Стандартизация и стандарти в архивната работа и обучението по архивистика
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автор: Андриана Нейкова
Дизайн: Давид Нинов
София, 2011
Прилагането на технически и професионални стандарти в архивите има своите традиции и специфика. Стандартизацията и стандартите по принцип винаги се подкрепят от страна на заинтересуваните производители и търговци, които предлагат и продават своите продукти в цял свят. Доколкото частният и публичният сектор използват едни и същи видове административни документи, както и правила за работа с тях, логично възниква потребност от унификация и стандартизация на различните документни системи и видовете документи в тях. Постепенно се утвърждават общоприети изисквания към процесите и дейностите, свързани с документирането и архивирането. Ето защо, съвременната администрация и архивна колегия не биха могли да ограничават стандартизацията в архивите, които, заедно с библиотеките и музеите, са публични институти на колективната историческа памет, не само на национално равнище, а се стремят към ефективно сътрудничество на международно и регионално равнище. В условията на компютърно базираните информационни технологии, които осигуряват онлайн е-услуги (е-бизнес, е-пазар, е-банкиране, е-правителство, е-здравеопазване и т. н.) за заинтересуваните потребители чрез интернет, водеща роля за интегрирането на архивите в новата технологична парадигма имат международните и европейските стандарти, и особено — професионалните стандарти за архивно описание. Създаваните трансгранични компютърни архивни мрежи на практика обвързват потребителите им от целия свят. Трябва да се подчертае, че актуалността на разглежданата тема й отрежда едно постоянно присъствие в програмите на официалните форуми на международните и регионални професионални архивни организации, а също и в специализираната литература по архивистика(1). Засега обаче у нас почти липсват изследвания по въпросите за стандартизацията в българските архиви като стратегия, политики и резултати, както и за постиженията и съществуващите проблеми в тази област.
Настоящата разработка е опит да се привлече вниманието на оторизираните държавни органи и специалисти към значението на стандартизацията за извършващата се трансформация на традиционните информационни ресурси, концентрирани и съхранявани в историческите архиви. От тази трансформация зависи обмена на документи и бази данни в съвременното вече информационно мрежово общество, а също и качеството на предлаганите е-услуги на гражданите, като потребители на архивна информация, в това число и от страна на българските архиви, които са част от международната професионална архивна общност.
1. Стандартизацията в архивната практика — традиции, политики и стратегии
Стандартите са от особено значение за всяка една професия, доколкото отразяват основните й знания, необходими за нейното функциониране, и определящи обществения й престиж. Известно е, че възникването на архивната професия е резултат от осъзнатата потребност да се документира обществения и личния живот, както и да се събират и съхраняват най-важните документи, свързани с организацията и управлението на обществото още от времето на първите висши паралелни цивилизации в древността и по-късно в античния свят. А в съвременната информационна епоха определяща за мисията на архивиста е необходимостта от идентификация, съхранение и осигуряване на достъпа до документалното наследство на обществото. На практика професията придобива универсално значение, доколкото всеки администратор на своето работно място, независимо от стартовото си образование и професионална квалификация, постоянно съставя, изпраща, получава, използва и архивира документи в изпълнение на конкретните си служебни задължения.
Информационните технологии и комуникации, които се използват от правителства, администрация и архивни институции, изискват прилагането на определени технически и професионални стандарти. Те се създават, утвърждават и внедряват на международно, общностно или национално равнище, което предполага прецизиране на компетенциите на съответните органи по стандартизацията и координиране на техните дейности. Като цяло регламентите и процедурите в разглежданата област обхващат т. нар. жизнен цикъл на документите с процесите: документосъставяне, документооборот и архивиране. От друга страна, интересите на потребителите на пазара за софтуерни продукти (software)(2) — под формата на програми за автоматизирани системи за деловодство, електронен документооборот и електронни архиви — ограничават IT-специалистите, разработващи съответните продукти, които засега най-често изключват въпросите на архивирането — на учрежденско равнище и с историческа цел. Мотивите им са, че няма интерес и търсене от частния потребител, а в публичния сектор е много трудно да се лицензира на държавно равнище закупуваният софтуер. При това положение производителите и търговците предлагат предимно програми и платформи, за които се знае, че има интерес, макар че решават само някои въпроси от обхвата на посочения «жизнен цикъл» на документите. Подобен подход обаче лишава архивите от възможността да се възползват от предимствата на съвременните компютърни методи и мрежи при селекцията на ценните документи, осигуряващи формирането и системното попълване на архивните фондове на отделните им фондообразуватели.
