Опазването на документите: функция със стратегически характер и неразделна част от управлението на архивната работа или несъществена дейност, насочена към оцеляване на архивните институции(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Хелън Форд

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Въведение

През 1996 г. Труди Петерсон заяви, че опазването на документите е процес на управление, а не проблем за решаване. Това добре обобщава целта на настоящата статия. Бих предпочела все пак да се спра малко повече върху стратегическата важност на опазването и на необходимостта архивите да интегрират тази си роля към другите си дейности. Защото, в крайна сметка, достъпът до информация е невъзможен без нея.

Според Речника на архивната терминология архивното опазване е съвкупност от процедури и операции, целящи да укрепят документите и да ги предпазват от повреди и унищожаване, което включва укрепването на повредените документи. Опазването може да се разбира и като пренасяне на информацията върху друг носител, например върху микрофилм.

Опазването е продължителна дейност, която трябва да бъде неделима част от управлението на архивите на политическо и стратегическо равнище. Все пак то не трябва да се разглежда като самоцел. Архивистът не е вече онзи страшен цербер, който отблъсква всеки опит за достъп до документите поради страх от повреждането им. На тази малко приемлива гледна точка се подчини една по-нова. Новият постулат на архивиста е: «Опазването подпомага достъпа до документите». Остава, макар и трудно, да се разбере как занемаряването на опазването означава сегашна и бъдеща забрана за достъп до документите. Достъпът на външни хора до информацията е фундаментално право в нашето общество. Това се отнася както до историческа информация, така и до упражняване на индивидуални права. Последните събития в Косово още един път доказват колко е важно оцеляването на документите.

Управлението на дейностите по опазването на документите има много голямо значение, за да не бъде оставено на случайността. Това важи както за големите национални архиви, така и за малките местни архиви и архивите на предприятията. От него зависи оцеляването на информацията. Управлението на информацията е понастоящем ключов елемент в извършването на обществените дейности, което увеличава още повече значението на архивите (под една или друга форма) и на управлението на процесите на опазването като допълнителна дейност.

Да се управлява опазването означава да се намалят рисковете от физическо естество, които застрашават документите. Днес, в Обединеното кралство тези рискове идват главно от интензивното използване на оригиналите на най-ценните документи. Ситуацията не е може би същата все още във всички страни, но според мен така ще стане навсякъде. Освен това голям брой от използваните оригинали са с лошо качество и това увеличава риска от тоталното им разпадане. Нашият век произведе повече документи от всеки друг, но той се погрижи забележително малко за осигуряване дълготрайността на документите. Вие, както и аз, познавате бързия упадък на качеството на хартията, започнал от средата на миналия век, който се дължи на използването на дървесна маса и различни добавки. Вие познавате също изключителната краткотрайност на електронните документи, високите разходи, които са нужни за да се направят използваеми тези документи, бързината с която избледняват съвременните мастила и нестабилността на основите, използвани за фиксиране на фотографските негативи. Съществуват също електростатични копия, които стават нечетливи чрез процес на неутрализация. Що се отнася до рециклираната хартия, представяна от политиците като екологично решение, беше установено, че трайността й е много по-къса. И списъкът не спира дотук.

Отчитайки предстоящата опасност от загубата на информация, много архиви започнаха да търсят нови методи за използване на документите, за да предпазят оригиналите. Днес все по-често се иска от читателите да използват копия на документи или такива върху фиш. Това, което ги интересува например от литературното наследство на Холандия (проектът за микрофилмиране «Метаморфоза»), периодичния печат в Литва или Естония, както и за състоянието на британските служби по време на Втората световна война. Качеството на факсимилетата понастоящем позволява да се използват все по-често вместо оригиналите в изложби, което води до намаляване на разходите и до повишаване на сигурността. Архиви и библиотеки от четирите краища на света работят освен това за развитието на Web sait, където би могло от разстояние да се получат цифрови репродукции на документите от съответната колекция. Днес тези проекти са на дневен ред в страни с архивна традиция, която, казано другояче, е малко по-стара и по-развита отколкото на други места. Въпрос на време е в архивите на други страни да бъдат предприети същите усилия по отношение на електронните документи, както е в Обединеното кралство, Европа и Съединените щати. Иначе би станало невъзможно тези архиви да задоволят търсенето. Те няма да могат да управляват опазването и достъпа до документите по такъв начин, че да съхранят архивното наследство. Същественото е опазването на документите да се управлява така, че да се осигури непрекъснатостта на достъпа до тях.

