Архивите и професионалното образование по apxивистика в мрежовото общество

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Андриана Нейкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2014

Предмет на настоящата разработка са въпросите, по които международната архивна общност се стреми да обедини усилията и интелектуалния си потенциал, за да постигне цялостна дигитализация на традиционните информационни ресурси на архивите — документи и архивни справочници, в условията на новата информационно-технологична парадигма в мрежовото общество. От стратегическо значение за развитието на съвременния архивен отрасъл са и въпросите, свързани с документалния и архивния мениджмънт на електронните документи (е-документи) в публичния сектор, които подобно на традиционните документи на хартиен носител също са средство за управление, основен информационен източник и исторически извор.

Целта е да бъде направено разграничение между извършващата се дигитализация в историческите архиви и архивирането на съвременните електронни документи. Управлението на тези документи и бази данни също предполага тяхното комплектуване и концентриране с течение на времето евентуално във функциониращ електронен архив. На практика обаче архивирането им у нас се осигурява само на учрежденско равнище, а до 2021 г., по регламент, е задължение на отделните фондообразуватели на държавните ни архиви.

Очевидно е, че с разпространението на информационно-комуникационните технологии съществено се променя социалната роля на архивите, а също и мисията на архивистите специалисти, както и обществените очаквания към професионалното архивно образование и самата професия «архивист». От своята поява досега архивите осигуряват опазването на най-ценните от историческа гледна точка документални свидетелства и защитата на неотменните права във всяко общество, което е основното им предназначение. Във времето на електронната информация традиционният модел на историческите архиви логично се променя от стационарен в комуникационен. Утвърдените стратегии, регулации и рамкови програми на Европейския съюз относно развитието на архивния отрасъл също са съобразени с новото поколение комуникации, насочени към интерактивно и всеобхватно взаимодействие с потребителите на архивна информация. В резултат услугите, предоставяни на гражданите, се приближават все повече към съобщителния и нематериален вид услуги — характерни за съвременните комуникации. Участвайки в осъществяване правото на информация на всеки гражданин, националните исторически архиви, които са част от държавната администрация, се превръщат в активен медиатор и основен комуникационен център в публичното пространство. Ето защо в глобален мащаб целенасочено се работи по дигитализацията на информационните ресурси на историческите архиви. Особено впечатляващи са мащабите, темповете и резултатите от извършващата се дигитализация на публичните архивни ресурси в САЩ, Австралия, Великобритания, Франция, Русия, Унгария и др. При откриването на 11 февруари 2013 г. на новото архивно отделение в Пиерфит-сюр-Сен (Pierrefitte-sur-Seine), президентът на Франция Франсоа Оланд отбеляза, че са създадени изключителни условия за работа на историците и обществеността, а целта е: «Да осигурим бъдещето на нашата памет». На този етап Франция разполага с 300 млн. листа сканирани документи, които са достъпни в интернет и демонстрират реален технологичен прогрес, а това позволява да бъдат съхранени най-значимите следи на настоящето време с обединените усилия на всички заинтересувани държавни институции.

Подобни резултати са постижими, когато има ясна национална стратегия и се провежда системна политика в тази насока. В отделните държави с пазарно стопанство документите, независимо от техния формат, като обект на архивиране са частни и държавни. Ето защо от правна гледна точка определящи за юридическата им сила и грижите за тяхното архивиране е установеното в съответното архивно законодателство разграничение, а именно: в какво качество е действал авторът им — на частно лице или на официално оторизиран представител или орган на държавата.

Благоприятен фактор за технологичната трансформация на класическите исторически архиви в Европейския съюз с помощта на новите информационно-комуникационни технологии са стратегиите, регулациите, политиките и приоритетите за разширяване на архивното сътрудничество, утвърдени на институционално и експертно равнище в общността(1). Това сътрудничество обхваща както интегрирането на информационните им ресурси в единното европейско архивно пространство, така и управлението на съвременните електронни документи в публичния сектор, включително и архивирането им.

