Кой контролира миналото(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: проф. д-р А. Нейкова

Автор: Хелен Вила Самюелз

Дизайн: Давид Нинов

София, 2012

«Който контролира миналото, контролира бъдещето: който контролира настоящето, контролира миналото... Възможността да се интерпретира миналото е основен постулат на Ингсок. Събитията от миналото (въпросът е спорен) не съществуват обективно, те оцеляват единствено в писмените свидетелства и в паметта на хората. Миналото е това, за което данните от документи и спомени са достигнали до съгласие. И тъй като Партията има пълен контрол над всички документи и над съзнанието на своите членове, то следва, че миналото е това което Партията е избрала да бъде.»

Джордж Оруел, 1984

«След изстрелването преди повече от петдесет години на първите спътници в космоса трилиони и квадрилиони информационни импулси идват към нас от космоса, за да бъдат съхранени до деня, в който биха могли да подпомогнат напредъка на знанието. Едва ли някога дори секунди от този суров материал ще влезе в обръщение, но тогава не беше възможно да се предвиди какви данни от наблюденията ще пожелаят учените да ползват след десет, петдесет или сто години. Така че всичко трябваше да се запази в папки, натъпкано в огромни халета с климатични инсталации, размножено в три екземпляра в (информационните) центрове като предпазна мярка срещу евентуалната възможност от случайно унищожаване. Това беше част от реалното съкровище на човечеството по-ценно от всичкото злато, безсмислено заключено някъде в банкови трезори.»

Артър К. Кларк, 2001, Космически странствания

Двама писатели-фантасти ни представят прогноза за оскъдна информация и прогноза за свръхинформация. Коя от тях ще се окаже вярна? Въпреки че някога са предвидени като хранители на информация, американските архивисти след като са поели отговорността за експертизата на ценността на документите осъзнават и ролята си на селектори(2). Нашето съвременно, сложно, богато на информация общество изисква от архивистите да преосмислят ролята си на селектори. Променливите структури на съвременните институции и използването на софистицирани технологии измениха характера на документацията. Само една малка част от огромния обем документи може да се съхрани. Към архивистите е отправено предизвикателството да определят документа с трайна информационна стойност, но те нямат технология за вземане на съответно решение. Разчита се стратегиите за документиране(3) да дадат решение на този проблем. Преди да разгледаме стратегиите за документиране по-детайлно ще се обосновем защо тези промени изискват от архивистите да премислят начина, по който те формират архивните фондове(4).

Интеграция на съвременните институции

Традиционните архивни принципи, формулирани от Теодор Шеленберг и други поставят тежестта върху необходимостта да се познава бюрократичната структура на институциите. Архивистите изучават мястото и функциите на всяко звено от административната йерархия(5). Напоследък се прилагат по-системни проучвания на бюрокрацията и на механизмите за вземане на решения като метод за заздравяване на архивната теория и практика. Франк Бурк предложи архивистите да изследват «характера на процеса за вземане на управленско решение в ежедневната практика на крупните институции, като същевременно се проучи и влиянието на този процес върху вида и съдържанието на документите»(6). В отделни проучвания Михаел Лутцкер и Йо Ан Ят приложиха идеята на Бурк и анализираха влиянието на определен вид учреждения върху създаването на документите(7).

Анализът на една отделна институция все пак е достатъчен, за да даде възможност на архивистите да вземат конкретно решение. Личностите и институциите обаче не съществуват отделно. Проучването разкрива сложните връзки между институции и личности. Въпреки различията в характера на собствеността и функционалното предназначение, административната власт, науката и икономиката, частният и общественият сектор са интегрирани. Административната власт договаря с научни институти и частни компании разработването на космически совалки и ръководството на болничните заведения, като същевременно контролира документите за самоличност и тестовете на нови лекарства. Когато федералните субсидии за щатските и муниципалните власти се изчерпят, те се консолидират и договарят с частни фирми извършването на комунално-битови услуги за населението. Академичните институции реагират на намаляването на федералните субсидии като се включват в бизнеса и дейността на частните фондации, за да подсигурят процеса на обучение и научноизследователската си дейност.

Архивистите издирват и приемат на съхранение лични архивни фондове, но създаването на един «личен» документ минава през ръцете на много хора. Въпреки че преходът от индивидуална към колективна дейност най-ясно се вижда в развитието на науката и техниката, той вече е типично явление за много други сфери на обществения живот. Анализът на документацията на Конгреса, например от Патриция Аронсън, представя дейността на екип от специалисти — експерти, консултанти, секретари и други — те са създателите на документите на Конгреса(8).

Такива сложни модели съществуват във всяка съвременна институция. Документите са огледален образ на обществото, което ги създава. Интегрираните функции влияят върху начина на създаване на документите и върху профилирането на архивите.

Интеграция на съвременната информация

Интеграцията на съвременната информация влияе върху съвременната документация така, както интеграцията на институциите. Информационният масив, който архивистите «контролират» е част от много по-голяма информационна вселена. В нея съжителстват много форми и те се «контролират» от много специалисти. Може би архивните документи все още предоставят основната информация за институциите и техните функции, но техният вид и съдържание се измени от променящите се технологии и модели на комуникация. Архивните институти съхраняват различни видове документи — аудиовизуални, печатни издания, устна история(9), артефакти, машиночитаеми документи и други. Всеки вид документ представлява различно по характер свидетелство. Изследователите обикновено използват интегрирано много видове документи. Технологията на експертиза на ценността на документите по правило дава възможност за анализ на специфичните видове документи (например експертиза на машиночитаеми документи или на снимки). Ударение се поставя по-скоро на формата и носителя на информация, отколкото на съдържанието на документа.