Самото понятие «документ» произлиза от лат. documentum — доказателство; писмено свидетелство за доказване на нещо. В «Международния речник по архивна терминология» дефиницията за понятието «документ» е: «Съвкупност (комбинация) от среда и информация, записана в или върху нея, която може да бъде използвана като доказателство или за справка»(3).
Най-ранните документи в историята на обществото са писмените документи, чието съдържание е предадено с някакъв вид писмо. Те се появяват към края на IV–то хил. пр. Хр. и доминират като средство за управление, информационни източници и обект на архивиране до последната четвърт на миналия век. Под влияние на споменатите информационни технологии и комуникации през първото десетилетие на XXI в. се наблюдава масово разпространение и използване на електронни документи и бази данни(4), които са продукт на електронното управление(5).
В държавите с пазарна икономика документите, независимо от техния формат, са частни и държавни. От правна гледна точка определящи за юридическата им сила и грижите за тяхното архивиране е установеното в дадено национално архивно законодателство разграничение, а именно — в какво качество е действал авторът им: на частно лице или на официално оторизиран представител, или орган на държавата. През следващото десетилетие от стратегическо значение за историческите архиви в Европейския съюз е програмата «Архиви без граници». Нейното реализиране ще доведе до разширяване на сътрудничеството с цел създаване и утвърждаване на стандарти, свързани с извършващите се структурни промени в архивната информация, и интегрирането на съответните справочници на общностно равнище. Стремежът е да бъдат максимално улеснени гражданите на ЕС чрез създаването на общоевропейски архивен портал (в това число и онлайн защита) и достъп до информационните ресурси на националните исторически архиви в общността. Усилията за осъществяването на единна и съгласувана политика в архивната област се оправдават. Повечето национални архиви вече имат уеб-базирани портали за достъп до хранилищата си. В някои държави е налице и Национален регистър на архивите, който представя архивохранилищата в техните архивни институции.
Въпреки обнадеждаващите резултати, експертите в ЕС предупреждават, че осъществяването на необходимата стандартизация във връзка с архивното описание ще бъде един сравнително продължителен процес и съпроводен със затруднения. Последните произтичат от спецификата в историческото развитие на отделните национални архиви, както и от съществуващите разнообразни практики и политики в тази област(6).
Интересно е да се отбележи, че и в Encyclopedia Britannica (1959) при дефинирането на термина «стандартизация» също се взема предвид влиянието на фактора време: «Продължителен процес на създаване на съизмерими или познаваеми степени на еднаквост, прецизност или качество, или на общоприети норми в този процес». В случая «стандартизация» се определя във възможно най-широкия смисъл.
А дефиницията на производния термин «стандарт» — (англ. standard), е: «1. Нещо, установено от власт или по общо съгласие като модел или пример. 2. Нещо, установено и утвърдено като правило за измерване на количество, тежест, степен, цена или качество».
Съгласно (БДС EN 45020) на Българския институт по стандартизация (БИС), дефиницията на термина «стандартизация» е: «Дейност за определяне и предписания за общо и повтарящо се прилагане, отнасящи се за действителни или евентуални проблеми, насочени към постигане на оптимален ред в дадена съвкупност от обстоятелства». Терминът «стандарт» се определя като: «Документ, създаден чрез консенсус и одобрен от признат орган, който определя за общо и повтарящо се прилагане правила, насоки или характеристики за дейности или техните резултати за постигане на оптимален ред в дадена съвкупност от обстоятелства».
В началния етап, когато архивистите започват да се позовават на термина «стандарт»(7), те най-често го разглеждат в контекста на конкретно техническо съдържание, а именно: стандарти за качество на мастилото и хартията на официалните документи, стандарти за качеството на микрофилмите, противопожарната охрана и окръжаващата среда.
Осигуряването на необходимите международни технически стандарти, включително и на информационните стандарти, е отговорност на Международната организация по Стандартизация (International Organization for Standardization — ISO), създадена през 1947 г. със статут на неправителствена организация и световна федерация на националните институти по стандартизация. Централният й секретариат е в Женева и на практика координира нейната дейност. ISO осъществява връзка между публичния и частния сектор по въпросите на стандартизацията. Подготовката на международни стандарти се извършва от технически комитети, подкомитети (SC) и работни групи (WG), които имат определен обхват на дейности и отговарят за отделните проекти. Условието за публикуване на даден международен стандарт е одобрението на 75% от гласувалите.
