Международен стандарт за архивно описание ISAD (G)и българският проект на стандарт за архивно описание

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Марияна Пискова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Идеята за стандартизиране на архивното описание в международен план се заражда при подготовката на XII Международен конгрес на архивите, когато 29 експерти от 15 страни и представители на три организации — Международния съвет на архивите, ИФЛА (Международната организация на библиотеките) и ИСО (Международната организация за стандартизация), на заседание в Отава приемат резолюция за разработването на международен стандарт за архивно описание под ръководството на Кристофър Китчинг (Christopher Kitching), Ю Стиб (Hugo Stibbe) и с участието на Майкъл Кук (Michael Cook), Кристин Нугаре (Christine Nougaret) и др.(1) В изпълнение на това решение, през декември 1989 г в Париж се провежда консултативно съвещание, на което е разработен дългосрочен план за съставянето на стандарта. Пристъпва се първоначално към съставяне на общи проектоправила от подгрупа на Специалната комисия, която подгрупа е сформирана на първата пленарна сесия на комисията в Хьор Гренцхаузен (Hohr Grenzhausen), в Германия през октомври 1990 г. В състава на групата са включени Уенди Дъф (Wendy Duff) (координатор), Майкъл Кук, Шарон Тибодо (Sharon Thibodeau), Юго Стиб (директор на проекта и секретар на групата).

Проектът е завършен през м. юли 1991 г и този факт е обявен в Ливърпул на специално насрочено заседание на групата. Следва пленарна сесия на Специалната комисия, състояла се в Мадрид през януари 1992 г., когато проектът е приет официално. Оттук става известен като «Мадридски проект» на General International Standard Archival Description — ISAD (G) — Общ стандарт за архивно описание.

Следваща процедурна стъпка представлява разпространението на проекта в международната архивна общност в превод на езиците на Международния съвет на архивите и разглеждането му на пленарна сесия на XII Международен конгрес на архивите в Канада през 1992 г. За обсъждане на получените бележки по този проект, Специалната комисия се събира отново през януари 1993 г. в Стокхолм. След отразяване на приетите предложения за изменения, проектът е публикуван в бр. I на Archival Review «Janus» в оригинал на английски език и в преводна френска версия, с препоръка, включително и при представянето му в Международния съвет на архивите, за приемане на петгодишен срок за ревизиране на текстовете на проекта.

Най-общо целите, които са поставени при съставянето на общия международен стандарт за архивно описание, се свеждат до:

1) Създаване на условия и възможности за размяна на информация между архивните институции, преодолявайки при необходимост държавните граници и независимо от режима — ръчен или автоматизиран, независимо и от вида на архивните служби — национални, регионални, специализирани, публични, частни.

2) Съставяне на пътеводители по фондовете, тематични справочници, както в национален, така и в международен мащаб.

3) Издирване oт изследователи на допълнителни фондове от разстояние(2).

Извън обсега на международния стандарт остават въпроси, които по мнението на комисията предстои да бъдат разработвани на следващи етапи или които като терминологичните речници, правилата за писане и пунктуация са от компетенциите на всяка отделна страна или на дадена езикова група.

Предстоящо е например съставянето на аналогичен стандарт за някои нетрадиционни видове документи — машиночитаеми, научно-технически и други под ръководството на У. Стиб, или на стандарт за избор на формат за обмен на информация в автоматизиран режим и др., които са предназначени да допълват общия стандарт за архивно описание. Крачка в този смисъл е проектът на стандарт ISAAR (CPF) (за картотеките на фондообразувателите — лични и учрежденски), разпространен в общо 100 организации — професионални асоциации и компетентни институции на MСА.

Последните данни, с които разполагаме от края на първото полугодие на 1995 г., показват, че общият международен стандарт за архивно описание е преведен на френски, немски, италиански и испански език и е получено разрешение за превод на унгарски език(3).

И в заключение, за общия международен стандарт за архивно описание ISAD (G) следва да отбележим, че и на наскоро приключилия XIII Международен конгрес на архивите в Пекин обект на специално обсъждане бе бъдещето на международното архивно описание.

