Дигитализация на аудиовизуални документи в Централния държавен архив на Литва

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Инга Визгирдене

Дизайн: Давид Нинов

София, 2009

Прехвърлянето на аудиодокументи, съхранявани на магнитни ленти или грамофонни плочи, както и на филми, видеоматериали и фотодокументи в дигитален формат, върху съвременни носители на информация все по-често се оказва единственият начин за съхраняване и запазване на възможността за анализ и работа с тях в бъдеще.

Изложението описва политиката на дигитализация на колекциите от аудиовизуални документи в Литовския Централен държавен архив — най-голямото хранилище на аудиовизуалното наследство в Литва, и обхваща периода от първите стъпки в дигитализацията до края на 2004 г.

В нашия архив съществуват четири различни комплекса от аудиовизуални документи: фотодокументи, звукови документи, филмови документи и видеодокументи. Най-голямата група е на фотодокументите, които обхващат периода от 1860 г. до наши дни. В ЦДА на Литва се съхраняват повече от половин милион фотодокумента — негативи, позитиви, стъклени негативи, фотоалбуми.

Старата система за търсене — фишовият каталог, днес не удовлетворява изискванията и вече е непригодна за използване. В началото на процеса на каталогизация информацията за най-старите документи беше отделена от изображението. Несъмнено това затрудняваше търсенето на съответните документи. Каталогът не беше с добро качество и не отразяваше действителното състояние на оригиналните документи. Всеки път, когато оригиналът се вадеше от хранилището, влияние му оказваха различни негативни фактори — променлива светлина и температура, а понякога и немарливото отношение на хората. Описанието на документите се извършваше на хартиени фишове, част от тях бяха в ръкопис. Достъпността на информацията често зависеше от четливостта на почерка. По-късно хартиените фишове бяха преписани на машина и вече бяха достатъчно удобни за потребителите. Информацията се свърза с изображението — на фиша, наред с описанието се поставяше и малко копие на оригиналната снимка. Но създаването на фишовия каталог отнема много време. Също така е необходимо допълнително пространство и се влага огромно количество материал. След възстановяването на независимостта на Литва през 1990 г. в архива бяха предадени много документи. Връзките с литовската общност по света бяха възстановени и много документи зад граница бяха върнати в ЦДА на Литва. Документите на различни реорганизирани държавни институции постъпиха в архива. В течение на няколко години в архива бяха предадени повече от 300 000 фотодокумента — негативи, позитиви и фотоалбуми. След такова голямо натрупване на фотодокументални комплекси, създаването на фишов каталог ставаше определено нерационално и невъзможно. Недостигът на средства и човешки ресурси затрудняваше управлението на фотодокументите по предишния начин. Повишаването на интереса към тях, увеличаващият се с всяка година брой на посетители и потребители, ни принуди да обмислим по-добър достъп до информацията за фотодокументите. Развитието на технологиите по света и в Литва, както и опитът на чуждестранните архиви, недвусмислено показаха, че единственият правилен път за разрешаването на нашите проблеми е дигитализацията на данните и документите. Първите компютри бяха закупени през 1997 г. и през 1999 г. стартира бързото компютризиране на архива. Всички служители бяха снабдени с персонални компютри и започнаха да работят. Възможностите за създаване на компютризирана система за търсене на данни нараснаха. Първата система за търсене на данни за фотодокументи беше представена през 2000 г. Тя беше създадена на базата на Microsoft Access и беше насочена към изискванията на потребителите.

Това ни даде възможност да свържем дигитализираното копие на фотографията с неговото описание. Необходимостта и удобството на системата бяха убедителни. Дигитализацията ни даде възможност да ускорим търсенето на фотодокументите, както и да ги запазим. Предоставянето им в дигитален вид ги запазва при интензивна употреба, което естествено удължава живота на оригиналите.

От друга страна, след въвеждането на процеса на дигитализация възникнаха много въпроси: кои документи би трябвало да дигитализираме преди всичко; каква технология би трябвало да се използва; кои и колко данни би трябвало да се въвеждат; каква резолюция е подходяща? Беше решено дигитализацията да започне от фотодокументите, чието използване беше най-интензивно. През този период това бяха документите, които отразяваха процеса на възстановяване на независимостта на Литва и обхващаха периода от 1988 г. до днес. Първият фотодокумент беше сканиран с плосък скенер без добавяне на контраст. Това беше много бавен процес, бяха създадени много файлове. След закупуването на дигитална камера, започна процес на дигитализация чрез заснемане на фотодокументите. Това ни даде възможност да ускорим дигитализацията и в края на 2001 г. в информационно-търсещата система имаше повече от 21 000 дигитализирани фотодокумента и информацията за тях, както и във фонда за използване. В края на 2004 г. бяха дигитализирани около 58 000 фотодокумента. Промените във фотографската технология доведоха до появата на нови категории фотодокументи — създадени като дигитални или дигитално фото. Дигиталните фотодокументи се появиха в архива през 2002 г. В края на 2004 г. повече от 3000 дигитални фотодокумента се съхраняваха в архива в Jpg и TIF формат.

