Стандарти и архиви(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Волф Бухман

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Дефиниция

«Стандартизацията е продължителен процес на създаване на съизмерими или познаваеми степени на еднаквост, прецизност или качество, или на общоприети норми в този процес» (Encyclopaedia Britannica, 1959). В тази дефиниция стандартизацията има твърде широк смисъл и включва стандарти, които нямат специално значение за работата на архивиста. В миналото, когато архивистите са се позовавали на термина «стандарт», те много често са го разглеждали в контекста на техническото съдържание — стандарти за качество на мастилото и хартията, или качеството на микрофилмите. В широк смисъл терминът също е приложим към правилата и насоките, развити от архивистите в професионалната им работа. Чудесни примери от този тип са стандартите, изработени от Комисията ad hoc по описателни стандарти на МСА.

Техническите стандарти в общата дефиниция на Енциклопедия Британика стоят в основата на нашата професия. Развитието на писането като средство за комуникация в продължение на пет хиляди години е представлявало и стандарт за документацията от факти и процеси, изразен чрез букви и цифри. Комуникацията тогава, както и днес, зависи от съгласуването и общото приложение на тези стандарти. Например в днешния свят на електронни медии и електронни средства за комуникация, ние работим с изобразяване на букви, цифри и други специални писмени знаци от нашите традиционни езици чрез машиночитаеми дигитални подреждания на битове и байтове. Разбира се, архивистите взимат предвид това развитие и изразяват отношението си, когато стандартите и тяхното прилагане се променят в процеса на осъвременяването им. Ако това не се направи, връзките между битовете и байтовете, които представят електронните документи или сканираните изображения, няма дълго време да останат читаеми или разбираеми, поради периодично повтарящи се усъвършенствания и промени в стандартите и съответната техника. Във връзка с нарастването на значението на новите технологии, прилагани от правителството и администрациите, както и от архивните институции, ние все по-често имаме работа със стандарти, които за архивисти от предишните поколения са били напълно немислими. Друг важен аспект е, че почти всички подобни стандарти са международни, те са подкрепяни от производители и търговци, които предлагат и продават своите продукти в цял свят. Все пак архивистите не бива да ограничават своите дейности до участие в работата само на националните органи, а е необходимо да се намесят в дневния ред на мултинационалните и интернационални органи, които се занимават със стандартизацията. Дефиницията, цитирана по-горе, също подчертава, че стандартизацията е продължителен процес. Следователно, трябва да се приеме, че участието на един архивист в работата е продължителна задача. В много от техническите области, не само при архивиста с традиционна подготовка, но също и при хора с по-тясна специализация, например репрография или химия, често се налага намеса в проблеми, свързани с архивните сгради или информационната технология.

Професионалните стандарти могат да се разглеждат като общоприети основни правила за методите и процедурите, прилагани в архивите. Голяма част от тези стандарти могат да се усъвършенстват чрез дискусии между архивисти. Не е необходимо да бъдат одобрени от органите, натоварени с международната стандартизация. При професионалните стандарти има и още един проблем за разрешаване: как да се работи при наличието на твърде разнообразни традиции на национално или регионално ниво. Например това се отнася към метода за организиране на документите в агенциите по време на техния активен административен живот или за достъпа до документите, когато се пазят в администрацията или архивите. Стандартизацията срещу традицията: дали тя е в конфликт с нея и ако е така, то как да се определи границата за стандартизация, без да се пренебрегва традицията?

Ако това е истина, броят на стандартите, които са от значение за архивната професия се увеличава, техническите стандарти вече не могат да се пренебрегват от архивистите, а самата стандартизация трябва да се изработва в рамките на международно сътрудничество. Някой може би ще попита как МСА е действал в миналото и щом това е необходимо по какъв начин трябва да се програмира работата на МСА и неговите членове в близко бъдеще.

Технически стандарти

Интернационални, мултинационални и национални органи по стандартизацията

Стандартизацията на международно ниво е отговорност на Международната организация по Стандартизация (ISO), Международната Електротехническа Комисия (IEC) и Международния Телеграфен и Телефонен Консултативен Комитет (CCITT), всички със седалище в Женева. Сред трите организации, специално, а някои биха казали единствено, ISO ce занимава с въпросите, които интересуват архивиста. За Европа е създадена специална институция — Смесена Институция по Европейски стандарти (CEN/CENELEK) в Брюксел, която включва националните органи по стандарти на 18 европейски страни. В настоящия момент 15 държави от Централна и Източна Европа имат статут на асоциирани и очакват своето пълноправно членство в CEN(2). Европейските стандарти (EN) се базират главно върху ISO-стандартите, специфични европейски стандарти се създават когато съответните ISO-стандарти още не са влезли в обръщение.

