Архивистът в държавното учреждение

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Л. Муанги

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Увод

По определение архивите са съвкупност от документи, които се създават и се получават в резултат на дейността на държавни или частни организации или отделни лица. Държавните архиви се съхраняват като свидетелство за функциите и дейността на върховната власт на всяка държава. Те са гаранция, че правителството и народа, на които то служи, ще могат да управляват държавните работи по такъв начин, че да осигурят защитата на интересите на обществото и да могат да използват богатствата му в съответствие със законите на страната. Съхранението на архивите или документите на всички етапи на съществуването им помага за решаването на проблемите на днешния ден и за планирането на бъдещето. Ако ръководството на обществото е целта на дейността на правителството, тогава създадените в процеса на тази дейност архиви трябва да бъдат достъпни за широката публика. Народът трябва да знае своите права и задължения и как те се изпълняват. В същото време правителството, което е призвано да защитава интересите на обществото, е задължено и да регулира достъпа до архивите, т. е. всяко общество трябва да определи каква информация може да бъде достъпна за членовете му, кога и при какви условия.

Архивистите, работещи в държавните учреждения, отговарят за съхраняването и осигуряването на достъпа до архивите на тези учреждения. Тъй като функция на архивистите е съхраняването на документи и осигуряването на достъп до тях, на архивните работници незабавно се гледа като на съветници на правителството във всичко, което е свързано с архивите им, а също и като на помощници на учените.

В миналото се е смятало, че задължение на архивиста е само съхранението на историческите източници. В някои държави архивите са се смятали за съвкупност от «безполезни» или «мъртви» документи, ненужни за по-нататъшна употреба. В учрежденията те внимателно са се отделяли от оперативните документи и често необосновано са се унищожавали. В съвременния свят задълженията на архивиста обхващат много по-широко поле на дейност. Архивистът трябва да притежава конкретни знания за документите, независимо от това къде се намират те, трябва да е в състояние да съобщи сведения за тях и за тяхното съдържание на потребителите.

Днес към традиционните задължения на един архивист като спасител и пазител на документите от миналото се добавят функции на активен участник във всички документационни процеси, свързани с воденето на делата и с обработката на информацията в държавните учреждения.

Това участие в работата на държавните учреждения налага на архивистите да контактуват с другите професионалисти, които също се сблъскват с бързото нарастване на обема на документалната информация и с голямото разнообразие на формите и носителите на документите. При такива обстоятелства архивистът няма друг изход, освен да промени подхода си към съхраняването на документите, без да променя принципите на дейността си. На архивистите се налага да преразгледат взаимоотношенията си с представителите на други професии в областта на съвременните методи на обработка на информацията и отново да определят с какви знания трябва да разполагат, за да задоволяват потребностите на обществото.

Архивните работници в държавните учреждения трябва да отговарят на следните изисквания:

1. Да притежават необходимите знания и квалификация, за да управляват целия жизнен цикъл на архивните документи;

2. Да могат да популяризират ценността на архивите, да осигурят поддръжка на правителството и на широката общественост;

3. Да се стремят към сътрудничество с представители на други професии и в същото време да ги просвещават по отношение на спецификата на работата на архивистите;

4. Да повишават нивото на знанията и подготовката си и да следят за прогреса на сродните професии и дисциплини;

5 Да бъдат в течение на промените в областта на технологиите на съхраняването и на предаването на информацията и др.

Държавни учреждения

Усложняването и разширяването на дейността на държавните учреждения, а също така прилагането на нови технически средства на създаване, съхраняване и използване на документите поставиха пред архивистите редица сериозни проблеми. Процедурите и методите по създаването и нарастването на броя на документите си остават в повечето случаи неясни и недостатъчно разработени. Системите на класификация на делата са несъвършени и трудно разбираеми, персоналът, отговарящ за архивите е зле подготвен, а отговорност за последствията от всичко това носи администрацията. Неправилно подвързаните документи се губят, сроковете за съхраняването и унищожаването не се спазват, а малко използваните документи се натрупват в непригодни за тази цел места.

