Съвременно състояние и перспективи за развитие на системата на научно-справочния апарат към документите в държавните архив(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автори: И. Кисельов, И. Волкова, О. Нежданова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

В законодателството на Руската федерация за архивите е залегнал принципът за публичността и равния достъп до архивите за всяко физическо и юридическо лице, независимо от пола, професията, вероизповеданието, партийната принадлежност, възгледите и убежденията. Това означава възможност за получаване на достъп не само до всички «открити» документи, но и до наличния научно-справочен апарат (НСА). Необходимостта от осмисляне на състоянието на НСА е свързана и с въвеждането в, научен оборот на нови комплекси от документи, особено на бившите партийни архиви, от внедряването на информационните технологии и формирането на единно архивно информационно пространство.

Системата на НСА като цяло представлява мрежа от справочници за всички нива на класификационното деление на Архивния фонд.

Съвременното състояние на системата на научно-справочния апарат позволява да бъде направен изводът, че в традиционен план по своя типов състав тя е завършена и има значителен потенциал за развитие както чрез повишаване на качеството на архивните справочници и бази данни, така и чрез автоматизирането й.

Системата на научно-справочния апарат към документите на държавните архиви днес има следните количествени характеристики. От общото количество архивни единици са описани 96,5%. Сред неописаните документи основната маса са отделни комплекси на бившите партийни архиви, документи на ликвидирани учреждения и документи от личен произход.

На тематична обработка са подложени 12% от архивните фондове и 18% от архивните единици. Практически всички държавни архиви, с изключение на част от бившите партийни архиви, имат справочници от типа на пътеводителите.

Параметрите, характеризиращи състоянието на НСА през 90–те години са се влошили във връзка с включването в състава на Архивния фонд на страната около 50 милиона архивни единици от бившите партийни архиви, научно-справочният апарат към които е създаван по правила, обслужващи оперативното използване.

Като цяло кaчеството на обработката на архивните фондове и състоянието на справочниците от системата на НСА на повечето от архивите не отговарят напълно на задачите за подобряване на научно-информационната дейност.

През 1995 г. федералните и регионалните архивни учреждения анализираха състава и състоянието на НСА. Въз основа този анализ, с помощта на данни от планово-отчетната документация и състоянието на автоматизацията на НСА ще разгледаме най-актуалните проблеми на развитието и усъвършенстването на НСА, които стоят пред архивните учреждения на Русия.

Базовият справочник в тази система е описът. В началото на 70–те години по време на първия анализ на системата на НСА, състоянието на описите беше предмет на особено внимание. Описите на документите от досъветския период, а също създадените през 20–30–те години не отговаряха на изискванията. Предприетият опит за ускорено усъвършенстване и преработка на описите на фондовете от I и II категория не даде исканите резултати.

Проблемът за усъвършенстването на описите днес стои пред по-голямата част от архивите на федерално и регионално ниво. Причините за продължаването на тази работа са: неудовлетворителното качество, неправилно установеният обем и срокове за завършване, провеждането на целева експертиза след усъвършенстването на описите, преразглеждане на категориите, разсекретяване и постъпване на нови документи. Усъвършенстването и преработката на описите се извършват по всичките три категории фондове, предимно на органите на държавна власт и управление, партийните органи на всички равнища, на отделните министерства и ведомства, на отрасловите органи на управление, а също по комплекси документи, преведени на свободен режим на съхранение. 48% от архивите предвиждат както усъвършенстване на описите (пълно или частично), така и преработването им; 16%. предвиждат само преработването им, което предизвиква определено безпокойство: това е голяма и трудоемка работа. В този случай трябва да се придържаме към системния подход, предлагащ отстраняването на недостатъците на описите чрез създаване на разгърнат справочен апарат към тях и/или тематична обработка.

В държавните архиви от края на 70–те години е създадена система от каталози, в центъра на която е систематичният каталог. Рационалността от създаването му признават повечето от архивите в Русия. Съставна част на системата е именният каталог. В редица архиви се създават тематични каталози, които са част от систематичния, каталог. В 1–2% от архивите има географски каталог, каталози по история на държавните учреждения и по история на административно-териториалното деление. Система на препратки между каталозите съществува само в.17% от архивите.

