Университетските исторически архиви — модели и практики
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова
Автор: Илонка Колева
Дизайн: Давид Нинов
София, 2013
Първите съвременни европейски университети възникват през периода ХІІ–ХІV в. Още тогава традиционните университетски функции — обучение, научноизследователска и административна дейност, започват да се документират. От интерес и задължение на университетите е документите, които създават, да се запазят. По този повод Цезар Гутиерос Муньос пояснява относно ролята на архивиста в университета, че «Университетският архив осигурява дейността на университета като гарантира летописа на неговата история».
Целта на настоящата разработка е да се представят университетските архиви във водещи световни университети, техните задачи, функции и статут, за да се направи сравнение с историята и развитието на Университетския архив на СУ «Св. Климент Охридски».
Обект на проучване са архивите на най-старите «национални университети» в страните от Централна и Западна Европа, Балканския регион, както и на най-известните университети в САЩ.
От анализа на информацията в интернет сайтовете на визираните университети могат да се направят няколко извода, които очертават общата рамка за сравнение на интересуващите ни университетски архиви. Тя обхваща историята и статута им, формирането и състава на техните документални и архивни ресурси, както и техните приоритети в условията на съвременното информационно мрежово общество. Тези изводи са следните:
1. В повечето от представените университети, университетският архив е със статут на самостоятелно звено в структурата на съответната университетска администрация;
2. В университетите в САЩ архивът, заедно с библиотеките и музеите, най-често е обособен като специализиран комплекс;
3. В европейските университети архивите им традиционно са част от централната администрация и осигуряват съхраняването и достъпа до университетските документи;
4. Университетските архиви не предават архивните си документи за съхранение в националните исторически архиви, което означава, че университетите не са техни фондообразуватели;
5. Университетските архиви наред с административната документация на дадения университет приемат и съхраняват лични фондове и документи на преподаватели, възпитаници и известни личности, свързани с него;
6. Характерно за университетските архиви в САЩ е, че в тях се съхраняват различни колекции от документи на държавни и щатски институции, както и колекции с изключителна историческа стойност;
7. Съобразно със световните тенденции във връзка с развитието на съвременното информационно мрежово общество с приоритетно значение за университетските архиви е дигитализацията на собствените им архивни ресурси, която се осъществява в създадените за целта модерни дигитализационни центрове.
* * *
Архивът на най-стария европейски университет — Болонския (Италия), е институционализиран официално на 20. 12. 1980 г. от Министерството на културата. В него се съхраняват всички документи, създадени или получени след 1860 г.: протоколи на управителните органи, досиета на студенти, документи на преподаватели и административния персонал, документи, свързани с историята и развитието на университета като цяло, и др. Трябва да се отбележи, че през 1892 г. по-старите документи на университета са предадени за по-нататъшно съхранение и използване в новосъздадените държавни архиви в Италия.
Както отбелязва Джан Паоло Бризи в статията си «История на архива на Университета в Болоня», много от университетите след обединението на Италия предават своите архиви, без да са били задължени по закон да сторят това, в Централния архив на Кралство Италия, за да бъдат опазени по-добре.
Съвременният архив на Университета в Болоня е организиран като обслужващ център с образователна и научна цел. Той е със статут на отдел, който разполага със свой собствен технически, административен и помощен персонал, както и с бюджет. Управлението на архива е поверено на директор, който се подпомага от Научен комитет и Управителен комитет по планиране на бюджета.
В университетския архив са създадени необходимите условия за съхраняване на предадените му документи, а екипът от специализиран персонал и комисия от експерти изпълняват възложените им задачи. В архива освен документите на университета се съхраняват и документи, постъпили като дарение от частни лица. Особено ценен е «Архивът на германския народ» (в който има документи на Николай Коперник и документи от ХІІІ в.), придобит чрез дарение през 1956 г.
