Фотографиите, звуковите и аудиовизуалните материали в процеса на обучението и повишаването на квалификацията на архивистите

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Марлена Яблонска, Галина Робутка

Дизайн: Давид Нинов

София, 2010

Нека за мото да използвам думите на Хелена Карчова, известна специалистка по научно-техническа обработка на аудиовизуална документация и автор на многобройни статии и публикации в тази област, «формите за предаване на човешката мисъл и фиксирането на явленията от околния свят надхвърлиха границата, начертана от писмото и печата»(1). Този цитат е напълно достатъчен, за да се обоснове необходимостта от обучение на специалисти по научно-техническа обработка на аудиовизуална документация.

Предлаганият реферат има следната структура:

1. ще започна от представянето на формата и сферата на обучение на архивистите в нашия университет;

2. по-нататък ще представя помощните дидактически материали, използвани в занятията, и ще формулирам предмета на научно-техническата обработка, т. е. ще отговоря на въпросите, какво е съдържанието на фотографската, звуковата и аудиовизуалната единица на фонда;

3. в заключителната част на моето изложение искам да представя научно-техническата обработка на тази документация в архивите и създаването на архивни справочници и процеса на описание на архивните единици, на базата на традиционната методика, а също на базата на полския и международния стандарт.

В Университета «Николай Коперник» са предвидени две нива за обучение на архивисти: петгодишно редовно и задочно (с диплом за магистър) в Историческия факултет, а също годишен курс по архивно дело: първа и втора степен за лица с висше образование (второ висше образование).

Студентите от редовната и задочната форма на обучение в часовете по методика на научно-техническата обработка на специалната документация се запознават с въпросите на комплектуването, обработката и съхранението на документите. Това са практически занятия за студентите от IV курс и съчетават теорията с практиката на научно-техническата обработка на кино-, фото-, фонодокументи, както и на картографска и научно-техническа документация. Този предмет е въведен в програмата за обучение през 70–те години на XX в. и е задължителен до ден днешен в обем 30 академични часа. На всеки тип документация се посвещават около 6 академични часа, в течение на които студентът се запознава с нея от гледна точка на документознанието, изучава литературата по предмета и методическите указания, учи се да съставя традиционни и електронни архивни справочници. Освен това студентите се запознават със стандартите за описание на архивните материали ISAD (G) и ФОПАР (полски стандарт за описание на архивни материали) с цел подготовка на архивите за автоматизиране. Студентите, които избират семинари по архивно дело, имат възможност да подготвят дипломни работи, засягащи аудиовизуалната документация. Разбира се изборът е ограничен предимно от фонда на архива, в който студентите осъществяват търсене на архивни материали, а също от размера на аудиовизуалните фондове и тяхната научно-техническа обработка. Най-голям интерес предизвикват темите, свързани с фотографиите, тъй като в архивите има голямо количество снимки и те са достатъчно достъпни. В бъдеще обаче се планира да започне цикъл семинари, свързани с научно-техническата обработка на аудиовизуалната документация, съхранявана в архивите.

В програмата на курсовете по архивно дело няма отделни занятия, посветени на обработката на аудиовизуална документация. Но тези, които се интересуват могат да избират теми за дипломна работа, свързани с дадена документация на практическите занимания под ръководството на преподавател.

Помощните дидактически материали, използвани в занятията са: методическите указания на Генералния директор на държавните архиви, изданията и методическите статии по въпросите на научно-техническата обработка на дадена документация. От практическа гледна точка сътрудничеството с архива на университета «Н. Коперник» е незаменимо, както и възможността да се използва неговият богат фонд и интересната колекция от фотографии, събрани в кабинета по дидактика на факултета по история и архивознание. Тези фотографии образуват фотохрониката.

За нормативна база на научно-техническата обработка на аудиовизуалния фонд в държавните архиви служат методическите указания на Генералния директор на държавните архиви. По отношение на снимките действа Разпореждане № 17 на Генералния директор на държавните архиви от 30 юни 1969 г. за комплексната научно-техническа обработка на фонда от фотографии. Текстът му се намира в «Сборника с правни актове, издадени от Генералния директор на държавните архиви за 1952–2000 г.»(2).

Въпросите на звукозаписите са регламентирани с Разпореждане № 27 на Генералния директор на държавните архиви от 10 август 1972 г. за научно-техническата обработка на звукозаписите в държавните архиви. С текста на това разпореждане можете да се запознаете в споменатия сборник(3).

