Влияние на информационните технологии в архивите и архивната дейност
Електронна библиотека по архивистика и документалистика
Раздел: «Статии»
Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова
Автор: Кристин Нугаре
Дизайн: Давид Нинов
София, 2009
През последните тридесет години появата на новите информационни технологии, обединяващи информатика и телекомуникации, предизвика дълбоки промени в нашето общество. Събитията, които ежедневно всеки от нас преживява чрез телевизионния екран, все по-широкото използване на електронната търговия, както и развитието на телеуправлението свидетелстват, че в комуникативно-информационен план вече не съществува граница пространство-време. Информационната епоха, в която навлязохме, епоха, в която информационната вълна ни залива, поставя пред съвременниците въпроса за «цивилизования избор».
Поставени пред въпроса за новите информационни технологии и архивите, архивистите подхванаха дебат, доказателство за което са последните два международни конгреса. Парижкият конгрес през 1988 г. разгледа новите информационни носители и предизвикателствата, които те поставят пред архивистите. Конгресът в Монреал през 1992 г. пък разисква въпроса за влиянието на информационната епоха върху спецификата и компетенциите на архивната професия. В навечерието на третото хилядолетие ни предстои да направим конкретна равносметка на развитието на теорията, практиката и международното сътрудничество, както и да очертаем перспективите за бъдещето. Именно такава е целта на четвъртото пленарно заседание на конгреса.
Този доклад разглежда три основни въпроса:
— Международният съвет на архивите (МСА) и дейността му в областта на компютърната техника и архивното дело;
— машиночитаемите документи;
— приложението на компютърната техника в архивите.
Налага се да поясним две неща. Компютърната техника и телекомуникациите са области, характеризиращи се със стремително развитие. Ето защо през 1994 г. при съставянето на този доклад ние умишлено пропуснахме чисто техническите въпроси, които много бързо остават в миналото, а и всякакви прогнози в този план са рисковани. Освен това, бързото остаряване на информацията относно политиката и приложението на електронноизчислителната техника ни накара да се откажем от провеждането на статистическа анкета и събирането на конкретни факти, данните от които по всяка вероятност щяха да загубят своята сила веднага след получаването им. Предпочетохме да подкрепим нашите съждения с обобщение на най-общодостъпните сборни и архивни разработки, подбрани сред множеството текстове по въпроса. Изборът ни беше насочен към такива, които не са предназначени за специалистите по информатика, а благодарение на широкото си разпространение в международен мащаб позволяват на всеки архивист лесно използване (документи и решения от състояли се международни конгреси и заседания на Международната конференция на Кръглата маса на архивите, публикации в списанията ARHIVUM и JANUS и в бюлетините на различни комисии на МСА, ръководства на МСА, научни изследвания по програмата RAMP в рамките на генералната информационна програма на ЮНЕСКО).
1. Международен съвет на архивите, автоматизация и архиви: исторически преглед
1. 1. Международни конгреси и конференции
През 1981 г. Майер Фишбейн (Meyer Fishbein) щрихира накратко твърде бавното навлизане на компютърната техника в архивите, което започна с 60–те години. Той обясни слабия интерес на архивистите към компютърната техника с техния технически консерватизъм, проявяващ се в края на 70–те години.
Във времето, когато обаче компютърната техника (която все още не е известна под това наименование), се прилага основно при счетоводните и управленските операции, МСА поставя на дневен ред на конгреса в Брюксел през 1964 г. въпроса за автоматизацията и електронизацията. В доклада на проф. Елио Калифано (Еliо Califano) ce посочва, че архивните служби по цял свят, с изключение на САЩ и Финландия, са лишени от автоматизирана офис-техника, когато става дума да се приемат нови видове документи (било то перфокарти, магнитни и хартиени ленти), или те да бъдат използвани в самите архивни служби. Ето защо те не могат да оказват каквото и да било влияние на административните органи, които вече използват новата техника. В заключение проф. Калифано призовава архивните учреждения незабавно да са включат в процеса на внедряване на новите технологии, да разработят достатъчно гъвкави юридически и административни механизми, за да се приспособят към неговото развитие. Накрая той предлага на МСА създаването на Комисия по въпросите на автоматизацията, което не се увенчава с успех.
Независимо от липсата на общ интерес, въпросът за автоматизираната обработка на данни е основна тема на IX сесия на Международната конференция на Кръглата маса, проведена в Лондон през 1965 г. Редица държави (САЩ, СССР, Източна Германия) споменават за ползата от традиционната техника при съставянето на указатели, но единствено САЩ заявяват готовността си да внедряват новите електронни средства. Няколко страни приемат използването на електрониката за целите на изследователското търсене (бързина, възможност за комбиниране на стандарти), но не я прилагат поради високата й цена (Великобритания, Швеция). Що се отнася до въвеждането на архивните документи в компютър, единствени САЩ проявяват активност в тази насока. Според всички останали участници в конференцията автоматизираното съхранение на новите документи е ненужно като се има предвид съществуването на текущите архивни документи.
През 1971 г. в доклад по въпроса за автоматизацията в архивите, представен на XIII Международна конференция на Кръглата маса от нейния генерален секретар Робер-Анри Ботие (Robert-Henri Bautier), се отбелязва, че докато в административните органи използването на компютърна техника расте със стремителни темпове, в архивните учреждения това се случва рядко, заради високата й цена и консерватизма на архивистите. Липсата на сигурност в издръжливостта на носителите, огромните разходи по въвеждането на информацията и липсата на опит при оценката на машиночитаемите документи са пречка за автоматизираната им обработка. Наред с това автоматизацията в архивите остава най-често на ниво проучване и експеримент, поради липсата на достатъчно финансови средства и на квалифицирана работна ръка. Робер-Анри Ботие подчертава, че е крайно време да бъде определена политиката на архивните учреждения в областта на автоматизацията. В противен случай компютърните служби на администрацията ще заместят архивните отдели и сами ще съхраняват съвременната документация, а изследователските центрове и университети на свой ред ще създадат съответен автоматизиран научно-справочен апарат. В крайна сметка XIII Конференция на Кръглата маса се обръща с молба към МСА за създаване на международна комисия по автоматизация и това желание е удовлетворено на следващата година.
Конгресът в Москва през 1972 г. частично включва в своя дневен ред въпроса за приложението на новата техника и съставянето на научно-справочен апарат в архивите. Като поддържа констатациите и предложенията, направени в изложението на Ботие, конгресът утвърждава създаването на Комитет по автоматизация при МСА, приканва архивните служби да съхранят банките данни и определя като приоритетно прилагането на компютърната техника при изработването на научно-справочен апарат, което се отнася и за машиночитаемите документи.
Четири години по-късно (1976 г.) във Вашингтон въпросът за новите технологии е отново на дневен ред при провеждането на международен конгрес на архивите, като този път акцентът е поставен върху машиночитаемите документи, които все още остават непознати за голяма част от архивните служби. Опитвайки се да разкрие тайната на проблема, Лионел Бел (Lionel Bell) в своя доклад прави анализ на трудностите, свързани с работата с машиночитаемите документи и произтичащите от това проблеми от технически, кадрови и психологически характер.
В продължение на 12 години след този конгрес въпросът за връзката компютърна техника — архиви не е в центъра на вниманието на международната архивна общност: нито един конгрес или конференция на Кръглата маса не разглеждат специално този въпрос. На Лондонския конгрес през 1980 г. се обсъжда темата: кого обслужват архивите и какво очаква от тях обществеността? Конгресът в Бон през 1984 г. пък е посветен на предизвикателствата пред архивите, които произтичат от нарасналите им отговорности и ограничените им средства. В условията на стагнация или на намаляване на финансовите средства, характерно за архивите, заимстването на международния опит и добре обмисленото внедряване на информационната техника, като че ли е най-доброто средство за повишаване ефективността в работата на архивите.