В по-голяма или по-малка степен с тези проблеми се сблъскват всички правителства. В развиващите се страни архивистите са принудени да работят в условия на силно отрицателно отношение към архивното дело. На архивните документи не се придава голямо значение, особено след като престанат да ги използват активно в учрежденията, които сами не ценят архивите си и не разбират каква полза могат да имат от тях.

В повечето случаи ръководителите на учрежденията дори не виждат разликата между книгите и другите неархивни материали и архивите, и изискват от архивистите да съхраняват едновременно и едните и другите. Архивистите, работещи при такива условия, трябва да могат да решават подобни проблеми, да убеждават другите в необходимостта от тяхното решаване, да подготвят персонала за изпълнението на тази задача и да ръководят работата по осъществяването на реформите. Без тази дейност никой и никога няма да успее да изследва историята на държавните учреждения. Освен това, в последния случай ще бъдат обвинявани архивистите и не без основание, тъй като те носят професионална отговорност за приемането и изпълнението на указанията за работата с документите.

Ролята на архивиста на държавното учреждение

Стоящи пред такива трудно преодолими проблеми и носещи отговорността за ръководството на дейността по създаването, систематизацията, съхраняването и използването на архивите, архивистите на държавните учреждения могат да подходят към този въпрос от гледна точка на изискванията, изброени в увода на настоящия доклад.

Първото изискване е формирането на знания и навици там, където те липсват, и преди всичко в областта на създаването на документите. Всичко започва от създаването и натрупването на документите в държавните учреждения. Ако архивистите не разбират съвременните процеси и процедури на деловодството, те не могат да решават проблеми, лежащи в основата му. Безполезно е да се претендира за ролята на съветници по въпросите, които не са в тяхната компетентност. Както ни напомня сър Хилъри Дженкинсън, «архивистът не е длъжен да решава политическите проблеми, но да дава мнения и съвети е негово пряко задължение»(1).

Това е абсолютно вярно, но в такъв случай, за да дават съвети, архивистите трябва да разбират политиката и действията на правителството. Те могат да бъдат в ролята на съветници, тъй като създаването на документите е неотменима част от процеса на вземането на политически решения. Затова, запознавайки се с документите и произхода им в системата на държавните учреждения, архивистите трябва щателно да изучат всички аспекти на функционирането на държавния апарат. Ще разгледаме тези различни области, в които архивистът може да бъде използван в качеството на съветник.

Макар архивистите да признават, че формата и носителят на документа не са съществени при решаването на въпроса за приемането на документа, архивните документи трябва да съдържат правилна информация, записана в съответната форма и на съответния носител. Проблемите възникват, когато документите съдържат непълна или невярна информация, когато информацията е записана лошо или в неправилна форма от гледна точка на целта, за която тя е предназначена, или когато за записване на някоя информация е избран неправилен носител. Архивистите трябва да разбират характера на функциите на своето учреждение и информационните му потребности, а след това да бъдат готови да дават съвети относно оптималните възможности за задоволяването на тези потребности. В резултат ще се изпълни златното правило на Дженкинсън, в съответствие с което архивите трябва да дават възможност на служителите си да осигуряват функциониране на даденото учреждение независимо от тяхната лична памет. Архивът на учреждението, създаден на основата на този принцип, ще даде възможност на всеки специалист да има една по-пълна представа за функциите и спецификата на даденото учреждение. Вероятно, повече от всичко на архивистите им липсват знания в областта на създаването на документите. В развиващите се страни не е достатъчно да се консултират сътрудниците на учрежденията относно методите на систематизацията, съхраняването, използването и унищожаването на документите, ако тези документи се съставят неквалифицирано и с цел, която е недостатъчно разбираема за техните съставители. Да обучаваш другите е важно задължение, но архивистът трябва преди всичко да притежава необходимата ерудиция, както впрочем, и всеки съветник.

Това не означава, че процесите на систематизацията, съхраняването, използването и унищожаването на документите нямат важно значение. Просто техният ред идва след като документите са създадени. Но дори и правилно съставеният документ може да бъде безполезен, ако не може да бъде намерен или ако безсмислено го унищожат и т. н. Повтарям още веднъж, че да даваш съвети означава да обучаваш, а обучаването изисква знания от обучаващия. Затова архивистът трябва да знае всичко за методите на систематизацията, съхраняването и осигуряването на съхраняването на документите, а също така за съвременните подходи към проблема на подбора на документите за унищожаване. От съвременния архивист се изисква подборът на исторически ценните документи да става по такъв начин, че обществото, опирайки се на знанията за миналото си, да може да продължава да се развива, подобно на учрежденията, в които се спазва златното правило на Дженкинсън.