Впоследствие възникнаха нови проблеми с архивирането, опазването и използването на дигиталните фотодокументи. През последните години повечето от изследователите предпочитат да поръчват дигитални копия на аналоговите фотодокументи. Това води до увеличаване на дигиталните копия на фотодокументите, създавани по поръчка на изследователите в архива. Няма обаче ясна система за управлението на такива файлове, тъй като те се отнасят към различни колекции и това нарушава систематичния процес на дигитализация. Този нов проблем, пряко свързан с дигиталните фотодокументи, предстои да бъде разрешен в близко бъдеще. В момента има повече от 2000 фотодокумента, натрупани в архива, които са от различни колекции, изготвени в отговор на поръчки на изследователите. Това може да бъде окачествено като начало на създаването на застрахователен фонд от фотодокументи. Решено е систематичното създаване на застрахователния фонд, включващ сканираните копия, съществуващи в архива, да започне през 2005 г., като се имат предвид техническото състояние на фотодокументите и ценността на колекциите.

Звуковият документален комплекс в архива обхваща периода от 1904 г. до наши дни и се състои от повече от 32 000 плочи, магнитни ленти, аудиокасети, компактдискове. Поради ограничената продължителност на живот на аудиодокументите на аналогов носител и на хардуера, и тъй като носителите или хардуерът не се произвеждат повече в количествата, които са били възможни някога, запазването на звуковото наследство може да бъде постигнато единствено чрез създаването на копия на записаното съдържание от старите носители върху нови. Следващият фактор, стимулиращ дигитализацията на аудиодокументи, е изискването на потребителите. Повечето от потребителите предпочитат да използват компютър вместо магнетофон. От друга страна много по-удобно е да се използва дигитална информационно-търсеща система за намирането на съответните звукови документи в сравнение с фишовия каталог или описи. В този случай копирането на аудиодокументите става съвсем просто copy — paste.

Дигитализацията на аудиодокументи в архива започна през 2001 г. със създаването на информационно-търсеща система и едновременно с това — дигитализирането на документите.

Аудиодокументите от колекциите са подбрани в съответствие с тяхното състояние и честота на използване. С приоритет се ползват онези аналогови документи, които са в непосредствен риск и/или в постоянна употреба. Първите дигитализирани аудиодокументи бяха уникалните записи на най-старите грамофонни плочи и лакираните метални плочи от колекциите на радио Каунас. Това бяха гласовете на известни учени, артисти, политици, както и записи на митинги, организирани в Литва през 1940 г. срещу съветската окупация и различни предавания от радио Каунас през периода на Втората световна война. Всички уникални записи от най-старите грамофонни плочи, съхранявани в архива бяха дигитализирани през първите две години — 2001 и 2002 г. Голяма част от плочите, повечето производство на фирмата «Мелодия», все още очакват да бъдат дигитализирани, те са в доста добро състояние и рядко се използват. Но информацията за плочите е дигитализирана, независимо от процеса на дигитализация на самите документи. Днес информационно-търсещата система включва информация за всички звукови записи, съхранявани в архива.

Голяма част от аудиодокументите са на магнитна лента. В архива се съхраняват повече от 10 500 магнитни ленти с различно качество и ценност на записа. Приоритет при дигитализацията на магнитните ленти има колекцията на литовското радио «Маргутис» в Чикаго. Колекцията обхваща периода от 1952 г. до 1993 г. и отразява живота на литовската общност в Америка. Тя съдържа 2000 магнитни ленти. Към днешна дата колекцията е дигитализирана и е достъпна в съвременен дигитален формат.

Главният проблем при дигитализацията на аудиозаписите в архива е старата и често повредена аналогова техника за възпроизводство. За съжаление лазерната техника за възпроизводство от ново поколение е твърде скъпа.

До средата на 2004 г. всички аудиодокументи бяха дигитализирани с 16 bit 22 kHz резолюция. По-късно, след закупуването на нов хардуер със звуков контролер Creative Audigy2 започна дигитализацията на звуковите документи с 24 bit 22 kHz резолюция. Това ни даде възможност да създаваме дигитални копия с по-добро качество.

