По-продължително съхранение на документите на учрежденско равнище — възможности и тенденции

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автори: Андриана Нейкова, Марияна Пискова, Петър Пейков

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Правилното организиране на националното документално богатство е обективна обществена необходимост и се основава на научните принципи историзъм, всестранност и комплексност и комунистическа партийност. В съответствие с тези принципи се формира Държавният архивен фонд (ДАФ) на HP България и се изгражда архивната система.

Държавният архивен фонд е единен цялостен комплекс, в който се запазват исторически създалите се връзки между документите както в отделните фондове, така и в комплексите от фондове. Чрез действуващите архивни учреждения в страната — централни и окръжни държавни архиви и ведомствени архиви с постоянен състав от документи, се постига централизация в регистрирането и съхранението на архивните документи и се осигурява тяхното пълноценно използване. Съществуващата понастоящем мрежа от държавни и ведомствени архиви с постоянен състав от документи е определена от Закона за Държавния архивен фонд и Правилника за неговото прилагане(1).

Учрежденските архиви са основен източник за попълване на държавните архиви с ценни документи. Ето защо е необходимо и се осъществява строго регламентиране на взаимоотношенията между учрежденията — източници за комплектуване на Държавния архивен фонд, и държавните архиви като органи за неговото управление. По силата на действуващите нормативи висшите органи на власт и управление, централните и окръжните учреждения и организации предават в държавните архиви подлежащите на постоянно запазване документи след изтичане на 10–годишния срок на учрежденско съхранение, а градските и селските учреждения и организации — след 5–годишен срок.

Трябва да се отбележи, че тези срокове на учрежденско съхранение са сравнително по-кратки, отколкото възприетите в редица други страни. Така според Положението за Държавния архивен фонд на СССР от 1980 г.(2) срокът за съхранение на документите във висшите органи на държавна власт и управление, в съюзните, републиканските, автономните и местните органи на държавно управление, както и в редица централни организации е 15 години. По-нататък документите на учрежденията, организациите и предприятията на краево, областно и окръжно подчинение трябва да се предават в държавните архиви след изтичане на 10–годишен срок на учрежденско съхранение, а документите на учрежденията, организациите и предприятията на районно и градско равнище и на колхозите — след 5 години(3).

По-удължени срокове за съхранение на документите по места са предвидени също и в архивните нормативи на ГДР. Съгласно Правилника за прилагане на Закона за държавните архиви от 1976 г. от централните държавни органи и учреждения се предават документи за постоянно запазване след изтичане на 20 години; от ръководните стопански органи, местните държавни органи, предприятия, комбинати и учреждения — след 10 години, а от социалистическите обединения, включително и техните кооперативни организации, по взаимно съгласие(4).

Съществено различие се наблюдава и в новото полско архивно законодателство. Според Постановлението на Държавния съвет на ПНР за Националния архивен фонд и архивите от 14 юли 1983 г.(5) даже документите на така наречените «особени» архиви(6), т. е. документите на висшите държавни органи, подлежат на предаване в държавните архиви, след като престанат да бъдат в сила обстоятелствата за по-продължителното им учрежденско съхранение. Без да определя точно срока за съхранение на документите в посочените архиви, постановлението фиксира обаче максималната продължителност на това съхранение, а именно — не повече от 50 години след създаването на документите.

По-кратките срокове у нас имат своето обяснение в сравнително закъснялото развитие на архивното дело в страната. В началния период от създаването на държавните архиви, когато е трябвало бързо да се издирват и концентрират поне част от документите с цел да започне тяхното организирано използване, по-кратките срокове са напълно оправдани. Освен това липсвали са и традиции на учрежденско съхранение, а били и проведени редица реформи в държавния апарат, в резултат на които са ликвидирани значителен брой учреждения. Налагало се е тяхната документация да бъде приета без отлагане на постоянно съхранение.

На сегашния етап повечето от тези причини вече не съществуват. С оглед на задачата за осигуряване на пълнота на архивните фондове би трябвало да се помисли, по наше мнение, за евентуално удължаване на сроковете. В резултат на по-продължителния престой на документите в създалото ги учреждение може да се постигне както добра организация на учрежденския архив, така и активно използване на документалния фонд на учреждението за задоволяване на неговите информационни потребности.

Този проблем е сложен, поради което се предвижда неговото задълбочено проучване. За целта би трябвало да се проведат изследвания върху резултатите от досегашната практика на комплектуване на документи от държавните архиви след изтичане на определените в Закона за ДАФ срокове. Обект на наблюдения и анализ ще бъдат също така всички учреждения и създаваните от тях документи, за които сроковете от 10 или 5 години са недостатъчни.

