка на Експертната комисия на отделни дела за постоянно и временно съхранение.
8.13.2. Експертизата започва от документите на основните структурни подразделения или отрасли на дейност на учреждението, като постепенно се преминава към по-маловажните.
8.13.3. Оформянето на резултатите от експертизата на ценността става с протокол за работа на Експертната комисия, в който последователно се отразяват:
— състав на ЕК, с посочване на служебното положение на всеки от членовете;
— използувани методи на експертиза;
— особени случаи, срещнати при експертизата и тяхното решаване;
— изказвания на членовете на ЕК или консултантите при определяне ценността на документите;
— мотиви за унищожаване на документите;
— решаване на спорните въпроси и окончателни решения на ЕК.
Протоколът се съставя в два екземпляра (един за архива на учреждението и един за държавния архив), подписва се от всички членове на ЕК и се утвърждава от Експертно-проверочната комисия на съответния държавен архив.
8.14. Съставяне на описи на делата.
След провеждане на експертизата, на оформените, надписани и систематизирани по класификационната схема на фонда дела се съставят описи.
8.14.1. В зависимост от сроковете за съхранение на делата, описите са:
— инвентарен опис на делата за постоянно запазване;
— опис на делата за временно запазване от справочен характер;
— опис на делата неподлежащ на запазване.
Документите от масово-типов характер, неподлежащи на съхранение се унищожават с акт (БДС 6. 25. 2. 02–78) след изтичане на давностните срокове и не се вписват в опис.
8.14.2. В зависимост от количеството дела и спецификата на някои видове документи, отделни описи се съставят:
— на делата на една структурна част (отрасъл на дейност) когато за всяка от тях са образувани голям брой дела;
—на делата по личния състав;
— на специалните видове документи (кино, фото, фоно и др.).
8.14.3. Описите се състоят от:
— заглавен лист;
— описателни статии;
— рекапитулация.
8.14.4. На заглавния лист на описа се пише наименованието на съответния държавен архив и пълното, а в скоби съкратеното наименование на учреждението-фондообразувател.
При промени в наименованието на учреждението на заглавния лист се вписва наименованието, което учреждението носи по време на експертизата, а на ликвидирано учреждение — последното наименование преди ликвидацията. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с обозначаване на крайните дати на всяко от тях. В случай, че част от фонда е вече приета и регистрирана в съответния държавен архив, на първо място се посочва наименованието, с което фондът е регистриран, а след това настъпилите негови промени в хронологически ред, с техните крайни дати.
Освен наименованието на учреждението заглавният лист на описа съдържа още:
— фонд № (попълва се по списъка на фондовете в държавния архив);
— вид на описа и пореден номер;
— крайни дати на включените в описа дела;
— брой на листовете в описа.
8.14.5. Данните за описване на всяко дело в описа съставят описателната статия. В нея влизат:
— пореден номер;
— индекс на делото;
— заглавие;
— крайни дати;
— брой на листовете;
— забележка.
Описите на делата, подлежащи на временно съхранение в архива на учреждението съдържат и графа «срок за съхранение».
В описа всяко дело или том от него получава пореден номер.
Като най-малка отчетна единица в архивния фонд всяко дело или негов том, получило в инвентарния опис самостоятелен пореден номер, се нарича архивна единица.
След поредния номер се вписва номерът, даден на делото по номенклатурата или индексът на делото в деловодството.
В графата «Заглавие» освен заглавието на делото, отразено върху обвивката, се вписват някои особености на документите като език, вид и др., ако има такива.
Датите на делата се вземат от обвивките на делата. Посочват се и датите на документите-приложения.
Броят на листовете, включени в делото, се взема от обвивката му.
На края се вписват забележки за особеностите и физическото състояние на делата, както и за отчисляване на делата като се цитира съответният акт или друг документ.
В описа на делата за временно запазване срокът се попълва въз основа на номенклатурата на делата.
Описите на делата, неподлежащи на запазване съдържат същите данни, но вместо графа «Забележка» фигурира графа «Пояснение», където се сочат документите, въз основа на които делата са унищожени.
8.14.6. В описа делата се систематизират в съответствие с класификационната схема на фонда, като в процеса на съставяне на описа тази схема се проверява и доуточнява.
8.14.7. На делата, образувани в учреждения или структурни части, които предават редовно, но сравнително малък обем документи в държавния архив е целесъобразно съставянето на открити описи.
Откритият опис е такъв инвентарен опис, който не започва при всяко ново предаване на дела с нов номер, а продължава номерацията на делата от предишния опис. В горния край на заглавния лист на такъв опис се вписва «продължение», а в края му «продължава».
Класификационната схема на открития опис остава непроменена във всяко ново продължение.
За по-бързо ориентиране, към откритите описи се съставя указател. Видът на указателя зависи от съдържанието и особеностите на включените в описа дела.
8.14.8. Към инвентарните описи на делата, подлежащи на постоянно съхранение се изготвя и справочен апарат. В него влизат:
— списък на съкращенията, използувани в описа;
— указатели (именен, предметен, географски, смесен);
— таблици.
Изборът на вида справочен апарат към инвентарния опис зависи от обема, характера и съдържанието на описаните в него дела.
8.14.9. В края на всеки опис се прави рекапитулация на броя на описаните дела с цифри и думи.
8.14.10. Описите се подписват от съставителя, председателя и членовете на експертната комисия. Печатат се на пишеща машина на висококачествена хартия, в три екземпляра за инвентарните описи и в два екземпляра за останалите.
8.14.11. Описите са стандартизирани листове (БДС 6. 25. 2. 02–78).
Освен предвидените в стандарта данни, на заглавния лист на описа се отбелязва наличието на документи, излизащи извън посочените крайни дати на описа, но включени по една или друга причина в него.
8.14.12. Описите се одобряват от ръководителя на учреждението (на последния лист на описа, под рекапитулацията и подписите на членовете на ЕК) и се утвърждават от директора на съответния държавен архив (на заглавния лист, в горния десен ъгъл(13)).
8.15. Срокове за съхраняване на документите в архива на учреждението.
8.15.1. Сроковете за съхраняване на документите в архива на учреждението са следните:
— 10 години за документите на висшите органи на власт и управление, централните и окръжните учреждения;
— 5 години за документите на градските и селските учреждения;
— 100 години за регистрите за гражданско и имотно състояние.
8.15.2. След изтичане на тези срокове определените за постоянно запазване дела, заедно със справочния апарат към тях, се предават от архива на учреждението в държавния архив.
8.15.3. Делата с документи, уреждащи трудовоправните отношения на работниците и служителите, подлежащи на дългосрочно запазване, се съхраняват в архива на учреждението 40 години. След изтичането на този срок те се унищожават, но известна част от тях се предават на съответния държавен архив като образец на такъв вид документи.
8.15.4. Отделените като неценни дела и документи (с временни срокове за съхранение) се пазят до утвърждаване на резултатите от експертизата, без да се нарушава редът им. Те остават в архива на учреждението докато загубят своето практическо справочно значение, след което се предават за вторични суровини.
8.15.5. Сроковете за съхраняване в учрежденията на счетоводни документи се определят с наредби на Министерството на финансите. След изтичане на сроковете, посочени в тях, органите за управление на Държавния архивен фонд определят документите с постоянен срок за съхранение и времето за приемането им в съответния държавен архив.
8.15.6. Главно управление на архивите има право в отделни случаи да изменя сроковете за съхранение на документите в архивите на учрежденията.
8.16. Предаване на документите в държавния архив.
8.16.1. Предаването на документите в държавния архив става срещу разписка за приемане-предаване (БДС 6. 25. 2. 03–78).
Разписката се съставя в два екземпляра — един за архива на учреждението и един за държавния архив.
8.16.2. В държавните архиви се приемат само правилно обработени съобразно посочените по-горе изисквания дела. Неправилно обработените дела се връщат за дообработване за сметка на учреждението.
8.16.3. В случай, че подготвени вече за приемане в държавния архив дела се оставят по една или друга причина на временно съхранение в архива на учреждението се съставя акт (БДС 6. 25. 2. 03–78) в два екземпляра.
8.16.4. Предсрочното предаване на документи на ликвидирани учреждения, а също така удължаването на срока за съхранение на някои документи в архива на учреждението става със съгласието на съответния държавен архив.
8.16.5. При реорганизация или ликвидация на учреждението, въпросът за реда на предаването и мястото на по-нататъшното съхранение на документите се съгласува с държавния архив.
Предаването на документите на учреждение, което се ликвидира, се извършва от ликвидационна комисия.
8.16.6. Превозването на документите до държавния архив става за сметка на учреждението-фондообразувател.
9. Обединен архив.
9.1. В случай, че създаването на архив на учреждението (особено за учреждения от II и III категория, или за учреждения с еднородни функции и дейност е икономически и технически нецелесъобразно, се пристъпва към създаване на обединен архив.
9.2. Обединен архив може да се създаде към дадено ведомство (по вертикал) или за няколко еднородни по функции и дейност учреждения (по хоризонтал), без да се нарушава принципът за териториално деление на Държавния архивен фонд.
Обединен архив по вертикал се създава за концентриране на всички подлежащи на дългосрочно и постоянно съхранение документи от висшестоящо и подчинените му учреждения (намиращи се на близка територия) в архива на висшестоящото. С това в низшестоящото учреждение отпада нуждата от учрежденски архив. Всякакъв вид работа с документите, след излизането им от деловодството се извършва в обединения архив.
Обединен архив по хоризонтал се създава за концентриране на документите на учреждения с еднородни функции, без подчиненост помежду им, а подчинени на едно и също централно ведомство. В обединения архив се концентрират документите на всички учреждения от дадения вид, действуващи на съответната територия.
9.3. Преимуществата на обединения архив са главно следните:
— създава се възможност за централизиран контрол и своевременно решаване на проблемите на документирането, документооборота и деловодната дейност в низовите учреждения, които са трудно контролируеми от архивите;
— осигурява се необходимата база за провеждане на комплексна експертиза на ценността на документите, с оглед премахване на вътрешно-фондовата дублетност и повторяемост в рамките не едно ведомство или един отрасъл на дейност на определена територия;
— създава се възможност за по-целенасочено и по-добре организирано използуване на документите;
— реализират се икономии на средства за определяне на щат, помещения и оборудване на архив за всяко учреждение поотделно.
9.4. Независимо от изброените преимущества, към създаване на обединен архив се пристъпва само след щателна предварителна обосновка на неговата целесъобразност, както с оглед изискванията на архивното дело, така и с оглед на реализиране на икономическа ефективност.
9.5. Статутът и функциите на обединения архив са същите, като тези на архива на учреждението.
10. Организационно-методическо ръководство и контрол от страна на държавните архиви върху организацията на документите в деловодството и състоянието на архивите на учрежденията.
10.1. Осъществява се въз основа на глава II, чл. 5, 7, глава III, чл. 11, ал. 2, 3, чл. 19 от Закона за Държавния архивен фонд и свързаните с тях разпореждания от Правилника за неговото приложение.
10.2. Целите на организационно-методическото ръководство и контрол върху работата с документите на учрежденията-фондообразуватели са:
— подобряване на организацията на документите в деловодството;
— правилно изпълнение на функциите и задачите на архива на учреждението;
— осигуряване на приемственост в методите на работа на архивите на учрежденията и държавните архиви;
— осигуряване на оптимален състав на документите, приемани на държавно съхранение.
10.3. Осъществява се чрез:
10.3.1. Съставяне, въз основа на нормативно-методическите документи, на препоръки и методически указания и оказване на помощ при разработването на индивидуални методически указания от и за нуждите на учрежденията-фондообразуватели.
10.3.2. Провеждане на съвещания, индивидуални и групови консултации, беседи и др. със служители в деловодните служби и архивите на учрежденията по всички въпроси, свързани с работата с документите в учрежденията.
10.3.3. Организиране на семинари, курсове и други мероприятия с цел обмяна на положителния опит и повишаване квалификацията на служителите в деловодните служби и архивите на учрежденията.
10.3.4. Оказване на практическа помощ при систематизирането и описанието на документите в учрежденията-фондообразуватели.
10.4. Контролът над цялостната работа на учрежденията с документите се осъществява чрез периодични (предимно ежегодни) проверки и чрез обществени прегледи.
10.4.1. Проверки в учрежденията-фондообразуватели се провеждат планомерно и с оглед нуждите на комплектуването на съответния държавен архив с документи.
10.4.2. В зависимост от своето целево предназначение, проверките са комплексни, тематични и контролни.
10.4.3. Комплексната проверка обхваща всички учреждения-фондообразуватели от един отрасъл на народното стопанство на определена територия (окръг, селищна система и др.).
10.4.4. Тематичната (целева) проверка се провежда едновременно във висшестоящото учреждение и в подведомствените му учреждения и организации или във всички учреждения-фондообразуватели на дадена територия, по един определен въпрос (тема) от работата с документите в учрежденията.
10.4.5. Контролни проверки се извършват в учрежденията-фондообразуватели, в които вече е проведена комплексна или тематична проверка, с цел активизиране и контролиране на изпълнението на взетите в резултат на проверката решения и направените препоръки.
10.5. Провеждане на проверките.
10.5.1. Подготвителна работа:
— изпращане на уведомителни писма от държавния архив до ръководителите на учрежденията-фондообразуватели, които ще се проверяват;
— провеждане на предварителни съвещания с ръководителите на учрежденията, членовете на експертните комисии, деловодителите и завеждащите архивите на учрежденията, на които се разяснява целта на проверката, определят се членовете на комисията и се съставя график за провеждане на проверката в отделните учреждения;
— превеждане (при необходимост) на семинарни занятия с членовете на комисията по проверката и с други представители на учрежденията, за допълнителни указания от теоретичен и методичен характер във връзка с проверката.
10.5.2. По време на проверката сътрудниците на държавния архив дават консултации, оказват методическа, а при необходимост и практическа помощ за актуализиране на номенклатурите на делата, подменяне на състава на експертните комисии, подобряване на условията за съхранение на документите в учреждението и др.
При възможност, за участие в проверките се привличат комисиите за народен контрол, профсъюзните, комсомолските и други обществени организации.
10.5.3. Резултатите от проверката се оформят в констативен протокол (вж. Приложени е № 3).
Констативният протокол се обсъжда задължително в присъствие на ръководителя на учреждението, началник отделите и членовете на комисията. В съответствие с протокола, ръководителят на учреждението издава заповед за изпълнение на решенията и набелязаните мероприятия за подобряване състоянието на работата на деловодната служба и архива на учреждението.
10.5.4. В случай, че при проверката възникнат въпроси, чието решаване изисква намесата на Главно управление на архивите, държавният архив изготвя необходимата за целта информация или докладна записка.
10.6. В зависимост от кръга фондообразуватели, в които се провеждат, прегледите са териториални и ведомствени.
10.6.1. Териториалният преглед обхваща всички учреждения-фондообразуватели на дадена територия, без оглед на ведомствената им подчиненост.
10.6.2. Ведомственият преглед обхваща учрежденията-фондообразуватели от една ведомствена система (отрасъл).
10.6.3. Провеждане на обществения преглед.
С оглед на правилното организиране и провеждане на обществения преглед, специалистите от държавните архиви и ръководителите на учрежденията, участвуващи в прегледа са задължени:
— да изготвят всички необходими административно-разпоредителни и методически документи, свързани с провеждането на прегледа;
— да разработят програма за провеждане на прегледа и отчитане на неговите резултати;
— да набележат показателите, по които ще се отчитат тези резултати;
— да набележат конкретни мероприятия за участие на широката общественост в прегледа, както чрез непосредствено ангажиране на нейни представителни органи, така и чрез най-широко използуване на средствата за масова информация.
Значително място в провеждане на прегледа могат да заемат комисиите от представители на обществените организации, създадени в изпълнение на Националната план-програма за работа с обществеността по опазването на документите в учрежденията, събирането на лични фондове и спомени.
10.6.4. При провеждането на обществения преглед се извършва следното:
— отчитане, сравняване и анализиране на резултатите от работата на деловодствата и архивите на учрежденията по набелязаните показатели;
— провеждане на семинари и консултации по предварително определени или възникнали по време на прегледа проблеми;
— популяризиране на челния опит;
— разясняване на широка обществена основа необходимостта и значението на правилното организиране и опазване на документите в учрежденията.
10.6.5. Резултатите от обществения преглед се обсъждат на общи събрания на представители на държавния архив, ръководителите на учрежденията и комисията за провеждане на прегледа. Приемат се решения на съответните местни органи на управление, заповеди на министерствата и ведомствата за по-нататъшно усъвършенствуване на работата с документите.
10.6.6. Резултатите от обществения преглед и взетите след него решения се докладват пред ОК на БКП и изпълнителните комитети на ОНС за сведение и за съдействие при изпълнението на решенията.
На учрежденията-фондообразуватели, показали най-добри постижения, се връчват почетни грамоти, а при възможност и материални награди.
Информация за проведения обществен преглед се изпраща в Главно управление на архивите.
II. Научно-техническа обработка на архивните фондове. Същност и организация
1. Привеждането в ред на документите в държавните архиви е задължително условие за тяхното правилно съхранение и пълноценно използуване.
Провежда се в следните случаи:
— за документите на даден фонд или част от фонд на учреждение, приети в държавния архив без научно-техническа обработка;
— за документите от личен произход;
— при необходимост да бъде усъвършенствувана проведена вече научно-техническа обработка на даден фонд.
2. В пълнота, научно-техническата обработка обхваща следните процеси:
— проучване на фондообразувателя и фонда и съставяне на работна инструкция, историческа справка и класификационна схема;
— фондиране на документите;
— провеждане на систематизация на документите в съответствие с класификационната схема;
— експертиза на ценността на документите;
— описание на архивните единици;
— техническо оформяне на архивните единици;
— съставяне на инвентарни описи;
— индексиране на архивните единици.
3. В случай, че историческата справка на фонда е съставена в архива на учреждението-фондообразувател, предварителното проучване се състои в нейното сверяване и уточняване, ако това е необходимо.
4. В резултат от проучването и за правилното провеждане на научно-техническата обработка се съставя работна инструкция. Чрез нея се определят редът и особеностите, при които ще протече цялостната работа над фонда.
5. В работната инструкция се посочва целта на предвидената работа, определят се конкретните задачи по обработката на документите във фонда, изяснява се организацията на работата и последователността на отделните процеси, като се дават указания за осъществяването на всеки от тях и се подкрепят с примери въз основа на самите документи.
6. Работната инструкция включва и график, в който се посочват: установените в резултат от проучването данни за вида, и обема на работата; количеството на документите във фонда; времето, необходимо за извършване на всяка от предвидените дейности; разпределението на сътрудниците и сроковете за изпълнение на поставените им задачи.
7. При едновременна научно-техническа обработка на няколко фонда от един отрасъл се съставя обща работна инструкция, която не се различава по същество от тази за обработката на отделен фонд.
III. Фондиране
1. Определянето на фондообразувателите и разпределянето на документите по фондове се нарича фондиране.
2. В резултат на фондирането се създават архивни фондове, семейни и родови архивни фондове и архивни колекции.
3. Груповият архивен фонд е съвкупност от документи, възникнали в резултат от дейността на две или повече учреждения-фондообразуватели, свързани помежду си чрез изпълнение на еднородни функции, обща подчиненост, местонахождение, приемственост, общо деловодство, единство на съдържанието на документите и други, както и на фондообразуватели-лица, свързани с родствени, професионални и други отношения. Създава се в границите на един архив.
4. Семейният архивен фонд се състои от документи, създадени в резултат от дейността на членове от едно семейство (не повече от три едновременно живели поколения — основният фондообразувател, родителите и децата му).
5. Родовият архивен фонд се състои от документи, създадени в резултат от дейността на сменящи се по права линия 2–3 поколения от един род или роднини по съребрена линия, свързани с основния род чрез имуществени или други отношения.
6. Архивната колекция е съвкупност от отделни документи, създадени в резултат от дейността на различни фондообразуватели и обединени по един или няколко признака.
7. Фондирането включва следните процеси:
— определяне самостоятелността на фондообразувателя;
— определяне хронологическите граници на архивния фонд;
— определяне фондовата принадлежност на документите.
Забележка: Фондирането при фондове на действуващи фондообразуватели се извършва от самите тях при научно-техническата обработка на фондовете.
8. Определянето на самостоятелността на фондообразувателя се налага предимно за учрежденските фондове. Свързано е с проучване кръга на дейност на учреждението, неговите преобразувания, реорганизации и хронологически граници на съществуване. За целта се използуват следните критерии:
— наличие на законодателен акт за създаване на учреждението с посочени функции, компетенции и структура;
— наличие на щатно разписание на учреждението;
— самостоятелен бюджет и сметка в банката;
— права на юридическа личност;
— гербов печат и щемпел;
— самостоятелно деловодство.
Наличието на всички посочени признаци не е задължително. Някои от тях може да липсват, но един отделен признак не е основание за обособяване на документите в отделен фонд.
8.1. Спомагателните служби, които съдействуват за осъществяване на определени функции и не притежават организационна и стопанска обособеност и свои органи на управление, не са отделни фондообразуватели. Техните документи се включват в състава на фонда на учреждението, към което са помощна част.
8.2. Комисии, съвети, комитети и други подобни, създадени към учреждения и организации със статут на несамостоятелни, постоянни или временни органи за изпълнение на определени функции от кръга на дейността на съответното ведомство и действуващи въз основа на негови инструкции и заповеди, не са отделни фондообразуватели.
8.3. Комисии, комитети и др., образувани в качеството на самостоятелни органи, макар и прикрепени или подчинени на дадено ведомство, представляват отделен фондообразувател.
9. Хронологическите граници на архивния фонд се определят чрез установяване крайните дати на възникване и ликвидиране на дейността на фондообразувателя. В тях се включва и времето на организационния и ликвидационен период.
Задължително условие за правилното определяне хронологическите граници на фонда е проучването и анализирането на факторите, влияещи върху дейността на фондообразувателя, а именно:
9.1. Фактори от политически характер и преди всичко изменения в държавно-политическия строй — спазва се деленето по епохи, възприето в рамките на Държавния архивен фонд. За разграничителна дата между капиталистическата и социалистическата епоха се приема 9. IХ. 1944 г. В случай, че приемането на тази дата води до разкъсване на органическата деловодна връзка между документите образувани през 1944 г., разграничителната дата е 1. I. 1944 г. Към тези документи се правят задължително препратки в описите за капиталистическата епоха.
Учреждения и организации от капиталистическата епоха, които продължават дейността си за известно време след 9. IХ. 1944 г. и не променят своите функции и структура до ликвидирането им остават единни фондообразуватели.
Централните органи на духовно управление и всички други учреждения от религиозен характер като манастири, църкви, синагоги и др. до отделянето на църквата от държавата (1948 г.) са фондообразуватели от капиталистическата епоха.
9.2. Фактори от юридически характер са измененията на юридическите права и мащаба на дейност на държавни учреждения и организации, както и коренни изменения във функциите на фондообразувателя.
Спазват се следните положения:
— при реорганизация на даден фондообразувател с предаване функциите му на новосъздадени учреждения или организации първият се ликвидира, а последните са нови фондообразуватели;
— при сливане на два или повече фондообразувателя и при възлагане ръководството на един от тях, последният продължава да съществува с разширени функции, а останалите се считат за ликвидирани;
— ако фондообразувателят през отделни периоди от съществуването си е губил своята самостоятелност и е ставал структурна част от друг фондообразувател, неговите документи от тези периоди остават във фонда на фондообразувателите, при които са възникнали, а в съответните описи задължително се правят препратки. Аналогично се постъпва и със структурни части, прехвърляни от един фондообразувател към друг или ставали самостоятелни за определен период от време;
— неприключени преписки при ликвидиране на даден фондообразувател и предадени за продължаване в друго учреждение или организация се включват във фонда на учреждението, което ги завършва;
— отделянето от учреждението на една или повече структурни части или предаването на някои негови функции на друго учреждение или обратно не е признак за ликвидиране на стария фондообразувател;
— промени в наименованието на фондообразувателя, преминаването му от едно ведомство към друго или въвеждането на нова структура, ако това не е съпроводено с коренни изменения в първоначалните функции на фондообразувателя не са основания за създаване на нов фонд;
— документите на един фондообразувател, временно прекратил своята дейност и възстановил я след това без съществени промени във функциите и структурата, представляват един фонд.
Забележка: Всички изброени по-горе случаи се отнасят за фондообразуватели, действували през една епоха.
9.3. Фактори от административен характер са преобразованията на фондообразувателя във връзка с административно-териториални промени в страната. Върху хронологическите граници на фонда влияят само онези промени, които се съпровождат от ликвидиране на едно учреждение и заменянето му с друго.
При провеждането на ново административно-териториално деление новосъздадените органи на държавна власт и управление са нови фондообразуватели. При ликвидирането на дадена административно-териториална система се ликвидират и съответните ръководства на подразделенията на политическите партии и обществените организации. Ръководствата на новите подразделения са нови фондообразуватели.
Не се променя фондообразувателят в следните случаи:
— при преминаване на цели административно-териториални единици от едно административно-териториално деление в друго;
— при преминаване на административния център на дадено административно-териториално деление от един населен пункт в друг (промяна претърпяват само наименованията на фондообразувателите);
— при промяна в територията на действие (разширяване или стесняване), без промени във функциите, ведомството или административно-териториалната система;
— когато става дума за културни учреждения и учебни заведения.
9.4. На хронологическите граници на архивния фонд не влияят също:
— преименуване на учреждението или присвояването му на почетни звания и наименования;
— промяна в подчинеността на учреждението — преминаване от едно ведомство в друго;
— промяна на подчинеността в рамките на едно ведомство;
— изменение на местонахождението и структурата на учреждението;
— разширяване или стесняване функциите и обема на дейността на учреждението.
9.5. В случаите, когато са унищожени част от документите се получава различие в хронологическите рамки на фондообразувателя и хронологическите граници на фонда. Границите на фондообразувателя се определят от възникването и прекратяването на дейността му, а границите на фонда — от периода, за който има запазени документи.
10. Определяне фондовата принадлежност на документите означава да се установи в резултат от дейността на кои учреждения и организации са образувани те, т. е. на кой фондообразувател принадлежат.
10.1. Фондовата принадлежност на входящи документи се определя по: адресата, входящата регистрация или входящ щемпел на документи, резолюции, деловодни бележки, съдържание на документа.
Процесът се облекчава от обстоятелството, че преобладаващата част от документите са оригинали.
10.2. Фондовата принадлежност на копия и изходящи документи се определя от подписа или съдържанието на документа.
Особено внимание се обръща на подписите на длъжностни лица, които се съпровождат с указание за названието на учреждението.
10.3. Фондовата принадлежност на вътрешна документация се установява по: заглавие, подпис, съдържание.
10.4. Фондовата принадлежност на части от документи или документи в разпиляно състояние се установява по косвени признаци, включително почерк, мастило, хартия, водни знаци и др.
11. Фондовете от личен произход не подлежат на деление. За крайни дати се приемат датите на раждане и смърт на фондообразувателя, а самият фонд се съхранява в архива, на чийто профил съответствува преобладаващата част от документите му.
11.1. Фондирането на документите при фондове от личен произход се извършва както по време на комплектуването им, така и при научно-техническата им обработка.
11.2. Хронологическите граници на архивния фонд от личен произход могат да не съвпаднат с границите на живота на фондообразувателя в следните случаи:
— ако в състава на личния фонд влизат документи на родственици на фондообразувателя по възходяща или низходяща линия. Хронологическите граници на фонда в този случай се определят от най-ранната и най-късната дата на техния живот. Така се определят хронологическите граници и на семейните и родови фондове;
— ако във фонда се включват документи за фондообразувателя, възникнали след неговата смърт, свързани с издаването или екранизацията на негови произведения, спомени и статии за него, документи за увековечаване паметта на фондообразувателя, за юбилейни чествувания, документи свързани с имуществено и друго наследство и др.;
— ако във фонда се включва колекция или отделни събрани от фондообразувателя документи за време, предшествувало неговото раждане. В тези случаи за крайните дати се прави специална уговорка.
11.3. Документите на отделни представители на рода или семейството, изтъкнати деятели в една или друга област на знанието или стопанския живот, образуващи значителен по обем комплекс, който се отличава по своя състав от другите семейни или родови документи и са слабо свързани с тях се отделят в самостоятелни лични фондове, в тематични и други колекции или в частични постъпления в зависимост от обема и характера на документите.
11.4. Документи, свързани със служебната и обществената дейност на фондообразувателя, които са оригинали, създадени в деловодството на определено учреждение се връщат в учрежденския фонд, ако той се съхранява в архива, а ако няма оформен такъв фонд, той може да се създаде при наличие на достатъчно документи за това.
11.5. Документи от служебната и обществената дейност на фондообразувателя, постъпили в архива в състава на личен фонд или от други източници могат да останат в личния фонд в случаите:
— когато са адресирани до фондообразувателя като член на комисия, сътрудник на обществени начала и др.;
— когато има ясни доказателства за участието на фондообразувателя в създаването на тези документи (справка, бележки и т. н.);
— когато са влезли в широк научен оборот и отделянето им от личния фонд затруднява използуването.
Оригиналите на писмата се включват във фонда на получателя. Черновите (копирните тетрадки), бележките, изпратените писма — във фонда на автора на писмата.
Към фонда на фондообразувателя принадлежат също и неговите оригинални писма, намиращи се във фонда поради някакви причини.
11.6. В самостоятелни лични фондове, колекции или частични постъпления се отделят и документи на отделни лица, постъпили в архива заедно с документи на други фондообразуватели, предадени им по желание на собствениците или останали там поради смъртта им. Намиращите се във фонда по някаква причина комплекси от документи на други лица, връзката с които не може да се установи, също се изваждат като самостоятелен фонд, ако техният обем и характер позволяват това.
11.7. Печатните произведения с ръкописни отметки по тях (приписки) са също съставна част от фонда. Те се фондират както документите.
Подарените с автограф печатни произведения принадлежат към фонда на лицето, на което са подарени. Ако такъв фонд липсва, материалите се присъединяват към фонда на дарителя (в края на фонда). Ако липсва и фонд на дарителя, формира се колекция от автографи.
Печатните произведения, които не съдържат надписи или бележки се предават в библиотеката на архива.
11.8. Фотонегативите на стъкло и лента, кинокадрите и звукозаписите се предават на специално за този вид документи съхранение. В личния фонд се поставят изготвени от фотонегатива копия, като се отбелязват данни за мястото и шифъра, под който се съхраняват оригиналите.
11.9. Веществени материали (ордени и орденски книжки скулптури, порцелан, кристал, лични вещи на фондообразувателя, дрехи, оръдия на труда и др.) не се оставят в личния архивен фонд. Те се предават на музеите от съответния профил или се връщат на собственика. В историческата справка на фонда се отбелязва на кого са предадени материалите.
12. Групови архивни фондове се създават от документи на приключили фондообразуватели при условие, че тези документи са регистрирани в книгата за частичните постъпления, че по-голямата част от тях са приети в съответния архив и че не се очаква да постъпят масово нови документи.
При действуващите фондообразуватели бъдещите групови архивни фондове се определят в процеса на подборното комплектуване.
13. Архивна колекция се създава:
— от отделни документи от фондове, които при подборното комплектуване не се приемат изцяло в държавните архиви;
— от документи събрани от частно лице или учреждения с определена цел, но несвързани пряко с основната дейност на колекциониращия.
14. Основните признаци за създаване на архивна колекция са: тематичен, авторски, номинален, хронологически, географски, палеографски и др.
15. От колекция, съставена в архива или събрана от колекционер, могат да бъдат извадени отделни документи, принадлежащи към съществуващи фондове и да бъдат отнесени към тях.
16. При липса на основание за запазване на архивната колекция (документите са от различни епохи, колекцията не е създадена по един точно определен признак или не се използува, тя се разформирова. Колекции, които са неправилно сформирани, но често са използувани и вече са многократно цитирани, се запазват.
17. Частичните постъпления периодически се преглеждат и се отнасят към съответните фондове.
18. Новите постъпления на отделни документи или групи документи се присъединяват към съществуващите вече фондове в съответствие с изложените по-горе принципи.
IV. Класификация на документите на архивния фонд
1. Класификация на документите на архивен фонд се извършва в държавния архив в следните случаи:
— при фондове на учреждения, приети в държавния архив без предварителна научно-техническа обработка, т. е. без номенклатура на делата, класификационна схема и инвентарен опис;
— при фондове от личен произход.
2. Класификация на документите на фондове на учреждения, приети в държавния архив в необработен вид се извършва по начина, описан в Част втора на Кодекса, Глава първа.
3. За разработване на класификационна схема и провеждане на систематизация на документите от личен произход е необходимо:
— предварително проучване на документите и запознаване с литературните източници за фонда и фондообразувателя;
— систематизация на документите по основните групи на типовата класификационна схема;
— систематизация на документите вътре в основните групи и формиране на архивните единици;
— систематизация на документите вътре в архивните единици.
3.1. При предварително проучване на личния фонд се издирва и използува съществуващата литература за живота и дейността на фондообразувателя и се преглеждат документите на фонда за уточняване на неговата пълнота и организация.
В случай, че фондът е предаден с предварителен опис, съставен от фондообразувателя или от оценителната комисия (при откупуването на фонда), се проверява съответствието на наличните документи с тези, описани в описа.
При предварителното проучване не се допуска разместване на отделните документи в папките, когато между документите има органическа връзка, и изваждане на каквито и да било документи.
В резултат на проучването се съставят историческа справка и класификационна схема на фонда. Те, заедно с работната инструкция, се утвърждават от директора на архива.
3.2. Данните в историческата справка се излагат в два раздела: биография на фондообразувателя и история на фонда.
В раздел «биография» се посочват:
— официалното пълно име на фондообразувателя, а така също псевдонимите и прозвищата, под които е бил известен;
— дата на раждане и месторождение;
— основни моменти в неговия живот и дейност — образование, служебно и обществено положение, политическа принадлежност и мироглед;
— дата и място на смъртта;
— библиографски данни за литература, свързана с фондообразувателя.
В раздел «история на фонда» се посочва датата на постъпление, от кого са предадени документите, по какъв начин е придобит фондът, състояние и степен на запазеност на фонда и т. н.
Историческата справка се подписва от съставителя и се поставя към основните документи в делото на фонда.
3.3. Класификационната схема на личния фонд се разработва в зависимост от вида на фонда (личен, семеен или родов), основната дейност на фондообразувателя, вида на документите и пълнотата на фонда.
Въз основа на типовата класификационна схема се разработват допълнения и изменения подходящи за всеки даден фондообразувател (вж. варианти на класификационни схеми в Приложение № 4, 5, 6, 7).
3.4. Типовата класификационна схема се състои от следните раздели:
I. Документи от биографичен характер
1. автобиографични
2. биографични
3. имуществено-стопански
4. материали за фондообразувателя.
II. Документи от творческа дейност
III. Документи от служебна и обществена дейност
1. административно-стопанска
2. обществено-политическа.
IV. Лична кореспонденция
1. от него
2. до (за) него.
V. Изобразителни, печатни, кино и фонодокументи
VI. Документи на други лица, свързани с фондообразувателя
1. на родственици2. на странични лица.
3.5. Към раздела «Документи от биографичен характер» се отнасят:
— автобиографични: автобиографии, автобиографични очерци, дневници, тефтерчета, бележници и др., писани от самото лице;
— биографични: лични документи (актове и удостоверения за раждане, брак, смърт, образование, родословни таблици, документи за научни степени и звания, грамоти, дипломи и патентни удостоверения, паспорти), съдебни призовки, некролози и др. Тук могат да се отнесат ученически тетрадки, студентски конспекти и записки на фондообразувателя.
Дневниците, пътните бележки, спомени и др., в зависимост от тяхното съдържание могат да се отнесат както към биографичните, така и към творческите материали на фондообразувателя.
3.6. Към групата на имуществено-стопанските и битови документи се отнасят документите, отразяващи икономическото положение и материалните условия на живот на фондообразувателя: актове за покупко-продажби, аренди, дарения и наследено имущество и документи за управление на имуществата, финансови документи (полици, чекови книжки, лични сметки и др.), преписки с учреждения по битови и стопански въпроси (разписки и квитанции от частен характер), документи за придобиването на различни стоки за лично потребление и др.
3.7. Към групата материали за фондообразувателя се отнасят: спомени и статии за него, материали, посветени на него по случай юбилейни чествувания, документи по увековечаване паметта на фондообразувателя, програми, афиши, покани, стенограми и протоколи за тържествени вечери и събрания, посветени на неговата памет; преписки за посмъртно издаване на негови произведения и др.
Ако този род документи се създават от творчески съюзи и други обществени организации, предприятия, училища и др. които носят името на фондообразувателя, те са част от фонда на учреждението или организацията, която провежда съответното мероприятие.
3.8. Към раздала за творческата дейност на фондообразувателя се отнасят:
3.8.1. Ръкописите на неговите трудове (обществено-политически, научни, литературни, музикални) в различни стадии на работа върху тях — план, скица (проект), проспект, варианти, чернови и белови текст, коректури, книги, подготвени за преиздаване с авторски поправки и допълнения, отпечатъци на статии и авторски екземпляри на книги и брошури, библиография на произведения на фондообразувателя, направена от самия него, стенограми от доклади и изказвания, записани от други лица, беседи или интервюта с фондообразувателя.
3.8.2. Във фондове на дейци на науката и техниката, народното стопанство, художници, архитекти и скулптори, към творческите документи освен изброените се отнасят планове, карти, чертежи, рисунки, архитектурни проекти, етюди, ескизи, скици и други изобразителни материали, изпълнени от фондообразувателя.
3.8.3. Във фондовете на режисьори, кинорежисьори и актьори, към творческите документи се отнасят режисьорските екземпляри на пиеси, опери и други постановки, авторските заявки на сценарии и снимки от филма, режисьорските разработки и бележки, пиеси и отметки по тях от фондообразувателя, текстове на роли, ескизи и рисунки на декорации и костюми, снимки на отделни сцени, монтажни листове, план за музикално озвучаване и др.
3.8.4. Към групата на творческите материали могат да бъдат отнесени също и подготвителните материали, събрани от фондообразувателя за неговата работа — документи (оригинали и копия), извадки, конспекти, ръкописи, отпечатъци от работи на други автори, картотеки, библиографии, изрезки от вестници и списания, изобразителни материали и др.
3.8.5. Ако събраните от фондообразувателя документи, отпечатъци, изрезки и изобразителни материали не са свързани непосредствено или тематически с неговата работа, те се отделят в самостоятелна група.
3.9. Документите, свързани с издаване на произведенията на фондообразувателя, внедряване в народното стопанство на негова рационализация, изобретение, научно откритие, постановка на филм, спектакъл, организация на изложба и др. п. се отнасят в раздела «творчески материали». Например, при фонд на кинорежисьор в тази група влизат подбраните за всяка постановка на филм материали, заповеди, писма на различни учреждения, графици на работата по снимките, заключение на комисията по приемането, афиши и програми за прегледи и други материали. В отделна група към раздела се обособяват рецензии и отзиви за трудове на фондообразувателя, статии за неговото творчество или дейност, книги с отзиви за изложби, стенограми и протоколи за обсъждане на неговата работа и др.
3.10. Към документите от служебната и обществената дейност се отнасят документите, свързани с работата на фондообразувателя в различни учреждения, предприятия, заемането на изборни длъжности, участие в обществени организации и т. н. Това са заповеди за назначаване и уволняване на фондообразувателя, военна и трудова книжка, делегатски и членски карти, читателски карти, анкети, служебни удостоверения, мандати, чернови и копия от негови доклади, отчети, рапорти, служебни записки и проекти, негова служебна преписка с различни лица и учреждения, покани, съобщения, копия от протоколи, заповеди и други официални документи и материали към тях, отчети на обществени организации.
При фондове на търговско-промишлени и финансови дейци и земевладелци, в зависимост от размера и характера на тяхната стопанска дейност, от пълнотата на документите и тяхното възпроизвеждане, материалите по управлението на търговско-промишлените, селскостопанските и финансови учреждения и предприятия могат да се изнесат в класификационна схема на фонда на второ място.
За малки по обем фондове, чиито документи не позволяват разделяне на биографични, служебни и документи за обществената дейност, всички изброени в тези раздели документи се отнасят към биографичните.
3.11. Към личната кореспонденция се отнасят писма на разни лица до фондообразувателя, а така също и копия (чернови) на негови писма или негови оригинали, върнати от получателя.
В случаите, когато кореспонденцията на фондообразувателя по служебни и обществени въпроси ясно се отделя от останалите лични преписки, правилно е да се отнесе в групата на документите от служебната и обществената дейност.
