Информационно-търсеща система на колекциите от копия на документи(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Лайош Кьорменди

Дизайн: Давид Нинов

София, 2014

През последното десетилетие за наша радост нарасна броят на архивните лаборатории за микрофилмиране и рязко се увеличиха кадрите, които се съхраняват в микрофилмовите колекции. В повечето архиви колекциите от копия на документи вече са достигнали или в близко бъдеще ще достигнат критичния си обем, когато колекцията преди всичко поради своята специфика и поради вътрешните си закони «започва да води самостоятелен живот» и на нея повече не може да се гледа като на едно второстепенно средство, което на места допълва или пък замества (застраховка на документите) оригиналния документален фонд. Критичният обем означава, че нарастването, дори съхраняването и използуваемостта на колекцията имат строги условия. Тези условия обхващат съвкупността от задачи, свързани с микрофилмите, като се започне от създаването на дългосрочна концепция за микрофилмиране, мине се през техническите изисквания, които се спазват при изготвянето на микрофилмите, и се стигне чак до създаването на подходяща система за регистрация и се създаде научно-справочен апарат, т. е. информационно-търсеща система. Само така е възможно бързо и сигурно да се идентифицира търсеният документ.

В случай на по-голям брой копия всяка институция се нуждае от една логично изградена информационно-търсеща система — та нали в първата фаза на проучването изследователят желае да разбере намира ли се сред микрофилмите търсеният документ. Копията са репродукции на оригинални документи — «вторични документи». Те трябва да запазят не само външния облик на оригиналите, но и техния порядък, сигнатура, а следователно и връзката им, мястото им спрямо другите документи. Това изискване е валидно за всеки микрофилм, независимо дали са заснети собствени документи или документи на друго учреждение; оригиналната сигнатура се запазва даже и при копията-заместители, когато след копирането оригиналът се унищожава. Оттук произлиза двойствеността на информационно-търсещата система на копията: от една страна, тя трябва да запази оригиналната структура на документите, от друга страна (всъщност става дума за една самостоятелна колекция), тя се изгражда по своя логика, според вътрешните си закони и трябва да притежава и собствена сигнатурна система.

В информационно-търсещата система на копията се разграничават две части. Едната е здраво свързана със структурата на оригиналните документи, с техния сигнатурен и справочен апарат; нея можем да наречем архивна справочна система. Другата вече се отнася изключително до копията и я наричаме хранилищна справочна система.

Архивна справочна система

Когато създаваме колекция от копия, още от самото начало трябва да се стремим порядъкът на оригиналните документи винаги да изпъква. Разбира се, това не означава, че например микрофилмите трябва постоянно да се пренареждат, когато фондът се обогатява — това е възможно да се осъществи най-вече при микрофишовете или при плоските филми, но и тук е под въпрос дали изобщо си заслужава, а и регистърът е нужно да се оформи така, че порядъкът на архивите(2), фондовете и описите винаги да е в съответствие с оригиналния ред. Картотечната система или компютърният регистър изглеждат най-приложими, защото при тях винаги е възможно прирастът да се нагоди към съответното място, а и променящите се данни се завеждат без трудности.

Основното изискване на издирвателната система е единството. То не винаги се осъществява дори в рамките на една страна, а в случай на чуждестранни архивни документи е характерна хетерогенност; и така структурата на архивните документи може да се отличава съществено. Необходимо е да се намери онази компромисна точка, където оригиналната структура на архивните документи все още не е накърнена, но вече се нагажда към нашата система — трудна, но осъществима задача.

Еднородността на колекцията е застрашена не само ако са различни архивните характеристики на групите документи, които произхождат от различни места, но и ако подборите са твърде много и са осъществени въз основа на различни гледни точки; тогава те може да объркат системата за търсене даже и в случай на прецизен регистър. Подробно микрофилмиране има, когато се филмира не цяла архивна единица, а само отделни нейни части. Това не означава, че селективното заснимане няма право на съществуване. За един окръжен архив би било безсмислено да копира например целия документален фонд на дадено министерство; всъщност неговата сфера на комплектуване се разпростира само в границите на окръга. Проблемът е с т. нар. тематични подбори, по-точно тогава, когато те не са планирани, обмислени, а са подготвени, като са взети предвид моментни задачи. Тогава, тъй като тематиката на селекцията е била твърде тясна, в архивната единица остават още много документи, които заслужават да бъдат заснети. Тесният тематичен кръг задоволява само малко изследователи; ето защо след известно време по необходимост се появяват други изследователи с друга тематика и в най-лошия случай се правят нови подбори от същата единица. В този случай почти закономерни са припокриванията и ако например от даден опис в различно време се изготвят 4–5 подбора въз основа на различни гледни точки, тогава е много трудно да се установи какво от оригиналните документи е копирано и какво не е. Всичко това може да се избегне, ако при правенето на репрографската политика, т. е. при дългосрочното планиране, си поставим определена ясна цел и ако осъществяването й е последователно; тогава един от основните резултати ще бъде единството, а в крайна сметка най-много ще спечели изследователят.

