Някои проблеми на усъвършенстването на систематичните каталози(1)
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автор: Христо Яновски
Дизайн: Давид Нинов
София, 2010
Въпросите, свързани със систематичните каталози и тяхното усъвършенстване, предизвикват през последните години силен интерес сред българските архивисти. Този интерес, намерил съответно отражение в редица публикации(2), е съвсем естествен, като се има предвид, че каталозите в качеството си на справочници по съдържанието на архивните документи са един от основните елементи в системата на научно-справочния апарат на нашите архиви.
Вниманието към каталозите напоследък обаче не се изчерпва единствено с тяхното усъвършенстване. По време на националната конференция «Научно-справочен апарат в архивите и пътища за усъвършенстването му», проведена на 21–22 ноември 1986 г., бе положено началото на оживена дискусия за целесъобразността от продължаване на работата по създаване на систематичните каталози, която впоследствие се пренесе върху страниците на списание «Архивен преглед»(3). Без съмнение дискусията, предизвикана от сложността на разглежданите проблеми, ще бъде полезна за тяхното решаване, но същевременно е ясно, че то може да се постигне само след едно прецизно и цялостно проучване на реалните информационни възможности на каталозите.
Целта на тази статия обаче не е да даде отговор на въпроса за бъдещето на систематичните каталози. Тя е по-скоро опит за очертаване на някои проблеми, свързани с възможностите за тяхното усъвършенстване.
* * *
Един от основните проблеми за усъвършенстването на систематичните каталози естествено е въпросът за съдържанието на самото понятие. От това какъв смисъл се влага и каква цел се преследва с усъвършенстването, ще зависи в голяма степен бъдещата роля на тези каталози в системата на архивните справочници.
Въпреки широката употреба на понятието «усъвършенстване» както във всекидневната работа на архивистите, така и в специализираните ни издания по архивистика, неговото съдържание не е определено точно. Очертаване на дейностите, които обхваща това понятие, се среща в публикациите на някои съветски архивисти. Едни от тях виждат основната цел на усъвършенстването в систематизиране на фишовете на най-ниските степени на деление от класификационната схема, в уточняване на запълването на тази схема с индекси в зависимост от сведенията в съхраняваните документи, в съставяне на указатели към интензивно използвани класификационни деления и към такива, съдържащи сведения за голям брой обекти(4). Според други автори усъвършенстването включва в себе си редица работи, свързани с: уточняване структурата и класификационните схеми на каталозите в съответствие със съдържанието на документната информация и с нуждите на нейното използване; проверка на съдържанието и оформянето на каталога и отстраняване на съществуващите недостатъци(5).
Безспорно тези определения на понятието усъвършенстване са точни, но за по-голямо удобство на тяхна основа би могло да се даде едно по-кратко и обобщено определение. В тоя смисъл усъвършенстването на систематичните каталози би могло да се представи като комплекс от дейности, които имат за цел подобряване на техните информационни свойства. Логично и целесъобразно би било усъвършенстването да обхване както фишовия масив на самите каталози, така и всички съставени, но все още невключени в тях фишове, които след като бъдат усъвършенствани, ще се подредят в съответните структурни деления. Що се отнася до конкретните дейности по усъвършенстването, те биха могли да се сведат до следната съвкупност:
1. Уточняване и допълване на схемите за подреждане на фишовете.
2. Проверка на описанията на документите, както и на индексирането, систематизацията и физическото състояние на фишовете.
3. Отстраняване на откритите грешки и недостатъци в съответствие с действащите сега методически правила.
4. Създаване на спомагателен справочен апарат към каталозите.
5. Осигуряване на взаимна връзка на каталозите с другите видове архивни справочници.
Така очертаният комплекс от дейности трябва, разбира се, да се приема като най-общ и приблизителен, тъй като в хода на самата работа по усъвършенстването е възможно да се появят някои нови нужди и изисквания, които да предизвикат съответните корекции в неговия състав.
За работата по усъвършенстването на систематичните каталози важно значение има въпросът как да се провежда то — дали на усъвършенстване да бъде подложен едновременно целият каталог, или той да се усъвършенства поетапно, т. е. по раздели. Съвсем очевидно е, че при наличния кадрови състав и при многото други задачи, които има да решава всеки държавен архив, ще бъде не само трудно, но дори и невъзможно да се започне наведнъж работа по усъвършенстване на целия каталог. Впрочем подобно нещо не е и препоръчително от гледна точка на читателските интереси, защото би означавало читателите да не могат изобщо да ползват каталозите докато трае тяхното усъвършенстване. В този смисъл би било полезно да се проучи опитът на съветските архивисти, които осъществяват усъвършенстването на каталога по раздели(6). Естествено при подобен начин на работа веднага възниква въпрос за признака, въз основа на който ще се определя последователността на усъвършенстване на разделите. Идеята като такъв признак да се прилага факторът «интензивност на използване на разделите» с предимство на най-интензивно използваните от тях(7), изглежда твърде сполучлива. Прилагането на този признак, разбира се, може да бъде наистина ефикасно само ако се предшества от един точен анализ на използването на каталога. Трябва да се има предвид обаче, че този признак наред с положителните страни крие в себе си и известно неудобство. То се състои в обстоятелството, че ако периодът на усъвършенстване на най-интензивно използваните раздели, в зависимост от техните особености (количество на фишовете, процент на съдържащите се в тях грешки, недостатъци и др.) се окаже продължителен, то може да се получи така, че именно разделите, които най-често се използват от читателите, ще се превърнат за дълго време в практически неизползваеми за тях. Това само предполагано засега неудобство обаче не може да бъде причина за отричане на признака «интензивност на използване на разделите».
От гледна точка на методиката на усъвършенстване на систематичните каталози представлява интерес проблемът за неговата зависимост от усъвършенстването на инвентарните описи(8). Въпросът се състои в това дали каталозите да се усъвършенстват самостоятелно, без да се взима предвид усъвършенстването на инвентарните описи, или напротив — свързано с него. Без съмнение, когато описанията върху някои фишове на каталога са направени въз основа на заглавията на архивните единици, задължително ще трябва да се вземат предвид измененията, извършени при усъвършенстване и пресъставяне на инвентарните описи, към които принадлежат съответните архивни единици. За специалистите, които извършват усъвършенстването на каталога, е важно преди всичко дали при тези изменения са разширявани заглавията или са съставяни нови заглавия на архивните единици, тъй като те биха могли да разкрият ценна допълнителна информация по въпроса, за който е съставен съответният фиш. Промяната на номерацията на архивните единици в случаите на пресъставяне на описите не е от съществено значение, защото към всеки пресъставен опис, както е известно, се прилага преводна таблица на старите и новите шифри, така че, дори да не се коригират старите искови данни върху каталожните фишове, това не би затруднило особено намирането на документите. По-важно в случая е да се реши как да се провежда работата по усъвършенстване на инвентарните описи и на каталозите — самостоятелно или взаимносвързано.
Изглежда взаимносвързаното им усъвършенстване би осигурило оптимална възможност за икономично използване на труда на архивистите. Но за да се утвърди този начин на работа, е необходимо да се анализира доколко изобщо е възможно да се обвърже усъвършенстването на описите с това на каталозите и как да се осъществи такова обвързване на практика. В това отношение несъмнено ще бъде от полза да се проучи опитът на някои съветски архивисти, които прилагат при усъвършенстването на описите и каталозите принципа на взаимната връзка и взаимното допълване(9).