Още през 1947 г. е планиран Технически комитет (Technical committee), който е обявен като обособена част от ISO. Специално за стандартизацията по ISO в областите, свързани с библиотеки, документационни и информационни центрове, справочни служби, архиви и издателства, отговаря ISO/ТС 46: Информация и документация.
Към сегашния момент ISO обхваща 163 държави. Много от институтите, които са нейни членове, са част от правителствената структура на своите държави или са получили мандата си от съответното правителство. Наличието на членове от частния сектор позволява да се постигне консенсус при вземането на решения, които са съобразени, както с изискванията на бизнеса, така и с потребностите на обществото.
В актива на ISO вече са повече от 18 000 международни стандарта, като всяка година се публикуват около 1 100 нови стандарта. Само част от тях обаче се отнасят до въпроси, които интересуват архивистите. Пълният обхват на техническите области и теми са посочени в списъка на организацията, заедно с основните структури, свързани с ISO и ISO/ТС 46, а също и стандартизацията, която е в техния ресор(8). ISO-стандартите често се съобразяват с определени национални стандарти. Такъв е случаят с ISO-стандарт 9706 (1994) — «Информация и документация. Хартия за документи. Изисквания за трайност», който отговаря на предишния «Американски национален стандарт за трайност на хартията за публикации и документи в библиотеките и архивите — (ANSI Z 39.48)» от 1992 г. А през 1994 г. посоченият стандарт се използва за усъвършенстване на германския и европейския стандарт.
Известно е, че във връзка със стандартизацията в информационната област се подготвя международен стандарт, осигуряващ ръководство за въвеждане на стратегии за управление на документи, процедури и практики, различни от ръчните и автоматизираните. През 1996 г. е предложен австралийският стандарт AS 4390/1–6 за международен стандарт ТС 46 ISO/DIS 15489, но поради принципни възражения на част от членовете на ISO/TC 46 той не е одобрен при гласуването. По този повод се взема решение за разработване на проект за международен стандарт въз основа, все пак, на австралийския стандарт. През 1998 г. се създава нов подкомитет SC 11: Archives Records Management («Архиви/управление на записи») на ТС 46, който е пряко ангажиран с изготвянето на проекта.
Споменатият международен стандарт на ТС 46 ISO/DIS 15489, който в окончателния си вариант съдържа две части (I част: Обща; II част: Технически доклад)(9), своевременно е преведен на български език, съгласно утвърдените процедури и изисквания за прилагане на ISO–стандартите на национално равнище.
От първостепенно значение за архивистите, на сегашния етап, са международните технически стандарти за информационна техника — (т. нар. хардуер — hardware)(10). Те също са свързани с работата на ISO и дават решения на проблемите, породени от придобиването на техника и средства, които могат да остареят по-бързо от очакванията в случай, че са несъвместими с патентованите средства. В тази област ISO си сътрудничи с International Electrotechnical Commission (IEC) — (Международната електротехническа комисия). За целта са утвърдени правила, които се съдържат в съвместни ISO/IEC директиви.
Информационните стандарти регулират приложението и гарантират съвместимостта на информационната техника, осигуряваща управлението и използването на информацията, включително и възможността за свързване на отделните системи с отворен код: ISO/TC 57: Информационни и комуникационни технологии(11). Освен ISO на европейско равнище функционира и Обединената Европейска организация по стандартизация (CEN/CENELEK) чието седалище е в Брюксел. CEN (European Committee for Standardization — Европейският комитет по стандартизация) е създаден през 1961 г. със седалище в Брюксел(12). CENELEC (European Committee for Electrotechnical Standardization) е основан през 1973 г.(13) В CEN/CENELEK са представени националните органи по стандартизация на отделните държави членки на Европейския съюз, които оперират с техническите стандарти на национално равнище. Европейските стандарти (EN) ce базират основно върху ISO-стандартите, а оригинални европейски технически стандарти се създават в случаите, когато съответните ISO-стандарти все още не са приложени в практиката.
Международният съвет на архивите също е заинтересуван от дейността и постиженията на ISO, като координира връзките и ангажиментите си в тази насока чрез Комисията за програмно управление на МСА. Най-напред приоритет е съвместната работата с посочения ISO/ТС 46: Информация и документация, а също и с ISO/TC 171, който се занимава с микрофилмирането във всички възможни формати и с всички филмови материали, както и с дигиталните изображения — (Document Imaging Applications).