Едва на конгреса в Париж през 1988 г., посветен на «новите видове документи», отново е поставен въпросът за машиночитаемите документи. За 12 години в тази проблематика е настъпило развитие: никой не подлага на съмнение необходимостта от това машиночитаемите документи да бъдат съхранявани; сега стои въпросът приложими ли са в случая съществуващите архивни принципи и практика. В своя доклад Труди Петерсон (Trudy Peterson) ясно заявява, че управлението на машиночитаемите документи съвсем не означава разработване на нова архивна теория. Неизбежното развитие на архивната практика с цел приспособяване към материалната ограниченост на новите носители поставя на преразглеждане традиционните архивни принципи (доказателствена стойност и историческа значимост, произход, класиране и описание на документите). В замяна, благодарение на новите технологии, машиночитаемите документи откриват път за нов вид използване на традиционните документи.
Конгресът в Монреал (1992 г.), посветен на темата «Професията на архивиста в информационната епоха», утвърждава ролята на архивните работници за осигуряване и гарантиране целостта на информацията върху електронен носител на основата на вече доказани архивни принципи. Конгресът приканва архивистите да проявяват интерес към пълния жизнен цикъл на съществуване на документите, да се насочат към разработване и прилагане на общи норми и стандарти и да развиват международното сътрудничество с цел «да създадат ефикасни методи за качествено управление на огромната маса информация, както и да отделят тази част от нея, която ще служи на историята и ще разказва на бъдещите поколения за нашето време».
1.2. Специализирани комитети при МСА
1.2.1. Комитет по автоматизация
През дългия дванадесетгодишен период от конгреса във Вашингтон до този в Монреал се осъществява ускорен напредък в областта на информационните технологии (микроелектронна техника, банки данни, оптическо познание на знаците, компютърни мрежи и т. н.), който обхваща всички сфери на обществената дейност, включително и архивите. Комитетът по автоматизация се оформя като основно звено в тази област в рамките на МСА.
Комитетът по автоматизация е официално създаден на конгреса в Москва, няколко месеца след подготвително заседание на експерти в Сполето (Spoleto), Италия, през май 1972 г. Той приема като основна задача да изследва прилагането на автоматизацията от гледна точка на машиночитаемите документи, архивните служби и международното сътрудничество.
През двадесетте години на своето съществуване Комитетът неизменно е място за обмяна на опит, за обучение и теоретични изследвания. Веднага след своето създаване той започва да издава бюлетина «ADPA: автоматизация, архиви, компютърна техника», който в продължение на 15 години популяризира резултатите, проектите и новостите в областта на архивното дело, благодарение на доставената от кореспондентска мрежа информация. Що се отнася до обучението, Комитетът създаде със съдействието на ЮНЕСКО и МСА образователна програма по компютърна техника, предназначена за архивисти, подготви и проведе няколко уводни курса за развиващите се страни за обучение по работа с компютри, а също така разработи за техни нужди пилотен проект за архивиране на машиночитаеми документи в обществената им администрация. Тази образователна дейност беше съпътствана от издаването на практически и теоретични ръководства, съставени от самия комитет или от неговите членове и кореспонденти в рамките на програмата RAMP, която е част от генералната информационна програма на ЮНЕСКО, съставена през 1978 г.
Трудно е да се направи преценка на ролята на Комитета по автоматизация и на издадената от него литература (в повечето случаи на английски език). Във всички случаи обаче нарастващият брой на кореспондентите, създаването на комитети по автоматизация в различни страни, както и организирането на семинари, на които присъстват техни членове, говори за неговия авторитет.
1.2.2. Други комитети и отдели
Комитетът по автоматизация не е единственият, който работи по проблемите на новите информационни технологии. Интерес към внедряването им в архивите проявяват и други комитети и отдели. Оттук следва, че става дума за отдели и комитети при МСА, чиито членове принадлежат към сектори, тясно свързани с централизирането на информацията (архиви на предприятия и на международни организации), както и с използването на новите информационни технологии в текущите архиви.
Отделът за архиви на предприятия изготвя през 1968 г. доклад за мястото на архивните документи на предприятия в системата на автоматизирано търсене на документи. Впоследствие той изпраща наблюдатели на заседанията на Комитета по автоматизация, а своите собствени съвещания посвещава изцяло или отчасти на този проблем. Като привърженици на интердисциплинарното сътрудничество в МСА, архивните отдели на международни организации и комитетът за текущи архиви предприемат през 80–те години аналогични мерки и провеждат с Комитета по автоматизация съвместни съвещания.
1.2.3. Комитет по репрография
В сравнение с гореспоменатите комитети, които се стремят да играят положителна роля в процеса на развитие на информационните технологии, Комитетът по репрография създава впечатление по-скоро, че го приема по неволя, отколкото да го следва.
Създаден през 1968 г. като Комитет по микрофилмиране и преименуван през 1981 г., Комитетът по репрография се занимава до 1983 г. изключително с микрофилмиране, след което решава да включи в своята работна програма изучаването на новите оптични средства, като например видео- и цифров оптичен диск, с цел да установи възможността за използването им в архивите. И въпреки представянето на няколко доклада по въпроса за оптичните средства, комитетът се отнася силно скептично към новите носители поради високата им себестойност, стремителното им развитие и промяна, липсата на доказателствена стойност и краткия им живот.
В същото време Комитетът по автоматизация проявява жив интерес към оптичния диск като ново средство за съхранение, както и към оптичното опознаване на знаци. Констатирайки взаимното преплитане на функции, Изпълнителното бюро на МСА решава през 1988 г. да разграничи задълженията на комитетите по отношение на информационните технологии. Комитетът по автоматизация е натоварен да отговаря за машиночитаемите документи, а Комитетът по репрография — за използването на електронноизчислителната техника в архивите и за носителите на архивна информация. Осъществената реформа обаче не дава резултат: Комитетът по автоматизация продължава своите изследвания в областта на прилагането на новата техника на изображението, докато Комитетът по репрография, както и досега, отдава предпочитание на микрофилмирането. И така, на семинар, проведен от МСА през 1991 г., нито един член на Комитета по репрография не прави изказване за влиянието на новите информационни технологии след представения доклад по въпроса за оптичната памет.
През 1992 г. МСА, след поправките в Устава, направи реорганизации в подчинените му комитети: Комитетът по репрография е закрит против волята на членовете му. На негово място е създаден Комитет по техника на изображението (КТИ). Комитетът по автоматизация от своя страна е разделен на два комитета: един по въпросите на електронните документи и друг — по въпросите на архивно-информационната техника. По-специално внимание на това функционално деление ще обърнем по-нататък в доклада.
1.3. Заключение на главата
В продължение на 30 години МСА поддържа с различна интензивност интереса си към проблема за влиянието на новите информационни технологии в архивите. Този интерес намира израз преди всичко в теоретични търсения, доказателство за което са заседанията на МСА, както и семинарите и колоквиумите, инициирани от МСА и с негово присъствие (например, европейските конференции). Наред с това, въпреки ограничените средства, МСА оказа реална подкрепа при подготовката на специалисти в развиващите се страни чрез откриването на школи по архивистика в Акра и Дакар с предмет информатика в учебната програма. МСА доказа приспособяването си към новите информационни технологии, създавайки, от една страна, адекватни структури, и провеждайки реформа — от друга страна, когато това е било необходимо. Той трябва да продължи пътя си напред с изострено внимание, за да успее да отговори на предизвикателствата на времето.
2. Машиночитаемите документи: предизвикателство, което следва да приемем
През последните двадесет години под влиянието на техническия прогрес новите архиви станаха предмет на многобройни изследвания. Пред 1988 г. конгресът в Прага беше посветен специално на тях. Разисквани бяха въпросите за тяхното комплектуване, подбор, класиране, описване и съхранение. Сред новите архиви машиночитаемите документи (в тесен смисъл това са документи, съхранявани под формата на електронни записи) поставят специфични проблеми, тъй като самите документи излизат извън рамките пространство-време. Втората част на доклада има за цел да синтезира цялата информация, необходима на архивистите, и всякакви препоръки и правила, а в същото време и да напомни, че «би могло да се наложи приетите в определен момент методи след 2–3 години да бъдат частично или цялостно ревизирани най-малкото по причина на честите промени, които се осъществяват в самата компютърна индустрия».