От друга страна, съществуват учреждения, при които същите тези срокове се оказват сравнително дълги и се налага да бъдат преразгледани.

Член 10 (2) от Закона за ДАФ, допускащ по-продължително учрежденско съхранение, позволява още на сегашния етап да се реши въпросът за някои учреждения и техните документи в рамките на действуващото законодателство. Предмет на разглеждане в статията са въпросите по организиране съхранението, използването и комплектуването на документите на Софийския университет «Климент Охридски», Националния институт за паметниците на културата и на Българската академия на науките. Авторите си поставят задачата да докажат достатъчно аргументирано, че по отношение на посочените фондообразуватели е целесъобразно прилагането на по-удължени срокове за съхранение на учрежденско равнище.

Наблюденията показват, че специфичната дейност на отделни ведомства, характерът на създаваната от тях документация, както и редица други причини са довели до формирането на документални сбирки или до натрупването на някои видове документи, които са наистина необходими по-продължително време в практическата дейност на съответните ведомства. Оттук и стремежът на специалисти, научни работници и ръководители да задържат посочените документи въпреки утвърдените със Закона за Държавния архивен фонд срокове за тяхното задължително предаване в държавните архиви. Най-често тези сбирки и документи не са регистрирани в съответния държавен архив, не се съхраняват и обработват съгласно методическите изисквания на Главно управление на архивите, а използването им е ограничено само в рамките на отделните ведомства. Случаите се усложняват, когато ръководителите на ведомствата се опитват да узаконят съществуването на тези сбирки под формата на архиви с постоянен състав или на комбинацията «музей — архив». По принцип това означава създаване на излишни звена в структурата на националната архивна система, вместо да се постигне нейното по-нататъшно усъвършенствуване по отношение на т. нар. «специални видове документи»(7). От друга страна, всяко недостатъчно обмислено и прибързано решение може да задълбочи очертаващото се противоречие във взаимоотношенията между архивите — органи за управление на Държавния архивен фонд, и ведомствата, които претендират да упражняват и те архивни функции, макар да имат всъщност друго предназначение и сфера на действие. Може също да се вземе под внимание обстоятелството, че тези ведомства отделят материални средства и специализиран персонал, с което допринасят в известна степен за съхранението на националното документално богатство. Техните усилия биха могли да се разглеждат като известно допълнение към усилията на държавните архиви, за да бъдат увеличени както хранилищната площ, така и общият брой на архивистите в страната.

Но няма никакво съмнение, че този процес не трябва да бъде стихиен, а изцяло направляван от Главно управление на архивите, поради което се и наложи да се проведе проучване на състоянието и перспективите на работа на държавните архиви с научната документация и с отделни групи видове специфични документи, съхранявани засега извън държавните архиви.

Конкретно изследване беше проведено в Софийския университет, в Националния институт за паметниците на културата и ред други специфични учреждения. Общият ни извод от това изследване е, че на места могат да се използват възможностите, които съдържа чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд(8), вместо да се удовлетворяват крайно неуместни искания за създаване на нови архиви с постоянен състав от документи извън мрежата, определена вече от закона. Чрез прилагането на чл. 10 (2) ще се осигури също запазването на целостта на съответните архивни фондове и на техните комплекси, които са вече комплектувани, съхраняват се и се използват в някои от държавните архиви или предстои по принцип да бъдат комплектувани.

Задължително условие обаче за допускане на по-продължително учрежденско съхранение е доброто състояние на документите и правилната организация на работата с тях в разглежданите учреждения. За съжаление в повечето случаи тази организация не е на необходимото равнище, за да може да се разреши на учрежденията да използват възможностите на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд. При това положение решението на Главно управление на архивите би трябвало да бъде само конкретно и да се базира на изучаването на състоянието във всяко дадено учреждение.

Ще приведем тук част от събраните от нас данни, които ни позволяват да стигнем до извода, че в единия от разглежданите случаи е целесъобразно допускането на по-продължително учрежденско съхранение, а в другия липсват основания за това.

* * *

Състоянието на документацията на Софийския университет и извършеното досега за организиране на тази документация изцяло подкрепя направената по-горе уговорка.

Софийският университет «Климент Охридски» е един от основните източници за комплектуване на Държавния архивен фонд с документи от областта на висшето образование, науката и културата. Към архивния фонд на университета, част от който се съхранява в Софийския градски и окръжен държавен архив (СГОДА), закономерно се проявява интерес от страна на изследователите. През последните 10 години 273–ма читатели са използвали 929 архивни единици от капиталистическия период, а 18 читатели — 152 архивни единици от съвременния период. Налице е тенденцията към активизиране на използването на този фонд във връзка с предстоящото чествуване през 1988 г. на 100–годишнината от създаването на Софийския университет «Климент Охридски».

