Прелиствайки Тери Кук — архивни прогнози и реалности в мрежовото общество

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Ивайло Аврамов

Дизайн: Давид Нинов

София, 2013

Докладът е провокиран от изнесения пред третата пленарна сесия на XIII International Congress on Archives в Пекин, Китай, през 1996 г. доклад на Тери Кук Archives in the Post-Custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice since the Publication of the Dutch Manual in [1898](1) и «12–те извода или предизвикателства», които според него очертават рамката на новата концептуална парадигма, в чиито граници да се постави бъдещата (тогава), но продължаваща и днес, архивна дискусия. Идеите и въпросите, свързани с предизвикателствата на променящия се свят, занимават Т. Кук преди и след 1996 г.(2), но не само него(3).

Изминалите петнадесет години са основание да погледнем към някои очертали се възможни решения, които не бива да считаме за окончателни, предвид динамиката на процесите в областта на технологиите и факта, че характерът на носителя на документа поставя и днес пред архивната колегия «предизвикателства», които изискват добре обосновани, дългосрочни и трайни решения.

Светът в средата на 90–те години на миналия век вече е високо технологичен, силно компютризиран и интернет базиран. Видно е, че архивите и техните информационни ресурси не са, не могат и не трябва да остават в плен на традиционния си вид. Това е времето, когато «новата архивна парадигма» е вече част (и следствие) от «мрежовото общество» (т. нар. «плосък» свят(4)) и «новата технологична парадигма». Последната е описана от Мануел Кастелс в изследването Rise of the Network Society(5), първото от три взаимносвързани изследвания на съвременната глобална, икономическа, политическа и обществена промяна(6). Любопитна подробност е, че изследването на Кастелс е публикувано през същата 1996 г., когато се провежда ХІІІ международен архивен конгрес, на който Тери Кук изнася своя пленарен доклад.

Самият термин «технологична парадигма» е въведен и анализиран от Кристофър Фриймън(7), Джовани Доси(8) и Карлота Перес(9). Те възприемат и адаптират понятието, с което Томас Кун анализира научните революции(10).

Според Мануел Кастелс новата технологична парадигма има няколко опорни точки:

1. Информацията е суровина, защото става въпрос за технологии, които въздействат върху информацията, а не за информация, която оказва въздействие върху технологиите, както при предишните технологични революции.

2. Силата, с която новите технологии проникват и присъстват в нашето съществуване, е на качествено ново ниво, а колективното и индивидуалното ни съществуване са пряко повлияни от новата технологична среда.

3. Всяка система или съвкупност от връзки, които използват новите информационни технологии, трябва да се създава или изгражда по правилата на «мрежовата» логика, за да не стане маргинална и за да се впише в новата технологична парадигма.

4. Гъвкавостта е принципът, около който се изгражда информационно-технологичната парадигма, което означава, че не само процесите, протичащи в нейните рамки са обратими, но организациите и институциите също могат да бъдат променяни и дори основно преобразувани чрез прегрупиране на техните структури.

5. Все по-голямо обединяване на отделните технологии, тъй като в мрежовата икономика иновациите в една област много по-бързо и лесно генерират открития и в други области.

6. В развитието си информационно-технологичната парадигма не еволюира към типа «затворена система», напротив — отваря се, става по-достъпна, адаптивна и открита, превръщайки се в мрежа с множество крайни точки, подобна на отворения софтуерен код.

В книгата си Мануел Кастелс борави с понятието «информация», но в документалистиката и архивистиката то, както е известно, е свързано с други две фундаментални понятия — «документ» и «данни»(11) по начин, който рефлектира директно върху «жизнения цикъл»(12) на документа и «новата архивна парадигма». Променените в глобален мащаб технологии и новата «мрежова логика» се «пресичат» с «вечните» устои на архивната наука — философията и същността на архивната теория; методологията и методиката; «принципа на произхода»; концепцията за архивното описание; «оригиналността» и «уникалността» на документа; мястото и участието на архивиста в процесите на създаване, управление, оценка и съхранение на документите; мястото и ролята на архивните институции във формирането и съхранението на колективната историческа памет.

Класическата архивна парадигма съдържа отговорите и решенията, очертавайки моделите и насоките, правилата и етапите в «жизнения цикъл» на документите, но само на традиционните «хартиени» документи. Съвременните предизвикателства пред световната архивна колегия са свързани с бурно нарастващият обем от документи в електронен формат(13), който включва целия спектър от т. нар. «машиночитаеми документи»(14), предназначени за автоматизирано използване(15) — родени/създадени дигитални или born digital(16); дигитални(17); електронни(18); дигитализирани(19); електронни изображения(20); сканирани(21) и др. Към тази категория се отнасят и всички «традиционни» документи (аналогови(22) и на хартиен носител), които също е възможно да бъдат преобразувани (конвертирани)(23) в цифрови формати. Междувременно удобните «хартиени» документи продължават да се използват в работата на институциите и при контактите между тях на местно, национално, общностно и международно равнище. В резултат в сферата на управлението и социалните дейности се създават и архивират два «основни» документни «потока» — традиционен/хартиен и електронен/дигитален, в които документите във всеки един момент от «жизнения» си «цикъл» подлежат при необходимост на преобразуване, респ. конвертиране.

Не е новост, че понятията «компютър», «мрежа», «сървър», «домейн», «хост», «облак», «електронен документ», «електронен подпис», «биометричен подпис», «метаданни», «база данни» и други, присъстват не само инцидентно в речника и работата на съвременния архивист и документалист. В тази област въпросите са много, отговорите са нееднозначни, предлаганите решения — обикновено повече от едно, а вероятните насоки за развитие — все по-зависими от технологиите и иновациите.

Началото на визираните процеси е в края на 70–те години на ХХ в., когато се създават първите софтуерни продукти за управление на документите на хартиен носител. През 80–те се разработват електронни системи за управление на документи (Electronic Document Management Systems (EDMS)), които регистрират, управляват и съхраняват неструктурирани(24) документи (documents) върху различни носители — хартия, електронни, дигитализирани, аудио- и видеодокументи. В тази връзка е и мнението, че EDMS имат много общи черти със системите за управление на съдържанието (content management system (CMS)). Нещо повече, в IT средите терминът «съдържание» (content) започва да се използва като синоним на «документ» (document), за да бъдат обхванати и посочените по-горе носители на информация(25). През 90–те, заедно с EDMS се появява и развива ERMS (Electronic Record Management System), т. е. електронна система за управление на документи (record)(26).

Двете системи имат принципно различна насоченост, която се «разчита» ясно в съответните понятия document и record(27). В началото на ХХІ в. бързо се налагат софтуерни решения, които управляват интегрирано documents и records в контекста на архивното разбиране за «жизнен цикъл» (life cycle) на документа — Electronic document and records management system (EDRMS).

