Стандартизация на методите и начините на работа в архивното дело: средство на информационната епоха
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автор: Ричард Кокс
Дизайн: Давид Нинов
София, 2007
Въведение
Трудно е в един кратък доклад, какъвто е този, да се даде историческа оценка, да се опише днешното състояние на нещата или да се предложи изчерпателна прогноза за важността на стандартизацията на работата на архивиста в «информационната епоха» (края на XX в.). Затова целта на моя доклад е да се определят само рамките на дискусията по стандартизацията на архивното дело, накратко да се разгледа нейното значение за настоящата и бъдещата мисия на архивиста(1).
Няма съмнение, че стандартизацията е един от основните елементи за успешна работа на архивиста и аз ще се спра на нейната важност. За съжаление, параметрите на стандартите и тяхното значение за работата на архивистите и на архивните учреждения нерядко се възприемат неправилно. Стандартите способстват за изпълнение на мисията на архивиста, за икономии на ограничените ресурси на професионалното обединение на архивистите, за установяване на връзки и сътрудничество с други информационни дисциплини. Те служат за опора на архивиста във всички негови усилия и всичко това придобива особена важност през последното десетилетие на нашето столетие. Затова стандартите се явяват важно средство за архивистите в целия свят. В доклада се разглежда всеки от изброените по-горе аспекти на стандартизацията.
Настоящият доклад се състои от четири основни раздела и кратко въведение.
В първия от тях аз привеждам ред определения за стандарти и показвам защо за архивистите е важно приемането на конкретни определения. После, с помощта на тези определения ще се постарая да покажа защо стандартите са толкова важни в архивното дело и защо трябва, без да си губим времето, да пристъпим към по-широкото им разработване и използване. В следващия раздел ще се спра на традиционния подход на архивистите към стандартите и стандартизацията, ще разгледам измененията в тази област и техните причини. И накрая, в заключение на своя доклад ще изброя мероприятията, към които би следвало да пристъпи архивистът в международен мащаб за приемане на стандартите и стандартизацията.
Преди всичко бих искал да подчертая следното: особена важност за този доклад има моето убеждение, че в сегашната «информационна епоха» архивистите са длъжни да бъдат по-заинтересовани за стандартизацията на архивното дело и за оказването на влияние на други използваеми в информационната дейност стандарти, които могат да определят характера и цялостността на архивните материали. Понятието «информационна епоха» широко се е дискутирало, по този повод са се водили много спорове, имало е опасения, понякога понятието не се е възприемало. Някои архивисти прекалено много са се увличали по техниката, в която те са виждали решение на всички проблеми. По мнението на други, информацията (а също така информационната техника, независимо от това проста или сложна), е била важна във всяка една епоха, затова е понятно защо ние сме длъжни да й отделяме такова внимание именно в края на XX век. Въпреки всичко, никой не се съмнява, че сегашната информационна техника е чудо от гледна точка, на нейната сложност и ефективност. Същевременно тя по различен начин влияе на обществото. Такива понятия като стойност на информацията, контрол върху нея, подход към нея като стока, се измениха коренно(2).
В това отношение стандартите (в бързо променящата се среда) жизнено са свързани както със знанието на архивистите за основите на теорията и практиката, така и с тяхното умение да действат от позицията на своята професионална мисия.
Изхождам също така от становището, че стандартите са важни на всякакво географско равнище, но особено значение те придобиват в национален и международен мащаб. Създаването на всеобща информационна система се оказва възможно благодарение на важни политически събития — както вътрешни, така и международни. Всичко това не може да не се отрази върху подхода на архивистите към тяхната мисия в областта на идентификацията, съхранението и осигуряването на достъпа до документалното наследство на обществото. Използването в международен мащаб се явява като основен елемент за определяне на стандартите и стандартизацията. Националните организации по стандартизация работят със съответните международни организации. За производствените и търговските предприятия са важни стандартите както на едното, така и на другото ниво.
Стандарти и стандартизация: тяхното определение и значение
Преди всичко трябва да се отбележи, че във всяка професия има видове стандарти, всеки от които има свое значение (проблемите на стандартизацията вълнуват не само архивистите)(3). Може да се обособят три основни категории стандарти. Техническите стандарти са важни за архивистите поради точността (колкото това е възможно); те регулират приложението и съвместимостта на оборудването(4). Стандартите по информационната техника са от особено значение за архивистите, тъй като те служат на целите на управлението и използването на информацията. Например, в САЩ приемането от страна на архивистите на формата MARC (Система за машинна каталогизация в Библиотеката на Конгреса на САЩ), като установен професионален стандарт, описан по-нататък, доведе не само до тяхното сътрудничество в Американския институт за националните стандарти, но и обърна вниманието им към други области, където стандартизацията може да окаже позитивно влияние(5). Форматът MARC-AMC (АМС — управление на архивите и ръкописите) е напълно приложим само при наличие на технически стандарти, осигуряващи възможно най-широкото им използване. Тези технически стандарти имат следните основни характеристики:
1. Това са споразумения между различни учреждения (често пъти между различни страни), целящи тяхното сътрудничество.
2. Тези стандарти са точни, понякога поддаващи се на количествени характеристики документи, неподлежащи на широко тълкуване или приложение в различни условия.
3. Тези стандарти са предназначени преди всичко за производствени и търговски предприятия и за потребителите на информационна техника.
4. Тези стандарти могат да служат най-вече като катализатори на техническия прогрес и да отразяват единен подход към естеството на новата техника.
Техническите стандарти са това, от което преди всичко се интересуват производствените отрасли и предприятията от сферата на обслужването. Информационните стандарти са свързани с работа на Международната организация по стандартизация (ISO) и с предложения от нея проект за свързване на отворените системи (ISO). В областта на информацията стандартите дават решение на проблемите, свързани с придобиването на голямо количество техника и програмни средства, които могат бързо да остареят поради несъвместимостта на патентованите системи(6). Архивистите, разбира се, се вълнуваха досега от други видове стандарти.
