Актуални научни проблеми при осигуряване опазването на архивните документи(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: В. Банасюкевич, В. Устинов

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Архивният фонд на Руската федерация (АФРФ) е една от най-важните съставни части на културното наследство на нашия народ, неделима част от световното духовно богатство. На всички етапи от архивното развитие целта на архивите е била опазването и увеличаването на националното документално богатство, съхраняването на паметниците на родната и световна история.

Осигуряването на опазването на документите е комплексен научен проблем и решението му не се ограничава само в изучаването и установяването на оптималните физически параметри на съхранението на документите, химическите рецептури за консервация и реставрация на документите и рационалното техническо оборудване на архивохранилищата.

Трябва да се имат предвид взаимовръзката на научните изследвания в областта на опазването на документите, архивознанието и архивното дело. Така приложните разработки по съвременното описание, отчет и използване на архивните документи подпомага осигуряването на Тяхното съхранение, намирайки отражение в единните отраслови нормативни и методически документи.

На първо място става дума за разработката на съвременна система за държавен отчет на документите, събрала в себе си положителния опит в областта на архивното дело от 70–80–те години, претърпяла редица промени във връзка с новия статут и структура на Архивния фонд на Руската федерация. Резултатите са намерили отражение в Правилника за държавния отчет на документите на АФ на РФ и в проекта на Основни правила за работа на държавните архиви.

Съставна част на интегрираната отчетно-информационна система е Държавният регистър за уникални документи на АФРФ. Той наложи разширяването на съществуващите представи за съдържанието на работата, новите теоретични, методически и организационни решения. Сложността се състоеше в определянето на статута на уникалните документи и критериите за техния подбор, разработката на отчетни документи, реда за организация и водене на Държавния регистър. Разработващите стигнаха до извода, че културологичният подход има определящо значение: в регистъра трябва да се включат архивните документи, имащи общокултурна ценност и представляващи голям интерес за обществото. В крайна сметка създаването на Държавния регистър се базира на следните основни принципи: на държавен отчет подлежат всички уникални документи на АФРФ, независимо от мястото на съхранението им и от това чия собственост са; единство на изискванията за документите на различни носители, съхранявани в архиви, музеи, библиотеки и други учреждения.

Държавният регистър за уникални документи като общоруски каталог на най-ценната част на АФРФ може да стане забележително културно явление. Създаването му обаче наложи редица организационни решения и известни разходи. Те са свързани преди всичко с това, че регистърът ще съществува като автоматизирана база данни, която постоянно се попълва, актуализира и използва. За това е необходима специална, постоянно действаща, включена в структурата на архивните учреждения служба. Тя ще осъществява техническото осигуряване на процедурите по включването на документите в регистъра, ще формира база данни, ще следи и нанася измененията в записа, ще извършва търсенето и предоставянето на информацията.

Друго перспективно направление са научно-изследователските и експерименталните работи по измерване параметрите на технологичния процес на цифровото копиране на архивните документи, записването на цифровите им образи на оптични дискове, определянето на физическото и информационното обезпечаване, а също на — икономическата и технологичната целесъобразност на преминаването към цифрова технология при подготовката на застрахователния фонд, фонда за използване и реставрация на документите. Тези изследвания са проведени през 1997–1999 г. в рамките на федералната целева програма Развитие и опазване на културата и изкуството на Руската федерация (в подпрограмата Развитие на архивното дело на Руската федерация) на Всесъюзния научно-изследователски институт по деловодство и архивно дело, Руския държавен архив за научно-техническа документация, Лабораторията за осигуряване опазването на документите на Архивното управление на Санкт-Петербург, Тулския университет.

Резултатът от тези изследвания е предварителен, доколкото по-нататъшната работа се нуждае от допълнително техническо осигуряване. Но те са достатъчно конкретни и могат да служат като база за прогнозиране.