Попълването на каталозите се осъществява по два начина: като самостоятелна дейност — при тематичната обработка на фондовете и при други дейности, свързани с разкриването и описанието на документите — попътната каталогизация. 68% от архивите извършват попътна каталогизация успоредно с тематичната обработка. Тематичната обработка трябва да е в основата на създаването и попълването на каталозите. Попътната каталогизация е само допълнителен източник, тъй като информацията, получена в резултат на провеждането й е фрагментарна и изисква щателна експертиза. Преследването на количествени показатели през 70–те години доведе до прекомерното разпространение на единичната каталогизация, в резултат на което неоправдано нарасна обемът на каталозите в ущърб на тяхното качество. Независимо от това и до днес 5% от архивите продължават да използват за попълването на каталозите фишовите описи. Приоритетно развитие през 90–те години получи тематичната обработка на разсекретените документи и на организационно-разпоредителната документация от фондовете на органите на власт и управление на всички нива, на партийните органи. Включването на тези нови документи налага да се уточнят схемите на вътрешно-архивните справочници и създаването на вътрешно-фондови и между-фондови указатели.

Проблемът при каталогизацията, който има дълга история, е значителният разрив между трудоемкостта на работата по създаването на каталозите и ефективността от тяхното използване. Във федералните архиви сътрудниците се обръщат към каталозите средно в година по 150 до 200 пъти, изследователите — по 100 до 150 пъти, в регионалните архиви — съответно 20–30 и 10–15. Ефективността на каталозите зависи както от точното спазване на методическите указания, така и от правилната организация на работата. Необходимо е последователно да се анализира интензивността на използването на информацията от различните раздели на каталозите при определяне на реда за каталогизиране на фондове. В онези архиви, където тези изисквания се спазват, каталозите се използват активно както от сътрудниците, така и от изследователите (Руски държавен архив за литература и изкуство — 1000/6000, Руски държавен военноисторически архив — 206/249, ЦДА на Република Дагестан — 700/250, ДА на Хабаровский край — 300/700, ДА на Краснодарския край — 400/300. За архивите, пазещи специална документация, каталозите са основният информационно-търсещ справочник.

Важна и отговорна задача е разпределянето на информацията между описа и каталога и определянето на техните взаимовръзки, особено ако те отразяват информацията на ниво архивна единица. При решаването на този проблем са възможни два подхода. При първия се има предвид взаимната допълняемост на справочниците и не се смята за целесъобразно повторното включване в каталозите на информация, съдържаща се в описите. При втория — необходимостта от поединична каталогизация е обусловена от различните принципи на систематизация на информацията в описа и каталога. Ако архивната единица е формирана на базата на един въпрос, чиято формулировка съвпада с класификационно деление на каталога, поединичната каталогизация е оправдана. Ще отбележим, че в автоматизираните описи и каталози този проблем отсъства.

Създаването на каталог е продължителен процес, а за комплектуващите се архиви — постоянен. Независимо от това редовно попълват каталозите си 16% от архивите, 55% — епизодично, а 29% изобщо не работят по този въпрос.

Промените в обществено-политическия и икономическия живот на обществото, въвеждането в научен оборот на закрити по-рано комплекси от документи налагат необходимостта от развиване на съществуващите схеми за класификация на документната информация. Проблемите на класификацията засягат не само традиционните каталози. Те трябва да се решават на ниво класификация на документната информация и на ниво класификация на фондовете, както за традиционните, така и за автоматизираните справочници. Разработваната в момента от ВНИИДАД концепция за класификатор на архивната документна информация трябва да даде отговор на въпроса целесъобразно ли е да се създава единен класификатор за документите от всички периоди на руската история или да се оставят съществуващите схеми за класификация на документите от досъветския и съветския период като се усъвършенстват и се разработи класификатор само за постсъветския период. Съществена част от системата на НСА са справочно-информационните издания, даващи представа за състава и съдържанието на документите преди непосредственото запознаване с тях. Единични справочници се появяват през 30–50–те години, но едва през 60–70–те години започва планомерна работа по създаването на справочници по фондовете на архивите. В последните десет години подготовката на архивни справочници за издаване придобива небивал размах. В този период са издадени повече от 140 справочника, т. е. повече от 40% от всички справочници, издадени от държавните архиви в Русия за цялата история на архивното дело от съветския период. Почти половината е издадена от федералните архиви, около 65% са справочниците от типа на пътеводителите, а сред тях 14 са междуархивни. Следват каталозите, указателите и единичните описи. Издаването на прегледи не е популярно.

