Архивното дело в Канада през втората половина на ХХ век(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Анна Динева

Дизайн: Давид Нинов

София, 2009

Архивното дело в Канада дълго време е извън обсега на интересите на българските изследователи и това е обяснимо, като се има предвид че страната никога не е играла активна политическа или икономическа роля в историята на България. От друга страна, поради географската отдалеченост, връзките между българските и канадските архивни институции са слаби, за да не кажем несъществуващи. Ето защо интересът към канадската архивна система се проявява спорадично и се засилва до известна степен по време на подготовката и провеждането на XII Международен конгрес на архивите в Монреал през 1992 г.

Публикувани са няколко статии в българската периодика, но се налага изводът за едностранчивия и ограничен характер на разглежданата проблематика, която или се отнася до някои клаузи на Закона за Националния архив на Канада, или до отделни архивни институции, но не позволява да се добие представа за цялостна организация на архивното дело в Канада(2).

Настоящото изследване е опит да се запълни съществуващата празнина, тъй като по принцип е полезно да имаме българска литература за архивите на всяка по-значима чужда държава. Изборът за Канада обаче никак не е случаен.

Канада е страна, чийто опит в архивното дело и чиито теоретични разработки заслужават изключително внимание на прага на новото хилядолетие. В хода на изложението си ще се опитаме да покажем в каква степен и с какви методи канадските архиви решават в днешно време основния (от векове) за архивите въпрос, а именно — концентрирането на стойностна на обществото документация в общодостъпни хранилища. Или, казано с традиционната, утвърдена терминология — как решават проблема за централизацията в архивното дело.

Организационните въпроси имат своето значимо място при осъществяването на централизирано съхранение и централизирано управление на документалните масиви и те ще бъдат на нашето внимание в цялото ни изложение нататък. Споделяме обаче твърдението на Ст. Петкова, че първият и основен въпрос при «централизацията», такава, каквато се е проявила исторически, е провеждане на обобществяване на информацията и намиране мярата в това обобществяване, тъй като е и конституционен въпрос(3). От тази гледна точка понятието «частична централизация» е напълно приложимо за Канада.

Структурата на настоящото изложение е предопределена от стремежа да бъдат осветлени повдигнатите по-горе въпроси. Реферирана е достъпната у нас канадска литература не само за улеснение на българския читател при нейното евентуално по-нататъшно използване, но и за да се пояснят най-важните (специфични за канадската архивистика) термини и теоретични постановки. По-нататък изложението е насочено към разкриване на системата от архиви в Канада с постиженията и специфичните моменти в основните архивни дейности.

Както следва да се очаква, канадската архивна литература (англо- и френскоезична) е изключително богата, но при използването й възникват някои обективни и субективни пречки. В настоящото проучване е използван преди всичко сборникът «Канадските архиви през 1992 г.»(4), както и докладите на Карол Кутюр и Кристин Петиа от Предконгресния семинар на XII Международен конгрес на архивите на тема «Основни идеи за интегрираната архивистика»(5). Много полезен се оказа Методическият кодекс — «Архивни норми и процедури на националния архив в Квебек»(6), отнасящ се до комплектуването, регистрирането, обработката (експертиза, класификация), съхранението и използването на архивни документи. Важни сведения за развитието на архивното дело в Квебек се съдържат в статиите на сп. «Архив» (Archives) от 1990 и 1992 г. Отделено е полагащото се внимание и на специализираното архивно законодателство — Закона за Националния архив на Канада, Квебекския закон за архивите от 1983 г., законите за достъп до информацията и за защита на личните сведения, Закона за авторското право и този за изнасяне и връщане на незаконно изнесените културни ценности(7).

Проучването на литературните и законодателните източници показва, че архивистиката (в смисъл на «архивознание») и архивното дело на Канада достигат в края на нашия век до една нова степен на развитие, до едно далеч по-широко виждане за своите граници, прерогативи и методи на работа. Доказателство за това са появилите се през 80–те и 90–те години идеи за «тоталните (или интегрални) архиви», които намират все по-широко разпространение в Канада — както в теоретичен, така и в практически план.