Изследванията показват, че оптичните дискове са най-подходящи за създаване на фонд за ползване на архивните документи, тъй като позволяват в компактна форма да бъде разположено голямо количество копия на документи, да бъде осъществено бързо търсене на нужната информация и изобразяването й на екран в удобен вид. При цифровото копиране на документите за целите на използването може да се използва по-малка разделителна способност, отколкото при застрахователното копиране, благодарение на което се постига сканирането на повече копия на документи, върху диска.

В хода на работата са установени закономерностите на влиянието на параметрите на външната среда и условията на съхранение върху физико-механическите и оптичните характеристики.

В процеса на изследването е разработена и изпитана технология за цифрово копиране на фото- и фонодокументи, а също са използвани резултатите от изследванията на Лабораторията за осигуряване опазването на документите в Санкт-Петербург по цифрово копиране на документи на хартиена основа. Направени са изводи за критериите при подбора на най-целесъобразните формати за запис и нивата на дискретност на копиране, осигуряващи оптималното съотношение между качеството и размера на файла на копието на документа.

В резултат на изследването и предвид новите информационни материали е направен предварителен извод за целесъобразността от комбиниране технологиите на микрофилмиране и цифровизиране при създаването на застрахователен фонд и фонд за ползване. При това се има предвид, че съществуващите технически средства позволяват използването на двете технологии и в единен цикъл при еднократно сканиране да се получават копия на архивни документи както на микрофилм, така и на цифрово копие на машинен носител. Анализирани са разходите по микрофилмирането и цифровото копиране за създаване на застрахователен фонд и фонд за ползване на архивните документи. Разработени са методики и са извършени подробни разчети за цената на изготвяните копия на документи при използването на алтернативни технологии. Направени са изводи за съществена икономия на средства, която дава цифровизирането на архивните документи в сравнение с микрофилмирането.

Слабо звено в проблема за електронните технологии при копирането на архивната информация е въпросът за дълготрайността на носителя. Но архивите трябва да бъдат готови за практическо използване на най-новите достижения на науката и техниката, насочени към усъвършенстването на физическите и химическите методи за съхранение на съвременните архивни документи. Вече съществуват опитни образци на устройства за компютърно съхранение на всякаква информация, електронни методи за реставрация на звук и изображение, в това число цифровизиране на кинокадри със скорост само 25 пъти по-ниска от привичната за нас скорост на движение на лентата при преглеждането на кинофилмите. Широко се прилагат оптични дискове (CD-ROM), висококачествени и дълготрайни видеодискове (DVD-V); ежегодно се появяват нови по-съвършени носители и апаратура. Най-новите технически средства обикновено се използват за възпроизводството на оптични дискове от предишно поколение, затова за архивните документи не е необходим презапис. Трябва да се погрижим обаче за дълготрайното опазване на дисковете, вече постъпили в архива, а за новите записи да използваме само дълготрайни носители.

По света съществуват методи за оценка на трайността на дисковите носители на информация. Нашият опит от научно-практическите изследвания позволява да се прилагат разработените в нашата страна методологически подходи при решаването на неотложните задачи по осигуряването на физико-химичното опазване на най-ценните архивни документи, но за това са нужни хора и пари.

Както и преди актуален остава и въпросът за микрофилмирането на архивните документи. Министерството на икономиката на Русия е приело програма за комплексна стандартизация Развитие и усъвършенстване на системата от държавни нормативни документи на единния руски застрахователен фонд от документация, която предвижда подготовка на държавен стандарт Единен руски застрахователен фонд от документация. Ред за създаване на застрахователен фонд за опазването на документацията, която е национално научно, културно и историческо, наследство. Той се разработва от специалисти от Руския държавен архив за научно-техническа документация и ВНИИДАД под методическото ръководство на Научно-изследователския институт по репрография при Министерството на икономиката на Русия. Стандартът трябва да регламентира състава и комплексността на застрахователните фондове, планирането на работата, реда за подготовка и представяне на документите за създаване на застрахователен фонд, изпълнението на работата, предаването на копията за съхранение, реставрация и консервация на застрахователните фондове.