Днес представите и реалностите в разглежданата област могат да се обобщят по следния начин:

— документите, независимо от техния формат и носител, се управляват посредством софтуерни решения в електронна среда;

— системите за управление на документи (СУД) в електронна среда са съобразени с фундаменталното и еднозначно за световната архивна колегия разбиране за «жизнения цикъл» на документите в качеството им на средство за управление, информационен източник и обект на архивиране;

— техническите изисквания към СУД в електронна среда (ISO стандартите), задължават документите и информацията за тяхното управление, съхранение, описание, използване и други — (най-общо метаданните), да бъдат съхранявани толкова време, колкото съществува съответният оригинален документ. В случай на предаване на документи за последващо съхранение или унищожаване, някои от наличните метаданни трябва да бъдат съхранени, за да може да се потвърди при необходимост фактът на съществуването, управлението или мястото на съхранение на въпросните документи.

Справедливият въпрос на Тери Кук през «далечната» 1996 г. е: «документ ли е цялата база данни, както и съответните програмни продукти, документи ли са различните видове информация в базата данни, отнасящи се до различните дейности, които се извършват по хиляди пъти на ден, или документи са само онези части от информацията, които по една или друга причина имат важно значение за институцията-фондообразувател или архивите?»(28).

А какви са възможните ни отговори днес?

Нека погледнем на въпроса през логиката на СУД и ISO стандартите. Един от основните технически стандарти е ISO 15489–1:2001 Информация и документация — Управление на документи. Част 1: Общи положения (ISO 15489–1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1: General)(29), и ISO 15489–2:2001 Информация и документация — Управление на документи. Част 2: Указания (ISO 15489–2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines [Technical Report])(30). В основата на създаването на този стандарт, както е известно, е австралийският AS 4390 Управление на документи (AS 4390, Records management).

Първата част на ISO 15489 съдържа елементите за управление на документи, независимо от техния формат или носител, указания за управление на документите и резултатите, които трябва да се постигнат в организациите, създали документите. Стандартът изрично уточнява, че «не включва управлението на архивни документи в архивните институции», както и че: «В някои страни, управлението на документите се отнася и за архивния мениджмънт, поради което управлението на архивите не е разгледано в тази част на ISO 15489»(31).

Втората част на разглеждания стандарт съдържа методите за неговото приложение и на първо място — изискването за съобразяване с националната нормативна уредба в конкретната област, т. е. «предархивното» и «архивното» поле. Трябва да се поясни, че и в двете си части ISO 15489 не излиза извън очертаната рамка, но демонстрира познаване и съобразяване с архивното разбиране за т. нар. «жизнен цикъл» на документа(32). Това е важно, защото утвърждава принципи на създаване и функциониране на електронните системи за управление на документи (ЕСУД), които кореспондират пряко с теоретичните постановки на класическата архивна теория. ISO 15489 гарантира съществуването, управлението, използването и съхранението на документите (независимо от техния формат или носител!) в «предархивното поле», като изисква съобразяване със специализираната (архивна) нормативна уредба и предпоставя интегритет със следващия етап от «жизнения цикъл» на документите — отлагането им в историческите архиви.

Друг технически стандарт, свързан с ISO 15489, е ISO 23081–1:2006 Информация и документация. Процеси за управление на метаданни — Метаданни за документи. Част 1: Принципи (Information and documentation. Records management processes. Metadata for records. Part 1: Principles)(33). Той представлява ръководство за разбиране, внедряване и използване на метаданни в рамките на ISO 15489. Насочен е към приложимостта на метаданните за управление на работните процеси и към различните роли и видове метаданни, които подпомагат работата и процесите на управление на документи. И най-важното — определя рамката за създаване, управление и използване на метаданни за управление на документи и обяснява принципите, които ги управляват. Ето защо ISO 23081–1 не е списък от задължителни метаданни за управление на документи, който да бъде прилаган автоматично. Метаданните ще са различни в зависимост от организационни или специфични изисквания за компетенции на служителите, но той оценява основните съществуващи метаданни в съответствие с изискванията на ISO 15489. Следователно, съобразяването на ЕСУД с ISO 23081–1 е задължително условие за успешното функциониране на такъв тип системи. Стандартът дефинира «отговорностите» на метаданните по отношение на документите и документните процеси. Това означава, че въпросните метаданни:

1. Се прилагат в зависимост от нуждите и изискванията на организациите на различни нива — отделни документи, групи или съвкупности от документи и/или цели системи за управление на документи;

2. Подпомагат работния процес и процеса на управление на документи чрез:

— опазване на документите като доказателства, гарантиране на тяхната достъпност и трайна използваемост;

— улесняване на възможността документите да бъдат разбирани;

— поддържане и гарантиране на доказателствената стойност на документите;

— подпомагане гарантирането на автентичността, надеждността и целостта на документите;

— подпомагане ефективното търсене и извличане на информация;

— подкрепа на стратегии за оперативна съвместимост чрез предоставяне на възможност за достоверно въвеждане на документи, създадени в различна техническа и работна среда и съхраняването им за необходимия период;

— осигуряване на логически връзки между документите и контекста на тяхното създаване и съхраняването им по структуриран, надежден и ефективен начин;

— подкрепа на идентифицирането на технологичната среда, в която са създадени или въведени електронните документи и на управлението на технологичната среда, в която те се поддържат, за да могат автентичните документи да бъдат възпроизвеждани, докато са необходими;

— подпомагане на ефективното и успешно пренасяне на документи от една среда или компютърна платформа към друга.

3. Те (метаданните) се създават се и използват към документите на много етапи от техния жизнен цикъл — дефинират документа в момента на въвеждането му в системата, поставят го в работния му контекст и създават възможност да бъде управляван.

4. Те са в постоянна връзка с документите, за които се отнасят или към които принадлежат, като могат да се съхраняват заедно с документите или поотделно в една и съща или в различни бази данни, или и по двата начина.

При необходимост се добавят нови метаданни, за да се запази значението, надеждността и използваемостта на документите. Това трябва да се извършва непрекъснато, през всички етапи и периоди от дадената административна работна дейност, например когато функциите на една организация и съответните части от нейната система за документи се прехвърлят към друга. Посочената промяна може да наложи да се адаптират съществуващите структури към формата метаданни на приемащата организация. Организациите трябва да определят процедури и политики за документирането на настъпилите промени.

Също така метаданните за управление на документи се подчиняват на правила или критерии за автентичност, както и документите, към които се отнасят, с цел гарантиране надеждността им. Веднъж създадени в системата, те не се променят. В случай на възникнала необходимост от промяна, тя трябва да се извърши по правила, които регламентират управлението на процеса.

 Управлението на метаданните е процес, който на практика продължава докато съществуват документите и съвкупностите от тях. Метаданните гарантират автентичност, надеждност, използваемост и цялост по време на жизнения цикъл на документа и дават възможност за управление и разбиране на информационните обекти, независимо дали те са физически, аналогови или електронни.

