Правила за комплектуване, обработка, запазване и използуване на документалните материали от личните и обществените архивни фондове и колекции от XIX и XX век (Из опита на Български исторически архив при Държавна библиотека «Васил Коларов»)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автори: д-р Иван Панайотов, Кирила Възвъзова-Каратеодорова, Виктория Тилева, Бонка Тодорова-Петкова, Здравка Нонева-Бабачкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Предговор

Настоящите Правила имат една сравнително ограничена задача: да служат като ръководство в научно-производствената дейност на Български исторически архив при Държавна библиотека «В. Коларов» във връзка с комплектуването, обработката, запазването и използуването на съхраняваните в отдела лични и обществени архивни фондове и колекции, които обемат документи главно от втората четвърт на XIX до първата четвърт на XX в.

Български исторически архив получи тежко наследство от миналото: разбъркани архивни фондове; оставени в пакети архивни документи, без да бъдат подредени или инвентирани; остаряла и непригодна вече система за обработка на документални материали(1), която е допуснала тези материали да бъдат само регистрирани, без да бъде разкрито тяхното съдържание; липса на справочен апарат и пр. Всичко това ни постави в голямо затруднение, тъй като бяхме начинаещи работници в архивното дело. За да излезем от това тежко и объркано положение, ние се заехме със съставянето на настоящите Правила, които да ни служат за ръководно начало при цялостната научно-техническа обработка на документалните материали, за да можем по този начин успешно и системно да разкрием богатото и разнообразно съдържание на архивните фондове и колекции. Само така ние, архивните работници, ще можем да подпомогнем българската историография, пред която е поставена отговорната задача за правилно идеологическо осветление на нашата история в духа на марксистко-ленинското учение.

Събирането на материалите за Правилата започна още през 1950 г., когато се заехме да изучим опита на съветската архивистика, отразен в съветските ръководства, които имахме под ръка. Липсваше ни обаче специално ръководство за обработка на личните архивни фондове, затова трябваше да се задоволим с ръководствата за обработка на ведомствените архиви. От последните извлякохме принципни положения, които заедно с нашия няколкогодишен опит залегнаха в основата на Правилата.

Настоящият труд е плод на колективните усилия на петима сътрудници на Български исторически архив. Работата бе разпределена помежду ни, а делът на всеки сътрудник бе подложен на неколкократно основно и задълбочено обсъждане. Това е първото у нас начинание от тоя род и първият наш опит в тази област и затова смятаме, че сме направили редица пропуски и сме допуснали известни грешки. Надяваме се обаче, че след като поработим известно време с тези Правила, след като се сдобием със съветско ръководство за цялостната научно-техническа обработка на лични архивни фондове(2), а също така и след като бъдем подпомогнати от архивистите в другите архивни институти у нас, които ще имат пълната възможност да проучат и направят критични бележки върху нашия труд, ще можем да направим необходимите поправки и допълнения.

При съставянето на Правилата ние сме използували следните ръководства: В. Алексиев. О выявлении крайних дат при обработке архивных материалов. В: сп. Архивное дело, XIII, 1937, № 3 (44), с. 73–80; А. В. Аскарянц. Описание рукописей Н. П. Огарева. Москва, 1952, 207 с.; Ф. В. Буслаев. Корреспонденты Л. Н. Толстого. Москва, 1940, 224 с.; Ю. М. Диковская. Предметный каталог. Москва, 1946, 88 с.; Ив. Дуйчев. Лекции по архивистика. София, 1950, 186 с.; Г. А. Князев. Теория и техника архивного дела. Ленинград, 1935, 122 с.; Асен Ст. Ковачев. Библиопатология. (Болестите на книгите). София, 1942, 51 с.; К. Г. Митяев. Теория и практика архивного дела. Москва, 1946, 246 с.; С. Mюлер, И. А. Фейт и Р. Фрюин. Ръководство за класиране и описание на архивите. Прев. от френски Димитър п. Иванов. София, 1912, 191 с.; Наръчник по библиотечна техника за вузовски и филиални библиотеки. София, 1953, 240 с.; Правила за описание на книгите в големите библиотеки. София, 1953, 132 с.; П. Ремизова. Как вести наблюдения за температурой и влажностью воздуха в книгохранилище. В: сп. Библиотекарь, 1950, кн. 10, с. 34–35; Сборник материалов по сохранности книжных фондов. Вып. 2. (Ред. Л. Г. Петрова). Москва, Гос. библ. СССР им. В. И. Ленина, 1953, 96 с.; Сохранность книжных фондов. Пособие для областных, городских и крупных районных библиотек. Москва, Гос. библ. СССР им. В. И. Ленина, 1954, 74 с.; И. П. Тихонов. Условия экспозиции архивного документа. В: сп. Архивное дело, XIII, 1937, № 3 (44), с. 81–82; Труды лаборатории консервации и реставрации документов. Т. I. Москва, АН СССР, 1939, 83 с.; Ученая корреспонденция Академии наук XVIII века. Научное описание. Москва — Ленинград, 1937, 606 с.; Н. Фомин. Систематизация архивных материалов. В: сп. Архивное дело, XIII, 1937, № 3 (44), с. 39–72; А. А. Шилов. Руководство по публикации документов XIX в. и начала XX в. Под. ред. Г. Костомарова. Москва, 1939, 190 с.; В. Эк. Обработка архивных документов в пароформалиновой вакуум-дезкамера. В: сп. Архивное дело, XV, 1939, № 1 (49), с. 105–114; J. C. Fitzpatrick. Notes on the care, cataloguing, calendaring and arranging of manuscripts. Washington, 1934, IV, 43 p.; Konserwacja materiallуw arhiwalnych. Praca zbiorowa. Warszawa, 1953, 92 p.; Adelaide E. Minogue. The Repair and Preservation of Records. Bulletins of the National Archives. Number 5. Washington, 1943, 56 p.; Ion-Radu Mircеa. Catalogul documentelor, tării româneşti 1369–1600. Secţia istorică dela Arhivele Statului din Bucureşti. Bucureşti, Biblioteca Arhivelor Statului, 1947, 324 p.; Aurelian. Sacerdoţeanu. Instrucţiuni arhivistice. Bucureşti, Biblioteka Arhivelor Statului, 1948, 48 p.

Освен посочените по-горе ръководства ние сме използували и някои от инструкциите на Държавно архивно управление, в изработката на които взеха участие и наши сътрудници(3).

I. Комплектуване на документалните материали

Научна експертиза

§ 1. БИА докомплектува наличните си фондове и колекции или набавя нови чрез откупване, дар или изземване, както е предвидено в Правилника на ДБВК. В състава на архива се включват фондове и колекции, които имат значение за икономическата, политико-обществената и културната история на България. Затова предложените за откупване или постъпилите по друг начин документални материали се подлагат на щателна научна експертиза, която има за цел да установи тяхната автентичност и научна стойност. За успешното извършване на експертизата е необходимо да се познават добре епохата, от която произхождат предложените документални материали, както и животът и дейността на самия фондообразувател, неговата обществена значимост и идеологическа насоченост; необходимо е освен това да се познава основно архивният фонд на БИА, за да се види дали предложените документални материали могат да запълнят съществени празнини във фонда и дали тези материали са вече публикувани, или не. Така само може да се види кои материали трябва да бъдат задържани и как да се оценят ония материали, които ще се откупят(4). Експертизата се прави въз основа на полистно проучване на самите документални материали, а откупването се разрешава и цената се определя от специална комисия, назначена от директора на библиотеката и председателствувана от ръководителя на БИА. За извършеното се съставя протокол, който се подписва от членовете на комисията и се утвърждава от директора на библиотеката. Копие от протокола, както и описите на новопридобитите документални материали, ако има такива, се прилагат към Делото на фонда.

От казаното става ясно, че експертизата е сериозна и отговорна задача, към изпълнението на която трябва да се пристъпи със солидна научна подготовка и с марксистко-ленински подход.

Класификация по фондове, колекции и единични постъпления

§ 2. При експертизата се осъществява и класификацията на документалните материали по фондове, колекции и единични постъпления. Това е първата стъпка в научно-техническата обработка на тези материали.

Класификация по фондове. При тази класификация се установява: 1) дали новопостъпилите документални материали представляват един архивен фонд, или са части от няколко фонда; 2) дали същите материали ще се зарегистрират като нов архивен фонд, или като части на съхранявани вече в БИА фондове. Документални материали, отнасящи се до членове от семейството на фондообразувателя, се запазват в неговия фонд. Ако съпругата или децата на фондообразувателя са заемали видно обществено положение, документалните материали, отнасящи се до тях, се обособяват като отделни фондове. Ако във фонда има документални материали, отнасящи се до омъжени дъщери на фондообразувателя, тези материали минават към фонда на съпруга при положение, че фондът му се съхранява в БИА. В противен случай те остават във фонда на бащата. Например документалните материали от и до Недялка Драган Цанкова, по мъж Александър Людсканова, които са постъпили в БИА с фонд Драган Цанков, се прехвърлят във фонд Александър Людсканов, който също се съхранява в БИА.

Ако в новопостъпил фонд между другите документални материали има и книги с автографи и с приписки, портрети с автографи изрезки от вестници или цели вестници, върху които фондообразувателят е правил бележки или които говорят изрично за живота и дейността му, те се третират като архивни материали. Същите материали, но без ръкописен текст се изваждат от фонда и се предават на библиотеката за попълване на съответните й сбирки. Като архивни материали се третират и разни позиви, възвания, прокламации, апели и други дребни публикации. Те остават в даден фонд, когато са свързани с дейността на фондообразувателя.

Класификация по колекции. Ако архивната колекция е включена в новопостъпил фонд, трябва да се реши: 1) дали тя да остане в този фонд; 2) дали документалните материали, включени в нея, ще образуват самостоятелна колекция; 3) дали те ще бъдат разпръснати по фондовете, които се намират вече на съхранение в БИА. Ако архивната колекция е тясно свързана с дейността на фондообразувателя, в чийто фонд се намира (например при фолклорист, който събира народни песни, обичаи и други подобни материали), тя остава във фонда и се обработва заедно с него. Ако колекцията няма никаква органическа връзка с дейността на фондообразувателя, а е попаднала случайно в архивния му фонд и може да се отдели от него, без да бъде нарушена целостта на фонда, тя се отделя като самостоятелна. Ако ли пък колекцията се състои от документални материали, които са част от архивни фондове на съхранение в БИА, тя се разпръсва, като документалните й материали се отнасят към ония фондове, към които принадлежат. По същия начин се процедира с колекция, която е постъпила самостоятелно. Ако тя няма връзка с някои от фондовете или колекциите на съхранение в БИА запазва се като самостоятелна. Ако документалните й материали се намират във връзка с документалните материали на някои от фондовете или колекциите на БИА, колекцията се разпръсва, като документалните й материали се отнасят към ония фондове или колекции, към които принадлежат. Ако ли пък се окаже, че цялата колекция е тясно свързана с някой архивен фонд, съхраняван в БИА, такава колекция се прехвърля изцяло към този фонд. Запазват се и колекции, станали широко известни в науката. Класификация по единични постъпления. Документи, попаднали случайно в новопостъпил фонд или колекция или постъпили самостоятелно, се отнасят към съществуващите вече в БИА фондове или колекции, ако имат връзка с тях. Единични постъпления, които не могат да бъдат отнесени към съществуващи вече архивни фондове или колекции, но се намират във връзка (по автор или тема) с по-рано набавени единични постъпления, се събират заедно и образуват колекция. Новопостъпили документи, които не могат да бъдат отнесени към някой от фондовете или колекциите на БИА или от които не може да се направи колекция, се събират под рубриката «Единични постъпления». Три или повече документи, които принадлежат на един и същ фондообразувател, образуват фонд. Ако са по-малко, те остават в рубриката «Единични постъпления», докато се намерят други документи, с които могат да образуват нов фонд.

Тъй извършената класификация по фондове, колекции и единични постъпления се отразява в Книгата на постъпленията.

Регистрация на документалните материали

§ 3. Книга на постъпленията. Всички новопридобити документални материали по фондове, колекции и единични постъпления се регистрират в специална книга, наречена «Книга на постъпленията». Тази книга има за задача да служи за текуща регистрация и за финансова отчетност и се използува като статистическо сведение при отчитане на ежегодните постъпления. Тя съдържа следните графи:

1. Номер по ред на постъплението (за всяка календарна година следва нова номерация. Номерата се нанасят съответно с молив и на самите документи и служат за временни номера до пълната обработка на документите). 2. Дата на постъплението (ден, месец и година).

3. Наименование и номер на фонда или колекцията, към които принадлежат новопостъпилите документални материали, или номера на единичното постъпление.

4. Общ брой на документите.

5. Вид, характер и пределни дати на документите. (Тук се изброяват по-подробно, но все пак сумарно, по вид и характер новопостъпилите документални материали, напр. писма — лични, търговски, служебни и пр.; телеграми — поздравителни и пр.; разписки, бележки и пр., като се дават пределните дати на всяка група от различните видове документи).

6. Състояние на документите.

7. Как са приети — с опис или без опис.

8. От кого са подарени или откупени (име и адрес) и за колко са откупени.

9. Номер и дата на протокола, с който са придобити.

10. Забележка, в която се отбелязват направените промени при класификацията по фондове, колекции и единични постъпления, ако има такива промени.

Книгата на постъпления като отчетен документ, трябва да бъде прошнурована, прономерована и заверена.

§ 4. Книга на фондовете. Докато в Книгата на постъпленията се зарегистрират всички новопостъпили документални материали по реда на тяхното постъпление независимо от това, дали са фондове, колекции, или единични постъпления, Книгата на фондовете има следните задачи: 1) да отрази само фондовете и техния брой; 2) да зарегистрира само на едно място всеки фонд, независимо от това, на колко пъти е придобит, като даде представа и за обема и състоянието на този фонд. В нея всеки фонд получава само един, постоянен номер. Този номер не се дава вече на никой друг фонд, дори и в случаите, когато фондът не се съхранява вече в архива. Книгата на фондовете се състои от две части:

1. Съдържание, в което се вписват за всеки фонд по реда на постъплението му следните данни: номерът на фонда, името на фондообразувателя и номерът на листа от Книгата на фондовете, в която е зарегистриран този фонд.

2. Характеристика на фонда. За всеки фонд се запазват две срещуположни страници, разграфени по следния образец:

Характеристика на фонда

Забележка 1. Текстът в скоби е даден, за да се обясни начинът, по който трябва да се попълнят графи 7–10.

Забележка 2. Графи 4–11 се попълват не при самото зарегистриране на фонда, а по-късно и то последователно, след завършването на всеки процес от обработката на фонда.

Книгата на фондовете има отчетно-регистрационна функция, затова тя трябва да бъде прошнурована, прономерована и заверена.

§ 5. Книгa нa колекциите. Тази книга има същото предназначение, както и Книгата на фондовете, затова е разграфена по същия начин. Разлика се явява само в графа 2, където след името на колекционера се добавя и името на колекцията.

§ 6. Книга на единичните постъпления. За Книга на единичните постъпления служи Инвентарната книга на единичните постъпления (вж. § 153).

Подпечатване на документалните материали

§ 7. Подпечатването на документалните материали се извършва веднага след зарегистрирането им в Книгата на постъпленията и в книгите на фондовете, колекциите и единичните постъпления. Чрез подпечатването се осигурява собствеността на документите. Подпечатването става с четвъртит или продълговат печат, който съдържа в съкратена форма: архивния шифър (наименование на архива, номер на фонда, колекцията или единичното постъпление, номер на архивната единица и номер на листа в архивната единица).

Попълнените след обработката на документа данни в печата съставляват тъй наречения архивен шифър.

§ 8. Правила за подпечатване. Печатът се поставя на празно място в горния десен ъгъл на първата страница на документа, без да се засяга текстът му. Ако това място е заето с текст, тогава се подпечатва пак първата страница, но там, където има празно място. При липса на място около текста документът се подпечатва с продълговатия печат, който се поставя в някое по-широко междуредие.

Забележка 1. Когато на първата страница липсва място за четвъртития печат и гъсто изписаният текст не позволява употребата и на продълговатия печат, подпечатва се втората страница на документа.

Забележка 2. При копирни книги или други документални материали, които са написани на тънка хартия или са с избледнял текст, и печатът може да направи нечетлив текста, написан на обратната страна на листа, печат се слага само на такива места, които са неписани и от двете страни.

§ 9. Подпечатва се всеки лист на документа, писан или не.

§ 10. Особени случаи:

1. Разкъсани на части документи се подпечатват по общите правила, но всяка част носи отделен печат, ако подпечатването стане, преди да бъдат реставрирани документите.

2. При реставрирани документи печат се слага на толкова места, на колкото е необходимо, за да се засегнат всички реставрирани части. По същия начин се подпечатват и две или повече писма, писани на един лист, но от различни автори.

3. Преписи или копия от няколко документа на един лист се третират като един документ и се подпечатват по общите правила.

4. Документи с дължина над 40 см се подпечатват в началото и в края на документа по общите правила.

5. При книги с приписки или с автографи печат се слага на всеки лист, на който има приписка или автограф. При вестници, на които фондообразувателят е нанесъл бележки или знаци, печат се слага само на тези листове, които съдържат такива бележки или знаци.

II. Научно-техническа обработка на документалните материали по фондове, колекции и единични постъпления

Научно-техническа обработка на документални материали по фондове

Класификация и предметизация

§ 11. При експертизата документалните материали се разпределят само по фондове, колекции или единични постъпления. Тази класификация по фондове обаче не разкрива съдържанието им, нито пък осветлява живота и дейността на фондообразувателя. Затова се пристъпва към следващия процес на работа — класиране и предметизиране на документалните материали в самите фондове. Това се прави с цел да се сложат в определен ред документалните материали на даден фонд, за да може да се разкрие най-пълно и най-правилно съдържанието на тези материали, чрез което да се осветли не само животът и дейността на фондообразувателя, но и икономическото, обществено-политическото и културното развитие на епохата, в която той е живял.

Преди да се пристъпи към класификацията и предметизацията на документалните материали от даден фонд, прави се предварително проучване на живота и дейността на фондообразувателя и на историята на фонда. Сведенията се събират от всички възможни печатни и архивни извори, както и от съдържанието на самите архивни материали, които подлежат на обработка. Чрез това проучване се получава обща ориентировка, необходима за класификацията и предметизацията на документите във фонда. При проучването трябва да се подхожда с историко-диалектически метод: да се направи анализ на историческия момент и да се отчетат икономическите и политическите условия, както и класовата борба в епохата, в която фондообразувателят е живял и развивал своята дейност. Данните от това проучване се използуват по-късно за съставянето на историческата справка, която се оформява писмено след завършването на научно-техническата обработка на документите във фонда, през време на която обработка могат да се допълнят събраните предварително данни.

§ 12. След проучването се пристъпва към самата класификация и предметизация на документалните материали, които се разпределят въз основа на тяхното съдържание и с оглед да се осветлят животът и дейността на фондообразувателя, по дяловете, рубриките и подрубриките на изложената по-долу класификационна схема за лични архивни фондове:

I дял: Документални материали с биографични данни за фондообразувателя

1. Автобиографични: очерци, бележки, дневници, тефтерчета и пр., т. е. всичко, писано от самия фондообразувател във връзка с неговия живот.

2. Биографични: биографии или биографични очерци, кръщелни и училищни свидетелства, дипломи, военни свидетелства (ако не могат да се отнесат към дял III на схемата), лични карти, визитни картички на фондообразувателя без ръкописен текст и без означаване на професията или службата му, годежни и сватбени покани, венчални свидетелства, бракоразводни свидетелства, удостоверения за честност и благонадеждност, за съдимост, паспортни, призовки (ако не могат да се отнесат към дял III), медицински свидетелства, пълномощни от личен характер, родословни таблици, смъртни актове, некролози и др. или всичко, писано за живота на фондообразувателя от други лица и институти.

3. За материално състояние: частни договори, удостоверения за материално положение, нотариални актове, вносни листове, лична кореспонденция с банки, със спестовни каси и други, продавателни актове, полици, разписки и квитанции от частен характер, лични сметки, пенсионни книжки, завещания и пр.

4. Библиографични: общи библиографии и библиографични бележки от фондообразувателя и от други лица за живота и дейността му.

II дял: Кореспонденция

Тук се събират документални материали от частен характер. Те се групират в две рубрики:

1. Документи от фондообразувателя: чернови на писма, копирни книги, тетрадки с преписи на писма и телеграми и др.

2. Документи до фондообразувателя: писма, телеграми (поздравителни, съболезнователни и др.), визитни картички без текст или с обикновен поздравителен текст, покани и програми за тържества, обеди, концерти и др.

Ако е възможно, документите от двете рубрики се свързват в преписка, като отговорът се отнася към писмото, което го е предизвикало.

III дял: Дейност

В този дял на схемата се събират всички документални материали, които са свързани със служебната и обществено-политическата дейност на фондообразувателя. Тези материали могат да произхождат или от самия фондообразувател, или от ведомството, в което той работи, или от други лица. По вид те са служебна кореспонденция, доклади, речи, законопроекти, проектоустави, позиви, окръжни писма, книги с приписки, коректури, ръкописи на преводи, на литературни произведения, на учебници и пр., статии, изрезки от вестници и пр. Съобразно характера и съдържанието си изброените документални материали се обособяват в самостоятелни рубрики, а рубриките от своя страна се раздробяват на подрубрики там, където е възможно.

IV дял: Документални материали с общо съдържание

В този дял се събират документи, които не могат да се отнесат към другите дялове на схемата, но имат някаква връзка с фондообразувателя. Например илюстративни материали (портрети с някакъв текст, рисунки, изгледи, скици и пр.), книги с приписки, документация и други печатни произведения и пр.

V дял: Документални материали от, до и за членове от семейството на фондообразувателя

В този дял се събират документални материали, които се отнасят до членове от семейството на фондообразувателя. Тези материали се класират и предметизират по настоящата схема. Ако същите материали са от значение за дейността на фондообразувателя, свързват се чрез препратки със съответните дялове и рубрики на схемата.

