Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автор: Бойка Дзипалска
Дизайн: Давид Нинов
София, 2011
«Неподходящата среда уврежда документите в много по-голяма степен от всеки друг отделно взет фактор» — BS5454:2000 Препоръки за съхранение и представяне на архивни документи.
Влажността, температурата, светлината и замърсеният въздух причиняват влошаване състоянието на архивния материал. В архивохранилищата тези фактори могат да бъдат контролирани и наблюдавани, за да се осигурят оптимални условия. Британският стандарт BS5454:2000 определя комплекс от идеални условия и те са еталон при оценяването на средата в архивохранилището.
Когато правим оценка на средата в архивохранилище, параметрите й могат да бъдат измерени чрез вземане на показанията на място. Това може бързо да установи дали хранилището отговаря на британския стандарт и ще спомогне да бъде определена всяка област, изискваща внимание.
В дългосрочен план оборудването за наблюдение може да записва показанията за период от време, така че дневните и сезонните колебания да бъдат засечени. Ако мерките за контрол на средата вече са въведени, препоръчително е постоянно наблюдение на средата, така че да се направи оценка на нейната ефективност.
При осъществяване на наблюдение от съществено значение е уредите да са точно настроени, така че да дават коректни показания. Може да се наложи консултация със специалист, който да помогне при интерпретацията на данните. В частност, ако документите вече са в лошо състояние, например, влажни и плесенясали, тогава е препоръчително да се свържете със специалист по консервация, който може също да даде съвет как да се подобри средата.
Фактори на средата
Относителна влажност и температура
Условията за съхранение с повишена влажност ще предизвикат активността на насекоми вредители и възникване на плесени, докато условията, осигуряващи твърде суха среда ще доведат до чупливост на архивните материали. Ако документите са подложени на внезапни промени във влажността, то тогава бързото изсушаване и овлажняване могат да причинят микроскопично увреждане на структурата, което ще допринесе за цялостното влошаване на материала. Температурата може също да причини влошаване, тъй като химическите реакции се ускоряват при повишена температура.
Препоръките, посочени в BS5454:2000, са:
— температурни граници 16–19°С, и ниво на относителна влажност между 45–60%.
В тези граници условията би трябвало да са стабилни. По-конкретно, не трябва да се променят с повече от +/– 1°С за температурата и +/– 5% за относителната влажност.
Тези параметри са предназначени за съхраняването на материали на хартиена основа. Други носители могат да изискват условия с по-ниска температура и влажност, така че може да се наложи разделно съхранение при различни условия. Стандартът BS5454:2000 дава препоръчителни условия за съхранение за различните носители. BFI (British Film Institute) е изготвил и комплекс от указания за съхранение на аудиовизуални документи.
Липсата на проветрение може да доведе до образуване на «джобове» от застоял въздух, които са благоприятна среда за развиване на плесени. Поради това се препоръчва стелажите да осигуряват вентилация на въздуха и документите да не са в близост до пода и тавана.
Материали във влошено състояние, особено тези на съвременни носители, могат да отделят газове, които да доведат до влошаването и на околните материали. Поради това е препоръчително хранилището да се проветрява, като това не трябва да е за сметка на устойчивите показатели на влажността и температурата.
Когато в хранилището механично се вкарва въздух отвън, погрижете се да осигурите пречистването му от замърсители като прах и изгорели газове. Въздухът трябва да бъде филтриран, а качеството му наблюдавано — стандартът BS5454:2000 дава препоръки за филтрите и допустимата концентрация на замърсители.
За предпочитане е по възможност в хранилището да има постоянно слабо осветление както за намаляване на преките щети върху документите като избледняване на текста, така и за свеждане до минимум на затоплянето, предизвикано от светлинната енергия. Слънчевата светлина е особено вредна, тъй като нейният интензитет и съответното увеличение на температурата се придружават от локализирано изсушаване на въздуха.
При проектирането на нови хранилища или при избор на помещения в съществуваща сграда, наличието на прозорци трябва да се избягва. Ако пък е необходимо, прозорците трябва да са възможно най-малки и разположени така, че да се избягва попадане на пряка слънчева светлина. Светлината, която влиза през съществуващите прозорци, може да се разсее чрез монтиране на щори, което също ще осигури намаляване притока на пряка слънчева светлина. Ултравиолетовата светлина е най-вредната част на видимия спектър и може да се изключи чрез инсталирането на специални филтри на прозорците.