Посочените комисии и комитети са създадени в отделните държави, за да оперират с техническите стандарти на национално ниво. Германският институт по стандартизация (DIN) е създаден през 1917 г. Британският Комитет за инженерни стандарти започва работа през 1961 г. Много често ISO-стандартите са базирани на националните стандарти. Това се отнася например до ISO-стандарт 9706 (първа версия 1994 г.): «Информация и документация — Хартия за документи — Изисквания за трайност», който отговаря на предишния Американски стандарт (ANSI Z 39.48) от 1992 г.: «Американски национален стандарт за трайност на хартията за публикации и документи в библиотеките и архивите». През август 1994 г. ISO-стандартът бе приет без изменения като основа за усъвършенстване на германския и европейския стандарт. За европейските архивисти сътрудничеството с CEN, т. е. стандартизацията на мултинационално или интернационално ниво, става все по-значително. В една съвсем нова публикация наскоро бе изтъкнато: «Фокусът на дейността на DIN през последните няколко години се промени значително и се обърна към европейската стандартизация. Изразена в проценти, работата върху чисто национални стандарти непрекъснато намалява и то в периода след 1984 г., сега те съставляват едва 15% от цялото количество»(3).

Броят на стандартите на национално, мултинационално и интернационално ниво, които са от значение или представляват интерес за архивите като цяло, не бива да бъдат пренебрегвани. Архивистите трябва да познават огромен брой стандарти и да ги прилагат в практиката, не е необходимо обаче да се включват в тяхното планиране, в дискусиите по проектите и създаването им. Съществуват специфични стандарти, свързани пряко с архивите, стандарти които сега се обсъждат, свързани с изискванията за съхранение на документите в хранилища, архиви и библиотеки(4). За архивите най-важният орган, освен ISO, пo много причини се явява и Техническият комитет ТС 46, който може да се използва като основа за изясняване структурата и работните процедури на ISO, неговите Комитети и другите му органи.

ISO Технически комитет (Technical Committee) (TC) 46: Информация и Документация

Международната организация за стандартизация ISO е създадена през 1947 г. През същата година бъдещият ТС 46 Информация и Документация вече е планиран и в Париж се провежда неговото първо заседание(5). Техническият комитет ТС е обявен официално като «отделна част от ISO, създадена от ISO Техническа консултативна комисия, за да координира стандартизацията в широкия смисъл на дейността». Отговорността на ТС 46 в рамките на ISO е следната:

ТС 46 Информация и Документация. Стандартизация на практиките, свързани с библиотеки, документационни и информационни центрове, справочни служби, архиви и издателства.

Техническият комитет е изграден от заинтересованите ISO органи(6). Работата на ISO/TC 46 се изпълнява чрез Подкомитети (SC) и Работни групи (WG). Следващият списък се отнася до работните групи и подкомитетите на ТС 46:

Код WG Тема — Кодиране на наименованията на държавните и сродните институции

Код — SC 2 Тема — Конверсия на използваните езици

Обхват — Стандартизация на методите за конвертиране на писмените системи, използвани от всеки език към друга система

Код — SC 3 Тема — Терминология за информация и документация

Обхват — Стандартизация на термините и дефиниция от гледна точка на ISO/TC 46

Код — SC 4 Тема — Компютърни приложения в информацията и документацията

Обхват — Стандартизация на методите и процедурите за използване на компютри за информация и документация

Код — SC 8 Тема — Статистики и оценки

Обхват — Стандартизация на практиките, свързани с библиотечни колекции и печатни статистики

Код — SC 9 Тема — Представяне, идентифициране и описание на документите

Обхват — Стандартизация на библиографски значимите въпроси, свързани с представянето на документната идентификация и описание