Защо е толкова важно да се поставят днес тези проблеми? Според мен, преди всичко, защото архивната практика е в процес, на промени. Преди петдесет години примерите на стратегическо планиране, посочени по-долу, биха изглеждали ненавременни. Днес те се оценяват като стратегически. Тези примери надхвърлят традиционните измерения на опазването на документите, но те не са по-малко значими, за да потвърдят все по-належащата необходимост от едно комплексно управление, обхващащо всички аспекти на опазването на документите.

Най-напред трябва да се изработят и утвърдят необходимите стандарти. Стандартизирането ще обхване по-голямата част от различните аспекти на архивната работа и това започва да буди интерес на национално и на международно равнище. В тази област, разбира се, не се готви такава мащабна стандартизация, както в индустрията. Но за да пребъдат и да продължат да служат на обществото, архивите ще трябва да се подчинят на известна регламентация. Стандартите за създаването на документи, за сигурност, за репродуциране върху микрофилм, архивохранилища и описание на документите допринасят днес за осигуряване грижи от високо качество за документираната информация, в това число и за улесняване идентифицирането на физически обекти, все неща допринасящи за оцеляването на информацията.

На второ място, трябва да се адаптираме към промените, в начина по който XX век използва архивните документи. Методите за търсене са в процес на промяна. Читателите изискват повече отколкото са в състояние да предоставят сегашните информационни служби и не се задоволяват вече от съществуващите инструменти за търсене на информация, както предишните генерации. Те желаят да ползват все по-комплексни методи за търсене, отколкото да се ровят в каталози или да проучват многобройни електронни текстове и база данни. Търсенето с ключови думи ще им позволи повече от всякога да проучват по-голям обем материал и да извличат информация от различни източници. Промените са многобройни и за институциите. В процес на отваряне са нови пътища, а това означава нови възможности за партньорство, по-специално в съхраняването и достъпа до документите. Уинстън Тоб напоследък правеше коментар по отношение на все по-многобройните връзки между опазването и достъпа на информация в библиотечните среди: «Националната федерация на цифровите (дигитални) библиотеки на Съединените щати е последният от серията съюзи, показващи че във времето когато завършва XX век да се запази нашето наследство означава да се работи съвместно отвъд дисциплинарните и националните граници». Като архивисти ние имаме отговорността да бдим върху това, читателите да получават онова, което желаят, ако е възможно върху искания носител, грижейки се за информацията така, че бъдещите поколения да могат също да имат достъп до нея.

Опазването на документите, на трето място, е необходимо и за да се нарисува верен портрет на нашата епоха, в това число да се представят различните носители на информация. Никога не е имало такова разнообразие от носители. Към традиционната хартия се добавиха филмовата лента, негативите и фотографските експерименти, видеото, програмите на радиото и телевизията, без да се забравят масата електронни данни. В редица страни с недълга писмена традиция, картините, запечатани върху филм от началото на XX век или по-скоро на телевизия, са единствени свидетелства за един начин на живот в процес на изучаване. Тези, които са заети с опазването на тази памет, са във всички случаи решени да намерят отговор на новите предизвикателства на опазването.

На четвърто място, трябва да се усвои изкуството на подбора и извършването на разумен избор дори в млади архиви, където всяка частица информация изглежда ценна. Количеството информация, създадена през XX век е такова, че съхраняването ще стане невъзможно, ако не се избърза със създаването на процедури на строг подбор. Да вземем например купищата карти, издадени в различните области на човешката дейност през този век. Ако Държавният архив на Великобритания трябваше да приеме всичките карти, които очакват да бъдат подложени на една последна оценка, той би се срутил под тежестта на разходите за складиране и съхраняване. Подборът на по-модерните карти за системите за географска информация крие също опасности. Защото, ако е вярно, че електронните документи заемат по-малко място отколкото традиционните карти върху хартия, остава проблемът за постоянното съхраняване, който изисква формирането на адекватни решения.