От междуархивните справочници за състава и съдържанието на документите трябва да посочим преди всичко излезлият през 1997 г. първи том на фундаменталното издание «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург», резултат на руско-американско сътрудничество. Той включва информация практически за всички архивохранилища, независимо от тяхната ведомствена принадлежност и съдържа обширни библиографски данни. Сред справочниците от тази група са тематичният пътеводител по история на Руската православна църква, подготвен от Новоспаския манастир и ВНИИДАД, «Государственные хранилища документов бывшего архивного фонда КПСС» (1998), съдържащ информация за документите на федералните и 73 регионални центъра за съхранение на документация, пътеводителят «Фонды Русского Заграничного исторического архива в Праге» (1999), в който се реконструират документалните комплекси на бившия Руски задграничен исторически архив в Прага и Донския казашки архив (документи на емигрантски учреждения и организации, лични фондове на емигранти и документи по история на Русия, изнесени зад граница, които днес се пазят в състава на фондовете на Държавния архив на Руската федерация, Руския държавен военен архив, Руския държавен архив за литература и изкуство, Руския държавен военноисторически архив и др.)

За съвременния период е характерна подготовката на многотомни пътеводители по фондовете на федералните архиви, съдържащи по-задълбочена информация за състава и съдържанието на техните документи. Издадени са 4 тома от шесттомния пътеводител по фондовете на Държавния архив на Руската федерация (1994, 1996, 1997, 1998), четиритомния пътеводител по фондовете на Руския държавен архив на древните актове (1991, 1993, 1997, 1999), двутомният пътеводител по фондовете на Руския държавен военен архив (1991,1993), първият том от четиритомния пътеводител по фондовете за съветския период на Руския държавен архив на Военноморския флот (1995), очерк-пътеводител за документите на Руския държавен архив за фотодокументи (1991), справочниците по фондовете на държавните архиви на Република Коми, на Оренбургска, Пермска, Сахалинска, Свердловска и Тверска област, на градовете Москва, Ленинград и др.

Промените в условията за достъп дават възможност да се подготвят издания, включващи информация за закрити по-рано документи. През 1994 г. е издаден справочникът «Фонды спецхрана РГАЛИ», през 1998 г. — пътеводител по фондовете на Бялата армия на Руския държавен военен архив. Първата част на 6–ия (завършващ) том на пътеводителя по Държавния архив на Руската федерация включва списък на всички без изключение фондове, съхранявани в него към 01. 01. 1997 г., включително и на онези, достъпът до които напълно или частично е ограничен, в отделен раздел е представена разгърната система на научно-справочния апарат към фондовете на архива.

Голям интерес предизвикаха каталозите на документи от «Специалните папки» на И. В. Сталин, В. М. Молотов, Н. С. Хрушчов, Л. П. Берия, включващи в научен оборот информация за закрити по-рано комплекси от документи на Секретариата на НКВД — Министерство на вътрешните работи на СССР, съхранявани в ДАРФ и на каталога «Архивы Кремля и Старой площади», даващ информация за документи, представени в Конституционния съд по «делото на КПСС».

През 1992 г. във връзка с включването в състава на Архивния фонд на Руската федерация на документите на ликвидираните структури на КПСС пред бившите партийни архиви беше поставена задачата да се подготвят справочно-информационни издания. Първо беше издаден кратък справочник по фондовете на Сахалинския център за документация по най-нова история (1992). Последваха справочниците по фондовете на РЦХИДНИ, по фондовете на центровете за документация на Костромска, Томска, Новгородска, Ивановска, Омска и други области. Освен информацията за традиционните фондове на бившите архиви на областните комитети на КПСС, тези справочници включват сведения за постъпилите след 1991 г. документи на новите обществени обединения. През периода 1992–2000 г. са издадени 19 справочника за състава и съдържанието на документите на федералните и регионалните центрове за съхранение на документация. През 1997 г. от представителството на Института «Отворено общество» (ИОО) в рамките на Програмата «Култура» беше проведен специален конкурс за благотворително финансиране на архивни проекти с цел съдействие при разширяването на достъпа до историческата информация: 16 архива и центърът за съхранение на документация бяха одобрени. През 1999 г. бяха издадени пътеводители по фондовете на централни архиви от Татарстан, Кировска област, през 2000 г. — на Санкт-Петербург и Коми.

