Юго, С. «Холандският наръчник» на Мюлер, Фейт и Фруин като основа на съвременните стандарти: архивните принципи, заложени в ISAD(G) и ISAAR(CPF), и днешния опит със стандартите за описание на Международния съвет на архивите.

«Холандският наръчник» на Мюлер, Фейт и Фруин като основа на съвременните стандарти: архивните принципи, заложени в ISAD(G) и ISAAR(CPF), и днешният опит със стандартите за описание на Международния съвет на архивите(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Юго Стиб

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Искам да започна с цитат от предговора на «Изложение на принципите на архивното описание»(2) (Statement of Principles Regarding Archival Description) — първият документ, създаден от Комисията ad hoc на МСА по описателните стандарти. Целта ми е да изгладя известни недоразумения по отношение на описателните стандарти, разработени по-късно от МСА. «Изложението» бе одобрено от МСА по време на XII Международен конгрес на архивите, състоял се в Монреал през 1992 г. Следователно, документът представлява система от принципи, одобрена официално от МСА, въз основа на които Комисията пристъпи към работата си. В предговора е подчертано, че описанието е необходимо при всички етапи на архивната работа и обхваща изцяло информационните елементи, независимо от работния етап. Изтъквайки динамичния характер на информацията, Комисията подготви следното изложение:

«С оглед на специфичните аспекти на архивното описание, «Принципите» са насочени към описание, което представя цялостно архивния материал, за да се осъществи интелектуален контрол над него, както и достъп до съдържащата се информация. Според Комисията, това може да се постигне едва след като архивният материал е одобрен за постоянно съхранение и систематизиран. Като обобщение на дългогодишната практика, в «Принципите» бе формулирана кратката дефиниция за «архивно описание», одобрена и разяснена по-късно в специален «Речник на термините» (Glossary of terms)».

(Preface (p. 5–p. 7) Statement of Principles)

Двата стандарта, разработени от Комисията — за архивното описание — ISAD(G) и за административните документи на корпоративните органи, лицата и семействата — ISAAR(CPF)(3), бяха въведени в действие с уговорка, че се отнасят до описанието на архивни практики с архивни фондове, след осъществяване на процесите на експертиза и систематизация. С тази изходна позиция бе прието като даденост, че всеки архивен документ, който е определен за постоянно съхранение, след процеса на експертиза вече е идентифициран. Субектът, към който се прилагат стандартите, всъщност е единицата за систематизация, в процеса на описание той се превръща в обект на описанието, наречен според общата международна норма за описание ISAD(G) — единица на описание (unit of description). Естествено, стандартите сами по себе си не изчерпват експертизата или систематизацията, нито съхранението, те нямат и претенцията, че казват всичко за системите за съхранение на документите, освен описанието на наличната информация, нито за стандартизирането им(4). Разглежда се и цялостният жизнен цикъл на документите след описанието, наречен в последно време «активен» — усвояване или трансфер към хранилището (физически или юридически), експертиза, запазване и/или унищожаване, систематизация и описание. Прието е, че тези архивни процеси не винаги протичат при предварително определения ред. Независимо от това, всеки процес може и трябва да бъде идентифициран и специфичните за него процедури да се прилагат, дори и когато излизат извън рамките. Всяка процедура трябва да включва задължително описателните компоненти. За улеснения при описанието, сега се възлагат огромни надежди на ISAD(G) и особено на ISAAR(CPF).