Накрая, наблюдава се постоянно увеличаване на разходите за опазване и достъп до информация на традиционни, както и на модерни носители, което задължава да се направи анализ на предимствата, свързани с инвестиции и търсенето на точни пропорции между двете. Опазването изисква продължителни инвестиции, необходими за гарантиране на достъпа до документите в бъдеще. За жалост тази идея не е много популярна понастоящем там, където е налице силна конкуренция на национално и местно ниво и където архивите си съперничат с образованието и здравеопазването. Отговорните за опазването на документите могат и трябва точно да определят разходите и предимствата и то не само във финансово измерение. Отговорните политици трябва да разберат, че нематериалните ползи, какъвто е достъпът до информация, имат стойност, която не може да има цифрово изражение дори когато съществува определена парична сума за това. Без опазването наистина ще загубим достъпа до нашето културно наследство.

Това са примери за мерките, които архивите трябва да предприемат, за да се адаптират към бързата еволюция в контекста на опазването и достъпа до документите в края на този век. Остава да се види как да се вмести проблемът за опазването в стратегическите му рамки.

Опазването на документите като стратегия

Стратегическата насоченост на дейността по опазването е относително лесна за дефиниране в една архивна институция. Става дума, чрез възможно най-икономични средства да се опазят подбраните документи, за да стане възможен достъпът до тях и в бъдеще. Използваните методи за постигане на този резултат варират в контекста на организацията на работата и географското местоположение на архивите. За това няма универсално решение. Това е избор, който зависи от множество фактори, главният от които са средствата. В Европа и Северна Америка обемът документи е толкова голям и стойността на поддръжката е толкова висока, че някои дейности по опазването се автоматизират, за да се увеличи възвращаемостта на инвестициите в тази област. Другаде, където работната сила е евтина в сравнение с инсталациите и машинарията, изборът може да бъде по-малко видим. Понастоящем може да бъде по-рентабилно да се поддържат голям брой специалисти и технически лица, вместо да се механизират процесите, но това би могло да се промени. Идва време всяка институция да формулира своя собствена стратегия, съобразно средствата с които разполага и цената, която трябва да се плати. Именно отговорните за опазването на документите следва да предоставят необходимата информация за вземане на съответното решение.

Средствата, предоставяни за физическото опазване, са винаги ограничени, въпреки че исканията за тях са безкрайни. За да се извлече максимумът от наличните средства, архивните институции трябва да изработят един набор от решения. Рядко едно решение може да бъде приложено само по един единствен и самостоятелен начин. Освен това, при опазването, бидейки продължителна дейност, е много важно регулярно да се преразглеждат и оценяват приетите решения. Различават се две категории: макрорешения, облагодетелстващи голямо количество материали, и микрорешения, засягащи подробното третиране на отделни документи. Първите включват поставянето в кутия или опаковането на целия материал, поставянето му на място, където условията за съхранение са регулирани, а също и третирането на росипи и преработването им. Решенията могат да бъдат съобразени с условията и мястото. Например, преместването на архивите от една сграда в друга може да бъде подходящ момент, за да се предпазят като се сложат в кутия, не само за преместването им, но също и за постоянно съхранение. Разходите за това решение, отнасящи се за моментното, така и за дълговременното съхраняване на документите, могат в този случай да бъдат включени в бюджета, предвиден за преместването им. Друго решение се състои в поставянето на документите в кутия от учреждението, което ги е създало. В случая с националните архиви това би позволило да се разпределят разходите, за да не поема архивната институция прекомерна част от финансовата тежест.