Архивистите нямат технология за експертиза на ценността на интегрирана информация от различни видове документи. Архивният фонд на Конгреса, например, включва не само документите на сенатори, конгресмени и комитети, но и т. нар. Публикации на Конгреса, т. е. публикациите във в. «Ню Йорк таймз» и в. «Уошингтън поуст», автобиографиите на сенатори и конгресмени и спомени. Създаването и усъвършенстването на транзистора е документирано не само в лабораторни дневници и в кореспонденция между изследователската лаборатория и нейните членове, но и в публикувани технико-икономически доклади и научни съобщения. Анализът на цялостния документен комплекс ще позволи на архивистите да определят специфичния принос на всеки вид документ и по този начин да си изработят интегриран метод за вземане на решение при експертизата на ценността на документите.

Влияние на интеграцията между институциите и информацията

Така интегрираните институции и създадената от тяхната дейност информация рефлектира върху работата на архивистите с учрежденията. Институциите не съществуват откъснато. Техните архивни фондове също. Архивистите трябва да преосмислят своята стратегия и дори да дефинират отново самото схващане за архивен фонд.

Задачата на архивите е да съберат и запазят документацията с историческо значение, която институциите създават. Както дейността в дадено учреждение е свързана със съответна дейност в друго, така са свързани и документите, продукт от тези дейности. Документацията, резултат от осъществяването само на една от функциите на дадено учреждение може да бъде съхранена в няколко архива — пръсната в различни архивни фондове. Например в хранилищата на колко архива се съхранява документацията, която отразява сложния проблем за стъпването на човек на луната? Президентът Кенеди постави тази задача пред нацията. Националният център по аеронавтика и космонавтика пое задължението да ръководи и координира изпълнението й. Къде се реализира тя? Мартин Мариета конструира спътника. Лабораторията за оборудване при Технологичния институт в Масачузетс създаде системата за стартиране. Астрономи, математици, инженери, физици и други специалисти от различни научни и производствени центрове решаваха отделни задачи за осъществяване на полета. Къде е «архивният фонд», който документира стъпването на човек на луната? Той съществува като единно цяло само в съзнанието ни. Физически обособен на едно място той не съществува. Би било изкуствено да се съберат всички тези документи на едно място, било то в Библиотеката «Кенеди», в Националния архив или в Националния център по аеронавтика и космонавтика. Като съвкупност документите отразяват усилията на САЩ човек да стъпи на луната, а отделните части на този масив документират дейността на всяка една институция, взела участие — Мартин Мариета, Технологичния институт в Масачузетс, Националния център по аеронавтика и космонавтика и други.

Въпреки че горните разсъждения визират учрежденска документация, същите аргументи са валидни и за личните архивни фондове. Методиката препоръчва на архивистите да не разкъсват личните документи, а да ги събират в едно учреждение дори тогава, когато създателите им са работили на различни места по време на кариерата си. Съвсем не е необичайно учен да се мести от институт в институт и да работи едновременно в няколко екипа към различни учреждения. Чиновниците и политиците също заемат редица постове по време на кариерата си. Въпреки че един биограф би бил облекчен, ако документите на отделни лица се съсредоточат на едно място, информационната цялост на архивните фондове на редица институции ще бъде нарушена.

Разкъсването на взаимно свързани комплекси от документи в различни учреждения не е непознато на архивистите. Това, което им е чуждо, е идеята за целенасочено разработване на практически решения за комплектуване, базирани на неизбежното и естествено разпокъсване на комплекси от документи. Това не е предложение да се примирим с тази даденост, а стратегия за съвместно изграждане на органично свързани архивни фондове, като дублетната документация се сведе до минимум. Налага се становището, че въпросът за «архивния фонд» не чука само на вратите на архивите.

Попълване на архивни фондове или изграждане на архивни фондове

Традиционно архивистите и библиотечните работници формулират принципи, въз основа на които провеждат своята политика на комплектуване. Мери Лин Маккри ясно представя начина на формиране на архивната политика по комплектуването. Препоръчва се, след като се преценят научните, икономическите и политически фактори, да се подработят в писмен вид принципи и критерии за подбор на документите. Маккри твърди, че е «разумно институциите да кооперират усилията си, особено ако действуват в един географски район»(10). Това предложение се прави в контекста на идеята да се сведе до минимум съперничеството между архивните институции и документите да се предават за съхранение на най-целесъобразното място.

Библиотечните работници също традиционно използват същата форма на анализ. В последните години, финансовите ограничения и изобилието от информация измести центъра на тяхното внимание от попълването на архивни фондове към изграждането на архивни фондове». Попълването на архивните фондове акцентира върху процеса на тяхното текущо допълване с нови постъпления. То се свързва с по-ранния период на информационния бум от 60–те години. Изграждането на архивните фондове от своя страна е отговор на икономическите затруднения от 70–те години. Това е системен, планомерен, концептуално обоснован процес на изграждане, поддържане и опазване на архивните фондове»(11). Критичната точка на успеха за изграждането на фондова наличност е определянето на стратегия за комплектуване, активен подбор на документи и координирани, съвместно подработени планове.