Още от авторския предговор на «Холандския наръчник за систематизиране и описание на архивите»(5), както и от самото заглавие, става ясно, че създателите му признават непрекъснатостта на архивния процес и съсредоточават вниманието си върху описа като краен продукт на описанието. Първите три глави са посветени на определението за «обект на описание» «het archief, което в английския превод на Лийвит се превръща в archives collection, а в превода на френски език — fonds d’archives». Тери Кук (Terry Cook) мой колега от Канадските национални архиви, в обръщението си към Третата сесия на XIII Международен конгрес на архивите в Пекин през 1996 г. обобщи в един единствен параграф, нещо непостижимо за мен, значението на Холандския наръчник и формулира по следния начин историческите му перспективи:

«Главният принос на авторите на Холандския наръчник е формулирането на принципите, наречени от тях «правила», свързани едновременно със същността и организацията на архивите. Тримата автори посочват още в първото правило своята основна изходна точка: архивите представляват единство от писмени документи и чертежи, получени официално или създадени от администрацията или някое от нейните звена... Правила номер 8 и 16 формулират двата фундамента на класическата архивна теория: по своята същност архивите трябва да бъдат внимателно комплектувани, без да се смесват с архивите на други фондообразуватели или да се поставят в изкуствени систематизации, базирани върху хронологията, географията или субектите; систематизацията на архивите трябва да е базирана на оригиналната организация на архивната колекция, която най-пълно отговаря на организацията на административния орган, който я произвежда»(6).

Да сравним изискванията на ISAD(G) (изтъкнати по-горе) и дефинициите, въведени по-късно за «обект на описание», т. е. какво точно трябва да бъде описано и кои са «единиците на описание». В речника на термините към ISAD(G) ce изтъква, че стандартът е създаден именно за специфичните цели на документите, като се въвежда и понятието фондове (fonds), (терминът не е включен в английското издание на речника), както следва:

Фондове. (Fonds). Съвкупност от документи, без оглед на форма или носител, органически създадена и/или натрупана или използвана от отделно лице, семейство или корпоративен орган, по време на дейността или функциите на създателя им.

Дефиницията за фондообразувател в терминологичния речник подчертава:

Фондообразувател. (Provenance). Организация или индивид, който създава натрупва и/или поддържа и използва документи в процеса на своята лична или корпоративна дейност.

Фундаменталните архивни принципи, залегнали в основата на Холандския наръчник ярко се открояват в структурата на ISAD(G). Ho доколкото си спомням, в текстовете на стандарта и в процеса на работа над него, никъде не се споменава заглавието на наръчника. Всъщност ISAD(G) е изработен въз основа на проучване върху правилата за архивно описание в различни страни, главно Великобритания, Канада и САЩ. Разбира се трябва да се подчертае, че става въпрос за същите правила и че е много ясно коя е тяхната първооснова, дори и когато не се подчертава изрично. Принципите, формулирани в Холандския наръчник, и днес намират изключително широко приложение.

Проблемът с модерните «фондове», т. е. тези които имат голям брой създатели и множество функции в административната организация, обусловен от систематизацията не засяга пряко Холандския справочник или ISAD(G). Най-специфичен, разбира се, е въпросът с правителствените документи. Холандският справочник е създаден преди 100 години, когато тези проблеми още не са били на дневен ред. А що се отнася до ISAD(G), нека не забравяме многобройните критики към текстовете му, направени от страна на австралийските, британските, американските и някои от канадските архивисти. Всъщност, канадските архивисти критикуват сериозно и собствените си национални правила за архивно описание (Rules for Archival Description — RAD)(7), които са изцяло съобразени с ISAD(G).

Комисията ad hoc към Международния съвет на архивите разреши проблема с многобройните фондообразуватели и широкото разпространение на документите с разработването и разпространението на международния стандарт за описание на правителствени документи ISAAR (CPF). Този стандарт «описва» създателите на архивни фондове и осигурява регистриране на функциите, както и разнообразна контекстуална информация за фондообразувателя: корпоративни органи (които включват и правителствени агенции), личности, семейства, общности и пр., които «създават» фондове. ISAAR(CPF) позволява свързване на всяка отделна «единица на описание» с описанието на създателя. По такъв начин всеки даден брой създатели на фондове и/или всяка една от частите им може да бъде идентифицирана, включително отговорностите и функциите, които са породили създаването на документите. Днес можем само да гадаем какво биха мислили или казали по тези проблеми авторите на Холандския справочник, ако в наши дни трябваше да съставят подобен труд.