За документите във фонда на университета за периода 1888–1945 г., намиращи се в СГОДА, е характерно, че липсва документацията на цели факултети (Философско-исторически, Юридически, Богословски, Филологически). Не е известна съдбата на тези документи — дали са унищожени безвъзвратно, или все още могат да се открият по канцеларии, у частни лица и др. За този период са приети в архива документи главно на Ректората и на Медицинския факултет, от който най-добре са запазени документите по история на заболяванията. От Ректората липсват протоколните книги на Академичния съвет за периода 1933–1944 г., заповедните книги от 1924–1925 г., кореспонденцията, финансово-счетоводната документация, лични досиета на преподаватели и др.

Документите от съвременния период, приети досега в СГОДА, са по-пълни като състав. Веднага трябва да отбележим обаче, че липсват документи от всички структурни части на Университета за такъв важен период, какъвто е 1944–1951 г. Не са предадени документи от Историческия, Биологическия, Геолого-географския и Журналистическия факултет, от печатницата на Университета и др. Липсват документите на Юридическия факултет за 1951 г. По неизвестни причини не са предадени в архива протоколите от деканските съвети за периода 1949–1955 г., протоколи от Академичния съвет, документи, свързани с международната дейност на Университета, финансово-счетоводни документи, документи от профсъюзната дейност и др.

Още по-незадоволително е положението с комплектуването на личните фондове и документи на университетските преподаватели. В момента в СГОДА се съхраняват само 10 такива фонда. Отделни лични фондове на университетски преподаватели са комплектувани от ЦДИА, ЦДА на НРБ и Архива на БАН.

От друга страна, Софийският университет през последните години организира широка събирателска дейност с цел откриването през 1988 г. на постоянна музейна експозиция, посветена специално на историята на тази институция. Идеята получи очакваната обществена подкрепа от семействата и наследниците на университетски преподаватели, а и лично от много преподаватели, които са дали своя принос за изграждането и утвърждаването на първия български университет като крупен учебен, научен и културен център както с национално, така и със заслужено международно признание. Досега са набавени значителен брой ценни музейни експонати — предмети, свързани с живота и дейността на преподаватели и студенти от различни периоди в развитието на Университета и българското висше образование, мебели, облекла, произведения на изобразителното изкуство и т. н. Заедно с тях обаче са предадени и голям брой интересни документи и материали предимно от личен произход, които съществено биха допълнили и обогатили архивния фонд на Университета. Това са лични фондове, части от тях и отделни документи (лекции, конспекти, учебни програми, спомени, кореспонденция, снимки и др.). По този начин се оформя архивна сбирка с неопределен статут, която всъщност би трябвало да бъде присъединена към архивния фонд на Университета, съхраняван в СГОДА.

В СГОДА не са комплектувани до този момент също фотодокументи и фонодокументи на Университета, както и документи, създавани със средствата на електронноизчислителната техника, въпреки че относителният дял на този вид документация не е малък и ще се увеличава с доста бързи темпове.

Следователно конкретните факти свидетелствуват, че независимо от богатата документация, която се създава от дейността на Софийския университет «Климент Охридски», архивният му фонд е засега непълен по състав и съдържание, а оттук — слабо информативен. Причините са от различен характер. На първо място това е обстоятелството, че в работата с текущата административна и научна документация на Университета не намират достатъчно приложение основните нормативно-методически пособия за работа с документите в учрежденията на НРБ. Липсва списък на документите на Университета със срокове за тяхното съхраняване и др.

Въпросът за подобряване на работата с документите е поставян нееднократно от сътрудниците на СГОДА при съвместната им работа със служители от Университета, в писма № 209 от 6 юни 1975 г., № 178 от 9 юни 1977 г., № 419 от 19 декември 1978 г. и констативни протоколи от проведени обществени прегледи през 1975 и 1982 г., където се дават конкретни предложения.

Съществуват освен това сериозни проблеми по отношение на материално-техническата база и кадровото осигуряване на учрежденския архив при Университета. Софийският университет не разполага с архивохранилище, което да съответствува на обема на създаваната документация. За архивохранилище е определена една стая и коридор с обща площ от 25 кв. м, в които се съхраняват преди всичко дипломи за завършено средно образование и лични досиета на преподаватели. Документите се съхраняват по коридорите, канцелариите, в бюрата на преподаватели и други места, неотговарящи на изискванията на Закона за Държавния архивен фонд на НРБ и Наредба № 1 на Главно управление на архивите при Министерския съвет от 1982 г. Специално трябва да отбележим, че има случаи на унищожени документи при наводнение в Университета.