Този факт не ни учудва, защото съществуват други различни видове узаконени стандарти. Инструкциите, правилата или професионалните стандарти се отличават с по-голяма гъвкавост в сравнение с техническите стандарти, макар че при правилно използване те могат да дадат аналогични резултати (унификация на практическата дейност и процедурите). Архивистите обикновено придават на тези стандарти особено значение, тъй като те се прилагат в такива важни области като унификацията на терминологиите и дескрипторните системи. Такива стандарти обхващат също така професионалните кодекси на поведение, изискванията към лицата, избиращи дадена професия и други сродни области. Те имат първостепенно значение за функционирането на различни професии, позволявайки на специалистите да развиват и контролират основите на своите познания и да установят кой може да получи право на тази или на друга професионална дейност. Самото определение на професията изисква такива стандарти.
Инструкцията е друг важен компонент на стандартите. Както и представителите на много други професии, архивистите често говорят за инструкции и стандарти като за едно и също. Обаче различията между тях са доста съществени. Както се отбелязва в едно американско библиотечно издание, «когато неизпълнението на установените изисквания (или инструкции) влече след себе си сериозни последици, те се наричат стандарти»(7).
Инструкциите осигуряват критерии за работа и/или обслужване, които могат да се използват за оценка на продукция, програма или на работник от дадена професия. Почти никога инструкциите не са толкова точни, както техническите стандарти; заедно с това те са важни, тъй като осигуряват на представителите на една или друга професия база за оценка на работата им и ефективността на учреждението. Често инструкциите се оказват първоначално ниво за разработка на по-строги професионални стандарти, макар че не винаги е възможно да се установи кога именно инструкцията може да премине в сферата на професионалните или техническите стандарти. Архивистите ползват инструкциите за развитие и подобрение на своята дейност, например при разработването на програми за обучение и норми за професионалната етика; при това те признават, че е трудно да се постигне идеал в тази област и че разнообразието, което се получава в резултат от това, само по себе си не е толкова лошо.
Разглеждайки различните равнища на стандартите, е необходимо също така да се има предвид процесът на стандартизация. Дългогодишният процес в областта на промишлените стандарти (започнал още в началото на XIX в.) е довел до появяването на дисциплината стандарти и на специалисти, занимаващи се изключително с процесите на стандартизацията. Подобно явление има вероятно и сред архивистите, имайки предвид, че все повече архивисти-практици получават предложения да станат специалисти в някои технически области в своите учреждения(8). В единия случай стандартизацията се определя като процес на формулиране и прилагане на правилата за системен подход към един или друг вид дейност, за благото и при участието на заинтересовани лица, с цел постигане на оптимална всеобхватна икономия предвид работните условия и изискванията за безопасност. Този процес е основан на постиженията на науката и техниката, както и на експерименталните данни. Той служи за база за развитие не само в настоящето, но и за бъдещето и е длъжен да не изостава от прогреса(9).
Макар тази концепция за стандартизация да се прилага основно към техническите стандарти в промишлеността, тя въпреки всичко показва на архивистите как те са длъжни да се отнасят към стандартите. Архивистите трябва да оказват влияние на формулировката и реализацията на техническите стандарти, за да съхранят колкото се може повече архивни документи. Така стандартизацията е своеобразен начин, който архивистите са длъжни да приемат и приспособят към своята работа в «информационната епоха».
Общите понятия, които се използват при разработката на техническите стандарти, влизат във всяко едно определение на стандартите. Пример: «Техническите стандарти са дефиниции или спецификации, които отразяват споразуменията относно използваните общи методи». Тези стандарти имат «точно определение, което може да бъде съобщено, но не може да бъде изменено едностранно без предупреждение, и което при правилно използване трябва да довежда до еднакви резултати»(10). Желанието за постигане на необходимите резултати и точните определения са много важни при разработването на стандарти; не по-малко важно е също така използването на стандартите в условията на консенсусната (обикновено пазарна) или регулируемата (централизирано управляема) икономика. В този смисъл «стандартизацията е продукт на личната убеденост в това, че пазарът е способен да разбира и набелязва необходимото направление в бъдещето чрез колективния здрав смисъл, да разбира значението на измененията и да се приспособява към тях. Конкретните фактори на промени, използвани в този процес, са обобщените описания на това, какви трябва да бъдат нещата и техните функции, и тези описания се наричат стандарти»(11). Дори ако се установи пазарния аспект на стандартите, се запазва общоприетият подход към тях като към фактори на изменение в една или друга професия. Така например, приемането на бланка за обмен на библиографски данни ще доведе до изменение на някои основни функции на архивното дело в архивните учреждения и ще повлияе на взаимодействието на архивистите с доставчиците на техника и програмно осигуряване на описателна и научноизследователска работа.
Наред с важността на стандартите и стандартизацията, за което вече стана дума, трябва да се отбележат редица други положителни техни аспекти за една или друга професия. Да се отдалечим временно от архивната или информационната среда, за да можем да разгледаме по-широко приложението на стандартите. Един от експертите по международно селско стопанство изведе ред общи характеристики на стандартите, които могат да са полезни за архивистите. Стандартите са преди всичко «средство, с помощта на което ние можем да работим, да конкурираме и разрешаваме проблемите в постоянно изменящия се свят». Освен това, те са важни и за това, че «способстват за повишаване на производителността, рентабилността и безопасността» на обслужваните потребители или клиенти. Стандартите позволяват да се създава оборудване при «по-малко разнообразие на компоненти», снижават себестойността и повишават «безопасността и надеждността». Стандартите способстват «за здрава конкуренция и помагат да се избегне погубващото разпиляване на конструктивните усилия сред конкурентите заради желанието им да бъдат единствени в своята област». И накрая, стандартите «освобождават хората от монотонна работа, предоставяйки им повече време за творчество»(12). Тези характерни черти са присъщи в различна степен на всички стандарти, било то технически и професионални стандарти или инструкции. На архивистите няма да е особено трудно да осъзнаят тяхната важност в своята практика и в изпълнението на своята по-широка мисия.
