Българските архиви и научната комуникация в информационното общество

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Андриана Нейкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Във връзка с разглежданата тема е необходимо да се поясни, че още от края на XVIII в., когато т. нар. «сборни исторически архиви» придобиват официално статут на специализирани публични държавни институции, и досега, тези учреждения са важни центрове за научна комуникация, включително и историческа. Посочената комуникация се реализира на практика чрез основната дейност на архивните учреждения, свързана с използването на обществения архивен ресурс, като съществен компонент от историческата памет.

Самите архиви, както и съответните документи в качеството им на средство за управление, информационен носител и обект на архивиране, имат своето специфично развитие във времето и общественото пространство. Факторите, които оказват влияние върху процеса на институционализиране и развитие на архивите, са промените в принципите на управление и типа държавно устройство на дадено общество, а също и постиженията на научно-техническия прогрес. Този процес, който започва на практика с появата на първите целенасочено създавани сбирки от различни административни актове към отделните канцеларии още в древността, продължава и в условията на съвременното информационно общество. Както е известно, навлизането на информационните технологии в социалното управление и административните дейности има за резултат създаването и масовото разпространение на документи, респ. и на архиви, в електронна форма.

Електронният документ се създава, предава, обработва и съхранява с помощта на компютри. Управлението на електронните документи е свързано с определена политика, правила и методи. Ето защо жизненият цикъл на този вид документи трябва да се осигурява с оглед на различни аспекти, а именно — юридически, политически, организационни и технологични. Специфични са и методите, чрез които се реализира достъпа до електронните документи. В случая не бива да се подценява възможността за бързо и лесно създаване на неограничен брой копия на съответния материален носител под формата на магнитна лента, дискета или компактни дискове. По този начин могат да се възпроизвеждат при необходимост или нерегламентирано както цели документи, включително и архивни, така и части от тях. От друга страна, предаването на информация чрез средствата за телекомуникация, особено появата на световната мрежа Интернет, също улеснява не само научната комуникация, но осигурява възможности за създаване и разпространение на дигитализирани документи, архивни справочници и документални публикации. Въпреки доминиращото влияние на посочените технологични фактори обаче, приносът на архивните учреждения в сферата на научната комуникация зависи от осигуряване на пряк достъп на потребителите на ретроспективна документна информация, респ. различните категории читатели в архивите, до интересуващите ги документи. Използването на архивни документи се улеснява в значителна степен от наличието на автоматизирани информационно-търсещи системи в архивните учреждения или чрез предварително публикуване на документи върху магнитни носители. Доколкото тези въпроси почти не са разработени в специализираната ни литература, в по-нататъшното си изложение ще направим опит да ги изясним с оглед конкретните задачи и възможности на българските архиви относно научната комуникация в условията на съвременното информационно общество.

* * *

I. Електронните документи като средство за управление, исторически извори и обект на архивиране

Както е добре известно, все по-голяма част от съвременната административна документация се създава, разпространява и архивира на учрежденско равнище в електронна форма. Посочената тенденция е особено изразена в някои отрасли и социални дейности — банково и застрахователно дело, финансово-счетоводна дейност, здравно и пенсионно осигуряване, административно обслужване на гражданите и др. В резултат относителният дял на електронните документи видимо се увеличава за сметка на традиционните текстови документи върху хартия. За да се осигури запазването на създаваните в държавната администрация електронни документи и архиви, през 2001 г.(1) се направи допълнение към архивния закон, визиращо задължителен 20–годишен срок за учрежденско съхранение на документи, въведени на технически, включително магнитни носители. Следователно, българските исторически архиви все още не са започнали да комплектуват на практика електронни документи в качеството им на исторически извори, въпреки тяхното сравнително масово разпространение и оперативно използване в съвременното управление. Понастоящем използването на електронните документи и архиви на учрежденско равнище се регламентира от Закона за електронния документ и електронния подпис(2), Закона за достъп до обществената информация(3), Закона за защита на класифицираната информация(4), Закона за защита на личните данни(5), Наредбата за задължителните общи условия за сигурност на автоматизираните информационни системи или мрежи, в които се създава, обработва, съхранява и пренася класифицирана информация(6).

