Организация на документооборота
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова
Дизайн: Давид Нинов
София, 2013
СЪЗДАВАНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИ
ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА С ДОКУМЕНТИ
ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ ЗА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ
Работните процеси в държавната администрация обхващат дейности, свързани с обработка на информация и боравене с огромен обем от документи, в огромната си част все още в хартиен вид. Нуждата от създаване на унифицирана организация за работа с документите води до създаване през 1979 г. на Единна държавна система за деловодство и приемане на нормативни документи, регламентиращи този вид дейности. В голямата си част те вече не отговарят на новата организация на работа, съществуваща към момента в публичната администрация. Това обстоятелство наложи поетапната им промяна. Изготвиха се и се приеха нови нормативни актове, чиято задача бе да регламентират новите процеси, протичащи в дейността на държавната администрация, предвид ангажиментите и към изграждане на електронно общество в Република България.
I. Нормативна база
1. Закон за Националния архивен фонд, 2007 г.
2. Закон за електронното управление, 2008 г.
3. Обща стратегия за електронно управление на Република България 2011–2015 г.
4. Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, 2008 г.
5. Наредба № 1 за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, 2009 г.
6. Инструкция № 3 от 21 юли 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности.
Ведомствата изработват свои вътрешни инструкции или правилници за организация на работата с документи, а ръководителите на ведомствата носят лична отговорност за съхраняването на документите до предаването им в държавния архив.
Учрежденията и организациите определят реда за класифицирането, научно-техническата обработка, съхраняването, използването и опазването на документите си в съответствие с нормативните актове и след съгласуване със специалисти от Държавна агенция «Архиви». Съгласно нормативната уредба, ведомствата изработват списъци на видовете документи и номенклатури на делата със срокове за тяхното съхранение.
II. Създаване на документи
Терминът «документ» има латински произход — «документум» и означава доказателство, свидетелство.
Документът е материален обект, съдържащ информация, чиято основна задача е да съхрани във времето и пространството тази информация.
«Официален документ» — документ, издаден по установения ред и форма от длъжностно лице в кръга на служебните му ангажименти или от представител на обществеността в кръга на възложената му функция.
«Неистински документ» — документ, на който е придаден вид, че представлява конкретно писмено изявление на друго лице, а не на това, което действително го е съставило.
За недобросъвестното боравене с документи се предвиждат наказания в Наказателния кодекс:
Чл. 308. (1) «Който състави неистински официален документ или преправи съдържанието на официален документ с цел да бъде използван, се наказва за подправка на документ с лишаване от свобода до 3 години».
Чл. 311. (1) «Длъжностно лице, което в кръга на службата си състави официален документ, в който удостовери неверни обстоятелства или изявления, с цел да бъде използван този документ като доказателство за тия обстоятелства или изявления, се наказва с лишаване от свобода до 5 години...».
Чл. 313. «Който потвърди неистина или затаи истина в писмена декларация или съобщение, изпратено по електронен път, които по силата на закон, указ или постановление на МС се дават пред орган на властта за удостоверяване истинността на някои обстоятелства, се наказва с лишаване от свобода до 3 години или с глоба от 100 до 300 лв.».
Чл. 314. «Който умишлено стане причина да се внесат неверни обстоятелства или изявления в официален документ, съставен съгласно установения ред въз основа на заявление на частно лице, се наказва с лишаване от свобода до 2 години или пробация».
Чл. 319. «Който унищожи, скрие или повреди чужд или не изключително нему принадлежащ документ с цел да причини другиму вреда или да набави за себе си или за другиго блага, се наказва с лишаване от свобода до 3 години или с пробация».
III. Функции на документите
1. Информационна функция
Свързана с необходимостта да се фиксира определена информация в документа. Най-важната информация, съдържаща се в документа е «социалната», т. е. отражение на случващото се в обществото, в което живеем. Документът е не само продукт на определени социални отношения, но и сам може да въздейства върху тези отношения. Оттук, има документи, които само отразяват процесите, настъпващи в обществото и документи, които сами влияят върху социалното развитие.
2. Комуникационна функция
Тази функция е тясно свързана с информационната и служи като посредник на информационната връзка между хората и обществото и между различните елементи на обществената структура.
