Архивистът в условията на фирмата

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Марсел Кампен

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Проблематика

Въпросът за управлението на учрежденските архиви става все повече обект на особено внимание. Този факт намира отражение не само в постоянното увеличаване броя на специалните публикации и различните колоквиуми, но и в създаването на професионални организации или работни групи, успешно работещи по тези въпроси в различни страни, както на международното, така и на вътрешнодържавно ниво.

Интересът към учрежденските архиви се проявява не само от страна на професионалните архивисти, заети предимно в обществения сектор, но и от страна на завеждащите тези архиви. Като представител на последните, реших да изложа някои свои виждания — резултат на самостоятелни наблюдения и натрупаната практика.

Преди всичко искам да отбележа, че задачите, които стоят пред архивистите във фирмите са същите, както и за всеки друг архивист, независимо от отрасъла, в който той работи. Архивистът управлява всички получени или създадени във фирмата архиви и носи отговорност за тях. Като архивни документи се определят всички документи, получени или създадени от фирмата, независимо от тяхната форма, предназначени за съхранение в нея.

Изброените характеристики не съдържат елементи, присъщи изключително за архивистите на фирмите. Основният принцип, методи и методология, към които те прибягват, се отличават незначително от тези, които използва в практиката науката архивистика като такава.

Освен това, архивистите в предприятията се стремят с общи усилия да систематизират проблемите, възникващи в процеса на тяхната работа. Особеният подход към тези проблеми се определя не толкова от архивистиката, колкото от средата, в която те работят. В редица аспекти управлението на архивите във фирмата се отличава от управлението на архивите в обществените учреждения. Бих искал да се спра на основните характеристики, свързани с комплекса от проблеми, присъщи частично на архивите на фирмата. Целта на предлаганата разработка е не подробен анализ на редица външни фактори, а определяне на тяхното влияние върху спецификата на професията на архивиста във фирмата.

Отличителни черти на професионалната среда, в която работи архивистът на частната фирма

Първата такава черта е наличието или отсъствието на задължителни предписания за организацията на архивите в предприятията. В обществения сектор съществуват задължителни и незадължителни правила, които са длъжни да спазват както специалистите, създаващи документи, така и архивистите. В частния сектор нещата стоят по друг начин.

В по-голямата част от страните в света съществуват правни норми, регламентиращи задължителното съхранение на определена документация — счетоводна, данъчна, по социалното осигуряване и т. н. При това, като правило, липсват задължителни положения по организацията на архивите. Всичко това довежда до определена унификация в обществения сектор, докато в частния се наблюдава голямо разнообразие в организацията на архивите.

Тази ситуация се задълбочава и от факта, че в повечето страни организацията на различните обществени учреждения е по-унифицирана, отколкото организацията на фирмите. При това, съществена роля играят не толкова юридическият статут или големината на фирмата, отколкото умението на ръководството да утвърди йерархическа и организационна структура по свое виждане.

Втората отличителна черта е свързана с различията по отношение значението на информационните функции на архивите. Документите на архивите на фирмите, както и всички други архиви имат две функции — доказателствена и информационна. Доказателствената функция означава, че са зафиксирани някои права и задължения на създателя им.

Когато документите загубват своята доказателствена функция поради това, че отнасящите се към тях права и задължения стават недействителни, те запазват своята информационна функция. (Това не означава обаче, че всички архивни документи трябва да притежават доказателствена функция. Много от тях изпълняват само една функция — информационната). Що се касае за доказателствената функция на документите, съхранявани в архивите на фирмите, според мен няма значителни разминавания, оправдаващи друг подход към тях в сравнение с архивите на обществените учреждения. Ако се обърнем към информационната функция, различията тук са значителни. Преди всичко в тази функция се разграничават вътрешната памет на създателя на документите и функцията на източника на информация за непосветения.

Кръгът от проблеми, свързани с вътрешната информационна функция на архивните документи на частните фирми, е същият както и на обществените учреждения. По отношение обаче на вътрешната информационна функция, различията между архивите на обществените учреждения и частните фирми са значителни.

Като правило, няма фирма или друго учреждение от частния сектор, което да бъде принудено да се отказва от реклама въпреки неговото собствено желание. Това се наблюдава само в случаите, когато правата на трето лице са застрашени и когато това се налага по силата на закона. Естествено, че фирмите често са готови, без да се отказват от своите или други секрети на производството, да предоставят на своите клиенти допълнителна информация, която би могла да им послужи оптимално да използват своите изделия.