VI дял: Документални материали от, до и за други лица

Тук се събират документални материали, които са попаднали по неизвестен път във фонда и при експертизата са оставени в този фонд.

При прилагането на тази класификационна схема се подхожда индивидуално за всеки архивен фонд, тъй като документалните материали във фондовете са с различно съдържание, а дейността на различните фондообразуватели не се покрива.

§ 13. Тази класификационна схема се прилага само за личните архивни фондове. В БИА обаче се съхраняват и фондове на различни обществени организации от епохата преди Освобождението (дружества, училища, революционни комитети и др.). За подреждането на тези фондове не е изработена специална класификационна схема, тъй като архивните документи на такива фондообразуватели могат да се подредят според съдържанието им по един от следните два принципа:

1. Структурен, т. е. по структурните, организационно-административни подразделения на института или организацията. Този принцип се прилага само тогава, когато структурните подразделения на фондообразувателя са ясни, точно установени и запазени в продължение на по-дълго време. Документите, групирани по този начин, се подреждат хронологически.

2. Предметно-тематичен, т. е. по застъпените в документите предмети и теми. Този принцип се прилага тогава, когато структурата на фондообразувателя е претърпявала чести промени през време на съществуването му и не може да се възстанови при подреждането на документалните материали.

Когато даден архивен фонд постъпи в БИА предварително класиран и предметизиран от самия фондообразувател по схема, пригодна за използуване на документалните му материали, то тази схема се запазва. В противен случай документите се подреждат по посочената по-горе схема за лични архивни фондове или според указанията за подреждане на фондовете на обществени организации.

§ 14. Класификацията и предметизацията на документалните материали съставлява един процес на работа в два последователни момента. В първия момент — класирането — документалните материали се разпределят по посочените шест дяла на схемата. При липса на съответни материали някои от дяловете на схемата могат да останат непопълнени. Едновременно с определянето на даден дял се набелязват и рубриките на този дял, ако това е възможно. По този начин се избягва повторното четене и прелистване на документите.

Тъй като в повечето случаи в един документ се третират няколко теми или предмети, а документът може да се подреди само в един от дяловете на схемата, то този документ се подрежда в онзи дял на схемата, във връзка с който преобладават застъпените в документа предмети или теми. Останалите дялове на схемата, към които би могъл да се отнесе същият този документ, се свързват чрез препратки. Така например един бележник със смесено съдържание, в който преобладават автобиографични бележки, ще се подреди в дял I — рубрика «Автобиографични», а останалите дялове на схемата, към които би могъл да се отнесе същият бележник, ще се свържат чрез препратки с дял I — «Автобиографични». Същото важи и за частната кореспонденция.

§ 15. При класификацията всички документални материали от даден дял се поставят в един обвивен лист, в средата на който, горе, се отбелязва с римска цифра класификационният индекс. Ако са определени едновременно и рубриките на този дял, с което се е навлязло във втория момент от работата — предметизирането, то документите от тези рубрики се поставят в нови обвивни листове, върху които се написва наименованието на съответната рубрика («редактор», «министър», «писател» и т. н.).

§ 16. Предметизирането на документалните материали не се завършва само с очертаване на рубриките. То трябва да продължи, за да се определят, където може, и подрубрики. Документите, групирани в подрубрики, се поставят в нови обвивни листове, на които пък се написва наименованието на подрубриката. Обвивният лист на един документ или на група документи е едновременно и заглавен лист на този документ или документи.

Дял III от схемата е най-съществен, защото документалните материали в него осветляват най-пълно участието и приноса на фондообразувателя в политико-обществения живот на епохата, в която е живял. Затова този дял изисква по-подробно разработване в сравнение с останалите дялове. Ето как би се разработил този дял при фондообразувател, който е заемал високи държавни постове и същевременно е развивал широка обществено-политическа дейност:

III дял: Дейност

1. Министър-председател и министър на външните работи.

2. Председател на Народното събрание.

3. Член на политическа партия.

4. Председател и член на дружества.

Ако характерът на документалните материали позволява, всяка една от тези рубрики може да се предметизира в подрубрики. Например документите в рубриката «Министър на външните работи» могат да се групират в подрубриките: «Подписване конвенция с Русия (1902 г.)», «Македонски въпрос 1902–1905 г.», «Балканска война 1912–1913 г.» и пр. Всяка една от тези подрубрики от своя страна пък може да се предметизира в още по-тесни подрубрики. Например подрубриката «Балканска война 1912–1913 г.» може да се подраздели в следните подрубрики: «Дипломатическа подготовка на войната», «Обявяване на войната», «Военни действия», «Отношения с великите сили», «Преговори за мир» и пр.

Ако фондообразувателят е бил писател, публицист, преводач и пр., документалните материали, отнасящи се до тая му дейност, ще се предметизират, както следва:

III дял: Дейност

1. Литературна дейност

A. Поет:

а. Балади

б. Поеми

в. Стихотворения и др.

Б. Белетрист:

а. Повести

б. Разкази

в. Романи

B. Редактор на литературни вестници и списания.

Г. Критик и литературен историк (и т. н.).

Ако в някоя от тези рубрики или подрубрики на дял III от схемата има наред с другите документални материали и кореспонденция във връзка със съответната дейност на фондообразувателя, то тази кореспонденция предхожда останалите документални материали в същата рубрика или подрубрика.

Предметизирането на документални материали в по-тесни подрубрики се прилага предимно към онези рубрики, които са свързани с най-важните моменти от дейността на фондообразувателя. Наименованията на рубриките и подрубриките се подреждат по възможност хронологически съобразно дейността на фондообразувателя. Ако това е невъзможно, подреждат се така, щото най-характерната за фондообразувателя дейност да предхожда всички останали, които се степенуват последователно по значимост. Ако и такова подреждане е невъзможно, рубриките се подреждат по азбучния ред на тяхното наименование.

Разпределените в дяловете, рубриките и подрубриките на схемата документални материали се подреждат по-нататък съобразно характера на документите в тях по следните три принципа:

1. Хронологически (по датата на документите).

2. Азбучен (по името на автора, на адресата или по заглавието на документите).

3. Номинален (по вида на документите).

Хронологически принцип

§ 17. Хронологическият принцип дава възможност да се разкрият в хронологическа последователност животът и дейността на фондообразувателя на фона на историческите събития от съответната епоха. Затова всеки документ добива историческо значение и става напълно използуваем само когато се разчете правилно датата му, ако има такава, или пък ако тя може да се определи при недатираните документи.

§ 18. Да се подредят група документи по хронологически принцип, ще рече да се подредят според тяхната последователност по време във възходящ ред по векове, години, месеци и дни.

§ 19. Ако документите са писани в периода до 31. III. 1916 г. (каквито в по-голямата си част са документите в БИА), те се подреждат по стар стил независимо от това, дали са датирани по стар стил, по нов стил или и по двата стила едновременно. Ако обаче документите произхождат от времето след 14. IV. 1916 г., подреждат се хронологически по нов стил(5).

Забележка. Всички добавки към датата на документа, направени от архивиста, се пишат в четвъртити скоби.

§ 20. При хронологическото подреждане могат да се набележат три момента:

1. Разчитане на датата — при документите с преки хронологически данни.

2. Определяне на датата — при документи с косвени хронологически данни.

3. Подреждане на документите в хронологическа последователност.

Документи с преки хронологически данни

§ 21. Преки хронологически данни имаме, когато:

а. Датата е написана в началото или в края на документа.

б. Датата е посочена някъде в текста на документа.

§ 22. При документи с преки хронологически данни задачата на архивиста е да разчете правилно датата на документа и да я нанесе в лявата горна част на обвивния лист, и то в следния ред: първо годината, след това месеца и накрая деня.

Забележка. Ако се установи по съдържанието на документа или по други податки, че авторът е сбъркал датата, но не може да се определи вярната дата, тогава погрешната дата се написва вляво на заглавния лист тъй, както е в документа, а до нея в четвъртити скоби се добавя sic!. Ако може обаче да се установи вярната дата, то тя се написва на съответното място на заглавния лист непосредствено след дадената в документа дата.

§ 23. Стар и нов стил. 1. Когато датата на документа е означена едновременно пo нов и стар стил, нa заглавният лист се написват и двата стила, като старият стил предхожда новия, ако документът е писан във времето до 31. III. 1916 г. и, обратното, ако документът е писан във времето след 14. IV. 1916 г.

2. Ако документът е писан във времето до 31. III. 1916 г. и носи само една дата, но може да се установи, че е датиран по нов стил (каквито са телеграмите и някои други документи от чужбина, където новият стил е въведен по-рано), при хронологическото подреждане датата на този документ се обръща в стар стил по общите правила за изчисляване на стила и се написва на съответното място на заглавния лист с добавката «стар стил» в съкратена форма, но след дадената в документа дата. Например:

1915 април 30 [17 ст. ст.].

3. Ако документът е писан след 14. IV. 1916 г., т. е. след въвеждането на новия стил у нас, и се установи, че въпреки това той е датиран по стар стил, при хронологическото подреждане датата му се обръща в нов стил и се написва по същия начин както в § 23, точка 2, но с добавката «нов стил» в съкратена форма.

Установяване на годината

§ 24. Датите на документи, дадени в чужди летобройни ери: цариградска, еврейска и мохамеданска, за да бъдат по-лесно използуваеми, се изчисляват в нашата летобройна ера, което става по следния начин:

1. При документи, датирани по цариградската летобройна ера(6), от годината, дадена в документа, се изважда числото 5508. Например:

7338 – 5508 = 1830, т. е, годината на документа, обърната в наша летобройна ера.

2. При документи, датирани по еврейската летобройна ера, към годината, дадена в документа, се прибавя числото 240 и от общия сбор се изважда числото 4000. Ако документът произхожда от последните четири месеца на годината, при изчисляването се взема една година по-малко от дадената в документа година. Например:

5632 + 240 – 4000 = 1872, т. е. годината на документа, обърната в наша летобройна ера.

3. При документи, датирани по мохамеданската летобройна ера, изчисляването на датата става с помощта на синхронични таблици(7).

Забележка 1. Изчислената в наша летобройна ера година се написва на заглавния лист на документа след годината, дадена в документа.

Забележка 2. Тъй като документите, съхранявани във фондовете и колекциите на БИА, са предимно от втората четвърт на XIX в. до първата четвърт на XX в., случаите за предатиране от чужди летобройни ери в съвременната наша летобройна ера са много редки.

§ 25. Ако годината е означена в документа с буквени знаци от гръцката (напр. αῶοδ — 1874) или от старобългарската азбука (напр. АНῶД — 1844), тя се изчислява според установената числена стойност на тези букви и на заглавния лист на документа се написва само изчислената с цифри година.

§ 26. Ако в документа годината е написана съкратено (напр. 72; 905 и пр.), на заглавния лист тя се развива в пълната й форма (напр. [18]72, [1]905 и пр.).

Установяване на месеца

§ 27. При документи, писани на български език, в които месецът е даден с народно наименование, на заглавния лист на документа се написва възприетото у нас официално наименование след наименованието, дадено в документа. Например:

Голям Сечко или Сечен [януари], Цветен или Тревен [май] и пр.

§ 28. При документи, писани на чужд език, в които наименованието на месеца не съвпада с общоприетите наименования, на заглавния лист се дава наименованието на месеца на български език след наименованието на чуждия език. Такъв е случаят например с документи, писани на полски, хърватски или чешки език. Например:

Luty [февруари], Travanj [април], Listopad [ноември]

§ 29. При документи, в които месецът не е посочен конкретно, а чрез обозначението на религиозни празници, на заглавния лист се написва установеният с помощта на календар от съответната година месец и ден след наименованието на празника, дадено в документа. Например:

Игнажден, 1924 г. = 1924 Игнажден [януари 2]

§ 30. При документи, произхождащи от някой от последните четири месеца на годината, който е написан в комбинации от цифри и букви, на заглавния лист се написва цялото наименование на месеца, без да се отбелязва съкратената форма от документа. Например:

7/врий или VII/врий = септември

8/врий или VIII/врий = октомври

9/врий или IX/врий = ноември

10/врий или Х/врий = декември.

§ 31. Когато наименованието на месеца е дадено с думи, но съкратено, на заглавния лист на документа то се развива напълно. Например:

Ян. = Ян[уари]

Септ, или С/врий = Септ[ември] или С[ептем]ври

Д. или Д/врий = Д[екември] или Д[екем]ври.

Установяване на деня

§ 32. При документи, в които денят е посочен не с цифра, а с обозначението на религиозни празници, като Игнажден, Коледа, Връбница, Великден, Илинден и пр., се постъпва по същия начин както при документи, в които месецът е означен по този начин (вж. § 29). Например:

Коледа, януари 1920 = 1920 януари Коледа [7].

§ 33. Когато денят е означен с буквени знаци от гръцката или старобългарската азбука, на заглавния лист на документа денят се написва само с арабска цифра, без буквеното му означение. Например:

α = 1; δ = 2 или γ = 3; ε = 5 и пр.

§ 34. Освен изброените по-горе случаи за отделните елементи от датата (година, месец и ден) срещат се и други различни начини на написване на датата. Например:

18 15/I 95 = 1895 януари 15(8)

12 . 2 .70 = [18]70 февруари 12

18 VII – 20/VIII – 1 48 = 1848 юли 20 [ст. ст.]/август 1 [н. ст.](9)

18/Х/20/82 = 1882 октомври 20

18 9/7/19 82 = 1882 септември 7 [ст. ст.]/19 [н. ст.](10)

6/19 – 7 – 10 = [19]10 юли 6 [ст. ст.]/19 [н. ст.]

20 Х 73 = [18]73 декември 20 и пр.

Документи с косвени хронологически данни

§ 35. Когато документът няма дата, той може да се датира по косвени хронологически данни, т. е. по различни податки (вътрешни и външни белези) от документа, от който може да се извади заключение за датата му. В тези случаи датирането става приблизително, т. е. събитията, отразени в документа, могат да се включат в известни хронологически рамки, познати под обозначението: terminus post quem (дата, след която) — за документа, които трябва да се отнесат след дадена дата, и terminus ante quem (дата, преди която) — за документи, които трябва да се отнесат преди дадена дата. Данни за датирането могат да се вземат от: датата на резолюции; датата на входящи или изходящи номера; пощенското клеймо върху плика на документа или върху самия документ, в което може да се разчете датата; телеграмни бланки, на които е отпечатана и годината (макар че бланката може да е изостанала от предидущи години). Определената по някоя от тези данни дата се написва на заглавния лист на документа в кръгли скоби.

§ 36. Когато обаче в документа няма такива данни, датирането става чрез различни логически умозаключения, направени:

1) въз основа на съдържанието на документа;

2) по съдържанието на други датирани документи от същия архивен фонд или от други фондове;

3) по почерка на автора на документа — чрез сравнение с датирани документи от същия автор, при което може да се установи еднаквост в почерка, от което следва изводът, че недатираният документ произхожда приблизително от времето на датираните документи;

4) въз основа на публикации (например ако един ръкопис не носи дата, но е публикуван, датата му ще се определи с terminus ante quem от годината на изданието);

5) по водните знаци върху хартията на документа (главно за по-старите документи).

Определената по тези данни дата се написва на заглавния лист на документа в четвъртити скоби.

§ 37. Ако един документ не може да се датира по някои от изброените по-горе косвени хронологически данни, на съответното място на заглавния лист се пише в четвъртити скоби «без дата» в приетото съкращение, което означава, че не е било възможно да се определи приблизително годината, но не се отнася и за века, тъй като по начало почти всички документи, съхранявани в БИА, със съвсем малки изключения са от XIX или от XX в. Ако е неизвестна само годината на написването на документа, на заглавния лист се написват по установения начин месецът и денят, а пред тях се отбелязва в четвъртити скоби «без година» в приетото съкращение. Ако в документа не са означени месецът или денят, на съответното им място на заглавния лист се пише в четвъртити скоби многоточие.

Подреждане на датираните документи

§ 38. След като се разчетат или определят датите на документите, последните се подреждат в дяловете, рубриките и подрубриките на схемата в хронологическа последователност. Основен белег при хронологическото подреждане е годината на документа. Затова документите се подреждат най-напред по възходяща степен на годините им. Ако от една година има повече от един документ, те се подреждат по месеци, а ако от един месец има също повече от един документ, те се подреждат по дни. Ако се явят документи от два различни века, те се редят първо по векове, а после по години, месеци и дни. Документи, в датата на които е отбелязана само годината, се редят след напълно датираните документи в края на съответната година. Документи с отбелязани в датата година и месец, но без ден се редят на края на съответния месец.

§ 39. При хронологическо подреждане на документи в някоя рубрика или подрубрика в схемата недатираните документи се поставят в края на съответната рубрика или подрубрика и се подреждат по възможност азбучно.

Азбучен принцип

§ 40. Когато се налага за по-целесъобразното използуване на документалните материали от някоя рубрика или подрубрика на класификационната схема те да не бъдат подредени хронологически, подреждането им става по азбучния принцип, т. е. по азбучния ред на имената на авторите им или на имената на адресатите им, или пък по азбучния ред на заглавията им (за ръкописите на литературни и научни трудове, за възвания, апели и при други видове документи, които могат да имат заглавие) и пр. Този принцип, макар че е формален и се прилага изцяло главно при подреждането на кореспонденцията, има широко приложение, защото:

1. Класираните и предметизираните в рубрики или подрубрики документални материали, подредени вече хронологически, в по-нататъшната им обработка обикновено се подреждат азбучно.

2. На всеки документ независимо от това, по кой принцип ще бъде подреден, трябва да се установи или определи името на автора — един от главните елементи на описанието.

3. Повечето от указателите и каталозите се подреждат азбучно.

§ 41. При азбучния принцип на подреждане могат да се набележат три момента:

1. Разчитане или определяне на автора на документа.

2. Определяне на редната дума.

3. Подреждане на документалните материали в азбучния ред на редната им дума.

Разчитане или определяне на автора на документа

§ 42. При документи, които носят подпис на автора си, задачата на архивиста е да разчете правилно този подпис и да напише името на автора на съответното място на заглавния лист според по-долу изброените правила. При документи, които не носят подпис на автора си, задачата на архивиста е да го определи. Това става или по почерка на автора, или по съдържанието на документа, или по други белези. Ако авторът може да се определи, документът се третира като документ с подпис на автор.

Забележка. При документи, на които не може да се определи авторът, но които имат заглавие (като ръкописи и други подобни материали), се взема под внимание заглавието им. Ако нямат такова, то се съставя от архивиста.

§ 43. Името на автора или заглавието на документа служи за определянето на тъй наречената редна дума, по която именно става подреждането на документалните материали.

Определяне на редната дума

§ 44. Редната дума може да бъде авторска (когато е взета от името на автора) или заглавна (когато е взета от заглавието независимо от това, дали то е дадено в документа, или е съставено от архивиста). Авторската редна дума от своя страна може да бъде:

Авторска редна дума при индивидуален автор.

Авторска редна дума при колективен автор.

Авторска редна дума при индивидуален автор

Форма на името и определяне на редната дума

§ 45. Името на автора се дава в редната дума в еднообразна форма винаги на кирилица в именителен падеж и по нов правопис независимо от падежа и правописа в документа. Например:

Ивана С. Иванова = Иван С. Иванов.

Забележка 1. Добавки към името на автора, направени от архивиста, се пишат в четвъртити скоби след формата на името, дадена в документа.

Забележка 2. Ако името на автора е написано с латиница, то се транскрибира фонетично на кирилица и транскрибираната форма се взема за редна дума, като се пише след името, както е дадено в документа. Например:

James D. Bourchier = James D. Bourchier [Джеймс Д. Баучер].

Забележка 3. Фамилното или собственото име на автора, написано неграмотно в документа, се дава в редната дума само в правилната му форма. Неправилно окончание във фамилното или бащиното име на автора в редната дума се поправя на «ов», «ев», или «ьов» според правописните правила. Например:

Калчуф, Недюф, Кисьоф, Нетко = Калчов, Недев; Кисьов; Недко.

Забележка 4. Когато авторът е българин, но подписва името си и с гръцки, сръбски или турски окончания, спазва се народностният принцип, като за редна дума се взема формата с българското окончание, която се пише след името, дадено в документа. Това не важи за имена, утвърдени с чуждите им окончания. Например:

Йоанис Василидис = Йоанис Василидис [Иван Василев]

Сима Соколович = Сима Соколович [Симо Соколов]

Иван Гешоглу = Иван Гешоглу [Иван Гешев),

но Николай Павлович, Иван Денкоглу, Иван Стоянович, Димитър Ценович и др.

Забележка 5. Общоприети добавки към авторското име, като научни степени, професионална квалификация, военни чинове, благороднически титли и частици за благородство (доктор, професор, полковник, свещеник, поп, хаджи, граф, фон, дьо и др.), се пишат пред името на автора по възможност в съкратена форма и се вземат за редна дума, ако е необходимо. Например:

д-р Иван Селимински

проф. Александър Балан

свещ. Георги Тилев

гр. Николай Игнатиев

х. Иванчо х. Пенчович и др.

§ 46. За азбучното подреждане на документалните материали трябва да се определи първа и втора редна дума. Трета, четвърта и т. н. редна дума се определя само тогава, когато има автори с еднакво звучаща първа и втора редна дума.

Авторска редна дума при светски имена

Български имена

§ 47. Първа редна дума. За първа редна дума обикновено се взема фамилното име на автора.

Забележка 1. Ако авторът подписва фамилното си име съкратено или с инициали, в редната дума то се пише тъй, както е в документа (ако архивистът не е могъл да развие пълната форма), след което се добавя многоточие. Например:

Иван ГОР ...

С. П. ...

Забележка 2. Ако авторът се подписва само със собственото си име, фамилното му име се разкрива по възможност от архивиста.