Общата дължина на притежаваните документи е 5 мили. Според автора на посочената статия проблеми за архива произтичат от извършващата се дигитализация на традиционните архивни документи и справочници, а също и от непрестанно нарастващия обем на съвременните документи, свързани с учебната, научноизследователската и административната дейност в университета.
От архивите на германските университети ще разгледаме тези в градовете Гьотинген, Хайделберг и Мюнхен.
Архивът на Георг-Август университет в Гьотинген е самостоятелна структура в университетската администрация, но в сайта на университета няма конкретни данни за него.
Архивът на Лудвиг-Максимилиан университет в Мюнхен е организиран като централна база на университета. В него работят 6 архивисти. Университетският архив е член и на Асоциацията на немските архивисти, на Работната група на баварските университетски архиви, на Асоциацията «Историческо общество «Инголщад» и др.
Възложени са му следните задачи:
1. Комплектува излезлите от употреба документи на централната университетска администрация, факултетите, институтите, болниците и други институции на университета;
2. Класифицира и описва документите, след като се предадат от университетските структури;
3. Унищожава документите с изтекъл срок на съхранение;
4. Предоставя за справка на администрацията необходимите документи, организира изложби, предоставя документи за научни изследвания.
В университетския архив се съхраняват всички документи на Лудвиг-Максимилиан университет, като най-старите датират от 1472 г. Значителни щети на колекцията са нанесени по време на Втората световна война.
Историята на архива на Руперхт-Карл университет в Хайделберг датира още от края на ХІV в., когато започват да се полагат целенасочени грижи за опазването на университетските документи. През 1838 г. Държавният архив в Карлсруе се опитва да комплектува документите на университета, но среща решителен отпор от страна на университетската общност и те продължават да се съхраняват на място. От 1888 г. започват да се назначават архивисти, които поемат грижата за архива, който по същото време е към университетската библиотека. През 1953 г. архивът се организира като самостоятелно звено в университета. Той разполага с богата колекция от документи, но тя също понася значителни щети по време на Втората световна война.
Съхраняваните документи са с дължина около 4 км. Задачите на университетския архив са да приема излезлите от употреба документи, свързани с дейността на администрацията, обучението и научните изследвания в университета. Както са отбелязали колегите в сайта си: «Документите с дългосрочна стойност представляват паметта на университета». Презумпцията е, че от интерес за университета е те да бъдат грижливо събирани и съхранявани, както и да се осигури достъп до тях в качеството им на средство за управление и исторически извори.
В разглеждания архив освен «класическите» документи се съхраняват също и снимки, печатни материали, брошури, карти и музейни експонати, доколкото те също имат отношение към историята на университета. Архивът е публичен и няма никакви ограничения за достъп до намиращите се в него документи. В архива работят 8 служители архивисти.
В сайта на Университета във Виена (Австрия) се отбелязва, че началото на университетския архив е поставено още през 1388 г., когато е закупен железен сандък, в който ректорите поставили документите и печатите на университета. Най-ранните документи в архива са от 1365 г., а най-старата инвентарна книга е от 1708 г. През 1875 г. в университета е назначен «архивар историк», който трябвало да събира наличните исторически документи от различните структури с цел да се предостави възможност те да бъдат изследвани.
С течение на времето университетският архив, заедно с библиотеката и музея, се превръща в информационен и научноизследователски център за история на университета. През 1975 г. архивът е обособен като самостоятелна дирекция в структурата на университетската администрация.
Университетският архив е отговорен за опазването и развитието на историческите традиции на университета, както и за опазването на университетските исторически документи за целите на администрацията, научните изследвания и преподаването. Служителите в архива — 9 души, подготвят допълнително лекции, изложби и подкрепят работата по научноизследователски проекти. Активно се работи и по дигитализацията на информационните ресурси на архива, като чрез сайта е осигурен онлайн достъп до дигитализираните документи.
През 1991 г. в Университета в Лозана (Швейцария) е създаден университетски архив. Идеята за неговото изграждане се възприема през 1987 г., когато тържествено се отбелязва 450–годишнината на университета. Преди това, както е пояснено в историческата справка, само два университета в Швейцария имат автономни функциониращи архиви.
