Актуални проблеми на документознанието на съвременния етап(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Н. Ларков

Дизайн: Давид Нинов

София, 2011

Започналият в Русия преход към информационно общество, както и дълбоките социално-политически и икономически преобразувания в страната през последните 15–тина години се съпровождат от преразглеждане на множество традиционни представи в областта на обществените хуманитарни науки, от актуализиране на редица проблеми, намиращи се преди в периферията на родната научна мисъл. Това се отнася и до такава сравнително млада научна дисциплина, каквато е документознанието. Тясната връзка на документознанието с практическата работа с документите дава допълнителен стимул за изследвания в тази област. Би трябвало да се има предвид, че професията на специалиста по документознание е една от най-търсените в постсъветска Русия. Неслучайно от втората половина на 1990–те години в около 50–ина руски вузове се разгръща обучение на студенти по специалността, «Документознание и документационно осигуряване на управлението». Една от основните дисциплини в тази специалност е курсът по документознание. Между другото, утвърдената от Министерството на образованието на Руската федерация примерна програма на този курс далеч не е съвършена. Досега няма нито един роден учебник по документознание, ако не броим няколкото пъстри и неголеми по обем учебни пособия.

С какво е свързано това? Преди всичко със сериозно изоставане в разработката на теоретичните въпроси на документознанието, най-малкото поради две основни причини. Първо, кръгът от изследователи в страната ни, занимаващи се с тази проблематика, е твърде малък(2). На второ място, и това изглежда е главното — изучаването на теорията на документа и документалната дейност в Русия е ограничено от тесните рамки на управленското, административното документознание, привържениците на което ограничават своите изследвания предимно в управленската документация, деловодната област.

Такова ограничение на обекта и предмета на документознанието е обусловено предимно от историческите особености на неговото възникване и развитие в нашата страна, което в голяма степен е изолирано зад «желязната завеса». Документознанието в Съветския съюз получава признание като научна дисциплина едва през втората половина на XX век. То е предшествано от дълъг период на т. нар. практическо документознание, когато върви процес на натрупване на емпиричен материал, формират се подходите към неговото осмисляне. В Русия той се проточва и заради социалните катаклизми през първата половина на миналия век. В продължение на много десетилетия учените, изследвали проблематиката на документознанието, са принудени да изпълняват социалната поръчка на болшевишката власт. Създаденият през 1930 г. в Москва Държавен историко-архивен институт (МГИАИ), в лоното на който се извършват изследванията в областта на документознанието, дълго време, заедно с цялата система на държавните архиви, се намира в състава на Народния комисариат на вътрешните работи на СССР, което ни най-малко не подпомага развитието на научната мисъл.

Първоначално, новото направление в МГИАИ е представено като раздел от общото деловодство в курса по архивознание, а след това се отделя като самостоятелен курс по «История и организация на деловодството в СССР». Появилият се през 1943 г. термин «документознание» за означаването на новата дисциплина фактически визира предимно деловодната проблематика. Това тясно разбиране на предмета на документознанието става господстващо и се запазва в продължение на последвалите десетилетия. Излизайки, като от «гоголов шинел», от архивознанието и деловодството и тъй като е изначално призвано да решава преди всичко актуалните оперативни въпроси на документационното обслужване, документознанието досега носи този родов белег и както и преди е насочено към управленската документация, деловодството(3).

Между другото, още на границата на XIX–XX в. белгийският учен Пол Отле, който по право се приема за баща на документационната наука, е формулирал по-широко научно разбиране на документа и на науката за документа. П. Отле включва в понятието документ печатни и ръкописни книги, вестници, списания, писма, чертежи, карти, фотографии, рисунки и др., както и природните и техническите предмети, намиращи се в музеите. Той разглежда управленската документация единствено в качеството на «един клон от «всеобщата документация», създавана в резултат на сближаването, а по-късно и сливането на библиографията, библиотекознанието, архивознанието и дори музеезнанието»(4). Според П. Отле и неговите съмишленици, документационната наука е призвана да изучава всички документални източници на информация, документната дейност във всички области на обществения живот. Това широко тълкувание на документа среща разбиране и сред руските специалисти още в дореволюционния период, за което свидетелства, по-конкретно, определението на понятието документ, формулирано в 16–и том на «Новый энциклопедический словарь», издаван от Ф. А. Брокхауз и И. А. Ефремов. В съответната статия (автор А. Гойхбарг) се съдържа определение на понятието документ не само в традиционно тесния за онова време юридически смисъл, но и в широкия, напълно съзвучен с предлагания от П. Отле: Документ, в широкия смисъл, е всеки неодушевен предмет, съдържащ следи от човешката мисъл и дейност»(5).