2.1. Особености на машиночитаемите документи
През последните 20 години машиночитаемите документи основно представляваха «каталози, създадени и съхранявани в структурна форма, като всеки от тях е съставен от поредица цифрови данни, записани и еднакво структурирани, като всяка цифра от записа се отнася до отделна личност, място или учреждение. Сега ще се спрем на архивите в автоматизиран офис. Тук текстовата обработка и електронната поща в координация със съответните банки данни и документални процесори образуват системи, които правят ненужно създаването на документи на хартиен носител. Още повече въображаемият документ физически дори не съществува в електронна форма». Тази констатация на Майкъл Ропър (Michael Roper), направена през 1992 г. и отразяваща стремителното развитие на информационните технологии през 70–те и 80–те години, днес вече е остаряла, имайки предвид появата на мултимедия, на специални системи и мрежи. В рамките на този доклад, окончателно редактиран през 1994 г., няма да се спираме на съвременната и бъдещата технологична еволюция. При все това, като оставим настрана техническия аспект, ще разгледаме общите характеристики на машиночитаемите документи, с цел да поясним особените затруднения, които поставят този тип документи.
През 1988 г. г-жа Пол Рене-Базен (Paule René-Bazin) очерта общите характеристики на новите архиви: достъп до информация чрез технически средства, крехкост на носителите, отделяемост на информацията и нейните носители, неограничена възпроизводимост на оригинала, висока себестойност.
Към тези особености на машиночитаемите документи, валидни и през 1994 г., би трябвало да добавим също: бързо остаряване на използваните технологии, изменяемост на информацията, възможност за нейното загубване, съществуване в многообразни форми, дематериализация и всеобщ характер.
— Крехкост и бързо остаряване на използваните технологии
Продължителността на съществуване на оборудването и програмното осигуряване не е повече от 10 години. Бързите промени в технологичната среда не дават възможност на абонатите да вникнат в тях.
— Непрекъснато обновяване на информацията
Тук играят роля три фактора. Възможността за повторна употреба на носителя (магнитни дискове, ленти и дискети), която съществува и при аудиовизуалните документи, води до унищожаване на заложената информация, когато тя се счита вече ненужна за обръщение. При някои информационни системи е предвидено автоматично заличаване на части от данни след изтичане на определен срок. И накрая, компютърната техника позволява замяната на статически записи с динамична документация, която непрекъснато се обновява, обединява или унищожава. Тук не се налага запазването на предишни версии. Въведената в компютърна система информация може лесно да се извлича и модифицира, а това е едно предизвикателство за всички онези, които са отговорни за запазване целостта на информацията с дълготрайна ценност и особено за архивистите.
— Възможност за загубване на информацията
Масовото използване на електронна поща през последното десетилетие рядко е съпроводено от привеждане в порядък, класиране и съхранение на изпращаната и приеманата кореспонденция в администрацията и предприятията. Липсата на архивиране или частичното му осъществяване, оставено на добрата воля на ползвателя, води до отрицателни последствия в учрежденията. В краткосрочен план това вреди на взимането на решения, а в дългосрочен — на историята.
— Съществуване на информацията в многообразни форми
Разпространението на мултимедия предоставя различни възможности за съхранение и обработка на информацията, независимо от формата на нейното съществуване (текст, изображение, звук) и от оригиналния й носител.
— Дематериализация на информацията
Тя има два различни аспекта, произтичащи от отделяемостта на носителя от съдържанието и от взаимообусловеното развитие на компютърните технологии. Отделяемостта на носителя от съдържанието прави незадължително съществуването на запис върху традиционен носител. Развитието на средствата за възпроизвеждане позволява размножаването на писмени документи. Мечтата за кабинети без хартия, съществуваща в началото на 80–те години, все още остава неосъществена. Днес обаче информацията в автоматизираните системи може да приеме чисто електронна форма и използването на хартия остава въпрос на избор.
Извън възможността за отделяне на съдържание от носител, компютърната технология днес позволява разделно запаметяване на логическите и материалните връзки на машиночитаемите документи. В новите условия «виртуалният документ» се разглежда като продукт на логически връзки, създадени в момент между материалните данни, съдържащи се в банката данни.
Ето защо «виртуалните документи» съществуват в неуловима форма, с изключение на случаите, когато вече са издадени. При положение че съставляващите ги елементи не се променят, тези документи би могло да бъдат отново извикани и прегрупирани при повторно изпълнение на командите. За архивистите проблемът е в това, че тези връзки трябва да бъдат съхранени или отново установени. В противен случай «виртуалните документи» ще се появяват на екрана за кратко време.
— Всеобщ характер на информацията
Снижаването на технологичната себестойност, което доведе до разпространение на компютърното оборудване във всички учреждения, благоприятства също така разширяването на телекомуникационните връзки, например създаването на информационна мрежа. Тази мрежа позволява използването на едни и същи източници на информация вътре в учреждението, между две различни учреждения, както и между различни държави. Международното движение на обществени и лични данни в области, където функционалното сътрудничество се налага (полиция, финанси, околна среда) не е лишено от риск. От една страна, от смесването на документи (архиви, печатни издания, художествени произведения) архивите могат да загубят своята идентичност и специфика. От друга страна, това може да се отрази на идентифицирането на автора, издателя, собственика и т. н., и още повече да засегне тайната на личния им живот. И накрая, конкуренцията в областта на информационното управление може да причини опасност и за самата професия на архивиста. В условията на огромно разнообразие от източници на информация и начини за използването й всеобщият характер на информацията поставя пред архивистите предизвикателства от концептуален и методически характер, тъй като те повече от всякога се нуждаят от сътрудничество със специалисти от други области.
Тези особености на информацията върху електронен носител се отразяват на понятия като оригинал, копие, автентичност и доказателствена стойност. Проведената през 1986 г. анкета в рамките на програмата RAMP относно правните последствия, които водят след себе си машиночитаемите документи, показва, че признаването на равна доказателствена стойност за традиционните и машиночитаемите документи далеч не е общо правило. Така например във Франция е възприет свободният избор на доказателства сред юридическите документи, но това се отнася само за такива, които не струват скъпо (до 5000 F през 1993 г.). В САЩ съдът приема за доказателство електронни изображения, при положение че липсват оригинали или копия на хартиена основа. В Австралия съдебните органи при изпълнение на закона действат по своему, въпреки препоръките на Австралийската комисия по правната реформа относно признаване доказателствената стойност на машиночитаемите документи.
Неопределеното отношение към доказателствената стойност на машиночитаемите документи затруднява изработването на единна политика относно дълготрайното им опазване и съхранение. От средата на 80–те години обаче се забелязват видими промени в тази област: все по-широкото прилагане на новите технологии в търговския и финансовия обмен води до признаване на доказателственото им право. Законодателните органи са склонни да заменят досегашните изисквания с електронния формализъм, налагайки на двете страни използването на стандартна форма на изложение и стандартна лексика, както и определен ред за доставка на документи, при който се изисква потвърждение за получаване на кореспонденцията с указване на датата и името на автора. Ето тук се обединяват понятията доказателствена стойност и съхранение на източника на информация.
2.2. Обработка
Рано или късно в своя професионален живот архивистите се сблъскват с машиночитаемите документи. И тогава пред тях възниква въпросът: в какво се състои тяхната отговорност и как да проверят ефективността на архивните принципи и методи, които те прилагат ежедневно. На фона на дългата история на архивите, тази двойствена проблематика е относително нова, имайки предвид, че машиночитаемите документи съществуват отпреди 40 години. Тя обаче е сложна по причина на голямото разнообразие от понятия и форми.
2.2.1. В какво се състои отговорността на архивистите?
