Компютърната архивистика и предизвикателствата за архивната терминология

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Андриана Нейкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2020

Терминологичните системи на отделните науки и научни дисциплини са иманентна част от процеса на развитие в посока на тяхното обособяване, като специализирано научно познание със собствен обект, философия, предмет, задачи и методически инструментариум. Също така, регулирането и стандартизирането на понятийния апарат и терминология във всяка научна област е предпоставка за по-бързото усвояване на теоретичните постижения и технологични иновации. В резултат се отстраняват редица противоречия и проблеми, породени от наличието на архаични или многозначни термини, включително и заимствани от други научни области, които първоначално са малко познати, а съдържанието им е недостатъчно изяснено в новата област на знанието и практиката

Съвременната архивна терминологична система също е индикатор за равнището на компютърната архивистика, при цялата условност на този термин, с който в случая се обозначава водещото стратегическо направление за архивно-информационния сектор. Трябва да се отбележи, че в края на 80–те години на отминалия век информационните технологии и комуникации (ИТК) и у нас инициират промени във всичките му съставни компоненти: теоретична архивистика (в см. архивология — наука за архивите); архивните институции; университетското архивно образование и професията архивист, свързана с формирането, опазването и използването на националното ни архивно наследство, като съществена част от колективната историческа памет.

Следователно разглежданата тема представлява интерес не само от теоретична гледна точка, но и в приложен аспект.

Що се отнася до състоянието на архивния ни понятиен апарат и терминология, те ще бъдат разгледани в два аспекта. Първият обхваща процеса на регулация на фундаменталните понятия от областта на класическата архивна теория и практика под влияние на ИТК във връзка с цифровизацията на информационните ресурси на архивите. Вторият е свързан със стандартизирането на новите архивни термини и словосъчетания, свързани с жизнения цикъл на е-документи, в това число и системното им архивиране. Самото взаимодействие между класическата и компютърната архивистика е пресечната точка при извършващата се трансформация на документите и архивите в електронната цифрова среда.

От друга страна, автоматизираните системи за управление, функциониращи в административната сфера, се основават на сегашните мрежови технологии и мобилни комуникации. Съответните учрежденски оперативни цифрови архиви са ценни ресурси за всяка организация/администрация, която използва информация в електронен формат, но вече без значение мястото на съхраняване на е-документи, свързани с е-управление. При това, в световен мащаб тенденцията за преминаване към безхартиен автоматизиран документооборот е необратима.

При тези условия националните исторически архиви са заинтересувани да запазят позициите и професионалните си компетенции при първоначалния подбор, регистрация, описание и учрежденското съхраняване на е-документи/цифрови записи на фондообразувателите си, за да си гарантират впоследствие системното комплектуване на исторически ценните е-документи. Както е известно, от 1 януари 2019 г. всички администрации в държавната сфера у нас вече обменят документи само по електронен път чрез електронната си поща, а през 2021 г. държавните ни архиви следва да започнат да комплектуват е-документи, които представляват интерес за Националния архивен фонд (НАФ), а не техния хартиен еквивалент, каквито са сегашните методически регламенти.

Трябва да се отбележи, че повечето от новите архивни термини и словосъчетания в областта на компютърната архивистика са заимствани директно от информатиката, мрежовите технологии и мобилни комуникации. Понастоящем същите вече се използват във връзка с актуализирането на нормативно-методическата уредба на държавните ни архиви. Не разполагаме обаче с архивен тълковен речник, като контролиран списък, в който тези термини да са дефинирани и систематизирани с оглед присъщите им семантични, йерархични, асоциативни или еквивалентни връзки. Освен това, дефинирането на въпросните термини у нас невинаги е релевантно на международните професионални архивни стандарти относно жизнения цикъл на е-документи, които са средство за управление, информационни източници и обект на архивиране — оперативно на учрежденско равнище и дългосрочно с историческа цел. Чуждестранните речници и справочни издания, които представяме по-нататък в текста, биха могли да послужат като модел при разработването на подобно издание у нас.

Терминологичната система в областта на компютърната ни архивистика отразява спецификата в развитието на архивно-информационния сектор у нас в условията на мрежовото общество, което до неотдавна наричахме информационно общество (Нейкова 2007: 238–261). Що се отнася до знаковите постижения в света на високите технологии, в случая те се визират и като своеобразен маркер за очертаване на основните етапи в този непрекъснат процес под влияние на научните и технологичните иновации в обществото. Целта е да се проследят съответните трансформации на документите и архивите, като обект на съвременната архивология, която е сложно интегрално научно познание.

Избраният подход позволява да се определи в сравнителен аспект състоянието на съвременната ни архивна терминологична система, в това число и нерешените проблеми, респ. предизвикателствата за българските архивисти и заинтересуваните институции и специалисти.

* * *

Повратна точка в развитието на споменатото информационно общество е стартирането през 1960 г. на Интернет (Internet). Тогава правителството на САЩ финансира различни изследователски проекти на военните институции в страната с цел изграждане на устойчиви и разпределени компютърни ресурси и мрежи с различен обхват. Самият термин Интернет за първи път се използва през декември 1974 г. по повод описание на междумрежово свързване в единна глобална компютърна мрежа.

