Архивният фонд и международните информационни архивни стандарти за описание

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Андриана Нейкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2013

Прилагането на технически и професионални стандарти в архивите има своите дълголетни традиции и специфика. Доколкото частният и публичният сектор използват едни и същи видове административни документи, както и правила за работа с тях, логично възниква потребност от унификация и стандартизация на различните документни системи и видовете документи в тях. Постепенно се утвърждават общоприети изисквания към процесите и дейностите, свързани с документирането и архивирането. Ето защо, съвременната администрация и архивисти се стремят към ефективно сътрудничество не само на национално, но и международно и регионално равнище. В условията на компютърно базираните информационни технологии, които осигуряват онлайн е-услуги — (е-бизнес, е-пазар, е-банкиране, е-правителство, е-здравеопазване и т. н.), за заинтересуваните потребители чрез Интернет, водеща роля за интегрирането на архивите в новата технологична парадигма имат международните и европейските стандарти, и особено — информационните професионални стандарти за архивно описание. Създаваните трансгранични компютърни архивни мрежи на практика обвързват потребителите им от целия свят. От друга страна, извършващата се трансформация на концентрираните и съхраняваните информационни ресурси в историческите архиви поставя въпроса за необходимостта от съответна стандартизация, свързана с основните архивни процеси и дейности. Както е известно, от споменатата трансформация зависи обмена на документи и бази данни в съвременното информационно и вече мрежово общество, а също и качеството на предлаганите е-услуги на гражданите, като потребители на архивна информация, в това число и от страна на българските архиви, които са част от международната професионална архивна общност.

Стандартизацията в архивната практика

Стандартите са от особено значение за архивната професия доколкото отразяват основните й знания, необходими за нейното функциониране и определящи обществения й престиж. Възникването на архивната професия е резултат от осъзнатата потребност да се документира обществения и личния живот, както и да се събират и съхраняват най-важните административни и юридически актове, свързани с организацията и управлението на обществото още от времето на първите висши паралелни цивилизации в древността и по-късно в античния свят. А в съвременната информационна епоха определяща за мисията на архивиста е необходимостта от идентификация, съхраняване и осигуряване на достъпа до документалното наследство. На практика професията придобива и универсално значение — всеки администратор на своето работно място, независимо от стартовото си образование и професионална квалификация, постоянно съставя, изпраща, получава, използва и архивира документи в изпълнение на конкретните си служебни задължения.

Информационните технологии и комуникации, които се използват от правителства, администрация и архивни институции, изискват прилагането на определени технически и професионални стандарти. Те се създават, утвърждават и внедряват на международно, общностно или национално равнище, което предполага прецизиране на компетенциите на съответните органи по стандартизацията и координиране на техните дейности. Като цяло регламентите и процедурите в разглежданата област обхващат т. нар. «жизнен цикъл» на документите с процесите: документосъставяне, документооборот и архивиране. От друга страна, интересите на потребителите на пазара за софтуерни продукти — (software), под формата на програми за автоматизирани системи за деловодство, електронен документооборот и електронни архиви, ограничават IT-специалистите, разработващи съответните продукти, които засега най-често изключват въпросите на архивирането — на учрежденско равнище и с историческа цел. Мотивите им са, че няма интерес и търсене от частния потребител, а в публичния сектор е много трудно да се лицензира на държавно равнище закупуваният софтуер. При това положение производителите и търговците предлагат предимно програми и платформи, за които се знае, че има интерес, макар че решават само някои въпроси от обхвата на посочения «жизнен цикъл» на документите. Подобен подход обаче лишава архивите от възможността да се възползват от предимствата на съвременните компютърни методи и мрежи при селекцията на ценните документи, осигуряващи формирането и системното попълване на архивните фондове на отделните им фондообразуватели.

В държавите с пазарна икономика документите, независимо от техния формат, са частни и държавни. От правна гледна точка определящи за юридическата им сила и грижите за тяхното архивиране е установеното в дадено национално архивно законодателство разграничение, а именно — в какво качество е действал авторът им: на частно лице или на официално оторизиран представител, или орган на държавата.