Комуникационната функция има 2 подфункции, които позволяват да се отделят 2 категории документи:
1. Документи в едно направление:
— отгоре надолу (от законодателя към изпълнителя);
— отдолу нагоре (от изпълнителя към ръководителя — това са молби, жалби, доклади и др.).
2. Документи с двустранно действие, свързани помежду си (делова и лична преписка, договорни документи).
3. Управленска функция
В тази си функция документът се разглежда като средство за управленческа дейност. Управленските документи отразяват в специфична форма стадиите, звената и циклите на управлението и самите оказват сериозно въздействие върху управлението. В управленската си функция документът се проявява в регулативна, нормативна роля, като регулатор на различните страни от дейността на обществото, държавата, учреждението, организацията.
4. Правова функция
На основата на тази функция документите фиксират или изменят правовите разпоредби и правоотношения. Тук се обособяват два вида документи:
— поначало притежаващи правова функция документи, които установяват, закриват, изменят правовите норми и правоотношения или прекратяват дейността им, както и документи, които водят след себе си юридически последствия; всички правови актове на органите на държавната власт и държавното управление; съдебните, прокурорските, нотариалните и арбитражните актове, както и актовете на управлението, издавани от учреждението; всички договорни документи; документи за удостоверяване и отчитане на финансови документи.
— придобиващи правова функция с времето, това са документи, които могат да се използват като доказателство в съда, прокуратурата, нотариата, органите на управление във връзка с определени обстоятелства.
5. Документът като исторически извор
Документът става такъв от момента на неговото създаване.
IV. Система на документиране
За да се създаде документ или система от документи в областта на управлението или въобще на човешката дейност е необходимо да се спазват определени правила и изисквания. Системата на документиране регламентира тези процеси, тя представлява комплекс от правила, по които се създават както определени документи, така и цели системи от документи и организация на движението и работата с тях.
Документите, постъпващи или създавани в учрежденията се приемат в деловодството/регистратурата, където комплекс от дейности определят начина на обработка, движение, използване на документите, архивирането им.
За образуването на система от документи е необходимо техният сбор да се намира в някаква връзка и зависимост.
Най-разпространени системи документи са:
— организационно – разпоредителна документация;
— финансово-счетоводна документация;
— търговска документация;
— научно-техническа документация.
В държавната администрация основно се работи с общоадминистративни документи, които могат да бъдат разделени на две основни групи:
— организационно-разпоредителни документи — заповед, решение, указ;
— справочно-информационни документи — доклад, докладна записка, информация, служебно писмо, отчет, протокол, списък, справка.
V. Организация на работа с документи
До началото на 70–те години на XX век в България няма точни правила, по които да се следи и управлява организационно-разпоредителната документация. С приемането през 1979 г. на Единната държавна система за деловодство, процесите в това направление се регламентират и придобиват унифициран вид.
Единната държавна система за деловодство (ЕДСД) обхваща документационните процеси по общоадминистративните документи в техния пълен цикъл — от създаването на документите или от получаването им в учреждението, обработването и движението до предаването им в архив. Тя регламентира унификацията на документационната дейност в учрежденията на основата на еднотипна технология за документационните процеси, свързани със създаване, приемаме, разпределение, изготвяне, копиране, размножаване и запазването на документите. Системата определя механизма на извършване на сроковия контрол, с цел оперативно решаване на задачите. На основата на ЕДСД се изготвят и вътрешните инструкции за работа с документи на учрежденията.
С приемането на новата Наредба за вътрешния оборот на електронните документи и документи на хартиен носител в администрациите през 2008 г. и Инструкция № 3 от 21. 07. 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности се налага преразглеждане на досега съществуващата организация на документооборота в публичната администрация и създаване на нова такава, предвид ангажиментите на ведомствата по отношение прилагането на Закона за електронното управление (ЗЕУ) в Република България.
Администрациите, които организират документооборота си съгласно изискванията на ЗЕУ, въвеждат и се ангажират с изпълнение на новите разпоредби за движение на документите в електронен и хартиен формат; останалите администрации, които не прилагат тези разпоредби, използват старата организация, определена в ЕДСД.
Организацията на работа в деловодствата или регистратурите се осъществява:
— централизирано, в рамките на структурата на ведомството;
— децентрализирано, при административни структури, разположени в различни сгради;
— комбинирано, в рамките на структурата на ведомството, като една част от документацията се регистрира в основното деловодство, а структурни звена в състава на ведомството имат предоставени права да извършват регистрация на документи със специфично съдържание.