Днес Интернет е глобална система, респ. мрежа, включваща различни мрежи: локални мрежи (Local Area Networks — LANs); градски мрежи (Metropoliten Area Networks — MANs); глобални мрежи (Wide Area Networks — WANs).

Известно е, че обменът на информация/данни в Интернет се извършва по установени правила, наричани информационни стандарти. Връзката между компютрите в мрежата се осъществява с помощта на протоколи (в см. съвкупност от информационни стандарти), всеки от които отговаря за отделна мрежова услуга.

От самото начало досега Интернет няма централизирано управление по отношение техническата реализация на достъпа и предоставяните услуги, а всяка съставна мрежа използва собствени стандарти и протоколи.

Благодарение на международните усилия още през 90–те години мрежовите технологии се усъвършенстват. През 1991 г. необходимостта от по-гъвкав обмен на значителни количества информация довежда до изобретяване на приложението World Wide Web (WWW) и Hypertext Transfer Protocol (HTTP — основният протокол за достъп в WWW). Днес на тази технология са базирани всички уебсайтове (англ. Web site — колекция от уебстраници, свързани с конкретна тема или собственост на организация, група или отделен човек) и уебприложения (Web based application — софтуер, който работи във взаимодействие с уебсайт в Интернет).

Създател на приложението WWW и протокола HTTP е англичанинът сър Тим Бърнърс-Лий (Sir Timothy John Berners-Lee, 1955). По същото време той е сътрудник в Европейската комисия за ядрени изследвания — CERN, (Швейцария), занимавайки се с проблема за обработка и предоставяне на резултатите от научни изследвания в реално време. Така измисля световната мрежа за отворени и свързани данни: научни, лични, новини и др.(1)

Освен това, той патентова изобретението си като: свободна за потребителите и независима платформа. По този начин защитава мрежовата неутралност, която, според него, е основно човешко право. Днес сър Тим Бърнърс-Лий оглавява международния консорциум, който продължава да създава стандарти за Web WWW).

В архивно-информационния сектор значението на термина платформа се изяснява през 2010 г. Заслугата е на Мари-Ан Шабен, която е признат специалист по международните архивни информационни стандарти, а също и университетски преподавател по архивистика с дългогодишен практически опит във френските архиви. За целта тя включва в специално разработения речник 59 архивни термина, като към всяко определение добавя статия с обяснения, коментари и примери за смисловите различия при употребата на дадения термин на френски и английски език. Визираният термин платформа е дефиниран като: съвкупност от програмни средства, които осигуряват приемането, защитата, дългосрочното съхранение на е-документи, описани така, че да е възможно намирането, използването и управлението им в съответствие с правилата и потребностите на техните собственици (източници на комплектуване (Chabin 2010: 31–32). В съдържателната статия допълнително се уточнява, че платформата от архивна гледна точка изпълнява ролята на хранилище на е-документи, подобно на традиционното хранилище за хартиени и аудиовизуални документи.

Авторският речник на М.-А. Шабен, който се разпространява безплатно, но задължително в специализираната литература трябва да се цитира авторът и актуалната версия от 2010 г., е преведен на руски език (Хорхордина, Прозорова — версия: февраль 2010).

През 2018 г. същият е включен и в сборника: Архивная терминология. Франко-русские архивные словари (Петрова 2018: 44–47). Съставителите уточняват, че изданието е предназначено за учебни цели във връзка със съвместната френско-руска магистърска програма за подготовка на архивисти в РГГУ и Школата на хартите към Сорбоната, Париж (Буат, Хорхордина, Прозорова 2018: 7–11).

* * *

Използването на термина глосар: (лат. glossarium — сбирка, от гр. glossa — език, тълковен речник на остарели и малко познати думи в древен текст; сборник от тълкувания на закони и юридически актове) в заглавието на френския речник, а също и в руския сборник, е допустимо, въпреки че, както е известно, най-ранният глосар е дело на шумерите преди около 2500 г. пр. Хр. Те първи започнали да съставят кратки списъци на трудните за разбиране думи в съхранените стари текстове, които обаче с течение на времето изчезнали от езика им. Ето защо писарите добавяли коментари и обяснения за такива думи в копията на древните ръкописи, които изготвяли. По култови или други съображения тези текстове се считали за особено важни, а допълнителните речници се разполагали в края на съответния текст.

В античния свят и през Средновековието съставянето на глосари продължава под формата на сбирки от неизвестни думи или изрази — т. нар. тълковни глосари, както и сбирки от преводи на думи от друг език — преводни глосари.

Поради специфичното мегалингвистично значение на глосарите, още преди откриването на книгопечатането през XV в. целенасочено били изготвяни и много техни копия.

* * *

Връщайки се към историята на мрежата с оглед влиянието й за развитието на архивно-информационния сектор, се налага да припомним, че след сливането на приложението WWW с Интернет става възможно създаването на първия в света уебсайт — <info.cent.ch>. Днес Web WWW е глобален набор от хипертекстови документи (англ. Hypertext — нелинейно показване и възстановяване на информация на екран). Отделният хипертекст може да се състои от текст, графика, видео, звук, анимация, мултимедия и интерактивно съдържание.