Стандартите са от особено значение за всяка една професия, тъй като отразяват основните й знания. Тези знания са необходими за жизнеспособността и функционирането на всяка една професия. В един социологически анализ на системите на професии се отбелязваше, че «способността на професиите да съхраняват своята юрисдикция се състои частично в силата и престижа на нейните академични познания»(13). Макар този анализ да не засяга темата за стандартите, в него се отбелязва важността на абстрахирането и организацията, без които професионалните стандарти и инструкциите трудно биха се създавали, поддържали и разпространявали. При слаба база познания в една или друга професия техническите стандарти губят от своята точност, а инструкциите или правилата — своя смисъл и силата си поради недостатъчното разбиране на основите на професионалната практика. Жизнеспособността на всяка професия зависи от такива познания — своего рода «валута» за конкуренция между професиите, осигуряващи нейното по-нататъшно съществуване в предишния вид и определящи нейното място в обществото.
Стандартизацията има и други потенциални предимства. Тя способства за сътрудничеството дотолкова, доколкото в разработките на стандарти участват представители на най-различни архивни учреждения, а също така отделни лица и организации, несвързани с тях. Например, за постигане на успешни резултати (от практическа гледна точка) в разработката на стандартни формати в автоматизирано архивно описание е необходимо участието на архивисти, научни работници от архивите, разработчици на технически изисквания за тази система, доставчици на оборудване и програмно осигуряване, организации, занимаващи се с разработка на стандарти и работници от сродни професии като библиотекари, управляващи национални и международни бази данни, които могат да бъдат използвани в качеството си на носители на информация по архивната документация(14). Стандартизацията също така осигурява пътя за подобряване на международната архивна дейност, най-малко затова, че разработката на стандарти вече се води на международно ниво или има потенциални възможности за това. Така международната дейност е особено важна като се отчете тенденцията за сближаване на държавите в света, породена от дълбоките политически преобразования за последните няколко години и от успехите в областта на техниката и телекомуникациите, даващи възможност информацията да бъде достъпна по целия свят почти мигновено. Тя дава възможност на архивистите да укрепват международните връзки и със съвместни усилия да анализират основните функции на архивното дело с цел разкриване на културните и политическите параметри, и изключвайки тези параметри, да установят общите характеристики за укрепване на основите на теорията и практиката на архивното дело. Този род дейност осигурява на архивистите крайната изгода от стандартизацията, позволяваща им да правят самооценка и самоанализ, който може да им помогне да разберат по-дълбоко своята мисия и пътищата за нейната реализация.
Важността на стандартите за архивиста в информационната епоха
Аз започнах този доклад с някои забележки относно сложността на понятието «информационна епоха». Бих искал да напомня на читателите, че използвайки този термин държа да подчертая отношението на съвременното общество към информацията като към обект на консумация, неговата заинтересованост за по-бързия достъп до нея, както и широкото използване на компютрите в обработка на текстови, визуални и аудиодокументи. Това на свой ред в значителна степен влияе на документалната информация, подбуждайки архивистите да създават свои собствени стандарти и да отделят особено внимание на природните стандарти, създадени от информационните отрасли в интерес на потребителите на информация. Целта на този раздел е да се разгледа възможността за по-активни дейности на архивистите в пределите на тяхната собствена професия и в областта на други информационни дисциплини. Следва да се подчертае, че нито една дискусия по стандартите в архивното дело не може да пренебрегне участието на архивистите в разработването на стандартите, от които те се ръководят при изготвянето и използването на съвременна информационна техника.
Ред фактори, влияещи на информацията, са длъжни да накарат архивистите да вземат по-активно участие в създаването на широк диапазон от стандарти (технически, професионални и инструкции). Расте количеството на информационни документи, което от своя страна изисква ефективна професионална практика, осигуряваща все по-рационално използване на съществуващите ограничени възможности. При това е възможно да се използват всички равнища на стандартите. Например, проверявайки евристичните принципи, лежащи в основата на такива важни области на дейността на архивистите като експертиза на ценността на документите и научно-информационно обслужване, е възможно да се създадат специални системи, улесняващи тяхната работа. Такива системи обаче могат да бъдат ефективни само при достатъчно високо равнище на стандартизация на архивното дело(15). Проблемът за обема и сложността на информацията се усложнява от това, че финансовите, кадровите, материалните и други ресурси остават твърде статични, т. е. не се увеличават. Дейвид Бернам показва в ред остро полемични статии, че архивистите (поне в САЩ) са заети със «сизифов труд, мъчейки се да се справят с почти логаритмическия ръст на обема на историческите данни и да преустановят процеса на физическото разпадане на документите, за да осигурят свободния достъп към миналото чрез всяка страна на кристала на културната памет». Твърдението на Берман, че обемът на информация кратно превишава ресурсите на архивите в основните области на тяхната дейност звучи отрезвяващо, но в същото време, съвършено правилно(16). Стандартите осигуряват механизъм, с помощта на който могат да се използват съществуващите ресурси или средства по-ефективно, макар че участието в тяхното създаване само по себе си може да погълне значителни ресурси(17). Както и в предишния случай, тук става дума за всички равнища на стандартите. Архивистите са длъжни да извлекат полза от новото виждане на информацията като предмет за използване, приет сега за целите на управлението на информационните ресурси и от традиционния подход на архивистите към информацията като към културно наследство и средство в деловодството.