При големите фирми това може да доведе до политика на програмиране на информацията, способстваща в по-скрит вид да повиши авторитета на фирмата. Във всички изброени случаи предоставянето на архивни документи е по силата на тяхното информационно значение, като част от рекламната политика или пряка продажба.

Положението в обществения сектор рязко се отличава от гореизложеното. В демократичните страни обществените учреждения имат информационни задължения, строго регламентирани в закони и предписания, които съответстват, от гледна точка на гражданите на тези страни, на правото на информация. Това право важи не само за информацията, засягаща днешните права и задължения на клиента по отношение на обществените учреждения, но и за действията на тези учреждения в миналото. Тук е налице съвършено друг аспект на информационните функции, а именно научен или по-точно исторически аспект.

В съвременните правови държави в закона е предвидена задължителна отговорност пред обществеността, в това число и отговорност за провежданата в миналото политика, което определя смисъла не само на съхранението на документите, но и рекламата на държавните архиви. Политиката на архивите на обществените учреждения е длъжна да бъде в състояние да издържа научна критика и е насочена не към идеологически действия, а към обективна информация. С други думи, публикуването на документи се извършва като се отчитат всички свързани с техния произход обстоятелства.

В страните с пазарна икономика обществените власти много рядко задължават фирмите да съхраняват документите си по-продължителен срок, като се отчита извършването на известен контрол от точно определени държавни инстанции. Още по-рядко от това на частните фирми се предписва от закона да рекламират архивите си с цел исторически изследвания.

Разбира се, при фирмите и особено при големите акционерни сдружения задължението за вътрешна отговорност изисква и по-продължителни срокове за съхранение на документите, а така също се наблюдава и необходимост от историческа приемственост. Желанието да създадат и съхранят авторитета си може да доведе до отделянето на средства за създаване на исторически архиви. Част от тези архиви стават достъпни за исторически изследвания. Архивните документи ще се намират в статична фаза и достъпът до тях ще зависи от съответното решение на ръководството на фирмата. При вземането на такива решения ще се отчитат критериите, свързани с икономиката на предприятията.

Третата отличителна черта е, че вътре в частната фирма архивът е организационен отдел, една от главните задачи на който е да оказва услуги на другите отдели. Архивът извършва тази функция подобно на други отдели, като например счетоводство и отдел «Кадри». За да се разбере по-добре значението на организационната функция на архива във фирмата, ще дам определение на понятието «фирма».

«Фирмата», според мен, е организация, целта на която е производство и разпределение на стоки и услуги в съответствие с принципите на икономиката (пазарна, планова или смесена), и която преди всичко е частна организация. Частните фирми се конкурират с обществени служби, произвеждащи обществени услуги в съответствие с редица закони и правила, и се подчиняват на изискванията на общественото право.

От направеното определение на частната фирма следва, че основна функция на нейните подразделения е изпълнението на икономическата задача на фирмата като цяло. Търсенето на оптимална печалба и свеждането на разходите до минимума се смята за емпирично правило. Организационните отдели, включително и архивът, оказват вътрешни услуги, които имат косвена цена. И въпреки това, може да се очаква от фирми с добре организирана структура, да им е добре известна общата стойност на техните архиви.

Независимо от това, дали архивите на фирмата са автономно подразделение от организационна гледна точка или са част от една или няколко големи служби вътре във фирмата, всеки път когато възникне въпрос за тяхната стойност, ще се поставя въпросът и за печалбата по отношение на тази стойност. Какви са в рамките на една фирма изгодите от архивното дело?

Тук е необходимо да напомним за двойната функция на архивите на фирмите. Тя се изразява в управлението на документацията за съхранение, която може да бъде използвана за доказателствени и информационни цели.

Документацията служи като полезен източник за информация, само ако можем да я получим в желаната форма и в подходящ момент. Сложността на измерването на характера на печалбата значително усложнява проблема. Сравнението на стойността и печалбата се извършва обикновено в паричен израз. Как да се определи изгодата в пари от информацията, получена първоначално от архивните документи? Независимо от разработката на няколко експериментални модела, природата на архивите е такава, че изгодата от тях в пари много трудно се определя. Подобен е и случаят с други спомагателни подразделения. На практика това означава, че големината на средствата, отделяни за архивно дело, зависи от оценката на този вид дейност от ръководството на фирмата.