През 1980 г. се създава група за библиотечни проучвания, която поема инициативата да реализира програма за изграждане на фондова наличност чрез Конспект, т. е. опит да се проведе координация чрез анализ на самата дейност по комплектуването. Конспектът съдържа оценка на «стойността на фондовата наличност и на очакваните бъдещи постъпления» в библиотеките, членове на организацията. Като използват тематични и класификационни дескриптори, библиотеките описват наличността си върху скала с шест деления от 0 до 5, като с 0 отбелязват липсата на колекция, а с 5 наличие на богата колекция(12). Програмата е изградена в съответствие с разбирането, че всяка библиотека има основна фондова наличност, изградена в резултат от потребности, виждания и характер на източниците на комплектуване. Тази основна фондова наличност се оценява на местно, а не на национално равнище, според това как задоволява местните потребности. Периферната фондова наличност се оценява според информационните й връзки с основната. След това библиотеките правят преценка вече на национално равнище, като градират значимостта на фондовата наличност на отделната библиотека спрямо обособена тематика и се договарят координирано да поддържат и опазват най-значимата основна фондова наличност на всяка от тях.

Изпълнението на програмата до голяма степен зависи от качествения състав на данните от Конспекта, оформени в автоматизирана система от база данни, както и от възможностите за заемане или копиране на книги за обмен между библиотеките. Предвижда се функциите на този Конспект да се разширяват чрез включване на информация относно критериите за подбор, начините на съхранение и на използване на книжния фонд и други.

Както отбелязва Джута Риид-Скот, «...все пак архивните документи и ръкописите, поради качественото им измерение — уникалност (в смисъл на единични екземпляри, б. пр.) пораждат проблеми, които са различни от тези на печатните издания». Наистина, библиотечният модел би могъл да има ограничено приложение при архивните документи поради факта, че архивната информационна вселена е много по-голяма от библиотечната(13). Въпреки това архивистите биха могли само да спечелят от изучаването на програмите за сътрудничество на библиотечните работници и най-вече от осмислянето на концепцията за основна фондова наличност и нейното място в съвкупния книжен масив. Тази концепция е приложима към архивния фонд, т. е. учрежденската документация, съхранявана в дадена институция, в резултат от нейните правни, административни, финансови и справочни потребности. Обхватът и съставът на документите в архивния фонд ще се преценяват според местните потребности и рамки, а не според националните критерии. Законодателно регламентираните функционални задължения на архивистите към учрежденията са изпълнени, когато те приемат на съхранение ценната им документация. След като изпълнят тези свои задължения, архивистите биха могли да анализират като източник на информация своята фондова наличност и съвместно със сродни институции да разработят своя стратегия за изграждане на архивни фондове. Тогава те ще трябва да извършват подбор на документи «от съвършено различен документен комплекс, където отделният архив или библиотека не представляват обособена информационна единица, а недефинирано единно цяло»(14).

Дефиниране на стратегиите за комплектуване

Провокирани от изобилието на информация, липсата на достатъчно средства за съхранението й, децентрализираната структура на съвременното общество и съответно на документацията, която то създава, архивистите следва да разработят нови принципи, които да ги ръководят в практиката. Могат да се разграничат три вида стратегии за комплектуване. Първите два вида са известни на архивистите — стратегия за комплектуването на отделен архивен фонд и стратегия за разработване на програма за комплектуването на отделен архив, третата стратегията за документиране е нова. Това е една неизпитана в практиката идея, която предлага отговор на предизвикателствата на съвременната документация. Надяваме се, че представена дискусионно тя ще стимулира бъдещи обсъждания.

Събирателската политика (политиката на комплектуването) е писмена разработка, подготвена от отделен институт — хранител на архивни документи за определяне състава на фондовата му наличност и вида на документите, които ще приема на съхранение. Тя се създава в светлината на политиката на комплектуване на други институти-хранители на архивни документи и се оформя като част от пакет планове за комплектуване.

Програмата за комплектуване е план, предназначен да осигури документирането на даден въпрос или събитие. По правило въпросът или събитието са приключили и не се развиват в момента на комплектуването (например, създаването на транзистора или президентството на Хари Труман), при определяне източниците на комплектуване участва повече от един архив и съответно документите се съхраняват в няколко архива; по-скоро се подбират съществуващи документи, а не се създават нови. Програмите за комплектуване имат ограничено действие. Те не осигуряват текуща дейност.

Стратегията на документиране е план, предназначен да гарантира документирането на текуща дейност, въпрос или събитие (например, дейността на властите в щата Ню Йорк, профсъюзите в САЩ, влияние на технологиите за производство върху околната среда и други). Обикновено стратегията за документиране се разработва, утвърждава и в голяма степен се реализира от екип включващ създателите на документите, администрацията (включително и архивистите) и потребителите на информация. В провеждането и в практиката участвуват много институции и отделни лица. Стратегията за документиране влияе и върху създаването на документите и върху архивното съхранение на част от тях. Тя се усъвършенства при промяна на обективните условия и идейните концепции.