§ 48. Когато авторът подписва фамилното си име в различни форми или пък се подписва с различни фамилни имена, за първа редна дума се взема по-известната форма на името или по-известното фамилно име. Ако по-известното име не е дадено в документа, то се написва след името, взето от документа. Например:

Ботйов, Ботьов и Ботев = Ботев

или Иван Андреев Богоров и Иван Андреев Богоев = Иван Андреев Богоров

§ 49. Ако авторът се подписва с бащиното си име и то е по-известно от фамилното му име, за първа редна дума се взема бащиното му име. Например:

Христо БОТЕВ, а не Христо ПЕТКОВ

Забележка. Ако от същия автор има документи, подписани и с фамилното му име (каквито са ранните писма на Христо Ботев), за първа редна дума се взема пак бащиното име на автора, след което се написва и фамилното име, ако е дадено в документа.

§ 50. Когато авторът е по-известен със собственото си име, свързано с добавки като «бачо», «дядо», «хаджи» и пр., за първа редна дума се взема фамилното му име независимо от това, как се подписва той. Например:

Бачо Киро = Бачо Киро [ПЕТРОВ]

Хаджи Димитър = Хаджи Димитър [АСЕНОВ]

§ 51. Когато авторът се подписва освен с фамилното си име и с псевдоним или прозвище, но е по-известен с фамилното (или бащиното) си име, за първа редна дума се взема истинското му име, което се добавя, ако не е дадено в документа. Например:

Любен Каравелов и Карамустафа = Любен КАРАВЕЛОВ

§ 52. Когато авторът е известен под псевдоним или прозвище, но се подписва и с фамилното си име, за първа редна дума се взема псевдонимът или прозвището, което се добавя към името, ако не е дадено в документа. Например:

Димитър Иванов и Елин Пелин = ЕЛИН ПЕЛИН

Стефан Тодоров и Стефан Караджа = Стефан Тодоров КАРАДЖА

§ 53. Когато авторът е жена и се подписва и с бащино, и с мъжово име, но е еднакво известна и под двете имена, за първа редна дума се взема мъжовото й име, което се добавя, ако не е дадено в документа. Например:

Недялка Цанкова и Недялка Людсканова = Недялка ЛЮДСКАНОВА

Забележка. Когато обаче жената е по-известна под бащиното си име, то се взема за първа редна дума. Например:

Дора ГАБЕ, а не Дора ПЕНЕВА

§ 54. Когато фамилното име на автора се среща преведено на чужд език, независимо от това, дали е написано на латиница, или на кирилица, за първа редна дума се взема българската форма на името. Например:

Etienne Véron или Етиен Верон = Etienne Véron

[Стефан БЕРОН] или Етиен Верон [Стефан БЕРОН]

§ 55. При автори с двойно фамилно име за първа редна дума се взема първото от тези имена. Ако някое от тях не е дадено в документа, то се разкрива и се пише на съответното място. Например:

Александър Теодоров, Александър Теодоров-Балан и Александър Балан = Александър ТЕОДОРОВ-Балан

§ 56. Когато частиците «поп», «хаджи» и «кара» са станали неделима част от фамилното име на автора и сам той подписва името си слято с тях, за първа редна дума се взема слятата форма. Например:

Иван ХАДЖИЕНОВ

Забележка. Ако авторът подписва името си ту слято, ту отделно от тези частици, за първа редна дума се взема по-употребяваната форма.

§ 57. Когато авторът се подписва само със собственото си име и не е възможно да се разкрие нито фамилното му, нито бащиното му име (което в такъв случай също може да служи за първа редна дума), за първа редна дума се взема собственото му име.

§ 58. Втора редна дума. За втора редна дума се взема собственото име на автора.

Забележка. Когато собственото име не е дадено в документа или пък е написано съкратено, то се разкрива по възможност в пълната му форма.

§ 59. Когато авторът си служи с две или повече собствени имена, независимо от това, дали някое от тях е преведено, или не (какъвто е случаят с някои от българските възрожденци), за втора редна дума се взема по-известното от тях, което се добавя, ако не е дадено в документа. Например:

д-р Йордан Селимински и д-р Иван Селимински = д-р Иван СЕЛИМИНСКИ

§ 60. Добавки към името, като «бачо», «хаджи», «чичо», «дядо» и пр. или такива, свързани с професията или местопроизхождението на автора, като Дупничанин, Заарлия, Казанджи и пр., прибавени към собственото име на автора, се вземат за втора редна дума при еднакво звучаща първа редна дума, когато фамилното име на автора не е дадено в документа и не може да се разкрие. В случаите, когато няма такива добавки към собственото име на автора, за втора редна дума се взема името на селището, от което пише авторът. Например:

ИВАН

Бай ИВАН

ИВАН Сахатчията

Хаджи ИВАН

§ 61. При автори с двойни фамилни имена за втора редна дума се взема второто фамилно име.

§ 62. Когато авторът се подписва само с фамилното си име и не може да се разкрие собственото му име, за втора редна дума, ако е необходима такава, служи или името на селището, от което пише авторът, или професията на автора, или друг някакъв белег.

§ 63. Трета редна дума. За трета редна дума се взема бащиното име на автора. Ако това име не е дадено в документа, то се разкрива само в следните случаи: а) при автори от историческо значение; б) при автори с еднакво звучаща първа и втора редна дума (т. е. еднакви фамилни и еднакви собствени имена).

§ 64. Когато бащиното име на автора не е дадено в документа и не може да се разкрие, за трета редна дума в зависимост от авторите се взема или професията на автора, или името на родното му място, или друг отличителен белег. Например:

Димитър БЛАГОЕВ

Димитър БЛАГОЕВ — Дядо

или Петър ИВАНОВ — Габрово

Петър ИВАНОВ — Стара Загора

§ 65. При автори с двойни фамилни имена за трета редна дума се взема собственото име на автора.

При автори с еднаква първа, втора и трета редна дума се налага да се вземе четвърта и т. н. редна дума, за каквато може да послужи професията на автора, родното му място или някакъв друг отличителен белег.

Славянски имена

§ 66. За формата на авторското име и за определяне на редната дума при славянските имена важат правилата за българските имена (вж. § 47–65).

Забележка 1. Името на автора се написва на заглавния лист на български език, предадено фонетично. Например:

Михаил Николаевич Муравьёв = Михаил Николаевич Муравьев

Забележка 2. Ако името на автора е написано на латиница, то се транскрибира фонетично на кирилица и транскрибираната форма се пише след формата от документа.

Западноевропейски имена

§ 67. За формата на авторското име и за определяне на редната дума при западноевропейски имена важат правилата за българските имена. Ако името на автора е написано с латиница, в редната дума то се транскрибира фонетично на кирилица и транскрибираната форма се пише след името, дадено в документа. Например:

Giuseppe Garibaldi = Giuseppe Garibaldi [Джузепе ГАРИБАЛДИ]

§ 68. При автори с двойни фамилни имена се прави изключение от правилото за българските двойни фамилни имена и за първа редна дума се взема не първото от тях, а второто, освен ако авторът е известен предимно с първото от фамилните си имена. Например:

von Below-Rutzau = von Below-Rutzau [фон Белов РУТЦАУ],

но Alfred von Kiderlen-Wächter = Alfred von Kiderlen-Wächter [Алфред фон КИДЕРЛЕН Вехтер]

§ 69. Членове, предлози и частици за благородство, като der, le, von, de и други, се пишат пред фамилното име на автора, но не се вземат под внимание при определяне на редната дума. Например:

Colmar von der Goltz = Colrmar von der Goltz [Колмар фон дер ГОЛЦ]

Забележка. В случаите, когато такива частици са се утвърдили у нас да се пишат слято с фамилните имена на авторите, за редна дума се взема слятата форма. Например:

Jean de la Fontaine = Jean de la Fontaine [Жан де ЛАФОНТЕН]

Gabriele d’Annunzio = Gabriele d’Annunzio [Габриеле ДАНУНЦИО]

Унгарски, румънски и гръцки имена

§ 70. За формата на името и за определяне на авторската редна дума при автори от унгарски, румънски и гръцки произход важат правилата за западноевропейските имена.

Забележка. Макар че унгарците се подписват първо с фамилното си име, а после със собственото си име, на заглавния лист на документа унгарските имена се пишат в транскрибираната форма в общоприетия у нас ред, т. е. собствено, бащино (ако е дадено в документа) и фамилно име. Например:

Kossuth Lajos = Kossuth Lajos [Лайош КОШУТ]

Турски имена

§ 71. Имената на турски автори, написани с арабица, се транскрибират на заглавния лист фонетично на кирилица. Транскрибираната форма се взема за редна дума и се пише след името на автора, транскрибирано фонетично от арабица на латиница. Например:

Ali Saib Paşa [Али Саиб паша]

§ 72. При автори с две или повече фамилни имена важат правилата за западноевропейските имена.

§ 73. Когато авторът се подписва само със собственото си име (както е в по-старите турски документи) и не може да се разкрие фамилното му име, собственото име се взема за първа редна дума. Сложните собствени имена се считат за едно име.

Забележка. Ако авторът се подписва само със собственото си име, но има и прозвище, прозвището се пише след името му и се взема за втора редна дума при автори с еднакво звучаща първа редна дума. Например:

АЛИ паша

АЛИ паша Янински

§ 74. Частиците за родство (abu, ibn, bar, zade и др.) се запазват в състава на името на автора и се вземат за редна дума заедно с името му. Например:

Muhamed ibn Saud [Мухамед ИБН САУД].

§ 75. Членовете al (съкратено — ’l), ar, as, el и др., прибавени към името на автора, в редната дума се пишат на съответното място, но не се вземат под внимание при определянето й. Например:

Abd ul — Raihan Muhamed al Biruni = [Абду’л — Райхан Мухамед ал = Бируни]

§ 76. Думи, означаващи титла, звание, чин (паша, бей, мирза, ефенди, хаджи и др.), прибавени към името на автора, се пишат, както са в документа, и при еднакво звучащи авторски имена се вземат за втора, трета и т. н. редна дума.

Авторска редна дума при имена на владетели и на членове от владетелски родове

§ 77. При автори-владетели името на автора се пише на заглавния лист в следния ред: собственото име, числителното редно, прозвището или родовото име, ако са посочени в документа или ако авторът е известен и под тях, владетелската титла и прилагателното, което определя страната, която авторът-владетел възглавява. Ако някоя от тези добавки не е дадена в документа, тя се разкрива по възможност. По същия начин се пишат и имената на автори — членове от владетелски родове, но се дават само онези от горепосочените добавки, които влизат в състава на името.

Забележка. Сложните лични имена се считат за едно име.

§ 78. За първа редна дума се взема онова от собствените имена, под което е най-известен авторът, за втора редна дума служи прилагателното, а за трета редна дума — числителното. Например:

АЛЕКСАНДЪР I Батенберг, княз български

АЛЕКСАНДЪР II, император руски

Авторска редна дума при имена на духовни лица монаси

§ 79. При автори-монаси към духовното им име се пишат и всички добавки към него, като духовен сан, числително редно, ако има такова, и епархиална принадлежност. За определянето на първа, втора, трета и т. н. редна дума важат правилата за имената на владетели. Например:

ГРИГОРИЙ, митрополит Доростоло-Червенски

3абележка. Когато авторът се подписва едновременно с духовното и с фамилното си име, за първа редна дума се взема духовното му име. Например:

ПАНАРЕТ Рашев, митрополит Погoниански

§ 80. Когато от един и същ автор има документи, подписани или със светското му, или с духовното му име, за първа редна дума се взема духовното му име, което се прибавя към светското му име, ако не е дадено в документа. Например:

Васил Друмев, или Климент, митрополит Търновски = КЛИМЕНТ, митрополит Търновски

§ 81. Ако през време на своята дейност авторът е променял духовния си сан и епархията си, за редна дума се взема последният му сан и епархия, които се разкриват и добавят, ако не са дадени в документа. Например:

Антим, митрополит Видински, и Антим I, екзарх български = АНТИМ I, екзарх български

Свещеници

§ 82. За формата на авторското име и за определяне на редната дума при автори-свещеници важат правилата за българските светски, имена (вж. § 47–65).

Забележка. Когато авторът се подписва само със собственото си име и не е възможно да се разкрие фамилното му име, за първа редна дума се взема думата «поп», а след собственото му име, което се взема за втора редна дума, се добавя и духовният му сан (иконом, протоирей, презвитер и пр.), ако е посочен в документа. Например:

поп Груйо ТРЕНЧОВ,

но ПОП Христо — иконом

Авторска редна дума при съавтори

§ 83. Ако даден документ е подписан от не повече от 10 лица, които не представляват колектив, за първа редна дума се взема фамилното име на първото от тези лица и в четвъртити скоби се прибавя в съкратена форма «и други». Например, ако документът е написан от Стоян Петров, Иван Стойчев и Кирил Лазаров, редната дума ще се оформи така: Стоян ПЕТРОВ [и др.].

Забележка. Ако името на първия от подписалите се съавтори е нечетливо, за редна дума се взема първото четливо име.

§ 84. Когато две или повече лица, които се намират в договорни отношения, са подписали договор, за първа редна дума се взема фамилното име на първото от тези лица. Имената на останалите договарящи се лица също се написват на заглавния лист. Например:

Спогодително между Петко Р[ачов] СЛАВЕЙКОВ и Тодор С[тоянов] Бурмов

Документи с неразчетен автор

§ 85. Когато името на автора е нечетливо и то не може да се установи по почерка, по съдържанието или по други белези, на заглавния лист на документа вместо името на автора се пише «Неразчетен автор».

Документи без подпис на автор

§ 86. Когато не е възможно да се установи авторът на документ без подпис, на мястото на редната дума вместо името на автора се пише «Анонимен документ».

Забележка 1. Когато авторът на документа се е подписал с някакво общо определение (напр. «Един родолюбец», «Един гражданин» и др.) вместо с името си, в редната дума се пише «Неопределен автор» и до него се добавя името, под което се прикрива авторът. Например:

Неопределен автор — Един гражданин

Забележка 2. Дефектни документи (на които липсва краят, поради което не може да се установи авторът им) се третират като анонимни, но вместо «Анонимен автор» се пише «Дефектен документ».

Авторска редна дума при колективен автор

Форма на името и определяне на редната дума

§ 87. Наименованието на автора се дава в редната дума в официалната му пълна и еднообразна форма и по нов правопис. Например:

Български революционен централен комитет — Букурещ, който се среща и под наименованията: Български революционен комитет и Български централен комитет, в редната дума ще се пише само Български революционен централен комитет — Букурещ

Забележка 1. Добавките към наименованието на автора, направени от архивиста, се пишат в четвъртити скоби след формата на наименованието, дадена в документа.

Забележка 2. Когато наименованието на автора е написано на чужд език, то се превежда на български език и преведената форма се взема за редна дума, като се пише след наименованието, дадено в документа. Ако в наименованието е включено и някакво име, последното не се превежда, а само транскрибира фонетично на кирилица, ако е написано на латиница. Това име може да служи за редна дума, ако е необходимо. Членовете le, la, der, die, das, the и др., включени в името, се транскрибират, но не се вземат под внимание при определяне на редната дума. Например:

La Protection. Société anonyme d’assurances contre les risques de transport — La Protection. Société anonyme d’assurances contre les risques de transport [«Ла Протексион». Анонимно дружество за осигуровка срещу риск при транспорт].

Забележка 3. Ако колективният автор е променял наименованието си през време на своето съществувание, за редна дума се взема последното му официално наименование, което се добавя, ако не съвпада с даденото в документа наименование. Изключение се прави главно при документи, които произхождат от българските легации или общини, при които за редна дума се взема винаги «Легация» или «Община», защото те са най-употребяеми в епохата, от която са повечето от документите в БИА, макар че в много случаи това не са последните им наименования. Например:

Българско агентство — Букурещ

Българска легация — Букурещ и

Българско посолство — Букурещ =

Българска легация — Букурещ

Забележка 4. Когато името на селището или на държавата, от която произхожда документът (което име може да служи за редна дума), е написано на чужд език с латиница (Paris, Suisse), за редна дума се взема възприетата на български форма от името (Париж, Швейцария), която се пише след името, дадено в документа. При по-неизвестни чуждестранни селища, както и при еднакви имена на български и чуждестранни селища, след името на селището се отбелязва и името на държавата, към която принадлежи. При българските села към името им се добавя и последното наименование на околията, към която принадлежат. Името на държавата или името на околията служи за редна дума при еднакво звучащи имена на селища. Например:

Власина — Сърбия

Слатина — България

Слатина — Румъния

или Ново село, Видинско

Ново село, Троянско

Ново село, Търновско

§ 88. При документи, които произхождат от колективен автор, за редна дума се взема наименованието на учреждението, организацията или колективът, дори и в случаите, когато документът е подписан от длъжностно лице, което представлява колективът.

Редна дума при колективен автор висши и местни органи на държавната власт

§ 89. При автори — висши органи на държавната власт (Министерски съвет, Народното събрание и пр.), за първа редна дума се взема съществителното от наименованието на учреждението. За втора редна дума служи прилагателното, което характеризира дейността на учреждението, а за трета редна дума — името на града, в който се намира това учреждение.

§ 90. При колективен автор министерство за първа редна дума се взема официалното наименование «министерство». Думата, която определя дейността на министерството (просвета, правосъдие и пр.), служи за втора редна дума. Името на селището, в което се намира министерството, се взема за трета редна дума.

§ 91. При документи, които произхождат от различни отдели или клонове на едно и също министерство, първата и втората редна дума се определят според правилото в § 90. За трета и т. н. редна дума се взема наименованието на отдела или клона, след което се добавя и името на селището, в което се намира този отдел или клон. Името на селището също може да служи за редна дума, ако е необходимо. Например:

МИНИСТЕРСТВОТО на просветата — Основно образование, София

§ 92. Подведомствени на министерствата учреждения се считат за самостоятелни. Определянето на редната дума на документи, които произхождат от такива учреждения, става по общите правила.

Забележка 1. При документи, които произхождат от български или чужди легации (подведомствени на Министерството на външните работи), за първа редна дума се взема наименованието «легация», за втора редна дума служи прилагателното, което определя националната принадлежност на легацията, а за трета редна дума — местонахождението на легацията.

Забележка 2. При документи, които произхождат от учебни заведения (без висшите), за първа редна дума се взема наименованието «училище», което се добавя, ако не е дадено в документа. Наименованието на училището (например прогимназия), което е дадено в документа, служи за втора редна дума. Прилагателното, което определя характера или националната принадлежност на училището (например мъжка, девическа, търговска, руска и пр.), се взема за трета редна дума. За четвърта и т. н. редна дума се взема: числителното редно, ако има такова; името на селището, в което се намира учебното заведение, или името на самото учебно заведение, ако то има име. Например:

[УЧИЛИЩЕ] I–ва смесена прогимназия «А. Константинов» — Плевен

§ 93. При документи, които произхождат от местните органи на държавната власт, например от българските общини, за първа редна дума се взема наименованието «община», което се пише преди формата, дадена в документа, ако не съвпада с нея. За втора редна дума служи името на селището, в което се намира общината. Например:

ОБЩИНА — Трявна, но [ОБЩИНА] общинско управление — Враца

Редна дума при колективен автор обществени организации

§ 94. При автор комитет, дружество или политическа партия за първа редна дума служи съществителното от наименованието («комитет», «дружество», «партия»). Прилагателното, което характеризира дейността на автора (революционен, благотворителен и пр.), се взема за втора редна дума, а името на селището, в което се намира авторът — за трета редна дума. Ако авторът се подписва с псевдоним, както е при революционните комитети от епохата преди Освобождението, разкрива се истинското му име и се написва след псевдонима, който не се взема под внимание при определяне на редната дума. За четвърта и т. н. редна дума служи името на автора, ако има такова име, националната принадлежност (за чуждестранните автори) и пр. Например:

Революционен КОМИТЕТ — Севлиево,

но Кубрат — Русе = Кубрат [Частен революционен КОМИТЕТ — Русе]

Женско благотворително ДРУЖЕСТВО «Милосърдие» — Търново

Женско благотворително ДРУЖЕСТВО «Радост» — Търново

Либерална ПАРТИЯ — София

3абележка. При документи, които произхождат от индустриални, търговски, акционерни и други дружества и сдружения, определянето на редната дума става по правилата за определяне на редната дума при документи, които произхождат от обществени организации.

Редна дума при колективен автор вестник или списание

§ 95. При колективен автор вестник или списание за първа редна дума служи съществителното «вестник» или «списание», което се добавя, ако не се съдържа в името на автора. Името на вестника или списанието се взема за втора редна дума, а за трета редна дума, ако е необходима — името на селището, в което се издава вестникът или списанието. Например:

ВЕСТНИК «Балканско ехо» — Берковица

ВЕСТНИК «Балканско ехо» — София.

ВЕСТНИК «Работнически вестник» — София

Le Courrier d’Orient [ВЕСТНИК «Курие д’Ориан» — Цариград]

СПИСАНИЕ «Вестник Европы» — Санкт Петербург [Ленинград]

СПИСАНИЕ «Ново време» — София

СПИСАНИЕ «Периодическо списание» — Браила

Забележка. По същия начин се определя редната дума на документи, които произхождат от книгоиздателства.

Редна дума при колективен автор-съдружие

§ 96. При документи, които произхождат от съдружие или фирма, редната дума се определя по правилата за индивидуален автор (вж. § 45–86), като за първа редна дума се взема фамилното име на първия член от съдружието. Например:

Христо П. ТЪПЧИЛЕЩОВ и братя

Христо П. ТЪПЧИЛЕЩОВ & Тодор Комсиев

Авторска редна дума при временен колектив

§ 97. При документи, които произхождат от името на някои лица, обединени във временен колектив, за първа редна дума служи наименованието на колектива, а за втора редна дума — името на селището, от което произхожда документът. Например:

ЗАТОЧЕНИЦИ — Диарбекир

ИЗБИРАТЕЛИ — Пловдив

Заглавна редна дума

§ 98. Заглавна редна дума се определя в следните случаи:

1. Когато документът няма подпис на автор, нито пък може да се определи авторът му, но документът има заглавие. Ако заглавието на документа е неясно или непълно, архивистът може да го допълни, за да изясни застъпения в документа предмет.