Главно три външни фактора помагат да се определи съдържанието на задачите на архивиста във фирмата, а така също и неговото място по отношение на архивистите-колеги, заети в други сектори:

— официалните предписания относно организацията на архивите са минимални;

— отсъстват законодателни изисквания да се предоставя информация за потребителите;

— принадлежност към организация, преследваща икономически цели.

В защита на ясно определена архивна политика в частната фирма

Установено е, че работата на архивите и архивистите във фирмите се оценява в зависимост от това, доколко им се отдава да имат свой принос в осъществяването на задачите на фирмата. Как архивите ще изпълняват своята двойна функция ще се определя от гледната точка на икономиката на фирмата.

За. да може архивистът да се справи със задачите си, той трябва да знае границите на своите функции в рамките на различните видове дейности на фирмите, отчитайки при това особеностите на своята професионална среда. Частично тези граници се определят официално от ръководството, частично се предават неофициално чрез неговото обкръжение. Въпреки всичко, архивистът трябва да умее да ги определи сам, изхождайки от професионалните си знания, а също и да умее да ги развива в случай на необходимост.

Двойната цел при управлението на архивите — съхраняването им в надеждно място и оптималното използване на документната информация, поставя противоречиви изисквания към тяхната вътрешна организация. Най-добро решение от гледна точка на надеждността на съхраняване е събирането на всички архивни документи на едно централно място, защитено от пожари и странични лица.

От друга страна, от гледна точка на оптималното използване на информацията, тези архиви трябва да бъдат максимално мобилни и разположени до тези, които ги използват най-често — обикновено това са отделите, получили или създали документите. Децентрализацията на архивите има обаче недостатък, че документите стават трудно достъпни за другите потребители. За някои големи фирми организацията на централизираното или децентрализираното управление на архивите става главен проблем.

Теоретически този въпрос носи технически характер и няма важно значение за определяне на задачите, стоящи пред архивиста във фирмата. Като правило, на мястото за съхранение на архивите се отдава особена роля. Главното е архивите да се управляват така, че да се спазват основните правила за архивното дело, а именно принципа за произхода и структурния принцип, а също така и наличието на класификационна схема, позволяваща да се осъществява съхранението, подбора, достъпа и унищожаването на документи.

Проблеми не възникват в случаите, когато централизираното или децентрализираното съхранение на документите е резултат от рационална политика с цел получаване на колкото е възможно по-ефективна информация. Обаче от различни изследвания става ясно, че много често децентрализираното управление на архивите е резултат от необмислен избор и съвпада с липсата на ясно определена архивна политика на фирмата.

Според изследванията, често в миналото всяко подразделение на големите фирми е имало собствени архиви. Това се обяснява със следните причини: отрицателни — организационни недостатъци, резултат от неясна политика в областта на архивното дело; и положителни — стремеж да се съсредоточи вниманието върху автономията на подразделенията, а следователно на отговорността им за собствената документация.

Редки са случаите, при които документите в тяхната динамична, полустатична или статична фаза се намират в различни подразделения, а всяко от тях по свой начин управлява архивите. При това положение възникват повече или по-малко частични архиви, които в своята съвкупност отразяват организационната структура на фирмата. Те могат да бъдат създадени и на различни класификационни принципи.

Против този метод на работа могат да се направят следните четири възражения:

— На първо място, управлението на архивите изисква особени навици и знания. Ръководителите на оперативните служби на фирмите не винаги имат съответната подготовка за управлението на архивите. При малка децентрализация ще се изразходва ценно време за управлението на архивите, а качеството на това управление ще бъде на такова ниско ниво, че ще се загуби ползата от архивите.

В резултат архивистите ще се наложи да положат много усилия за търсенето и възстановяването на загубените документи или пък да работят в архивите главно с карти — заместители на архивните единици.

— На второ място, при пълна децентрализация един екземпляр от всеки документ във фирмата ще се намира най-малко на две места. Тези документи ще бъдат класифицирани минимум два пъти.

— На трето място, в случай на реорганизация, тези архиви няма да могат без проблеми да отделят тази част от своите фондове, която е необходима за новото подразделение.

