Автоматизация на информационната дейност — необходим ли е архивистът в учреждението на бъдещето?(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Ричард Кеснер

Дизайн: Давид Нинов

София, 2012

В края на 1980 г. подготвих статия за Регионалния архив на щата Джорджия (САЩ) със заглавие «Компютрите, архивното дело и изискванията на 80–те години»(2). Основната ми задача беше да изясня три взаимносвързани проблема. Първо — подчертах нарастващата роля на автоматизацията в информационната дейност като цяло и необходимостта архивистите да се съобразяват с това, ако имат намерение да запазят позициите си на професионалисти. Второ — посочих като достатъчно оптимистична перспектива за професията архивист принципното възприемане на компютъра като средство в архивната практика, подготвянето на масовия потребител на архивна информация за новите условия и бъдещото повсеместно внедряване на средствата за електронна обработка на данни (ЕОД) в архивите. Трето — постарах се да изследвам накратко прилагането на микрокомпютърната техника при работата с документални материали в архивите. След публикуването на статията продължих проучванията си за дейността на архивистите в САЩ и Канада по внедряването на автоматизацията в архивното дело. За съжаление бях разочарован от наблюденията си.

Очевидно е, че колегите ми, както и широката общественост, са възхитени от възможностите на компютърната техника. Мини- и микрокомпютри най-сетне настъпателно навлизат в архивите, измествайки неудобните за експлоатация системи на големите електронноизчислителни машини (системите като SPINDEX и SELGEM). Днес се дава път на динамичните, интерактивни системи, базиращи се на малките изчислителни машини(3). Посещаемостта на семинарите и конференциите, посветени на компютъризацията в архивите, расте. Тези прояви на интерес дават тласък за по-широко разбиране и възприемане на идеите за изграждане на автоматизирани системи в архивните учреждения в сравнение с предишните няколко години. Но според мен няма кардинално приобщаване на архивистите към новото. Затова са наложителни промени, които да осигурят бъдеще на професията архивист.

Напоследък поставих пред Дружеството на канадските архивисти следния въпрос: «В епохата на автоматизирани информационни системи, когато точното и своевременното предоставяне на информацията по най-икономичния начин се е превърнало в изгодна търговска дейност за много фирми в технократския запад, има ли необходимост от архивисти?». Моят отговор на въпроса е отрицателен. Ако не променим традиционните си възгледи относно предназначението и същината на функциите ни в учрежденията, очакваме в скоро време да бъдем върнати към архаичните си задължения на пазачи, които сме отричали като опростенческо разбиране за ролята на архивистите в обществото.

Предполагам, че докато архивистите в Европа не осъзнават така остро посочените проблеми като колегите си в САЩ и Канада, съвременните постижения в областта на ЕОД, съобщителната техника и информационното обслужване в най-скоро време ще изземат функциите на архивистите в учрежденията.

Възможно е да се изразявам пресилено. Някой ще каже, че обстоятелствата не са чак толкова отчайващи. На тях ще посоча все по-слабото финансиране на архивите; намаляване на използването на архивните материали както от страна на учените, така и от широката общественост; замразяването на заплатите на архивистите в сравнение със заплатите на служителите от други информационни служби. Сериозността на ситуацията беше призната дори от Дружеството на американските архивисти.

Във връзка с това в рамките на Дружеството е формирана група по разработване на проблемите на взаимоотношенията между архивите и обществото. Групата включва най-добрите архивни кадри и има задължението дългосрочно да прогнозира. Тези й усилия заслужават положителна оценка, обаче частично са лишени от целенасоченост. Според мен не е от значение дали обществеността осъзнава важността на архивите като цяло. Работата на архивистите е тясно свързана със специализираните интереси на изследователите и затова не може да бъде далновидно преценена от лаици. Честно казано, съмнявам се, че популяризирането ролята и задълженията на архивистите сред обществото ще повиши статута им. Необходимо е да посочим безразличието към архивната практика дори от страна на учените, които редовно ползват архивна информация. Следователно широката обществена преценка, макар и положителна, няма да помогне за разрешаване на проблемите ни. Ние би трябвало да се съобразяваме с тези, които обслужваме, а именно преките ни потребители — учените и административно-ръководните кадри на учрежденията. Те могат да са компютърнограмотни и запознати с информационни системи. Това са хората, с които ние като архивисти е необходимо да общуваме и да ги привличаме. Ние имаме задължения преди всичко към тях и следователно от тях зависи бъдещето на архивите. Какви проблеми е необходимо да превъзмогнем? Задължително е да променим традиционната си практическа дейност и да се специализираме в областта на информатиката. С други думи, аз съм за превръщането на архивистите от пазачи на документи в активни участници в цялостния процес по събирането, съхранението и разпространението на информация. Очевидно е, че запознаването с ЕОД и телекомуникационните технологии ще разшири възможностите на архивиста при изпълняване на новите му задължения. Обаче са наложителни по-фундаментални промени в начина на мислене на архивистите. Те трябва да придобият по-голяма компетентност по събирането и разпространяването на информацията в съвременната практика. Тук нямам предвид специфичните комуникационни средства, а по-скоро концептуалните системи и начините им за реализация чрез ЕОД. Ако архивистите не усвоят особеностите на информатиката и не я използват по най-ефективен начин в дейността си, крайният потребител ще потърси информация на друго място.

