Стандартизация на процесите класификация и оценка на документите

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Ерве Бастиен

Дизайн: Давид Нинов

София, 2008

Ако приемем мисълта, че «културата е това, което остава, когато всичко е забравено» спокойно можем да направим извода, че в много отношения архивите са единственото, което остава след като всичко е забравено. Колкото и да са стабилни националните архивни традиции и въпреки че всеки може да намери поне по една причина за запазването на който и да е документ, вече няколко десетилетия действа общ ред по отношение на:

— необходимостта да се пристъпи към унищожаване на документи след изтичането на определени срокове (различни за отделните страни)

— необходимостта архивистите активно да сътрудничат с източниците за комплектуване на архивите, въпреки разработената от сър Хилари Дженкинсън в началото на века теория, че всъщност учрежденията не създават своите дела специално за архивистите.

Тези два подхода в съчетание с бързото нарастване на обема на документацията доведе и до развитие на вижданията на архивистите, които се вълнуват не толкова от въпроса «какво да се унищожи», а «какво да се съхрани». Такива тенденции се появиха още на международния конгрес във Вашингтон през 1976 г., а още по-ясно на конгреса в Париж през 1988 г. във връзка с разглеждането на «новите архиви», където принципите на класификация се определят от момента на създаване на информационната система. От друга страна, научно-техническият прогрес поражда проблеми, свързани с уважението на личната свобода и се налага унищожаването на документи по «етични» съображения — явление, което се намира извън рамките на обикновения процес на оценка на документите. Необходимо е да се стремим към по-нататъшна интеграция на такъв вид унищожаване на документи с въпросите за запазването на общочовешкото историческо наследство(1).

1. Значението на думата «унищожаване»

Априори, класификацията като че ли е чужда на идеята за стандартизация. При традиционния подход, при оценката на документите архивистът се опира на чисто субективния опит, подобно на домакинята, която избира диня. Действително, в своето изследване от програмата RAMP (Програма за управление на документите и архивите) Дж. В. Роудс посочва, че нито една от нормите на МОС (Международна организация по стандартизация) не може непосредствено да се прилага при класификацията на документите. Въпреки това, въпросът остава открит по отношение на анализа, който е едновременно самата същност на архивната класификация и основа на всички видове стандартизация, тъй като анализът е «компромис между предимствата и недостатъците, свързани с всеки критерий»(3). Всъщност като най-уместен анализ може да се посочи изборът на касата от купувача в универсалния магазин. Без да се колебае, той избира една от касите бързо и от пръв поглед, спонтанно. Въпреки това, неговият избор е резултат от оценка (често подсъзнателна) на различни критерии: дължина на опашката, относителното съдържание на всяка количка, оперативността на касиерката и т. н. Дали архивистът не се вслушва във вътрешната интуиция при подбора на документите?

Подборът на документите от друга страна се отнася към хронологичния процес и получава различни измерения в зависимост от «трите епохи» по отношение на които се прилага. Изразът «да се унищожат дублетните екземпляри» може да има няколко значения в зависимост от това, дали става дума за дублетни екземпляри в едно и също дело или за документите на цялото учреждение, или за екземплярите в няколко учреждения. Този въпрос трябва да се разглежда в различни пресичащи се плоскости, отчитайки факта, че делото може да бъде сума от няколко различни дела. Изборът прилича на създаването на парична система, при която стойността на една монета не е задължително да се равнява на сумата на две други монети.

В зависимост от случая, може да става дума за абсолютно точни копия или за копирането на информацията на два различни носителя. Тук се засяга въпросът за копирането на документа от самите архивисти, с други думи за замяна, което само по себе си не е решение на въпроса (ако не се смята икономията на архивна площ) и при която се изисква точно да се определи какви документи оправдават скъпоструващата операция(4).

Трите разгледани значения на термина «дублетен екземпляр» съответстват на трите различни нива на оценка:

— прочистване на делата от ненужните документи (в текущия период);

— «първа оценка» (в края на текущия и междинния период);

— «повторна оценка» (в края на междинния и даже в завършващия период).