През 2004 г. разглежданият архив е реорганизиран в три сектора: Управление на информацията; Методически и Развитие на паметта. Архивът е отговорен за опазването на архивните документи на университета. В него се съхранява цялата информация на ректорската и факултетната администрация. За целта се комплектуват и специализирани фондове (географски карти, аудио-визуални записи, публикации и др.), а също и лични фондове, както и документи, свързани с учебния и научноизследователския процес.
Мисията на архива е да организира институционалната памет и управление на информацията, съдържаща се в него, с цел да популяризира съдържанието и да обогатява документалното наследство на университета. В архива системно се комплектуват и обработват всички документи на университета и университетската колегия. Персоналът се състои от 10 служители, които отговарят за съхранението на документите и историческата памет, за издирването, събирането, класификацията, съхранението и използването на документалното наследство на университета.
Целта на Oxford University Archives (Великобритания) е да селектира и запази административните документи на университета и неговите структури и да ги предоставя за използване за административни и изследователски цели. Архивът консултира университетските структури относно ценността на документите им и предаването им за постоянно съхранение.
Историята на Oxford University Archives започва още през ХІV в., когато документите на университета са преместени в църквата «Св. Богородица». Там те се съхранявали в сандъци, заедно с парични средства и други ценности на университета. След 1544 г. тези документи са разпилени, а част от тях безвъзвратно изгубени. Тази несигурност по отношение опазването на университетското документално наследство продължава до 1634 г., когато антикварят Brian Twyne е назначен за «пазител на архивите». Tой и неговият наследник Gerard Langbaine успяват да преместят оцелелите архивни свидетелства в Tower of the Five Orders. През 1854 г. последният етаж на Tower of the Five Orders официално е определен за хранилище на университетския архив.
Любопитна подробност е, че на сайта на архива в хронологична последователност са отбелязани имената на всичките 21 «пазители на архивите» от 1634 г. досега.
Oxford University Archives съхранява само административните документи на университета от 1214 г. насам. Сред тях са укази (харти), статути и нотариални актове, документи на канцлера на университета, протоколи на законодателните и изпълнителните органи на университета, финансови и административни документи, документи на преподаватели и на университетските структури. Преобладават документите за периода ХІХ–ХХ в., които са на хартиен носител.
На сайта на архива е предоставен достъп до голяма част от каталозите му.
В повечето държави от бившия «Източен блок» националните университети също полагат грижи за опазването на документалното си наследство независимо от възприетия от тях след края на Втората световна война централизиран модел на архивна система.
Като пример можем да посочим Обединения архив на Държавния университет в Санкт Петербург (Русия). В него работят 9 души, които отговарят за следните задачи: 1. Методическа помощ и контрол за правилното формиране и оформяне на делата в деловодните структурни подразделения на университета и подготовка на делата за предаване в архива; 2. Приема, отчита и съхранява документите от структурните подразделения на университета; 3. Отговаря на запитвания на граждани и организации от социално-правен характер; 4. Отговаря на запитвания на структурните подразделения на университета; 5. Организира работата на изследователи с документи, съхранявани в Обединения архив; 6. Консултира учреждения и граждани за местонахождението на интересуващите ги документи; 7. Формира научно-справочен апарат към документите в архива; 8. Приема документите от отделите на Ректората.
Архивът на Московския държавен университет (МГУ) — Русия, е част от дирекция «Управление на документите и деловодството», в която има пет отдела: Електронни системи за организационно-разпоредителните документи; Подготовка на документите; Кореспонденция; Регистрация и контрол; Архив на МГУ. В архива работят 4 специалисти.
Ягелонският университет в Краков (Полша) претендира, че неговият архив е един от най-старите и най-значимите университетски архиви в света. В него се съхраняват документи, които отразяват дейността на университета в течение на повече от шест века. Архивът функционира като самостоятелно звено в университетската администрация и комплектува документите на всички структури на университета, както и на неговите преподаватели.