Експертните комисии не действуват постоянно, което е в противоречие с нормативните изисквания по този въпрос. Не са взети мерки за създаване на Централна експертна комисия, която да подобри организацията на работата на отделните експертни комисии по факултетите.

В момента не са създадени условия в учрежденския архив за организирано използване на документите. Не е съставен научно-справочен апарат и др.

Следователно учрежденският архив на Софийския университет засега осъществява твърде слабо своите функции. Налице са съществени недостатъци в организацията на документите, в подготовката и предаването на делата в учрежденския архив и в СГОДА. Експертизата на ценността на документите не се провежда правилно. Всичко това води до нарушаване на своевременното предаване на документите в СГОДА, обедняване съдържанието на фонда, затрудняване вътрешната информационна дейност на Университета, основаваща се на документалния фонд.

Определено може да се каже, че положителна промяна на това състояние ще настъпи главно в резултат от прилагането на организационни и методически мероприятия за укрепване на учрежденския архив, а не чрез създаване на архив с постоянен състав от документи. Нещо повече, не съществуват основателни причини нито съответни организационни предпоставки дори за по-продължително съхраняване в този архив на някои видове специфични документи, каквато практика засега се допуска. Не бихме могли да се съгласим, че е необходимо дълговременно съхранение на място на протоколите на Академичния съвет и на други материали на Ректората.

Относно изразеното от университетското ръководство официално мнение, че протоколите на Академичния съвет и други документи на Ректората не трябва да се предават в държавен архив(9), можем да приемем само констатацията, че протоколите на Академичния съвет са наистина изключително ценни извори и са основни документи от архивния фонд на Софийския университет. В тях най-пълно е отразена цялостната дейност на Университета (подготовката на учебни планове и програми, резултатите от сесиите, мерките за подобряване на учебния процес, взаимоотношенията между Университета и Министерството на народната просвета и др.). Предаването на тези документи в държавен архив е обаче абсолютно задължително. В противен случай сериозно ще се наруши единството на архивния фонд на Университета, значително ще обеднее съдържанието му. Трябва да подчертаем, че именно протоколите на Академичния съвет, приети досега в СГОДА, са най-използваните документи от този фонд.

Всъщност необходимо и реално е само подобряването на работата на учрежденския архив на Софийския университет, превръщането му в действено звено за документационно обслужване. Мястото, което заема Софийският университет, предполага и значително по-високи изисквания към неговия учрежденски архив. Така наред с осигуряване на информация за собствени нужди учрежденският архив на Университета би трябвало да е в състояние да осигурява информация на всички заинтересовани ведомства и лица.

За тази цел по заявки на ведомствата, както и по инициатива на архива на Софийския университет би трябвало да се съставят и изпращат до съответните потребители информационни писма, списъци на документи по определени теми и други материали за състава и съдържанието на документите от фонда на Университета. При необходимост следва да се издават справки на учреждения и лица, да се предоставят копия и извадки от документи за нуждите на учреждението-потребител, както и да се издават справки от социално-правен характер на отделни граждани. Освен това от страна на архива на Университета е необходимо да се осигурят възможности за използване на документите за научноизследователски цели, както и да се предоставят документи или техни копия на средствата за масова информация за организиране на документални изложби, за доклади, лекции, радио- и телевизионни предавания. Не на последно място в архива на Софийския университет би трябвало да се води отчет на всички форми на използване на документите.

Цялостната информационна дейност трябва да се извършва с разрешение на ръководството на Университета, което е отговорно за правилното използване на документите. Задължително е обаче тази дейност да бъде съгласувана със специалистите от държавните архиви, в случая — Софийския градски и окръжен държавен архив.

За правилното съхранение и използване на документите е необходима освен това система от научно-справочен апарат, която включва по принцип: номенклатура на делата, описи на делата, каталог, лист на фонда, книги за отчитане на постъпленията и унищожените дела, указатели (тематични, предметни, именни, топографски). Задължителен минимум за учрежденския архив са: номенклатурата на делата, описите на делата и историческата справка.

При създаването на научно-справочен апарат в учрежденския архив на Университета е необходимо също така да се отчита обстоятелството, че е задължителна приемствеността между този апарат и научно-справочния апарат в държавните архиви.

Учрежденският архив трябва да разполага и с подходяща материално-техническа база, включваща помещения за съхраняване на документите на различни носители, работно помещение за сътрудниците на архива и читалня за изследователите.