Един от ключовите проблеми на всеки систематичен каталог, както е известно, е неговата класификационна схема. В този смисъл естествено ще бъде работата по усъвършенстване на каталога да започне с подробен анализ на тази схема. И тъй като класификационните схеми на систематичните каталози в нашите архиви са създадени на основата на Единната схема за подреждане на фишовете(10) е ясно, че преди всичко ще бъде необходимо да се анализира детайлно самата Единна схема, за да се установи дали тя задоволява достатъчно пълно изискванията за търсене на архивна информация. В публикациите по архивистика вече са разглеждани някои несъвършенства на единната схема(11). Тук също могат да се приведат няколко примера, които дават сериозни основания за нейното допълване. Наложително е например в част втора на схемата към подраздел А2.01. «Висши органи на държавна власт» да се предвиди рубрика с индекс А2.01 г. (какъвто сега липсва) за институцията «Регентство», изпълнявала функциите на монархическия институт през периодите 1886–1887 г. и 1943–1946 г.(12) В същата част на схемата в рубриката А2.03а. «Органи на административната власт» би трябвало да се постави подрубрика «Областни дирекции» със съответния индекс, защото тези институции, създадени след Деветнадесетомайския преврат през 1934 г.(13) са били ръководните местни административни органи на държавната власт. По същия начин рубриката А2.03б. «Органи на полицейската власт» ще трябва да се допълни с подрубрика «Областна полицейска инспекция» — институция, изпълнявала функциите на ръководен орган на полицейската власт по места от 19. 05. 1934 г. до лятото на 1937 г.(14)
В третата част на единната схема, в подраздел А3.03. «Върховни органи на държавна власт» е необходимо да се въведе рубрика за институцията Временно председателство на Народната република, функционирала през периода 1946–1947 г.(15), а в подраздел А3.05. «Местни органи на държавна власт и управление» ще трябва да се включат също и областните дирекции, които продължават съществуването си до 1949 г.(16) Внимателното проучване и анализиране на схемата може би ще подскаже необходимостта и от други допълнения към нея.
Впрочем, когато става въпрос за единната схема за подреждане на фишовете, трябва да се отбележи също, че тя създава известни затруднения на изследователите, които работят по теми из областта на историята на институциите и търсят нужната им информация чрез систематичния каталог. Тези затруднения се състоят в това, че информацията за институции с многоотраслова сфера на дейност (каквито са всъщност повечето държавни институции с ръководни функции) не е съсредоточена на едно място, т. е. в един раздел, а е разпръсната в различните раздели на каталога(17). Това обстоятелство естествено налага да се намери начин за улесняване на изследователите в техните дирения. Добре би било да се реши дали да се пристъпи към създаване на допълнителен основен раздел по история на институциите към самия систематичен каталог, както практикуват някои съветски архивисти(18), или според практиката на други ще бъде по-удобно да се създаде самостоятелен архивен справочник — каталог по история на институциите(19). Решение на този въпрос навярно би могло да се търси също и чрез евентуално приспособяване на «Единната схема» за нуждите на изследванията по история на институциите.
Като цяло проблемът за класификационната схема на всеки систематичен каталог ще трябва да се решава конкретно от всеки архив в съответствие със специфичните особености на състава и съдържанието на съхраняваните документи и на основата на допълнената според нуждите «Единна схема за подреждане на фишовете». В тоя смисъл изглежда ще бъде целесъобразно на държавните архиви по места да се предостави възможността за създаване при нужда на нови индекси към «ниските» степени на деление в схемите за класификация (рубрики и подрубрики), като допълненията на това равнище се утвърждават от дирекционните съвети. В случай, че се появи необходимост от внасяне на допълнения на ниво подраздел или раздел, то такива допълнения би трябвало да се съгласуват със звеното, отговарящо за научната и методическа работа в Главно управление на архивите.
По време на Националната конференция по въпросите на усъвършенстването на научно-справочния апарат през 1986 г. беше поставен и въпросът за необходимостта от «... засилването на взаимовръзките между подсистемите (в системата на НСА — б. м. Х. Я.) по вертикала и хоризонтала...»(20). Поставянето на този въпрос е напълно основателно поради същественото значение на такива връзки за увеличаване на възможностите на търсене на архивна информация. Този въпрос, разбира се, се отнася и до систематичните каталози, т. е. до осигуряването на взаимна връзка между тях и другите видове архивни справочници. Такава връзка би могла да се създаде чрез системата на препратки от каталозите към другите справочници(21) (особено към инвентарните описи) и обратно, от тях към каталозите. За да се пристъпи към прилагането на такъв метод обаче е необходимо най-напред да се преценят удобството и практическата възможност за въвеждането на тези препратки и ако се установи, че те са оправдани, да се направят съответните допълнения към методическите правила(22).
С оглед по-бързото обслужване на изследователите е възможно дори да се правят и препратки от систематичните каталози към публикуваните сборници с архивни документи. Такива препратки освен улеснението, което ще представляват за читателите(23), биха спомогнали също за запазване на оригиналите на документите от физическо износване.
При усъвършенстване на дадено структурно деление на каталога съществува вероятност, макар и чисто теоретична, в него да бъдат открити два или повече фиша, съдържащи описания на документи, които се отнасят за един и същ въпрос, но въпреки това не са обединени, тъй като принадлежат към различни архивни фондове. Подобна вероятност не е изключена, особено при архивните фондове от капиталистическата епоха, защото, както е известно, голяма част от тези фондове много често са с непълен състав вследствие на загубване или унищожаване на техните документи. Именно затова например документите от някаква преписка, които се отнасят за един и същ въпрос може да не са съсредоточени в един фонд, а да са разпръснати в два или повече архивни фонда (на институциите — кореспонденти в тази преписка).
Разкъсване на информацията по един и същ въпрос е възможно с още по-голяма степен при архивните фондове от личен произход, в които се съдържа лична кореспонденция. При тях е напълно естествено информацията по определен въпрос, който е бил предмет на кореспонденцията между двама фондообразуватели, да е разсредоточена в техните архивни фондове и да е отразена съответно не върху един, а върху повече фишове. Причината за такова разкъсване на информация по един и същ въпрос се корени в действащите сега методически правила, които позволяват върху един фиш да се описват документи само от границите на един архивен фонд(24). Ето защо за подобни случаи не би било зле да се предвиди в методиката възможност за възстановяване на разкъсаната естествена и логическа връзка между документите. Такова възстановяване би могло да се постигне чрез обединяване на фишовете по един и същ въпрос, независимо от фондовата принадлежност на описаните върху тях документи, в един нов фиш, като старите фишове се отчислят от състава на каталога. По този начин ще може да се избегне също излишното увеличаване на фишовия масив на каталозите. Подобен начин на описание би могъл да се използва впрочем и при самия процес на каталогизация, стига на архивистите, които я осъществяват, да им е известно в кои архивни фондове се съдържа информация по един и същ въпрос. Разбира се, за да се прилага този начин на описание, ще се наложи да бъде допълнен методическия кодекс, който сега не дава възможност върху един фиш да се описва група документи от различни фондове.
В публикациите по въпросите на систематичния каталог нерядко се отбелязва неговото сравнително слабо използване от страна на читателите(25). Част от причините за това, според някои архивисти, трябва да се търси в затрудненията, които предизвикват сред изследователите сложната класификационна схема на каталога и увеличаването на фишовия му масив(26), както и недостатъчното му популяризиране(27). Очевидно при това положение е необходимо да се помисли за съставяне на някакъв спомагателен справочник, който да бъде в помощ на читателите при работата им с каталога(28). Един такъв справочник би могъл да се оформи като книжно печатно тяло, в което да се съдържат и обясняват класификационната схема и принципите на класификация в нея, критериите за подбор на документната информация, начинът на връзка между деленията на каталога, както и между него и другите видове архивни справочници (ако съществува такава), спомагателният справочен апарат към каталога, както и всякакви други пояснения и указания, които могат да улеснят читателите при търсенето на информация.
Както е известно, съгласно изискванията на Методическия кодекс отчитането на каталогизацията се извършва с помощта на отчетната картотека и на каталогизираните фондове. Всъщност значението на картотеката съвсем не се ограничава само с отчетната й функция и с ролята й при планирането на архивни фондове за каталогизиране. Предоставена на разположение на читателите тази картотека би могла да ги ориентира относно обхвата на архивните фондове в каталога като същевременно им даде полезни сведения за това кои от тях са разкрити изцяло и кои частично(29). По този начин отчетната картотека може да се превърне в полезен спомагателен справочник към каталога, който да подсказва на читателите в кои други справочници освен в каталога ще трябва да търсят нужната им информация.