С цел опазването и проучването на историческата памет на Карловия университет в Прага (Чехия) са създадени Институт по история на Карловия университет и отделно — Университетски архив. Институтът се занимава основно с историята на университета, но също и с историята и развитието на националното образование като цяло. Архивът управлява и се грижи за архивните документи, които съдържат информация за миналото и настоящето на Карловия университет. Работата се изпълнява от професионален екип от 9 души. Основната им задача е съхраняването на документалните свидетелства с историческа стойност, както и съвременните документи, сред които на Карловия университет, на Германския университет в Прага, както и документите, свързани с дейността на студентските клубове и сдружения на територията на страната. Те отговарят и за фотоархива, а също за формирането при необходимост на архивни колекции относно текущата дейност на Карловия университет. Като цяло архивът съхранява 176 колекции с обхват 5858 линейни метра.
Архивът на най-стария университет в Унгария — Техническия университет в Будапеща (1635), е създаден през 1971 г. Преди това документите на университета се съхраняват в неговата библиотека. На 1. 01. 1993 г. на архива е отреден специален статут. Университетския архив е и член-учредител на Архивната асоциация, основана в Будапеща през лятото на 1993 г.
Мисията на архива е да комплектува документи за историята на Техническия университет, документи на ректорите, деканите на факултетите, на административните дирекции, на функционалните съвети и комисии, на библиотеката, спортните клубове и във връзка с културната дейност. Архивът, който е с обем 805 линейни метра, съхранява документи за периода 1846–1994 г., в това число лични документи и фондове на преподаватели. Служителите в архива отговарят за предоставянето на необходимата документна информация и услуги на заинтересуваните изследователи.
По-различно са организирани университетските архиви в държавите в Балканския регион, включително и у нас. В националните университети на Сърбия, Македония и Албания университетският архив не е самостоятелно звено в структурата на съответната администрация.
За разлика от този модел автономен архив функционира в Университета в Букурещ. В него работят 7 архивисти, които трябва да комплектуват документите на университета, включително да ги обработват и описват, да извършват подбор и унищожават неценните документи с изтекли срокове на задължително учрежденско съхранение, да организират опазването на исторически ценните документи и да осигуряват използването им.
В Университета «Александър Куза» в Яш няма обособен самостоятелен архив, но в специална архивна колекция в университетската библиотека се съхраняват над 100 000 ръкописа, албуми, географски карти, старопечатни книги и архивни документи. Документи за историята на университета, неговите преподаватели и студенти са запазени и във фондовете на музея на университета.
В архива на Солунския университет «Аристотел» (Гърция) освен документите на администрацията се съхраняват и няколко големи колекции: Архив на съвременната гръцка литература; Редки гръцки ръкописи; Архив на педагогическата академия и Исторически архив на образованието.
* * *
В американските университети по традиция архивите, библиотеките и музеите се структурират като един цялостен комплекс. В отделни университети обаче — Харвард, Йейл и Станфорд, архивите имат статут на самостоятелни звена към общата университетска администрация.
В Университетския архив на Харвардския университет се комплектуват документи с историческа стойност, създадени и получени в процеса на работа на централната и факултетната администрации. В него се събират и съхраняват също университетски издания, лични документи на преподаватели и административните служители, документи на организации, свързани с университета, дисертации, аудио-визуални документи и др. Общо наличните документи са 50 000 линейни фута дължина и се отнасят за периода от ХVІІ в. до наши дни.
Архивът е публичен, което означава, че е достъпен не само за преподавателите, служителите и студентите на Харвард, но и за всички заинтересувани граждани. А на сайта му е предоставен онлайн достъп до 17 архивни колекции, включващи документи от учебната, преподавателската, административната и всички други дейности на Харвардския университет.
Архивното наследство на университета Йейл се съхранява в повече от десет специализирани библиотеки поради огромния обем и многообразието на видовете документални свидетелства.