Метаданните, съпътстващи документите по време на целия им жизнен цикъл, могат да продължават да се използват и след като документите вече не са необходими за оперативни цели, но продължават да се съхраняват заради историческата им ценност.

Управлението на електронните документи винаги включва и управлението на метаданни. Електронната среда обаче изисква различно изразяване на традиционните изисквания и различни механизми за идентифициране, въвеждане, характеризиране и използване на метаданните. В електронна среда автентични документи са онези, които са придружени от метаданни, определящи техните основни характеристики. Те трябва да бъдат изрично документирани, а не да се подразбират като в някои процеси на хартиен носител.

В електронна среда е много важно да се гарантира, че създаването и въвеждането на метаданни за управление на документи се прилага в системи, които създават, въвеждат и управляват документи. От друга страна, електронната среда дава нови възможности за определяне и създаване на метаданни и за гарантиране на цялостно и своевременно въвеждане на документи. Тези документи могат да бъдат доказателства за действия или самите те да бъдат действия(34).

Трябва да се поясни, че ISO 23081–1 следва логиката на ISO 15489. Това означава, че формално се ограничава в рамките на ЕСУД за «неархивни институции», но параграф 7.4 (Метаданни за описание на ресурс) съдържа следния текст: «Едно от основните приложения на метаданните е за описанието на ресурси. Тези ресурси могат да бъдат: книги, списания, видео, документи, изображения и артефакти. Те включват също и документи, предадени за архивно съхранение. Метаданните са необходими за идентифициране на ресурса и може да включват заглавие, създател(и), дата(и), уникален идентификатор, връзка с други ресурси (например в рамките на същата серия) и физически характеристики (например, размер или дължина). Някои от елементите на тези метаданни се използват и в контекста на управление на документите. Те са от същия вид и могат да съвпадат частично с елементи на първичните метаданни, създавани в момента на въвеждане на документа и фиксиращи съдържанието му. Но описателните метаданни за управление на документи и използвани за архивни цели са обикновено по-обширни от стандартните метаданни за описание на ресурса и могат да включват и други елементи, като например, контекстуални метаданни... Съществува тясна връзка между вида на описаните метаданни и метаданните за архивно описание. Архивните институции използват метаданни за описание на архивните документи с цел постоянното им съхранение, поставянето им в контекста на управление на документите и административния контекст и улесняване на тяхното използване и управление. Ето защо съществуващите стандарти за архивно описание, а именно ISAD/G и ISAAR (CPF), в голяма степен се припокриват с метаданните за управление на документи, тъй като и двата стандарта са свързани с документиране на работния контекст и процесите на управление. Управлението на архивите, включително архивното описание, е допълнителна и продължаваща дейност за тези документи, които са идентифицирани като притежаващи архивна ценност. Затова се препоръчва създаване и използване на функционалност, която позволява пренасяне на метаданни между системите за управление за документи и системите за архивен контрол»(35).

Очевидно е категоричното следване на архивната концепция за «жизнения цикъл» на документите, но и ясно очертаната «границата» — ЕСУД в рамките на «предархивното поле». Това IT разделение на «жизнения цикъл» на «документално» и «архивно» софтуерно решение е много условно, предвид характера на носителя и възможността за пренос на данни от единия модул в другия. Тя още веднъж показва, че основна отговорност пред ЕСУД е да гарантира и регламентира средата, в която протичат документните процеси.

Ангажираността на електронните системи за управление на документи към «документалния» и следващия «архивен» етап от «жизнения цикъл» на документите е основанието Международният съвет на архивите (МСА/ICA) да публикува през 2008 г. Принципи и функционални изисквания към документите в електронна офис среда. Част 1. Общ преглед и изложение на принципи(36), Принципи и функционални изисквания към документите в електронна офис среда. Част 2. Насоки и функционални изисквания към електронни системи за управление на документи(37), Принципи и функционални изисквания към документите в електронна офис среда. Част 3: Насоки и функционалните изисквания към документите в бизнес системи(38).

Много бързо, в рамките на специална «ускорена процедура», Международната организация по стандартизация (МОС/ISO)(39) приема и трите методически изисквания на МСА, превръщайки ги в стандарти(40). «Архивните» и ISO текстовете са напълно идентични и с конкретна насоченост — ЕСУД. Те трябва да гарантират «предархивното поле» и процесите в него, като част от «жизнения цикъл» на документите. В ISO 16175–1:2010 изрично е записано: «Целта на проекта е да се създадат хармонизирани в световен мащаб принципи и функционални изисквания към софтуера, използван за създаване и управление на дигитални документи в офис среда. В момента съществуват множество функционални изисквания и софтуерни спецификации на отделни административни органи. Целта на проекта е да обедини тези съществуващи разработки в изисквания и насоки, отговарящи на потребностите на международната общност, която работи в областта на архивния, документалния и информационния мениджмънт и да й даде възможност да контактува по устойчив начин със световната софтуерна индустрия.

Целите на проекта са «да позволи по-добро управление на документите в организациите»(41).

В ISO 16175–2:2011 изрично е отбелязано «спецификациите за дългосрочно съхранение на цифрови документи са извън обхвата на тази част; този въпрос следва да се разглежда отделно, на стратегическо ниво, в рамките на разработка за цифровото съхранение или «цифрово архивиране». Съображенията, свързани с цифровото съхранение «надхвърлят» живота на системите и системите не зависят от тях; те трябва да се оценяват тактически и в специфичен план по отношение възможностите за пренос и преобразуване на документи. Въпреки това, признаването на необходимостта да съхраняват документи толкова дълго, колкото се изисква от тях, задължава да се обърне внимание и на потенциални проблеми с моралното остаряване на формата и също трябва да бъде отчитано при прилагането на функционалните изисквания.

Тази част формулира набор от функционални изисквания за цифрови системи за управление на документи. Тези изисквания се прилагат за документи, независимо от средата, в която са създадени и/или се съхраняват...»(42).

Избраният от МСА подход е същият, както в МОС — софтуерните решения за управление на документи, независимо от формата, съществуват в два модула: «предархивен» и «архивен», с ясна визия за интегритет и функционалности, които позволяват пренос на документи и метаданни от единия към другия модул. Следователно, в случая ЕСУД е само средата, в която гарантирано протичат регламентирани документни процеси.

Все пак, да не избързваме с отговора. Нека, поне отчасти, засегнем още нещо много важно — терминологията. Непрекъснато споменаваме термина «документ», но още в началото загатнахме за нееднозначната му употреба. Да се върнем отново към ISO 15489–1:2001, който съдържа речник с 21 термина и техните формулировки. Две от понятията са document (3.10) и records (3.15). Определенията им са както следва: document — записана информация или обект, който може да бъде разглеждан като едно цяло и recordsинформация, създадена, получена или поддържана като доказателство или информация от организация или лице при изпълнението на задължения, определени със закон, или на работно действие(43). Ясно е формулирана нееднаквата юридическа и практическа ценност на двата типа «документи», което предполага принципни разлики при осъществяване на политики и практики за управление, контрол и учрежденско съхранение, респ. унищожаване.