През 1920–те години този подход се споделя от известния книговед M. H. Куфаев. Вместо термина «документ» той използва термина «книга», разглеждайки последната като «вместилище на мисълта и словото на човека, взети в тяхното единство и изразени с видими знаци». Затова за книги той приема и «йероглифите по сфинксовете или по камъните на храма, и папирусния свитък», както и листовките, вестниците, звуковите носители и грамофонните плочи(6).

Едва след няколко десетилетия, когато започва бурното развитие на науките за информацията, руските учени отново се обръщат към широкото тълкувание на документа. Това е свързано с факта, че през втората половина на XX век при изследването на документа започва активно да се прилага системният подход, обръща се сериозно внимание на информационната природа на документа, което води не само до по-нататъшното разширяване, но и най-важното, към задълбочаването на разбирането му. Водещи вече са специалистите от областта на информатиката, кибернетиката, документалистиката(7).

Всичко това не може да не окаже определено влияние и върху развитието на документознанието. По-конкретно, в издадения през 1968 г. «Краткий словарь архивной терминологии» документът вече се определя като «резултат от отразяването на факти, събития, предмети, явления от обективната действителност и мисловната дейност на човека с помощта на писмо, графика, рисунка, фотография, звукозапис или по друг начин върху специален материал (папирус, пергамент, хартия, фотолента и др.»(8). Заедно с това съветските документоведи, приемайки в голяма степен широкото тълкуване на понятието «документ», все пак продължават да ограничават сферата на научните интереси на документознанието почти изключително до управленската документация(9). Действително, през 1980–те години отделни съветски документоведи (Б. С. Илизаров, А. Н. Сокова), развивайки идеите на П. Отле, поставят въпроса за необходимостта от излизане извън рамките на традиционните представи за предмета и обекта на документознанието. Те пишат за перспективата за създаване на «интегрирана научна дисциплина», за появата на «област от знания, където се формира общата теория на документа, възникваща в процеса на интердисциплинарната интеграция на дисциплините, за които документът е основен обект на изследване, а именно: на архивознанието, археографията, документознанието, информатиката, книгознанието, изворознанието»(10).

Едва на границата на XX–XXI столетие обаче започва преход от поставянето на проблема към реализацията му, направени са първите крачки в това направление, в частност, във вузовските учебни курсове на Н. Б. Зиновиев, Ю. Н. Столяров, на украинския професор Н. Н. Кушнаренко. Прави впечатление, че всички изброени автори работят във вузове на културата. Иначе казано, най-активните и последователни привърженици на широкото разбиране на обекта и предмета на документознанието, са специалисти от областта на книгознанието, библиотекознанието, библиографознанието. Не на последно място, това е свързано с факта, че през втората половина на XX век, с развитието на новите информационни технологии се извършва значително сближаване на традиционната книга с електронните издания върху нови материални носители — магнитни ленти, магнитни, оптични, магнитнооптични дискове и т. н. Реалност стават електронните библиотеки. По силата на ред причини библиотеките днес по-бързо и по-интензивно от други социални институти, занимаващи се с документална дейност, се превръщат в комплексни информационни центрове, работещи с най-различна документация, на най-различни материални носители. В библиотеките по-активно и по-ефективно се използват новите информационни технологии, библиотечните работници по-остро усещат необходимостта от широко разбиране и комплексно научно изследване на документа, функциониращ в условията на формиращото се единно световно информационно пространство. Все по-силно звучат гласовете за постепенното превръщане на библиографията в документография, а книговедските дисциплини — фактически в субдисциплини на документознанието. В същото време се налага впечатлението, че новите подходи към документа, осмислянето на документната дейност, по-бавно се усвояват в архивознанието и особено сред специалистите в областта на «традиционното» административно документознание, макар мнозина от тях да усещат потребността от разработка на обща теория за документа и документната дейност. За такава потребност свидетелстват, в частност, опитите за навлизане на архивистите в сходни области, предложенията за създаване на интердисциплинарни направления на изследванията — архивология (Т. И. Хорхордина, Е. В. Старостин), феноменология на документа (В. А. Савин) и т. н. Тревогата на водещите архивисти у нас преди няколко години е изразена в статията на Т. И. Хорхордина, която отбелязва: «Родната архивоведска мисъл изостава от съвременното равнище на научно-теоретичното мислене в хуманитарната сфера, както в Русия, така и зад граница»; «в родното архивознание е загубен вкусът към теоретични дискусии»(11).

