Архивната дейност във Финландия 1990–2002 г.(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Хартмут Бикелман

Дизайн: Давид Нинов

София, 2010

Общественото и политическото развитие в края на XX век оставя явни следи и във финландското архивно дело. Падането на «желязната завеса» открива нови възможности за контакти с Източна Европа, за което спомагат широко наблюдаваните в Европа изменения на обществените, икономическите и технологичните условия, предпоставка за по-продуктивно общуване с финансовите и човешките ресурси и за нови форми на работа и комуникации. Въпреки че под влиянието на стремителното развитие, особено в информационните технологии, международните стандарти добиват по-голяма тежест, все пак може да се констатира приемственост в самобитните структури, на които финландският архивен облик дължи своите характерни особености.

Традиционно той е свързан с оживеното сътрудничество между скандинавските държави, което сближава научните интереси на архивистите от Севера и води до редовни специализирани изяви и съвместна експертна дейност, за които списанието Nordisk Arkivnyit («Нордиск Аркивнют») предлага форум за новини и дискусии. Вследствие на това в много случаи в северните страни може да се открият и подобни решения на проблемите.

Международна дейност

С падането на «желязната завеса» за северните архивисти се разкриват нови възможности за контакти със страните от Източна Европа, при което първоначално за Финландия са преди всичко тези с Русия и Естония.

Първите специализирани архивни връзки между Финландия и Балтийските страни датират от 1990 г. Като най-голямо предизвикателство за държавите, откъснали се от Москва, се оказват изграждането на независимо архивно управление и установяването на контакти с демократичните модели на организация и работа. Така на първо място съществува изявен интерес към финландския опит в области като архивно законодателство, методи за регистриране и обработване на документите и технически нововъведения. От 1997 г. на естонското управление на архивите се отпуска финансова помощ под формата на стипендии, които дават възможност ежегодно на двама архивисти за 4–седмични практически занятия в Националния архив на Финландия.

Скоро съвместната архивна дейност с балтийските държави се проявява в общото желание на северните страни и през 1993 г. се провежда първата северно-балтийска среща в Хелзинки. Докато тази среща е насочена към подпомагане на балтийското архивно дело, то организираната през 1999 г. в Херньосанд (Härnösand), Швеция, конференция, е с облик на архивен и исторически конгрес, на който северните и балтийските представители равностойно обменят опит. Оттогава в северно-балтийските връзки цари дух на взаимно партньорство, което също ускорява поставянето на отношенията между Изтока и Запада в архивната дейност на общоевропейска основа.

От 1990 г. се развиват и контактите с Русия, с която съществуват особени исторически връзки — от 1809 г. до 1917 г. Финландия е автономно Велико княжество в рамките на руската държава. Става дума не толкова за основните архивни въпроси, а за историческите връзки и за подобряването на изследователските възможности, ограничени за периода на Съветския съюз, но все пак регулирани чрез спогодба след 1970 г. Подписаният през юни 1992 г. в Хелзинки договор за съвместна работа позволява преди всичко подобрен достъп до архивните документи, с обстойно разглеждане на сроковете за съхранението им и с размяна на архивни документи и копия. С това е определена и рамката за развитие на междудържавното сътрудничество между архиви във Финландия и Русия. Междувременно значително се засилва използването на архивите в граничната зона от изследователи на двете държави.

Освен това е важно да бъдат подобрени научните контакти между Финландия и Русия и да се развият общите исторически връзки. Пример за това е съвместната изложба на централните архивни управления на двете страни (2000–2002) на тема «Културните контакти между Русия и Финландия през XIX и XX век». Междувременно се провеждат и съвместни историко-архивни заседания, в някои случаи с участието на други северни страни.

Държавно архивно управление

Държавното архивно управление на Финландия се характеризира с тясно сътрудничество между Националния архив и седемте провинциални архива. Чрез влезлия в сила от 1 октомври 1994 г. нов архивен закон се засилва централизацията на архивите. В рамките на Националната архивна служба (НАС) провинциалните архиви са подчинени пряко на Националния архив, но те все още разполагат с относително голяма самостоятелност. НАС се ръководи от управителен съвет с председател генералният директор на Националния архив и в него участват представители на министерства, архиви и университети. По този начин държавните архиви са обвързани с управлението и науката.

Провинциалният архив на Аландските острови, които са с автономен статут, не е на подчинение на НАС. Както и преди, Министерството на външните работи, Държавният съвет и Министерството на отбраната поддържат самостоятелни архиви.