Архивистите следва също така да отчитат измененията в подхода към методите на използване на информацията. Съществуват много прогнози по отношение на информационната техника и, макар че много от тях ще се окажат погрешни, във всяка има и истина. В една от прогнозите се отбелязва, че «мащабите на измененията, с които ще се сблъскат организациите в ежедневната практика, ще бъдат потресаващи в сравнение с днешните мерки». В тази прогноза се изразява и предположението, че «работещите в сферата на знанията ще имат пряк достъп до тези от тях, с които те никога не са разполагали преди». Те ще използват «компютрите по-разумно и по-често». «В края на деветдесетте години в учрежденията ще работят професионалисти и мениджъри, заобиколени с «умни» устройства, които ще общуват с тях, които ще говорят с тях, ще слушат, отговарят, с цел установяване кое и как трябва да бъде направено.»(18) Ако тези прогнози са поне частично точни, това ще означава, че новите методи за търсене на информация ще накарат архивистите да преразгледат методите за съхранение и предоставяне на информация и да изменят своите представи за архивите като за място, което изследователите трябва да посещават физически (тъй като достъпът до архива ще се осъществи по компютърен път)(19). Тази преоценка изисква пренасочване на вниманието върху стандартите на информационната техника, които ще определят използването на информацията по нов начин. Главно значение придобиват техническите стандарти. Тези организационни изменения при използването на информацията могат също така да отстранят съществуващите разлики между информационните професии, както и да изменят възприемането на някои функции, като например «архивно съхранение» при обработка на данни (термин, коренно отличаващ се от неговото използване в архивната практика)(20).
През информационната епоха в края на нашето столетие архивистите следва да осъзнаят, че индустрията на информационната техника и нейните потребители все по-широко използват промишлените стандарти при разработване на своята продукция. Това придоби особена важност в областта на «отворените системи», предлагани от Международната организация по стандартизация, целяща осигуряването на съвместимост между системите за информационна техника, поддържането на мерките за контрол върху системите с оглед на съвместимост и отстраняване на зависимостта на несъвместимите системи от техните разпространители. Отворените системи се базират върху голямо количество технически стандарти. Тези и други видове стандарти също така разширяват възможностите за използване на техниката за обмяна на данните — от библиографските системи, до текстовете и графичните материали. Архивистите могат да пригодят за ръководство на своите програми или да приемат за обработка и съхранение документацията, изработена от тези системи въз основа на техническите и професионалните стандарти. Както отбелязва един от експертите, стандартите за кодиране, компресиране и съхранение на данни и документи и техния обмен имат първостепенно значение за бъдещия достъп до документацията, съхраняването на магнитни или оптически носители, за тяхното съхранение без извънредни разходи за пренасянето им на технически средства за съхранение и предоставяне на информация от ново поколение. Широкото разработване и внедряване на стандартите от страна на производителите на оборудване, създателите на програмно осигуряване и потребителите на съвременните информационни системи, позволява да се ограничи прилагането в архивите на техника и програмни средства в ограничено количество системи, позволяващи намирането на информация от различни приложни програми(21).
Освен това, архивистите трябва да определят пътищата за влияние върху технологичните стандарти, отнасящи се до такива информационни системи, каквито са обмяната на данни на магнитни носители и електронна поща, значението на които за такива организационни аспекти на работата, като закупуването и инвентарния контрол на материалите и оборудването, непрекъснато расте. Това практическо използване на стандартите трябва да позволи на архивистите да разработят единни средства за придобиване, контрол и оценка на основните функции, които могат да им помогнат в собствената им работа и в издирването на архивните данни(22). Повсеместното използване на стандартите за информационна техника дава възможност на архивистите законодателно да регулират някои процеси, свързани със създаването, използването, разпространяването и съхраняването на информацията. Архивистите традиционно са прилагали в своите закони специалните стандарти по отношение на мастилата, качеството на хартията и микрофилмите, противопожарната охрана и окръжаващата среда. Днес те могат да се възползват от съществуващите технически стандарти в областта на електронните средства(23). Отделянето на необходимото внимание на стандартите също така решава въпроса относно влиянието на документацията върху магнитни носители на принципите на архивното дело и относно това как архивистите трябва да работят с тази документация. Стандартите осигуряват възможност да се формулират архивни изисквания към документацията върху магнитни носители.
Този процес крие немалко трудности. В своята традиционна практика архивистите са се ръководили от професионални стандарти и инструкции. Новият подход към ролята на архивистите в информационната епоха налага изменения в техните вътрешни стандарти, отчитайки необходимостта да се работи с производителите на информационна техника, с нейните доставчици и потребители, с цел създаване на архивна документация на магнитни носители. Те трябва също така да участват и във външния процес на стандартизация на техниката. По отношение на вътрешните си стандарти архивистите се движат в правилна посока. Няма съмнение, че към края на това столетие те ще създадат широка гама от подобни стандарти. Например, приемането на библиографския стандарт в САЩ привлече вниманието към описателните стандарти и подтикна архивистите към разработване на по-унифицирани средства за обмяна на информацията за други архивни функции. В резултат на това се засили интересът към стандартизиране на методите за архивна работа, а в някои случаи възникна нов интерес към архивната теория.
Участието в процеса на разработване на външни технически стандарти обаче е дейност от друго естество. Стандартизацията на информационната техника обикновено най-напред преследва интересите на едри корпорации и правителства, вложили не малко средства за внедряване на стандартизацията, създали специални ведомства и екипи от експерти в тази област. Това се обяснява с факта, че стандартизацията се обуславя в значителна степен от пазарните процеси и от това, че върху нея в голяма степен влияят производителите и търговците, възложили на своите представители рекламата на качествата на техните стоки като марка за стандарт. Що се отнася до архивистите, те не разполагат със средства и кадри, които биха им позволили да участват в този процес като равнопоставена страна при дадените обстоятелства.