Решението да се избере един или друг вид организация на документооборота е свързана с обема на обработваните документи, разположението на сградния фонд, функционалната специфика на административните структури.
Добрата организация на документооборота предполага приемането на вътрешни правила или вътрешна инструкция за организация на работата с документи.
Терминът «документооборот» включва всички взаимносвързани процеси по движение на документите, от момента на тяхното съставяне или получаване до момента на тяхната окончателна обработка, изпращане или отлагане за съхранение.
Изискванията за движението на документите предполага правилно:
— насочване на документите към структурните звена и длъжностни лица, от чиято компетентност са;
— реализиране без загуба на време, изключване или ограничаване на обратните придвижвания;
— съобразяване с управленските и деловодни операции.
Основните деловодни дейности включват:
— организация на работа с входящите документи;
— организация на работа, изготвяне и оформяне на вътрешните документи;
— организация на работа, изготвяне и оформяне на изходящи документи;
— организация на работа с предложения и сигнали;
— организация на контрола по спазване на сроковете за изпълнение на задачите, произтичащи от организационно-разпоредителните документи;
— справочно-документационна дейност;
— запазване и текущо съхранение на документи.
Посочените по-горе дейности са описани във вътрешните правила/инструкции като последователност от процеси, с изпълнението на които се ангажира всяка административна структура.
VI. Видове документи
Кое налага създаването на документите?
Управлението на държавата се извършва посредством закони, укази, постановления, решения, разпореждания. Тези управленски документи предполагат изпълнение на определени разпоредби, което води след себе си създаването на различни по вид и форма документи.
Документирането на управленската дейност е свързано със записване по установен ред и форма на необходимата за управлението информация. Създаването на документа има два етапа: съставяне и оформяне.
Съставянето е творческо-логически процес, при който се формира съдържанието на документа — текста.
Оформянето е техническа дейност, която придава на документа вид, годен за използването му.
Видовете документи — вътрешни, външни и изходящи, се определят като такива в своята специфика от нормативните предписания, компетенциите и функциите на учрежденията.
Вътрешни документи на учреждението:
— заповеди, решения, инструкции и правилници;
— докладни записки, доклади, отчети, становища, справки, информации;
— проекти за нормативни документи;
— планове, графици и протоколи;
— писма между структурните звена на учреждението;
— заявления на служители;
— служебни бележки.
Изходящи документи на учреждението:
— доклади, докладни записки, становища, информации и отчети, справки;
— проекти на нормативни документи;
— инициативни писма;
— отговори на входящи документи;
— съпроводителни писма;
— напомнителни и допълнителни писма към инициативни документи.
Входящи документи:
— пристигащите в учреждението писма, придружени или не от допълнителни документи-приложения.
Електронни документи.
VII. Изисквания при съставянето и оформянето на документите
Изискванията при съставянето на текстовете на документите от служителите са свързани с използването на ясен, точен и стегнат език, както и унифицирана административна лексика.
Оформянето на документите се извършва съгласно стандарт БДС 6.04.1–85. Стандартът е изработен и влиза в сила през 1985 г. и е общ за цялата държавна администрация.
Към момента този стандарт все още действа и не е отменен.
От няколко години в практиката на публичната администрация се налага един нов начин на оформяне на общоадминистративната документация, свързан с лявото подравняване на основните реквизити при изготвяне на документи. Този нов начин на оформяне на документи е регламентиран с Постановление № 123 от 25. 05. 2009 г. на Министерския съвет, за изискванията за институционална идентичност на администрациите. С постановлението административните органи, общинските съвети и кметовете на общини, райони и кметства следва да спазват единни изисквания по отношение на:
— дейности, свързани с административното обслужване;
— оформлението на документи;
— оформлението на печатни материали, свързани с дейността на изпълнителната власт и нейните администрации;
— общи правила за електронна комуникация и визуализация.
Начинът, по който трябва да се реализират тези дейности е представен в Инструкция № 1 от 11. 07. 2009 г. за институционалната идентичност на администрациите, издадена от Министерството на държавната администрация и административната реформа. Наред с Инструкцията има издаден и Наръчник за институционалната идентичност, в който детайлизирано, с конкретни образци, са представени основните моменти по отношение прилагането на изискванията за институционалната идентичност на администрациите.