Как се разпространяват описателните стандарти на Международния съвет на архивите? Дали подходът на MCA/CDS при разработването на двата стандарта е правилен? Как се приемат те? Анкетите върху ISAD(G) дават уникална възможност за преценка на поставените въпроси и може би дори отговарят на някои от тях. Самите анкети бяха направени по искане на националните А и Б членове на Международния съвет на архивите, както и от различните му организационни структури. Нека да припомним, че А и Б членове на МСА всъщност са националните асоциации и националните институционални членове(8). Като не се забравя, че много страни все още нямат изградени национални архивни системи и че много от архивите в развиващите се и новосъздадени страни все още са в процес на изграждане на архивни програми (чиито приоритети включват и международните стандарти за описание), резултатите от анкетата могат да се считат за добри и дори за отлични. Това е съвсем очевидно, особено в сравнение с отговорите получени през 1992 година при създаването на ISAD(G), когато архивната общност все още не беше осъзнала напълно значението на стандарта, нито бъдещото му въздействие върху международната архивна практика. Последен срок за отговор на анкетите, свързани с ISAD(G) беше 15 септември 1998 г. и до тази дата се получиха тридесет пълни комплекта отговори, изпратени от 23 страни, от всички континенти, без Антарктика и една от групите на МСА.

Всичко това представляваше изключително широка дейност. Бяха представени много проекти, насочени към поставяне и/или очертаване на елементите на описанието в стандартите на локалните или националните архивни описателни системи. По този повод и голяма част от асоциираните членове на МСА подготвиха доклади, присъстваха на семинари, симпозиуми и лекции. Допълнителни събития бяха организирани и проведени от професионалните асоциации, националните архивни институции и регионалните групи на МСА. Беше изпратена и покана за подготовка на национални анкети, свързани с ISAD(G), проведе се специална конференция за проучване и обобщаване на анкетите, а двама от представителите на Комисията ad hoc присъстваха в ролята на жури. В резултат на интензивния национален консултативен процес се създаде Бразилската национална подкомисия.

MCA/CDS счита резултатите от анкетите и проучванията за задоволителен отговор, както и за знак, който подчертава необходимостта от архивни описателни стандарти. В трудната обстановка на коренно различно международно архивно развитие, Комитетът трябваше да намери златната среда, от професионална и технологична гледна точка, и да отговори на нуждите на архивното описание на страните с новоразвиваща се архивна практика, но и на държавите с добре развити архиви и дългогодишна архивна практика и традиция в архивните практики на описание.

Отговорите на анкетите бяха взети предвид в работата по второто издание на ISAD(G). Сами по себе си те бяха изключително красноречиви. Искам да отбележа някои от тях като пример за явния успех на ISAD(G) и за неговото въздействие върху международната архивна общност, ще дам и примери защото те показват конкретно отношение, а изводите трябва непременно да бъдат проучени. Примерите естествено са селективни, те са подбрани нарочно, за да илюстрират поставените въпроси.

От страна с дълга традиция в архивната практика и исторически документи датиращи от Средновековието до наши дни, бе получен следният отговор:

«Ще изтъкнем, че възприехме единодушно значението и целесъобразността на ISAD(G) като стандарт. Всеки от анкетираните архивисти счита, че това е инструмент за описание на документи, който улеснява комуникациите между институциите, подпомага създаването на архивна стандартизация и в същото време предоставя полезен инструмент за международен обмен и разпространение на информация. При положение, че ISAD(G) e предназначен да задоволи най-пълно интересите на международната професионална общност, то настоящата версия на стандарта може да се счита за добре балансирана, както и да се твърди, че това е стандарт изработен след обобщение на опита от дългогодишен труд. По тази причина, ние препоръчваме да не се променя нито един от елементите на сегашната редакция на ISAD(G)»(9).