— И накрая, на четвърто място (и това е най-лошото), ако се подходи към въпроса не от теоретическа, а от практическа гледна точка се оказва, че при пълна децентрализация в динамичната фаза на документите няма да има проблеми, докато в полустатичната и особено в статичната фаза това не е така. Всички изследвания показват, че във фирмите средно в девет от десет случая документите се използват когато са в динамичната и полустатичната фаза и това го правят подразделенията, създаващи документите. Остава надеждата, че на работниците от различните подразделения почти няма да им се наложи да използват документи в статичната им фаза. Затова на фирмата й е необходим, в зависимост от нейните размери, архивист на пълна или непълна ставка, който да отговаря за статичните архиви.

Изложеното дотук не означава, че архивите задължително трябва да бъдат събрани на едно място. Това означава, че един сътрудник трябва да отговаря за всички аспекти от всекидневното управление на архивите. Такъв вид управление засяга не само грижата за запазването на архивната документация. (При необходимост тази задача може да бъде частично прехвърлена на външно частно или обществено архивно хранилище). Това означава също, че архивистът на фирмата, ако не е единственото, то той е главното лице, носещо отговорност за обработката на архивите и съставянето на класификационните схеми. Тези класификационни схеми трябва да включват всички документи — динамични, полустатични и статични. В англоезичната терминология този вид дейност се нарича records managment и е част от общата работа с архивите.

Описание на разширените функции на архивиста на фирмата

Защо архивистът на фирмата трябва да бъде, ако не съставител, то поне координатор на класификационната схема? Преди всичко, поради тази принципна причина, че в качеството си на архивист той отговаря за всички архиви на фирмата. Разбира се, не всички документи, циркулиращи във фирмата, могат да се смятат за архивни. В архива влизат само тези документи, съдържанието на които се отнася за създателя на документите или произтича от неговите задачи. Например, в архивите не влизат рекламните проспекти без адресата, периодически издания или учебници, годишни или други отчети, получени без заявка и чието съдържание не е свързано с дейността на фирмата, частната кореспонденция и др. Сред изброените документи несъмнено има ценни, които засягат управлението на информацията на фирмата, но те не са архивни документи. За да различим тези документи, е необходимо преди всичко да познаваме цялата документация, приемана и създавана във фирмата.

Налице е още една, но практическа причина, свързана с изследванията, които се водят във всички големи учреждения, включително и във фирми, и са насочени към използването не само на традиционните, но и на други носители на информация.

Съгласно данните на компанията Rank Xerox в периода от 1965 до 1987 г. е била изразходвана толкова хартия, колкото в течение на двете предшестващи този период столетия. Несъмнено, потокът от делови бумаги се удвоява на всеки седем години.

Съществуващият през последните двадесет и пет години бум в употребата на хартия в съчетание с необходимостта максимално да се съкратят експлоатационните разходи, е бомба със закъснител за много архиви. Не трябва ли да се търси изход от създалото се положение в информатиката, приложението на която в дейността на фирмите непрекъснато расте? На практика днес информатизацията на архивното дело не само не способства за намаляването на обема на документацията, но напротив, го увеличава.

Когато преди четвърт век във фирмите се появиха ЕИМ, те се използваха преди всичко в счетоводните операции. Бързото развитие на базата данни през седемдесетте години доведе до навлизане на информатиката в решаването на различни задачи, свързани с обработката на текста, а именно компютъризацията на операциите на борсата, отчета на клиентите и доставчиците, баланса на заплатите, а така също и информационното управление на класификационните схеми и инвентаризацията на архивите във фирмите. Осемдесетте години се характеризират със значителен прогрес в областта на обработката на текстове.

На пръв поглед се създава впечатление, че фирмите разполагат с огромно количество информация и че съхранението й на машиночитаеми носители е много по-компактно в сравнение с традиционните. Това е действително така, но изисква някои пояснения.

През последните двадесет години повече от 90 на сто от средствата на фирмите за нуждите на информацията отиват за автоматизация на информацията. Фирмите все по-често се обзавеждат с информационни картотеки, съдържащи основните данни за служителите и делата. С помощта на терминали тази информация е достъпна за всеки, който желае да я използва в работата си. Все пак тези данни не съдържат цялата информация от делата.