И така, необходимо е да проучваме нуждите и изискванията на нашия потребител, да ги преценяваме с голяма точност, съответно планирайки информационната си дейност.

Ще помоля моите колеги, които намират изказаните постановки неподходящи и необосновани, да обърнат внимание на технологичните изменения в управленската дейност на учрежденията. Така наречената електронна канцелария намери широко приложение в практиката на учрежденията по събирането на данни и документирането им. По такъв начин се засягат основите на труда на архивиста във всичките му аспекти. Макар че не вярвам «безхартиеното учреждение» да е бързо приближаваща се реалност, несъмнено е, че ЕОД и средствата за телекомуникация променят начините за събиране, съхранение и разпространение на информацията. Понастоящем тези нови технологии се използват предимно от широк кръг фирми, докато държавните институции и учебните заведения не са напреднали достатъчно в това отношение. Евтините микрокомпютърни системи се използват и от индивидуални потребители.

Няколко примера ще са достатъчни за илюстриране на влиянието на компютърната техника върху дейността на архивистите.

Практически всички съвременни учреждения, макар и в различна степен, разполагат със системи, като телефонни, телеобработващи системи, локални компютърни мрежи, средства за печат и микрофилмиране. Така се улеснява комуникацията между хората и едновременно се определя обемът на създаваната и разпространяваната документация върху хартиена основа. Някои от тези системи въобще изключват използването на хартия. Данните се предават в машиночитаема форма. На много равнища отсъствува документацията в традиционния й смисъл. Каква е ролята на архивистите в тези условия? Да разгледаме няколко специфични примера.

Да си представим, че работим в условията на учреждение, което използва локална телекомуникационна мрежа. Тя може да е свързана с по-широка система на други учреждения, където всеки служител разполага с телефон и терминал. Телекомуникацията позволява на служителя да общува пряко и да обменя информация с един или повече сътрудници едновременно. Така се атрофира традиционния начин за взимането на решения въз основа на хартиени документи.

Тъй като информационната база в локалната компютърна мрежа периодично се актуализира, фиксираната в нея история на оформянето на управленските решения се унищожава. Болшинството важни документи се отпечатват на хартия, обаче процесът на създаване и оформяне на документацията фактически не се запазва.

Как например архивистите да съхраняват документи с информационна ценност, когато те не съществуват в традиционната досега форма. Какви средства за архивиране е необходимо да се приложат за описание и запазване на този вид ценна документация? В кой момент на управленския процес може да сe намеси архивистът и как ще се отрази тази намеса върху сигурността на системата като цяло (техническо, програмно и т. н.)?

Еднозначни отговори на тези въпроси няма. Това показва сложността на проблемите и принуждава архивистите да преразглеждат ролята си в информационния процес. Така възниква необходимостта архивистите да активизират дейността си, като работят заедно със създателите и проектантите на машиночитаемата документация.

Да разгледаме комуникацията на служителите от едно учреждение с други организации. В миналото служителят можеше да води кореспонденцията, оставяйки необходимо копие в собствено дело. Като резултат преписката на служителя с външния свят отразяваше двустранния обмен на информация. Днес компютризираното учреждение има големи възможности за избор на варианти на кореспондиране чрез ликвидиране или значително съкращаване на посочения традиционен начин.

Ако служителят използва средства за текстообработка, има възможност цялата му кореспонденция да е съхранена в дискети и да се актуализира по необходимост. Ръкописната преписка налага създаването на документа всеки път при възникване на необходимост. В условията на текстообработка писмото или документът се използва без затруднения и което е по-важно, без окончателна форма и адресация. След информационен обмен в локална мрежа данните, преминали през текстообработка, практически се унищожават. Някои учреждения могат да свързват текстообработващите си системи с отдалечени принтерни устройства, като лазерния принтер IBM 6670. Така служителят може да подготви писмото си чрез терминално устройство и да го изпрати до принтера за окончателна обработка (редакция и отпечатване). Първоначалната информация може да се запази в паметта на компютрите на учреждението-автор, обаче записи с данни за неговите конкретни кореспонденти не се съхраняват.