Код — SC 10 Тема — физическо съхранение на документите

Обхват — Стандартизация на изискванията за документи и практики, свързани с документите, които се използват в библиотеки, архиви и документационни центрове за запазване на техните характеристики. Изключение: фотографиране или други средства в обсега на ISO/TC 42 и микрографски и оптически записи в рамките на ISO/ТС 171

Работни групи и Подкомитет 10: физическо съхранение на документите

WG 1 Дълготрайност на хартията за документи

WG 2 Дълготрайност на писани, печатни и звукови документи на хартия. Изисквания и методи на проверка

WG 3 Изисквания към архивохранилището

WG 4 Препоръки към материалите и начините за подвързване

WG 6 Кутии за архивни документи и папки за архивни единици

Не е необходимо да се обяснява специално, че стандартите, подготвени от горните работни групи, представляват особен интерес за архивистите(7). Подобен е случаят с новия подкомитет, който беше създаден съвсем наскоро в рамките на ISO ТС 11:

SC 11 Архиви/Документи Управление

Стандартизация на принципите за създаване и управление на документите. Записи на данни от протоколи от заседания и обхващане на всички средства, включително дигитални, мултисредства и хартия. (С изключение на физическото опазване на документите, което е обект на SC 10 на ТС 46)

МСА и ISO ТС 46

Членство в ISO/TC 46 Консултантска група

ISO/TC 46 Консултантска група подпомага Секретариата на ISO/TC 46. Тя планира и координира работата на ISO/TC 46 при проучване на предложения, свързани с развитието и промените на работната програма, препоръчва приоритети сред различните дейности, включени в работната програма, преглежда постигнатите резултати, уеднаквява и дефинира областите, изискващи консултации и сътрудничество с други международни организации и осигурява връзка с тези организации(8). Консултантската група ще се състои от шестима Р-членове на ISO/TC 46, настоящи представители на националните органи на Австралия, Австрия, Германия, Италия, Обединеното кралство и Съединените щати(9). Като допълнителна дейност, ТС 46 може да отправя покани до международни организации, тясно свързани с работата на ТС 46 като членки на Консултативната група без право на глас. В списъка на членовете на Консултативната група за юли 1997 година са включени като представители Р-членове от Австрия, Австралия, Германия, Италия, Обединеното кралство, САЩ. Председателят е от ОК; секретарят е от Германия; за IFLA представител е г-н Уинстън Робертс (Winston Roberts); от MCA e г-н Бьорн Линд (Bjorn Lindh) от Рииксархива в Стокхолм. На една от последните срещи на Консултативната група бе обсъдено като предложение, международните организации да участват за кратко време като наблюдатели в Консултативната група, своевременно да получават дневния ред за следващото заседание, за да могат да определят важните въпроси и след това да имат достъп до заседанието, но само при дискусия върху определени точки.

Членство в Подкомитетите и Работните групи на ТС 46

Съгласно общите директиви на ISO съществуват различни категории членство в ISO-органите: Р-членове, О-членове и организации — външни сътрудници на ISO/Технически Комитети или ISO/Подкомитети. Важно е да се знае, че всички членове или заинтересовани организации могат да коментират предложенията за стандарти и проектите за стандарти, но само Р-членовете са упълномощени да гласуват. Всъщност Р-членовете са длъжни да гласуват или да се въздържат, в противен случай статутът им може да бъде променен в О-членове. Р и О-членовете представляват националното ниво в МСA като международна професионална организация и следователно могат да членуват задочно в ISO/ТС или ISO/SC. Тук могат да се посочат три категории отношения:

— Категория А: организации, които се стремят към ефективен принос в работата. Получават копия от всички съответни документи и получават покани за заседанията. Тъй като те не гласуват, участието им се осъществява при стандарти, за които ще се гласува от ISO/TC 46 Група, с която е установен контакт.

— Категория В: Организации, които се стремят към получаване на информация за хода на работата. Получават доклади за работата на ISO/TC или SC.

— Категория S: само за SC 4(10). Официално МСА сега има В-отношения с ТС 46/SC 9: Представяне, идентифициране и описание на документи и А-отношения с ТС 46/SC 10; физическо опазване на документи. Благодарение на това, МСА получава информация за всички дейности на всички ТС 46-органи, в резултат на вътрешните правила на ISO всеки подкомитет и работна група трябва да изработи и изпрати доклад за своята дейност за годишните събрания на ТС 46, за всички Р или О-членове, както и за всички организации, свързани с ТС 46.

