Застрахователен фонд на Централния държавен исторически архив

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Любка Илиева

Дизайн: Давид Нинов

София, 2015

Периодът на създаването на застрахователния фонд на Централния държавен исторически архив можем да разделим на два етапа.

Първият етап (1959–1968 г.) се характеризира с така нареченото подборно микрофилмиране на документите. По това време фотолабораторията при Главно управление на архивите имаше ограничен капацитет. Тя разполагаше само с един докуматор. Същевременно някои от документите на ЦДИА, като протестни резолюции, питания на народни представители до Народното събрание и др. многократно се използуваха и бяха застрашени от унищожаване. По тази причина се пристъпи към подборно заснемане на фондовете. От фонд «Народно събрание» се заснеха само запитванията на народните представители и протестните резолюции, от фонд «Дирекция на полицията» — инкриминирани позиви, листовки, писма и други нелегални материали, издавани у нас или внасяни в страната ни по нелегален път от чужбина. Заснеха се и документи от личен произход. Но с разширяване на техническото оборудване на фотолабораторията се създаваха условия за най-широко микрофилмиране на фондовете. Особено бяхме улеснени в това отношение от създадената по това време категоризация на фондовете в ЦДИА.

Вторият етап води началото си от 1968 г. Изхождайки от създадената категоризация на фондовете, ориентирахме се най-напред към тези от първа категория, а именно фондовете «Народно събрание», «Министерски съвет», «Монархически институт», «Дирекция на полицията», а също така и фондове от личен произход: Никола Сакаров, Константин Стоилов, Пейо К. Яворов, Андрей Ляпчев и др.

Подборът на документите за микрофилмиране е сложен и многообразен процес. При него е необходимо да се огледат фондовете не само от гледна точка на тяхното обществено-политическо и културно значение, но и да се направят основни проучвания по отношение възрастта на документите. Досега в ЦДИА не е предприемано основно проучване върху текстовете на документите с оглед да се установи степента на процеса на стареене, т. е. документи с угасващи текстове. Такова проучване е крайно наложително, тъй като резултатите от него ще ни помогнат да степенуваме документите съобразно тяхното състояние. То ще помогне да се конкретизират елементите на подбор на документите за микрофилмиране. При нас досега се е отдавало по-голямо значение на ценността на документите и на даден фонд като цяло. Всъщност това е задължително условие при създаването на застрахователен фонд, но ценността на фонда може да послужи за създаване на последователност дотолкова, доколкото той е интересен за културната общественост. Състоянието на документите дава по-богати възможности за степенуване на документите, особено когато те се съхраняват при неподходящи условия, когато информацията, произтичаща от тях, е застрашена от изчезване. Всъщност това е и задачата на застрахователния фонд — да запази от унищожаване застрашените от гибел документи.

След извършване подбора на документите от гледна точка на тяхната ценност и състоянието им се преминава към «проверка на фонда» съгласно изискванията на фотокопирането. Един фонд съгласно указанието за микрофилмиране може да се приеме като готов за микрофилмиране, когато той е преминал през научно-техническа обработка и обложката на архивната единица е оформена според архивните изисквания. Или в архивната литература процесът «подготовка на фондовете за микрофилмиране» се разглежда като съвкупност от работа по проверка на номерацията, на заверителния надпис, по оформяне на обложката и т. н. Но има автори, които гледат на този въпрос от друг аспект.

Според съветския архивист Е. Ф. Шорохов(1) подготовката на документите за микрофилмиране включва следните етапи: първо — определяне принципите на подбор на документите, съгласно определената задача; второ — издаване на заповед; трето — определяне условията за преснемането им.