За да се определи отговорността на архивистите по отношение на машиночитаемите документи следва най-напред да се признае архивната стойност на този вид документи и да се приеме компетентността на архивните служби за работа с тях. Необходимо е също тази отговорност да бъде насочена към цялостния жизнен цикъл на документите.
1. Проблемът с определянето на машиночитаемите документи като архивни.
Ние не разполагаме със систематизирани данни по този въпрос, но пък резултатите от проведените през 1986 и 1988 г. анкети в рамките на МСА са красноречиви. Колкото и непълни да са получените отговори (29 през 1986 г. и 64 през 1988 г.) можем да установим, че болшинството от тях свидетелстват за липса на специално определение за машиночитаеми архиви и последните са включени в официалното определение за архиви, съществуващо в съответната държава. И по-нататък — едни определения не отчитат разликата в носителя, други съдържат списък на видове носители. Широкото понятие за архиви предполага, че архивното законодателство се прилага de facto и към машиночитаемите архиви: в резултат сферата на вмешателство на архивиста не се ограничава от закона в зависимост от спецификата на носителя.
2. Компетенциите на архивните служби.
При положение че принципно не съществуват спънки при осъществяване на компетенциите на архивните служби в работата им с машиночитаемите архивни документи, трябва да отбележим, че безпокойство проявяват една малка част от тях: през 1989 г. само 19 страни съхраняват машиночитаеми документи в централните си архиви, като 4 от тях са развиващи се страни.
Причините за това са от психологически и икономически характер.
Трябва да признаем, че с редки изключения машиночитаемите документи поставят пред архивните работници редица проблеми. Поради липса на съответна подготовка те избягват в повечето случаи работата с този тип документи, въпреки че добре осъзнават значението им за историята. Така отговорността за тези архиви поемат ограничен брой от най-компетентните специалисти, «стоящи в авангарда на информационната революция». Те работят в сътрудничество с компютърни специалисти, но остават в изолирано положение сред архивистите. Успоредно с това, поради икономически затруднения в редица страни, голям брой архивни учреждения изпитват сериозна нужда от финансови средства, което още повече задълбочава доброволното или принудителното бягство от проблема. Архивите, които не отделят особено внимание на машиночитаемите си документи заемат изчаквателна позиция, докато най-напредналите в областта се насочват към разделяне на отговорностите със самите създатели на документи, оставяйки на тях физическото съхранение на машиночитаемите документи и осигуряването му с финансови средства, а самите архиви осъществяват единствено методически контрол.
3. Понятието «жизнен цикъл на архивните документи».
Както вече отбелязахме, ролята на архивиста при обработката на машиночитаемите документи до голяма степен се определя от финансовите възможности. Понякога не е изключен дори пълен отказ от осигуряване на материалното съхранение на документацията. В същото време нарастващата роля на машиночитаемите документи изисква от архивните учреждения все по-ефективен методически контрол. Ето защо предстои архивистите отново да обмислят момента на своята намеса в жизнения цикъл на документите и дори самия цикъл. Или с други думи, те трябва да определят ценността на машиночитаемите документи не в кроя на срока на използването им в учреждението (административното им използване), а при тяхното създаване.
Въпросът за мястото на архивиста в жизнения цикъл на машиночитаемите документи е поставен от Е. Калифано (Е. Califano) още през 1964 г. Тогава той призовава архивистите да се включат активно в изработването на стандарти за подбор, обработка и съхранение на този тип документи, като изборът на технология е право единствено на създателите им.
В началото на 80–те години архивната литература изисква от архивистите да се включат колкото се може по-скоро в проектирането и организацията на информационна система, имайки предвид че бъдещите проблеми за разрешаване ще бъдат свързани предимно с предаването и използването на информацията, а не с нейното съхранение. В случая най-важното се състои в това, още при създаването им машиночитаемите документи «да не се изпускат от ръка». Посредством информационни системи те да бъдат подбрани и съхранени в съответствие с архивните изисквания, както и с тези на създателите им, което предполага дори участие в самото създаване на архиви, с всичките рискове за допускане на субективизъм и едностранност. Предсрочното вмешателство на архивистите в жизнения цикъл на документите води до необходимостта да се преосмисли термина «архиви» (според архивната традиция в някои страни, особено северноамериканската, той е ограничен в рамките на исторически архиви), за да бъдат обхванати трите поколения (възрасти) архиви или да се съкрати дистанцията между архивисти и документалиста.
През 90–те години практиката документът да бъде обхванат от момента на неговото създаване печели привърженици. Опитът доказва, че за да се гарантира дълговечност на информацията и познаване средата на нейното появяване, е необходимо да се окаже възможно най-рано собствено влияние, включително и преди създаването на системите. Литературата по архивистика в последно време приканва архивистите да следят тенденциите в развитието на технологиите, активно да разработват технически стандарти, особено такива, които се отнасят до съдържанието на данните, структурата им и условията за тяхното създаване, да избягват физическата обработка на сложните машиночитаеми документи, но с едно изключение — да отделят внимание приоритетно на разработването на понятия, правила и научно-справочен апарат. При положение че отказът от физическа обработка на машиночитаемите документи породи спорове, тогава би могло да се отиде на компромис: всички автори се обединяват по въпроса за методическия контрол.
2.2.2. Каква е ефективността на архивните принципи и методи?
Наред с обсъждането на отговорността на архивистите се разгърна диспут относно архивните теория и практика в трите основни области на обработката — експертизата и подбора, класирането и описанието и, накрая, съхранението. Ако през 70–те и 80–те години архивистите се приспособяват към традиционните принципи, в края на 80–те години практиката ги кара да се замислят за това дали те са достатъчно разумни. Резултатите от II Европейска конференция на архивите в Анн-Арбор (щата Мичиган) през май 1989 г. показват необходимостта от изучаване влиянието на информационните технологии върху архивните принципи и практика.
Същата тема се обсъжда още на два симпозиума — в Масерата (Масеrata) и в Марбург (Marburg). Чарлз Долар (Charles Dollar) в своя доклад «Архивната теория и информационните технологии: влияние на информационните технологии върху архивните принципи и методи», публикуван през 1992 г. и одобрен от Комитета по автоматизация при MCA, обобщава тогавашното положение на нещата по този въпрос. В него се утвърждава основната характеристика на машиночитаемите документи — осъществяването на методически контрол при работата с тях трябва да започва от момента на създаването им. Докладът на Чарлз Долар е необходим справочник за архивистите и на него се основава казаното по-долу.
1. Оценка на ценността и подбор
От края на 70–те години въпросът за оценката и подбора на машиночитаемите архивни документи е предмет на редица изследвания. Причината не е в пространството (машиночитаемите документи не заемат голяма площ), а в това, че за осъществяване на подбора им са необходими скъпоструващи материали. Във връзка със значението, което се отдава на техническите и интелектуалните критерии при оценката, през 80–те години в този план, както посочва Лучана Дуранти (Luciana Duranti) в своя все още непубликуван доклад, едновременно съществуват две школи.
Първата от тях, представители на която са американските архивисти, счита за най-важна вторичната ценност на машиночитаемите документи, т. е. тяхното историческо-информационно значение. Тази школа акцентира на техническите критерии, които поставят пред архивистите нови предизвикателства като например читаемост на данните, наличие на съответстваща документация и т. н. Успешният подбор зависи от това да се намери основния масив, който да бъде записан на магнитна лента и съхранен. Опасността от бързо остаряване на техниката налага архивистите да се намесят колкото се може по-рано след създаването на документа.
Втората школа, от своя страна, придържаща се към европейската традиция, включва подбора на машиночитаемите документи в рамките на общия подбор на архивния фонд, към който те принадлежат. Ето защо тя отдава еднакво значение на интелектуалния подбор и на съображения от технически характер. Тази гледна точка, споделяна от мнозина специалисти, е теоретично обоснована през 1984 г. от Харолд Науглер (Harold Naugler) в рамките на изследванията на програмата RAMP относно подбора на машиночитаемите документи.