В «Речника на българската архивна терминология», е записано: «документ — материален обект с информация, закрепена по създаден от човека начин за предаването й в пространството и/или във времето»(44).

Малко по-сложно е определението в «Речника на архивната терминология» на Международния съвет на архивите, където document е: «1. съчетанието между носителя на информация и информацията, записана върху или в него, което може да бъде използвано като доказателство или за справка; 2. архивен, печатен или ръкописен документ, обикновено физически неделим»(45).

Също там е и определението на records: «(1) Записана информация (документ(и)), независимо от формата или носителя, създадена, получена и съхранявана от агенция, институция, организация или лице при изпълнение на определени със закон задължения или дейност. (2) При автоматичната обработка на данни, единица от данни, които са основния елемент на един файл, състоящ се от своя страна от поредица от свързани помежду си полета с данни»(46).

В речника на проекта InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) дефиницията за document е много кратка: «Записана информация»(47), а record: «Документ, създаден или получен и съхранен в хода на практическата дейност»(48).

В «Речник» на Националния архив на Австралия document е: «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло», след което е посочен източникът — Австралийски стандарт AS-ISO 15489, 2001, част 1, параграф 3.10»(49). Пак там, дефиницията на record е: Документ е цялата информация, създадена, изпратена и получена в хода на дейността на вашата организация. Документите съществуват в много формати, включително хартиен и електронен. Те са доказателство за това, което се е случило, кога се е случило и кой е взел решенията. Не всички документите са еднакво важни, за да е необходимо да се съхраняват (Адаптирано от Закон за архивите 1983. Част I, раздел 3; Австралийски стандарти, AS ISO 15489, част 1, параграф 3.15)(50).

В «Речник на архивните термини» на архивите в австралийския щат Нов Южен Уелс document е: «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло» с източника — (AS ISO 15489, част 1, параграф 3.10)(51), а records: «Информация, създадена, получена и запазена като доказателство и сведение от организация или лице при изпълнение на определени със закон задължения или действие» (AS ISO 15489, част 1, параграф 3.15)(52).

В «Терминологичен речник» на архивите в щата Южна Австралия дефинициите са както следва: document — «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло. В най-широкия смисъл на понятието, документ може да бъде звуков файл, изображение, цифрово- видео- или всяка друга записана информация независимо от формата, като традиционен текстов документ или e-mail. Документ на хартиен носител. Всеки компютърен файл, който може да бъде отпечатан» (ISO 15489.1)(53) и records — «Информация създадена, получена и запазена като доказателство и сведение от организация или лице при изпълнение на определени със закон задължения или действие (AS ISO 15489.1–2002)». Вж. също «Официален документ»(54).

В «Речник на архивните термини» на австралийския щат Куинсланд document е: «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло — (AS ISO 15489, част 1, параграф 3.10)»(55). Съответно и records: «Записана информация, създадена или получена от една организация във връзка с дейността й, която е доказателство за нейните действия или дела и включва: а) всички писмени документи; б) всичко, върху което има знаци, цифри, символи или перфокарти, които имат значение за лица, включително лица, квалифицирани да ги интерпретират; в) всяка звукова, изобразителна или писмена информация, която може да бъде възпроизведена с или без помощно средство, или г) карта, план, чертеж или снимка (Public Records Act 2002).

Информация, създадена, получена и съхранявана като доказателство и сведение от организация или лице, при изпълнение на определени със закон задължения или действие — (AS ISO 15489, част 1, параграф 3.15).

Документи са информационните обекти, които документират дейности и действия. За да се зачита за доказателство, документът трябва да бъде цялостен. Цялостният документ се състои от контекстуални и структурни данни, както и данни за съдържанието. Контекстуалните данни са информация за създаването и използването на данните. Контекстът се отнася до работните функции и дейности в хода на които се създава документа. Контекстуалните данни се отнасят до това кой, какво, къде, кога и как създава и управлява информационния обект. Контекстуалните данни могат да бъдат вътрешни или външни за информационния обект. За разлика от тях, структурните данни включват формалните вътрешни структури на информационния обект и структурните връзки между документите в един електронен документ, използвани за взаимодействието на софтуер и хардуер, за да се създаде еквивалент на физическия документ върху хартиен носител. Структурните данни могат да бъдат вътрешни или външни за информационния обект. А данни за съдържанието наричаме информацията, която се съдържа в информационния обект. Съдържанието е присъщо на информационния обект и е това, за което той се отнася»(56).

В Канадските Правила за архивно описание понятието document е дефинирано като «Записана информация»(58), а record е «натоварено» с определена конкретика: «Един документ създаден или получен в хода на определени дейности и съхранен»(57).

Разработените и публикувани от ICA професионални архивни стандарти съдържат терминологични речници, в които също се дефинират двете понятия. В «Международен стандарт за архивно описание — Основен»(58) определението за document е: «Записана информация, независимо от носителя или характеристиките»(59), а record съответно е: «Записана във всяка форма или носител информация, създадена или получена и съхранявана от организация или лице, във връзка с дейността й/му»(60).

В речника на второто издание на «Международен стандарт за административните документи на корпоративните органи, лицата и семействата»(61) ще открием само дефиниция за record, която недвусмислено определя характеристиките на този тип документи: «Информация във всяка форма или носител, създадена или получена и съхранявана от организация или лице, във връзка с дейността й/му»(62).

Същностната разлика и свързаността между разглежданите понятия document и record, могат да бъдат проследени в еволюцията на тези понятия и в известната спецификация «Модулни изисквания за управлението на електронни документи» (Model Requirements for the management of electronic records (MoReq)). В първия й вариант от 2001 г. термините и определенията към тях са следните: document: «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло (ISO 15489 — Проект за международен стандарт)»(63) и record: «Документ(и) създадени или получени от лице или организация в хода на дейността им, и съхранени от това лице или организация — (адаптирано от Public Record Office (PRO), функционална спецификация)»(64).

Следващата версия на спецификацията MoReq2 е от 2008 г. В нея определенията към термините document и record съдържат някои уточнения, но те не променят основното съдържание на предишните дефиниции, а именно: document: «Записана информация или обект, който може да се третира като едно цяло (ISO 15489)»(65) и record: «Информация създадена, получена и запазена като доказателство и сведение от организация или лице при изпълнение на задължения, определени със закон, или на работно действие (ISO 15489)»(66).

Последната, засега, разработка на MoReq2 е от 2010 г. и в «Речника» към нея присъства само определението термина »record»: Всяка информация създадена, получена и запазена като доказателство и сведение от организация или лице при изпълнение на задължения, определени със закон, или на работно действие (ISO 15489–1:2001, 3.15)»(67).