За разработването на български държавен стандарт, съобразно Общия международен стандарт за архивно описание, бе сформирана по административен път и със заповед на Председателя на ГУА работна група от специалисти в Главно управление на архивите и в Централния държавен архив, чийто състав с малки изключения остана непроменен до завършването на проекта. Първоначално в работната група бяха включени от страна на ГУА — М. Пискова като ръководител на работната група, Б. Дзипалска, Е Ласкова, А. Матинян, П. Пейков, Л. Петрова и Р. Стоянова и от ЦДА — К. Анчова, Ц. Пекова и П. Плочева. Поради преминаване на друга работа от групата отпадна А. Матинян, а допълнително се включи Л. Букарева, началник отдел Експертно-методически в ГУА. По време на продължилата близо две години работа по съставяне на проекта бяха провеждани консултации със специалисти от Техническия комитет по стандартизация на архивната, библиотечната и информационната дейност (ТК по АБИД) и особено с M. Деспотова от Комитета по стандартизация и метрология. Съдействие и непосредствена помощ при преводите и тълкуването на английските и френски текстове получихме от Р. Недялкова от Организационния отдел в ГУА.

Разработването на проекта бе включено и в плановете на ТК по АБИД и в този смисъл в състава на групата са включени още представители на архивите на Българското национално радио, Българската национална телевизия, на Ръкописно-документалния център на Народната библиотека «Св. св. Кирил и Методий». В хода на обсъжданията обаче бе избран вариантът на разработване в рамките на Главно управление на архивите и на Централния държавен архив, а при следващия етап, свързан със съгласуване и обсъждане с архивните институции в общонационален мащаб се реши да се търси мнението на специалистите от посочените, а и от другите специализирани архиви с постоянен състав от документи.

Първоначално разполагахме само с Мадридския проект от 1992 г., който след като преведохме ни послужи за работен модел. Получавайки бр. 1 на «Janus» oт 1994 г. в Главно управление на архивите всъщност имахме възможност да работим с варианта на ISAD (G), предназначен за обсъждане в архивната колегия в оригинал на английски език и в превод на френски език.

При съставянето на българския проект си поставихме за задача да разработим Български държавен стандарт, основан на международния, който да бъде приложим към нашата практика и едновременно с това да отговаря на фиксираните вече международни изисквания за архивно описание. Т. е. стремежът ни беше да съчетаем българската специфика с общовалидните положения. Поради това стриктно спазвахме структурата на международния стандарт, въпреки че логиката на нещата при нас позволяваше и друга подредба. Навсякъде, където беше възможно, спазвахме и терминологията, приета в международната архивна общност. Но там, където има наша, специфична българска теория и практика, използвахме българската терминология, както например «История на фондообразувателя» вместо «Административна и биографична история». Примерите в стандарта, илюстриращи правилата за архивно описание привеждахме изключително от българския опит. В цялост, смисълът и съдържанието на залегналите в нашия проект положения отразяват тези от ISAD (G). При неговото оформяне се стремяхме да спазваме стриктно изискванията на БДС 1 04–84 «Оформяне на стандартите и нормалите».

Следва да отбележим също така, че проектът на българския стандарт не отменя БДС 6.25 2.02–78 ЕСУУД «Документация по деловодство и архивно дело. Документи по експертизата, научно-техническата обработка и оформяне на архивни документи».

Какво конкретно променихме и какво запазихме от Общия международен стандарт за архивно описание. Преди всичко, съставихме Общите положения според изискванията на посочения БДС за оформяне на стандарти и нормали. Поради това от въвеждащата част отпаднаха уводът и предговорът на международния стандарт. След обсъждане в работната група се реши да отпадне и терминологичният речник, съставен към общите правила и с непосредствено предназначение да ги пояснява. Всъщност, употребата на общоприети понятия и термини в българската версия не налага специалното определяне на употребените термини. Вероятно с оглед на прилагането на стандарта при съставяне на международни описания и справочници би било полезно да се пояснят в речник или в преводна таблица евентуалните различия в българската и в международната терминология.