Стратегиите за документиране поставят множество трудни въпроси. Как да се подберат темите за документиране? Кой да ги подбере? Къде следва да се осъществява тази дейност? Това не са само интелектуални проблеми, а и въпрос на архивна политика. Проучването на съществуващи модели предлага някои отговори и дава известни насоки.

Модели — специализирани центрове по история

Сред най-подходящите за изучаване модели са специализираните научни и технологични центрове по история. Наред с един от най-старите и добре известни центрове — Американският институт по история на физиката, съществуват и специализирани центрове по електроника, химия, информатика, обществени науки, психология, геофизика, ботаника и други(15). Повечето от тях са създадени и финансирани от заинтересовани членове на творчески съюзи. Такива центрове са обособени или към самите творчески съюзи или към научни институти. Центровете събират печатни издания, спомени и интервюта, извършват исторически проучвания и съдействат за развитието на историята на съответната наука. Всички центрове се занимават и с архивна дейност — определят източници за комплектуване, насочват архивни фондове към съответни архиви за съхранение и разработват насоки за формиране на архивни фондове и сбирки от документи. Много архивисти ползват услугите на тези центрове, когато се нуждаят от насоки за подбор на фондообразуватели и експертиза на стойността на документите, при оформяне на тематика, която да послужи като ориентир за разработване на програми за комплектуване и т. н. Центровете, от своя страна, търсят съдействие от архивите при формирането на архивни фондове и сбирки.

Отчетът на Обединения комитет за архивни документи за наука и техника стимулира разширяването на архивната дейност на центровете, като им препоръчва системно да дават насоки за стойността на създаваната документация и прогнози за потребителското търсене. Някои центрове, особено Центърът по история на физиката, вече реализират такива обширни програми. Практически неговата архивна програма може да бъде разглеждана като стратегия за документиране. Целта на програмата е да събере и запази документите за развитието на съвременната физика, както и да стимулира тяхното използване. Програмата е съставена и се ръководи от архивисти, историци и физици. Щатният персонал и консултантите издирват и приемат за съхранение лични архивни фондове на физици, извършват експертиза на ценността на документите, създавани от развитието на съвременната физика и при нужда създават документи, за да оформят необходимия и търсения информационен комплекс. Глобалната стратегия се осъществява от серия от програми, целящи да документират отделни теми: астрофизика, физика на твърдото тяло или ядрена физика. При всеки отделен случай прогнозираното търсене на исторически свидетелства предопределя и ръководи и издирването на източници на информация, и създаването на устна история — вземане на интервюта, за да се допълни наличната информация.

Стратегия на документиране

Стратегията на документиране включва четири етапа: (1) избиране и дефиниране на темата за документиране; (2) подбор на консултанти и определяне на източниците на информация(16), (3) изработване на модел за проучване и изследване на вида и съдържанието на създаваната документация; (4) експертиза на ценността на документите и определяне на мястото за тяхното архивно съхранение.

Избиране и дефиниране на темата за документиране

Координираната дейност на библиотеките по комплектуването се реализира чрез общи речници на тематични дескриптори и класификационни схеми (например Тематични рубрики на Библиотеката на Конгреса и Класификационна схема на Библиотеката на Конгреса). Библиотечните работници използват единни класификатори за определяне на темите, техен обект за комплектуване от съвместната програма. Архивистите нямат аналогична универсална класификационна схема. Постъпленията в архивите се определят от състава на учрежденията-фондообразуватели и от състава на документите, възникнали в резултат от дейността на учрежденията, а не от предопределена тематика. Стратегиите за документиране могат да се изградят на тезата, че документите в архивните фондове съдържат и информация за дейността на учрежденията, и информация по определена тематика в съответствие с предмета на дейност на учрежденията. Учрежденската документация на Института по технология в Масачузетс, например, съдържа информация за административната дейност, обучението на студентите и научноизследователската работа, но и съответно съдържа информация за историята на компютрите, за икономиката на щата Масачузетс и за приноса на жените в развитието на науката и техниката. Стратегиите за документиране не способстват за формирането на тематични архивни колекции. По-скоро анализът на документите на съвършено различен принцип — тематичен, функционален или териториален, дава възможност на архивистите да гледат над институциите и да планират за постоянно съхранение определен състав на документи, научно-технически обработени в съответствие с избрания принцип.

Тъй като нямат единен дескрипторен речник, архивистите трябва да експериментират различни подходи за дефиниране на отделни стратегии за документиране. Доказано най-сполучливи са тематичният и териториалният подход. Центровете по история дават пример за тематичен подход, а някои координирани компютърни мрежи за набиране на информация (на щатите Уисконсин и Охайо), подсказват как би могъл да се осъществи териториален подход. Какъвто и да е подходът, той трябва да е специално подработен, с ясно определен регион на действие и хронологически граници. Стратегията за документиране историята на компютрите, трябва да поставя такава долна хронологична граница, която да обхване най-ранните модели; да предвиди дали едновременно ще се документира създаването и на цифровата, и на аналоговата изчислителна машина; дали ще се акцентира върху дейността на САЩ или и на други държави и дали социалното, икономическото и културното значение ще се отразява равнозначно с технологичното. Когато започнат прилагането на стратегиите за документиране, архивистите ще се научат (от практиката) да избират и дефинират тематиката. Те ще си изработят и практически подходи за съчетаване на тематичните и териториалните принципи за анализ на документите.