По такъв начин днес, наред с документознанието в тесен, т. е. «традиционен» смисъл, изучаващ предимно управленските, административните документи, си пробива път теоретично, общо документознание, базирано на по-широкото разбиране на документа. Обект на тази научна дисциплина (Ю. Н. Столяров предлага да я наречем «документология») става цялата документирана информация, т. е. информацията, фиксирана на материален носител по начин, създаден от човека, с цел предаването й в социалното пространство и време.

Формиращото се постепенно сред руските документоведи разбиране за необходимостта от задълбочена разработка на обща теория за документа засега не е довело до създаването на такава теория. Обнадеждаващо е обаче създаването на необходимите за това предпоставки, сред които могат да се посочат: наложилият се подход към документа като към многостепенна информационна система, представляваща двуединство на информация и материален носител; сериозният функционален анализ на документа; изследването на свойствата на документираната информация и др. В същото време, в процеса на възникване и развитие на теоретичното документознание, трябва да се преодолеят немалко трудности, сред които е и не напълно разработеният методологически инструментариум, и неизбистреният все още понятиен апарат, и наличието на много спорни проблеми. Вече беше отбелязано, че между документоведите няма единство на мненията, дори по отношение на такова основно понятие като документ(12). Дискусионни са и понятията «електронен документ», «технотронен документ», «ценност на документа» и някои други.

Руските документоведи традиционно поставят знак на равенство между понятията «система за документиране» и «документационна система»(13). Между другото, ако се изхожда от общоприетото определение, че документирането е запис на информация върху материален носител по определени правила, то трябва да се признае, че в такъв случай системата за документиране съвсем не може да е документационна система. В системата за документиране влизат не документите, а начините и средствата за тяхното създаване, обусловени от физическите характеристики и формата на материалния носител на информацията, а също от особеностите на използваните знаци. Иначе казано, понятието система за документиране е свързано преди всичко и предимно с технологията на фиксиране на информацията върху материалния носител. Към основните системи за документиране в такъв случай могат да бъдат отнесени: системите за графичен запис, за механичен запис, фотографските, електромагнитните, оптичните, магнитно оптичните, електростатичните. Нерешеният въпрос за предмета и обекта на документознанието, слабото познаване на много негови теоретични аспекти, са причина за редица дискусии, възникнали в последно време между специалистите в областта на архивознанието, дипломатиката, изворознанието, археографията.

Дискусионен, в частност, е проблемът за трансформацията на документа в исторически извор. Така, ръководителят на Федералната архивна служба на Русия, член-кореспондент на РАН В. П. Козлов смята, че всеки документ, преди да стане исторически извор, минава три етапа на съществуване — създаване, съществуване като регулатор на процесите и явленията от действителността, съхранение в архив. И чак след описването на архивния документ, снемането на ограниченията на достъп до него, т. е. след превръщането му в публичен документ, се извършва преходът на документа към четвъртия етап от неговото съществуване — в качеството му на исторически извор(14).

Опонентите на В. П. Козлов, както и много чуждестранни изследователи смятат, че «документът се превръща в исторически извор не след неговото описание, когато към него прибегне историкът, а от момента на неговото раждане»(15).

В основата на възгледите на привържениците на първата гледна точка е стадийният, т. е. по същество технологичен подход в работата с документите. Във втория случай — системният, информационно-функционалният подход, в съответствие с който всеки документ изначално, от момента на създаването му, притежава функцията да предава и съхранява информацията във времето и пространството. За известно време функцията на документа като историческия извор е латентна, съществува като възможна. По този начин действието на документа като носител на социалната памет може да се осъществява не само на етапа на архивното съхранение, но и в периода на оперативното функциониране на документа. Иначе казано, всеки документ, независимо от етапа на неговото съществуване, може да изпълнява ролята на исторически извор.

С проблема за трансформацията на документа в исторически извор е тясно свързана и теорията за експертизата на ценността на документите. Някои специалисти справедливо отбелязват, че днес «човешкият» фактор се оказва извън пределите на тази теория, а «преобладаващ остава установилият се още през 20–60–те години индустриален (по типа на промишления конвейер) подход към подбора на документите за постоянно съхранение, който не се съобразява с индивидуалността на изследователя и архивиста»(16). Печалните последствия от този подход са добре известни на изследователите, изучаващи историята на съветския период. Съдържанието на списъците и на другите нормативно-методически документи, от които се ръководят сътрудниците на службите за документално осигуряване на управлението и архивистите при подбора на документите за съхранение, не може да удовлетвори историците. В резултат, в някои архиви и архивни фондове (например УВД) е почти невъзможно да се намери «жива» информация за хората. Недостатъците на методологията и методиката на експертизата на ценността на документите отново, според нас, са свързани с това, че са създавани и продължават да се разработват, основавайки се на административното документознание и архивознание, извън рамките на общата теория за документа, където хуманитарният елемент заема най-важно място.