Регулирането на условията в помещенията, предназначени за опазване на документите, е често свързано с едни от най-големите разходи на архивите, които може би е трудно да се изчислят с точност. Ако регулирането не се схваща като стратегически приоритет и на него не се гледа сериозно на най-високо ниво, това ще доведе неизбежно до погубване на документите. И макар влошаването на състоянието на документите да изглежда в началото незабележимо, времето ще извърши своето. Трудно е да се изчислят рисковете от избледняването на текста вследствие на заразяване с плесени и загубата на информация в резултат на сериозна епидемия. Разходите за изсушаване, почистване на документите, за поставянето им в кутии и за връщането им в хранилищата не са трудни за изчисляване, както и тези за отстраняване на проблемите, предизвикани от недоброто поддържане на сградите. За сравнение, поддържането на постоянна температура и контролът на влажността, отговаряща на една добра изолация чрез проветряване, климатизация или чрез традиционни средства, изглежда не толкова скъпо. Всичко зависи от доверието, с което висшестоящото учреждение се отнася към информацията, постъпваща от архивите, както и от успехите на първоначалното планиране, по времето когато са се предвиждали новите инсталации. Тук говоря за сериозно стратегическо планиране.

Обезкисляването на документите зависи повече от опазването им отколкото от чистата консервация, въпреки че тя често налага директно физическо въздействие върху оригиналите. Третирането на по-малка или по-голяма маса документи е по-евтино от това на отделен документ. Разцепването на хартията, което се практикува в Германия и в редица страни от Изтока, беше автоматизирано в Лайпциг, така че да се получи един непрекъснат процес. Така е и с оразмеряването на листата в Дания. Обезкисляването на хартията увеличава своето навлизане в редица страни, по-точно в Канада, Съединените щати, Холандия, Австрия, Швейцария и Германия. Използването на такива процедури поставя проблеми от политически, икономически и технически характер. Управляващите от «високите етажи» гледат скептично на големите инвестиции в методите и процедурите, които не са обикновено свързани с архивите и библиотеките, защото те се опасяват от провала на големи проекти и унищожаването на големи формирования от архивни документи. Освен това отговорните политици фаворизират финансовите партньорства с частните предприятия по проекти от този калибър, но за архивите е трудно да завързват такова сътрудничество, защото те рядко имат достатъчно средства, за да гарантират печалба на предприятието, поело риска. В противовес на липсата на готовност, на желаещите да инвестират в решаването на един бъдещ проблем трябва да се представят убедителни и многопосочни аргументи, като се сравняват разходи и ползи и се прави оценка на възможностите за сътрудничество между различните сектори на обществото. Именно такова стратегическо сближаване би изглеждало по-полезно.

Що се отнася до репродуцирането на документи, неговата сложност не може да се определи другояче, освен най-общо. Остойностяването на необходимия труд за консервиране на документите, в случай че читателите продължават да използват оригиналите, може да придобие спекулативен характер и да няма особена полза от него (впрочем, много е важно да не се разрешава използването на оригинални документи, ако се разполага с копия). Възможно е все пак да се изчисли броят на листата, с които се разполага за използване в оригинал, да ce изучават годишните статистики, за да се откроят тенденциите и предвиди евентуалното увеличение на броя на читателите, да се уточни дали броят на местата ще бъде достатъчен и накрая, да се прецени в каква степен репродуцирането на търсените документи върху микрофилм или фиш би повишило ползата и използването на пространството, предназначено за читателите. Читателските апарати за микрофилми са опростени и не много скъпи. Трябва да се имат предвид икономическите преимущества от стратегически и непосредствен характер, които могат да доведат до намаляване на разходите за използването на документите (микрофилмите позволяват самостоятелно ползване при минимален контрол на читалнята). Това е позитивен и лесно оценим аргумент. Трябва да се добави, че една програма за репродуциране върху микрофилм ще донесе финансова изгода в бъдеще, ако това почива върху точни норми: микрофилмите да могат да служат за цифровизация, когато учрежденията ще разполагат със средства, необходими за това. Цифровизацията, извършвана от филм е по-бърза и по-евтина отколкото тази, извършвана от оригинални документи и тя спестява на последните както необходимите манипулации, така и произтичащи от това опасности. Използването на документите и опазването им имат полза от това. Най-очевидното последствие в този случай е достъпът до документи в световен мащаб. Към това се добавя един скрит на пръв поглед, но също много важен резултат, а именно придобиването от архива на микрофилм с добро качество за целите на опазването.