Трите гореспоменати процедури, по хронология и по нюанси на извършването са независими от организацията на архивната дейност в отделните страни. Те не са предназначени само за страните, които като Норвегия или Великобритания, официално са въвели системата на «двойната оценка» с две приемания на документите в интервал от 20 години. Ако в даден случай се ограничи обработката на архивните материали само в един етап (свеждайки по този начин хронологическата диференциация на нула), то на архивиста, който извършва тази дейност ще му бъде възложено да направи най-малко три различни по своя характер оценки.

Понятието обработка на документите води до понятието плътност или с други думи до «степен на концентрация на информацията, съдържаща се в документите»(6). «Управлението» на документите може да се сравни с определени икономически правила, особено със закона на Парето, който се използва при съставянето на график и планове. Според този закон запасите от стоки:

— от 5 до 15% от изделията представляват от 65 до 75 % от общата стойност («категория А»).

— от 20 до 70% от изделията представляват от 20 до 30% от стойността («категория В»).

— от 65 до 75% от изделията представляват от 5 до 15% от стойността («категория С»).

Направеното сравнение със закона на Парето е полезно в няколко аспекта:

— трите категории, според този закон могат да бъдат сравнени с трите по-горе описани видове оценка на документи. Прочистването на делата от неценни документи може да се сравни с категория В, първата оценка с категория С, втората оценка с категория А (която представлява особен интерес и изисква прилагането на най-съвършени методи);

— без да е задължителна, «квотата» от 5 до 15% определена за категория А съответства на средния процент на нормите за съхранение, които независимо от някои отклонения се потвърждават и по опитен път(7). Не се наблюдава особено различие и между «изпълнителните» и «управленските» учреждения.

Ако предположим, че разнообразието и прилагането на административните структури позволява известно различие в практиката, то архивите на тези учреждения, макар да се различават едни от други в равна степен са необходими за историческите изследвания.

Хиперболичен по-своята структура, законът на Парето засяга относително външното, линейното възприемане на архивите: три пъти по-голямата по обем документация не е задължително да бъде три пъти по-ценна и интересна. Този извод се потвърждава и от други закони, засягащи областта на документацията (например закона на Бредфорд).

2. Архивът в качеството на информационна система

Прочистването на делата от неценните документи, наред с унищожаването на дублетните екземпляри, позволява да се отделят «вторичните суровини», които в някои случаи се определят по-широко и точно: шведският закон от 11 декември 1953 г. отнася към тези документи съпроводителните писма, ведомостите, разписките и квитанциите. При такова прочистване е необходимо обаче да се проявява по-голяма гъвкавост, като се отчита обстоятелството, че в обновените съпроводителни документи могат да се срещнат важни забележки. По същия начин докато правилата, които действуват в някои страни, предвиждат унищожаване на пощенските пликове, то в други те се съхраняват поради ценната информация за историята на пощенските служби(9). По своя характер прочистването на делата от неценни документи всъщност е работа с всеки документ поотделно. В самите учреждения документите със справочно значение не се съхраняват отделно, именно поради непосредствената им връзка с останалите. В случаите, когато такова прочистване се извършва от самите специалисти под наблюдението на архивистите, обемът на делата може да се съкрати с 50%.

При «първата оценка» се отчитат някои външни критерии (например физическо състояние), които могат да доведат до решение за унищожаване на документи без по-нататъшно задълбочаване. Първата оценка дава преди всичко възможност да се унищожат цели категории документи. Гореспоменатият шведски закон предвижда унищожаването след изтичането на определените срокове на документите от отдел кадри, счетоводство, а също така и на цели учреждения, изпълняващи обществени функции. Отделяйки категорията «рутинни документи», с цел да осигурят тяхното автоматично унищожаване, някои страни са склонни да въведат двустепенна архивна система, което съответства на гореспоменатата логика на управление(11). Но за да се избегне абсолютно сляпото прилагане на тази логика, е необходимо да са налице и други ориентири, които придобиват особено значение при «втората оценка». Тя се извършва след изтичането на достатъчно дълъг период от време, в което историческите аргументи вземат връх над първоначалните с административен характер.

На този етап на оценка отговаря на първо място двойният критерий на принадлежност на документа към съответната архивна служба.