В традиционния случай, т. е. в картотеката по възможност в отделните картони трябва да се описват архивни единици и се препоръчва върху тях да бъдат отбелязани всички онези архивни равнища, които показват към каква по-голяма архивна единица (фонд, фондова група и пр.) принадлежи въпросният подфонд. Естествено трябва да участвува и оригиналният номер на а. е., ако има такъв, както и другите данни — година, обем (номер на кадъра), идентификационният номер на; копието (сигнатура на хранилището) и пр. Даден картон е постоянен, когато се нанася всяко принадлежащо към фонда увеличаване или намаляване на копията, така че да се отчита ежедневно.

Що се отнася до учрежденски документи, то там картоните трябва да се подреждат по реда, уточнен във фондовия опис на архива — хранител на оригиналите. Естествено цялата система става по-сложна, ако колекцията се състои от копия, които произхождат от повече архиви, особено ако сред тях има и много с чуждестранен произход. Тогава е целесъобразно картоните да се подреждат в азбучен ред по страни, а вътре в тях — по географски единици (област, град) или по типове институции (централни архиви, окръжни архиви, градски архиви, библиотеки и др.). За по-голяма яснота досега говорихме винаги за а. е., което не означава, че картоните трябва винаги да са на това равнище.

Картотечната система е идеално традиционно средство, но само нейното наличие и използуването й е придружено с опасности. Почти е закономерно отделните картони да се изгубват и разбъркват и ако разчитаме единствено на нея, тогава има голяма вероятност с всеки изгубен картон да изгубим и копията (а техният брой може да бъде стотици хиляди), които са отбелязани на картона. Затова от гледна точка на сигурността си струва от време на време да се отбелязва (напр. във филмотечен фондови опис) състоянието на картоните, с чиято помощ могат да се преодолеят грешките и липсите в регистрационната система.

Справочната система, която отразява порядъка на оригиналните архивни единици, е главното условие да интегрираме в нашата система справочниците, изготвени за оригиналните документи. Ако чрез нея е възможно въз основа на оригиналната им сигнатура да се идентифицират напълно с копираните документи, то тогава всеки индекс, реперториум, тематичен каталог, изготвен за материала на първоначалния архив, може да се използува при изследването, а това не е малко предимство!

Естествено анализираната по-горе система за търсене не задоволява всеки архив. Особено онези институции, които създават авторитетна колекция от копия, отнасяща се до дадена тематика, например до някакво значително историческо събитие. (Тук могат да се приведат по-скоро чуждестранни примери: такъв е например ерусалимският Yad Vashem Archives, който събира документи изключително за преследванията на евреите.) Колкото е по-тясна тематиката, толкова по-малка е възможността да се опираме на каталозите на оригиналните документи, които са изготвени за общи нужди и които по тази причина съдържат малко сведения за специалната тема. Затова е необходимо те самите да изготвят тематични каталози, индекси, естествено при наличието на дискутираната по-горе картотека.

В сравнение с картотечната система компютърната разработка е много по-добра — данните не се губят, не се разбъркват както в каталога, могат да се изискват от машината, групирани по желание (разбира се, ако е налице съответната програма), и също се отчитат ежедневно. Въпреки това автоматизирането трябва добре да се обмисли. Да се закупи специален микро или персонален компютър за нуждите на колекция от копия си заслужава само в случай, че колекцията е много голяма и/или има твърде амбициозна информационно-търсеща програма. При повечето архиви много по-лесно проходим е пътят, когато се прилага компютър, използуван от институцията и за други цели. Не трябва на всяка цена да се насилва автоматизирането на цялата търсеща система. Без съмнение струва си като първа крачка да се качат на компютър картоните на а. е., защото те постоянно се променят (да предположим, че става дума за една нарастваща колекция); после според най-важната изследователска гледна точка могат да се изготвят тематични каталози, индекси.

Това, което се отнася за учрежденските архивни документи, обикновено е валидно в повишена степен и за колекцията от копия. Общоизвестно е, че компютърната разработка на данните от архивни документи е по-трудна от обикновената, защото те са хетерогенни и много трудно е да бъдат стандартизирани. Колекциите от копия (с изключение, когато комплектуването се осъществява въз основа на тясна тематика или ако се ограничават изключително върху домашни документи), както вече стана дума по-горе, сa още по-разнообразни. Затова автоматизирането им изисква още по-строга стандартизация.

При машинната разработка на данните трябва да се разграничават две категории. Естествено и в двата случая съответните данни се влагат в компютър, разликата е в издирването. При т. нар. по-просто разрешение компютърът посочва къде се намира търсеният документ, документална група, каква е сигнатурата му, но изискването на желания(ите) кадър(дри) вече се осъществява по традиционния начин, мануално. При такова автоматизиране на данните съществуващата колекция може да се използува без техническо преустройство; промяна (вярно е, че става дума за значителна промяна) има само дотолкова, доколкото оттам нататък на машината се подава складовата сигнатура на копието и евентуално номерът на кадъра.