Що се отнася до филмите, за тях няма нормативна база. По време на занятията предлагаме на студентите сборни методически указания за обработка на фотографии с указания за обработката на звукозаписи и въз основа на това ги учим на комплексна научно-техническа обработка на филмите.

Литературата, която се предлага в часовете по научно-техническа обработка на аудиовизуална документация може да се раздели на три групи. Първата — литература, свързана с документознанието. Тук можем да посочим: Хелена Карчова «Развитие на деловодството и съвременни типове архивни документи. Визуална и аудиодокументация (фотографии, филми, звукозаписи)»(4) и Станислав Навроцки «Развитие на деловодството в полските земи от Средновековието до края на XX в.»(5). Към втората група са публикациите по методика на обработката на аудиовизуална документация: Галина Робутка «Научно-техническа обработка на геодезическо-картографска, научно-техническа, аудиовизуална (фотографии, микрофилми, звукозаписи) документация»(6), частично Галина Робутка, Бохдан Ришевски и Анджей Томчак, «Архивознание»(7), а също «Методика на архивната работа» под редакцията на Станислав Навроцки и Станислав Серповски(8). Последната група включва публикации, свързани със стандартизацията на описанието на архивните материали и автоматизацията в архивите. Като пример ще приведа работата на Б. Ришевски «Въпроси на автоматизацията в архивите»(9), а също Интернет-сайтовете и публикуваните там новости (www.ica.org или www.archiva.net).

Помагалото на X. Карчова е издадено от Университета «Н. Коперник» през 1979 г. То съдържа 4 основни части, от които първите три имат документоведски характер и се отнасят до следните типове документация: фотографии, звукозаписи и филми. Четвъртата част е посветена на проблемите на реставрацията и съхранението. Авторът обръща внимание на основните термини, излага накратко историята на тези материали, обсъжда въпросите, свързани с техниката на записване и типовете носители. Освен това X. Карчова изрежда и характеризира учрежденията, създаващи и комплектуващи аудиовизуална документация. Авторът се опитва също да даде оценка на всеки тип документация като източник на информация.

Станислав Навроцки в своята работа обръща внимание на появата на аудиовизуалната документация в съвременното деловодство. Авторът представя фотографиите, звукозаписите и филмите като поредната форма документация, отразяваща дейността на учреждението.

Трудът на Г. Робутка разширява тематиката, частично представена от X. Карчова. Като цяло работата е посветена на въпросите на научно-техническата обработка на документите. Освен фотографии, звукозаписи и филми, авторът засяга архивната обработка и на картографска и техническа документация.

Следващата работа, използвана по време на занятия със студентите, е учебникът «Архивознание», чиито автори са Г. Робутка, Б. Ришевски и А. Томчак. Учебникът се състои от две основни части. Първата е «Архивна теория и методика», а втората — «Очерк по история на полските архиви и тяхната съвременна организация». На въпросите относно научно-техническата обработка са посветени трите последни подраздела на първата част. Авторът Г. Робутка спира вниманието си на процеса на архивиране на фотографиите, филмите и микрофилмите, звукозаписите, както и на етапите на тяхната научно-техническа обработка и на условията за съхранение. Освен това Г. Робутка посочва и основния научно-справочен апарат, създаван към тази документация.

Друго учебно пособие, което само частично засяга аудиовизуалната документация е работата, подготвена под редакцията на Станислав Навроцки и Станислав Серповски. В шестия раздел за научно-техническата обработка на документите авторите засягат въпросите на комплектуването, съхранението и обработката на фотографии, звукозаписи и филми.

В заниманията по стандартизация на архивното описание се използва работата на Б. Ришевски «Въпроси на компютризацията на архивите». В нея авторът разглежда полския стандарт за описание на архивните материали ФОПАР, представяйки нивата и елементите на описание.

В часовете по стандартизиране на описанието на архивните материали се използва международният стандарт за оформяне на архивните материали ISAD (G), публикуван на уебсайта на Международния съвет на архивите.

Започвайки научно-техническата обработка на архивния фонд, трябва да се определи предметът на обработката. За фонда от фотографии единицата е темата, представена от една или няколко снимки, направени по едно и също време, на които е запечатан образът на едно и също събитие или обект. Такива фотографии образуват хронологично или логическо цяло(10).