Значителна част от него се намира в Sterling Memorial Library. Нейната мисия е да насърчава и поддържа научните изследвания и преподаването в университета Йейл чрез придобиване, съхраняване и предоставяне на автентични материали на местно и национално равнище, както и на международната общност. По този начин архивът служи за опазването на документалната памет на университета. В отделните колекции в този комплекс се съхраняват документи на университета, факултетите, преподаватели и възпитаници на Йейл.
Ценни колекции от документи се съхраняват и в Divinity Library Spesial Collections, сред които архивният фонд на Богословския факултет, лични фондове на декани и видни възпитаници на факултета.
Government dokuments and information center е депозиториум на документи от федералното правителство на САЩ, Канадското федерално правителство, Организацията на обединените нации и др.
Уникална по своето значение е и колекцията Fortunoff video archive for holocaust, в която се намират повече от 4000 видеозаписа на интервюта със свидетели и оцелели от Холокоста.
Университетският архив на Станфордския университет е създаден през 1965 г. от Съвета на настоятелите, за да могат да се събират, съхраняват и предоставят на разположение исторически и юридически ценни документи на университета и на членовете на университетската общност. В допълнение към посочената отговорност е и събирането на всички материали, свързани с основателите на университета Лиланд и Джейн Станфорд, и членове на фамилията, които са свързани с тях в бизнес начинания или в самото създаване на Станфордския университет.
Университетския архив подпомага научните изследвания и преподаването в отделните факултети. Той служи като основен източник на информация за университетската администрация и развитието на университета. Архивните колекции предоставят информация за академичната общност, а също по организационни въпроси, както и за спецификата на студентския живот, участието на университета в развитието на долината Санта клара, на щата Калифорния и на цялото Западното Крайбрежие на САЩ.
По-конкретно в архива се съхраняват: архивни фондове на колежанските администрации, включващи академични, административни и научноизследователски документи; документи на студентски организации; служебни и лични документи на преподаватели, административния персонал, членове на Борда на настоятелите и на президентите на Станфордския университет; студентски писма, дневници, албуми и албуми със снимки, отразяващи студентския живот в Станфорд; служебни и лични документи на семейството на Лилан Станфорд и др.; публикации, монографии, вестници, годишници, указатели, изследвания и книги, издадени от университетското издателство; снимки, негативи, диапозитиви, филми и видеоматериали; дипломни работи и докторски дисертации; карти, чертежи, скици и др.; записи на интервюта с преподаватели, служители и студенти за историята на Станфордския университет.
Всеки един от представените университети независимо от географската си отдалеченост и времевите разлики се е стремял и успял, макар и с различни решения (модели), да организира собствени университетски архиви с цел да съхрани документалното си наследство и историческа памет за идните поколения.
* * *
В най-стария университет в България — СУ «Св. Климент Охридски», грижата за опазването и съхраняването на ценните документи се проявява още със създаването му независимо от липсата на архивно законодателство и държавни исторически архиви у нас чак до 1951 г. Първоначално отговорността за «архивата» на Висшето училище е възложена на секретаря и на деканите на факултетите, а от 1905 г. с приемането на Общия университетски правилник вече е регламентирана дейността на архиваря на университета.
В университетските правилници и наредби до края на 40–те години на ХХ в. неизменно са посочвани и задълженията на лицата, носещи отговорност за работата с университетските документи и попълването на университетската архива(1). Особено внимание се обръща на съхранението на протоколите от Академичните и Факултетните съвети, годишните отчети на ректорите, заповедите, кореспонденцията и досиетата на преподавателите. Добре известно е, че въз основа на документите, намиращи се в университетската архива, през 1938 г. проф. Михаил Арнаудов написва «История на Софийския университет през първото му полустолетие» — един фундаментален труд, който остава ненадминат с пълнотата на информацията, съдържаща се в него.