Сред сътрудниците на МСА, пряко ангажирани с ISO, са едни от най-известните съвременни архивисти, заслужили признанието на цялата международна архивна общност: д-р Майкъл Рупър (Michael Roper), от Обединеното кралство, който, в качеството на бивш директор на Public Records и секретар по стандартизацията на MCA, участва в срещите на ТС 46, Бьорн Линд (Björn Lindh), от Швеция, представител на страната си и на МСА, д-р Юго Стиб (Hugo Stibbe) от Националния архив на Канада участва в работата на ISO/ТС 46/SG 9: Представяне, идентификация и описание на документите, и др.
За разлика от техническите стандарти, професионалните стандарти са общоприети правила, отнасящи се до унификацията на практическата дейност и процедурите в архивите. Те се отличават с по-голяма гъвкавост и намират приложение предимно в областта на унификация на терминологиите и дескрипторните системи.
Интересно е да се отбележи, че от появата на писмеността досега писането, всъщност, може да се определи като най-ранният професионален стандарт за документиране на факти и процеси в обществото, реализирано чрез писмени знаци и цифри върху съответни писмовни материали. В съвременното информационно общество документирането продължава да се осъществява чрез изображения на букви, цифри и други специални писмени знаци, но вече чрез машиночитаеми дигитални подреждания на «битове» и «байтове»(14).
Благодарение на постиженията в областта на международната стандартизация архивистите на практика могат да използват и данни от други информационни системи, сред които на библиотеките, музеите, администрацията в публичния и частния сектор, единици на описание, в които са също текстови или графични материали. Условието е архивите да адаптират собствените си регламенти за обработването и съхраняването на документация въз основа на прилаганите от тях технически и професионални стандарти. Като класически пример в специализираната литература се посочва приемането от страна на американските архивисти на известния формат MARC (Система за машинна каталогизация на Библиотеката на Конгреса в САЩ) като установен професионален стандарт. В резултат на съвместните усилия се създава форматът MARC — АМС (АМС — Управление на архивите и ръкописите).
Повечето от професионалните стандарти се усъвършенстват чрез организиране на дискусии между архивисти, без да е необходимо промените да бъдат одобрявани на международно равнище. Основният проблем при професионалните стандарти е наличието на разнообразни национални и регионални традиции. Те са свързани с методите за организиране и управление на документите в течение на пълния им жизнен цикъл — трансфер към хранилището, експертиза за определяне ценността на документите, тяхното запазване и/или унищожаване, систематизация и описание. При този вид стандарти е необходимо предварително да се определи границата на съответната стандартизация, без да се пренебрегва утвърдената практика и регламенти.
Архивистите чрез своята работа осигуряват съществуването на вътрешните взаимовръзки между документите, както и на връзката им с външния свят. Независимо от вида на информационния носител, взаимозависимостта на архивната информация се обуславя от функциите и дейността, на които тя е основана.
За архивните описания е характерна висока степен на йерархичност. На практика описанието на документите във всеки архив се реализира на три основни нива в съответствие с организацията им — фонд, архивна единица, документ. Всяко ниво на описание се свързва със следващото по-високо ниво, за да се изясни позицията на дадената единица вътре в йерархията. В резултат се осигурява необходимата връзка с контекстуалната информация. Последната винаги трябва да бъде описана на най-високото ниво, а връзките между различните нива подпомагат потребителите да видят картината във възможно най-широки рамки.
Втората важна концепция, свързана с методите за архивно описание, е да се върви от общото към частното, от фонда — към архивната единица и документа.
Точното описание, в това число и представянето на информацията с помощта на компютърни методи (файлово базиран метод или като база данни), съхранява и гарантира целостта на архивите. То е необходимо и на потребителите на архивна информация, за да разберат ценността на фактите и данните, като свидетелства за миналото. Ето защо, основната идея на професионалните методи на описание е да се открие достъп до контекста, като основа за изследване. В историческо-хронологичен аспект всеки архивен фонд е съвкупност от документи, без оглед на форма или носител, органически създадена, натрупана или използвана от отделно лице, семейство или корпоративен орган, по време на дейността или функциите на създателя фондообразувател. Той, на свой ред, може да бъде организация или индивид, който създава, натрупва и/или поддържа и използва документи в процеса на лична или корпоративна дейност. Значението на въпросния контекст нараства с използването на електронните техники, които осигуряват осъществяване на изследователските възможности извън различни граници и сфери.