Преди да се задълбочим в темата е необходимо да поясним някои термини. Данните представляват потенциална информация. Всяко отсрочено съобщение, при което предаващият и приемащият не се намират в пряк контакт, изисква временно или постоянно съхранение. Средството за съхранение се нарича «документ». Т. е. документите съдържат данни и са потенциален източник на информация. Под «дело» разбирам комплекс от данни, в които влиза повече от един документ по даден въпрос.

В процеса на работата на фирмата възникват противоречиви ситуации. От една страна, изгражданите данни, достъпни чрез АИС, а от друга се налага да се използват данни, които са на традиционен носител.

В делата могат да влизат различни видове документи: кореспонденция, контракта, актове, полици и др. За дейността на фирмата тази информация на традиционни носители е крайно важна. Всички усилия, вложени в областта на информатиката, в крайна сметка доведоха до това, че на работното място може да се осигури достъп на не повече от десет процента от информацията на фирмата. Делата на хартиена основа, включително и въведената в компютъра информация от традиционните документи, е 90–95% от информацията на фирмите. Такава е и картината, наблюдавана в архивите на фирмите, където информационните картотеки имат второстепенно място от количествена гледна точка.

Екскурс в областта на автоматизацията на документацията

В процеса на автоматизация на документацията делата на хартиена основа представляват пречка по пътя за по-висока производителност. Преди няколко години възникна нова дисциплина с названието «автоматизация на документацията».

Без да се задълбочаваме в техническите детайли, ще разкрием основните характеристики на тази дисциплина. «Автоматизацията на документацията» (АД) има отношение към управлението на документите от момента на създаването им във фирмата. Системите АД преобразуват хартиените документи в машиночитаеми, при това създават бази от компютъризирани потоци от информация и се достига оптимална ефективност. При всички случаи в процеса на автоматизация на документацията се преследва една и съща цел, а именно — преобразуване на документите в цифрова форма колкото се може по-бързо след тяхното създаване и постъпване във фирмата.

Още от този момент системата АД има вече предимство пред традиционната информация. За оптималната работа на фирмата е необходимо преди всичко пряк достъп до по-широк обем от информация на всяко работно място. Автоматизацията на документацията има за цел равномерното разпределение на цялата информация, необходима за ефективното ръководство на фирмата. Информацията на хартиени носители трябва да бъде организирана така, че необходимите данни да постъпват своевременно до лицата, за които тя е адресирана.

Различават се две основни направления при прилагането на автоматизацията на документацията — на първо място, това са «приложните програми за разпределение» за операции, които изискват широко систематизирана обработка (заявки за кредити или други видове бланки), и програми за създаване на «база данни», отнасящи се до всички операции, свързани със съхранението и с получаването на документалната информация, например, програмите, осигуряващи достъп до личните дела на сътрудниците.

Преди пет години автоматизацията на документната информация беше почти неизвестна област. Въпреки това, потенциалното й използване се разпространява, както вече отбелязахме, върху 90–95% от текущата информация. Обработката на данните скоро беше невъзможна поради изискванията за относително големи обеми от памет и съответно твърде големите разходи. Благодарение на появата на оптическите устройства, днес е възможно да се съхраняват до 3,4 гигабайта на оптически диск с размери от 14 дюйма. Оптическите дискове притежават не само мощността, необходима за съхранението на желаното количество от данни, но и осигуряват достъп до тях на работно място. Такива възможности имат всички терминали, водещи до информационните картотеки на магнитни носители. Оптическите дискове, прилагани в архивното дело могат да съхраняват цялата информация независимо от произхода на носителя на данните. Микрографичната информация също може да бъде в банка от оптически изображения. В каква степен днес АД е важна за архивите на фирмите? Несъмнено, че благодарение на нея процентът на архивите на нетрадиционни носители значително ще нарасне. В близките години се очаква развитието на тази технология да окаже голямо влияние на ориентацията на информационните потоци на фирмите. Благодарение на тази технология преходът от управление на архивите към «управление на информацията» ще се превърне от чисто академически разсъждения в реалност.