За щастие се наблюдава все по-голям отлив от практиката, при която готовите изделия се приемат като технически стандарти, и преход към практиката за определяне на потребностите, разработване на теоретични стандарти и производства или модификация на изделията по начин, който ги прави стандартни. При подобна система мениджърите поемат по-значителна роля отколкото инженерите, а потребителите се оказват по-влиятелни от разработчиците и търговците. Методическото ръководство на Американския Национален Институт по Стандартите (ANSI) за разработване и координиране на националните стандарти в САЩ (типично за много подобни организации) съдържа такива термини като «надлежащи процедури», «отвореност», «равно и справедливо участие», «потребителска гледна точка», и т. н.(25) Преходът в областта на разработването на стандарти за информационното обслужване по принципите на OSI (Обединение на отворените системи) създава условия, при които архивистите биха могли по-активно и с по-голяма резултатност да сътрудничат с разработчиците и производителите на новата техника, да постигат задоволяване на своите потребности и да работят с архивната документация чрез осигуряване на нови възможности за нейното съхранение с помощта на електронните средства.
Стандартите и архивната професия: традиционни възгледи и основни трудности
Както вече отбелязахме, архивистите полагат големи усилия при разработването на вътрешни стандарти. Тези усилия обаче не са довели до желания резултат. Архивистите винаги са се смятали за сътрудници на конкретни учреждения, което задържа разработката на стандарти и доведе до неточности във вече създадените стандарти. Работата на архивистите с уникални документи често довеждаше до тясноведомствения подход, според който след като архивната документация е от уникално естество, всяко учреждение трябва да се ръководи от свои собствени принципи и правила. Недостатъчното взаимодействие между държавните програми в областта на архивното дело, между архивите на различните учреждения и хранилища за ръкописи от национален и международен мащаб, лиши архивистите от възможността да намерят общ език и ги подтикна към полагане на повече усилия за разработване на вътрешни програми.
От друга страна, отрицателно влияние върху създаването на необходими стандарти оказа твърде мудното осъзнаване от страна на архивистите на техните професионални особености и нужди. Първоначално архивистите са били свързани с хуманитарните традиции, основно с професията на историците, и преходът към по-широкото участие в информационната наука не се оказа лек, предизвика дебати по въпроса за ролята на архивиста, за неговото обучение и практическата му дейност(26). Дейвид Берман предполага, че привличането на архивистите към по-активна работа, по създаване на стандарти поне частично «отразява осъзнаването на факта, че бъдещето на архивите е свързано с информационните служби, които все повече ще зависят от автоматизацията — област, в която стандартите са от първостепенно значение»(27). Макар че мнозина архивисти биха се отнесли към това предположение скептично, няма съмнение, че те трябва да сътрудничат с разработчиците и потребителите на новите информационни системи, ако са заинтересовани от съхраняването на съвременната архивна документация. Липсата на детайлно разработена програма за висшето образование на архивиста, която би разглеждала такива теми като управление на съвременните носители на информация, разработване на теорията на архивното дело и подготовката за изследвания в тази област, е още едно свидетелство за недостатъчната активност от страна на архивистите, наблюдавана доскоро. Това обстоятелство също така попречи за създаване на необходимата база за разработване на архивни стандарти и сведе до минимум подготовката на архивисти за работа със стандарти по информационна техника. По-нататъшното обособяване на дисциплини като управление на документацията или информационните ресурси в такива страни като САЩ също така подрони основите за работа по създаване на стандарти, отстранявайки архивистите от участие в концепциите за жизнения цикъл на документите и от разработването на нови подходи при управлението на машиночитаемата документация(28).
Това на свой ред доведе до недостатъчното разбиране от страна на архивистите на значението на стандартите и стандартизацията в пълния им обхват. Както вече отбелязахме, доскоро архивистите не бяха съвсем наясно със стандартите и стандартизацията, като се обръщаха към тях само за регулиране на практическата си дейност. Те също така разглеждаха стандартите по-скоро от поведенческа отколкото от техническа гледна точка, т. е. интересуваха се от тях само изхождайки от това как те влияят на професионалната практика, а не от техническите аспекти на своята практика. Стандартите по репрография на архивните документи, достъпът до тях, подготовката на архивисти във ВУЗ и други подобни стандарти са норма за САЩ, както и за други страни по света. Макар по същество да няма нищо осъдително в поведенческия аспект на стандартите, не би трябвало да се пренебрегва техническият им аспект.
Ограничените ресурси, с които разполагат архивистите, стесняват възможността им за влияние при разработване на стандарти. Като вече отбелязахме, върху техническите стандарти оказват голямо влияние пазарът, доставчиците на изделия, инженерите и техниците. При тези условия на архивистите е трудно да постигнат успех. Тенденцията, която се наблюдава по отношение на обединението на усилията на архивистите с представителите на други професии в областта на информатиката, и в частност библиотекарите, с цел оказване на влияние върху приемането на стандарти, се прие с критика; въпреки това такъв род сътрудничество показва, че работата по създаване на стандарти изисква много средства и време. Един авторитетен специалист по стандартизация на информационната техника посочва, че «за ефективното участие в създаване на стандарти се изискват като минимум четири условия: наличие на време, преданост към делото, последователност и финансова поддръжка»(29).
Междувременно все повече и повече факти свидетелстват за промененото отношение на архивистите към стандартизацията. Приемането на стандартни библиографски системи (като американския формат MARC AMC) доказа възможността за стандартизиране; то откри пътища към признание от страна на архивистите на други стандарти и към провеждането на експерименти към тях. Работната група по стандартите за архивно описание в САЩ посочи в своите препоръки, че Обществото на американските архивисти трябва да има щатен сътрудник и комисия за контрол върху хората, отговорни за описателните стандарти; те ще се стремят към по-широко участие в организациите по разработване на стандартите, и ще установяват официални връзки с групи, работещи върху стандартите по архивното описание. Може само да желаем големите архивни и други професионални организации да поемат подобни задължения.