2. Когато документът няма нито подпис на автор, нито заглавие, но може да му се състави заглавие въз основа на съдържанието или вида му (това се отнася предимно за ръкописите). Заглавието, съставено от архивиста, трябва да бъде кратко, ясно да отразява третирания в документа предмет (лице, събитие и пр.). Заглавието може да се състави от една или повече думи («Възвание», «Спомени» и пр.) или от цяло изречение — разказно, въпросително и т. н. Заглавие за документ, писан на чужд език, се съставя само на български език. След заглавие, отнасящо се до лице или събитие, се добавя в четвъртити скоби «за него». Например:

«Драган Цанков» [за него]

«Пловдивско изложение» [за него] и т. н.

3. Когато документът е подписан от повече от 10 лица, които не представляват колектив, и няма заглавие, то се съставя по общите правила.

4. При държавни договори или конвенции, при които за редна дума служи съществителното «договор» или «конвенция», което се добавя, ако не се съдържа в документа, макар и да носят подпис на упълномощените за сключването на договора или конвенцията длъжностни лица.

Форма на заглавието и определяне на редната дума

§ 99. Заглавието се предава по нов правопис, като се спазват езиковите особености, ако то е взето от документа.

Забележка 1. Когато заглавието се взема от документа, то се пише в кавички.

Забележка 2. Когато заглавието се съставя от архивиста, то се поставя в четвъртити скоби, както и всички добавки към заглавие, дадено в документа.

Забележка 3. Когато заглавието е дадено в документа на чужд език, то се превежда на български език и преведената форма (която се пише след формата от документа) служи за редна дума. Ако в заглавието се съдържа и лично име, то не се превежда, а само се транскрибира фонетично на кирилица, ако е написано на латиница.

§ 100. За първа редна дума служи първата дума от заглавието независимо от това, дали тя е съществително, прилагателно, предлог и пр. Например:

«ПОСЛЕДНИ известия от Цариград за въстанието в България»

«Устроjавње jедне усташке чете y jyжноj Босни»

[УСТРОЙСТВО Ha една усташка чета в Южна Босна]

§ 101. Когато първата дума от заглавието е числително бройно или редно, то се взема за редна дума словесният му израз независимо от това, как е дадено в документа. Например:

«ДВАДЕСЕТИ април 1876 г.»

§ 102. Когато заглавието започва с лично име (собствено и фамилно) или пък когато в заглавието се съдържа името на лице, което е предмет на документа, за редна дума се взема фамилното име на това лице независимо от мястото му в заглавието. Например:

«Биографията на поборника Генчо ДИНЧОВ»

§ 103. За втора редна дума се взема втората поред дума от заглавието на документа, освен когато тя е съюз или предлог. Тогава следващата поред дума от заглавието служи за втора редна дума. По същия начин се постъпва при определянето на трета, четвърта и т. н. редна дума, ако е необходима такава.

§ 104. Сложни думи и съставни географски имена се считат за една дума при определяне на заглавната редна дума. Например:

«ИСТОРИКО-ГЕОГРАФСКО» проучване на Пловдив» «СТАРА ЗАГОРА» и пр.

Азбучно подреждане

§ 105. След като се определят редните думи, документалните материали се подреждат по азбучния ред на редните им думи независимо от това, дали те са взети от името на автора, на адресата, или от заглавието на документа, и то най-напред по първа редна дума, а при еднакви първи редни думи — по втора редна дума, при еднакви втори редни думи — по трета редна дума и т. н. Документи с неразчетен автор, дефектни документи и анонимни документи се подреждат след документите с авторска или заглавна редна дума. Подреждането на документите става по следните правила:

§ 106. Български и чужди документи се редят в обща азбучна поредица.

Забележка. Редни думи, които започват с буквите «И» или «Й», се подреждат заедно, като се спазва азбучният ред на втората поред буква от редната дума. Например:

ИЛАРИОН, митрополит Търновски

Петър Недев ЙОРДАНОВ

проф. Анастас ИШИРКОВ

§ 107. При еднакво звучащи авторска и заглавна редна дума преднина се дава на авторската редна дума. Например:

Никола Петров ЗОГРАФСКИ

ЗОГРАФСКИ манастир

§ 108. Документите от индивидуален автор, от колективен автор или със заглавна редна дума се редят в обща поредица строго азбучно по-първа редна дума. При еднакво звучаща първа редна дума те се редят и по втора редна дума, а при еднакво звучаща и втора редна дума — по трета редна дума и т. н.

§ 109. При азбучното подреждане на документи, които произхождат от индивидуален автор, се спазват следните правила:

1. Документите от автори с еднакви фамилни имена се редят в следната последователност: документи от автори само с фамилни имена, документи от автори с фамилни имена и с инициали на собствените им имена, документи от автори с фамилни имена и със съкратени собствени имена, документи от автори с фамилни собствени имена и документи от автори с фамилни, собствени и бащини имена: Например:

ИВАНОВ

Б. ИВАНОВ

Дим. ИВАНОВ

Иван ИВАНОВ

Иван Степанович ИВАНОВ

2. Документите от един и същ автор се подреждат хронологически или по адресатите им (при кореспонденцията).

3. Документите от автори с прости фамилни имена се подреждат преди документите от автори със сложни фамилни имена. Например:

Теодор ТЕОДОРОВ

Александър ТЕОДОРОВ-БАЛАН

4. Частиците «поп» и «хаджи», поставени пред името на автори с еднакви фамилни и еднакви собствени имена, служат за отличителен белег при азбучното подреждане на документите. Например:

Петър ИВАНОВ

Петър п. ИВАНОВ

Петър х. ИВАНОВ

5. Документи с редна дума собственото име на автора се редят преди документите с редна дума фамилното име на автора, ако има съвпадение на имената. Например:

ВЕНЕЛИН

Юрий Иванович ВЕНЕЛИН

6. Документи с първа редна дума просто собствено име се подреждат преди документите с първа редна дума сложно собствено име, ако има съвпадение на имената. Например:

МАРИЯ

МАРИЯ-ЛУИЗА

7. Документи от индивидуален автор се подреждат преди документите, в които се явява като съавтор, договарящо лице, съдружие, фирма и пр. Например:

Христо П. ТЪПЧИЛЕЩОВ

Христо П. ТЪПЧИЛЕЩОВ и братя

Христо П. ТЪПЧИЛЕЩОВ, братя и синове

Христо П. Тъпчилещов & Тодор Комсиев

§ 110. Документи с неразчетен автор, дефектни документи и анонимни документи се подреждат в следната азбучна последователност: Анонимни документи, Дефектни документи, Неразчетен автор. Анонимните документи от своя страна се подреждат в две групи:

1. Документи без подпис на автор.

2. Документи с неопределен автор (вж. § 86, заб. 1).

Забележка 1. Документи с неразчетен автор, дефектни документи и анонимни документи без подпис на автор се подреждат вътре хронологически.

Забележка 2. Документи с неопределен автор се редят по азбучния ред на това определение. Например:

Неопределен автор — Един гражданин

Неопределен автор — Един родолюбец

Номинален принцип

§ 111. Да се подредят група документи по този принцип ще рече да се подредят или по външния им вид (книги с приписки, портрети или книги с автографи и др.), или художествени и научни произведения — по вида на произведението (драми, повести, разкази, монографии, рецензии и пр.). Подреждането на документите в рубриките и подрубриките на класификационната схема по вид се прилага само когато характерът на документалните материали не позволява те да се подредят по хронологически или азбучен принцип. Обикновено номиналният принцип на подреждане се прилага при подреждането на документални материали, свързани с писателската дейност на фондообразувателя.

Оформяване на apхивни единици

§ 112. След окончателната класификация и предметизация на документалните материали в дяловете, рубриките и подрубриките на класификационната схема се пристъпва към обособяване на тези материали в архивни единици. Архивните единици могат да бъдат прости — когато се състоят само от един документ, и сложни — когато се състоят от два или повече документи. Изключение от общото правило за оформяване на проста архивна единица се прави при: шифровано писмо с дешифровка, приложен превод към документ на чужд език, чернова и белова, няколко варианта или редакции, няколко преписа и пр. или пък няколко екземпляра от един и същ документ (за печатните, литографирани и пр. документи). Във всички тези случаи документите се оформяват като проста архивна единица.

§ 113. Прости архивни единици се обособяват, когато даден документ не може да се свърже по своето съдържание с други документи. Всяка проста архивна единица се поставя в отделен обвивен лист, в горната част на който се нанасят следните данни:

1. Номер на фонда.

2. Приетото съкратено наименование на фондообразувателя.

3. Номер на архивната единица.

4. Крайни номера на листовете в архивната единица.

5. Класификационен индекс (с римски и арабски цифри и буквени знаци).

Така оформената проста архивна единица е готова за описанието, което трябва да отрази съдържанието й. То се написва на същия обвивен лист, който едновременно е и заглавен, след посочените по-горе данни.

§ 114. Сложни архивни единици независимо от различните автори и адресати на документите в тях се обособяват при:

1. Документи, свързани в преписка.

2. Документи, които третират един и същ предмет или тема.

3. Документ с приложения.

4. Документи от един автор до един и същ адресат (главно при кореспонденцията).

Забележка. Тефтери, кондики, копирни книги, дневници и други се третират като сложни архивни единици, ако съдържанието им е разнородно, макар и да представляват единични документи.

§ 115. Сложните архивни единици могат да бъдат по-малки или по-големи в зависимост от броя на включените в тях документи. Така например както една подрубрика на някой дял от схемата, така и един цял дял от схемата могат да образуват по една архивна единица. Документите от всяка сложна архивна единица, всеки един от които се намира в отделен обвивен лист, се поставят в общ обвивен лист, който е същевременно и заглавен. В горната част на този лист се нанасят същите данни, както и при простата архивна единица с тази разлика, че след класификационния индекс се отбелязва и общият брой на документите в сложната архивна единица.

§ 116. Архивните единици, били те прости или сложни, получават за всеки фонд последователна номерация от номер 1 до номера на последната във фонда архивна единица. Листовете на всяка архивна единица от своя страна се номерират последователно от номер 1 до номера на последния лист в архивната единица. При номерирането на листовете се спазват следните правила:

1. Номерира се всеки лист, писан или не, като номерът се нанася с молив на съответното място в печата.

2. При ръкописи, дневници, тефтерчета, бележници и други всеки лист получава своя номерация независимо от номерацията, нанесена от фондообразувателя, ако има такава. При преномериране старите номера леко се зачертават.

3. Дневници, тефтерчета, тетрадки и други, в които е изписана само заглавната страница, се номерират с един номер (на заглавната страница).

4. Печатни произведения със собствена номерация (вестници, устави, брошури, книги и др.) се третират като документ с един лист и получават само един номер.

5. При номерирането на документи, вмъкнати в номерирана вече архивна единица, се употребяват буквени индекси: Например 1а, 1б, 1в и т. н.

6. При графични произведения и портрети номерът се нанася на гърба на документа, където е поставен и печатът.

7. Номерират се в съответния последователен ред и документите, които поради особените си размери или по други причини се съхраняват отделно от архивната единица, към която принадлежат (например карти, дипломи, печати и др.). На съответното им място в архивната единица се оставя бележка за местонахождението им в архивохранилището.

Описание на архивните единици

§ 117. След оформяването на архивните единици се пристъпва към тяхното описание. То има за цел да разкрие напълно съдържанието на документите, за да осветли подробно живота и дейността на фондообразувателя и времето, в което той е работил. Описанието на архивните единици дава възможност за ревизия и евентуални поправки на извършената преди това работа по отношение на класирането, предметизирането, хронологическото подреждане и пр.

Описание на простата архивна единица

Описанието на простата архивна единица съдържа следните елементи:

§ 118. Заглавие на архивната единица. То се състои от:

1. Дата на документа (за определянето и написването й вж. § 17–37).

2. Заглавие на документа (независимо от това, дали е дадено в документа, или е съставено от архивиста).

Забележка. За написването на заглавието вж. § 99.

3. Вид на документа и номер, ако има такъв (писмо — окръжно, открито, шифровано и пр.; телеграма; протокол; разказ; книга с приписки; тефтер и др.). Ако наименованието на вида е написано в документа, но на чужд език, то се превежда и преведената форма се добавя след наименованието, дадено в документа. Утвърдени у нас чужди наименования за вид на документите не се превеждат, например баланс, махзар, ферман и пр. Ако наименованието на вида се съдържа в заглавието на документа, то се написва само веднъж — в самото заглавие. Например:

«Протокол от заседанието на 24 и 25 август»

«Привременен закон за народните горски чети за 1867–то лято»

Забележка. Ако даденото в документа наименование за вида му не съответствува по съдържание на приетото днес наименование, то трябва да се обясни. Например повечето от протоколите на БРЦК са озаглавени «дневник». Следователно при описанието видът на документа ще се изрази не само с наименованието «дневник», но и с обяснение към него — «протокол», добавено в четвъртити скоби.

Ако наименованието на вида не е написано в документа, то се определя от архивиста и се поставя в четвъртити скоби.

4. Автор (тъй като е определен при класирането и предметизирането).

5. Мястото, където е написан документът. Ако то е нечетливо, на съответното място на заглавния лист се пишат четири точки. Ако името не е дадено в документа и не може да се разкрие, на съответното място се отбелязва в четвъртити скоби «без място» в съкратена форма.

6. Адресат и неговото местонахождение (за определянето и написването името на адресата и на местонахождението му важат всички правила за определяне и написване името на автора и на мястото, където е написан документът).

§ 119. Съдържание на архивната единица. При предаване на съдържанието се спазват следните правила:

В сбита форма, едно след друго, се упоменават всички или поне най-важните факти и събития (при документи с по-сложно съдържание), засегнати в документа, както и свързаните с тях имена на лица и селища. Сведенията за едно събитие се предават само на едно място независимо от реда им в документа. Имената на лицата се дават в пълната им форма, ако е възможно. Ако някои важни събития или имена не са достатъчно изяснени в документа, те се поясняват и допълват в четвъртити скоби. Така например, ако документът произхожда от 1877 г. и в него се говори за Априлското въстание, но под формулировката «Миналогодишното приключение», на съответното място в съдържанието се пише: «Миналогодишното приключение» [Априлското въстание 1876 г.]. Неясни изрази или отделни думи, които не могат да се разтълкуват, се цитират тъй, както са в документа. Подробности около фактите и събитията не се предават в съдържанието.

§ 120. На нови редове се изреждат:

1. По-маловажните събития, факти и въпроси, и то след израза «Още и за: ...».

2. По-маловажните от историческа гледна точка имена на лица или селища, които се изброяват (без да се дават в пълната им форма) след израза «Споменават се: ...». Непълни имена на неизвестни личности не се разкриват и не се споменават въобще.

3. Съдържанието на приписките, ако има такива. То се предава след изречението: «Приписката съдържа сведения за: ...».

4. При документи с текст и от друго лице освен от автора се отбелязва името на това лице и се предава съвсем накратко съдържанието на текста след израза «Още текст и от ... относно ...».

Забележка. Съкращения на думи в съдържанието освен общоприетите не се правят.

§ 121. На нов ред се отбелязват още:

1. Имената на лицата-съавтори, които са подписали документа, ако не са повече от десет души. Имената на по-значителните от тях се дават в пълната им форма. Ако документът е подписан от повече от десет лица, изброяват се в пълната им форма имената само на по-значителните от тях, след което се добавя броят на останалите. Изброяването на имената, ако лицата са до 10 души, става след израза «Подписали: ...», а ако са повече от десет души, пише се «Подписали ... и още ... души».

2. Имената на видни длъжностни лица при документи от колективен автор, дадени в пълната им форма, както и служебното им положение. При нечетливи подписи се отбелязва само длъжността на подписалите се. Например Подписали: председател и главен секретар.

3. Името на лицето, което пише и подписва документа от името на действителния автор на документа.

4. Името на лицето, чрез което се изпраща документът до адресата, ако то е дадено в адреса.

5. Допълнителни бележки, поправки и други от автора, от адресата или от друга ръка.

6. Когато документът е имал приложение, което липсва, отбелязва се «Приложението липсва».

§ 122. Особени случаи при предаване на съдържанието:

1. При художествени произведения се предава само сюжетът на произведението.

2. При научни изследвания — само темата на научното изследване.

3. При критики или рецензии — само предметът на критиката или рецензията.

4. При материали — темата, във връзка с която са събрани тези материали.

5. При книги с приписки — само съдържанието на приписките, като се добавя и името на автора, и заглавието на книгата.

6. При изрезки от вестници се отбелязва съвсем накратко съдържанието им, както и от кой вестник са изрязани.

7. При цели вестници с бележки или подчертавания знаци от фондообразувателя или от друго лице се предава съдържанието само на белязаните места.

8. Съдържанието на публикувани документи се предава съвсем накратко.

§ 123. Легенда на архивната единица. Тя съдържа следните археографски сведения за външните белези на документа, дадени в съкратена форма:

1. Начин на възпроизвеждане:

а. За ръкописните материали — автограф, автограф-чернова, оригинал, оригинал с автограф, препис, копие и други.

б. За печатните и машинописни материали — машинопис, печатно, литография и пр.

Забележка. Тук се дават и допълнителни сведения за вида на документа, когато това е необходимо. Например, ако писмата са преписи, направени в тетрадки, и в заглавието на архивната единица е посочено «писма», в легендата ще се допълни «преписи в тетрадка» или ако в заглавието пише «стихотворение», в легендата ще се добави «чернова в тефтер» и т. н.

2. Печат, ако има такъв.

3. Език на документа, ако не е български.

4. Състояние на документа. Ако е повреден или дефектен, каква е повредата (без начало или без край, скъсан, изгорен, прояден и пр.).

5. Брой на листовете на документа (писани и неписани).

6. Брой на писаните страници (брои се и страницата, на която е написан адресът) независимо от това, дали са изписани целите, или не са.

7. Размери в сантиметри и милиметри, и то дължина по ширина.

8. Плик, ако има такъв. (Отбелязва се «с плик»).

9. Името на лицето, което е писало документа, когато архивистът е установил, че документът е писан от друга ръка.

10. Брой на екземплярите, ако са повече от един, или брой на различните варианти от един и същ документ, ако има такива.

Забележка. При по-стари документи в легендата се дават сведения за писмото и писмовната материя, ако не е хартия.

§ 124. Основания за датировката на документа, за определяне на автора или адресата, при случаите, когато някои от тези елементи липсват в документа и са определени от архивиста.

§ 125. Библиографски сведения за публикувани документи според библиографските правила. Ако документът е публикуван няколко пъти, отбелязват се по възможност всички най-достоверни и научни публикации.

Описание на сложната архивна единица

Описанието на сложната архивна единица съдържа следните елементи:

Заглавие на архивната единица, в което се включват:

§ 126. Крайни дати на документите.

1. Когато документите произхождат само от три различни дати, отбелязват се и трите дати. Например:

1853 май 7, 1855 юни 8, 1858 януари 2

2. Когато документите в архивната единица произхождат от повече от 3 години, които се намират в непрекъсната последователност, на заглавния лист се отбелязват пределните дати, които се свързват с тире, което означава, че между тези две дати има документи и от всички междинни години. Например:

1868 май 6–1875 юли 7

3. Когато има документи от повече от три различни дати, но с прекъсната последователност помежду им, написват се само първата и последната дата и се свързват с многоточие, което означава, че в архивната единица липсват документи от някои от междинните години. Например:

1868 декември 4 ... 1873 юли 8

Забележка. Горните правила важат и за документи, които произхождат от една и съща година, но са от различни месеци или дни.

§ 127. Брой и вид на документите. След броя на документите се изброяват онези видове, които преобладават в повечето от документите. За останалите се пише «и други» в съкратена форма. Например:

18 писма, телеграми, разписки и др.

Забележка. При документи с приложения в заглавието се отбелязва и броят на приложенията.

§ 128. Автори и местата на написването на документите. Когато авторите на документите са до трима души, а съответно и местата, от които те пишат, са до три на брой, на заглавния лист се написват имената и на тримата автори, и то тъй, както са написани на заглавния лист на всеки отделен документ, а срещу всяко име — името на съответното селище. Когато обаче авторите са повече, от трима, отбелязват се имената само на по-известните от тях, а до тях — имената на местата, от които те пишат. След името на последния от тези автори се добавя «и други» в съкратена форма.

§ 129. Адресати и местата, до които са отправени документите. За установяването и определянето им важат всички правила за установяване и определяне на авторите и местата, от които произхождат документите.

§ 130. Съдържание на архивната единица. В зависимост от документите, които се съдържат в една сложна архивна единица, съдържанието на тези документи може да се предаде по следните начини:

Съвсем накратко се посочват най-важните моменти от съдържанието на всички документи от сложната архивна единица, като се включват и всички споменати имена на по-значителните лица и географски имена. Имената се дават в пълната им форма, ако е възможно. Към съдържанието се прибавят и някои от данните, включени в съдържанието на простата архивна единица (вж. § 120, точка 2, и § 122, точка 5).

§ 131. Когато някои от документите, включени в сложната архивна единица, са с особено ценно историческо значение или са писани от важна историческа личност (например писмата на Раковски, Левски, Ботев и др.), те се описват аналитично по правилата за описание на простата архивна единица. Аналитично описание може да се направи и на цяла група от документи, включени в сложната архивна единица, ако те третират предмет или тема, по-тесни от предмета или темата, около която са обединени документите в сложната архивна единица. Съдържанието на цялата сложна архивна единица се предава в посочените по-гope в § 130 правила, след което се отбелязват на нов ред и поредните номера на листовете на документите с аналитично описание.

§ 132. Легенда на архивната единица. Тя съдържа следните елементи, дадени в съкратена форма:

1. Археографски сведения — в реда, възприет за простата архивна единица. Тук се отбелязва поредният номер на листовете на автографите, а за останалите документи се добавя «и други». Ако обаче между документите няма автографни, отбелязва се преобладаващият вид с допълнението «и други».

2. Език на документите, освен ако всички документи са на български език.