Направеният преглед на опитите да се определят и разграничат термините, използвани във връзка с двата типа «документи» — document и record може да обхване и други съвременни стандарти и архивни нормативи(68). В общи линии различията са несъществени. Определенията се характеризират с ясното смислово и същностно разграничаване между двете понятия. То се основава на възприетата идея, че records са онази част от създаваните в процеса на работа документи (documents), които представляват доказателство за законоустановени функции и извършени дейности, за разлика от document, който се свързва с всяка записана информация върху определен носител. При други въпросният document се идентифицира с record, но единствено когато е резултат от законово регламентирани и функционално вменени дейности, и служи като доказателство за това. И в двата случая смисловата натовареност и използването на понятията са пряко обвързани с две характеристики — дали те могат да служат за доказателство и дали са част от административна дейност или са били създадени, за да документират такава дейност. Така се очертават зависимостите recordofficial record/document и documentunofficial/informal document/nonrecord(69).

Следователно бихме могли да обобщим с оглед на направените сравнения и уточнения, че:

А. ЕСУД

1. ЕСУД представлява единствено регламентираната среда, в която се осъществява «жизнения цикъл» на документите. Софтуерните решения гарантират спазването на правила, следването на процедури и провеждането на политики, съобразени с нормативната база в областта на документалния и архивен мениджмънт, както и всички останали законови и подзаконови изисквания във всяка конкретна област.

2. ЕСУД съхраняват информация за всички действия и дейности, извършвани в рамките на съществуването и работата с документи, т. нар. метаданни, но последните са онази част от информацията, която позволява откриването, използването, съхранението, прехвърлянето и преобразуването на документи/бази данни от една работна среда (софтуер, платформа) или носител към други, без загуби.

3. ЕСУД е сигурната среда, в която се осъществяват, изграждат и поддържат връзките между документите и между документите и техните метаданни.

4. ЕСУД е защитената среда, в която:

— се управляват и използват document и record;

— позволява превръщането на document в record;

— не позволява превръщането на record в document;

— се гарантира автентичност, надеждност, използваемост и цялост на record по време на жизнения му цикъл.

5. ЕСУД е средство, инструмент, технология, среда до момента, в който документи/метаданни/бази данни не премината към нова работна среда или носител.

В. МЕТАДАННИ

1. Метаданните са данни, които описват контекста, съдържанието и структурата на документите (records) и тяхното управление във времето. Те позволяват създаване, регистриране, класифициране, достъп, съхранение и разпореждане със документи във времето.

2. Метаданните за управление на документи могат да се използват за идентификация, удостоверяване на автентичност и контекстуализация на документи и хората, процесите и системите, които ги създават, управляват, поддържат и използват, и управляващите ги политики.

3. Метаданните, прилагани към документите по време на целия им жизнен цикъл, подлежат на последващо използване и след като документите престанат да бъдат изисквани текущо за работни цели, но се съхраняват за изследователски или други цели.

4. Метаданните към документите (в см. records), които подлежат на постоянно съхранение могат да продължат да съществуват и да се използват за различни справки, но считаме, че имат характер на документи.

С. ДОКУМЕНТИ

1. Документи е онази част от базата данни, която отговаря на изискването за документ (record), т. е. създаден, получен или поддържан от дадена администрация, организация или лице в изпълнение на задължения, определени със закон или в резултат от дейност, и съхранен или опазен от същата администрация, или неин законен наследник като доказателство за организацията, функциите, политиките, решенията, процедурите, дейностите, или други действия или поради информативната стойност на данните в него.

2. Документи е и онази част от базата данни, която след изтичане на определени срокове и отпадане на практическата необходимост от съхранение (за организацията), се запазват като ценно историческо свидетелство и се съхраняват в определените за целта архиви.

Логиката на ЕСУД е «техническа» и определящо за нея е гаранцията, че системите ще се справят с предизвикателствата, които «жизненият цикъл» на документите (document и record) поставя пред тях. В това е отговорът — съществуването на документите в електронна среда не променя архивната философия за «жизнения цикъл». Да, прави я по-технологична, по-зависима от конкретни софтуери решения, чиито проекции задължително трябва да се търсят в бъдещето, но фундаменталната за архивната колегия по света концепция за «жизнения цикъл» на документите се признава, възприема и «защитава» в ISO стандартите. В тази връзка може, според нас, да обобщим следното:

1. Изискванията, които техническите стандарти поставят пред ЕСУД не противоречат на фундаменталните за класическата архивна теория принципи, свързани с управлението, съхранението и използването на документите в рамките на целия им «жизнен цикъл».

2. «Новата архивна парадигма» ще остане здраво стъпила на философията и принципите на «старата», но съобразена с новата технологична среда на «мрежовото общество».

3. ЕСУД не е основание за промяна в принципите, на които се основават етапите, през които преминава, «живота» на документа.

4. Съобразената с принципите на документалния и архивен мениджмънт «архитектура» за управление, съхранение и използване на документите може да бъде гарантирана от ЕСУД.

5. За несъобразената с принципите на документалния и архивен мениджмънт «архитектура» за управление, съхранение и използване на документите, не е «виновна» ЕСУД, а хората, които я управляват.

Бележки

1. Вж. АП, 1996, № 3–4; Archivum N 43 (1997) 191–214.

2. Terry Cook. Mind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, The Canadian Archival Imagination: Essays in Honour of Hugh Taylor, ed. Barbara Craig (Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992), 38–70; Terry Cook. Many are called but few are chosen: Appraisal Guidelines for Sampling and Selecting Case Files, Archivaria 32 (Summer 1991): 25–50; Terry Cook. Beyond the Screen: The Records Continuum and Archival Cultural Heritage, Beyond the Screen: Capturing Corporate and Social Memory, ed. Lucy Burrows (Melbourne: Australian Society of Archivists, 2000): 8–21; Terry Cook. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift, Archivaria 43 (Spring 1997): 17–63; Terry Cook. Fashionable Nonsense or Professional Rebirth: Postmodernism and the Practice of Archives, Archivaria 51 (Spring 2001): 14–35, especially 30–35.