Последното пленарно заседание на ТС 46 се проведе в Париж през 1999 година.

МСА винаги е бил ангажиран с работата на ISO. В миналото предимство е давано на сътрудничеството с два органа: Технически комитет 46: Информация и Документация, и Технически комитет 171, който се занимава с микрофилмирането и оптическата памет за документи, с регистриране, съхранение и използване на изображения, наричан днес: Document Imaging Applications. MCA осъществява формална връзка — Категория В с ISO/TC 154: Процеси, дата елементи и документи в търговията и администрацията. При реорганизацията в структурата на МСА през 1992 година, един член на бившия секретариат носеше отговорност за всички дейности в областта на стандартизацията като Секретар по стандартизацията. Последователно поста заемаха: Ерик Кетелаар (Eric Ketelaar), Майкъл Рупър (Michael Roper) и Дейвид Томас (David Thomas). Доклади за тяхната работа могат да се открият в документите от пленарната асамблея на МСА, организирана в рамките на Международния конгрес на архивите. Координацията на дейностите в тази област сега влиза в сферата па отговорността на Комисията за програмно управление на МСА. Сега, както и в миналото, никога не е било възможно, колега, който се занимава с тази задача, да присъства на всички заседания на органите на ISO за обсъждане на въпроси, интересуващи архивите — това не е само въпрос на време и разноски, но също и въпрос на лично познание и опит. Не е възможно да си представим колега, който да е експерт в областта на дата процесинга, в архивната терминология, в репрографията и в съхранението на традиционни и съвременни архивни материали.

В миналото Секретарят по стандартизацията на МСА присъстваше на някои от заседанията на ISO. В редица случаи това не беше възможно. Както винаги е подчертавано по този повод, много по-добре е да се иска от колега със специални познания и опит да поеме отговорността за сътрудничество с ISO-органите, добре е когато колега от МСА-орган работи в същата област и като ISO-орган. Д-р Юго Стиб (Hugo Stibbe) — директор на Службата за архивни описателни стандарти в Националния архив на Канада и програмен директор за Комисията ad hoc по описателни стандарти на МСА беше официално определен като представител за B-връзки в МСА по ISO/ТС 46/SC 9: представяне, идентифициране и описание на документи. Когато за ISO ТС 171, който се занимава с репрография, се организира среща в САЩ с бившия Microfilm Committee/Committee on Image Technology на МСА, бе представена молба за присъствие на заседанията. Избраният представител беше и член на националната делегация на родината си. Личното участие в подобни срещи се оказа напълно възможно, както и при връзки с B-статус в МСА, при членство в национално представителство. Представителят може да участва в гласуването, ако неговата страна има Р-членство. По отношение на ISO/TC 46 общо и специално при нов проект за стандарт в работата с документи (вж. по-долу) г-н Бьорн Линд (Bjorn Lindh) от Швеция участва в заседанията като член на Шведската делегация и от името на МСА.

ISO/TC 171 Document Imaging Applications

Беше отбелязано, че МСА взима активно участие в работата на ISO/TC 171 по отношение на микрофилмирането при всички формати и с всички филмови материали, както и с дигитално изображение. Сферата на ТСТ 171 включва следното:

«Стандартизация на практиките, свързани с управлението на документи и изображения върху микрофилми и други оптически средства, като:

1. формата и количеството, характеризиращи микрофилмите, оборудването, необходимо за тяхното създаване и използване.

2. Въвеждане на качество и процедурите, чрез които документи и изображения върху микроформи или други оптически средства се възстановяват, събират и използват.

3. Терминология».

Очевидно стандартите в тези области са свързани с традиционната технология за микрофилмиране, използвана в архивите, както и с по-съвременните проекти за сканиране, събиране и достъп до документите от електронен тип. Структурата на ТС 171 беше променена през 1995–1996 г. Седемте работни групи бяха заменени с три нови подкомитета, които са дефинирани чрез код, имат определени предмет и компетенции.

SC 1 — Качество — Квантификация на качеството, контрол на процедурите за процеси, продукти и оборудване, предпазни мерки, замяна на формати.

SC 2 — Приложения — Източници за набиране, офис приложения, техническо и инженерингово приложение, библиотечно и архивно приложение, индекси, форматни характеристики, въвеждащи/създаващи процедури.