Допълнителен проблем, тясносвързан с подбора на тематика за документиране, е необходимостта тя да визира текущи исторически процеси, които са в развитие в момента на комплектуване. Въпреки че от архивистите се изисква да прогнозират бъдещото използване на документите, те не могат да предвидят нито насоките на развитие на науката, нито конкретната информация, която ще се търси в документите. Подборът трябва да се базира на постиженията на науката днес и на съвременната ценностна система. «Задачата на архивистите е да документират обществото в цялото му многообразие и да предадат на следващите поколения възможно за възприемане и осмисляне количество документи.»(17)

Източници на стратегиите за документиране

След като се определи тематиката на стратегията за документиране следва да се определят източниците на информация (фондообразувателите — б. пр.) и да се формира екип от консултанти, които да представляват интересите и на създателите, и на потребителите на информация. Екипът от консултанти и администрацията на фондообразувателите ще развиват, реализират и контролират стратегията за документиране.

Архивистите отново биха могли да използват опита на библиотеките, които са изградили административни структури за реализация на съвместната им дейност. Национален машиночитаем каталог служи като информационна база за дейността на библиотеките по каталогизиране и комплектуване. Чрез мрежа от компютри всички библиотеки имат достъп до тази информация и съвместно поддържат базата данни и ползват записаната информация.

До скоро архивистите не използваха автоматизирани системи, тъй като тези системи не можеха да задоволят техните потребности. Новата система АМС (Аrchival and Manuscript’s Control) (Контрол на архивни документи и ръкописи) осигурява създаването на база данни за фондовата наличност и възможност за обмен и анализ на тази информация в мрежов режим. Интензивното използване на системата и увеличаващият се брой архивни институти, които се включват в поддържането и използването на базата данни, са показателни за промяна в архивната професия и за новите потенциални възможности за съвместна работа. През 1985 г. Националната комисия за публикуване на научни изследвания и документи по история финансира програма за запис на компютър на данните за фондовата наличност на седем щатски архива. Програмата дава възможност за текущ обмен на информация за новите постъпления в архивите. Тази програма е една от многото, които показват възможността архивистите да адаптират автоматизирани системи в мрежов режим за съгласуване и координиране на дейността им.

Системата на архивите все още няма структура, която да осигури национална база данни в мрежов режим за фондовата наличност и ясно виждане, как този информационен масив може да бъде използван за стратегията на документиране. Отговори на този въпрос ще започнат да дават програмата на Националната комисия за публикуване на научни изследвания и документи по история и други подобни начинания. Междувременно следва да се търсят и изпробват и други възможности за съвместна дейност. Биха могли да се създадат структури на различни равнища, при което дейността по документирането ще се осъществява в много институции и най-вероятно ще се координира и интегрира чрез автоматизирана база данни.

Съответните източници на документационните стратегии следва да осигуряват ресурси за поддържане на програми, достъп до документите за провеждане на експертиза и дългосрочна договореност за участие в програмата. Не е задължително тази дейност да се съсредоточава изцяло в архивите, тъй като една стратегия за документиране включва проучване на документацията и планиране на нейното приемане за постоянно съхранение, без да изисква тя непременно да се съхранява на едно и също място. Сред най-логичните бази за такава дейност са специализираните щатски и градски архиви по география, специализираните центрове по история или специализираните центрове за тематична информация.

В настоящия момент щатските архиви и щатските исторически дружества са като че ли най-подходящите места за провеждане на тази дейност. Въпреки че функционалните им компетенции, структура и профил са различни, те разполагат с ресурси и правомощия, които в най-голяма степен отговарят на изискванията за провеждането на стратегия за документиране. Междущатските и вътрешно-щатските информационни мрежи, предлагат структури, които са в състояние да подкрепят пакет от програми и да предоставят информация за наличната документация. Това обаче са само предварителните условия. Информационните мрежи ще изяснят мястото на създаване на документацията и юридическото лице, отговорно за нея, но те няма да определят кои документи са ценни и следва да се съхраняват в архив. Проучванията ще покажат какво има в наличност, а не какво архивистите биха искали да има.

В периода 1982–1985 г. Националната комисия за публикуване на научни изследвания и документи по история извърши проучване на състава на комплектуваната документация в четиридесет и три щата. Всеки щат направи оценка на ефективността на своята програма за комплектуване — на равнище щат, на равнище регион и на равнище архив. Анализира се и ефективността на сътрудничеството, осъществено от отделните архивни институти, за реализирането на щатската програма по комплектуване. Това проучване събра огромно количество информация за архивните програми в САЩ и стимулира изработването на насоки за усъвършенстване на архивната дейност в цялата страна(18). То обхвана административни, финансови и правни проблеми, обърна внимание на качествения състав на архивните фондове и на въпроса дали те съдържат достатъчно информация, която адекватно да отрази историческото развитие на всеки щат. Стратегиите за документиране биха могли да започнат именно от комплексната оценка за качествения състав на фондовата наличност. Адекватно ли отразяват действителността документите, съхранявани в щатските и другите архиви? Ако не, то кои теми или региони са били пренебрегнати? Какви са причините да не бъдат запазени определени комплекси от документи? Какво е нужно — нова нормативна база или нови архивохранилища? Щатските архиви или други институции следва да поемат инициативата за разработване на отделни програми за подобряване документирането на даден район или тема? Например в архива на щата Масачузетс неадекватно са документирани сценичното изкуство и приложението на авангардни технологии, а те са така важни за историята на този щат. Подходите за решаване на въпроса за документирането на тези две теми ще бъдат различни, но архивът в Масачузетс би могъл да играе водеща роля за откриване на белите полета и координиране на решенията.