3. Holmes, Oliver W. History and theory of archival practice. In Rolland E. Stevens, University archives: papers presented at an institute conducted by the University of Illinois Gradate School of Library Science, November 1–4, 1964 Champaign: 1965; Posner, Ernst The National Archives and the archival theorist. In Archives and the Public Interest: Selected essays of Ernst Posner, ed. Ken Munden. Washington, D. C.: Public Affairs Press, 1967.; Berner, Richard C. Archival theory and practice in the United States: A historical analysis. Seattle: University of Washington Press, 1983; Duchein, Michel. Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des fonds in Archival Science. Archivaria, 16 (Summer 1983) 64–82; Bailey, Catherine. Archival theory and machine readable records: Some problems and issues. MAS Thesis, University of British Columbia, 1988; Bailey, Catherine. Archival theory and machine readable records. Archivaria, 29 (Winter 1989–90); Bryans, Victoria. Canadian provincial and territorial archival legislation: A case study of the disjunction between theory and law. MAS Thesis, University of British Columbia, 1989; Hedstrom, Margaret. New appraisal techniques: The effect of theory on practice. Provenance, 7:2 (Fall 1989) 5–6, 19; Roberts, John. Archival theory: Myth or banality. American Archivist, 53 (Winter 1990) 110–120; Acland, Glenda. Archivist: Keeper, Undertaker or Auditor: The challenge for traditional archival theory and practice. in Keeping Data; papers from a workshop on appraising computer-based records Australian Society of Archivists and the Australian Council of Archives, Sydney, 1991; Archives and Manuscripts 19 (May 1991) 9–15; Bartlett, Nancy. Respect des Fonds: The Origins of the Modern Archival Principle of Provenance. Primary Sources & Original Works 1:nos. 1/2 (1991)107–115; Livelton, Trevor. Public records: A study in archival theory. MAS Thesis, University of British Columbia, 1991; Stielow, Frederick J. Archival theory redux and redeemed: Definition and context toward a general theory. American Archivist, 54:1 (Winter 1991) 14–26; Abraham, Terry. Collection policy or documentation strategy: Theory and practice. American Archivist, 54:1 (Winter 1991) 44–52; Cook, Terry. The concept of the archival fonds: Theory, description, and provenance in the post-custodial era. In The Archival Fonds: From theory to practice. Edited by Terry Eastwood. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists. Planning Committee on Descriptive Standards, 1992; Cook, Terry. Mind over matter: Towards a new theory of archival appraisal. In The Archival Imagination, Essays in Honour of Hugh A. Taylor. Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992, 60–69; Eastwood, Terry. Towards a social theory of appraisal. In The Archival Imagination, Essays in Honour of Hugh A. Taylor. Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992. 71–89; Eastwood, Terry, ed. The Archival Fonds: From theory to practice. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists. Planning Committee on Descriptive Standards, 1992; Dollar, Charles. Archival theory and information technologies: The impact of information technologies on archival principles and methods. Macerata: University of Macerata, 1992.; Stielow, Frederick J. Archival theory and the preservation of electronic media: Opportunities and standards below the cutting edge. American Archivist 55:2 (Spring 1992), 332–343; Craig, Barbara L. Archives Theory, Archival Practice, Archives History: Three Solitudes or a Trinity? Journal of Information and Library Science 18:4 (December 1993), 36–49; Crockett, Margaret. The theory of electronic records and archive management: A preliminary outline. Journal of the Society of Archivists 14:2 (October 1993); Eastwood, Terry, How goes it with appraisal? Archivaria 36 (Autumn 1993), 111–121; Eastwood, Terry. What is archival theory and why is it important? Archivaria 37 (Spring 1994), 122–130; Stielow, Frederick J. The impact of information technology on archival theory: a discourse on an automation pedagogy. Journal of education for library and information science 34:1 (1993), 48–65; Duranti, Luciana. The concept of appraisal and archival theory. American Archivist 57:2 (Spring 1994), 343; Janzen, Linda M. Series: History, theory, and practice. MAS Thesis, University of British Columbia, 1994; MacNeill, Heather. Archival theory and practice: Between two paradigms. Archivaria 37 (Spring 1994), 6–20; Cook, Terry. From the record to its context: The theory and practice of archival appraisal since Jenkinson. South African Archives Journal; 37 (1995); Cook, Terry. Archives in the Post-Custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice since the Publication of the Dutch Manual in [1898]. XIII International Congress on Archives: Third Plenary Session Paper. Beijing: 1996. Also pubished: Archivum 43 (1997), 191–214; Cook, Terry. What is past is prologue: A history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria 43 (Spring 1997). — <http://www.mybestdocs.com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htm.>; Cook, Terry. Archival Appraisal and Collection: Issues, Challenges, New Approaches. NARA 2 Auditorium: College Park, Md., USA. 22 April 1999. — <http://www.mybestdocs.com/cookt-nara-990421-2.htm>; Cook, Terry. Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis, Part A: Concepts and Theory. National Archives of Canada, 2001. — <http://www.archives.ca/06/061101_e.html>; Cook, Terry and Joan M. Schwartz Archives, Records, and Power: From (Postmodern) Theory to (Archival) Performance. Archival Science 2:3–4 (2002), 171–185; Macdonald, Wilma. Archival theory and oral history documents. MAS Thesis, University of British Columbia, 1995; Ketelaar, Eric. Archival theory and the dutch manual. Archivaria 41 (Spring 1996), 31–40; Graham, Nicholas M. The Form and Function of Archival Theory. Katharine Sharp Review, 4 (Winter 1997). — <http://alexia.lis.uiuc.edu/review/winter1997/graham.html.>; Shepherd, Elizabeth Theories of Appraisal. August 22, 1997. — <http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/appraisl/level1.htm.>; Giroux, Alain. A theoretical and historical analysis of pertinence and provenance-based concepts of classification of archives. MAS Thesis, University of British Columbia, 1998; Henry, Linda J. Schellenberg in Cyberspace. American Archivist 61 (Fall 1998), 309–327; Lemieux, Victoria. Applying Mintzberg’s Theories of Organizational Configuration to Archival Appraisal. Archivaria 46 (Fall 1998), 32–85; Kenosi, Lekoko S. The Paradox of Appraisal and Archival Theory: An Uneasy Marriage Relationship. Is There a Case for Divorce? South African Archives Journal, 41 (1999); Burell, Mats. Appraisal and information theory. DLM-Forum, November 11–12, 1999. — <http://www.narc.fi/dlm/7.htm>; Abraham, Terry. Archives and Entropy: The Closed System. February 1999. — <http://www.uidaho.edu/special-collections/papers/entropy.htm>; Mortensen, Preben. The Place of Theory in Archival Practice. Archivaria 47 (Spring 1999), 1–26; Duranti, Luciana. The Impact of Technological Change on Archival Theory. InterPARES Project, 2000. — <http://www.interpares.org/documents/ld_sevilla_2000.pdf.>; Gilliland-Swetland, Anne J. Enduring Paradigm, New Opportunities: The Value of the Archival Perspective in the Digital Environment. Washington, D. C.: Council on Library and Information Resources, 2000. Document (PDF and HTML). — <http://www.clir.org/pubs/abstract/pub89abst.html.>; Jimerson, Randall C., ed. American Archival Studies: Readings in Theory and Practice. Chicago: Society of American Archivists, 2000; Duranti, Luciana. The Impact of Digital Technology on Archival Science. Archival Science 1:1 (2001), 39–55; Edwards, Robert. With Respect to Original Order: Changing Values in Archival Arrangement. AABC Newsletter 11:1 (Winter 2001). <http://aabc.bc.ca/aabc/newsletter/11_1/with_respect_to_original_order.htm>; Maher, William J. Fundamentals of Archival Theory and Practice for Law Librarians. University of Illinois at Urbana-Champaign, 2001. <http://web.library.uiuc.edu/ahx/workpap/fundamentalsaall.pdf.>; McKemmish, Sue Placing. Records Continuum Theory and Practice. Archival Science 1:4 (2001), 333–359; Menne-Haritz, Angelika. Access — The Reformulation of an Archival Paradigm. Archival Science 1:1 (2001), 57–82; Quann, Kara A. Remapping Archives: Cartographic Archives In Theory And Practice At the Provincial Archives of Manitoba. M.A Thesis. Department of History (Archival Studies). University of Manitoba. 2002. — <grad.usask.ca/gateway/quanncartographicarchives.pdf>; Roberts, John. Archival Appraisal: Theory and Practice. Archivaria, 58 (Fall 2004), 211–213; Craven, Louise, ed. What are Archives? Cultural and Theoretical Perspectives: A Reader. Burlington: Ashgate, 2008; idener, John From Polders to Postmodernism: A Concise History of Archival Theory. Duluth: Litwin, 2009.