Разбира се, Подкомисията обърна внимание на авторските препоръки по отношение на онова, което е необходимо да се направи за усъвършенстване на стандарта и разгледа внимателно всички направени предложения.

Отговор бе получен и от друга страна с богата и установена архивна традиция в областта на описателните стандарти:

«Процесът на развитие на международните стандарти за архивно описание представлява важна възможност за дискусии и сравнения между различни архивни традиции и за международен обмен на сравними, хомогенни информации за архивния материал при използване на модерна информационна технология. Основните принципи на ISAD(G) и ISAAR(CPF) (т. е. анализ на йерархичната структура на фондовете, многопластови описателни правила и модел за описание на връзките между фондовете, подфондовете, сериите и техните създатели), представляват важна концептуална рамка на модерната теория за архивното описание. Със спазването на тези принципи в (нашата)... архивна общност бе постигнато широкомащабно споразумение. По-конкретно, най-голям интерес предизвика моделът на отделни и свързани описания на архивен материал и информацията за неговите създатели при използване на фондове, специално посветени на правителството, според изискванията на ISAAR(CPF). Този модел безспорно е една от най-новаторските задачи на Комисията ad hoc на MCA и бе разгледан детайлно от (нашите) ...архивисти, като особено полезен и даващ точна представа за цялостната мрежа от взаимовръзки между фондовете и фондообразувателите в (нашия) ...исторически напластен контекст».

Може би най-похвалната и ласкателна забележка принадлежи на уважаван архивист, добре познат в международната архивна общност, ръководител на отдел в един от най-големите архиви на света. Всъщност, имам разрешение да спомена нейното име и да цитирам писмото й. Труди Хъскамп Петерсън (Trudy Huskamp Peterson) пише:

«Убедена съм, че ISAD(G) е сред най-важните и дори най-важният принос на МСА в неговата петдесетгодишна дейност»(10).

Разбира се в писмата до Подкомисията изобилстват похвалните забележки, като горната, но нека да обърнем поглед към набелязаните проблеми, както и на изводите, които трябва да бъдат обобщени, за да се превърне ISAD(G) в стандарт, истински приемлив за по-голямата част от потребителите(11).