Хипертекстовете логически са взаимносвързани чрез хиперлинкове (англ. Link — връзка, свързване на два компютъра чрез модем, кабел или в мрежа; част от текст или графика в уебстраница, която осигурява достъп до друга част в Интернет), вградени в дадения хипертекст/документ или уебстраница.

Софтуерните системи и протоколи, предназначени за Web WWW, позволяват поддържането на произволни хипервръзки, а също унифицират и максимално улесняват процеса на търсене, включително и комбинирането на данни/информация. Посочените данни/информация не са идентични с термина документ, който, независимо от формата си, носителя и начина на фиксиране на съответната информация, винаги ще си остане средство за управление и обект на архивиране. Проблемът е, че при е-документи трябва да се осигури целостта им и достъпа до информацията, а не физическото опазване на носителите, което е основно изискване за традиционните текстови документи на хартия (Ларин 2011: 27, 04. 2011 — <vnidad.ru/Downloads/news/Izhevsk.ppt>).

Уебуслугите използват протокола HTTP, за да позволяват на софтуерните системи да комуникират при обмена на данни. За целта Уеббраузъри (англ. Web browser — предназначен за разглеждане на документи, написани на HTML, което означава, че всички страници в приложението World Wide Web показват информация от Интернет във вид на текст, изображения, запис на звук, мултимедия и др.) — Internet Explorer, Mozillа Firefox, Sofari, Google Chrome и др. — позволяват на потребителя да навигира от една уебстраница до друга чрез хипервръзките, вградени в документите.

Освен това, през толкова успешната в историята на сегашните мрежови технологии 1991 г. се случват и други важни събития: създава се Интернет общество (Internet Society — ISOC); американското правителство официално се включва в изграждането на световната информационна супермагистрала/глобална мрежа. В електронната цифрова среда информацията, като глобален стратегически ресурс, изпълнява редица нови функции в обществото. Резултатите не закъсняват. Още през 1995 г. в мрежата за първи път се появяват рекламите, онлайн банкирането и електронния пазар, което превръща Интернет в средство за бизнес. Възниква нов вид икономика, която днес обозначаваме с термина цифрова икономика. Характерно за нея е, че производителността и конкурентността на отделните единици и стопански субекти: фирми, региони и държави, зависят от способността им да генерират, обработват и използват информация, основаваща се на познанието.

Интернет предоставя и други мрежови услуги: електронна поща, социални мрежи, мобилни приложения, мултиплейър игри, интернет телефония, споделяне на файлове, а също и облачни изчисления или изчисления в облак (англ. Cloud computing).

Терминът облак, с който се обозначават технологичните услуги, предлагани през Интернет, е метафора за мрежа. Всъщност облачната технология е бизнестехнологичен модел, който прави възможен мрежовия достъп до споделени ресурси от вида: интернет мрежи, сървъри, хранилища за масиви от данни и софтуерни приложения, но с минимално участие и управление от страна на доставчика/провайдър (англ. Internet Service Provider — ISP). За целта данните се предоставят по предварително споразумение чрез отдалечен компютър, с който потребителят се свързва с Интернет чрез предоставената му специална комуникационна линия. Съответното търговско предлагане най-често отговаря за определено ниво на обслужване при правене на бизнес.

Идеята за облачните изчисления датира от 1961 г., когато Джон Маккарти (JohnMcCartny, 1927–2011), който работи в областта на създаване на изкуствения интелект, публично споделя убеждението си, че някой ден специфични приложения ще могат да се продават чрез удобен бизнесмодел, подобно на водата и електричеството(2).

Инфраструктурата на отделните облаци включва данни, които едновременно са и точка за достъп за потребителите им. Съществуват различни изчислителни облаци, а именно: обществен облак (Community Cloud), хибриден облак (Xybrid Cloud), частен облак (Private Cloud) и др. Предлаганата чрез всички тях мрежа за уебуслуги през Интернет чрез специфични уебприложения е с гарантирано качество и в началния етап на по-ниски цени.

По този начин развитието на глобалната мрежа е насочено към структурно преобразуване на публичната информация с цел предоставяне на отворен и свободен достъп до данни за всички сфери — политика, икономика, култура, наука, образование и т. н. В резултат на сегашния етап Интернет е най-удобната мултимедийна платформа за обмен на информация в обществото, а технологизирането и универсализирането на процеса променя начините на взаимодействие на потребителите.

За сравнение: първите компютърни мрежи функционират в комуникационна среда, в която няколко компютърни устройства споделят само един канал за обмен на данни и връзка към дадена електронноизчислителна машина/електронноизчислителен център. Много скоро обаче, благодарение на агрегацията (лат. aggregation — присъединяване; процес на обединяване на различни елементи в една система; един от начините за асоцииране на един обект с друг) се създават по-ефективни отворени, универсализирани и разпределени мрежови компютърни ресурси и цифрови приложения.