През следващото десетилетие от стратегическо значение за историческите архиви в Европейския съюз е програмата «Архиви без граници». Нейното реализиране ще доведе до разширяване на сътрудничеството с цел създаване и утвърждаване на стандарти, свързани с извършващите се структурни промени в архивната информация и интегрирането на съответните справочници на общностно равнище. Стремежът е да бъдат максимално улеснени гражданите на ЕС чрез създаването на общоевропейски архивен портал, в това число и онлайн защита и достъп до информационните ресурси на националните исторически архиви в общността. Усилията за осъществяването на единна и съгласувана политика в архивната област се оправдават. Повечето национални архиви вече имат уеб-базирани портали за достъп до хранилищата си. В някои държави е налице и Национален регистър на архивите, който представя архивохранилищата в техните архивни институции.

Въпреки обнадеждаващите резултати, експертите в ЕС предупреждават, че осъществяването на необходимата стандартизация във връзка с архивното описание ще бъде един сравнително продължителен процес и съпроводен със затруднения. Последните произтичат от спецификата в историческото развитие на отделните национални архиви, както и от съществуващите разнообразни практики и политики в тази област.

Осигуряването на необходимите международни технически стандарти, включително и на информационните стандарти, е отговорност на Международната организация по Стандартизация — (International Organization for Standardization — ISO), създадена през 1947 г. със статут на неправителствена организация и световна федерация на националните институти по стандартизация. Тези стандарти обаче не са предмет на настоящата разработка. Централният й секретариат е в Женева и на практика координира нейната дейност. ISO осъществява връзка между публичния и частния сектор по въпросите на стандартизацията. Подготовката на международни стандарти се извършва от Технически комитети, Подкомитети (SC) и Работни групи (WG), които имат определен обхват на дейности и отговарят за отделните проекти. Условието за публикуване на даден международен стандарт е одобрението на 75% от гласувалите. Към сегашния момент ISO обхваща 163 държави. Много от институтите, които са нейни членове, са част от правителствената структура на своите държави или са получили мандата си от съответното правителство. Наличието на членове от частния сектор позволява да се постигне консенсус при вземането на решения, които са съобразени, както с изискванията на бизнеса, така и с потребностите на обществото.

В актива на ISO вече са повече от 18 000 международни стандарта, като всяка година се публикуват около 1 100 нови стандарта. Само част от тях обаче се отнасят до въпроси, които интересуват архивистите. Пълният обхват на техническите области и теми са посочени в списъка на организацията, заедно с основните структури, свързани с ISO, а също и стандартизацията, която е в техния ресор.

За разлика от техническите стандарти, професионалните стандарти са общоприети правила, отнасящи се до унификацията на практическата дейност и процедурите в архивите. Те се отличават с по-голяма гъвкавост и намират приложение предимно в областта на унификация на терминологиите и дескрипторните системи. Трябва да се отбележи, че благодарение на постиженията в областта на международната стандартизация, архивистите на практика могат да използват и данни от други информационни системи, сред които на библиотеките, музеите, администрацията в публичния и частния сектор, единици на описание в които са също текстови или графични материали. Условието е архивите да адаптират собствените си регламенти за обработването и съхраняването на документация въз основа на прилаганите от тях технически и професионални стандарти. Като класически пример в специализираната литература се посочва приемането от страна на американските архивисти на известния формат MARC — (Система за машинна каталогизация на Библиотеката на Конгреса в САЩ), като установен професионален стандарт. В резултат на съвместните усилия се създава форматът MARC — AMC (AMC — Управление на архивите и ръкописите).

Повечето от професионалните стандарти се усъвършенстват чрез организиране на дискусии между архивисти, без да е необходимо промените да бъдат одобрявани на международно равнище. Основният проблем при професионалните стандарти е наличието на разнообразни национални и регионални традиции. Те са свързани с методите за организиране и управление на документите в течение на пълния им жизнен цикъл — трансфер към хранилището, експертиза за определяне ценността на документите, тяхното запазване и/или унищожаване, систематизация и описание. При този вид стандарти е необходимо предварително да се определи границата на съответната стандартизация, без да се пренебрегва утвърдената практика и регламенти.

Архивистите чрез своята работа осигуряват съществуването на вътрешните взаимовръзки между документите, както и на връзката им с външния свят. Независимо от вида на информационния носител, взаимозависимостта на архивната информация се обуславя от функциите и дейността, на които тя е основана.