В резултат от предприетото структурно преобразуване на архивната информация достъпът до отделните национални архиви вече се осигурява чрез общоевропейския архивен портал АРЕх, наследник на предходния APEnet. Държавите в ЕС имат и уеббазирани архивни портали с достъп до хранилищата си. Някои от тях разполагат и с Национален регистър на документалните комплекси, концентрирани в архивите, библиотеките и музеите им. Освен това, през периода 2011–2015 г. се извършва дигитализация на културното и историческото наследство на държавите членки на Европейския съюз, в това число и на Република България. Проектът се финансира и координира в рамките на стратегическия план на EUROPEANA (ЕВРОПЕАНА)(2). Крайната цел е създаването на Единна цифрова библиотека за дигиталното съдържание на институтите на колективната историческа памет в границите на ЕС.

Модернизацията на съвременния архивен отрасъл е обвързана и с политиките по създаването на е-правителство, включително и у нас, въпреки че този дългогодишен, но все още неосъществен проект, предизвиква вече открито недоверие от страна на българските граждани. Известно е обаче, че именно е-правителство предоставя по електронен път качествени, икономически ефективни и леснодостъпни административни услуги на гражданите и бизнеса в съответната държава. По този начин им се осигуряват съвременни технологични възможности за пряко участие в държавното управление, като условие за прозрачно и ефективно функциониране на държавната администрация в съответствие с регулациите и практиките на Европейския съюз.

На този етап достъпът до държавните архиви се осъществява чрез институционалния портал на Държавна агенция «Архиви», оторизирана да провежда официалната политика в архивния ни отрасъл.

Според най-новите официални данни, в световен мащаб съотношението при използване на информация от хартиени документи спрямо съответните електронни носители в сферата на управлението и социалните дейности е 80/20. Прогнозите са, че само след 5 години това съотношение ще стане диаметрално противоположно. А според специалистите по маркетинг, темповете на техническия прогрес и пазарните закони изискват от IT-създателите на иновации в разглежданата област за много кратко време (в рамките на около 3 години) да завоюват своята пазарна ниша, да си осигурят максимални печалби и евентуално да отстъпят мястото си на следващия, който през това време се е подготвил да ги измести с подобрен продукт.

Това означава, че очевидно наближава моментът, когато националните архивни институции ще трябва да прекратят комплектуването на традиционните текстови документи на хартия и да осигурят дълготрайно съхранение на съвременните електронни документи и бази данни. Очакваният преход обаче ще бъде възможен само за държавите, които имат необходимия технологичен и кадрови потенциал, а също и адекватна политика за управление на електронната информация с оглед очакванията на гражданите, да е достъпна и пригодена за използване от всяка точка, независимо къде се намират те в дадения момент. Следователно посочените промени изискват иновационни методи за обмен на информация и обучение с помощта на съществуващите социални мрежи, включително и тези на институтите на паметта — архиви, библиотеки и музеи. Създаваните трансгранични компютърни архивни мрежи на практика обвързват потребителите им от целия свят.

Най-важният вътрешен фактор в този непрекъснат процес са постиженията на теоретичната архивистика като сложно интегрално познание. От външните фактори с най-голямо значение за развитието на националните архивни институции са регулиращата функция на дадената държава, научно-технологичният потенциал на обществото, стратегиите, регулациите и политиката на международната общност по опазването и използването на архивното наследство.

В случая задължение на държавата е своевременно да балансира в архивното законодателство динамично променящите се взаимоотношения между обществения и частния сектор. Достъпът до информация предполага защита на интересите на гражданите, на частните юридически лица и на самата държава, заедно с интересите на европейската общност, чийто член от 1. 01. 2007 г, е и Република България. Ето защо повечето национални архиви в ЕС се съобразяват с регулационните рамки за управление на е-документи в публичния сектор и се стремят да се прилагат на практика общоприетите международни технически и професионални стандарти. Интересите на потребителите на пазара за софтуерни продукти (програми за автоматизирани системи за деловодство, електронен документооборот и електронни архиви) досега насочваха IT-специалистите към разработването на продукти, предназначени само за отделни архивни процеси и дейности. Най-често въпросите на архивирането на учрежденско равнище и с историческа цел, респ. създаването и функционирането на електронни архиви, досега се възприемаха като бъдеща задача. Мотивите са, че няма достатъчно интерес от частния потребител, а в публичния държавен сектор е много трудно да се лицензира подобен софтуер.