3.12. В раздела за изобразителните, печатните, кино и фоно-документите (с изключение на творческите и на тези, които са приложени към някои документи от другите раздели) се отнасят снимки, рисунки, гравюри, картички, албуми, киноснимки, звукозаписи и др. За тези от тях, които са на нехартиена основа вж. част трета на Кодекса.
3.13. Материалите на други лица, свързани с фондообразувателя се подреждат след всичките негови документи по същите раздели на схемата като първо се подреждат документите на близките на фондообразувателя (родители, деца), а след това на други лица.
3.14. Наименованията и последователността на разделите в схемата се определят в зависимост от характера на основната дейност на фондообразувателя и съдържанието на документите на фонда.
Разположението на творческите ръкописи и материали от служебната и обществена дейност може да варира в зависимост от значението на творческите материали във фондовете на държавните, обществени и стопански дейци.
3.15. Типовата класификационна схема на документите на семеен или родов фонд се състои от следните раздели: документи по история на рода, лични фондове на членове на семейството или рода (в хронологическа последователност на лицата,); документи, общи за фонда — семейна кореспонденция, материали на предприятия, кантори и др., изобразителни материали, колекции.
3.16. В семейния фонд на първо място се систематизират документите на основния фондообразувател, след който се разполагат документите на членовете не семейството по степен на родство (родители, жена, деца и т. н.).
Материалите на всеки член от семейството или рода се систематизират в зависимост от характера на неговата дейност.
3.17. В родовите фондове документите се систематизират по реда на родословната последователност на семейството. Документите, отнасящи се до целия род (родословно дърво и др.) се систематизират в началото на фонда.
3.18. Личната преписка се систематизира по получатели и се отнася към съответния раздел от схемата на всяко лице от рода. В тези случаи, когато семейната преписка не може да се раздели по получатели или е адресирана до няколко члена от семейството едновременно, тя се присъединява към документите на най-старшото по рода лице или се отделя в отделна група. Например, от писмата на родителите, общи по съдържание, се формира една архивна единица.
3.19. Имуществено-стопанските материали в семейните и родови фондове, ако не са разделени по лица, образуват една обща група за цялото семейство или род.
3.20. Материалите на търговските, промишлените и други кантори, влизащи в състава на семейните и родови фондове съставят отделна група имуществено-стопански документи.
3.21. Документите на управляващите (ако не съвпадат с фондообразувателя) и на други служебни лица в канторите представляват отделна структурна група и се систематизират след материалите на кантората, в която те са служили или са били подведомствени (ако за тях не са обособени отделни фондове).
3.22. Систематизацията на документите от личен произход се превежда на два етапа:
— систематизация на документите по основните раздели на класификационната схема;
— систематизация на документите вътре в основните раздели и групи на схемата.
4. Систематизиране на документите от личен произход вътре в основните групи на фонда и формиране на архивните единици.
4.1. Систематизиране на документи от биографичен характер.
4.1.1. Документите от биографичен характер могат да се систематизират по номинален, тематичен, предметно-въпросен или хронологически признак, в следния ред:
— автобиографични;
— биографични;
— документи за фондообразувателя.
Когато се формират архивни единици с документи от биографичен характер в семеен или родов фонд, документите първо се разпределят по отделните фондообразуватели, а след това се систематизират.
4.1.2. При незначително количество биографични документи се допуска обединение в една архивна единица по хронологията на отделните събития и факти, отразени в тях. В такъв случай свидетелството за раждане се поставя винаги на първо място, даже ако е издадено по-късно (дубликат).
4.1.3. В случай, че има документи за владение и стопанисване на различни имоти, предприятия и т. н., документите се систематизират по отделните стопанства, предприятия, дружества и т. н., а вътре по хронология.
Делата по имуществени и съдебни процеси не се разделят.
4.1.4. В зависимост от състава и количеството им, документите на фондообразувателя могат да се подредят само по хронология или да се отнесат в една или друга група на раздела.
4.2. Систематизиране на документи от творческата дейност.
4.2.1. Творческите материали се систематизират в зависимост от основния вид дейност на фондообразувателя.
4.2.2. Във фондовете на писатели ръкописите се групират по жанрове. Редът за подреждане се определя от основния жанр в творчеството на фондообразувателя. Например, за поета на първо място се поставя поезията, на второ — произведенията от другите жанрове. Вътре във всеки жанр материалите се подреждат по хронология или по азбучен ред.
4.2.3. Във фондовете на научните работници ръкописите се групират по вид, тема, хронология или по азбучен ред.
4.2.4. Материалите към всяко произведение се систематизират в следния ред: завършеният труд, отпечатък, белова, чернова, план, бележки, библиография и др.
4.2.5. Авторският ръкопис на едно произведение се съединява с всички варианти и редакции в една архивна единица по тематичен признак.
Ако произведението е голямо, то в отделни архивни единици могат да се отделят части от него като отделни томове. Количеството листове за всяка архивна единица може да е различно, но не повече от 250 листа, като се съблюдава смисловият завършек на отделната част. Отделните варианти на текста се събират заедно с първоначалния вариант и се отделят един от друг с вътрешна обвивка.
Ако ръкописът на произведението е малък по обем, в една архивна единица се събират всичките варианти на произведението, като всеки вариант се поставя във вътрешна обвивка. Когато е невъзможно да се установи към кое произведение принадлежат материалите, те се подреждат на края на групата на ръкописите по дадена тема.
4.2.6. При формиране на архивни единици от ръкописи на едноименни произведения от един автор, но различни по жанр, всеки представлява самостоятелна архивна единица.
4.2.7. Допуска се обединяване в една архивна единица по тематически, номинален или хронологически признак на ръкописите на различни произведения с неголям обем.
4.2.8. Сборници от произведения или трудове, подготвени от автора или някоя редакция за печат, не подлежат на разформироване.
4.2.9. Дневниците, спомените и бележниците, които са творчески материали, се групират по вида на документите, а документите от един вид — по хронология.
4.2.10. Материалите, използувани като източници за написване на научни и литературни произведения, се систематизират по отделните произведения. Ако не може да се определи към кое точно произведение се отнасят изрезките, извадките, библиографиите и т. н., те могат да се систематизират по тематичен, номинален и хронологически признак след ръкописа или отделните части на произведението.
Материалите, написани на съвсем малки листове или малки изрезки, се поставят в пликове, преди да се систематизират в архивната единица.
Картотеките, съставени от фондообразувателите, се съхраняват в чекмеджета и образуват отделна архивна единица. При голям обем на картотеката всяка отделна част от нея (раздел, подраздел) може да бъде отделна архивна единица.
4.2.11. Нотните ръкописи на композиторите се систематизират в архивни единици по аналогичен начин.
4.2.12. Творческите документи във фондовете на артисти, театрални и кинорежисьори се систематизират по постановки, които по-нататък се подреждат по хронология или друг ред.
Групирането на документите на отделна постановка може да се извърши по следния ред: режисьорски екземпляри на постановката, режисьорски разработки и монтаж; текст на ролите или на концертния репертоар, изобразителни материали, образувани от творческата дейност на фондообразувателя (ескизи на костюмите, декорите и грима, снимки на фондообразувателя в роля и на сцената), план и дневник на снимките, надписи на филм, план на музикално озвучение.
4.2.13. Снимките на фондообразувател артист в отделни роли се обединяват, но не повече от три роли и 10 снимки.
Снимки на сцени от пиеси и филми, поставени от фондообразувателя се обединяват в архивни единици по спектакли, филми, отделни актове и сцени.
Творческите изобразителни документи във фондовете на художници, скулптори, архитекти се групират по жанр (карикатури, илюстрации на книги и т. н.), техника на изпълнение (с молив, акварел), по тема, по азбучен ред на авторските названия на произведенията и по хронология. Фотокопията и репродукциите се подреждат след оригиналите.
4.2.14. Във фондовете на архитекти при формирането на архивни единици с материали от архитектурни проекти, всички проекти за един архитектурен обект се обединяват в отделна архивна единица. В случай, че обемът на архивната единица е много голям, архивни единици се формират за отделните части на един обект. Този принцип се прилага и при формирането на архивните единици от творчески материали на инженери, конструктори и т. н.
4.3. Систематизиране на документи от служебната и обществената дейност.
4.3.1. Групират се по вид дейност, като се взема предвид коя от тях е най-характерна за фондообразувателя. Използуват се също номиналният, географският и хронологическият признаци самостоятелно или в съчетание.
4.3.2. В случаите, когато във фонда има документи за дейност на фондообразувателя в различни учреждения, документите за всяко учреждение се отделят в отделна група, а групата се систематизира по хронология. Ако документите са малко по обем, те се подреждат по въпросно-предметния признак и вътре по хронология.
4.3.3. Документите от редакторската работа на писател или научен работник са разглеждат и като документи от служебната и обществената работа и като творчески.
Редакторските документи, отнесени към документите от служебната и обществена дейност се групират по издателства или периодични издания, където е сътрудничил фондообразувателят, а вътре се разполагат в азбучен ред по автори, чиито произведения са редактирани.
4.3.4. Кореспонденцията в личните фондове се дели на 2 групи:
— писма на фондообразувателя;
— писма до фондообразувателя.
4.3.5. При формиране на архивни единици от кореспонденция с най-голяма точност се определя името на кореспондента, псевдонимът и прозвището му, точното наименование на учреждението или организацията, от които е писмото. При пълна невъзможност да се установи името на кореспондента, писмата се систематизират по външни белези, почерци, стил и др., за да се групират пак по кореспонденти или в краен случай по хронология.
4.3.6. Писмата на фондообразувателя и до него се подреждат по азбучен ред и по хронология. Когато е възможно, документите от двете рубрики се събират в една архивна единица.
4.3.7. Писмата на различни кореспонденти (лица или учреждения) по един и същ въпрос или тема могат да се обединят по тематичен признак в една архивна единица, а кореспондентите — по азбучен ред.
4.3.8. Приложенията (снимки, визитни картички, покани, звукозаписи и др.) не се отделят от писмата.
4.3.9. Писмата на фондообразувателя до неустановени лица, без точни обръщения, с нечетлив почерк, без подпис и с не особено важно съдържание се обединяват в една обща архивна единица, като се групират по почерка, а писмата написани с един почерк се подреждат по дати.
4.3.10. Ценните по съдържание писма от и до неустановени лица се отделят в отделна архивна единица.
4.3.11. Писмата и приложенията към тях се разгръщат в нормалния размер на листа, а пликовете се поставят непосредствено след съответните документи.
4.3.12. От визитните картички и от илюстрованите картички с текст архивните единици се формират така, както от писмата.
Визитните картички без текст, ако принадлежат на лица, от които има писма във фонда, се присъединяват към тези писма.
Визитните картички на лица, от които във фонда няма писма се обединяват в една архивна единица и се подреждат по азбучен ред на лицата.
4.3.13. При хронологическото подреждане на писмата най-напред се поставя точно датираното писмо, а след него останалите последователно, според точността на датировката.
Подреждането на документите по хронология става по възходящ ред на годините, месеците и дните.
4.3.14. Когато липсват дати, те се установяват по съдържанието, по — споменатите в писмата исторически или свързани с лицето събития, чрез съпоставяне на съдържанието с датирани писма, въз основа на публикации, по водните знаци върху хартията и т. н.
Писмата, на които не може да се установи датата, се подреждат след датираните писма.
4.3.15. Годините на документите, дадени в чужди летобройни ери се изчисляват в нашата летобройна ера по сравнителни таблици (вж. част втора на Кодекса, глава шеста).
4.3.16. В семейните и родовите фондове Кореспонденцията на всеки член на семейството или рода се систематизира по същия начин както в личния фонд.
В семейната преписка писмата на родителите общи по съдържание могат да се обединят в една архивна единица.
4.3.17. Писмата, подвързани по една или друга причина от фондообразувателя или друг техен собственик не се разкъсват. На всеки подвързан том се съставя вътрешен опис. Ако подвързаните писма са от един кореспондент, те се подреждат на своето азбучно място; подвързаните писма от различни кореспонденти се подреждат преди другите кореспонденти или след тях, в целесъобразна за случая последователност.
4.4. Систематизиране на изобразителни, печатни, кино и фонодокументи.
4.4.1. В този раздел се систематизират изобразителните, печатните, кино и фонодокументите, които не са приложения към някои от документите от другите раздели.
4.4.2. Албумите и снимките се систематизират по тематическа група: албуми, снимки на фондообразувателя, снимки на негови познати и близки, снимки, правени по време на различни пътувания, илюстровани картички и др.
4.4.3. Негативите на фотодокументите се систематизират по размери отделно от позитивите. Индивидуалните снимки на фондообразувателя се обединяват.
4.4.4. Рисунките, намиращи се във фонда, се систематизират по автори и по жанр (портрети, карикатури, пейзажи, детски рисунки и т. н.).
4.4.5. Фоторепродукциите и други видове репродукции се съхраняват отделно от оригиналите и в зависимост от обема могат да бъдат отделени в самостоятелен подраздел.
4.4.6. Печатните изобразителни документи се групират по вида на изданията (гравюри, картички, илюстрации на книги и др.) и по тематически групи. Отделните групи се подреждат вътрешно по хронология, по азбучен ред на имената на художниците, по наименование на местността или друг признак в зависимост от характера на тези документи.
4.5. Материалите на близки и родственици се систематизират по лица и по същите раздели, като документите на фондообразувателя.
4.6. Колекция, създадена от фондообразувателя в процеса на неговата работа и състояща се от отделни видове документи (автографи, позиви, картички, албуми, афиши, програми, изрезки от вестници и др. се систематизира по вида на документите, а вътре, в зависимост от вида, по азбучен, тематически или хронологически признак.
Колекциите, събирани по отделни теми (материали по история на работническото движение, по история на литературата и т. н.), се систематизират по тематичен, географски, номинален, азбучен, хронологически и други признаци (в съчетание на два или повече признака; или се запазва редът, даден от създателя на колекцията.
4.7. След разпределянето на документите по основните раздели и вътре в самите раздели и подраздели на класификационната схема се извършва формиране на архивните единици.
4.7.1. Архивната единица може да се състои от един документ или от група документи, обединени по някои от посочените до тук признаци. Всеки от признаците може да бъде взет за основен и да се използува както самостоятелно, така и в съчетание с един или няколко други признака.
4.7.2. Във формираните архивни единици документите се разполагат с оглед на тяхната взаимна връзка и хронологическа последователност.
4.7.3. Обемът на архивните единици е целесъобразно да не превишава 40–50 листа, а за оригинални рисунки и чертежи — 10–15 листа.
4.7.4. Нестандартните по размери и специфичните по вид документи (звукозаписи и др.) се описват с другите документи в съответните раздели, а се съхраняват отделно от тях при специални условия.
4.7.5. В случаите, когато част от архивните единици във фонда са формирани от самия фондообразувател, при създаването на новите архивни единици се взема пред вид съществуващата система на формирането им.
4.7.6. Когато корицата на архивната единица е надписана от фондообразувателя, съдържа негови бележки или има художествена или историческа ценност, се поставя нова обвивка, а старата корица се съхранява и номерира заедно с другите листа.
4.8. Систематизация на документи в разпиляно състояние.
Извършва се в същата последователност и при същите принципи и критерии, използувани при систематизацията на документите на съответния фонд. Към нея се пристъпва след систематизацията на формираните архивни единици, като:
— документи, изпаднали от архивните единици от фонда се връщат на предишните им места;
— разшити и разбъркани архивни единици се възстановяват в първоначалния ред, ако е бил правилен;
— документи, които по своята форма, съдържание или друг признак допълват създадените във фонда архивни единици се присъединяват към тях. В заверителния надпис на такива архивни единици се отбелязват прибавените листове;
— от документи, непринадлежащи към нито един от споменатите случаи, се формират нови архивни единици, които се систематизират по схемата наред с другите документи от фонда.
4.9. Отнасяне на архивните единици по раздели.
Практическата работа по групиране и разполагане на документите във фонда се извършва по два начина:
4.9.1. Чрез непосредствена систематизация. Архивните единици физически се групират по основните раздели, групите и подгрупите на класификационната схема.
4.9.2. Чрез фишова систематизация. Всяка архивна единица се описва на фиш. Посочват се всички необходими елементи на описанието и се поставят временни номера на фиша и на архивната единица. Така съставените фиши се групират по схемата и се номерират още веднъж. Накрая се групират и самите архивни единици.
Фишовият начин на систематизация се прилага при големи по обем и сложни по състав фондове, както и при разкъсани архивни единици (с цел минимално повреждане на документите).
V. Експертиза на ценността на документите в държавния архив
1. Общи положения.
1.1. Провежда се в следните случаи:
— за документите на даден фонд или част от фонда на учреждение, приети в държавния архив без научно-техническа обработка, включително без проведена експертиза на ценността им;
— с оглед оптимизацията на Държавния архивен фонд в количествено и качествено отношение (за премахване на вътрефондовата и междуфондовата повторяемост по вертикал и по хоризонтал);
— на фондове и документи от личен произход.
1.2. Експертиза на ценността на документите на необработени фондове се провежда съгласно изискванията, изложени в част втора на Кодекса, глава първа.
2. Експертиза на ценността на документи с повтаряща се информация.
2.1. Под повторение на документалната информация се разбира нейното възпроизвеждане или преобразуване, в резултат на аналитико-синтетична преработка на информацията от първичните документи за съставяне на вторични.
2.2. Обемът на информацията и характерът на нейната повторяемост зависят от целевото предназначение и конкретното съдържание на документите и от равнището на управление, на което те се създават.
2.3. Различават се два основни вида повторяемост:
— просто повтаряща се информация. Представлява пълно или частично възпроизвеждане на думи или знаци от първичните документи във вторичните;
— преработена документна информация. Представлява аналитико-синтетично преобразуване на документната информация от първичните документи във вторичните.
2.4. На всеки вид съответствуват определени форми на повторяемост на документната информация.
Формите на просто повтарящата се информация са: дублиране, копиране (пълно и частично), цитиране.
Формите на преработената документна информация са: изложение, рефериране, превод, вариантност, концентрация, сумиране, обобщение, разгръщане.
2.5. Между различните форми на двата вида повторяемост съществува взаимна връзка и приемственост. Различни форми на повторение намират място и в един документ.
2.6. Основните цели на подбора на документите с повтаряща се информация са:
— осигуряване на необходимата пълнота на информацията, съдържаща се в документите на Държавния архивен фонд при разумно съкращаване на техния физически обем и при запазване на оптимално съотношение между първична и обобщена информация;
— съответствие на документите на съхраняваните фондове на профила на конкретния държавен архив;
— правилно определяне състава на архивните фондове, чрез отчитане на тяхната взаимна връзка с информационните комплекси, съхранявани в други хранилища;
— подобряване на условията на съхранение на намиращите се в архивите оригинални документи;
— по-голяма ефективност на използуването на документите от Държавния архивен фонд за научни и практически цели.
2.7. При експертиза на ценността на документи с повтаряща се информация се прилага системата от общи критерии за експертиза (групите критерии за съдържание, произход и външни особености на документите) и редица специфични критерии.
2.8. Специфичните критерии, прилагани при експертиза на ценността на документи с повтаряща се информация са:
— характер на повторението на документната информация, което е: вътрешнофондово, вътрешноотраслово и междуотраслово;
Определящи фактори в случая са характерът и нивото на информационните връзки между разглежданите документи, влияещи върху вида и формата на повторението.
— вид и форма на повторение на информацията;
Чрез сравнителен анализ на текста на първичния и вторичния документ се определят: ролята на първичния документ при създаване на вторичния; целта на създаване на вторичния документ, управленческите функции, обслужвани от първичния и вторичния документ.
— степен на пълнота на повторението от първичния документ във вторичния;
В случай на пълно повторение се отчитат факторите: роля на първичния документ в създаването на комплекса взаимно свързани документи по даден въпрос; функция на първичния документ в системата и неговата оригиналност; нуждите на използуването.
— пълнота на статистическите форми;
Прилага се при определяне на ценността на документи по отчетно-счетоводна дейност.
— периодичност на документообразуването;
Прилага се при определяне на ценността на еднотипна по форма документация за различни периоди от време (месец, тримесечие, година и т. н., винаги заедно с критерия за степен на пълнота на повторението.
— местонахождение на документа и държавен архив, където ще се съхранява той;
Прилага се при комплектуване на взаимно подчинени учреждения и решава въпроса в кои от архивите и в кои фондове ще се съхраняват дублетните екземпляри.
— вид (разновидност) на първичния и вторичния документ;
Отчита се промяната на традиционната функция на документа в процеса на управлението, която води и до промяна на неговата ценност.
— използуването на документната информация в държавния архив.
Прилага се при оценка както на първични, така и на вторични документи, с цел осигуряване на максимални информационни възможности на дадения фонд за нуждите на използуването.
2.9. Експертизата на ценността на документите с повтаряща се информация се извършва по комплекси и се нарича комплексна експертиза.
Тя представлява повторно определяне на ценността на документите на дадено учреждение с оглед на тяхната връзка със състава и съдържанието на документите в определена система от учреждения. Извършва се в държавния архив от високо квалифицирани специалисти-архивисти.
Забележка: При добра организация на работата по комплектуването в даден архив е възможно и целесъобразно провеждането на комплексната експертиза още при подготовката на група взаимносвързани фондове за приемане в архива.
В национален мащаб е възможно и целесъобразно координирането на експертизата на ценността, на документите, провеждана в даден отрасъл от Централния държавен архив на НРБ и от окръжните държавни архиви.
2.10. В процеса на комплексната експертиза се коригират всички допуснати при комплектуването и фондирането грешки.
2.11. За постигане на максимално единство при определяне на ценността на документите в цялата система от архиви и за повишаване на качеството на комплексната експертиза е целесъобразно да се използува списък на основните видове документи с повтаряща се информация с указания за архива и фонда, където те следва да се съхраняват.
2.12. Най-голямо разпространение документите с повтаряща се информация намират в системите на организационно-разпоредителната, плановата и отчетната документация.
2.13. Провеждането на комплексна експертиза преминава през следните етапи:
— определяне кръга от фондообразувателите, по чиито фондове ще се проведе комплексната експертиза;
— определяне значението и мястото на всеки един фондообразувател в системата на дадено ведомство (по вертикал) или в системата еднородни по функции учреждения (по хоризонтал);
— определяне на окончателния обем документи за постоянно запазване чрез преглеждане на всеки документ поотделно.
2.14. Комплексната оценка се провежда и по три направления:
— оценка на повтарящи се документи на учреждението-автор;
— оценка на повтарящи се документи, постъпили от други учреждения от същата система;
— оценка на повтарящи се документи, постъпили от учреждения от друга система.
2.15. Основните видове повторения на информацията в организационно-разпоредителната документация са дублиране, цитиране и изложение. Видът, формата и пълнотата на повторението, а така също и решаването на въпросите, свързани с определянето на ценността на организационно-разпоредителните документи зависят от конкретните управленчески функции, които се документират и от маршрута на документите (по хоризонтал или вертикал), по който те постъпват в даденото учреждение.
2.15.1. Документи с повтаряща се информация от организационно-резпоредителен характер на учреждението-автор възникват в процеса на осъществяване на връзка между структурните подразделения. По форма повторението бива главно:
— дублиране;
Прилагат се при оценката критериите за оригиналност и местонахождение. В случай, че фондът на учреждението е водещ за архива, който го комплектува или че дейността на учреждението има особено значение за характеризиране спецификата в развитието на народното стопанство на дадената територия и дублираните документи широко се използуват, освен оригинала се запазват и един или два дублета. Съответният архив сам определя мястото на съхранение на дублетните документи.
— цитиране и изложение;
Прилагат се при оценката критериите за съдържание на документа и степен на пълнота на повторението. Обикновено се запазват само сводните документи и документите, фиксиращи взето решение.
— вариантност;
Прилагат се при оценките групата критерии за съдържание на документа. По правило не се запазват вариантите на разпоредителните документи, в случай, че се различават само редакционно. При определяне на ценността на варианти на програмни документи и творчески материали се вземат под внимание интересите на използуването, с оглед историята на въпроса, историята на текста и др.
— обобщение.
Прилагат се при оценката критериите степен на пълнота на повторяемост на информацията от първичните документи във вторичните, ценност на неповторената информация, авторство, юридическа сила на документа.
2.15.2. Документи с повтаряща се информация в даден отрасъл се създават в резултат на осъществяване на функциите на ръководство от страна на висшестоящите отраслови органи по отношение на подведомствените и подотчетните им учреждения.
Повторение на информацията се среща както при движение на документите отгоре надолу, така и при движение от долу нагоре.
Основни форми на повторението в случая са: дублиране, цитиране и изложение (при движение на документите от горе надолу) и обобщение и изложение (при движение в обратна посока).
Прилагат се при оценката главно критериите за: съдържание, автор и юридическа сила на документа, пълнота на повторение на информацията от директивния документ, интересите на използуването.
2.15.3. Документи с повтаряща се информация от междуотраслов характер възникват в резултат на координирането и съгласуването на въпросите на управлението и изработването на единно решение. Най-разпространените форми на повторение в случая са дублиране и вариантност.
Прилагат се при оценката критериите: ценност на информацията, автор, оригиналност, юридическа сила и функция на документа.
Отчитат се също връзките между учрежденията от различните отрасли и тяхната роля в управлението.
Документи с ръководен и нормативен характер, чиито автори са две или повече учреждения, се съхраняват във фонда на всяко от учрежденията-автор.
2.16. Най-характерни форми на повторяемост на информация в плановите документи са дублетност, вариантност, обобщение, сумиране и цитиране.
2.16.1. При определяне на ценността на плановите документи на учреждението-автор се прилагат критериите: оригиналност, степен на пълнота на повторената информация, местонахождение, юридическа сила и физическо състояние на документа и интереси на използуването. Анализира се и процесът на създаване и движение на плановите документи във всяко конкретно учреждение (този процес се отразява още при изготвяне на номенклатурата на делата).
2.16.2. При определяне на ценността на плановите документи, постъпили от други учреждения от системата, се прилагат критериите: степен на пълнота на повторението, ценност на неповторената информация и юридическа сила на документа.
В случай на изменение на плана в процеса на изпълнението му, при определяне на ценността на извършените корекции се отчитат също местонахождението на дадения план, интересите на използуването и степента на повторение на неговата информация в плановете на висшестоящите учреждения, както и функциите, мястото и значението на учреждението-автор на документа в национален и местен мащаб.
2.16.3. При определяне на ценността на планови документи, получени от учреждения от други системи, се прилагат критериите: степен на повторение на информацията, автор на документа и интереси на използуването (с оглед пълнотата на приемания на държавно съхранение документален комплекс).
2.16.4. Определянето на ценността на плановите документи, възникнали в резултат от изпълнение на кампанийни мероприятия се извършва конкретно за всеки документ, чрез прилагане на всички изброени по-горе критерии, като се обръща особено внимание на ценността на неповторената информация, автора, местонахождението на документа и значението на отразените в него дейности, инициативи на трудещите се и т. н.
2.16.5. Организационно-разпоредителната документация, възникваща в резултат от изготвянето и изпълнението на плановете се оценява според критериите и изискванията, изложени по-горе.
2.17. Най-характерните форми на повторяемост на информацията в отчетната документация са обобщение, сумиране и цитиране.
2.17.1. При определяне на ценността на плановата документация на учреждението-автор се прилагат критериите: оригиналност, автор на документа, пълнота на статистическите форми, юридическа сила, местонахождение и период, за който е създаден документът.
2.17.2. При определяне ценността на отчетни документи получени от други учреждения от същия или друг отрасъл се анализира на първо място тяхното движение по вертикал и хоризонтал и след това се прилага цялата система от критерии за определяне на ценността на документите с повтаряща се информация.
2.17.3. При определяне на ценността на статистически отчети, освен анализиране на тяхното движение се спазват следните конкретни изисквания:
а) с оглед премахване на вътрефондовата дублетност, от всички фондообразуватели-автори на постоянно съхранение подлежат годишните статистически отчети, приложени като необходими съставки на годишните отчети, доклади и баланси, включително и подвързани в отделните дела допълнителни статистически годишни и еднократни отчети, след прочистването им от дублетните форми;
Месечни, тримесечни, шестмесечни статистически отчети, справки, сведения, разработки, таблици и др. не подлежат на постоянно съхранение. В случай, че годишните статистически отчети липсват, се запазват шестмесечните, при липса на шестмесечните — тримесечните и. т. н.
Тези изисквания намират отражение още в номенклатурата на делата със срокове за съхранението им.
б) с оглед премахване на междуфондовата дублетност, на постоянно съхранение се приемат само оригиналните годишни статистически документи на фондообразувателя-автор. Изпратените в контролиращите и наблюдаващи учреждения месечни, тримесечни, срочни еднократни и годишни статистически отчети на низовите учреждения не подлежат на постоянно съхранение, освен в случаите, когато се използуват за попълване на установени липси в съответния фонд.
От Окръжно статистическо управление (ОСУ) и Градско статистическо управление (ГСУ) — София на постоянно съхранение подлежат оригиналните годишни сводки, сборни, групировъчни и други отчети и табулограми. На постоянно съхранение се приемат също и еднократните статистически отчети, районните и градски разработки на ГСУ — София и градските разработки на ОСУ.
Получените в ОСУ или ГСУ месечни, тримесечни, шестмесечни и годишни отчети от учрежденията в даден окръг не подлежат на постоянно съхранение, освен в случай, че липсват съответните сводни, сборни или групови годишни статистически отчети.
— на постоянно съхранение не подлежат също и ежедневните, десетдневните и месечни сводки, сборни, групови и други вътрешни статистически отчети, създадени от ОСУ или ГСУ;
— от ГСУ и ОСУ на постоянно съхранение се приемат само годишните сборни сводки, групировъчни и други статистически отчети, изготвени от ЦСУ;
— месечните, тримесечните, шестмесечните и годишни сборни, сводни, групировъчни и други статистически отчети, получени в ЦСУ от ГСУ и ОСУ не подлежат на постоянно съхранение. Това се отнася и за сборните статистически отчети на министерствата, комитетите и ведомствата за дейността на подведомствените им учреждения, изпратени в ЦСУ направо от съответното учреждение-автор;
— месечните, тримесечните и шестмесечните сборни отчети на ЦСУ не подлежат на постоянно съхранение, освен в случай, че липсват съответните годишни отчети.
Забележка: Обстоятелството, че са публикувани отделни данни или цели документи в служебни бюлетини и статистически годишници не оказва влияние върху определянето на сроковете за съхранение на статистическите документи, тъй като посочените по-горе статистически форми се явяват оригинални първоизточници на най-пълна и точна информация.
2.18. Ценността на всички други видове и разновидности документи с повтаряща се информация се определя чрез провеждане на комплексна експертиза и прилагане на цялата система от критерии за определяне ценността на документи с повтаряща се информация, а така също и на общовалидните принципи и критерии на експертизата на научната и практическа ценност на документите.
3. Експертиза на документи от личен произход.
3.1. При определяне категориите и видовете лични документи, подлежащи на държавно съхранение, се отчитат:
— възможностите за използуване на документите с цел проучване на определен исторически процес;
— възможностите за използуване на документите с цел изследване живота и дейността на дадено лице.
За част от документите от личен произход е характерна принадлежност както към личния фонд, така и към фонда на учреждението или организацията, в която лицето е работило или членувало. За осигуряване на единство и недробимост на личния архивен фонд, документите от служебната дейност на фондообразувателя се заместват в този фонд с копия или се прави препратка към фонда на съответното учреждение или организация.
3.2. Методологическите основи и принципите за експертиза на ценността на документите от личен произход не се отличават от тези за останалите видове документи. Наложително е, обаче, приложението на специфични критерии за оценка на тяхната научна, историческа и практическа ценност, а именно:
— роля и значение на лицето — автор или адресат на документа;
— отношение на документа към живота и дейността на фондообразувателя;
— реликвеност на документа;
— уникалност на документа;
— време на написване на документа;
— физическо състояние на документа.
3.3. За правилно определяне ценността на документите от личен произход се подхожда конкретно към всеки фондообразувател.
В зависимост от мащабите на дейност и приноса на фондообразувателите за развитието на науката и изкуството и ролята им в обществено-политическия живот, съществуват и различни категории фондообразуватели.
3.4. При класиците и най-видните представители на литературата и изкуството от капиталистическата епоха и при най-известните обществено-политически, стопански, държавни и други дейци се приемат на държавно съхранение максимален брой документи. Като неценни се отделят само дублиращи се машинописни копия без бележки по тях, непопълнени бланки, пощенски картички без писмен текст и не съставляващи колекция към фонда. Документите от типа на записи на телефони и адреси, изрезки от книги, вестници и списания, медицински рецепти, театрални билети, квитанции за получени суми и други се запазват, в случай, че след щателна експертиза на ценността се установи, че имат връзка с документите на фонда и представляват научна, реликвена или друга ценност.
3.5. При другите обществено-политически и стопански дейци от капиталистическата епоха и при други дейци на литературата и изкуството, носители на научни степени и звания, на международни и национални награди ценността на документите се определя с оглед развитието на съответния отрасъл и на литературата или изкуството, а не толкова с оглед живота на дадения фондообразувател.
От тази категория не се запазват:
— от творческите материали, не всички варианти на литературни и други разработки, особено при наличие на завършени техни ръкописи във фонда;
— от служебните документи тези, които се дублират във фондовете на съответните учреждения или не представляват особена научно-историческа ценност и не съдържат нови сведения за историята или дейността на учреждението;
— от биографичните документи — детски рисунки, ученически тетрадки, конспекти на учебници, билети за зрелищни мероприятия, членски книжки от спомагателни каси, клинични анализи, рецепти;
— от документите за имуществено-стопанското положение, писма на търговски организации и учреждения за битово обслужване, ремонти и др.;
— от материалите, събрани от фондообразувателя — изрезки от печатни издания без отношение към творчеството и биографията му случайни броеве от вестници, включително и с бележки по тях (също без отношение към творчеството му), кулинарни и други рецепти.
3.6. При лица, намиращи се в приятелски, служебни или родствени връзки с изтъкнати свои съвременници се запазват само документи, които отразяват основната дейност на фондообразувателя и съдържат основни или важни допълнителни сведения за съответните изтъкнати личности, за учрежденията, в които те са работили, както и за развитието на онези сфери на изкуството, литературата и обществено-политическия живот, за които са допринесли.
В случай, че документите от тази категория са достатъчни, от тях се образува фонд. При по-малко по обем или по-маловажни по съдържание документи от тях се образува тематична колекция, частично постъпление или се присъединяват към фонда на съответния изтъкнат деец, ако има такъв.
3.7. При оценката на документите на дейци от социалистическата епоха се взема под внимание наличието на различни категории фондообразуватели. Най-важните от тях са:
— изтъкнати представители на науката, литературата, изкуството, народното стопанство и други отрасли на обществено-политическия живот, които са внесли нещо ново, съществено повлияло върху развитието на отрасъла или сферата на живот, в която е работил фондообразувателят;
— последователи на изтъкнатите личности, творчески развили начинанията им и с това допринесли за общото развитие на съответния отрасъл;
— активни участници в почини, движения и други трудови и творчески инициативи, с усилията на които са решавани стратегическите задачи на определени етапи от развитието на социалистическото общество (рационализатори, герои на социалистическия труд, ударници и др.);
— лица в родствени или дружески връзки с изтъкнати съвременници, очевидци на значителни събития, колекционери и др., запазили документи и спомени за съответните лица и събития.
3.8. Критерият «съдържание на документа» има същото значение както критериите за съдържание при учрежденските документи. Наред с това се има предвид спецификата на документите в личния фонд, произтичаща от непосредствената им връзка с живота и дейността на определено лице.
От гледна точка на съдържанието им се различават три категории документи от личен произход, а именно:
— документи, подлежащи на безусловно приемане на държавно съхранение;
— документи, подлежащи на внимателен подбор, преди приемането им на държавно съхранение;
— документи, неподлежащи на държавно съхранение.
3.9. Като се изхожда от категориите фондообразуватели и документи се решава въпросът за приемането на държавно съхранение или унищожаване на следните видове документи:
— ръкописи на произведения, доклади, съобщения, които не надвишават средното ниво и не дават нищо особено ново за изучаване на разглеждания в тях проблем;
— чернови и подготвителни материали към такива ръкописи.
При фондообразуватели от втора категория се има пред вид дали съответните документи са публикувани или не, като при наличие на публикации ръкописите и черновите не се запазват. Ако няма или не може да се намери публикацията, целесъобразно е консултирането със специалист в съответната област за правилно определяне ценността на документа.
Документи от биографичен характер — ученическа тетрадки, дневници и др., за фондообразуватели от втора и трета категория по правило не подлежат на държавно съхранение, освен ако в тях не се отразяват особено интересни моменти от творческото създаване и развитие на фондообразувателя или неговите произведения или открития.
3.10. Експертизата на ценността на документите от личен произход се провежда на три етапа. Това се налага от юридическия статут на документите от личен произход, които са собственост на едно или друго лице. На държавно съхранение те могат да постъпят само въз основа на доброволно съглашение между архива и собственика на документите с приемане, и спазване на евентуални уговорки.
3.10.1. Първи етап на експертизата на ценността на документите от личен произход е предварителната експертиза, т. е. експертизата на документите при приемането им в архива.
Предварителната експертиза е задължителна ако постъпването на документите в архива става срещу заплащане. При постъпване чрез дарение или по някакъв друг начин експертизата изцяло се извършва в самия архив.
3.10.2. Втори етап на експертизата на ценността на документите от личен произход е експертизата в архива като част от научно-техническата обработка. Тук намират пълно приложение всички изброени по-горе принципи, критерии и съображения за определяне научно-историческата и познавателна ценност на документите от личния архивен фонд.
3.10.3. Трети етап на експертизата на ценността на документите от личен произход е попътната експертиза. Тя се провежда по време на всякакъв вид работа с документите като тематично разкриване, усъвършенствуване на научно-справочния апарат, проверка на наличието и състоянието на документите, попълване на фонда с нови постъпления. Унищожават се много екземплярни, повтарящи се документи и документи, които с течение на времето са се оказали неценни или чието оставяне на държавно съхранение е нецелесъобразно в резултат на ново приемане на документи.
3.10.4. Унищожаването на документи на втория и третия етап на експертизата на ценността им се извършва по решение на назначена от директора на архива експертна комисия, която съставя и съответния протокол. Ако отделените от фонда като неценни документи могат да намерят място в музейни сбирки или библиотеки, целесъобразно е да бъдат изпратени там, а не да бъдат унищожени.
След приключване на експертизата в отчетно-регистрационните документи се посочва къде са изпратени отделените от фонда документи или номерът на протокола на експертната комисия, с който са унищожени. Самият протокол се прилага към делото на фонда.
VI. Описание на архивните единици и съставяне на инвентарни описи
1. Обхват на описанието в държавните архиви.
1.1. Описанието на архивните единици е съставна част от научно-техническата обработка на архивните фондове.
1.2. Чрез описанието на архивните единици се разкрива съставът и съдържанието на документите във всяка една от тях с цел осигуряване на бързото им издирване.
1.3. На описание подлежат всички архивни единици от архивните фондове, като:
1.3.1. В случай, че описанието във фондовете, приети от учрежденията-фондообразуватели, отговаря на методическите изисквания (вж. част втора на Кодекса, глава първа), след съответна проверка от специалистите в държавния архив, то остава непроменено.
1.3.2. Подлежат на описание само неправилно описаните или приети без инвентарни описи дела, както и документите във фондовете от личен произход.
2. Съхранение и използуване на описите.
2.1. Описите се съхраняват в делото на фонда и се предоставят за използуване на архивистите и на читателите.
2.2. В графа «Забележка» се вписват сведения за физическото състояние на документите, за отчисляваното, каталогизирането и микрофилмирането им. Каталогизираните документи се отбелязват с печат «К», а микрофилмите — с «МФ».
2.3. При изваждане или включване на нови архивни единици в даден опис се прави нова рекапитулация.
3. Особености при описанието на документи от личен произход.
3.1. Когато автор на документите в архивната единица е някое лице, в заглавието се вписва неговото пълно име. Собственото и бащиното име на известни лица се отбелязват само с инициали, като се посочва и заеманата длъжност. Например:
Писма на Г. Живков, министър на просвещението, до сестра му В. Благоева.