Последен по ред (но не и по значение) в тази статия е проблемът за попълването на каталозите с фишове. Всъщност този проблем е свързан преди всичко със самото създаване на систематичните каталози, но косвено засяга също така и тяхното усъвършенстване, защото в крайна сметка има за цел увеличаване на техните информационни възможности. На практика от качеството и темповете на попълване на каталозите с фишове зависи в най-голяма степен осъществяването на основната идея, заложена в тях — те да се превърнат в универсални справочници за съдържанието на съхраняваните архивни документи. Във връзка с това неведнъж вече е посочвано, че темповете на попълване на каталозите с фишове са твърде ниски и изостават значително от темповете на комплектуване на архивите с документи(30). Проучването на количеството на новосъставяните фишове и на новокомплектуваните документи в държавните архиви(31) действително потвърждава този извод. Според резултатите от това проучване средният годишен обем на новосъставяните фишове за последните пет години е 127 000 броя. Същевременно през този период всяка година на държавно съхранение са приемани средно по 150 000 архивни единици(32). При такова съотношение между обема на съставяните фишове и обема на приеманите архивни единици е ясно, че само със собствените ресурси на държавните архиви, които количествено са твърде ограничени, много трудно може да се очаква в недалечно бъдеще систематичните каталози да се приведат в един относително завършен вид, т. е. да обхванат основния обем от съхраняваната в архивите информация по въпросите, включени в техните класификационни схеми.
Невисоките темпове на попълване на каталозите с фишове отдавна е във вниманието на архивистите и явно те именно са предизвикали появата на идеята за целите на каталогизирането да се използва също и труда на изследователите, работещи в читалните зали на архивите(33). Безспорно такава идея е привлекателна, но за да може да се осъществи, би трябвало преди всичко да се намери подходящ начин, чрез който да бъде използван изследователския труд. Архивистите, лансиращи идеята, предлагат това да става като на основата на именните картони на читателите се разкриват архивните единици, които те са ползвали по дадена тема и по тоя начин да се попълва систематичния каталог(34). В това предложение обаче, не е взето под внимание обстоятелството, че за да се реализира то е нужно архивистите да разполагат с данни за това кои от използваните от даден изследовател документи са били адекватни на неговото търсене или пък изобщо са представлявали някакъв интерес за него. А тези данни могат да бъдат получени единствено от самите изследователи. Наред с това в такова предложение има и една чисто морална страна, която не би трябвало да се пренебрегва. Става дума за това, ако подобен начин на работа се възприеме и започне да се практикува в работата на архивите дали с него няма да бъдат накърнени «авторските права»(35) на изследователите. Не бива да се забравя, че в резултат на богатия си опит, висока ерудиция, добро познаване на определена проблематика и др., мнозина от изследователите често се явяват всъщност «първооткриватели» на ценна архивна информация по дадена тема. Тъкмо по тази причина възниква въпросът има ли архивистът моралното право да привежда в известност (като отразява в справочния апарат на архива) открита от някой изследовател архивна информация, преди самият изследовател да е използвал тази информация. В тази посока на мисли, изглежда по-полезно би било да се търси сътрудничеството от страна на изследователите, за да може действително да се използва огромния обем от т. нар. информация за информацията, естествено създавана от тези изследователи при работата им с архивните документи. Информацията разбира се, може да бъде използвана не само за попълване на систематичните каталози, но и на другите архивни справочници. Навярно си струва да се помисли за създаване на някаква организационна форма за сътрудничество, при което изследователите биха предоставяли на архивите такава информация с цел попълване на техния научно-справочен апарат. Сътрудничеството между изследователите и архивите би могло да се организира на договорна или някаква друга взаимноизгодна основа, като в замяна на предоставяната информация изследователите биха могли да получават някакво възнаграждение (например под формата на хонорар) или да ползват определени улеснения — безвъзмездно получаване на необходимите им ксеро- или фотокопия, извънредно (експресно) изпълнение на техните поръчки, и пр. Задължително условие при такова сътрудничество, естествено трябва да бъде предоставяната информация да не е отразена до тоя момент в систематичния каталог или в другите справочници на архива, или да представлява необходимо и полезно допълнение към частично отразена вече информация.
* * *
Засегнатите върху тези няколко страници въпроси представляват част от широкия кръг проблеми, свързани с усъвършенстването на систематичните каталози. Тези въпроси подсказват някои от трудностите, които ще трябва да бъдат разрешени в процеса на това усъвършенстване.
Като цяло за осъществяването на задачата за усъвършенстване на каталозите би било полезно да се проучи и очертае по възможност цялостния кръг от проблеми на усъвършенстването, както и изобщо на систематичните каталози. Точно в тази посока изглежда най-възможно да се добие вярна и точна представа за този труден процес, както и да се осигури вземането на оптимални решения при неговото планиране и методическо осигуряване.
Анкета
Във връзка с нуждите на научноизследователската и методическата дейност и по-конкретно с необходимостта от проучване на проблемите, свързани с усъвършенстването на систематичните каталози, през май 1989 г. Главно управление на архивите проведе анкета в системата на държавните архиви. За целта в управлението и в тридесетте държавни архиви бяха раздадени 111 комплекта анкетни листове, от които бяха попълнени и получени обратно 96 комплекта.
Въпросникът за анкетата бе подготвен в Научноизследователската лаборатория по архивознание и документознание и съдържа 28 въпроса. Получените отговори на тези въпроси са твърде полезни тъй като дават възможност да се събере и анализира интересна информация по проблемите на систематичните каталози.
Тук се предлагат отговорите на тринадесет от въпросите, които навярно ще представляват най-голям интерес за архивистите.
Въпрос: Посочете приблизителния брой на фишовете в систематичния каталог на Вашия архив (отделно за двете епохи).
«К» епоха: 30 000; 17 000; 27 000; 7400; 16 000; 24 000; 16 000; 40 000; 40 000; 20 000; 12 000; 60 000; 35 000; 30 000; 38 000; 60 000; 150 000; 15 000; 15 000; 39 700; 16 100; 56 000; 20 000; 13 000; 102 000.
«С» епоха: 70 000; 22 000; 31 000; 33 000; 22 500; 27 400; 68 000; 30 000; 65 000; 40 000; 55 000; 20 000; 45 000; 57 000; 50 000; 20 000; 70 000; 25 000; 20 000; 21 500; 14 350; 29 000; 44 000; 12 000; 150 000; 33 500.
Забележка: Специалистите от три държавни архива са посочили общия брой на фишовете за двете епохи: 1) 23 000; 2) 60 900; 3) 70 000.
Въпрос: Какви са наблюденията Ви по използването на каталога от читателите (отделно за двете епохи).
Използва се често — 1.
Използва се — 10.
Много читатели използват систематичния каталог, за да открият интересни теми — 1.
Използва се рядко, слабо, сравнително рядко, непълноценно, минимално, недостатъчно, частично, недостатъчно интензивно, нерационално, неефективно — 41.
Не се използва — 5.
Около 30% от читателите ползват систематичния каталог — 1.
Използва се, но читателите не намират нужната информация, която в действителност се съдържа в документите — 2.
Използва се по-често при търсене на документи за събития и лица, и по-рядко при научно изследователски разработки — 1.
Специалистът, който обслужва читателите, си помага чрез систематичния каталог, за да ги улесни при намиране на информация по съответните теми. Много читатели използват систематичния каталог, за да открият интересни теми.
СК се използва главно от читатели, които работят по определена тема (предимно студенти, ученици, научни работници) — 2.
СК се използва за първоначално насочване на читателя към архивните фондове (особено при научноизследователски разработки) — 1.
СК е ценно помагало за специалистите от архива при осъществяването на популяризаторски мероприятия — 2.
Ползването на СК от специалистите в архива е ежедневно. — 1.
СК се използва ефективно от специалистите в архива — 1.
Инвентарните описи се използват по-често от СК. — 1.
Въпрос: Нуждае ли се систематичният каталог в архива Ви от усъвършенстване?
Да — 72.
Не — 7.
Частично — 1.
СК е вече усъвършенстван — 2.
Въпрос: От какво е предизвикано усъвършенстването?
Лошо изготвени, неправилно съставени, остарели фишове: некачествени фишове (с непълни реквизити и анотации, с различен формат) — 11.
Неточни, непълни, неправилни искови данни — 15.
Актуализиране на искови данни на документи от вторично (допълнително) обработени архивни фондове и на документи от преработени инвентарни описи — 6.
Непълни, неточни, неясни и неотговарящи на съдържанието на документите анотации; анотации, неотговарящи на изискванията на Методическия кодекс; неточност на информацията върху фишовете — 17.
Ръкописни фишове (които по-трудно се разчитат) — 8.
Разместени фишове — 3.