По отношение на звукозаписите единицата във фонда е звуковата информация, запечатана на звуковия носител, независимо от размера и типа носител, отнасяща се до конкретно събитие, явление или човек(11).

Както вече беше казано, за филмите няма методически указания, поради което няма и точно определение за единицата на фонда. В практиката са приети три решения на този въпрос, подборът на които зависи от спецификата на фонда(12), а именно:

— единичен еднороден филм с едно наименование, независимо от типа и размера на носителя;

— тема, определена тема на филма, посветена на конкретно събитие, явление или човек;

— хроника, редица отделни теми, съпоставени от определена гледна точка, съставящи заедно с коментара едно цяло, наричано хроника.

Методическите указания за аудиовизуалната документация предвиждат създаването на следния научно-справочен апарат на архива:

— архивен фишов опис, който с времето, след приключването на комплексната научно-техническа обработка, трябва да придобие вида на книга;

— предметни каталози;

— именни, географски и предметни указатели в азбучен ред.

Основният архивен справочник е описът. Това е отчетно-информационен указател, създаван на нивото на единицата на фонда. За фотографиите при фишовия опис се установява отделната тема, за звукозаписите — единичният запис, а за филмите — единичният филм, тема, хроника, фишовият опис за конкретен тип аудиовизуална документация се отличава по разполагането на рубриките и елементите на описанието.

Фишов опис на фотографии се съставя така, че да предаде съдържанието и характера на цялата архивна единица, т. е. на всички фотографии, представящи темата, фишовият опис на фотографии съдържа 9 рубрики. В първата се записва абревиатурата на името на архива, в който се съхранява фонда/колекцията. Във втората рубрика се нанася пълното наименование на фонда/колекцията, в третата — индекса на темата, който често е разширен с броя на снимките, представящи темата. В четвъртата — съдържанието на темата, т. е. кратка анотация и дата на събитието. В петата — името и фамилията на автора на фотографията и датата на създаване на снимките, включени в архивната единица, шестата рубрика съдържа номера и размера на негатива, по отделно за оригиналните негативи и за копията, в седмата рубрика се посочва количеството на снимките, като се отбелязва броят на копията, осмата рубрика съдържа информация за съществуващите публикации, в деветата рубрика са забележките, т. е. информацията, която не е записана по-рано, но която според архивиста заслужава внимание.

Фишовият опис за звукозаписи според методическите указания се нарича «метрика на звукозаписите». В първата рубрика се посочва датата на записа на екземпляра за застрахователния фонд, както и датите на поредните записи. В рубрика № 1 се вписва името на архива, в който се пази звукозаписът, в поле № 2 — названието на учреждението, което е предало тези записи в архива, т. е. информация за фондообразувателя. Рубрика № 3 е предназначена за символа УДК (универсална десетична класификация), която е основа за създаването на каталога, поле № 3 — на архивния шифър. Заглавието, съдържанието се разполага в поле № 4. Практиката показва, че в тази рубрика трябва да се запише датата на събитието; датата на излъчването на звукозаписа се нанася в рубрика № 5. Полета № 6 и 7 са предназначени за записване на фамилиите на авторите и изпълнителите. В поле № 8 се въвеждат фонографски данни. Необходимо е да се запише и названието на извършилия записа: радиостанция, телевизионен канал, учреждение или частно лице, а също фирмата и номера на колекцията, когато става дума за диск/плоча и символа на магнитната лента. Техническите данни се нанасят в рубрика № 8, където се записва и типът носител и продължителността на записа. При дискове/плочи — количеството носители, диаметър, честота на оборотите и информация за трайността на носителя. При магнитни ленти — количеството ролки с лента, типът на записа и на лентата. В това поле може да има и информация, засягаща техническото състояние на записа. За забележки е отделено поле № 9. Тук се записва информация за други записи, фиксирани на дадения носител и забележки за публикации, свързани с този звукозапис.