За съжаление, архивните учреждения — Централният държавен архив и местните архиви, засега значително изостават в технологично отношение от равнището и темповете на развитие на държавната администрация в разглежданата област. Съществува и един друг парадокс. Все още се налага дублиране на повечето от електронните документи с текстови документи върху хартиен носител — не само в сферата на оперативното им използване, но и при тяхното архивиране. Основната причина за посоченото паралелно документиране са съществуващите колебания относно надеждността на електронните документи като информационен източник и средство за управление. Трябва да се отбележи, че в законодателен аспект проблемите с юридическата сила на електронния документ се решават с признаването валидността на електронния подпис, който е основен негов реквизит. Остават съмненията обаче за технологично възможните последващи корекции на съдържанието, доколкото електронният подпис удостоверява авторството и акта на съставяне на дадения документ, но не и състоянието на съответния текст във времето на изпращане, съгласуване и действие. Разбира се, това не е основание за неприемането изобщо на електронните документи като официални актове. Макар и по-трудно, практически възможно е да се фалшифицират и текстови документи от вида на протоколи, договори, пълномощия, завещания, дипломи, чекове, фактури и други, чиито стандартизирани формуляри и задължителни реквизити са гаранция и доказателство за тяхната оригиналност. Именно проблемът с установяване авторството и юридическата сила на някои електронни документи дават основание да се прогнозира, че и в бъдеще ще продължи паралелното използване на традиционните текстови документи върху хартия, въпреки наличието на същите документи и в електронна форма. Самите електронни документи, които представляват интерес за Държавния архивен фонд (ДАФ), несъмнено ще се комплектуват от държавните архиви, но това задължение все още се разглежда като бъдеща задача. Междувременно архивите трябва да извършат необходимата организационно-методическа и технологична подготовка, за да могат да осигурят съхранението и използването на съвременните електронни документи и бази данни, създавани масово и от различни фондообразуватели.

* * *

II. Достъпът до архивните документи и научната комуникация

Както отбелязахме, конкретният принос на архивите в научната комуникация се реализира предимно чрез използването на наличните архивни документи като исторически извори. Въз основа на тях се създават производни материали от вида на научни трудове, документални издания, справочници, изложби и др. Ефективното използване на обществения архивен ресурс зависи на практика от регламентирането на «достъпа до архивните документи». Според «Речника за българската архивна терминология», този термин се определя като: «предвидени с нормативни актове ред и условия за използване на документите в архива»(7). Специално правото на достъп до архивните документи, намиращи се в българските архивни учреждения, официално е потвърдено в чл.18 (1) на Закона за ДАФ, който гласи: «Документите на Държавния архивен фонд могат да се използват от всички учреждения, организации и граждани на Република България за нужди на социалното управление, за научни изследвания, за патриотично и нравствено възпитание, за културно просветни и практически цели, за уреждане на трудови и имуществени отношения на гражданите и за други нужди»(8). Изключенията се отнасят само за някои категории документи, които са свързани с необходимостта от защита на държавните интереси и правата на българските граждани. Редът за ползване на тези документи се уточнява в допълнително издадени наредби на отделните архиви — Централния държавен архив, Архива на Министерството на външните работи, Архива на Министерството на вътрешните работи и др.