За архивните описания е характерна висока степен на йерархичност. На практика описанието на документите във всеки архив се реализира на три основни нива в съответствие с организацията им — фонд, архивна единица, документ. Всяко ниво на описание се свързва със следващото по-високо ниво, за да се изясни позицията на дадената единица вътре в йерархията. В резултат се осигурява необходимата връзка с контекстуалната информация. Последната винаги трябва да бъде описана на най-високото ниво, а връзките между различните нива подпомагат потребителите да видят картината във възможно най-широки рамки.

Втората важна концепция, свързана с методите за архивно описание, е да се върви от общото към частното, от фонда — към архивната единица и документа. Точното описание, в това число и представянето на информацията с помощта на компютърни методи — (файлово базиран метод или като база данни), съхранява и гарантира целостта на архивите. То е необходимо и на потребителите на архивна информация, за да разберат ценността на фактите и данните, като свидетелства за миналото. Ето защо, основната идея на професионалните методи на описание е да се открие достъп до контекста, като основа за изследване. В историческо-хронологичен аспект всеки архивен фонд е съвкупност от документи, без оглед на форма или носител, органически създадена, натрупана или използвана от отделно лице, семейство или корпоративен орган, по време на дейността или функциите на създателя-фондообразувател. Той, на свой ред, може да бъде организация или индивид, който създава, натрупва и/или поддържа и използва документи в процеса на лична или корпоративна дейност. Значението на въпросния контекст нараства с използването на електронните техники, които осигуряват осъществяване на изследователските възможности извън различни граници и сфери.

Най-важният професионален стандарт, проектиран и утвърден по инициатива на Международния съвет на архивите, е International Standard on Archival Description (General) — ISAD (G) — Международен стандарт за архивно описание (Г). Неговата поява не е случайна. Както отбелязахме, дигиталният обмен на описателна архивна информация или на самите документални свидетелства изисква използването на общи формати. При това, в създаваните електронни бази данни, а също и в архивите, трябва да се запазва редът от вътрешни взаимовръзки в рамките на архивните фондове, както и в архивните справочници от вида на пътеводители, описи, каталози и др. ISAD(G) е първият международен професионален стандарт за обмен на описателни данни между различни архивни системи, без значение вида или обхвата на единицата, която е описана. Стандартът се отнася за описанието на архивни фондове, след осъществяване на процесите експертиза и систематизация. Това означава, че се отнасят за документите, определени за постоянно съхранение, които на практика са идентифицирани.

Трябва да се поясни, че в случая е по-коректно да се говори за разработването на единен подход с отчитане на възможностите за съвременно търсене. Въпреки че международните регламенти най-често се представят именно като: «професионални информационни стандарти за архивно описание». Работата по създаването им започва в края на 80–те години на миналия век във връзка с потребността и стремежа за обмен първоначално само на справочна, респ. описателна информация между архивите за различните хранилища и фондове. Тази информация се съдържа, както отбелязахме, в архивните справочници. Те представляват местни, регионални или национални описателни данни от вида на пътеводители, описи, регистри, каталози, специални списъци, индекси, предавателно-приемателни протоколи, а за електронните документи — софтуерна документация.

Във връзка с необходимостта от осигуряване на информационни професионални стандарти за архивно описание през 1990 г. е създадена Ad Hoc Commission on Descriptive Standards — ICA/DDS. Комисията разработва: Statement of Principles Regarding Archival Deskription — «Изложение на принципите за архивно описание». Документът е обсъден и одобрен на работна среща, организирана през същата година в Германия, след което е разпространен сред архивистите по света за обсъждане и мнение. В него се съдържат следните изисквания: да гарантира създаването на еднотипно, адекватно и неизискващо допълнителни пояснения описание; да съдейства за търсенето и обмена на информация за архивни материали; да предоставя възможност за съвместно използване на официални данни; да осигурява възможност за интегриране на описанията, получени от различни източници, в единна информационна система. Същевременно стартира работата и по подготовката на проект на международен стандарт за архивно описание под ръководството на Кристофър Китчинг (Kristopher Kitching) и Юго Стиб (Hugo Stibbe). С оглед интересите на международната архивна общност, както и в съответствие с конкретните условия и технологични възможности по това време, се формулират следните цели на бъдещия стандарт: създаване на условия и възможности за обмен на информация между архивите, преодолявайки при необходимост държавните граници и независимо от режима — (ръчен или автоматичен), независимо и от статута на архивните служби — (национални, регионални, специализирани, публични и частни); съставяне на пътеводители по фондове, тематични справочници, както в национален, така и в международен мащаб; издирване от изследователи на допълнителни фондове от разстояние, т. е. дистанционно и трансгранично. Извън обсега на разглеждания проект остават въпросите, които предстои да бъдат разработвани на следващи етапи или са от национални компетенции — (терминологични речници, правила за писане и пунктуация, и др.).