Крайният потребител на информацията прилага системи за текстообработка заради тяхната бързина и ефективност. Те са икономични и когато се комбинират с традиционните средства за създаване на документи. Но тези деловодни нововъведения усложняват начините за събиране и систематизиране на документация при архивирането й, тъй като болшинството компютъризирани учрежденски системи за документиране са специфични — в твърде голяма зависимост от хардуера и програмното осигуряване. За да се прочете една дискета, трябва да се разполага със съответната информационно-търсеща система. Трябва ли архивистите да разполагат с всички системи, за да са в състояние да комплектуват тази документация? Очевидно е, че такъв подход е практически невъзможен. Тогава как да се осъществяват експертиза, описание и използване на документи върху технически носители? В състояние ли са архивистите да усвоят начините за архивиране на документи, създадени на базата на персоналните микрокомпютри? Има ли готовност от страна на информационно-изчислителните центрове по привличане на архивистите в тази област?

Колкото и да са застрашаващи тези констатации, те бледнеят в сравнение с проблемите, възникнали с внедряването на микрокомпютри на всяко работно място. Тези машини революционизираха труда. Те предоставиха на потребителите възможностите на текстообработката, управлението на бази данни и телекомуникационни връзки чрез изграждане на локални и по-големи мрежи. Ниската себестойност, лесното използване и изчислителните възможности на компютрите все повече привличат потребителите-неспециалисти.

Макар че говорихме вече за влиянието на електронната поща и възможностите на текстообработката и не е необходимо в случая подробно да се спираме на други проблеми, свързани с прилагането на микрокомпютрите, ще посоча очевидното. Сега служителят улеснява труда си по събирането, обработката и предаването на информация, като използва микрокомпютърна техника. Преди беше необходимо да се формират дела по определен признак, докато днес системите за управление на база данни (СУБД) премахват тази практика. Дори отчетната документация днес може да е във вид на дискети. Тези промени в деловодния процес влияят върху дейността на архивистите. Преценете сами трудностите, възникнали при наблюдаване на развитието на нормативната документация, без да се разполага с нейните чернови и варианти. При редактирането на машиночитаемия документ информацията направо се изтрива — запазва се само окончателният му вариант.

СУБД премахва излишното дублиране на документната информация, която е характерна за традиционната документация. Информацията тук се натрупва и извлича по удобен за потребителя начин. СУБД позволяват търсенето на информацията по ключови думи и прилагането на булевите логически изрази(4). При необходимост от информиране на потребителя за съдържанието на системата по определена тема (или признак на търсене) е достатъчно правилно запитване. Подобни системи, изградени с големи електронноизчислителни машини, съществуват в много учреждения. Използването на микрокомпютрите улесни достъпа до електронноизчислителната техника.

При тези условия ние все още не сме наясно в каква степен внедряването на СУБД ще се отрази върху архивната практика. Как общият процес на събирането и обработването на документната информация за архивиране ще бъде засегнат чрез повсеместното навлизане на персоналните бази данни и по какъв начин това ще се отрази на информационната ни дейност, отправена към крайния потребител. Архивистите не са наясно с поставените въпроси. Или как ще се решават техническите, юридическите и финансовите аспекти в работата с машиночитаемите документи, по същество толкова динамични и постоянно актуализиращи се? Как да контролираме процеса на документирането, свързан с изграждането на централизирани и независими СУБД в учрежденията?

Дотук набелязах редица нерешени проблеми. Обобщавайки своите констатации, ще посоча, че в момента съвременните учреждения се компютъризират много активно. Възможно е те да не се откажат от хартиени документи в близко бъдеще, но голяма част от информацията, свързана с вътрешните и външните им комуникации, и процесите на взимане на управленски решения се фиксират в машиночитаема форма. Несъмнено тази документация има значителна архивна стойност, но в голямата си част остава извън дейността ни по комплектуването. Засега нито архивистите, нито други специалисти се занимават с този проблем. Той остава нерешен поради същината на информационния процес в учреждението, внедрило средства за ЕОД. Създателят на информационен масив в крайна сметка решава сам как ще изглежда документът. Информационните масиви, техническите средства и телекомуникационните връзки се използват с чисто прагматични, оперативни цели. Интересът на потребителя на средствата на ЕОД се определя от оперативната работа без оглед на по-нататъшната съдба на използваната информация. Специалистите по документознание се занимават предимно с внедряването на нови технологии съобразно практическите нужди, без да се съобразяват с изискванията на архивирането.