Всъщност вече припомних първия голям проблем още в началото на своята статия, а именно — разминаването, което се появи в последно време между цел и намерение на стандарта. Разрешаването на този проблем може да стане чрез някои уточнения в Увода. Какво е необходимо — може би да се добави ясно определена цел, подобно на утвърдената в «Изложение на принципите» (Statement of Principles) също цитирано по-горе. Алтернативата е да се изтегли целта от стандарта, а след това и самият стандарт. Голяма част от отговорите показват, че все още има какво да се желае. Критиките за неадекватност произтичат от твърде динамичната природа на модерните документи. Желателно е стандартът да не обръща гръб на проблема с описанието на електронните документи. Все пак ми се струва, че е напълно възможно да се осъществи описването на електронните документи като обекти, така както всъщност изискват канадските Правила за архивно описание (Canadian Rules of Archival Description (RAD).) Националните архиви на Канада описват електронните документи според тези правила, като основна ръководна база е един работен ден. Това помага когато се дава дефиниция за електронен документ (не е необходимо думите да са същите, но е важно елементите да са налице) като документ или документи, съдържащи информация ... който съхранява (като данни) протоколи от заседания или просто информация с историческа стойност. Ако се формулира определение чрез тези термини, то несъмнено ще включва необходимостта да се натрупат някъде, в някаква форма, върху някакъв физически носител или основа, както казват французите, съответните «документи». И колкото по-скоро се направи това, толкова по-бързо ще стане възможно документ(ите) да се третират като обекти/субекти на описанието. При подобна изходна точка, описание ще се прави за нещо, което съществува в даден миг или в постоянно променяща се виртуална среда — в паметта на компютъра или като активно използвана компютърна програма с банка данни и пр., тогава правилата за описание ще се отнасят до мобилни или виртуални цели. Възможно ли е да се формулират подобни правила, щом обектът се променя през цялото време, остава невидим или е виртуален? Може би е осъществимо, но аз лично все още не го разбирам! Описанието на физически обект или на съвкупност от подобни обекти, както и единиците за систематизация на фондовете и частите им не трябва да ограничава описанието им или тяхното интелектуално съдържание като реален обект или обекти. Не трябва да ограничава и описанието на взаимоотношенията на обектите с фондообразувателя или фондообразувателите им, или функциите от които те произтичат и могат да възникнат. Освен това ISAAR(CPF) позволява описанието на самите фондообразуватели и контекстуалната информация за тях, според собственото им подреждане, така както са свързани с описанието на документите; цялата картина ще се изясни, а документите ще бъдат лесно достъпни, точно това архивистите възнамеряват да постигнат чрез по-конвенционални решения. Ако архивната система се обогати със специална функционална схема за запазване на документите на фондообразувателя в началото или в края, т. е. с връзка между него и описанията според ISAD(G) и ISAAR(CPF), то тогава напълно ще се запазва автентичността и интегритетът на документите като легитимни. Сред важните проблеми, подложени на обсъждане бяха и специфичните причини за начало на даден фонд като обект на описание. Подчертано бе, че дефиницията на фондовете като «съвкупност (или всички) документи, без значение/оглед на носителя ...на отделни лица, корпоративни органи или семейства...» и пр. ограничава третирането на архивните серии като цялост, без значение на фондообразувателя, защото много серии са дефинирани въз основа на функцията си. Това е критерият, използван за формиране на сериите, когато документите са протоколи от заседания, свързани с отделни функции или мрежа от функции. Това, вярвам, е истинският проблем, който трябва да бъде обсъден. Но също така вярвам, че може да бъде разрешен чрез интерпретиране на т. нар. най-ниско ниво на описание, за да се даде възможност за начало на сериите. Каквото и да е направено в това отношение, вярвам че поддържането на принципа за фондообразувателя, като основен архивен принцип (така както е и в «Холандския наръчник»), надминава значението на посочването на континиума на функциите. Това е отговорността на фондообразувателя на електронни документи, като управляващ тази функция (чрез закон или по друг начин), те трябва да бъдат запазени в документацията и представени чрез фондообразувателя или «фондообразувателската линия». Още веднъж смятам, че е възможно да се поддържат двете връзки — функция и произход, но на първо място очевидно е «обяснителната» природа на описанието, като в никакъв случай не бива да се забравя и линията на фондообразувателя. В противен случай, архивистът се отказва от една от главните си отговорности — тази да защитава данните от протоколи от съвещания, представени чрез електронни документи, за които той или тя са длъжни да полагат грижи.

Новата редакция на стандарта е изградена върху отговорите на анкетата, тя отчита значението на реда на записване на елементите при описание. Мнозина твърдят, че редът не трябва да е нормативен. Според ISAD(G) по-важен е «предпочитаният ред», т. е. редът, при който елементите се разкриват в стандарта, но той, всъщност, не представлява изрично разпореждане. Настоящата формулировка изглежда доста неясна и значението й трябва да се доуточни. В същото време беше подчертано, че доказателство за гъвкавостта на ISAD(G) е фактът, че не се изисква поява на елементите в строго определен ред. Разбира се едно от определящите неща при прилагането на ISAD(G) е крайният продукт или онова, което всички биха искали да произведат или създадат. Когато такива описания се използват при конвенционални архивни справочници, като например описите, редът на елементите, тяхното излагане, наименованието им в представяната информация и пр. ще бъдат твърде различни в сравнение с описанията, които се използват при извикване на компютърния екран на част от търсена банка данни, или са кодирани за търсене в електронен архивен справочник чрез Encode Archival Dscription (EAD) Standart, или представени в Интернет. В подобни случаи наименуването на информацията се осъществява чрез специално кодиране — Data Type Definition (DTD)/Standart General Markup Language (SGML). Все пак това кодиране остава невидимо за ползвателите, особено когато извикват документа в кодираната му форма за преглеждане, разбира се, възможни са и многобройни преглеждания. Не са обаче мнозина ония които го правят с удоволствие. Ползвателите, за които се изработва представянето (читателите), търсят информационното съдържание, а не техническите подробности, скрити зад представянето. Кодирането (наименованията) само се подразбира чрез познатите и отработени в EAD и SGML практики за кодиране, там са картотеките на имената, знае се какво означават те и как работят.