SC 3 — Основни източници — Речници, законосъобразност.

Преглед на работата на МСА-членовете по отношение на международната стандартизация

С цел да се определят колеги, ангажирани с ISO-дейности, в Бюлетин 44 на МСА бе публикувана специална статия. Колегите бяха помолени да информират Комитета по програмно управление на МСА за работата си в областта на ISO. Бяха получени следните девет отговора:

Д-р Майкъл Рупър (Michael Roper) от Обединеното кралство, бивш директор на Public Records, участник в срещите на ТС 46 като Секретар по стандартизацията на МСА. Той все още работи в Подкомитет 3: Терминология, в сътрудничество с Бьорн Линд (Bjorn Lindh) от Швеция, участник от своята страна и представител на МСА.

Д-р С. Ж. Кичинг (С. J. Kitching) Секретар на кралската комисия за исторически ръкописи в Лондон, ръководител на Комитет IDT/2/9 по стандарти на британските институции. Двама от членовете на този комитет — д-р Мириам Фуут (Miriam Foot) от Британската библиотека и Джон Макинтайър (John Mcintyre) от Националните архиви на Шотландия, са също и членове на ISO/ТС 46/SC 10/WG 3:

Изисквания към съхраняването на материали за библиотеки и архиви.

Д-р Юго Стиб (Hugo Stibbe), Национален архив на Канада, участва в работата на ISO/ТС 46/SC 9: Представяне, идентификация и описание на документите.

Г-н Пирко Пириля (Pirkko Pirilia), Национален архив на Финландия — за значението на ISO/ТС 46/SC 10: физическо опазване на документите.

Д-р Мария Герчо (Maria Guercio) за работата на Мария Тереза Танаси (Maria Teresa Tanasi), Център за фоторепродукция в държавните архиви, Рим, за работата с ISO/ТС 10: физическо опазване на документите

През април 1996 г. Шведският съвет за бизнес архиви публикува брошура от 28 страници под заглавие: «Архивистът и ISO 9000 използван от Waringslivet Arkivrad, Box 92 003, 120 06 Стокхолм». Г-н Томас Кълт (Thomas Kuld) от Foretags Arkivet Orebro предостави цялата информация и подчерта значението й за архивите и стандартизацията.

Централната лаборатория (Central Laboratorium voor Ondersoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap) (CL) отбеляза своя принос в развитието на стандартните спецификации за архиви и музеи. Там в момента се работи върху десет стандарта за папки и кутии за архивни единици. Тези стандарти са базирани на ISO-стандартите, както и на стандартите за Конгресната библиотека, Шведските стандарти и пр. В Хага Algemeen Rijksarchief прие стандартите, разработени от Централната лаборатория, и депозира пред правителството искане архивният материал да бъде доставян в архива в папки и кутии за архивни единици, които са изработени съобразно стандартните спецификации на Централната лаборатория.

Г-жа С. Десолен-Бауман (S. Dessolin-Baumann — ръководител на отдел Архиви-Документация в Houlliers du Bassin de Lorraine, Freyming Merlebach обсъди въпроса, поставен в Бюлетина по време на среща на секцията «Икономически архиви на предприятия» към Асоциацията на френските архиви. Създадена бе и група от архивисти, която да се занимава със стандартизацията. Групата прояви интерес към сътрудничеството с МСА.

Г-н Пит Куан Baн (Pitt Kuan Wan) от Националния архив на Сингапур е председател на Комитета по химически стандарти, който работи с Code of Practise for Microfilming of Documents on 16-mm Silver — Gelatin Type Microfilm/Planetary and Rotary Filming — Operating Procedures като сингапурски стандарт. Работата се осъществява чрез контрол над международните дейности в областта на стандартизацията на ISO/TC 10, ISO/TC 42 и ISO/ТС 171 и усвояване на резултати, които са подходящи за локална употреба. Интерес предизвика фактът, че седем от отговорите се отнасят до ТС 46, който винаги е бил най-важният партньор на МСА в ISO. За съжаление, ограниченият брой на отговорите не позволява те да се разглеждат като пълни или представителни. Например, съществуват значителен брой стандарти, които са важни за аудиовизуалните архивни материали. Не бива да се забравя, че архивисти от фоно- или филмови архиви не само са заинтересовани, но също и участват в работата на ISO-органите. Списъкът на последните най-използвани стандарти в тази област е съставен в рамките на програмата на UNESCO «Паметта на света» (Memory for the World) и ще бъде публикуван в близко бъдеще. Най-използваните стандарти за съхранение на хартия и други традиционни материали също са отбелязани в брошурата(11). Опис на стандартите и проектите за стандарти за машиночитаеми данни и електронни документи може да се открие в публикацията на Европейската комисия(12). Резюме на ISO-стандартите, които са свързани с архивната репрография и архивната фотография, бе отпечатано наскоро от италиански колега(13).