Информацията сама по себе си е икономически продукт. В продължение на много години усвояването и ориентацията на информационните потоци все повече привличат вниманието. С необикновена бързина нараства не само използването на хартията, но и на професионалните информационни потоци, които все повече се нуждаят от управление. Системният подход в тази област се нарича «управление на информацията». Целта на всяка информационна система по принцип е една и съща — да се получи необходимата информация от заинтересованото лице в подходящ момент с най-малко средства. Това е обща задача, стояща пред аналитиците, специалистите по информатика и архивистите във фирмите.

Защо присъствието на архивиста е необходимо още от момента на създаването и постъпването на документите във фирмата, независимо от техния носител? Защото някои от традиционните задължения, като оценка, подбор, класификация и описание, частично ще се изпълняват от операторите на АД.

Освен това, компактната природа на носителя прави по-малко забележими различията между динамичните, междинните и статичните архиви. Тук традиционно се различават две категории. Първата е основана на «дедуктивния процес», според определението на Р. К. Лита. Архивистът разрешава достъпа до архивните документи по схемата на йерархично изградената класификация, отчитайки обстоятелствата при създаването на делото.

Другият начин за достъп е методът, базиращ се на самото дело и на точното описание на документите. Този метод е по-близо до библиотечната практика, отколкото до практиката на архивите.

Необходимо е да отбележим, че първите крачки в областта на автоматизацията на документите се извършват изключително с помощта на нетрадиционните процедури на търсене на документите и че, по мнението на някои архивисти, традиционният достъп, свързан с принципа за произхода на документите е остарял.

В изследвания на ЮНЕСКО от 1984 г. архивистът се определя като специалист, който установява връзката между произхода на документа и субекта на неговото съдържание. Тази негова функция все повече ще се заменя от информационната програма, както хладнокръвно отбелязват някои специалисти в областта на информатиката. При това те се позовават на бързото развитие на програмното осигуряване на информационното търсене.

Несъмнено това е само наивна илюзия. Използването на архивите не може да се осъществява само с помощта на програмно осигуряване и не може да е изцяло работа на специалистите по информатика. Търсенето на информация не е само логически и сравнителен процес. И архивистът, и изследователят използват интуитивни и асоциативни понятия. Както посочва Тери Кук, разбирането на произхода и контекста, а също и способността да се оценява, подбира, класифицира и описва изискват значително повече умствени особености, отколкото при обозначаването и успешното търсене на данни. Това се отнася за всички документи, независимо от носителите им, включително и за т. нар. нови архиви, изградени на машиночитаеми носители.

На всеки сериозен архивист е ясно, че използването на нови средства в архивното дело издигат цяла редица проблеми от практическа гледна точка. На първо място, това засяга не толкова техническата страна на нещата, като съхранение и осигуряване запазването на документите, колкото ограниченията, характерни за информационните средства. Преобразуваните в цифрова система архиви са добри тогава, когато са добре програмно осигурени. Зависимостта от програмното осигуряване поставя също и проблема за моралното остаряване на информацията.

За съжаление, твърде малко са програмите, в които се дава предимство на традиционните принципи на архивното дело. На пазара се появиха доста програми, предназначени за библиотеките, които могат твърде лесно да се приспособят за нуждите на архивното дело. Аз съм дълбоко убеден, че поради липса днес на добро програмно осигуряване, качеството на обработката на информацията зависи частично от възможностите на използваните средства. Върху това е необходимо да се съсредоточат усилията в бъдеще.

Предварителни изводи

Във фирмите трябва да се появи нов тип архивист, който не може да остава само пазител на крайния продукт на информационния поток. Както вече отбелязах, управлението на информацията е модерна дума, макар че на практика нещата са различни. Специалистите по информатика, аналитиците, документалистите и архивистите трябва да си сътрудничат с цел определянето на съдържанието, формите и движението на информационните потоци, които на свой ред се отразяват на състава на архивните фондове. От критериите е необходимо да се отчита ценността на информацията, предназначена за използване от историците.

Призовавайки към междудисциплинарно сътрудничество архивистите от фирмите със специалистите по информатика, аналитиците и документалистите, аз по никакъв начин не пренебрегвам учрежденските и още повече историческите архиви за сметка на документите, намиращи се в динамична или полудинамична фаза, които икономически са по-необходими на фирмата. Напротив, убеден съм, че учрежденските архиви имат първостепенно значение за изучаването на промишлената революция през последните десетилетия и предполагам, че архивистът във фирмата, носещ отговорност за съдбата на архива, трябва активно да участва в управлението на документалните процеси вътре във фирмата.