При съществуването на Интернет и World Wide Web, стандартите за представяне на информацията стават изключително важни. Например, при представена в Интернет архивна информация не трябва да се прави разлика между информационното съдържание на електронните документи и описателните заместители за този вид документи. Появява се и цяла гама от «видими» за ползвателя изображения: снимки, текстове, графики и дори звук. За да открият интересуващата ги информация, архивистите, които използват Интернет и World Wide Web, задължително трябва да използват ISAD(G), той е особено подходящ в случая и дори искам да подчертая — особено важен. Ако той успее да стандартизира представянето на информацията за архивните фондове и позволи повече яснота за ползвателя, то тогава ISAD(G) явно е постигнал най-важната част от своите цели: представянето на «...последователно, целесъобразно и обяснително описание и (да) улесняване възвръщането и обмена на информация за архивния материал».

Ако MCA/CDS успее да осигури някои допълнителни елементи към ISAD(G), за да свърже описателните заместители на актуалните документи, които те представят, а това може да се осъществи чрез Интернет, то това ще е важна стъпка по пътя към крайната цел — създаването на архивни фондове, включително електронни, които са достъпни в мрежата. EAD стандартът притежава тази свързваща способност и може би трябва да се проучат възможностите, които той предлага за нематериалните компоненти в ISAD(G). Подкомитетът по архивните справочници на МСА вероятно също има какво да добави по въпроса.

Интересът на архивната общност към този въпрос е отразен в Програмата 1999 на Обществото на американските архивисти, която е озаглавена «Кой е собственик на документа? Ролята на описателните стандарти при достъпа до архивната информация в Интернет». В програмата са включени голям брой доклади и докладчици: «За международния стандарт свързан със съдържанието: Хармонизация на АРРМ 11 и RAD» от Стивън Хенсен (Steven Hensen); «Контролен речник, Стандартизирана терминология или ключови думи за търсене. Достъп до архивните справочници във Web» от Сюзан Хамбургер (Susan Hamburger), както и «Дата стандарти за банката данни в архивните справочници: електронните архиви на Калифорния» от Уилям Е. Лейндис. (Wiliam Е. Landis) и пр. Една от главните цели на програмата е запознаването на архивите със създадените и разработваните в момента стандарти за архивни справочници, както и съвместимостта между електронните документи и хартиено базираната среда. Това обещава, че сесията, предвидена в програмата несъмнено ще предизвика огромен интерес и че този път наистина има надежда ISAD(G) и ISAAR(CPF) да се появят в докладите и дискусиите като утвърдени стандарти на МСА, свързани пряко с поставения проблем.

По мое мнение три са важните проблеми, издигнати от международната архивна общност по време на проведената анкета, свързана с ISAD(G). За мен всички други проблеми са доста по-маловажни. Това са формулирането на правилата за типовете документи: картографски и архитектурни, филми, аудио и електронни документи. Тези правила или по-скоро тези насоки, ще намерят място в ISAD(G) така както бе решено на пленарното заседание на Комитета във Флоренция през 1998 година. Не става въпрос за т. нар. Media ISADs. Разбира се предстои още работа по редактирането на текстовете, включени в увода, и по самите правила.