Схващането за «интегралните архиви» почива върху четири опорни точки: комплектуване на документи както от обществен, така и от частен произход, като се отчитат всички аспекти на социалната активност; комплектуване на документи независимо от вида на носителя; намеса в целия жизнен цикъл на документите чрез обща програма за управление на текущите административни и архивни документи;) участие на архивите в развитието на мрежи за обмен на информация и стратегическо планиране(8).

За изпълнението на първите три елемента в Канада е направено много както по отношение на законовата база, така и на практическата реализация, а развитието на цялостни интегрирани информационни мрежи е все още въпрос на бъдещето.

Що се отнася до идеята за «интегрираното архивно дело», ако трябва да я представим в едно изречение, то тя е обновен отрасъл с двойна цел (управление на текущите административни документи и тези за постоянното запазване), опиращ се върху принципа за уважение към фонда и намесващ се в целия жизнен цикъл на документите посредством списъците със сроковете за съхранение на документите(9).

Широко разпространена в Канада е и теорията за трите периода, според която от тяхното създаване до окончателното им класиране, документите преминават през три стадия: archives courantes (текущи или активни документи); archives intermédiaires (междинни или полуактивни документи); archives définitives (приключени или неактивни документи). Първите са комплекс от документи, които служат на пряката (текуща) дейност на учреждението, от което произлизат; вторите са такива, които се управляват епизодично от фондообразувателя, но все още имат потенциална административна стойност; третите са документи, подлежащи на унищожаване или постоянно запазване.

На «предварителното архивиране» няма да се спираме, тъй като то е добре изяснено в българската периодика(10).

Що се отнася до термините «първична» и «вторична стойност», то с първото определение се визира практическото, оперативно, административно значение на документите, а с второто — значението им като исторически извори. В Канада документите се съхраняват както поради вторичната, така и поради първичната стойност.

Изразът «архивна система» се използва в Канада повече от едно десетилетие за обозначаване на съвкупността от институции, архивисти, организации, които ги обединяват — било професионални асоциации, било архивни съвети.

Едно от основните звена на системата са архивните институции, които могат да се разделят най-общо на две категории — обществени и частни. Първите регистрират, съхраняват, обработват и предоставят за използване предимно архивни документи на обществени структури в Канада, а вторите — на частни такива. Различават се и по режима на достъп, като частните архиви поставят пред потребителите много ограничения. Към обществените архиви се отнасят: Националният архив на Канада, десетте провинциални и двата териториални архива, муниципалните архиви и тези на колежите и университетите. Частни са църковните архиви и тези на предприятията.

Друг елемент на архивната система са професионалните организации. През 1967 г. архивистите от Квебек образуват Асоциация на квебекските архивисти (Association des archivistes du Québec). Тя е франкофонска, за разлика от Асоциацията на канадските архивисти (Association of Canadian Archivists), създадена през 1975 г., която е с англофонска ориентация. В национален мащаб двете асоциации се представят от Канадското бюро на архивистите (Bureau canadien des archivistes).

Постигането на консенсус и координация на различните елементи и дейности на системата до голяма степен се улеснява от основания през 1985 г. Канадски архивен съвет (Conseil canadien des archives)(11). В съвета влизат: Националният архивист (по право), по един представител от всеки провинциален (териториален) съвет, както и от двете професионални асоциации. Към него функционират и няколко комитета, които улесняват ролята му на национален координатор.

Най-значимата архивна институция в страната е Националният архив на Канада (Archives nationales du Canada — ANC). Съхранява архивни документи на федералното правителство и такива с частен произход. Ясно се очертават три периода в неговата история.

Първият започва през 1872 г., когато федералното правителство създава Архивна дирекция и назначава федерален архивист с правомощия по комплектуване и предоставяне за използване на документи с национално значение. Комплектуването на правителствени документи, създадени след Конфедерацията от 1867 г., се осъществява от Пазителя на административните документи. През 1903 г. двете длъжности се обединяват под ръководството на Федералния архивист, а през 1906 г. е построена специална сграда за архив.

Вторият период започва през 1912 г. с приемането на Закон за Обществен архив, с който се създава Обществен архив на Канада. Постепенно правомощията на архива се разширяват, като обхващат и управлението на правителствените документи (gestion). През 1956 г. е открит първият център за предварително архивиране.