За промените в отношението на архивистите към стандартите говорят и други техни действия. Все по-широкото предлагане на стандарти за отворените системи от страна на производителите на информационна техника отваря нови възможности при управлението на тази част от документалното наследство, която се съхранява в паметта на компютрите и на магнитните носители. Архивистите въведоха някои стандарти в законодателството относно тяхната дейност и разработиха механизми, с помощта на които те могат да участват в приемането или в контролирането на решенията по въпросите за съхраняването на документалното наследство. Също така бяха предприети стъпки за даване на възможност на архивните програми да се отчитат последователно за своята дейност, което ще позволи провеждането на сравнения и ще насърчава унификацията на методите за работа(30). И накрая, архивистите във все по-голяма степен започнаха да разглеждат своята професия като една от информационните, което съдейства за тяхното по-широко участие в организациите по стандартизация, като например в Американския институт по стандартите (ANSI). Те пристъпиха към по-широко използване на стандарти от типа на тези, които се прилагат в проектите по създаване на отворени системи (OSI).
Заключение: мероприятия за стандартизация, предлагани на архивистите в международен мащаб
Архивисти от различни страни трябва да обмислят необходимите действия за постигане на по-дълбоко и всестранно разбиране на стандартите в архивното дело. Най-напред те трябва да внесат изменения във вече провежданата работа, а по-нататък да планират нови стъпки, които следва да се направят. В програмите си по подготовка на кадри архивистите трябва да съсредоточат вниманието си върху стандартите в информационната техника, както и на инструкциите и на професионалните стандарти, регулиращи архивната практика и работата на архивните учреждения. Макар че в повечето изказвания по повод на подготовката на специалистите по стандартизация и на стандартите да се отделя някакво внимание, това едва ли намира отражение в практиката, т. е. в програмите по обучение на архивисти. Например в САЩ, в подобни програми се разглеждат само няколко произволно избрани стандарти, при положение, че стандартите, свързани с електронната документация почти не се засягат. Това предизвиква учудване, тъй като архивното дело е относително нова професия в тази страна, а американските архивисти имат работа със съвременните средства за съхранение на документация в значително по-голяма степен в сравнение с техните колеги в другите страни. За бъдещите архивисти е важно познаването не само на теорията и практиката на архивното дело, но и разбирането на значението на стандартите. На архивистите-практици следва да се даде допълнителна подготовка, която ще им помогне да разберат къде и как да се разработват необходимите стандарти, както и да използват стандарти, свързани с информационната техника. Необходимостта от такава подготовка е особено очевидна във връзка с това, че в някои национални архиви с еднакви нужди и проблеми се наблюдават съвършено различни подходи към проблемите на стандартите(31).
Второ, архивистите трябва да съдействат за провеждане на нови сериозни изследвания по разработване на архивни стандарти. В целия си доклад нееднократно подчертавах важността на стандартите за усъвършенстване на архивното дело и по-ефективното използване на наличните кадри, финансите и апаратурата. Засега обаче няма достатъчно данни за това как прилагането на стандартите въздейства на архивната практика. В САЩ например, нееднократно се е подчертавала важността на разработването на такива стандарти като формата MARC AMS, обаче американските архивисти не разполагат с необходимата емпирична информация, която би помогнала да се направят по-точни изводи. Участието на архивистите в приемането на някои други стандарти, като тези по филмите за архивни микрофилми и по хартията, би могло нагледно да демонстрира предимствата на прилагането на тези стандарти на практика. Няма съмнение, че изследванията по тази тема би било извънредно интересно да се видят в серията от публикации, издавани в рамките на Програмата за управление на документите и архивите (RAMP) на ЮНЕСКО.
Международното общество на архивистите трябва също така да разгледа редица нови инициативи по отношение на стандартизацията. Първо, следва да се определи къде са необходими международните архивни стандарти и областта на тяхното действие. Заслужава внимание и такава стъпка като анализ на съществуващите национални стандарти, които може да бъдат заимствани или най-малко използвани като изходна точка за разработване на международни стандарти. По-големите национални архиви, както и националните и международните организации, трябва да пристъпят към разработване на програми по стандартизация с помощта на съответния персонал, който ще контролира и разпространява резултатите от работата по стандартите и нуждите на архивистите. Тази работа вече се провежда в областта на електронната документация и описанието с акцент, но тя трябва да се разшири с оглед обхващане на целия диапазон на архивните стандарти, както и да предвижда обмен на информация.
Трето, архивистите по света трябва да се стремят към създаване на комитети по архивна техника и/или представителни комитети в международните или наднационални организации по стандартизация. Аз предлагам архивистите да изберат механизъм (или ред механизми) за разпространение на архивни стандарти и за участие в разработването на стандарти. Това е особено важно в областта на информационната техника, производителите на която показват на практика много голямо влияние върху приемането на стандартите. В едно изследване се изразява предложението, че «размерите на фирмите, производителки на една или друга техника и тяхната активност в утвърждаването на своята позиция в печата, в значителна степен определят избора и приемането на техническите стандарти»(32). В други области съществуват примери на подобни механизми. Например, Международният съвет по музеите се занимава с разработването на стандарти за музейната информация, които ще бъдат представени в Международната организация по стандартизация като международни стандарти.
И накрая, архивистите трябва да определят структурата, целите и участниците в създаването на международни стандарти, а след това да набележат своите първи стъпки. Логично би било да се започне от работата върху описателните стандарти. Може също така да се води работа по оценителните стандарти, отчитайки тяхната първостепенна важност за определяне естеството на всички останали архивни функции и тяхното уникално значение за подбора на документите в информационното дело. Архивистите трябва също така да разработят типови законодателни актове, които включват в себе си надлежните технически, професионални и други стандарти, необходими за професията на архивиста. Въпреки наличието на някои варианти, обусловени от политическите и културните особености на различните народи, може да се разработят множество общи стандарти за работа на архивистите, независимо от тяхното местонахождение. Придаването на международен характер на информационните и техническите стандарти прави тази работа изключително важна, тъй като жизнеността на самата професия на архивиста в информационната епоха може да се окаже под въпрос.