Функциите на обединените в НАС институции нарастват значително през последните 15 години, така че архивното управление да може да се справи както с нарастващия обем на постъпващите от администрацията документи, така и с увеличаващия се брой читатели и променените изисквания за използване. Това не винаги е постоянна тенденция и опасението от финансов и човешки дефицит в крайна сметка не настъпва.

Основа на напредъка е обширната съвременна програма за преустройство. Преди всичко от нея се възползва Националният архив, чиято 100–годишна, в стил френски класицизъм величествена сграда през 1990 г. е разширена и реконструирана, към която през 2000 г. е построена и нова сграда. За разлика от тенденцията за архивни нужди да се използват модерни сгради в периферията на градовете, Хелзинки успява да запази Националния архив на постоянно място в центъра на града. Освен това, три от провинциалните архиви се пренасят в осъвременени чрез пристрояване или модернизиране сгради: Йоенсу (Joensuu) (1991), Микели (Mikkeli) (1990, 1998) и Ювяскюля (Jyväskylä) (2000). Като пожелание предстои още модернизирането на провинциалния архив в Хяменлина (Hämeenlinna).

Що се отнася до взаимоотношенията, Националният архив (НА), от една страна, и провинциалните архиви — от друга, са натоварени с близо половината от капацитета на НАС в почти всички сфери. Няколко цифри поясняват това. Докато капацитетът на стелажите през 1990 г. е 132,695 лин. м (НА — 49,536), през 2002 г. той нараства на 187,292 лин. м (НА — 76,840), а обемът на документите от 86,092 лин. м (НА — 38,380) нараства на 105,098 лин. м (НА — 42.537), така че за следващите години съществуват предостатъчни резерви от архивохранилищна площ. Използването на архивни документи (в читателски дни) за същия период се увеличава от 55,104 (НА — 27,152) на 77,935 (НА — 34,811), броят на читателските места — от 306 (НА —112) на 411 (НА—161).

Независимо от липсата на бюджетни средства, НАС също успява да увеличи личния си състав от 256 (НА — 80) през 1990 г. на 323 (НА — 100) през 2002 г. работни места на пълен работен ден. Това нарастване се дължи на трансформирането на част от временните работни места в постоянни. Не може да бъде отминато и тясното сътрудничество с публичната администрация и интегрирането в Управителния съвет на НАС на високопоставени ведомства, преди всичко Министерство на финансите.

В скандинавските страни особено внимание се обръща на преимущественото използване на микрофилми. Това се обяснява с факта, че поради интензивните генеалогически изследвания се използват редица източници като църковни и емлячни регистри, подходящи за филмиране. През разглеждания период наличността от микрофилми в НАС е почти удвоена (1990 — 35,932, 2002 — 62,341), а тази от микрофишове е увеличена близо десет пъти (1990 — 103,054, 2002 — 975 477). Архивите отчитат от години това развитие с подобаващо разширение на читателския сектор. От 411 читателски места (2002), 173 са оборудвани с читателски апарати. Междувременно почти всички държавни архиви разполагат със самостоятелни зали за четене на микрофилми.

Архивът в Микели поема особена специализирана функция — от 1990 г. е преустроен в централно хранилище за микрофилми. Той не само съхранява застрахователните копия на НАС, но също и обслужва заемането на по-голямата част от микрофилми на НАС за цялата страна, както и международния обмен. Друга особеност е, че тук Централният архив съхранява документите на отделените енории на анексираната от Русия през 1947 г. Източна Карелия, което води до допълнителни генеалогични ползвания от 1990 г., но преди всичко до чести запитвания от страната и чужбина. И така архивът в Микели не само отговаря сам на 50% от всички отправени към НАС запитвания (2002 — 8,779 от 17,161), а и над 90% от читателите на архива са изследователи в областта на генеалогията.

Недържавни архиви

Между обществените групи, които във Финландия поддържат собствени архиви има много, чиято значимост е оценена толкова високо от страна на държавата, че получават държавна субсидия. Става дума за институции, които представляват на държавно ниво определени народностни и професионални групи. Това важи за 12 институции, които отговарят на стандартите на държавното архивно дело. Към тях се числят Работническият архив, Централният архив на финландската икономика, Профсъюзният архив, финландският спортен архив, т. нар. Шведски централен архив и архивите на литературните дружества. През април 2000 г. десет от тях се обединяват в Общо сдружение на частните централни архиви, чиято дейност е представена в съвместен Интернет портал, в който има достъп до фондовете на всички членуващи организации.