През 90–те години се забелязва еволюция от решаващо значение. Появата на системи за управление на банки данни, на мултимедия и транснационални мрежи, както и премахването на хартиения носител при някои юридически документи карат работещите по въпроса за оценката на машиночитаемите документи да отдават по-голямо значение на доказателствената им ценност, а след това — на информационната. Коренната реформа стана гаранция за доказателствена стойност на машиночитаемите документи и успешния им подбор. Те зависят вече от това ще се отдаде ли на архивистите да схванат много важната контекстуална информация, което силно се затруднява от нарастващата сложност на информационните системи. Всички засегнати признават важността на използваните инструменти, по-специално речникът с данни за контекстуална информация. Разногласията обаче започват веднага след като се наложи да се установят рамките на контекста. Противоречията са главно относно това на какво да се отдаде предпочитание — на подбора на базови или на сводни данни. Първите разширяват възможностите за подбор на данни за научни изследвания, вторите за целия процес на създаването на информацията. Аналогични спорове възникват по въпроса за пренасянето на данни, произтичащи от стареенето на техническото оборудване и програмното осигуряване. Някои виждат в това пречка, която следва да се отстрани, други считат това за контекстуална информация, която трябва да се съхранява. Тези, които настояват за отказ от съхраняване в архивите на контекстуална информация предлагат тя да остава, където е създадена. Тази гледна точка е свързана с очакванията, че многобройните иновации, осъществявани в тази сфера, са вече не чисто техническа потребност, а съставна част от историческото развитие на машиночитаемите документи. Тази стратегия, окончателно скъсваща с традиционната практика, предстои да премине изпитанията на времето.
2. Класификация и описание
За разлика от определянето на ценността им, класифицирането и описанието на машиночитаемите документи не предизвиква кой знае колко теоретични спорове. Машиночитаемите документи, създадени през 80–те години, съставляват по-голямата част на новите постъпления, съхранявани в архивните служби. Те отговарят напълно на традиционните изисквания за класиране и описание, основани върху принципите на уважение целостта на фонда, най-вече поради лесното идентифициране на автора им. Главната трудност за архивиста при описанието на този тип документи произтича от особената форма на регистриране на информацията, която изисква специфични средства, за да се направи «четлива» за изследователите. Тези средства са от една страна описание на характера на информацията, съдържаща се във фиша, а, от друга страна, описание на техническите характеристики, осигуряващи за дълъг период от време съществуването на фишовете и достъпа до тях. Усилията на архивистите са насочени именно към информацията, съдържаща се в машиночитаемите документи.
За пример ще посоча прилаганата методика във Френския национален архив в рамките на т. нар. програма «Констанс». Целта е да се унифицират документите заедно с приеманите масиви, като се създаде нужният апарат, а именно: апликационни фишове, които описват целта на създаването на архива; причините за вземане на управленски решения, датата на влизане в сила; географските граници; съществуващите документи на хартиена основа и т. н.; речник на данните, който дава най-ясно и най-пълно определение на всички данни, намиращи с в различните серии апликационни фишове; фиш за серията фишове, показващ физическите им характеристики (брой, качество, движение на фишовете и т. н.); накрая фиш за структурата на серията фишове (каталога), уточняващ реда по който информацията е записана в масива от фишове. На 31 декември 1992 г. по този начин бяха описани повече от 5000 серии от фишове.
Що се отнася до по-сложните нови архиви от края на 80–те и 90–те години, принципът на уважение целостта на фонда, препотвърден убедително на етапа на оценката и подбора, предизвиква големи трудности при прилагането му, които интересуват огромна част от съвременните архиви. Идентифицирането на автора на документа става трудно, например при базата данни, създадена от различни автори. Както при оценката на документите, включването на описанието в концепцията на информационната система би позволило да се разреши това затруднение. Предстои експериментирането на тази система.
3. Запазване на документите
В центъра на дебата по въпроса за машиночитаемите архиви е запазването на материалите, софтуера и носителите след изваждането им от употреба. Много скоро се получи консенсус по въпроса за необходимостта от периодично възстановяване на носителите за повторна употреба, както и да се приеме магнитната лента като единствен устойчив носител, въпреки уязвимостта й от околната среда. От много години, интересът на архивистите е насочен към оптичния цифров диск поради големия му капацитет, минималните материални изисквания и голямата скорост на записване, която той позволява. Единствено отсъствието на стандарти, които се отнасят за него, е пречка за възприемането му като способ за запазване на информация.
Що се отнася до технологично обусловеното излизане от употреба, три теоретични решения се обсъждат понастоящем: запазване на материалите и софтуера за четене след определен период от време, в нещо като технически музей; пренасяне на копия върху хартия или микрофилм; превръщане на машиночитаеми документи в максимално неутрален масив.
Първото решение беше изоставено поради високата цена и защото изискваше периодично експертиза. Второто решение, което гарантира дълготрайност на информацията, е валидно за каталози с проста структура.
Валидността на третото решение, което е най-често използвано, се поставя под съмнение за сложните машиночитаеми документи. Наред с това, то води до разходи на средства, толкова по-значими, колкото повече се увеличава обемът на съхраняваните машиночитаеми документи.
Според специалистите по информационни технологии стандартизирането предлага днес нови пътища за решаване на проблемите, свързани с излизането от употреба на технологиите и изтичането на сроковете на годност на носителите. Например групата нормативи на Международната организация по стандартизация за състава на свързването на открити системи (стандартите ODA/ODIS, IRDS...) позволяват осъществяването на взаимен обмен на данни от различни системи с нееднакво програмно осигуряване. Като постоянни и основни потребители на машиночитаеми документи архивистите трябва да бъдат активни в разработването и развитието на стандарти за обмен. Отлагането и повторното използване на данните за архивни цели, според думите на Чарлз Долар (Charles Dollar) и Томас Уеър (Thomas Weir), не е друго освен «обмен на данни по всяко време».
2.3. Използване на новите видове документи
Архивите от машиночитаеми документи, макар и съхранявани според научните изисквания, както и всички архиви са предназначени за юридически, управленски и исторически изследвания. Те обаче са много рядко търсени, при това главно от своите автори или от изследователи, които имат достъп до съответната информационна система. Това е така, защото поради тяхната «млада възраст» малко от тях са лесно разбираеми, а предимно статистическият им характер предопределя интереса към тях главно на изследователи, притежаващи необходимите технически познания. Наред с тези обективни причини е нужно да се посочи съществуването на практически трудности, както и на юридически и икономически препятствия, които усложняват достъпа на изследователите до новите архиви, особено в контекста на трансграничния обмен на данни.
2.3.1. Практически трудности
Практическите трудности, свързани с използването на новите видове документи, произтичат от два фактора: техния формат и необходимостта да се гарантира сигурността на данните. Магнитната лента е крехък носител, който може да се повреди при манипулация; съдържащите се данни също могат да се деформират или унищожат вследствие на човешка или техническа грешка. Изход от това представлява използването на копия за читатели, което може да стане след предоставянето на архивите на съответни технически средства. Навлизането на оптични цифрови дискове ще промени използването на архивите, давайки възможност да се събира на едно място голямо количество документи, които да се ползват на място или на разстояние. Има основание да мечтаем за електронни архиви, по подобие на проекта за електронна библиотека (напр. Университета De Montfort в Англия). Висящ остава проблемът за финансирането.
2.3.2. Юридически пречки
Изискванията за правото на информация и като следствие от това правото на достъп до информацията са сравнително нови. През 1951 г. във Финландия е публикуван първият закон за публичния характер на административните документи. Следват САЩ и Норвегия през 1966 и 1967 г., след това редица страни през 70–те и 80–те години (Франция, Холандия, Австралия, Канада).