Професионални стандарти

Международен стандарт за архивно описание (ISAD)

Най-важният професионален стандарт, планиран и разработен под покровителството на МСА, е Международният стандарт за архивно описание. След двете експертни срещи в Кан (1988 г.) и Париж (1989 г.) Изпълнителният комитет на МСА на свое заседание в Полша през септември 1990 г. създаде Комисия ad hoc по описателните стандарти към МСА. Тази Комисия започна работа по Изложение на принципите за архивно описание, подготвено от Юго Стиб от Канада. То бе обсъдено и одобрено по време на работна среща на Комисията в Йор Грепцхаузен (Hohr Grenzhausen), Германия, от 28 до 30 октомври 1990 г. Това Изложение на принципите бе разпространено сред архивистите по света за коментар. По същото време подгрупата на комисията подготви ISAD (G): Основен международен стандарт за архивно описание (General International Standard Archival Description), който бе одобрен от Комисията ad hoc пo време на открита среща на XII Международен конгрес на архивите в Монреал през септември 1992 г. Четири месеца по-късно Комисията ad hoc прегледа и ревизира документа в отговор на получените коментари. Версията бе публикувана от МСА(14). Сега, пет години по-късно бяха направени редица промени, наложили се по силата на опита.

Правилата на този стандарт са насочени към широко приложение при описанието на архивите, без оглед на същността или обхвата на единицата на описание. Те се отнасят до формулата за информация на всичките 26 елемента, които трябва да се съчетаят, за да се осъществи описанието на архивната единица (чл. 1.2). Целите на стандарта са дефинирани по следния начин:

A. Осигуряват създаването на последователни, адекватни и саморазяснителни описания;

Б. Улесняват получаването и обмена на информация за архивния материал;

B. Позволяват участие в данни на правителството;

Г. Позволяват интеграция на описанията за различни хранилища чрез унифицирана информационна система (секция 1.1).

На 15 ноември 1995 г. Комисията ad hoc по описателни стандарти завърши проекта на друг стандарт, свързан със стандартизираното описание на създаването на архивни документи: Международен стандарт за документи на правителството, корпоративните органи, лицата и семействата — ISAAR (CPF). Този стандарт бе одобрен и публикуван от МСА, за да бъде използван едновременно с ISAD(G). Той също ще бъде ревизиран, ако е необходимо в продължение на срок от пет години. Допълнителни стандарти ще бъдат разработени в бъдеще за архивни средства, извън традиционните хартиени архивни единици, както и за архитектурни паметници или аудиовизуални материали, МСА, комитетите и другите органи, които се занимават с архивни материали са призовани да работят по тези задачи въз основа на опита на Комисията ad hoc по описателни стандарти (ICA/DDS), която бе реорганизирана в Пекин през 1996 г. от комитет към МСА в комитет по описателните стандарти. Ръководител е Кристин Нугаре (Christine Nougaret) от франция. Юго Стиб (Higo Stibbe) от Канада е програмен директор и секретар, дванадесет експерти-консултанти са членове(15).