Стратегиите за документиране на равнище щат трябва да започнат, както вече бе посочено, с определянето на консултантите и изясняване на тематичния обхват и целите на стратегията. В повечето случаи стратегията ще се реализира чрез серии от програми, които визират отделни теми или географски региони: фермерската дейност в щата Йова, работническото движение в щата Ню Йорк, каменовъглената промишленост в югоизточно Охайо. Всяка стратегия следва да съдържа виждане за това как градовете, административните райони и учрежденията, определени за източници на информация по определена тема, ще участвуват в аналитичната и практическата дейност за осъществяване на комплектуването. Друг голям проблем е координацията на стратегиите в рамките на всеки щат и на национално равнище. В Доклада на Маргарет Чилд пред Националната комисия за публикуване на научни изследвания и документи по история, относно политиката на комплектуване са посочени проблемите, които възникват от обстоятелството, че щатите изработват своите програми за комплектуване само в рамките на щата(19). След подработката на програмите за осъществяване на стратегиите за документиране следва на равнище щат и на национално равнище технически да се обезпечи тяхната реализация.

Анализът и координацията, необходими за разработването на стратегии за документиране ще повишат ефективността на щатските архиви. Една стратегия за документиране изяснява и процеса на вземане на решения при провеждане на експертизата на ценността на документите. Този начин на работа ще коригира до известна степен представата за архивите като един огромен склад за документи и ще оправдае средствата, необходими за съхранението и използването на архивните документи.

Структуриране на научните изследвания и експертиза на стойността на документите

На пръв поглед стратегиите за документиране приличат на традиционната дейност на архивите по комплектуването. Подбират се въпросите, проучват се фондообразувателите и тяхната документация и започва дейността по комплектуването. Стратегиите за документиране не започват с проучване на наличната документация, а с проучване на темите за документиране и на информацията, необходима да го осигури. Целта е не толкова да се установи каква документация съществува, а да се прецени каква би трябвало да съществува.

Стратегиите за документиране са предназначени да отговорят на изобилието на институции и изобилието на информация. Намерението е да се структурира аналитичен процес, който да ръководи подбора на документите и да гарантира съхраняването на адекватната информация по дадена тема или за даден регион. Добро начало за реализацията на всяка програма е едно проучване на историческото развитие на съответната тема или регион. Широкото обсъждане на програмата ще внесе яснота в целите и дефинирането на темите за документиране. По този начин по-скоро ще се подработи виждане за, а не практическия модел на бъдещия опис. Категорично трябва да се реши кое ще се документира и кое не, дейността на кои институции и кои събития ще бъдат документирани и кои не, какво количество информация ще бъде достатъчно? В миналото експертизата на стойността на документите и дейността по комплектуването визираха едно учреждение или едно лице. Сега стратегиите за документиране трябва да помогнат на архивистите да подберат учрежденията и събитията, които ще бъдат документирани, като проучат и последиците от факта, че някои няма да бъдат документирани. Например, стратегията за документиране на цифровите изчислителни машини може да предвиди да се документира създаването на всяко първо поколение компютри, а на второ, трето, четвърто и т. н. да се документират само отделни ключови моменти. Такава стратегия препоръчва за някои модели компютри да се търси много малко или изобщо да не се търси документация(20).

Един от най-трудните проблеми, който архивистите поставят при този начин на работа е необходимостта да се отговори на изискванията на отделното учреждение в процеса на комплексно комплектуване на съвкупност от учреждения. Ако щата Охайо създаде стратегия за документиране на своите градове, колко и кои от тях следва да бъдат включени, за да бъде постигната тази цел? Успоредно с това каква документация следва да запази всеки град, за да може да задоволява потребностите на своите граждани? Могат ли тези две цели да се обединят? Стратегиите за документиране трябва да бъдат съобразени и с изискванията на учрежденията.

В последните години архивистите са затруднени от огромното количество документи, които отлагат профсъюзите и железниците. Специализирани архивни служби обединиха усилията си, за да съхраняват тази документация. Стратегиите за документиране се изграждат именно на основата на такъв вид съвместна дейност, но отговарят и на други изисквания. Необходимо ли е да се съхрани документацията на всеки профсъюз или железопътно управление? Ако не е, ще останат ли някакви свидетелства за профсъюзите и железопътните управления, чиито документи няма да бъдат комплектувани? Дали дилемата е всичко или нищо? Дейността на институциите от XX век се документира от най-различни печатни издания: годишни доклади, правилници, справочници, преса и научноизследователски проучвания. Могат ли архивистите да направят преценка на тези печатни издания и след това да предвидят минималния обем архивни документи, които да се запазят за всеки профсъюз или железопътно управление? Железопътните управления контактуват със своите възложители и местните власти в населените места, през които минават ж. п. линиите; профсъюзите контактуват със своите членове и с компаниите, в които те работят. Ако някои профсъюзи и железопътни управления бъдат документирани по-подробно от други, би ли могла тази документация да посрещне потребностите от информация на работодателите, отделните профсъюзни членове, местните административни власти и ръководствата на компаниите? Вероятно отговорът е не, но стратегия за документиране, която би посрещнала нуждите на всеки потребител връща архивите към практиката да съхраняват всичко.