Както вече споменах, дългосрочното опазване поставя някои стратегически проблеми. Съхранението, съгласно тълковния речник, е елемент от опазването, включващ физическата или химическата обработка на документите. То обикновено е свързано с възстановяването на отделни документи или на художествени произведения и представлява задължителна част от една обща стратегия. Индивидуалната обработка на документите изисква повече време и, по тази причина, струва по-скъпо. Това е по-слабо валидно за държавите с евтина работна ръка, въпреки че в тези случаи би могло да се появят трудности при извършването на техническа експертиза на високо ниво поради недостатъчни възможности за обучение. В Европа и Северна Америка разходите по нормативната база, оборудването, материалите и работната ръка задължават институциите да извършват внимателен подбор на документите, които ще подлежат на цялостна обработка с оглед на съхранението. Трудно е разходите да бъдат установени с точност, тъй като всеки документ е уникален и е увреден в различна степен. Public Record Office в Англия утвърди следния общ ценоразпис. Той е приложим към документи с еднакъв размер, в еднаква степен увредени от плесени.

Измерване на документа, около 5,00/документ

Ламиниране, около 6,50/документ

Традиционни методи, 12,30/документ

Разглеждайки разликата в цените, не е изненадващо, че традиционните методи се прилагат към документи, които заслужават наистина по-особено внимание. За да бъде избегната субективната оценка, специална обработка с оглед на съхранението получават единствено документите, отговарящи на следните критерии:

— документи, обект на често използване от страна на читателите или служителите, в резултат на което са крехки или сериозно увредени, т. е. не са в състояние да бъдат използвани;

— документи с висока парична стойност (например произведение на изкуството или избледнели документи) или от много голяма историческа ценност.

Разходите са оправдани единствено в посочените по-горе случаи. Разбира се приоритетите варират в различните институции. Във Великобритания последиците от интензивното използване вече налагат установяването на такива приоритети. Консервацията на документите естествено идва накрая. Преди да се стигне до нея ще бъдат приложени други методи за опазване, като например реформатиране. В такъв случай опитът на реставраторите ще бъде необходим. Затова от особено значение за всяка държава е да поддържа нужното ниво на компетентност в областта на консервацията. Средствата обаче трябва да бъдат разумно изразходвани за целите на институцията.

Въпросът, който ме занимава от самото начало, е следният: Има ли опазването, във всичките му форми, измерими преимущества? Те трябва да бъдат изчислени от стратегическа гледна точка, тъй като би трябвало да бъдат съизмерими с разходите и да бъдат представени като реален принос за висшестоящата институция, която пък от своя страна трябва да докаже, че инвестициите са рентабилни, независимо от това дали тя е финансирана от обществени или частни спонсори. За да бъдат убедителни доводите, е необходимо да се докаже наличието на елемент на креативност. Посочените по-горе примери доказват, че е възможно разходите да бъдат представени така, че те да бъдат количествено определени, а дългосрочните инвестиции — оправдани.

Опазването като съставна част на управлението на архивите

Процесът на опазване е тясно свързан с останалите архивни дейности и колкото по-осъзната от различните организационни звена е тази вътрешна зависимост, толкова по-ефикасни ще бъдат мерките по опазването. Независимо от самостоятелното значение на опазването, дискусията и участието ще убедят членовете на личния състав в тяхната съвместна отговорност. Разглеждайки проблема отблизо, се констатира, че почти всички елементи от архивната работа опират в даден момент до опазването. В същото време, поради липса на средства се налага да бъде избран най-удобният момент за действие (моментът, в който мерките по опазването ще имат най-голям ефект) и да се постъпи така че стратегията по опазването да бъде достатъчно гъвкава, за да позволява координиране с останалите дейности.