Крайно време е според мен да се действа. Аз призовавам към действие архивистите. Няма да се учудя от евентуалния скептицизъм на читателите към призива ми, тъй като достатъчно често упреквам колегите си за нежеланието им да осъзнаят настъпилите промени и да възприемат новото. Въпреки всичко твърдя, че архивистът, макар и най-малко подготвеният по информатиката, е потенциално най-квалифицираният да отговори на поставените тук сложни въпроси.

Днес архивистът трябва да е запознат с новите информационни технологии и тясно да си сътрудничи със специалистите по информатика и теория на управлението. Необходимо е най-вече архивистът да работи непосредствено със самите създатели на документи, както и с тези, които ги използват.

Накратко, това е формулата ми за оценяването, на професията. Но някой може да попита: «Ще останем ли при това положение архивисти?». Отговорът ми е и да, и не. Ще сме архивисти в смисъл на общите ни задължения. Обаче за да сме значима сила сред професионалистите-информатици, трябва да уточним задачите си. Конкретно днес е по-важно от преди влиянието на архивистите върху деловодния процес и следователно намесата им в целия жизнен цикъл на документа от създаването му до оставане на съхранение. Ако това е свързано с професионалното подпомагане на специалистите при създаването на документи или информационни масиви, трябва да поемаме това задължение. Ако е свързано с проектиране на локални мрежи или други системи, необходимо е да сме в проектантския колектив. Ако се налага да отхвърлим названието «архивист» заради тези промени, това ще е малка жертва в сравнение с резултатите, които ще постигнем, ние и потребителите на архивната информация.

Това, към което призовавам, е постепенното израстване на архивиста в новото качество на специалист в областта на информатиката.

В заключение бих искал да споделя някои виждания относно пътищата за преодоляване на проблемите ни. За краткост разпределям тактиката ни в три направления: повишаване на квалификацията чрез самообразование; използване на наличните възможности за практическа работа с техниката; растеж чрез професионална интеграция с информатиците.

Най-вече ние като архивисти трябва да изискваме повече от професионалните ни организации за разширяване контактите ни с информатиката. Не се съмнявам, че дружествата на американските и канадските архивисти, както и регионалните организации на архивистите ще организират семинари и конференции, посветени на автоматизацията като цяло и прилагането й в архивното дело. Някои от колегите ми предлагат организиране на специална група в рамките на Дружеството на американските архивисти по проблемите на внедряване на средствата за ЕОД в архивното дело.

Възможно е някои архивисти да помислят, че още не е дошло времето за подобни радикални отклонения от традиционното. Несъмнено много архивни учреждения, както големи, така и малки, ще се придържат към установеното. И все пак безспорен факт е, че без да се преориентираме незабавно, сме застрашени да бъдем изостанали в по-голяма степен и практически неспособни за изпълнение на задълженията си в съвременното ни информационно общество.

Няма съмнение, че изискванията към архивистите, които посочих в статията си за Регионалния архив на щата Джорджия, продължават да съществуват и днес, а междувременно са минали пет години. Потребителите на архивна информация няма да чакат вечно. Ако те не могат да получат от нас необходимото, ще го потърсят другаде.

Затова е необходимо да се ориентираме като архивисти към достиженията на техническия прогрес и в бъдеще.

Бележки

1. Automated Information Management, is threre a Role for the Archivist in the Ofice of the Future? — ADPA, 1984, v. 4, n. 3, 59–69. Превод А. Г. Матинян.

2. Този материал беше изнесен като встъпително слово пред годишното събрание на Дружеството на канадските архивисти (24 май 1983 г.).

3. На годишното събрание на Дружеството на американските архивисти (1983 г.) група ентусиасти образуваха неофициална кореспондентска мрежа за обмен на информация по въпросната тематика. В дискусиите по тези въпроси приеха участие около сто и петдесет архивисти. Някои от аргументите за внедряване на автоматизацията са посочени в статиите ми: Microcomputer Applications in Archives: A Study in Progress. — Archivaria, 12/1981), 3–20; Microcomputer Archives and Records Management Systems: Guidelines for Future Development. — American Archivist, 45/3 (1982), 299–311.

4. B СУБД (особено в библиографски системи) информацията се извиква чрез редица ключови думи и ограничители като «по-голямо» (>), «по-малко» (<) или «равно» (=). Тези категории образуват булевите логически изрази, като «намери (а) и (б), не (с). По въпроса вж. Е. G. Brooner. Microcomputer Database Management. Indianapolis, 1982. G. Salton & M. Mc’Gill. Introduction to Modern Information Retreaval. New York, 1982.