Що се отнася до същинската част, то всички елементи на описание и правила са отразени и в българския проект на стандарта. С оглед улесняване бъдещото приложение на българската версия са отразени български понятия, подкрепени от примери, почерпени от практиката на българските архиви.

Чрез текста на представения проект на стандарта считаме, че се постига най-малкото следното:

1) Съотнасяне на българските правила и изисквания при описанието в архивите към утвърдените правила от ISAD (G) и обратно, като по този начин се изпълнява и препоръката на Международния съвет на архивите за експериментиране и ревизиране на общия международен стандарт за архивно описание

2) Осигуряват се допълнителни условия за размяна на информация между архивите, в това число и с чуждестранни архиви, независимо от избора на режима — ръчен или автоматизиран.

В заключение ще отбележим, че до българската версия достигнахме след продължителни дискусии и обсъждания в продължение на близо две години. Няма съмнение, че поставянето на по-широко обсъждане на текстовете, включително и с колегите от държавните архиви в страната, ще допринесе за усъвършенстването на българския вариант на стандарта. В това се убедихме допълнително при внасянето на проекта за обсъждане в Централната експертно-проверочна комисия на ГУА на 6 март 1996 г., а по-късно и в Колегиума на Главно управление на архивите. Всяка бележка и предложение за усъвършенстване на проекта е безусловно принос за неговото оптимизиране.

Предвид именно на това, както и съобразно официално обявения от Международния съвет на архивите срок за адаптиране на ISAD (G) до 1999 г., Колегиумът на Главно архивно управление реши съставеният от работната група проект на стандарт за архивно описание да бъде разпратен за обсъждане и ревизиране във всички държавни архиви в страната. След получаването на конкретните предложения и мнения на колегите от държавните архиви, както и от ведомствените архиви с постоянен срок на съхранение, се предвижда, при спазване на всички необходими процедури, проектът да приеме формата на стандарт. По този начин надяваме се ще се възползваме oт правото си да докажем полезността на осъществяваната по линия на Международния съвет на архивите нормотворческа работа чрез конкретния български опит и практика.

Бележки

1. Вж. по подробно Christine Nougaret, Vers une normalisation internationale de la description des archives la norme ISAD (G) du Conseil international des archives — La Gazette des archives, № 169, 1995, p. 274–292.

2. Пак там, с. 278.

3. Bulletin Conseil International des archives, Pans № 44, 1995.

Ha вниманието на читателите на сn. «Архивен преглед» представяме българската версия на Общия международен стандарт зa архивно описание ISAD (G). Проектът е разпратен до всички държавни архиви и е в процедура на обсъждане и ревизиране до крия на 1997 г.

След утвърждаването на окончателните текстове се предвижда Главно управление на архивите да съобщи резултатите от българския опит за архивно описание пред международната архивна общност, отговаряйки по този начин на препоръките на Международния съвет на архивите за ревизиране на текстовете на ISAD (G).

Проект: Архивно описание

Стандартът определя основните правила и елементи на описание на традиционните документи в архивитe.

Предназначен е за прилагане в международната информационна система на архивите.

1. Общи положения.

1.1. Правилата за архивно описание имат за цел да осигурят съставянето на взаимносвързани, адекватни и точни описания; да улеснят търсенето и обмена на информация за архивните документи; да позволят използването на ключови думи (данни) и да свържат описанията, използвани в различните архиви в една обединена информационна система.

1.1.1. Единици на описание са архивният фонд (учрежденски, личен) и приравнените към него групов архивен фонд, колекции; частичните постъпления; спомените; архивната единица; делото, документът; част от документа.

1.1.2. Включените в стандарта правила определят изискванията за елементите на описание от т. 3, чрез които могат да бъдат описани единиците на описание.

1.1.3. Всички елементи на описание от т. 3 могат да бъдат прилагани при описанието, но за всяко описание са задължителни следните пет елемента в съвкупност: код, заглавие на единицата на описание, дати на събитията в единицата на описание или дати на единиците на описание, количествени показатели на единицата на описание, равнище на описание.

Задължителните елементи на описание осигуряват информация, която може да се обменя в международната информационна система на архивите.