Подробно темата за оформяне на бланки и служебна кореспонденция е представена и ясно разписана в Инструкцията в глава пета, раздел III, IV и VII.
VIII. Реквизити при оформяне на общоадминистративни документи
Всички реквизити за оформяне на общоадминистративните документи както според стандарта от 1985 г., така и според Инструкцията за институционална идентичност, имат точно фиксирано място. Общото изискване към тях е свързано, с изписването им с главни букви, във формат Bold.
При оформянето на общоадминистративните документи се използват определени реквизити.
Основни реквизити:
1. «Адрес на организацията — изпращач».
2. «Адрес на получателя».
3. «Относно».
4. «На Ваш № ...».
5. «Към № ...».
6. «Обръщение».
7. «Приложение».
8. «Съставил» и «Съгласувано».
9. «Подпис».
10. «Резолюция».
11. «Забележка».
12. «Препис».
13. «Вярно с оригинала».
14. «Утвърждавам».
Реквизит «Адрес на организацията — изпращач», обикновено той е изписан на бланката на администрацията, която изготвя документа и включва информация за наименованието, адреса, телефони за контакт, имейл, факс. До приемане на Инструкцията за институционалната идентичност, бланките на учрежденията са оформяни и са изработвани съгласно стандарт ISO 8439 от 2002 г.
Реквизит «Адрес на получателя» (адресат) — включва изписване на името и длъжността на ръководителя на учреждението или длъжностното лице, до което изпращаме документа и точния му адрес. При необходимост се записва и наименованието на структурното звено или длъжността и името на служебното лице, компетентно по въпроса: «На вниманието на г-жа/г-н ..........».
При кореспонденция между ведомства, длъжностните лица спазват йерархията на длъжностите и съответното административно и политическо ниво; при подписване на документите, т. е. директор на дирекция подписва кореспонденция до съответен директор на дирекция от друго ведомство; главен секретар кореспондира на ниво главен секретар на дадена административна структура; министър кореспондира със съответен министър по въпроси, касаещи ведомствата им.
Недопустимо е длъжности от административно ниво (главен секретар, директор на дирекция) да кореспондират с длъжности от политическо ниво (министър, началник на кабинет, парламентарен секретар). Недопустимо е и ръководител на ведомство да подписва кореспонденция до служители с експертни функции.
Реквизит «Относно» — включва кратко описание, в което се уточнява за какво се отнася документа.
Реквизит «На Ваш № ...» — използва се при оформянето на изходящи писма-отговор.
Реквизит «Към № ...» — използва се при оформянето на изходящи напомнителни писма.
Реквизит «Обръщение» — включва обръщението към ръководителя на учреждението или длъжностното лице, до което се изпраща даден документ обръщението може да бъде по длъжност или поименно.
Реквизит «Приложение» — използва се в случаи, когато се изпращат придружителни писма, към които има допълнително приложени документи.
Реквизит «Съставил» и «Съгласувано» — задължително се използва при изготвяне на документи, като целта на изписването му е свързана с информиране на ръководителя на административната структура, за това кой е изготвил и одобрил съдържанието на проектодокумента преди неговото подписване.
Реквизит «Подпис» — свързва се с финализирането на работата по изготвяне на документа, ръководителят на учреждението приключва работата по него с поставянето на подпис.
При документи, подписвани от две лица с еднаква длъжност, реквизит «Подпис» се записва на един ред, ако подписващите са повече от двама, подписите им трябва да се поставят един под друг в същата последователност, в която подписващите документа са записани в заглавната страница или по азбучен ред.
При случаи на подписване на документи от лица от различни йерархични нива, подписващата част се оформя в йерархична последователност, започвайки с най-високо поставената длъжност или по реда на записване в заглавната част на документа.
Реквизит «Резолюция» — поставя се от ръководителя и се използва за поставяне на задачи, полага се върху оригинала на регистрирания документ и включва:
— фамилното име на длъжностното лице, на което се възлага задачата;
— формулировка на задачата;
— указания за изпълнението й;
— срок (ако е необходимо);
— дата;
— подпис на резолиралия документа.
