Архив от «нулата» — страданията на архивиста

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Диньо Господинов

Дизайн: Давид Нинов

София, 2013

На 1. 10. 2002 г. в Историческия факултет на Софийския университет «Св. Климент Охридски» официално бе открита първата учебна година на специалност «Архивистика и документалистика». Студентите от първия випуск, от който съм и аз, се дипломираха през 2006 г. и новата вълна архивисти, получили своя стартов образователен ценз, излезе на свободния пазар на труда. Някои се ориентираха към държавната администрация, други избраха предизвикателствата на частния публичен сектор. Основната разлика между тях е, че в държавните структури има правила, ред и разбиране относно спецификата и ролята на специалиста архивист. По-конкретно, има не само регламент за дейността на държавния служител, но също така се осъществява и постоянен контрол от ръководството на дадената институция, бюджетна организация или община върху организацията на документите и съответните учрежденски архиви, съобразно изискванията на Държавна Агенция «Архиви» (ДАА).

В частния сектор добре уредените и изградени архиви са по-скоро рядкост, но се наблюдава тенденция към нарастване на търсенето на квалифицирани архивисти, следствие от осъзнаване важността на документите. Може да се каже, че дойде време българският бизнес да се сблъска с проблеми, които никой досега не е успял да избегне. Става въпрос за натрупаната през годините документация, която неархивирана по правилата, е практически недостъпна за използване. Липсата на архив принуди много фирми да преосмислят своята политика по отношение на документите си — оперативни и излезли от обращение, но все още със значение за тяхната дейност. Оказва се, че всяко забавяне, неглижиране и отлагане на решението на проблема генерира нови проблеми. Собствениците на фирми търпят големи загуби заради липсата на правила за работа и контрол на достъпа до документите, както и своевременното им архивиране. Без наличието на изрядна документация и архив фирмите стават лесни мишени и са уязвими при съдебни спорове. Най-често те не успяват да защитят правата си, особено, когато трябва да представят договори и други документи, изискуеми от специализираните държавни органи като КЗП, КЗК и др.

В таза област частният сектор видимо изостава, защото няма създадени традиции и утвърдени практики. Той обаче е доста по-гъвкав, приспособим и практичен в сравнение с държавния сектор, и добре умее да се възползва от всяка идея, която би го улеснила. Поставен в една такава реалност, новоназначеният архивист в дадена фирма, банка, застрахователно дружество и др., често е изправен пред нелеката задача да създаде архив буквално от «нулата». Настоящият доклад, макар без претенция за всеобхватност и изчерпателност, има за цел да внесе известна яснота по въпроса, въз основа на натрупания собствен опит и наблюдения на автора.

Имайки предвид, че в този формат не може да се обхване детайлно разглежданата тема, ще се опитам да проследя последователните стъпки, съпътстващи създаването на един фирмен архив като специализирана структура. Първата стъпка, без която по-нататъшната работа по организирането на архива е немислима, е набавянето на необходимата информация. За да бъде изградена съответната база от данни, каквато представлява масивът от документи на всяка фирма, най-важно е събирането на сведения.

 Най-напред трябва да се започне от структурата на фирмата — изпълнителен директор, дирекции, отдели и т. н., което позволява добре да се опознае административната йерархия и предметът на нейната дейност. Също така трябва да се проучи наличието евентуално на дъщерни фирми и тяхното устройство, както и клоновата мрежа, ако фирмата притежава офиси в страната и представителства в чужбина. Идеята е да се обхване цялата структура. Добре е да се подходи детайлно с изготвяне на схема на йерархичните равнища и на структурите в централното управление.

Архивистът е този, който трябва да познава най-добре фирмата, дейността и функциите на служителите й, както и с какви външни контрагенти си взаимодейства тя. За получаването на тези данни може да се поиска съдействие от отдел «Човешки ресурси», доколкото служителите му следва да са най-добре запознати със структурата на фирмата, позициите и задълженията на всички работещи в нея.

Втората по важност задача е да се събере информация за документалния фонд на фирмата, като обект на архивната работа. Той представлява съвкупността от документите, които се създават, изпращат, получават, събират и съхраняват във връзка с дейността на фирмата. Най-добрият вариант е документите да са концентрирани в едно хранилище, но в повечето случаи всеки отдел има грижата за собствената си документация. Обикновено носителите се съхраняват систематизирани, според индивидуалните потребности на отговарящите за тях служители, в шкафове, по рафтове, в папки, класьори и др. След време излезлите от текуща употреба документи се преместват, но без да бъдат подредени и описани според установените изисквания за предаването им в архив, в пригодени за целта мазета или тавански помещения. Последните на практика служат за архиви на отделните фирми, но изобщо не отговарят на съвременните стандарти за оборудване на архивохранилища.