1.1.4. Архивният фонд като основна класификационна и отчетна единица в архива, и неговите части, трябва да бъдат представени в едно описание, съобразно с йерархията, в което са систематизирани описанията на отделните части. Посоченият начин на описание се определя в стандарта като «Многостепенно описание». При установяване на йерархията се прилагат правилата от т. 2.

2. Правила за многостепенно описание.

2.1. Описание от общото към частното.

Представят се съдържанието и йерархичната структура на фонда и неговите части, като на първото равнище на описание се дава информация за фонда като цяло, а на всяко следващо равнище — за описваните части. Описанията се дават в йерархична връзка на частите и цялото, в последователност от най-общото към по-частното, конкретното.

2.2. Съответствие между съдържанието на единицата на описание и равнището на описание.

Представя се точно съдържанието на единицата на описание, като се дава само такава информация, която съответства на описваното равнище. Например, не се посочва подробна информация за съдържанието на архивната единица, ако единицата на описание е фонд.

2.3. Установяване йерархичната връзка на описанията.

Определя се мястото на единицата на описание в йерархията, като се установява връзката на всяко описание със следващата по-висша единица на описание, т. е. определя се равнището на описание (вж. т. 3.1.4.).

2.4. Недопускане повторение на информацията при описанието.

Информацията, обща за съставните части се дава на най-висшето равнище. Информация, дадена на по-висшите равнища, не се повтаря на по-низшите равнища на описание.

3. Елементи на описание.

3.1. Идентификация на единицата на описание.

3.1.1 Код(ове).

Връзката между единицата на описание и самото описание се осъществява чрез кода на страната по БДС ISO 3166 и кода на архива.

Например:

BG 12 (12 — е кодът на ЦДА от Списъка на българските архиви).

BG 26 (26 е кодът на ДА Перник от Списъка на българските архиви).

3.1. 2. Заглавие на единицата на описание.

3.1.2.1. Когато единицата на описание има официално наименование, то се изписва точно.

Например:

Българска народна банка — Бургас.

Устав на Съюза на българските художници.

3.1.2.2. Когато единицата на описание няма официално наименование, се съставя заглавие.

Например:

Народни първоначални и основни училища в Русенски окръг (за групов фонд).

Българо-чешки отношения и връзки 1862–1944 г. (за колекция).

Славянски ръкописи (за сбирка).

Писма от английската фирма Huches Chemery & до Димитър Ценoв във връзка с намеренията му да създаде петролна рафинерия в България (за архивна единица).

Доклади, сигнални записки, справки и възражения по дейността на Министерството на образованието (за група документи.

Списък на учителите при Държавното педагогическо и третокласно училище в Лом (за документ).

3.1.3. Дата и на единиците на описание.

3.1.3.1. Дататa/ите на единиците на описание се определят съобразно датите на най-рано и най-късно създадения документ в тях. Изписва се като една дата или като начална и крайна дата (период).

Например.

23 март 1927 г.

около 1930 г.

1858 г.

не no-рано от 1932 г. и не по-късно от 1944 г.

[1923].

1907–1949 г.

21 ян. 1915–21 дек. 1915 г.

3.1.3.2. Задължително се отразяват периодите (датите) на прекъсване, а допълнително могат да се посочат периодите (датите) на преобладаващите документи.

Например:

1923–1932, 1936–1945 (липсват документи за периода 1933–1935).

1703–1908 г (преобладаващи 1780–1835).

ян.–апр., септ.–дек. 1915 г.

3.1 4. Равнище на описание.

Определя се равнището на описание на единиците на описание.

Например:

Фонд.

Архивна единица.

Документ.

3.1.5. Количествени показатели на единиците на описание.

3.1.5.1. Количествените показатели на единицата на описание (брой, обем, размер, формат) се определят и се записват с арабски цифри. Посочва се и видът на носителя на дадената единица на описание.

Например:

2 ролфилма 128 снимки.

19 папки.

3 емлячни регистъра, 2 албума, 5 дефтера, 6 свитъка.

20 листа.

3.1.5.2. Линейните метри на единиците на описание се посочват задължително. Допълнителна информация за количеството на единицата на описание, се отбелязва в скоби, ако е необходимо.