3.1.1. Общоприетите добавки към името на автора, като научни степени и звания, професионална квалификация, военни и политически чинове, благороднически титли и частици за благородство (доктор, професор, свещеник, хаджи, граф, фон, дьо и др.) се пишат в заглавието на архивните единици пред името на автора в съкратена ферма и без инверсия. Например:
д-р Иван Селимински, проф. Димитър Шишманов, свещ. Георги Тилев, х. Генчо, Ги дьо Мопасан, Лудвиг ван Бетовен, Рихард фон Мах
Забележка: Наименованието на фонда, което също се нанася върху обвивката на всяка архивна единица в дадения фонд (в средата на листа под щемпела с исковите данни), се изписва с инверсия. Например:
Селимински, д-р Иван; Шишманов, проф. Иван
3.1.2. При документи на жени, променили фамилното си име, се посочва името, с което съответната жена е най-известна, а в скоби — фамилното име преди или след омъжването й. Например:
Петя Герганова (Стаматова)
3.1.3. При лица, известни с множество псевдоними и прозвища, в наименованието на фонда се отразява най-популярният, а в заглавието на архивната единна само този псевдоним, с който са подписани документите в нея.
3.1.4. Когато автори на документи са лица от царски произход или представители на духовенството, се посочват титлата и санът, като за представителите на духовенството се посочва в скоби и светското име. Например:
цар Иван Асен II, митрополит Климент (Васил Друмев), патриарх Кирил (Константин Марков)
3.1.5. Имената на чужденци се пишат в българска транскрипция и със съвременен правопис, а в скоби — на оригиналния език. Например:
Ф. С. Архенхолд (F. S. Archenhold), Констанс Бойл (Constance Boyle), Бери Халахан (Bery Halahan)
3.1.6. Имената на много известни чуждестранни писатели, дейци на науката, културата и изкуството се пишат само в българска транскрипция и със съвременен правопис. Например:
Виктор Юго, Фридрих Шилер, Волфранг фон Гьоте
3.2. При съставяне на заглавия на архивни единици, съдържащи ръкописи на литературни произведения, на първо място се отбелязва името на автора или псевдонимът му, а след това заглавието на произведението и жанрът. Посочените три елемента се отделят един от друг с точки. Например:
П. К. Яворов. «В полите на Витоша». Драма.
3.2.1. Авторско заглавие се запазва, като се поставя в кавички. При наличие в ръкописа на авторско заглавие, отличаващо се от заглавието, под което е публикувано произведението, се посочва заглавието, дадено в ръкописа, а в квадратни скоби се пише другото заглавие. Ако заглавието на произведението или отделни думи от него са зачертани от автора, зачертаните думи се възстановяват и тези особености се отбелязват. В случай, че на самия ръкопис са написани две заглавия, на първо място се посочва заглавието, с което произведението е известно в литературата, а второто заглавие се поставя в скоби след него. Например:
Кюлявков Кр. «Артисти» (Американци). Комедия.
3.2.2. Когато ръкописът на публикувано произведение няма заглавие, то се установява по печатни източници и се поставя в квадратни скоби. При непубликувани произведения (художествени, научни, публицистични и др.) на първо място в заглавието се посочва жанрът на произведението, след което се дава кратка характеристика на съдържанието.
3.2.3. В случай, че в архивна единица, състояща се от стихотворение, липсва наименованието на стихотворението, в заглавието се включва първата строфа. Например:
Д. Дебелянов. «Защо, защо?». Стихотворение.
3.2.4. Когато в архивна единица, състояща се от цикъл стихотворения, липсва наименование на цикъла, в заглавието се посочват заглавия на отделни стихотворения. Например:
А. К. Разцветников. «Чувате ли жален птичи глас», «Минзухари», «Май», «С мен всички в златните поля» и др. Стихотворения.
3.2.5. При съставяне не заглавията на архивни единици, съдържащи драматични или комедийни по жанр произведения се посочва наименованието, дадено им от автори (трагедия, драма, комедия, фарс, водевил и т. н.). Когато жанрът е трудно определим, посочва се обобщено «пиеса» и броят на действията, а ако ръкописът е само откъс — съответното действие, ако е посочено конкретно. Например:
Вазов, Ив. «Престолът». Историческа драма в 5 действия; Тодор, П. «Зидари». Драма, откъс от II действие.
3.2.6. При архивни единици, съдържащи сценарии за кинофилми и представления, се посочва точното заглавие на сценария. Когато сценарият е написан по произведение на друг автор, посочва се името на автора и жанрът на използуването произведение. Например:
В. Радев. «Осъдени души». Литературен киносценарии по едноименния роман на Д. Димов.
3.2.7. В заглавията на архивни единици, състоящи се от либрето, освен авторът на либретото се посочва композиторът, заглавието и жанрът на произведението.
В заглавията на архивни единици, състоящи се от рецензии, се посочва авторът и заглавието на рецензията, а също авторът и заглавието на рецензирания труд. Например:
Е. Спространов, Рецензия на повестта «Ранни младини» от Е. Узунов.
3.2.8. При архивни единици, състоящи се от лекции, изказвания, доклади и техните планове или тезиси, се посочват авторът, заглавието и видът на документите. В случай, че липсва заглавието, се посочва темата.
3.2.9. При архивни единици, състоящи се от преводи, се посочват авторът на произведението, заглавието, дадено от преводача, заглавието на оригиналния език, жанрът или видът на документите, името на преводача, от какъв език е направен превод. Например:
В. Юго. «Клетниците» (Les Misérables). Роман. Превод на Харитон Генадиев от френски език.
3.2.10. При архивни единици, състоящи се от документи, подготвени за публикуване, се посочва името на съставителя и заглавието на публикацията. Например:
Г. Димов. Архив на Г. С. Раковски. Писма и ръкописи. Т. 1. Сборник. Макет. Ръкопис.
3.2.11. При архивни единици, състоящи се от мемоари, се посочва името на автора, заглавието, видът на мемоарите и хронологичните граници. Например:
Ст. Заимов. «Кой съм?». Спомени за революционната му дейност преди Освобождението.
3.2.12. В заглавията на архивни единици, състоящи се от дневници и бележници, се дават сведения и за тяхното съдържание. Например:
Дневник на проф. А. Златаров за видяното и преживяното в СССР през 1935 г.
3.2.13. При архивни единици, състоящи се от работни материали (чернови, бележки, конспекти и др.) се посочва темата, за която се отнасят материалите и техният вид. При възможност се посочват и заглавията на книгите, които са конспектирани. Например:
Ст. Заимов. «Миналото». Чернови, бележки и спомени.
3.2.14. В заглавията на архивни единици, състоящи се от интервюта или беседи с фондообразувателя или за него, се посочва кой е водил беседата, къде, с кого и по какви въпроси. Например:
Беседа на архивисти с Хр. Бръзицов, записана в ЦВДА, за журналистическата му дейност.
3.3. При архивни единици, състоящи се от нотни ръкописи, се посочва авторът, наименованието на произведението, номерът, жанрът, авторът на текста, тоналност, инструментът, за който е предназначен, брой на частите, посвещение (ако има такова).
3.3.1. При архивни единици, съдържащи ръкописи на опери, оперети и балети, елементите на заглавията се разполагат в следния ред: автор, наименование, жанр, брой на действията и картините, автор на либретото, език (ако текстът на либретото е на чужд език), наименование на частта (ако ръкописът е непълен). В случай, че частите са няколко, не се описват в заглавието, а им се прави вътрешен опис. Например:
Маестро Георги Атанасов. «Македонска кървава сватба». Опера в 3 действия и 1 картина. Либрето — Б. Чернодрински.
При клавира на опера или оперета се посочва неговият вид — с пеене, с подписан текст или без текст.
При музика към отделни спектакли или филми се посочва театърът, в който е поставен спектакълът и неговият режисьор.
3.3.2. Елементите на заглавията на архивни единици, състоящи се от ръкописи на инструментални произведения, се разполагат в следния ред: автор, наименование, жанр, основна тоналност, състав на оркестъра, автор на сюжета, номер на произведението, брой на частите.
3.3.3. В заглавията на архивни единици, състоящи се от ръкописи на симфонични и камерни произведения, се отбелязва за какви инструменти или оркестър е написано произведението — за пиана, инструментален ансамбъл, симфоничен или духов оркестър, народни инструменти, джаз-оркестър, и т. н. При ансамбъл се посочва и съставът на инструментите (квартет за цигулка, алт и виолончело, трио за пиано, цигулка и виолончело).
3.3.4. При музикални преработки (оркестрови произведения и преработка за пиано или произведения за солови инструменти в оркестровка от други автори) се посочва авторът на произведението, наименованието му, за какви инструменти е направена преработката, авторът на преработката.
Когато преработката е направена от самия автор на произведението (композитора), в заглавието се отбелязва, че преработката е от автора.
3.3.5. Заглавията на архивни единици, състоящи се от ръкописи за кантати и оратории, включват следните елементи: автор, наименование, жанр, състав на хора и солистите, с какъв съпровод е, автор на текста, номер на съчинението, брой на частите.
3.3.6. При произведения за вокален ансамбъл се посочва какъв е ансамбълът — дует, трио, квартет и за какви гласове е написано произведението. Например:
Петко Стайнов. Конници. Балада за мъжки четиригласен хор.
3.3.7. Заглавията на архивни единици с ръкописи на солови вокални произведения се състоят от следните елементи: автор, наименование, жанр, за какъв глас (сопран, алт, тенор, баритон, бас), с какъв съпровод, автор на текста, номер на съчинението, номер на произведението в цикъла. Например:
Тодор Попов. «Люлчина песен». За сопран и клавир.
3.3.8. При сборници с пиеси за пиано се посочва тяхното общо наименование, след което това на отделните пиeси. При сборниците с романси се посочва: наименование на сборника, жанр, за какъв глас са написани, фамилното име на поета, ако всички стихове са от един автор, или на поетите.
3.3.9. В заглавията на архивни единици, състоящи се от обработки на народни песни, се посочват авторите на обработките, наименованията на произведенията и каква обработка им е направена. Например:
Филип Кутев. «Лале ли си, зюмбюл ли си». Обработка за женски четиригласен хор.
3.4. При режисьорски екземпляри и разработки на пиеси и други материали, които са свързани с работата на режисьора над спектакъла (монтаж, мизансцен, планиране и др.), се посочва името на режисьора, наименованието на спектакъла, на автора на пиесата, видът на документите, театърът, в който е поставен спектакълът. Например:
Драган Кърджиев. «Аида». Опера от Джузепе Верди. Режисьорски планове, бележки, скици за костюми, реквизит и др. за постановката в Софийската народна опера през 1938 г.
3.5. При архивни единици, състоящи се от снимки, се посочва името на фотографираното лице — фондообразувател, събитието и датата. Когато фондообразувателят е фотографиран с други лица, в заглавието се отбелязва: «Групова снимка на ...».
3.5.1. В заглавията на архивни единици, състоящи се от снимки на артисти в различни постановки, се посочват наименованието на постановката, името на режисьора, имената на актьорите, театърът, в който е поставен спектакълът и сезонът. Например:
«Странджата» от «Хъшове» на Иван Вазов. Снимка на Константин Кисимов в роля, изпълнявана в Народния театър през 1949 г.
При роли, изпълнявани в киното, се посочва ролята и наименованието не филма, името на режисьора, името на артиста и годината на производството на филма.
3.5.2. При разкази, стихотворения и др., четени от актьор на сцена, се посочва авторът на произведението и мястото на изпълнението.
3.6. В заглавията на архивни единици, съдържащи документи на изобразителното изкуство, се посочват последователно авторът, наименованието на произведението, жанрът, степента на завършеност (етюд, ескиз, скица и др., размерът, авторският подпис (ако има такъв), лицето, за което се отнася съответно рисунката, скицата или етюдът, техниката на изпълнение, запазеност на произведението. Например:
П. П. Морозов. Графики, ескизи, пейзажи, скици (с молив, туш) на Дряновския манастир, Черепишкия манастир, камбанарията в Клисура (Берковско) и др.
3.6.1. Когато архивната единица се състои от скици, етюди, ескизи на картини, на скулптури, илюстрации към литературни произведения, декорации, костюми и грим към театрални спектакли или филми, фрагменти, рисунки, офорти, гравюри, в заглавието се посочва наименованието на картината (скулптурата), фрагментът на литературното произведение, спектакъла, а след това се сочи броят на рисунките и скиците, включени в архивната единица.
Ако рисунките в архивната единица са много, те не се отбелязват в заглавието, а се прави вътрешен опис.
3.6.2. При илюстрации към литературно произведение се посочва жанрът и авторът на илюстрацията, жанрът, наименованието и авторът на литературното произведение.
3.6.3. При албуми с рисунки от един художник се посочват авторът на рисунките, наименованието на албума (дадено от автора или от съставителя) и видът на документа (албум). Ако в албума се намират рисунки от различни автори, посочва се името на притежателя на албума и на авторите на отделните произведения. На по-големите по обем албуми се съставя вътрешен опис.
3.6.4. В заглавията на архивните единици с гравюри се посочва името на автора-художник, техниката на изпълнение и името на гравьора.
3.7. В заглавията на архивните единици, състоящи се от документи за служебна и обществена дейност на лице, се посочва видът на документа, името на учреждението, в което е съставен или от което е изпратен този документ, и въпросът (предметът), за който се отнася. Например:
Заповед на Министерството на народната просвета до директора на Народната библиотека — София, за разрешаване на отпуск по болест на П. П. Славейков.
Авторско заглавие на официални отчети, доклади, проекти и др. се вписва в заглавието на архивната единица в кавички. Например:
Доклад «Състояние на биологическата наука» от акад. Методи Попов.
3.8. При архивни единици, състоящи се от писма от различни лица, които писма са обединени по тематичен признак, се посочва групата на кореспондентите и засегнатите въпроси. Ако има писма от известни лица, техните имена се отбелязват в заглавията. Например:
Писма от духовни лица до патриарх Кирил със сведения за състоянието на църквите и енориите.
При колективни писма се посочват имената на 3–5 от най-известните или на първите по азбучен ред, подписали се лица. В отделни случаи имената на авторите на колективни писма се обединяват в заглавието с подходящо общо определение или общо име. Например:
Писма от пионери от 23–то училище в София до народния артист К. Кисимов.
4. Усъвършенствуване на описанието.
4.1. Усъвършенствуването на описанието в държавните архиви обхваща комплекса от работи по усъвършенствуването и пресъставянето на инвентарните описи.
4.2. Усъвършенствуването и пресъставянето на инвентарните описи се извършва с оглед на необходимостта от:
— увеличаване не информационния потенциал на системата на научно-справочния апарат на архивите;
— изискванията на изграждащата се автоматизирана информационно-търсеща система на архивите (АИСА).
4.3. Усъвършенствуването на инвентарните описи цели максималното повишаване на техните информационни качества като справочници по съдържанието на документите. То може да бъде пълно или частично.
4.3.1. Пълното усъвършенствуване на инвентарните описи се изразява в редактиране на заглавията на архивните единици с препечатване или без препечатване на самите описи и в допълването на описите с необходимия справочен апарат.
4.3.2. Редактирането на заглавията се извършва с преглеждане или без преглеждане на архивните единици. Архивните единици не се преглеждат, ако заглавията им съдържат всички необходими елементи. В този случай се прави само литературна редакция (терминологични и стилистични корекции).
4.3.3. Частичното усъвършенствуване на инвентарните описи се състои в съставяне на пълен справочен апарат към тях, без редактиране на заглавията на архивните единици.
4.3.4. Задължително се усъвършенствуват инвентарните описи, които ще се издават.
На усъвършенствуване подлежат и всички останали инвентарни описи, които не са на необходимото равнище и не са снабдени със справочен апарат.
4.3.5. Към инвентарните описи, които се издават, се прибавят и сведения за документите на фондообразувателя, намиращи се в други фондове и архиви.
4.4. Пресъставянето на инвентарните описи може да включи промени по отделни или по всички деления на класификационната схема на даден фонд, съставяне на нови заглавия и преномериране на архивните единици, пресистематизация на документите (отделяне на нови архивни единици, обединяване на две или повече единици и т. н.).
4.4.1. В резултат от пресъставяне на инвентарния опис се съставя нов опис, към който задължително се прилага преводна таблица за промените в индексацията на архивните единици спрямо по-ранния опис. По-ранният опис не се унищожава, а се запазва в делото на фонда.
4.4.2. Пресъставяне на инвентарните описи се извършва само в определени случаи:
— за архивни фондове, приети в държавните архиви с груб опис — при пълната им научно-техническа обработка;
— ако заглавията в даден опис не отразяват съдържащата се в документите на фонда информация или елементите на описа не дават необходимата представа за организацията на документите вътре във фонда;
— когато голям брой от архивните единици във фонда са отчислени поради някакви причини.
4.5. Работата на държавните архиви по пресъставянето и усъвършенствуването на описите се планира предварително. Определянето на описите за пресъставяне и усъвършенствувана се извършва въз основа на ценността на описаните в тях документи и интензивността на използуването им.
VII. Отчетна регистрация
1. Под отчетна регистрация на архивните документи се разбира установяване на тяхното количество във възприетите от архивните органи отчетни единици и отразяването му в съответните отчетни форми.
На отчетна регистрация подлежат всички документи от състава на Държавния архивен фонд, независимо от тяхната оригиналност, време и техника на създаване. Тя затвърждава научната организация на документите, осигурява тяхното съхранение и създава възможност за адресно търсене на документна информация.
2. Основни отчетни единици за документите са:
— архивната единица;
— архивният фонд и приравнените към него групов фонд и архивна колекция.
3. Отчетната регистрация на документите се води на две равнища — в архивите и в Главно управление на архивите.
Тя се осъществява чрез единни, органично свързани и взаимно допълващи се отчетни форми — действуващи стандарти и задължителни образци, разработени от Главното управление на архивите.
4. Отчетните форми се попълват с достоверни данни, установени на място или по официални документи на съответния архив. Между данните в различните отчетни форми е задължително да има съответствие. Поправки в тях се допускат само в изключителни случаи.
Отчетните форми се подпечатват и заверяват, а когато са във вид на дневник се прономероват и прошнуроват.
В архивите, които съхраняват документи от две епохи (капиталистическа и социалистическа), в отчетните форми за фондовете от капиталистическата епоха след номера на фонда се поставя знак «К».
5. Отчетни форми в архивите.
5.1. Списък на постъпленията (вж. Приложение № 8).
5.1.1. Списъкът на постъпленията е форма за първичен отчет на постъпващите в архива документи.
В него се попълват следните данни: пореден номер на постъплението, дата на постъпването, наименование и адрес на учреждението или лицето предало документите, наименование на фондообразувателя (за фондообразувателите от учрежденски произход — наименованието от периода, за който се отнасят документите, а за частичните постъпления и кратка характеристика на документите), крайни дати на документите и тяхното количество (в архивни единици, твърди или меки папки, линейни единици или брой на документите), номер на фонда и на описа, към който те са отнесени или номер на частичното постъпление, в забележка се посочва и начинът на постъпване на документите — приети, закупени, подарени, частично закупени (подарени), и ако са закупени — размерът на изплатената сума.
5.1.2. В списъка на постъпленията в хронологическа последователност се записват и получават пореден номер всички текущи постъпления, независимо дали са първо или допълнително постъпление към фонд или частично постъпление. Постъпленията за всяка година имат самостоятелна номерация, която започва от едно.
5.2. Списък на фондовете (вж. Приложение № 9).
5.2.1. Списъкът на фондовете е основна форма за отчитане на фондовия състав на архива.
Съгласно профила си архивите водят:
— един списък за всички постъпили в архива фондове —когато комплектуват документи от една епоха;
— два списъка — по един за всяка епоха — когато комплектуват документи от капиталистическата и социалистическата епоха.
В списъка на фондовете се попълват следните данни: номер на фонда, дата на завеждането му, наименование на фонда и изменения в наименованието на фондообразувателя.
5.2.2. Архивните фондове се вписват в списъка на фондовете и получават номер при първото постъпване на техни документи в архива. При отчисляване на фонд неговият номер не се дава на друг, а остава свободен.
Преномериране на фондове се допуска само с разрешение на Главно управление на архивите в случай на масово отчисляване на фондове.
5.2.3. За наименование на фонд от учрежденски произход се приема официалното наименование на фондообразувателя в момента на комплектуването на фонда. След попълване на пълното и съкратено наименование на фонда се посочва местонахождението на фондообразувателя, периодът, през който той е съществувал под това наименование (респ. началната дата, ако фондообразувателят е още действуващ) и в хронологическа последователност се изреждат всички изменения в наименованието на фондообразувателя и техните дати, като се започне от създаването на фондообразувателя, независимо дали има запазени документи за всеки период. При действуващ фондообразувател се оставят няколко свободни реда за отбелязване на бъдещи промени.
При групов фонд след обобщеното наименование на фонда се изреждат съставящите го фондове. По възможност се посочват промените в наименованията на техните фондообразуватели и крайните им дати.
Когато от наименованието на фондообразувателя не личи характерът на дейността му, след наименованието се дава пояснение.
5.2.4. За наименование на фонд от личен произход се приема фамилното, собствено и бащино име на лицето-фондообразувател. След попълване на наименованието на фонда се посочват годините на раждането и смъртта на лицето, неговото служебно или обществено положение, звания и титли.
Архивните фондове на лица, известни повече с псевдонима си получават наименование по псевдонима, а в скоби се добавят трите имена на лицето. Например:
Елин Пелин (Стоянов, Димитър Иванов), (1877–1948), писател
Ако фондообразувателят е лице от женски пол, променило фамилното си име, за наименование на фонда се приема името, с което лицето е най-известно. По-малко известното фамилно име се дава в скоби или се отделя с тире. Например:
Винер, Юлия — Ченишева (1929), оперна певица, народна артистка
При семейните и родови фондове наименованието на фонда се състои от фамилното име и прякора (ако има такъв) не семейството (рода). След това се посочват имената на всички членове на семейството (рода) представени със свои документ във фонда и родствената връзка между тях.
Забележка: При груповите, семейните и редовите фондове, както и при архивните колекции пред наименованието им се посочва тази тяхна особеност.
5.2.5. В случаите на обединяване на фондове или прехвърляне в друг архив, в забележка се посочва документът, въз основа на който е станело отчисляването и новия номер (новите номера), а при приемане на фондове от друг архив се правят препратки към номерата им в архива, от който са прехвърлени.
5.2.6. Списъкът на фондовете е предназначен за служебно ползване и не се дава на читателите.
5.3. Списък на частичните постъпления (вж. Приложение № 10).
5.3.1. Списъкът на частичните постъпления е форма за отчитане на постъпилите в архива отделни документи или групи от документи, определени като частични постъпления.
В него се попълват следните данни: пореден номер на частичното постъпление, дата на завеждането му, наименование и адрес на учреждението или лицето, предало документите, вид, характер и количество на документите.
5.3.2. Списъкът на частичните постъпления периодически се преглежда и при възможност документите се отнасят към съществуващ вече фонд или се обединяват в архивни колекции.
При натрупване на голям брой частични постъпления към списъка се съставя именен или систематичен фишов указател.
5.4. Списък на спомените (вж. Приложение № 11).
5.4.1. Списъкът на спомените е форма за отчет на спомените, които не са съставна част от фондовете на архива.
В него се попълват следните данни: пореден номер на спомена, дата на постъпването му, име и адрес на автора, заглавие на спомена, техника на създаването му (ръкопис, машинопис, звукозапис, филм и др.), обем (брой на листовете или ролките и времетраене на звукозаписа или прожекцията), начин на постъпване (размер на изплатената сума, ако е закупен) и ограничения по използуването му.
Към списъка на спомените се съставя фишов именен указател, а при необходимост и систематичен.
5.4.2. Спомените се регистрират и получават номер по реда на комплектуването им. Когато от един автор постъпят едновременно няколко спомена, всеки от тях се завежда под отделен номер.
5.4.3. Списъкът на спомените периодически се преглежда и при възможност спомените се отнасят към фондове или се обединяват в колекции.
Колекциите от спомени, наред с останалите архивни колекции се третират като архивни фондове и получават номер по списъка на фондовете, в зависимост от епохата, за която се отнасят.
5.5. Списък за специална регистрация (вж. Приложение № 12).
5.5.1. Списъкът за специална регистрация е форма за отчет на изключително ценни архивни единици и отделни документи, които се намират на специално съхранение.
В него се попълват следните данни: пореден номер на архивната единица или на документа, дата на завеждане на специална регистрация, искови данни, заглавие и крайни дати, брой на листовете и място на съхранение (архивохранилище, каса или шкаф).
5.5.2. В инвентарния опис срещу номера на архивната единица се отбелязва: «На специално съхранение под № ...».
Когато на специално съхранение са предадени отделни документи, на тяхното място в архивната единица се поставят фотокопия, а в заверителния надпис се прави забележка: «Лист № ... — фотокопие. Оригиналът е на специално съхранение под № ...».
5.6. Описи (БДС 6. 25. 2. 02–78).
5.6.1. Описите биват:
— инвентарен опис на делата за постоянно запазване;
— опис на делата за временно запазване от справочен характер;
— опис на делата неподлежащи на запазване.
5.6.2. Инвентарният опис е форма за отчет на количеството на архивните единици (респ. дела за постоянно съхранение) във фонда. Той закрепва установеното при вътрешната систематизация на фонда място на архивните единици, давайки им постоянен номер.
Съкратеното наименование на архива, номерът на фонда, на описа и на архивната единица представляват исковите данни на архивната единица. Чрез тях се осигурява издирването на документите в съответните архивохранилища.
Описът на делата за временно запазване от справочен характер е форма за отчет на количеството на делата от справочен характер с продължителен срок за съхранение.
Описът на делата неподлежащи на запазване е форма за отчет на количеството на делата с краткотраен срок за съхранение.
Относно съставянето на описите вж. част втора на Кодекса, глава първа.
5.7. Акт за унищожаване на документи (БДС 6. 25. 2. 02–78).
5.7.1. Актът за унищожаване на документи е форма за отчет на количеството на унищожените дела от масово-типов характер с изтекъл срок за съхранение. Той се съставя в архива на учреждението в два екземпляра, единият от които се изпраща в съответния държавен архив.
5.7.2. В държавните архиви актовете за унищожаване на документите се поставят в досиетата на фондообразувателите. Пет години след приемане на ценните документи актовете се унищожават.
5.8. Заверителен надпис (БДС 6. 25. 2. 02–78).
Заверителният надпис е форма за отчет на количеството и физическото състояние на документите в архивната единица. Относно съставянето му вж. част втора на Кодекса, глава първа.
5.9. Вътрешен опис (БДС 6. 25. 2. 02–78).
Вътрешният опис е форма за отчет на състава на изключително ценните архивни единици. Относно съставянето му вж. част втора на Кодекса, глава първа.
5.10. Фондова картотека.
5.10.1. Фондовата картотека е форма за отчет на състоянието на фондовия масив на архива по следните направления: количество, научно-техническа обработка, състав, съдържание, справочен апарат, застрахователен фонд и др.
5.10.2. На всеки новоприет фонд след завеждането му в списъка на фондовете, се съставя картен обр. № 1 (БДС 6. 25. 2. 03–78) в два екземпляра, единият от които се изпраща в Главно управление на архивите за Централната фондова картотека.
5.10.3. Върху лицевата страна на картон обр. № 1 се попълват следните данни:
— категория на фонда — според категоризацията за създаване на застрахователния фонд;
— наименование на архива или мемориалния музей, в който се съхранява фондът;
— номер и наименование на фонда, дата на завеждането му и изменения в наименованието на фондообразувателя в хронологически ред. Попълват се въз основа и съгласно изискванията за списъка на фондовете;
— количество на документите на фонда (описани и неописани) към дадената година. Количеството на документите се дава в брой на архивните единици и в линейни единици (за описаните) и в брой на меките и твърди папки и в линейни единици (за неописаните). При приемане или отчисляване на документи на нов ред се посочва годината и количеството на приетите или отчислени документи. Записаното като наличност количество трябва да отговаря на действително съхраняваните документи в архивохранилището към дадената година;
— справочен апарат — отбелязва се броят и описите на каталогизираните архивни единици и на филмите, както и съставените прегледи, именни, географски и други указатели към описите. Историческите справки се подразбират.
Освен тези данни, които се изискват по стандарт, върху лицевата страна на картон обр. № 1 се нанасят също така:
— класификационен индекс на отрасъла на дейност на фондообразувателя съгласно схема изградена на производствено-отраслов принцип (вж. Приложение 13);
— шифър на фондообразувателя по Единния класификатор на предприятията, организациите и учрежденията в Народна република България. Попълва се само за действащи фондообразуватели от учрежденски произход;
— крайни дати на приетите документи във фонда;
— брой на микрофилмираните архивни единици за застрахователния фонд и брой на кадрите;
— начин на постъпване на фонда — приет, закупен, подарен, частично закупен (подарен).
5.10.4. На гърба на картон обр. № 1 се прави кратка характеристика на документите от всеки основен раздел на инвентарния опис. Отбелязват се видът и съдържанието на документите и периодът, за който те се отнасят. Когато един картон се окаже недостатъчен за попълване на характеристиката, към него се прикрепват необходимият брой допълнителни картони. При необработени фондове характеристика на документите не се прави.
5.10.5. Картон обр. № 1 се пресъставя в следните случаи:
— при обработка на цели фондове и части от фондове, приети без опис или при пресъставяне на наличните описи. Старият картон на фонда се изважда от картотеката и се поставя в делото му;
— при отчисляване на фонд от списъка на фондовете и присъединяването му към друг. Картонът на първия фонд се изважда от картотеката и се поставя в делото на втория фонд.
По един екземпляр от пресъставените картони се изпраща в Главно управление на архивите за Централната фондова картотека, като в съпроводителното писмо се посочват причините, наложили пресъставянето им.
5.10.6. Във фондовите картотеки на архивите картоните обр. № 1 се подреждат:
— по възходящите номера на фондовете — в архивите, които съхраняват документи от една епоха;
— по епохи, а след това по възходящите номера на фондовете — в архивите, които съхраняват документи от капиталистическата и социалистическата епоха.
Картон обр. № 1 се изважда от картотеката и се отнася към делото на фонда в случай на цялостно унищожаване на фонда или при прехвърлянето му в друг архив.
5.10.7. Към фондовите картотеки на архивите, които съхраняват копия на чуждестранни документи се създава самостоятелен раздел за отчитане на копираните фондове, части от фондовете и книги. По този въпрос вж. част втора на Кодекса, глава тринадесета.
5.10.8. Към фондовата картотека се съставя фишов систематичен указател, като за всеки фонд се попълва фиш в два екземпляра, единият от които заедно с картон обр. № 1 се изпраща в Централната фондова картотека.
Фишът на фонд на ликвидиран фондообразувател съдържа следните данни: номер и наименование на фонда, период, през който е съществувал фондообразувателят, период, за който има запазени документи във фонда и наименование на архива, който го съхранява. Например:
Фонд № 342
Държавно стопанско предприятие (ДСП) «Винпром», Шумен. Действува от 1948 г. до 1978 г. Има запазени документи от 1953 г. до 1977 г. ОДА — Шумен.
Във фиша на фонд на действуващ фондообразувател се посочва номерът и наименованието на фонда, датата на възникване на фондообразувателя, най-ранната дата, от която има запазени документи във фонда и наименованието на архива. Например:
Фонд № 690
Математическа гимназия «Гео Милев», Плевен. Действува от 1950 г. Има запазени документи от 1950 г. ОДА — Плевен.
Когато от наименованието на фонда не личи характерът на дейността на фондообразувателя, след наименованието се дава пояснение.
За улесняване на справките, отделни фиши могат де се попълват и за всеки фонд, включен в състава на групов фонд, а също и за всяка промяна в наименованието на фондообразувателя. Това се фиши препратки към наименованията на фондовете по списъка на фондовете.
5.10.9. В систематичния указател фишите се сигнират и подреждат по производствено-отрасловата схема (вж. Приложение № 13).
Допълнителна детайлизация на схемата се постига като в зависимост от дейността, която са изпълнявали фондообразувателите се разкриват нови деления в съответствие с Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви, ч. II (1878–1944 г.) и ч. III (социалистическа епоха). Тези деления се обозначават с букви: а, б, в, г и т. н.
Във всеки раздел на указателя фишите се подреждат в азбучна последователност по наименованието на фонда или по населеното място.
Фишите от основните раздели и подраздели се отделят един от друг чрез разделители (централни, леви и десни).
5.11. Дело на фонда.
5.11.1. На всеки новоприет фонд се открива дело, в което се съхраняват документите за неговата история и състояние. За осигуряване добрата охрана на тези документи и за улесняване работата с тях се оформят по две дела на фонда.
5.11.2. Първо дело на фонда (дело «А») съдържа: заповеди за назначаване на експертни комисии, протоколи от експертни комисии, исторически справки, работни инструкции, класификационни схеми, инвентарни описи на делата за постоянно запазване, описи на делата за временно запазване от справочен характер, описи на делата, неподлежащи на запазване, разписки за приемане и предаване не архивни документи, актове или протоколи за приемане на необработени части от фонда, актове за паспортизация на фонда, сведения за по-значителни публикации по документи на фонда и за научно-справочния апарат към фонда. Подреждат се по хронология, като най-ранният документ (група документи) се поставя в началото на делото.
Първите дела на фондовете се съхраняват в отделен шкаф и се използуват само от сътрудниците на архива в случаите, когато второто дело не може да послужи.
5.11.3. Второто дело на фонда (дело «Б») се използува от сътрудниците на архива и от читателите. То съдържа: исторически справки, класификационни схеми, инвентарни описи и списък на останалия научно-справочен апарат на фонда.
5.11.4. На лицевата обвивка на делото на фонда се вписва: наименование на архива, номер на фонда, официално пълно и съкратено наименование на фонда. Ако делото надмине 2 см. дебелина се образува втори том.
На всяко дело се съставя вътрешен опис.
Делата се подреждат по възходящите номера на фондовете, като в архивите с документи от капиталистическата и социалистическата епоха делата на фондовете от всяка епоха се подреждат поотделно.
5.11.5. При предаване на фонд от един архив в друг заедно с него се предава и делото му. То се поставя в нова обвивка и се надписва с новите данни.
При унищожаване на фонд или предаването му на учреждение извън системата на архивите, делото във фонда се запазва в архива, който е съхранявал дотогава фонда.
5.12. Картотека на фондообразувателите.
5.12.1. Картотеката на фондообразувателите е форма за завеждане на отчет на фондообразувателите от профила на архива, чиито документи подлежат на приемане.
5.12.2. За фондообразувателите от учрежденски произход се съставят отчетни карти обр. № 3 (БДС 6. 25. 2. 03–78), а за фондообразувателите от личен произход — отчетни карти обр. № 4 (БДС 6. 25. 2. 03–78).
5.12.3. В отчетна карта обр. № 3 се попълват следните данни: наименование на архива, наименование на фондообразувателя (към датата на завеждане на отчет), ведомствената му подчиненост, адрес, телефон, хронологически граници, основна дейност, изменения в наименованието и статута му и номер на нормативния акт, който регламентира измененията, имена на отговорниците за деловодството и архива на учреждението, мястото на съхранение на документите, има ли номенклатура. В отчетната карта се отбелязва също датата и името на архивиста, посетил учреждението, сведения за приетите в архива и за описаните, но оставени на съхранение в учреждението документи и датата на завеждане фондообразувателя на отчет.
Забележка: Към данните от цитирания стандарт на отчетна карта обр. № 3 е целесъобразно да се добавя и срокът за предаване на документите в държавния архив.
5.12.4. Отчетна карта обр. № 4 се попълва със следните данни: наименование на архива, фамилия, име и презиме (псевдоним) на фондообразувателя, дата и място на раждане, основна дейност, професия, месторабота, адрес (на фондообразувателя или наследниците му), вид и характер на документите и период, за който се отнасят, начин и място на съхранение, количество на предадените вече в архива документи, има ли документи от фонда на съхранение в други архиви, учреждения или частни лица (количество) и начин, по който са постъпили документите. В отчетна карта обр. № 4 също се посочват датите на посещения на архивиста при фондообразувателя, сведения за резултатите от тях и датата на завеждане фондообразувателя на отчет.
5.12.5. В картотеката на фондообразувателите отчетните карти обр. № 3 се систематизират по производствено-отрасловата схема (вж. Приложение № 13), а отчетните карти обр. № 4 се подреждат в азбучен ред по наименованието на фондообразувателя.
Забележка: Отчетна карта обр. № 3 на ликвидиран фондообразувател, чиито документи не са изцяло приети в архива, се прикрепват към отчетната карта на учреждението, продължило дейността му.
5.12.6. Картотеката на фондообразувателите е оперативна картотека в помощ на комплектуването. Подробни сведения за фондообразувателите и за състоянието на техните документи се съдържат в досиетата им.
5.13. Досие на фондообразувател.
5.13.1. На всяко учреждение-фондообразувател от профила на архива, чиито документи подлежат на комплектуване се оформя досие. То съдържа номенклатури на делата, констативни протоколи, актове за унищожаване на документи, преписки на архива с фондообразувателя и др.
5.14. Отчетни форми за документите, оставени на временно съхранение в учрежденията.
Отчетът на документите, подготвени за приемане в държавния архив, но оставени на временно съхранение в учрежденията, се осигурява чрез следните форми:
5.14.1. Списък на документите, оставени на временно съхранение в учрежденията (вж. Приложение № 14). В него за документите на всеки фонд или част от фонд, оставени за временно съхранение в учрежденията, се попълват следните данни: пореден номер, дата на завеждане на отчет, наименование на фондообразувателя, крайни дати на документите и тяхното количество. В забележка се посочва номерът на фонда, към който са отнесени документите при приемането им в държавния архив.
5.14.2. Разписка за оставените архивни документи за временно съхранение в учрежденията (БДС 6. 25. 2. 03–78).
В нея се попълват следните данни: наименование на учреждението, име и адрес на служителя, който отговаря за документите, номер на инвентарния опис, в който те са описани, период, за който се отнасят и количество на документите. Тя се заверява с подписите на представителя на държавния архив и на завеждащ архива на учреждението (респ. отговорника за архивните документи). При персонална промяна на подписалия разписката представител на учреждението, тя се подписва повторно от новоназначеното длъжностно лице, след проверка на наличието по инвентарния опис.
Забележка: Към цитирания стандарт на разписка за оставените архивни документи за временно съхранение в учрежденията е целесъобразно да се добавя срокът за предаване на документите в държавния архив и тя да се подписва от директора на учреждението.
В инвентарния опис срещу номерата на архивните единици оставени на временно съхранение в учреждението и в рекапитулацията се прави отметка.
Промени в състава на оставените на временно съхранение документи, както и тяхното използуване става с разрешение на държавния архив. При загубване или унищожаване на документи подписалите разписката представители на учреждението се привличат под отговорност по реда на чл. 21 от Закона за Държавния архивен фонд.
5.14.3. Досие на фондообразувател, чиито документи са оставени на временно съхранение в учреждението.
То съдържа изготвените от фондообразувателя исторически справки, класификационни схеми, номенклатури на делата, инвентарни описи на делата за постоянно запазване, описи на делата за постоянно запазване, описи на делата за временно запазване и описи на делата, неподлежащи за запазване, протокола от експертни комисии, разписки за оставените архивни документа за временно съхранение, констативни протоколи от извършени проверки, актове за унищожаване на документи и др.
След приемане на документите на постоянно съхранение в държавния архив, на мястото на досието се открива дело на фонда.
6. Отчетни форми в Главно управление на архивите.
6.1. Централна фондова картотека.
6.1.1. Централната фондова картотека е сводна картотека, изградена на базата на фондовите картотеки на архивите. Тя е форма за отчитане на състоянието на Държавния архивен фонд по следните направления: количество, научно-техническа обработка, състав, съдържание, справочен апарат, застрахователен фонд и др.
Централната фондова картотека функционира в традиционен и в автоматизиран режим.
Чрез автоматизацията й се постига бързо точно, пълно и многоаспектно търсене на статистическа информация за състоянието на Държавния архивен фонд, както и за съдържанието на фондовете в отделните архиви.
6.1.2. Централната фондова картотека се попълва от получаваните в Главно управление на архивите екземпляри на картон обр. № 1.
Сведенията за настъпилите впоследствие промени във фонда се получават чрез картон обр. № 2 (БДС 6. 25. 2. 03–78).
6.1.3. Картон обр. № 2. се попълва по аналогия на картон обр. № 1, но в него се отбелязват само онези данни, които са претърпели промени.
При нанасяне на количеството на архивните единици се посочва както количеството на новоприетите или отчислени документи, така и цялата им наличност. Останалите данни, които имат цифров израз се дават само с натрупване.
6.1.4. Картон обр. № 1 и обр. № 2 се изпращат в Главно управление на архивите в следните срокове:
— за държавните архива — до десето число на всяко тримесечие;
— за ведомствените архиви с постоянен състав на документите всеки шест месеца;
— за музеите — един път в годината.
6.1.5. В Централната фондова картотека картоните обр. № 1 се систематизират по епохи, след това по азбучен ред на наименованията на архивите, а в рамките на даден архив по възходящите номера на фондовете.