Започна работа по подготовката на справочници по история на учрежденията, документите на които по-рано са били недостъпни за изследователите, сред тях е справочникът «Организационная структура Коминтерна» (1997). Нова група са справочниците за документи по личния състав: по фондовете на държавните архиви на Удмуртска република, Алтайския и Хабаровския край, на Амурска област и др. Регионалните архиви са издали 10 справочника по административно-териториалното деление.

Във връзка с някои промени в състава и съдържанието на фондовете, около една трета от архивите подготвят допълнения към издадените по-рано справочници.

Издадени са каталозите по архивохранилищата за печатни издания на Руския държавен архив за древни актове и на Руския държавен исторически архив, библиографският указател на изданията на Морското ведомство (РДАВМФ).

Трябва да се отбележи, че до сега не всички комплекси от документи, дори съхраняваните във федералните архиви, са обхванати от пътеводители. Няма пътеводител по фондовете на бившия Специален архив, понастоящем включен в състава на РДВА, по документите на РДАКФД. Дълги години се точи подготовката на новите пътеводители по фондовете на РДАВМФ, РДВИА. Нямат тиражиран пътеводител РДАНТД в Москва, РДИА на Далечния изток, държавните архиви на Белгородска и Липецка област, а също много центрове за документация и архивохранилища на документи на бившите партийни архиви. Не се осъществява в необходимата степен оперативно информиране за нови постъпления на документи. Днес само филиалът на РДАНТД в г. Самара продължава тази работа.

Неясните перспективи на издаването, свързани с фактическото лишаване на архивите от гарантирано бюджетно финансиране оказва отрицателно влияние върху подготовката на справочниците. Липсата на издателска база, недостатъчното оборудване с компютри и размножителна техника, постоянното поскъпване на хартията, на печатарските услуги, са пречка пред издаването на подготвената продукция. Ако повечето от справочниците по федералните архиви през тази година са издадени благодарение на финансовата поддръжка на благотворителни фондове и организации, то регионалните архиви както и преди изпитват затруднения с тиражирането.

Подготовката за издаване на справочници е продължителен и трудоемък процес, изискващ наличието на документални комплекси, достоверни отчетни данни, качествени исторически справки и вътрешноархивен справочен апарат, преди всичко на описи, а също строго спазване на нормативните изисквания. Излезлите през последните години справочници свидетелстват за недостатъци в посочените направления.

Изданията от последното десетилетие значително се различават по качество и ниво на информативност. За новите справочници по фондовете ДАРФ, РДАДА, РДВА са характерни дълбочина в детайлизацията на описанието, подробни исторически справки, използване методите за реконструкция на фондовете, обширни уводни статии и справочен апарат. Справочниците на някои архиви, особено на регионалните, повтарят недостатъците на издадените по-рано, имат отклонения от нормативните изисквания, представяни за усъвършенстване на съществуващата методика.

Много от изданията имат недостатъци в оформлението и структурата, при избора на нивото на описание, което трябва да съответства на вида на справочника, на начините на унификация. Като правило недостатъците започват от титулната страница: често липсват названията на архивите и органите за управление на архивното дело, има нестандартни наименования на справочниците. Не винаги е обоснован подборът на фондовете за индивидуално и групово анотиране и включване в списъка на неанотираните фондове, което навежда на мисълта за правилността на категоризирането на фондовете. Анотациите често се свеждат до изреждане на видовия състав на документите, а историческите справки се ограничават с датите на съществуване на фондообразувателя и изброяването на функциите му.

Трябва да се подчертае, че справочно-информационните издания, независимо от начина на подготовка — традиционен или автоматизиран, трябва да отговарят на изискванията към съответния тип и вид справочник. Всички въпроси, засягащи нормативните изисквания трябва да се решават само от професионални архивисти, а участието на историци или научни работници от други професии — да подпомага обективното отразяване на събитията.