Бележки
1. В дадения доклад аз разбирам тази мисия така, както тя е определена в САЩ: нейната цел е идентификацията, съхранението и осигуряването на достъп до документите. Предполагам, че болшинството от архивистите се придържат към тази цел, макар да признавам, че архивистите от други страни могат да имат пред себе си други задачи и цели. Американската версия за мисията на архивиста е формулирана в разработката «Планиране на професията на архивиста — доклад за целите и задачите на Работна група на Обществото на американските архивисти» (Чикаго: Society of American Archivists, Общество на американските архивисти, 1985 г.)
2. По въпроса за някои от тези изменения вж. разработката на Едуард А. Ридинджър «Информационната епоха в качеството на дескриптор», Scolary Publishing 21 (октомври 1989 г.), с. 45–51.
За по-пълна информация вж. разработката на Дж. Р. Бенигер «Преврат в контрола: технологичните и икономическите източници в информационното общество» (Кембридж, Масачузетс, издание на Харвардския университет: Harvard University Press, 1986.) В разработката на Стюард Бранд «Лаборатория на информацията: изобретение на бъдещето в Масачузетския технологичен институт» (Ню Йорк: Viking, 1987.) се поднася популярен обзор за потенциала на съвременната информационна техника. Някои аспекти на значението на информационната техника за архивистите се разглеждат в разработките на Синти Дж. Дюрас «Управление на документалната информация: смесване на дисциплините», а също така и в «Протоколите на Международния съвет на симпозиума на архивистите по съвременната документация». Национален архив на Канада, Отава, 15–17 май 1989 г. (Ню Йорк: К. G. Suar, 1990).
3. Аз наблюдавах доста противоречивата и непоследователна дискусия на библиотекарите по въпросите на стандартите. Те третират стандартите като средство за контрол и оценка на собствената им дейност, за сравняване на дейностите на библиотекарите, а също така като средство за постигане на определено ниво на практическата дейност. Вж. например разработката на Феликс Е. Гриш «Въведение: защо са ни нужни стандартите?» Library Trends 21 октомври 1972, с. 159–163; Артър Джонсън «Стандарти, цели и инструкции: тяхното предназначение за библиотечното дело», IFLA Journal 8, 1982, 278–281.
4. Това определение за стандартите от три части беше взето от доклада на работната група по описателните стандарти; вж.: American Archivist 52, (есен 1989), 452–453.
5. Вж.: Дейвид Берман «Към националните информационни системи за съхранение на архиви и ръкописи; Работна група по националните информационни системи» (Чикаго: Общество на американските архивисти, 1987); Стивън Л. Хенсен «Използване на стандартите при прилагането на формата АМС», American Archivist 49, (зима 1986), 31–40; За сравнение с гледната точка, приета в САЩ, вж. Крис Херли «Стандартизацията през 1987 г.: Изводи», Archives and Manuscripts 18 (май 1990) 63–73.
6. В поредицата от интересни разработки по информационни технически стандарти следва да се отбележи: Д. М. Серни «Стандартите в процеса: основи на изследванията по ISDN и OSI» NTIA Report, 84–170 (Спрингфилд, Вирджиния: Министерство на търговията на САЩ, декември 1984) и Карл Карвил «Стандартизация на информационната техника: теория, процес и организация» (Digital Press, 1989). Една от най-добрите разработки за описанието на стандартите на информационната техника и архивното дело е на Чарлз Долар, сътрудник на комитета по координация на информационните системи «Управление на документацията на магнитните носители: инструкция» (Ню Йорк, ООН, 1990), 77–86.
7. Нанси Болд, «Стандарти за публични библиотеки», The Library Trustee, 4 изд. (Чикаго: Американска библиотечна асоциация, 1988), 105.
8. Така например в архива на един от северноамериканските щати има длъжност специалист по контрола на качеството, в задълженията на когото влиза контрол над това данните, постъпващи в информационната мрежа на научно-изследователските библиотеки (RLIN), да съответстват на стандартите по формата на тази мрежа и на MARC AMC. Създаването на подобна длъжност противоречи (поне в САЩ) на тенденцията за подготовка на архивисти с широк профил и служи за посочване на фундаменталните изменения, които стават в тази професия. Архивистите се обучават, за да могат да изпълняват програмите самостоятелно, да ръководят малки програми или да работят в големи хранилища.
9. Вж.: Валя С. Верман «Стандартизацията — нова дисциплина» (Хемдън, Кънектикът, Archon Books 1973), 20.
10. Крофорд, «Технически стандарти», 6–7.
11. Каргил, «Стандартизация на информационната техника», 41–42.
12. Дж. Михаелз, «Важността и ролята на стандартите в условията на всеобща конкуренция», Vital Speeches of the Day, 53, 1 май 1987, 442.
13. Андрю Ебът, «Система на професиите: из изследване по разделение на труда на експерта», (Чикаго: University of Chicago Press, 1988), 54–55.
14. Това е описание на процеса, който протича в САЩ през последното десетилетие. Дори ако той не е идеален и не е точното отражение на дейността в тази област в други страни, по-скоро е една типична дейност по установяването на стандарти, които привличат вниманието на архивистите. Относителната липса на сътрудници, международният характер на професията, наличието на условия за прилагане на информационната техника и други характеристики обуславят единството на стандартизацията в архивното дело.
15. Питър Б. Хайл, «Изкуствен интелект, експертни системи и автоматизация в архивното дело», Provenance 5 (пролет 1987), 76–88.
16. «Архивни методи», Технически доклад по архивна и музейна информатика: Archives and Museum Informatics Technical Report 3, (пролет 1988), 3–4.
17. За по-доброто разбиране на процеса на стандартизацията и трудностите в тази област вж. Роберт Г. Диксън «Разработване на стандарти в частния сектор: по повод на представянето на интереси и процесуална справедливост» (Бостън, Национална Асоциация по противопожарна охрана, National File Protection Association, 1978) — в нея се привеждат съобщения в полза на изменения на този процес. Международните перспективи за разработване на стандарти са описани в разработката на Ронда Крейн, което е самостоятелно изследване: «Политика на международните стандарти: Франция и войната с цветната телевизия» (Норууд, Ню Джърси: Ablex Publishing Co., 1979).