В същото време общественото мнение в западните страни реагира на заплахите, които надвисват върху личния живот на гражданите вследствие нарастващата намеса на държавата и усъвършенстването на автоматизираните средства за работа с личните данни на гражданите. Правителството на провинция Хесен (Германия) през 1970 г. и Швеция през 1973 г. приемат правила за контрол на използването на информатизирани лични данни. В следващите двадесет години двадесетина други държави правят същото (Западна Германия, Австрия, Канада, Дания, САЩ, Франция, Израел, Япония, Кения, Люксембург, Норвегия, Нова Зеландия, Великобритания, Швеция, Швейцария).
Въпреки няколкото варианта, засягащи различни категории подзащитни (физически и юридически лица, или физически лица), обявените закони свидетелстват за създаването на правни норми с международно значение. По такъв начин тези закони легитимират точните механизми на събирането и обработката в определени срокове на личните данни и налагат унищожаването или анонимността на тези данни след изтичане на определените срокове. Правото на засекретяване на личните данни е потвърдено и гарантирано, но то противоречи на изискванията за съхраняване колективната памет на нацията. На архивистите принадлежи правото да се опитат да съчетават интересите на историята с изискванията на закона, чрез анонимизиране (засекретяване) на данните, когато това е необходимо. Във всички случаи се предпочита премахването на неудачни за лицето данни, тяхното обобщаване, което още повече гарантира информацията. Най-доброто решение е в координирането на законодателството, гарантиращо личния живот на гражданите с архивното законодателство. Така е в Швеция. Там законът регламентира унищожаването или засекретяването на машиночитаеми документи, постъпили в архивите. Във Франция беше намерен компромис между Закона за информацията и свободите и Закона за архивите. Изтриването на лични данни от картотеките става задължително след изтичане на срока за административно обслужване с изключение на случаите, противоречащи на практиката на архивите, които решават унищожаването на данните или тяхното предаване на архивно съхранение. Стриктното спазване на установените срокове за използване гарантира ефикасната охрана на частния живот на индивида. Правото на засекретяване на личните данни не означава непременно унищожаване или изтриване на документи. Просто не трябва да се предоставя достъп до документите извън сроковете, предвидени от закона за архивите.
2.3.3. Икономически пречки
Обикновено се приема, че използването на машиночитаеми документи струва скъпо. Когато се предоставя цялостно масивът от машиночитаеми документи, когато се предоставят извлечения от тях или се анализират данните по искане на изследователя, във всички случаи това става със средства, които архивите или поемат сами, или събират от изследователите.
Въпреки че принципът за безплатен достъп на гражданите в архивите в продължение на два века е крайъгълен камък на архивното законодателство, нуждата прави закона. Намаляването или недостигът на средства е причина за въвеждането в архивите на заплащането на копията на документи, обикновено на костуеми цени. Поставя се и въпросът за стойността на търсенето в архивите с помощта на архивисти, какъвто е случаят с повечето видове документи, изискващи оценка, каквато само архивистите могат да извършат. Всяко заплащане може да създаде дискриминация за изследователите. Този риск се увеличава понастоящем с появата на пазар на информация на данни в областта на икономиката, статистиката, географията и метеорологията. Комерсиализирането на административните данни, за да се позволи развитието та стратегически сектор на икономиката, следва да става с уважение към изискванията на обществото. Трябва да се прави разлика между свободния достъп до административни документи, което изисква минимално заплащане, и ползването на архивите с търговски цели.
2.3.4. Трансграничен обмен на информация
Технологията на мрежата, която позволява трансфера на информация между различни държави, поставя проблема за съответствие на правните норми на отделните държави по различни въпроси, като държавната тайна, авторското право или достъпът до управленска информация. Невъзможността да прилагат своето законодателство върху националните данни, съхранявани в някоя друга държава, кара някои страни да забранят износа на машиночитаеми данни. За да отговорят на изискванията, продиктувани от трансграничния поток на информацията, международните организации като Съвета на Европа или Организация за сътрудничество и икономическо развитие (OCDE) търсят напредък чрез координирани усилия за решаване на въпроса. Макар че техните усилия са насочени приоритетно към протекция на личните данни, никой не се съмнява, че най-важните мотиви са политически и икономически, и, че те засягат суверенитета на държавите.
2.4. Заключение на главата
Архивистиката постепенно дава доказателства за способността си да се адаптира към новите условия, защото тя в много висока степен е свързана с практиката и е чувствителна към историческото развитие. Навлизането на машиночитаеми архиви не налага пренаписване на архивните принципи, но изисква допълнително нормиране и регламентиране. Необходимо е по-голямо ангажиране на архивистите в тази област. На национално и международно равнище трябва да се обменят мнения между специалисти по информация и нови технологии.
3. Информатиката в архивите: към стандартизация
Архивистите показаха твърде рано, отначало любопитство, а след това жив интерес, към използване на информатиката в архивите като нова технология и приноса й в техния труд. След 60–те години публикациите на МСА изобилстват с описания на експериментирането или приложението на информационни технологии. В това отношение не правят изключения нито едно от направленията на архивната професия и функциите на архивистите. В същото време, приложението на ЕИМ в архивите е относително закъсняло, защото предизвиква големи разходи, без да може да се очакват икономически изгоди, за разлика от библиотеките, които извлякоха полза от общото използване на каталозите. Изолирани остават случаите на приложение на такива методи в САЩ през 60–те години, а след това през 70–те във Франция и Великобритания. Навлизането на микрофилмите през 80–те години предизвика раздвижване в информатиката, давайки възможност на множество учреждения, в това число и в редица развиващи се страни, да повишават «информационното» си ниво с минимален разход на средства. Нарастването на броя на системите и прилагането им в архивите изисква унифициране и коопериране в сферите, представляващи международен интерес.
3.1. Типология на приложенията
Както и в предходната глава, ще избегна каквото и да е позоваване на компютърните техники, които еволюират бързо. Оставайки настрана също приложението на ЕИМ в управлението, което засяга вътрешното функциониране на службите (управление на персонала, счетоводство, доставки, управление на постъпленията, поправки, инвентаризация на имуществото, статистики и др.), ще се спра на архивното приложение на ЕИМ, представляващо интерес в международен план, по-конкретно при обработката на документите и обслужването на читателите.
3.1.1. Обработка на масива от информация
Използването на ЕИМ за създаване на архивни справочници започва от началото на 60–те години. Тогава става дума да се създадат по-бързо конвенционални средства за търсене, като се използва капацитета на електронните калкулатори за изготвяне на индекси, които по-късно са отпечатани. В края на 1969 г. в Канада, Германия, Норвегия и Белгия започва съставяне на указатели на масиви с кореспонденция, нотариални архиви, съдебни решения, списъци на досиета.
В началото на 80–те години текстовата обработка позволи на много служби, включително и на най-малки, да създадат конвенционални справочни средства и да ги размножават с малко разходи, чрез фотокопиране. Наред с това първоначално приложение на ЕИМ, постоянно провеждано, микрокомпютрите дават възможност да се създадат бази от данни от най-прости до най-сложни в техническо отношение. Възможностите на калкулатора да съхранява, обработва и осигурява достъп до големи количества информация за кратко време позволяват понастоящем да се създават автоматизирани и бързи средства за търсене на информация, които се показват на дисплей. По своите качества те са без еквивалент на хартиена основа, освен печатните издания за нуждите на архивите или на техните читатели. През 1981 г. единадесет страни се сдобиха с подобен род справочници (ГДР, ГФР, Белгия, Канада, Кот д’Ивоар, Испания, САЩ, Франция, Израел, Италия и Великобритания). Ние не сме в състояние да посочим конкретни цифри за приложението понастоящем на компютри за обработка на документални масиви, защото такива се създават постоянно и навсякъде. Това става благодарение на програмата ISIS за микрокалкулатори, разработена от ЮНЕСКО. Сведения за успехи в това отношение се намират в специализирани списания. Огромната еволюция, гъвкавостта и мощта на ЕИМ водят все повече до изчезването на различията между изследователското и управленското обслужване. Защото едно и също каталожно описание за съдържанието на документ в една цялостна система, каквато се разработва понастоящем, може да служи еднакво добре и в двата случая.