С поставянето на началото на централизираното архивно дело в страната през 1951 г. с Указ № 515 се създава Държавния архивен фонд (ДАФ) като синоним на националното ни архивно богатство. В състава му влизат и документите на всички научни, учебни, културни и технически учреждения, организации и предприятия, които на практика стават «фондообразуватели» на новосъздадените държавни архиви. Съгласно утвърдените изисквания документите на СУ «Св. Климент Охридски» също представляват интерес за ДАФ и подлежат на предаване за постоянно съхранение в тогавашния Софийски градски и окръжен държавен архив (СГОДА).
В новата ситуация първите контакти между СГОДА и университета стартират през 1958 г., когато с писмо от архива се изисква в 14–дневен срок да се подготвят и предадат за по-нататъшно постоянно съхранение всички ценни документи на университета, създадени до 1944 г. Това писмо разделя и противопоставя мненията на университетската колегия по възникналия казус — част от преподавателите смятат, че документите ще се съхраняват по-добре в архивна институция, но останалите предпочитат документите да останат в университета и да се организират в музейна сбирка.
Едва през 60–те години на ХХ в. СГОДА успява да комплектува част от ценните документи на университета. През 70–те години новото писмо от страна на държавния архив относно предстоящото поредно комплектуване среща обаче отпор от университетското ръководство. То официално опонира с мотива, че исканите документи продължават да се използват оперативно и продължават да са необходими за дейността на университета. В резултат отношенията между двете институции се изострят. В крайна сметка са комплектувани много документи, на които дори не е изтекъл 10–годишния срок на учрежденско съхранение. По този начин се затруднява работата на университетската администрация като цяло.
Възникналото напрежение, както и неправилното съхранение на документите в университета, провокират доц. Мария Матеева да предложи на университетското ръководство да се създаде университетски архив(2). В докладна записка до ръководството на университета от 10. 01. 1976 г. тя предлага да се създаде автономен университетски архив, като посочва за пример архивите на Оксфордския, Кеймбриджкия, Пражкия, Краковския, Карловия и на други световноизвестни университети, които съхраняват и използват собствените си архиви за научни цели от векове. Авторката възразява, че университетът неправилно е включен в профила на СГОДА като негов фондообразувател. Той би трябвало да е фондообразувател на съответните централни архиви. Докладът завършва със следните слова: «Другарю Ректор, уверени сме, че Вие ще направите необходимото, за да могат идните поколения да пишат историята на нашето социалистическо образование по документални извори, а не по данните на ежедневната преса».
Предложението на доц. Матеева е реализирано 22 години по-късно по настояване на доц. А. Нейкова, поела щафетата в катедра «Архивистика» в Историческия факултет и с подкрепата на проф. Георги Бакалов. С решение на Академичния съвет университетският архив е създаден през 1998 г., а от 2004 г. получава статут на самостоятелен отдел в ректорската администрация. Съгласно архивното законодателство обаче той изпълнява функциите на учрежденски архив, в който се приемат, отчитат и съхраняват излезлите от текуща употреба документи на Ректората, факултетите и самостоятелните звена, до предаването им за постоянно съхранение в Дирекция РДА — София или унищожаването им.
Освен административни документи архивът комплектува, обработва и съхранява дарените на университета документи и фондове от личен произход на видни университетски преподаватели и възпитаници.
В университетския архив се извършва и експертиза на ценността на документите на университета; методически се контролира формирането, оформянето и запазването на делата в университетските структури до предаването им за съхранение; осигурява се необходимата управленска и справочна информация за нуждите на университетското ръководство и администрация, а така също и на студенти и граждани. Архивът служи и като база за обучение по архивистика и документалистика на студенти, докторанти и специализанти.
Университетският архив е публичен и достъпен не само за университетската колегия, но и за външни потребители. В рамките на работния ден документите безплатно се предоставят за справка, което значително улеснява работата в университетските структури и на изследователите.
Чрез сайта на университета архивът предоставя информация (инвентарни описи) за съхраняваните в него документи на университетските структури и фондове от личен произход. По този начин СУ «Св. Кл. Охридски» осигурява достъп до информационните си ресурси и в интернет среда.