С одобряването на Закона за Националния архив на Канада през 1987 г. започва третият период. Общественият архив и федералният архивист се преименуват съответно в Национален архив и Национален архивист, функциите на архива се разпростират в три насоки: комплектуване, обработване и съхраняване на документи от национално значение, произхождащи от канадското правителство, лица, групи и предприятия със значителен принос; улесняване на достъпа до тях; подпомагане на управлението на документите на федералните институции и министерства.

Към архива функционира и Център за документи на личен състав (Centre des documents du personel), който съхранява досиетата на около 4 000 000 бивши правителствени чиновници и военнослужещи. ANC съхранява милиони документи с историческа стойност — общата дължина на текстовите фондове заедно с картите и фотографиите е повече от 60 линейни км, 19 000 са кутиите с микрофилми. Разполага и с около 10 000 фонда от частен произход, а колекциите от предмети на изкуството обхващат около 250 000 единици за съхранение. Притежава 15 000 000 фотографии, повече от 270 000 часа записи, както и 2 000 000 карти, атласи, глобуси и т. н.

ANC е национална културна институция, активен участник в международния архивен живот и главен пазител на «националната памет» на канадците.

От провинциалните архиви най-значим е Националният архив на Квебек (Archives nationales du Québec). Създаден е през 1921 г. като архив на провинцията, а през 1969 г. е преименуван в Национален архив на Квебек. От 1983 г. разполага със специфичен Закон за архивите. Дейността му се подпомага от 9 регионални центъра — първият е открит през 1971 г. в Монреал. Общото управление на архива се осъществява от Пазителя (Conservateur des archives nationales du Québec). Два фактора придават на Закона от 1983 г. безусловна оригиналност: от една страна той се отнася до широкия спектър от публични институции — от министерствата и другите държавни ведомства до местните и регионални административни подразделения на общините, учебните, здравните и социални заведения. Така около 3 800 учреждения и организации са длъжни да съблюдават разпоредбите му. От друга страна Законът ги задължава да спазват списъците със сроковете за съхранение на документите.

Що се отнася до муниципалните архиви, в по-голямата част от канадските общини архивите на местните администрации са се създали до известна степен случайно. Дейността на тези архиви рядко е считана за съществена, което води до минимално финансиране и поставяне на втори плана на проблемите им с материалната база. Дълго време множество архиви функционират като помощни служби към библиотеки, исторически общества и музеи. Тази ситуация, затрудняваща работата по управление на документите, продължава да е валидна и сега в по-голяма част от малките и средни по размери градове на английска Канада.

По подобие на провинциалните и на Националния архив, повечето местни архиви отделят внимание и на комплектуването и съхраняването на документите от частен произход, съобразявайки се с концепцията за «интегралните архиви». Всяко обобщение относно муниципалните архиви в Канада е рисковано по причина на различията между провинциалните закони за архивите.

Главните муниципални архиви са в градовете Монреал, Квебек, Торонто, Саскачеван, Калгари.

Архивите на университетите и колежите са една пета част от всички архивни депа в Канада. Според данни от 1978 и 1987 г. броят им се увеличава от 43 на 117. В същото време те разполагат едва с 5% от общите национални разходи за архивите. Правомощията им са доста различни. Общата черта е комплектуването на документи за постоянно запазване, получени или създадени от учебното заведение, като някои от архивите съхраняват и документи от частен произход. В Квебек официалният мандат на по-голяма част от архивите на университетите и колежите включва управлението на текущите документи, благодарение на Закона за архивите от 1983 г. В другите части на Канада повече от половината университетски архиви също участват в този процес.

Важна съставна част на канадската архивна система са частните архиви. Църковните архиви съхраняват официалните документи на религиозните структури. Често това са лични дела и книжа на членовете на съответната църква: Римската католическа църква, еврейският култ, протестантската, англиканската, евангелската лютеранска и презвитерианската църкви, както и ордените на хоспиталиерите, доминиканците, капуцините и други. Съществуват около 90 църковни архива. Начините на тяхната организация, подчинеността им и ред други архивни въпроси намират изключително разнообразни решения в различните религиозни общности.