Както всички златни правила, тези две много по-лесно се формулират, отколкото се изпълняват.

Проблемът на правилната информация, записана в правилна форма на необходим носител, има решаващо значение за всички видове деловодства. Според Базил Стюарт Стабс на семинара на Международния архивен съвет по въпросите на текущата документация: «Изборът на носителите от създателите на информацията ще влияе на цялата наша дейност, методика и процедури; ще ни накара да преразгледаме, теории и принципи, на чиято основа са работили нашите учреждения; ще прекрои организационната структура на тези учреждения и ще промени характера на дейността на всички информационни работници»(2).

За разлика от повечето архивисти Стюарт Стабс предвижда по-фундаментални промени. В края на краищата с течение на времето носителите на документите са се променяли многократно. Документите винаги ще служат за запазване на паметта за събитията, също както и книгите. Дори и в новите форми и на новите носители документите винаги ще останат едно средство за разпространение на знанията и информацията. Нашите учреждения могат да получат друг характер, методите на работа могат да се променят и по всяка вероятност ще ни се наложи да се научим да работим на най-фантастични машини за съхраняване и предаване на информация. Това налага да преразгледаме не само теории и принципи, но по-скоро методите на създаване, предаване и съхраняване на информацията. Стюарт Стабс е прав. Настъпващите промени действително ни карат да търсим нови пътища за работа с новите документи, но целите на работата ни с документите си остават същите. Той е прав и в своето предположение, че изборът на новите видове документи се определя от създателите на информацията. Ние използваме новите методи на работа с документите там, където такива методи са необходими. Но нашата цел, както и в миналото, е съхраняването на документите, улеснението при използването им, запазването на тяхната маса до количество, което може да се управлява и обработва.

Стюарт Стабс действително поставя въпроси от изключително значение. Съществуват ли нови форми на документите, които не съответстват на нашето разделение на материалите на архивни и библиотечни? Не се ли появява някакъв нов клас документи, които не можем да отнесем нито към едната, нито към другата категория? Не се ли явяват файловете на данните или съчетанията на документи, които можем да съхраняваме в компютъра, като нов вид документация? Създава ли мигновеното предаване на съобщенията нов тип на документална информация, която не можем да смятаме нито за непосредствен продукт на практическата дейност (както архивните документи), нито за средство за разпространяването на знанията (както произведенията на науката и литературата)? Каквито и да са отговорите на тези въпроси, архивистът инстинктивно пита как функционира даденото учреждение? Какви документи създава? С каква цел? Ако от отговорите на тези въпроси следва, че някакъв документ или група от документи непосредствено се отнасят към дейността, изпълнявана от дадено учреждение и са необходими за продължаване на тази дейност, тогава такива документи са част от архивите на това учреждение. Но дори ако някои документи не са нужни на учреждението, те могат да представляват определена ценност за обществото, и в този случай задължението на архивистите и другите информационни работници е да решат как, къде и колко време те трябва да бъдат съхранявани.

Опасенията, че ние трудно ще разбираме новите документи и трудно ще определяме тяхното значение и ценност, кара специалистите съвместно да се замислят над решението на този въпрос. Разбираемо е, че един архивист, занимаващ се с проблемите на стари, добре познати документи от миналото, трудно ще влезе в сериозен диалог с колегите си от другите области относно документи, отличаващи се с нови форми и записани на нови носители с помощта на новата техника. Ако в някои учреждения управлението на съществуващите документи не се осъществява както трябва, т. е. в съответствие с отдавна разработени принципи и методи, то не можем да разчитаме, че сътрудниците на това учреждение ще могат да работят успешно с документи на нови форми и на нови носители.