През 2017 г. в специализираната литература се появява терминът Giga World, с който се обозначава поредната технологична революция, основаваща се на киберфизически системи (Харизанова 2018: 177–178). Съществено се разширява потенциала на цифровите приложения, предназначени за мрежата: Giga Applications чрез Giga Networks, които започват да се използват за програмиране на т. нар. виртуална реалност (англ. Virtual Reality — VR). Споменатият термин Virtual Reality започва да се използва във връзка с дигитализацията/цифровизацията в областта на комуникациите и медиите в средата на 90–те години. Целта е трансформиране на съществуващата информация, без значение видът на записа и носителят, в информационни елементи, предназначени за компютри и мрежи. В случая с него се обозначава един нереален свят или по-точно нефизическа реалност, създадена чрез компютърни системи в съчетание с аудиовизуална апаратура, включително и приложението на технологиите за 3D/360º както и за виртуално асистиране, добавена реалност и др. Чрез тях директно се въздейства на сетивата на хората, посредством споделена дигитална медия за обмен на информация и цифрови кодове. Резултатът е създаване на технологично симулирана среда, като за целта образите се проектират не върху монитора, а се възприемат с помощта на специално създадени технически устройства и приспособления (англ. Gadgest — гаджети). В резултат, колкото и да е парадоксално, виртуалността прави цифровите технологии и комуникации все по-реални, като непрестанно увеличава влиянието им в света. Наличието обаче на алгоритмите на изкуствения интелект в сферата на битовата електроника променя драматично нравствения опит на човека относно избора на духовните и социалните източници, които ни формират като личности. При тези условия собствения ни мозък, телефон и облачни компютърни услуги се смесват в един супермозък, въпреки стремежът на философската етика да запази самооценката на човешкия избор (Михайлов 2018: 20).

Усъвършенстването на инструментариума за дигитализация прави възможно преминаването към т. нар. постдигитален свят (Post-Digital), като среда и част от живота на човека. Извършването на глобално технологизиране във връзка с обмена на информация е доказателство за успешно преодоляване на още една от научните, философски и технологични граници на познанието, както и за възможностите на цифровите технологии. Това позволява да се предоставят на дигиталните потребители все повече илюзии, респ. VR, като технологична симбиоза между реалното и виртуалното.

Терминът илюзия (лат. illusion — измама, през фр.; илюзорен — невярно, изопачено възприемане на действителността; измама на сетивата) не изисква уточнения при използването му във връзка с обмена на цифрова информация, включително и архивна информация. Възможна е обаче аналогията с философското учение илюзионизъм, привържениците на което считат, че в основата на всяко познание и дейност лежи измамата, илюзията (Милев, Николов, Братков 1978: 280). Основанието за подобно твърдение е, че потребителят, който се включва в дадена VR, която е симулирана среда, всъщност участва илюзорно в обмена на информация/данни.

В тази връзка е коректно да се припомни, че цифровите технологии невинаги се възприемат еднозначно В началото на предишния век, когато се появява терминът технологична цивилизация/техногенна цивилизация, специалистите предупреждават за потенциална опасност от зависимост и подчинена роля на Човека спрямо Техниката/Машината (Харизанова 2007: 22–31). През 1964 г. френският философ и социолог Жак Елюл (Jacques Ellul) обръща внимание, че техниката е не само съвкупност от машини и механизми, но и определен тип рационалност, свойствена на техногенната цивилизация. С превръщането на техниката в значим фактор за човека главната задача е не да се отхвърли техниката сама по себе, а да се утвърди нейната идеология. Според него, това ще бъде единствената революция, която не се стреми към власт, а към преориентиране на позитивния потенциал на техниката и културата, към освобождаване на човека от всички форми на робство, в това число и техническото. Същата ще доведе до ново качество на живот за всички, но едновременно и до мутация на човека, съпровождаща житейските му цели (Ellul 1964).

Доколкото в сегашната дигитална епоха всички компоненти на човешкото битие, дори мисленето, чувствата и действията на индивида се запълват с технологични процеси, прогнозираната подчинена роля на човека от машините се потвърждава. Днес притесненията на хората са, че мрежовите технологии и мобилните комуникации застрашават личното им пространство, както и възможността за свободен избор, като изначално човешко право. Да не забравяме и опасенията от потенциала на изкуствения интелект, който е продукт на същите технологии. В този ред на мисли, не трябва да се пренебрегва стратегическото значение на информационните технологии и ресурси не само за националната сигурност, но и при военни конфликти, терористични нападения и др.

Извън всякакво съмнение обаче, бъдещето е на обществото на знанието, за което вече, очевидно, няма граници, благодарение на глобалната мрежа и свободния обмен на данни/информация. Както отбелязва Франсис Фукуяма (Francis Fukuyama), още през 90–те години, когато Интернет се превръща в платформа за масова комуникация, мнозина, в това число и самият той, вярват, че глобалната мрежа е не само фактор за пропагандиране на демократичните ценности, но би трябвало да овласти повече хора (Фукуяма 2019: 185–186). Аргументите им са, че децентрализираният характер на Интернет ще елиминира тиранията на всякакви йерархии, определящи до каква информация хората имат достъп.

Понастоящем глобалната мрежа чрез мобилните комуникации максимално улеснява споделянето на данни/информация и разпространението на знания в свободното киберпространство, а също и инициативите от страна на дигиталните потребители със сходни възгледи, които реално имат възможност да се обединяват около общи за тях проблеми. При това, мрежата не само предлага възможности за избор и изяви на различните потребители, но променя и тяхното поведение в декларирана позиция: критична, инициативна и активна. Трябва да се отбележи обаче, че все още в отделни държава достъпът на хората до Интернет се контролира и ограничава от властите.

