Офисът без хартия: мит и реалност (по примера на деловодството в Нова Зеландия)(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Е. Ю. Калверт

Дизайн: Давид Нинов

София, 2012

Терминът «офис без хартия» се появява благодарение на статията в списание Newsweek, публикувана на 30 юни 1975 г. и озаглавена «Офисът на бъдещето». В основата на новата теория е предположението, че благодарение на развитието на перспективните технологии, необходимостта от документи на хартиен носител скоро ще отпадне и документооборотът ще се извършва предимно в електронен формат.

След повече от три десетилетия можем да направим извода, че офисът без хартия е неосъществена до ден днешен мечта. В повечето от случаите неуспехът застига идеята от две страни. Първо, документите на хартиен носител продължават да пристигат от всевъзможни инстанции в огромни количества. Второ, служителите в институциите създават все повече документи и копия, благодарение на облекченото съвременно копиране и разпечатване.

В продължение на хилядолетия хартията се използва като носител на информация. Преходът към безхартиено деловодство означава отказ от нея, но дори най-яростните привърженици на идеята признават, че пълен отказ от използването на хартиен носител е невъзможен. Затова изследователите в последно време отбелязват преминаване от идеята за «пълно отсъствие на хартия» към концепцията «предимно без хартия», т. е. ликвидиране на хартията като носител на крайната информация (отчети, доклади, контракти и др.), а също отказ от практиката на копиране и разпечатване. Привържениците на отказа от хартия също признават невъзможността за контрол над входящата документация и някои видове документи, създадени от служителите в процеса на работата (лични записки, творчески бележки и т. н.).

Целта на тази статия е да се направи кратък преглед на развитието на идеята за «безхартиен офис» през последните 30 години, на базата на деловодството в Нова Зеландия. За основа служат публикациите в новозеландски и международни издания, данни от интернет, както и личните наблюдения на автора.

Много процеси в деловодството на институциите в продължение на години са вече електронни: електронната поща заменя традиционната поща и факса; базите данни сменят картотеките; финансовите операции се извършват със специализирани програми; интернет ни избави от необходимостта от използване на енциклопедии, телефонни указатели и т. н. Като че ли необходимостта от хартия би трябвало поне в значителна степен да е намаляла. Но вместо изчезването на хартията, ние наблюдаваме непрекъснато нарастване на нейното потребление.

Използването на компютри доведе до увеличаване на документите на хартиен носител. Потреблението на хартия в офисите по цял свят от 1980 до 2000 г. е нараснало 2 пъти. Изследователите съобщават плашещи факти: например, 30% от всички разпечатани материали никога не напускат офиса или 19% от хартиените документи са ненужен отпадък.

Има няколко основни причини за създалата се ситуация. Преди всичко, електронният документооборот съкращава загубата на време за създаване на документи, значително увеличавайки ефективността на процеса. В резултат, за същия период от време се извършват по-голям брой операции, което често води до увеличаване на обема разпечатан материал.

Един от най-ярките примери е електронната поща. Ако преди служителят е трябвало да напише писмо, да го коригира, да го изпрати и да чака отговор минимум няколко дни, то сега електронните съобщения се създават съвсем лесно и достигат адресата за секунди. А за онези 4 дни, които по-рано са били нужни за единичен обмен на информация по обичайната поща, сега е възможно да се обменят десетки, ако не и стотици електронни съобщения. Дори ако малка част от тази електронна кореспонденция бъде разпечатана, количеството използвана хартия ще нарасне многократно.

Втората причина за продължаващото «господство» на хартиените документи се крие в цената на прехода към безхартиено деловодство. В пълно съответствие с принципите на икономиката, крайните 20% от процеса на преминаване към «безхартиеност» носят 80% от стойността на целия проект. В резултат се оказва, че много институции, започнали процеса на преход към електронни носители, не са в състояние да го приключат.

Човешката природа също оказва влияние на проточилия се преход към електронен документооборот. Редица служители и работодатели предпочитат да работят с документи на хартиен носител или се доверяват единствено на документа върху хартия. Днес само малък процент от трудоспособното население принадлежи на «електронния» век, в който компютърът и интернет са неразделна част от съвременния свят.

Въпреки приведените по-горе доводи, «безхартиеният офис» не е недостижима цел. В Нова Зеландия движението за съкращаване потреблението на хартия през последните няколко години придоби национален характер. За това съществуват две основни причини: първо, географското положение на страната и свързаната с него изолация, и второ, популярността на екологичната идея.