В самостоятелни раздели на Централната фондова картотека са обособени картоните обр. № 1 на документите, съхранявани в музеите и картоните на копията, получени от чужбина (вж. част втора на Кодекса, глава 13).
6.1.6. Към Централната фондова картотека се създава фишов систематичен указател. Той се изгражда от изпратените заедно с картон обр. № 1 сигнирани фиши. Систематизирането на фишите в указателя се извършва по производствено-отраслова схема.
Вътре във всеки раздел по схемата те се подреждат в азбучна последователност по наименованието на архива, а след това по наименованието на фонда или на населеното място.
6.2. Отчетна таблица за изпълнението на плана по комплектуването, обработката и използуването не архивните фондове (ОН 8079260–78).
6.2.1. Отчетната таблица за изпълнението на плана по комплектуването, обработката и използуването е форма за отчитане дейността на архива през изтеклото шестмесечие по следните показатели:
— изпълнение на плана;
— движение на фондовата наличност;
— постъпили фондове по отрасли;
— фондове и допълнителни постъпления оставени на временно съхранение в учрежденията;
— брой на читателите, посещенията и използуваните архивни единици;
— характер на дейността на читателите и цел на използуването;
— брой на гражданските справки.
Данните в отчетната таблица за второто полугодие се дават с натрупване върху първото и представляват годишен отчет за работата на архива.
6.2.2. Въз основа на изпращаните от архивите отчетни таблици Главно управление на архивите изготвя сводни шестмесечни и годишни отчети.
7. Проверка на наличието и състоянието на архивните документи.
7.1. За осигуряване опазването на документите в архивите се извършват проверки на наличността и състоянието на документите. Проверките биват:
— паспортизация на фонда;
— текущи проверки при изнасяне на документи извън архивохранилището и връщането им обратно;
— проверка при приемане и предаване на документи от фондообразувателя в държавния архив или от един архив в друг.
7.2. Паспортизация на фондовете на архива се прави периодически, поне веднъж на 10 години, а също така и в случаите, когато се нарушени нормалните условия на съхранение и се предполага, че има загубени или унищожени документи (при бедствия, смяна на завеждащ архивохранилището и др.).
Паспортизация се прави за всеки фонд поотделно и може да обхване всички фондове на архива, част от фондовете или документите на един фонд.
7.3. Паспортизацията се осъществява от комисия, назначена от директора на архива, като в нея задължително участвува завеждащ архивохранилището.
Работата на комисията минава през следните етапи:
— запознаване с делото на фонда и с основния научно-справочен апарат;
— проверка на архивните единици чрез сравняване на описателните статии от описа със заглавията от обвивката на архивните единици и оглед на физическото им състояние. При това се установяват: количеството на архивните единици по описа; наличните архивни единици; дадените за временно използуване извън архива; архивните единици от други фондове; техническите грешки при номерирането им; липсващите архивни единици; използуваните архивни единици; архивни единици с индекс в номера; неописаните, предадените за микрофилмиране, повредените и намиращи се на специална регистрация архивни единици;
— оформяне на резултатите от проверката в акт за паспортизация на фонда (БДС 6. 25. 2. 03–78). Той се попълва за всеки опис, а при малките по обем фондове — за всеки фонд. В него се посочва номерът на акта, датата на проверката, съставът на комисията, наименованието, номерът на фонда и на описа, на който е извършена проверката, резултатите от нея и предложенията на комисията.
След утвърждаване на акта за паспортизация от директора на архива, се предприемат конкретни мерки за изпълнение на съдържащите се в акта предложения — издирват се липсващите архивни единици, поставят се на мястото им тези, които погрешно са били отнесени на друго място, повредените се отделят за консервация и реставрация и т. н.
7.4. При изнасяне на документи от архивохранилището за работа в читалнята и извън нея, за микрофилмиране, консервация, реставрация и други, и при връщането им обратно, те се подлагат на полистна проверка. Установените при проверката промени в количеството и физическото състояние на документите се отбелязват в заверителния надпис на архивната единица и се удостоверяват с подписа на техническия сътрудник, извършил проверката и с печата на архива.
7.5. При приемане и предаване на документи от фондообразувателя в държавния архив и от един архив в друг, лицата, приели и предали документите проверяват тяхното количество по архивни единици, папки и др. Резултатите от проверката се оформят в разписка за приемане и предаване на архивни документи (БДС 6. 25. 2. 03–78). Тя се попълва в два екземпляра — по един за двете страни. В нея се нанасят наименованието на архива, датите на приемане и предаване, имената, длъжностите и местоработата на лицата, приели и предали документите, наименованието на фонда и броят на архивните единици. Разписката за приемане и предаване на архивни документи се удостоверява с подписите и печатите на двете страни.
VIII. Система на научно справочен апарат
1. Системата на научно-справочния апарат е комплекс от взаимносвързани справочници, отчетни и информационни документи на архивите, създавани на единни методологически и научно-методически основи за осигуряване търсенето на архивни документи и документна информация в границите на архивен фонд, на отделен архив, група архиви или на Държавния архивен фонд за целите на ефективното използуване.
По отношение на първичната документна информация (архивните документи), справочниците представляват вторична информация (информация за информацията).
2. Системата на научно-справочния апарат има обектна насоченост. Нейната структура е отражение на непосредствената връзка на справочниците с организацията и съхранението на документите, извършвани по комплекси. Всяко равнище на организация и съхранение на документите се осигурява от различни по състав и вид справочници, най-целесъобразни за даденото равнище.
2.1. Класът справочници към Държавния архивен фонд се състои от:
— справочници за архивите в страната;
— пътеводители за съвкупността на фондовете в страната;
— централна фондова картотека;
— пътеводители и прегледи за категории фондове от всички архиви в страната;
— прегледи на документи от всички архиви в страната по определена тема.
2.2. Класът справочници към документите на група архиви се състои от пътеводители, списъци, прегледи, каталози и др., разкриващи състава и съдържанието на комплекса от документи, съхранявани в съответната група архиви.
2.3. Класът справочници към документите на определен архив се състои от:
2.3.1. Справочници по отчета на документите:
— фондова картотека (с указатели към нея);
— списък на фондовете;
— списък на частичните постъпления;
— списък на спомените;
— описи (с указатели към тях).
2.3.2. Справочници по съдържанието на документите:
— описи (с указатели към тях);
— каталози (систематични, предметно-тематични, именни и др.);
— прегледи (фондови и тематични);
— пътеводители и списъци на фондове;
— информационни документи (тематични справки, писма, тематични списъци).
2.3.3. Спомагателни справочни пособия (класификационни схеми, исторически справки, работни инструкции).
2.3.4. Научно-справочна библиотека по профила на архива.
2.4. Класът справочници към архивния фонд се състои от:
— историческа справка;
— класификационна схема;
— опис (с указатели към него);
— преглед на фонда.
2.5. Справочник към архивната единица е вътрешният опис на документите в архивната единица. Съставя се при особено ценни по съдържание архивни единици.
3. Характерните черти на системата на научно-справочния апарат са:
3.1. Системата на архивни справочници обхваща цялата съвкупност от документи, като се започне от отделния документ и се свърши с Държавния архивен фонд като цяло. Със справочници се осигуряват всички равнища на организация и съхранение на документите.
3.2. Всеки тип и всеки вид (разновидност вътре в типа) справочник в системата има особено, присъща само на него предназначение и не дублира другите типове и видове справочници, а взаимно се допълва с тях.
3.3. Всеки вид архивен справочник е унифициран — има единна за архивите в страната форма, отговаряща на целевото предназначение на дадения вид справочник.
3.4. Справочниците периодически се усъвършенствуват с цел да се повиши ефективността на търсенето по тях. При възможност им се придава форма, подходяща за механизирано или автоматизирано търсене.
3.5. Съществува приемственост по форма и съдържание между справочниците в учрежденските и в държавните архиви.
IX. Инвентарните описи — основен елемент на научно-справочния апарат
1. Описите на архивните фондове се съставят в процеса на научно-техническата обработка на фондовете(14) и са основно средство за информация в архивите. Те отразяват цялата наличност от документи и са единственият справочник, представляващ пълен систематизиран списък на архивните единици във фондовете.
2. Описите разкриват в обобщена форма състава и съдържанието на отделните архивни единици и закрепят реда им на съхранение, с което осигуряват издирването и използуването им.
3. Описите служат за основа на създаването на всички останали справочници и са предпоставка за осъществяването на каквато и да било научно-информационна и популяризаторска дейност на архивите.
4. Класификационната схема на описа играе ролята на информационно-търсещ език. От нейното качество зависи скоростта и ефективността на търсене на информация с помощта на този справочник.
5. Значително повишаване на информационните качества на описа се постига при автоматизираната му обработка и чрез съставяне на указатели разширяващи възможностите за многоаспектно търсене.
X. Каталози
1. Общи понятия за каталог и класификационна схема на каталога.
1.1. Каталозите в архивите са справочници по съдържанието на архивните документи, в които сведенията са групирани по въпроси (отрасли, теми, предмети) и са разположени в логическа, азбучна или хронологическа последователност.
1.2. Съвкупността от всички процеси по съставянето на каталозите — определяне видовете им, разработване на методика за построяването им, разработване на схеми за класификация на описанията, издирване и подбор на документите, тяхното описание, систематизация на описанията по схемата — се нарича каталогизация на архивните документи.
1.3. Каталози се съставят за какъвто и да било комплекс от документи, като се почне от част на фонд и се стигне до Държавния архивен фонд като цяло, без да влияят при това времето, техниката и начините на създаване на документите.
1.4. Съставът на сведенията, влезли в каталозите и строежът на каталозите не зависят от организацията на съхранение на документите, в които се съдържат тези сведения.
1.5. Съвкупността от различните по съдържание и строеж взаимодопълващи се и взаимносвързани каталози представлява система, която е важна част от системата на научно-справочния апарат в архивите и която е най-приспособена за многоаспектно търсене на документна информация.
1.6. На системата от каталози са присъщи характерните черти на системата на научно-справочния апарат.
1.7. Каталозите са най-аналитичните от всички справочници, създавани на равнище «архив» и поради това са най-приемлива форма за подготовка на сведенията от документите за автоматизирано търсене.
1.8. Чрез автоматизираното търсене по каталозите в архивите се осигурява бърза, точна и пълна информация по конкретни теми и проблеми, за отделни лица (в национален и регионален мащаб, а така също и автоматизирано подготвяне на тематични каталози за издаване.
1.9. Видове каталози:
1.9.1. По форма каталозите биват:
— картотечни;
— книжни (печатни).
Картотечните каталози са най-често срещаният вид. При тях описанията на документите се нанасят върху каталожни фиши, които се съхраняват в чекмеджета.
В по-редки случаи каталозите са във форма на тетрадка, а при издаване добиват формата на книжно тяло. В този вид каталозите се използуват широко извън архивите. За повишаване многоаспектността на търсене, печатните каталози се снабдяват с указатели.
1.9.2. По степен на механизация на търсенето:
— за ръчно търсене;
— за автоматизирано търсене.
1.9.3. По структура:
— с логическа структура;
— с азбучна (формална) структура.
При каталозите с логическа структура сведенията от документите са групират по отраслите на практическата дейност на обществото, по проблеми и теми на изследванията, по периоди и т. н., и се подреждат в логическа последователност.
Каталозите с логическа структура биват:
— систематичен каталог;
— предметно-тематичен каталог;
— хронологически каталог.
Систематичният каталог е справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях са групирани по отраслите на практическата дейност на обществото, а наименованията на тези отрасли са разположени в логическа последователност, съгласно взаимната им връзка.
Предметно-тематичният каталог е справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях са групирани по отделни теми и проблеми, а наименованията на съставните части на темата (въпроси, предмети) са разположени в логическа последователност на развитието на дадената тема.
Хронологическият каталог е справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях са групирани по периоди от време, години и дати, разположени в хронологическа последователност.
При каталозите с азбучна (формална) структура сведенията от документите се групират по предмети (въпроси, географски названия, имена на лица), а наименованията на тези предмети се подреждат в азбучна последователност.
Каталозите с азбучна структура биват:
— предметен;
— именен;
— географски.
Именният и географският каталог са разновидности на предметния.
При именния каталог обект на описание са имена на лица — фамилни имена, псевдоними, конспиративни имена и др.
При географския каталог обект на описание са географски понятия — страни, градове, морета и т. н.
1.10. Сведенията за документите, обединени в групи с оглед названието на отрасъла, проблема, темата, въпроса, фамилното име, датата и т. н. образуват деленията на каталога. Те са раздели (класове), подраздели (подкласове), теми, подтеми, рубрики, подрубрики и др.
1.11. Съвкупността от всички деления на каталога образуват неговата класификационна схема. Тя е предназначена да осигурява бързото и точно търсене и намиране на съответните групи от документи.
1.12. В класификационните схеми се различават висши и нисши деления.
Висшите деления се образуват при класификацията на целия сбор от сведения за документите отначало по един общ признак — делител, а нисшите — при следващите етапи на делението.
1.13. Основни деления, съдържащи се във всеки каталог са рубриките. Те се състоят от названията на конкретния въпрос, предмет, фамилия на лице, дата и т. н., за които се съдържат сведения в документите. На всяка рубрика могат да съответствуват няколко подрубрики. Те отразяват характера на събитието или действието, отнасящо се до предмета или лицето и дават възможност да се детайлизира общото, за което се съобщава в рубриката.
В каталога фишите с описания се поместват след разделите за рубрика или подрубрика.
Всички други деления на схемата са предназначени за обобщаване на сведенията, съдържащи се в рубриките и подрубриките и само насочват към тях.
1.14. В зависимост от обема на включените понятия, схемите се делят на:
— универсални (международни) — предназначени за каталогизация на документи на множество страни и по всички отрасли на науката и човешката дейност;
— национални — предназначени за каталогизация на документите на една страна по всички или по няколко отрасъла на науката и човешката дейност;
— ведомствени (отраслови) — предназначени за каталогизация на документите на системата от учреждения в определен отрасъл на дейност;
— индивидуални — предназначени за каталогизация на документите на едно учреждение.
1.15. Класификационната схема се разработва преди да започне издирването и описанието на документите. Тя служи за методическо пособие по каталога.
При разработката на схемата се използуват всички възможни източници, отразяващи състоянието на съответния отрасъл на дейност или на науката за конкретния период от време и се отчита българският и чуждестранният опит в библиотечно-библиографската и документната класификация.
Периодически класификационната схема се допълва и изменя, с оглед по-пълното и точно разкриване на съдържанието на документите.
1.16. Схемата на систематичния каталог обхваща цялото многообразие на съдържащите се в документите понятия, които отразяват едни или други страни в живота на човешкото общество.
Висши деления в тази схема са названията на основните области на проявление на обществения живот.
В «Единна схема на подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви» основни деления са:
А. Държавно устройство, държавна власт и управление.
Б. Външна политика на България и международни връзки.
В. Въоръжени сили, военно дело, войни.
Г. Обществено-политически живот.
Д. Народно стопанство.
Е. Просвета, наука, култура.
Ж. Здравеопазване и обществено подпомагане.
Нисши деления в класификационната схема на систематичния каталог са названията на рубриките и подрубриките, характеризиращи различни страни, свойства на отраслите, разглеждани във висшите деления.
1.17. В класификационната схема на предметно-тематичния каталог ведущ признак е принадлежността на сведенията, съдържащи се в документите към дадената тема. Темата се дели на подтеми, а нисшите деления са рубриките и подрубриките.
При делението на темата на подтеми могат да се използуват следните признаци: отраслови (подразделения по отрасли на дейност), предметно-въпросен (подразделения по конкретни понятия или предмети), хронологически (подразделения според историческата последователност на събитията), географски и др. Изборът на признака на деление зависи от спецификата на темата.
При наличие на систематичен каталог предметно-тематични каталози се разработват по изключение — когато е необходимо темата да се разгледа в по-различен аспект, отколкото е разгледана в систематичния каталог.
1.18. При определяне на деленията в класификационните схеми на каталозите с логическа структура се спазват следните правила:
— на всяка дадена степен делението се извършва въз основа само на един признак и то съществен;
— получените от делението групи взаимно се изключват;
— делението е изчерпателно (сборът от получените групи дава съдържанието на делимото);
— делението се извършва последователно, от общото към частното, без пропуски на степени по йерархичната стълбица.
1.19. Класификационната схема на предметния каталог представлява списък на предметни понятия, разположени в азбучна последователност.
Рубрики в именния каталог са фамилни или други имена на лица. Подрубриките характеризират определени страни от дейността на същите тези лица.
В географския каталог класификационната схема представлява списък на географски наименования, названия на страни, градове, морета, реки, езера и др. Те са рубрики на каталога, а подрубриките имат предметен характер. Разположени са в азбучен или систематичен ред.
1.20. Деленията в класификационната схема се формулират след всестранен и задълбочен анализ на съдържанието на всяко едно от тях. Названията им са максимално прости, точни, ясни, кратки и конкретно изразени чрез съвременна терминология.
1.21. При схемите с логическа структура (по изключение и в тези с азбучна), след като деленията на класификационната схема са вече формулирани, за всяко от тях се определя и условно обозначение (индекс).
Индексите закрепят мястото и връзките на деленията в класификационната схема и трябва да са максимално кратки — чрез най-малкото възможно количество знаци да означават най-голям обем сведения.
Индексите могат да бъдат цифрови, буквени и смесени. Цифровата индексация от своя страна бива номерационна, серийна и десетична.
2. Организация на работата по създаване на каталози.
2.1. Създаването на всички видове каталози в архивите — систематичен, предметно-тематичен, именен, географски и др. се предшествува от разработването на класификационна схема за дадения каталог или за негови части (подразделения), които изискват такава схема.
2.2. За изграждане на систематичните каталози се използува «Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви».
В зависимост от профила на архива, систематичният каталог се състои от една, две или три части:
— систематичен каталог, включващ сведения за периода до 1878 г.;
— систематичен каталог, включващ сведения за периода от 1878 до 1944 г.;
— систематичен каталог, включващ сведения за социалистическата епоха.
2.3. Именният каталог е общ, без подразделения по епохи.
Фамилните имена, псевдонимите и прозвищата на лицата са основни деления (рубрики) на каталога и са изнесени на първо място, пред личното и бащиното име. Например:
Димитров, Георги Михайлов; Яворов, Пейо Крачолов
2.3.1. Наличието на подрубрики се определя от количеството на сведенията за дадено лице. Съставя се схема на подрубриките за всяка конкретна рубрика. Например:
Рубрика: Благоев, Димитър
Подрубрики: Учителска дейност; Публицистична дейност; Обществено-политическа дейност; Биографични и автобиографични материали; Материали за близки и роднини
2.3.2. Към фамилните имена на съответните лица, където са групирани, всички съставени за тях фиши, се правят препратки от псевдоними, прозвища, духовни имена и т. н. Например:
Климент, Митрополит, вж. Друмев, Васил
2.3.3. За лицата, които са по-известни по бащиното, а не по фамилното име, фишите се групират по бащиното име и препратка се прави от фамилното към бащиното. Например:
Петков, Христо Ботев, вж. Ботев, Христо
2.3.4. Фишите за лицата, които са по-известни с псевдонимите отколкото с имената си, се групират след псевдонимите. В такъв случай препратка се прави от името към псевдонима. Например:
Стоянов, Димитър Иванов, вж. Елин Пелин
Същото се отнася за лицата от женски пол, известни с имената на съпрузите си. Например:
Каравелова, Лора Петкова, вж. Яворова, Лора
2.4. Вътре в рубриките на географския каталог сведенията от документите се групират по хронологичен или систематичен ред, като във втория случай се разработва схема на подрубриките.
2.5. Каталозите на документи в архивите се създават:
— при цялостна тематична разработка на архивните фондове;
— при частично тематично разкриване на фондовете чрез подбор на архивни единици, съдържащи данни по определени теми — като подготвителен етап при публикация на документи, съставяне на прегледи, пътеводители и други справочници;
— в хода на научно-техническата обработка на фондовете.
2.6. Цялостната тематична разработка на архивните фондове се превежда заради планомерното попълване на каталозите в архивите с разнообразни по тематика сведения.
2.6.1. Всеки архив разработва перспективен план по каталогизация на документите си, като изхожда:
— от различната информационна значимост на архивните фондове;
— от препоръките на Главно управление на архивите относно тематиката на разкриване, както и нуждите на местното краезнание;
— от персоналните възможности на архива.
2.6.2. Основен метод в работата по каталогизацията е диференцираният подход при подбора на архивните фондове за каталогизация и тяхното описание. Този метод се изразява в установяване на най-целесъобразната последователност на каталогизация на фондовете от различните категории, в най-целесъобразния подбор на архивните единици, на документите и на сведенията от тях, както и в използуването на различни начини на описание в зависимост от характера на документите.
2.6.3. Въз основа на комплекс от критерии се определя равнището на информативност на отделните фондове. Тези критерии са:
— научно-историческа ценност на фонда;
— многостранност на информацията в документите (принадлежност към възможно най-голям брой направления на обществената дейност);
— актуалност и практическа ценност на фонда;
— степен на запазеност на документите във фонда.
2.6.4. В зависимост от различната степен на информативност и особеностите при използуването, всеки архив разпределя фондовете си в три категории:
I категория — фондове с многообразна и многостранна информация, засягаща по-голяма част от обществената дейност, както и фондове с уникална информация.
II категория — фондове с по-малка информативност, съдържащи информация, многообразието на която е ограничено в рамките на едно направление или отделен отрасъл от това направление.
III категория — фондове с малка информативност, съдържащи информация, практически ограничена в рамките на една тема, един въпрос или пък допълваща информацията във фондовете от I и II категория.
2.6.5. Разработката на фондовете обикновено започва с фондове от I категория. Наред с тях се разкриват и комплекси от фондове от I, II и III категория, като комплексът от фондове може да обхваща определена територия, селище, околия, окръг, определени хронологически граници, дадена ведомствена система за целия период от нейното съществуване. По тези начин се осъществява:
— всестранно изучаване съдържанието на документите на учрежденията-фондообразуватели за даден период от време;
— проследяване връзката между документите;
— отстраняване дублетността на документите;
— широко прилагане на груповото описание на документите;
— разкриване на документите на интензивно използуваните фондове;
— разкриване с оглед на степента на запазеност на документите във фонда;
— разкриване, при което се отчита общото състояние на научно-справочния апарат на архива.
2.6.6. При каталогизацията на документите на структурните части на фондообразувателите се спазва следната последователност:
— документите на общите отдели;
— документите на отрасловите отдели, отразяващи конкретни направления от дейността на фондообразувателя;
— документите на функционалните отдели (планово-икономически, отделите за труда, работната заплата, кадрите, счетоводството, материално-техническото снабдяване), отразяващи изпълнението на определени функции в сферата на осигуряване основната дейност на фондообразувателя;
— документите на подразделенията, изпълняващи спомагателни функции.
2.6.7. При разкриване съдържанието на документите на отделните структурни чести на фондообразувателя се спазват следните изисквания:
— документите на общите отдели, които имат обобщаващ характер (отчети, доклади, протоколи) се подлагат на детайлна разработка;
— документите на отрасловите и функционалните отдели, чието съдържание се поглъща частично в документите на общите отдели се каталогизират обобщено (фиш за отделна архивна единица, за група архивни единици);
— документите на структурните части със спомагателен характер не се каталогизират, освен ако е от особено значете периодът на възникването на тези документи.
2.6.8. Заедно с определяне на частите от фонда, които ще се каталогизират, се набелязват и конкретните архивни единаци.
В зависимост от характера на съдържащата се в тях информация се определя последователността на каталогизацията. Предпочитание се дава на единиците, документиращи най-съществените страни от дейността на учреждението, при което:
— архивни единици, съдържащи протоколи, постановления, решения, разпореждания, укази, циркулярни писма от дейността на самото учреждение, се каталогизират най-напред;
— архивни единици, съдържащи разпоредителни документи на висшестоящи органи във фондовете на низшестоящи, имащи пряко отношение към осъществяване функциите на учреждението и запазването на които е счетено за целесъобразно, се каталогизират, освен ако фондовете на висшестоящите и подведомствените учреждения се намират в един архив и е възможно лесно да се установи дублетността на документите;
— архивни единици, съдържащи документи на подведомствени учреждения във фонда на висшестоящо учреждение, изпратени за контрол и обобщение, се каталогизират, освен ако фондовете на тези учреждения се съхраняват в един архив и документите са запазени във фондовете на учрежденията-автори;
— копия от предложения, проекти за решения, актове от проверка и др., в които се отразява същественото от дейността на учреждението, се каталогизират ако фондовете на учрежденията, където се били изпратени оригиналите, се намират в друг архив;
— печатните издания, запазени във фонда, имащи непосредствена връзка с дейността на учреждението, се каталогизират. Ако не се отнасят до дейността на учреждението, се предават на библиотеката или се каталогизират по преценка;
— архивни единици, съдържащи документи по личния състав — заповеди, ведомости и др. не се каталогизират, освен ако от тях могат да се извлекат сведения за видни личности от сферата на културата и производството, конкретни сведения за организацията или ликвидирането на фондообразувателя, или ако други документи не са запазени.
2.6.9. Подборът на сведенията от документите се осъществява чрез полистно изчитане на архивната единица. Основи критерии при подбора на сведенията са:
— съдържание не документа;
— време на възникване на документа;
— място на събитието, отразено в документа;
— значимост на автора или адресата;
— степен на запазеност на документите във фонда.
В процеса на подбора и анализа на съдържанието на документите основно пособие е изработената за каталога класификационна схема, която способства за по-бърза ориентация при анализа, прави го по-целенасочен, показва в какъв аспект да се подбират сведенията и помага правилно да се отрази същността и значението на класифицираните явления.
2.6.10. Едновременно с подбора на сведения за систематичните каталози, се подбират и разкриват документи за отделни лица и административно-териториални единици, с които се попълват именните и географски каталози. При подбора на сведения за именния и географския каталози се прилагат същите критерии, както при подбора на сведения за систематичния каталог, като се имат предвид следните особености:
— за именния каталог се подбират сведения за живота и дейността на видни (национални и местни), държавни и обществени дейци, дейци на науката, техниката, литературата и изкуството, на участници в революционните борби, на рационализатори в производството, герои на социалистическия труд и др. Това са сведения от документи с биографичен характер (автобиографии, биографии, характеристики, документи за уволнения, награждавания и т. н.), както и сведения за дейността на дадените лица в определени сфери от живота на обществото;
— за географските каталози се подбират сведения за административно-териториални единици (окръзи), населени пунктове и други географски обекти, актуални за използуването.
2.7. Частичното тематично разкриване има за цел подбирането и описанието на документи по конкретна тема от един или няколко фонда и създаването на предметно-тематичен каталог като постоянно или кратковременно формирование.
2.7.1. Тематичното разкриване се провежда:
— по заявки на заинтересовани учреждения;
— по теми, планирани от Главно управление на архивите;
— по инициатива на самия архив — при подготовката на прегледи, пътеводители или информационни документи.
2.7.2. Преди започване на работата по разкриването се разработва подробен план на темата, съгласуван със специалисти по въпроса. Когато тематичното разкриване се извършва по заявки на външни учреждения и лица, такъв план се изисква от тях.
В плана се сочат конкретните въпроси, хронологическият и географският обхват на темата. Уточнен и конкретизиран, планът служи за класификационна схема на предметно-тематичния каталог.
2.7.3. Въз основа на разработения план се набелязват фондовете и частите на фондовете, чиито документи ще се разкриват.
2.7.4. Преглеждат се инвентарните описи и се набелязват архивни единици, в които се предполага, че се съдържат данни по темата.
2.7.5. Подбраните по този начин архивни единици се каталогизират изцяло. Съставят се описания и за документите, които са извън темата на конкретното разкриване, но са от значение за други теми.
Описанията се разпределят по съответните раздели на предметно-тематичния каталог, а тези извън темата — в систематичния каталог.
2.7.6. Завършеният предметно-тематичен каталог се използува за съставяне на информационни документи, издава се или остава в картотечна форма докато това е необходимо. Впоследствие фишите се вливат в систематичния каталог.
2.8. В хода на научно-техническата обработка на архивните фондове по изключение могат да се съставят фиши и за каталозите. Исковите данни се нанасят след приключването на научно-техническата обработка и съставянето на описа.
2.9. Отчитането на каталогизацията в архива се осъществява чрез:
— специална отчетна картотека на каталогизираните фондове. На всеки фонд, документите от който са каталогизирани, се съставя картон, където се отбелязват: номер на фонда, наименование на фонда, номер на описа и номер на архивната единица, преминала през каталогизация;
— специална отметка — «К» (каталог) — в инвентарния опис (в графа «Забележка») срещу всяка каталогизирана архивна единица, на обвивката (в горния десен ъгъл) на съответната архивна единица, както и в нейния заверителен надпис.
2.10. Съдържанието на документите се разкрива за каталозите чрез съставяне на описания (заглавия).
2.10.1. Основен метод на описание на документите при каталогизацията е повъпросният метод. За въпрос се счита съвкупност от сведения, характеризиращи дадено събитие, явление, обект или предмет, независимо от това дали тези сведения се съдържат в отделен документ, в част от документ или в група документи.
2.10.2. Всеки самостоятелен въпрос се описва на отделен фиш, чиято форма, размер и реквизити са определени с БДС 6. 25. 2. 01–78.
С оглед създаването на автоматизиран информационен масив от данни и осигуряване на автоматизирано търсене на сведения от документите фишите са машиноориентирани.
2.10.3. На един фиш могат да се опишат:
— отделен документ, ако съдържанието му засяга един въпрос;
— част от документ, ако в документа се съдържат няколко въпроса, изискващи самостоятелно отражение в каталога. В този случай във фиша се описва само съответната част от документа, като се използува изразът «с данни за» или «със сведения за»; Например:
Доклад на Харманлийския околийски полицейски началник до Областното полицейска управление в Стара Загора с данни за прожектиране на съветски филм в Харманли през юли 1940 година. 12 авг. 1940 г. Оригинал. Машинопис.
— няколко документа от една архивна единица, или от няколко архивни единици от един опис (групов фиш); Например:
Ф. 40, оп. 1, а. е. 1, л. 8–11, 14, 18–22.
Учредителни протоколи на местни общински комитети на Отечествения фронт в Елховска околия. 10 септ. 1944 г. Оригинали. Ръкописи.
При групов фиш на документи от различни архивни единици, номерата на листовете се отбелязват за всяка архивна единица поотделно. Например:
Ф. 305, оп.1, а. е. 25, л. 2; а. е. 30, л. 4; а. е. 55, л. 80–120.
— една архивна единица, когато всички документи в нея засягат един и същ въпрос. В този случай върху каталожния фиш се пренася описанието на архивната единица от инвентарния опис, като се подобрява, ако това е необходимо;
— няколко архивни единици от един опис, когато се отнасят към един въпрос.
При което и да било групиране на сведенията от документите се спазва условието те да се отнасят за един и същ въпрос, факт или събитие, за един и същ период, за едно и също място.
2.10.4. Елементите на описанието се подразделят на:
— класификационни;
— информационни;
— външни;
— контролни;
— искови (осигуряващи издирването).
2.10.5. Основната група сведения са информационните сведения, чрез които се означава съдържанието на описваните документи. Те се нанасят в графата «Съдържание» и се състоят от:
— вид на документа;
— автор;
— адресат;
— предмет на разглеждане на документа (въпрос);
— хронологическа и пространствена характеристика на събитията, за които се отнася документът (време и място на протичането им).
Видът на документа, авторът, адресатът и въпросът засегнат в документа, времето и мястото на събитието се предават слято. След тях, на същия ред се посочват датата на възникване на документа, неговата оригиналност и начинът на създаване. Например:
Донесение от кмета на с. Соколаре до Околийския полицейски началник в Бяла Слатина за проведена партизанска акция в селото през май 1944 г. 30 май 1944 г. Оригинал. Ръкопис.
При описанието на документи от личен произход преди датата на съставяне на документа се посочва и мястото на съставянето му. Например:
Писмо от Константин Величков до племенницата му Юрукова по повод здравословното му състояние. Мантон, 27 септ. 1906 г. Оригинал. Ръкопис.
Ако документът е служебен, не е подписан от известна личност, в информационните сведения се съобщава името на подписалия документа. Например:
Изложение на социалдемократическата група в Софийски градски общински съвет, подписано от Георги Димитров, против посещението на депутатите от германския Райхстаг в България и тържественото им посрещане. 23 юни 1916 г. Оригинал. Машинопис.
При каталогизацията на печатни издания (брошури, прокламации, позиви и др.) се отбелязва видът на изданието, организацията или лицето, от чието име се осъществява изданието, издателството, тиражът.
При описание на стихотворения без заглавие, позиви, прокламации, плакати, се допуска цитиране на първите няколко думи (за разпознаване) и се поставя многоточие.
Съдържанието се предава кратко, ясно, без подробности и в същото време — конкретно, индивидуално. То само се означава, не се преразказва.
Имена на лица се посочват така, както са дадени в документацията. При възможност се изписват изцяло, без съкращения.
Фишите, съставени за систематичния каталог, които съдържат данни само за едно лице, направо се дублират за именния каталог. Например:
Резолюция на Софийския апелативен съд за осъждането на Петър Бонев от с. Крушовица, Оряховско, за нанесена обида на царя. 11 септ. 1923 г. Оригинал. Машинопис.
От фишите, в които се споменават повече лица, се правят извлечения. Например:
Декларация от представители на политическите сили в България (К. Мушанов, Кр. Пастухов, К. Георгиев, д-р Ив. Пашов и др.) до регентите и министър-председателя за грешките на правителството във външната политика, за необходимостта от скъсване съюза с Германия и образуване на конституционно правителство. Авг. 1944 г. Печатно.
Фишите извлечения имат следния вид:
Декларация от представители на политическите сили в България, между които е и Н. Мушанов, до регентите и министър-председателя, за грешките на правителството във външната политика, за необходимостта от скъсване съюза с Германия и образуване на конституционно правителство. Авг. 1944 г. Печатно.
Специално за именния каталог се съставят описания от такива документи, като списъци, обвинителни актове и др., съдържащи по-голям брой имена. Така например от обвинителен акт срещу участници в Септемврийското въстание, за систематичния каталог се съставя едно общо описание, без да се посочват имена, а за именния каталог толкова описания, колкото са обвиняемите.
Документите, които вече са описани за систематичния каталог, не се разработват повторно за именния. Преглеждат се само наличните тематични фиши и по тях чрез извлечения се съставят именни.
При описанието на съдържанието на документите при каталогизацията освен горепосочените изисквания се спазват и всички изисквания, отнасящи се до описанието при научно-техническата обработка на архивните фондове(15).
2.10.6. Класификационните сведения служат за шифровка на съдържанието по документите, описани върху конкретния фиш и за систематизация на фишите в каталога в съответствие с класификационната схема.
Те се състоят от:
— индекс на делението в класификационната схема;
— дата на събитието;
— място на събитието.
Индексът се определя според класификационната схема. Попълва се с молив, с оглед на евентуални промени впоследствие.
Когато едно и също описание е от значение за няколко деления в каталога, в графата «индекс» и на горното поле на фиша се нанасят индексите на всички деления, фишите се размножават в необходимия брой екземпляри и върху всеки от тях се подчертава индексът на едно от деленията. Фишът се систематизира в съответствие с подчертаното.
Датата на събитието служи за допълнителна систематизация на описанията в рамките на подрубриката. Тя се изписва независимо от това, че е изписана и като част от информационните сведения. Изписват се денят, месецът (с думи, като се използуват установените съкращения) и годината.
В случаите, когато датата на събитието съвпада с датата на документа, се вписват и двете дати на съответните места.
Ако датата в документа не е посочена, то по възможност тя се установява, като се изхожда от съдържанието на документа и от останалите негови особености. В този случай датата се загражда в квадратни скоби.
В графата «Място на събитието» се сочат всички населени места, райони или страни, към чиято история имат отношение описваните документи.
2.10.7. Външни сведения са сведенията за езика на документа и за начина на създаването му.
2.10.8. Исковите сведения, осигуряващи издирването на документите са: наименование на архива, номер на фонда, номер на описа, номер на архивната единица и номер на листа.
2.10.9. Контролни сведения са датата на съставянето на фиша и името на сътрудника, който го е съставил. Те се вписват за осигуряване контрол върху качеството на описанията при каталогизацията.
След каталогизацията на документите от даден фонд или по дадена тема, съставените фиши се редактират от главния специалист при направление «Обслужване на потребителите с архивна информация» в централните архиви и «Информационна, научно-издателска и популяризаторска дейност» — в окръжните, или от специално натоварен сътрудник.
Проверява се доколко правилно е предадено съдържанието не документите; дали чрез индекса правилно са отнесени сведенията към определен отрасъл, проблем, тема, подтема, рубрика, подрубрика; дали са точни исковите данни. При съмнение, редакторът сравнява със самите документи.
2.11. Съставените, индексирани (сигнирани) и редактирани фиши подлежат на систематизация. Тя има съществено значение при ръчно търсене на информация в каталозите.
2.11.1. Систематизацията на фишите се изразява в тяхното групиране в съответствие с класификационната схема на каталога, най-напред по висшите деления, накрая по нисшите. В подрубриките фишите се подреждат по хронологичен, азбучен или друг удобен за използуване ред.
2.11.2. Групираните фиши се подреждат в каталожни чекмеджета и се прикрепват към тях с шиш. Не се допуска съхраняването на фишите в пликове, папки и др.
2.11.3. Разделите, подразделите и другите деления в каталога се отделят един от друг с картони-разделители, които биват централни, леви и десни.
За всяка степен на деление се подбират разделители с определен размер, форма и цвят.
Върху разделителите се нанасят индексите и наименованията на подразделенията на класификационната схема.
2.11.4. На всяко каталожно чекмедже се прикрепва етикет, на който се отбелязват поредният номер на чекмеджето и наименованието на раздела от класификационната схема, от който има фиши в чекмеджето.
2.11.5. При систематизацията на фишите за именния каталог се имат предвид и следните особености:
— каталогът се снабдява с буквени разделители (А, Б, В, Г, Д и т. н.). Буквата се вписва на централен разделител. Ако имената от дадена буква са много, използуват се и сричкови разделители (Аб, Ав, Аг, или Ба, Би и т. н.), които също са централни;
— на леви разделители се вписват стилните имена. Ако между фамилните имена от дадена буква или сричка трябва да се открои името на някое много известно лице, името се изнася на среден разделител; Например:
Б
Ба
Би
Бе
Благоев Димитър
Бо
Бу
— в случай, че за дадено лице е необходимо фишите да се групират в тематични подрубрики, то подрубриките се изписват на десни разделители.
2.11.6. Каталозите се използуват от сътрудниците на архивите и от читателите в читалнята. Изваждането на фиши при използуването на каталозите не се допуска.
2.11.7. За състоянието, правилното използуване и доброто съхранение на каталозите отговаря главният специалист при направление «Обслужване на потребителите с архивна информация» в централните архиви и «Информационна, научно-издателска и популяризаторска дейност» — в окръжните, или специално натоварено лице от това направление.
XI. Прегледи на архивни фондове и документи
1. Предназначение и видове прегледи.
1.1. Прегледите са справочници, които в повествователна форма разкриват състава и съдържанието на архивните документи. Те се съставят само на документи от обработени фондове и биват фондови и тематични.
1.2. Фондовите прегледи разкриват състава и съдържанието на документите на отделен фонд или групи еднородни фондове.
При избор на фонд за съставяне на фондови преглед се изхожда от значението на фондообразувателя, от актуалността и значимостта на документите във фонда и от неговата пълнота.
Ако фондообразувателят е отделно лице, се взема под внимание неговата роля и значението му в обществения, политическия, стопанския и културния живот на страната.
1.3. Тематичните прегледи разкриват състава и съдържанието на архивните документи по определена тема, независимо от това в кои архиви и архивни фондове се съхраняват тези документи.
Подбират се теми, към които изследователите проявяват интерес в даден момент или важни теми, за които наличните документи все още не са достатъчно известни.
2. Съставяне на прегледи.
2.1. Основни съставни чести на прегледа са: характеристика на документите, построена по подходяща за целта класификационна схема и спомагателен справочен апарат.
2.2. Характеристика се нарича описателната част на прегледа. Тя съдържа групи сведения за документите, подредени съобразно разделите на класификационната схема.
2.3. Класификационната схема на прегледа представлява систематичен списък на раздели, подраздели и по-нататъшни деления (рубрики и подрубрики). При фондовите прегледи тя се съставя след като се проучи историята на фондообразувателя и съдържанието на документите от фонда, при тематичните — след проучване на темата и документите по нея.
В случаите, когато архивните документи са разкрити предварително и по темата или по фонда вече има каталог, класификационната схема на каталога може да се използува и за схема на прегледа.