Независимо от съществуващите различия на национално равнище, мрежовите технологии и мобилните комуникации са причина за преосмисляне мисията на архивите, като институти, съхраняващи съществена част от колективната историческа памет, носител на която са документалните свидетелства, достигнали до нас. Логично се променят и очакванията на обществото, както и на работодателите, към професията архивист, а в тази връзка и изискванията към университетското архивно образование и квалификация.

* * *

В условията на мрежовото общество националните исторически архиви, предоставяйки онлайн достъп до информационните си ресурси, също обслужват дигиталните си потребители от целия свят. Това означава, че архивите на практика функционират като информационно-комуникационни центрове на международно, общностно и национално равнище. Определящи за развитието на архивно-информационния сектор като цяло са общоприетите международни стратегии, рамкови програми, водещи политики, нормативно-методически регулации и стандарти (Нейкова 2016: 91–94).

В не по-малка степен оказват своето влияние и националните културни традиции, както и научно-техническия потенциал на отделните държави. Освен това, с усилията на международната архивна общност се разработват, както отбелязахме, информационни стандарти за архивно описание и жизнения цикъл на е-документи. Те съществено допринасят за развитието на компютърната архивистика и съответния понятиен апарат и терминология.

Безспорно предимство на е-документи, както отбелязахме е, че те са достъпни онлайн от всяко място. Това означава, че съхранението на исторически ценните е-документи не е отговорност единствено на държавните ни архиви. Следва промяна на отношенията между тях и фондообразувателите им, за разлика от времето на предишната универсална класическа схема. Същата, както е добре известно, гарантира, съгласно съвременното архивно законодателство, водеща методическа роля и право на постоянен контрол от страна на държавните архиви спрямо дейността на учрежденските архиви на фондообразувателите им. Проблемът е, че действащите методически регламенти във връзка с архивирането на предходните текстови документи на хартия не се променят своевременно, въпреки електронното управление и масовото разпространение на е-документи/цифрови записи.

Освен това, в условията на мрежовото общество очакванията на гражданите са, че националните исторически архиви ще осигуряват е-услуги не само във връзка със съхраняваното от тях документално наследство, но и за бизнеса въз основа на информационните ресурси в частните архиви.

* * *

През 80–те години на XX в. канадските архивисти разработват концепцията за тоталните архиви, в която се обосновава необходимостта от комплектуването на архивите с всички видове и формати документи, отнасящи се за процесите, протичащи в обществото. Както е известно, на национално равнище исторически ценните документи от държавния сектор, които периодично се предават от фондообразувателите на определените за целта исторически архиви, са свързани с официалната политика. А теорията за тоталните архиви отрежда една по-значима роля и отговорност на съответните архивни институции (Пенджекова-Христева 2016: 78–81).

Още тогава в САЩ, Канада, Австралия, Нова Зеландия и редица държави в Западна Европа в политиката им относно частните архиви е налице тенденция, насочена към регламентиране на техния статут и функции в контекста на взаимодействието им с националните исторически архиви. За целта от страна на държавата/правителството се гарантира информационен и културен контрол върху частните архиви, въпреки невъзможността за пряка организационно-технологична намеса в дейността на същите. Причината за тази политика са масовите фалити или поглъщане на стотици хиляди частни фирми по същото време, в резултат от което те губят не само своята икономическа независимост, но и собствените си архиви. За да се гарантира в бъдеще подборът и съхраняването на необходимата ретроспективна документна информация и в частния сектор, споменатите държави стимулират организирането на частни архиви според структурнофункционалната особеност на различните организации (бизнесархиви, архиви на статистически институти, архиви на банки, архиви на търговско-промишлени палати, архиви на партии и др.).

В посочените държави се създават също и профилирани исторически центрове/институти, а подготовката на архивните кадри, в това число и образователният ценз за професията архивист, се осигурява по линия на университетското архивно образование и квалификация или чрез националните професионални архивни организации. По този начин на национално равнище се постига баланс между компетенциите и дейността на държавните и частните архиви, който е в интерес на гражданите.

След края на Студената война обаче в държавите от бившия Източен блок, в това число и България, се оказва, че изобщо липсват частни архиви, което е обяснимо. Предходната централизирана командно-административна система на управление и доминиращата държавна собственост в икономиката изключват възможността за функционирането на частни архиви.

Едва през 2007 г. в новоприетия Закон за Националния архивен фонд (ЗНАФ) у нас за първи път юридически се регламентира организирането на частни архиви, паралелно с държавните архиви.

* * *

Като цяло развитието специално на българския архивно-информационен сектор след рухването на тоталитарната държава през 1989 г. и в условията на извършващия се преход към съвременните демократични ценности и пазарна икономика се характеризира с провеждането на мащабна архивна реформа в нормативно-методически, организационен, технологичен, кадрови и образователен аспект.

