Проблеми, свързани с внедряването на Единната държавна система за деловодство

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Димитър Спасов

Дизайн: Давид Нинов

София, 2015

В цялостното управление на нашето общество основателно се включват и проблемите по организацията на деловодната система. Тяхното значение съвсем ясно бе подчертано в Разпореждане № 186 от 29 април 1975 г. на Бюрото на Министерския съвет.

С разпореждане и със заповед № 2061 от 1975 г. на Държавния комитет за наука и технически прогрес беше утвърдена единна държавна система за деловодство в нашата страна.

С утвърждаването на единната система за деловодство бяха поставени на преден план изисквания да се спазва стриктно методологията в организирането работата на деловодствата във всички ведомства, учреждения, организации, които са валидни за цялата страна. Направиха се усилия българската деловодна система да започне интензивно да се уеднаквява с тази на съветската страна, където няколко години по-рано беше утвърдена и въведена Единната държавна система за деловодство (от 4. IX. 1973 г.).

Какво наложи разработването и внедряването на системата и у нас? И до създаването на Единната държавна система за деловодство работата в тази област се извършваше по определен ред. Натрупваха се, съхраняваха се огромен брой документи — основата за създаването на богато архивно наследство в нашата страна. Независимо от това в редица учреждения и организации на страната деловодството се осъществяваше по различни правила, които не решаваха и не решават и днес проблема на съвременно равнище. От проверките, които органите на Главно управление на архивите в нашата страна извършват (въз основа на чл. 7 от Закона за държавния архивен фонд) във ведомствата, учрежденията и организациите редовно се установяват слабости — лошо и несистемно водене на деловодството, липса на подготвени деловодители, създаване на различна по обем и по качество документация, непълни данни, загубени документи, документи, съставени на лоша хартия, написани с лошо химическо мастило, лошо съхранени, подредени в неподходящи помещения — изби, тавани, влажни и разкъртени помещения, дървени бараки. Органите на управлението се натъкват и на неприятния факт — унищожаване на документи без експертиза. Налице е, както се вижда, немарливост, недооценка на деловодната работа, и то главно от страна на някои ръководители. Тези неблагополучия резонират, сериозно се отразяват в работата по подбора на ценните документи и приемането им в Държавния архивен фонд, където те претърпяват научно-техническа обработка, за да се предоставят в помощ на историята, културата, науката, техническия прогрес или за потребностите на народното стопанство — именно в този последен етап те прерастват в ценно национално богатство.

С въвеждането на Единната държавна система за деловодство се цели недостатъците в организацията на деловодството да се отстранят, като работата на деловодителите се постави на пределно нови начала.

Немалко достойнства притежава Единната държавна система за деловодство. Чрез нея се въвежда определена организация на деловодните звена, конкретизират се техните функции, определя се пътят на движението и оформянето на документите от тяхното създаване до тяхното изпращане на адресанта, редът за разпределението и регистрацията на документите. Регламентира се редът за вътрешното движение на документите, като се определят сроковете и лицата, които ще работят по документите, по написването и размножаването им, по регистрацията и експедицията им. Съставена е и примерна програма за цялата деловодна дейност.

Благодарение на Единната държавна система за деловодство се типизираха и стандартизираха почти всички документи, създавани в процеса на управлението. За тази цел бяха утвърдени държавни стандарти, задължителни за цялата страна. С решаването на въпроса за типизацията и стандартизацията на документите се създават условия, те да се съставят и оформят правилно и пълно. Изключват се случаи с неграмотен текст, некачествено съдържание, допускано досега в това отношение.

Друго важно предимство на системата е, че с въвеждането на контролно-регистрационните карти се създава възможност да се контролира изпълнението на възложените задачи. Чрез контролната картотека могат да се следят сроковете и задачите по проблеми и изпълнители — нещо, което при досегашната практика се постигаше по-трудно.

Системата за деловодство създава условия за усъвършенствуването на управленската работа. А те от своя страна помагат за решаването на поставените задачи на ведомството, учреждението или организацията. Това още повече става необходимо при решаването на проблемите, свързани с автоматизацията на информационните системи. Включването на деловодната дейност в автоматизирана система на управление изисква решаването на редица допълнителни въпроси по създаването и опазването на документите, записани на специфичните носители на информация в автоматизираните системи за управление. Това ще стане необходимо в близко бъдеще и ще промени някои наши досегашни представи и решения.

С въвеждането на Единната държавна система за деловодство се усъвършенствува организацията на труда и процесите в деловодната работа на основата на въведените примерни трудови норми, нормативи и организационна техника. Установени са нормативи за оборудването в деловодните помещения. Създават се условия за въвеждане на единна система за регистрация, изисква се осигуряването на по-добри условия за охраната на документалното богатство.

Това са нови положителни решения в деловодството. Те допринасят ръководствата на учрежденията и организациите по-правилно в кадрово отношение да задоволяват тези звена с добре подготвени деловодители — отстранява се субективизмът при решаването на този въпрос.

А с утвърждаването на длъжността «архивист» от КТРЗ към МС и откриването на специалност «Архивистика» в СУ «Кл. Охридски» и в някои средни специални училища се създават добри условия за подготовката на подходящи кадри за архивното дело.