Архивохранилищата трябва да отговарят на климатичните и санитарно-хигиенните условия, необходими за запазването на документите. Архивът трябва да е снабден и с технически средства за съхраняването, обработката и използването на документите.

Следователно за подобряване на работата с документите в Софийския университет и за изграждането на неговия учрежденски архив като действено информационно звено се налага да бъдат решени много взаимносвързани проблеми.

Като начало въпросът за работата с документите в Университета трябва да бъде поставен на обсъждане в неговото ръководство с участието на Главно управление на архивите. Необходимо е да се извърши също така проверка и се приведат в известност всички документи на Софийския университет, разпръснати по канцеларии, коридори, кабинети или преподаватели. Това мероприятие следва да се проведе с участието на представители на СГОДА. Паралелно е наложително да се извърши и експертиза на ценността на документите, която да бъде комплексна и да се съчетае с мерки за попълване на липсите от документи. Същевременно документите, неоснователно задържани с години в Софийския университет, следва да се предадат в СГОДА, за да се попълни и предаденият вече там фонд.

Налага се също да се засилят методическата помощ и контролът в работата на Университета с документите от страна на Главно управление на архивите и СГОДА. Целесъобразно е периодично да се провеждат курсове за квалификация на служителите в Софийския университет, заети с документационна дейност (по разработката на нормативно-методически пособия по класификацията и описанието на документите, по експертизата на тяхната ценност и др.).

Необходимо е да се създаде Централна експертна комисия в Университета, която да осъществява методическо ръководство над експертните комисии във факултетите и контрол за работата им. Да се изгради съвместна комисия на Университета и СГОДА за комплектуване на документите от личен произход, които да се предават за постоянно съхранение в СГОДА.

С оглед подобряване работата с документите се налага да се издаде сводна номенклатура на делата на Софийския университет, издадена евентуално по структурен признак.

С цел да се осигури запазването на документите и определянето на правилни срокове за съхранение, както и да се осъществи подборът им за постоянно съхранение, е необходимо да се разработи списък за документите със сроковете за съхранение и списък на документите, задължително подлежащи на предаване в СГОДА.

Целесъобразно е също така, съгласувано с Главно управление на архивите да се разработи Правилник за работата на учрежденския архив и Правилник за работата на Централната експертна комисия на Университета.

Важно условие за създаване на организация на документите в Университета е навременното предаване на документите с описите им от факултетите и останалите структурни части в учрежденския архив. При това във всяка структурна част трябва да бъдат определени лица, които да отговарят за работата с документите.

* * *

Националният документален архив на недвижимите паметници на културата има своеобразно предназначение и заема особено място в системата на архивите. Нормативен документ за определяне на неговия статут, функции и състав е Наредба № 5 на Комитета за култура за издирване, изучаване и документиране на недвижимите паметници на културата(10). Според Наредбата за паметници на културата, които подлежат на издирване, изучаване и документиране и чиито документи се съхраняват в Националния институт за паметниците на културата (НИПК), са обявени недвижимите имущества, представляващи забележителни произведения на архитектурата, строителството, изобразителните и приложните изкуства. Най-общо в зависимост от историческото, архитектурното и художественото значение паметниците се класифицират в четири групи: архитектурни, археологически, паметници на изобразителните и приложните изкуства и исторически паметници и местности. Всички документи, които се създават и събират в процеса на издирване, деклариране, изучаване, регистриране и обявяване, проучване, проектиране, консервация и реставрация на паметника на културата, а така също при неговото популяризиране и охрана, образуват личното досие на паметника. Сред тях ще споменем историческата справка за паметника, научното описание и предложението за обявяване на паметника, архитектурните заснемания, графичните схеми на стенописите, фото- и аерофотограметричните заснемания, проектите за консервация на археологическите паметници, проектите на архитектурните паметници, отчетите за завършени етапи и т. н.(11) В отделното досие документите се систематизират по номинален признак и обикновено в него се обособяват текстова част, графична част, съдържаща различните заснемания и проекти за намеса, и фотодокументална част.

Освен документите от личните досиета на недвижимите паметници на културата в Архива на НИПК се съхраняват също и други документи, свързани с паметниците, създавани както в НИПК, така и във външни институти и организации.

Попълването на всяко досие с документи продължава, докато обектът съществува като паметник на културата, т. е. до неговото сваляне от отчет или физическо унищожаване. Това означава, че досието на паметника е постоянно отворено за постъпления от документи. Изключение прави една относително малка група обекти — паметници, свалени от отчет, досиетата на които се приемат за завършени. Дори и в тези досиета продължават да постъпват нови документи, но системното, целенасоченото попълване на досието е преустановено.