3. Състояние на документите. Ако в архивната единица има повредени и дефектни документи, отбелязват се поредните номера на листовете им с обозначение за степента на повредата им.

4. Общ брой на листовете на всички документи от архивната единица.

5. Брой на писаните страници.

6. Размери на документите. Когато документите са само от два различни размера, отбелязват се и двата. В противен случай вместо самите размери се пише «различни размери».

7. Библиографски сведения за публикувани документи. Отбелязват се по правилата за простата архивна единица, но се посочват и номерата на листовете за публикуваните документи.

Забележка. Ако документите не са написани на хартия, това се отбелязва в легендата (вж. § 123, забележка).

Историческа справка

§ 133. След описанието на архивните единици от даден фонд се съставя писмено историческата справка за този фонд, която съдържа кратки сведения за най-важните моменти от живота и дейността на фондообразувателя и за историята на фонда. Историческата справка се съставя, както вече се каза, въз основа на събраните при проучването на историята на фондообразувателя и на фонда данни, допълнени със сведенията, извлечени от съдържанието на самите документи. Историческата справка дава ориентировка за фондообразувателя и фонда.

§ 134. За живота и дейността на фондообразувателя се дават следните сведения:

1. При фондообразувател отделно лице:

а. Официалното пълно име на фондообразувателя, както и всички псевдоними или прозвища, под които е известен той.

б. Дата на раждането (ден, месец и година).

в. Месторождение (град или село и околия).

г. Дата и място на смъртта.

д. Кратки сведения за политико-обществената дейност на фондообразувателя и за службите, които е заемал той. Тези данни се предават строго хронологически в летописен вид. Годината, месецът и денят се написват отстрани, вляво от останалия текст.

2. При фондообразувател обществена организация:

а. Официалното (пълно и съкратено) наименование, както и всички промени в наименованието му, ако има такива, и причините, за тези промени в хронологическа последователност.

б. Период на дейност (начална и крайна дата).

в. Причини за възникване на организацията, задачи и функции, организационна структура и причини за ликвидация, ако организацията е престанала да съществува.

§ 135. За историята на архивния фонд се дават следните сведения:

1. Дата на постъпление на фонда в БИА или дати, ако този фонд е постъпил на няколко пъти.

2. В какво състояние са постъпили документалните материали (запазени или повредени и степента на повредата).

3. Когато фондът представлява част от друг фонд, посочва се, ако е възможно, къде са другите му части и защо е нарушена целостта му.

4. По какъв начин е придобит фондът (откупен, подарен и т. н.).

5. Откъде е придобит фондът.

§ 136. Сведенията за историята на фонда се извличат от описите на документалните материали в даден фонд, от преписката и останалите документи, свързани с предаване или откупване на материалите, от документацията за отделените при експертизата на фонда материали, от Книгата на постъпленията и от Книгата на фондовете, от актове за обследване на състоянието на фонда и на условията за съхраняването му и пр.

§ 137. В края на историческата справка се добавят:

1. Броят на архивните единици и на документите във фонда.

2. Библиография за използуваната при обработката на фонда литература.

§ 138. Историческата справка се съхранява в Делото на фонда заедно с всички останали материали във връзка с придобиването на фонда.

Дело на фонда

§ 139. След съставянето на Историческата справка за всеки фонд се образува Дело на фонда, в което се събират:

1. Документи, свързани с придобиването на фонда: преписка по издирването и откупването на фонда, ако има такава; протоколи за откупването му; описи на документалните материали, съставени при придобиването на фонда, и пр. Тези документи се подреждат хронологически.

2. Материали, свързани с обработката на фонда: историческата справка и класификационната схема.

3. Документи, свързани със съхраняването на фонда: актове за изменения в състава на фонда; актове за частично предаване на документални материали на други отдели в библиотеката или на други институти; актове за станали повреди или за липса на някои документални материали, установени при проверка; актове за проверка на наличността и състоянието на документалните материали във фонда; актове за реставрирани материали и пр.

4. Сведения, свързани с използуването на документалните материали на фонда, като се посочват конкретно поредните номера на документите, които са използувани:

а. За научноизследователска работа: от кого са използувани документите и за каква тема, както и къде са публикувани те, ако са публикувани.

б. За културно-масова работа: за какво са използувани документите (за изложби, за музеи, за игрални, документални и учебни филми, за информации в пресата или по радиото и др.).

в. За практическа цел: за справки по пенсионни дела, за удостоверения и пр.

§ 140. Делото на фонда се съхранява в началото на фонда и се използува за служебни справки. Читателите могат да ползуват само Историческата справка, схемата, по която е обработен фондът, и сведенията за използуваните и публикуваните документални материали.

Haучно-техническа обработка на документалните материали по колекции

§ 141. Научно-техническата обработка на документалните материали в дадена колекция има за цел да разкрие съдържанието на тези материали по начин да се изтъкне значението им за предмета или темата, около която са обединени те. Ако колекцията е постъпила в БИА предварително систематизирана и тази систематизация е пригодна за използуването на документите в нея, тя се запазва тъй, както е постъпила. В противен случай документалните материали се подреждат по такъв начин, който позволява те най-добре да се използуват. Основният начин за подреждане на документите в една колекция, както и във фондовете, е предметно-тематичният. Когато документите предварително са обединени около някоя тема или предмет, те могат да се предметизират в по-тесни предметни рубрики, ако характерът на документите позволява тава. Например документални материали, събрани във връзка с подписването на търговския договор между България и Австро-Унгария през 1902 г., могат да се обособят в следните предметни подрубрики: а) подготовка; б) преговори; в) подписване на договора.

§ 142. Колекция от документални материали по даден предмет или тема, ако не може да се предметизира в по-тесни предметни подрубрики, се подрежда по някой от трите принципа за подреждане на документалните материали във фондовете — хронологически, азбучен или номинален (вж. § 17–111). По същия начин се постъпва и с колекция, документалните материали на която не са обединени около някой предмет или тема. Например хронологически може да се подреди колекцията от документи по пренасянето костите на Г. С. Раковски от Румъния в България. Азбучно може да се подреди една колекция от автографи на исторически личности, писатели и пр. Колекция от фолклорни материали може да се подреди по номинален принцип, т. е. по вида на тези материали: народни песни, народни приказки, обичаи, пословици и пр.

§ 143. Независимо от първоначалния начин на подреждане на документалните материали в една колекция същите материали могат да се подредят и по-нататък. Например документите, свързани с преговорите за подписване на търговския договор между България и Австро-Унгария през 1902 г., ще се подредят хронологически, докато народните песни, приказки и пр. могат да се подредят тематично (битови, хайдушки, обредни и пр.), а документите от всяка тематична рубрика — азбучно.

§ 144. След подреждането на документите от дадена колекция се пристъпва към оформяване на архивни единици съгласно правилата за оформяване на архивни единици във фондовете (вж. § 112–116). Оформените архивни единици се описват по правилата за описание на архивните единици във фондовете (вж. § 117–132). След описанието се пристъпва към съставяне на Историческа справка за историята на колекцията (но не и за колекционера) по начина, по който се съставя Историческа справка за историята на фонда (вж. § 135). Както за всеки фонд, така и за всяка колекция се образува Дело на колекцията, което съдържа същите материали както Делото на фонда (вж. § 139–140).

Hаучно-техническа обработка на единичните постъпления

§ 145. Единичните постъпления се подреждат по реда на тяхното постъпление. Всеки документ се описва по правилата за описание на простата архивна единица. За по-лесното използуване на единичните постъпления се съставя опис на документите от всяка папка поотделно, в която се съхраняват такива документи. Описът съдържа следните данни за всеки документ поотделно: вид и заглавие на документа, ако има такова, името на автора и дата на документа.

Инвентиране

§ 146. След описанието на документалните материали по фондове, по колекции или по единични постъпления, те се инвентират в инвентарни книги поотделно за фондовете, за колекциите и за единичните постъпления. Инвентарната книга има за цел:

1. Да регистрира документалните материали (по архивни единици).

2. Да закрепи реда, по който са класирани и предметизирани документалните материали.

3. Да отрази състава и съдържанието на документалните материали.

4. Да служи за проверка на документалните материали.

§ 147. Данните за инвентарната книга се вземат от заглавния лист на архивните единици. Инвентирането става по прости и сложни архивни единици, тъй както са номерирани в даден фонд или колекция. Инвентарната книга е отчетно-регистрационен документ, затова тя трябва да бъде прономерована, прошнурована и заверена. Попълнените инвентарни книги се подреждат по поредните номера на фондовете, колекциите и единичните постъпления, които са инвентирани в тях, и се пазят в специален шкаф.

Инвентиране на фондове

§ 148. Всеки фонд се инвентара в отделна инвентарна книга, която носи номера на фонда (например фонд «Г. С. Раковски» е фонд № 1, съответно и неговата инвентарна книга ще бъде №. 1). Инвентарната книга съдържа следните графи:

1. Дата на инвентирането.

2. Пореден номер на архивната единица.

3. Поредни номера на листовете в архивната единица.

4. Вид на документите в архивната единица. Когато е необходимо, сведенията за вида на документа са допълват от археографските сведения в легендата (вж. § 123, забележка към точка 1).

5. Археографски сведения и начин на възпроизвеждане на документите (за проста архивна единица вж. § 123, точка 1; за сложна архивна единица вж. § 132, точка 1).

6. Език на документите в архивната единица (за проста архивна единица вж. § 123, точка 3; за сложна архивна единица вж. § 132, точка 2).

7. От кого и къде са писани документите в архивната единица. Собственото и бащиното име на автора (или на авторите, ако архивната единица е сложна) се дават в инициали независимо от това, как са писани на заглавния лист. Това не се отнася за случаите, когато в една и съща архивна единица (ако тя е сложна) има документи от автори с еднакви фамилни имена и еднакви инициали на собствените имена. В такива случаи собствените имена се дават в пълната им форма (например Стефан Петров, Стоян Петров и др.). Титли и служебни звания към името на автора не се пишат. Когато документът произхожда от колективен автор и е подписан от служебно лице — видна личност, до наименованието на колективния автор се отбелязва и името на това лице. Например Министерство на просветата — министър Ив. Вазов. След името на автора (или авторите) се вписва и името на селището (или на селищата), откъдето е изпратен документът (или документите), но без сведения за преименуването на селището, за околията или държавата, ако има такива.

Забележка. Когато документът е без подпис на автор и е подреден под заглавна редна дума, тази графа не се попълва.

8. До кого и къде е изпратен документът (или документите, ако архивната единица е сложна). При попълването на тази графа се спазват правилата за графа 7.

9. Дата на документа или на документите, ако архивната единица е сложна (ден, месец и година).

10. Кратко съдържание на архивната единица (без допълнителните бележки за споменати събития, лица и др.).

11. Размери на документа (или на документите, ако архивната единица е сложна).

12. Брой на писаните страници в архивната единица.

13. Състояние на документа (или на документите, ако архивната единица е сложна).

14. Дата на постъплението на документа или на документите (при сложна архивна единица): ден, месец, година. Сведенията се вземат от Книгата на фондовете. 15. Името на лицето, от което е придобит документът или документите (при сложна архивна единица). Данните се вземат от Делото на фонда.

16. Цена на документите. Отбелязва се общата цена на целия фонд, и то само веднъж, при инвентирането на последната архивна единица от фонда. Ако фондът е подарен, в графата се отбелязва съкратено «дар», а ако е конфискуван — «конфискуван». Сведенията се вземат от Делото на фонда.

17. Номер и дата на протокола, с който е откупен фондът.

18. Забележка. Тук се отбелязват с червено мастило всички промени, станали във фонда след неговото инвентиране. Например прехвърляне на документи в друг архивен фонд, в друг отдел на библиотеката или в друг институт; повреди или липси на документи и пр. Тук се отбелязва също и номерът на акта или на протокола, въз основа на които е установена промяната.

Забележка. Графи 1, 14 и 15 се попълват само веднъж, в началото на страницата, след което се пишат кавички.

§ 149. Когато се инвентара сложна архивна единица, в която има и аналитични описания, първо се инвентара цялата сложна архивна единица, а след това поотделно и документите с аналитично описание, като се отбелязват поредните номера на листовете им.

§ 150. Когато след инвентирането на даден фонд постъпят нови документални материали, които принадлежат към този фонд, те могат да се инвентират съобразно броя им по следните начини:

1. Когато са малко на брой, те се инвентират на съответното им място, ако това е възможно. В противен случай те се инвентират след последната инвентирана архивна единица, но под поредния номер на архивната единица, към която принадлежат. В графа 18 в забележката се отбелязва към коя архивна единица принадлежат тези документи, а на съответното им място в инвентарната книга, пак в графа 18, се отбелязва под кой номер са инвентирани.

2. Ако новопридобитите документални материали са много повече от инвентираните, то целият фонд се преинвентира отново.

§ 151. След инвентирането на даден фонд се пристъпва към оформяване на заглавната страница на инвентарната книга на този фонд. Заглавната страница съдържа следните данни:

1. Пълното име на архива (Български исторически архив при Държавна библиотека «Васил Коларов» — София).

2. Номера на фонда, под който е заведен той в Книгата на фондовете.

3. Пълното име на фондообразувателя.

4. Пределни дати на документалните материали във фонда.

5. Брой на документите, на архивните единици и на листовете във фонда.

6. Дата на започването и завършването на инвентирането на фонда.

Инвентиране на колекции

§ 152. Колекциите се инвентират в инвентарни книги, разграфени по същия начин както тези на фондовете, с тази разлика, че на заглавния лист на инвентарната книга за всяка колекция вместо името на фондообразувателя се вписва названието на колекцията и името на колекционера. Всяка колекция, както и всеки фонд има отделна инвентарна книга, която носи поредния номер на колекцията.

Инвентиране на единични постъпления

§ 153. Единичните постъпления се инвентират по реда на постъплението им в отделна инвентарна книга, обща за всички единични постъпления, която е разграфена по същия начин както инвентарната книга на фонда.

Научно-справочен апарат

§ 154. Всички пособия, които дават възможността за лесно и правилно ориентиране в състава, съдържанието и организацията на документалните материали, съставляват така наречения научно-справочен апарат. Този апарат се изгражда, след като документалните материали бъдат напълно обработени по фондове, колекции и единични постъпления. Научно-справочният апарат според задачите си се дели на:

Справочен апарат към фондовете и колекциите.

Справочен апарат към архива.

Справочен апарат към фондовете и колекциите

§ 155. Справочният апарат към фондовете и колекциите се съставя с цел да се отразят основните елементи (автор, адресат, дата и тема) от съдържанието на архивните единици, включени в даден фонд или колекция. Тези елементи, разкрити вече при обработката на документите, се извличат от описанието на архивните единици. Справочният апарат към фондовете и колекциите се състои от следните видове указатели: азбучен, хронологически и предметно-тематичен.

Азбучен указател

§ 156. Азбучният указател има за задача да отрази:

1. Имената на индивидуалните и колективните автори.

2. Имената на адресатите.

3. Имената на лицата и колективите, на чието име са издадени документите (дипломи, пълномощни, свидетелства и пр.).

4. Заглавията на документите без подпис на автор.

5. Документите с неразчетен автор, от анонимен автор или дефектни документи.

Съставяне на указателя

§ 157. Азбучният указател се съставя въз основа на описанието на архивните единици, чрез което са разкрити всички елементи, необходими за този указател. За името на всяко лице или учреждение — автор на документ, което е дадено в описанието на архивните единици, както и за всяко заглавие при документи без подпис на автор се прави отделен фиш. Отделен фиш се прави и за всеки документ с неразчетен автор, анонимен документ или дефектен документ. Фишите, които съдържат имена на автори или заглавия на документите, се наричат основни, а тези, които съдържат имена на съавторите, различните форми от името на даден автор или неговите псевдоними и прозвища, както и имената на адресатите и пр., се наричат препратки. Препратките биват два вида: аналитични и общи.

Основни фиши

§ 158. Основните фиши съдържат следните данни:

1. Архивен шифър (номер на фонда или на колекцията, номер на архивната единица, номерата на листовете с архивната единица).

2. Автор или заглавие на документа.

а. При индивидуален автор се пише пълното име на автора, но в инверсирана форма, т. е. най-напред фамилното (или бащино) име, което обикновено служи за първа редна дума, а след това — останалата част от името. Написват се също и всички прибавки и частици към името, ако има такива.

Забележка 1. Когато документът е подписан от две лица, на основния фиш се дава само името на първото от тях и се добавя в четвъртити скоби «и други» в съкратена форма. По същия начин се постъпва и когато документът е подписан от повече от две лица, с тази разлика, че се отбелязва и броят на подписалите се лица. Например:

ХИТОВ, Панайот Иванов [и 10 др.]

Забележка 2. Когато едно лице е подписало даден документ от името на друго лице, на основния фиш се пише името на действителния автор на документа, като се отбелязва в края на фиша и името на лицето, което е писало документа, след съкращението «за авт.», т. е. за автора.

б. При колективен автор се пише пълното му наименование, като се подчертава първата редна дума.

Забележка. Когато документът е подписан от някое длъжностно лице, в края на фиша се отбелязва името на това лице и длъжността му, а от името му се прави препратка.

в. Когато документът няма автор, но има заглавие, то се написва изцяло на фиша и се подчертава първата му дума, която служи за редна дума.

Забележка. Когато документът е на чужд език, на основния фиш се пише само българската форма от заглавието му.

3. Вид на документа или на документите (при сложните архивни единици), номер, ако имат такъв, и броят им, ако са повече от един.

4. Мястото, от което се изпраща документът.

5. Дата на документа или пределни дати (при сложните архивни единици).

6. Име на адресата.

7. Мястото, в което се намира адресатът.

8. Легенда: начин на възпроизвеждане на документа, ако не е ръкописен; език на документа (за проста архивна единица вж. § 123, точка 3; за сложна архивна единица вж. § 132, точка 2); печат, ако има такъв.

Образци за съставяне на основни фиши

Обр. 2. За индивидуален автор

Обр. 3. За колективен автор

Обр. 4. За пълномощно и др.

Обр. 5. За документ без подпис на автор, но със заглавие

Обр. 6. За съавтори

Обр. 7. За договори

Обр. 8. За документ, писан и подписан от друго лице вместо от действителния автор

Забележка. Подчертани са началните букви на имената, на които ще се прави препратка (вж. § 161, точка 1–6).

Аналитични препратки

§ 159. Аналитичните препратки се състоят от две части, свързани помежду си с «виж», написано в съкратена форма. Първата част от препратката съдържа слените данни:

1. Архивен шифър (вж. § 158, точка 1).

2. Пълното име или наименование на автора или заглавието на документа, написани в същия ред, както са на основния фиш, към който става препращането (за редната дума вж. § 158, точка 2).

Забележка 1. Ако лицето е съавтор, след името му се пише в съкратена форма «съавтор». Ако документът произхожда от колективен автор, но е подписан от някое длъжностно лице, след името на това лице (на което се прави препратка) се добавя в съкратена форма «подписал». Ако документът е писан от името на друго лице, след името на това лице се пише «писал» в съкратена форма.

Забележка 2. Ако лицето е адресат, след името му се пише в съкратена форма «адресат». Ако документът е издаден на името на някое лице или колектив, след името се пише и видът на документа в съкратена форма (например «пълномощно», «диплома», «свидетелство» и пр.).

§ 160. Втората част от препратката съдържа:

1. Името на автора или заглавието на документа или на документите, дадени в същия ред, както на основния фиш, към който се препраща.

2. Вид на документа или на документите (при сложните архивни единици).

3. Дата на документа или пределни дати (при сложни архивни единици).

§ 161. Аналитични препратки се правят:

1. За името на всеки един от съавторите, когато документът е съставен от повече от едно лице, и то към името на първия от съавторите. Например към основния фиш обр. 6 препратка за съавтора ще се направи по следния начин:

Обр. 9. Препратка за съавтор

2. За името на лицето или колектива, подписали даден документ като втора договаряща страна, и то към името на първата договаряща страна. Например към основния фиш обр. 7 препратка за втората договаряща страна ще се направи по следния начин:

Обр. 10. Препратка за договаряща страна

3. За имената на длъжностни лица, подписали официален документ, и то към името на учреждението или организацията, от която произхожда документът. Например към основния фиш обр. 3 препратка за името на длъжностното лице ще се направи по следния начин:

Обр. 11. Препратка за името на длъжностно лице

4. За имената на лицата, които са писали и подписали документа от името на други лица, и то към името на действителния автор на документа. Например към основния фиш обр. 8 препратка ще се направи по следния начин:

Обр. 12. Препратка за лице, подписало документа вместо действителния автор

5. За имената на адресатите, и то към имената на авторите. Например към основния фиш обр. 2 препратка за името на адресата ще се направи по следния начин.

Обр. 13. Препратка за адресат

6. За имената на лица или колективи, на чието име са издадени документите (дипломи, свидетелства, пълномощни и др.), и то към името на лицето или колектива, от чието име е издаден документът. Например към основния фиш обр. 4 препратка ще се направи по следния начин:

Обр. 14. Препратка за лице, на чието име е издаден документът

Общи препратки

§ 162. Общите препратки се състоят от две части, свързани помежду си с «виж», написано в съкратена форма. В първата част на препратката се пише само редната дума, от която се препраща, а във втората част — редната дума, към която се препраща. Общи препратки се правят за имената, наименованията или заглавията, невъзприети като редна дума в основния фиш, към възприетата за редна дума форма от името или наименованието. Общата препратка е формална. Тя не препраща както аналитичната препратка към конкретен документ, но важи за всички случаи, в които може да се срещне формата на името, наименованието или заглавието на документа, дадена в общата препратка.