Стратегиите за документиране ще помогнат на архивистите да се справят със съвременната документация с ясното разбиране, че те са функционално отговорни само за част от документацията на съвременното общество. Архивните документи и ръкописите не са единствените и често не най-добрите източници на информация. Информацията съществува в много форми — печатна, визуална, устна, артефакти, машиночитаема, и се управлява от много и различни специалисти. Информацията, която документира дадена дейност или тема, може да съществува във форми, които по традиция не са обект на архивите. Стратегиите за документиране трябва да изследват всички видове документи и да преценят дали те съдържат желаната информация. Например, създаването и маркетинга на компютъра се документира в лабораторни дневници, финансови документи, инструкции за работа, технико-икономически доклади, учебни дискети, снимки, реклами и от самата машина. Докато документирането на създаването на първите компютри вероятно би изисквало да се запази цялата съществуваща информация, то създаването на редица модели може да бъде достатъчно добре документирано само чрез запазването на технико-икономическото задание и инструкцията за работа.

В ежедневната си практика архивистите нямат практически критерии за оценка на документите като източници на информация и то в светлината на информацията, съществуваща в други форми. В същото време библиотечните работници и други специалисти, които обработват социална информация, подбират документи също без да познават състава на информацията извън тяхната сфера. Бази данни, свързани в автоматизирана система в мрежов режим ще обезпечат един координиран механизъм за вземане на решения. Текущото проучване практиката на комплектуване, състава на фондовата наличност и финансовите възможности би могло да доведе до договореността, така необходима за осъществяването на посочената координирана дейност(21).

Когато архивистите осъзнаят огромното изобилие от информация, те ще си дадат сметка и за факта, че и в съвременните модели за комуникация и в собствената им фондова наличност има бели полета. Стратегиите за документиране обезпечават текуща дейност и дават възможност за намеса както в процеса на създаване на документите, така и в процеса на осигуряване на необходимата информация.

Стратегиите за документиране налагат две равнища на анализ: първо, анализ на историческите процеси и формулиране на тематика в съответствие с целите, поставени от стратегията за документиране; и второ, анализ на източниците на информация в съответствие с вече определената тематика. В «Експертиза на ценността на научно-техническата документация: Основни насоки» авторите провеждат анализ на второто равнище, като проучват документацията на определен кръг учреждения(22). В това проучване се изследват отделно различните видове дейност — определяне на приоритети в научноизследователската работа, начини на финансиране, структура на институциите, механизми за провеждане на научни експерименти, начини за събиране и анализ на научни данни, разпространение на научни знания и други. След като подробно описват всяка дейност, авторите анализират информационната стойност на документите, с оглед потенциалните й възможности като източник на ретроспективна информация. Авторите доказват, че комплексът от публикувани научно-технически разработки представя най-масово разпространените документи. Въпреки че не е необходимо архивистите нито да четат, нито да разбират съдържанието на публикуваната научна и техническа документация, те трябва да знаят нейния състав и целево предназначение. Непубликуваните източници — лабораторни дневници, кореспонденция, инструкции, машиночитаеми документи и други, ще бъдат подбирани така, че да допълват публикуваните документи и да представят детайлно кухнята на научноизследователската дейност. Авторите разглеждат ролята на артефактите, в този случай инструментариума на научноизследователската дейност, като възможност да се обогати информацията, съдържаща се в документите. Те препоръчват на архивистите и на музейните работници да координират усилията си при формиране на политиката си на комплектуване.

След като тематиката на научноизследователската дейност, която ще бъде документирана, вече е определена, архивистите могат да я използват като практическо ръководство — тематичен списък за провеждане на експертизата на ценността на документите. Например, едно такова ръководство ще даде конкретни насоки за начина на документиране на създаването на един компютър. Такива практически ръководства могат да се създадат и в други сфери на дейност — банково дело, съдопроизводство, профсъюзно движение и т. н. и да бъдат използвани за реализиране на стратегии за документиране.

Изводи

Стратегиите за документиране няма да доведат до създаването на тематични колекции от документи. Те няма да принудят учрежденията да поемат несвойствени ангажименти към своята документация. Стратегиите за документиране са по-скоро форма за анализ, който осигурява координация на дейността на архивите. Стратегията за документиране на областта Беркшир, например, ще очертае ролята на общините и учрежденията в западен Масачузетс за съхраняване на необходимата документация. Стратегията трябва да прецени и стойността на документацията на редица учреждения, които не се намират на територията на областта, но които са имали важно социално и икономическо влияние върху региона — Бостанският симфоничен оркестър, Дженерал електрик, Ню Йорк сентрал рейлроуд и други. Към всяко учреждение в съответствие със стратегията за документиране следва да се предявят искания за предоставянето на определен състав от документи.