Нова Зеландия е разположена на два големи острова в съседство с Австралия в югозападната част на Тихия океан и няма сухопътна граница с други държави. До началото на електронния век новозеландските институции, както търговски, така и държавни, разчитат на традиционните пътища за предаване на информацията — морските и въздушните превози. Стремителното развитие на интернет и възможността за извършване на делови операции с помощта на електронни носители водят до създаването на «виртуални офиси», за които хартията практически не е необходима. Това, от своя страна, подпомага процъфтяването на много местни фирми, позволявайки им да преодолеят географската бариера.

Екологичната идея, представена в страната от многобройни групи привърженици на опазването на околната среда, също оказва влияние върху процеса на преход към «безхартиен офис». Увеличаването на използването на хартия се оценява като процес, оказващ отрицателен ефект върху околната среда (унищожаването на горите и увеличаващите се сметища се сочат като най-явните последствия). Институциите, съкращаващи потреблението на хартия, се пропагандират като съзнателни корпоративни членове на обществото, което съдейства положително за техния имидж. Новозеландците придават голямо значение на опазването на околната среда и на понятието корпоративна обществена отговорност, затова инвестициите в безхартиеното деловодство имат търговски смисъл.

Освен споменатите причини, електронното деловодство получи «прилив на енергия» и благодарение на редица други обстоятелства, разглеждането на които в рамките на една статия не е възможно.

Законодателното признаване на електронната документация в Нова Зеландия е изключително важна стъпка в развитието на този процес. Electronic Transaction Act, влязъл в сила през 2003 г., съдържа нови правила за използване на електронната поща и другите електронни технологии както в бизнеса, така и в правителствената дейност. Законът позволява на фирмите да използват електронни технологии за създаването, предоставянето или съхраняването на информацията в писмена форма (при наличието на съгласие от страна на лицето, на което се предоставя информацията). Законът също позволява на юридически и физически лица да използват електронна поща и факс за комуникация с правителството. Същевременно законът позволява на правителствените органи да използват електронна поща и факс за препращането на писмени уведомления до физически и юридически лица. Но във всеки случай лицето или институцията, получаващи информация, трябва формално да изразят съгласие за получаването й в електронна форма.

Законът от 2003 г. установява правила, засягащи времето и мястото на изпращането и получаването на e-mail (което е особено важно за определяне на момента на възникване на контрактни отношения), отстранявайки по такъв начин съществуващата преди неяснота в тази област. В акта също официално е узаконено използването на електронен подпис.

Въпреки общия поощрителен тон по отношение на използването на електронни технологии, Electronic Transaction Act обособява редица изключения от общото правило. Само хартиеният носител, както и преди, е единствено законен при следните документи:

— документи, предназначени за публично огласяване;

— информация, която трябва да бъде предоставена в писмена форма (лично или с препоръчано писмо);

— завещания, показания под клетва и пълномощни;

— чекове и фактури;

— документи на съда;

— документи, потвърждаващи правото на владеене на земя;

— различни съглашения и уведомления, които трябва да са в писмена форма в съответствие със законите за защита правата на потребителя;

— съгласие на пациент с психическо заболяване за операция на главния мозък;

— заповед за обиск.

В този законодателен акт условията за съхранение на електронните документи не са разписани, но законът предписва, всяка информация на електронен носител да бъде «леснодостъпна». Юридическите и физическите лица, използващи електронни носители, трябва да осигурят постоянен достъп до информацията и възможност за нейната интерпретация, включително предоставяне на необходимото програмно осигуряване.

Друг несъмнено важен факт, оказал положително въздействие върху развитието на електронното деловодство, е появата на пазара на многобройни електронни системи за управление на документацията, които направиха възможен систематизиран и контролиран процес на преход към «безхартиен офис».

Идеята за безхартиено деловодство днес се възражда. От развенчан мит през 70–те години на миналия век тя постепенно се превръща в реалност, благодарение на редица външни и вътрешни стимули. Само времето обаче ще покаже доколко състоятелна ще се окаже «обновената», обогатена от опита теория.

Бележки

1. Елена Ю. Калверт е консултант по кадрова политика и организационни въпроси в консултантския отдел на корпорация Deloitte (Дуниден, Нова Зеландия). Публ. в: Документ как социокультурный феномен: Сборник материалов IV Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. Под общ. ред. Н. С. Ларькова — Томск: Томский государственный университет, 2010, 233–237.