4. Friedman, Thomas L. The World Is Flat A Brief History of the Twenty-first Century, April, 2005.

5. Castells, Manuel. Rise of the Network Society, Blackwell Publishers, Inc. Cambridge, MA, USA,1996; Castells, Manuel. (1996, second edition, 2000). The Rise of the Network Society, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. I. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell; Castells, Manuel. (1997, second edition, 2004). The Power of Identity, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. II. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell; Castells, Manuel. (1998, second edition, 2000). End of Millennium, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. III. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell.

6. Castells, Manuel. Rise of the Network Society, Blackwell Publishers, Inc. Cambridge, MA, USA,1996; Castells, Manuel. (1996, second edition, 2000). The Rise of the Network Society, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. I. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell; Castells, Manuel. (1997, second edition, 2004). The Power of Identity, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. II. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell; Castells, Manuel (1998, second edition, 2000). End of Millennium, The Information Age: Economy, Society and Culture Vol. III. Malden, MA; Oxford, UK: Blackwell.

7. Freeman, C., Clark, J., and Soete, L. 1982. Unemployment and Technical Innovation, Pinter, London.

8. Dosi, G. 1982. Technological paradigms and technological trajectories, Research Policy, 11: 147–162.

9. Perez, C. (1989) Technical Change, Competitive Restructuring and Institutional Reform in Developing Countries, SPR Publications, The World Bank Washington D. C., Discussion paper N 4, December; Technological revolutions and techno-economic paradigms, Cambridge Journal of Economics, Vol. 34, No.1, January 2009, pp. 185–202; Technological change and opportunities for development as a moving target 2001, Cepal Review, N 75, December, pp. 109–130; Change of paradigm in Science and Technology Policy, Cooperation South, TCDC-UNDP, N 1–2000, pp. 43–48; Technical change and the new context for development, 1994, Lynn Mytelka ed., South-South Cooperation in a Global Perspective, OCDE, Paris, pp. 55–87.

10. Томас Кун въвежда понятието «научна парадигма» и преосмисля идеята за научната революция. Според него развитието на идеите в науката е динамичен процес, който се извършва в две последователни фази: първата — на «нормалната наука», се характеризира с плавно развитие — в научните идеи има приемственост със съществуващите дотогава теории, възгледи и методи. Втората фазата на разрив е преход към качествено ново състояние на науката, при което се отхвърлят господстващите възгледи и начини на работа. Вж. Kuhn, Thomas S. The Structure of Scientific Revolutions, 1962, Chicago; на български език: Кун, Томас, Структурата на научните революции. София, 1996.

11. Dictionary of Archival Terminology: English and French With Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian, Andspanish (Ica Handbook Series, Vol 7), 1988, р. 48, № 110, р. 56–57, № 138, р. 84, № 228; Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, 2004, p. 142; Bergeron, Bryan. Dark Ages II: When the Digital Data Die. Prentice Hall PTR, 2002, р. 9; Bouissac, Paul. Encyclopedia of Semiotics. Oxford University Press, 1998, р. 311; Dictionary of Computing. Oxford University Press, 1996, р. 240; Ralston, Anthony. Encyclopedia of Computer Science — 1st ed. Van Nostrand Reinhold, 1976, р. 658.

12. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, 2004, p. 162; Bantin, Philip C. Strategies for Managing Electronic Records: A New Archival Paradigm? An Affirmation of Our Archival Traditions?, Archival Issues 23:1 (1998), p. 17–34. — <http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf.>

13. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, 2004, p. 101; Preserving Email. Digital Preservation Testbed, The Hague 2003, p. 13; Duranti, Luciana. Diplomatics: New Uses for an Old Science. Society of American Archivists and Association of Canadian Archivists in association with Scarecrow Press, 1998, p. 167; Duranti, Luciana, and Heather MacNeil. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project, Archivaria 42 (Fall 1996), p. 49; Authenticity Task Force Report, The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, p. 7 –<http://www.interpares.org/book/interpares_book_d_part1.pdf.>; Suderman, Jim Context, Structure and Content: New Criteria for Appraising Electronic Records, [webpage]. 2 November 2001 — <http://www.rbarry.com/suderman-wholepaper7_postscript011102.htm.> и др.

14. Вж. Анчова, К. Барутчийски, С., Бурмова, М., Крайчева, Ж., Матинян, А. Минцев, Д., Нейкова, А. Пандева, З. Пейков, П. Петкова, С. Пискова, М. Речник на българската архивна терминология. Варна: ВСУ «Черноризец Храбър», 2002.; Dictionary of Archival Terminology/Dictionnaire de Terminologie Archivistique English and French. With Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish Ed. by Walne, Peter Series: ICA Handbooks Series 7, 1988, 2 ed., p. 60, p. 97; Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 165.

15. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 43.

16. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 49.

17. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 86.

18. Вж. Анчова, К. Барутчийски, С., Бурмова, М., Крайчева, Ж., Матинян, А. Минцев, Д., Нейкова, А. Пандева, З. Пейков, П. Петкова, С. Пискова, М. Цит. съч.; Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 101.

19. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 87, вж. и Internet Security Glossary: RFC 2828, Faqs.org, 2000 — <http://www.faqs.org/rfcs/rfc2828.html.>

20. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 101.

21. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 235.

22. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, 2004, p. 29; вж. и born analog — <http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=3148>.