Също така, през 2007 г. с официалното присъединяване на страната ни към Европейския съюз (ЕС) започва интегрирането му в единното европейско архивно киберпространство чрез дигитализацията на националните архивни ресурси, унифицирането на технологията на архивната работа, както и уеднаквяването на регулационните рамки относно жизнения цикъл на е-документи. За целта се разработват, както отбелязахме, информационни стандарти и методически регулации. Известно е, че благодарение на ISO стандартите, архивистите понастоящем могат да използват данни и от други информационни системи. Най-често това са автоматизираните информационни системи на библиотеките, музеите, както и на администрацията в публичния и частния сектор, обект на които са единиците по отчета и съдържанието на текстови или графични материали, в това число и архивни документи. На практика дигиталният обмен на съответната описателна архивна информация или на изображения на самите документи се основа на съвместими формати. Освен това, в случая при електронните бази данни се запазят вътрешните взаимовръзки между отделните документи в рамките на архивните фондове и в различните видове архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и други, за да може да се осмисли съответния контекст.

Първият международен професионален стандарт за обмен на описателни данни между различни архивни системи, без значение вида или обхвата на единицата, която е описана, е International Standard on Archival Description (General) — ISAD (G) (Международен стандарт за архивно описание (Г)). Същият е най-важният професионален архивен стандарт, разработен и утвърден по инициатива на Международния съвет на архивите — MCA (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES — ICA) още в края на 80–те години на миналия век (Нейкова 2011: 239–243). Стандартът се отнася за описанието на архивни фондове, но след осъществяване на процесите експертиза за определяне ценността на съответните документи, тяхната систематизация и описание, респ. които са идентифицирани.

Трябва да се отбележи, че модулът Информационна система на държавните архиви (ИСДА)(3), достъпен чрез уебсайта на Държавна агенция «Архиви», е изцяло съобразен с ISAD (G).

През 1995 г. Комисията по описателни стандарти успешно завършва още един свой проект: Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families — ISAAR (CPF) (Международен стандарт за документи на правителството, корпоративните органи, лицата и семействата). Първото му издание е през 1996 г., като препоръките за неговото приложение са той да бъде използван едновременно с ISAD (G). Подобрената версия на ISAAR (CPF) е представена на Международния конгрес на архивите, организиран през 2004 г. във Виена.

Стандартът обхваща описването на създателите на архивните фондове, като осигурява регистриране на функциите, а също и разнообразна контекстуална информация за съответния фондообразувател — правителствени и корпоративни органи, личности, семейства. За целта описанието на всяка архивна единица се свързва с описанието на създателя/автора. По този начин се идентифицират фондообразувателите, както и всяка тяхна структура, заедно с отговорностите и функциите, които са породили създаването на съответните документи.

За стандартизацията на архивната работа допринасят и някои професионални национални стандарти, утвърдени впоследствие като международни стандарти. Такъв е случаят с първия интернет стандарт в архивно-информационния сектор: Encoded Archival Description (EAD) (Кодирано архивно описание), подготвен през 1990 г. от работна група на Society of American Archivists (SAA) (Общество на американските архивисти).

Стандартът EAD, като хипертекстова база от данни, е предназначен да унифицира начина, по който се представя информацията от различните видове архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и други, но вече в Интернет среда, респ. в мрежа. В нея, както отбелязахме, се осъществява свободна навигация сред описанията чрез осигуряването на възможност за свързване на хипертекстове, а оттук — за разширено придвижване сред текстовете, без ограниченията при работата с физическите единици. Целта при този формат за обмен на информация и използване на архивните справочници е да се съхранят йерархичните връзки, характерни за архивните фондове, заедно с йерархичното описание на самите фондове в съответствие с принципите на ISAD (G).

EAD се използва за представяне хранилищата на националните архиви във Франция, Испания, Холандия, Германия и други, както и на отделни национални портали, като уебформат за вътрешен обмен. Специално архивните пътеводители предлагат и възможности за търсене на цялата информация от всички архиви. Ето защо стандартът се препоръчва като подходящ формат за обмен на описателни данни в Европейския архивен портал (Archives Portal Europe)(4).

* * *

В сравнение с традиционните хартиени документи, най-значителното предимство на е-документи е, че са достъпни онлайн от всяко място, без това да зависи от съответното място на съхраняването им. Ето защо архивирането им вече не е отговорност и предимство единствено на националните исторически архиви. Това обстоятелство променя отношенията между тях и фондообразувателите им по причина, че предишната универсална класическа схема се оказва неработеща, въпреки че гарантира водеща методическа роля и право на постоянен контрол от страна на съвременните национални исторически архиви спрямо дейността на учрежденските архиви в държавния сектор. В електронната информационна среда обаче физически обособени дела не съществуват. Виртуално предходните дела, свързани със систематизирането, регистрацията и описанието на документите на отделните администрации, ги заменя идентификатор на делото, който позволява да се установи връзка между документите в състава на дадено дело по индивидуалната номенклатура на съответните дела със срокове за тяхното съхраняване. Освен това, самият цифров документ е невидим, по-точно носителят му. Ето защо оперативно не е необходимо физически да се групират съответните дела, въпреки че теоретично в съвременния цифров архив съществуват и преписки, в които един от документите в състава им е основен, а останалите потвърждаващи или оправдаващи/отчетни спрямо него.