За да се постигне успешен старт на процеса по създаване на въпросния архив от «нулата», от първостепенна важност е да се осигури съдействие от страна на висшия мениджмънт във фирмата. Основно правило е да се придаде възможно най-голяма тежест на предстоящата задача. За целта архивистът трябва не само да е професионално подготвен, но и да умее да обясни накратко защо това, което би искал да постигне, е толкова важно за фирмата, и особено, че създаването на добра организация на документите улеснява работата с тях, спестява време и пари. Добре е да се инициират срещи с всеки един от мениджърите, като за тях те да бъдат уведомени лично от директора или собственика. Препоръчително е архивистът да състави въпросник, по който да насочва разговора — така той ще протече ясно и стегнато, а вероятността да се получат конкретни отговори по интересуващи въпроси е доста по-голяма. Много важно на тези срещи е всеки мениджър да определи служител от своя екип, който да бъде на разположение, за да предоставя необходимата информация на архивиста за документите на съответния отдел.

Разбира се, постигнатите резултатите до голяма степен ще зависят от личните умения за комуникация и водене на градивен диалог. Архивистът не бива да забравя, че борави с информация и изключително важно е да умее не само да я набави, но трябва и да я проучи, за да я използва за архивния си проект. Необходимо е и неговите колеги да се чувстват полезни, което изисква предразполагането им да споделят своя опит и наблюдения относно работата с документи.

Трябва да се отбележи, че не всички мениджъри проявяват разбиране към усилията на архивиста в дадена фирма да създаде архив, който да улесни нейната дейност и работата на всички служители, независимо от позициите им. Когато липсва подходящ специалист във връзка с архивния проект, мениджърът на съответното звено стоварва отговорността на някой служител, избран на случаен принцип. Причината за подобно отношение е, че въпросната дейност му е несвойствена, поради което тя се явява едно допълнително бреме за него. Мениджър с подобно отношение е убеден, че именно архивистът е задължен да улесни работата му с документите, а не да търси съдействието му за решаване на проблеми, свързани с тях.

Колкото по-малка е фирмата, толкова по-лесно се работи, в частност и по архивирането на нейните документи. Когато обаче фирмата е голяма и съществуват документи, които са продукт на няколко отдела, е необходимо да се организират работни срещи. Такъв вид документ, който налага съгласуване между няколко структури, може да е договор за абонамент. Той се изготвя от служители в отдел «Продажби», но засяга дейността на техниците от дирекция «Техническа», а в даден момент може да се окаже в полезрението на отделите «Жалби» и «Правен». Това обстоятелство налага на срещата да се изисква участие на представители на всеки един от посочените отдели. Те биха били подходящи евентуално и като бъдещи членове на експертната комисия, като по този начин ще се улесни реализирането на проекта архив от «нулата». От друга страна, архивистът ще има възможност да опознае своите колеги и да научи повече за маниера им на работа и тяхното отношение към документите.

Също така трябва да се отчита спецификата на дейността на фирмата, като методите на работа да се съобразяват с нея. Добра практика е преди всяка среща да се описва дневният ред и темите, които предстои да се разглеждат, за да могат всички участници да ги получават по електронната си поща. По този начин се дава възможност на служителите предварително да подготвят отговорите си, за да имат възможност да се концентрират върху конкретни въпроси.

След всяка среща се описват взетите решения. Така всеки от участвалите служители носи отговорност за възложените му задачи. Целта е той не само да бъде служебно ангажиран, но и да има писмено доказателство за поетия ангажимент от негова страна. Известно е, че добрият специалист се стреми да получава необходимите му по проекта отговори и информация задължително в писмен вид. В края на всяка среща е препоръчително да се прави кратко обобщение на казаното до този момент и изрично да се пита изразителят на мнение дали точно това е имал предвид.

Когато липсва комуникация между структурите на фирмата, именно общата среща способства за открояването на този проблем. А това може да подтикне участниците да установят по-добра линия на общуване или да изостри проблема, но архивистът във всички случаи работи за представяне на проблемите, засягащи документооборота, и търси съдействие за решаването им. Опасно е противоречията да се капсулират и да ескалират в един по-късен етап, когато това може да попречи на изпълнението на целия архивен проект. На свой ред, архивистът е длъжен да изясни рисковите въпроси още в самото начало, а не когато вече има одобрен бюджет, поставени са срокове и се очакват конкретни резултати от работата му по създаването на архив от «нулата».