Българската нормативна уредба, свързана с е-документи, започва да се синхронизира с европейските регулации още с приемането на Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП) на 7. 10. 2001 г.(3) Определението за е-документ в новия вариант на Методическия кодекс на държавните архиви (2013) е: «електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, от който може да бъде възпроизвеждано. Писмената форма се смята за спазена, ако е съставен е-документ във вид на цифров файл и съдържанието може да бъде използвано в електронен вид и/или възпроизведено върху дисплей, хартия или друга среда на разпространение»(4). А «електронно изявление» е: «словесно изявление, представено в цифрова форма чрез общоприет стандарт за преобразуване, разчитане и визуално представяне на информацията. Електронното изявление може да съдържа и несловесна информация»(5).

Въпреки посочените затруднения, водеща роля за извършващата се дигитализация на информационните ресурси на архивните институции имат международните информационни архивни стандарти за описание и съответните ISO-стандарти. Така е и във всяка друга професия, доколкото стандартите отразяват основните й знания, необходими за нейното функциониране, и определящи нейния обществен престиж. Ето защо стандартизацията и стандартите винаги се подкрепят от страна на заинтересуваните производители и търговци, които предлагат и продават своите продукти в цял свят.

Благодарение на постиженията в областта на международната стандартизация, понастоящем архивистите на практика могат да използват и данни от други информационни системи, сред които на библиотеките, музеите, администрацията в публичния и частния сектор, както и единици на описание, в които са текстови или графични материали. Условието е архивите да адаптират своите регламенти за обработването и съхраняването на документация въз основа на прилаганите от тях технически и професионални стандарти. Трябва обаче да се съхрани специфичната йерархична систематизация, регистрация и описание на архивните фондове, архивните единици и документите в състава на Националния архивен фонд. Всеки друг подход би създал като краен продукт някакъв вид «документално издание» или специализиран документален модул, най-често обозначаван като «архив», който се включва в даден институционален сайт. Напоследък този модел масово се разпространява, благодарение на различните тематични проекти, които са повод за създаването им. Въпросните проекти са насочени към издирване, проучване, дигитализация и популяризиране само на определени документални свидетелства, книги, музейни експонати и др. За разлика от тях, философията на стратегическия план на общоевропейския проект ЕВРОПЕАНА е обвързана със създаването на дигитален еквивалент на разнообразното културно и историческо наследство на държавите членки на ЕС.

Независимо от постигнатите обнадеждаващи резултати във връзка с разработването на съвременните международни информационни стандарти, експертите в ЕС предупреждават, че осъществяването на съответната стандартизация ще бъде един продължителен процес, съпроводен със затруднения.

Както е известно, работата по стандартите за архивно описание стартира още в края на 80–те години на миналия век във връзка с потребността и стремежа за обмен първоначално само на справочна, т. е. описателна информация между архивите за различните хранилища и фондовете в тях. Съответната информация се съдържа в посочените архивни справочници под формата на определени описателни данни(6).

Най-важният професионален стандарт от тази група, проектиран и утвърден по инициатива на Международния съвет на архивите, е International Standard on Archival Description (Ceneral) — ISAD (G) — Международен стандарт за архивно описание (Г). Неговата поява не е случайна. Дигиталният обмен на описателна архивна информация или на самите документални свидетелства изисква използването на общи формати. При създаваните електронни бази данни обаче, а също и при електронния формат архиви, трябва да се запазва редът от вътрешни взаимовръзки в рамките на архивните фондове, както и в различните видове архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и др.