Невъзможността Росархивът да оказва влияние върху издателския процес е причина за фактическата загуба на контрол от негова страна над качеството на справочниците, което особено се забелязва в продукцията на регионалните архиви. При създалата се практика архивите рядко се обръщат за консултации към Росархива, а в единичните случаи на изпращане на ръкописите за рецензиране, не се съобразяват със забележките. Подготовката на пътеводители от серията «Архивы России», например, осъществена под методическото ръководство и контрол от страна на Росархива свидетелства, че центровете за документация, които по-рано не са имали практически опит в тази област, успяват да подготвят качествени справочници.

Предвид създалата се ситуация при издаването на справочници, трябва да се разширява практиката на сключване на споразумения за сътрудничество с институтите и регионалните клонове на Руската академия на науките, вузовете, издателствата и др., на депозиране на оригинални макети в Центъра за научно-техническа документация на ВНИИДАД, при воденето на преговори с чуждестранни партньори като задължително условие да се заявява предварителна или едновременна публикация на справочниците на руски език за сметка на партньорите, да се взема активно участие в руските и международните конкурси за спонсориране на справочни издания.

Интеграцията на справочниците на центровете за съхранение на документацията в системата на НСА на държавните архиви е интензивна. Към днешна дата повече от половината центрове са завършили описанието на необработените документи, осъществяват усъвършенстване на описите и тематична обработка на фондовете на партийните органи, повечето работят по подготовката на справочници от типа на пътеводителя.

Достъпността на НСА за всички категории ползватели е важно условие за реализирането на принципа за публичността на държавните архиви. Като цяло справочниците в читалните са издържани от методическа гледна точка. В читалните има справочно-информационни издания, информация за новите постъпления и за документалните комплекси, преминали на открит режим на съхранение, разнообразни указатели за фондовете, регистри на описите, описи на хартиена основа и във вид на микрофилм, списъци на каталогизираните фондове, класификационни схеми, помощни картотеки с данни за вътрешноархивния справочен апарат.

В читалните може да се получи информация за наличието и начина на работа с каталозите и справочно-информационния фонд на архивите. Каталозите са разположени в читалните, работните помещения или архивохранилищата и по принцип са достъпни за ползвателите. Хранилищата за печатни издания и научните библиотеки на архивите обслужват изследователите. Полезен при запознаване със справочния апарат на федералните архиви може да бъде справочникът «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат» (1994).

По принцип най-пълен, разнообразен и достъпен за изследователите е справочният апарат в онези федерални и регионални архиви, в които на работата в областта на НСА традиционно се отделя значително внимание и е натрупан опит в различните форми на използване на документите (ДАРФ, РДАДА, РДАЕ, РДАЛИ).

Сериозен недостатък при осигуряването на читалните с научно-справочен апарат е липсата на необходимия комплекс описи — само във федералните архиви около 1/3 от описите не са в пълен комплект.

Перспективите за развитие и усъвършенстване на НСА са свързани с активното и разнообразно използване на информационните технологии. Последователното им прилагане позволява да се подобри състоянието на НСА, да бъде направен по-гъвкав, точен и удобен за ползване. Трябва да се има предвид също, че информационните технологии са начин за представяне, търсене и обработка на информацията, а пълнотата и качеството на изходната информация, адекватността на търсенето зависят от правилното прилагане на традиционните методи за описание на документите.

Първият опит за автоматизация на НСА е свързан със създаването на Автоматизираната система за научно-техническа информация по документите на Държавния архивен фонд на СССР, която е трябвало да автоматизира Централната фондова картотека (ЦФК). Системата е реализирана на т. нар. «голяма машина» — ЕС 1022, но с масовата поява на персоналните компютри и съкращаването на финансирането става ясно, че пътят за централизираното създаване на НСА е изчерпан. Персоналните компютри дават възможност всеки архив да създава свой автоматизиран НСА. Сред начините за прилагане на информационните технологии за целите на НСА най-старият, прост и популярен е създаването на бази данни с описанията на архивните документи.