§ 163. Общи препратки се правят:

1. За различни окончания на фамилното или собственото име или за различни фамилни или собствени имена на едно и също лице. Например:

ГЕШОГЛУ, Иван Евстратиев

Вж. Гешов, Иван Евстратиев

или ПЕЕВ, Тодораки

Вж. Пеев, Тодор

но БОГОЕВ, д-р Иванчо Андреев

Вж. Богоров, д-р Иван Андреев

или СЕЛИМИНСКИ, д-р Йордан Георгиев

Вж. Селимински, д-р Иван Георгиев

2. За фамилните имена на лица, известни с бащиното си име — към бащиното име. Например:

ПЕТКОВ, Христо Ботев

Вж. Ботев, Христо

3. За имена, преведени на чужд език. Например:

ВЕРОН, Етиен [Русков]

Вж. Берон, Стефан [Русков]

4. За двойни фамилни имена. Например:

БАЛАН, Александър

Вж. Теодоров-Балан, Александър

5. За имена на жени, подписани или с мъжовото, или с бащиното си име, или и с двете имена едновременно — към онова от имената, възприето в основния фиш. Например:

ЦАНКОВА, Недялка Драганова

Вж. Людсканова, Недялка Александрова

или ПЕНЕВА, Дора Габе

Вж. Габе, Дора

6. За фамилните имена на лица, известни повече под псевдоним, или прозвище — към псевдонима или прозвището. Например:

ИВАНОВ, Димитър

Вж. Елин Пелин

или ТОДОРОВ, Стефан

Вж. Караджа, Стефан Тодоров

7. За различни псевдоними на едно и също лице — към възприетата в основния фиш форма на името (истинското име, псевдонима или прозвището). Например:

АСЛАН Дервишоглу Кърджалъ [псевд.]

Вж. Левски, Васил Иванов

или ДРАГОЙЧО [псевд.]

Вж. Левски, Васил Иванов

8. За собствени имена с прибавки към тях, като бачо, дядо, поп, хаджи и пр., на лица, известни освен под фамилните си и под собствените си имена, или пък само под собствените си имена — към фамилното им име. Прибавките към името се считат за неделими части от него. Например:

БАЧО Киро Петров

Вж. Петров, Бачо Киро

или ХАДЖИ Димитър Асенов

Вж. Асенов, х. Димитър

или ПОП Груйо

Вж. Тренчов, поп Груйо

но ХАДЖИ Ставри

Вж. Койнов, х. Ставри

9. За фамилни имена с прибавки към тях, като хаджи, поп и пр., когато прибавките се пишат от автора ту слято, ту отделно от фамилното му име — към възприетата в основния фиш форма на името. Например:

МИШЕВ, Панко

Вж. Xаджимишев, Панко

10. За родови имена или прозвища към имената на владетели и на членове от владетелски родове — към собственото им име. Например:

БАТЕНБЕРГ, Александър I

Вж. Александър I Батенберг

11. За светските фамилни или бащини имена на монаси, когато те са известни и под тези имена — към духовното им име. Например:

ЙОВЧЕВ, Лазар

Вж. Йосиф I, екзарх български

Подреждане на фишите в азбучния указател

§ 164. Основните фиши и препратките се подреждат в обща поредица по азбучния ред на редните им думи, и то по правилата за азбучно подреждане на документите (вж. § 105–110). От своя страна фишите за едно и също име се подреждат в две групи: 1) фишите, в които лицето се явява като автор или съавтор; 2) фишите, в които лицето се явява като адресат. Фишите във всяка една от двете групи се подреждат хронологически. След фишите с авторска или заглавна редна дума се подреждат в отделна група фишите, които отразяват документите с неразчетен автор, с неопределен автор, анонимните документи и дефектните документи. За подреждането на фишите от тези групи важат правилата за подреждането на документите в тези групи (вж. § 110).

§ 165. Така подреденият указател се преписва в няколко екземпляра на пишеща машина (само от едната страна на листа и с голям интервал между редовете) във формата на списък. Един от екземплярите се подвързва и се съхранява в справочната библиотека на архива, а останалите екземпляри се използуват за съставяне на каталозите.

§ 166. При нови постъпления на документални материали от същия фонд или колекция азбучният указател в зависимост от броя на новопостъпилите материали може да се попълни по следните начини:

1. При малко на брой документи данните за тях се нанасят на съответното им място в списъка. В противен случай за новопостъпилите документи се прави приложение, съставено по същия начин както основния списък. 2. Когато новопостъпилите документи са повече на брой от по-рано-придобитите, съставя се нов азбучен указател.

Забележка. Фишите, съставени за азбучния указател, не се унищожават след преписването им, а се използуват за съставяне на други видове указатели.

Хронологически указател

Хронологическият указател има за задача да отрази датите на документалните материали от даден фонд или колекция.

Съставяне на указателя

§ 167. За съставянето на хронологическия указател се използуват направените вече основни фиши за азбучния указател, като датата се написва горе вляво над редната дума в следния ред: година, месец, (с думи) и ден.

Например обр. 2 — за основен фиш от азбучния указател — използуван за хронологическия указател, ще има следния вид:

Обр. 15

§ 168. При сложна архивна единица на съответното място се изнасят всички дати, ако са до три на брой, или пределните дати, ако са повече от три на брой, но за редна дата се взема само първата от тях. За останалите дати се правят препратки. Препратките се състоят от две части, свързани помежду си с «виж», написаното в съкратена форма. Първата част от препратката съдържа следните данни:

1. Номера на фонда или на колекцията; номера на архивната единица; номерата на листовете в архивната единица. Тези данни се пишат по същия начин, както са дадени в основния фиш, към който става препращането.

2. Редната дата — година, месец (написан с думи), ден — от която се прави препратка.

§ 169. Втората част от препратката съдържа:

1. Датата, към която се препраща, дадена в същия ред както на основния фиш.

2. Брой и вид на документите тъй, както са дадени в основния фиш, към който се препраща.

3. Името на автора или заглавието на документа, дадени в същия ред, както на основния фиш, към който се препраща.

Препратки

§ 170. Препратки се правят в следните случаи:

1. Ако датите на сложната архивна единица са до три на брой, прави се препратка на втората и на третата дата, и то към първата дата — редната дата. Например от следващия по-долу основен фиш

Обр. 16

препратки ще се направят на 28 април [1]863, както следва:

Обр. 17

и на 23 яну[ари] 1869, което ще стане по същия начин както в обр. 17.

2. При пределни дати, свързани с многоточие, се прави препратка само на втората дата, и то към първата дата. Препратки за междинните години не се правят, тъй като тези години не са отразени на заглавния лист на архивната единица. Но пределните дати дават представа за хронологическия обсег на документите, включени в архивната единица. Например от основния фиш

Обр. 18

препратка ще се направи на 12 септември 1878 по следния начин:

Обр. 19

3. При пределни дати, свързани с тире, препратки се правят както за втората дата, така и за всички междинни години, и то към първата дата. Например от основния фиш:

Обр. 20

препратки за 19/31 декември 1889 и за годините 1882, 1883, 1884, 1885, 1886, 1887 и 1888 ще се направят по следния начин:

Обр. 21

Обр. 22

и т. н. за всички междинни години.

Същите правила важат и за случаите, когато документите в архивната единица са от една година, но от различни месеци или дни.

Подреждане на фишите в хронологическия указател

§ 171. Основните фиши и препратките се подреждат по правилата за хронологическо подреждане на документите (вж. § 38). Фишите на документи без година се подреждат след фишите от последната на фонда или колекцията година по правилата за хронологическо подреждане на самите документи без година (вж. § 39). Така подреденият указател се преписва в няколко екземпляра по начина, по който се преписва азбучният указател (вж. § 165). При нови постъпления на документални материали от същия фонд или колекция хронологическият указател се попълва по начините за попълване на азбучния указател (вж. § 166).

Предметно-тематичен указател

§ 172. Предметно-тематичният указател има за задача:

1. Да отрази точно по какви предмети или теми има документални материали в даден фонд или колекция.

2. Да служи за съставяне на обзори на отделни фондове или колекции и на тематични обзори, засягащи документални материали от различни фондове и колекции.

Съставяне на указателя

§ 173. Съставянето на предметно-тематичния указател не е технически процес, макар и да се използува направеното вече описание на архивните единици. При този процес се изискват знания, идеологическа подготовка и научен метод, защото трябва да се установят без една предварително изработена и строго установена схема темите или предметите, застъпени в описанието на архивните единици, които ще се отразят в рубриките на указателя.

Предметно-тематични рубрики

§ 174. Предметно-тематичните рубрики и техните подрубрики са основни звена в предметно-тематичния указател, които обединяват фишите на документални материали по една и съща тема или предмет. Под понятието предмет се разбира не само материален предмет, но и природни явления и процеси, исторически събития, епохи, лица и пр. В много случаи понятието предмет напълно се покрива с понятието въпрос или тема Следователно рубрики могат да бъдат:

1. Наименования на природни явления (земетресения, наводнения и пр.).

2. Наименования на материални предмети, продукти на природни процеси (руди, въглища, житни растения и пр.).

3. Наименования на производствени процеси и материални предмети — продукти на човешкия труд (земеделие, скотовъдство и пр.; мостове, сгради и пр.).

4. Наименования на исторически епохи, събития, режими, проблеми и пр. (Възраждане, Освободителна война 1877–78, Диктатура на Стамболов, Македонски въпрос и пр.).

5. Имена на исторически лица и колективи (Христо Ботев, Димитър Благоев, Български революционен централен комитет и пр.).

6. Имена на селища, манастири, местности, планини, реки, държави, континенти и други географски обекти (Батак, Рилски манастир, Оборище, Рила, Дунав, Русия и пр.).

7. Наименования на области или отрасли от науката, изкуството и техниката и на научни проблеми (медицина, музика, градоустройство, аграрен въпрос и пр.).

8. Наименования на видове художествени произведения (драми, мемоари и пр.) и пр.

§ 175. Предметно-тематичните рубрики трябва да отговарят на следните условия:

1. Да са точни и ясни.

2. Да са политически правилно заострени.

3. Да отразяват най-пълно застъпените в документите предмети и теми.

§ 176. За точността и яснотата на рубриките. За да бъдат рубриките точни и ясни, те трябва да имат правилна и научна формулировка. Формулировката на рубриките, отнасящи се до исторически събития и въпроси, трябва да бъде съобразена с общоприетите и утвърдените в нашата историография наименования. Така например, в много от документалните материали (особено в такива от чужд произход) много често се говори за «Румелийски преврат», за «Пловдивска революция», за «Пловдивски събития», за «Съединение на Северна и Южна България» и пр. Ясно е, че предметно-тематичната рубрика за всички тези документални материали трябва да носи общото наименование «Съединението на Княжество България с Източна Румелия — 1885 година», а чрез различни подрубрики могат да се обособят отделните моменти от това събитие. Същото важи и за формулировката на рубрики, свързани с други области на науката. Например в документалните материали се споменава за болестта туберкулоза под названието «охтика», «кръвохрак» или «чахотка». В този случай рубриката трябва да бъде оформена под научното наименование на болестта — «белодробна туберкулоза».

§ 177. За политическата заостреност на рубриките. Политическата заостреност на рубриките показва ясно политическата линия на предметно-тематичния указател. Следователно предметно-тематичните рубрики трябва да бъдат заострени тъй, щото документалните материали, отразени в тях, не само да дават фактически данни, но и да послужат за правилна идеологическа постановка. Така например, ако в документите се дават сведения за вълнения и недоволства от страна на малоимотни селяни и дребни занаятчии срещу българските чорбаджии или турските феодали, рубриката, която ще отрази съдържанието на тези документи, трябва да бъде озаглавена «Класова борба». Ако документите съдържат сведения за доноси на българските чорбаджии пред турското правителство във връзка с българското революционно движение, рубриката трябва да бъде формулирана «Предателства на чорбаджиите». В много документи пък, произхождащи особено от привържениците на партията на «старите», Априлското въстание се нарича «приключение» или «вълнение», с което се омаловажава неговият масов народен характер. Такива документи ще бъдат отразени също в рубриката «Априлско въстание 1876».

Изискването за правилна политическа заостреност на рубриките налага да се отразят в отделни рубрики и политически важните и актуалните въпроси от нашата история, дори те и да са част от друга, по-широка тема или въпрос. Например документалните материали във връзка с Ботевата чета — епилогът на Априлското въстание — трябва да се отразят и в самостоятелна рубрика «Ботева чета».

Необходимо е също така да се подчертае и отношението на автора на документа към третираната тема, което може да се отрази във фишите на предметно-тематичния каталог.

§ 178. За обсега на рубриките. Предметно-тематичните рубрики трябва да отразяват най-пълно застъпените в документалните материали предмети или теми. Във връзка с това се явява въпросът за широките и тесните рубрики. За предпочитане са тесните рубрики, защото те отразяват конкретно съдържанието на документалните материали. В случаите обаче, когато се предметизират документални материали, чието съдържание не е тясно свързано с исторически въпроси, характерни за документалните материали на БИА, или пък когато има малко материали по сродни въпроси, се прибягва до широките рубрики. Например в писмо на Станислав Доспевски се дават сведения за рисувани от него икони. Рубриката, която ще отрази съдържанието на това писмо, може да се формулира или «Иконопис» (тясна рубрика), или «Изобразителни изкуства» (широка рубрика). Но понеже в БИА няма много документи, свързани с изобразителните изкуства (живопис, иконопис, стенопис и пр.), правилно би било тези документи да се отразят в широката предметна рубрика «Изобразителни изкуства», а не в тесни предметни рубрики: «Живопис», «Иконопис», «Стенопис» и пр., които биха могли да станат подрубрики на широката рубрика «Изобразителни изкуства».

Граматическо оформяване на рубриките

§ 179. Предметно-тематичните рубрики могат да се изразят граматически по следните начини:

1. Само с едно съществително име («данъци», «класи», «занаяти» и пр.).

2. С прилагателно и съществително («Кримска воина», «Католическа пропаганда», «Черковен въпрос», «Старозагорско въстание» и т. н.).

3. С повече думи, които могат да бъдат или две съществителни в едно съчетание (например «данъци и берии»), или цял израз (например «предателства на българските чорбаджии»), но по възможност в най-кратка форма.

§ 180. В стремежа обаче да се дава най-кратка формулировка на рубриката не трябва да се отива до крайност, защото това може да се яви в ущърб на точния и ясен смисъл на формулировката. Така например, ако при предметизирането на документалните материали, свързани с въстанията до нашето освобождение от турско иго, се изтъкнат в отделни рубрики само по-главните, организираните въстания, като Старозагорското и Априлското, а по-ранните — до средата на XIX в. — се отразят в една обща рубрика, тази обща рубрика не трябва да се оформи само под названието «Въстания», което не е точна и ясна формулировка, но трябва да се уточни, че това са «селски стихийни въстания», с който израз се дава точно определена характеристика на въстанията.

§ 181. Наименованията на рубриките се пишат в множествено число. Изключение се прави за термини, които се срещат само в единствено число, като наименования на области от науката, на исторически събития и проблеми и пр. («Класова борба», «Медицина», «Източен въпрос» и пр.).

§ 182. При оформяване на рубриките в предметно-тематичния указател в някои случаи се прибягва до инверсия в наименованието на рубрики, съставени от съществително и прилагателно, с цел да се постигне по-широко обособяване на групи от документални материали по родствени предмети или теми. Например «Панаири, градски», «Панаири, международни», «Панаири, селски» и пр. Тук именно съществителното «панаири» отразява всички документални материали по общия предмет — панаири. Ако обаче в този случай не се направи инверсия в наименованието на рубриката, ударението ще падне поотделно на всяко едно от прилагателните (градски, международни, селски и пр.), които характеризират разновидностите на съществителното «панаири», а оттам и документалните материали по общия предмет «панаири» съобразно с азбучния принцип за подреждане на рубриките ще се отразят на различни места в указателя.

§ 183. Въпросът за инверсията трябва да се третира с голямо внимание, защото всяко увлечение в нея може да се яви в разрез с изискванията на предметно-тематичния указател и да доведе до систематичен указател. Следователно инверсия не трябва да се прилага, когато тя би попречила ударението да падне върху прилагателното, в случаите, когато то е много по-значимо от съществителното, тъй като то дава характеристиката и определя обема на предмета. Например инверсия няма да се направи при формулировката на рубрики като: «Аграрен въпрос», «Източен въпрос», «Македонски въпрос», «Черковен въпрос» и т. н., тъй като в противен случай на едно място в указателя ще се отразят документални материали, които не се намират в тесни родствени връзки. Не се прилага инверсия и във формулировката на известни исторически събития, като «Велика октомврийска социалистическа революция 1917», «Велчова завера 1835» и т. н. Не се допуска инверсия и при географски наименования (например «Северна България», «Черно море» и пр.).

Предметно-тематични подрубрики

§ 184. Както при предметизирането на документалните материали, така и в предметно-тематичния указател освен рубрики се употребяват и подрубрики. Наименованията на подрубриките се прибавят непосредствено след наименованията на рубриките като техни подзаглавия, за да разяснят от каква гледна точка или в какъв разрез са отразени предметът или темата, съдържащи се в документалните материали. Рубриката заедно с подрубриката образува сложна рубрика. Например:

Архитектура. Възрожденски къщи

Архитектура. Черкви

или Албания. Въстания

Албания. Етнография

или Балканска война 1912–1913. Дипломатическа подготовка

Балканска война 1912–1913, Военни действия

Балканска война 1912–1913. Примирие

и т. н.

§ 185. В зависимост от това, под какъв разрез ще се предаде съдържанието на документите, отразени в рубриките, подрубриките биват: тематични, географски, хронологически и формални.

§ 186. Тематичните подрубрики доуточняват обема на предмета или темата, отразени в рубриката, като изясняват свойства, състояния, действия и пр. и дават връзка с други понятия, неотразени във формулировката на рубриката. Например:

Априлско въстание 1876. Подготовка

Априлско въстание 1876. Обявяване и ход.

Априлско въстание 1876. Потушаване и анкети.

или Училища. Програми.

Училища. Сгради.

и т. н.

При документи, които осветляват даден предмет или тема от много страни (например общи доклади, изложения, спомени за дадено събитие и пр.), подрубрики не се правят или се прави само една подрубрика, която трябва да отрази най-важната от разгледаните в документа страни на предмета или темата.

§ 187. Географските подрубрики се употребяват, когато предметът или темата, отразени в рубриката, се намират във връзка с определена страна, местност или друго географско понятие. Когато обаче наименованието на страната се съдържа в наименованието на самата рубрика, географски подрубрики не се правят. Например:

Революционно-освободителни движения. Гърция

но Гръцка завера

Арменско въстание

и т. н.

§ 188. Хронологическите подрубрики се употребяват много често в предметно-тематичния указател, тъй като по-голямата част от документалните материали на БИА са тясно свързани с исторически събития. Хронологическите подрубрики определят хронологическия обсег на предмета или темата, отразени в рубриката, като показват дали разгледаната тема обхваща период от векове, от няколко години, или пък е свързана с определена година. Когато подрубриката отразява документи за даден период от време, този период не се определя произволно, а трябва да съответствува на общоприетата по въпроса периодизация. Например:

Българско възраждане. XVIII в.

Българско възраждане. XIX в.

Източна криза. 1875–1878

и т. н.

Забележка. Когато наименованието на рубриката е историческо събитие, свързано с точно определени години (например Руско-турска война 1828–1829), тези години влизат като съставна част от наименованието на самата рубрика, а не се третират като хронологическа подрубрика.

§ 189. Формалните подрубрики уточняват формата, вида (при художествени и научни произведения) или предназначението на документа. Например:

«Стефан Караджа». Стихотворение

«Филип Тотю». Биография

В случаите, когато една рубрика се раздробява в повече от една подрубрики, които са от различен вид, те се подреждат в следния ред: тематична, географска, хронологическа. Например:

Епидемии. Холера. България. 1865.

Препратки

§ 190. Застъпените в документите предмети и теми се отразяват в предметно-тематичния указател не само в наименованията на рубриките и подрубриките, но и в различните видове препратки, които служат за логическа връзка между отделните рубрики и подрубрики. Препратките позволяват да се формират предметно-тематични комплекси в указателя. В предметно-тематичния указател, както и в азбучния, се употребяват два вида препратки, които външно се оформяват както препратките в азбучния указател: общи препратки и аналитични препратки.

Общи препратки

§ 191. Общи препратки се правят:

1. От неинверсираната формулировка на рубриката към инверсираната и обратно. Например:

СЕЛСКИ панаири

Вж. ПАНАИРИ, селски

2. От невъзприетата в указателя форма за наименованието на дадена тема или предмет към възприетата. Например:

СРЕДНОГОРСКО въстание

Вж. АПРИЛСКО въстание

Аналитични препратки

§ 192. Аналитичните препратки имат за задача да покажат в кои рубрики или подрубрики на указателя са намерили отражение документалните материали по дадена тема или предмет. Затова препращането става с «виж също», написано в съкратена форма. Аналитични препратки се правят:

1. От общото към частното. Например:

АПРИЛСКО въстание

Вж. също ЧЕТА на Таню Стоянов

2. От частното към общото. Например:

ХОЛЕРА

Вж. също ЕПИДЕМИИ

3. Кръстосани. Например:

КРИМСКА война 1853–1856

Вж. също ПАРИЖКИ договор 1856

и ПАРИЖКИ договор 1856

Вж. също КРИМСКА война 1853–1856

Препратките трябва да се прилагат с мярка, за да не довеждат до ненужно набъбване на указателя.

Предметизиране на различни видове документални материали

§ 193. Някои документални материали поради тяхната изключителна важност или поради специфичното профилиране на разглежданата в тях тема или предмет изискват по-особен подход при отразяването им в предметно-тематичния указател. Това се отнася главно за:

§ 194. Документални материали с изключително важно значение. Съдържанието на такива материали трябва да се анализира най-внимателно и всички въпроси, засегнати в него, да се детайлират така, че да се отразят поотделно в рубриките и подрубриките на предметно-тематичния указател. Например: документи, отразяващи дейността на БРЦК и на частните комитети; писма на идеолозите на национално-демократичната революция (Раковски, Каравелов, Левски, Ботев); писма на основоположника на научния социализъм у нас и на БКП — Димитър Благоев, и други документи от този род се отразяват най-пълно в предметно-тематичния указател.