В съвременното европейско архивно законодателство формулирането на принципите, регламентиращи достъпа до публичните исторически архиви, също е от компетентността на законодателната власт. Ето защо, конкретните разпоредби в отделните държави се ситуират в рамките на архивния закон и съпътстващите го нормативни документи. Освен това, посочените принципи се съгласуват и с националното законодателство в други сродни области, включително и със закона за достъп до информацията на публичните власти, както и със закона за защита на личните данни с оглед електронната обработка на персоналната информация. В началото на XXI в. е налице ясно изразен стремеж да се постигне единно управление на достъпа до архивните документи въз основа на общоприети принципи в пространството на европейската общност. Новите принципи са формулирани в известната Рекомендация NR (2000) 13 на Европейския съюз от 13. 07. 2000 г.(9), за единна европейска политика на достъпа до публичните архиви, в това число и предоставянето на персонални данни на трети лица от публичните органи. Предвижда се тази политика да се основава на общи принципи, съответстващи на демократичните ценности. По този повод архивите се определят като съществена и незаменима част от културното наследство. Още в самото начало на Рекомендацията се припомня, че именно архивите осигуряват дълговечност на паметта на човечеството. Отбелязва се и нарастващият интерес на обществото към историята, преобразуването на институциите в новите демокрации и технологичните промени в създаването на съвременните документи. Изрично се подчертава, че никоя държава не е напълно демократична, докато всеки неин жител не се ползва от възможността да познава по обективен начин елементите на националната си история. Същевременно проблемите, свързани с достъпа до архивите на национално и международно равнище, се определят като комплексни. Тази особеност е следствие от разнообразните законови и конституционни рамки, противоречивите изисквания за прозрачност и тайна, за закрила на личния живот и достъп до историческата информация, различно възприемани от общественото мнение във всяка отделна страна. Особено важно е изискването, че критериите за достъп до публичните архиви, респ. до съответните архивни документи, които задължително се дефинират в архивните закони на отделните европейски държави, трябва да се прилагат от всички архивни учреждения, функциониращи на дадена територия. Пояснява се също, че достъпът до публичните архиви е право. Политическата система, която уважава демократичните ценности, трябва да признава това право на всички потребители на архивна информация, независимо от тяхната национална принадлежност, статут или дейност. Достъпът до архивите и справочния апарат е част от функционалните задължения на архивните служби, за което не трябва да се заплащат такси от потребителите.

От посочените принципни положения следва, че архивното законодателство би трябвало да предвижда свободен достъп до публичните архиви. В случай, че се налага т. нар. «закрит достъп» за някои категории документи, необходимо е да се обозначи неговият срок. След изтичането на посочения срок съответните документи стават «открити», т. е. разсекретяват се за ползване от заинтересуваните читатели. Освен това, всички изключения, свързани със съкращаването или удължаването на определения закрит достъп, трябва да се основава на съответния архивен закон. Самото «разсекретяване» или «засекретяване» на дадени архивни документи е от компетентността на институцията, създала тези документи, или надведомствената й институция, освен ако националното законодателство изрично не възложи тази компетентност на определен държавен архив.

Подчертава се, че другите нормативни актове, свързани с приложението на архивните закони на отделните европейски държави, трябва да предвиждат и възможността за специално разрешаване на достъп до документи, които са засекретени. Това разрешение обаче по принцип се дава на всички потребители при еднакви условия.

Изрично се отбелязва, че всеки отказ на достъп или на специално разрешение на достъп до документи, които са временно засекретени, задължително трябва да бъде писмено обоснован. При това отделният потребител, подал заявка за специално разрешение и получил отказ, би трябвало да има правна възможност да подаде жалба срещу отрицателния отговор, в краен случай и до съда.

Новата философия, залегнала в разгледания документ с програмно значение за развитието на съвременните европейски архиви, предполага синхронизиране на националното ни законодателство с посочените принципи. В противен случай ще се задълбочи очевидното изоставане на българските архиви от наложилата се вече тенденция за провеждане на единна политика относно управлението на достъпа до публичните архиви в Европейския съюз.

Друг фактор, осигуряващ ефективно използване на обществения архивен ресурс, е наличието на съвременна Автоматизирана информационна система на българските архиви (АИСА). Все още обаче, въпреки продължилата няколко десетилетия «одисея» по нейното изграждане, читателите ползват съответните архивни справочници в т. нар. «традиционна форма» или «традиционен режим на действие». За съжаление, и този проблем остава като една от приоритетните задачи на националната архивна система.

* * *

III. Документални издания в електронна форма

Стратегическо направление в дейността на архивните учреждения, свързано с използването на архивните документи, е тяхното системно публикуване в различни документални издания — печатни, фототипни, микрофилмови, микрофишови и електронни. Трябва се отбележи, че досегашната практика на българските архиви в тази област е свързана с реализирането на типографски документални публикации — в научната периодика, в самостоятелни поредици; «Дневници и спомени» през 80–те години на XX в. и «Архивите говорят» от 1998 г. и досега, както и отделни сборници или съвместни издания с БАН, НБКМ и др.