Създаването на информационно-търсеща система, използвана от многобройни и различни потребители, изисква голяма интелектуална сила и точност както при описанието, така и при унификацията на понятията. Някои страни, като Франция например, създадоха йерархизирани тезауруси според изискванията на документацията, регламентиращи и гарантиращи използването на един стандартизиран речник в своите архиви. Други страни, като Канада например, създадоха правила за каталожно описание и контрол на личните имена по подобие на библиотеките. Навлизането на компютърната техника в архивите допринася индиректно за методологическото сближаване между специалности, твърде различни помежду си, каквито са архивистиката, документознанието и библиотекознанието. Предизвикателството за архивистите се състои в това да не се задоволяват с описание на съдържанието, но да преминат към регистриране в някаква система на информация, отнасяща се за произхода на документите, която традиционно намира място в системата за търсене на информация.
3.1.2. Обслужване на изследователите
След като помогнаха на архивистите в тяхната работа, новите технологии понастоящем дават доказателство за своя принос за подобряване обслужването на един разширяващ се кръг от потребители. Два фактора способстват за това: от една страна, технологичната еволюция, която разширява възможностите за обработка и разпространяване на текст и образ, и, от друга — еволюцията в поколенията изследователи, възприемащи тези нововъведения. Една нова генерация изследователи, способни да си служат със средствата на електронната техника, желаят да ползват същите удобства за достъп до архивите, възможно по-бързо и при възможно по-голям комфорт. Предоставянето на разположение на автоматизирани средства за търсене в читалните е най-честият отговор на тези очаквания. Изследователите могат в такъв случай да имат достъп до база вътрешни библиографски и справочни данни. Чрез цифрова трансформация на оптически опознаваеми знаци и цифрови изчисления този вид обслужване може да се провежда и с традиционните архивни справочници.
Следващият етап, богат на перспективи, е предоставянето на информация от разстояние, индиректно чрез електронни продукти (дискети) или чрез преносна мрежа. Електронният запис на интерактивен или на неинтерактивен магнитен диск (CDI и CD-ROM) вече се използва или като допълнение към справочници на хартиена основа, или като техен заместител. Много разпространени в библиотеките и музеите, електронните отпечатъци са в процес на навлизане и в архивите (например в Италианската национална банка). Създаването на информационна мрежа дава възможност за достъп във всеки момент до постоянно търсени данни на местно, национално и международно равнище. Архивната информация, включена в информационната мрежа, може да съжителства с библиографска или с музейна информация. Центърът за информационно обслужване «Джоконда» при Министерството на културата на Франция разпространява чрез Интернет описания на картините на Лувъра, исторически паметници, документи на Националния архив на Франция, фотографии с етнографски характер на Музея за народни изкуства и традиции. В Америка мрежата RLIN (Research Libraries Information Network), функционираща от 1984 г., съчетава архивни и библиографски описания, съхранявани в стотици хранилища.
Макар числовите данни, получени от плътен оптичен диск или чрез пряк достъп, да имат главно справочна стойност, технологията на изображение (шифриране, оптическо опознаване на знаците, видеозапис и цифров оптичен диск) направи възможно показване на самия образ на документа. Съчетана със система за търсене на документи, тази технология дава възможност за подбор и сравнение и улеснява нови търсения на документи. Най-интересните приложения засягат застрашени от изчезване или разрушаване ценни документи, които по настоящем е възможно да се съхранят чрез използване на техни копия с подобрена четливост. В тази област най-престижното мероприятие е представянето от Испания на Международния конгрес в Монреал на архива на Индиите.
От гледна точка на съвременното развитие на технологията и на зрелостта на обществото, главното препятствие за разпространяването на тези нови видове обслужване е липсата на финансови средства в по-голямата част от архивите. Възможността да има читалня без читатели, както предлага Ерик Кетелаар (Eric Ketelaar) през 1988 г., е оставено за по-добри времена.
3.2. Нормативни изисквания
Без да е почувствана все още, тъй като информацията остава вътрешна, потребността от стандартизация става неотложна с масивния бум на нови технологии, които позволяват разпространението на разнообразна информация между различни учреждения и потребители. В този контекст е необходимо, в интерес на архивите и изследователите, да се определят стандарти за описание и формати за обмен по подобие на това, което съществува в библиотеките, въпреки пречките които поставят материалните и интелектуалните особености на архивните документи. Тази потребност, изтъкната в много изследвания от началото на 80–те години, беше потвърдена на конгреса в Монреал, чието второ заседание беше специално посветено на стандартизирането на архивната практика. Остава това да се претвори на практика.
3.2.1. Норми за описание
Не е възможно да се раздели описателната информация на бази данни или между бази данни, ако не е стандартизиран процесът на внедряване на информацията. Усилията на различните страни за стандартизиране на архивното описание започват след 1980 г., най-напред в англосаксонските страни. Там са силно повлияни от опита на библиотеките, които са твърде напреднали в нормативната област. Последователно бяха публикувани американски, британски и канадски наръчници за описание. Като прелюдия към конгреса в Монреал през 1992 г., група експерти по архивно описание заседава в Отава през 1988 г. По нейна инициатива през 1990 г. при МСА е образувана комисия със задача да създаде нормативи за архивно описание с цел да се улесни международния обмен.
Международният стандарт за архивно описание ISAD(G), създаден от комисията и публикуван през есента на 1994 г. в Janus, е първата международна норма за описание в архивите. Тя има за цел да разшири обмена на архивна информация. Това се отнася за всички архиви на ръчен или автоматизиран режим — национални, регионални, местни или специализирани; публични или частни. Също така без значение са и целите на подобен обмен (междудържавни издирвания на документи в архивите; създаване на пътеводители на фондове или по теми, на национално или международно ниво; издирване без присъствие на изследователите върху допълнителни фондове...). Почивайки върху принципа на уважение целостта на фонда, ISAD(G) потвърждава необходимостта архивното описание да отговаря на съдържанието на фонда. То се отличава рязко от библиографските норми, въпреки че те предизвикаха неговото създаване. Приложим веднага след своето публикуване, ISAD(G) ще бъде оценен и поправен през един период от пет години. Тогава ще може да се преценят всички аспекти и последици за цялостната по-сетнешна нормативна дейност на МСА.
3.2.2. Формат на обмена
Станалата очевидна невъзможност за съчетаване на техническата наситеност и математическото осигуряване на взаимодействието и връзките между отворените системи подтикна американските библиотекари да заобиколят това препятствие. Те съставиха каталог на книги, предназначени за обмен, форматът MARC, създаден в съответствие със стандарта ISO 2709 и неговата серия (CANMARC, JAPANMARC, UKMARC и т. н.) са използвани широко в библиотеките. Американската редакция на формата MARC-АМС за архивите и нейното приемане от известната мрежа RLIN поставя въпроса за разширяване на нейното използване в други страни. Трябва ли да се използва форматът USMARC-AMC, разработен в САЩ, или неговите канадски и английски разновидности? Или може би форматът UNIMARC, възприет от Международната федерация на библиотеките и препоръчван понастоящем в библиотеките в Европа? Или може би следва да се предпочете един друг формат като CCF, развит от ЮНЕСКО, или пък нормите на системата от опознавателни знаци SGML? Най-голямата трудност след многото въпроси, които се поставят през настоящото десетилетие и на които трябва да отговорим, както подчерта Кристофър Китчинг (Christopher Kitching), е да се убедят архивните институции да престанат да разглеждат предизвикателствата, с които се срещат в тази област, главно библиографски, и да се уговори тяхното съгласие за ограничаване на обменния формат.
3.3. За разработване на политика за банки данни
След създаването на голямо количество от банки данни (преди всичко каталожни и справочни за вътрешно ползване) архивистите от доста време започнаха да усещат необходимостта от засилване на координацията, повишаване на икономическата ефективност и подобряване обслужването на научните и архивни работници чрез обединяването на еднородни обекти и координиране използването на човешките и материални ресурси. Наличието на международни мрежи, каквато е Интернет, и обявените перспективи за бъдещи информационни магистрали предизвикват въодушевление и раждат съвместни проекти. В архивите понастоящем все още няма конкретна реализация, но усилията биха могли да се насочат в две направления — банки от архивни справочни данни и банки от специализирана информация.