Неправилно класирани (подредени) фишове — 5.
Поради промяната в методическите изисквания и в Единната схема за подреждане на фишовете в систематичните каталози — 20.
Редактиране на фишовете — 8.
Неправилно индексиране — 7.
Корекция на фишовете — 1.
Фишовете не отразяват ценна информация, която в действителност се съдържа в документите — 1.
Поради продължителното време на изграждане на СК — 1.
Поради съставянето на анотациите от различни специалисти — 2.
Фишовете се разнасят еднозначно по субективната преценка на сигниращите — 1.
Липсват препратки между разделите — 1.
Наличие на фишове с малоценна и повтаряща се (дублетна, еднаква) информация — 18.
Прекалено раздробена информация — 1.
Архивни фондове, които са обработени след каталогизация — 1.
Разностилие на анотациите — 1.
Дублиране на фишове (в едно и също деление) — 2.
Разделяне на формалната от съществената характеристика — 3.
Съмнения за неточна информация — 2.
Необходимост от привеждане на СК във вид, удобен за автоматизирано търсене — 1.
Натрупване на много фишове в разделите, което затруднява тяхното подреждане; големият масив от фишове; информационната претовареност на СК — 7.
Поради непрекъснатото вмъкване на нова информация (нови фишове) — 2.
Поради неотбелязването на датата и вида на документите, описани върху фишовете — 2.
Поради отчисляването на фишове за документи от архива които са предадени на друг архив — 1.
Поради отчисляването на фишове, съдържащи описание на документи, които липсват (открити липси при паспортизацията) — 4.
Необходимост от обединяване на фишове с еднородна информация (съставяне на групови фишове) — 7.
Непълно са отразени каталогизираните архивни фондове и архивни единици — 1.
Поради трудности при използуването на СК — 1.
Поради активното читателско търсене — 1.
Поради нуждите на издаването на справочници — 1.
Поради необходимостта от детайлизиране на отделните раздели — 1.
Нужно е да се изготвят дублетни фишове — 1.
В този му вид може би няма смисъл от съществуването на СК — 1.
Поради промените в живота на обществото (нови явления, събития, информация) — 1.
Поради лошото физическо състояние на някои фишове — 3.
СК е историографски остарял — 1.
Въпрос: Предприемано ли е през последните три години усъвършенстване на систематичния каталог?
С «ДА» са отговорили специалистите от 27 държавни архива. С «НЕ» са отговорили специалистите от 3 държавни архива.
Въпрос: В какво се е изразявало усъвършенстването? (посочете конкретни дейности):
Преглед на фишове — 1.
Обединяване на фишове; съставяне на групови анотации — 32.
Преглед (проверка) на анотации — 7.
Пресъставяне, актуализиране, редактиране, прередактиране, корекция, усъвършенстване на анотации — 39.
Редактиране, прередактиране, пресъставяне на фишове — 19.
Отстраняване (прочистване) от СК на фишове с неверни искови данни и неточни анотации — 6.
Премахване, изваждане, отделяне, отстраняване унищожаване на фишове с невярна и неценна (несъществена, маловажна) информация, и на неправилно съставени фишове — 19.
Проверка, уточняване, актуализиране и поправка на исковите данни; сверяване на неговите данни с документите — 34.
Сверяване на неясно съставени анотации с архивните документи; отделяне на фишове със съмнителна достоверност на информацията и сравняването им с документите — 4.
Допълнително разкриване на съдържанието на документите; допълване на усъвършенстваните раздели с нови фишове (от допълнително разкрити архивни фондове) — 5.
Уточняване на датата и мястото на събитието, и на документа, както и на вида на документа — 2.
Проверка, поправка (корекция) на индексирането; преиндексиране (пресигниране) — 40.
Преписване на фишовете на машина — 21.
Преглед на разделите за неправилно подредени фишове; преподреждане на неправилно подредени фишове — 20.
Отстраняване на дублиращи се фишове (фишове с ненужно дублирана информация) — 10.
Проверка на съдържащата се във фишовете информация — 8.
Отстраняване на грешки, неточности и пропуски, подобряване на качеството на фишовете — 5.
Подмяна на физически износените фишове — 3.
Сравняване на всички фишове с документите — 4.
Допълване на някои реквизити — 1.
Разкриване на нови рубрики при натрупване на голям брой фишове в дадени разлели — 1.
Поставяне на разделители между подрубриките при натрупване на голям брой фишове в някои дялове — 1.
Изваждане от СК на фишове, описващи съдържанието на отчислени или липсващи документи — 5.
Подобряване на вътрешната организация на СК — 3.
Въпрос: С какви трудности е било съпроводено то:
Липса на достатъчно работно време — 3.
Работата по усъвършенстване на СК е много обемна и трудоемка дейност — 5.
Дейностите при усъвършенстването са доста разнообразни по вид, с различна трудоемкост и не подлежат на реално обвързване с време в плановете — 3.
Поради необходимостта от повече време за извършване на необходимите справки — 1.
Много време за редактиране на фишовете — 1.
Много време за съставяне на дублетни фишове за географския и именния каталози — 1.
В бъдеще трябва да се планира повече време за усъвършенстването на СК — 1.
За усъвършенстването на СК се губи повече време, отколкото за ново каталогизиране; в някои случаи е по-добре да се пристъпи към ново каталогизиране — 5.
Понякога се налага ново разкриване на документите и съставяне на нови анотации — 1.
Необходимост да се сравняват фишовете с документите (което е свързано със затруднения — поради промените, направени при допълнителна обработка на архивните фондове; поради нуждата от изваждане на документите от архивохранилището) — 23.
Невъзможност исковите данни на всеки фиш да бъдат сверени с документа — 1.
За преписването на фишовете на машина се губи много време — 4.
Поради големия брой фишове отпреди 15–20 години, съставени според стари изисквания и с неуточнено съдържание (нуждаещи се от корекции) — 2.
При обединяването на «единични» фишове в »групови» — 4.
При определяне на фишове с малоценна информация — 1.
Поради недатирани документи и при непосочени автор и адресат — 2.
Поради промяна на индексирането на някои фишове и прехвърлянето им от един раздел в друг — 2.
Поради необходимостта от проучване и запознаване с фишовете във всяко деление на даден раздел, и на вътрешната връзка между тях — 1.
Поради усъвършенстването и пресъставянето на инвентарните описи; поради липсата на преводни таблици в новообработените инвентарни описи и загубата на много време за издирване на разкритите документи — 6.
При несъответствие на исковите данни фишът е неизползваем и информацията върху него практически се губи — 4.
Неточности при разкриване на съдържанието на документите — 2.
Неверни (неточни) искови данни — 2.
Липса на искови данни — 2.
Непълни и неточни анотации — 2.
Анотирани маловажни въпроси — 2.
Повтаряща се информация — 2.
Нечетливи почерци (при ръкописните фишове) — 2.
Нестандартност на фишовете — 3.
Необходимост от изготвяне на нови (допълнителни) разделители — 3.
Не е имало трудности — 2.
Въпрос: Използвани ли са някакви критерии при определянето на последователност за усъвършенстване на разделителите?
С «ДА» са отговорили специалистите от 18 държавни архива. С «НЕ» са отговорили специалистите от 3 държавни архива.
Въпрос: Какви са тези критерии?
Задачите по издателската и информационната дейност на архива — 17.
Усъвършенстването на инвентарните описи; фишовете за съдържанието на документи от архивни фондове, които са претърпели вторична обработка — 7.
По реда на разделите в Единната схема за подреждане на фишовете — 17.
Значимост, ценност, актуалност на информацията в разделите — 6.
Най-пълно разкритите раздели; обемът на фишовия масив на разлелите — 6.
Степен на използване на разделите (най-напред се усъвършенстват най-често използваните) — 27.
Разделите, в които при използването на СК са забелязани грешки и недостатъци — 3.
Най-нуждаещите се от актуализация раздели — 3.
За епохата на капитализма — значимост на темата. Впоследствие пролича необходимост от преглеждане на всички раздели. Ето защо за социалистическата епоха започнахме по реда на разделите в Единната схема(36) — 1.
Вариантите са в зависимост от конкретните условия. Усъвършенстването на СК не бива да се шаблонизира и унифицира — 1.