Към недостатъчно проучените теоретични проблеми на документознанието се отнася общата класификация на документите. Създадените до днес класификационни схеми обхващат предимно отделни системи, комплекси от документи. Най-добре разработени са библиотечните класификационни схеми (Библиотечната класификация на Дюи, Унифицираната десетична класификация, Библиотечно-библиографичната класификация), както и тези за управленска документация (Общоруски класификатор на управленската документация), класификации на исторически извори.

Що се отнася до общите класификационни схеми, всички те са все още далеч от съвършенството. Авторите на схемата на т. нар. «фасетно-блокова класификация», която отчита информационния и материалния компонент на документа, както и обстоятелствата на неговото съществуване във външната среда(17), неоправдано отнасят към информационния компонент на документа блок-фасет «вид на документа по начина на документиране». В този случай става дума за начина на записване на информацията на материален носител, а не за самата информация, което дава основание да се отдели като самостоятелен блок от признаци. Редица неточности и пропуски има и в рамките на отделните класификационни блокове. Така например, класификациите по физически/материален компонент на документа съвсем не отчитат характеристиките на материалния носител. «Видът на документа според степента на неговата разпространеност» се отнася не към информационния компонент, а към обстоятелствата на неговото съществуване във външната среда. Но изглежда основният недостатък на тази класификационна схема е в това, че тя е откъсната от дълбоката социална същност на документа, не се съобразява с характера и разновидностите на съдържащата се в документа социална информация — масова, социална, лична. Още по-слабо е разработена класификацията на документните системи. Съществуващите класификационни системи обхващат предимно отделни сфери на работа с документите. В традиционното, административно документознание документационните системи се разделят на функционални (повече от 40) и корпоративни (ведомствени, отраслови)(18). В последно време се правят опити въз основа на функционално-информационния подход, предвид произхода на социалната информация, «да се обособят документационни системи с оперативна, социално-политическа, научно-техническа, икономическо-финансова информация»(19). Но предложената класификация, макар и да е крачка напред, фактически обхваща само специалната документация, пренебрегвайки масовата документирана информация (естетическа, религиозна, битова и т. н.), както и личните документи (писма, дневници и др.). И така, стигаме до констатацията за липсата в днешно време на достатъчно обосновани класификации, които биха обхванали цялото многообразие на документи, всичките им видове, форми, жанрове, условия на съществуване в оперативната и ретроспективната среда.

Още един проблем, изискващ особено внимание в теоретичното документознание е документната комуникация, която до най-последно време се изучава предимно отново в рамките на отделни направления и етапи от работата с документите. Наред с това глобализацията на информационните процеси изисква по-голямо внимание към изследването на документните потоци, документните канали, комуникационните бариери, към изясняването на мястото и ролята на документната комуникация в общата система на социалната комуникация.

Документът, както е известно, е двуединство на информация и материален носител. Но съществуването на всяка от тези две съставки във външната среда има своите особености. Така, движението на документа като материален носител става в тримерното пространство и астрономическото време, докато движението на документираната информация се извършва в социалното време и социалното пространство, с различна скорост, с различен коефициент на информативност и обеми на тезауруса за различните реципиенти. Традиционното административно документознание практически не се занимава с този проблем, свеждайки движението на документите във външната среда до проблеми на документооборота и до чисто технологични операции, дори и с използването на най-съвременните компютърни технологии.

Теоретичното документознание не може да игнорира проблема за документната комуникация и защото нейното разглеждане в сходните науки понякога е уязвимо за критиката. В издадената през 2002 г. книга на А. В. Соколов «Общая теория социальной коммуникации», в разделите, посветени на документната комуникация, фактически от обекта на изследване е изключена административната, производствено-техническата, личната документация. Освен това, опитвайки се да раздели документната и електронната комуникация, авторът не само не посочва ясни критерии за такова деление, но дори и не споменава за такъв термин и понятие като електронен документ. В резултат се получава така, че информацията, съдържаща се в Интернет мрежата или появяваща се на телевизионните екрани, като че ли няма материален носител. Междувременно проблемът с електронните документи, тяхната същност, класификации, оригиналност, експертиза на ценността, защита от несанкциониран достъп и т. н. през последните две десетилетия става един от най-важните направления в документознанието.