Предлагам ви заедно да разгледаме няколко основни дейности, общи за всички архивни институции:

Избор на носител

Още в самото начало на жизнения цикъл на документите е необходимо да изберем най-подходящия носител, имайки предвид информацията, която ще бъде записана на него. При традиционните носители съвсем несъзнателно повечето от нас използват независимо какъв лист хартия, за да водят бележки, и хартия с най-добро качество за съставяне на протоколите с решенията. Най-трудните проблеми, като трайността на оборудването — от модерните пишещи машини до лазера или пък до мастилниците и качеството на рисувателната хартия, ще бъдат общо взето отнесени към архивните учреждение от група С. Вътрешните клиенти ще трябва да се консултират със службата за работа с документи на техния архив, за да получат насоки и ясни съвети в тази област. Справочник по документите ще им помогне да определят дали даден документ ще бъде наистина съхранен за вечни времена и да ги информира за търсенето на такъв тип документи. Колкото по-точно се оцени потенциалната трайност на различните носители, толкова по-лесна и по-икономична ще бъде ефективната работа с документите днес. Това е инвестиция в бъдещето.

Аргументите важат с още по-голяма сила отнесени към машиночитаемите документи. Парадоксално е, но работата с този вид документи допринесе за очертаването на важността на процеса на опазването. Машиночитаемите документи са толкова нетрайни и зависими от използваното за тяхното създаване оборудване и е толкова лесно те да бъдат унищожени или изгубени, че е от особена важност да обърнем внимание на тяхното опазване от момента на създаването им. Днес, единственото решение е да ги опишем, да ги подредим и да бдим за тяхното преместване или преминаване към следващата генерация оборудване, когато носителят, върху който са създадени остарее. В противен случай документът няма да издържи дълго време, за да бъде направена експертиза, и още по-малко, за да постъпи на архивно съхранение.

Подбор на документите за постоянно запазване

Подборът на документите, които трябва да постъпят в архивните фондове, би трябвало да бъде съобразен с процеса на опазване. Идеалният вариант е подходящият носител да бъде избран от самото начало. Тъй като обаче създаващите документи рядко обръщат внимание на това, полуактивните документи са обикновено предразположени към увреждане. Важно е в момента на крайния подбор да бъде взето под внимание състоянието (физическото — б. пр.) на документите, както и тяхното съдържание. Институциите, приемащи документи от частния сектор, пристъпват вече към такъв род експертиза, имайки предвид че опазването им може да доведе до високи разходи, без непременно да осигури траен достъп. Оправдано ли е приемането на разядени от плесени документи, на залепени една в друга фотографски снимки или на дискета, форматирана на излязла от употреба техника, имайки предвид разходите по реставрирането им? Ако състоянието, в което документът се намира, прави невъзможен достъпът до него, трябва да сме категорично убедени в неговата достатъчно висока стойност, за да бъде оправдан разходът по привеждането му в годност да бъде той достъпен. Оттук отчитаме полезността на насоките по опазването, за да бъде осъществен рационален подбор.

Каталогизиране на архивните документи

Създаването на описи и подробни каталози след постъпването на документите в архива допринася също за процеса на опазване. Всъщност те са в помощ на читателя да получи информацията, от която се нуждае, без да прехвърля купища документи, с което пък се избягват излишни манипулации. Освен това, от стратегическа гледна точка, описите и подробните каталози допринасят за ефективната работа на съответната служба. Добрите документи се предоставят на читателите, избягват се редица проблеми, свързани с изваждане на големи количества документи, както и неоправданото изразходване на средства, предизвикано от изваждането на ненужна документация. Точното определяне на подходящите документи е особено важно, когато става дума за карти или за документи със свръхголеми размери, тъй като преместването им би могло да причини увреждания. Опазването е неразделна част от целите на достъпа.

Съвети към читателите

Опазването включва оказване на помощ и даване на насоки за ползване на документите от читателите и от персонала, което допринася също за доброто функциониране на архивната служба. Работата с читателите е една от най-важните дейности в архивите. Служителите се стремят да изпълнят в максимална степен молбите и очакванията на читателите, показвайки същевременно, с грижите и вниманието си, своята заинтересованост от опазването на документите и внушавайки на потребителите необходимостта от внимателна работа с оригиналите.

Правилниците за работа в читалните би трябвало да звучат убедително. Всъщност, възможно е чрез правилен подбор на думи да се намекне тънко на читателите за значението на тяхното съдействие и по този начин да се спомогне за процеса на опазване. Би трябвало да се погледне обаче по-далеч от работата с документите. Отношението към читателите и философията, основаваща се на това отношение, трябва да бъдат част от стила на интегрираната и съгласувана работа. Доброто опазване на документите в читалните намалява нуждата от скъпата реставрационна работа.