Въпрос: Посочете конкретните дейности, които се извършват и предстоят да бъдат извършени при усъвършенстването.
Отговорите на този въпрос съвпадат с отговорите на въпроса «В какво се е изразявало усъвършенстването?». Ето защо тук (по-долу) се посочват само онези отговори, които не се повтарят.
Изваждане на дублирани в едно и също деление фишове — 1.
Подреждане в СК на готовите, но все още неподредени фишове — 3.
Детайлизиране на разделите — 1.
Изготвяне на препратки към други раздели — 1.
Редно е да получим указанието на ГУА за усъвършенстване на СК и тогава да работим по плана — 2.
Необходимо е да се извърши цялостна ревизия на СК — 1.
Въпрос: Необходими ли са допълнения към двете части на Единната схема за подреждане на фишовете в систематичните каталози?
Да — 50.
Не — 13.
Малки допълнения — 1.
Въпрос: Какви да бъдат тези допълнения?
Да се актуализира Единната схема във всеки държавен архив конкретно (в зависимост от съхраняваната информация) — 1.
Оформяне на нови деления с оглед на новоразкрита информация — 1.
Детайлизиране, разширяване, допълване на някои деления — 29.
Създадените вече в различни държавни архиви допълнителни (нови) подрубрики да се уеднаквят за цялата страна —1.
Да се разработи схема за периода на Възраждането — 2.
Да се актуализира ч. III на Единната схема — 1.
Необходими са допълнения към ч. III на Единната схема примерно на всеки 5 години — 2.
Необходими са пояснения към Единната схема — 1.
Единната схема да позволява автоматизирано търсене на информация — 2.
Да се извърши анкета сред всички архиви, като Единната схема се предостави за мнение и допълнение и на читатели в централните и местни държавни архиви. Сред анкетираните читатели да има представители на основни клонове на познанието — историци, литератори и др. Резултатите от анкетата ще покажат необходимите корекции — 1.
Да се разработят схеми за деление, които съдържат голямо количество фишове — 1.
Необходимо е двете части на Единната схема да се огледат детайлно от комисия, в която да участват не само научните сътрудници от HИЛАД и специалисти от Централните държавни архиви, а и по един специалист от всеки държавен архив. Тази комисия трябва да прецени всички предложения за допълнения и изменения — 1.
Нужно е непрекъснато усъвършенстване на Единната схема — 1.
Детайлизацията на деленията да се извършва чрез консултации с научни работници и ръководни кадри в съответната сфера на дейност, а също и чрез проучване на литературата, и на самата архивна документация — 1.
За детайлизиране на деленията би могъл да се използва и класификаторът на архивните фондове — 1.
Необходимо е да се изработят предметни показалци за по-бързо и точно намиране на информацията — 1.
Допълненията трябва да отразяват измененията в нашия обществено-политически, икономически и духовен живот — 1.
Свобода за създаване на подрубрики съобразно спецификата на архива — 2.
Не са нужни допълнения. Нужно е намаляване на броя на разделите (подразделите). Прекаленото раздробяване води след себе си съставянето на многобройни, слабоинформативни и ненужни сведения — 1.
Въпрос: Как виждате бъдещето на систематичния каталог?
СК има своето място в информационната и популяризаторска дейност на архивите, особено в работата по определени теми — 2.
Нужен справочник за бързо намиране на информация по определена тема — 1.
Като справочник с определено място в системата на НСА систематичният каталог заслужава от страна на архивите повече внимание, за да може на практика да изпълнява своето предназначение —1.
Основен източник за търсената от читателите документална информация — 1.
СК е важен и ценен справочник — 1.
СК трябва да съществува — 2.
СК е необходим — 1.
Абсолютно необходим е — 2.
Абсолютно необходим като основен справочник, допълващ инвентарните описи. Заедно с останалите каталози той е важен елемент в цялостния НСА на архива — 1.
СК е особено необходим на специалистите, които издават тематични каталози — 1.
Засега в традиционната си форма СК е все още необходим — за самите архивисти, за издателската дейност и краеведските проучвания — 1.
СК е доказал своите възможности и необходимост, особено за държавните архиви по места — 1.
Един добре изготвен СК е чудесно помагало за потребителите на информация, тъй като инвентарните описи, колкото и подробни да са те, не могат да насочат към онези документи, които интересуват изследователя. Сводните каталози, изготвяни от ГУА включват едва 8–10% информация изпратена от държавните архиви. Отпечатването на своден каталог закъснява с няколко години от момента на търсенето, т. е. предлагането изостава от търсенето — 1.
СК има бъдеще. Да се полагат грижи за използването му от читателите — 1.
СК има бъдеще в архивите и те много ще загубят, ако се откажат от него. Този справочник ни е крайно необходим и без него не бихме намирали бързо информация по конкретен въпрос — 1.
СК не може да се замени от издаваните справочни материали, защото те отразяват ограничен брой документи — 1.
Обогатен, даващ изчерпателна информация за наличните документи, той да се превърне в основно справочно средство в архива — 1.
Значението на СК ще нараства с нарастване на научните интереси у хората — 1.
На този етап СК се нуждае преди всичко от усъвършенстване — 1.
Да се даде превес на неговото усъвършенстване — 1.
Да се усъвършенства — 6.
Задължително усъвършенстване — 2.
Усъвършенстване на структурата на СК — 1.
Да се повиши качеството на СК — 2.
Едновременно с разкриването на документите да се извърши актуализация и усъвършенстване на СК (най-вече за епохата на капитализма), като се усъвършенства и Единната схема — 1.
Усъвършенстване на Единната схема — 1.
Привеждане на описанието в съответствие с изискванията на Методическия кодекс — 1.
Да се разкрива пълно съдържанието на документите по темите — 1.
Все по-пълно разкриване на наличните архивни фондове и отразяването им в СК — 1.
Винаги да се извършва пълно разкриване на фондовете — 1.
Нужно е да се обработи натрупаният през последните години фишов масив в архива и да намери мястото си в СК — 2.
Решаващ фактор при разкриването на документите и при усъвършенстването на СК да бъде качественият, а не количественият, като се даде възможност архивите самостоятелно да решават кои архивни фондове и в каква последователност да се каталогизират, от кои епохи и по какви теми, тъй като за различните архиви възможностите за търсенето на информация, кадровото осигуряване за тази дейност, са различни — 1.
Да се даде възможност за по-голямо творчество при работата със СК в различните държавни архиви — 1.
Опростяване на СК (т. е. фишовете да са насочващи) — 1.
Фишовете в СК да насочват читателя към архивни материали, съдържащи ценна и същевременно скрита информация — 2.
СК изграден на окрупнена и опростена схема с по-малък брой фишове — 1.
Да се фишира само по теми — 1.
Да се фишира само тематично, а не стихийно — 1.
Премахване на грешки при фиширането — 1.
Да се избягва дребнотемието — 1.
Предоставяне на информация за СК (като структура и съдържание) за читателите с цел улесняване на използването му като най-ценен справочник в архива. Тази информация може да бъде в печатен или друг целесъобразен вид — 1.
Да продължи попълването на СК в две направления: 1) разкриване на документите по всички теми за определени периоди; 2) разкриване на всички документи по определени теми. Т. е., сегашните направления, чрез които се попълва СК — 1.
Да се ускори попълването на СК — 4.
Да се обогатява непрекъснато с нова информация — 1.
Да не се възлага тематично разкриване на новопостъпили архивисти, които са без опит и нямат никаква представа от архивна работа. По добре да обработят архивен фонд, за да добият представа за него, за архивните единици, класификации и т. н. — 1
СК ще служи на част от читателите, но съвместно с инвентарните описи — 1.
Само в най-тясна връзка с инвентарните описи. В СК трябва да се разкриват документи от управленски характер, а за останалите да се правят съвместни препратки в двата справочника. В резултат ще се постигне: 1) намаляване на броя на фишовете, стегнатост и информативност на СК и описа; 2) повишаване на интензивността на търсене; 3) намаляване на необходимото работно време — 1.
Усилията на архива да се насочат към усъвършенстване на инвентарните описи — 1.
Да се обърне повече внимание на инвентарните описи, които също не са на необходимото ниво — 1.
Да се усъвършенстват инвентарните описи — 5.
СК е необходим на специалистите в архива — 3.