Вече са формирани научните основи на системата за физическо опазване на документите във вид на комплекс от нормативни, методически и технически решения, пълноценното прилагане на които (в условията на продължаване на изследванията в тази област) разширява възможностите на архивите. През 1990 г., когато е правена равносметка на състоянието на архивното дело, отдел Осигуряване опазването на документите на ВНИИДАД (с ръководител В. Ф. Привалов) предлага системна трактовка на задачите по осигуряването на опазването, включваща четири основополагащи елемента: условия за създаване на документите, предопределящи тяхната дълготрайност (потенциална) и устойчивост на разрушаващи фактори; създаване на условия за продължително опазване на документите; реставрация; възпроизвеждане. От позицията на системните представи е очевидно, че архивите са лишени от възможността да оказват влияние върху процеса на създаване на документи в обществото. Отделни опити в това направление са правени нееднократно в различни страни. Това са: мерки насочени към създаване на дълготрайна хартия, специални средства за писане и копиране, а също нормативно ограничаване използването на недълготрайни материали за създаването на документи. В нашата страна към 90–те години архивите, библиотеките и музеите съвместно с профилните научно-изследователски институти и заводи бяха близко до практическото решаване на тази задача: започна производството на специална дълготрайна хартия за деловодството (850 и 1000 години, от дървесина и памук); въз основа на работите на ВНИИДАД е коригиран съставът на средствата за писане родно производство; подготвена е номенклатура на основните фондообразуватели, използващи дълготрайни средства при създаването на документи на хартиена основа. Сега за съжаление, поради известни причини, вниманието на държавата към проблемите на архивите рязко е намаляло и работите в това отношение са прекратени.

Наистина ВНИИДАД както и преди продължава да следи процеса на създаване на документите. През последните години беше проведено изследване на съвременните компютърни печатащи устройства и анализ на дълготрайността на създаваните от тях текстове. Те показват, че използването на компютърна техника води до постъпването в архивите на документи, външно приличащи на печатни и машинописни, но всъщност неотличаващи се от неустойчивите ръкописни текстове от 20–30–те години, уязвими от условията на съхранение и обработка.

ВНИИДАД отделя особено място на разработката на проблемите за осигуряване на условия за дълготрайно съхранение на документите, предполагащи създаването и усъвършенстването на материално-техническата база, реализацията на мерки по осигуряване опазването на документите при постъпването им на държавно съхранение, постоянното им съхранение, работа с документите (при използване, транспортиране, специална обработка), контрол на физическото им състояние, издирването на документи с дефекти в носителя и текста, специалната обработка за реставрация на носителя или възпроизвеждане на документната информация.

Специалистите от института са подготвили отраслови нормативи (стандарт ОСТ–55–6–85 Документи на хартиени носители. Правила за държавно съхранение. Технически изисквания и методически указания за неговото внедряване), а също поредица разработки по архивна климатология относно практически въпроси по контрола на средствата в хранилищата, разположени в различни сгради, региони и климатични условия («Практическо пособие по архивна климатология» и «Биопоражение на архивните документи на хартиени носители и препоръки за тяхното опазване», 1995 г.).

Изследванията в областта на архивната климатология се провеждат, използвайки специални датчици и прибори, фиксиращи едновременно влажността на документите и климатичните параметри на въздуха в продължение на една година. За първи път е показан механизмът на влагообмена на въздуха и документите, протичащ в режим на естествена физическа саморегулация и е намерен неговият математически израз. Това позволява да се прогнозира поведението на архивните документи при различните форми на опазване в различни климатични райони, в помещения с различен микроклимат.

ВНИИДАД е подготвил и серия разработки, свързани с проектирането на сгради и помещения за архиви и практическото им използване от различни служби, както и по прилагането и разполагането на оборудването. Последната, имайки предвид рязкото съкращаване на строителството и актуалността на използването от архивите на вторични и приспособени помещения, е от 1996 г.