Например:

30 м.

40 м. (10 200 архивни единици).

3.2. Контекстни единиците на описание.

3.2.1. Наименование на създателя/ите на единицата на описание.

Наименованието на институцията/ите, името на лицето/ата, създали единицата на описание се записва, ако тази информация липсва в заглавието.

3.2.2. История на фондообразувателя, биографии на фондообразувателя.

Всяка съществена информация за историята на институцията или за живота и дейността на лицето, се записва, за да се разкрие единицата на описание в контекста на историята на фондообразувателя.

3.2.2.1. За институциите се посочват официалното наименование; крайни дати, нормативни актове, регламентиращи възникването и дейността им; цел, функции и развитие; промени в наименованията; административна йерархия.

Например:

От 1 април 1961 г. се създава междукооперативен строителен комитет «Водстрой». Съгласно ПМС № 132/17 авг. 1962 г. се преименува на Строително-монтажно управление «Водстрой». С Разпореждане на МС № 146 от 5 авг. 1976 г. наименованието се променя на Строително-експлоатационно предприятие «Водно стопанство».

3.2.2.2. За лицата или семействата се посочват пълните имена и титли и промените по тях: дати и място на раждане и смърт; промени в местожителството, дейност, длъжност, занимание и по-значителни изяви.

Например:

Стоянов, Христо Тодоринов Роден 1842/1845 г. в София, починал 1895 г. в София. Юрист, учител, общественик, министър на правосъдието (1880–1883), председател на Върховния касационен съд (1880, 1887–1895), народен представител в Учредителното събрание и II ОНС (1879, 1880), съветник в Свищовското губернаторство (1877–1878), служител в канцеларията на княз Дондуков-Корсаков (1878–1879), губернатор на Велико Търново (1879), член на Софийското градско общинско управление (1881), професор по гражданско право във Висшето училище (1892–1895), учител в Пловдив и София (1863–1870); участник в национално-освободителните борби и в Екзархийския събор (1871).

3.2.3. Дата/и на събитията в единиците па описание.

Посочват се датата/ите, за които се отнасят документите в единицата на описание (напр. фонд, архивна единица) във вид на една дата или период. Посочените дати могат да не съвпадат с крайните дати на фондообразувателя. Те могат да се различават от датите, записани в т. 3.1.3, когато в единицата на описание са включени документи, съставени преди обособяването й, каквито са документите, събрани от различни източници в процеса на изследване или съдебно дирене.

Например:

1892 г.

1910–1934 г.

3.2.4. История на запазването на единиците на описание.

Информация за промените във владеенето или съхранението на единицата на описание, нейната пълнота, оригиналност и особености се дава, като се записват последователните промени във владеенето и опазването, заедно със съответните дати, доколкото те могат да бъдат установени. Ако историята на запазването е неустановена, това се отбелязва. Ако единицата на описание е получена непосредствено от нейния съставител (източник на комплектуване), не се записва история на запазването, а се посочва непосредственият източник на комплектуване (вж. 3.2.5.).

Например:

Фондът на Българското женско благотворително дружество «Евдокия» се съхранява последователно в архива на Българското консулство в Одрин, откъдето е препратен в Министерството на външните работи и изповеданията. Последното на свой ред през 1957 г. го предава на Народна библиотека «Св. св. Кирил и Методий» и оттам постъпва в Централния държавен исторически архив.

Сред документите на Министерство на външните работи и изповеданията, постъпили В Централния държавен исторически архив са дневниците на Евдокия и Богдан Филов. Те, заедно с други документи образуват личен фонд на Богдан Филов.

До 1963 г във фонда на Министерство на вътрешните работи и народното здраве се намират документи на К. Муравиев, впоследствие обособени в негов личен фонд. През 1972 г. към този фонд са добавени други документи на Муравиев, съхранявани дотогава от Цветана Турлийска, негова родственица. През същата година фондът се допълва с документи от Надежда К. Муравиева.

3.2.5. Непосредствен източник на комплектуване на единиците на описание.