Квалификация на личния състав

За всяка архивна институция е важно да приучава служителите си, както и потребителите, в грижа за доброто физическо опазване на архивните документи, особено ако архивът разполага с голям масив документи. Двете страни могат в някой момент да изгубят от поглед правото на съществуване на институцията или да опазват документите с цел използването им днес и в бъдеще. Единственият начин да се установи и поддържа организационна култура, базирана на грижата, е създаването на дългосрочна програма за обучение на личния състав, която ще започне със запознаване с начините на опазване и ще продължи с прилагането им. Няма такава програма обаче, която да приляга на всички институции. Унгарските програми за обучение по въпросите на опазването, предложени на вниманието на личния състав, представляват похвално усилие с цел то да се вмени в дълг на всички нива. Такива програми би трябвало да бъдат прилагани постъпателно според наличните средства. Курсовете за усъвършенстване на работата по опазването допринасят, сами по себе си, да се поддържа високо ниво на компетентност. Националните програми, като Investors in People (висша форма, визираща осигуряването, на взаимни усилия от страна на институциите и техния състав в квалификацията и усъвършенстването), осигуряват обучението на неспециалистите. Предизвикването на интерес у целия личен състав, както и вменяването на опазването в дълг, е начинание, което си струва, при условие че е съчетано с обща квалификационна програма на институцията и е нейна неразделна част.

Особености при строителството на архивни сгради

Стратегията по опазването заема важно място в планирането и строителството на архивни сгради. Първостепенна грижа на архивиста е да контролира цялостното оборудване, необходимо за съхранението на архивните документи, независимо от това дали става дума за вече съществуващи сгради или за строителните планове на нови сгради. Точните данни, предоставени на архитекта, би трябвало да съдържат следните характеристики:

— да се наблегне на значението на добрата изолация с цел поддържане на постоянна температура и относителна влажност, което ще допринесе значително за дълготраен живот на документите;

— да се осигури добро съчетаване на бързодействащи алармени системи с бързо реагиране на службите с цел предотвратяване щетите от пожар;

— да се изисква проучването на строителните материали с цел избягване на всякакво пропускане на газ, което би се оказало пагубно за архивните документи;

— да се подчертае значението на бързия анализ на работния цикъл с цел гарантиране доброто разположение на хранилищата спрямо читалните и работните помещения и с цел избягване, доколкото е възможно, пренасянето на документите от един етаж на друг;

— да се предвидят необходимите условия за осигуряване на достъп до фотодокументите, в случай че те трябва да се съхраняват при специални условия (т. е. да се предвиди стая за аклиматизация с цел избягване на бърза промяна в температурата и относителната влажност, което би довело до кондензация и увреждане на документите);

— да се предвидят особеностите на стелажите, както и достатъчно място за маси (за използване на документи с големи размери), и да се изискат устойчиви на износване плотове, изработени от химически неутрални материали.

Това са само някои от характеристиките, които трябва да се вземат предвид. Други въпроси, свързани с опазването, ще бъдат поставяни в различните етапи на строителството.

Поддръжка на архивните сгради

Отговарящите за оборудването и строителството на сградите трябва да осъзнават присъщата на архивите отговорност по отношение осигуряването на добра среда и поддръжка на сградите. Това предполага предварително добро познаване на изискванията относно физическото съхранение на документите и уязвимостта на сградите, особено на тези, използвани за архивохранилища. Отговарящите рядко имат достъп до квалификация по въпроса за особените изисквания при строителството на архивни сгради, надминаващи тези на учрежденски сгради с офиси, и тяхното обзавеждане. Затова те трябва да бъдат обучени в областта на опазването на документите с цел попълване на стандартните им познания. Само така те ще могат да работят по архивните сгради и оборудване съгласно приетите норми за сигурност, за поддържане на околната среда и за предпазване от пожари. Спазването на тези норми води до високи разходи по строителството и експлоатацията, от което следват трудностите по осигуряването на икономична поддръжка на сградите. Обвързването на тази дейност със същинската работа на архивите изисква практика и умения, което е от особена важност за процеса на опазване на архивните документи.