В разработките по експертиза на фондовете, определянето на документите с дефекти и техния отчет са изложени насъщните за архивите концептуални, методически и практически въпроси за оценка на физическото състояние на документите с твърда ориентация към диференциран, отчитащ приоритетите подбор за тяхната специална обработка. Това е продиктувано от съвременната ситуация при съхранението на ДАФ на РФ: обемът на реставрирането през 90–те години е 1/10 000 от обема на Държавния архивен фонд и 1/200 от обема на особено ценните документи. При тези условия архивите са заинтересувани от точна информация за състоянието на фондовете и приоритетите на обработката им.

В края на 80–те години ВНИИДАД разработи концепция за приоритетите, принципи за диференциация на документите и методика за оценка на физическото им състояние по показателите хартия и текст. Същността им се състои в това, че физическото състояние се оценява по типови, класифицирани в групи признаци на разрушаване. Авторите на методиката се отказаха от неконкретните, качествени начини за оценка на физическото състояние (добро-лошо) и предпочетоха еднозначната буквено-цифрова индексация на дефектите на хартията (буквени индекси) и текстове (цифрови индекси). Индексът не само характеризира физическото състояние на документа, но и установява степента на опасност при по-нататъшното му съхранение, т. е. определя положението на конкретния документ в реда на приоритетите. Предложената система изключва процедурата по попълване на фишове, позволява отчитането на дефектите по традиционния начин или с използването на ЕИМ, осигурява приемственост в работата на архивистите при формирането на база данни за физическото състояние на документите в архива. Тя позволява да се използват количествени методи за обработка на данните за решаването на която и да е аналитична задача. Доколкото индексът не само характеризира физическото състояние на документа, но и посочва от какъв вид специална, обработка се нуждае, може да бъде формирана база данни относно нуждите на архива от специална обработка. Сега е разработена база данни «Осигуряване на физическото съхранение на документите», позволяваща прилагането на компютърен отчет на състоянието им по новата методика. Предложената система за определяне, оценка и отчет на дефектите е използвана за бърза оценка на състоянието на големи масиви документи чрез подбор, т. е. по резултатите от проверката на неголяма, случайно определена част от масива. В процеса на решаването на тази задача специалистите от ВНИИДАД са изследвали 35 фонда от Руския държавен военен архив и Държавния архив на Руската федерация, проверявайки полистно състоянието на 560 000 документа (5500 а. е.), създадени през периода 1917–1990 г. Те са доказали, че малък подбор може да се използва в архивната практика за количествена оценка на състоянието на големи масиви документи, в това число за оценка на количеството дефекти, вида им и други конкретни показатели за състоянието им. Малкият подбор позволява на архива да извършва сравнителна оценка на състоянието на фондовете с 20–50–кратна печалба във времето в сравнение с пълната им проверка.

При равносметката на извършената работа през 1996 г. е подготвено практическо пособие за подборна оценка на физическото състояние на големи масиви архивни документи. В него са посочени общи сведения за малкия подбор, правилата за провеждането му при фондове с различна структура, ред и последователност на подборното изследване на масивите от различно ниво. Пособието няма аналози в страната и зад граница, препоръчано е от Росархива за широко използване в архивите. Експертите от ВНИИДАД продължават тази работа, решавайки едновременно практически (по проверката на фондовете) и научни (по изучаване спецификата на състоянието на масиви от различни години) задачи, важни за по-нататъшното развитие на това направление.

Основните достижения в областта на реставрацията на архивните документи са изложени в методическото пособие на ВНИИДАД «Реставрация на документи на хартиени носители», 1989 г. В него е обобщен опитът от практическата работа по реставрацията и са дадени подробна характеристика на свойствата на хартията и текстовете, на състава им, историята на прилагането, а също методика и технология на реставрационните дейности с описание на лепилата, хартията, операциите, техния ред и последователност. Специални раздели са посветени на текстовете — най-уязвимата при реставрацията част от документите, в това число на мастилени, електрографични, машинописни и други, а също на брушираните и подвързани документи, на организационни въпроси на реставрацията. Допълва го пособието «Стабилизиране на водоразтворими текстове на документи». В него за първи път са изложени принципите на химическата стабилизация на водоразтворимите текстове с различен състав на оцветителите, методика за идентификация на използваните алкални и киселинни оцветители с неизвестна природа и методика за стабилизация на алкалните и киселинни оцветители, влизащи в състава на водоразтворимия текст.