Източникът, от който е придобита дадена единица на описание и начинът на придобиването се записват, ако някаква част или цялата информация не е конфиденциална. Допълнително се посочват инвентарните номера или кодове, ако има такива. Ако източникът е неизвестен, това се отбелязва.

Например:

Глаголически ръкопис от края на XV век, съдържащ молитви, евангелски четива и тълкуване на молитвата «Отче наш». Ръкописът е предаден от частно лице за откупуване в отдел «Славянски и чуждоезични ръкописи в Народна библиотека «Св. св. Кирил и Методий».

3.3. Съдържание на единиците на описание.

3.3.1. Информация зa предмета и съдържанието /Резюме.

Определят се видът и съдържанието (вкл. и периодът) на дадената единица на описание, за да се отговори на потребителското търсене.

Например:

Протоколи от заседанията на Бургаската окръжна постоянна комисия с решения за назначаване на работници към службите на окръжието и на комисии за провеждане на търгове за 1921, 1924, 1929 г.

Във фонда на Смесената българо-гръцка комисия по изселването, създадена съгласно Спогодбата «Моллов-Кафандарис» 1927 г. се съдържат ликвидационни дела на българи — бежанци от Беломорска Тракия и Вардарска Македония (1928–1931).

3.3.2. Информация за експертиза на ценността, унищожаване и срокове за предаване на документите в архив

Всяко действие от процеса на експертизата на единицата на описание се записва, ако то влияе върху определяне ценността й. Допълнително могат да се отбележат причините за посоченото действие и органът, който го е предприел.

Например:

Заповеди на ръководството по дейността на учреждението — 20 ЕК.

Отчети от командировки в чужбина — 10 ЕК.

Финансово-счетоводни документи се унищожават съгласно Закона за счетоводството.

3.3.3. Попълване на фонда

Информация за възможните изменения в обема на дадената единица на описание (допълнително постъпление или депозиране), се записва като по възможност се дават данни за обема и регулярността.

Например:

Документите на Министерство на земеделието се комплектуват на 10 години. Всяко постъпление е средно по 5 линейни метра.

3.3.4. Система на организация на единиците на описание.

Дава се информация за организацията на единиците на описание. Посочват се основните характеристики на вътрешната структура, редът на разполагане на документите и участието на архивистите в този процес.

Например:

Документите са организирани в раздели по структурен признак. В разделите са систематизирани по значимост и хронология.

Кореспонденцията е разпределена на служебна и лична, а в разделите е подредена по кореспонденти. В азбучна последователност, по хронология.

3.4. Достъп и използване на единиците на описание.

3.4.1. Юридически статус.

Записва се информация за юридическия статус (собственост, владеене, депозит и т. н.) на дадена единица на описание.

Например:

Apxива на БКП, постъпва за съхранение и използване в Централен държавен архив чрез договор между Висшия партиен съвет и Главно управление на архивите от 1993 г.

3.4.2. Условия за достъп до единиците на описание.

Записват се условията, които ограничават или оказват влияние върху достъпа до дадената единица на описание, периодът на закриване и датата, когато документите ще бъдат открити.

Например:

Достъп дo документите може да бъде осигурен само след разрешение от директора на фирмата.

Семейната кореспонденция е закрита до 2010 г.

Закрити до микрофилмирането им.

3.4.3. Авторско право и условия нa възпроизвеждане.

Записват се всички ограничения върху използването при възпроизвеждане и публикуване на дадената единица на описание.

Например:

Авторските права са на БНТ.

Спомени и други документи на генерал Руси Стефанов Русев — бивш министър на земеделието в правителството на Ив. Багрянов (юни–септ. 1944) съхранявани в Държавен архив Сливен не могат да бъдат публикувани преди издаването им от неговите наследници.

3.4.4. Език на документите.

Записват се основните използвани езици (чужди или древни) в единицата на описание. Отбелязват се азбуки, шрифтове, символи, система от почерци.

Например:

Френски, немски.

Старобългарски.

Глаголица.

Основният текст е на български език, но има изрази на латински.

3.4.5. Физически характеристика на единиците на описание.