Най-важният професионален стандарт, проектиран и утвърден по инициатива на Международния съвет на архивите, е International Standard on Archival Description (General) — ISAD (G) — Международен стандарт за архивно описание (Г). Неговата поява не е случайна. Както отбелязахме, дигиталният обмен на описателна архивна информация или на самите документални свидетелства изисква използването на общи формати. При това, в създаваните електронни бази данни, а също и в архивите, трябва да се запазва редът от вътрешни взаимовръзки в рамките на архивните фондове, както и в архивните справочници от вида на пътеводители, описи, каталози и др.
Следователно, в случая е коректно да се говори за разработването на единен подход с отчитане на възможностите за съвременно търсене. Въпреки че разглежданите по-нататък международни регламенти най-често се представят именно като «професионални информационни стандарти за архивно описание». Работата по създаването им започва в края на 80–те години на миналия век във връзка с потребността и стремежа за обмен първоначално само на справочна (респективно описателна) информация между архивите за различните хранилища и фондове. Тази информация се съдържа, както отбелязахме, в архивните справочници. Те представляват местни, регионални или национални описателни данни от вида на пътеводители, описи, регистри, каталози, специални списъци, индекси, предавателно-приемателни протоколи, а за електронните документи — софтуерна документация.
Във връзка с необходимостта от осигуряване на информационни професионални стандарти за архивно описание през 1990 г. е създадена Ad Hoc Commission on Descriptive Standards — ICA/DDS(15). Комисията разработва: Statement of Principles Regarding Archival Description(16) — «Изложение на принципите за архивно описание». Документът е обсъден и одобрен на работна среща, организирана през същата година в Германия, след което е разпространен сред архивистите по света за обсъждане и мнение. В него се съдържат следните изисквания: да гарантира създаването на еднотипно, адекватно и неизискващо допълнителни пояснения описание, да съдейства за търсенето и обмена на информация за архивни материали, да предоставя възможност за съвместно използване на официални данни, да осигурява възможност за интегриране на описанията, получени от различни източници, в единна информационна система. Същевременно стартира работата и по подготовката на проект на международен стандарт за архивно описание под ръководството на Кристофър Китчинг (Kristopher Kitching) и Юго Стиб (Hugo Stibbe)(17). С оглед интересите на международната архивната общност, както и в съответствие с конкретните условия и технологични възможности по това време, се формулират следните цели на бъдещия стандарт: създаване на условия и възможности за обмен на информация между архивите, преодолявайки при необходимост държавните граници и независимо от режима (ръчен или автоматичен), независимо и от статута на архивните служби (национални, регионални, специализирани, публични и частни); съставяне на пътеводители по фондове, тематични справочници, както в национален, така и в международен мащаб, издирване от изследователи на допълнителни фондове от разстояние, т. е. дистанционно и трансгранично. Извън обсега на разглеждания проект остават въпросите, които предстои да бъдат разработвани на следващи етапи или са от национални компетенции (терминологични речници, правилата за писане и пунктуация, и др.). Подготвеният проект е приет на сесия на Специалната комисия, организирана в Мадрид през м. януари 1992 г.: DRAFT, ISAD (G), International Standard on Archival Description (General)(18) — т. нар. Мадридски проект. След като е преведен на официалните работни езици на Международния съвет на архивите, документът е представен на открито заседание на пленарна сесия по време на ХII–я Международен конгрес на архивите, който се организира през м. септември 1992 г. в Канада.
Работата на Специалната комисия приключва на заседание през м. януари 1993 г. в Стокхолм, когато проектът International Standard on Archival Description (General) — «Международен стандарт за архивно описание (Г)» е публикуван в оригинал на английски език и в преводна версия на френски език в сп. «Янус» — (Archival Review «Janus»).
ISAD (G) e първият международен професионален стандарт за обмен на описателни данни между различни архивни системи, без значение вида или обхвата на единицата, която е описана. Стандартът се отнася за описанието на архивни фондове след осъществяване на процесите експертиза и систематизация. Това означава, че се отнасят за документите, определени за постоянно съхранение, които на практика са идентифицирани.
Описанието на различните архивни единици се реализира чрез съчетаване на 26 елемента. Те са определени въз основа на правилата за архивно описание предимно на Великобритания, Канада и САЩ. В резултат се осигурява унифициране на структурата на дадената архивна единица и съответната база данни. Крайният продукт на описанието е архивният опис, а отделните описателни данни се разполагат в таблици, които се свързват в зависимост от търсената информация.