Общата дължина на съхраняваните в университетския архив документи е около 600 линейни метра, създадени в периода 1896–2010 г., и включва: протоколи на управителните органи на университета, факултетите и самостоятелните звена; главните книги на студентите; досиета на преподаватели; заповеди; кореспонденция; документи, отразяващи ръководната, учебната и научната дейност на университета. В състава на архива са комплектувани и личните фондове на ректорите: проф. Георги Златарски (част от фонда), акад. Панталей Зарев, акад. Димитър Косев, акад. Христо Христов, акад. Георги Близнаков, акад. Илчо Димитров, чл. кор. Николай Генчев и на университетските преподаватели: проф. Цветана Романска, проф. Стефан Консулов, проф. Георги Шишков, проф. Емил Михайлов, доц. Жана Николова-Гълъбова, проф. Тодор Николов.
Основната част от архивното богатство на университета за периода 1888–1985 г. се намира във фондовете 994К и 1790 на Дирекция РДА — София.
От изложеното дотук става ясно, че архивът на СУ «Св. Климент Охридски» на практика изпълнява всички функции и на исторически архив. Следователно по своята дейност той не се различава от вековните традиции и практиката на архивите на световноизвестните университети в Европа и САЩ. Може би вече е време и университетският архив на най-старото висше училище у нас да получи автономен статут на исторически архив, което ще позволи на СУ «Св. Климент Охридски» да организира опазването и ефективното използване на собствения си документален и архивен ресурс като част от Националния архивен фонд на Република България. Въпросният автономен статут би спомогнал и за решаването на една от най-важните задачи пред съвременните исторически архиви — дигитализацията на архивното наследство. Дигитализирането на университетския документален и архивен ресурс на място в университета би могло да стане чрез финансиране от университетски и международни образователни и научни програми. Тази дейност може да се извърши в много по-кратки срокове, отколкото, ако ценните административни документи продължават да се предават за постоянно съхранение в дирекция «Регионален държавен архив» — София.
Приложение № 1
До Другаря Ректор на Софийския университет
ПРЕДЛОЖЕНИЕ НА КОМИСИЯТА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ ЦЕННОСТТА НА ДОКУМЕНТИТЕ ОТ АРХИВА НА СОФИЙСКИЯ УНИВЕРСИТЕТ «КЛ. ОХРИДСКИ»
Другарю Ректор,
Преди няколко месеци с Ваша заповед № 2535 бе назначена комисия за извършване на експертиза на документите от архива на Софийския университет. Членовете на тази комисия, в състава на която са включени квалифицирани преподаватели (между тях е и зам. директорът на Единния център за наука и подготовка на кадри по история при БАН), не възрази на Вашето нареждане, макар да имаше основание за това. Тя се опита да направи необходимото, но се оказа, че Софийският университет няма организиран архив, както бе написано във Вашата заповед и както би трябвало да бъде съгласно правителствените разпореждания — Указ 515 от 1951 г. и законите от 1952 и 1974 г. за Държавния архивен фонд на НРБ.
Въпреки това комисията не спря работа и се зае да провери състоянието на документите в звената на университета — някои факултети и служби на Ректората, и установи, че и там има неблагополучия. С малки изключения не се полагат грижи за документите. В редица факултети документите са неправилно оформени (много протоколи на факултетните съвети напр. не са подписани от секретарите), не се водят редовно протоколи от заседанията на деканските съвети, липсват учебни планове, програми на отделните лекционни курсове, документи от защити на кандидатски и докторски дисертации, по атестиране на преподаватели и много още основни документи. Всички тези пропуски нямаше да съществуват, ако имаше специална архивна служба.
Не по добро е положението и по отношение на съхраняването им. През последното десетилетие, т. е. от последното приемане на архивни документи от държавния архив, са натрупани големи количества документи във факултетите, които са наблъскани в шкафове и чекмеджета, некласифицирани, неописани и т. н. В подобно състояние се намират и тези на Ректората, които са складирани в едно помещение на подземния етаж на централната сграда. Поради тези именно причини комисията не бе в състояние да изпълни поставената от Вас задача, колкото и компетентна да бе.