По принцип всяка служба се явява съставна част на националната и даже на международната мрежа, което ни кара да даваме предпочитание на географския критерий, отличаващ я от другите елементи на мрежата(12). Ако архивите не могат да осъществяват такъв волунтаристичен подход, както учрежденията в други културни области (например музеите), то все пак всяка географска зона има своя специфика, която трябва задължително да се има предвид при оценката на документите(13).

Втората оценка на документите е свързана с глобалната система на управление на информацията. Въобще, често употребяваният термин «историк» всъщност е неверен по силата на натуралистичните илюзии, които той създава, тъй като всяка информация задължително е зависима от точния контекст. Специалистите в областта на информатиката, все по-ясно осъзнават, че информацията не е просто ресурс, а е продукт на определена структура, приближаваща се при това до гледната точка на архивистите, които могат да се представят като истински information menagers(14). Някои понятия, отнасящи се до аудиовизуалните и машиночитаемите архиви, като «асоциативна документация» или «речници на компютърни данни», свидетелстват за това сближаване, което не се ограничава само с «новите архиви»(15). Такъв подход за вторичното значение на архивите е класически определен още на времето от Шеленберг и действително позволява да се излезе от безизходната ситуация. Такава ситуация може да бъде предизвикана от резките различия между доказателствената и информационната ценност на документа. Между тези две понятия съществува широк периметър от допирни точки, към които се отнасят документите с историческо значение(16).

Както видяхме, различните значения на термина «дублетни екземпляри» водят до разделянето на оценката на три категории. По същия начин, на трите метода на частичен подбор (екземпляр, подбор на образци, качествен подбор), съответстват три вида диференцирана информация:

— информация за административните структури: предимно документи от юридически характер с доказателствена стойност, а така също екземпляри, запазени специално с цел да се илюстрира метода на обработка на документацията за определен вид дейност;

— «формална» информация: резюмета (в които както е известно, в сравнение с първичните документи, се губи значителна част от информацията) и документи-образци. Документът-образец трябва да се отличава с траен и универсален характер. В същото време трайността не е синоним на негъвкавост, напротив, желателно е да има достатъчно свобода за действие, за да се избегне повторението на възможните първоначални грешки и ограничения на същото значение на дадения образец(17);

Много често формата на съхранение влияе на избора на образец. Този факт е особено очевиден в случая с аудиовизуалните или машиночитаемите архиви, но в действителност той има по-широко значение(18). На практика използваната от архивистите класификация на типа досиета по годината на създаване позволява да се получи по-удачен и полезен образец, отколкото регистрацията на делото под номер, даден му от учреждението, което го е създало. С други думи «системата за класификация» е твърде важна от гледна точка именно на класификацията (в смисъл формата на съхранение), отколкото от гледна точка на системата (в смисъл на номериране по предварително установена схема). Необходимо е да се подчертаят недостатъците на противоположния подход, който в крайна сметка означава смесване на целите със средствата(19);

— «номинална» информация — документи с първостепенна важност и дълговременни срокове на съхранение (актове за гражданско състояние или поземлени кадастри). Тук проличават резултатите от качествената оценка на документите, която може да се извърши след подбора на образците, за да се проследи животът на хора или важни събития;

Всяка оценка се опира на безусловното взаимодействие между три елемента. По такъв начин структурната информация позволява да се съди за принадлежността на формалната или номинална информация по отношение на функциите и пълномощията на съответното ведомство. Необходимо е да отбележим, че по своята природа, архивите на специализирани учреждения по-добре се поддават на оценка от гледна точка на критерия за принадлежност. Често обаче, учреждения, свързани с водещи и динамични области от живота на обществото, се намират (именно по силата на своята тясна специализация) извън сферата на традиционното управление, развивайки се в зоната между държавния и частния сектор(20);

От друга страна, формалната информация допълва номиналната, която не винаги е достатъчна за най-пълното разкриване на историческото събитие.