Преразглеждането, за което говори Стюарт Стабс, означава нови методи на приложение и дори и на развитие на теорията и принципите. Учените не се отказват от вече съществуващите теории, когато се сблъскват с нещо, което не познават. Айнщайн не се е отказал от теорията на Нютон. Както знаем тя е послужила като опора.

Ние, разбира се, сме съгласни с това, че сътрудничеството на информационните работници в държавните учреждения и в мащабите на държавата с цел управление на всичките източници на документалната информация е твърде желателно, но има определени професионални и политически препятствия. Както отбелязва един от създателите на Панафриканската документационна и информационна система Франсис К. Игмаджи: «Съперничеството между действащите информационни и документационни центрове по осъществяването на ръководството и контрола пречи на създаването на национални информационни и документационни системи. В някои африкански страни това се оказва сериозна пречка»(3).

Все повече архивните учреждения и документационните служби, с които те са свързани, се разглеждат като участници в движението в това направление. Както казва директорът на Националния архив и документационната служба на Кения Мусила Мусемби: «Само поддръжката на сегашното правителство, поддръжката на нашите колеги от най-големите библиотеки и документационни центрове на Кения, а също така упоритостта и целенасочеността на Националния архив и документационната служба на Кения, могат да ни позволят да продължаваме усилията си по създаването, организацията на работа и координирането на информационните системи и служби в полза на широката общественост».

Различните държавни учреждения и длъжностни лица, отговарящи за информационните служби, могат да се борят помежду си за власт и контрол. За да могат обаче гражданите да научат за своите права и задължения и за да могат да се възползват от информацията, съдържаща се в архивите, архивистите трябва да разпространяват сведения за документите, така необходими в епохата на информацията.

Затова днес архивистите на правителствените учреждения трябва да бъдат тясно свързани с учрежденията — източници на документите, трябва да разработват с колегите си оптимални методи на работа с тези документи, а също така да разпространяват информация за наличността и местонахождението на тези документи. Това е нашата цел, независимо от това какви пречки можем да срещнем по пътя си.

Обучение и подготовка

Очевидно е, че активното участие на архивиста в ръководството на дейността по създаването и съхраняването на документите, а също така по осигуряването на достъпа до архивите, изисква обширни познания. В повечето развити страни подготовката на архивистите е започнала или през XIX в. в рамките на курсове по изучаване на исторически и юридически дисциплини, или през XX в., когато нараства търсенето на специалисти за работа в историческите архиви. Навремето Ернст Поснер, получил традиционно европейско историческо образование, се изказал в полза на разширяването на рамките на образованието на архивистите с цел по-добра подготовка за работа със съвременните документи(5).

Макар да сме напълно съгласни с него, смятаме, че като цяло трябва да се стремим да подготвяме архивисти за работа с всички видове документи, независимо от това кога и как са създадени. Въпросът е в това, какви знания са необходими на съвременния архивист за такава работа.

Преди всичко, от архивистите се изисква добра подготовка в областта на историята и на развитието на обществото, в което те ще работят. Не е задължително те да бъдат универсални специалисти-изследователи, но трябва да бъдат запознати най-общо с дисциплините, които са зависими от архивите или помагат за разбирането на съвременното общество, организацията и функционирането му. Отдавна е признато, че такова професионално обучение е необходимо за подготовката на добър архивист.

По въпроса за специалното архивно образование смятаме, че всеки архивист трябва да е запознат с фундаменталните принципи на работа на архивите и с методите, които архивистите са разработили. Тези принципи и понятия, обясняващи как се създават, развиват и организират документите, могат след това да се използват във всяка ситуация. Запознаването с тях изисква широко изучаване на административните структури и документи.

След като архивистите са запознати с принципите на функционирането на правителството и неговите законодателни и бюрократически механизми във връзка със създаването и използването на документите, те могат да пристъпят към изучаването на методите за ефективна работа с тях. Това може да се нарече «управление на документите» или по друг начин, което не е най-същественото в случая. Архивистите трябва да знаят какви методи и процедури се използват при работата с документите, за да участват в ръководството на учреждението и да изпълняват задачите по изучаването, оценката и определянето на сроковете за съхраняването им.