Безопасност на архивните документи

Осигуряването на безопасност е важен елемент от дейността на архивите, тъй като ако тя не е на ниво, легитимността на институцията би могла да бъде поставена под съмнение. Опазването е дейност от съществено значение както заради възможните загуби на документи, така и с оглед на увреждания на сградата, което може да причини по-големи проблеми в областта на съхранението. От само себе си се разбира, че са необходими мерки по осигуряване на безопасността — както човешки, така и автоматизирани. Поддържането на бдителността си остава една от най-трудните задачи. Това е може би защото на сигурността се гледа като на дейност с отрицателен характер — нейната успешност се оценява с оглед на колкото се може по-малкия брой произшествия. Затова е и толкова важно да се наблегне на подобренията в това отношение. При провеждането на независимо провеждане в Public Record Office преди няколко години, безопасността беше оценена като основен елемент в архивната дейност, в резултат на което се стигна до издигане на доброто име на този подценяван до този момент сектор. Оттогава безопасността беше вписана сред основните функции на архивите. Отговорните за сигурността служители получават, както и останалите, квалификация по проблемите на опазването и показват все по-голяма бдителност в това отношение, основно заради нарасналото разбиране и зачитане, които те получават в рамките на институцията. Интеграцията се оказа рентабилна инвестиция.

Планиране на мерки в случай на бедствие

Процедурите по възобновяване на дейностите и намесата в случай на бедствие са днес основен елемент от архивната работа. Установяването на солидна стратегия с цел намаляване на рисковете, бързата реакция в случай на пожар или наводнение и възможно най-бързото и ефикасно възстановяване на документите отдавна принадлежат към отговорностите на работещите по опазването и съхранението. Процедурите по възобновяване на дейностите — израз, обозначаващ сходна дейност и се използва обикновено от търговските организации, са съставени по същия начин. Важното в случая е, че всяка архивна институция осъзнава нуждата от изработване на процедура по приемане на основните за нея документи, така че тя да продължи да функционира. Успешното опазване на архивите от потенциални опасности е съставна част на общото планиране, целящо бързата намеса и възобновяването на спешните действия след бедствие. Без съчетаването на двете, рискуваме да извършим неточна операция, водеща след себе си още по-големи загуби и щети.

Изводи

Използвайки тези примери, исках да покажа, че опазването съставлява неразделна част от традиционната или основната работа на архивите и най-вече да извлека съществуващата вътрешна зависимост между голяма част от различните аспекти на тази работа. Нито една архивна институция — малка или голяма, не може да очаква разрешаване на проблемите си чрез едно единствено решение. Дейността по опазването допълва общата работа, която в противен случай би била непълна, а резултатът от това би бил изоставяне на архивите в опасност и съкращаване продължителността на живота им. Убеждаването на политическите власти в значението на опазването е трудна битка, която обаче ще трябва да спечелим, за да осигурим на поколенията след нас достъп до архивите.

Възможно ли е архивите да просъществуват без да работим за опазването им? Отговорът е не, защото достъпът не може да бъде гарантиран в отсъствието на единна стратегия в областта на опазването на документите, вписваща се в общия план на основните архивни дейности. Самите документи биха изчезнали, а основните права на личността биха били потъпкани. Стратегическото управление на архивите трябва да включва работата по опазването на документите с оглед доказване на ползата от тази дейност за достъпа до тях в краткосрочен и дългосрочен план, както и засилване на отговорността на всеки от нас по отношение опазване на документите за целите на достъпа до тях.

Бележки

1. От 6 до 9 октомври 1999 г. в Будапеща се проведе XXXIV Международна конференция на Кръглата маса на архивите. Темата на конференцията «Достъпът до информацията — въпроси на съхранението» бе развита обстойно от гледна точка на законовите, моралните и технологичните аспекти на съхранението на информацията.

Имаме удоволствието да Ви запознаем с доклада на г-жа Хелън Форд, изнесен пред форума.