23. Вж. ISO 30300 — Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary, p. 10, definition 3.3.3; ISO 15489–1 — Information and documentation — Records management — Part 1: General, p. 2, definition 3.7; BDS ISO 15489–1:2008 — Информация и документация. Управление на записи. Част 1: Общи положения, с. 8, дефиниция 3.7.

24. Continuing study of Federal agency recordkeeping technologies, 2008, р. 35. — <http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/recordkeeping-tech-2008.pdf>.

25. Станислав Макаров. Что такое ECM. — Директор информационной службы, № 4, 2003. — <http://www.osp.ru/cio/2003/04/172627/>

26. Context for Electronic Records Management [ERM]. — <http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/context-for-erm.html>.

27. Context for Electronic Records Management [ERM] — <http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/context-for-erm.html>.

28. Кук, Тери. Архивите в постмодерния свят: взаимодействие на архивната теория и практика след издаването на холандския учебник от 1898 г. — АП, 1996, № 3–4, с. 48–51.

29. На български е преведен като «Информация и документация. Управление на записи. Част 1: Общи положения». — <http://www.bds-bg.org/bg/standard/?natstandard_document_id=48463>.

30. На български е преведен като «Информация и документация. Управление на записите. Част 2: Указания». — <http://www.bds-bg.org/bg/standard/?natstandard_document_id=48463>.

31. ISO 15489–1:2001 — Information and documentation — Records management — Part 1: General, p. 1.

32. ISO 15489–2:2001 — Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines [Technical Report], р. 10–21.

33. На български е преведен като «Информация и документация. Процеси за управление на метаданни. Метаданни за документи/записи. Част 1: Принципи». — <http://www.bds-bg.org/bg/standard/?keywords=23081-1&app_search_in=1>.

34. Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles, р. 2–3, 5–11.

35. Information and documentation. Records management processes. Metadata for records. Part 1: Principles, р. 5–6.

36. Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments — Module 1: Overview and Statement of Principles, 2008.

37. Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments — Module 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, 2008.

38. Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments — Module 3: Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems, 2008.

39. International Organization for Standardization — ISO. Повече за ISO, стандартите и стандартизацията вж. Нейкова, А. Стандартизация и стандарти в архивната работа и обучението по архивистика. — Във: Традиции и приемственост. 50 години полувисше и висше образование в Източните Родопи. Т. I. История. Кърджали, 2011, с. 231–247. — <http://electronic-library.org/articlers/Article%200138.html>.

40. ISO 16175–1:2010 — Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 1: Overview and statement of principles, ISO 16175–2:2011 — Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems и ISO 16175–3:2010 — Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.

41. ISO 16175–1:2010 — Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 1: Overview and statement of principles, р. 1–2.

42. ISO 16175–2:2011 — Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems), р. 1.

43. ISO 15489–1:2001 — Information and documentation — Records management — Part 1: General, p. 3.

44. Анчова, К. Барутчийски, С., Бурмова, М., Крайчева, Ж., Матинян, А. Минцев, Д., Нейкова, А. Пандева, З. Пейков, П. Петкова, С. Пискова, М. Цит. съч.

45. Dictionary of Archival Terminology/Dictionnaire de Terminologie Archivistique English and French. With Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish Ed. by Walne, Peter Series: ICA Handbooks Series 7, 1988, 2 ed., p. 56–57, № 138.

46. Evans, Frank B. Dictionary of archival terminology: English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, ICA handbooks series. Vol. 3, p.137, № 387.

47. The InterPARES Glossary December 2001, р. 3. — <http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_glossary.pdf>

48. The InterPARES GlossaryDecember 2001, р. 6. — <http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_glossary.pdf>.

49. Glossary. — <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/glossary.aspx>.

50. Glossary. — <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/glossary.aspx>.

51. Glossary of Recordkeeping Terms, р. 11. — <http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/glossary/singleversion.htm>.

52. Glossary of Recordkeeping Terms, р. 23. — <http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/glossary/singleversion.htm>.

53. Freedom of Information Act, 1991 (South Australia). — <http://www.archives.sa.gov.au/>.

54. <http://www.archives.sa.gov.au/>.

55 Glossary of Archival and Recordkeeping Terms, Queensland State Archives, р. 11. — <http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/ GlossaryOfArchivalRKTerms.pdf>.

56. Glossary of Archival and Recordkeeping Terms, Queensland State Archives, р. 19. — <http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/GlossaryOfArchivalRKTerms.pdf>.

57. Rules for archival description (RAD), Bureau of Canadian Archivists Ottawa, Canada, 1990, July 2008, D–7. — <http://www.cdncouncilarchives.ca/RAD/RAD_Glossary_July2008.pdf>.

58. ISAD(G) (General International Standard Archival Description).

59. General International Standard Archival Description, Second Edition, Ottawa 2000, р. 10.

60. General International Standard Archival Description, Second Edition, Ottawa 2000, р. 11.

61. ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families.

62. ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families, Second Edition, Canberra, Australia, 27–30 October 2003, р. 12.

63. Model Requirements for the management of electronic records March 2001, р. 7, р. 104.

64. Model Requirements for the management of electronic records, March 2001, р. 7–8, р. 106.

65. Model Requirements for the management of electronic records, European Communities, 2008, р. 16, р. 166.

66. Model Requirements for the management of electronic records, European Communities, 2008, р. 17, р. 170.

67. Modular Requirements for Records Systems, Copyright 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, р. 227.

68. Вж. Richard Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology, Chicago, 2004, p. 92–93. — <http://wgiss.ceos.org/archive/archive.pdf/draft%20glossary%20of%20archival%20and%20records%20terminology%20GART_2004-06-26.pdf>; Glossary Definitions. — <http://archives.govt.nz/advi ce/continuum-resource-kit/glossary/definitions-full-list>;<http://irmt.org/>; Department of Defense, DoD 5015.2-STD, Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications, April 25, 2007, р.14; Glossary of Archival and Recordkeeping Terms, Queensland State Archives, р. 11. — <http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Glos saryOfArchivalRKTerms.pdf>; Glossary of Recordkeeping Terms, р. 11. — <http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/glossary/singleversion.htm>; Department of Defense, DoD 5015.2-STD, Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications, April 25, 2007, р.20; Managing Public Sector Records: A Study Programme, Glossary, p. 20; International Records Management Trust, Training in Electronic Records Management, Glossary of Terms, р. 34; Electronic Records Management System (ERMS) — System Specification for Public Offices National Archives of Malaysia, р. 86 и др.

69. Glossary of Terms State Records of South Australia. — <http://www.archives.sa.gov.au/glossary.html>; National Archives of Australia Glossary. — <http://www.naa.gov.au/records-management/publications/glossary.aspx>; Training in Electronic Records Management, Glossary of terms, Version no. 1/2009, р. 14, р. 34. — <http://irmt.org/documents/educ_training/term%20modules/IRMT%20TE RM%20Glossary%20of%20Terms.pdf>; Richard Pearce-Moses. A. Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2004, p. 92–93.