Регистриране или «включване» на документа в документната система: съдържание и сравнителен анализ на понятията(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: К. В. Ялунина

Дизайн: Давид Нинов

София, 2012

Регистрирането, т. е. «записът на отчетните данни за документа в установена форма, фиксираща факта на неговото създаване, изпращане или получаване»(2), е ключов момент в работата с документите. Регистрирането, освен отчетност на документите, преследва и други цели: ефективен контрол над документите, както и оперативно водене на информационно-търсещата и архивно-справочната работа по тях(3).

В западната деловодна традиция регистрацията се разглежда малко по-различно — като етап от по-широкия процес, наричан включване или въвеждане на документа в документната система. Това е свързано и с различните тълкувания на самото понятие документ, в което се различават два типа обекти: документ и запис. За официален документ или запис (record) се приема информацията, съставена, получена и пазена като свидетелство за деловодната дейност на организацията в съответствие с изискванията на закона(4). Информационният документ (document) е записаната информация или материалният обект, които могат да бъдат обработени като отделна единица(5). Така, информационните документи се различават от официалните документи по това, че съдържат информация, която не е преминала процедурата на включване на документа в системата (т. е. на въвеждането в документната система), характерна за официалните документи. При това някои документи при определени условия стават официални документи.

Въвеждането в системата обхваща целия комплекс от действия по включването на официалния документ в системата: регистрация, класиране, добавяне на метаданни и «замразяване» съдържанието на изходящия (по-рано неофициален) документ. Въвеждането на метаданни е свързано с това, че документът или данните, създадени или получени в процеса на дейността на организацията, получават определен набор от метаданни. Класирането предполага обвързване на документа към конкретен раздел или обект от класификационната схема за обезпечаване управлението на документната система. Регистрацията означава действие по идентифициране на официалния документ с уникален номер/код в системата. Замразяването на метаданните има за цел да осигури невъзможност за промяна на съдържанието и контекста на документа.

Процесът на регистриране на официалните документи има редица особености в сравнение с руските традиции в деловодството.

Първо, в процеса на включване на документа в системата голямо внимание се отделя на връзката на документа с обекта от класификационната схема, която е тясно свързана с нуждите на деловата дейност на институцията и се определя като йерархична организация на класове, дела, раздели, томове и официални документи(6). При това класификационната схема е по-общо и универсално понятие от номенклатурата на делата. Така в една институция е възможно да се прилагат едновременно няколко класификационни схеми, за разлика от номенклатурата на делата. В сравнение с номенклатурата на делата, класификационната схема има много сложна и разклонена структура (клас — дело — раздел — том), като документът може да се отнася едновременно към няколко обекта от класификационната схема.

Второ, системата от класове в класификационната схема (за разлика от номенклатурата на делата) предполага няколко йерархични нива (не по-малко от три) с цел да се осигури ефективна и стабилна организация на документите.

Трето, «включването» на документа (особено в електронен формат) предполага съставянето на значително по — голям брой метаданни от различен тип, отколкото в традиционния комплекс от реквизити при регистрацията. Например, ако броят на задължителните и допълнителните реквизити, съставени за хартиения документ в процеса на регистрирането му, не надвишава 20(7), то елементите на метаданните, въвеждани в процеса на включването, са много повече(8).

Четвърто, на процедура по въвеждане се подлага по-широк състав от документи на институцията: съобщения по електронната поща (вкл. постъпилите в личната поща на сътрудниците), аудиозаписи, сканирани изображения, видеозаписи, интернет-страници, информация от други компютърни приложения и т. н.

Пето, западните модели на регистриране на документите предполагат използването не само на принципите на азбучна или възходяща номерация на документите и делата, но и съотнасяне на документа към определена бизнес-функция на институцията(9).

По такъв начин разширеното разбиране на процеса на регистриране на документа би могло да помогне за създаването на ефективна система за управление на документацията в организацията, в съответствие с ГОСТ Р ИСО 15489.

Бележки

1. Кристина В. Ялунина е студентка в Социално-хуманитарния институт на Нижнетагилската държавна социално-педагогическа академия (Нижний Тагил). Статията е публ. в: Документ как социокультурный феномен: Сборник материалов IV Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. Под общ. ред. Н. С. Ларькова — Томск: Томский государственный университет, 2010, 192–194.

2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998.

3. По-подробно виж.: Кузнецова, T. В. Регистрация — ключевой момент организации работы секретаря с документами//Секретарское дело. 1999, № 4, 3–6.

4. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2007, с. 2.

5. MoReq2. Типовые требования по управлению электронными официальными документами. М., 2008, с. 21.

6. Пак там, с. 22.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационното обеспечения. М., Главархив СССР, 1991.

8. Appendix 9 to the MoReq2 Specification: Metadata model, 2008. Access mode: <http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/spec_moreq2_en.htm>.

9. Саттон, M. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. СПб, 2002.