Шведският централен архив със седалище в Хелзинки през февруари 2002 г. чества своя 25–годишен юбилей. Произлизащо от Шведската народна партия, представителството на шведски говорещите финландци документира политическата и културната дейност на тази народност. Освен архивни материали на Шведската народна партия, архивът също приема документи на други финландско-шведски организации.

Подобна, сравнително млада институция е основаният през 1981 г. Централен архив на финландската икономика (ЦАФИ) в Микели. Неговите фондове се увеличават многократно вследствие на многочислените фалити през последното десетилетие, като през 2001 г. документите заемат повече от 16 км стелажи. Едно от най-големите постъпления става наложително след фалирането на финландската спестовна каса в началото на 1990 г. При това от стелажите с дължина 100 км, обхващащи документални материали на стотици институции, се оформя готова за предаване документация. В резултат на това в Икономическия архив се прехвърлят дела от общо 441 фондообразуватели (1900 лин. м) след предхождащото им съхранение и регистрация в регионални междинни хранилища. Енергичната институция принадлежи също към новаторите в областта на използването на електронно обработени архивни данни.

В качеството на централен архив на благородническото съсловие е постоянният Архив на рицарската династия (Riddarhusarkivet) в Хелзинки. Тази институция на финландското рицарство съхранява документи на повече от 350 аристократични родове и се ръководи от Генеалог на рицарската династия, който се занимава с изследване историята на благородническите фамилии и издава календар на благородническото съсловие. Заради богатите си архивни сбирки и специализираната си библиотека, Архивът на рицарската династия се утвърждава като специализиран институт за генеалогия, хералдика и сфрагистика, както и за история на благороднически фамилии и отделни личности.

От една частна инициатива води началото си също основаният през 1957 г. финландски филмов архив, но впоследствие, поради разнообразните му задачи и невъзможността те повече да се решават с частни средства, през 1979 г. този архив преминава под държавна закрила. Неговата културно-историческа значимост и централна позиция се определят в обнародвания през 1984 г. Закон за архивирането на филми. Архивът е в тясна връзка с Националния архив.

Законодателство, експертиза на ценността на документите, предаване и използване на документални материали

Бързото разпространение на новите информационни технологии, административните реформи, защитата на данните и нарасналото обществено изискване за свободен достъп до информацията променят значително техническите и правните условия за предлагане на архивни документи във Финландия, особено с членството на страната в ЕС (1995), като свързаната с това нормативна база е подложена на промени.

В съответствие с това развитие е и приетият финландски архивен закон от 1994 г., с който наред с посочените организационни аспекти, се регулира и актуалната връзка между сегашната НАС и публичната администрация. Целта е в рамките на децентрализация да се засилят формите на сътрудничество и взаимни консултации по отношение на правата на достъп и контрол.

Характерно за Финландия е, че управлението на документите на публичните архиви, от една страна, и на държавните и обществените учреждения — от друга, е регулирано централно от общи разпоредби, включени в архивния закон от 1994 г., с една нововъведена формулировка за т. нар. взаимноизгодно сътрудничество. За разлика от преди, Националният архив определя документите за постоянно запазване, докато сроковете за временно съхранение на останалите документи се определят от самите държавни и обществени институции. Те същевременно се задължават, контролирани от архивите, да изработват номенклатури на делата — основа на тяхното деловодство.

С оглед нарастването обема на архивните документи се полагат усилия да бъде намалена частта на ценните за архивиране документи. Сегашната квота на посочените за постоянно съхранение архивни документи в учрежденията е до 20%. В процеса на експертиза на ценността на голям брой досиета, съдържащи лични данни, от 1960 г. във Финландия се прилага подборът на образци на документи за съхранение (10%) въз основа на рождената дата, според който се съхраняват документите на родените съответно на 8–о, 18–о и 28–о число на месеца. Този развит във Финландия подход с различните дни от месеца се прилага и в другите скандинавски страни. Колкото до архивирането на дигитални документални материали, НАС върви досега до голяма степен по утвърдения вече път.

От голямо значение за архивното дело и архивното управление е също законът от 1 декември 1999 г. за достъп до информацията, който не е радикална новост за Финландия. Подобно на Швеция, правото на достъп до документи на публичната администрация до този момент е в широки размери. Принципът, че всички административни процеси са публични обаче на практика има малък ефект, тъй като има редица изключения, при които достъпът до информация отнема изключително време.