Много време ще мине преди ISAD(G) да се превърне в универсален стандарт за архивно описание. Може би втората редакция ще отговори на всички обещания. Може би ще активизира Международната организация за стандартизация ISO да включи «документалните стандарти» в семейството на стандартите в ISO Technical Committee 46. (ISO/TC46) като първи ISO архивен стандарт. Убеден съм, че преди сто години Мюлер, Фейт и Фруин, по никакъв начин не биха могли да предвидят подобно развитие на архивната практика.

Бележки

1. Hugo L. P. Stibbe. The «Dutch Manual» of Muller, Feith and Fruin as the foundation of modern standards: archival principles in ISAD(G) and ISAAR (CPF) and current experiences with the ICA descriptive standards. JANUS, 1999, N 1, 84–91. Представеният материал е доклад във връзка със стогодишнината на Датския наръчник, Амстердам, 23 окт. 1999.

2. Statement of Principles Regarding Archival Description, First version. Revised / adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standarts, Madrid, Spain, January 1992. — Ottawa: Feb. 1992.

3. ISAD(G): General international standart archival description: adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive standarts, Stockholm, Sweden, 21–23 January 1993: final ICA approved version. — Ottawa: 1994. — ISBN 0–9696035–1–7. ISAAR(CPF): International standart archival authority record of corporate bodies, pesons and families: prepared by the Ad Hoc Commission on Descriptive standarts, Paris, France, 15–20 November 1995: final ICA approved version — Ottawa 1996, — ISBN 0–9696035–3–3.

4. Въпреки че ISAD(G) не е създаден с цел да обхване описателните стандарти за системите за съхраняване на документи, вероятно ще се използват част от неговите идентификационни елементи за описание при подобни задачи. ISAAR(CPF) всъщност е предназначен за системите за съхранение на документи, като съдържа много от елементите, които документират фондообразувателите и техните функции и дейности, причинили създаването им. Прието е че системите за съхранение на документи (такава е практиката в повечето от описателните системи, които познавам) да документират родствените връзки с описанията, които представляват самите документи. Елементи от тези системи трябва да включват всичко онова, което осигурява автентичността.

5. Използвах английския превод на Артур Лийвит (Arthur H. Leavitt) от 1968 г. Оригиналното заглавие е: Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven.

6. Тери Кук (Тегу Cook). Archives in the Post-Custodial World: Interaction on Archival Theory and Practice Since the Publication of the Dutch Manual in 1898, Archivum, vol. XLIII, K. G. Saur, 1997, p. 192.

7. Rules for Archival Description/Prepared under the direction of the Planning Committee on Descriptive Standarts. — Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 1990. — ISBN 0–9690797–3–7.

8. В последните списъци на МСА от 1997 година, са включени 209 национални, т. е. А членове и 67 архивни асоциации или В членове, от които 4 са международни организации. Много страни с повече от един национален член и повече от една професионална асоциация обединиха своите отговори на анкетата в един документ и помолиха в писмо за обсъждане на отговорите.

9. МСА, Комитет по описателните стандарти, Compendium of Comments. — Working Document for the 2nd Plenary, The Hague, 19–22 October 1998. P. 8.

10. Писмо от Труди Хъскамп Петерсен (Trudy Huskamp Petersen) бивш заместник национален архивист на САЩ, изпълнителен директор на Отворено архивно общество, Будапеща, към Секретариата на МСА до Комитета по описателни стандарти —Хюго Щибе, 26 август 1998 г.

11. Всички бележки са мои собствени и не ангажират Комисията. Тогава все още предстоеше събранието на Комитета.

12. Hensen, S. L. Archives, personal papers and manuscripts: a cataloging for archival repositories, historical societies and manuscript libraries, 2nd ed., Society of American Archivists, Chicago, 1989.

13. E-mail to the SAA/CAIE Listserve at SAACAIEASUVM.INRE.ASU.EDU, posted by Bill Landis, Manuscripts Librarian, The UCI Libraries, Department of Special Collections, University of California, 6 October 1998.