ISAD(G) всъщност е първият международен професионален стандарт за обмен на описателни данни между различни архивни системи, без значение вида или обхвата на единицата, която е описана. Стандартът се отнася за описанието на архивни фондове след осъществяване на процесите експертиза и систематизация. Това означава, че се прилага към документите, определени за постоянно съхранение, които на практика са идентифицирани.

Описанието на различните архивни единици се реализира чрез съчетаване на 26 елемента. Те са определени въз основа на правилата за архивно описание предимно на Великобритания, Канада и САЩ. В резултат се осигурява унифициране на структурата на дадената архивна единица и съответната база данни. Крайният продукт на описанието е архивният опис, а отделните описателни данни се разполагат в таблици, които се свързват в зависимост от търсената информация.

През 1995 г. Комисията по описателни стандарти завършва още един проект на международен стандарт: Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR (CPF) — Международен стандарт за документи на правителството, корпоративните органи, лицата и семействата. Първото му издание е през 1996 г., а препоръките за неговото приложение са да бъде използван едновременно с ISAD(G). Подобрената версия на ISAAR (CPF) е представена на Международния конгрес на архивите през 2004 г. във Виена.

Стандартът обхваща описването на създателите на архивните фондове, като осигурява регистрирането на функциите, а също и разнообразна контекстуална информация за съответния фондообразувател — правителствени и корпоративни органи, личности, семейства. За целта описанието на всяка архивна единица се свързва с описанието на създателя/автора. По този начин се идентифицират фондообразувателите, както и всяка тяхна структура, заедно с отговорностите и функциите, породили създаването на документите.

Водеща роля за стандартизацията в съвременните архиви имат също и някои професионални национални стандарти, възприети впоследствие и в други страни, което дава основание да бъдат утвърдени и като международни стандарти. Такъв е случаят с първия интернет стандарт в архивната област: Encoded Archival Description (ЕAD) — Кодирано архивно описание, подготвен през 1990 г. от работна група на Society of American Archivists (SAA) — Общество на американските архивисти.

В случая е интересно, че стандартът се основава на използваните от библиотекарите MARC-формати, разработени за унификация на библиографски описания. При тях за всяка информационна единица се създава отделен запис с възможност за отразяване на съществуващите връзки между съответните единици и записи (описания). Първоначално тези описания са непригодни за описването на йерархичните структури, в каквито са разположени описателните единици в архивите. С развитието на МАRС-форматите обаче този проблем постепенно се преодолява благодарение на съвместните усилия на архивисти и библиотекари в САЩ. Те създават усъвършенстван MARC-формат за архивни и ръкописни колекции: MARC Format for Archival and Manuscripts Control (АМС). Заслугата за постигнатия успех е на Обществото на американските архивисти, а също и на Research Libraries Group (RLC) — Групата на научните библиотеки.

Стандартът EAD, като хипертекстова база от данни, е предназначен да унифицира начина, по който се представя информацията от различните архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и други, но вече в интернет среда. В нея се осъществява свободна навигация сред описанията чрез осигуряване на възможност за свързване на хипертекстове, а оттук — за разширено придвижване сред текстовете, без ограниченията при работата с физически единици, каквито са книжните формати. Докато съдържанието на хартиените издания показва само страницата на описаната единица, онлайн представянето може да се придвижи директно върху нея. Целта е да се съхранят йерархичните връзки, характерни за архивните фондове, заедно с йерархичното описание на фондовете в съответствие с принципите на ISAD (G).

Стандартът се използва за представяне хранилищата на националните архиви във Франция, Испания, Холандия, Германия и други, както и на отделни национални портали, като «интернет-формат» за вътрешен обмен. Специално архивните пътеводители по принцип могат да предложат и възможности за търсене на цялата информация от всички архиви. Ето защо той се препоръчва като подходящ формат за обмен в Европейския архивен портал (АРЕх).