СК се използва от по-тесен кръг читатели, научни работници, общественици — 1.
Подокументното каталогизиране няма да успява да отразява в достатъчен процент съдържанието на съхраняваните в архива документи — 3.
СК не изпълнява предвидените му функции: 1) Информацията в него не е адекватна на информацията, съдържаща се в документите на архива. 2) Подробното анотиране на документите, както и тяхното детайлизиране, води до голям обем фишове по даден въпрос и е изключително трудно да се обхванат, прегледат и подберат материалите. 3) Често анотацията във фиша ни подвежда относно информационната стойност на документа. 4) По чисто физически причини информацията, съдържаща се в СК, непрекъснато изостава от информацията съдържаща се в архивния масив — 1.
Каквито и усилия да положим за усъвършенстването му, няма да има такъв брой потребители, който да оправдае съществуването му и времето, вложено за усъвършенстване — 1.
Не е необходимо да се влагат време и средства за попълване и актуализиране на СК, тъй като се използува съвсем рядко. Освободените възможности да се използват за усъвършенстване на инвентарните описи — 3.
На сегашното ниво няма да изпълнява предназначението си — 1.
Няма да може да обхване всички въпроси, интересуващи читателите — 1.
Липсва съответствие между вложения труд и време, и мотива за разработката му — 1.
Нецелесъобразно е съществуването му, при положение, че няма потребител — 1.
Да не се отделя много време за него — 2.
Картотечната форма на СК е неефективна и нерационална — 1.
Печатните каталози са предпочитани от читателите и от архивистите, защото относително пълно и на едно място показват наличните документи в архива по дадената тема, докато СК дава тази информация в множество други раздели и подраздели — 1.
Практически печатните каталози са по-удобни за читателите от СК — 1.
Фишовете, включени в периодично издаваните печатни каталози да се изваждат от СК като той продължава да се попълва само с нови фишове по съответната тема. На мястото на извадените фишове могат да се правят препратки към печатното издание — 1.
Да се съсредоточи вниманието върху публикуването на тематични каталози — 3.
При разработване на определени теми да се правят фишове за тематичен каталог и описите да се изготвят с по-малки по обем архивни единици и с по-разширени заглавия — 1.
СК е перспективен най-вече във връзка с автоматизацията на архивните процеси. Информационната (компютърна) техника се развива с по-големи темпове от възможностите ни да я задоволим със систематизирана (обработена) информация. Това в близките няколко години ще ни изправи пред «информационен глад (вакуум)» — 1.
За всички по-важни теми да се издават печатни каталози за информиране вън от архива — 1.
СК може да има бъдеще само при умело обвързване с автоматизираното търсене на информация — 3.
Да се даде превес на подготовката му за въвеждане в изчислителна техника — 1.
Да се приспособи за автоматизирано търсене на информация — 2.
Автоматизиране на приоритетни раздели и изграждане на междуархивни интегрирани бази данни — 1.
Чрез автоматизирането на справочниците ще се стигне до нови справочници, които ще обединяват описи и СК — 1.
В автоматизацията — 5.
Напълно автоматизиран — 4.
Автоматизиран (чрез използване на компютър) — 2.
Цялата информация, съдържаща се в документите да се използва чрез компютър — 3.
При всички случаи техниката трябва да облекчи търсенето на информация — 1.
Машинна обработка на информацията — 1.
Евентуалното му автоматизиране — 1.
Единна информационно-търсеща система — 2.
Възможно е да отпадне необходимостта от СК при въвеждане на компютризация — 1.
Систематичните каталози да останат като вътрешноархивни справочници, които да се попълват само от фишове за тематични печатни каталози и евентуално от фишовете, възникващи в хода на научно-техническата обработка на фондовете. Като справочник на ниво документ СК да бъде заменен от тематични печатни каталози и от фишови азбучни и географски каталози. Да се помисли за разширяване на анотациите в инвентарните описи — 1.
В ЦДТА систематичният каталог е извън вниманието на потребителите, тъй като разделите не отговарят на интересите им. Предимство имат тематичните каталози и картотеките на обектите и изделията — 1.
Създаване на материално-технически условия за реализиране на информационните му качества — 1.
Определяне на приоритетните теми и проблеми за цялата страна и по места, по които теми ще се разкриват документи — 1.
Въз основа на посочените тук отговори на въпроси от анкетата могат да се направят някои интересни обобщения и изводи.
Преди всичко, прави впечатление броят на фишовете в систематичните каталози на отделните държавни архиви. Оказва се, че той е доста различен за всеки архив и се движи в границите от 23 000 до 220 000 фиша. За централните архиви в границите от 100 000 до 200 000, а за местните архиви в границите от 23 000 до 100 000. За провинциалните архиви преобладава числото 50 000. В известен смисъл този брой косвено отразява количеството и значението на фондообразувателите на всеки архив, и съответно на мястото и значението на самия архив в системата на държавните архиви. От двадесет и седемте държавни архива, които комплектуват архивни документи, както за капиталистическата, така и за социалистическата епоха, в шестнадесет архива броят на фишовете за документи от социалистическата епоха надхвърля (средно с 41%) броя на фишовете за документи от капиталистическата епоха. В осем архива състоянието на нещата е противоположно, т. е., броят на фишовете за документи от епохата на капитализма превишава броя на фишовете за документи от социалистическата епоха (средно с 40%). Според тези данни в не по-малко от 59% от държавните архиви(37) при отразяване на информацията в систематичните каталози архивните фондове от социалистическата епоха са се ползвали с предимство пред фондовете от епохата на капитализма. Причините за такова предпочитане на архивните фондове от социалистическата епоха, освен в естествения интерес у обществото към най-близкото минало би трябвало да се търсят и в относително по-голямата пълнота на тези фондове в сравнение с фондовете от капиталистическата епоха. Но освен тези причини тук би трябвало да се има предвид също така и въздействието на други два фактора — политическия и идеологическия — под чието влияние, както е известно, в българската историография бе наложена практиката на едно крайно негативно отношение (стигащо до пълно отричане) към голяма част от държавно-творческия, социалнополитическия, стопанския и културния опит и традиции, създадени в България след Освобождението до 9. IХ. 1944 г. Предимството на архивните фондове от социалистическата епоха при отразяване на архивната информация в систематичните каталози, оставя впечатление за известно пренебрегване на съхраняваните в държавните архиви документи за шестдесет и шест годишния период в българската история от 1878 до 1944 г., който по своето значение в никакъв случай не е по-малко интересен за изследователите от периода след 9. IХ. 1944 г. до днес. В тази посока на мисли би било естествено информацията, съдържаща се в архивните фондове от двете епохи да се разкрива в систематичните каталози (пък и в другите архивни справочници) равностойно, без да се принизява значението на архивните фондове от едната епоха.
На основата на отговорите от анкетата може да се пресметне общия брой на фишовете в систематичните каталози в тридесетте държавни архива. Този брой е приблизително 2 128 000 фиша (към 31 май 1989 г.). Като се знае този брой и се сравни с общия брой на съхраняваните документи (измервани в архивни единици), който възлиза на 4 472 270 архивни единици(38), би могло да се добие известна представа за съотношението на разкритите в систематичните каталози архивни документи спрямо съхраняваните в архивните документи. Представата за това съотношение, разбира се, е съвсем приблизителна(39) защото се създава чрез обикновено съпоставяне на броя на фишовете в систематичните каталози и на броя на архивните единици, които се съхраняват в учрежденските архивни фондове. Приблизителният характер на тази представа обаче, не намалява нейното значение, тъй като поне досега такава представа, отнасяща се до системата на държавните архиви като цяло (а не само за отделен архив) за обема на отразената в техните систематични каталози архивна информация, не е създавана.