18. Детмар В. Страуб и Дж. С. Уезбъри, «Информационната техника на 90–те години: организационни перспективи», Communications of the ACM 32 (ноември 1989), 1333–43, 1338.
19. Вж. интересните коментари на Ерик Кетелар в неговата разработка «Използване на новите архивни материали», Archivum 35, 192–193.
20. При обработката на данни се ползва на практика изразът «да се прати в архив», но в тази сфера това не е нищо друго освен да се запишат данните на магнитен носител. Те почти не се интересуват от проблемите на дългосрочното съхранение на данни на тези носители — поне дотогава, когато тя ще е необходима, но няма да може да се прочете и предостави. Шапделейн, «Канцелария без хартия», The Paperless Office, 37–38.
21. Маргарет Хедстром, «Оптични дискове: повтарят ли архивите грешките на миналото?», Новини за архивната информация, Archival Informatics Newsletter 2 (eiek 1988), 53.
22. За потенциалната значимост на стандартите за информационната техника в управлението на документацията на магнитни носители става дума в разработката «Управление на документацията на магнитни носители: инструкции» (Ню Йорк, 1990). За електронни системи, където се създават архивни документи, става дума в разработката на Керъл Елизабет Новике «Управление на документацията на бъдещото днес: експеримент по архивното съхранение на електронната поща», Midwest Archivist 13, № 2 (1988), 67–75. Естеството на стандартите EDI (обмен на данни на магнитни носители) се третира в разработката на Кетлин Колон Хидж: «Обмен на данни на магнитни носители: от разбиране до реализация», Инструктаж за работа на Американската Управленска Асоциация (АМА), (Ню Йорк: American Management Association, 1988) и в разработката на Филипс К. Сокол «EDI в условията на конкуренция», (Ню Йорк: Intertext Publications, McGraw-Hill Book Company Inc, 1989).
23. На някои аспекти на това законодателство са посветени разработките на Дж. В. Бейн «Държавен закон за архивите: анализ на съдържанието», American Archivist 46 (пролет 1983), 158–174, и Ерик Кетелар «Постановки и инструкции за ръководство на архивната практика и документация» PGI, 85. (WS) 9 (Париж: ЮНЕСКО, 1985).
24. За продължителните дебати по този въпрос между северноамериканските архивисти вж.: Ричард M. Кеснер «Управление на автоматизираната информация: има ли място за архивиста в канцеларията на бъдещето?», Archivaria 19 (зима 1984–1985), 162–17; Джон А. Върнън «Влиянието на технологията върху архивиста», Provenance 3 (пролет 1985), 1–12; Трудовете на Хаскемп Питьрсън «Архивните принципи и новите носители на информация», American Archivist 47 (есен 1984), 383–393; Петерсон «Машиночитаемата документация в качеството на архивен материал», Archivum 35, 83–88; Джоан С. Мелинсън «Съхранение на машиночитаемата документация за хилядолетия», Archivaria 22 (лято 1986), 147–152; Сюзън Шапделейн «Безхартийна канцелария — надежда на бъдещето или велика илюзия?», Provenance, 35–42.
25. «Методика за разработване и координиране на националните стандарти на Американския институт по стандартизация», (Ню Йорк: ANSI, 1983).
26. Примери за дебати от този род може да се срещнат във: Франк Кърк «Днешните архивисти не ползват MARS», Новини за архивна информация, Archivai Informatics Newsletter 3 (пролет 1989), 7–12; Метю Б. Гилмър «Истинските архивисти ползват MARS: отговор на Франк Бърк», Archives and Museum Informatics 3 (лято 1989), 5–6.
27. «Описателните стандарти: рамките на действие», непубликувана разработка на Работната група по стандарти за архивно описание.
28. Това не означава, че организаторите на деловодството работят по-успешно в сферата на информационната техника. Смисълът на казаното е в това, че дадената ситуация откъсва архивистите все повече от участието в този процес позволяващ да се определи начинът на приложението на тази техника при работата с архивната документация. Архивистите недостатъчно познават деловодството, а организаторите на деловодството нямат достатъчно познания в архивното дело. Това възниква когато двете професии потвърждават теоретичната важност на концепцията за жизнения цикъл на документите, и довежда до разбирането на естеството на архивната работа от страна на специалистите от други информационни професии.
29. Серни, «Стандартите в своето развитие», 191–193.
30. В САЩ за това свидетелстват «Инструкцията по разгласяване на държавните програми по документация на Националната асоциация на деловодителите в държавните архиви», (Олбани, 1987) и по-нататъшните усилия по внедряване на тези инструкции.
31. Така Националният архив на Канада пристъпи към изучаване на стандартите и работа със стандартите OSI (обединение на отворените системи) за управление на електронната документация, след като Националният архив на САЩ прояви по-консервативен изчаквателен подход. Вж. например «Стандарти по взаимния обмен с данни и документация» и «Националните архиви, проект № 1–6465» (Отава: Министерство на снабдяването и услугите, Консултантско бюро по управление, юни 1987) и различни последващи доклади и изследвания, подготвени от Националния архив на Канада или изпълнени от самите тях. За сравнение вж.: «Влиянието на съхранението на документацията на магнитни носители върху историческата документация на американското правителство; Доклад за Националния архив и Управление на документацията», (Вашингтон: Национална академия за управление на обществени процеси, 1989) и «Национален архив и стратегия на управление на документацията по създаването, предаването, достъпа и дълготрайното съхранение на документите на магнитни носители на Федералното правителство», (Вашингтон: Национален архив и Управление на документацията, 1990).
32. Мартин В. X. Вейс и Марвин Сибру, «Избор на технологиите в произволните стандарти: емпиричен анализ. LISO 17/1S89001», (Питсбърг: School of Library and Information Science, Питсбъргски университет, март 1989).