Такава двойствена функция е налице и при машиночитаемата или аудиовизуалната документация, съдържащи и информация (необходимите технически указания за машинно четене на текста или действително документални допълнения), и средство за оценка. По същия начин някои елементи, които са външни по отношение на фонда, го допълват и едновременно подпомагат неговата оценка;

— изучаване работата на учрежденията, насочено към разкриването на действителните особености на административната дейност, т. е. нейните неформални елементи. Подобни социологически изследвания са провеждани по времето на Макс Вебер и хвърлят светлина и върху системата на движението на документите(21). Информацията, събрана в хода на това изучаване, допълва структурната информация във фондовете и е мост (което понякога не се отчита), водещ към индексирането и документалните изследвания;

— информацията, предоставена на архивите от печатни материали и най-общо от средствата за масова информация може да се използва по принципа на съпоставянето като допълнение и средство за оценка(22).

Такъв подход подчертава различните възможности за използване на архивните материали и в същото време не се правят опити да се предвидят всички детайли от проблемите на бъдещите историци.

3. Норми и методи

Макар че стандартизацията се изгражда преди всичко върху свободната воля на изпълнителите, нейният успех зависи от превръщането на някои от принципите й в юридическа норма. Обикновено нормативните актове са на две нива: законодателство, произтичащо от парламентарната власт и постановления — от изпълнителната власт. Правилата за унищожаването на документи много добре се вписват в тези рамки. Законът за архивите определя реда за унищожаването на документите (независимо от това, че съществуват мнения за недопустимост на унищожаването на документи, които са държавна собственост) и уточнява правните рамки на този ред: действен контрол над архивите и санкции при нарушаването на правилата. Против тези най-общи виждания практически няма възражения, макар че не всички страни предоставят на архивната администрация подобни пълномощия по отношение на гореспоменатия «полуобществен сектор».

Регулирането, от своя страна, засилва различията между «първата» и «втората» оценка за сметка на съществуващите «общи списъци», определящи преди всичко категориите дела за унищожаване, които са общи за няколко ведомства, той като «специализираните списъци» се отнасят за конкретно ведомство(23). Изглежда логично и желателно да се включат в един списък документите, предназначени за съхранение и документите, подлежащи на унищожаване. И действително, такъв списък се използва не само по хоризонтала с цел да се определи ценността и окончателната съдба на всеки документ, но и по вертикала, тъй като всеки документ има всъщност само относително значение, когато е съпоставен с цялото множество от документи.

За съставителите на списъците съществуват общо взето две възможности: да създадат специализирани комисии за всяко ведомство или да създадат общоархивна комисия. Компромисният вариант е да се канят на заседанията на общата комисия представители на ведомствата, чийто интереси се засягат в дневния ред. В някои страни като Нова Зеландия, Израел, остров Мавриций е определен следният интересен ред на действие — към унищожаването на документите се пристъпва само след изтичането на определения срок след публикуването на съобщение в официалния бюлетин, което дава възможност на всеки гражданин, ако желае, да вземе отношение по въпроса. Тази предпазна мярка показва обществения характер на подобни решения и е средство за засилване на отговорността на държавните архиви. Възникват обаче въпроси относно практическото съществуване на такава мярка. Не е ли необходимо засиленото чувство за отговорност на гражданина да е подплатено със специално образование?(25)

Независимо от структурата на организацията на архивите трябва да се има предвид централизирането на информацията относно решенията за ценността на документите. Например, по пътя на създаването на централен каталог, аналогичен на «каталога на законодателните актове» в общите правителствени канцеларии. Всяко решение за оценката и унищожаването на документите трябва да бъде обосновано. В тази връзка е необходимо да се постави въпросът, който често се игнорира и да се напомни, че с изключение на нормативните, текстове, смисълът на стандартизацията се разкрива в методическите термини. Какво практическо значение се придава на съществуването на списъци на документи на учрежденията? Привлекателно изглежда в тях имплицитното разрешение за унищожаване, което е най-рутинната част от подбора в учрежденията. В същото време, не е ли разумно да се запази за всеки случай експлицитното разрешение? Известно е, че тези списъци бързо остаряват и архивистите не винаги разполагат с достатъчно средства, за да ги усъвършенстват своевременно. Причините за остаряването на списъците са неизбежните административни промени и научно-техническият прогрес. Ако дела от определен тип се съхраняват на нови носители, то не винаги е удачно подобно на традиционните документи, окончателно да се определя тяхната съдба, поради възможността машиночитаемите документи да се използват много по-широко и разнообразно. Съществуват и мнения, че много трудно може да се обхване документацията на различните ведомства и това трябва да стане постепенно: например, авторите на заключителния доклад по проекта Формост смятат, че «най-много 40% от делата на федералното правителство на Канада могат да бъдат предмет на плановете за съхраняване и надлежното им използване»(26). И накрая стои открит въпросът за частичните архиви, които не трябва предварително да бъдат изключени от процеса на оценка, тъй като той ще изисква теоретично решаване в бъдеще(27). Общо взето, архивистът трябва да умее не само да прилага общонационалните списъци на документите на учрежденията, но и да разработва на тяхната основа нови списъци.