Въпреки историческата и културна стойност на документите, които притежават, повечето от канадските частни предприятия не отделят нужното внимание за професионалното им съхранение. Този факт се обяснява със скъпоструващото създаване и поддържане на специални архиви и ред други причини. Най-забележителни успехи в архивното дело бележи финансовият сектор.

Законодателно постановеният надзор над частните архивни документи цели упражняване на контрол върху изнасянето им зад граница и запазване целостта на фондовете с национално значение. Прилагат се принудителни и поощрителни мерки за защита на най-значимите частни архиви. В Квебек се оказва техническа и финансова помощ за обработката и използването на частните архивни материали, която може да възлезе на 75% от сумата, необходима за функциониране на частния архив и да достигне 50 000 $. Прилагат се данъчни облекчения при даряване на частни документи в обществени хранилища.

В Канада придобиването и съхраняването на частни документи от публичните архиви е законово регламентирано и цели установяване на партньорство между частните и публичните архиви. В политиката си по комплектуване Националният и провинциалните архиви се ръководят от убеждението, че частните предприятия трябва да управляват собствените си архивни документи, и от необходимостта да се участва в общата национална стратегия по комплектуването, основана на сътрудничеството между институциите. През последните години все повече се говори за «партньорство» както между самите публични архиви, така и между тях и частните архиви. Националният и провинциалните архиви не се опитват вече да задоволяват всички нужди и да предлагат всички видове услуги. Постепенно остават някои сфери от комплектуването, съхраняването, реставрацията и консервацията на други институции, като между тях се установява «партньорство».

За да проследим единството в процесите документиране, докуметооборот и архивиране, т. е. в предархивното и архивното поле в организацията на документите, ще спрем вниманието си на проблемите на деловодството в Канада, наричано «управление на документите» (gestion des documents), и на научно-техническата обработка на архивни фондове.

Да се опише и анализира управлението на текущите административни документи в Канада е сложна задача поради разнообразния опит и различните практики, прилагани в тази сфера. Представеното по-долу изложение се основава главно върху квебекския начин на работа, който все още е най-широко разпространен и най-добре регламентиран(12).

Една от фундаменталните характеристики на североамериканската архивистика е съгласуването на първичната и вторичната стойност на документите, т. е. административната и правовата стойност, от една страна, и историческата, от друга. Разработват се програми за контрол на документите през целия им «жизнен цикъл», от създаването им чак до тяхното унищожаване или предаване в краен архив.

Успехите в тази област се дължат до голяма степен на прилагането на комплекс от общи и специфични закони за управлението на архивните и текущите административни документи. Според законите от 1987 г. и 1983 г. Националният архив на Канада и този на Квебек са отговорни за управлението на текущите документи на правителствените учреждения, повечето от които поставят под едно ръководство функциите «управление на текущите административни документи» и «управление на архивните документи». Някои от учрежденията прибягват до ограничена намеса — например управление на кореспонденцията, други подкрепят прилагането на пълна програма за контрол над целия комплекс от административни документи — от тяхното създаване до предаването им в краен архив или унищожаването им. Общото в практиката на всички обществени структури при прилагане на втория подход е в следните функции: съставяне и въвеждане в действие на списък със сроковете за съхранение на документите и обработка на активните и полуактивните документи. Създават се и автоматизирани системи за управление на архивните и текущите административни документи. Широко се прилагат и микрографията, оптичните и цифрови носители.

Вниманието на канадските специалисти се привлича най-вече от активната, полуактивната и неактивната фаза на съхранение на документите. Голяма част от архивите обаче проявяват инициатива и по отношение на контрола над самото създаване на документите. В Алберта, Британска Колумбия, Тер-Ньов и Саскачеван се провежда и политика на «управление на съществените документи» (документи, които отразяват главните страни от дейността на една структура и които не надвишават 1% от всички документи) чрез съответни програми(13).

Аксиома за съвременното архивознание е, че реалното използване на документите в архивите е възможно само ако съхраняваните там архивни фондове своевременно са преминали през научно-техническа обработка. В канадската архивистика няма обобщаващ термин, който би се превел буквално «научно-техническа обработка», но съставляващите тази обработка процеси неизменно присъстват. Поради федералния принцип на държавно устройство липсват общовалидни и приложими навсякъде в страната изисквания и методи при провеждане на споменатите дейности.