2.4. По вид схемите биват: структурни, производствено-отраслови, тематични, географски и номинални.
2.4.1. Структурна схема се използува в прегледите на фондове на учреждения и организации с трайно устройство. В нея групирането на сведенията за съдържанието на документите се извършва отначало по структурните части на фондообразувателя (отдели, сектори и т. н.), а по-нататък по важност. Например:
Архивен фонд «Акционерно дружество «Гранитоид» (1907–1950 г.)
I. Управителен съвет и Дирекционен комитет
II. Електрически отдел
III. Индустриален отдел
IV. Минен отдел
V. Търговски отдел.
2.4.2. При производствено-отраслова схема за основа на групировката служат отраслите от дейността на фондообразувателя, а групирането на сведенията вътре в разделите се извършва по теми. Например:
Държавна земеделска научноизследователска станция «Константин Малков» в с. Садово, Асеновградско
I. Научноизследователска дейност
II. Метеорологични наблюдения
III. Административна и финансова дейност.
2.4.3. Тематична схема се прилага при тематичните прегледи, а също в прегледите на видове, когато фондообразувателят няма ясно изразена структура и обособени отрасли на дейност или когато запазените документи не дават пълна представа за тях. Например:
1. Розопроизводство и розомаслена индустрия в България
I. Разпространение на розовата култура по райони, условия, при които вирее и мястото й в поминъка на населението
II. Добив на розов цвят и търговия с него
III. Розомаслена индустрия, получени количества розово масло и търговия с него
IV. Отражение на икономическите подеми и кризи върху розомаслената индустрия
2. Тютюнева кооперация «Асенова крепост» — Асеновград
I. Създаване и устройство на кооперацията
II. Членски състав и подпомагането му от кооперацията
III. Покупка, манипулация и търговия с тютюна
IV. Отражение на икономическите подеми и кризи върху дейността на кооперацията
V. Работнически стачки.
Тематична схема се прилага и когато е необходимо да се осветли съдържанието на документите по важни социално-икономически, политически, исторически и други въпроси, независимо от структурата на фондообразувателя. Например:
Архивни фондове на читалища в София и Софийски окръг до 9. IX. 1944 г.
I. Създаване на читалища
II. Строеж на читалищни сгради
III. Културно-просветна дейност на читалищата
IV. Полицейски надзор над читалищата и терор над читалищните дейци.
В рамките на отделните по-малки теми и въпроси сведенията за документите се излагат по хронология.
2.4.4. Географска схема се прилага при тематичните прегледи, когато е необходимо да се подчертае икономическото или друго развитие на отделните райони в страната.
2.4.5. Номинална схема се използува при необходимост да се подчертаят отделните видове документи и когато видът на документите предопределя тяхното съдържание. Например:
Отражение на Септемврийското въстание в документи от периода след 9. IХ. 1944 г.
I. Спомени на участници във въстанието
II. Удостоверения, потвърждаващи участието във въстанието, издадени от народните съвети и СБПФ
III. Сведения от народните съвети и СБПФ за протичането на въстанието в отделни селища и за участници във въстанието от тези селища
IV. Биографии и характеристики на участници във въстанието
V. Декларации-въпросници за членство в СБПФ на участници във въстанието
VI. Доклади и истории на селища
VII. Справки за отделни събития.
2.5. Прегледите на фондове от личeн произход се построяват въз основа на примерните схеми за систематизация, прилагани при научно-техническата обработка на тези фондове.
2.6. Елементи на описателната част на прегледа са: разновидности на архивните документи, автори и адресати, съдържание, хронологически рамки, оригиналност и начин на създаване на документите, език (ако е чужд) и палеографски особености.
2.7. Анотациите, т. е. сведенията за съдържанието на документите, се излагат в логическа последователност в максимално кратка литературна форма, но същевременно с това са точни и ясни и се съпровождат с извороведски анализ. Посочва се значението на групата от документи или на конкретния документ за изучаването на темата, дават се сведения за тяхната пълнота и степен на запазеност, отбелязва се характерът на съдържащите се в документите фактически данни, тяхната достоверност.
Цитирането на текст от документ е допустимо в случаите, когато цитатът изразява нещо особено характерно за епохата когато са възникнали документите или помага лаконично да се подчертае същественото в съдържанието им.
2.8. Анотациите биват единични (на отделен документ) и групови.
2.8.1. За най-ценните документи се дават единични анотации. Например:
«Писмо на Александър Екзарх до Високата порта и Великите сили от 23 януари 1843 г. с искане за подобряване положението на българския народ, за откриване на български училища и изпращане на български младежи да се учат в Цариград и някои европейски градове, за отпечатване на български книги и др.».
2.8.2. Групови анотации се създават за обединяване сведенията за едноредни документи. Групирането се извършва според особеностите на документите по номинален признак, по произхождение (автор) или по съдържание. Например:
1. «Протоколи от заседания на Временния комитет на Народния женски съюз за времето от 29 септември 1344 г. до 15 януари 1945 г., отразяващи организационната работа на комитета по изграждане на женските дружества в този период, провеждана успоредно с дейността женските комисии при комитетите на ОФ.»
2. «Писма от проф. д-р Ханс Гебхард от Хелзингфорс (Хелзинки), 1930–1933 г. за българския репарационен дълг и по бежанския въпрос, за вноса на машини от страните, отпускащи заеми, за предложението му отделите към Кредитните институти за продажба на хранителни продукти и селскостопански артикули в България да се обособят като самостоятелни и да се включат в кооперация «Напред», за участието му в заседание на финансовия комитет при ОН в Женева и пр.»
3. «В окръжни, директиви, планове и доклади на ЦС на БНЖС и в планове, отчети, писма, телеграми и дописки на женските дружества по места (1944–1950 г.) е отразена разгънатата от жените многостранна културно-просветна дейност, оказала значително влияние за издигането на политическата съзнателност и културното равнище на жените.»
2.3. Характеристиката на документите се съпровожда под линия с исковите им данни (наименование на архивите, ако са повече от един, номерата на фондовете, описите, архивните единици и листовете). При повтарящи се елементи се сочат само различията, като се прави уговорка за това в увода.
XII. Пътеводители по фондовете на архивите
1. Предназначение и основни видове пътеводители.
1.1. Пътеводителят по фондовете е справочник, предназначен за общо запознаване с документите на определен архив, на група архиви или на всички архиви в страната. Представлява систематизиран списък на архивните фондове с техните характеристики и кратки данни за фондообразувателите.
1.2. Съставят се отделни пътеводители за фондовете от капиталистическата и социалистическата епоха. При общ пътеводител, той се състои от две части за съответните епохи.
1.3. Краткият справочник по фондовете на архивите представлява систематизиран списък на фондовете на архива с обобщени характеристики за тях и справочни данни (номер и обем не фонда, крайни дати на документите).
2. Съставяне на пътеводителите.
2.1. Основни съставни части на пътеводителя са характеристиките на архивните фондове, справочният апарат и приложенията.
2.2. Работата по съставянето на пътеводителя започва с уточняване на фондовете, на които ще се съставят характеристики и съответно на тези, за които ще се дадат само справочни данни в приложен към пътеводителя списък. Тя продължава с определянето на схемата, по която ще се подредят характеристиките на фондовете, уточняването на фондовете, на които ще се подготвят групови и единични характеристики и съставянето на характеристиките. Справочният апарат и приложенията се подготвят след написването на характеристиките.
За по-пълно разкриване на съдържанието на документите освен инвентарните описи, се преглеждат наличните прегледи, съобщения и справки за фондовете, а също и самите документи, когато заглавията на някои архивни единици са непълни или когато те се състоят от сложни документи (протоколи, отчети и др.), чието съдържание по начало не се разкрива в описа.
Подготвеният за издаване пътеводител се редактира от редакционна комисия, която има за задача да провери верността на приведените сведения, да уеднакви всички характеристики, да отстрани неточните в научно или политическо отношение изрази и пр.
2.3. Схемата на пътеводителя се построява по производствено-отрасловия признак. Отделните раздели представляват отрасли от дейността на обществото и се разполагат в логическа последователност, като се спазва взаимната връзка помежду им. Например:
Държавна власт и управление; промишленост; селско и горско стопанство; строителство и архитектура; транспорт и съобщения; търговия; финанси и кредит; спестовно и застрахователно дело; просвета; наука и култура; обществено-политически живот.
Характеристиките на фондовете от личен произход се групират в самостоятелна част на пътеводителя.
Всеки раздел на схемата, в зависимост от наличието и съдържанието на описаните в него фондове може да има и подраздели.
2.4. За да не се нарушава единството на възприетия признак за построяване на схемата, характеристиките на фондовете на министерства, управления, комитети и други служби, ръководещи различните отрасли на народното стопанство, науката и културата, се отнасят в разделите за съответните отрасли, а не към раздела «Държавна власт и управление». Така, фондът на Министерството на земеделието и държавните имоти се отнася към раздела «Селско и горско стопанство», този на Министерството на вътрешната търговия — към раздел «Търговия». В раздела «Държавна власт и управление» се отнасят органите, които имат законодателна и изпълнителна власт (Народно събрание, Държавен съвет, Министерски съвет, Министерство на вътрешните работи, Министерство на правосъдието, окръжни съвети, окръжни и околийски управления и др.).
2.5. Характеристиките на фондовете на различните кооперации, съюзи и организации, които освен задължението им да защитават интересите на техните членове, имат и производствени задачи, се разпределят по съответните раздели в зависимост от производствения им профил. Така клоновите съюзи на каучуковата, кожарската, консервната, тютюневата и други индустрии се отнасят към раздела «Промишленост»; различните говедовъдни, овцевъдни, свиневъдни и други животновъдни дружества, както и ветеринарно-санитарните, пчеларските, птицевъдните и други кооперации — към съответните подраздели на раздела «Селско и горско стопанство» и т. н.
2.6. Характеристиките на фондовете са основна част на пътеводителя. Те биват индивидуални (за отделен фонд) и групови (за група фондове).
2.7. Индивидуалната характеристика включва следните данни: наименование на фонда, справочни данни за него (номер и обем на фонда, крайни дати на документите, наличен справочен апарат на фонда), кратка историческа справка на фондообразувателя и анотации на съдържанието на документите.
Справочните данни се посочват под наименованието на фонда от ляво. Например:
Българска земеделска и кооперативно банка
(БЗКБ), гр. Варна
Ф. 181К, 82 а. е., 1902–1954 г.
2.8. Групови (общи) характеристики се съставят на еднотипни по състав в по-маловажни по съдържание фондове.
Груповата характеристика се състои от: общо наименование на фондовете, списък на фондовете, включени в груповата характеристика със справочни данни за всеки фонд, обща справка за историята на фондообразувателите и обща анотация за съдържанието на архивните документи от фондовете. Списъкът на фондовете се помества след общото наименование на фондовете, непосредствено преди историческата справка.
2.9. На фондовете, чиито документи са малко по обем и имат предимно справочно значение (документи по личния състав, финансово-счетоводни и др.) не се съставят характеристики. Те се включват в приложен към пътеводителя списък на фондовете и се дават за тях само справочни данни.
2.10. Наименованията на фондовете на учреждения, организации и предприятия се вземат от списъка на фондовете, след уточнение, ако е необходимо.
2.11. Историческата справка при индивидуална характеристика на учреждение-фондообразувател съдържа кратки данни за създаването, реорганизациите и ликвидирането на фондообразуветеля, с препратка към основните законодателни актове или официалните документи във фонда, а също сведения за неговата компетенция, структура и функции. За известните учреждения, за които съществуват специални проучвания, историческата справка е кратка и се съпровожда с библиография на по-важните публикации за фондообразувателя.
2.12. Историческата справка за фондове, включени в групова характеристика, съдържа кратки данни за създаването, реорганизациите и ликвидирането на фондообразувателите, а също така и за техните функции и компетенциите им. Когато фондовете от дадената група имат различни години на създаване и ликвидиране и чести структурни промени, в историческата справка се дават най-общи данни за периода, през който са съществували фондообразувателите, за тяхната компетенция и функциите им, а в списъка на фондовете под справочните данни за всеки фонд се посочват и кратки сведения за създаването и ликвидирането на фондообразувателя и за някои по-големи промени, които той е претърпял. В този случай, общата историческа справка се помества пред списъка на фондовете. Например:
Народно читалище «Просвета», с. Аксаково, Варненска околия
Ф 582К, 3 а. е., 1937–1945 г.
Основано 1937 г.
Народно читалище «Бъдеще», с. Ботево, Варненска околия
Ф 481К, 9 а. е., 1924–1954 г.
Основано 1924 г.
2.13. В историческата справка за архивна колекция или за групов архивен фонд се посочват времето и причините на възникването им, а също така и особеностите на образуването им. Ако архивната колекция е с документи от личен произход се дават данни за лицето, за което се отнасят документите и за лицето, което ги е събрало и запазило.
В справката на семеен фонд се дават сведения за всеки член от фамилията.
2.14. Анотациите за съдържанието на документите както в единичните, така и в груповите характеристики са стегнати и ясни, без излишни подробности. Това се постига чрез сполучливо групиране на сведенията по еднородни въпроси. Описват се всички документи, които съдържат важни данни за развитието на Народното стопанство, науката и културата, за обществено-политическия живот на страната, както и за дейността на видни обществено-политически, стопански и културни дейци.
Документите по личния състав се анотират само ако съдържат данни за видни държавни, обществено-политически и други дейци.
2.15. В анотациите съдържанието на документите се предава единично и групово. Единично (всеки документ поотделно) се описват документите, които по своя вид и съдържание не подлежат на обобщение или съдържат особено ценни сведения. Групово се описват еднородни по вид и съдържание документи. За всеки единичен документ се посочва неговият вид и автор, адресът, до който е отправен, датата на съставянето и съдържанието му. Същите данни, но обобщено, се дават и при описването на група документи.
Датите на отделните документи се посочват ако не съвпадат с хронологическите граници на фонда или ако имат значение за по-точно предаване на съдържанието на документите.
Когато в анотацията на група фондове се споменават ценни документи от част от фондовете, обхванати от груповата характеристика, в скоби се посочват номерата на тези фондове.
2.16. В анотацията сведенията за съдържанието на документите се групират и описват по добре обмислена схема, за да се избегне разпиляването на данни по един и същ въпрос в различните части на анотацията. Схемата се изгражда по един от следните признаци: структурен, производствено-отраслов, тематичен, номинален, хронологически. Вътре в основните групи сведенията се групират по въпроси, а въпросите от своя страна се изреждат по важност, по хронология на събитията и т. н.
Структурният признак се използува при фондообразуватели с устойчива структура и при големи по обем фондове. При фондообразуватели с неустойчива структура и при малки по обем фондове, съдържанието на документите се представя тематично. Номиналният признак е удобен при фондове на тясно специализирани учреждения, занимаващи се с един вид дейност.
2.17. Вътре в разделите на пътеводителя характеристиките се подреждат по важност, а след това азбучно по наименование на селищата и по наименованията на фондообразувателите. Например:
В раздела «Просвета, наука, култура» учебните заведения се подреждат според степента на образованието, за всяка степен в азбучен ред на селищата, а в рамките на отделните селища, ако заведенията са много, по наименованията им.
2.18. Характеристиките на фондовете от личен произход се групират азбучно по имената на лицата.
2.19. Приложения към пътеводителя са: списък на фондовете, невключени в пътеводителя, списък на фондовете от профила на архива, съхранявани в други архиви, библиография на публикации по документи на архива, карти на района на архива през различните периоди (ако е претърпял променя), фотокопия на особено ценни документи, снимка на сградата на архива и др.
2.20. Списъкът на фондовете, невключени в пътеводителя и списъкът на фондовете от профила на архива, съхранявани в други архиви, се построяват по схемата на пътеводителя и съдържат само справочни данни за фондовете.
2.21. Библиографията на публикации за архива и неговите документи се съставя съгласно съществуващите библиографски правила.
XIII. Спомагателен апарат към архивните справочници
1. За повишаване информационните качества и улесняване използуването им, архивните справочници (описи, каталози, прегледи, пътеводители и др.) се снабдяват със спомагателен справочен апарат.
2. Елементи на спомагателния апарат са:
— заглавен лист;
— увод;
— списък на съкращенията;
— указатели;
— съдържание;
— библиография.
3. Съставът на спомагателния апарат се определя в зависимост от документите, към които се съставя справочника, от типа на справочника и от конкретните задачи, поставени при неговата подготовка.
4. Заглавен (титулен) лист.
Заглавният лист е първата страница на архивния справочник и съдържа: наименование на архива (архивите), наименование на справочника, място и година на създаването му.
5. Увод.
5.1. Уводът на архивния справочник се състои от историческа и археографска част.
В историческата част се характеризира темата, на която е посветен справочникът, историята на фондообразувателя (фондообразувателите), чиито документи са включени в справочника, историята на архива, съхраняващ документите. Отбелязва се научното и политическото значение на справочника, неговото значение за по-нататъшната разработка на съответните научни проблеми и за разширяване използуването не архивните документи.
Археографската част е посветена на истерията и общата характеристика на документите, включени в справочника. Посочват се обемът, хронологическите рамки, пълнотата и степента на запазеност на документите. Съобщава се кога и как са постъпили те в архива. Отбелязват се основните категории документи по разновидност, по съдържание, както и техните палеографски, езикови и други особености. Обосновава се схемата, по която е построен справочникът и начините на описание (съставяне на характеристиките, анотациите). Посочва се в какви издания са публикувани документите, включени в справочника и с какъв справочен апарат е снабден той. Съобщават се лицата, взели участие в подготовката на справочника.
5.2. В зависимост от вида на справочника, уводът съдържа допълнително:
— уводът на опис и преглед на личен фонд — кратка характеристика на основните етапи на творческата, политическата и обществената дейност на фондообразувателя;
— уводът на тематичен преглед и каталог — обосновка на избора на темата, сведения за проучеността й;
— уводът на пътеводител и кратък справочник по фондовете — исторически очерк за архива, за неговата структура, сведения за издателската дейност на архива, за работата на читалнята.
6. Списъкът на съкращенията представлява азбучен списък на срещащите се в справочника съкратено написани думи, които не са включени в списъка на стандартните съкращения (вж. БДС 9736–72). Помества се след увода.
7. Указатели.
7.1. Указателите представляват списъци на съдържащи се в съответните справочници предметни понятия (имена на лица, географски и топографски наименования, названия на предмети, явления, събития и др.), подредени азбучно, систематично или хронологически, с препратки към страницата, на която понятията се срещат.
7.2. Указателите към архивните справочници се съставят за по-бърза ориентация в съдържанието на справочника. Видът и броят на указателите към даден справочник се определят от съставителя по целесъобразност.
7.3. Включените в указателите понятия, техните определения, пояснения и характеристики трябва да бъдат редакционно издържани, а данните — абсолютно точни и политически правилно представени. Използува се следната пунктуация:
— в кратките указатели се поставя запетая само между номерата на страниците; Например:
Сакъзов, Янко Иванов 3, 31, 94, 97
— в разширените указатели запетая се поставя също между понятието и пояснението; Например:
Брезница, село 29, 78
7.4. Когато дадено понятие се споменава освен в основния текст на справочника и в части на спомагателния справочен апарат, то препратките, отнасящи се до справочния апарат се дават с друг шрифт (курсив, разредка и др.), което се уговаря в увода.
7.5. За по-голяма краткост и прегледност на указателите, допуска се съкратено написване на тези думи в пояснението, които са включени в списъка на съкращенията на архива или са получили гражданственост. Например:
вместо река — р.
вместо град — гр.
Особеностите по съставянето на указателите (начин на съставянето, обем на включените понятия) се обясняват в увода на справочника.
7.6. По форма указателите биват:
— кратки — съдържащи само обозначенията на понятията и препратките;
— разширени — съдържащи наред с обозначенията на понятията и препратките пояснения за всяко едно от понятията в смисъла, в който е употребено. При нужда разширените указатели могат да съдържат и допълнителни сведения за лицата, предметите, събитията и т. н. За набирането не тези сведения се използуват и допълнителни източници.
Не се допуска смесване на кратки и разширени указатели.
7.7. По съдържание указателите биват:
— именен;
— географски;
— предметен;
— терминологичен;
— смесен.
7.8. Именният указател представлява азбучен списък на фамилните, бащините и личните имена, псевдонимите, прякорите и др., срещащи се в текста на справочника и в справочния апарат към него.
7.8.1. В зависимост от характера и предназначението на справочника, именният указател бива общ, включващ всички имена от текста и специален, съдържащ имена от един род (напр. именен указател на конструкторите).
7.8.2. В зависимост от поясненията, именните указатели биват:
— кратък именен указател;
— разширен именен указател.
7.8.3. Краткият именен указател съдържа фамилното име (написано изцяло) и инициалите на собственото и бащиното име. Например:
Бранчев А. С.155, 200
7.8.4. Прякорите, псевдонимите и прозвищата не се съкращават.
7.8.5. Ако в справочника се споменават лица с едно и също фамилно име и с еднакви инициали на личното и бащиното име, в краткия указател тези последните се изписват. Например:
Иванов Георги Стоянов 15, 20, 21
Иванов Георги Стефанов 16, 25, 30
7.8.6. Ако в справочника се споменават лица с еднакви фамилни, бащини и лични имена, псевдоними, прозвища и т. н., към всяко име се дава пояснение. Например:
Петров Г. Т. (дядо) 18, 43
Петров Г. Т. (внук) 15, 19
7.8.7. Ако в справочника е дадено само собственото или собственото и бащиното име, прозвище, псевдоним и пр. на лицето и не могат да се определят останалите имена, посочва се името така, както се среща на съответното място в текста. Например:
Димитър 11, 15
Проданов Иван 3, 17
7.8.8. Ако лицето е споменато под псевдоним, прозвище и т. н., наред с псевдонима в кръгли скоби се пише собственото му име. Едновременно с това собственото име се посочва при съответната буква на указателя с препратка към псевдонима или прозвището. Например:
Соня (Драгойчева, Ц. М.) 18, 28, 90
Драгойчева Ц. М. — вж. Соня
7.8.9. Ако едно и също лице се споменава в справочника под няколко имена, то всички сведения и препратки за него се съсредоточават на едно място, след основното име на лицето, като за основно име се взема общоизвестното или това, което се среща най-често в справочника. В кръгли скоби след основното се сочат останалите имена. Всяко от тях се посочва и на съответната буква с препратка към основното име. Например:
Атанас — вж. Бранчев А. С.
Бранчев А. С. (Атанас, Доктора, Науката) 3, 55, 200
Науката — вж. Бранчев А. С.
Доктора — вж. Бранчев А. С.
7.8.10. Ако едно и също лице се споменава в справочника с двойно фамилно име, вписват се и двете имена, но подреждането е по първото име. Например:
Дондуков — Корсаков, Ал. М. 34, 85, 120
Тодоров — Балан, Александър 8, 12, 25
Пенева — Манева, Мария 18, 25, 85
7.8.11. Когато лицето е по-известно със собственото му име, свързано с дума като «бачо», «дядо», «хаджи» и пр. тази дума се изписва пред собственото му име. Например:
Петров, Бачо Киро
Асенов, Хаджи Димитър
7.8.12. Ако в документите една и съща жена се среща с името на съпруга си и с бащиното си име, и е еднакво известна с двете си фамилни имена, за основно се взема името на съпруга й, а бащиното се посочва в скоби и се изнася като препратка. Например:
Люцканова, Недялка (Недялка Цанкова) 23, 42, 58
Цанкова, Недялка вж. Люцканова, Недялка
7.8.13. В случай, че жената е по-известна с бащиното си име, то се взема за основно. Например:
Габе, Дора (Дора Пенева,) 3, 8, 12
Пенева, Дора вж. Габе, Дора
7.8.14. Когато думите «поп», «хаджи», «кара» са станали неделима част от фамилното име на лицето, те се пишат слято с името. Например:
Хаджииванов, Иван 25, 72, 83
Попиванов, Стоян 2, 8, 10
Караиванов, Петър 3, 9, 12
7.8.15. В случаите, когато фамилното име на лицето не е посочено в документите и не може да се установи, а към собственото име има дума, като «бачо», «хаджи», «дядо» и др. или пояснения, свързани с професията и местопребиваването на лицето, като Дупничанин, Заралия, Казанджи и др., тези добавки се вписват до собственото име. Например:
Бай Иван 25, 38, 72
Хаджи Иван 2, 8, 15
Иван Сахатчията 34, 82, 92
Иван Заралията 5, 12, 18
7.8.16. Духовните лица се означават и подреждат по духовното име, а светското име се посочва в кръгли скоби, като при него се прави препратка към основното име. Например:
Климент, Митрополит (Васил Друмев) 120, 180
Друмев, Васил, вж. Климент, митрополит
Ако в справочника дадено духовно лице се среща с различни духовни санове и е променяло епархията си, за основен се взема последния му сан и епархия. Например:
Антим I, екзарх български, а не
Антим, митрополит Видински
7.8.17. Имената на свещениците се изписват според изискванията за светските лица. Когато е посочено само собственото име на свещеника и фамилното му име не може да се установи, пише се «Поп» пред собственото име, а след него — селището, в което е служил, ако е дадено в документите. Например:
Поп Лило от Оряхово
Поп Димитър от Васколници, Видински окръг
7.8.18. Имената написани на латиница, се транскрибират на кирилица и се подреждат по тази им форма, а имената на латиница се дават в кръгли скоби. Ако има чувствителни различия в транскрибирането се прави препратка. Например:
Космович, Леон Г. (L. G. Cosmovici) 3, 8, 19
Йорга, Николае (N. Jorga) 6, 11, 12
7.8.19. Двойните фамилни имена, написани на латиница, се подреждат по правило по второто име. Изключение се прави само за лица, известни с първото си име. Например:
Belov — Rutzau — Рутцау — Белов, фон 18, 38, 40
7.8.20. Членове, предлози и частици за благородство, като вал, дьо и други, се пишат след фамилното име на лицето. Например:
Бетховен, Лудвиг ван 131, 180
Мопасан, Ги дьо 53, 66, 80
Когато такива думи са се утвърдили у нас да са пишат слято с фамилните имена на лицата, те се дават слято написани. Например:
Лафонтен Жан дьо 121, 200
Дануцио, Габриеле 1, 18, 121
7.8.21. Турските имена написани на арабица, се транскрибират на кирилица и на латиница. Подреждат се по транскрипцията на кирилица, а транскрипцията на латиница се дава в скоби. На първо място се пише собственото, а не фамилното име на лицето, както при славянските и западноевропейските имена. Например:
Али Саиб Паша (Ali Saib Pasa) 3, 82, 120
7.8.22. Частиците на родство (ibn, bar, zade и др.) се запазват в състава на името на лицето и се изписват заедно с името му. Например:
Muhamed ibn Saud — Мухамед Ибн Сауд
7.8.23. Членовете (съкратено al, ar, as, el и др.) прибавени към името на лицето, се пишат на съответното им място. Например:
Abdul — Raihan Muhamed al Birunie Абдул-Райхан Мухамед ал Бируние 8, 12
7.8.24. Думи, означаващи титла, звание, чин (паша, бей, миза, ефенди, хаджи и др.), прибавени към името на лицето.
7.9.2. Наименованията на географските и топографските обекти се вписват в указателя, както се срещат в текста.
7.9.3. Ако един географски пункт е бил преименуван няколко пъти и в текста на справочника се среща под различни наименования, за основа се взема това, което е хронологически последно. Всички останали наименования, срещащи се в текста на справочника, се дават в кръгли скоби след последното наименование, по реда на тяхното изменение, а така също и на съответното място в указателя с препратки към основното наименование. Например:
Михайловград (Кутловица, Фердинанд) 27, 46, 98, 114
Кутловица — вж. Михайловград
Фердинанд — вж. Михайловград
7.9.4. При наличие на различни варианти в написването на географското название, които се срещат в текста на справочника, за основно се взема съвременното му наименование. Например:
Враца (Вратца) 23, 25
Вратца — вж. Враца
7.9.5. Сложните географски или топографски наименования в указателя се вписват по първата дума, без инверсия. Например:
Горна Оряховица, гр. 5, 8, 15
Река Девня, с. 10, 200
7.9.6. За селищата с еднакви имена, намиращи се в различни окръзи или държави, в скоби се посочва административната единица или държавата, където се намира съответното селище. Например:
Ново село (Видинско), с. 40, 55
Ново село (Троянско), с. 18, 23, 67
Димитровград (България), гр. 13, 61
Димитровград (СФРЮ), гр. 97, 180
7.9.7. Имената на райони, квартали и махали, на манастири, крепости, метоси, църкви и др. се вписват в указателя както се срещат в текста, като се добави и наименованието на географската цялост. Например:
Лозенец — кв. на София, 25, 54
7.9.8. Наименованията на обобщени географски или административно-териториални единици (Черноморие, Тракийска низина, Южна България, Северозападна Стара планина и др.) се вписват в указателя в този вид, в който са в справочника.
7.10. Предметният указател представлява списък на теми, исторически факти, наименования на учреждения, отделни въпроси, термини и т. н., които се срещат в справочника.
7.10.1. Преди започване на работата по предметния указател се съставя схема на указателя, която отразява видовите и родовите понятия, срещащи се в справочника. Подборът на понятията от текста и формулировката им се извършва в съответствие с разработената схема.
7.10.2. Обозначенията на понятията се дават под формата на съществителни, взети отделно или с поясняващи ги прилагателни. Например:
банки 3, 25,
данъчна политика 7, 13, 72
7.10.3. В зависимост от съдържанието на справочника и от неговото предназначение предметният указател може да бъде общ или специален, включващ еднородни предмети и обозначения.
7.10.4. По форма предметните указатели биват кратки и разширени.
Кратките предметни указатели съдържат само предметните понятия и препратките. Например:
МНИПКИ «Минпроект» 50, 58, 65
Разширените предметни указатели съдържат предметните понятия, техните определения и препратките. Например:
МНИПКИ «Минпроект», минен научноизследователски проектно-конструкторски институт за проектиране на минни предприятия 50, 56, 65
7.10.5. Предметните понятия се групират в рубрики и подрубрики. Рубриките включват обобщени, родови понятия, а подрубриките частни, видови понятия. Например:
Министерства
— на народното здраве 146, 153, 157, 161;
— на просветата и културата 65, 68, 79 и т. н.
7.10.6. Рубриките в предметните указатели биват еднословни и многословни. В многословните рубрики при съчетаване на съществително и прилагателно се допуска инверсия, с цел да се обединят едноредните рубрики. Например:
Съюзи:
— адвокатски 18, 39, 64;
— научно-технически 10, 114;
— писателски 9, 26.
7.10.7. Когато даденият термин е точно установен, инверсия не се допуска. Например:
диалектически материализъм 112
7.10.8. Рубриките в предметния указател се подреждат азбучно.
Подрубриките в пределите на сложните рубрики се подреждат азбучно, систематично или хронологично. Например:
Войни
— Балканска 30, 105;
— Междусъюзническа 16, 54;
— Първа световна 34, 102.
7.10.9. Всяка подрубрика се включва и на съответната буква с препратка към рубриката. Например:
въздушен транспорт — вж. транспорт
7.11. Терминологичният указател представлява азбучен списък на излезли от употреба или неясни термини (остарели изрази и думи, диалектни и чужди думи, технически и други специални наименования и обозначения), с кратки пояснения за смисъла, в който са употребени в текста на справочника. Пояснението се отделя от термина със запетая. Например:
замба, стоманена или желязна пръчка с някакво изображение накрая, което да се врязва и оставя белег 36, 96
рефус, най-долнокачественият тютюн 60, 62
Когато специалните и неясни термини са малко на брой, те се включват в предметния указател.
7.12. Смесеният указател се съставя към малките по обем справочници, при които не е целесъобразно да се изготвят отделни указатели — именен, географски и предметен.
7.12.1. Смесеният указател представлява азбучно подредени понятия независимо от това дали те означават лични имена, географски названия, наименования на учреждения, предмети и др. Например:
Австрия 55, 73, 107
Априлов В. Ев. 1, 57, 84
Велико народно събрание 1, 2
Велчова завера 16, 36
7.12.2. Посочените по-горе правила за съставянето на указателите изцяло се отнасят и за смесения указател.
7.13. Техника на съставянето на указатели.
7.13.1. Кратките указатели към подготвяни за издаване справочници се съставят по коректурите с нанесени вече страници.
Предметните и разширените указатели като правило се съставят по ръкописите.
7.13.2. Определянето на предметните понятия, които ще бъдат включени в един или друг указател се извършва чрез внимателно прочитане на текста на справочника. Определените понятия се описват на фиши. Описанието съдържа: предметното понятие, пояснения към него и препратка.
7.13.3. Фишите се подреждат съгласно предварително установената схема, след което се редактират.
7.13.4. При указателите към подготвени за печат справочници, съставени по ръкописни екземпляри, препратките се вписват след получаването не коректурите с нанесени страници.
8. Библиография.
Библиографските бележки са част от увода. Те препращат към по-важните изследвания по историята на фондообразувателя или по темата, към евентуални предишни публикации на документите включени в справочника и към трудове, написани въз основа на тях.
9. Съдържание.
Състои се от названията на частите на справочника и препратки към страниците, на които се намират.
ХIV. Научно-справочна библиотека на архива
1. Задачи и комплектуване.
1.1. Научно-справочната библиотека се създава, за да облекчи работата на архивисти и изследователи над документите на архива. Задачите й са:
— набавя и обработва книги и други печатни издания;
— организира тяхното използуване;
— води справочно-библиографска работа и популяризира книжния фонд;
— изучава читателските искания и оказва помощ на читателите при подбора на литературата.
1.2. В съответствие с профила й библиотеката комплектува:
— събрани съчинения и отделни трудове на класиците на марксизма-ленинизма, литература по философия, право, политическа икономия и по общоисторически въпроси;
— закони, укази и постановления на държавните органи;
— енциклопедии, речници, справочници по административно-териториалното деление, статистически и търговско-стопански справочници, биографични материали и указатели, адресни книги и други справочни издания;
— научна, научно-справочна и учебна литература по теория и практика на архивното дело в България и другите страни;
— издадени архивни справочници;
— научни трудове, сборници от документи и други издания, осъществени на основата на документи от държавните архиви;
— литература по история на учрежденията, народното стопанство и културата на местния край, а така също по история на литературата, изкуството и други, в съответствие с профила на архива;
— официални ведомствени издания и печатни материали от научен и справочен характер по история и текуща дейност на учреждения, организации и отделни лица, документите на които подлежат на държавно съхранение;
— произведения на художествената литература, а така също отделни течения от периодични издания, имащи непосредствено отношение към съхраняваните лични фондове;
— списания и вестници с партийно-политически и научно-справочен характер;
— изобразителни и илюстративни материали, издавани за популяризиране на архивните документи;
— географски и исторически карти на България и нейните съседи.
1.3. Комплектуването на библиотечния фонд става чрез:
— покупка от книжарските магазини, от службите за централно снабдяване, от книгопоща, от антикварни книжарници;
— дарения от учреждения и организации, от частни лица, от други библиотеки;
— депозит;
— присъединяване на частни сбирки от книги при комплектуване на лични фондове.
2. Организиране и ръководство на библиотеката.
Всяка библиотека организира дейността си съгласно разпоредбите на своя устройствен правилник и нормативните документи по библиотечно дело.
Правата, задълженията и отговорностите на библиотекарите се определят от устройствения правилник на библиотеката.
Планирането на библиотечната работа се извършва чрез годишни планове, а отчитането чрез шестмесечни и годишни отчети.
От документите на библиотеката се запазват за постоянно инвентарните книги, книгите за движение на библиотечния фонд, предавателните списъци и книги, годишните планове и отчети.
3. Регистриране на библиотечния фонд.
3.1. Библиотечните материали, постъпващи в библиотеката се приемат със съпроводителен документ — фактура или акт, като се проверява дали те съответствуват на вписванията в документа.
Библиотечните материали, получени в дар, без съпроводителен документ се приемат с акт, съставен от комисия, в чийто състав влизат представител на библиотеката, на счетоводството и на библиотечния съвет.
3.2. Научно-справочната библиотека извършва съгласно «Наредбата за запазване на библиотечните фондове» общо и индивидуално регистриране.
Общото регистриране осигурява цифрови данни за количеството и стойността на библиотечния фонд. Извършва се в «Книга за движение на библиотечния фонд», състояща се от три части:
— постъпили библиотечни материали;
— отчислени библиотечни материали;
— резултати от движението на фонда.
За всички видове библиотечни материали, постъпващи в библиотеката, се води само една книга — «книга за движение на библиотечния фонд».
Индивидуалното регистриране на постъпващите библиотечни материали се извършва в «Инвентарна книга». Всеки отделен екземпляр от библиотечните материали се вписва в книгата на отделен ред и получава пореден номер, който се нанася същевременно на самия екземпляр. Не се допуска да се оставят свободни редове, нито да се вписва един екземпляр на повече от един ред. За всички видове библиотечни материали, постъпващи в библиотеката, се води само една инвентарна книга. На всяка инвентарна книга, преди да започне попълването й се прави заверка на последната страница.
Преписването на «Книгата за движение на библиотечния фонд» и на «Инвентарната книга», както и пререгистрирането — общо и индивидуално — е забранено. Допуска се в изключителни случаи, след специално разрешение.
3.3. Отчисляване на библиотечни материали се извършва с акт от комисия, в чиито състав влизат: представител на библиотеката, на счетоводството и на библиотечния съвет. В акта се посочва причината на отчисляването и документът, въз основа на който то се осъществява. Актът се съставя в два екземпляра и се утвърждава от ръководителя на архива. Единият екземпляр се предава в деловодството, а другият се пази в библиотеката като оправдателен документ за отчислените книги.
4. Обработката на библиотечните материали се извършва след регистрирането им в най-кратък срок. Тя включва:
4.1. Техническа обработка на библиотечните материали, а именно:
— поставяне на библиотечния печат на гърба на заглавната страница и другите установени места;
— вписване на инвентарния номер;
— поставяне на сигнатурата с молив в горния ляв ъгъл на гърба на заглавната страница и върху етикета на книгата с мастило.
4.2. Класиране на библиотечните материали според съдържанието им към различните отрасли на знанието, съобразно утвърдената схема.
4.3. Описване на книгите и на периодичните издания, което се извършва въз основа на «Правила за описване на книгите в научните и в големите библиотеки...», «Правила за описване на периодични издания» и на БДС 9735–72 «Описване на печатаните произведения за библиографски и информационни издания и за библиотечни каталози».
4.4. Определяне на авторския знак въз основа на приетите двузначни авторски таблици.
5. Каталози.
5.1. Каталозите са основно помагало при избора на печатни материали, необходими на архивистите при научно-техническата обработка и използуване на документите, а така също на изследователите, които работят с документи в читалнята на архива.
5.2. Всяка библиотека съставя следните видове каталози:
— систематичен каталог;
— азбучен каталог в две чести:
а) азбучен каталог на книгите, на графичните, картографските и нотните издания и на грамофонните плочи;
б) азбучен каталог на периодичните издания. При нужда се води и каталог на специалните фондове.
5.3. Съставяне, оформяне и поддържане на каталозите.
При съставянето на азбучния каталог на книгите и на периодичните издания се оформят поредици според използуваната азбука:
— на книгите и на периодичните издания на български език;
— на книгите и на периодичните издания на чужди езици на кирилица;
— на книгите и на периодичните издания на латиница т. н.
Нареждането на фишите в азбучния каталог се извършва въз основа на БДС 12 691–75 «Правила за азбучно нареждане на описания на печатни произведения». За нареждането на фишите в систематичния каталог се изработва план-схема въз основа на десетичната класификация. Каталозите се оформят с разделители и системно се проверяват за реда и състоянието им.
6. Всяка библиотека организира следните фондове:
Основен фонд, който се състои от:
— фонд на книгите — без фондова буква в сигнатурата;
— фонд на периодичните издания, който се разделя на «фонд на списанията» — с фондова буква «Сп» и «фонд на вестниците» — с фондова буква «В»;
— подръчен фонд, който се отделя от основния фонд.
Всеки фонд се нарежда отделно и в сигнатурата му се включва съответната фондова буква.
Нареждането на стелажите става винаги отдолу нагоре, а на лавиците от ляво на дясно.
За да се запази библиотечният фонд от повреждане и загубване се спазват изискванията, поставени от «Наредбата за запазване на библиотечните фондове».
Библиотечните материали се съхраняват и използуват в самостоятелни, добре обзаведени помещения, снабдени с климатични, вентилационни, противопожарни и други предпазни съоръжения според специалните изисквания и нормативи.