Резолюциите могат да имат различен характер:
— разпоредителни — поставят се различни задачи за изпълнение;
— насочващи – когато резолиращият ръководител прецени, че задачите, произтичащи от документа следва да се формулират от друг ръководител, тогава в резолюцията се посочва само длъжностното лице, към което се насочва документът;
— «за сведение на» — този вид резолюция се използва, когато съдържанието на документа трябва да е известно на длъжностното лице, посочено в резолюцията;
— «към дело» — такава резолюция се поставя, когато резолиращият прецени, че от съдържанието на документа не произтичат никакви задачи за ведомството.
Реквизит «Забележка» — пише се под черта на основния текст, изписва се с малки букви, изнесен вляво на текста на документа.
Реквизит «Препис» — използва се при необходимост от изготвяне на извадка от документ, която трябва да се предостави на вниманието на административна структура, имаща необходимост да получи информация по даден въпрос. В този случай се прави препис само на тази част от документа, която касае съответната администрация или лице. Реквизитът се изписва в горния ляв ъгъл на преписа на документа.
Реквизит «Вярно с оригинала» — изписва се в долния десен ъгъл на документа или се използва щемпел «Вярно с оригинала», който включва информация за длъжността на лицето, което има право да заверява документи, подпис и дата на заверката.
Реквизит «Утвърждавам» — този реквизит се изписва в горния ляв ъгъл на документа, включва длъжността на лицето, което го утвърждава, подпис и дата, на която е утвърден документът.
1. Оформяне на изходящи документи
В административната практика са се наложили няколко вида изходящи документи при изготвяне на общоадминистративната кореспонденция:
— изходящи инициативни писма;
— изходящи писма-отговор;
— изходящи напомнителни писма;
— изходящи придружителни писма;
— изходящи писма до няколко адресата.
Съобразно възприетия стандарт от съответната администрация или образците с ляво подравняване на реквизитите, кореспонденцията се оформя съобразно вида кореспондентски документ, който искаме да изготвим, представен в приложения № 1–6 и № 13 и 14(1).
Титулната страница при изготвянето на изходящата кореспонденция задължително се оформя на бланка на администрацията, която подготвя документа.
Изискванията при оформянето на съдържателната част на писмото са свързани с естетично оформление на текста, разположен както на една страница, така и на повече от една страница, като във втория случай, при приключване на текста, се следи задължително на последната страница да не остане само част от изречение, а поне един абзац, след който да бъде поставен подписът на длъжностното лице, което ще подпише документа. Текстът на документа задължително е двустранно подравнен.
Изходящите документи, в общия случай, се изготвят в 2 екземпляра, първият се изпраща до съответния адресат, а вторият остава в регистратурата, за съхранение в учрежденския архив.
2. Оформяне на вътрешни документи
По-горе се уточни кои документи са с характеристики на вътрешни документи за ведомствата, което предполага и известна специфика при тяхното оформление, съгласно стандарта от 1985 г. и Инструкцията за институционална идентичност — приложения № 7–10 и № 15.
Изготвянето на вътрешни документи, предназначени за движение между структурните звена в административна структура, се извършва на бланка на администрацията, като най-важното изискване е този вид документи задължително да бъдат регистрирани в деловодството/регистратурата. Изготвят се в 2 екземпляра, като екземплярът със съгласувателните подписи остава в деловодството, а другият екземпляр се насочва към адресата.
3. Оформяне на заповеди
Заповедите са вид разпоредителен документ, с който ръководителя на административната структура поставя определени задачи, изисква да бъдат извършени определени дейности, делегира правомощия на подчинените му служители и др. Така могат да възникнат заповеди по вътрешното управление на администрацията, заповеди за създаване на работни групи, комисии и съвети, заповеди по финансовото управление на ведомството, заповеди за командировки в страната и чужбина, заповеди за извършване на проверки по спазване на законодателството и др.
Важно изискване при регистрация на този вид документи е използването на различни видове сигнатурни индекси за всеки отделен вид заповеди, обособени в отделни регистри. Оформянето на заповедите се извършва на бланка на администрацията, която издава съответния документ. Разположението на отделните реквизити се извършва съгласно стандарт БДС 6.04.1–85 и Инструкцията за институционалната идентичност, представени в приложение № 11 и № 16.