Процесът на дигитализация на аудиодокументи включва цялата възможна информация за съдържанието на оригиналните документи, всички технически данни за оригинала и копието, ако има такова. Продължителността на живот на дигиталните копия на CD намалява, поради бързия прогрес в дигиталния свят. Въпреки това, очевидно е, че бъдещето принадлежи на дигиталните копия, тъй като от 2001 г. няма поръчка за аналогови копия — всички потребители поръчват само дигитални копия на аудиодокументи. След дигитализацията всички оригинални документи ще бъдат съхранявани в архива до изтичането на срока им на годност.

Съществува един специфичен проблем, свързан с аналоговите носители. В много случаи аналоговите носители се смятат сами по себе си за културна ценност, която може да бъде колекционирана, например, звуковите плочи. Би трябвало да се реши какво количество данни за тях би трябвало да бъде въведено и в какви случаи такава информация действително е необходима. За сега нямаме решение колко и каква информация за аналоговите носители би трябвало да се въвежда или какъв обем би бил полезен. Така че проблемът остава.

Най-малкият комплекс от документи, съхранявани в архива, е колекцията от видео документи. Тя съдържа към 3000 документа. През 2001 г. дигитализацията им започна с данните за тях и сега процесът е приключил. Цялата информация е дигитализирана в информационно-търсещата система.

През 2004 г. започна дигитализацията на видеодокументите в архива. Те (повечето на VHS) са прехвърлени в DVD-формат. Поради лошото качество на VHS-видеолентите възникна опасност от загуба на цялата съдържаща се в тях информация. По-специално това засяга ценните видеодокументи, които отразяват процеса на възстановяване на литовската независимост и се отнасят за периода от 1988 г. до 1993 г. По това време архивът изпитваше финансови затруднения и всички важни събития бяха заснети на най-евтините ленти. Промените в цвета, яркостта и контраста се проявиха след две-три години. Стана ясно, че единственият път да се спасят видеодокументите от окончателно увреждане е да се прехвърлят от VHS на дигитални носители. Тъй като нямахме възможност за закупуване на висококачествена техника, решихме да запазим видеозаписите, прехвърляйки ги на DVD. В края на 2004 г. архивът закупи Philips DVD R 1000. Това ни даде възможност да започнем дигитализация на видеодокументите в реално време на DVD в MPEG 2 формат. Процесът на дигитализация ни позволява да запазим съществуващото качество на видеодокументите с надеждата, че прогресът на технологиите ще позволи на идните поколения да създават копия с по-добро качество. Процесът на дигитализация на видеодокументите е много бавен поради недостига на средства и човешки ресурси. Документите за дигитализация се подбират много внимателно, съобразно тяхната историческа, политическа и културна ценност. До средата на 2004 г. са дигитализирани само 60 видеодокумента. Надяваме се процесът да се ускори в бъдеще.

Един от най-привлекателните за посетителите комплекси е колекцията от филмови документи. Тя съдържа повече от 7000 различни документални и художествени филма за периода от 1923 г. до наши дни. Процесът на дигитализация на филмовите документи, както и на видеодокументите започна с дигитализацията на данните и днес цялата информация е дигитализирана на ниво заглавие. Дигитализацията на самите филмови документи все още не е започнала. Архивът не разполага с подходяща техника, филмови документи се заснемат от екран с дигитална камера и се дигитализират в необходимия формат от PC само по поръчка на изследователи. Копията остават в архива за фонд използване. Основният критерий за дигитализиране е честотата на използване. Някои дигитални копия на филми се създават за архивни цели. Това са копия на най-старите или най-увредените филми, създадени с цел да се запазят оригиналите. Всички дигитални копия на филми се създават на DVD. Допълнително някои филмови документи се прехвърлят на DVD в рамките на различни културни проекти. Архивът взе участие във филмовия фестивал «Разкъсаната завеса — Евровизия за Изтока» в Рим през май 2004 г. Беше представено дигитално копие на филма на Й. Милиус «Литва през 1929 г.», дигитализиран и озаглавен в архива. Звуковият запис за филма беше направен също в архива. За съжаление, дигитализацията на аудиовизуалните документи в архива се извършва много бавно поради недостига на финансови и човешки ресурси.

Затрудненията при дигитализацията на аудиовизуалното наследство са пряко свързани с уязвимостта на носителите, кратката продължителност на живот, честите промени и несъвместимостта на форматите и системите. Въпреки всички недостатъци, дигитализацията на аудиовизуалните документи ни дава възможност да осигурим приемник на колкото е възможно повече от информацията, съдържаща се в нашите фондове, доколкото това е възможно да бъде постигнато в нашата професионална работна среда. Отговорност на всеки архив е да оцени потребностите на ползвателите както текущи, така и бъдещи, и да прецени тези потребности на фона на условията в архива.