По този начин стана възможно да се отделя междинно методично ниво между общите правни принципи и списъците като методическо пособие. Определянето на различните елементарни фактори, които влияят на решенията на архивистите и тяхното взаимодействие (така както са се опитали да направят Франк Более и Джулия Маркс Юнг за тази «черна кутия», каквато се явява процесът на оценка)(28), всъщност се приближава до концепциите, лежащи в основата на информатиката. И в двата случая целта е да се отдели самата философия на системата от материалните ограничения, свързани с нейното приложение, и в същото време да е основана на ясна концепция. Извеждането на фундаментални принципи е особено важно, тъй като критериите за оценка неизбежно се променят. Тази необходимост се усилва и във връзка с постепенното изчезване на ориентирите, които традиционно се използват от архивистите. Това се отнася с особена сила за понятието оригинал, постепенно загубващо своето значение в резултат на новата техника и новите методи на административна работа. Представеният в най-общи черти модел за информационно значение на архивите може да спечели както от уточненията, така и от разпространението му на други критерии, определящи избора на архивиста.

Независимо от техническото и структурното развитие на архивите, оценката остава фундаментален професионален проблем. Архивистите са длъжни да се обединят около общ модел и тогава да разработят общите методи. Оценката, както и класификацията изискват сътрудничество между архивите и техните външни партньори (учрежденията, специалистите в областта на информатиката, а понякога и потребителите) и в най-голяма степен сътрудничество между самите архивисти(29). Всъщност този проблем съществува и по отношение на съдържанието и общата насоченост на законите за архивите. Същественият прогрес, достигнат в тази област, в значителна степен благодарение на МСА, дава повод за оптимизъм по отношение на тази нова задача(30).

Комплектуването на архивните документи поради своята природа не може да бъде изцяло автоматизирано. Първите теоретици са подчертавали този факт още преди половин век. Въпреки достиженията на техниката оттогава до днес би било наивно да се мисли, че може системно да се унищожават неценните документи само защото операторът е натиснал клавиша(31). Още повече, че днес архивистите разполагат с интелектуални и материални средства, позволяващи по-добре да се организират и следователно по-добре да се използват документите. От друга страна, прогресът в управленските науки подпомага за определянето на границата рентабилност и необходимост от работа с всяка категория документи в зависимост от значението им.

По пътя на точното определяне на документите, които подлежат на «втора оценка», архивистът може по-добре да използва «времето за анализ», което трябва да бъде в основата на оценката(32). Действително изглежда парадоксално, че всяка дейност, свързана със стандартизацията, изисква увеличение на интелектуалните усилия. С това се обяснява и другата илюзия — систематическото възприемане на оценката като субективно решение. Когато се приема решението за унищожаване на документа, същността не е в отделянето на «плявата» от «зърното», а в определянето на критериите, приложими в «конкретната» ситуация(33). И действително, можем да сравним архивиста с картографа, който осигурява картите за намиране на ориентирите в миналото. Необходимо е да се грижим тези карти да са четливи и всички необходими ориентири да бъдат очевидни.

Бележки

1. Във Франция Националната комисия по информатика и граждански свободи на съвещание от 10 май 1988 г. взема решение, че унищожаването на всяко номинално дело не може да стане без съгласието на Дирекция на архивите.

2. Шеленберг, Т. Р. Принципи на оценка на документите. В: Techniques modernes d’administration des archives. ЮНЕСКО, 1985 г.