Фишовият опис за филми се състои също от 9 рубрики. Той представлява компилация от фишов опис за фотографии и звукозаписи. В рубрика № 1 се вписва наименованието на архива, в който се намира фондът. В рубрика № 2 — наименованието на фонда/серията. Поле № 3 е за архивния шифър, състоящ се от поредния номер и топографския индекс. Името на филма или кратко съдържание, а в някои случаи и двата елемента се записват в поле № 5. Следващата рубрика е за датата на създаването на филма, мястото на заснемането, датата на пускането и свалянето от обръщение (когато това може да се определи). Рубрики № 6 и 7 съдържат имената и фамилиите на авторите: автора на сценария, автора на произведението, по мотиви на което е заснет филмът, на продуцента/режисьора, звукооператора, осветителя, името на киностудията и др. В рубрика № 7 се вписват фамилиите на актьори и други лица, участващи във филма. В поле № 8 се записват техническите данни на филма, типа лента, продължителност, брой физически единици, съставящи архивната единица, а също техническото състояние. Последната рубрика е предназначена за забележки, където се записват шифри на съпътстващи материали, свързани с дадения филм, например: сценарий и други данни, съществени за потребителя, но които ги няма във фишовия опис.

Предвид компютризацията в архивите, в часовете по специална методика се засягат въпроси, свързани със стандартизацията на описанието. Студентите се запознават с полския стандарт за архивно описание ФОПАР и международния стандарт ISAD (G). Въз основа на тези стандарти студентите се опитват да създават научно-справочен апарат.

Бележки

1. H. Karczowa, Z problemòw oceny i archiwizacji materiałòw fonograficznych, Archeion, t. 66, 1978, s. 89. (Г. Карчова, Вопросы экспертизы ценности и хранения звукозаписей, Архейон, т. 66, 1978, с. 89.)

2. Zarzadzenie nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwòw Pànstwowych z 30 czerwca 1969 r. w sprawie archiwalnego opracowania zasobu fotografii [w:] Zbiòr przepisòw archiwalnych wydanych przez naczelnego dyrektora archiwòw panstwowych w latach 1952–2000, wybòr i oprac. M. Tarakowska.

3. E. Rosowska, Warszawa 2001, s. 361–371. (Постановление № 17 Генерального директора государственных архивов от 30 июня 1969 г. о научно-технической обработке фотографий [в:] Сборник правовых актов Генерального директора государственных архивов за годы 1952–2000, избр. и ред. M. Tapковска, Э. Росовска, Варшава 2001, с. 361–371)

4. Instrukcja w sprawie opracowania nagrań w archiwach panstwowych, zał. do Zarzadzenia nr 27 Naczelnego Dyrektora Archiwòw Państwowych w sprawie opracowania nagrań w archiwach państwowych, Tamže, 387–395 (Указание о научно-технической обработке звукозаписей в государственных архивах, прил. к Положению № 27 Генерального директора государственных архивов о научно-технической обработке звукозаписей в государственных архива, Тамже, с. 387–395).

5. H. Karczowa, Rozwòj form kancelaryjnych i wspòłczesne rodzaje dokumentòw archiwalnych Documentacja wizualna i audialna (fotografie, filmy, nagrania), Toruń, 1979, s. 78. (Карчова, Развитие делопроизводства и современные типы архивных документов. Визуальная и аудиальная документация (фотографии, фильмы, звукозаписи), Торунь 1979, с. 78).

6. S. Nawrocki, Rozwòj form kancelaryjnych na ziemiach polskich od średniowiecza do końca XX wieku, Poznaz, s. 226 (С. Навроцки, Развитие делопроизводства на польских землях от средневековья до конца XX века, Познань, с. 226).

7. Н. Robòtka, Opracowania dokumentacji geodezyjno-kartograficzej, technicznej i audio-wizualnej (fotografii, filmow i mikrofilmow, nagrań), Toruń, 1988, s. 162 (Галина Робутка, Научно-техническая обработка геодезическо-картографической, научно-технической, аудиовизуальной (фотографии, микрофильмы, звукозаписи) документации, Торунь, 1988, с. 162).

8. Н. Robòtka, В. Ryszewski i A. Tomczak, Archiwistyka, Toruń, 1989, s. 153–167. (Г. Робутка, Б. Рышевски, А. Томчак, Архивоведение, Торунь, 1989, с. 153–167).

9. Metodyka pracy archiwalney, pod red. S. Nawrockiego i S. Sierpowskiego, Poznań, 1998, s. 189–205. (Методика архивной работы, ред. С. Навроцки и С. Серповски, Познань, 1998, с. 189–205).

10. В. Ryszewski, Problemy komputeryzacji archiwòw, Toruc, 1994, s. 126. (Б. Рышевски, Вопросы компьютеризации архивов, Торунь, 1994, с. 126).

11. Н. Karczowa, Rozwòj form..., (Г. Карчова, Развитие делопроизводства..., с. 66).12. Пак там, с. 67.