От съхраняваните в архива на НИПК документи за повече от 32 000 недвижими паметници на културата в процес на обработка са около 120 000 листа графични документи и приблизително 50 000 листа текстова документация. Предстои да бъдат обработени и останалите 200 000 листа графични и 50 000 листа текстови документи. Заедно с това в архива ще се обработват и постъпващите всяка година документи, възлизащи приблизително на 30 000 листа с формат от А0 до A4.

Отчетната регистрация на приетите в архива на НИПК документи се осъществява чрез различни форми, улесняващи непрекъснатото им използване. Основен юридически документ за статута на паметниците и същевременно форма за отчет е Държавният регистър. Друга форма за отчет е списъкът на декларираните паметници на културата. Освен тях в архива се съставят картони на декларираните паметници, паспорти и отчетни карти на паметниците.

Като незадоволителна и пораждаща сериозни проблеми в работата с документите в архива на НИПК следва да се определи материално-техническата база. Липсата на специализирани помещения за архивохранилища и за читалня се отразява отрицателно както на физическото състояние на документите, така и на тяхното използване. Осигуряването на подходяща материално-техническа база в архива на НИПК е крайно наложително, като се има пред вид изключително интензивното използване на документите за паметниците на културата.

Независимо от съществуващите трудности архивът удовлетворява не само собствените нужди на НИПК и на свързаните с него учреждения от документна информация, но и нуждите на външни потребители, в това число и на частни лица.

Дейността по опазването, обработката и предоставянето на възможности за използване на документите в архива на НИПК се осъществява от трима специалисти, от които един на длъжност организатор архив, един архивист с висше историческо образование и един архивист със средно образование.

Въпреки споменатите затруднения, свързани с незадоволителната материално-техническа база, като цяло архивът на НИПК изпълнява успешно функциите си на учрежденски архив, като често предоставя за използване документи и на външни потребители. По този начин архивът на практика поема известни задължения и на държавните архиви. Тази особеност произтича от спецификата на съхраняваните в архива на НИПК документи за недвижимите паметници на културата и от по-особения режим на използването на тези документи в практиката. Както беше изяснено, в архива на НИПК се съхраняват досиета на паметници на културата, които са постоянно допълващи се с документи за съответния паметник. Поради това сроковете за учрежденско съхранение, предвидени в Закона за Държавния архивен фонд, се оказват недостатъчни с оглед използването в архива.

Втора особеност е дълготрайното практическо значение на документите, съдържащи се в досиетата на паметниците на културата. Без тези документи е невъзможно осъществяването на основната дейност на НИПК по издирването, изучаването, опазването и популяризирането на недвижимите паметници на културата.

Следователно интензивното използване на документите за паметниците на културата в ежедневната практическа дейност на НИПК и непрекъснатото попълване на досиетата с документи за паметниците не позволяват предаването на тези документи в Централния държавен технически архив, преди да бъдат те дублирани във вид на микрофилми или микрофиши. Изводът е, че до тяхното дублиране е необходимо да се признае правото на архива на НИПК да съхранява в по-продължителен срок документите от своя профил, т. е. че е целесъобразно да се приложи чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд. Това положение не се отнася за общоразпоредителните документи, създавани в НИПК, за които са валидни определените срокове за съхранение в чл. 10 (1) на същия закон.

* * *

Насърчителни резултати чрез по-продължително учрежденско съхранение е постигнал вече Архивът на Българската академия на науките във връзка с комплектуването и използването на научноизследователската документация и на специфичните видове документи на Етнографския институт и музей, Института по музикознание, Археологическия институт и музей, Главно управление по хидрология и метеорология. Към посочените институти и звена са изградени филиали на Архива на БАН. Това са всъщност учрежденски архиви с право на по-продължително съхранение на документите в тях. Този статут, който е в съгласие с предвиденото в чл. 10 (2) от Закона за ДАФ, дава право на съответните институти и звена да съхраняват по-дълго време специфичните си документи при осигурен пълен контрол от страна на Архива на БАН. За този контрол е характерно, че обработката на фондовете и документите във филиалите е съгласувана и включена в плана на архива. Освен това Архивът на БАН комплектува документите с общ характер в определените срокове, като оставя на място във филиалите само тяхната специфична документация (за не по-малко от 2 години). За тази част от фонда се съставя отделен опис в два екземпляра, единият от които задължително се предава на Архива на БАН. Редът за работа с документите (комплектуване, обработка, използване) във филиалите се регламентира от вътрешен правилник, съобразен с Правилника на Архива на БАН. Специфичните документи, които се оставят по-продължително време във филиалите, са предварително определени в Списък на специалните видове документи. Архивът на БАН упражнява контрол и върху използването на специфичните документи във филиалите си, като гарантира защитата на авторските права в определените законни срокове.