При по-развитата, т. нар. система CAR (издирвателна система, подпомогната от Computer Assisted Retriyal System) изискването на въпросните кадри (става дума само за микрофилми) се извършва от компютъра, по-точно от читателския апарат, който е свързан с него. Тук техническите изисквания са строги — в системата могат да се включат само филми, които са изготвени със специална камера. От една страна, камерата трябва да предава импулси на свързания с нея компютър, които той разбира и регистрира; от друга страна, тя трябва да заснеме на филма такива знаци, с чиято помощ — «отчитане» по време на автоматизираното издирване, машината открива търсения кадър. Тези символи, т. нар. блипове (точки) са показани в долната част на кадъра и различната им големина представлява различно ниво от данни. Например най-малката по големина точка може да се открие под всеки кадър, следователно представя това равнище. Точките със средна големина се виждат само под началния кадър на деловодните документи, докато най-големите точки са заснети на филма в първите кадри на документалните пакети, следователно означават това равнище.

Хранилищна справочна система

Всъщност хранилищната справочна система е част от архивната. Отделяните копия (филмова ролка, фиш, увеличение и др.) трябва да се снабдяват със знак, номер за идентификация; след идентифицирането, което се осъществява с помощта на архивната търсеща система, ако изследователят иска да проучва репродукцията, трябва да напише този номер върху заемната бележка. Именно така мога да се открият в хранилището въпросните копия.

Хранилищната справочна система за търсене е разнообразна:

— Копия без специална сигнатура. Те се срещат тогава, когато върху кутиите с ролки се изписва само сигнатурата на оригиналните документи и въз основа на това филмите се търсят, като в каталога на оригиналните документи (напр. в реперториумите) се означава за кои от тях има на разположение филми (напр. до филмираните пакети се изписва буквата «F»). Тази е възможно най-простата система, противоположно на приложението й, което изисква строги условия. На първо място редът, в който се съхраняват филмите, трябва точно да съвпада с този на оригиналните документи. (Това означава, че в случай на увеличаване, ако новият филм не попадне в края на редицата, колекцията ще трябва да се пренареди.) От друга страна, не може да се заснема подборно, защото веднага ще настъпи объркване. От трета страна, дадена филмова ролка трябва да бъде по възможност еднаква с участвуващата в каталога по-малка архивна (напр. поредица или партида) или хранилищна единица (напр. пакет), в противен случай търсенето много се затруднява. Ясно е, че става дума за много тромава система, чието прилагане е приемливо най-вече при малки микрофилмови колекции.

— Копия със знак за поредицата. Този знак може да бъде комбинация от буква-число или число-число. Отделните номера на поредиците представляват документи от един и същи тип; т. напр. филмовите ролки с означение «О» 1 включват съдебни документи, а филмите с номер на поредицата «W» 1 отговарят на копията от австрийски архивни документи. Макар че една такава система помага да се ориентираш, тя има повече недостатъци, отколкото предимства, най-вече защото се прахосва място в хранилищата — в края на «поредиците» трябва да се оставя запас от място, тъй като те не са завършени.

— Общо преброени копия. Те се считат за най-рационални; всъщност поредицата е открита само на едно място, затова хранилището се използува пестеливо, а от друга страна също се дава възможност за просто и бързо ориентиране. В крайна сметка мястото на копията в хранилището е неутрално, та нали търсенето се осъществява чрез информационно-търсеща система. Върху картона или терминала на компютъра участвуват заедно номера, които принадлежат на една единица, но евентуално са раздалечени един от друг. Разбира се, и това е валидно само в определени граници, защото ако един фонд е копиран на части в няколко дузини, то тогава в описа по пореден номер пълното съдържание става прегледно само след продължително търсене, а да не говорим за това, че изваждането на копията също изисква време; всички тези недостатъци обаче не се дължат на системата за издирване, а на копирането без концепция.

В случай че заедно с негатива се изготвя и позитив, който да се използува за изследователски цели, и евентуално копие, което да служи за изготвянето на копия от трето поколение и пр., основно изискване е еднаквите копия (следователно негативът от камерата и изготвените от него копия) да получат еднаква хранилищна сигнатура, в противен случаи системата за издирване ще бъде непрегледна и сложна.

Бележки

1. Körmendy Lajos. A masolatgyujtemenyek adatvisszakeresö rendszere. Leveltári közlemények. 58. ef. 1987. 1–2. 141–146.

Превод от унгарски език П. Пейковска.

2. Архивът с специален вид фондова група, сред чиито фондове съществува не само типологична идентичност според органите-фондообразуватели, а и тясна, органична връзка. — Бел. пр.