Посоченото не изчерпва достойнствата на Единната държавна система за деловодство. Въвеждането й означава етап в усъвършенствуване на цялостната система за социално управление в нашата страна.

Как обаче се пристъпва у нас към прилагането на Единната държавна система за деловодство, като имаме предвид нейните положителни страни и наличието на правителствени решения по този важен за страната проблем.

Въвеждането на Единната държавна система за деловодство в практиката трябваше да се извърши в основни линии на няколко етапа. Отначало се предвиждаше запознаването на министерствата, ведомствата, учрежденията и организациите с материалите по единната система. Трябваше да се създадат работни групи от специалисти във ведомствата и централните учреждения, които трябва да разработят програми, инструкции, номенклатури на делата и други документи, да вземат мерки за подготовката на кадри, да осигурят материална база за въвеждането на системата, като се започне от централните управления на ведомствата и се стигне до техните подразделения в третата категория. Според новата система се разрешава само на учрежденията и организациите от четвърта група да водят дневник от типа «Бома» (вместо установената в системата картотека).

През втория етап съгласно Разпореждане № 186 от 1975 г. във всички ведомства следваше не само да се започне работа по подготовката, но и същата да бъде внедрена до края на 1976 г. С разпореждането, както и в допълнително дадените правителствени нареждания, се задължаваха съответните ведомства да осигурят необходимата организационна техника и формуляри за цялостното внедряване на Единната държавна система за деловодство.

Досега обаче независимо от ясните и конкретни разпореждания все още ЕДСД като система с всичките й положителни достойнства все още не е внедрена във всички централни ведомства, а съвсем незадоволително и в техните поделения. От проучванията, които извършиха органите на Главно управление на архивите при Министерския съвет в страната, се установи, че ЕДСД е въведена напълно само в Министерството на вътрешната търговия и в част от неговите поделения — ДСО «Търговия на едро» и др., в Министерството на енергетиката, в ИСО «Химкомплект — Министерството на химическата промишленост, в Министерството на народната просвета, в Комитета по труда и работната заплата и др. В няколко министерства и ведомства има частична готовност за въвеждането на системата за деловодство — формирани са работни групи, утвърдени са номенклатури на делата, набавени са необходимите организационно-технически средства, формуляри, подготвят се кадри за въвеждането на ЕДСД — Министерство на външната търговия, Министерството на народното здраве, Министерството на електрификацията и електрониката, Министерството на леката промишленост и др.

Още по-неудовлетворителна е работата по внедряването на системата в държавните стопански организации — обединения, стопански комбинати и вътрешнотърговски организации, като в някои тя едва сега е започнала, а в други въобще не се прилага — очаква се нареждане от министерството. Не е започната работа по внедряването на ЕДСД въобще в предприятията и учрежденията от началните звена на управление. Слаба е работата по въвеждането на Единната държавна система за деловодство в Централния кооперативен съюз и неговите поделения. По-добре е подето организирането й в народните съвети.

В Окръжния народен съвет — Перник, системата е въведена и резултатите са много добри. Разработена е единна номенклатура на делата, валидна за всички окръжни народни съвети. Бихме казали, че правилно е осъзнат този сериозен въпрос във всички окръжни народни съвети, но все още не е подготвено въвеждането на системата в градските и селските народни съвети, с изключение на СГНС и районните народни съвети, което беше осъществено още през 1977 г.

Неудовлетворително е състоянието по внедряването на Единната държавна система за деловодство в цялата страна. Голямото закъснение в редица ведомства и в техните подразделения се дължи преди всичко на самите ръководители на тези ведомства, които все още не са взели достатъчно мерки за въвеждането на системата дори в самите свои централни управления. Обективните причини, сочени от тях, са липсата на организационна техника, подготвени кадри и финансови средства. Но те не са оправдание за сериозното забавяне на внедряването. Тези «обективни» трудности са преодолими. Необходима е по-голяма инициатива и упоритост при внедряването на единната система не само в централните ведомства, но и в техните поделения. Допуска се неоправдано забавяне в това отношение например в Министерството на строежите и строителните материали, в Министерството на леката промишленост и в редица други ведомства, които фактически отдавна имат готовност за внедряването на системата. ДСО «Изотпласмент» също забавя изпълнението на възложените му с разпореждането и с програмата задачи за осигуряване производството на необходимите бюра, тип ЕДСД и шкафове по определената номенклатура за цялата страна.

За осигуряване изпълнението на разпореждането на Министерския съвет и за пълното въвеждане на Единната държавна система за деловодство оказват помощ и органите на Комитета по ЕССИ и Главно управление на архивите при Министерския съвет, но първопричината за незадоволителното състояние по отношение на действуването на единния деловоден метод е може би недостатъчният контрол.

Против мудното въвеждане на системата в цялата страна, това важно правителствено мероприятие, така необходимо за усъвършенствуването на социалното управление, се налага да се вземат решителни мерки. Да се извършат проверки от компетентните държавни органи и се предложат ефикасни мерки, да се потърси отговорност от онези, които не изпълняват разпореждането. Наложително е да бъде осигурено пълното внедряване на Единната държавна система за деловодство. Тя ще допринесе за усъвършенствуването на социалното управление в нашата страна.