Искаме да Ви уверим, Другарю Ректор, че самостоятелни университетски архиви съществуват почти във всички страни, в някои от стотици години. Със световна известност се ползват архивите на Оксфордския, Кеймбриджкия, Парижкия, Пражкия, Краковския, Карловия и на други университети, които съхраняват и осигуряват използването на собствените си архиви за научни цели от векове. И понастоящем редица страни организират такива архиви и като пример ще посочим Торунския университет, който наскоро бе посетен от член на нашата комисия. Този архив съществува от двадесетина години, т. е. още с откриването на университета. Съгласно статута му в неговите хранилища ежегодно всички факултети и служби предават своите документи, където те се обработват, оценяват и се дават необходимите справки на всички заинтересувани. Той се ръководи от доцент, член на Катедрата по архивистика към Историческия факултет, а цялата работа се извършва от 3 архивисти. Трябва да се признае, че това за Полша е съвсем естествено, тъй като там съществуват вековни традиции в това отношение и на документите се гледа като големи ценности. Същото за съжаление не би могло да се каже за нашата страна и за нашия народ.
У нас липсват такива традиции, поради което се оставят да загиват уникални документи, но затова много грижи се полагат за книгите, защото те имат собствена цена. Във всяко учреждение, където има шкаф с книги, се осигурява и библиотекар със ценз. Не е ли парадоксално, че и в Софийския университет съществува такава разгърната мрежа от библиотеки — централна и специализирани, и нито един архив за неговите документи. Далеч сме от мисълта да считаме, че в университета библиотеките не са необходими. Напротив, и все пак има факултети като Философския например с 3 библиотеки!
Другарю Ректор, позволихме си това отклонение, за да внушим, че един архив на университета е абсолютно необходим. Проблемите около него са много повече и те не бива да се поставят акционно единствено във връзка с експертизата и подготовката на документите за предаване в държавния архив. Какво ще се съхрани, щом като документите са непълноценни и фондът е непълен? Назрял е въпросът за организиране на университетски архив и това е напълно реализуемо. За неговото съществуване не са необходими много средства — на първо време 2 щатни бройки и подходящи помещения, за да се съхраняват всички документи на Ректората и факултетите и да се разрешат всички проблеми на нашите документи от момента на тяхното възникване.
Колективът на Катедрата по архивистика към Историческия факултет ще поеме шефството на архива. Той ще изготви модела за този архив, с негова помощ ще се разработят необходимите инструкции и т. н. Студентите от профил «Архивистика» по време на учебните занятия и лятната производствена практика ще обработват комплектуваните документи. Изобщо този архив би могъл да се използва като база на катедрата.
Що се отнася до предаването на архивните документи на държавния архив, това лесно ще се уреди с Главното управление на архивите. Хранилищните възможности на Софийския окръжен архив са твърде ограничени, поради което документите на университета могат да се задържат по-продължително време. Да не говорим и затова, че университетът неправилно е включен в неговия профил.
Другарю Ректор, комисията счита, че Вие по достойнство ще оцените нуждата от подобен архив, в който документално ще бъде отразена цялостната дейност на Софийския университет — елитното учебно заведение на нашата страна. Уверени сме, че Вие ще направите необходимото, за да могат идните поколения да пишат историята на нашето социалистическо образование по документални извори, а не по данните на ежедневната преса.
София, 10. 01. 1976 г.
Председател на комисията: (п) доц. М. Матеева
Бележки
1. Колева. И. Архивът на Софийския университет — традиции и отговорности. — В: Университетски четения по архивистика. Том І. Българската университетска архивистика като образователен модел — история и бъдеще. С., 2009, с. 128–152.
2. Университетски архив, ф. 1, оп. 86, а. е. 254 — вж. Приложение № 1.