Диференциран подход при описанието на архивни единици от различен вид

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Андриана Нейкова

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Въпросите на диференцирания подход при описанието на архивните единици се решават на практика в процеса на съставяне и усъвършенствуване на описите, които са основният и сравнително «най-масовият» вид архивен справочник. Обектът в случая е съдържанието на документите в отделните архивни единици, а целта е разкриване на това съдържание в заглавията им чрез използване на подходящи начини на описание в зависимост от категорията на архивните фондове.

В теоретико-методически аспект тези въпроси се поставят и разглеждат не само във връзка с описите, но и като част от проблема за значението на диференцирания подход при описание на архивните документи за достигане на съвременно информационно равнище на научно-справочния апарат на архивите.

Необходимостта от целенасочено и системно прилагане на диференциран подход при описанието на архивните единици се обуславя от следните причини. На първо място това са различни видове архивни фондове според фондообразувателите, а именно — фондове на учреждения (в най-широкия смисъл на това понятие) и фондове от личен произход. Второ — разнообразието по отношение на видовия състав на документите в архивните фондове, респ. в архивните единици, като резултат от конкретното обществено значение, функции и дейност на фондообразувателите. Трето — степента на запазеност на архивните фондове в момента на комплектуването им.

Ето защо закономерно архивните фондове съдържат различни по ценност, характер и обем документна информация или с други думи, (153) различна е тяхната информативност. Единствено с помощта на диференциран подход на описание е възможно да бъде постигнато съответствие между информативността на архивните фондове и архивните справочници, в частност разглежданите днес описи. В противен случай не биха отразявали вярно и максимално концентрирано стойността на първичната документна информация както в рамките на отделните архиви, така и на Държавния архивен фонд, като цяло, т. е. те няма да притежават необходимите информационни качества за пълноценно използване на архивните фондове.

По-нататък ще направим опит да преценим влиянието на разглеждания метод върху информационните качества на описите, особено в перспектива. Тук е мястото да отворим скоба, за да подчертаем, че загрижеността ни по повод на състоянието на описите като справочници, не е насочена към «драматизиране на въпроса». Допуснатите слабости в работата по съставянето и издаването им, въпреки обективните извинения, както беше отбелязано, на сегашния етап решително трябва да бъдат преодолени.

Според научните представи в съвременното марксистко архивознание, най-важното условие за успешно прилагане на диференцирания подход при описанието на архивни единици е правилното решаване на въпроса за категоризиране на архивните фондове във всеки архив. Веднага се налага да поясним, че критериите, по които би следвало да се извършва това категоризиране, не съвпадат напълно с критериите при категоризирането на архивните фондове и архивните единици за целите на създаване на застрахователния фонд.

Този проблем досега почти не е поставян в българската архивистична литература, поради което не е цялостно и задоволително изяснен. Това означава, че предстои сериозна работа по теоретико-методическото обосноваване на критерии специално за категоризиране на архивните фондове във връзка с тяхното описание. Без такава система диференцираният подход не може да се прилага целенасочено, последователно и правилно. При това положение твърдението в доклада по проблемите на научно-техническата обработка и някои съобщения, че при описанието на архивните единици се използва диференцираният подход в зависимост от категорията на архивните фондове не е, по наше мнение, съвсем точно — то има по-скоро препоръчителен, а не констативен смисъл.

Необходимо е също така проучване и обобщаване на досега използваните начини за разкриване на съдържанието на различните по вид документи, систематизирани в отделните архивни единици. Тези варианти на заглавия на архивните единици са регламентирани методически и ще подпомогнат специалистите при разработване на цялостна типология на описание в зависимост най-напред от категорията на архивните фондове, а след това от вида на документите.

Както е известно, със сравнително най-добри информационни качества са описите, които са издадени, тъй като моментът на издаването им, съгласно методическите изисквания, се използва за допълнително увеличаване на техния информационен потенциал.

Усъвършенствуването на описите се постига обикновено чрез подобряване на класификацията, допълване на елементите на описание на архивните единици, а също чрез снабдяването им със справочен апарат. Следователно логично е предположението, че именно издадените описи съдържат и най-сполучливите заглавия на архивни единици като резултат от прилагането на диференциран подход на описание за различните по вид документи. Проучванията ни на състоянието на разглеждания проблем показват обаче, че прилагането на този подход е ограничено и качеството на описанието много зависи от субективните представи и възможности на архивистите, въпреки методическите изисквания. С нищо не е оправдана липсата на единство при разкриване на съдържанието на документи от един и същи вид в заглавията на архивните единици от един архивен фонд и дори в един опис.

Например: «Фонд Народно събрание (1879–1944 г.)», инв. опис № 1:

I. ОНС — 1879 г.

«Дневници, рапорти, обявления по провеждане на изборите във Врачански окръг». 13 септ. 1879–11 ноем. 1879 г...., а. е. 7;

IV. ОНС — I редовна сесия — 1884/85 г.

«Дело по провеждане избори за народни представители за IV ОНС във Врачански окръг. Протести от избирателите за побоищата, станали по време на изборите». 24 май 1884–29 дек.1885 г...., а. е. 102.