Планомерното и целенасочено създаване на автоматизиран НСА на архива до сега е рядко явление. Обикновено БД за състава и съдържанието на документите се създават по поръчка отвън, при спонсориране, в резултат от сътрудничеството с научни учреждения, в хода на изпълнението на международен проект, като помощен материал за оказване на услуги от генеалогичен характер. Сред регистрираните в НТЦ «Информрегистр» бази данни на държавните архиви 28% са БД със сведения за решенията на градските изпълкоми и градските съвети, 13% — за собственост на жилища, поземлени кадастри (поръчани), 17% — за военнопленнически и затворнически лагери (договорени), 11% — за жертви на политически репресии (като цяло спонсорирани), 7% от БД с различна тематика са създавани в сътрудничество с научни учреждения. Справочниците по фондовете на архива (в тесния смисъл на думата) и списъците на фондовете във вид на БД са 22%. Много БД от последната категория са създавани като междинен продукт при подготовката на публикации. Сравнително неотдавна започна планиране на бази данни (в 45% от архивите).

Положението е напълно разбираемо. Автоматизацията на НСА е доста скъпа: необходими са техника, консумативи, обучаване на сътрудници, програмно осигуряване, за по-сложните БД — заплащане на програмист. Нужни са външни източници на финансиране. А намирането им засега е недостатъчно ефективно.

Най-важното направление на прилагане на информационните технологии в сферата на НСА е автоматизацията на фондовите картотеки на органите на управление на архивното дело на Руската федерация и Централната фондова картотека на Росархива. Именно автоматизацията на тези обекти ще позволи пълноценното им използване като елементи от системата на НСА на Архивния фонд на Руската федерация. Тази задача наложи създаването и внедряването на унифицирано взаимносвързано програмно осигуряване (ПО) за архивите и органите на управление на архивното дело. Първият елемент от тази група ПО, разработеният под егидата на Росархива програмен комплекс (ПК) «Архивен фонд» започна да се внедрява в архивната практика от 1997 г. Той изпълнява всички функции на НСА на ниво фонд, дава възможност за търсене на архивни документи по названията (пълни и съкратени) на фондообразувателите, включително и при промени, по крайните дати на документите, текстовете на анотациите и историческите справки, по тематика, персоналии, географски названия (ключови думи), дава възможност да се съставят списъци на фондовете по различни критерии. Накрая, програмата автоматично формира текст на пътеводител по фондовете на архива. Предвидена е възможност за разнообразна систематизация на фондовете чрез създаване на йерархичен рубрикатор от пет нива (до 99 рубрики за всяко ниво). От въведените три вида ключови думи се формират указатели към пътеводителя — предметен, именен и географски. Първият пътеводител, създаден в Централния държавен архив на Санкт-Петербург на базата на ПК «Архивен фонд» сега се подготвя за печат.

Понастоящем с ПК «Архивен фонд» работят 212 държавни и муниципални архиви. Въведени са данни от 132 хиляди фонда. Цифрата е доста внушителна, но това е само около 20% от общия обем документи, намиращи се на постоянно съхранение. Има обективни причини, задържащи темповете на въвеждане на данните. В архивите катастрофално не достига техника, 40% от машинния парк е остарял, в някои архиви все още използват допотопни «Роботрони», квалифицираните кадри са малко, поради което се случват загуби на вече въведени масиви от информация. В 22 регионални архива изобщо няма компютри. Много от архивите не бързат с въвеждането на данните, а предварително грижливо проверяват количествените характеристики, нанасят корекции в създадените вече анотации и исторически справки.

През 1998 г. на органите за управление на архивното дело на субектите на Руската федерация беше предаден ПК «Фондова картотека», акумулиращ сведенията, въведени в архивите в БД «Архивен фонд». През тази година започна да функционира експерименталната версия за програмно осигуряване на автоматизирана ЦФК. В БД на ЦФК в течение на вече две години се предават масиви от данни, въведени в държавните и муниципални архиви. В рамките на тези БД са запазени всички функции, реализирани в ПК «Архивен фонд» и освен това има възможност да се създават текстове за междуархивни пътеводители. Използването на тези бази данни дава широки възможности за извършването на т. нар. реконструкция на фондовете. Създадени БД засега не могат да се смятат за ефективен НСА от практическа гледна точка. Поради недостига на техника, практически повсеместната липса в архивите на локални мрежи, ползвателят почти няма свободен достъп до базите данни, а получава информация с помощта на сътрудниците на архива.