3.3.1. Банки от справочни данни
Правото на информация, засегнато по-горе, води до съществуването на една сигнална архивна информация, понятна за всички. Международното коопериране може най-добре да се прояви в предоставянето на разположение на справочния апарат не само на професионалните архивисти, но и на изследователите. От началото на 80–те години, МСА прояви интерес към създаване на банка от архивни справочни данни за създаването на междудържавен пътеводител за националното архивно наследство. През 1981 г. едно задълбочено изследване от цикъла RAMP е посветено на възможността да се създаде такава банка данни. Мащабността на задачата и трудността на нейното изпълнение са причина за провалянето на проекта, въпреки очевидния интерес на международната общност към нея. Все пак идеята да се създаде международна мрежа за архивна информация, по-специално за възстановяване на националното архивно наследство, запазва своята актуалност, благодарение на възможностите, предоставени от новите технологии. Този въпрос беше включен в дневния ред на 30–та сесия на Кръглата маса и дебатът по него остава открит.
Фактите доказват, че в момента една национална мрежа, каквато е американската RLIN, се опитва да играе роля в международен план. Основната база от архивни данни в света (250 000 заглавия в края на 80–те години), основаваща се в началото на архивни и библиографски понятия от американски институции, се отваря понастоящем за данни от други страни. Такива са например Location Register (списък на литературни ръкописи на английски език) на Университета Reading (Великобритания), или Ватиканските архиви, с което се доказва ефикасността на тази мрежа.
3.3.2. Банки данни със специализирана информация
В Международния съвет на архивите през изтеклото десетилетие бяха представени редица проекти за създаване на банки данни със специализирана информация. Последователно бяха предложени банки данни, засягащи международния годишник на архивите (1982), банка данни за произвежданата и доставяна екипировка и материали по микрография (1986 г.), банка данни за училища и курсове по архивистика (1987 г.), банка данни за литературата по архивистика (1988 г.), банка данни за оборудването и техниките по консервация на новите архиви (1988 г.); и накрая банки данни за програмите, отнасящи се за електронни документи, изпълнявани във всички страни по света (1993 г.).
Проектът за банка данни по архивна литература започна да се изпълнява с назначаването през 1992 г. на директор на проекта, натоварен с осъществяването на връзките между съществуващите дотогава банки данни в Канада, Испания, Холандия и Великобритания.
Поради недостига на достатъчно технически възможности Международният съвет на архивите не може на практика да се заеме с всички проекти. Той трябва да има ролята на организатор и обединител и трябва да се опира на централните архиви на желаещите страни, които споделят тези намерения, като при това е готов да поеме своя дял от разходите в дългосрочен план. Необходимо е твърде сериозно да се оценят потребностите (Каква информация да се определи за общо ползване? За кой потребител? На каква цена?) и да се лансират само жизненоважни проекти, които са от взаимен интерес и са осигурени с необходимите средства.
3.4. Заключение на главата
Необходимостта от стандартизиране на архивната практика в международен план беше оценена твърде късно под въздействието на новите информационни технологии. Усилията за хармонизиране на практиките се отразяват ползотворно върху базата данни, за които са предназначени, но оказват влияние и на съществуващите традиционни системи. Остава все пак да се направи още много в тази област. Затова МСА ще трябва да подпомага започнатите работи от комисията ad hoc по нормите за описание. За целта е необходимо да се поднови мандатът на тази комисия или да се създаде постоянно действащ комитет по стандартизацията. Използването на тези норми за описание в проектите за бази данни, подкрепяни от МСА, ще бъде най-добрият начин за внедряването им в практиката.
Заключение
Вече тридесет години, както видяхме, Международният съвет на архивите не престава да се интересува от приложението на новите информационни технологии в архивите, създавайки при необходимост адекватни структури в средите си, окуражавайки теоретичното мислене чрез работата на международни срещи и семинари и подкрепяйки тази дейност в развиващите се страни. През годините МСА се сблъска със следната дилема: докато международният интерес се насочи преди всичко към машиночитаемите архивни документи, в практиката мнозинството от архивистите се интересуваха преди всичко от непосредствените ползи, които можеха да извлекат от компютърната технология.
На настоящия етап на развитие, до който сме достигнали, се потвърждава валидността на архивните принципи. Обратно, упражняването на архивната професия е в очакване на революционни изменения и на МСА се пада задължението да прояви устойчивост и да отговори на съвременните предизвикателства.
Дейността на МСА следва де се насочи приоритетно към стандартизацията в областта на машиночитаемите архивни документи, а така също и в тази на прилагането на компютърна техника в архивите. Необходими са стандарти за създаване на архивна документация, стандарти за форматите при обмяна на информация в контекста на връзките между отворени системи и обмен на компютърни данни, както и стандарти за допълнително описание на ISAD(G) за оперативния контрол на всички видове архиви. За да стане това, МСА трябва да си сътрудничи по-близко с Международната организация по стандартизация (ISO) и с други професионални организации по конкретни и реалистични проекти и да активизира своята Комисия ad hoc по нормите за описание, трансформирайки я може би в постоянен комитет по стандартизация, натоварен с поддържането в изправност на съществуващите стандарти и създаване на нови стандарти, съобразно потребностите. МСА трябва също да осигурява връзките и кооперирането между Комисията ad hoc и различните комитети по общия проект за стандартизация.
МСА трябва да упражнява технологичен контрол в работата на трите комитета, посветени на информатиката, за да се избегне мултиплицирането в различни места по планетата на скъпоструващи и безполезни опити. Той трябва също така, в условията на трансграничния обмен на данни, да изследва чрез комисията по юридическите въпроси проблемите на съответствието на законодателствата, отнасящи се за доказателствената стойност на информацията, за защитата на личните данни, за запазването на паметта на нацията и комерсиализацията на данните и сведенията с обществено значение. От тази гледна точка на МСА се пада задачата да формулира понятието публична (обществена) служба и безплатен достъп или на умерени цени до базите данни в мрежата (особено тези, които би могъл сам да създаде или поддържа), за да може всички страни да се позовават на това понятие.
Накрая, МСА трябва да бъде много внимателен по отношение на съхраняването на машиночитаемата документация от създаващите ги, вместо от държавните архиви. Новото понятие за «архивна служба за последна помощ» (на английски archives of last resort), т. е. архив, който ще се намеси само в случай, когато създателят изчезне, е едно рисковано решение. То може да даде отговор на бързото развитие на техниката и на скъпоструващото съхранение на документите. Все пак преди архивистиката изцяло да се ангажира в това ново, но с неизвестно бъдеще начинание, следва внимателно да се следят първите експерименти в тази област и резултатите да се направят достояние на международната архивна общност. Нужно е да се уточнят начините на приложение, като например се сключват «договори за доверие» между архивите и създателите на такива документи. Липсата на такова доверие влече риска архивисти, необучени за съхраняването на машиночитаеми документи, да изоставят тази грижа на създателите на тези документи, когато те са незаинтересовани за историческата съдба на тези архиви. Грижата те да достигнат до бъдните поколения фактически се оставя на случайността.
МСА има да играе голяма информационна и творческа роля, както в тази област, така и по разгледаните преди това от конгреса въпроси. Всичките инициативи — публикации, преводи, семинари, многобройните изследвания по линията на RAMP ще бъдат полезни и очаквани от архивната общност.
«Цялата история представлява възможност за избор, пише френският историк Люсиен Февр (Lucien Febvre). Това се появява чрез фактите, когато случайността на едно място е разрушила всичко, а на друго е запазила останките от миналото. Тя е изкуствено направен избор...» (вж. «Борба за историята»). В нашата мисия на събирачи на материали от историята трябва да съсредоточим усилията си върху това, човекът да има повече власт над случайността.