§ 195. Документални материали, които съдържат сведения за лица (автобиографии, биографии, спомени, писма и пр.) или за колективи. Съдържанието на такива материали ще се отрази в рубриките на предметно-тематичния указател чрез имената на лицата или колективите, за които се отнасят документите. Например:

ЛЕВСКИ, Васил Иванов

БОТЕВА чета

Женско ДРУЖЕСТВО «Китка» — Панагюрище. 1871–1893

Когато лицето или колективът, за които се отнасят документалните материали, заемат значително място в нашата история и съдържанието на тези материали е разнообразно, а те са многобройни, това съдържание следва да се детайлира в подрубрики. Например:

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Автобиография

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Участник в Първата легия. 1862

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Знаменосец в четата на П. Хитов. 1867

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Участник във Втората легия. 1867–1868

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Първа обиколка

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Основаване на БРЦК

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Втора обиколка.

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Трета обиколка

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Залавяне, съдебен процес, обесване

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. В спомените на съвременниците си

ЛЕВСКИ, Васил Иванов. Чествувания

и пр.

Когато обаче лицата или колективите, за които се отнасят документите, са по-маловажни, те се отразяват в рубриките на предметно-тематичния указател групово, и то или по тяхната специалност, или по обществената им дейност, или по друг някакъв белег. Например:

ЗАТОЧЕНИЦИ

ОПЪЛЧЕНЦИ

УЧЕНИЦИ

УЧИТЕЛИ

и т. н.

Тези рубрики, ако е необходимо, могат да се детайлират в подрубрики. Например:

УЧИТЕЛИ. Калофер

УЧИТЕЛИ. Пловдив

УЧИТЕЛИ. София

и т. н.

или УЧИТЕЛИ. 1865

УЧИТЕЛИ. 1875

УЧИТЕЛИ. 1876

и т. н.

§ 196. Документални материали, които се отнасят до географски обекти (местности, селища, държави и пр.). Съдържанието на такива материали се отразява различно в предметно-тематичния указател в зависимост от начина, по който се третира географският обект в документа. Например, когато един и същ документ съдържа географски, исторически, икономически, етнографски и други сведения, рубриката, в която ще се отрази този документ, ще носи названието само на географския обект, без да се дават подрубрики. Например Родопа, Сърбия и пр. Но когато в документа за географския обект се съдържат сведения само от една гледна точка, тогава в подрубрика трябва да се отрази от каква гледна точка е разгледан този обект в документа. Например съхраняваният в БИА ръкопис «Бележки върху икономическото състояние на с. Батак преди и след въстанието», които съдържа сведения главно за упражняваните в Батак занаяти и за плащаните от населението данъци през 1875–1876 г., ще се отрази в предметно-тематичния. указател по следния начин:

БАТАК. Данъци. 1875–1876

БАТАК. Занаяти. 1875–1876

В този случай широката рубрика «Данъци», която отразява в предметно-тематичния указател всички документи по предмета «данъци», трябва да се свърже с подрубриката «Данъци» от този пример, което ще стане по следния начин:

ДАНЪЦИ

Вж. също БАТАК. Данъци. 1875–1876

Същото се отнася и за рубриката и подрубриката «Занаяти». Но понеже същият този ръкопис по съдържанието си е тясно свързан с широката рубрика «Априлско въстание 1876», то той трябва да се отрази и в тази рубрика, която ще се свърже с препратки по следния начин:

АПРИЛСКО въстание 1876

Вж. също БАТАК. Данъци. 1875–1876

Вж. също БАТАК. Занаяти. 1875–1876

Техническо оформяване на предметно-тематичния указател

§ 197. Предметно-тематичният указател се оформява предварително във вид на картотека по следния начин: Неизползуваните списъци на азбучния и хронологическия указател (по три екземпляра) се нарязват по начин да се отдели описанието на всяка отделна архивна единица и всяка изрезка се залепва на отделен фиш. Така за всяка архивна единица от даден фонд или колекция се получават шест фиша, от които три с редна дума името на автора или заглавието на документа и три с редна дума годината на документа. Фишите се подреждат по номерата на архивните единици във фонда или колекцията. След това по описанието на всяка архивна единица се определят застъпените в нея предмета и теми, които трябва да се отразят поотделно на един от шестте фиша. Това става, като се написва на гърба на фиша наименованието на съответната рубрика и на подрубриката, ако може да се определи такава. Ако фишите не са достатъчно на брой, за да обхванат застъпените в архивната единица предмети или теми, написват се допълнително необходимото число фиши по правилата за съставянето на основни фиши за азбучния указател (вж. § 158).

§ 198. Наименованията на отделните рубрики и подрубрики се нанасят на цветни разделителни фиши, по-високи в лявата или в дясната си част от обикновените фиши. Наименованията на рубриките се нанасят върху разделители, по-високи в лявата си част, а наименованията на подрубриките — върху разделители, по-високи в дясната си част. Зад всеки разделителен фиш се подреждат в хронологически ред фишите, отразяващи документи, които третират един и същ предмет или тема. Така очертаните предметно-тематични ядра от фиши се подреждат първо по азбучния ред на наименованията на предметно-тематичните рубрики. След това в азбучен ред, в логическа или хронологическа последователност (в зависимост от характера на подрубриките), се подреждат и подрубриките във всяка една от рубриките. Препратките се отразяват на разделителни фиши, различни по цвят от разделителите на рубриките и подрубриките, и се подреждат в началото на всяка рубрика, непосредствено след разделителния й фиш.

§ 199. Така оформеният във вид на картотека указател се преписва в два екземпляра във вид на списък, в който за всеки предмет или тема се дават следните данни:

1. Наименование на рубриката, на подрубриката (ако има такава) и на препратките. Тези данни се нанасят в лявата част на списъка.

2. Срещу наименованието на всяка рубрика, вдясно на списъка, се нанасят номерата на архивните единици, които тя отразява, както и номерата на листовете от всяка архивна единица, които се пишат в скоби.

По този начин предметно-тематичният указател на даден фонд или колекция ще получи следната форма:

Предметно-тематичен указател на фонд ... (отбелязва се номерът на фонда и наименованието му)

Обр. 23

§ 200. При нови постъпления в даден фонд или колекция предметно-тематичният указател на този фонд или колекция се попълва, като срещу наименованията на съответните рубрики се добавят номерата на новите постъпления.

Така съставеният списък на всеки фонд или колекция се подвързва и съхранява в справочната библиотека на архива заедно с азбучния и хронологическия указател на този фонд или колекция. Този указател дава възможност за точно и бързо ориентиране по всички предмети и теми, застъпени в документалните материали на фонда или колекцията.

Предметно-тематичната картотека, въз основа на която е съставен списъкът, се прелива в предметно-тематичния каталог (вж. § 219).

§ 201. Освен азбучния, хронологическия и предметно-тематичния указател за справочен апарат на даден фонд или колекция могат да послужат и: инвентарната книга на фонда или колекцията, класификационната им схема и делото на фонда или на колекцията.

Картотека на разработени рубрики

§ 202. Едновременно със съставянето на предметно-тематичен указател за даден фонд или колекция и за улеснение в предметизирането на документалните материали по-нататък, в други фондове или колекции, се съставя и картотека на разработените в този указател рубрики. Това се прави с цел при съставянето на следващите предметно-тематични указатели да се избегне многократното разработване на една и съща рубрика по един и същ предмет или тема в случаите, когато този предмет или тема е застъпен едновременно в съдържанието на документални материали от различни фондове или колекции. Тази картотека се изработва въз основа на съдържанието на документите, като на отделни фиши се нанасят следните данни:

1. Наименование на предметно-тематичната рубрика. Наименованието на рубриката се уточнява откъм съдържание и формулировка с помощта на научната, предимно историографска литература.

2. Наименования на подрубриките, подредени или в хронологическа, или в азбучна последователност съобразно със съдържанието на документите, отразени в рубриката.

3. Препратки от широката рубрика, разработена на този фиш, към възможните по-тесни рубрики.

4. Препратки от възможните по-тесни рубрики към разработената във фиша широка рубрика.

5. Номер на фондовете или колекциите, в които се намират документалните материали, отразени в рубриката. Номерата се отбелязват на гърба на фиша.

§ 203. Фишите за всяка разработена рубрика се подреждат в азбучния ред на наименованията им и служат с тези предварително разработени, готови рубрики като спомагателна картотека. Разработката на рубриките за тази картотека става по следния образец:

Обр. 24

С течение на времето картотеката на разработените рубрики постепенно ще отрази различните рубрики от предметно-тематичните указатели на всички фондове и колекции и по този начин тя ще послужи и за помощна картотека при оформяването на предметно-тематичния каталог.

Справочен апарат към архива

§ 204. Докато различните видове указатели към фондовете и колекциите разкриват обсега, състава и съдържанието на даден архивен фонд или колекция, справочният апарат към архива разкрива съдържанието на всички документални материали, съхранявани в БИА, безразлично към кой фонд или колекция се числят. Съставът на справочния апарат към архива зависи от xарактера на фондовете и колекциите в самия архив. В БИА, където се съхраняват документални материали предимно с историческо значение, в състава на справочния апарат на архива влизат следните пособия:

Картотека на фондовете и колекциите

§ 205. Картотеката на фондовете и колекциите има за задача: а) да отрази кои и какви фондове и колекции се съхраняват в БИА; б) да даде сведения за състава, състоянието, хронологическия обсег, степента на обработката и количеството на документалните материали от даден фонд или колекция.

Забележка. Книгата на фондовете и Книгата на колекциите служат като допълнително помагало към тази картотека, защото дават броя на фондовете и на колекциите.

§ 206. Картотеката на фондовете и колекциите се съставя по следния начин: За всеки фонд или колекция се прави отделен фиш с размери 10,5/14,5 см. Всеки фиш съдържа:

1. Приетото съкратено наименование на архива.

2. Номера и сигнатурата на фонда или колекцията.

3. Наименованието на фонда или колекцията: пълното име на фондообразувателя и приетото съкратено наименование на фонда или на колекцията и всички промени в името му, ако има такива. Към името на фондообразувателите-лица се добавят и дата на раждането и на смъртта им, съвсем кратка характеристика за дейността им, както и сведения за партийната им принадлежност. При фондообразувател обществена организация се дава датата на основаването й и датата на ликвидирането й, ако е престанала да съществува.

4. Кратки данни за: обем на фонда или колекцията (в архивни единици и листове), състав, пределни дати, състояние на документалните материали.

5. Кратки сведения за степента на обработката на фонда или колекцията и за публикувани документи от фонда или колекцията, ако има такива.

6. Дата на постъпленията на фонда или на колекцията, която се попълва непосредствено след всяко ново постъпление.

§ 207. Фишите за Картотеката на фондовете и колекциите се съставят въз основа на данни, взети от Книгата на фондовете или от Книгата на колекциите, както и от делата на фондовете или на колекциите. Това става непосредствено след зарегистрирането на всеки нов фонд или колекция в Книгата на фондовете или в Книгата на колекциите, за да може тази картотека действително да отразява наличността на съхраняваните в БИА фондове и колекции. Първоначално във фиша се вписват само сведенията от точка 1–3 (не изцяло) и 6 (§ 206), а сведенията от останалите точки се попълват последователно, след завършването на всеки процес от обработката на фонда или колекцията. Фишите се подреждат по правилата за подреждане на фишите в азбучния указател (вж. § 164).

Забележка. За редна дума при колекциите се взема наименованието на колекцията. На всеки фиш се пише и името на колекционера, ако се знае името му, от което се прави препратка за същата Картотека на фондовете и колекциите.

Картотека на единичните постъпления

§ 208. За всяко единично постъпление се съставя отделен фиш с размери 7,5/12,5, който съдържа:

1. Приетото съкратено наименование на архива.

2. Инвентарен номер и сигнатура на архивната единица.

3. Автор или заглавие, ако няма автор.

4. Вид.

5. Дата.

6. Място на написването на документа.

7. Адресат и местонахождението, му.

8. Дата на постъпването на документа.

Фишите се подреждат азбучно по авторска или заглавна редна дума.

Каталози

§ 209. Каталозите имат за задача да отразят документалните материали от целия архив независимо от това, към кой фонд, колекция или единични постъпления принадлежат, и то:

1. По имената на авторите и на адресатите или по заглавията им.

2. По датите им.

3. По предметите или темите, застъпени в тях.

§ 210. В зависимост от това, кой от посочените по-горе елементи отразяват, каталозите биват: азбучен, хронологически, предметно-тематичен. Съставянето на трите вида указатели към всеки фонд или колекция е основен момент в изработването на каталозите на архива, защото всеки един от тях се изгражда постепенно, като в него се преливат направените вече фиши за съответния вид указател на всеки отделен фонд или колекция. За разлика от указателите каталозите трябва да отразят и единичните постъпления, за които се съставят фиши по образеца за съответните видове указатели. Следователно методичните и техническите указания за изработването на указателите залягат изцяло и в изработването на каталозите.

Азбучен каталог

§ 211. Азбучният каталог отразява в азбучна последователност имената на авторите и на адресатите и заглавията на документалните материали от всички фондове, колекции и единични постъпления. В него се събират на едно място фишите, които отразяват документите от един и същ автор или адресат, безразлично в кой фонд или колекция се съхраняват. С помощта на азбучния каталог се получава точна представа както за броя на документите в архива от едно и също лице или колектив, така и за броя на документите до същото това лице или колектив.

Техническо оформяване на азбучния каталог

§ 212. Азбучният каталог се изгражда по следния начин: Взема се по един екземпляр от списъците на азбучния указател на всеки отделен фонд и колекция и се нарязва по начин да се отдели описанието на всяка архивна единица. Всяка изрезка се залепва на отделен фиш. Към получените фиши се прибавят и допълнително съставените фиши за единичните постъпления и всички заедно се подреждат в обща поредица по правилата за подреждане на фишите в азбучния указател (вж. § 164). Фишите от всяка буква на азбуката се отделят с цветни разделителни картони и се подреждат в строго азбучен ред. Във всяка буква с цветни разделителни картони се отделят фишите, които отразяват документите от едно и също лице или колектив-автор (ако има повече документи от това лице или ако то е значителна личност), от фишите, които отразяват документите до същото лице или колектив-адресат. Те се подреждат в следния ред:

§ 213. Общи препратки, ако има такива, които се подреждат в азбучна последователност след разделителния картон, на който е написано името на съответното лице или колектив.

§ 214. Основни фиши и аналитични препратки за името на това лице или колектив — автор или съавтор, и аналитичните препратки за същото лице, подписало се като длъжностно лице или вместо друго лице. Фишите от тази група се подреждат хронологически. Разделителният им картон носи надпис «от него».

§ 215. Аналитични препратки за името на същото това лице или колектив, но адресат независимо от това, дали документът се изпраща до него, или е издаден на негово име. Фишите от тази група също се подреждат хронологически, но разделителният им картон носи надпис «до него».

§ 216. Фишите, които отразяват документи с неразчетен автор, анонимни документи и дефектни документи, се подреждат след фишите от последната буква на азбуката по правила за азбучното подреждане на тези документи (вж. § 110). Всяка една от тези групи се отделя с разделителен картон.

На чекмеджетата, в които се подреждат фишите от азбучния каталог, се поставя етикет, на които се отбелязват поредният номер на всяко чекмедже, началните букви от редната дума на първия фиш и началните букви от редната дума на последния фиш в чекмеджето.

Хронологически каталог

§ 217. Хронологическият каталог има за задача да отрази хронологическия състав и обсег на всички документални материали, съхранявани в архива. В него се събират на едно място фишите, които отразяват всичките документи от една и съща година, месец или ден независимо от това в кой фонд, колекция или единично постъпление се намират. Изграждането на хронологическия каталог също става постепенно, чрез преливане на фишите от хронологическите указатели на отделните фондове и колекции, допълнени с фишите, отразяващи единичните постъпления.

Техническо оформяване на хронологическия каталог

§ 218. Хронологическият каталог се изгражда по същия начин, както и азбучният (вж. § 212), като в случая се използуват списъците на хронологическия указател на всеки фонд и колекция и допълнително съставените фиши за единичните постъпления. Всички фиши и препратки се подреждат в общ хронологически ред по правилата за хронологическото подреждане на документите (вж. § 38). Фишите за всеки век се отделят с цветни разделителни картони, на които се надписва съответният век. По същия начин се постъпва с фишите за отделните години във всеки век и с фишите за отделните месеци и дни във всяка година. Фишите във всяка една от тези групи се подреждат азбучно. Фишите, които отразяват недатирани документи, се подреждат в отделна група след фишите на последната в каталога дата по правилата за подреждане на фишите в хронологическия указател (вж. § 39). Разделителният картон на тази група носи надпис «без дата».

На чекмеджетата на хронологическия каталог се поставя етикет, на който се отбелязват поредният номер на всяко чекмедже, както и крайните дати на фишите в това чекмедже.

Предметно-тематичен каталог

§ 219. Предметно-тематичният каталог има за задача да отрази на едно място всички документални материали от целия архив по даден предмет или тема независимо от това, в кои фондове, колекции и единични постъпления се съхраняват тези материали. Предметно-тематичният каталог за разлика от азбучния и хронологическия се изгражда чрез постепенното преливане на фишите от самите предметно-тематични указатели към отделните фондове и колекции, както и на допълнително съставените фиши за единичните постъпления.

Техническо оформяване на каталога

§ 220. Тъй като за предметно-тематичния каталог се използуват фишите на предметно-тематичните указатели, а не техните списъци, тези фиши се обособяват направо в отделни групи за всеки предмет или тема, което става по правилата за оформяването на предметно-тематичния указател (вж. § 197–198).

На всяко чекмедже от предметно-тематичния каталог се поставя етикет, на който се нанасят поредният номер на чекмеджето и наименованията на предметно-тематичните рубрики, отразени в него.

Справочна библиотека

§ 221. В състава на научно-справочния апарат влиза и справочната подръчна библиотека на архива. Тя има за задача да улесни работата с документалните материали.

Комплектуване

§ 222. При комплектуването на справочната библиотека се изхожда от съдържанието на документалните материали в архива, тъй като тя се набавя във връзка с тяхната обработка и използуване. При подбора на книгите и списанията трябва винаги да се има предвид тяхната политическа и научна стойност. Остарели научни съчинения, особено такива от буржоазни историографи, се набавят само ако съдържат изключително богат фактически материал или пък ако по съответния въпрос няма по-нова литература. Комплектуването става главно по следните показатели:

1. Основни съчинения по диалектически и исторически материализъм.

2. Основните съчинения на класиците на марксизма-ленинизма.

3. Съчиненията на Д. Благоев, Г. Димитров, В. Коларов, както а някои от съчиненията на Г. Кирков, Г. Бакалов и др.

4. История на КПСС и История на БКП.

5. Съчинения върху историята на България, на СССР, на всички съседни на България народи и пр.

6. Монографични изследвания върху важни епохи, периоди, движения и събития от нашата история (например за Възраждането, за Черковния въпрос, за Априлското въстание 1876, за Септемврийското въстание 1923 и т. н.).

7. Биографични изследвания и библиографии за лица, чиито фондове се съхраняват в БИА, както и техните печатни трудове, ако са необходими за обработката на фондовете им.

8. Изследвания върху историята, организацията и значението на различни институти, организации и пр., чиито фондове се съхраняват в БИА, както и техните правилници, устави, издания и т. н., ако са необходими за обработката на съответните фондове.

9. Исторически, географски, етнографски и фолклорни изследвания върху селищата в България.

10. Общи и специални справочници: общи и литературни енциклопедии, биобиблиографски справочници, географски, хронологически и генеалогически справочници, статистически таблици, атласи и алманаси, дипломатически речници и справочници, списъци на имената на селищата в България и в съседните й страни, ретроспективни общи и специални библиографии, текущи и препоръчителни библиографии, особено по исторически въпроси и за известни исторически личности и събития и пр.

11. Речници: а) български — правописни, тълковни, етимологически; б) чужди — по всички езици, от които има документални материали в БИА.

12. Ръководства, инструкции и други методични съчинения във връзка с архивистичната теория и практика, както и списания по архивистика, археография и по някои други помощни науки на историята (палеография, генеалогия, хералдика, дипломатика, за водните знаци и пр.).

13. Основни ръководства по библиотекознание, библиография и езикознание.

14. Сборници или отделни отпечатъци с публикации на документални материали и всички публикации на документи, съхранявани в БИА.

Обработка

§ 223. Книгите и списанията от справочната библиотека се инвентират, описват и каталогизират в азбучен, предметен и топографски каталог по общоприетите библиотечни правила.

Помощни картотеки и други справочни помагала

§ 224. Освен гореизброените пособия от справочния апарат в БИА се изработват и различни видове помощни картотеки като: библиографски указатели на литература върху видни исторически личности и върху селищата в България; картотека на псевдонимите на българските революционни дейци; картотека на правителствата в България и пр.

III. Запазване на документалните материали

§ 225. Всеки оригинален архивен документ е уникален екземпляр и неговото изчезване или повреждане представлява безвъзвратна загуба за науката. Затова грижите по запазването на документалните материали са една от основните задачи по работата с тези материали, още повече че цялостното им и рационалното им използуване зависят не само от тяхната правилна обработка, но и от правилното им съхраняване и добро подреждане.

Консервация на документалните материали

§ 226. Грижите за запазването на документалните материали започват още преди те да бъдат поставени на постоянно запазване в архивохранилището. За целта се вземат следните мерки:

1. Всички новопостъпили документални материали, преди да бъдат внесени в работните помещения и в самото архивохранилище, се обезпрашават с помощта на прахосмукачка или чрез внимателно избърсване със суха кърпа, тъй като прахът е много вреден за документите.

2. Всички болни документални материали (плесенясали, наядени от инсекти и пр.) се отделят от здравите, за да не ги заразят, и веднага се вземат мерки за тяхното лекуване и реставриране.

3. Всички разкъсани и разпадащи се документи, особено по-старите, както и такива с избледнял или подлежащ на изтриване текст също се отделят, за да бъдат реставрирани и фотографирани.