Обслужването на читателите се организира така, че да се осигурява контрол на използуването на библиотечните материали в библиотеката и на изнасянето им извън помещенията на библиотеката. Проверката на библиотечния фонд се извършва съгласно «Наредбата за запазване на библиотечните фондове», като се издава заповед от началника на архива за определяне състава на комисията по проверката, начина за извършване на проверката и времетраенето й. След приключване на проверката се съставя акт в два екземпляра с приложен списък на констатираните липси. Актът се утвърждава от началника на архива. Единият екземпляр се предава в счетоводството, а вторият остава в библиотеката.
7. Обслужване на читателите с библиотечни материали.
Използуването на библиотеката става въз основа на «Правила за обслужване на читателите в библиотеката».
Всички библиотечни материали, които се заемат от читателя за външно ползуване се вписват в читателската му карта или на заемна бележка. Ако библиотеката не притежава търсените материали, те могат да се поискат по междубиблиотечно заемане, което е уредено с «Правилник за междубиблиотечно заемане».
Библиотеката извършва регистриране на читателите, на посещенията и на използуваните библиотечни материали.
Тези сведения се включват в тримесечния и годишния отчет на библиотеката.
8. Справочно-библиографско и информационно обслужване.
8.1. Научно-справочната библиотека поддържа справочен апарат в помощ на справочно-библиографското и информационно обслужване, който се състои от:
— справочен фонд от справочна и библиографска литература;
— каталози;
— тематични картотеки.
8.2. Библиотеката обслужва читателите си с библиотечно-библиографски справки и консултации и с библиографска информация за новопостъпващата литература. Тя разпространява също така библиотечни и библиографски знания съобразно своите задачи, интересите на читателите и персоналните възможности.
Библиотеките с един библиотекар извършват предимно устни справки, провеждат масови библиографско-информационни начинания, подпомагат и консултират читателите при работата им със справочния апарат и за повишаване на тяхната библиотечно-библиографска култура.
Библиотеките с персонал повече от четирма библиотекари отделят 4 часа на ден за изпълнение на искания, за писмени справки свързани с политическа просвета, професионална квалификация, учебно-възпитателна работа и за съвместни културно-масови начинания с обществените организации.
8.3. Справочно-библиографското и информационно обслужване се регистрира и отчита по следния начин:
— устните и писмените справки, библиографските консултации, устната и писмената библиографска информационна дейност (прегледи и списъци), устната и писмена дейност за пропагандиране на библиотечни и библиографски знания беседи, лекции, упражнения, списъци и др.) се регистрират в част «В» на дневника на библиотеката. Сведенията за всяко отделно извършено начинание се вписват на отделен ред в дневника винаги след извършването му;
— нагледните библиографско-информационни начинания (плакати, витрини, кътове, изложби) се документират като масови начинания;
— печатните библиографско-информационни материали (библиографски указатели, списъци, планове за четене, листовки) се регистрират в тетрадка за издания на библиотеката.
Справочно-библиографската и информационна дейност се отчита тримесечно и годишно, като за отчетна единица се смята всяко отделно извършено начинание.
XV. Научно-информационна и популяризаторска дейност на архивите
1. Научно-информационната дейност на архивите е дейността им по осведомяване на потребителите за съдържащите се в архивните документи сведения и за възможностите за използуване на тези сведения. Тя е свързващо звено между обекта и субекта на използуването.
Научно-информационната дейност е средство за постигане на всестранно и интензивно използуване на архивните документи.
Архивите, като информационна система, се намират в тясна функционална връзка с Единната система за социална информация (ЕССИ) и Националната система за научна и техническа информация (НСНТИ).
2. Популяризаторската дейност на архивите има за цел да се разпространяват сред най-широки кръгове на населението знания за задачите и функциите на архивите, както и за съдържанието на съхраняваните от тях документи. Чрез нея се постига ефект в областта на агитацията, пропагандата, културно-просветната дейност. Отличава се с подчертана актуалност, целенасоченост и подчиненост на потребностите на обществено-политическия, икономическия и културен живот.
3. Научно-информационната дейност, в зависимост от своята насоченост бива:
— обща, предназначена за широк потребителски кръг. Тя запознава обществеността или определени нейни групи с опита, задачите и новите постижения в архивното дело, като информацията се подбира и предава устно или писмено, въз основа на познаването на интересите на потребителите;
— целенасочена, отговаряща на конкретната информационна потребност на даден потребител. Обикновено се дава на потребителите въз основа на техни запитвания.
4. Научно-информационната дейност включва работа по установяването на информационната потребност, по създаването на справочници, осигуряващи достъпа на потребителите до архивните фондове, колекции или техни части, по издаването на тези справочници, по съставянето и разпространението на информационни документи, а също консултативна дейност на служителите от архивите.
5. Информационната потребност възниква и се развива в обществения живот и има комплексен характер. Основен източник за нейното изясняване и задоволяване е информационната практика.
Проучването на информационната потребност се осъществява в самия процес на разгръщане на информационната дейност, която включва и взаимодействието между потребител и информационна система.
5.1. Потребител на архивна информация може да е лице, колектив или система, които получават или използуват информация в научната или практическата им дейност.
5.2. Потребителите на архивна информация биват:
— активни, т. е. действителни потребители на информация. Те, в хода на своята дейност, не само получават полезна информация от архивната система, но и сами активно я търсят. Потребителите отправят към архивите определени информационни запитвания или се насочват съзнателно към разпространената вече информация, съответствуваща на интересите им;
— пасивни, които се задоволяват със случайно достигнала до тях архивна информация — резултат на активното въздействие на архивистите върху обществения, културния, научния и стопанския живот на обществото.
5.3. Изучаването на потребителските нужди се осъществява чрез:
— преки методи, изразяващи се в целенасочена събиране на данни за нуждите от информацията, съхранявана от съответния архив. За целта се използуват въпросници-анкети, интервюта и беседи с потребителите, реализирани от специалистите архивисти и дневници (записки), водени от специалисти в колективите-потребители за нуждите им от архивна информация;
— косвени методи, изразяващи се в анализиране и обработка на данните получени в хода на пряката дейност на потребителите на информация и отразени в отчетните форми по използуване на съответния архив.
За получаване на по-детайлизирани резултати е целесъобразно съчетаното използуване на преките и косвени методи.
6. Информационното обслужване с архивни справочници се осъществява чрез:
— Централна фондова картотека с указател към нея и Бюлетин за новополучените и новоразкрити архивни фондове;
— общи за страната пътеводители по фондовете;
— пътеводители по фондовете на отделните архиви и списъци на фондовете;
— описи;
— каталози;
— прегледи(16).
Работата на потребителите с архивните справочници се извършва на място в архива, или, в случай че са издадени — извън него.
От информационните качества на справочниците зависи обслужването на потребителите с интересуваща ги документация.
7. Издаването на архивни справочници се осъществява с цел да се информират повече заинтересовани лица и институти за състава и съдържанието на архивните документи и да се разшири използуването им за научноизследователски и практически цели.
Преди издаване на справочниците се извършва подбор по тематиката, като основен критерий е актуалността на обхванатите от тях документи в научно-политическо и културно отношение.
7.1. Особености на издаването на архивни справочници:
— включените сведения за документите трябва да са изчерпателни и да отразяват точно тяхното съдържание. Отбелязват се и всички палеографски, езикови и други особености на документите, ако има такива;
— сведенията за документите се подреждат по определена схема — в логическа, хронологическа или друга последователност, така че да може лесно и бързо де се намират необходимите за конкретния случай сведения;
— спазва се единство и последователност при описването на документите в справочника: при съставяне на заглавия, анотации, характеристики, при датиране на документите, индексиране, съставяне на спомагателен справочен апарат към справочника.
7.2. Приложенията и илюстрациите допълват справочника със сведения, които липсват в основната му част.
7.2.1. В приложение се дават:
— списък или опис на фондове, части от фондове или документи, невключени в справочника. Такива списъци се съставят към пътеводители, тематични прегледи, каталози;
— списък на фондове и описи на документи по тематиката на справочника, съхранявани в други архиви.
Списъкът (описът) съдържа: наименование не фонда или частта от фонда, количество на архивните единици, крайни дати на документите. Данните в списъка-приложение се разполагат по същата класификационна схема, каквато е схемата на справочника.
7.2.2. Илюстрациите към справочника могат да бъдат: фотография, карта, план, чертеж, рисунка, схема, графика, таблица. Те трябва да са изразителни и да са логически и хронологически свързани с текста на справочника. Всяка илюстрация има: номер по ред в справочника, заглавие, дата на съставяне, наименование на автора или съставителя, сведения за оригиналност или копийност, размери на оригинала, мащаб, сведение за начина на възпроизвеждане на оригинала. В края на справочника се прави списък на илюстрациите в последователен ред.
7.3. Преди предаването за печат справочниците допълнително се редактират. Редакторът проверява (и подобрява, ако е необходимо) класификационната схема на подреждане на документите в справочника, състава на научно-справочния апарат, съответствието на документите на фонда, към които са отнесени, правилно ли са определени границите на фонда, спазен ли е принципът за подреждане на сведенията за документите от общото към частното. Редакторът обръща особено внимание на датирането на документите. Ако възникнат съмнения в правилното разкриване на съдържанието на документите, той проверява съответния фонд или помощна литература (историческа справка, работни инструкции, монографии). Редакторът извършва и литературни поправки върху текста на справочника.
7.4. На приетия за издаване справочник се съставя плен за оформлението му от техническия редактор. Планът предвижда: обем и формат на изданието, начин на възпроизвеждане на илюстрования материал и пр. Особено внимание се отделя на определянето на шрифта. Наименованието на фонда се напечатва с по-големи и тъмни букви, исковите данни и анотациите се набират с по-дребен шрифт — петит, а най-дребният шрифт се използува за указания, приложения, надписи под илюстрациите. По подходящ начин се определя шрифтът на заглавната страница.
8. Информационни документи се съставят по поръчка на заинтересовани учреждения и институти или по инициатива на самите архиви. Те биват: информационно писмо, тематична справка, тематичен списък.
8.1. Информационното писмо е по форма кратко, делово писмо, адресирано до ръководител на учреждение, ведомство, институт. С него се осведомяват заинтересованите потребители за наличието на архивни документи и помощта, която архивите могат да им окажат при набавянето и използуването на тези документи. Информацията за документите е във вид на кратки групови анотации. При необходимост се привежда пълното наименование на фонда. В края на писмото се отбелязва в каква форма и къде могат да се използуват посочените в него документи.
8.2. Тематичната справка, подобно на информационното писмо, е кратък преглед на документите по конкретен въпрос, тема, бележита дата или годишнина. Тематичната справка може да се състави и без конкретна заявка или повод, за да информира обществеността за интересни документи, съхранявани в съответния архив. Анотациите на документите, дадени в обобщена форма, се подреждат тематично според значимостта им, а вътре — в хронологичен ред. Посочват се също видовете документи, крайните дати и исковите данни.
8.3. Тематичният списък е подробно описание на документи от един или няколко фонда по определена тема. Съдържа следните елементи:
— заглавие, което съдържа наименованието на темата и на архива, съхраняващ необходимите за изследването документи;
— увод, в който накратко се излагат причините за избора на темата, сведения в кои фондове на архива се съхраняват документите по съответната тема и кои от тях са обхванати в тематичния списък;
— характеристика на документите, която за прегледност е във формата на графи. Тя се съставя по предварително изготвен план, в който е посечено в какви раздели ще се подредят сведенията за документите — заглавие, крайни дати, искови данни. За съставянето на плана може да се използува класификационна схема на систематичния каталог.
9. Устната информация представлява разпространение на информация за архивите и за съдържанието на архивните фондове чрез лични контакти с потенциалните потребители. Те биват във формата на:
— тематични конференции, срещи, съвещания, пресконференции и др., съпроводени при възможност с документални изложби;
— доклад (самостоятелен или включен в дневния ред на по-широки мероприятия);
— консултация на място в архива за задоволяване информационните потребности на един или малка група потребители.
10. Популяризацията на документите и използуването им за идеологическото възпитание на населението се осъществява самостоятелно от архивите или съвместно със специализираните в тази област учреждения — музеи, редакции на вестници и списания, творчески съюзи и клубове, радио, телевизия и други средства за масова комуникация.
11. Формите за популяризаторската дейност на архивите са:
— организиране на документални изложби;
— изготвяне на учебни помагала, бюлетини, албуми, дипляни, проспекти и др.;
— подготвяне и провеждане на популяризаторски мероприятия в средствата за масова информация — научно-популярни очерци, статии, съобщения, радио и телевизионни предавания.
12. Документалната изложба е научно организирано и художествено експониране на възпроизводи на писмени документи, фотодокументи и илюстративни материали по определена тема.
Документалната изложба е високоефективна ферма на използуване на архивните документи за агитационни, културно-просветни, учебни и други цели.
Чрез документалните изложби, организирани от архивите, се популяризира архивното дело и се създават делови контакти с организациите и учрежденията заинтересовани от използуването на Държавния архивен фонд.
12.1. Видове изложби.
12.1.1. По времетраене изложбите са постоянни и временни.
Постоянните изложби функционират по-продължителен срок от време. Това са многопланови изложби, които се посвещават на историята на страната, на отделен окръг, селище, на голяма историко-революционна тема или на документалното богатство на даден архив като цяло.
Временните изложби функционират през непродължителен срок от време — няколко дни, седмици или няколко месеца. Те се подготвят по повод на бележити дати и събития в историята на страната, селището, юбилеи на държавни, обществено-политически, научни и културни дейци, юбилейни чествувания на учреждения, предприятия, организации и др.
12.1.2. По място на експониране изложбите са стационарни и подвижни.
Стационарните изложби се подреждат в специално предназначени за целта помещения, обзаведени със стендове, витрини и т. н.
Подвижните изложби се експонират в подходящи помещения на заинтересованите учреждения, предприятия и организации (клубове, младежки домове, учебни заведения, паркове и др.).
12.1.3. По тиражиране изложбите са еднокомплектни и многокомплектни. Многокомплектната изложба обхваща по-широка зрителна аудитория.
12.1.4. Според обхвата си, изложбите могат да са с международно, национално, окръжно или местно значение.
12.1.5. Според степента на участие на даден архив, изложбите са:
— самостоятелни;
— съвместни с други архиви или с други културни учреждения.
12.2. При избор на тема за документална изложба се изхожда от:
— актуалността на темата за науката, обществено-политическия, икономическия и културния живот;
— важни дати и събития от истерията на страната, окръга, селището и др.;
— наличието на достатъчна документална база за разкриване на темата.
12.3. Подготовката на изложба обхваща процесите: съставяне на библиография и изучаване на литературата по темата; съставяне на тематичен план; разкриване на документите и съставяне на тематични фиши; съставяне на експозиционен план; изготвяне на фотокопия на документите, на схеми и диаграми, подготовка на оборудването, монтаж, художествено и техническо оформяне на изложбата; подготовка на екскурзоводна беседа и на информация за изложбата.
12.4. Подготовката на изложба започва със задълбочено и всестранно проучване на темата. За целта се съставя библиография на литературата по темета и се проучват произведенията на класиците на марксизма-ленинизма, свързани с темата, партийни и правителствени документи, монографии, статии, сборници от документи, краеведческа литература и др. Провеждат се при нужда консултации със специалисти по темата.
12.5. Тематичният план е ръководство за разкриването и подбора на документите и илюстративния материал и за оформлението на изложбата. В него се посочват:
— структурата на изложбата, т. е. основните й раздели, подраздели, тематични групи в тяхната логическа връзка и последователност;
— списък на фондовете, на съответните раздели на систематичния каталог, на справочниците, по които ще се извършва издирването и разкриването на документите;
— списък на други архиви и учреждения (музеи, библиотеки и др.), където ще се проведе допълнително издирване и разкриване на материали.
Тематичният план се обсъжда от методическия съвет на архива и се утвърждава от неговия директор.
12.6. Разкриването на документите за експозицията се извършва върху тематични фиши.
След приключването на работата по изложбата фишите се включват в систематичния каталог на архива.
12.7. Тематичните фиши на разкритите документи се редактират, систематизират в съответствие с тематичния план, внимателно се разучават, за да се направи подбор на документите и материалите за експозицията.
При подбора се изхожда:
— от съдържанието на документа — неговата политическа значимост, научно-познавателна стойност, обективност на отразяваните в него закономерности. В експозицията се включват както документи с обобщаващ характер, така и такива, разкриващи детайли на отделни факти и събития. От обемисти документи се избира подходящо извлечение от текста;
— от външната изразителност на документа — нагледност, яркост, както и от неговото физическо състояние;
— от композиционните особености на фотодокументите, оригиналността на снимките, физическото състояние на негатива;
— от вида на изложбите и тяхното предназначение. За постоянно действуващи изложби се подбират и документи, които съдържат интересни сведения в текста, макар външно да не са достатъчно ярки. За подвижни изложби, предназначени за еднократно или краткосрочно експониране се подбират документи не само интересни по съдържание, но и най-изразителни по външен вид и силно привличащи вниманието на зрителите.
При такива изложби по-широко се използува принципът на контрастност на документите и материалите.
При подготовката на витрини и табла, предназначени за експониране на улиците, в училища, предприятия и др. особено много се имат предвид външните особености на документите и материалите.
12.8. От подбраните за експониране документи и материали се изготвят контролни фотокопия с неголеми размери, за да се изработи експозиционният план на изложбата.
12.9. Експозиционният план е документ, по който се създава експозицията на изложбата в натура. Той се съставя на основата на тематичния план и списъка на подбраните за изложбата документи и материали.
12.9.1. В текста на експозиционния план се изброяват всички експонати (документи, фотографии, илюстрации, спомагателни материали и цитати) в съответствие с разделите, подразделите, тематичните групи, а вътре в тях в съответствие с дадения номер на всеки експонат.
12.9.2. Заглавията и названията на всички експонати се преписват от тематичните фиши, като задължително се посочват датите на документа или събитието, изобразено на фотографията, оригиналността и копийността на документа. Задължително се посочват и пълни искови данни за всички експонати.
12.9.3. В плана се посочват размерите на фотокопията на документите, на репродукциите, на илюстративните материали и мястото за разполагане на всеки експонат (стенд, витрини и др.).
12.9.4. При подготовка на съвместна изложба с други учреждения, експозиционният план се изготвя от това учреждение, което ще експонира изложбата. В такъв случай архивът изработва списък на документите и материалите, подбрани за изложбата и оказва методическа помощ на учреждението.
12.9.5. При необходимост експозиционният план се рецензира от специалист-консултант, а след това се обсъжда от методическия съвет при архива и утвърждава от неговия директор.
12.10. За експониране на документите в изложбата се изготвят копия: фотокопия (като правило на матова документална хартия), ксерокопия и др.
Когато документът е в лошо физическо състояние, а е належащо експонирането му, може да се изготви художествено оформено копие със стилизиран шрифт, съответствуващ на епохата.
Избягва се експонирането на документи във вид на машинописни копия.
Машинописно копие се помества наред с документа или неговото фотокопие, когато документът трудно се чете поради палеографски или други особености.
Размерите на фото и ксерокопията зависят от размера на експозиционната площ, от мястото на разполагане на изложбата, от качеството и особеностите на оригиналите (шрифт, почерк, формат), от вида на изложбата. Копията на документите, предназначени за експониране във витрини и табла се изработват в по-големи размери и се дава предпочитание на ксерокопията.
Илюстративните материали (картини, гравюри и пр.) е за предпочитане да се представят в оригинал или да се изготвят художествени, цветни копия и фотокопия от тях.
Печатните експонати (позиви, брошури, плакати и др.) се дават в оригинал като се използуват дублетни екземпляри.
Спомагателните материали (схеми, диаграми, чертежи и др.) се изготвят чрез фотокопиране или чрез художествено и графическо оформяне от художник.
12.11. Водещите пояснителни текстове се отделят посредством използуването на различни шрифтове, цветове, фонове и т. н. Изискванията към оформянето на спомагателните материали и текстовете са читаемост, изразителност и нагледност.
Заглавията и надписите към експонатите се печатат на машина, изготвят се по фотографски или топографски начин, или се написват на ръка.
12.12. Голямо значение за зрителното възприятие на изложбата и емоционалното й въздействие върху зрителя има добре обмисленият монтаж на експонатите и оригиналното художествено оформление на изложбата като цяло.
За монтаж и оформление на изложбата се привлича художник, чиято задача е да подчини художественото оформление на изложбата на нейното съдържание и с художествени средства да подчертае основната идея на изложбата. Оформлението на изложбата трябва да отговаря на съвременните изисквания на нагледната агитация, на естетическия вкус и да не води до излишно изразходване на парични средства и материали.
12.12.1. При подреждането на експонирания материал е необходимо ясно отделяне на разделите и подразделите на изложбата, като на най-важните раздели в експозицията се отделя централно място. За акцентиране вниманието към най-важните, ведущи експонати се използуват такива композиционни средства като контраст, цвят, размер и др. Оформлението на еднородни по характер и значимост експонати се унифицира. Не се допуска излишно натрупване на експонати.
12.12.2. Най-рационално използуване на помещението се постига чрез икономично, удобно и оригинално подреждане на стенните стендове, планшети, витрини, използуване на стендове или планшети «хармоники», на специални поставки и т. н. За подреждане на приложенията към изложбата: албуми на фотокопия, репродукции на картини, периодически издания, трудове, звукозаписи и др. се определя специално място (витрина, масичка и др.).
12.12.3. За стационарна изложба се осигурява достатъчно просторно и удобно за разполагане на експонатите помещение, по възможност с изкуствено осветление. Стендовете се разполагат на ниво, позволяващо да се виждат и четат документите еднакво отдолу и отгоре. Витрините за експониране на оригинални материали са остъклени и запечатани, разположени далеч от отоплителната система и защитени от слънчевите лъчи.
12.12.4. Подвижната изложба е приспособена лесно да се транспортира — снабдена е с удобни стендове, поставки, има приспособления за опазване и т. н.
12.13. Екскурзоводната беседа съдържа политическа оценка на основните събития и факти на темата и логическо изложение на материала с жив, образен стил. Текстът на беседата се обвързва с експонатите на изложбата. Особено внимание се обръща на най-важните документи, като се цитират самите документи или извадки от тях.
12.14. За подготовката и откриването на изложбата се организира информиране на обществеността чрез средствата за масова информация. Информация се дава във формата на обявления, статии, радио и телевизионни репортажи. Разпращат се писма и покани по учреждения, организации, училища и др. Подготвят се и се издават художествено оформени диплянки, съдържащи преглед на изложбата, фотокопия на интересни документи, фотографии и др.
За обобщаване опита от организацията и работата по демонстрирането на документалната изложба се води книга за отзиви и предложения на посетителите и книга за отчитане посещенията на изложбата.
12.15. Разходите, свързани с организацията на документалната изложба, се отразяват в сметката на разходите, съставена от счетоводителя и сътрудника, отговорен за подготовката на изложбата и се осъществяват за сметка на бюджета на архива.
При подготовката на съвместни изложби с други учреждения и организации, разходите се разпределят между организаторите според предварителна уговорка.
12.16. След завършване на цялата работа по подготовката и провеждането на изложбата се оформя дело на изложбата. То съдържа тематичен и експозиционен план, фотографии на общия вид на изложбата и отделните й раздели, негативи на документите, екскурзоводната беседа, пътеводителя по изложбата, диплянката, афиши, покани, информации за откриването, рецензиите и отзивите за изложбата, справка на архива за мястото на експониране на изложбата, книгите за отзивите и предложенията и за броя на посетителите и др.
Делото на изложбата се пази в архива постоянно.
13. Учебните помагала, бюлетините, албумите, диплянките, проспектите и пр. допринасят за подобряване на учебно-възпитателната и културно-просветната работа сред населението или насочват вниманието върху отделни ценни документи.
13.1. В учебните помагала се включват най-типичните по съдържание и външни признаци текстови документи, плакати, рисунки, фотокопия, диафилми, диапозитиви и учебни кинофилми, които добре се възприемат от учащите се и съответствуват на избраната тематика. Подборът на документите се извършва с непосредственото участие на специалисти педагози.
13.2. В бюлетините намират място съобщения за новоприети документи, методически препоръки за работа с документите и пр.
13.3. Проспектите и дипляните се издават по повод на кръгли годишнини, бележити исторически дати, при организиране на документални изложби.
14. Популяризаторските мероприятия в средствата за масова информация (научно-популярни очерци, статии, съобщения, радио и телевизионни предавания) имат най-голямо обществено въздействие. Чрез тях се създава възможност пропагандистката и агитационна работа да бъде по-убедителна и действена.
14.1. В периодичния и ежедневния печат и във вид на брошури се публикуват научно-популярни очерци, статии, информации по актуални въпроси от архивната теория и практика, съобщения за новоприети и новоразкрити архивни фондове и др.
Научно-популярните брошури отразяват състава и съдържанието на документите на цял архивен фонд или на документи по определена тема. В тях се разглеждат и общи въпроси от архивното дело с цел да се разпространят знания за него сред по-широк кръг граждани. Те са по-разгънати от статиите и популяризират най-интересните документи по дадена тема. Съпровождат се с факсимилета на документи или друг илюстративен материал.
В статиите се разглеждат проблеми от теорията и практиката на архивното дело или развоя на исторически събития и живота на видни личности, за които има съхранени документи.
В периодичния и ежедневния печат се публикуват и отделни документи или части от няколко документа по определена тема. При този вид публикации се спазват основните археографски правила.
14.2. Радиопредаванията създават възможност за популяризация на архивните документи сред максимално широк кръг слушатели.
Излъчванията биват по-продължителни и кратковременни (съобщения).
14.2.1. Продължителните радиопредавания (около 20–30 минути) са във вид на беседа, лекция или доклад на архивист или външно лице. В зависимост от количеството документи по определената тема, предаването може да е еднократно или серийно. Съобщават се заглавията и видът на използуваните документи, архивохранилищата, авторът, подготвил предаването.
14.2.2. Радиосъобщенията (около 2–3 минути) съдържат информация за разкрити интересни документи, за открити изложби, за научни конференции и пр. При съобщението за разкрити нови документи се посочва: вид и съдържание на документа, кога и от кого е създаден, кога е намерен, значение и кратък цитат, ако е възможно и необходимо.
14.3. Телевизионните предавания, чрез специфичните си форми спомагат за по-цялостно и всестранно възприемане на събития и факти. Телевизията има възможност да покаже на зрителите оригинални писмени документи, да използува фото, кино и фоно-документи.
14.3.1. Подготовката на телевизионното предаване включва следните процеси:
— проучване на изворите и литературата по темата;
— съставяне на тематичен план на предаването, в който в хронологическа последователност се представят частите на предаването;
— разкриване и подбор на документите, които ще бъдат включени в предаването. Разкриват се преди всичко документи, които добре се възприемат зрително: кино и фотодокументи, плакати, рисунки и пр., а след това и текстови документи. Наред с разкриването и подбора на материалите се подготвя дикторският текст и се подбират средствата за звуковото оформление на предаването;
— съставяне на монтажен лист.
14.3.2. При разработката на режисьорския сценарий се съединяват всички съставни части на предаването, илюстративен материал, дикторски текст, художествено оформление. Готовият сценарий се подписва от ръководителя на архива и ръководителя на телевизионното студио.
15. Екскурзията е форма на популяризация на архивните документи, предназначена било за широката публика, било за по-тесни специалисти. Тя предполага разглеждане на архивохранилища, читални зали, фотолаборатории за реставрация, консервация и микрофотокопиране на документи, с цел да се покажат задачите и начинът на работа в архивите. Съпровожда се с беседа.
ХVI. Организация на използуването на архивните документи
1. Основни организационни форми на използуване на архивните документи са:
— индивидуална работа на потребителите със самите документи или с техни копия в читалните на архивите;
— временно използуване на документите от учреждения, организации и предприятия извън читалните на архивите;
— използуване на кореспондентски път;
— експониране на документи(17);
— публикуване на текстове на документи(18);
— съставяне на справки от социално-правов характер по искане на гражданите и предоставяне на копия и извлечения.
В резултат на това се създават: научни трудове, научно-популярни статии и съобщения, лекции, доклади, сборници и тематични подборки от документи, постоянни и временни изложби, радио и телевизионни предавания, документални киноафиши.
2. Обслужване на потребителите с документи.
Право да използува документи има всеки гражданин, който се интересува от документалното богатство на страната поради служебни или лични нужди.
Гражданите се обслужват с документи в читалните зали на архивите, чрез предоставяне на документи за временно ползуване извън архива и по кореспондентски път (чрез предоставяне на справки и копия).
Всеки гражданин, който издаде труд въз основа на използувани в държавните архиви документи е длъжен да представи един безплатен екземпляр на архива, чиито документи са използувани или на Главно управление на архивите, ако са използувани документи от няколко държавни архива.
3. Използуване в читалните на архивите.
3.1. Желаещият да използува документите попълва именен картон на читателя.
Ако читателят използува документите за служебни цели, той представя препоръчително писмо от учреждението или института, за чиито нужди се осъществява използуването.
3.2. Читателят използува научно-справочния апарат (описи, пътеводители, каталози и пр.), за да установи кои документи са му необходими.
За консултации се обръща към завеждащ читалнята.
3.3. Поръчаните документи се доставят на читателя в срок от 3 до 5 дни. За един ден читателят може да направи не повече от две заявки с общо 20 архивни единици.
При използуване на документи от групи се правят предварителни заявки в срок най-малко от 15 дни.
Документите се запазват в читалнята не повече от един месец. Ако читателят не се яви в продължение на 15 дни без да уведоми за това, зачислените му архивни единици се връщат в архивохранилището и при следващото посещение се прави нова заявка.
От дадените за използуване документи читателят може да прави преписи, извлечения и фотокопия само по посочената от него тема, след разрешение от директора на архива.
Читателите нямат право да разменят помежду си зачислените им архивни единици.
3.4. При получаване на поръчаните документи, читателят е длъжен да се запознае със състоянието на архивните единици и ако установи липси и повреди да уведоми завеждащ читалнята. Той е длъжен: да пази от повреда материалите, които използува, било то оригинални документи, микрофилми, научно-справочен апарат; да не подчертава; да не пише по полетата на документите; да не прегъва листовете.
Микрофилмите се разгъват внимателно и се връщат в такъв вид, в какъвто са получени.
3.5. За умишлено повреждане или кражба на документи, читателят носи отговорност по чл. 20, 21, 22 и 23 от Закона за Държавния архивен фонд.
3.6. Внасянето в читалнята на странична литература (справочници, речници, книги и пр.) става с позволението на завеждащ читалнята.
Личният багаж се оставя на определеното за него място.
Внасянето на фотоапарати в читалнята е забранено.
3.7. Нарушителите на установения ред се лишават от правото да използуват архивни документи. За нарушението се уведомява институтът или учреждението, където работи лицето.
3.8. След свършване на работното време, документите, дадени за използуване, се прибират в специални шкафове, които се запечатват. Ако архивът няма външна охрана, се запечатва и самата читалня.
3.9. Използуване на документи от чужди граждани.
3.9.1. Чужди граждани използуват архивни документи с разрешение на Главно управление на архивите. За документи от външнополитически характер ГУА взема мнението на Министерството на външните работи.
3.9.2. Институтите, които приемат чужди граждани, желаещи да работят в читалните на архивите, са длъжни да предупредят Главно управление на архивите най-малко 30 дни преди пристигането им и да предоставят план на темата, по която ще се издирват документи.
3.9.3. Институтите запознават чуждия гражданин с условията на работа в архива след получаване на разрешение от Главно управление на архивите.
3.9.4. Главно управление на архивите изпраща уведомително писмо до съответния архив, след което завеждащ читалнята издирва и подготвя за използуване документите по посочената в писмото тема.
3.9.5. Чужди граждани не се допускат до научно-справочния апарат на архива.
3.9.6. Копия на документи (микрофилми, ксерокопия) за чужди граждани, използували документи в читалните на архивите, им се предават чрез Главно управление на архивите.
4. Временно използуване извън архива.
4.1. Предоставянето на архивните документи за временно използуване извън архива се допуска по изключение за органи на държавната власт, съда, прокуратурата и държавната сигурност, когато документите не могат да бъдат използувани в читалнята на архива.
4.2. Заинтересованото учреждение подава молба до директора на архива, в която се посочва темата, целта на използуване на документите и необходимостта от временното им изнасяне извън архива.
4.3. Срокът, за който могат да бъдат предоставени архивните материали, не трябва да е повече от три месеца. Разрешение за изнасянето им извън архива дава началникът на ГУА или директорът на съответния архив.
5. Използуване по кореспондентски път.
Използуването по кореспондентски път се осъществява чрез изготвяне на тематични колекции от копия и на справки по документи на архива в отговор на заявки от учреждения или отделни граждани.
5.1. Архивната справка е съставено и официално заверено от съответния архив писмено съобщение за наличните сведения по определен въпрос в съхраняваните от архива документи.
5.2. Архивните справки биват тематични(19) и граждански.
5.3. Граждански справки се издават на частни лица и учреждения за удостоверяване на трудов стаж, образователен ценз, участие в революционните борби и др. Те се оформят като кратко писмено съобщение, препис, препис-извлечение, фотокопие и др. В определени случаи се предоставят и оригинални документи.
5.4. Лицата или учрежденията, желаещи да получат гражданска справка изпращат до директора на архива молба с всички данни необходими за изготвяне на справката и посочват за каква цел тя ще послужи.
В молбата за съставяне на справка за трудов стаж се посочва името на лицето, както се е наричало по съответното време, неговият адрес, наименованието на учреждението, предприятието или организацията, в която е работило, длъжността, която е заемало и периодът, през който е било на работа в съответното място (вж. Приложение № 15).
5.5. В молбата за изготвяне на справка за образование, освен името и адреса на лицето по време на учението, се отбелязва в кое учебно заведение и кога то е завършило определен клас или степен на образование.
В молбата за справка, удостоверяваща участие в революционното движение, освен име и местожителство на лицето, се съобщава къде, кога и каква революционна дейност то е развивало.
Молбите за изготвяне на граждански справки в архива се регистрират в отделен дневник, а всички документи от преписката по определена справка получават общ номер.
5.6. Гражданските справки се изготвят въз основа на съхраняваните от съответния архив документи по реда, регламентиран от действуващите нормативни разпоредби.
За неверни данни се търси отговорност по Наказателния кодекс от директора на архива и лицето, съставило справката.
5.7. Основно ръководство при изготвяне на справки за трудов стаж са Законът за пенсиите (ДВ, бр. 91 от 1957 г.), Правилникът за приложението му («Известия», бр. 5 от 1958 г.) и Инструкция № 2492 за реда и начина на издаване на документи за трудов стаж.
5.8. За изготвяне на справки за трудов стаж се използуват следните документи: изплащателни ведомости, списъци, партидни книги и други финансово-счетоводни документи, по които е извършвано изплащане на трудовото възнаграждение или въз основа на документите в картотеките на осигурените, по които е извършвано обществено осигуряване.
При липса на първична финансово-счетоводна документация във фонда на учреждението, в което е придобит трудовият стаж, или в неговия правоприемник или висшестоящ орган, справката може по изключение да се направи въз основа на други автентични документи, щом те съдържат достатъчно данни, че трудовият стаж е действително придобит, а също така и за неговата продължителност, като: заповеди или протоколи за назначаване, уволняване, класиране, разрешаване на отпуск и др. В такъв случай в справката задължително се отбелязва липсата на първична финансово-счетоводна документация и се посочват документите въз основа на които справката е съставена.
5.9. При съставяне на справки за трудов стаж на различните категории служители и работници се има предвид следното:
5.9.1. За служителите и работниците се посочва къде, кога (от коя до коя година), каква длъжност е заемало лицето и какво месечно възнаграждение е получавало.
5.9.2. За земеделските стопани-кооператори се посочват: номерът, датата и годината на протокола, с който са приети за членове на стопанството, размерът на направените лични вноски, броят на определените от Общото събрание на ТКЗС минимум трудодни или работни дни за годината и броят на изработените от кооператора трудодни след 1 януари 1957 г. и работни дни след 1 януари 1962 г. през отделната календарна година.
Съгласно § 14 от Постановление № 110 на Министерския съвет от 15 август 1975 г. (ДВ, бр. 65, 1975 г.) времето, през което земеделски стопанин-кооператор е отсъствувал от работа, се зачита за трудов стаж, ако има такова протоколно решение на Управителния съвет на ТКЗС, прието не по-късно от 30 юни 1975 г. Тази особеност се отбелязва в справката.
5.9.3. За наетите на работа по трудов договор и на членовете на трудово-производителните кооперации, работещи по домове се посочва реализираният доход.
5.9.4. За лекторите-преподаватели в различните учебни заведения, читалища и други организации се посочват изработените през годината часове.
5.10. Не се издават справки за трудов стаж на лицата, посочени в § 99 от Правилника за приложение Закона за пенсиите. На бивши индустриалци и търговци не се правят справки за трудов стаж въз основа на фирмените дела на окръжните съдилища.
5.11. Справки за образование се изготвят както по документи на учебното заведение, така и по документи на висшестоящия орган. Използуват се: зрелостни свидетелства, главни книги, протоколи на изпитни комисии и др.
В справките се посочва в кое учебно заведение, кога и с какъв успех лицето е завършило определен учебен клас или степен на образование.
5.12. Поради специфичния характер на справките по парични влогове, ценни книжа, заеми и др., молбите за справки по документи, предадени от БНБ и нейните кленове в съответния архив, се подават в БНБ и се изготвят от служители на банката.
5.13. При поискване гражданите могат да получат намиращите се в архивите техни оригинални лични документи (кръщелни свидетелства, дипломи, удостоверения, майсторски, занаятчийски, калфенски свидетелства и осигурителни книжки). Получаването им става лично срещу подпис върху молбата и записване на данните от личния паспорт. Не се връщат паспорти, членски и орденски карти и др. За тях се дава съответната справка.
5.14. Съгласно Разпореждане №1198 на Министерския съвет от 27юли 1959 г. не се издават граждански справки по искане на частните лица във връзка с революционните мероприятия на народнодемократическата държава като: национализация на индустрията, мините и банките; конфискуване на придобитите чрез спекула и по незаконен начин имоти, по тютюневия и спиртния монопол; отчуждаване на едрия земеделски инвентар; прекратяване дейността на акционерни и всякакви други частни търговски и застрахователни дружества; присъди и конфискации на Народния съд; прекратени в миналото юридически лица с нестопанска цел; безследно изчезнали и др.
Не се правят справки на частни лица относно лишаване от граждански права и поданство, и тяхното възстановяване и за нетрудови имуществени права. Справки по тези въпроси се правят само по искане на български учреждения.
5.15. Гражданските справки точно и ясно разкриват съдържащите се в документите сведения по поставения въпрос. При съмнение в достоверността на сведенията, при наличието в текста на документа на поправки и неясно изписани места, в справката се прави уговорка.
В зависимост от целта на справката в нея могат да се включат и сведения косвено отнасящи се до разглеждания въпрос, както и копия на самите документи.
5.16. Съдържанието на преписа и препис-извлечение от документ трябва точно да отговарят на поставения въпрос. Преписите се правят със съвременен правопис, като наименованието на документа и датата, когато той е съставен, се възпроизвеждат изцяло.
Препис-извлечението не бива да нарушава точния смисъл на документа. Началото, краят и пропуснатите места във всяко извлечение се означават с многоточие.
5.17. Гражданските справки, преписите и извлеченията се оформят по приложените образци (вж. Приложение № 15, № 16, № 17, № 18). Те се заверяват с подписа на директора и печата на архива. Вписват се инициалите на съставителя на справката и на машинописката. Исковите данни на документите се посочват в екземпляра от справката, който остава в архива.
При фотокопията заверката се прави на гърба.
5.18. Когато в архива няма приети документи, въз основа на които може да се направи справка или в наличните документи не се съдържат търсените сведения, лицето (учреждението) подало молба се уведомява за това или му се предоставя отрицателна справка (вж. Приложение № 19).
5.19. Молбите и готовите граждански справки се таксуват съгласно Постановление № 30 на МС от 22 април 1976 г. за прилагане на тарифите и утвърждаване на таксите по Закона за държавните такси. Марките се залепват на екземпляра от справката, която остава в архива, а върху екземпляра на лицето подало молбата се посочва с каква марка е таксувана справката.
5.20. Не подлежат на таксуване:
— молбите и справките за трудов стаж;
— молбите и справките на учреждения, които са на бюджетна издръжка, на многодетни майки и малолетни деца за издръжка от родителите им, на родители за издръжка от децата им, на рационализатори за възнаграждения, произтичащи от права за изобретения;
— молби, които постъпват в архива таксувани вече от други учреждения.
5.21. Готовите справки се предават на ръка или по пощата. Ако подлежат на таксуване се изпращат с наложен платеж.