Българските държавни архиви подготвят вариант за държавен стандарт, съобразен с принципите и препоръките на МСА относно адаптирането и внедряването на ISAD (G). Проектът обаче, който е дело на специално сформирана експертна група, не е официално одобрен. Това означава, че той засега не се прилага в българските архиви в качеството му на професионален стандарт за архивно описание, отговарящо на съвременните международни норми(19).
През 1995 г. Комисията по описателни стандарти завършва още един проект на международен стандарт: Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families — ASAAR (CPF) — Международен стандарт за документи на правителството, корпоративните органи, лицата и семействата. Първото му издание е през 1996 г., а препоръките относно неговото приложение са той да бъде използван едновременно с ISAD (G). Подобрената версия на ASAAR (CPF) е представена на Международния конгрес на архивите през 2004 г. във Виена.
Стандартът обхваща описването на създателите на архивните фондове, като осигурява регистрирането на функциите, а също и разнообразна контекстуална информация за съответния фондообразувател — правителствени и корпоративни органи, личности, семейства. За целта описанието на всяка архивна единица се свързва с описанието на създателя/автора. По този начин се идентифицират фондообразувателите, както и всяка една тяхна структура, заедно с отговорностите и функциите, които са породили създаването на документите.
Водеща роля за стандартизацията в съвременните архиви имат също и някои професионални национални стандарти, възприети впоследствие и в редица други страни, което дава основание те да бъдат утвърдени и като международни стандарти. Такъв е случаят с първия интернет-стандарт в архивната област: Encoded Archival Description (EAD) — Кодирано архивно описание, — подготвен от работна група на Society of American Archivists (SAA) — Общество на американските архивисти — през 1990 г. Стандартът се основава на използваните от библиотекарите MARC-формати, които са разработени за унификация на библиографски описания. При тях за всяка информационна единица се създава отделен запис с възможност за отразяване на съществуващите връзки между съответните единици и записи (описания). Първоначално тези описания са непригодни за описването на йерархичните структури, в каквито са разположени описателните единици в архивите. С развитието на MARC-форматите обаче този проблем постепенно се преодолява, благодарение на съвместните усилия на архивисти и библиотекари в САЩ. Те създават усъвършенстван MARC-формат за архивни и ръкописни колекции: MARC Format for Archival and Manuscripts Control — (AMC). Заслугата за постигнатия успех е на Обществото на американските архивисти, а също и на Research Libraries Group (RLG) — Групата на научните библиотеки.
EAD, като хипертекстова база от данни, е предназначен да унифицира начина, по който се представя информацията от различните архивни справочници — пътеводители, описи, каталози и други, но вече в интернет среда. В нея се осъществява свободна навигация сред описанията чрез осигуряването на възможност за свързване на хипертекстове, а оттук — за разширено придвижване сред текстовете, без ограниченията при работата с физически единици, каквито са книжните формати. Докато съдържанието на хартиените издания показва само страницата на описаната единица, онлайн представянето може да се придвижи директно върху нея. Целта е при този формат за обмен на информация и използване на архивните справочници да се съхранят йерархичните връзки, характерни за архивните фондове, заедно с йерархичното описание на фондовете в съответствие с принципите на ISAD (G).
Стандартът се използва за представяне хранилищата на националните архиви във Франция, Испания, Холандия, Германия и други, както и на отделни национални портали, като «интернет-формат» за вътрешен обмен. Специално архивните пътеводители по принцип могат да предложат и възможности за търсене на цялата информация от всички архиви. Ето защо той се препоръчва като подходящ формат за обмен в Европейския архивен портал.
2. Международните стандарти за архивно описание в българската архивна практика и професионално образование
Въпреки че разгледаните международни архивни стандарти за архивно описание засега не са официално утвърдени в държавните ни архиви, съвременната нормативно-методическа уредба в архивната област осигурява комплектуването, без да се допуска смесване на документи в даден фонд от различни фондообразуватели. Също така, гарантира се систематизация на документите в архивния фонд, която най-пълно отговаря на организацията на административния орган — фондообразувател. На практика всяка една от унифицираните процедури включва задължителните описателни елементи, респ. описателни данни, които в общи линии се съдържат и в международните стандарти за архивно описание.