Трябва да поясним, че действащата нормативно-методическа уредба в архивната област на практика осигурява комплектуването на архивите с документи, без да се допуска смесване на документи в даден фонд от различни фондообразуватели. Тя регламентира и гарантира извършената систематизация на документите в архивния фонд, която най-пълно отговаря на организацията на административния орган-фондообразувател. Всяка една от унифицираните процедури във връзка с основните архивни процеси и дейности включва задължителните описателни данни, които в общи линии се съдържат и в представените международни стандарти за архивно описание.

Съвременното електронно управление, електронните документи и бази данни, както и необходимостта от дигитализация на концентрираните в историческите архиви, библиотеки и музеи традиционни документални свидетелства и архивни справочници, са сериозно професионално предизвикателство и за българските архивисти. Във връзка с управлението на Националния архивен фонд в цитирания Методически кодекс (2013) е отбелязано, че Държавна агенция Архиви «...създава и поддържа Регистър на НАФ в електронен формат и поддържа Информационна система на държавните архиви (ИСДА); проучва, анализира и организира внедряването на съвременните постижения в областта на дигитализацията, реставрацията, консервацията и микрофилмирането на архивни документи»(7).

У нас обаче има някои различия в сравнение с европейските практики. Въпреки че още през 2001 г. специално във връзка с електронните документи, като обект на архивиране, е направено допълнение към тогавашния Закон за Държавния архивен фонд (от 2007 г. Закон за Националния архивен фонд)(8), което е детайлизирано и в съответната Наредба за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (2009)(9). По-конкретно, държавните институции, бюджетните организации и общините, в качеството им на фондообразубатели на държавните архиви, се задължават да съхраняват документите си върху технически носители, в това число и върху магнитни носители, за срок от 20 години след създаването им. А управлението и достъпът до електронните документи и бази данни, използвани и архивирани на учрежденско равнище, се регламентират чрез споменатия Закон за електронния документ и електронния подпис (2001); Закон за електронното управление (2007)(10); Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите (2008)(11); Наредба за електронните административни услуги (2008)(12); Наредба за общите изисквания за оперативна съвместимост и информационна сигурност (2008)(13); Наредба за изискванията към единната среда за обмен на електронни документи (2008)(14); Наредба за регистрите на информационните обекти и електронните услуги (2008)(15).

Важна крачка са и разработените изисквания от страна на държавните архиви, съдържащи се в посочения Свитък VI на новия вариант на Методическия кодекс (2013) на държавните архиви, който обхваща основните процеси и дейности, свързани с целия жизнен цикъл на е-документи(16). Остава само същите регламенти да бъдат включени в Закона за НАФ и съответните наредби към него, за да се превърнат в задължителна норма за всички фондообразубатели на държавните ни архиви. Засега те нямат и практика по системното попълване на НАФ с исторически ценни съвременни електронни документи. Както отбелязахме, според определените в архивния закон (2001) срокове за задължително учрежденско съхранение на е-документи, тяхното комплектуване от държавните архиви би трябвало да започне през 2021 г.

Междувременно, за учебни цели в рамките на специалност Архивистика и документалистика в Историческия факултет на Софийския университет «Св. Климент Охридски» и на базата на представените информационни архивни стандарти, беше разработен модел на обекторелационна база данни, респ. електронен архив(17). Той обхваща целия жизнен цикъл на документите на даден фондообразувател, както и използването им в електронен формат с помощта на сканирани изображения на учрежденско равнище или в историческите архиви. Учебната база данни от няколко години е в режим на тестване и получените резултати са обнадеждаващи. Една такава база данни позволява да се проектира и трансферира всяко постъпление в хранилището като брой архивни единици и видове документи въз основа на индивидуалната номенклатура на даден фондообразувател. Тази опция има изключително важно значение за организирането на функциониращ електронен архив на учрежденско равнище или с историческа цел. Много важно е, че предварително могат да се проектират необходимите хранилища на съответните архиви с оглед разходите по обзавеждането и поддържането им, независимо от форматите на документите.