Проблемът в случая е, че споменатата схема не се променя релевантно спрямо електронното управление и съвременните е-документи. У нас през 2001 г. съгласно тогавашния Закон за Държавния архивен фонд (ЗДАФ, а от 2007 г. Закон за Националния архивен фонд), се определя 20–годишен срок за задължително учрежденско съхранение на новия формат документи. Към днешна дата взетото тогава управленско решение е спорно поради резонния въпрос: държавните ни архиви впоследствие ще трябва ли да цифровизират комплектуваните до 2021 г. е-документи, представляващи интерес за НАФ, които, за целта са преформатирани и предадени на държавните ни архиви в хартиен вариант?

Както отбелязахме, комплектуването на исторически ценните е-документи, свързани с е-управление, съгласно ЗНАФ, е функционално задължение на държавните ни архиви, начело с Държавна агенция «Архиви». През 2016 г. обаче документационното осигуряване на е-управление, се възлага, съгласно Закона за електронно управление (ЗЕУ), на създадената за целта към Министерския съвет Държавна агенция «Електронно управление» (ДАЕУ). Промяната налага синхронизиране на архивната нормативно-методическата уредба със ЗЕУ и съответните подзаконови актове от вида устройствени правилници, наредби и др., за да се постигне единство при определяне регулационните рамки относно жизнения цикъл на е-документи с цел осигуряване не само на електронното управление, но и дейността на държавните ни архиви. Постигането на институционално взаимодействие от страна на Държавна агенция «Архиви» и новосъздадената Държавна агенция «Електронно управление», всяка от които има своите компетенции, отговорности и професионални интереси в предархивното и архивното поле във връзка с е-документи, ще бъде трудно.

Известно е, че в началото на XXI в. много държави в света провеждат политика, насочена към осигуряване на общ подход в управлението на е-документи, като споделена отговорност между техните правителства и националните им архиви. За целта необходимите софтуерни програми се разработват с помощта на аутсорсинг (англ. Autsorsing — използване на външни фирми за изпълнение на услуги, проекти и др.). Същите могат да се внедряват при условия, че са одобрени след тестване от националните им архиви.

В ЕС отделните държави също се съобразяват с държавните регулационни рамки относно жизнения цикъл на е-документи, продукт на е-управление, както и с посочените международни архивни стандарти. Водеща в тази област е спецификацията/стандарта MoReq (Model Reguirements for the Management of Electronic Record, 2001), в която се описват и систематизират общите изисквания към управлението на е-документи с помощта на споменатите автоматизирани информационни системи (Аврамов 2015: 118–124).

През 2008 г. е утвърден усъвършенстваният вариант MoReq 2 (Model Reguirements for the Management of Electronic Record), а през 2011 г. MoReq 2010 (Model Reguirements for Records Systems). Целта е чрез тях да се осигури създаването и съхраняването на е-документи, като едновременно се гарантира тяхната автентичност, надеждност и използваемост с оглед функцията им свидетелство, доказателство.

Разграничавайки системите за електронен документооборот и автоматизираните информационни системи, MoReq обхваща управлението на съвременните документи (електронни и неелектронни) във всички етапи на техния жизнен цикъл, а именно: документосъставяне, регистрация, систематизация, документооборот, учрежденско съхранение, унищожаване или предаване в исторически архив. По този начин се гарантира създаването и функционирането на системи за управление на отделните национални информационно-документационни ресурси, необходими за реализиране на стратегическите и оперативните цели на управлението, както в държавния апарат, така и във всяка друга администрация.

Освен това, наличието в MoReq на т.нар. Нулева глава позволява при разработването на съответните автоматизирани системи за електронен документооборот и архивиране в отделните държави при разработването на собствения им стандартен формат да се отрази също спецификата на националното им законодателство, архивната терминология, утвърдените традиции и др.

Трябва да се отбележи, че у нас MoReq дори не се споменава в Свитък VI: «Електронни документи», в новия вариант на Методическия кодекс на държавните архиви. В същия обаче е включен Списък, съдържащ 18 термина, свързани със съвременните е-документи (ДАА 2013: 11–13). Като в бележка под линия се пояснява, че във връзка със спецификата на е-документи е разработен терминологичен речник, респ. въпросният Списък. За разлика от посочените чуждестранни тълковни архивни речници, липсват допълнителни съдържателни статии към определенията на подбраните нови термини. А някои от тях дори нямат отношение към технологията на архивната работа, каквито са термините: Бит е основна единица за съхранение и транспортиране на информация в електронна форма и среда; Валидация е удостоверяване на трансфера на е-документи; Верификация е процес, при който приемащата страна оценява получените от предаващата страна данни, потвърждавайки, че са постигнати изискваните резултати спрямо договорените критерии; Интернет е глобална система от взаимосвързани компютърни мрежи, които използват стандартен пакет от протоколи и стандарти в система от електронни и оптически мрежови устройства и съоръжения; Уеббазирано приложение е информационна система, осигуряваща чрез интернетстраница или друг електронен интерфейс, възможността за изпращане и/или получаване на електронни изявления; Информационна сигурност е защита на информация от неправомерен или случаен достъп, използване, предоставяне на трети лица, промяна или унищожаване, и т. н. (ДАА 2013: 11–13). Същевременно липсват основни термини, свързани с цифровизацията на информационните ресурси на архивите, както и със самите е-документи, като обект на архивиране: архивна стратегия; защита на лични данни; контент мениджмънт; списък със срокове за съхранение; система за електронен документооборот; съхраняване на информация; управление на документи; управление на оперативен цифров архив и др.