Второ, архивистите трябва да знаят как да съхраняват документите и да осигуряват съхраняването им. Те трябва да знаят физическите, биологическите и химическите причини за влошаване на състоянието на документите, различни способи за тяхната обработка (неутрализация на киселинността на хартията, реставрация и др.), а също така правилните методи на съхраняването, в това число и микрорепродуцирането. Дори ако по-голямата част от тази работа се изпълнява от техници-специалисти, архивистите носят отговорност за съхраняването на документите и затова трябва да бъдат добре осведомени в тази област.

Трето, архивистите трябва да бъдат запознати и със съвременните методи по създаването, съхраняването и запазването на документите с помощта на електронната техника. Необходимо е те да са запознати и с методите на търсене на информацията, за да могат максимално ефективно да обслужват потребителите.

Въпросите по подготовката на архивистите ще се обсъждат по-подробно в другите доклади. Аз само искам да подчертая, че архивистите от различни административни учреждения, включително и държавните, ще се оценяват по нивото на тяхната компетентност по изброените въпроси и по тяхната способност да консултират и да инструктират другите служители в учрежденията и външните потребители. Твърде малко хора разбират и ценят документите и знаят как те трябва да се създават, систематизират, съхраняват и използват. Затова първото, което трябва да се направи, е да се разпространят знанията и второ — административно да се организира съхраняването на документите.

Тази дейност се извършва в държавните учреждения от всички, които работят с документи, включително и чиновниците, операторите на ЕИМ, служителите на архивите и ръководните кадри, които утвърждават процедурите и правилата по отношение на работа с документите.

И накрая, за да изпълняват успешно задълженията си, архивистите трябва да могат да извършват изследвания във всички области на управлението на документите и архивите. Все повече това се свързва със съвременните принципи и методи на управлението и с методите на тяхното приложение с цел да се създаде по-ефективна служба.

Заключение

Държавните учреждения съществуват, за да защитават нас и общите ни ресурси. Архивите се явяват като свидетел на дейността на правителството и държавните учреждения. Архивистът носи отговорност пред цялото общество за надеждното управление на държавните архиви и участва в разработката и осъществяването на глобалните стратегии на управлението на документалната информация.

Особен дълг на архивистите е да правят всичко необходимо, за да се съхраняват качествено и да се предоставят за справки и научни изследвания документите с постоянна ценност.

Затова архивистите трябва да знаят всичко за всички видове документи и да бъдат готови да се изявят в ролите на съветници и създатели на системи за управление на съвременните архиви. Както винаги, дори и сега, в епохата на информацията, тяхното задължение пред обществото е съхраняването на архивите и осигуряването на достъп до тях. Разбирането за това, какво трябва да се прави, пълната представа как трябва да се направи, помощта на тези, които го правят и оказване на услуги на правителството и народа, са тези неща, които характеризират архивистите като професионалисти. Това еднакво се отнася и за развитите, и за развиващите се страни. Ако архивистите знаят какво трябва да правят, и ако натрупат необходимите за това знания, ще постигнат успех и ще нарасне самочувствието им.

Архивистите на държавните учреждения са задължени, освен всичко друго, да сътрудничат с архивистите, работещи на национално, регионално и международно ниво. Във всяка държава на архивистите от държавните учреждения се гледа като на лидери, които трябва да имат водеща роля в развитието на архивния компонент на националните документални системи.

По такъв начин в епохата на информацията архивистите на държавните учреждения се оказват в центъра на важни събития и на всеобщо внимание. В бъдеще това също ще стане една част от професионалната ни същност. Ние ще си останем същите, каквито бяхме преди, само че ще бъдем по-добри, тъй като нашата професия се определя от съчетанието на постиженията ни от миналото и смелите ни планове за бъдещето.

Бележки

1. Jenkinson, H. A. Manual of Arhive Administration. London, 1965, p. 127.

2. Stubbs, B. S. Whither information. London, 1990, p. 21.

3. Iganji, F. K. National Information and Documentation Networks. Статията не е публикувана.

4. Musembi, M. Coordination of Information System and Services in the Public Service of Kenya. Статията не е публикувана.

5. Posner, Е. Archival Training in the United States Archives and the Public Interest. — In: Selected Essays of Ernst Posner, 1967, p. 67.