Също във връзка с потребностите на университетското професионално обучение по aрхивистика, осъществявано в специалността, през 2010 г. е създадена първата отраслова Електронна библиотека по архивистика и документалистика с обем повече от 40 000 страници, която продължава системно да се попълва(18). Библиотеката, която е уеббазирана, успешно демонстрира възможностите на информационните технически и професионални стандарти в архивната област, като допринася за модернизацията на учебния процес, осигурявайки необходимите ресурси и на бъдещото дистанционно обучение по архивистика с всички съвременни професионални профили(19). Доказателство cа нейните читатели, които са не само от страната, но и от Германия, Чехия, Русия, Украйна, Гърция, Сърбия и др.

Бележки

1. Доклад за архивите в разширения Европейски съюз — Разширяване на архивното сътрудничество в Европа, план за действие. Разработен от Групата на националните експерти в областта на архивите на страните членки на ЕС, от институциите и органите на ЕС, по искане на Съвета на Европейския съюз. 2005, 102 с. В: Електронна библиотека по архивистика и документалистика [онлайн]. Достъпно от: <http:// eiectronic-library.org/content/index.php>.

2. Тедоракова, М. Международна конференция «Българският прочит на докладите «Новият Ренесанс» на Комитета на мъдреците и стратегическият план ЕВРОПЕАНА 2011–2015. В: Арх. преглед, 2011, № 1, с. 16–17.

3. Обн. В: Държ. вестник, № 36, 2001, в сила от 7. 10. 2001.

4. Методически кодекс. Свит. 6. Електронни документи. ДА «Архиви». 2. прераб. и доп. изд. София, 2013, с. 11.

5. Пак там, с. 11.

6. Нейкова, А. Стандартизация и стандарти в архивната работа и обучението по архивистика. В: Традиции и приемственост. 50 години полувисше и висше образование в Източните Родопи. Т. 1. История. В. Търново, Фабер. 2011, с. 231–247.

7. Методически кодекс. Свит. 1. Управление и организация на Националния архивен фонд и архивната мрежа. ДА «Архиви». 2. прераб. и доп. изд. София, 2013, с. 61.; Свит. 6. Електронни документи, с. 33–52.

8. Обн. В: Държ. вестник, № 57, 2007; изм. Държ. вестник, № 10, 2010; изм., Държ. весmник, № 38, 2012.

9. Обн. В: Държ. вестник, №. 17, 2009; изм., Държ. вестник, № 8, 2012.

10. Обн. В: Държ. вестник, № 46, 2007; изм. и доп., № 82, 2009.

11. Обн. В: Държ. вестник, № 48, 2008; изм., Държ. вестник, № 58, 2010; изм. Държ. вестник, № 102, 2010; изм. Държ. вестник, № 47, 2011; изм. Държ. вестник, № 106, 2011; изм. Държ. вестник, № 21, 2012; изм. Държ. вестник, № 49, 2012.

12. Обн. В: Държ. вестник, № 48, 2008; изм. № 42, 2009; изм., № 102, 2010.

13. Обн. В: Държ. вестник, № 101, 2008; изм. № 102, 2010.

14. Обн В: Държ. вестник, № 62, 2008; изм. № 58, 2010.

15. Обн. В: Държ. вестник, № 48, 2008; изм. № 58, № 102, 2010.

16. Методически кодекс. Свит. 6. Електронни документи. ДА «Архиви». 2. прераб. и доп. изд. София, 2013, с. 9–32.

17. Нинов, Д. Модел на база данни за управление на учрежденски архив, съхраняващ аудио-визуални документи и такива на хартиен носител. В: Университетски четения по архивистика. Т. 2. 60 години Българска университетска архивистика и 10 години специалност «Архивистика и документалистика» в СУ «Св. Климент Охридски». София, 2013, с. 112–121.

18. Достъпна от: <http://electronic-library.org/content/index.php>.

19. Нинов, Д. Три години и половина «Електронна библиотека по архивистика и документалистика» — опит за равносметка. В: Университетски четения по архивистика. Т. 2. 60 години Българска университетска..., с. 250–253.