3. Айлерет, П. Очерк за теорията на стандартизацията. Eyrolles, 1982, стр. 2.

4. Документи от 22–рата международна конференция на Кръглата маса на архивите (Братислава 1983) стр. 33.

5. По този въпрос е интересен научният спор между Л. Раппорт. Никакви ограничения, преоценка на включените в каталога документи». The American Archivist, vol. 44, № 2, 1981 и К. Бенедикт. Покана за огън. The American Archivist, vol. 47, № 1, 1984.

6. Редът за подбора и класификацията на архивните материали. Национален архив и информационен център, Сингапур, 1977 г.

7. Разглеждат се националните процедури за управление на архивите. Документи от 22–рата Кръгла маса (Братислава, 1983). К. Хазе предлага подобна оценка на Държавния архив в Хановер: Опит за унищожаване на документите в държавните архиви на Долна Саксония, Der Archivar, ноември 1979.

8. Шведският указ, споменат в текста, а също така и Норвежкият от 4. XI. 1961 г. подчертават, че процеса на прочистване на делата от неценните документи е силно автоматизиран. Другите примери са от изследванията на Е. Кетелар — RAMP, Legislation et reglementation en matiere d’archives et de gestion des documents, 1986.

9. Постановление за архивите на кантона Bale-campagne (Швейцария) от 21. II. 1961 г. предвижда системно унищожаване на документите. (Archivum, XIX)

10. Процентът, посочен от Фр. Готзом, ce отнася за дела, съдържащи разрешения за строителство на обекта в Бавария: Оценка и сортировка на документите на градските архиви по оценъчен каталог, Der Archivar, ноември 1990 г.

11. Този факт се подчертава в Указа за архивите на Израел от 14 август 1957 г. (Archivum, XX)

12. По повод на значението на термина «мрежа» вж. НАМ (Ф. Джералд). Варианти в архивното дело: управление на историческите документи в епохата на изобилието, The American Archivist, vol. 47, № 1, 1984. Не всяка страна може да съхранява световната кинематографска продукция (Сем Кула. Оценка на кинопродукцията в архивното дело, RAMP, 1983, стр. 28). Задължени ли са всички архиви в една страна да съхраняват цялата печатна парламентарна документация? (Бодо Уль. Обмен на мнения в хода на дискусията за оценката на архивните документи, Der Archivar, ноември 1990 г.)

13. Това е интересната идея «каталог на проблемите» за всяка архивна служба в зависимост от нейната териториална принадлежност. Идеята е предложена от Карл Хаазе в серията статии под общото заглавие Изучаването на проблемите зa унищожаването на документите, Der Archivar, ноември 1975 г.

14. По отношение на професионалното развитие на архивистите вж. Фишбейн М. X. Encyclopedia of librarianship (статията «Архиви»), American Library Association, Chicago 1980. По повод управлението на информацията вж. Пулен (Клод). Организация на управлението на данните

15. RAMP, С. Кула. Оценка на кинопродукцията в архивното дело, 1983 и Г. Науглера. Оценка и класификация на машиночитаемите документи в архивното дело, 1986.

16. Освен в изследванията на Т. Р. Шеленберг по общата теория на експертизата на ценността на документите, разгледани в статията на М. Ригср. Съвременни методи на класификация и оценка на делата, Techniques modernes d’administration des archives. ЮНЕСКО, 1985 и в указанието «Организация на документацията на федералното правителство: ръководство по управление на документацията», публикувано в N. A. R. S. Ф. Более и Дж. М. Юнг в статията Изследването на черната кутия: оценка на административната документация на университетите, The American Archivist, vol. 48, № 2, 1985 подчертават невъзможността от строгото разграничаване на доказателствената и информационната ценност на документите. От своя страна Л. Раппорт (в цит. съч.), смята, че доказателствената ценност на документите се «преувеличава».

17. В изследването си по програмата RAMP «Използване на методите за подбор на образци в архивите», Р. Хол дава редица интересни примери и в частност, на извършвания в скандинавските страни подбор на образци по годината на раждане или по реда на постъпване на делата в учреждението източник. Подобен метод се разглежда и в работата на О. Меркера. Към въпроса за формирането на архивните традиции, Festschrift fur Hans Booms, 1989.