Идеалното практическо ръководство на стратегиите за документиране следва текущо да се актуализира в съответствие със състава на наличната документация и състоянието на архивната мрежа. Всяка тема поражда специфични проблеми. Именно за тяхното решаване архивистите нямат достатъчно опит. Експериментирането на стратегии за документиране ще доведе до натрупването на умения, полезни за бъдещата ефективна работа.

Следва ли стратегиите за документиране да се реализират само от крупни институции? Смятаме, че всяка институция може да бъде инициатор и да се заеме с такава дейност. Всеки архивист, може да състави тематика за документиране и да сформира колектив за реализиране на комплектуването. Нещо повече, когато фондовата наличност се формира в резултат от пакет от стратегии за документиране, архивистите ще могат да участвуват в качеството си на експерти при анализа на ценността на документите, които се отлагат в обществото, както и на оценката за постоянно съхранение на част от тях. В литературата по архивистика както и на форумите на архивистите ще се обсъжда развитието на тези стратегии и на практика ще се формира кооперирането между архивистите и учрежденията.

Комплектуването е най-значимата и сложна задача на архивистите. Откъснати един от друг, архивистите оценяват фондовата си наличност като задоволителна, но това не е достатъчно. Автоматизираните системи и детайлната информация за наличността ще обедини институциите и така ще помогне тяхната съвместна координирана дейност, което е от решаващо значение за стратегиите за комплектуване. По този начин всеки отделен архивен фонд и всеки архив става част от една по-голяма колекция — националната колекция. Архивният фонд може да има корени в едно учреждение, но клоните му се простират широко и се преплитат с други дървета. Обща почва и вода създават и захранват архивните фондове. Архивистите са длъжни да предоставят на бъдещето не отделни дървета, а гора.

Бележки

1. Статията е публикувана в American Archivist, Vol. 49, No 2, Spring 1986, p. 109–124. Превод от англ. ез. — Златина Николова — ГУА.

2. Този факт се дискутира в интересната статия на Thornton W. Mitchel. New Viewpoints on Establishing Permanent Values of State Archives. American Archivist 33 (April 1970), с. 163–174.

3. documentation — терминът включва профилиране, определяне източниците на комплектуване, експертиза, приемане за постоянно съхранение в архив и използване на документите. Тук авторката влага по-друг смисъл, който обстойно изяснява в изложението по-нататък (бел. превод.).

4. Практически архивистите по-скоро получават, отколкото подбират архивни документи. Те имат по-скоро функции на хранители на информация, отколкото на специалисти, които извършват експертиза на стойността на документите и които формират фондовата наличност на архивите.

5. Т. R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques (ChicagoPress, 1956), с. 152.

6. Frank G. Burke. The Future Course of Archival Theory in United States, American Archivist 44, (Winter 1981), c. 42–43.

7. Michael A. Lutzker. Max Weber and the Analysis of Modern Bureaucratic Organisation: Notes Toward a Theory of Apprisal, American Archivist 45, (Spring 1982), с. 119; JoAnne Yates. Tnternal Communication Systems in American Business Structures: A Framework to Aid Apprisal, American Archivist 48 (Spring 1985), с. 141–158.

8. Patricia Aronsson. Apprisal to XXth Ctntury Congressional Collections, in Archival Choices: Managing the Historical Record in an Age of Abundance, (Lexington, Mass: Lexington Books 1984) c. 81–104.

9. Виж Нешева, Ж. Устната история като исторически извор и задачите на архивните учреждения, ИДА, кн. 46, 1983, с. 45–57 (бел. прев.).

10. Mary Lynn McCree. Defining Collections and Collecting, Drexel Library Quarterly 11 (January 1975), c. 27.

11. Jutta Beed-Scott. Collection Management Strategies for Archivists, American Archivist 47 (Winter 1984), с. 24

12. Nancy E. Gwinn and Paul Mosher. Coordinating Collection Development, College and Research Libraries 44 (March 1983), с. 128–140.

13. От запис на разговор с Джута Риид-Скот, 5 януари 1984 г.

14. Патриция Батин, цитирана от Риид Скот в цит. съч. — Collection Management Stategies, с. 26.

15. Виж Joan К. Haas, Hellen Willa Samuels and Berbara Trippel Simmons. Apprising the Records of Scitnct and Technology: A Guide (Combrige, Mass: MIT, 1985, c. 84–90.

16. (фондообразувателите) — Бел. прев.

17. Hans Booms, цитиран от Nancy Peace. Deciding What to Save, Archival Choices, 11.

18. Lisa Weber, ed. Documenting America Assessing the Condition of Historical Records in the States (New York: National Association of State Archives and Administrators, 1984).

19. Margaret Child. Consultant Repоrt: Statewid Functions and Services, in Documenting America, c. 47–57.

20. Еднакво основание за документиране създаването на една машина дава както нейният успех, така и нейният провал.

21. Мах Evans. Authority Control: An Alternative to the Record Group Concept, American Archivist, 49 (Summer 1986); David Bearman, Who About What, from Whence, Why and How: Intellectual Access Approaches to Archives and Their Implications for National Archival Systems, paper, presented at a coference on archives automation and access. University of Victoria, British Columbia, 1–2 March 1985.

22. Haas, Samuels and Simmons. Records of Modern Sciemce and Technology, passim.