Архиви/Документи Управление ISO/DIS 15489

Националният стандарт, който се използва в Австралия за управление на документите AS 4390/1–6, бе създаден и предложен на ISO в началото на 1996 г. като международен стандарт (ISO/DIS 15489). Австралийският стандарт осигурява ръководство за въвеждането на стратегии за управление на документи, процедури и практики, различни от ръчните и автоматизираните. В ISO, ТС 46 стана действащ на 15 и 16 юли 1997 г. A ad hoc срещата на ISO TC/46 дискутира коментарите получени за стандарта ISO/DIS 15489. Осем души от ТС 46 отхвърлиха проекта, но двадесет и един го одобриха. Германия например отхвърли проекта, защото той отразявал правила, които не са съвместими с германската система на Schriftgutverwaltung, трансфера на документи в документационните центрове и архивите. Архивите като институция не са отбелязани изобщо в «Дефинициите» (Гл. 4, част 1. Общи) — терминът е използван само в две значения: «архив — съвкупност от документи с дълготрайно значение за една организация или индивид, понякога наричана «корпоративна памет», и второ — архиви са тези документи, които се оценяват като имащи дълготрайно значение». Поради самата същност на критичните коментари, бе решено стандартът да не се публикува, както бе предложено от австралийската делегация, а да се създаде нов подкомитет на ТС 46 за разработване на международен стандарт, като се използва за основа австралийският стандарт. Новият Подкомитет 11 на ТС 46 е: Archives/Records Management, той се отнася до «стандартизацията на принципите за създаване и управление на документи и архиви, като данни от протоколи, и включващи всички средства, в това число дигитални, мултисредства и хартия».

Първата среща на новия Подкомитет 11 на ТС 46 бе организирана в Атина през май 1998 г. Имаше участници от Австралия (председател и секретар), Канада, Дания, Германия, Обединеното кралство, Франция, Япония, Русия, Швеция и САЩ. Втората среща се състоя през ноември 1998 г. в САЩ в сградата на националните архиви в Колидж Парк, Мериленд. Не е необходимо да се подчертава изрично, че след като бъде завършен и допълнен стандартът, той ще има огромно значение за професионалната работа на архивистите.

Предложения за бъдеща работа

Количеството и обсегът на международните, мултинационалните и националните стандарти нарасна в последните години в съответствие с развитието на информационните технологии, които имат огромно влияние върху нашата професионална работа. Международният съвет на архивите може да играе важна роля при контрола над процеса на развитие, при координирането на професионалното въвеждане, установяване и осъвременяване на техническите стандарти. МСА би могъл да функционира също като централен диспечер за снабдяването на колегите с информация за съществуващи стандарти или за проекти, свързани със стандартите. Що се отнася до тези приложения на техническите стандарти, както и на професионалните стандарти, ролята на МСА става все по-важна заради крайните нужди на организационната инфраструктура на съвета от планиране, проектиране, одобрение и въвеждане.

Вече е очевидно от опитите в миналото, че тази задача не може да се изпълни индивидуално. По мое мнение проблемът може да бъде разрешен чрез използването на капацитета на всички заинтересовани и компетентни органи в МСА. Всеки комитет и секция на МСА, както и всички други подобни органи на МСА ще могат да бъдат информирани за съществените дейности по стандартизираните, професионално или технически, методи и процедури в съответните им сфери на компетентност. Все пак избрани членове ще могат да участват активно в работата на органите, натоварени със стандартизацията на национално, мултинационално и международно ниво. МСА може да продължи с политиката на изграждане на връзки с ISO — комитетите. Примери за връзки, които съществуват или могат да се изградят за свързване с МСА — комитети и програмни групи, както следва:

Наименование на МСА — комитета — Комитет по електронни и други текущи архиви

Kод ISO/TC 46/SC 11

Име — Управление на архиви и документи

Комитет по архивни правни въпроси

Код ISO/TC 171/SC 3

Име — Документни изображения Приложения. Основни източници, Законосъобразност

Комитет по технология на изображенията

Код ISO/ТС 171

Име — Документни изображения Приложения

Комитет по архивни сгради и оборудване

Код ISO ТС 46/SC 10

Име — Физическо опазване на документите

Комитет но съхранение на архивните материали

Код ISO ТС 46/SC 10 — Физическо опазване на документите

Код ISO ТС 171/SC 1 — Документно изображение Приложения

Начини за запазване на качеството

Комитет по описателни стандарти

Код ISO/ТС 46/SC 9

Име — Представяне, идентификация и описание на документите

Програмна група по аудиовизуални архиви

Код — ISO/TC 46 WG 5

Име — Събиране и съхранение на звукови и видео средства

Програмна група по терминология

Код ISO/ТС 46/SC — Име — Терминология за информация и документация

Код ISO/ТС 171/SC 3 — Документни изображения Приложения/Основни източници Речник

Без съмнение този списък може да се допълни, като това ще стане с компетентността и отговорността на всички МСА-органи за проверка на планирането и въвеждането на стандарти според техните компетенции.