ВНИИДАД традиционно се занимава с разработка на проблемите по фотореставрирането на документи с угаснал и слабоконтрастен текст, за които не могат да се приложат средствата на електронното усилване. Тези резултати са изложени в пособието «Фотореставрация на архивни документи» (1983 г.) и «Усилване на фотографски изображения» (1989 г.). По-късно специалистите от института проведоха редица допълнителни изследвания по фотореставрация, посветени на методите на заснемане на повредени от огън хартиени документи (1999 г.), по разкриване на слабовидими изображения чрез маскиране (1994 г.), отстраняване на дефекти от оригинални фотодокументи (1995 г.). Сега се изучават дефектите в текста на архивни документи, подбират се рационални методи за практическото им фотореставриране.

Разработките на ВНИИДАД се водят на широк фронт в различни направления. Това позволява архивите да се осигурят с необходимите нормативни, методически, практически работи, в това число и с информационни сборници.

В последните години ситуацията много се усложни. Институтът прекрати задълбочените научни изследвания, издаването и разпращането по архивните учреждения на готовите разработки, сега те се депозират в Справочно-информационния фонд на ВНИИДАД и се изпращат на поръчалите ги след заплащане. Архивите изпитват и дефицит на материали, задълбочаващ се от смяната на поколенията, идването на млади кадри, растящи в условията на информационен глад. Рязко е съкратено строителството на сгради, слаба е държавната поддръжка на архивите, което води до изострянето на всички проблеми, свързани с опазването.

С бързи темпове се изменя съставът на документите, подлежащи на съхранение. Наред с традиционните се проявяват и нови видове документи, поставяйки пред архивите допълнителни проблеми.

Успешни изследвания в областта на осигуряването на физико-химическото опазване на документите на нетрадиционни носители, т. е. аудиовизуалните документи, вече 25 години се провеждат от Руския държавен архив за научно-техническа документация. Благодарение на усилията на специалисти от различни области беше създадена стройна концепция за оценка на трайността на нетрадиционните носители, бяха подготвени и изпитани в производствени и архивни условия най-новите методики за изпитание и контрол на свойствата на архивните документи, беше оказана консултативна, учебна, методическа и практическа помощ на десетки архиви.

Специалистите от Руския държавен архив за научно-техническа документация проведоха задълбочени и фундаментални научни и внедрителски изследвания в следните направления:

— аналитично и експериментално изучаване на опазването на цветни кино-, фотоматериали, прилагайки методите на естествено и изкуствено стареене, разработка на оригинални методики за оценка на специфичните свойства, променящи се с времето, в това число биоустойчивостта на документите;

— решаване на основни задачи при оценката на трайността на архивните документи на магнитен запис, разработвайки оригинални прибори и методики за изпитание и внедряването им в архивната област;

— разработка на прости и сигурни методи за реставрационно-профилактични и консервационни работи за нетрадиционни носители на информация с цел значително удължаване сроковете на тяхната съхраняемост и поддръжка на физическото състояние в процеса на архивното съхранение;

— научна оценка на реалното състояние на делата с осигуряване съхранението на документите във федералните, муниципалните, републиканските и специалните архиви, провеждане на експериментални и лабораторни изследвания по места с изготвяне на конкретни препоръки за подобряване условията на съхранение;

— изследване на реалните възможности за подобряване на температурно-влажностния и санитарно-хигиенен режим на съхранение на документите в съществуващите архивохранилища, разработка на препоръки и периодична проверка на изпълнението им по поръчка на Росархива;

— разработка на теоретични и практически основи за проектиране в архивите на специални поделения за реставрационно-профилактични и консервационни работи, осъществяване на периодичен контрол над качеството на документите;

— създаване на нормативно-методически документи (стандарти, технически условия, нормативи, основни правила, препоръки, правилници и указания) по въпросите на опазването на архивните фондове, предназначени за използване и застраховане.