По отношение на експертизата на ценността на документите постановката на въпроса не се отличава много от тази в българските архиви. И там през последните десетилетия се наблюдава огромен ръст на създаваната от учрежденията документация, и там архивистите са крайно затруднени, когато трябва да решат какво да унищожават. Смята се най-общо (както впрочем и у нас), че могат да бъдат унищожавани само неценни от административна и историческа гледна точка документи.

Обаче при дефиниране на операциите, присъщи на експертизата, различия са появяват. В Методическия кодекс на Националния архив на Канада предложените операции са четири вида, които нямат съответен еквивалент у нас и могат най-общо да се преведат като «вторична или допълнителна експертиза», извършвана в самия архив. Първият вид процедура е «цялостно унищожаване със запазване на образци» (élimination intégrale avec conservation de spécimens). Вторият вид е «привеждане на фонд или серия в окончателна форма, изваждайки документите, които не съдържат никаква полезна информация» (dégrossissement — смаляване). Използва се и т. нар. метод на селекция (sélection), когато се счита за необходимо да се запазят само най-значимите дела от дадена серия. Този вид експертиза се използва само когато е нужно да се допълни вече получената информация от échantillonage — трудно преводим на български архивен термин (евент. «представително, репрезентативно запазване»). При échantillonge ce прави избор според различни критерии (числени, азбучни, топографски, качествени) на част от документите, които, единствени запазени, ще бъдат считани като представляващи комплекса, от който произхождат.

Що се отнася до класификацията на архивните документи, тя се извършва при спазване на принципа за уважение към фонда и имплицитния по отношение на него принцип за уважение към първоначалния ред, както и на този за териториалния произход. Първият и третият се съблюдават при «външната» организация на фонда (определяне на новите граници), а вторият — при вътрешнофондовата класификация.

Доста сложни са означенията на фондовете (няма списък на фондовете с идентифициращи ги поредни номера), тъй като по френски маниер всички фондове и колекции в Националния архив на Квебек се разделят в класове (classes) — 11 на брой, и отделения (divisions) — 21 на брой според една обща класификационна схема. Класовете и отделенията се обозначават с букви пред тях, избрани явно с мнемонична цел.

Недостатъците на тази по своята същност тематична класификация многократно са коментирани, поради което няма да се спираме на тях(14).

Вътрешнофондовото систематизиране включва съставянето на серии и подсерии, логически свързани помежду си. Най-често се използва хронологическият тип класификационна схема. Документите се разделят на около 1000 листа в кутии, наречени «картони», като всяка получава пореден номер. Трябва да се знае, че в квебекската практика архивната единица е проста единица за съхранение (кутия, регистър, том) и не е свързана както в германската система (разпространена и у нас) с понятието за дело, досие.

Друга съществена операция в процеса на научно-техническа обработка е индексирането на архивните единици, което в Квебек е доста сложно.

Например:

Р22–10/5–9 (Р клас; 22 № на фонда; 10 № на серията; 5 — № на арх. eд.; 9 № на делението на арх. ед.)CN–4/3–7 (С — клас; N отделение; 4 — № на фонда; 4 — № на серията; 3 — № на арх. eд.; 7 — № на делението на арх. eд.).

Важно направление от дейността на канадските архиви е научно-информационната и популяризаторската им работа, както и предоставянето на достъп до архивните документи.

Поради федеративния тип държавно устройство липсват общовалидни закони и правилници по използването. Този вид дейност е регламентиран с директивите на кабинета, засягащи достъпа до публични документи, от 14. 11. 1978 г., със закона за достъпа до информацията на федералната администрация от 1983 г. и с квебекския закон за достъпа до документите на държавните учреждения и за защита на личните сведения. Свободен достъп до съхранявани в архивите документи се разрешава след 30 години от датата на създаването им. Практиката на «забранените периоди» е по-консервативна, но е по-сигурна с оглед рисковете от ненавременното използване на документите.