В същото време, архивистът не трябва да се стреми да разширява своята дейност до задълженията на «завеждащ информацията». Несъмнено е, че задачите на архивиста на фирмата започват от момента на получаването или съставянето на документа. Архивистът е длъжен да следи за документообработката във фирмата, макар че той го прави само от архивистка гледна точка, като специалист, който на първо място е длъжен да съхранява информацията, независимо от носителя й, към който потребителите ще се обръщат в бъдеще, независимо от това в каква фаза са документите — динамична, полустатична или статична. Архивистът трябва да се интересува само от едно — информацията във фирмата да бъде съхранена и достъпна.

Архивистът трябва да се грижи и за това каква е най-удобната форма за постъпване на информацията — на традиционни или на машиночитаеми носители. Това е задължение на администрацията на фирмата, а също така и на специалистите по организацията на производството, особено в големите фирми. Осигуряването на достъп до информацията по най-ефикасен начин след намесата на документалистите и библиотекаря на фирмата е основна задача на специалиста по информатика. Отговарящият за информацията осъществява ръководството й, а архивистът я подрежда, отговарящият за информацията управлява нейното движение, архивистът я съхранява.

Фирмите наемат на работа архивисти с професионална подготовка и историческо образование, но те все повече ще изпитват потребност да бъдат не само организатори, но и изследователи, подобно на своите колеги от обществените архиви. Да се надяваме, че тази тенденция ще доведе не само до успехи в историографията на фирмата, но и до по-съзнателно отношение от страна на ръководството й към архивите.

Ясно е, че архивите не могат да достигнат тази цел само със собствени сили. Необходимо е да имат теоретични модели за целите и методите на архивното дело във фирмата. Това изисква професионална подготовка и получаване на знания по различни дисциплини на архивистиката. Несъмнено е, че огромен брой архивисти във фирмите се нуждаят от солидна теоретична подготовка, и от развитие на личните качества и опит. Често на дипломираните специалисти, които не са получили предварително образование по архивно дело, им се налага да получават професионална подготовка в квалификационни курсове.

Несъмнено, професионалните сдружения тук могат да изиграят незаменима роля като посредници между архивистите и специализираните учреждения за подготовка на кадри, а също така и в качеството си на организатори при преподготовката на кадрите. Професионалните сдружения на архивистите подпомагат обмяната на опит и с други сдружения, като тези на юристи, лекари и т. н.

Говорейки за голямото значение на определена групова принадлежност по професии, ще се позова на доклада на г-жа Микленд. Членовете на професионалната асоциация на архивистите не могат още да се почувстват като едно научно обединение с присъщи кръг от знания, ценности, норми и специална терминология, които използват членовете на една или друга подобна организация.

С малки изключения, предполагам, че такава организация при архивистите на фирмите не съществува, а това е необходимо и оправдано. Още повече, че в рамките на фирмата и нейната политика, основана на конкуренцията, такова сдружение на архивистите е необходимо, дори само за това, за да могат по-лесно да се запазят в качеството си на необходими информационни звена във фирмите. Необходимо е да бъде разработен документ, отразяващ не само интереса към поставените пред архивистите задачи, но и техния характер. В рамките на фирмите, където дългосрочните перспективи са неясни, е особено необходимо архивистите да се самоутвърдят.

Практиката показва, че има необходимост не само от контакти между архивистите от различните фирми, но и необходимост от сътрудничество с експерти от различни помощни дисциплини, свързани с обществените архиви. По всякакъв начин трябва да се поощрява сътрудничеството между архивистите както на международното, така и на вътрешнодържавно ниво. Това ще помогне да се следи развитието на архивистиката като научна дисциплина. Освен това тези отношения ще съдействат не само да се съхранят особеностите на архивистиката, но и да се избегне изместването на архивната терминология от терминологията, свързана главно с информатиката.

Различните държавни обединения на архивистите от фирмите поставят и въпроса за подготовката на кадри на междинно ниво, на неакадемично или техническо. Т. е. става дума за подготовка на помощник-архивисти. На организациите, занимаващи се с тези въпроси, им предстои да направят твърде много. Подобно на действащите лица от знаменитата пиеса на Пирандело, които търсят автора, многобройните архивисти от фирмите очакват информация, помощ и съвети от страна на експертите.