5.22. Справките изготвени по молби на чуждестранни лица и учреждения се предават чрез Консулския отдел на Министерството на външните работи. Те се таксуват в същия отдел в дипломатическите и консулски представителства на НРБ в чужбина. В писмото, с което се изпраща справката се съобщава, че тя не е таксувана от архива.
5.23. Всички документи по изготвяне на граждански справки (молби, преписи-извлечения, фотокопия и др.) се обособяват в самостоятелни дела и се запазват в деловодството на архива за срок от 5 години.
6. Отчет на използуването на архивните документи.
6.1. Отчетът на използуването се води с цел да се установи колко, какви потребители, по какви теми, с каква цел и с каква интензивност използуват документи в един или повече архиви на страната. Той подпомага решаването на редица важни проблеми:
— по-задълбочено изучаване, направляване и прогнозиране на работата на архивите по използуването;
— осъществяване на наблюдения върху потребностите на обществото от архивна информация и изучаване на отделните категории нейни потребители;
— подобряване работата по каталогизацията и усъвършенствуване на научно-справочния апарат на архивите;
— изучаване на информационната значимост на фондовете и правилно провеждане на експертизата и комплектуването им за постоянно съхранение.
6.2. Отчетът за използуването се води на две равнища:
— в отделните архиви;
— в Главно управление на архивите.
6.3. В архивите отчетът на използуването се осъществява чрез следните форми:
— именен картон (молба) на читателя;
— книга за регистриране не именните картони;
— тематичен картон на читателя;
— книга за посещенията;
— книга за движението на архивните единици;
— акт за предаване на документите за външно ползване;
— книга за научния и икономически ефект от използуваните документи;
— книга за впечатления и препоръки.
6.3.1. Именният картен на читателя е основна отчетна форма по използуването. Той е пригоден за обработка от електронноизчислителна машина и служи за създаване на автоматизиран информационен масив от данни.
Именният картон на читателя се попълва в съответствие с действуващата инструкция и изготвените за целта номенклатури: на архивите, на обществените групи потребители, на направленията на използуване, на предвижданите резултати (цели) от използуването на документите, на тематичната насоченост на изследванията по документи.
Попълнените именни картони се регистрират в хронологическа последователност в Книга за регистриране на именните картони (вж. Приложение № 20) и получават входящи номера.
Книгата съдържа следните графи: входящ номер, дата, име на читателя и тема, по която работи.
В случай, че един картон се окаже недостатъчен за отбелязването на всички използувани от читателя архивни единици по една и съща тема, се открива нов, допълнителен картон, който не се регистрира повторно в книгата, а получава входящия номер на първия (основен) картон на читателя.
6.3.2. Картоните се систематизират в азбучен ред и образуват именна картотека на читателите.
Данните в именната картотека позволяват търсене на информация и съставяне на сборни таблици за анализ на използуването по едно или повече направления. Например:
По едно направление (признак):
— читатели, използували архивни документи;
— тематика на изследванията;
— интензивност на използуване на архивните документи;
— направления на използуването;
— предвиждани резултати от използуването (цели).
По две и повече направления (признаци):
— брой на използуваните архивни фондове (респективно архивни единици) от различните категории потребители;
— брой на използуваните архивни единици (общо и по фондове; за различни цели (направления) на използуването;
— и т. н.
6.3.3. Тематичният картон на читателя (вж. БДС 6. 25. 2. 01–78) служи за наблюдения по тематичната насоченост на използуването в рамките на отделния архив.
В него се отбелязва: фамилия, име и презиме на читателя, неговото местожителство, месторабота, длъжност, научна степен и тема, по която работи, цел на използуването, наименование на архива и дата.
Тематичните картони на читателите подредени по основните раздели на «Единната схема за класификация на фишите в систематичните каталози на държавните архиви» образуват тематична картотека на изследванията по документи на архива.
6.3.4. Книгата за посещенията съдържа дата на посещение и име на читателя. Попълва се от самите читатели при всяко тяхно посещение в архива.
6.3.5. За да се предотврати загубата на документи, завеждащ читалнята води Книга за движението на архивните единици (вж. Приложение № 21). В нея се отбелязват датата на получаване на документите в читалнята, исковите им данни и датата на връщане в архивохранилището. Приемането и предаването на документите се удостоверява с подписите на завеждащите читалня и архивохранилище.
6.3.6. Отчетът на документите предоставени за работа извън читалнята на архива се осъществява чрез акт за предаване на документи за външно използуване (вж. Приложение № 22). В него се посочва лицето, на което са предоставени документите, неговият адрес, данните от личния му паспорт, исковите данни на документите и срокът, за който ще се използуват. Актът за предаване на документите за външно ползуване се заверява с подписите на лицата приели и предали документите.
6.3.7. За наблюдаване на приноса от работата на архивите в цялостния обществено-политически, стопански и културен живот на страната, в архивите се води книга за научния и икономически ефект от използуваните документи, в която се отбелязват всички по-значителни публикации, рационализации и др., направени въз основа на документи на архива.
6.4. На национално равнище отчетът на използуването се осъществява в ГУА при МС чрез следните форми:
— сумиране данните от именните картони на читателите;
— сводна отчетна таблица за изпълнението на плана на комплектуването, обработката и използуването на архивните фондове (разделът по използуването);
— тематичен каталог на изследванията по документи в архивите на НР България.
6.4.1. За създаване на централизиран информационен масив с данни по използуването, архивите изпращат за запис в ГУА в края на всяка календарна година новопопълнените през изтеклата година именни картони на читателите. Въз основа на тях се осъществява на национално равнище отчетът и анализът на използуването по направленията, посочени в т. 2.3.2.
6.4.2. Разделът по използуването на «Отчетна таблица за изпълнението на плана по комплектуването, обработката и използуването на архивните фондове» се попълва от всеки архив на базата на данните от именните картони на читателите.
6.4.3. Въз основа на информационния масив с данни от именните картони на читателите, ГУА издава ежегодно «Тематичен каталог на изследванията по документи в архивите на НР България». В него темите на научни трудове и други разработки, дисертационни и монографични изследвания, документални публикации, статии, доклади, изложби, научно-популярни и художествени произведения, студентски дипломни и курсови работи и пр., се разпределят в съответствие с «Единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви», а вътре във всеки раздел се подреждат по азбучен ред на фамилните имена.
Тематичният каталог на изследванията по документи в архивите на НРБ е източник на информация за обществеността какви изследвания се провеждат и е възможно да се провеждат по съхраняваните в архивите документи. Той допринася за координацията на научната дейност и представлява принос в наукознанието.
XVII. Съхранение на архивнитe документи
1. Общи изисквания към архивната сграда.
1.1. Архивната сграда е комплекс ат помещения предназначени за дългосрочно съхранение и всестранно използуване на архивните документи.
1.2. В зависимост от обема на съхраняваните документи архивните сгради се делят на следните три групи:
I група — архиви, които съхраняват до 0,5 мил. архивни единици;
II група — архиви, които съхраняват до 1 мил. архивни единици;
III група — архиви, които съхраняват над 1 мил. архивни единици.
1.3. В зависимост от архитектурното решение съществуват два типа архивни сгради:
— сгради, в които хранилищата за документи са в общ корпус с административните звена;
— сгради, в които хранилищата и административната част са в отделни корпуси.
1.4. Сградата на архива се разполага в административно-културния център на населеното място или в друга зона на специално определен участък, осигурен с удобен транспорт.
1.5. Архивната сграда не може да се строи:
— в непосредствена близост до крупни производствени обекти, които замърсяват атмосферата с прах, серни и азотни съединения, сажди и др.;
— на геоложко непригодни терени (наводними и нестабилни почви);
— в близост до железопътни възли, взривоопасни обекти, които в случай на конфликт са стратегическа цел;
— в близост до селскостопански обекти и такива, които не позволяват бъдещото разширение на сградата.
1.6. Архивните сгради трябва да са монументални, монолитни, огнеустойчиви и сеизмично устойчиви. Обемно-планировъчното и конструктивното им решение се подбира така, че да отговаря на ролята и задачите на архивите и същевременно да е подчинено на архитектурно-градоустройствените изисквания за населеното място.
1.7. Помещенията в архивната сграда се групират в следните функционални блокове:
— архивохранилища;
— работни помещения за персонала на архива;
— помещения достъпни за гражданите.
2. Архивохранилища.
2.1. Архивохранилището е специално обзаведено помещение предназначено за съхранение на архивни документи.
2.2. Според вида на съхраняваните документи, архивохранилищата са:
— архивохранилища за документи на хартиена основа;
— архивохранилища за крупноформатни документи;
— архивохранилища за микрофилми (негативи и позитиви);
— архивохранилища за кинодокументи;
— архивохранилища за фонодокументи;
— архивохранилища за машиночитаеми документи.
2.3. Архивохранилищата се разполагат така, че да са изолирани от останалите служебни и спомагателни помещения и същевременно да имат най-удобни връзки с тях.
2.4. Към архивохранилището се предвижда помещение за завеждащ архивохранилището с площ 15 кв. м. на всеки 200–300, 000 архивни, единици, но не по-малко от една стая на етаж при многоетажно здание.
2.5. Строеж и вътрешно обзавеждане на архивохранилищата за документи на хартиена основа(20).
2.5.1. Височината на хранилището е до 2,40 м.
2.5.2. Подът се покрива с линолеум, мозайка или специални плочи, за да е удобен за почистване.
2.5.3. Не се допуска обзавеждане на архивохранилището с текстилни материали — пердета, пътеки, завеси и др. Стените се боядисват в светли тонове. Осветлението се свежда до минимум, като съществуващите стъкла се боядисват в жълто или се използуват специални филтриращи стъкла. Архивохранилищата с климатична инсталация могат да се проектират и без прозорци.
2.5.4. Не се допуска преминаване през хранилището на водопроводни, канализационни и газово-отоплителни пътища.
2.5.5. Електрическата инсталация на архивохранилището е закрита и изолирана. Електрическото осветление в залите не трябва да е много ярко — 50 лукса за проходите и 25 лукса за осветление на стелажите. Електрическите контакти са на 0,10–0,15 м. от пода, по един на разстояние от 3 до 5 м. Във всяка зала има общ електрически прекъсвач, който задължително е в затворено положение при отсъствие на служители в помещението. Не се допуска използуването на открити и необезопасени отоплителни и осветителни уреди. Само при осигурен непрекъснат служебен надзор могат да се включват термоакумулиращи печки и калорифери.
2.5.6. Задължително е всяко архивохранилище да е пожарообезопасено. Сградата и обзавеждането да са от негорливи материали. Залите се проектират с размер до 200 кв. м., за да се ограничи разпространението на евентуален пожар. Големите хранилища се разделят на по-малки помещения чрез противопожарни стени и врати. Всяко архивохранилище се обзавежда с пожароизвестителна инсталация, противопожарно табло, подвижни пожарогасители, люкове и кранове необходими в случай на пожар. В многоетажните хранилища се предвижда на всеки етаж помощна стълба за персонала и приспособление с наклон за евакуация на документите. Асансьорите и стълбите се проектират в огнеустойчиви клетки и се изолират от архивохранилищата с огнеупорни врати.
2.5.7. Всяко хранилище се осигурява срещу евентуална кражба на документи чрез сигнално-охранителна (алармена) инсталация. Не се допуска влизането на лица, които не носят пряка отговорност за архивните документи.
2.5.8. При транспортирането на документи от или до хранилището се осигурява защитата им от прякото действие на светлина, влага, вредни вещества и механични увреждания. Транспортирането на къси разстояния се извърша в закрити коли, а на дълги — в контейнери, поставени в закрити транспортни средства.
2.6. Режим за съхранение на документите на хартиена основа.
2.6.1. Под режим за съхранение се разбира комплексът от мероприятия по създаване и поддържане на такива условия за съхранение, които осигуряват максимално продължителен живот на документите.
2.6.2. Оптималният температурно-влажностен режим е: температура 16 ± 2°С и относителна влажност 55% + 5%.
Постоянни температурно-влажностни параметри и определен газов състав на въздуха в архивохранилищата се поддържат по два начина:
— локално поддържан режим чрез климатични шкафове за всяко архивохранилище;
— централна климатична инсталация, предназначена за целия архивохранилищен блок.
2.6.3. Архивохранилищата се снабдяват с уреди за непрекъснат контрол на температурата и относителната влажност — термохигрограф или термометър и влагомер. Те се поставят на плот от стелажа или на стойката му далеч от отоплителната система и извън въздушната струя на приточната инсталация. Пряко попадане на слънчеви лъчи върху измервателния уред не бива да се допуска. Броят на точките за наблюдение и измерване се определя от големината на помещението. Във всяка зала има най-малко една точка, а ако квадратурата надвишава 200 кв. м. се определят две или повече точки.
2.6.4. Наблюдението на температурата и относителната влажност се извършва ежедневно от завеждащ архивохранилището. В Дневник за регистриране на температурно-влажностния режим в архивохранилището (вж. Приложение № 23) се попълват следните данни: дата на измерването, температура (в градуси), относителна влажност (в проценти), подпис на завеждащ архивохранилището и забележка. При използуване на термохигрограф, като отчетни документи се съхраняват графиките от автоматичния запис. Дневникът се проверява най-малко един път в месеца от главния специалист, отговарящ за съхранението на документите. Той докладва на директора на архива за всяко изменение на оптималните климатични условия.
2.6.5. В хранилищата без климатична инсталация се вземат допълнителни мерки за осигуряване на оптималните температурно-влажностни параметри:
— при повишаване на относителната влажност над установените граници отоплението и проветряването се засилват;
— при спадане на относителната влажност се прилага изкуствено овлажняване на въздуха;
— проветряването е задължително. Притокът на въздух се осигурява чрез вентилатори, чийто брой се определя от големината на помещението.
2.6.6. В архивохранилището се влиза и работи със специално работно облекло (престилка и обувки). Пред вратата се поставя изтривалка напоена с дезинфектин.
2.6.7. Помещенията на архивохранилището се поддържат в образцов ред и чистота, което изключва възможността за поява на прах, плесени, насекоми и гризачи. Всяко последно число на месеца се превежда хигиенен ден, който има за задача:
— почистване на архивохранилището с прахосмукачка и измиване на пода с дезинфекционна течност (вода с калиев перманганат);
— почистване на архивните единици от прах с четка и кърпа;
— подреждане на документите в кутии или папки;
— проверяване на документите и отделяне на повредените за реставрация и консервация.
2.6.8. Два пъти в годината (през пролетта и есента) се извършва цялостно почистване и обезпрашаваме на архивохранилището и документите. То се осъществява с участието на местните хигиенни органи.
Всички материали, необходими за почистване се съхраняват в специален шкаф извън хранилищата.
2.6.9. Документите, които постъпват за съхранение, предварително се обезпрашават, след което се проверява тяхното физическо и санитарно-хигиенно състояние. Тези, които не се нуждаят от допълнителна обработка се изпращат в архивохранилищата. Овлажнените документи се изсушават полистно, а заразените са подлагат на дезинфекция и дезинсекция.
2.6.10. Под дезинфекция на документите се разбира специалната им обработка с различни физикохимични средства, с цел унищожаване на микроорганизмите, които повреждат и разрушават органичната материя. Дезинфекцията се извършва на място в архива в специални камери или съвместно с хигиенните органи в населените места.
2.6.11. Под дезинсекция на документите и помещенията се разбира специалната им обработка с различни физикохимични средства с цел унищожаване на насекоми.
2.6.12. Под дератизация се разбира специална обработка на хранилищните помещения с цел унищожаване на гризачи.
Два пъти в годината, по време на цялостното почистване на архивохранилището се прави задължителна дезинфекция, дезинсекция и дератизация. Мероприятието се осъществява от архива, лабораторията за реставрация и консервация и местните хигиенни органи. Помещението предварително се подготвя и служителите са задължени да спазват всички указания на компетентните инстанции.
2.6.13. Всеки архив задължително изготвя правилник за вътрешния ред в архивохранилищата съобразен с конкретните условия.
2.7. Подреждане на документите в архивохранилището.
2.7.1. Архивохранилищата се обзавеждат със стелажи, които:
— в зависимост от материала са метални или дървени;
— в зависимост от конструктивното решение са стационарни или подвижни компактни системи.
Размерите на най-често употребявания стационарен метален двустранен стелаж са: ширина на стелажната клетка 0,80 м., дължина на стелажната клетка 1,00 м., разстояние между полиците 0,40 м., височина на стелажа 2,10 м., разстояние от пода до най-долната полица 0,10 м., натоварване на конструкцията до 600 кг. на кв. м.
2.7.2. Конструкцията и размерите на стелажите и шкафовете за крупноформатни документи (научно-техническа документация, карти, вестници и др.) и ширината на междустелажните проходи се определя в зависимост от размерите на самите документи.
2.7.3. Особено ценните документи се съхраняват в метални шкафове или в железобетонни сейфове.
2.7.4. В архивохранилищата всички архивни единици се съхраняват в картонени кутии.
2.8. Разположение на фондовете в хранилището.
2.8.1. Архивните документи се съхраняват по фондове. Желателно е всички документи от един и същи фонд да са съсредоточени на едно място в архивохранилището. В рамките на фонда подреждането на документите е по реда им в описа, а в него по номерата на архивните единици. Във всеки архив се изготвя схематичен план за най-рационално разположение на документите в хранилището.
2.8.2. Документите могат да се разположат съобразно конкретните условия в следните общи логически групи:
— по номерата на фондовете, т. е. по реда на постъпването им в архива;
— по отрасли на дейност на фондообразувателите, като в отделни помещения или части от общото хранилище се разполагат фондовете от различните отрасли на стопанския, културен и обществен живот;
— по териториите, на които са действували фондообразувателите.
2.8.3. За определяне местонахождението на отделните фондове в архивохранилището се изготвят топографски указатели. За целта всички здания, помещения, стелажи и клетки се номерират. Номерацията на стелажите е по отвесни редове от долу нагоре и от ляво на дясно, двойните стелажи са с един номер, като към номера се добавя «ляв» и «десен».
За всеки приет в архивохранилището фонд се изготвя фиш — топографски указател, съобразен с изискванията на действащия стандарт (БДС 6. 25. 2. 03–78).
Във фиша се попълват следните данни: наименование и номер на фонда, номер на описа, крайни дати на документите, номера на архивните единици в описа, местонахождение на документите, (здание, помещение, етаж), стелаж №, клетка №(21).
Фишите се систематизират по номерата на фондовете. В архивите, които съхраняват документи от двете епохи фишите се разделят по епохи, а в рамките на всяка епоха се подреждат по номера на фондовете.
Ако данните за мястото на фонда не могат да се съберат в един фиш на топографския указател, те се пренасят на втори фиш, който носи същия номер.
2.8.4. За всеки стелаж се прави стелажен указател, който се поставя на самия стелаж. В него се отбелязва разположението на архивните единици във всяка клетка и номерата на фонда и описа, към който те принадлежат. При разместване на документите се прави нов стелажен указател.
2.9. Задължения на завеждащ архивохранилище.
2.9.1. Завеждащ архивохранилището носи пълна отговорност за съхранението и опазването на поверените му документи. Той има пряко задължение:
— системно да проверява състоянието на документите и да участвува в комисията, която извършва проверка за тяхното наличие и физическо състояние;
— да осигурява поддържането на възможно оптимален температурно-влажностен режим в хранилището и редовно да попълва данните от измервателните уреди в дневника;
— да попълва и систематизира топографските фиши;
— бързо и точно да издирва и осигурява необходимите документи и да поставя на място тези, чийто срок за използуване извън хранилището е изтекъл. На мястото на всяка изнесена от хранилището архивна единица се слага лист (картон) заместител, в който се попълват исковите данни на архивната единица, името на лицето, на което е дадена, както и подписът на завеждащ архивохранилището;
— системно да проверява и докладва на директора на архива за всички нередности и повреди, свързани със сградата и обзавеждането на повереното му хранилище;
— незабавно да изолира документите, засегнати от влага, плесен, насекоми и др.
2.9.2. При смяна на завеждащ архивохранилище, напускащият служител предава на постъпващия поверените му документи и справочния апарат към тях. Приемането и предаването се извършва чрез паспортизация на фондовете. Резултатите се оформят като се попълва стандартната форма на Акт за паспортизация на фонда (БДС 6. 25. 2. 03–78).
2.9.3. При малка по обем работа завеждащ архивохранилището поема и друга подходяща за него работа в архива.
2.9.4. Завеждащ архивохранилище, който по небрежност е станал причина да се загубят или унищожат архивни документи се наказва от директора на архива или се привлича под отговорност по реда на член 20 от Закона за Държавния архивен фонд.
3. Работни помещения за персонала на архива.
3.1. Комплексът обхваща следните групи помещения:
— помещения за предварителна обработка на документите;
— лаборатории за микрофилмиране, реставрация и консервация на документите;
— работни, административни и спомагателни помещения.
3.2. Помещенията за предварителна обработка на документите са следните:
— помещение за приемане и разпределяне на документите. Обзавежда се със стелажи и работни маси;
— помещение за обезпрашаване. Обзавежда се с металически стелажи и обезпрашаваща камера;
— карантинно помещение. Обзавежда се със стелажи и сушилна камера (шкаф). В него се поддържа оптималният температурно-влажностен режим за съхранение на документите;
— помещение за дезинфекция на документите. Разполага се на първия етаж в сградата и има самостоятелен външен вход.
При липса на отделни помещения се прегражда част от архивохранилището, като се обособява «предварително хранилище», в което се извършва обезпрашаване, дезинфекция и сушене на документите.
3.3. Лабораторията за микрофилмиране включва следните производствени участъци:
— участък за приемане, предаване и подготовка на документите за микрофилмиране;
— участък за заснемане;
— участък за химикофотографска обработка на заснетата лента (проявяване и копиране);
— участък за технически контрол по качеството на негативите и позитивите.
3.4. Лабораторията за реставрация и консервация включва следните научно-производствени участъци:
— участък за приемане на документи от архивохранилищата (обезпрашаване и дезинфекция);
— микробиологично звено;
— участък за научноизследователска работа: аналитична лаборатория, лаборатория за изследване на багрила, лаборатория за физико-механични изпитания и тегловна;
— участък за практическа дейност: лаборатория за ръчна реставрация (по класически метод), лаборатория за листоотливане, (листодопълване), лаборатория за реставрация чрез ламиниране.
При липса на отделни помещения лабораториите за научноизследователска и практическа дейност се обединяват.
3.5. Методическият кабинет има площ и обзавеждане според нормите на работните стаи(22).
3.6. Научно-справочната библиотека включва:
— книгохранилище. Площта му се определя в зависимост от комплекта книги, които ще бъдат съхранявани. Обзавежда се със стандартни метални стелажи и се разполага в непосредствена близост до читалнята;
— читална зала. Площта и обзавеждането й са по нормите на читалните помещения(23).
3.7. Работните, административни и спомагателни помещения включват:
— работни стаи. Обемът им се проектира като на един сътрудник се предвижда по 15 кубични метра;
— зали за събрания, заседания и други прояви на обществените организации;
— машинописно бюро и копирно-размножителна база;
— работилници за ремонт на наличния инвентар в архива;
— санитарни възли.
Всички тези помещения се проектират съобразно нормите и правилата за проектиране на административни сгради.
4. Работни помещения, достъпни за гражданите са:
— читални зали;
— помещение за машинописен препис на документи;
— помещение за предоставени на читателите каталози и описи;
— помещение за временно съхранение на документи, върнати от читалнята;
— вестибюл, гардероб, пропуск.
4.1. Площта на читалните зали се проектира в зависимост от интензивността на използуване на архивните документи. Предвиждат се 3 м. на читател при обзавеждане с индивидуални маси. Осветлението на всяко работно място, независимо от разположението на осветителните тела, вида, мощността и броя им, трябва да е не по-малко от 100 лукса.
Читалнята за микрофилми и микрофиши се обзавежда с читателски апарати и маси.
Читалнята за научно-технически документи се обзавежда с чертожни маси и прибори за чертане.
4.2. Помещението за машинописен препис на документи се намира непосредствено до читалните. Обзавежда се с пишеща машина и маси и задължително се шумоизолира.
4.3. Помещението за временно съхранение на документи, върнати от читалнята се обзавежда със стандартните метални стелажи.
4.4. Помещението за предоставени на читателите каталози и описи се обзавежда с каталожни шкафове, шкафове за описите и маси. В старите сгради читалната зала и каталожната могат да са в едно помещение, като се спазват изискванията за обем, осветление и оборудване на работното място.
4.5. Вестибюлът, гардеробът и пропускът се проектират съобразно нормите и правилата за проектиране на административни сгради.
ХVIII. Консервация и реставрация на архивни документи
1. Документите стареят и се разрушават под действието на различни фактори, като:
— естествено стареене, което зависи от състава, структурата и качеството на хартията и мастилото;
— стареене под действието на външни фактори — физически, химически, биологически и социални, свързани с небрежно отношение в процеса на създаване и съхранение на документите.
За предпазване на документите от разрушаващото действие на външната среда, за възстановяването и укрепването им с цел дългосрочното им съхранение се извършват консервационни и реставрационни операции.
1.1. Консервацията на документите е съвкупност от операции, свързани с предпазването на документите от разрушаващото действие на външната среда.
1.2. Реставрацията на документите е съвкупност от операции, свързани с възстановяване на първоначалните или близки до първоначалните свойства и външни особености на повредените и разрушени документи.
Консервацията и реставрацията са процеси, които се преплитат, тъй като консервацията обикновено преминава в реставрация.
1.3. Консервацията и реставрацията на архивни документи(24) протичат при строго съблюдаване на следните изисквания:
— консервацията и реставрацията да не променят оригиналния вид на документа;
— прилаганите методи на консервация и реставрация да са точно подбрани за отстраняване на действуващите върху документа разрушаващи фактори;
— реставрационните методи да са обратими, т. е. при нужда да може да се възвърне видът на документа преди реставрацията;
— използуваните реактиви да не променят физико-химичните свойства и устойчивост на основата и мастилото, а също и оригиналните елементи, използувани при монтажа и художественото оформяне на документа;
— материалите, с които се третира документът да не оставят по него токсични вещества, които да влияят вредно на работещите с него;
— извършваните операции де не създават условия за по-нататъшни или нови разрушения на документа, а по възможност да увеличават стабилността му.
2. Подготовка на документите за консервация и реставрация в архива.
2.1. На консервация и реставрация подлежат всички документи с разрушена основа и угаснал текст.
Документите, които подлежат на консервация и реставрация се регистрират по време на приемане на архивните фондове, при научно-техническата им обработка, при използуването им в читалнята, по време на цялостното почистване на архивохранилищата, при паспортизация на фондовете, при подготовка на документите за застрахователно микрофилмиране и др. Във всеки архив се води тетрадка, в която се отбелязват исковите данни на повредените документи.
2.2. Всички документи, които се предават за консервация и реставрация се описват в Книга на архива за отчет на предаваните за консервация и реставрация документи (вж. Приложение № 24). В нея се попълват следните данни: дата на предаване на документите в лабораторията, фонд №, опис №, архивна единица, брой листове, състояние на документите, подписи на служителите от архива и лабораторията, които предават и приемат документите и забележка. Книгата се води от специалист в направлението, занимаващо се със съхранение на документите.
2.3. В архива на място се извършват несложни консервационни и реставрационни операции («малка реставрация»). Тя се състои в почистване на документите от прах, подлепване, изправяне, отстраняване на метални кламери, машинки, телчета и др. Малката реставрация се извършва ръчно, в процеса на подготовка на документите за застрахователно микрофиширане и при предаване на документи за използуване в читалнята. Тя се осъществява по указания и под контрола на реставрационната лаборатория (централна или районна).
3. Консервация и реставрация на документи в лабораторията.
3.1. Всички документи, които ще се консервират и реставрират предварително се микрофилмират.
3.2. След микрофилмирането документите се подлагат на предварителен щателен оглед и се провеждат физико-химични и физико-механични изследвания. Целта на огледа и изследванията е да се категоризират документите в зависимост от степента на увреждането им и да се определят методите на консервация и реставрация.
3.3. Документите, подлежащи на реставрация, се категоризират в зависимост от степента на увреждането им в следните групи:
I категория на сложност. Документите са със силно повредена основа или угаснал текст. Извършват се сложни и продължителни реставрационни операции.
II категория на сложност. Документите са с по-малки увреждания, липсват краища на листовете, има малки дупки по хартията и др. Извършват се сложни и продължителни реставрационни операции.
III категория на сложност. Документите са само с механични разкъсвания. Извършват се леки и непродължителни реставрационни операции.
3.4. Всички документи, които постъпват за консервация и реставрация се дезинфекцират. Методите на дезинфекция са два: камерен и контактен (полистна дезинфекция). Специалистът преценява на място кой от двата метода да приложи. При добра първична дезинфекция и последващо добро съхранение на документите допълнителна дезинфекция не се налага.
3.5. Преди пристъпване към реставрация се изследват основата на хартията и текста.
3.5.1. Почистват се документите от прах с мека и чиста кърпа, с гума, а също чрез водна обработка (дестилирана вода, сапун, спирт и др.).
3.5.2. Извършва се химическо третиране на документа и подвързията, което включва следните операции:
— определяне рН (водородния експонент) на хартията;
— фиксиране на текста;
— почистване на петна от мастила, тушове, ръжда, пигменти, лепила, мазнини и др.;
— избелване на хартията с окислители и последващо промиване;
— неутрализация.
По време на химическото третиране непрекъснато се следи рН на хартията да е в оптималните граници.
4. Методи за реставрация.
Методите за реставрация се определят в зависимост от вида на увреждането. Те биват:— методи за реставрация при повредена основа на документа — класически, листоотливане, ламинация, разцепване. Извършват се ръчно или механизирано.
— методи за реставрация при угаснали текстове — химически и фотографски.
Най-често увреждането на документа е комбинирано и се прилагат и двата вида методи.
4.1. Методи за реставрация при повредена основа на документа.
4.1.1. Класическата реставрация се свежда до укрепване на разкъсаните листове. При нея се използуват материали (хартия и лепила), близки по състав и свойства до основата на документа. Работи се с японска и микалентна хартия, тънки копринени материи, книговезко платно, тензух и лепила с добавка на антисептик.
4.1.2. Реставрацията чрез разцепване на хартиения лист дава възможност да се укрепва документът без той да се дублира едностранно или двустранно. Укрепването се извършва с японска хартия, японска коприна, найлонова мрежа и др., като липсващите части се допълват с хартия близка по цвят и състав на оригиналната. Тези реставрация се извършва от специалисти-реставратори с голям опит.
4.1.3. Реставрацията чрез листоотливане се състои в доливане на хартиена маса на липсващите части от документа. Хартиената маса се наслоява ръчно или механизирано. Машинното листоотливане е по-равномерно и в по-малка степен видоизменя документа.
4.1.4. Ламинацията е способ за реставрация, при който повреденият документ се запресова едностранно или двустранно между един или два полимерни филма. Тя се извършва ръчно или машинно. Ръчната ламинация се състои в нанасяне на разтвор от целулозен ацетат върху хартията. Машинното ламиниране се осъществява с ламинатори, които се класифицират според начина на работа в три групи:
— апарати, при които документите се реставрират с термопластично фолио, при висока температура и високо налягане;
— апарати, при които документите се реставрират с термопластично фолио, което се нанася едностранно при ниска температура;
— апарати, при които документите се реставрират с разтворен целулозен ацетат, който се наслоява върху хартията.
4.1.5. Капсулацията е способ, чрез който документите се изолират от действието на външната среда в плик от полимерно фолио.
4.2. Методи на реставрация при угаснали текстове.
Извършва се химическа или фотореставрация.
Фотореставрацията се състои в разчитане на текста с помощта на правилно подбрани спектрални характеристики на използуваните източници на светлина (ултравиолетови, инфрачервени, рентгенови и др.). Към прилагане на химически методи се прибягва само в ограничен брой случаи, когато методите на фотореставрация са изчерпани.
Универсални методи за реставрация, приложими за всякакви случаи на увреждане не съществуват. Специалистите определят във всеки конкретен случай правилния път за възстановяване на повредения документ.
5. В лабораторията за консервация и реставрация се води Лабораторен дневник (вж. Приложение № 25). В него се попълват следните данни: дата на приемане и предаване на документите, исковите им данни, атестационна карта, състояние на документите преди реставрация, препоръки за работа при реставрацията им и подпис на служителите, които са обработили документите и които са упражнили контрол над работата.
6. За особено ценни и много повредени документи се попълва Атестационна карта (вж. Приложение № 26). Атестационната карта включва следните блокове:
I. Мнение на специалиста-архивист. Попълва се от архива, който изпраща документа за реставрация. В него се вписват следните данни: град, архив, дата на изпращане и получаване на документа, исковите му данни, вид на обекта за реставрация (снимка, папка, лист, карта и др.).
II. Състояние на документа до реставрацията. Попълва се в лабораторията за реставрация и консервация. Прави се пълно описание на уврежданията по документа и на материалите, от които е изготвен.
III. Насоки за работа. Попълва се в лабораторията за реставрация и консервация. Описват се видът и режимът на работа при дезинсекцията и физико-химичното третиране на документа. Определя се методът на реставрация.
IV. Използувани материали при реставрацията. Попълва се в лабораторията за реставрация и консервация. Посочват се използуваните укрепващи материали и лепила при реставрацията на документа.
V. Изпълнители. Подписват се взелите участие в реставрацията на документа и реставрационната комисия дава оценка на извършената работа.
VI. Наблюдения върху състоянието на документа след реставрацията. Извършват се в архива, съхраняващ реставрирания документ. Завеждащ архивохранилището периодично проверява състоянието на документа, като за новите разрушения или увреждания съобщава на лабораторията за реставрация и консервация.
6.1. Атестационната карта се попълва в два екземпляра — единия за лабораторията, а другия за архива, в който се съхранява реставрираният документ. Атестационните карти се систематизират по исковите данни на документите.
6.2. Към картата, която остава в лабораторията се прикрепва микрокадър, на който е фиксиран първоначалният вид на документа.
XIX. Микрофилмиране на документи
А. Микрофилмиране на документи от българските архиви
Микрофилмирането е средство за оптическо възпроизвеждане в намален мащаб на документи върху микроносители и представлява съвкупност от процеси по изготвянето, използуването и съхранението на микроизображенията.
1. Микрофилмирането на архивни документи се извършва с цел:
— опазване на уникалните, най-ценните, най-често използуваните и намиращи се в лошо физическо състояние документи чрез създаване на застрахователен фонд;
— попълване на фондовия състав с микрофилми и микрофиши на архивни документи, съхранявани в други архиви, музеи, библиотеки, учреждения и частни лица от страната;
— разширяване на възможността за използуване на архивни документи извън читалните на архивите;
— съкращаване на времето за обслужване на читателите;
— улесняване на работата по консервация и реставрация на документите.
2. Микрофилмите в държавните архиви се групират в следните комплекси:
2.1. По принадлежност на оригиналните документи:
— микрофилми на документи от архива;
— микрофилми на документи от други архиви, музеи, библиотеки, организации или частни лица;
2.2. По обхват на микрофилмираните документи:
— цели архивни фондове;
— части от архивни фондове;
— цели архивни единици;
— отделни документи от архивните единици;
— тематично подбрани групи от документи, създадени по заявка на организация, институти или частни лица, както и за нуждите на направлението, занимаващо се с използуване на архивните документи.
3. Подготовка на документите за микрофилмиране в архива.
3.1. Всеки архив изготвя годишни и перспективни планове, за дейността си по създаване на застрахователен фонд. Плановете се съгласуват с фотолабораторията (централна или районна) и се утвърждават от Главно управление на архивите.
3.2. Съставът и границите на застрахователния фонд се определят от най-компетентните специалисти в архива чрез преглед и изучаване съдържанието на документите и при съблюдаване на следните критерии за подбор:
— ценност на документите. Микрофилмират се фондове първа категория или такива части от фондове първа категория, които най-точно и вярно отразяват дейността на конкретния фондообразувател и дават представа за мястото и ролята му в политическия, обществен, икономически и културен живот, както и уникални документи от фондове втора и трета категория;
— физическо състояние на документите. Микрофилмират се документи с повредена основа, угаснали текстове, външни разрушения и др.;
— степен на използуване на документите. Микрофилмират се най-често използуваните документи.
3.3. Застрахователното микрофилмиране на даден фонд се извършва по реда на архивните единици в инвентарните описи.
3.4. Сътрудник от архива подготвя документите за микрофилмиране като проверява верността на номерацията на листовете, открива и отстранява дублетите, отделя повредените документи за консервация и реставрация.
3.5. Ако заверителният надпис не отговаря на фактическото състояние на архивната единица се съставя нов. Отбелязват се освен това всички особености и дефекти по документите от архивната единица.
3.6. В процеса на подготовката на документите за микрофилмиране се прави «малка реставрация» (подлепване, изрязване, разшиване, ако се налага, отстраняване на кламери, телчета и др.).
3.7. Завеждащ архивохранилището води тетрадка, в която се записват: датата на предаване на документите, исковите им данни и подпис на сътрудник от фотолабораторията, който ги приема.
3.8. Предаваното на документи за микрофилмиране се оформя с поръчка, която се попълва в три екземпляра (вж. Приложение № 27). В централните архиви поръчката се парафира от директора на архива и от отговарящия за това ръководител в ГУА, а в окръжен държавен архив — от директора на архива. Първият екземпляр остава в ГУА (ОДА), а останалите два заедно с документите се предават за отчет във фотолабораторията.
4. Микрофилмиране на документите във фотолабораторията.
4.1. Микрофилмирането на документите за застрахователен фонд, за нуждите на лабораторията за консервация и реставрация и за нуждите на архиви, институти, учреждения и частни лица се извършва в централната фотолаборатория към Главно управление на архивите и в районните фотолаборатории.
4.2. Всички документи, които постъпват за микрофилмиране в лабораторията се описват в книгата за отчет на приетите в лабораторията за микрофилмиране архивни документи (вж. Приложение № 28). В нея се попълват следните данни: дата, архив, от който постъпват документите, фонд №, опис №, архивни единици № и забележка.
4.3. Микрофотокопията за застрахователен фонд се изготвят в комплект (негатив, дубълнегатив и позитив), като:
— първият негатив е неприкосновен и служи за създаване на застрахователен фонд;
— дубълнегативът е работен негатив за изготвяне на позитивни микрофотокопия;
— позитивът е работно копие, което се предоставя на читателите.
4.4. Техническите процеси при микрофилмирането задължително се извършват в съответствие с действуващите в страната стандарти.
4.5. Заснемането на документите се осъществява на 35 мм. ролфилм.
4.6. При цялостно заснемане на архивната единица се спазва редът на листовете в нея, като кадрите се разполагат от ляво на дясно. При изготвяне на микрофотокопия на отделни документи от архивните единици се съблюдава желаната от възложителя последователност.
4.7. В началото на всяка архивна единица се заснема заглавен кадър. В него се посочва: наименование на архива, искови данни на архивната единица, название на фотолабораторията и дата на заснемане.
При изготвяне на микрофотокопия по тематични заявки в началните кадри се отбелязва заглавието на темата, изреждат се документите, които ще бъдат заснети и се посочват исковите им данни.
4.8. След заглавния кедър се заснема обвивката на архивната единица, а след последния заснет документ — заверителният надпис.
4.9. Микроизображенията се разполагат в нормално за четене положение. Допуска се и разполагане на микроизображенията на 90° обратно на часовниковата стрелка (БДС 13. 302–77). При заснемането се запълва целият кадър. Всяка страница от архивната единица е отделен кадър.
4.10. Във фотолабораторията се извършват следните проверки на негативите:
— визуална проверка на читателски апарат. При установяване на технически дефекти се прави поправка. На отделна лента се заснемат поправките, като се спазва следният ред: начален кадър-«поправка», кадър с исковите данни и преснетият кадър. Поправката се прикачва към негативната лента чрез залепване.
— оценка на химико-фотографската обработка (фиксиране и измиване). Микрофилмите за застрахователен фонд не бива де съдържат безводен натриев тиосулфат (не повече от 0,0008 мг. на куб. съм.) и сребърни соли.
4.11. На всяка лента, предназначена за застрахователен фонд се изготвя технически паспорт, в който се вписват всички технически параметри за лентата съгласно БДС 13. 401. 77.
4.12. Готовите негативи, дубълнегативи и позитивни ленти се извиват с емулсионния слой навън и се поставят в специални метални кутии. На кутиите се залепва временен етикет със следните данни: номер не поръчката, наименование на архива, фонд №, опис №, номера на архивните единици и номер на лентата по Книгата за отчет на лентите.
4.13. В Книга за отчет не лентите (вж. Приложение № 29) се попълват следните данни: пореден номер на лентата, дата, на която фотолаборантът получава лентата и дата, на която я сваля от апарата, брой на архивните единици, заснети в лентата, поправка (ако има такава), подпис на лицето, извършило заснемането и забележка.