Канада, подобно на всички други страни, не прилага общия режим на достъп до всички свои документи. Съществуват т. нар. «изключени документи», свързани с националната отбрана, вътрешната сигурност и външната политика, с дейността на Частния съвет на кралицата, лични досиета и др., поради необходимостта да се защитят суверенните интереси на нацията и личния живот на гражданите.

Наличието на широка мрежа от частни архиви в Канада поставя специфични проблеми при решаването на въпросите на достъпа.

Предпоставка за разнообразното и интензивно упражняване на достъп е развиваната от канадските архиви научно-информационна и популяризаторска дейност. Работи се по установяване на наличните и създаване на нови справочници, осигуряващи достъпа на потребителите до архивните фондове, колекции или техни части, извършва се и консултантската дейност от персонала на архивите. С тази именно цел се създават справочни служби. Използват се модели, основаващи се главно върху силата на комуникациите и върху самозадоволяването на потребителя и ограничаване на необходимостта от намеса на архивистите в процеса на работа на читателите (говори се за т. нар. автономен достъп до информацията).

Колкото до популяризирането на архивните документи и използването им за културно-просветни, учебни и прочее цели, за означаване на тази дейност канадците използват термина programmes communautaires, който би могъл да се преведе като «програми за връзка с обществеността». Целта е разпространение сред най-широките кръгове от населението на знания за задачите и функциите на архивите, както и за съдържанието на съхраняваните от тях документи, интересни именно за широк кръг хора. Реализира се главно чрез организиране на документални изложби, изработване на учебни помагала, издаване на бюлетини, албуми и др., поместване в периодични издания на научно-популярни очерци, статии, съобщения, провеждане на радио и телевизионни предавания и т. н.

Всички канадски архиви се сблъскват със сходни проблеми. Използването на документите, представени под различни форми, и в частност работата с новите видове документи, прилагането на нови закони и регламенти относно достъпа до фондовете, установяването на ефикасни механизми за комуникация с потребителите, както и управлението на общественодостъпните пространства са част от тях.

Бележки

1. Статията е написана въз основа на дипломната работа на авторката от следдипломната специализация по архивистика 1995/96 г. в СУ «Св. Климент Охридски».

2. Нешева, Ж. Канадският национален филмов, телевизионен и фотоактив. — АП, 1983, № 1, с. 62–65; Вало, Ж.-П. Нов закон за националния архив на Канада. — АП, 1988, № 2, с. 72–74; Крайчева, Ж. Приоритети и стратегически ориентири на Националния архив на Канада за 1990–1994 г. — АП, 1991, № 2, с. 5–15.

3. Вж. Петкова, Ст. Увод в архивознанието. В. Търново, 1994, с. 71–84.

4. Les archives canadiennes en 1992. Conseil canadien des archives, Canada, 1992, 187 p.

5. Couture, Carol. Notions fondamentéles de l’archivistique integrée (partie 1); Petillat, Christine. Notions fondamentales de l’archivistique integrée (partie 2), vol. XXXIX, 1994, p. 6–13, 14–29.

6. Normes et procédures archivistiques des Archives Nationales du Québec. Québec, 1992, 183 p.

7. Archivum, vol. XL, 1995, vol. XXVII, 1982.

8. Taylor, H. Les services d’archives et la notion d’utilisateur: une étude du RAMP. PGI–84/WS/5, Paris, 1984, p. 31.

9. Вж. Couture, С.et Christine Pétillat, cit.

10. Вж. Мария-Тереза Шабор, Ксавие дьо Боарувей, Жан-Ив Рибо. Създаването на архивите и предварителната обработка на архивните материали. — АП, 1979, № 4, с. 56 сл.

11. По-подробно за дейността на Канадския архивен съвет вж. Вало, Ж.-П., цит. съч.

12. Doyle, M. La gestion des documents administratifs et des archives au sein des ministères et organismes gouvernementaux. — Archives, vol. 24, 1992, p. 113–133.

13. Rousseau J.-Y. La protection des archives essentielles. Comment assurer la survie d’une orgaisation. — Archives, vol. 20, № 1, 1988, p. 43–61. 14. Вж. напр. Дойнова, Цв. Впечатления от някои моменти в работата на френските архиви. — ИДА, № 17, 1969, с. 366.