Твърде показателни за състоянието на систематичните каталози са отговорите на въпросите за тяхното използване от читателите, както и за необходимостта от усъвършенстването им. Около 74% от анкетираните архивисти смятат, че използването на каталозите от читателите е слабо, недостатъчно интензивно, неефективно, непълноценно и т. н. Необходимостта от усъвършенстване на каталозите е потвърдена от около 91% от архивистите. Колкото до причините, които предизвикват усъвършенстването, според отговорите те биха могли да се представят в следния обобщен вид:
— необходимостта от допълване на класификационните схеми на каталозите, (което значи на Единната схема);
— наличие на фишове, които не отговарят на съвременните методически изисквания (фишове с неточни, непълни и неясни описания на документите, както и неправилно или неточно индексирани и подредени фишове);
— наличие на ръкописно попълнени фишове и на фишове в лошо физическо състояние, които затрудняват използването на каталозите;
— наличие на неправилно дублирани фишове;
— необходимост от «детайлизиране» на някои структурни деления поради натрупването в тях на голям обем фишове;
— наличие на фишове с описания на документи от архивни фондове, претърпели допълнителна обработка или от усъвършенствани и пресъставени инвентарни описи;
— наличие на фишове с описания на липсващи или предадени за съхранение в друг архив документи;
— трудности при използването на систематичните каталози от читателите.
Независимо от липсата на методическо указание, регламентиращо този процес, до 31 декември 1988 г. в 90% от държавните архиви е било предприемано усъвършенстване на систематичните каталози, което във всеки отделен архив е обхващало различни видове дейности. Тези дейности са се изразявали в следното:
1. Преглед на фишовете с цел проверка на физическото състояние, подреждането и индексирането им, както и проверка на описанията на документите.
2. Премахване на съществуващите грешки, неточности и недостатъци чрез редактиране на фишовете и сверяване (при нужда) на описанията със самите документи.
3. Преписване на ръкописните фишове на пишеща машина.
4. Отстраняване на неправилно дублирани фишове.
5. Подмяна на физически износените фишове.
6. Изваждане от систематичните каталози на фишове, описващи съдържанието на отчислени или липсващи документи.
7. Допълване (при необходимост) на схемите за подреждане на фишовете; детайлизиране на структурни деления с голям обем фишове.
8. Подреждане на систематичните каталози на съставените, но все още невмъкнати фишове.
9. Обединяване на фишове, съдържащи информация по един и същ въпрос и съставяне на т. нар. групови фишове.
Основните трудности, с които е било съпроводено усъвършенстването на систематичните каталози, са свързани преди всичко с неговото планиране. Поради разнообразието, сложността и големия разход на време за извършване на дейностите по усъвършенстването, често планираното работно време се е оказвало недостатъчно. Явно в бъдеще ще бъде необходимо планирането на процеса на усъвършенстване на каталозите да се извършва много прецизно като се предвиди по възможност и повече, работно време. Наред с проблема за планирането, някои архивисти поставят (и то с основание) въпроса да им бъде предоставено методическо указание за усъвършенстване на систематичните каталози, за да може този процес да се извършва нормално и правилно.
Според отговорите на анкетата, при определянето на последователността на усъвършенстване на разделите мнозинството архивисти (54%) са използвали като признак «степента на използване на разделите» като най-напред са започвали усъвършенстване на най-често използваните раздели. Някои архивисти пък са се ръководили от следните правила: последователността на усъвършенстване на разделите се определя от задачите по издателската и информационната дейност (34%); най-напред се подлагат на усъвършенстване разделите, които съдържат фишове за документи от усъвършенствани инвентарни описи или от архивни фондове, претърпели вторична обработка (14%); приоритет имат най-големите по количество на фишовете раздели (12%), дава се предимство на разделите, при използването на които са забелязани най-много грешки и недостатъци (12%); най-напред се усъвършенстват разделите с най-ценна, най-значителна информация (12%). Немалка част от архивистите (34%) са посочили, че не са използвали някакви специални признаци за определяне на последователност за усъвършенстване на разделите, а са извършвали и извършват усъвършенстването по реда на разделите в Единната схема за подреждане на фишовете. От признаците, които архивистите са посочили, най-удобен изглежда признакът «степен на използване на разделите». Разбира се, този признак е приложим само при условие, че архивистите са извършвали наблюдения и имат достатъчно точна представа за използването на разделите на систематичния каталог от читателите.
Близо 77% от отговорилите на анкетата архивисти смятат, че Единната схема за подреждане на фишовете са нуждае от допълване. Според тях допълненията към схемата трябва да се правят в зависимост от съхраняваната в архивите информация и да отразяват развитието на цялостния обществен живот, като освен това при необходимост може да се извършва и детайлизиране на някои нейни деления. Предлага се също да се съставят схеми за деления, съдържащи голямо количество фишове, да се изработят предметни показалци за по-бързо и точно намиране на информацията, и да се уеднаквят за цялата страна някои допълнително създадени вече подрубрики в различни държавни архиви. Някои архивисти смятат, че е необходимо Единната схема да се усъвършенства по такъв начин, че да дава възможност за автоматизирано търсене на информация, а също така изтъкват необходимостта да се дават пояснения към схемата, които да улеснят читателите при използването на каталога, както и необходимостта от осигуряване на възможност всеки архив самостоятелно да създава подрубрики съобразно спецификата на съхраняваните документи.
По въпроса за бъдещето на систематичните каталози отговорите на анкетираните архивисти са силно поляризирани. Част от архивистите (около 26%) смятат, че систематичните каталози са ценни и необходими справочници, които трябва да се развиват и да се превърнат в едни от основните справочни средства на архивите. Според близо 20% от отговорите на този етап систематичните каталози се нуждаят преди всичко от усъвършенстване като едновременно се усъвършенства и Единната схема за подреждане на фишовете. Някои архивисти предлагат също: да се разкрива по-пълно съдържанието на съхраняваните архивни документи; основен показател при разкриването да бъде качеството, а не количеството; планирането и ръководството на каталогизацията да се децентрализира; да се обработи и подреди в каталозите натрупаният фишов масив, който още не е намерил мястото си в тях; да се ускори попълването на систематичните каталози; да се осигури на читателите информация за структурата и съдържанието на каталозите с цел улесняване на тяхното използване.
Приблизително 18% от архивистите смятат, че поради слабото използване на систематичните каталози от страна на читателите, всъщност вложените труд и работно време за създаването, попълването и усъвършенстването им, се оказват неоправдани. Като основания за това твърдение се изтъкват: невисоките справочни качества на каталозите; недостатъчно пълното и точно отразяване върху фишовете на съдържащата се в документите информация; трудностите при използването на систематичните каталози от читателите, поради големия обем на фишовете, както и поради сложната им класификационна схема.
Около 8% от архивистите отдават предпочитание на печатните каталози като по-удобни от систематичните и предлагат вниманието на архивите да се съсредоточи върху подготовката и публикуването на такива каталози. Някои от тези архивисти правят също така предложение систематичните каталози да останат като «вътрешноархивни» справочници, т. е., да не се използват от читателите, а само от архивистите.
Част от архивистите (8%) смятат, че в областта на научно-справочния апарат архивите трябва да насочат основната си дейност не към усъвършенстване на систематичните каталози, а към усъвършенстване на инвентарните описи.
Най-голяма част от архивистите (около 35%) виждат бъдещето на систематичните каталози в тяхното приспособяване за използване чрез средствата на електронноизчислителната техника.
Навярно перспективите в развитието на систематичните каталози (както и изобщо на другите архивни справочници) ще трябва да се търсят именно в тая посока, но засега при сегашната им картотечна форма, е необходимо преди всичко техните информационни възможности да се приведат на едно достатъчно високо ниво, за да могат да отговорят както на изискванията на потребителите днес, така и на изискванията на машинната обработка на архивната информация, която би се осъществила в бъдеще.
Бележки
1. Статията на Хр. Яновски е последвана и от проведена анкета в държавните архиви за усъвършенстване на систематичните каталози. В края Яновски е направил и анализ на анкетата.
2. Маринов. А. Състояние на научно-справочния апарат в ОДА — Пловдив. — АП, 1978, 2, 34–39; Маринов, А. Архивна евристика, архивно търсене и проучване. — АП, 1981, 1, 3–10; Ботева, Д. Сигниране на фишовете при каталогизацията и изграждане на систематични каталози. — АП, 1981, 2, 5–13; Маринов, А. За ефективността на използването на систематичния каталог и другите информационни форми. — АП, 1982, 1, 37–46; Веселинова, Л. Из бележника на архивиста. За тематичното разкриване и още нещо. — АП, 1983, 4, 81–83; Дряновски, Б. Състоянието на систематичния каталог в Окръжния държавен архив във Варна. — АП, 1984, 2, 46–50; Градинаров, С., Б. Глушкова. Усъвършенстване на систематичния каталог за социалистическата епоха във Великотърновския архив. — АП, 1984, 2, 51–55; Димитрова, М. Качеството на каталогизацията и нейните перспективи в Окръжния държавен архив в Шумен. — АП, 1984, 2, 56–59; Крайчева, Ж. Систематичният каталог — усъвършенстване или друг път за решаване на проблема. — АП, 1987, 1, 3–13; Маринов, Ал. Още «за» и «против» систематичния каталог. — АП, 1988, 1, 3–7; По проблемите на систематичните каталози вж. също Научни конференции по архивознание. Т. 4. Материали от Националната конференция «Научно-справочен апарат в архивите и пътища за усъвършенстването му». Ноември 1986 г. С., 1987.