18. По този начин, подборът на образците от продукцията на телевизионната компания може да се извърши само на базата на програмите, определени от самата компания (С. Кула. Вж. посл. цит. съч. RAMP, стр. 28). Подборът на машиночитаемите архиви е по-надлежно на персоналните компютри, отколкото на универсалните изчислителни машини: Кунлиф, В. и Миллер, М. Създаване на общ списък на документацията за машиночитаемите архиви, The American Archivist, vol. 52, № 3, 1989.

19. Това е особено интересна гледна точка за архива: Крецшмар, Р. Класификация и оценка на архивните документи на министерството на строителството на земите на Баден-Вюртемберг, Der Archivar, ноември 1990.

20. К. Хаазе говори с пълно основание за «сивата зона».

21. По отношение целите на отчета Рекордс вж. изследването на RAMP, Д. Чарман. Паспортизация на съвременните архиви и списъците на документите на учрежденията, 1984, също и ръководството на Е. Педерсон. Управление на архивите, Австралийска асоциация на архивистите 1987. В статията си Макс Вейбер и анализът на организацията на съвременната бюрокрация: бележки по създаването на теория на експертизата, The American Archivist, vol. 45, № 2, 1982.

22. П. Буасар пише за подобни наблюдения в статията си За политиката на унищожаване на документите, La Gazette des archives, № 59, 1967 г., а така също и К. Хаазе в цит. съч.

23. Относно разликата между общите и комплексните срокове вж. цит. съч. на М. Ригер.

24. Вж. издадения в Турция Указ за правителствените архиви от 19 декември 1975 г. (Archivum, XXVIII), а също така изследванията на Е. Кетелаар, RAMP.

25. Необходимо е да се уточнят различията между номиналните документи (които по-широко отразяват мястото на човека в обществото: неговите роднински връзки се фиксират в актовете за гражданско състояние, неговото имущество — в кадастрите и т. н. и представляват определен интерес за проверка и в исторически план) и документите от личен характер, представляващи интерес само за конкретния човек. Към последната категория се отнасят ведомостите за заплати. В съответствие с постановлението от 1988 г. на всички ведомости за заплати е необходимо да бъде посочено «За постоянно съхранение», което подсеща гражданина за проява на отговорност.

В посочената статия К. Хаазе поставя още по-строго изискване: «Архивното дело, като самоцел за един човек или една група, трябва да бъде задължение за човека или групата». Често се смесват понятието документ, подлежащ на вечно съхранение и документ, който трябва да се съхранява в архив.

26. Управление на информацията на автоматизираните системи, заключителен доклад за проекта Формост. Национален архив Канада, 1990, стр. 37.

27. По този повод е необходимо да се сравнят изказванията на Т. Р. Шеленберг («предлагам да се съхранят частните архиви изцяло, ако те са предадени на архивното учреждение») и на Е. Педерсон («частните архивни фондове често съдържат по-голям процент документи със справочно значение, отколкото архивите на учрежденията»).

28. Болес, Ф. и Юнг, Дж. Цит. статия, The American Archivist, vol. 48, № 2, 1985.

29. По отношение на метода на колективната работа, използван в Centrale Archief Selectienst (CAS) във Винсхотен. Вж. статията на Кристофър и Маргарет Виттик. CAS: холандското решение на проблема за оценката на архивните материали, Journal of the Archivists vol., 8 № 2, 1986.

30. По повод развитието на теорията и осигуряването на хармонията в областта на архивното законодателство вж. Ляшенес, М. и Кутюр, К. Закони за архивите, Archives, vol. 21. 4, 1990.

31. Цитат от доклада на X. Коллин на 31–я конгрес на френските архивисти (Лион, 1990), посветен на темата «Френските архиви в навечерието на европейската интеграция».

32. Вж. цит. статия на П. Буасара.

33. Фр. Более. Преплитане на интересите с информацията в съотношение 2:1 и разбиране на съвременните процеси на оценка на архивните документи, The American Archivist, vol. 50, 1987. Вж. също и цит. статия на Е. Педерсон.