Подготвеният проект е приет на сесия на Специалната комисия, организирана в Мадрид през м. януари 1992 г.: DRAFT, ISAD(G), International Standard on Archival Description (General) — т. нар. «Мадридски проект». След като е преведен на официалните работни езици на Международния съвет на архивите, документът е представен на открито заседание на пленарна сесия по време на ХІІ международен конгрес на архивите, който се организира през септември 1992 г. в Канада.

Работата на Специалната комисия приключва на заседание през м. януари 1993 г. в Стокхолм, когато проектът International Standard on Archival Description (General) — «Международен стандарт за архивно описание (Г)», е публикуван в оригинал на английски език и в преводна версия на френски език в сп. «Янус» — (Archival Review «Janus»).

Описанието на различните архивни единици се реализира чрез съчетаване на 26 елемента. Те са определени въз основа на правилата за архивно описание предимно на Великобритания, Канада и САЩ. В резултат се осигурява унифициране на структурата на дадената архивна единица и съответната база данни. Крайният продукт на описанието е архивният опис, а отделните описателни данни се разполагат в таблици, които се свързват в зависимост от търсената информация.

Българските държавни архиви подготвят вариант за държавен стандарт, съобразен с принципите и препоръките на МСА относно адаптирането и внедряването на ISAD(G). Проектът обаче, който е дело на специално сформирана експертна група, не е официално одобрен. Това означава, че той засега не се прилага в българските архиви в качеството му на професионален стандарт за архивно описание, отговарящо на съвременните международни норми.

През 1995 г. Комисията по описателни стандарти завършва още един проект на международен стандарт: Standard Archival Authority Record for Сorporate Bodies, Persons and Families — ISAAR(CPF) — (Международен стандарт за документи на правителството, корпоративните органи, лицата и семействата). Първото му издание е през 1996 г., а препоръките относно неговото приложение са той да бъде използван едновременно с ISAD(G). Комисията ad hoc е реорганизирана в Комитет по описателните стандарти през 1996 г. в Пекин, където се провежда ХІІІ конгрес на МСА.

Подобрената версия на ISAAR(CPF) е представена на Международния конгрес на архивите през 2004 г. във Виена. Стандартът обхваща описването на създателите на архивните фондове, като осигурява регистрирането на функциите, а също и разнообразна контекстуална информация за съответния фондообразувател — правителствени и корпоративни органи, личности, семейства. За целта описанието на всяка архивна единица се свързва с описанието на създателя/автора. По този начин се идентифицират фондообразувателите, както и всяка една тяхна структура, заедно с отговорностите и функциите, които са породили създаването на документите.

Водеща роля за стандартизацията в съвременните архиви имат също и някои професионални национални стандарти, възприети впоследствие и в редица други страни, което дава основание те да бъдат утвърдени и като международни стандарти. Такъв е случаят с първия Интернет-стандарт в архивната област: Encoded Archival Description (EAD) — (Кодирано архивно описание), подготвен от работна група на Society of American Archivists (SAA) — (Общество на американските архивисти), през 1990 г. Стандартът се основава на използваните от бибилиотекарите MARC-формати, които са разработени за унификация на библиографски описания. При тях за всяка информационна единица се създава отделен запис с възможност за отразяване на съществуващите връзки между съответните единици и записи (описания). Първоначално тези описания са непригодни за описването на йерархичните структури, в каквито са разположени описателните единици в архивите. С развитието на MARC-форматите обаче този проблем постепенно се преодолява, благодарение на съвместните усилия на архивисти и библиотекари в САЩ. Те създават усъвършенстван MARC-формат за архивни и ръкописни колекции: MARC Format for Archival and Manuscripts Control — (AMC). Заслугата за постигнатия успех е на Обществото на американските архивисти — а също и на Research Libraries Group (RLG) — (Групата на научните библиотеки).