Категориите А, В и С-членове на МСА могат да потърсят контакт с националните институции, натоварени със стандартизацията в страните си, и също да информират и инструктират членовете на националните си делегации като подготвят участието в ISO-срещите, когато архивните задачи се обсъждат в ISO-комитетите. МСА ще дискутира предложенията за въвеждане на процедури за набиране и разпространяване на информация по стандартизацията.

Участието на архивисти в стандартизацията ще бъде засилено по две специфични причини — нарастващото значение на новите информационни технологии, използвани от публичната администрация, които имат съответното нарастващо влияние върху професионалната работа на архивистите. Много често архивистите ще се възползват от стандартизацията като прилагат стандартите в архивите. Вторият аспект е глобализацията на работните методи и процедури, специално с оглед на международния достъп и обмен на данни. Стандартизацията е основа за тази комуникация. С оглед на нуждите на архивистите и изследванията, както и заради архивната експертиза на ценността, съхранението и достъпа, стандартите трябва да се възприемат и прилагат. Архивистите често са съветвани да работят за създаването на стандарти на национално и международно ниво, тъй като това е от огромен интерес за тяхната професия.

Бележки

1. Wolf Buchmann, Standards and Archives. JANUS, 1999, № l, 39–49.

2. Това с отнася за март 1997. Членове на CEN са Австрия, Белгия, Дания, Финландия, Франция, Германия, Гърция, Исландия, Ирландия, Италия, Люксембург, Холандия, Норвегия, Португалия, Швеция, Швейцария. Испания и Обединеното кралство. Със статут на асоциирани са: Албания, България, Хърватска, Кипър, Чехия, Словения, Турция. Виж: A world about DIN, Deutcshes Institut fur Normunge. V, DIN, Burggrafenstrasse 6, D–10787 Berlin.

3. A World about DIN, 1 с. Стр. 11.

4. ISO CD 11 799 Information and Documentation. Изисквания към хранилищата за документи на архиви и библиотеки. Проектът е обсъждан през 1998 г.

5. The first 50 years of ISO/TC 46. A short History compiled by George Richardson, published by the DIN, Berlin, 1997.

6. ISO/TC 46 Procedures for the Work, ISO/TC 46 N 1465, Berlin May 1997, с. 3

7. Много интересна статия за планирането и проектирането на ISO DIS 11799 бе публикувана наскоро: Helmut Bansa: Understutzung der Bestandserhaltung durch nationale und Internationale Normung, in Bestandserhaltung: Herausforderung und Chancen, hrsg. Von Hartmut Weber, Stuttgart 1997, Seite 69 bis 77. Този стандарт ще разреши много от противоречията, дискутирани от архивисти и библиотекари от дълги години, когато става въпрос за защита от огън, за климатични инсталации и други проблеми, свързани с архивните сгради. Статията показва също колко е трудно и колко време се губи за нещо, което може да се реши чрез международен стандарт.

8. Anex A. ISO/TC 46 Advisory Group Operating Procedures (1989–04), A 1 Terms of Reference and A. 2 Membership. ISO/TC 46 Procedures for the Work, 1. c. pp. 18.

9. Directory of ISO/TC 46, осъвременено на 16. 02. 1998 г.

10. ISO/ТС 46 Procedures for the work, 1. c. pp. 10–11.

11. ЮНЕСКО: Програма «Паметта на света» Safeguarding and Documentary Heritage, A Guide to Standards, Recommended Practices and Reference Literature related to the Preservation of Documents ot All Kinds.

12. Guidelines on best practices electronic information. How to deal with machinereadable data and electronic documents, updated and enlarged edition. Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 1997, page 50 and 57.

13. Luciano Residori: Norme e raccomandazione sulla fotoriproduzione in microfilm, in Imaging Technologies for Archives, The Allied Contiol Commission Microfilm Project, ed. By Bruna Colarossi, Roma, 1997, page 66–72.

14. ISAD(G): General International Standard Archival Description International Council of Archives, Ottawa, 1994, issued also in French: Norme Générale et Internationale de Description Archivistique, Conseil International des Archives, Ottawa 1994.

15. За областта на дейност и членовете (имена и адреси) на Комитета по описателни стандарти виж: Directory 1997 of the International Council on Archives, page 55 and 56.