От друга страна, във връзка с потребностите на университетското професионално обучение по архивистика, осъществявано в специалност Архивистика и документалистика към Историческия факултет на Софийския университет «Св. Климент Охридски», у нас е създадена първата отраслова Електронна библиотека по архивистика и документалистика с обем повече от 30 000 страници, която продължава системно да се попълва(20). Библиотеката, която е предназначена предимно за учебни цели, е уеб-базирана и успешно демонстрира възможностите на информационните технически и професионални стандарти в архивната област.
На основата на тези стандарти, също за учебни цели, е разработен и проект на обекторелационна база данни. Тя обхваща целия жизнен цикъл на документите, включително и тяхното описание, както и използването им в електронен формат с помощта на сканирани изображения на учрежденско равнище или в историческите архиви. Учебната база данни с капацитет около 60 000 документа вече е в режим на тестване. Тя позволява да се проектира и трансферира всяко постъпление в хранилището като брой архивни единици и видове документи. Тази опция има изключително важно значение за съвременния документален и архивен мениджмънт.
В заключение: Ако трябва да се обобщят резултатите от стандартизацията в архивната област, на архивистите, в това число и българските архивисти, им се налага да познават сравнително голям брой стандарти, създавани от съответните международни, европейски и национални органи. Освен това, извън архивните стандарти съществуват стандарти относно изискванията за съхранението, описанието и използването на документи, намиращи се в други хранилища и институции — музеи, библиотеки и т. н.
Както отбелязахме, приоритет в политиката на МСА и Групата на европейските архивисти е разширяване на сътрудничеството между страните членки на ЕС и внедряване на най-добрите постижения в архивната област именно чрез разработване, утвърждаване и внедряване на професионални стандарти, предназначени за архивно описание на електронните документи и бази данни. България е избрана за редовен член на МСА през 1959 г., което й осигурява не само информация, но и реални възможности в тази насока. Съвременните международни описателни архивни стандарти са съобразени с извършващата се глобална трансформация на информационните ресурси на архивите като основни институции на колективната историческа памет в обществото заедно с библиотеките и музеите. Би трябвало обаче въпросните стандарти да бъдат утвърдени съгласно официалните изисквания и процедури.
Бележки
1. Ванова, Л. VII Европейска конференция на архивите. Апр, 2006, № 3–4, с. 18–21; Трета европейска конференция «Международни стандарти за дигитални архиви». Среща на борда на националните архивисти на Европейския съюз. Заседание на Европейския регионален клон на Международния съвет на архивите. Пак там, 2007, № 3–4, с. 5–7, 8–10; Кокс, Р. Стандартизация на методите и начините на работа в архивното дело: средство на информационната епоха. Пак там, 1992, № 1–2, с. 39–52; Бастиен, Е. Стандартизация на процесите класификация и оценка на документите. Пак там, 1992, № 1–2, с. 52–60; Пискова, М. Международен стандарт за архивно описание ISAD (G) и българският проект на стандарт за архивно описание. Пак там, 1997, № 1–2, с. 47–56; Стиб, Ю. С. «Холандският наръчник» на Мюлер, Фейт и Фруин като основа на съвременните стандарти: архивни принципи, заложени в ISAD (G) и ASAAR (CPF) и днешният опит със стандартите за описание на Международния съвет на архивите. Пак там, 1999, № 3–4, с. 5–13; Бухман, В. Стандарти и архиви. Пак там, 2000, № 3–4, с. 5–16 — (Wolf Buchmann. Standards and Archives. JANUS, № 1, 39–49).
2. Софтуерът обикновено се отнася за произволен тип компютърни програми — от операционни програми до помощно средство, през приложение — до програма, записана на ROM чип — (Read-Only Memory — памет само за четене).
3. Dictionary of Archival Terminology. International Council in Archives, K. G. Saur München — New York — London — Paris. 1984, № 146.
4. Базите данни, като организирани колекции от информация, са текстови, релационни и мрежови. Текстови бази данни — (Text only), само текст, т. е. като текстов файл, не съдържат форматираща или друга информация, а само букви, цифри и препинателни знаци. Вж. в «Компютърен речник». Изд. Алекс Софт, 2003, с. 285; Релационни бази данни — (relational datebase), се представят в табличен формат и се свързват помежду си по определени правила с оглед на информацията, която бихме искали да получим. Пак там, с. 331; Мрежови бази данни притежават дървовидна структура и позволяват работа в компютризирана мрежова среда чрез възможностите и услугите на интернет. Вж. Харизанова, О. Библиотеките и мрежовото общество. Ефекти и трансформации. УИ «Св. Климент Охридски». С., 2010, с. 30–33.