Х. ОНС — 1899–1900 г.

«Материали по провеждане изборите за народни представители за X ОНС във Врачанска околия». 25 апр. 1899–10 май 1899 г....», а. е. 1357».

Израз на такова единство би била еднаквата степен на обобщено предаване на съдържанието на документите в отделните архивни единици, като тази степен, от своя страна, трябва да отговаря на категорията на архивния фонд. Комплексът от фондове във всеки архив може да бъде разделен условно на три категории. Към I категория ще се отнесат фондовете с най-висока информативност, наситени със сведения за много направления на обществения живот, поради което са обект на най-интензивно и широко използване. Това обстоятелство изисква всестранна характеристика на съдържанието на архивните единици в заглавията им, което е възможно само при една достатъчно висока точност при обобщаване на сведенията, както и при известна все пак детайлизация.

Например, при описание на архивни единици с нормативни и разпоредителни документи в заглавието се отбелязва видът на документите и направленията на дейност:

«Закони за митниците, тютюна, акциза и гербовия налог». 24 окт. 1884–19 ян. 1885 г....,

Фонд «Народно събрание (1879–1944 г.)», инв. опис № 1,

«Заповеди за назначения, уволнения, преместване и отпуски на учители».... 7 май 1899–31 дек. 1899 г....,

Фонд «Министерство на народната просвета (1879–1944 г.)», инв. опис № 1.

В заглавията на архивни единици, които съдържат протоколи от сесии на учреждения от държавния апарат, от заседания, съвещания и т. н. е правилно при I категория да се посочва и дневният ред, а не както е например в следното заглавие:

«Съкратени протоколи от заседанията на първата сесия на II ОНС». 23 март 1880–4 юни 1880 г....,

Фонд «Народно събрание»..., инв. опис № 1.

Могат да се приведат още много положителни или отрицателни примери, но и цитираните доказват, че заглавията на архивните единици във фондове от I категория трябва да се съставят с оглед на отрасловите направления на дейността на фондообразувателите и на многоаспектното търсене, което изисква информативността на описите да бъде адекватна на плътността на многообразието на документната информация в описваните фондове.

Интензивно се използват, както показват отчетните данни, и т. нар. «уникални фондове», които по правило също се включват в I категория. Например във връзка с особеностите на българското националноосвободително движение уникален по своето значение днес е комплексът от оцелелите архивни документи и материали от епохата на Възраждането.

Следователно всички архиви, които притежават такива документи, имат основание да определят съответните архивни фондове и колекции към I категория.

За II категория ще останат архивните фондове с документи от един отрасъл на обществена дейност, на една тема или въпрос от даден отрасъл, а към III — архивните фондове с най-малка информативност, които имат значение предимно като допълнение към архивните фондове от първите две категории. Както беше отбелязано, в архивите като цяло са приети и голям брой малки фондове предимно от еднотипни учреждения или от личен произход. Тези фондове, безусловно, ще се отнесат към III категория. При съставяне на заглавия на архивните единици в тях е допустимо да се използват най-прости методи на описание, тъй като е достатъчно пределно краткото отразяване на съдържанието на документите.

В зависимост от категорията на архивните фондове трябва да се решава и въпросът за съставяне и използване на типови заглавия на архивни единици, които са еднородни по един или няколко признака (вид на документите, автор, адресат, съдържание и др.). По-точно, типовата част в заглавията на архивни единици от определена група се конкретизира за отделните архивни единици в зависимост от принадлежността им към една или друга категория.

Например: «Преписка на Министерството на народната просвета» се доразвива като: «Преписка с българските легации (легациите в Берлин, Прага, Рим и т. н.) за стипендиите на следващите в чужбина български студенти».

Подобна конкретизация в типовите заглавия на архивните единици е задължителна за фондовете от I категория, желателна за тези от II и очевидно излишна за III категория.

В заключение ще подчертаем още веднъж, че досегашното прилагане на диференцирания подход при съставяне на заглавия на архивни единици е ограничено — в зависимост само от вида на документите в тях а по отношение на отделните фондове се практикува до голяма степен интуитивно. За реализиране на цялостния ефект от посочения подход са необходими единна система от критерии за категоризиране на архивните фондове във връзка специално с инвентарното описание, а също и методика за типология на заглавията на архивните единици в зависимост от категорията на архивните фондове. Решаването на тези задачи ще позволи да се съсредоточат усилията предимно за повишаване на информационния потенциал на описите на архивните фондове от I категория. По този начин ще се създадат условия за максимално оползотворяване на възможностите, които предлага диференцирания подход при описанието на архивните единици от различните фондове, а следователно за практическото овладяване на този подход като определящ фактор за информационните качества на описите.