А самата проверка на номерацията, на заверителния надпис и други особености авторът счита, че се отнася към научно-техническата обработка или към нейното усъвършенствуване. Тези съждения на автора напълно се покриват с някои положения в нашата практика. Така например немалко фондове в Централния държавен архив са преминали през първична научно-техническа обработка. Това означава, че е запазена старата им организация, съществувала при фондообразувателя, следователно не е извършена систематизация на документите в архивните единици бегло е разкрито съдържанието и не е извършено цялостно техническо оформяне. С други думи, тези фондове подлежат на дообработка за да се доведат всички процеси на научно-техническата обработка докрай. Оттук можем да направим извода, че елементите на научно-техническата обработка не могат да бъдат съставна част на процеса подготовка за микрофилмиране.

Какви трябва да бъдат елементите на този процес? Тъй като по-голяма част от фондовете на ЦДИА са в непрекъснат оборот на използуване, необходимо е най-напред да се провери не липсва ли някой документ. При установяване на такава промяна трябва да се види дали тя е отразена в заверителния надпис.

После се налага да се види документите не са ли механически увредени. Ако действително хартията на документите е твърде остаряла, то те в зависимост от степента на износването се предават преди или след микрофилмирането в лабораторията за реставрация и консервация на документи.

Научно-техническата обработка включва и проверка на номерацията — да се види дали е достатъчно контрастна, отговаря ли по размери на изискванията.

Като елемент на процеса «подготовка» може да се приеме огледът на архивната единица по отношение на тяхната дебелина, при положение, че не са подвързани. Когато текстът се намира близо до шева на архивната единица и броят на листата надвишава 50, налага се тя да се оправи така, че да личи написаното, ако пък архивната единица надминава 100 листа, независимо от разположението на текста тя също трябва да бъде разшита. Иначе микрофилмираните документи се засенчват от мъглявини, а в някои случаи текстът въобще не личи.

Някои съветски автори(2) третират въпроса и за заверителния надпис, като предлагат да се внесе изменение в методиката на съставянето му. Те считат, че по-целесъобразно е той да се поставя в началото на архивната единица, за да може читателят предварително да се запознае с промените и особеностите на документите. Те предлагат в заверителния надпис да се включват следните особености: сведения за оригиналната основа, върху която е бил съставен документът, неправилно сформирана и многократно използувана архивна единица, сведения за документи, незаснети по технически причини — угасващ текст, цветен текст, голям формат и др. А според архивистките изисквания у нас заверителният надпис трябва да има следните съставни части: искови данни — номер на фонда и на описа, пореден номер на архивната единица; брой на листата; поправки в номерацията; печатни произведения с повече от 32 страници; вътрешен опис и анотация.

Следва да си зададем въпроса в състояние ли е заверителният надпис да се счита важен за микрофилмирането и трябва ли изобщо да предявяваме към него такива изисквания? Досега този въпрос не е стоял нито в практиката нито в теорията ни. Възприели веднъж един образец, ние сме го прилагали изключително за целите на използуването и най-вече за охраната на документите. Но в случая не е толкова важно какъв ще бъде носителят на въпросната информация, за особеностите на документите, по-важно е тези особености да бъдат доведени до знанието на архивистите, от една страна, и на читателите, от друга. По този въпрос ще се даде становище, но решаването му е свързано със сериозни проучвания.

След приключване на подготвителната работа фондът се предава на фотолабораторията за микрофилмиране. Да се спазват изискванията от страна на фотолабораторията при заснемане на документите е от не по-малко решаващо значение за качеството на застрахователния фонд. Или от това, на какво ниво е качеството на застрахователния фонд, ще може да си отговорим доколко той изпълнява своето предназначение. В случая става въпрос за качеството на микрофилмирането. По този повод от наша страна са извършени проверки, организирани са съвещания, приемани са решения, но все още има и обективни и субективни причини, оказващи влияние в тази насока.

Проверка се извърши и по повод на написването на тази статия. Беше прегледано качеството на редица микрофилми от различни фондове. Отнася се за позитивите. От наблюдението се установи, че освен времето върху яснотата на текста влияят много други фактори. Например второ или трето копие от машина при микрофилмиране губи известен процент от яснотата си. Особено бледи и почти нечетливи, а в някои случаи неясни са текстовете на документите които са написани с червен молив или червено мастило, с черен, но блед молив. Влияние върху яснотата на текста оказва и цветната хартия, върху която е изготвен документът.