Разработва се нова, разширена версия на ПК «Архивен фонд», предназначена, в частност, за автоматизирано създаване и ползване на различните видове НСА. В този ПК могат да се списват и систематизират архивни единици, документи, предметно-въпросна информация. В новата БД е предвидено също да се съхраняват текстове на документи. С помощта на това програмно осигуряване, освен пътеводители и кратки справочници, ще могат да се формират и описи, те да бъдат усъвършенствани и преработвани, да се създават тематични списъци на документи, каталози. Третата, разширена версия на ПК «Архивен фонд» ще подпомага стандартизирането на описанието на архивните документи на всички класификационни равнища. Разгръщащият се процес на създаване на автоматизиран НСА дава широко поле за практически експерименти, за научно-методически търсения, за осмисляне на съществуващите разработки. Изключително редките публикации по тази тематика обикновено се свеждат до локален фактографски самоотчет. В публикуваната неотдавна като дискусионна статия на В. Г: Ларина «Системата на НСА на държавните архиви като основа за формирането на общо архивно информационно пространство» («Отечественные архивы» № 3, 2000) се прави опит да се даде по-общ поглед върху формирането на автоматизиран НСА. За съжаление, не може да се каже, че този опит е успешен и конструктивен, най-малкото, защото реалните процеси на създаване на автоматизиран НСА и неговата стандартизация са много по-сложни и по-широки от абстрактните схеми, изложени в статията.

Базите данни по документите на архива, т. е. структурираните описания на архивни документи в електронен формат, безусловно са основа за автоматизиран НСА. Разбира се, с развитието на информационните технологии БД стават по-сложни по набора от параметри, структура, дават по-широки възможности за представяне и търсене на сведения. Основен качествен напредък в това отношение е последователното представяне в БД не само на описания, но и на текстове на документи (с хиперпозоваване или с маркиране за тематично търсене), на техни изображения (образи).

Сред базите данни са обособени два големи проекта: компютризация на Архива на Коминтерна, съхраняван в РДАСПИ, и подготовката на електронен каталог на документалните филми в Руския държавен архив за кино-, фотодокументи. Те са интересни с това, че в базите данни е включена част от изображенията на описваните документи — съответно образи на документи и стоп-кадри от документални филми. Струва ни се, че опитът при създаването на тези БД ще бъде полезен за държавните архиви — това е опит методически, технологически и не на последно място организационен, доколкото и двата проекта са международни.

Други информационни технологии са свързани не със създаването на собствен НСА, а с начините за представяне на описанията на архивните документи във вид на текстове на справочници или БД. Имат се предвид издания на компакт-дискове и публикации в Интернет. В нашата практика е известен фактически само един пример на официално издание на справочник на диск — пътеводителя на Руския държавен архив за литература и изкуство, създаден с подкрепата на Института за руска и съветска литература «Ю. Лотман» на Бохумския университет. Трябва да се отбележи, че масовият ентусиазъм, породен навремето от изданията на компакт-дискове, доста бързо секна. Това обстоятелство се отнася до литературата изобщо, не само до архивните справочници. Интернет стана «гробар» на дисковете.

Очевидно предоставянето на достъп до НСА чрез Интернет е доста перспективно направление. Участниците в Европейската среща на архивите в Берн (май 1998) призоваха всички архивисти да участват в създаването на Европейска архивна мрежа, препоръчаха в сайтовете на архивите последователно да се дават пътеводители, описи, списъци на документи. Стотици чуждестранни архиви и архивни организации активно използват Интернет като средство за запознаване на ползвателите със състава и съдържанието на документите. Натрупва се и руски опит.

В сайтовете е представен материал в хипертекстова форма. Рядко изключение е научно-справочният апарат във вид на база данни. Към тях се отнася споменатият вече каталог на РДАКФД, показан в сайтовете на BBS (САЩ) в раздела ABA Media и КИКОМ (Русия). Каталогът вече включва около 12 хиляди описания и продължава да се разширява. В архивната страница на Новгородска област е представена малка част от систематичния каталог на архива във вид на база данни с механизмите за търсене (създадена със средства на ИОО). Доколкото представянето на БД в Интернет изисква доста висока квалификация от програмистите и следователно е скъпоструващо, на страниците преобладава информация във вид на хипертекст.

Оттук възниква актуалната задача за създаване на типово програмно осигуряване за архивните бази данни, представяни в Интернет. Предполага се, че тази задача в методически и технологичен аспект ще се отработва в хода на създаването на архивните страници на Националния архив на Република Карелия, на държавните архиви на Иркутска и Пермска област, получили одобрението на ИОО.