Днес новият закон внася ясни параметри, които в бъдеще ще оказват влияние върху дейността на деловодните служби в администрацията, тъй като учрежденията са длъжни предварително да определят кои видове материали са публични и кои засекретени; едно допълнително изменение на категоризирането, което досега е било възможно, днес вече се разрешава само при много ограничени условия. Същевременно чрез закона институциите поемат задължението да се грижат за регулиран достъп до документите и за прозрачно водене на делата, което е свързано със съставянето на номенклатури на делата, изисквано от архивния закон. Благодарение на това, за НАС се откриват възможности за въздействие, като се поставя в услуга с нужните специализирани познания и издава съответните инструкции за публичната администрация.

В това отношение в бъдеще ще се държи на засиленото прилагане на архивните принципи при водене на делата на администрацията, което от своя страна улеснява постъпването на документите й в архивите. Все пак има още какво да се направи. Според анкета на Националния архив, проведена през 2001 г. сред 1643 служби за вида и обема на тяхната деловодна дейност, се откриват редица слабости. Така например едва 65% от работещия в деловодната администрация персонал е със специална подготовка и само 60% от всички фондообразуватели притежават повече от една номенклатура на делата.

Архивният закон и Законът за достъп до информацията без съмнение в бъдеще ще съдействат за улесняване използването на административни документи и на ценни документи въобще. Но както и преди съществуват редица ограничения като резултат от действащите и досега неизменни клаузи за забрана на достъпа до определени категории документи. За тях важат ограничителни срокове за запазване на документите, които междувременно, след приключване на основната дейност, са намалени от 40 на 25 години. Съпоставен с обнародвания в същата година закон за достъп и разкриване на данни от личен характер, новият закон за достъпа до информацията е още по-рестриктивен. Тук ограничителният срок на достъп е 50 години след смъртта на лицето, съответно 100 години от създаването на документа. Изключения за разрешение за достъп се позволяват само при ясно дефинирани условия и при прецизно назоваване на съответния изследователски проект. По този начин се предявяват високи изисквания към обществената значимост на търсенето и към професионалните знания на потребителя. Въпреки любезното отношение към ползвателя, във Финландия се отдава голямо значение на правото на убедително доказване на основателен интерес за използването.

Обучение и повишаване на квалификацията, подготовка на читателите за работа в архив

От края на 1930 г. във Финландия съществува специална подготовка по архивистика с два курса на обучение, които могат приблизително да се съпоставят с тези на Германската архивна служба за специалисти със средно и висше образование: академичен, изграден на основата на обучение по история; и не академичен, провеждан главно в държавните архиви. Последният, наред с преподаването на специални дисциплини, включва също обучение по исторически дисциплини. Архивното специализирано обучение се осъществява главно чрез НАС, а Националният архив и отделните провинциални архиви предоставят съответно обучение и повишаване на квалификацията и провеждат изпитите. Важен образователен елемент е тясното сътрудничество на тези архиви с местните висши училища и университети. Повишеният интерес към това обучение се дължи и на заниманията с дигитални носители на информация. Основаният през 1947 г. Съюз на архивистите има място в решаването на основни въпроси на архивното образование.

Подобно образование може да се открие в областта на икономиката, за което Съюзът на икономическите архиви урежда курс за подготовка, съобразен с нуждите за управление на деловодството в икономически предприятия. Едновременно с това, финландският обществен съюз, в сътрудничество с университета в Турку, предлага също образователни и квалификационни семинари за дисциплината Управление на деловодната дейност. Тези курсове се планират както за начинаещи, така и за обучени архивисти, а също за сътрудници в публичната администрация.

Така Финландия, с един относително широк спектър от образователни и квалификационни възможности, от една страна обслужва обвързването на задачите в управлението на деловодството с архивната дейност и от друга страна — задачите в учрежденските деловодства. НАС има наличен потенциал, за да продължава отдавна осъзнатото си влияние над публичното управление и да разширява свързаните с това свои дейности.

През 1997 г. традиционното образование по архивистика бе обогатено с нова специалност в Института по информатика при Университета в Тамерсфорс, където архивистиката и управлението на деловодната дейност се изучават като част от обучението по информатика. Към него се включват архивни, библиотечни и документални аспекти в практически насочено обхватно обучение, в което от 1999 г. усилено навлиза работата с електронни документи. Общо тази новост е в хармония с международното развитие; от 1997 г. до 2002 г. Институтът в Тамерсфорс участва в два свързани с това европейски проекта, които отчасти ръководи. Какви последици ще има от това за архивните методи и за конкретната работа, остава да се изчака, но новата специалност се счита като водеща за финландското архивно дело.