Проверката беше извършена от архивист без помощта на химик-реставратор. Затова тук се сочат само тези фактори, които на пръв поглед се забелязват, без да можем да отговорим на въпроса, до каква степен времето е повлияло върху текста на документите.

Установи се също и влиянието на фактори от субективен характер. Например срещат се документи, увити в гланцова хартия, а не е трябвало да се заснемат в този вид, гланцовата хартия пречи на яснотата на текста. Тук-там се срещат документи, чийто текст е затъмнен, някои микрофилмирани текстове не се четат, въпреки че оригиналът е съвсем ясен, има документи номерирани небрежно или пък номерацията им е много бледа, така че на филма почти не се вижда. Поради това, че една част от заснетите фондове са с първична обработка и обложките на архивните единици са без заглавие, срещат се също заснети документи с нарушена хронология. Различните несъвършенства, независимо от обективните причини, на които се дължат, водят до нарушаване целостта на застрахователния фонд. От друга страна, създават се големи затруднения при използуването на позитивите, тъй като нерядко читателите прибягват при нас за помощ поради това, че не могат да използуват някои документи по горните причини. Нерядко са и случаите, когато сме принудени да им даваме оригиналните документи. Това особено пречи на пълното запазване на документите — ние не сме в състояние да спазваме едно от основните изисквания на застрахователния фонд, осигуряване на пълна консервация. Неясните текстове на документите върху позитивите са бели петна в застрахователния фонд. Не се прави периодична проверка на негативите. Оттук стигаме до извода, че съществува една несигурност у нас по отношение състоянието на застрахователния фонд по отношение на неговото опазване.

До този момент в ЦДИА са микрофилмирани 69 фонда. Проследявайки темпа на нарастване на застрахователния фонд от времето на неговото създаване досега, виждаме, че през последните години ритмично са подавани на фотолабораторията приблизително 450 000 документа. В сравнение с предишните години, темповете приблизително са се утроили. Благоприятно отражение даде техническото оборудване на фотолабораторията, в която снимачните апарати се увеличиха почти три пъти, нарасна чувствително и персоналът. Същевременно бройката на техническите кадри в ЦДИА остана същата. Тази диспропорция в работните сили често нарушаваше ритъма на работа. Не са редки случаите, когато от страна на фотолабораторията се предявяваха екстрени поръчки за подаване на фондове. От само себе си се разбира, че при такава експресна работа фондът не може да мине през подготвителен етап, което е причина да се произвежда некачествена продукция.

За да отговорим на основните изисквания и на ускорените темпове в изграждането на застрахователния фонд, необходимо е да бъде преустроена цялостната работа на научна основа. С други думи казано, трябва да се изгради комисия от специалисти, която да проучи и се произнесе върху остаряването на документите. Същевременно се вземат незабавни мерки за изясняване на текстовете им, за да не се губи информация за читателя.

Налага се да бъде проучен по-задълбочено въпросът за основните елементи на подбор и подготовка на документите за микрофилмиране, като строго се разграничават от тези на научно-техническата обработка.

Същевременно трябва да се разграничат функциите на служителите, изпълняващи тези видове дейности.

Необходима е постоянна комисия, която да извършва периодически проверки върху качеството на позитивите и условията за съхраняване на негативите. Време е да се пристъпи към изготвяне на двойни негативи, за да бъде запазена неприкосновеността на оригиналните документи.

Бележки

1. Е. В. Шорохов. За някои въпроси из теорията и практиката на микрофилмирането на документални материали. — Сп. Вопросы архивоведения, кн. 1, 1964.

2. Вж. кн. 2, 1962, сп. Въпроси архивоведение, кн. 1, 1964 същото списание.