Документалните издания, реализирани с помощта на съвременните информационни технологии и разпространявани чрез Интернет или мултимедии, имат редица предимства в сравнение с класическите типографски публикации. От технологична гледна точка тези издания се отличават с лесна и бърза подготовка, удобна текстообработка, включително и автоматизирана правописна корекция, наличие на програми за статистическа обработка на данни под формата на таблици и графики, а също и качествено възпроизвеждане на съответния илюстративен материал. Техните комуникационни предимства осигуряват максимална достъпност, за разлика от сравнително ограничения читателски кръг на специализираните печатни документални издания. Освен това в библиографско отношение посочените издания позволяват не само създаването и поддържането на бази данни, но при необходимост откриване на даден документ, както и възможност за отчитане статистика на посещенията в сайта като показател за ефективността на използването.

При документалните издания обаче определено съществува опасност от манипулация при издирването и подбора на документите, които се публикуват. По този начин е възможно тенденциозно да се пренебрегнат едни документи, а да се акцентира върху други с цел предварителна «филтрация на историческите факти». Ето защо още през XIX в. повечето европейски държави започват системно издирване, критично проучване и публикуване на изворите за националната си история в многотомни корпуси(10). През XX в. отделните държави вече разработват и изпълняват национални програми във връзка с осигуряването на т. нар. «печатна изворова база» за изследванията по история(11). Въпреки проектите и усилията на няколко генерации български историци през периода след Освобождението и досега, у нас липсват подобни корпуси, с изключение на серията «Извори за българската история», издание на Института по история при БАН(12). Останалите научни институти, включително и архивите, се опитват да реализират документални сборници или поредици, свързани с техните собствени потребности и конкретни задачи. Понастоящем организационните и теоретико-методическите проблеми в тази област се задълбочават. Няма никакви ограничения всеки, който разполага с необходимите финансови средства, воден от своя научен или друг частен интерес, да публикува всички архивни документи, които субективно издирва и подбира. Съвременните информационни и мултимедийни технологии значително улесняват подготовката на електронни документални издания, които вече се базират и в Интернет. Освен текстови документи, в тях все по-често се включват и архивни документи, създадени върху различни технически носители, като фото, фоно, кино, аудиовизуални документи и др. Обяснимо е, че общественият интерес към този вид издания е подчертано засилен. Ето защо е необходимо при подготовката на електронни документални издания също да се прилагат принципите и методите, които разработва научната дисциплина археография. Важен критерий за коректността на предлаганите електронни публикации е спазване на процедурата за тяхното предварително апробиране пред съответните оторизирани научни колегии. Това изискване се отнася и за всеки друг научен труд като гаранция за предпазване от псевдонаучност при сегашните възможности за използване на архивните източници в качеството им на исторически извори.

Бележки

1. ДВ, бр. 109 от 18. 12. 2001 г.

2. ДВ, бр. 36 от 6. 04. 2001 г.

3. ДВ, бр. 55 от 7. 07. 2000 г.

4. ДВ, бр. 45 от 30. 04. 2002 г.

5. ДВ, бр. 1 от 4. 01. 2002 г.

6. Вж. Постановление № 99 от 10. 05. 2003 г. за приемане на Наредба за задължителните общи условия за сигурност на автоматизираните системи или мрежи, в които се създава, обработва, съхранява и пренася класифицирана информация. Обн. в ДВ, бр. 46, 2003 г.

7. Речник на българската архивна терминология. Изд. на ВСУ, 2002, с. 34.

8. Обн. в ДВ, бр. 109 от 18. 12. 2001 г.

9. Приета от Комитета на министрите към Съвета на Европа на 717–то заседание на представителите на министрите.

10. Нейкова, А. Идеи и програми за издирване и публикуване на писмените извори за българската история. — ГСУ – ИФ, том 84–85,1992, 287–325; Die Monumenta Germania Historica und die Editionstatigkeit in Bulgarien. Germanistiches Jahrbuch, Bulgarien, 1998, 219–234.

11. Коневский, Б. П. Национальная программа публикации исторических источников в США. — Исторический архив, 1956, № 3, 238–339; Тишков, В. А. История и историки в США. М., 1985; Берк, Ф. Г. Национальный архив и управление документацией в США. — Советские архивы, 1988, № 3, 94.

12. Извори за българската история: Гръцки извори за българската история. T. I–IV. С., 1959 ...; Латински извори за българската история. Т. I–VII. С., 1959,...; Турски извори за българската история. Т. I–III. С., 1959 и др.