От началото на 1990 г. извън сътрудниците, НАС системно включва и читатели в своите дейности за повишаване на квалификацията чрез групово ориентирани курсове (user training). B допълнение на обичайните курсове за генеалози, от този момент и други групи от хора отблизо се запознават с архивните методи на работа и търсене; също така на голяма популярност се радват указания с тематична и извороведска насоченост, както и упътвания за съставяне на летописи, юбилейни сборници или семейни хроники. След като през 1996 г. в провинциалния архив в Турку успешно се изпробва tutor-training (подготовка чрез настойник) — опитни генеалози напътстват начинаещи, този модел се прилага и от други архиви. Така НАС осъществява гъвкав подход спрямо читателите, чрез собствените си ресурси и чрез разрастване на своя информационен и обслужващ потенциал.

Електронна обработка на информацията — използване

Във финландското архивно дело годините след 1990–а са под знака на интензивното прилагане на възможностите и резултатите от въвеждането на новите информационни технологии. Голямо значение се отдава на основната работа по изработването на архивни пътеводители с помощта на електронно обработена информация, фондови прегледи и справочници, както и използването на електронна техника за управление на фондовете и обслужване на потребителите. Относително бързо навлиза също използването на Интернет за представяне на предложения за архивни услуги. От 1996 г. този процес се ускорява чрез DLM-форума, където финландското архивно управление е представено в централния проект на Европейския съюз за електронна обработка на информацията.

Важен проект е и изграждането на архивна база данни на НАС. След дългогодишна изпитателна фаза по повод архивните дни на Севера в Турку е изграден, според новите указания за регистрация, съответстващи на стандартите на МСА, т. нар. основен указател (basregistret), така че прегледът на всички дела на архивни фондове на Националния архив и на провинциалните архиви става свободно достъпен от август 1997 г. в Интернет. През протичащата все още втора фаза на проекта постепенно се въвеждат отделни списъци на фондовете на архива. Регистрацията на карти, аудиовизуални материали и микрофилми бяха и отчасти още са предмет на специални проекти, от които този на картографския регистър е завършен през 1999 г. Напоследък НАС, съвместно с библиотеки и музеи, следи новаторските въведения в полето на аудиовизуалните документи. Целта е да се дигитализират фондовете с изобразителни материали на посочените институции, които да се пренесат в национална база данни за изобразителни материали.

Предмет на интензивна работа от началото на 1990 г. също е приемането на електронни документи от публичната администрация. Докато досега НАС предаваше на съхранение дигитални архивни материали в държавен компютърен център, от 1993 г. изгражда собствена мрежа. Успоредно с това се преработват указанията за експертиза на ценността на електронните документи от публичната администрация и тяхното съхранение. В това отношение НАС осъществява контрол върху фондообразувателите и по този начин върху последващото архивно предаване. В това отношение НАС провежда един предпазлив курс, което се дължи на доскорошните опасения относно трайността на цифровия запис. Указанията предвиждат освен на цифров носител документът да се съхранява на хартиен носител, както и върху микрофилм.

С предпазливост се отличава в началото и становището на НАС относно цифровото презаписване и свързването на традиционните документи в мрежа. Междувременно, обаче, неоснователното недоверие отстъпва място на разбирането, че Интернет предлага изключителни предпоставки за широкото използване на основни научни изследвания. Най-претенциозният проект е Diplomatarium Fennicum (финландските грамоти), проект, стартирал през 1998 г., който на базата на издаваните от Райнхолд Хаузен основни документи в близко бъдеще ще направи възможен достъпа до всички средновековни документи на Финландия.

Перспективи

Последният посочен проект доказва, че през изминалите 12 години финландското архивно дело не само намери връзка с европейското развитие, но също и пое водеща роля в някои области. Традиционното положение в интерскандинавските комуникационни структури, засилената съвместна работа в специализирани комисии на европейско равнище и разширяването на кръгозора в посока към Източна Европа също така допринасят за това, както и тясното сътрудничество между изследователска дейност, администрация и общественост. Не може да се отмине също това, че архивите с предлаганите услуги и нови дейности се превърнаха в неотменна част от обществото.

Бележки

1. Статията е публикувана в сп. Der Arhivar, год. 58, 2005, бр. 4, с. 269–273.