5. Закон за електронното управление. ДВ, бр. 46 от 12 юли 2007, изм. ДВ, бр. 82 от 16 окт. 2009.
6. Доклад за архивите в разширения Европейски съюз. Разширяване на сътрудничеството в Европа: план за действие. Разработен от Групата на националните експерти в областта на архивите на страните членки на ЕС, по искане на Съвета на Европейския съюз. Електронно изд., ДА «Архиви», 2008 — Вж. и в Електронната библиотека по архивистика и документалистика.
7. Процесът на стандартизация в областта на промишлените стандарти, започнал в началото на XIX в., довежда до появата на дисциплината «Стандарти» и на специалистите, занимаващи се със въпросите на стандартизацията. Самата стандартизация в случая се определя като процес на формулиране и прилагане на правила за системен подход към един или друг вид дейност.
8. По-подробно по този въпрос вж. Бухман, В. Стандарти и..., АПР, 2000, № 3–4, с. 6–9.
9. ISO 15489–l:2001(E). INTERNATIONAL STANDARD. Information and documentation — Records management. Part 1: General; ISO/TR 15489–2: Guidelines (Technical Report).
10 Физическите елементи на един компютър, принтер, модем, монитор и клавиатура
11. ISO 2709:1996 — Информация и документация. Формат за информационен обем; ISO 5127:2001 — Информация и документация. Речник; ISO 15489–1:2001 (Е) — Информация и документация. Управление на записите (т. е. документите — Бел. е моя!). Част I: Ръководство; ISO 11799:2003 — Информация и документация. Изисквания за съхраняване на архивни и библиотечни документи, и т. н.
14. Бит — (от англ. binary digit — (двоична цифра), най-малката единица за съхраняване и транспортиране на информация в електронна форма); Байт — (най-малката единица за обем на информация, записвана в цифров двоичен вид; най-малката единица двоични данни, които даден компютър може да адресира; информация, съставена от 8 бита).
15. Комисията ad hoc е реорганизирана в Комитет по описателните стандарти през 1996 г. в Пекин, където се провежда XIII–ят конгрес на МСА.
16. First version Revised. Adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards. Madrid, Spain, January, 1992. The Secretariat of the ICA Commission on Descriptive Standards. Ottawa, February, 1992, 12 p.
17. По-подробно за етапите на съгласуване на усилията и работата по съставянето на международния стандарт за архивно описание в цитираната статия на M. Пискова — вж. в бел. № 1.
18. Adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards. Madrid, 21–24 January, 1992. The Secretariat of the ICA Commission on Descriptive Standards. Ottawa, January, 1992, 23 p.
19. Засега у нас са в сила методическите изисквания и правилата за архивно описание и работа с архивни документи, които се съдържат в: Методическия кодекс. Изд. на ГУА при МС. С., 1982; Указания за приемането и издаването на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис в администрацията на Министерския съвет, 2004; Наредба за вътрешния оборот на електронните документи и на документите на хартиен носител в администрациите. ДВ, бр. 48 от 23. 05. 2008; Наредба за удостоверенията за електронен подпис в администрациите. ДВ, бр. 48 от 23. 05. 2008; Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. ДВ, бр. 17 от 6. 03. 2009; Български държавни стандарти — (Т 55. Системи за административно-управленска документация, документооборот, организация на архивното дело: БДС 6.04. 1–85; Унифицирани системи за управленска документация. Общоадминистративна документация. Основни положения и формуляри-образци (заменя БДС 13076–75, БДС 13077–75 и БДС 6.04.4.00–77); БДС 6.25.1–86 Унифицирана система за управленска документация. Документация по деловодство и архивно дело. Формуляри-образци. (заменя БДС 6.25.1.00–76, БДС 6.25. 00–76 и БДС 6.25.4 00–78); БДС 6.25.2.01–78 Единна система за унифицирана управленска документация. Документация по деловодство и архивно дело. Документи по експертизата, научно-техническата обработка и оформянето на архивните документи; БДС 6.25. 2.03–78 Единна система за унифицирана управленска документация. Документация по деловодство и архивно дело. Документи по приемане, предаване, отчетна регистрация и охрана на архивните документи, и др.).