4.14. При предаване на микрофилмираните документи се попълва Книга за отчет на предаваните на архива микрофилмирани архивни единици (вж. Приложение № 30). В нея се вписват следните данни: име на специалиста, микрофилмирал документите, фонд №, опис №, архивни единици №, кадри (негатив, позитив и сумарно), дата на предаване на микрофилмираните документи и подпис на специалиста от архива, който приема микрофилмите и документите.
Въз основа на тези сведения се попълват и съответните данни в поръчката.
4.15. Фотолабораторията осигурява охраната на документите, предадени за микрофилмиране.
При изготвяне на микрофотокопията не се допускат никакви поправки или бележки по архивните документи.
5. Обработка и отчет на микрофилмите в архива.
5.1. Микрофилмираните документи се проверяват отново по тетрадката на завеждащ архивохранилището и се връщат на мястото им. На обвивката на всяка микрофилмирана архивна единица се поставя печат «М» (микрофилмирана). Същият печат се поставя и в графа «Забележка» на инвентарния опис срещу заснетата архивна единица.
Когато се микрофилмира целият фонд в горния десен ъгъл на заглавната страница на инвентарните описи се поставя печат «МФ».
Ако се микрофилмират само отделни документи от архивната единица, това се отбелязва в заверителния надпис.
5.2. Отчетна единица при микрофотокопията за застрахователен фонд е комплектът от ролката негатив, дубълнегатив и позитив. Те носят един инвентарен номер.
5.3. Получените от фотолабораторията микрофилми се обработват в архива. Позитивите се преглеждат на читателски апарат, сверяват се исковите данни, поставени от фотолабораторията с тези от заглавната страница на архивната единица, проследява се последователността на листовете, откриват се пропуснатите и неясно заснети документи и се преброяват кадрите. Изготвя се списък на некачествено и неправилно заснетите документи. След съгласуване с ръководството на архива, списъкът и документите се изпращат във фотолабораторията и се пуска поръчка за повторно заснемане.
5.4. Всяка ролка застрахователен негатив се регистрира в Инвентарна книга на микрофилмите за застрахователен фонд (вж. Приложение № 31), в хронологическа последователност на постъпленията. В книгата се попълват следните данни: номер на ролката, дата на постъпване на филма за обработка в архива, искови данни на заснетите документи, брой на кадрите негатив, дубълнегатив, позитив и забележка. Като забележка се вписват бракуваните кадри. При голям обем на микрофилмовия фонд към инвентарната книга се създава фишов указател.
5.5. В началото на негатива и дубълнегатива с туш (или мастило) са нанася инвентарният номер на ролката. Негативната и дубълнегативната лента не се нарязват. В кутиите, в които те се съхраняват, се вместват не повече от 2,500 кадъра, като краят на лентата е и край на архивна единица. В случай, че в края на лентата се вмества по-голямата част от някоя архивна единица, кадрите с останалата част от нея се залепват към края на лентата.
5.6. На кутията се поставя етикет (вж. Приложение № 32, форма I) със следните данни: наименование на архива, инвентарен номер на ролката, фонд №, опис №, архивни единици №.
5.7. Позитивните ленти се нарязват по архивни единици и се поставят в пластмасови кутийки. Във всяка кутийка се поместват до 200 кадъра. Ако архивната единица е заснета на повече от 200 кадъра, тя се разпределя в няколко кутийки.
5.8. На всяка кутийка се поставя етикет със следните данни: наименование на архива, фонд №, опис №, архивна единица №, брой листа (вж. Приложение № 32, форма II).
5.9. В началото на позитива на всяка архивна единица се нанася с туш или мастило инвентарният номер. В случай, че архивната единица е поместена в няколко кутийки върху лентата се вписват инвентарният номер и поредният номер на частта (I, II и т. н.), както и номерът на листа, от който започва съответната част.
5.10. В края на календарната година по инвентарната книга се прави равносметка за наличните в архива кадри застрахователен негатив, дубълнегатив и позитив.
5.11. Отчет на микрофилмираните фондове или части от фондове се води, чрез съответни данни в Централната фондова картотека на ГУА и фондовата картотека на архива.
На място в архива, в картон обр. № 1 се попълват данни за заснетите архивни единаци и броя на кадрите, а в Централната фондова картотека се изпраща картон обр. № 2, с който се съобщават настъпилите промени в количеството на микрофилмираните документи.
5.12. Всички документи, отразяващи състоянието на микрофилмите на даден фонд (актове от проверките за наличието и техническото състояние, на негативи и позитиви, актове за унищожаване и др.) се поставят в самостоятелна папка към делото на фонда.
5.13. Ако в една негативна лента има заснети документи от различни фондове, то всички отчетни документи, които се отнасят за негатива се поставят към делото на този фонд, от който има най-много заснети документи в лентата. В делата на другите фондове се правят препратки към това дело.
6. Използуване на микрофилмите в архива.
6.1. Документите, които са микрофилмирани се използуват в оригинал само в изключителни случаи (когато е нужно да се познават палеографските особености, художественото оформление, водните знаци и др.). Оригиналът се дава за използуване само със специално разрешение от директора на архива.
6.2. Използуването на позитивните микрофилмови копия става в съответствие с правилата за вътрешния ред в читалнята.
6.3. Отговорност за правилното използуване на микрофилмите носи завеждащ читалнята или служителят, който обслужва читателите. Той има задължението да разясни на всеки читател начина и режима на работа на апаратите за четене на микроизображения.
6.4. Микрофилмите се дават за използуване заедно с кутийките, в които се съхраняват. На мястото на всяка извадена от хранилището кутийка се поставя лист-заместител или се води тетрадка за движението на микрофилмите.
6.5. Държавните архиви изготвят микрофилми по заявки на учреждения, институти или частни лица. Заявителят подава молба до началника на ГУА при МС (съответно до директора на ОДА) като вписва темата, исковите данни на документите, последователността на заснемането им, вида, броя и размера на копията. Молбата се резолира от началника на ГУА (респективно директорите на ОДА) след консултация със завеждащ лабораторията.
6.6. По договореност между директора на архива и завеждащ лабораторията копие от тематичната заявка (дубълнегатив, позитив) остава в архива, който съхранява оригиналите.
6.7. Тематичните сбирки се завеждат в специална Книга за постъпления на тематични сбирки от микрофотокопия (вж. Приложение № 33). В нея се попълват следните данни: № по ред (всяка сбирка получава пореден номер с постъпването в архива); наименование на темата; искови данни на документите; вид и количество на микрофотокопията и забележка.
Книгата се води в направлението, което се занимава с използуването на архивните документи.
7. Особености при съхранението на микрофилмите в архива.
7.1. Микрофилмите се съхраняват в специални, предназначени за целите помещения. Негативите се съхраняват отделно от позитивите. Ако в архива няма отделно хранилище за работни копия, то те се съхраняват в шкафове в единия край на общото за документи на хартиена основа.
7.2. Изискванията за строеж и вътрешно обзавеждане на архивохранилищата за микрофилми са същите както при архивохранилищата за документи на хартиена основа(25).
7.3. Режимът на съхранение на негативите и позитивите е различен.
7.3.1. Негативните ленти се съхраняват при постоянни температурно-влежностни параметри (температура 6–12°С и относителна влажност 50 ± 5%) и постоянен газов състав на въздуха, като и наложително да се спазва една точно фиксирана температура и относителна влажност в посочените интервали.
7.3.2. Работните позитиви и дубълнегативи се съхраняват при постоянни температурно-влажностни параметри (температура 16° ± 2°С и относителна влажност 55 ± 5%) и постоянен газов състав на въздуха.
7.4. Негативите и дубълнегативите се съхраняват в метални кутии от негорим, устойчив на корозия и несъдържащ вредни примеси материал. Лентата се навива около сърцевината така, че вътрешният диаметър де не е по-малък от 32 мм. Посоката на навиване е от края към началото на микрофилма. За създаване на по-добра херметизация кутиите се облепват отвън.
Негативните ленти се подреждат в метални шкафове по инвентарните номера. На всеки шкаф се поставя указател, в който е посочено точното място на всяка лента.
7.5. Позитивът, нарязан по архивни единици, се съхранява в кутийки за диафилми. Те се подреждат в специални метални шкафове или върху стелажи в картонени кутии с гнезда. За всеки стелаж или шкаф се изработва указател, в който е отбелязано точното място на архивната единица.
7.6. За микрофилмираните фондове или части от фондовете се изработва топографски указател. Във фиша за топографския указател (вж. Приложение № 34) се попълват следните данни: наименование на фонда, фонд №, опис №, архивни единици №, местонахождение, стелаж (шкаф) №, ред №, клетка, Топографският указател се води в два екземпляра — единият в архивохранилището, а другият в направлението, отговарящо за опазването на документите. Фишите се подреждат по номерата на фондовете. В архиви с документи от двете епохи те се разделят по епохи, а в рамките на всяка епоха по номерата на фондовете.
7.7. Качеството и количеството на микрофилмите се проверява периодично, като на всеки пет години се прави проверка на част от микрофилмовия фонд. При всеки следващ контрол се прави и проверка на една част от проверените по-рано микрофилми. Проверката се извършва по реда на заснемане на фондовете.
7.8. Проверката се осъществява от комисия назначена със заповед на директора на архива. В комисията участвуват двама специалисти, които работят в направлението, отговарящо за съхранението на документите и завеждащ архивохранилището.
В резултат на проверката се съставя акт (вж. Приложение № 35) за всеки фонд поотделно.
Повредените филми заедно с един екземпляр от акта се изпращат във фотолабораторията за преснимане или консервация и реставрация.
8. Консервация и реставрация на микрофилмите.
Консервацията и реставрацията се провежда с цел предотвратяване и отстраняване на дефектите, възникнали при производството, използуването и съхранението на микрофилмите.
8.1. Консервационно-профилактичната обработка на микрофилмите е поредица от последователни операции за стабилизиране и забавяне на процесите на стареене на микрофилмите и за предотвратяване възникването на отделни дефекти при съхранението им.
При консервационно-профилактичната обработка на микрофилмите се извършват следните операции:
— допълнително фиксиране с цел преобразуване на неразтворимия сребърно-тиосулфатен комплекс от соли във фотографския слой във водоразтворими съединения;
— измиване на натриевия тиосулфат и разтворимите му комплекси от фотографския слой, образуващи се в процеса на микрофотографската обработка;
— отстраняване на общото замърсяване и повърхностните увреждания по фотослоя;
— отстраняване на водоразтворимите замърсявания на основата;
— отстраняване на пораженията от плесени и др.
8.2. Реставрационната обработка на микрофилмите се провежда за отстраняване на дефектите, появили се в процеса на създаването, използването и съхранението им. Тя се извършва ръчно или машинно. При реставрационна обработка на микрофилмите се извършват следните видове операции:
— обезпрашаване, чрез изтриване с мека кърпа, навлажнена със спирт;
— отделяне на локални замърсявания чрез изтриване с тампон, напоен с подходящ разтворител. След такава обработка следва задължително промиване;
— отстраняване на дефекти от рода на деформация на основата, слепване на лентите и др.
Б. Копиране на чуждестранни документи за попълване на Държавния архивен фонд и работа с копията на документи от чужбина
1. Съставна част на Държавния архивен фонд са копията на документи(26), получени от чуждестранни архиви и институти. Чрез един или друг вид техника те възпроизвеждат съдържанието и някои от външните признаци на оригиналите, като допълват домашните извори, и подпомагат по-пълното и многостранно изясняване на историческите събития и факти.
2. Основни видове копия на чуждестранни документи.
2.1. По обхват:
— копия на цели архивни фондове и колекции или на техни части;
— тематични комплекси от копия, възникнали в резултат на издирвания по конкретни теми;
— копия на отделни документи.
2.2. По начин на възпроизвеждане и носител на информацията:
— микрофилми — умалени копия на групи от документи върху ролкова фотолента (ролков макрофилм); върху част от ролкова фотолента (микрофилм в отрязък) върху плоскоформатна прозрачна фотолента (микрофиш), получени по фотографски начин;
— фотокопия — копия на документи върху хартия, получени по фотографски начин в размери, позволяващи използуването им без оптически уреди;
— ксерокопия — копия на документи в естествени размери върху хартия, получени по електрофотографски път;
— преписи, преписи-извлечения и др.
3. Издирване и подбор.
3.1. Придобиването на копия на чуждестранни документи се осъществява съгласно национална програма, която периодически се уточнява и актуализира.
Главно управление на архивите при Министерския съвет в тясно сътрудничество с други заинтересована институти координира и ръководи тази дейност.
3.2. Източници за попълване на Държавния архивен фонд с копня на чуждестранни документи са чуждестранните архиви, институти, библиотеки, музеи, учреждения, организации(27) и частни лица, притежаващи документи от интерес на ДАФ на НРБ.
3.3. Държавният архивен фонд се попълва с копия на чуждестранни документи чрез:
— обмен;
— закупуване;
— дарения.
3.4. Издирването и подборът се извършват системно по архиви, архивни фондове и части от архивни фондове. Издирването и подборът минават през следните етапи:
3.4.1. Проучват се наличните у нас справочници по състава и съдържанието на чуждестранните архиви (пътеводители, обзори, описи, каталози и др.).
Главно управление на архивите със съдействието на заинтересуваните институти издирва и набавя (на обменни начала, чрез покупки и дарения) чуждестранни архивни справочници и води за тях подредена по държави сводна картотека.
По наличните справочници се определят фондообразувателите, които в своята дейност са отложили документи от интерес за ДАФ, а след това по инвентарните им описи се набелязват архивните единици от безспорен интерес за ДАФ и онези, за които се предполага, че съдържат такива документи.
3.4.2. Прави се проверка по Централната фондова картотека на Главно управление на архивите за постъпили вече у нас копия на документи от съответните фондове.
При издирване и подбор на документи от смесени дружества (българо-немски, българо-английски и т. н.) и на преписки, водени между българската страна и кореспонденти в чужбина се проверява не разполагаме ли със същите документи в домашните фондове.
3.4.3. Изготвят се и се изпращат писма и справки до чуждестранните архиви за подготовка на издирването.
3.4.4. Пристъпва се към непосредствена работа над документите. Набелязаните архивни единици се преглеждат на място и се уточняват документи за копиране. Архивните единици от безспорен интерес за ДАФ се копират цялостно, а архивните единици с отделни интересни за ДАФ документи — подборно.
На документите, които подлежат на копиране се изготвя подробен списък с точните им искови данни — наименования на държавата, архива (града, в които той се намира) и фонда, номер на фонда, описа, архивните единици и листовете. Въз основа на списъка се прави поръчка.
Забележка: При наличие у нас на детайлизирани справочници по съдържанието на чуждестранните архиви, поръчката за копиране се преви по тях.
3.5. Само Главно управление на архивите има право да изпраща поръчки от страната за чужбина и да получава копия от там.
Копията, придобити по друг път, се декларират пред Главно управление на архивите в шестмесечен срок от получаването им.
3.6. Получените от чужбина копия, независимо дали са негативи или позитиви, се третират като оригинали. Те се разпределят за съхранение между Националното хранилище за копия на чуждестранни документи при Централен държавен исторически архив и Ръкописно-документалния сектор на Народна библиотека «Кирил и Методий», като в този сектор се съхраняват копая на (ръкописи и старопечатни книги.
При необходимост се изработват работни копия, които се предоставят срещу заплащане на архивите в страната според профила им. Архиви и лица, взели финансово участие в придобиването на оригиналните копия, получават работни екземпляри безплатно.
4. Научно-техническа обработка и отчетна регистрация.
4.1. За научно-техническа обработка на копия на чуждестранни документи се приема тази на оригиналните документи.
Копията подлежат само на допълнителна обработка, като включва следния кръг от процеси:
— осигуряване на работен комплект;
— нанасяне на архивния шифър;
— описание.
4.2. На получените от чужбина копия (ролкови микрофилми и микрофиши) се изработва работен комплект от негатив и позитив.
4.3. Работните копия се изработват върху 35 милиметров ролков микрофилм или на микрофиш.
Фотолабораториите осигуряват охраната на предадените им за размножаване копия и се отговорни за качественото изпълнение на поръчките. Качеството на работните копия се проверява непосредствено след изработването им. При установяване на неизправими дефекти те се унищожават, е оригиналното копие се копира отново.
4.4. В архивите копията се подлагат на повторна проверка. Некачествените копия се връщат във фотолабораториите за корекция. Преработените микрофилмови кадри се вмъкват в лентата със специално лепило на мястото, което трябва да заемат.
4.5. Не се допуска нарязване на оригиналния микрофилм и на негативите. Позитивните работни копия, предназначени за използуване в читалните се нарязват по архивни единици.
Върху краищата за зареждане на микрофилма, а при позитивните работни копия пред всяка архивна единица се нанася с туш архивният шифър на микрофилма. Той се отбелязва върху етикета на кутията, в която се съхранява микрофилмът.
Ако работният микрофилм на архивната единица съдържа повече от 200 кадъра, той се разпределя в две или повече кутии, като в началото на микрофилма и върху етикета на кутиите се отбелязва «част I», «част II», или «край» и номерата на листовете, които се съдържат във всяка от тях.
При микрофишите архивният шифър се нанася върху кодовите полета на всеки от тях и върху касетата (плика), в който се съхраняват.
Фотокопията, ксерокопията, преписите се обособяват в папки по комплексите, в които са били организирани оригиналните документи (архивна единица, връзки, дело и др.).
4.6. Отчетна единица при копията на чуждестранните документи е комплектът от:
а) оригиналното копие — било то ролков микрофилм, касета (плик) с микрофиши или физически обособени по архивни единици групи от фотокопия, ксерокопия или преписи;
б) съответните му работни копия.
4.7. Копията на чуждестранните документи се съхраняват и отчитат по държави.
На копията на всяка държава се поставя индекс за принадлежност към нея по списъка на държавите, от които Държавният архивен фонд се попълва с копия (вж. Приложение №. 36). При установяване на обмен с други държави списъкът се допълва от Главно управление на архивите.
4.8. Копията на чуждестранни документи се завеждат в инвентарна книга (вж. Приложение №. 37) с обособени партиди по държави. Всеки раздел има следните графи:
— номер по ред — всяко оригинално копие (ролков микрофилм, касета с микрофиши и т. н.) по реда на постъпване се регистрира в съответната партида и получава инвентарен номер. Работните копия се водят под инвентарния номер на оригиналното копие. Копията от всяка държава имат самостоятелна номерация, която започва от едно;
— дата на постъпване на оригиналното копие;
— име, месторабота и адрес на лицето, издирило документите;
— искови данни на оригиналните документи (максимално пълни) — изписват се с възприетите съкращения;
— вид и количество на копията (оригинални и работни) микрофилми, микрофиши, ксерокопия, фотокопия или преписи и брой на кадрите;
— справочен апарат на копията, получени от чужбина или съставен у нас;
— забележка — отбелязват се дефектите, повторените или пропуснатите кадри; архивите (лицата), у които се намират копия от същите документи; допълнителните искови данни на копията, ако са получени чрез друг архив или институт, където са били регистрирани; правото на приоритет на лицето издирило документите и др.
4.9. Инициалите на архива, съхраняващ копията, индексът за държава, инвентарният номер на копието съставляват архивния шифър на копията.
На копията, получени в Националното хранилище при Централния държавен исторически архив и в Ръкописно-документалния сектор на Народната библиотека «Кирил и Методий» чрез друг архив (институт), където вече са били заведени, старият архивен шифър се зачертава така, че да може да се чете и им се дава нов шифър по списъка на държавите и инвентарната книга. За улесняване на използуването на копията се съставя и преводна таблица от старите към новите шифри.
За постигане на единство в регистрацията работните копия, изработени по поръчка, се предават на заинтересования архив с поставения архивен шифър в Националното хранилище при Централния държавен исторически архив и Ръкописно-документалния сектор на Народната библиотека «Кирил и Методий», който е официален и задължителен при цитиране (наред с исковите данни на оригиналите).
4.10. На копията на чуждестранните документи по държави се съставят в три екземпляра фишови инвентарни описи (вж. Приложение №. 38), единият от които се изпраща в Главно управление на архивите.
Единица за описание върху фиша е копираната оригинална архивна единица (или съответната част от нея).
Описанието включва:
а) описание на архивната единица;
— държава и град, в който се намира архивът, съхраняващ оригиналните документи;
— наименование на архива, съхраняващ оригиналните документи (в оригинал и превод);
— искови данни на оригиналните документи (фонд, опис, номер на архивната единица) — попълва се с възприетите съкращения;
— заглавие на архивната единица (в оригинал и превод). Когато не може да се установи оригиналното заглавие, архивът, съхраняващ копията съставя ново, което се поставя в квадратни скоби. Ново заглавие се изготвя и когато оригиналното изопачава политическия смисъл на фактите или невярно отразява състава на архивната единица;
— крайни дати на документите от архивната единица — по възможност с точност до ден, месец, година;
— език на документите;
— степен на копиране на архивната единица — цялостно, без дубликатите и печатните материали, подборно (от лист до лист). В случаите на подборно копиране на архивната единица се посочва дели са изчерпани документите, представляващи интерес за ДАФ;
— име, месторабота и адрес на лицето, издирило документите.
б) описание на копията:
— наименование на архива, съхраняващ копията;
— архивен шифър на копията;
— вид на копията — микрофилм, микрофиш, фотокопия, ксерокопия или преписи;
— формат на копията;
— брой на кадрите;
— дата на постъпване на оригиналното копие.
На обратната страна на фиша за инвентарно описание се прави кратка характеристика на копираните документи от архивната единица и се посочва наличният справочен апарат (получен от чужбина или съставен у нас).
4.11. Във всеки опис фишите се систематизират по архиви, съхраняващи оригиналните документи, а в рамките на всеки архив — по класификационната схема на документите му.
Фишовият инвентарен опис се допълва периодично при нови постъпления от съответния фонд.
4.12. На копията от всеки чуждестранен архив се обособява дело, което съдържа: актове за приемане и предаване, съпроводителни писма, сведения за съставения научно-справочен апарат, за предоставените работни копия на други архиви и на частни лица, актове за проверка на наличието и техническото състояние, справки за профилактична обработка, актове за бракуване и др.
4.13. За централизиране на отчета на копията на документите получени от чужбина към Централната фондова картотека се обособява самостоятелен раздел за тях. Той се изгражда от редовно изпращаните в Главно управление на архивите фиши за инвентарно описание. В раздела фишите се систематизират по посочените по-горе в т. 4.11 признаци.
Към Централната фондова картотека се води помощна картотека на текущите поръчки за копиране на документи в чужбина.
5. Научно-справочен апарат и използуване на копията на чуждестранни документи.
5.1. Научно-справочният апарат към копията на чуждестранни документи включва получените от чужбина справочници на оригиналните документи и съставените у нас.
5.2. Българските архиви, съхраняващи копия на чуждестранни документи, съставят следните видове справочници: инвентарни описи, прегледи, каталози и др.
5.3. При съставянето на фишовите инвентарни описи се спазват посечените по-горе изисквания.
Въз основа на фишовите инвентарни описи се издават периодически сводни справочници за придобитите копия от документи, книги, карти и др. Наименованията на чуждестранните архивни фондове, както и заглавията на архивните единици в справочниците се дават едновременно в оригинал и превод.
5.4. Към Бюлетина за новополучените и новоразкрити фондове се открива раздел за копията на чуждестранните документи. В него по архивни фондове се прави кратка характеристика на придобитите през изтеклото шестмесечие копия. Посочват се наименованието и номерът на фонда, архивният шифър на копията, броят на кадрите, съдържанието (накратко), крайните дати и езикът на документите, ако не е български. Сведенията за копираните архивни фондове (или части от фондове) се систематизират по държави и архиви, съхраняващи оригиналните документи.
Разделът за копия на чуждестранни документи на бюлетина се попълва въз основа на данните от Централната фондова картотека.
5.5. Копията на чуждестранните документи се каталогизират съгласно изискванията за тематично разкриване на документите и съставяне на каталози в държавните архиви(28).
5.6. За тематичното разкриване на копията на чуждестранните документи се използува утвърденият с БДС 6. 25. 2. 01–78 тематичен фиш. При попълването му в горното ляво поле допълнително се вписват архивният шифър на копието и официалното наименование на държавата, притежаваща оригиналните документи.
5.7. Фишите на копията на чуждестранните документи се систематизират в съответните каталози отделно от фишите на документите, съхранявани в българските архиви. При изграждане на систематичния каталог се използува единната схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви.
5.8. Копия на чуждестранните документи се предоставят за използуване в читалните на Централния държавен исторически архив и на Ръкописно-документалния сектор на Народната библиотека «Кирил и Методий» в съответствие с изискванията за вътрешния ред на читалните(29).
5.9. Архиви (институти), желаещи да притежават работни копия от особено интересуващи ги тематични групи, изпращат до Главно управление на архивите молба с точно посочване на оригиналните искови данни на документите и архивния шифър на копията, последователността, в която те трябва да бъдат преснемани, вида и броя им.
5.10. При цитиране на копия на чуждестранни документи се посочват оригиналните искови данни на документите, а след това архивният шифър на копията, даден им в Националното хранилище при Централния държавен исторически архив и в Ръкописно-документалния сектор на Народната библиотека «Кирил и Методий». Например:
HHSTA, PA, Bulgarien, к. 76. Оригинал. Копие в ЦДИА, 03/7
Бележки
1. По-нататък в текста вместо «учреждения, организации и предприятия» се употребява «учреждения».
2. Вж. Единна държавна система за деловодство, С., 1980, 244 с.
3. Предмет на разглеждане тук са оригиналите и копията сред учрежденската документация.
4. Тези видове документи се водят на отчет в специални форми.
5. Тези видове документи се водят на отчет в специални форми.
6. Тези видове документи се водят на отчет в специални форми.
7. Тези видове документи се водят на отчет в специални форми.
8. Прилага се за учреждения, чийто документооборот не надвишава 5000 документа годишно.
9. В настоящото електронно издание са поместени приложения № 4, 5, 6, 7 и 13.
10. В този стандарт вместо «Наименование на делата» неправилно е написано «Наименование на структурната част и на делата».
11. Този критерий не е валиден за документите от личен произход.
12. В цитирания стандарт за заверителен надпис тези данни не са предвидени. Попълват се след съставянето и утвърждаването на инвентарния опис.
13. В цитирания стандарт мястото за одобряване от ръководителя на учреждението неправилно е посочено на заглавния лист, а място за утвърждаване от директора на държавния архив не е предвидено.
14. Изискванията за съставянето им — вж. част втора на Кодекса, глава първа.
15. Вж. част втора на Кодекса, глава втора.
16. 3а съставянето на справочниците вж. съответно в разделите за научно-техническата обработка, отчетната регистрация и научно-справочния апарат.
17. Вж. част втора на Кодекса, глава петнадесета.
18. Вж. част четвърта на Кодекса.
19. За съставянето на тематичните справки вж. част втора на Кодекса, глава петнадесета.
20. Особеностите при съхранението на специалните видове документи са отразени в третата част на Кодекса.
21. Към данните от цитирания стандарт е целесъобразно да се прибавя и редът, на който се намират документите при спазване на следната последователност: стелаж №, ред №, клетка №.
24. В този раздел на Методическия кодекс се разглеждат процесите на консервация и реставрация на документи на хартиена основа.
25. Вж. част втора на Кодекса, глава седемнадесета.
26. Под «документи» в текста на този раздел се разбират архивни документи и ръкописни и старопечатни книги.
27. До края на настоящата глава вместо тях се употребява само «архиви».
28. Вж. за това в част втора на Кодекса, глава десета.
29. Вж. част втора на Кодекса, глава шестнадесета.
Приложения
Приложениe № 4: Класификационна схема на личен фонд Стоилов, Константин Константинов (1853–1901), обществено-политически деец
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
II. СЛУЖЕБНА ДЕЙНОСТ
1. Секретар на княз Ал. Батенберг и началник на политическия му кабинет
2. Министър на външните работи и изповеданията
3. Министър на правосъдието
4. Министър-председател, министър на правосъдието и финансите
5. Министър-председател, министър на външните работи и изповеданията
6. Член на съда, делегат в чужбина, народен представител
7. Адвокат
8. Материали, използвани от д-р К. Стоилов.
III. ОБЩЕСТВЕНО-ПОЛИТИЧЕСКА ДЕЙНОСТ
1. Участник в движението против Берлинския договор, за Съединението и др.
2. Шеф на Консервативната партия
3. Шеф на Народната партия.
IV. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ
V. ИЗОБРАЗИТЕЛНИ МАТЕРИАЛИ
VI. МАТЕРИАЛИ НА БЛИЗКИ И РОДНИНИ.
Приложение № 5: Класификационна схема на личен фонд Шишманов, Иван Димитров (1862–1928), професор, член на Българското книжовно дружество, обществено-политически деец
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
II. НАУЧНА И ЛИТЕРАТУРНА ДЕЙНОСТ
1. Дневници и спомени
2. Литературни опити
3. Университетски лекции
4. Студии и статии по етнография
5. Студии и статии по история на Българското възраждане
6. Студии и статии по литературни въпроси
7. Статии по въпроси на просветното и читалищно дело
8. Статии по обществено-политически въпроси
9. Критики и рецензии
10. Редактор и сътрудник на разни издания:
а) «Сборник за народни умотворения»;
б) «Български преглед»;
в) «Българско отечество»;
г) «Училищен преглед»;
д) «Свободно мислене».
III. СЛУЖЕБНА И ОБЩЕСТВЕНА ДЕЙНОСТ
1. Учител и директор в Свищов
2. Министър на просветата
3. Професор в Софийския университет и други учебни заведения
4. Дейност в Народното събрание
5. Пълномощен министър в Украйна
6. Участие в дейността на разни културни институти и обществени организации
7. Връзки с двореца.
IV. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ
V. ИЗОБРАЗИТЕЛНИ, ПЕЧАТНИ И ДРУГИ МАТЕРИАЛИ
1. Фотографии на Ив. Шишманов и други лица
2. Други илюстровани материали, карти и др.
3 Вестници, брошури, отпечатъци и др.
VI. МАТЕРИАЛИ НА ЧЛЕНОВЕ НА СЕМ. ШИШМАНОВИ И ДРАГОМАНОВИ
1. Материали на Димитър Е. Шишманов — баща
2. Материали на Димитър И. Шишманов — син
3. Материали на Лидия Шишманова — съпруга
4. Материали на Михаил Драгоманов и други родственици.
Приложение № 6: Класификационна схема на семеен фонд Даневи
А. Д-Р СТОЯН ПЕТРОВ ДАНЕВ (1858–1949), държавник, политически и обществен деец
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
1. Автобиографични документи
2. Биографични документи
3. Документи по материалното състояние
а) Лични и домашни сметки;
б) Документи по управлението и приходите от воденицата на Даневи;
в) Документи във връзка с поддържането, обзавеждането и ремонтите на къщите им;
г) Дневник за разходи от стопанството.
4. Документи за честване 70 годишния юбилей на Данев.
II. СЛУЖЕБНА И ПОЛИТИКО-ОБЩЕСТВЕНА ДЕЙНОСТ
1. Служебна дейност
а) министър-председател и министър на външните работи;
б) Председател на XV ОНС;
в) Министър на финансите;
г) Народен представител;
д) Банков деятел;
е) Адвокат.
2. Политико-обществена дейност
а) Лидер на прогрeсивно-либералната партия и председател на Централното бюро;
б) Председател на дружество «Червен кръст»;
в) Член на Международния арбитражен постоянен съд в Хага
г) Член на висшето съвещателно тяло към Британо-българската търговска камара;
д) Член на разни дружества, съюзи, лиги и др.
III. НАУЧНА И КНИЖОВНА ДЕЙНОСТ
1. Професор по право
2. Член на научни и научно-юридически академии, бюра, дружества, институти, комитети и съюзи
3. Участник в научни конференции и конгреси
4. Обществено-публицистична и книжовна дейност
а) мемоари, очерци, разкази;
б) речи, сказки, статии и др.
IV. ИЗОБРАЗИТЕЛНИ И ПЕЧАТНИ МАТЕРИАЛИ
1. Снимки, изгледи, илюстровани картички
2. Карти и скици
3. Разни печатни материали.
Б. РАДА ДАНЕВА (1877–1950) — съпруга
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
1. Автобиографични (спомени)
2. Биографични свидетелства, ученически тетрадки
3. Документи за материално състояние.
II. ОБЩЕСТВЕНА ДЕЙНОСТ
III. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ.
В. ВЛАДИМИР СТ. ДАНЕВ (1894–1950) — син
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
1. Ученически тетрадки и студентски записки
2. Документи за материално състояние.
II. СЛУЖЕБНА И ПОЛИТИКО-ОБЩЕСТВЕНА ДЕЙНОСТ
1. Служебна дейност
а) Началник на БТА;
б) Адвокат и юрист;
в) Работа по водопровода «Рила — София».
2. Политико-обществена дейност
а) Участник в Българската национална група за Балканските конференции;
б) Окръжен съветник;
в) Член на дружества и съюзи.
3. Военен от запаса.
Г. ИВАЙЛО СТ. ДАНЕВ (1891–1945) — син
I. БИОГРАФИЧНИ ДОКУМЕНТИ
1. Автобиографични
2. Биографични
а) Студентски записки;
б) Други.
II. СЛУЖЕБНА ДЕЙНОСТ
1. Военен от запаса
2. Агроном.
Приложение № 7: Класификационна схема на родов фонд Гешови (1849–1959), търговско-банкерска фамилия, играла важна роля в икономическия и обществения живот на България преди и след Освобождението
А. ГЕШЕВ (ГЕШОВ) ИВАН ЕВСТАТИЕВ (1849–1924), виден буржоазен политик, общественик и банкер, лидер на Народната партия, председател на Българското книжовно дружество
I ДОКУМЕНТИ ОТ БИОГРАФИЧЕН ХАРАКТЕР
1. Автобиографични
2. Биографични
3. Имуществено-стопански материали
а) недвижими имоти;
б) взаимоотношения с банки;
в) лични, семейни и други разходи;
г) водене на съдебни дела;
д) завещания.
II. ПОЛИТИКО-ОБЩЕСТВЕНА И СЛУЖЕБНА ДЕЙНОСТ
1. Член и председател на Народната партия
2. Министър
3. Народен представител и председател на Народното събрание
4. Директор на финансите в Източна Румелия
5. Директор на БНБ и на Търговската банка
6. Член на Управителния съвет на Софийската класна лотария
7. Председател на Постоянния комитет в Пловдив
8. Председател на Областното събрание в Пловдив
9. Член и председател на Българския червен кръст
10. Член на благотворителни и други дружества, комитети, читалища и др.
III. СТОПАНСКА И ТЪРГОВСКА ДЕЙНОСТ
1. Управител на търговска кантора и банкерска къща «Евлоги Георгиев»
а) Документи по организацията на кантората;
б) Сметководни книги, баланси и др.;
в) Общи сметки на кантората;
г) Сметки на членове от семейството;
д) Сметки на други лица, които са във връзка с кантората.
2. Документи на фабриката за вълнени изделия «Евл. Георгиев» в Карлово
3. Универсален наследник на Ев. Георгиев и изпълнител на различни завещания
а) Завещание на Евл. Георгиев;
б) Завещание на А. Т. Аврамов;
в) Завещание на д-р П. Берон;
г) Завещание на д-р Н. Василиади;
д) Завещание на Кирил Нектариев, Панарет Рашев, Н. Попович, Т. Хр. Пулиев, Максим Райкович, З. Сароглу и др.
4. Член на акционерни дружества («Ив. Грозев и сие» и др.)
5. Документи по построяването на българската болница в Цариград.
IV. НАУЧНА И ПУБЛИЦИСТИЧНА ДЕЙНОСТ
1. Председател и член на Българското книжовно дружество
2. Публицист и писател
3. Почетен член на Българското икономическо дружество.
V. КОРЕСПОНДЕНЦИЯ
1. От него
2. До него.
VI. ИЗОБРАЗИТЕЛНИ И ПЕЧАТНИ МАТЕРИАЛИ
1. Карти
2. Периодични издания
3. Книги и други печатни материали.
VII. МАТЕРИАЛИ НА РОДСТВЕНИЦИ.
Б. МАРИЯ ИВАНОВА ГЕШОВА (ПУЛИЕВА) — съпруга (1855–1924)
1. Биографични документи
2. Документи за материалното състояние
3. Благотворителна дейност
4. Кореспонденция.
В. ЕВСТАТИ ИВАНОВ ГЕШОВ — син. (1884–1959)
1. Биографични документи
2. Обществено-политическа дейност
а) член на разни дружества и съюзи;
б) Българско книжовно дружество;
в) Археологическо дружество;
г) Алианс Франсез;
д) Юнион клуб;
е) Българско икономическо дружество;
ж) Обединен комитет за помощ на руски бежанци;
з) Спортен клуб, и. др.
3. Служебна дейност
а) парични отношения с отделни лица и банки;
б) Извлечения от личните му сметки от кантора «Евл. Георгиев»;
4. Кореспонденция.
Г. ЕВЛОГИ ИВАНОВ ГЕШОВ — син (1887–1953)
1. Биографични материали
2. Стопанска и обществена дейност
а) кореспонденция с банки и акционерни дружества;
б) член на Ефорията «Братя Евлоги и Христо Георгиеви» и на разни дружества и съюзи;
в) член на Народната партия.
Следват отделни фондове на сина Никола, дъщерите Харитина и Анка Иванова Гешова, на сестрата на Иван Ев. Гешов — Ефимия М. Милкова, сестрата на Мария Ив. Гешова — Олга Янколова и синовете й и т. н. (общо 44 отделни фонда на членовете на фамилията).
Приложение № 13: Схема за подреждане на фишите в систематичните указатели към фондовите картотеки на държавните архиви
I. ОРГАНИ НА ДЪРЖАВНА ВЛАСТ И УПРАВЛЕНИЕ
1. Върховни органи на държавна власт
2. Централни и местни органи на държавно управление
3. Международни връзки
4. Военно дело, реквизиционни комисии, комитет за подпомагане на войнишки семейства.
II. СЪД И ПРОКУРАТУРА
III. ОБЩЕСТВЕНО-ПОЛИТИЧЕСКА ДЕЙНОСТ
1. Политически партии, организации и коалиции
2. Работнически и професионални съюзи
3. Занаятчийски и земеделски професионални сдружения и съюзи
4. Младежки организации
5. Женски организации
6. БЧК и други благотворителни дружества
7. Книгоиздаване и печат. Редакции на вестници.
IV. ПРОМИШЛЕНОСТ
1. Електродобив, електропромишленост, топливна промишленост
2. Мини, металургия
3. Машиностроене и металообработване. Ремонт на машини и съоръжения, приборостроене
4. Химическа и каучукова промишленост
5. Строителни материали и кариери
6. Дърводобив и дървообработване. Целулозно-хартиена промишленост
7. Стъкларска и порцеланово-фаянсова промишленост
8. Текстилна и шивашка промишленост. Килимарство
9. Кожарска, кожухарска и обувна промишленост
10. Хранително-вкусова промишленост
11. Други отрасли на промишлеността.
V. СЕЛСКО И ГОРСКО СТОПАНСТВО
1. Земеделие
2. Животновъдство
3. Горско стопанство
4. Водно стопанство
5. Механизация и електрификация на селското стопанство.
VI. СТРОИТЕЛСТВО, БЛАГОУСТРОЙСТВО, КОМУНАЛНО СТОПАНСТВО
1. Строителство
2. Благоустройство
3. Комунално-битово обслужване на населението.
VII. ТРАНСПОРТ И СЪОБЩЕНИЯ
1. Железопътен транспорт
2. Воден и въздушен транспорт
3. Автомобилен транспорт
4. Пощенски, телеграфни, телефонни и радио-телевизионни връзки.
VIII. ТЪРГОВИЯ
1. Вътрешна търговия
2. Външна търговия.
IX. ФИНАНСИ, КРЕДИТНО И ЗАСТРАХОВАТЕЛНО ДЕЛО
1. Спестовно, кредитно и застрахователно дело
2. Статистика.
X. ПРОСВЕТА, НАУКА И КУЛТУРА
1. Образование
2. Научноизследователска дейност
3. Научно-спомагателни учреждения
4. Културно-просветна дейност
5. Физкултура и спорт
6. Религия и атеизъм.
XI. ЗДРАВЕОПАЗВАНЕ, ОБЩЕСТВЕНО ОСИГУРЯВАНЕ И ПОДПОМАГАНЕ
1. Лечебни заведения
2. Обществено осигуряване и подпомагане.
XII. ЛИЧНИ ФОНДОВЕ.