4. Оформяне на протоколи от заседания на работни групи, съвети, дирекционни съвети, комисии, срещи и други
Протоколът е вид документ, който се изготвя в резултат от проведени заседания на работни групи, съвети, дирекционни съвети, комисии, срещи и други и е елемент от работата на ведомството по изпълнение на конкретни задачи или регулярни дейности.
Задължителни елементи, които присъстват при изготвяне на протокола са:
— наименование на организацията/институцията;
— реквизит «Утвърждавам»;
— наименование на документа: «Протокол»;
— № на протокола;
— дата на протокола;
— наименование на колегиума/съвета, работната група, който/която заседава;
— дата на провеждане на заседанието;
— списък на присъстващите на заседанието;
— дневен ред;
— дебати по дневния ред — докладващи лица, изказвания, обсъждания, предложения, въпроси;
— решения по дневния ред;
— подпис на председателстващия и присъствалите на заседанието.
В зависимост от степента на отразяване на изказванията, протоколите могат да са кратки и пълни.
В кратките протоколи се представя дневният ред, взетите по него решения, лицата, отговорни за изпълнение на решенията и срока за изпълнението им. В тези протоколи може да се представят имената и резюмета на изказалите се по отделните въпроси, могат да се представят резюмета на доклади, могат и да се представят в пълен вид отделни важни изказвания и направени предложения.
Практиката налага и използването на много кратки протоколи. В тях се записват само обсъжданите въпроси, взетите решения, срокът и отговорниците за изпълнението им.
Пълните протоколи съдържат без съкращения докладите, изказванията, проекторешенията и предложенията за изменения и допълнения в тях, окончателните решения, поставените въпроси и дадените отговори, отразяват се настроенията и атмосферата в залата, където се провежда заседанието.
Оформянето на протокол от заседание е представено в приложение № 12.
Общоадминистративните документи се изготвят като се използва шрифт — Times New Roman или Verdana, с размер 10 пункта, с черен цвят, с разредка 1.5 линии за междуредие и 10 пункта пред всеки параграф (ако се използват образците от Инструкцията за институционалната идентичност на администрациите), или Times New Roman с размер 12 пункта, с черен цвят, с разредка 1 за междуредие и 10 пункта пред всеки параграф, ако се използва стандарт БДС 6.04.1–85.
XI. Основни дейности по полагането и пазенето на печатите
Печатите, с които се работи в държавната администрация са: официален и обикновен. В помощ на администрацията за определен вид технически дейности се използват и щемпели.
Официален печат използва администрацията на Президента на Република България, Народното събрание, Министерския съвет, министерствата, както и административни структури по чл. 35 от Закона за администрацията, централните ведомства, прокуратурата, съдилищата и териториалните органи на власт, издаващи официални документи с важно държавно значение и дългосрочна валидност — дипломи, лицензи, разрешителни и други. Официалният печат има кръгла форма, в средата с изображение на герба на РБ и около него надпис: «Република България», наименованието на администрацията, която го полага, нейното местоположение. Указът за печатите, с който се регламентират дейности по изработването, използването и полагането на печати, не определя цвета на отпечатъка на официалния печат.
Печатите с изображение на държавния герб се изработват в монетния двор при Българската народна банка.
Обикновен/служебен печат използват всички административни структури в страната, той има кръгла форма, неговото съдържанието и големина се определят от администрациите, обикновено в средата има надпис: «Република България» и около него наименованието на ведомството и неговото местонахождение. В голяма част от администрациите отпечатъкът на служебния печат е в син цвят.
Броят на печатите, техният вид и длъжностните лица, които имат право да ги полагат и съхраняват, и документите, които се подпечатват с тях, се определя със заповед на ръководителя на учреждението. Печатът на учреждението се полага върху:
— оригинала на изготвения документ;
— след подпис на длъжностното лице или служителя определен със заповед да го замества;
— след проверка на автентичността на положения подпис.
Печатите в учрежденията се водят на отчет в специална книга, пазят се в структурните звена и се предоставят за ползване срещу подпис.
Изнасянето на печати извън структурните звена, където има печати, не се разрешава. Излезлите от употреба печати се унищожават от комисия с протокол, към който се прилагат отпечатъци на унищожените печати.
Ръководителите на учрежденията и организациите уведомяват незабавно полицейските органи за случаите на изгубване или кражба на печати и щемпели, както и за всяка злоупотреба с тях.
Бележки