4. Всички новопостъпили документални материали се поставят в специални кутии, за да не се замърсяват, и се подреждат хоризонтално в архивохранилището, за да се запазят от изпокъсване.

5. При обработката на документалните материали всяка архивна единица, а в много случаи, при особено ценните документи, и всеки отделен документ от архивната единица, както вече се каза, се поставят в отделни обвивни листове. Този обвивен лист служи както за описанието на архивната единица, така и за предпазване на документите от измачкване, изцапване, оръфване и накъсване. Затова обвивният лист трябва да е по-голям от самите документи.

Реставриране

§ 227. Реставрирането на документалните материали е много отговорна и сериозна задача, защото лошото реставриране на един документ, с неподходящи материали и лепила, е тъй вредно за него, както и ако бъде оставен да загине. Ето защо към тази задача трябва да се пристъпи с нужните познания и подготовка, т. е. реставрирането да се извършва само от специалисти, и то в специално обзаведена лаборатория(11). Архивистът обаче може да вземе предварително някои временни мерки за запазването на загиващите документи, докато те бъдат напълно реставрирани. Например:

1. Да се оглаждат посредством книговезка преса измачкани и нагърчени документи.

2. Да се изсушават между два попивателни листа с помощта на преса овлажнени, но незаразени от микроорганизми документи.

3. Да се слагат разкъсани и разпадащи се документи, както и някои ценни документи, между два прозрачни листа или между две стъкла, чиито краища да се облепят, за да могат документите да се ползуват, без да се повреждат повече.

4. Да се подлепят на книговезко платно разкъсани печатни документи (позиви, манифести и пр.), като се използува лепилото «Клайстер».

Фотографиране, фотоархив, картотека

§ 228. Фотографирането е един от най-сигурните начини за запазването на документалните материали и затова то трябва да се прилага най-широко в архивните институти. Засега в БИА фотографирането се извършва подборно, а именно:

1. Най-старите по време документи.

2. Най-ценните, като се изхожда от съдържанието или автора им.

3. Най-повредените.

Забележка. Ако някои от тези документи не могат да се фотографират, поради това че са писани с химическо мастило или че хартията им е омазнена и зацапана, или пък текстът им е много избелял, такива документи се преписват, като за ползуване се дават само заверените им преписи.

Определените за фотографиране документи се заснемат във фотолабораторията на библиотеката. За ползуване се дават фотокопията на заснетите документи, а оригиналите им — само в изключителни случаи. Фотокопията на фотографираните документи се подреждат по фондове, колекции и единични постъпления и се съхраняват в специални кутии отделно от оригиналите на документите. Всички фотокопия — негативи и позитиви — се инвентират в специална инвентарна книга за фотокопията по реда на тяхното предаване от фотолабораторията в БИА. Едновременно с това в азбучния каталог на архива на съответните фиши се отбелязва, че документите имат фотокопия. От тези фотокопия постепенно се изгражда фотоархивът на БИА.

Забележка. В БИА могат да се съхраняват и фотокопия на документи от други архивни институти, свързани с архивните материали на БИА.

§ 229. За бързото и лесно използуване на фотокопията се прави специална картотека. Тя се съставя по следния начин: за всеки фонд или колекция се прави отделен фиш 10,5/14,5 см на който се нанасят номерът на фонда или на колекцията, номерата на архивните единици и номерата на листовете на заснетите документи. На отделни фиши се нанасят и номерата на фотографираните единични постъпления. Всички фиши се подреждат в три поредици:

1. Фишите, отразяващи фондовете, подредени последователно по номерата на фондовете.

2. Фишите, отразяващи колекциите, подредени по същия начин.

3. Фишите, отразяващи единичните постъпления, подредени по инвентарните им номера.

Архивохранилище

§ 230. Изложение, осветление, отопление. Архивохранилището трябва да бъде разположено в северно, северозападно или североизточно помещение и да бъде съвсем близо до работните стаи и читалнята, като същевременно се осигурят всички условия за пълната му охрана.

Архивохранилището трябва да има естествено осветление, но достъпът на пряката слънчева светлина в него трябва да е ограничен, особено през лятото. Това се постига, като на прозорците се слагат или капаци, или пердета, или хартия, или пък като се матират самите стъкла, особено тези на източните прозорци, ако има такива. Допуска се и изкуствено осветление, но само електрическо. Електрическата мрежа трябва да е снабдена с необходимата изолация. За да се осигури добра видимост върху всички, лавици, електрическата светлина трябва да бъде достатъчно силна, но за да не вреди на документалните материали, тя трябва да бъде матова. В архивохранилището не бива да се допуска излишно осветление, затова трябва да се палят само необходимите за целта лампи.

Отоплението трябва да бъде централно — водно или парно, — снабдено с добра изолация.

В архивохранилището, както и в работните помещения, трябва да се вземат предпазни мерки против пожар, като се поставят пожарни кранове, пожарогасители и пр.

§ 231. Обзавеждане на архивохранилището. Архивохранилището трябва да бъде обзаведено със стелажи (система от открити лавици). Закритите шкафове не са за препоръчване, понеже заемат много място, забавят обслужването и възпрепятствуват всекидневното проветряване на материалите. Препоръчително е само най-ценните документи да се пазят отделно, в специални закрити огнеупорни шкафове. Стелажите и лавиците трябва да бъдат металически. Стелажите биват или едностранни — разположени покрай стените на помещението, или двустранни — разположени по средата на помещението в паралелни редове, помежду им с пътеки до 90 см ширина. Стелажите се поставят така, че светлината от прозорците и от електрическите лампи да осветлява и най-долните лавици. Височината на стелажите не трябва да бъде повече oт 2,20 м, като първата лавица бъде издигната от пода поне на 5 см. Разстоянието между отделните лавици се определя от броя на кутиите, които се редят на една лавица. Документи с форма и размери, различни от обикновените, се съхраняват отделно, като за тях се правят и специални стелажи. Така например, дипломи, грамоти и свидетелства, които се навиват на руло и се пазят в специални кръгли кутии, се подреждат на стелажи с отделни малки клетки. Чертежи, планове, рисунки и други документи от този род се подреждат на стелажи с по-големи размери.

§ 232. Подреждане на документалните материали в архивохранилището. Поставените в кутии документални материали се подреждат хоризонтално върху лавиците в три отделни поредици:

1. Поредица на фондовете, подредена по номерата им, като се започва от фонд № 1. Документите от един и същ фонд се подреждат на едно място в архивохранилището независимо от това, на колко пъти са придобити.

2. Поредица на колекциите, подредена по номерата им в същия ред и начин както при фондовете.

3. Поредица на единичните постъпления, подредена по номерата на постъплението им.

За всяка поредица трябва да се предвиди място за евентуален растеж. Затова кутиите трябва да се оставят доста празни, както и да се предвидят свободни лавици към всяка поредица. При допълнителни, но многобройни постъпления към един и същ фонд или колекция може да се разместят кутиите на цялата поредица, ако това се наложи. Стелажите и лавиците за всяка поредица се обозначават с отделни надписи и се номерират поотделно, стелажите — с римски цифри, а лавиците — с арабски. На отделни стелажи със съответния надпис се подреждат фотокопията.

Забележка. Ако архивохранилището се състои от отделни помещения, най-напред се номерират с букви отделните помещения, а след това се номерират поотделно стелажите и лавиците във всяко помещение.

Номерират се и кутиите, в които се съхраняват документалните материали от даден фонд или колекция, и то с отделна номерация за всеки фонд или колекция. Върху кутиите се поставят етикети, на които се нанасят следните данни: номерът на фонда, колекцията или единичните постъпления; приетото съкратено наименование на фонда или на колекцията; номерата на архивните единици, съхранявани в кутията. Кутиите се подреждат в следния ред: отляво надясно и от долу на горе, т. е. кутиите на фонд № 1 се подреждат на първия стелаж отляво надясно и на първата лавица от долу на горе и т. н. Същият принцип се спазва и при номерирането на стелажите и на лавиците.

§ 233. Топографски списъци. Топографските списъци имат за задача:

1. Да посочат мястото на документалните материали в архивохранилището, което улеснява обслужването.

2. Да подпомагат проверката на документалните материали, тъй като отразяват точно фондовете, колекциите и единичните постъпления, които се съхраняват на даден стелаж.

Топографските списъци са особено необходими, когато документалните материали от даден фонд или колекция са разположени на различни места в архивохранилището, поради това че някои от тях са с особени размери или пък са много ценни.

Съставяне на топографическите списъци

§ 234. За всеки стелаж от архивохранилището се прави отделен топографски списък, който се поставя на съответния стелаж. Топографският списък съдържа следните данни:

1. Номера на стелажа.

2. Номерата на лавиците.

3. Номера или номерата на фондовете, колекциите или единичните постъпления, намиращи се на дадена лавица.

4. Номерата на кутиите, в които се съхраняват фондовете, колекциите или единичните постъпления.

5. Номерата на архивните единици.

6. Забележка (отбелязват се номерата на архивните единици, които се съхраняват на друго място в архивохранилището, ако има такива).

Хигиена в архивохранилището

§ 235. Температура и относителна влажност. В архивохранилището трябва да се поддържа постоянна температура и постоянна относителна влажност на въздуха при следните показатели:

Т = 16 18°С с отклонение ± 2

О = 50 60% с отклонение ± 5%

За да могат да се следят климатическите условия, при които се съхраняват документалните материали, и за да могат да се вземат своевременно мерки, ако се явят отклонения от горните показатели, необходимо е да се провеждат ежедневни наблюдения за температурата и относителната влажност на въздуха в архивохранилището. За тази цел на централно място в архивохранилището се организира метеорологически пункт или пък няколко пункта съобразно с броя на помещенията на архивохранилището. Наблюденията и измерванията се извършват с психрометъра на Август, който се поставя в метеорологическия пункт на височина на човешки ръст. Измерванията се правят ежедневно, обикновено сутрин между 9–11 часа. Резултатите от тези измервания за всеки месец се нанасят на специален анкетен лист, поставен до самия психрометър. В анкетния лист се вписват следните данни:

1. Дата на измерването.

2. Час на измерването.

3. Градусите, показани на сухия термометър.

4. Градусите, показани на влажния термометър.

5. Относителна влажност на въздуха(12).

6. Подпис на лицето, което е направило и отчело измерванията.

§ 236. Архивохранилището трябва да се проветрява ежедневно, и то или като се отварят прозорците (естествена вентилация), или посредством вентилатори (изкуствена, механическа вентилация). Прозорците не трябва да се държат отворени продължително, когато времето е много влажно, много сухо или ветровито, тъй като може да нахлуе прах или влага в архивохранилището. Ако при отварянето на прозорците нахлуе много сух или много влажен въздух, който може да наруши нормалните показатели за Т и О, измервания се правят няколко пъти през деня и прозорците се затварят своевременно. Ако архивохранилището се проветрява изкуствено, вентилаторите трябва да бъдат така устроени, че да осигуряват редовно приток от чист, обезпрашен, с необходимата влажност и температура въздух.

§ 237. Почистване на архивохранилището. Архивохранилището се почиства редовно или с прахосмукачки, или като се избърсва с леко навлажнен парцал, но без да се мете. Лавиците и кутиите трябва да се почистват ежедневно с прахосмукачка или със суха кърпа. По този начин се почистват и самите документални материали.

Проверка на документалните материали

§ 238. За пълното опазване и правилното съхраняване на документалните материали, както и за своевременното откриване на липсващи или застрашени от заболяване и разпадане документални материали, се правят периодически проверки на отделни фондове или колекции или на цялото архивно имущество. Проверки на отделни фондове или колекции трябва да се правят веднага, ако има налице подозрения за кражба на документи, за заболяване на документи или други наложителни причини. Пълна проверка на целия архив трябва да се прави веднъж на пет години. Пълна проверка се прави и преди да е изтекъл определеният срок, но в следните случаи:

а. След пожар, наводнение или други стихийни бедствия, ако са засегнали документалните материали.

б. При подозрения или данни за загубени или откраднати документални материали.

в. При масово заболяване на документални материали, за да се открият болните документи и да се вземат мерки за тяхното лекуване.

г. При смяна на ръководителя на БИА, при което предаването и приемането на архива трябва да стане въз основа на ревизионен акт.

§ 239. Проверката на документалните материали се извършва в самото архивохранилище въз основа на топографските списъци и на инвентарните книги на обработените вече документи и по Книгата на постъпленията за необработените документи. В съответната регистрационна книга срещу номера на всяка проверена архивна единица или срещу всяко постъпление се отбелязва със знак, че е налице. За резултатите от проверката се съставя ревизионен акт, който се състои от две части. В първата част се отбелязват:

1. Номерата на липсващите архивни единици, ако има такива.

2. Номерът на фонда, колекцията или единичните постъпления, към които се числят те.

3. Кратка характеристика на липсващите документи.

4. Резултатите от разследвания, ако са правени такива, за да се установят причините за изчезването на тези материали.

§ 240. Във втората част на ревизионния акт се отбелязват номерата на заболелите архивни единици, които се нуждаят от реставриране. Ревизионният акт се съставя в два екземпляра, единият от които се предава в архивата на библиотеката, а другият се съхранява в служебния архив на БИА. Въз основа на този акт в регистрационните книги — в графата «Забележка» — се написва «липсва» срещу номера на всяка загубена архивна единица или документ, както и номерът и датата на ревизионния акт, с който е установена липсата. Същото се отбелязва и в Книгата на фондовете или в Книгата на колекциите — в листа на съответния фонд или колекция. На мястото на липсващите документи от фондовете или колекциите се оставя бележка със същите данни, както и в инвентарната книга. Въз основа на същия този акт се отделят болните или застрашените от заболяване или унищожаване документи, за да се вземат мерки за тяхното лекуване и реставриране.

IV. Използуване на документалните материали

§ 241. Комплектуването, обработката и запазването на документалните материали са предпоставка за тяхното използуване в научноизследователската работа на научните работници. Ето защо главната задача на БИА е да организира и да провежда по най-целесъобразен начин използуването на тези материали. Това се постига по три начина:

1. Чрез използуване на документалните материали в читалнята на отдела.

2. Чрез публикация на документални материали и на обзори.

3. Чрез културно-масова работа.

Читалня

§ 242. Документалните материали, съхранявани в БИА, могат да бъдат използувани само в читалнята на отдела, в която имат достъп всички научни работници (академици, професори, сътрудници на научни институти и пр.), политико-обществени и културни дейци (писатели, общественици, журналисти и пр.) и студенти, на които е възложена някаква научна тема. Научни работници (чужденци) могат да използуват фондовете на БИА с разрешение на директора на библиотеката. За да могат да работят в читалнята на БИА, читателите получават карта за правоползуване от регистрационната служба на библиотеката. При публикация на научните си трудове читателите са длъжни да отбележат в тях кои от съхраняваните в БИА документални материали са използували в тяхната научноизследователска работа, както и да депозират за справочната библиотека на БИА научния си труд, за който са използували тези материали. Цялостен препис или фотокопия на документални материали могат да се правят само с разрешение на директора на библиотеката или на неговия заместник. Използуването на документалните материали от фондовете и колекциите, които поради своя характер не могат да се дават за широко ползуване, става само със специално разрешение от директора на библиотеката или на неговия заместник. Документалните материали от фондове и колекции, за които при постъпването им в библиотеката е било поискано от техните собственици да се дават за използуване след изтичане на известен определен срок, стават използуваеми само след изминаването на този срок.

Забележка. Всички подробности за реда в читалищата и за начина на използуването на документалните материали на БИА се уреждат с Правилника за вътрешния ред на отдела.

Публикация на документалните материали

§ 243. За да бъдат предпазени от постоянно прелистване и окончателно разрушаване, както и да се направят лесно достъпни за използуване за научни и научно-популяризаторски цели, се правят редица публикации на документални материали от сътрудниците на БИА (самостоятелно или в сътрудничество с научни работници от сродни институти) или от отделни научни работници и институти. Публикациите, които се издават от сътрудниците на БИА, могат да бъдат:

1. Сборници от документи за историческо събитие, за личност, тема или епоха.

2. Сборници от документи, отразяващи един архивен фонд.

3. Научни съобщения, статии, студии и пр. за новооткрити и ценни единични документи.

4. Тематични обзори.

5. Обзори на важни архивни фондове.

6. Пътеводител на целия архив.

Публикуването на документални материали става по правилата на съветската археография, за което има и специални ръководства.

Културно-масова работа

§ 244. Документалните материали не трябва да бъдат достояние само на научните работници, но до тях трябва да имат достъп и широките маси. Това се постига чрез културно-масова работа. Формите на културно-масовата работа са: а) изложби; б) кинопрегледи и документални или учебни филми, за които са използувани ценни документални материали; в) информации и репортажи по радиото и пресата върху документални материали; г) «екскурзии» до самите документални материали, т. е. посещения на групи от учащи се, работници и пр. в БИА.

§ 245. Изложби. Изложби се устройват по случай годишнини от големи исторически събития или при чествувания на видни исторически личности. Документални материали, чието съдържание е тясно свързано с такива исторически събития или отразява живота и дейността на чествуваната историческа личност, могат да послужат за основа на изложбата. За случая трябва да се подберат най-типичните и най-характерните документи, които ще дадат правилна политическа и идеологическа линия на изложбата и ще подействуват непосредствено на масовия зрител. За тази цел съдържанието на документите трябва да бъде направено ясно и достъпно. Това се постига, като се подчертаят или се препишат, ако са нечетливи, най-важните пасажи; като се направи кратко описание към документите; като се приложат преводи към документите на чужд език и пр. Така подготвен, документалният материал се подрежда в хронологически ред или по тема и се монтира на табла или се поставя под витрини, като се допълва с различни експонати: фотоснимки, карти, репродукции на картини, книги, изказвания на видни личности по застъпените в изложбата въпроси, и други материали, чието съдържание е свързано с темата на изложбата. В изложбата не трябва да се излагат оригиналните документи, които могат да бъдат повредени, а само техните фотокопия, които имат и това преимущество, че се поддават на монтажи и всевъзможни комбинации.

Фотокопия на документални материали, отразяващи историческа събития и личности, могат да бъдат използувани за постоянни изложби в къщи музеи, читалища и др.

§ 246. Документални материали, които отразяват важни исторически епохи, събития или личности, могат с още по-голям успех да бъдат използувани при изработката на кинопрегледи, на документални или учебни филми. Тъй като сценариото и изработката на тези филми се извършва от специално обзаведено за целта държавно киностудио, то задачата на архивиста се свежда до следното: да окаже пълно съдействие на кинорежисьора, като го насочи към необходимите документални материали, съхранявани в отдела, и да му помогне в уточняване на някои подробности по сценариото.

§ 247. При исторически тържества и годишнини с документалните материали, които отразяват чествуваните събития или личности, може да се направи голяма агитация чрез информации и репортажи по радиото и пресата, в които се дават сведения за броя и характера на документалните материали и други подробности във връзка с тях. Необходимо е публикуваните в пресата репортажи да бъдат придружени от фотокопия на най-интересните и най-редките документи.

§ 248. Друга форма на културно-масова дейност с документални материали са «екскурзиите» за учащи се, курсисти и други посетители от столицата и провинцията до самите архивни документи. В този случай групите, които посещават БИА, се запознават отблизо с характера на документалните материали, съхранявани в отдела, като им се показват фотокопия на документи главно от нашето борческо минало, отнасящи се до националноосвободителното движение и свързани с живота, и дейността на нашите видни революционери-идеолози — Раковски, Каравелов, Левски, Ботев, както и други революционни дейци. Запознаването с документалните материали трябва да бъде придружено от съответните обяснения. По този начин «екскурзиите» дават широка възможност за патриотическото възпитание на нашата младеж.

Бележки

1. Вж. Правилник за Народната библиотека. София, 1926, стр. 65–73.

2. След като бяхме предали ръкописа си за печат получихме от отдел «Ръкописи» при Държавна библиотека «В. И. Ленин» — Москва «Инструкция по обработке архивных фондов — XVIII–XX вв.». Сост. Е. Н. Коншина. Москва, 1954, 63 с. (Машинопис). За съжаление не можахме да използуваме ценния материал от тази инструкция за настоящите «Правила».

3. Тъй като обемът на инструкцията надхвърли запланираните коли, наложи се да се съкратят материалите по следните въпроси: а) Архивистична терминология; б) Таблица на употребяваните при обработка на документите съкращения; в) Образците за: Описание на проста архивна единица, Описание на сложна архивна единица, Картотека на фондовете и колекциите, Топографски списък и др. Терминологията, разработена по-подробно и по-пълно, може да бъде включена като самостоятелна работа в следващите Известия на библиотеката.

4. Експертизата в горния случай се различава от експертизата, въведена в Държавните архиви на СССР и в ДАУ у нас, основната задача на която е да реши кои документални материали трябва да бъдат запазени и кои да бъдат предадени за унищожение. Вж. К. Г. Митяев. Теория и практика архивного дела. Москва, 1946, гл. VII и VIII.

При експертизата в БИА не става въпрос за унищожаване на документални материали.

5. В България новият стил е въведен на 14. IV. 1916 г.

6. Във връзка с този въпрос може да се използува следната литература: В. Н. Златарски. Хронологически ред на по-главните събития от старата българска история. София, 1924, 52 с.; Янко Тодоров. Таблици за определяне и проверяване на дати от българската и византийската история. В: Год. на Соф. унив., Истор. филолог. фак. София, 1943, с. 1–40, както и цитираната там литература; Ив. Дуйчев. Лекции по архивистика. София, 1950, с. 48–50.

7. Вж. Синхронические таблицы для перевода исторических дат по Хиджре на европейское леточисление. Ленинград, 1940.

8. Символът «/» в израза 15/I има значение на дробна черта.

9. Символът «/» в израза VII – 20/VIII – 1 има значение на дробна черта.

10. Символът «/» в израза 9/7/19 има значение на дробна черта.

11. Засега в България няма уредена такава лаборатория.

12. Изчисленията за относителната влажност на въздуха се правят по специалните психометрични таблици. Вж. цит. в предговора статия на П. Ремизова.