Интервютата са неделима част от събирането на информация и играят ключова роля по време на отделните етапи в разглеждания процес. Както отбелязахме, работата на архивиста изисква непрестанно взаимодействие с всички негови колеги, ръководния персонал и собственика. Абсолютна отживелица е представата, че архивистът е изолиран от останалите служители във фирмата. Напротив, до голяма степен неговите успехи в работата зависят и от комуникативните му умения. Трябва всички участници в проекта да се чувстват важни и да не се допуска някой от тях да доминира над останалите, ако възникне спор. Архивистът е служителят, който трябва да осигурява баланс сред състава, а неговото професионално присъствие трябва да е уверено и респектиращо.

Усилията на провеждащия интервютата намеренията му да са ясни на участниците, не са излишни. Нормално е повечето служители да изпитват дискомфорт от интервюта, защото се притесняват да бъдат поставяни в центъра на вниманието. Като за начало те трябва да бъдат уверени, че интервюто не е прикрита оценка на тяхната работа. Интервюиращият има за цел да ги спечели, да ги накара да се чувстват удобно, за да говорят с него открито. Интервюираните трябва да бъдат убедени, че се оценява тяхното участие в интервюто и че отговорите на зададените им въпроси са важни за успешното изпълнение на проекта. Добре е да се разбере, че обратната връзка е наистина ценна за процеса и че в много случаи техните отговори могат да потвърдят и направят валидни решенията, взети по-късно, дори при създаването на съответните нормативни документи. В крайна сметка, работата ще бъде много по-лесна и всички ще участват доброволно и мотивирано. Не бива да се забравя, че в определени моменти архивистът на практика сплотява отделните структури и служителите във фирмата.

Ако фирмата има представителства или офиси в други градове, освен в този, в който е нейното централно управление, наложително е архивистът да ги посети, за да се запознае със създаваната там документация и да се осведоми за обема и състоянието на архива. В случаите, в които фирмата е изградила местни структури, документацията им остава на отговорно пазене при тях. Задължение на архивиста е да уточни какъв вид са съответните документи — организационно-разпоредителни, счетоводни, на човешки ресурси и др. Целта е да се получи пълна картина на наличните документи на фирмата, както и за обема на документооборота на годишна база. Тази информация е от особена важност, в случай, че се организира централизирано съхранение на бъдещия архив на фирмата.

Едва когато цялата информация, отнасяща се до документооборота на фирмата е събрана, може да се пристъпи към създаване на вътрешнонормативни документи. Спазвайки разпоредбите на действащите нормативи — (Закон за Националния архивен фонд, Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции), и с помощта на посочената по-горе информация от фирмата, архивистът трябва да пристъпи към разработването на вътрешна Инструкция за организацията на фирмения архив. Освен Класификационната схема и Историческата справка, част от тази инструкция е и Номенклатурата на делата със срокове за тяхното съхранение.

Както е известно, въпросната номенклатура представлява систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват, с посочени срокове за съхраняването им. Номенклатурата има две основни функции — организиране (класифициране) на документите и текущо прогнозиране на тяхната ценност и осигурява бързото търсене на документите по техния вид и съдържание. Всяка номенклатура трябва периодично да бъде актуализирана, като се утвърждава от ръководителя на фирмата. Създаването на посочените нормативни документи на фирмения архив не е последната крачка от процеса по организирането на един добре функциониращ архив, но е основополагаща и без нея крайният успех е немислим.

На много от колегите, на които сега им предстои да се изправят на професионалното поприще, ще се наложи да се сблъскат с изграждането на напълно нов архив и те трябва да са подготвени да го сторят по най-добрия начин. За да са сигурни в успешното реализиране на своя архивен проект, е необходимо да изготвят качествен анализ, който ще е такъв в зависимост от техните умения да намират и използват необходимата им информация. Частният публичен сектор е поприще, на което завършващите специалност «Архивистика и документалистика» тепърва ще се доказват. Те трябва да помнят, че създавайки архив от «нулата», ще им се наложи не само да следват посочените стъпки за изграждането му, но и да изискват тяхното изпълнение, като едновременно ще носят отговорност и за отношението на своите колеги към документите, с които работят.

Надявам се, че успях да ви убедя въз основа на споделения собствен опит — мисията архив от «нулата» е възможна за завършилите специалност «Архивистика и документалистика» в СУ «Св. Климент Охридски»!