Съществуването на ограничени традиционни документоведски подходи и редица нерешени теоретични проблеми оказва отрицателно влияние като цяло върху оптимизацията на информационните процеси. Липсва задълбочено разбиране за това, че цялата създадена и функционираща в обществото документирана информация е сложна многопластова система, която е единно цяло и изисква единен подход към процеса на управлението й.

Разбира се, с посочените проблеми списъкът на нерешените или дискусионните теми и сюжети в документознанието далеч не се изчерпва. Заедно с това достатъчно ясно се проследява тенденцията, чиято същност е, че в административното, традиционното документознание доста ограничено е представен хуманитарният компонент. В значителна степен същото може да се каже като цяло и за Държавния образователен стандарт по специалността «Документознание и документационно осигуряване на управлението».

Между другото, документоведът в условията на прехода към информационно общество не трябва, според нас, да зацикля в административното документознание. Необходима му е фундаментална, включително и хуманитарна подготовка, позволяваща да се работи във всички основни сфери на информационно-документационната дейност. Такава подготовка може да бъде осигурена преди всичко от класическите университети, при това така, че специалистите по документознание, завършвайки ги, не просто веднага ще бъдат погълнати от пазара на труда, но и сами целенасочено и творчески биха въздействали на различни направления от информационно-документационната дейност, формирайки цивилизованото информационно пространство на XXI в.

Бележки

1. Н. С. Ларков е доктор на историческите науки, завеждащ катедрата по история и документознание на Томския държавен университет. Занимава се с теоретичните въпроси на документознанието: произход и същност на документа, функции, свойства, признаци, структура на документираната информация, класификация на документите, начини и средства за документиране, материални носители на документираната информация, документна комуникация и др., както и практически въпроси, свързани със създаването и функционирането на документите. Статията е публикувана в: Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27–28 ноября 2003 г.) Под ред. на проф. Н. С. Ларков. Томск: Издателство на Томския университет, 2004, с. 3–13.

2. Директорът на Всерусийския научноизследователски институт по документознание и архивно дело М. В. Ларин с тревога отбелязва, че «в този момент в Русия се наблюдава отлив на кадри (особено на млади) от сферата на научните изследвания в областта на документознанието и архивознанието по различни причини, включително поради липса на адекватно заплащане» (Ларин, M. В. Управление документацией в организациях. M.: Научная книга, 2002, с. 6).

3. За това свидетелства действащият днес Държавен образователен стандарт на курса «Документознание» (Вж.: Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента (циклы общепрофессиональных дисциплин и дисциплин специальности). М.: РГГУ, 2001). Вж. също: Кузнецова, Т. В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1, с. 19; Кузнецова, Т. В. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX–XXI. М., 2000; Ларин, M. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1, с. 9; Фионова, Л. Р., Артемова, С. Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения // Делопроизводство. 2001. № 2, с. 63–66 и др.

4. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2–е изд. M.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931, с. 19.

5. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б. г. Т. 16, с. 532–533.

6. Куфаев, М. Н. Избранное. М.: «Книга», 1981, с. 21, 37, 42–43, 48. Не случайно съветските книговеди впоследствие оценяват възгледите на M. H. Куфаев като ненапълно марксистки (Вж.: Пак там, с. 7).

7. Вж. Воробьев, Г. Г. Документ: информационный анализ. M., 1973, с. 7 и др.

8. Краткий словарь архивной терминологии. М.-Л., 1968, с. 19–20.

9. Вж. Сокова, А. Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учен, степени докт. ист. наук. М., 1986; Илюшенко, M П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1, с. 31.

10. Матяш, И. Б., Кулешов, С. Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе. // Отечественные архивы, 2002, № 6, с. 55.

11. Хорхордина, Т. И. Архивоведение на стыке веков // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.

12. «До днес в документознанието и архивознанието няма ясен, еднозначен и общоприет термин за «документ». Такава дефиниция е необходима за развитието на теорията на документознанието». (Ларин, М. В. Развитие понятия «документ» //Делопроизводство. 2000. № 1, с. 5).

13. Вж. Плешкевич, Е. А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4, с. 27–29.

14. Козлов, В. П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003, с. 7.

15. Старостин, Е. В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии... с. 51; Савин, В. А. Феномен документа к постановке проблемы // Труды историко-архивного института. M., 2000. Т. 35.

16. Савин, В. А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2001. № 1, с. 171.

17. Вж. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение. Киев: Знания, 2000, с. 93–117.

18. Степанов, Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11, с. 82–83.

19. Плешкевич, Е. А. Пос. съч., с. 28.