На заседанията на колегиума на Росархива се разглеждаше и въпросът за представянето от архивите на информация в Интернет и беше признато, че поместването на информация за архивните документи в мрежата е една от важните задачи на архивите.

Дълго време господстваше мнението, че традиционният и автоматизираният НСА не трябва да се дублират, а само да се допълват. Очевидно е нужна корекция. Най-проста е картината по отношение на каталозите. Автоматизираният каталог е по-удобен, по-компактен от фишовия, дава много по-големи възможности за бързо и многоаспектно търсене по голям брой елементи от описанието на архивните документи. Библиотечната, а по-късно и архивната практика показват, че със създаването на автоматизиран каталог напълно се прекратява въвеждането на фишови аналози, а след това сведенията от фишовете се пренасят в БД — от по-късните към по-ранните.

С масовата автоматизация на описите и с насищането на читалните с компютърна техника, може да се очаква, че описът на хартиена основа ще заеме своето място в сейфа като отчетен документ, а изследователят ще работи с неговия електронен вариант.

Пътеводителите, кратките справочници и тематичните списъци ще могат да съществуват едновременно в различни форми: традиционно издание, издание на компакт-диск, база данни в читалнята и публикация в Интернет. Последните две форми имат едно несъмнено предимство: всички изменения при описанието на документите незабавно се внасят в БД или в текста, представен в читалнята или Интернет. Книгата и дискът са отчуждени от източника на информация, измененията и допълненията се появяват едва в следващите издания. Очевидно необходимостта от тези форми на публикации ще се запазят по силата на разнообразието на вкусовете и навиците на ползвателите.

В заключение трябва да се подчертае следното.

В развитието и усъвършенстването на НСА на съвременния етап има несъмнени постижения, изразяващи се в активната интеграция на НСА на бившите партийни архиви в системата на НСА на държавните архиви, в рязкото увеличаване количеството на издадените справочници, преди всичко на пътеводители по фондовете на архивите. Информационните технологии играят все по-съществена роля при създаването и развитието на НСА, върви процес на натрупване на масиви от вторична архивна информация като основа за създаването на различни видове автоматизирани и традиционни справочници.

Същевременно качеството на описанията на архивните документи е неудовлетворително, недостатъчни са темповете, съставът и мащабите на прилагане на информационните технологии.

Основните задачи при по-нататъшното развитие на НСА са повишаване качеството на описанията, унификация на различните типове архивни справочници, както в традиционния, така и в автоматизирания вариант. При подготовката на описи, каталози, указатели, кратки справочници и прегледи е необходимо строго спазване на действащите нормативно-методически изисквания. Голяма помощ в тази работа ще окажат подготвяните Основни правила за работа на държавните архиви на Руската федерация, в които са дадени основите на описанието за всички типове архивни справочници на базата на съвременните изисквания, съобразявайки се с международния стандарт. Актуален е и проблемът за повишаването на професионалната квалификация на архивистите.

Архивите трябва по-обмислено да подхождат към развитието на приоритетните елементи от системата на НСА. При това следва, изхождайки от състава и съдържанието на документите, интензивността на използването им, материално-техническото оборудване, да формират оптимален състав на системата на НСА, да осигуряват хармонично и ефективно съчетаване на отделните й елементи. Основните принципи за създаване на системата на НСА за архивите на различно ниво и перспективите за развитието й в съвременните политико-икономически условия предвид внедряването на информационните технологии ще бъдат изложени в Концепцията за нейното развитие, разработката на която е включена в подпрограмата «Архивите на Русия» на федералната целева програма «Културата на Русия през 2001–2005 г.».

На съвременния етап от развитието на архивното дело системата на НСА не трябва да се разглежда вън от всестранната и дълбока връзка с другите направления на дейността на държавните архиви, особено с въпросите на използването. Важна задача е и засилването ролята на НСА като едно от основните средства за разширяване на достъпа до архивните документи, удовлетворяването на съвременните потребности на обществото и гражданите от ретроспективна информация.

Бележки

1. И. Н. Киселeв, И. В. Волкова, О. Ю. Нежданова, Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Отечественные архивы № 5, 2000, с. 12–24.