Резултатите от тези изследвания са намерили отражение в повече от 100 документа. Най-важните от тях са: Основни правила за работата на държавните архиви (в частта за осигуряване на физико-химическото опазване на документите); Държавни и отраслови стандарти за условията при осигуряване опазването на кино-, фото-, фоно-, видеодокументите и микрофилмите, в това число в екстремни ситуации; технологични правила за подготовката на микрофилми, кино-, фото-, видео-, и фонодокументи от застрахователния фонд и от фонда за използване на особено ценните документи; методически пособия за осигуряване опазването на кино-, фотодокументите, фоно- и видеозаписите на магнитна лента и на дискове, оптични дискове, носители с телеметрична информация, специални видове документи (например, създадени със средствата на изчислителната техника).

Икономическият ефект от внедряването на тези разработки трудно може да бъде изчислен. Като пример може само да се посочи, че ефектът от внедряването на 70 устройства за почистване на кинофилми и микрофилми от застрахователния фонд и 12 инсталации за почистване на фонодокументи приблизително възлиза на повече от 1 млн. долара.

За постигането на високи резултати спомага съвременното техническо оборудване с климатични камери, устройства за изпитание на механичните свойства на различни материали, с денситометри и сенситометри, микрофилмиращи апарати, фотопринадлежности и др. Редица научни експерименти бяха проведени в сродни учреждения: НИКФИ, институтите от системата на Академията на науките, Държавния научно-изследователски институт «Химфотопроект», НПО «Енергия», Шосткинското производствено обединение «Свема». Резултатите са публикувани в неколкостотин статии в списания, сборници с научни трудове и материали на международни и съюзни архивни конференции, симпозиуми и съвещания, патентовани са повече от 10 изобретения, няколко разработки на отдела за осигуряване опазването на документите получиха международно признание. В хода на личните контакти с водещи специалисти на САЩ и Великобритания стана ясно, че независимо от различните подходи при решаването на едни или други научни задачи в архивната област у нас и в развитите страни, при различно оборудване, крайните резултати практически са еднакви.

Сега поради икономически и други затруднения (изтичане на квалифицирани специалисти, липса на възможности за ремонт на старото и придобиване на ново оборудване, а също средства за провеждане на научно-производствени изследвания във външни организации) много научни направления в областта на осигуряването на физико-химическото опазване на аудиовизуалните документи престанаха да съществуват. Продължава обаче разработването на нови начини за борба с биоповредите на документите на полимерна лентова основа, на оценка на възможностите за съхранение на оптичните дискове, обследване на архивните учреждения и организации що се отнася до осигуряване съхранението на документите, оказване на методическа помощ на архивите.

Засега научният багаж позволява на архива да продължи анализа и обобщението на получените резултати, служещи за основа при разработката на нормативно-техническата документация: технологични правила, методически документи, стандарти на Русия и на Международната организация по стандартизация (ИСО), правила за работа с аудиовизуални документи.

Правейки равносметка на научните изследвания в областта на осигуряване опазването на документите, е важно да се отбележи, че сега архивите разполагат със система от научно-технически решения и методики, позволяващи съхранението на ценното документално наследство. Научните работници имат яснота по отношение на приоритетите и актуалните задачи в тази сфера. Но за решаването им е необходима целенасочената поддръжка на държавата.

Бележки

1. В. Д. Банасюкевич, В. А. Устинов, Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов, Отечественные архивы, № 1, 2000. с. 10–18. Статията е подготвена въз основа на доклада, изнесен на конференцията «Безопасността на архивите и архивните фондове» на 30 ноември–1 декември 1999 г. Превод от руски език — Б. Дзипалска.