Като цяло методическите изисквания в Свитък VI са релевантни към автоматизираните информационни системи за управление, но в съответните софтуерни програми, използвани от структурите на държавната ни администрация, най-често отсъстват именно архивните модули, респ. изисквания за организирането на учрежденски/оперативни цифрови архиви.

Констатираният пропуск се компенсира от възможността да се регистрират електронните копия/изображения на традиционните текстови документи, които все още се използват от администрацията и гражданите. По този начин позициите на държавните ни архиви при комплектуването на документите от интерес за НАФ са запазени, но само в рамките на споменатата схема от времето на хартиените документи, като обект на системно архивиране.

В заключение: При липса на собствен практически опит на държавните архиви у нас във връзка с е-документи, като обект на системно комплектуване, конкретизирането на методическите им изисквания към техните фондообразуватели, е задача, която ще трябва да решат в най-скоро време. В противен случай, е невъзможно регулирането на архивния ни понятиен апарат и терминология, както и автоматизирането и стандартизирането на архивните процеси и дейности, съобразно с технологичните предизвикателства пред българския архивно-информационен сектор в условията на съвременното мрежово общество. Важно е да се отбележи също, че в чуждестранната специализирана литература понастоящем почти не се използва терминът фондообразуватели, а организации. В случая същите се разглеждат като потенциални партньори на националните исторически архиви в тяхната специализирана дейност относно осигуряване формирането, опазването и ефективното използване на публичния документален и архивен ресурс в интерес на гражданите.

Бележки

1. <https://bg.wikipediaorg>wiki>Tim_Berners>.

2. <https://www.wikipedia>wiki>John_McCartny>.

3. <http://212.122.187.196:84/FundSearch.aspx>.

4. <http://www.archivesportaleurope.net>.

Използвана литература

Аврамов 2015: Ивайло Аврамов. MoReq като стандарт. — В: Българската университетска архивистика — теоретично равнище, учебно съдържание и професионални профили. Университетски четения по архивистика. Т. III, Ч. II. София, Печатница Инвестпрес АД, 2015, 117–133.

Буат, Хорхордина, Прозорова 2018: Венсан Буат, Татяна Хорхордина, Виктория Прозорова. Архивная терминология. Франко-русские архивные словари. Москва, РГГУ, 2018, 319.

ДАА 2013: Държавна агенция «Архиви». Методически кодекс. Свитък VI. Електронни документи. Второ преработено и допълнено издание. София, Симолини–94 СД, 2013, 52.

Ларин, 2011: Михаил Ларин. Методологические аспекты управления электронных документов — Европейский опыт разработки требований к управлению электронных документов. Ижевск (27. 04. 2011).

Милев, Николов, Братков 1978: Александър Милев, Божил Николов, Йордан Братков. Речник на чуждите думи в българския език. София, Издателство Наука и изкуство, 1978, 885.

Михайлов 2018: Николай Михайлов. Философската етика и съвременната виртуалност. — Философски алтернативи, 2018, 5, 14–20.

Нейкова 2007: Андриана Нейкова. Архиви и общество. София, Софи-Р, 2007.

Нейкова 2011: Андриана Нейкова. Стандартизация и стандарти в архивната работа и обучението по архивистика. — В: Традиции и приемственост. 50–години полувисше и виеше образование в Източните Родопи. Т. I. История. Издателство Фабер, 2011, 231–247.

Нейкова 2016: Андриана Нейкова. Стратегии, политики и проблеми във връзка с дигитализацията на информационните ресурси на архивите. — Архивен преглед, 2016, 2, 90–99.

Пенджекова-Христева 2016: Русалена Пенджекова-Христева. Теорията за тоталните архиви и устната история. — Архивен преглед, 2016, 2, 78–85.

Фукуяма 2019: Франсис Фукуяма. Идентичност. Борбата за признание и политиката на гнева. София, Изд. Изток-Запад, 2019.

Харизанова 2007: Оля Харизанова. Библиотеките и мрежовото общество. Ефекти и трансформации. София, УИ Св. Климент Охридски, 2007.

Харизанова 2018: Оля Харизанова. Музеите vs постдигиталния свят. — В: Медии и комуникации. Българска културология, етнология и фолклор. София, УИ Св. Климент Охридски, 2018, 177–191.

Хорхордина, Прозорова: Редакторы русской версии: Татяна Хорхордина, Виктория Прозорова. Новый архивный глоссарий/Nouveau glossaire de l’archvage (версия: февраль 2010), 70.

Chabin 2010: Marie-Anne Chabin. Nouveau glossaire de l’archvage. Fevrier 2010, 45.

Ellul 1964: Jacques Ellul. The Technological Society. 1964. New York. Random House. 20.