3. Вж. Научни конференции по архивознание. Т. 10, 307–308, 311–312, 319–323, 331–334; Крайчева, Ж. Цит. съч., 3–13; Маринов, Ал. Още «за» и «против»..., 3–7.
4. Корнева, Е. Научно-справочный апарат к документам ЦГА РСФСР. — Советские архивы, 1978, № 3, с. 89.
5. Ткачев, В., Т. Шабанова. Каталогизация документов в госархивах Волгоградской области. — Советские архивы, 1983, № 5, с 57; Хорошева, Т. Система научно-справочного аппарата к документам Государственного архивного фонда СССР. — Советские архивы, 1986, № 5, с. 60; Волкова, И., H. Карпунова. К вопросу о каталогизации документов в государственных архивах — Советские архивы, 1988, № 5, с. 36 и др.
6. Корнева, Е. Цит. съч., с. 89; Ткачев, В., Т. Шабанова. Цит. съч., с. 57; Волкова, И., Н. Карпунова. Цит. съч., с. 37.
8. За усъвършенстването на описите вж. Методическо указание за усъвършенстване и пресъставяне на инвентарните описи. Главно управление на архивите при МС. С., 1988.
9. Корнева, Е. Цит. съч., с. 38.
10. Единна схема за подреждане на фишите в систематичните каталози на държавните архиви. Ч. II и III. С., 1975.
11. Ботева, Д. Цит. съч., с. 9–12; Маринов, Ал. За ефективността..., с. 42.
12. За институцията на регентството вж. Българските държавни институции 1879–1986 г. С., 1987, 278–281.
13. Вж. Минцев, Д. Административно-териториалното устройство на страната и отражението му в организацията и работата на държавните архиви. — Известия на държавните архиви, 1975, кн. 29, с. 26–27.
14. Вж. Държавен вестник, № 126, 4 септември 1934, № 157, 23 юли 1937.
15. Българските държавни институции..., 52–57.
16. Минцев, Д. Цит. съч., с. 27.
17. Николаева, M., А. Федоров. Научно-справочный аппарат в ЦГАНХ СССР. — Вопросы архивоведения, 1965, № 4, с. 33.
18. Трунина, М. Из опыта работы ЦГАНХ по созданию отраслевого каталога. — Советские архивы, 1973, № 5, с. 76.
19. За създаването на такъв справочник вж. Коржихина, Т., Тихачева, Г. Создание каталога по истории государственных учреждений. — Советские архивы, 1975, № 1, с. 53; Логинова, Т. Создание каталога по истории учреждений. — Советские архивы, 1976, № 2, с. 75–76; Корнева, Е. Цит. съч., с. 89.
20. Букарева, Л. Възникване и развитие на научно-справочния апарат в българските архиви.
21. Вж. Хорошева, В. К итогам работы Всесоюзного семинара — совещания по вопросам развития государственного учета документов ГАФ СССР и научно-справочного аппарата. — Советские архивы, 1985, № 4, с. 52; Волкова И., Н. Карпунова. Цит. съч., с. 33.
22. Такива допълнения се налагат поради обстоятелството, че в единната схема за подреждане на фишовете се предвиждат препратки между самите раздели на каталога, но не и между него и другите архивни справочници.
23. Има се предвид, че читателите биха могли да получат по-бързо нужната информация, като използват публикуваните сборници с документи, вместо да поръчват самите документи и да изчакват изпълнението на поръчката.
24. По въпроса за това какви документи могат да бъдат описани върху един фиш вж. Методически кодекс. Ч. 2. С., 1982, 271–272.
25. Пенкова, М. За диференцирания подход при изграждане на систематичните каталози. — Научни конференции по архивознание. Т. 4, с. 100; Маринов, Ал. За ефективността от използването..., с. 42; Дряновски, Б. Цит. съч., с.49; Димитрова, М. Цит. съч., с. 57.
26. Пенкова, М. Цит. съч., с. 100; Колабашев, Д. По някои въпроси на ефективността при каталогизацията. — В: Научни конференции по архивознание. Т. 4..., с. 119; Стефанов, С. По въпроса за усъвършенстване на работата при изграждане на систематичния каталог. — В: Научни конференции по архивознание. Т. 4..., с. 127.
27. За популяризирането на каталога сред изследователите като фактор за повишаване на неговата ефективност вж. Варехова С., Д. Раскин. Роль справочников в использовании документов ЦГИА СССР через читальный зал. — Советские архивы, 1981, № 6, с. 48; Маринов, Ал. За ефективността от..., с. 41.
28. За създаването на подобен справочник вж. Петрова, Г. К вопросу о каталогизации документальных материалов. — Советские архивы, 1973, № 3, с. 80.
29. По този въпрос вж. Павлова, В., Д. Раскин. Информационно-поисковая система ЦГИА СССР и перспективи ее усовершенствования. — Советские архивы 1978, № 3, 92–93; Раскин, Д. Система научно-справочного апарата ЦГИА СССР. — Археологический ежегодник за 1982 год. М., 1983, с. 36.
30. Маринов, Ал. Архивна евристика..., с. 6; Димитрова, М. Цит. съч., с. 58; Пенкова, М. Цит. съч., 100–101; Минцев, Д. По някои въпроси на научната организация на труда при каталогизация на научно-техническата документация. — В: Научни конференции по архивознание. Т. 4..., с. 113.
31. Точният брой на тези документи всъщност е невъзможно да бъде посочен, тъй като отчетът им, както е известно, се извършва по архивни единици. По тази причина тук се посочва броят на архивните единици.
32. Изчисленията са направени въз основа на данните от отчетните доклади за дейността на архивите през периода 1983–1988 г.
33. Вж. Куприянова, H. Одно из средств пополнения научно-справочного аппарата архива. — Вопросы архивоведения, 1964, 4, 41–44; Славова, С., Кл. Жечева, Б. Димитрова, Л. Куфарджиева, Ев. Николова, Л. Евтимова, Ц. Билярски. Научна организация на труда при каталогизацията и информационната дейност. Доклад пред Националната конференция по научната организация на труда при каталогизацията и информационната дейност. Ноември 1977 г. — В: Научни конференции по архивознание. Т. 4., с. 37.
34. Куприянова, H. Цит. съч., с. 42; Славова, С. и др. Цит. съч., с. 37.
35. Понятието «авторски права» тук е използвано условно. Под авторско право в случая се разбира правото на изследователя да включва в научен оборот откритата от него архивна информация по своя преценка, когато сметне за необходимо, съобразно с личните си научни интереси и със служебните си задачи.
36. Под кап. епоха се разбира документацията, създадена до 1944 г., а под соц. епоха, тази която е създадена след посочената година.
37. Точен процент на основата на отговорите от анкетата не може да се изчисли поради това, че специалистите от три архива са посочили общия брой на фишовете за двете епохи.
38. Това число представлява общия брой на комплектуваните архивни единици в учрежденските архивни фондове. В него не е включен броят на архивните единици от личните архивни фондове, спомените и частичните постъпления. Данните са взети от Доклад за дейността на архивите в страната през 1988 г. Главно управление на архивите при Министерския съвет. С., 1989.
39. Точна представа за това съотношение би могла всъщност да бъде получена само чрез сравняване, от една страна, на абсолютния обем на съдържащата се в архивните документи ценна информация (която би трябвало да бъде отразена в систематичните каталози), и от друга страна, на абсолютния обем на действително отразената в тях информация. Такова сравняване засега обаче не е възможно, тъй като не съществува някаква мерна единица, която би позволила да се пресметнат тези абсолютни стойности.