Следователно Архивът на БАН успешно използва възможностите, които предлага чл. 10 (2) от Закона за ДАФ във връзка с по-продължителното съхранение на някои видове специфични документи на Академията преди тяхното приемане в Архива за постоянно съхранение. Прилагането на чл. 10 (2) в мащабите на националната архивна система обаче е значително по-сложен въпрос. Необходима е процедура, която да предпазва от прибързано и необосновано разрешаване използването на този член. Процедурата трябва да създава възможности за Главно управление на архивите да получава във всеки конкретен случай вярна картина за състава на документите в дадено учреждение и най-вече за специфичните негови документи, както и за причините, налагащи тяхното съхранение на място в учреждението. Трябва да са налице освен това данни за условията на съхранение на документите в учрежденския архив, за кадрите, които го обслужват, и като цяло за условията, създадени за ефективно използване на документите за нуждите на самото учреждение и за външни потребители. Всъщност такава процедура вече е разработена от Главно управление на архивите(12).

* * *

Както посочихме в началото, създаването на Държавния архивен фонд на НРБ и мрежата от държавни архиви е обективен процес, основан на научни принципи и съобразен с нуждите на практиката. В случай, че бъдат удовлетворени предложенията за учрежденски архиви с постоянен състав от документи, ще бъдат нарушени двата основни принципа на социалистическото архивно дело — принципът на централизма и принципът на единство и недробимост на архивните фондове и комплекси от фондове.

Децентрализираното постоянно съхранение на документите ще засили вътрешноведомствените тенденции в работата с документите и ще доведе до затруднение на контрола от страна на държавните архиви и Главното управление на архивите. При експертизата на ценността на документите специалистите от отделните учреждения неизбежно ще дават предпочитание на документите с кратковременно практическо значение за разлика от държавните архиви, за които основни са документите с дълготрайно научно-историческо значение.

При наличието на голям брой учрежденски архиви с постоянен състав от документи ще се затрудни процесът на оптимизация на състава и съдържанието на Държавния архивен фонд на НРБ. Особено ще се затрудни подборът на документите с повтаряща се информация от междуфондов и междуведомствен характер.

Недостатъчният опит и традиции в някои случаи в организацията на учрежденски архиви ще доведе до сериозни затруднения в реализацията на евентуални архиви с постоянен състав от документи.

Не на последно място е финансовата страна на въпроса. Децентрализацията в архивното дело означава разсредоточаване на материалните ресурси и намаляване на ефективността от влагането им. Известно е, че даже децентрализираното съхранение на документите вътре в едно ведомство е около пет пъти по-скъпо, отколкото съхранението им в обединен ведомствен архив.

Съществуващите понастоящем слабости и проблеми се дължат донякъде на факта, че архивът на едно или друго учреждение не е достатъчно самостоятелен като структурно звено на учреждението. Но няма никаква гаранция, че след получаване на «автономия» от архива ще бъдат реализирани в пълнота изискванията за работа с документите.

Що се отнася до въпроса за продължаване сроковете за временно съхранение на отделни видове документи в учрежденския архив, както видяхме, този въпрос е принципно различен от въпроса за учрежденски архив с постоянен състав. Практиката действително показва, че за някои видове документи се налага да бъдат използвани по-продължителни срокове с оглед дейността на самите фондообразуватели. Тази особеност именно е отчетена и е намерила съответно решение в чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд.

Приложение

Ред за разрешаване от Главно управление на архивите на прилагането на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд (за по-продължително съхранение и използване на отделни видове специфични документи в учрежденските архиви)

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ:

1. При доказано дълготрайно значение на определени видове документи за производствената и научноизследователската дейност на отделни учреждения Главно управление на архивите при Министерския съвет разрешава прилагането на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд(13).

2. Разрешението се дава за всеки конкретен случай отделно въз основа на мотивирано предложение до началника на Главно управление на архивите от страна на заинтересованото учреждение.

3. Началникът на Главно управление на архивите преценява направените предложения с оглед на изискванията на Главно управление на архивите към учрежденията, които претендират за прилагането на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд, и при положително становище съгласува решението си с Министерството на правосъдието и с Министерството на финансите.

4. Учрежденията, които получават право по силата на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд да съхраняват по-продължително време специфичните си документи, спазват задължително всички действуващи нормативи и методически указания на Главно управление на архивите, отнасящи се до държавните архиви.

II. СЪДЪРЖАНИЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕТО ОТ УЧРЕЖДЕНИЕТО ДО ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ОТНОСНО ПРИЛАГАНЕТО НА ЧЛ. 10 (2) ОТ ЗАКОНА ЗА ДЪРЖАВНИЯ АРХИВЕН ФОНД:

1. Обосновка на необходимостта от по-продължително съхранение и използване на отделни видове специфични документи на място в съответното учреждение.

2. Списък на специфичните документи с по-дълготрайно значение за производствената и научноизследователската дейност на учреждението с предложение за изменение на сроковете за тяхното предаване в държавен архив (не по-малко от 20 години).

3. Характеристика на наличните специфични документи в учреждението (вид, обем, степен на запазеност, степен на обработеност) и на очакваните постъпления.

4. Преценка на възможностите за научно-техническата обработка на специфичните документи и сроковете за провеждането й.

5. Описание на състоянието на материално-техническата база на учрежденския архив (наличие на подходящи хранилища и читалня).

6. Характеристика на персонала на учрежденския архив по отношение на длъжности и квалификация.

7. Данни, потвърждаващи готовността на учреждението да осигури използването на специфичните видове документи, оставащи на по-продължително съхранение в учрежденския му архив:

— за собствени нужди;

— за осигуряване на информация за всички равнища на управление, които имат отношение към учреждението;

— за удовлетворяване на нерегламентирани потребности от информация на държавни и обществени органи и организации, както и на частни лица.

Бележки

1. Закон за Държавния архивен фонд, чл. 5, чл. 6, чл. 7, чл. 8 (1), (2), (3), ДВ, бр. 54 от 12 юли 1974 г.; Правилник за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд чл. 6, чл. 7, (1), (2), (3), чл. 9, чл. 12, чл. 13, чл. 14, чл. 15; ДВ, бр. 4 от 14. 01. 1975 г.

2. Положение о Государственном архивном фонде СССР, 4. 04. 1980 г., ГАУ при СМ. M., 1980.

3. В случая нямаме задача да коментираме регламентираните в Положението срокове за съхранение на кино-, фото-, фоно-, научно-техническите и други видове специфични документи.

4. Erste Durchführungsbestimmung zur Verordnung über das staatlichen Archivwesen — Zuständigkeit der staatlichen Archive, Bestandsgränzung, Bewerung und Kassation-vom 19 Marz 1976, Gesetzblatt der DDR. Teil 1, N 10–Ausgabetag: 31 Marz 1976.

5. Макаренко, З. Н., Постановление Государственного совета ПНР о Национальном архивном фонде и архивах, Советские архивы, 1984, № 4, с. 66.

6. Към «обособените» архиви се отнасят Архивът на Сейма и на Държавния съвет, Архивът на Министерството на народната отбрана, Архивът на Министерството на вътрешните работи и Архивът на Министерството на външните работи.

7. Вж. по този въпрос предварителния подробен доклад на НИЛАД: «Националната архивна система от гледна точка на нейното доизграждане», С., 1982, с. 132 и Ст. Петкова. Научно-техническите кино-, фото-, фоно- и машиночитаемите документи — съставна част на Държавния архивен фонд, в кн. Научни конференции по архивознание, т. VI, С., 1983, с. 9–25.

8. Чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд гласи: «Началникът на Главно управление на архивите при Министерския съвет, съгласувано с Министерството на правосъдието, с Министерството на финансите и със съответното заинтересувано ведомство, може да установява по-дълги или по-кратки срокове за съхраняване на някои видове документи с оглед на техния характер или защита на интересите на държавата и гражданите». ДВ, бр. 54 от 12 юли 1974 г., изм. бр. 35 от 1977 г.

9. Писмо на Софийския университет № Р–3013 от 21 юни 1977 г. до Софийския градски окръжен архив, с. 1.

10. Наредбата е издадена от Комитета за култура. Вж. ДВ, бр. 6 от 19 януари 1979 г.

11. По-подробно вж. С. Васева, Досието на паметник на културата и неговото съдържание, В кн.: Материали от Националната конференция «Научно-техническите, кино- фото- фоно- и машиночитаемите документи — съставна част на Държавния архивен фонд», С., ГУА при МС, 1982, с. 70–72.

12. Вж. Приложение: Ред за разрешаване от Главно управление на архивите прилагането на чл. 10 (2) от Закона за Държавния архивен фонд (за по-продължително съхранение и използване на отделни видове специфични документи в учрежденските архиви).

13. Към тази категория учреждения не се включват музеите, които не са мемориални.