EAD, като хипертекстова база от данни, е предназначен да унифицира начина, по който се представя информацията от различните архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и други, но вече в интернет среда. В нея се осъществява свободна навигация сред описанията чрез осигуряването на възможност за свързване на хипертекстове, а оттук — за разширено придвижване сред текстовете, без ограниченията при работата с физически единици, каквито са книжните формати. Докато съдържанието на хартиените издания показва само страницата на описаната единица, онлайн представянето може да се придвижи директно върху нея. Целта при този формат за обмен на информация и използване на архивните справочници е да се съхранят йерархичните връзки, характерни за архивните фондове, заедно с йерархичното описание на фондовете в съответствие с принципите на ISAD(G).

Стандартът се използва за представяне хранилищата на националните архиви във Франция, Испания, Холандия, Германия и други, както и на отделни национални портали, като «Интернет-формат» за вътрешен обмен. Специално архивните пътеводители по принцип могат да предложат и възможности за търсене на цялата информация от всички архиви. Ето защо той се препоръчва като подходящ формат за обмен в Европейския архивен портал APEnet.

Международните информационни стандарти за архивно описание в българската архивна практика и професионално образование

Въпреки че разгледаните международни архивни стандарти за архивно описание засега не са официално утвърдени в държавните ни архиви, съвременната нормативно-методическа уредба в архивната област осигурява комплектуването, без да се допуска смесване на документи в даден фонд от различни фондообразуватели. Също така, се гарантира систематизация на документите в архивния фонд, която най-пълно отговаря на организацията на административния орган — фондообразувател. На практика всяка една от унифицираните процедури включва задължителните описателни елементи, респ. описателни данни, които в общи линии се съдържат и в международните стандарти за архивно описание.

От друга страна, във връзка с потребностите на университетското професионално обучение по архивистика, осъществявано в специалност «Архивистика и документалистика» към Историческия факултет на Софийския университет «Св. Климент Охридски», у нас е създадена първата отраслова «Електронна библиотека по архивистика и документалистика» с обем повече от 35 000 страници, която продължава системно да се попълва. Библиотеката, която е предназначена предимно за учебни цели, е уеб-базирана и успешно демонстрира възможностите на информационните технически и професионални стандарти в архивната област.

На основата на тези стандарти, също за учебни цели, е разработен и проект на обектно-релационна база данни. Тя обхваща целия «жизнен цикъл» на документите, включително и тяхното описание, както и използването им в електронен формат с помощта на сканирани изображения на учрежденско равнище или в историческите архиви. Учебната база данни е съобразена изцяло с международния стандарт за архивно описание MoReq2 и вече е в режим на тестване. Тя позволява да се проектира и трансферира всяко постъпление в хранилището, като брой архивни единици и видове документи въз основа на съответната номенклатура на делата със срокове за тяхното съхранение. Посочената опция има изключително важно значение за съвременния документален и архивен мениджмънт.

В заключение: Ако трябва да се обобщят резултатите от стандартизацията в архивната област, на архивистите, в това число и българските архивисти, им се налага да познават сравнително голям брой стандарти, създавани от съответните международни, европейски и национални органи. Освен това, извън архивните стандарти, съществуват стандарти относно изискванията за съхранението, описанието и използването на документи, намиращи се в други хранилища и институции — музеи, библиотеки и т. н.

Както отбелязахме, приоритет в политиката на МСА и Групата на европейските архивисти е разширяване на сътрудничеството между страните членки на ЕС и внедряване на най-добрите постижения в архивната област чрез разработване, утвърждаване и внедряване на професионални стандарти, предназначени за архивно описание на електронните документи и бази данни. България е избрана за редовен член на МСА през 1959 г., което й осигурява не само информация, но и реални възможности в тази насока. Съвременните международни архивни стандарти са съобразени с извършващата се глобална трансформация на информационните ресурси на архивите, като основни институции на колективната историческа памет в обществото, заедно с библиотеките и музеите. Би трябвало обаче въпросните стандарти на национално равнище да бъдат утвърдени съгласно официалните изисквания и процедури.

Използвани ресурси

Електронна библиотека по архивистика и документалистика: <http://electronic-library.org/content/index.php>.