Електрическото осветление следва да се изключва, когато не се използва, и да бъде разположено най-малко на 50 см. над стелажите, за да се избегне локализирано загряване и изсушаване на документите.
Съществува голямо разнообразие от средства за контрол на средата, така че да се постигнат параметрите, препоръчани от стандарта BS5454:2000. Контролът на средата не трябва да включва скъпо оборудване — ключът за безопасно съхранение на архивите е да се осигури устойчива среда и да се избягват екстремни условия. Могат да се предприемат няколко прости мерки, без да е необходимо експертното мнение на специалисти:
— Най-ефективният начин за постигане на устойчива среда е да се гарантира, че хранилището, а в идеалния случай сградата като цяло осигурява стабилност. Дебелите стени, малкият брой или липсата на прозорци в хранилището, солидният покрив оказват влияние върху изолирането на средата в хранилището от промените във външната среда. Не оставяйте вратите и прозорците отворени и изключвайте осветлението, когато не се използва.
— Използвайте качествени архивни кутии за съхраняване на документите. Съхраняването на документите в кутии не само намалява излагането им на светлина, но също може да осигури известна защита срещу внезапни колебания във влажността или температурата.
— Избягвайте съхранение на документи върху пода или срещу външна стена, тъй като те може да са влажни. Откритите стелажи са за предпочитане, тъй като позволяват циркулация на въздуха.
Възможно е използването на редица механични средства за контрол — от вентилатори и нагреватели до вентилационни системи и изграждане на системи за управление. За всяка система за контрол на средата и поддръжката на оборудването, и наблюдението на получения резултат са еднакво важни.
Климатичните системи са може би най-често използваните средства за контрол и могат да бъдат много успешни. Заслужава да се отбележи, че тези системи по-скоро са предназначени да осигурят комфорт на човека, отколкото за съхранение на архиви, поради което може да се наложи адаптирането им за употреба в хранилище.
Когато високата влажност на въздуха е проблем от особено значение, е възможно и използването на обезвлажнители. Те обаче изискват редовна поддръжка с цел да се избегне изтичането на вода и наводнения. Алтернативен подход е контролирането на влажността чрез слабо затопляне. Това изисква използването на нагреватели, контролирани с регулатор за влажността, а не с термостат, следователно може да се наложи консултация със специалист. Още по-опростен подход е подобряването на вентилацията в помещенията или инсталирането на вентилатори, които да осигуряват леко движение на въздуха. Това ще помогне за предотвратяване възникването на «джобове» от застоял, влажен въздух. Отново специалист ще бъде в състояние да ви консултира за най-подходящия метод.
Ако за съхраняването на архиви се използват приспособени помещения, то в тях може вече да е инсталирано централно отопление. Малко вероятно е централното отопление да осигури желаните условия за съхранение, тъй като създава топла, суха среда. При тези обстоятелства е препоръчително да се консултирате със специалист, защото е възможно адаптирането на съществуващата система за постигане на по-подходящи условия.
Ако средата в архивохранилището драстично се различава от тази в читалните, при преместване документите могат да бъдат застрашени от увреждане. Необходимо е да им се даде време за аклиматизация преди използване и може би си струва обособяването на специално място за тази цел. Това е особено важно за аудиовизуалните носители, съхранявани при препоръчваната ниска температура и влажност. От съществено значение е, че те се аклиматизират, за да се избегнат увреждания при образуването на конденз.
Това е само уводно указание за проблемите, свързани с контрола и наблюдението на средата. Повече подробности за всички тези въпроси могат да бъдат намерени в пълния текст на стандарта BS5454:2000 «Препоръки за съхранение и излагане на архивни документи», както и на DISC PD 0024:2001 «Ръководство за тълкуване на BS5454:2000».
Бележки
1. На вниманието на читателите предлагаме материал, разглеждащ Британския стандарт BS5454:2000 за оптимална среда в архивохранилищата.
http://www.nationalarhives.gov.uk/-archives/environmental_management.html