Посочва се информация за всички важни физически характеристики, влияещи върху използването на дадената единица на описание или ограничаващи използването й.

Например:

Угаснало изображение, чете се само при ултравиолетова светлина.

Печати, водни знаци, угаснал текст.

3.4.6. Архивни справочници.

Дава се информация за всички архивни справочници за единицата на описание.

Например:

Инвентарен опис.

Фондови преглед.

Именен, предметно-тематичен указател.

Библиография.

3.5. Сродни единици на описание.

3.5.1. Местонахождение на оригиналите.

Ако единицата на описание е копие и ако информацията в нея не е конфиденциална, се посочват наименованието на архива, институцията или името на лицето, съхраняващи оригиналите. Отбелязват се всички искови данни за установяване местонахождението на оригиналите. Ако оригиналите вече не съществуват, това също се отбелязва.

Например:

В Централния държавен архив, в КМФ 15 — Испания под № 586 се съхраняват документите на интернационалните бригади В Испания. Оригиналите са в Националния исторически архив в Саламанка — Archivo Historico Nacional/Salamanca, seccion «Gueerra Civil», leg 1061.

3.5.2. Наличие на копия.

Посочват се наличието и местонахождението на копия на единицата на описание, ако тя съществува в друга форма или на друг носител в архива или на друго място.

Например:

Дневниците и кореспонденцията са достъпни и на микрофилм.

Филмите са достъпни и на видеокасета.

3.5.3. Сродни по съдържание единици на описание в архива.

Посочват се сродните по съдържание единици на описание в архива, ако единицата на описание е в пряка и съществена връзка с друга, или ако сродната единица на описание е архивен справочник, това също се отбелязва.

Например:

В Държавен архив Добрич се пазят:

Преписка на ОНС Толбухин с Министерския съвет за изграждане на Ваканционно селище «Русалка»

и Преписка на Министерство на горите и горската промишленост с Горско стопанство Балчик за даване на терен за строителството на Ваканционно селище «Русалка».

3.5.4. Сродни по произход единици на описание в други архиви.

Посочва се наличието на документ и в други архиви, свързани по произход с дадената единица на описание, като се дава информация за документите и за архива.

Например:

В Централния държавен архив е обособен фонд на Пейо Крачолов Яворов (ф. 10К).

Документи и фондове на Яворов се съхраняват още в Архив на БАН (във фондовете «Българска академия на науките», «Боян Пенев», «Григор Василев», «Д-р Кр. Кръстев», «Иван Д. Шишманов» «Михаил Арнаудов», «Спиридон Казанджиев»), Архив при Музей «П. К. Яворов» в София, Архив при Македонските дружества в България, Архив при Народния театър «Кръстю Сарафов», Архивна сбирка при Института за българска литература към БАН, Архив при Къща-музей «П. К. Яворов» в Чирпан, Архив при Къща-музей «Петко и Пенчо Славейкови» в София, Архив при Къща-музей «Ц. Церковски» в Бяла черква, Ръкописно-документален център при НБКМ (фонд «Пею Гарвалов Паскалев», фонд «П. К. Яворов», фонд «Михаил Арнаудов», фонд «Александър Паскалев», колекция на Македонското революционно движение).

3.5.5. Бележки за публикуване на единиците на описание.

Посочват се публикациите, основаващи се на използването на единицата на описание.

Например:

Протоколи от заседанието на X редовен конгрес на македоно-одринските дружества в България (28 юли–3 авг. 1902) са публикувани в «Отношенията на ВМРО с ВМОК до 1902 г.» — Известия на държавните архиви, бр. 59, с. 233–291.

Дневникът на Богдан Филов е публикуван през 1986 г.

Б. Филов, Дневник (Под общата редакция на проф. д-р Илчо Димитров. — Изд. на ОФ, С., 1986, 808 с.

u през 1990 г.

Б. Филов, Дневник. Второ издание. (Под общата редакция на проф. д-р Илчо Димитров. — Изд. на ОФ, С., 1990.

3.6. Бележки

Посочва се важна допълнителна информация, която не е обхваната от нито един от посочените по-гope елементи на описание.