Вътрешнокомуникационни системи в структурите на американския бизнес: насоки за подпомагане експертизата на ценността на документите(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Джоан Йейтс

Дизайн: Давид Нинов

София, 2010

Пристъпвам към проблема за експертизата на ценността на документите не като практикуващ архивист, а като потребител на документна информация и специалист по бизнес комуникации. Изследвала съм еволюцията на вътрешните комуникации (предимно писмени) в американския бизнес в края на XIX и началото на XX век. Документите в областта на бизнеса, на които архивистите правят експертиза, са физическите носители на системите за комуникация, които аз изучавам. Така професионалният интерес на архивистите често съвпада с моя. Нещо повече, моите проучвания очертават типологията на организационните структури и техните комуникационни системи. Те могат да послужат като насоки за подпомагане експертизата на ценността на съвременната, а и на създадената преди години, бизнес документация.

Според мен, вътрешните комуникации могат да се разглеждат като една динамична система с три взаимносвързани компонента: организационна структура, технология на комуникациите и самите писмени документи. Комуникациите в дадено учреждение едновременно и отразяват и съдържат организационната му структура. Следователно системата от равнища на функционална компетентност предопределя пътищата на комуникациите. В големите съвременни учреждения, писмените документи се движат нагоре, надолу и хоризонтално, за да осигурят възможност на мениджърите да координират и контролират дейността й. Комуникациите се формират и от технологията — от пишещите машини до деловодните системи. Всички те участват в създаването, разпространението и съхранението за бъдещо използване на комуникациите. Технологията определя границите или ограничава комуникациите. Когато еволюира тя променя потенциала на функциите на комуникациите. Накрая, отделните документи (т. е. доклади, информации, формуляри или докладни записки) са в сърцевината на системата. Те изграждат потоците от писмени комуникации, които се явяват инфраструктурата на организацията.

Мрежата от вътрешни писмени комуникации, така обичайна днес, всъщност възниква в последните десетилетия в тясна връзка с неотдавнашната еволюция на организационните структури. Алфред Д. Чандлър анализира този процес в базисните си проучвания — «Стратегия и структура: страници от историята на американските промишлени предприятия» и «Видимата ръка: Революцията на мениджърите в американския бизнес»(2). В края на XIX и началото на XX век преобладаващата организационна форма на промишленото предприятие в Америка се промени съществено. До средата на XIX век традиционната организационна форма на бизнеса беше малкото, фамилно или дружествено предприятие, което обикновено осъществяваше една единствена дейност — някакъв вид производство или търговия. При този вид бизнес правото да определя общата политика на дейност беше съсредоточено в ръцете на един или двама собственици. След масовото навлизане в цялата страна на телеграфа и железопътния транспорт, както и след технологичния бум в производството, много видове бизнес рязко се разраснаха и през осемдесетте години на XIX век започнаха да разширяват своя предмет на дейност. Обикновено те създаваха функционални отдели (т. е. изкупуване, производство и пласмент) и изграждаха йерархия от мениджъри, които да ги ръководят. Централната администрация координираше дейността на отделите. Новият системен подход и научно обоснован мениджмънт помагаше на тези мениджъри да контролират и координират дейността на разрасналите се предприятия. Когато през двадесетте години на нашия век предприятията значително се окрупниха и рязко разшириха своя предмет на дейност, централизираната структура от функционални отдели става неефективна за най-големите компании и съответно възниква децентрализираната мултисекторна структура. В нея всеки сектор имаше свои функционални отдели и беше независима по отношение на приходите единица.

Както посочва Френсиз К. Блоуин в своето проницателно проучване «Видимата ръка», тези промени изискваха от документите да имат принципно нова и много по-отговорна роля. Моето проучване още по-детайлно показва, че и количеството и характерът на вътрешните писмени комуникации се променят съществено по време на еволюцията на организационните структури и на методите на мениджмънт. Нещо повече, тази промяна на ролята на вътрешните комуникации стимулира и съответни промени в самата технология на комуникациите. А промените във вътрешните комуникации и в технологията на комуникациите, от своя страна, подпомага новите организационни структури.

Въпреки че организационните структури до голяма степен имаха исторически обусловено развитие, през двадесетте години на XX век и трите структури (традиционната, от функционални отдели и мултисекторната) съществуват съвместно. Всяка от посочените три структури има свои характерни модели за комуникация, въпреки че теченията в теорията на мениджмънта и в технологиите за комуникация променят във времето някои елементи на тези модели. Нещо повече, системата за комуникации във всяко отделно учреждение се променя с течение на времето. Един малък съвременен бизнес в бързо развиващ се клон от индустрията можеше да премине и през трите структури само за десет години. Следователно концепцията за вътрешната система за комуникации е динамична: първо, за определен период от време системата в даден бизнес е мрежа от динамични комуникационни потоци, оформени от организационната й структура и обусловени от технологиите за комуникация; второ, в исторически план, с развитието на организационните структури, системата за комуникации еволюира от проста, предимно устна до сложна, силно зависима от писмените комуникации и трето, във всеки отделен бизнес системата от комуникации се променя с течение на времето, успоредно с промените в организационната му структура.

Това виждане за комуникациите, от една страна противоречи на общото виждане на архивистите за документите, които те разглеждат предимно като източници на информация и от друга, предлага аналитични насоки, полезни за тези, които извършват експертиза на ценността на документите в големи компании. Характеристиката на типичните черти на вътрешно комуникационните системи за всяка от тези три основни организационни структури (описани в следващите части на настоящата статия), се базира на данни от три компании за времето от края на XIX до началото на XX век — Сковил менифекчъринг къмпъни, Илиноиз центръл рейлроуд и Е. И. Дю Пон дьо нюмърс и сие. Така че моите обобщения са ограничени в рамките на производствени и транспортни предприятия. Нещо повече, комуникационните системи, които аз видях в архивните документи бяха вече изградени и по-малко или повече повлияни от времето и от извършената експертиза на съответните документални фондове. Въпреки това, тази типология на организационните структури и на системите за комуникация ще подпомогне експертизата на ценността на документите като разкрие основополагащите връзки между бизнес структурите и комуникационните потоци.

Тези насоки предвиждат евентуално необходимост от преосмисляне на общата практика на експертизата. Документите в големите архивни фондове от сферата на бизнеса често се редуцират като се запазват само документи от високите нива на йерархията, а останалите се елиминират, т. е. запазва се само това, което би могло да се нарече «върхът на пирамидата». Понякога към документите на ръководството системно се добавят образци от документацията на най-ниското ниво. В последната част на тази статия ще изследваме по-подробно тази практика и ще предложим методи, чрез които архивистите могат да извършват експертиза на ценността на бизнес документите така, че динамиката на системите за комуникации на компаниите да бъде представена по-добре.

Комуникациите в малките, управлявани от собствениците си компании

Малките, управлявани от собствениците си компании (обикновено с по-малко от сто работници и служители) бяха стандартната форма на организация на американския бизнес, т. е. американското предприятие, преди 1880 година. Днес те все още съществуват. В тази традиционна фирма собственикът (или собствениците) ръководят цялата дейност. Производствените фирми от този вид обикновено съсредоточават вниманието си върху производството и осъществяват изкупуването и маркетинга чрез предприемачи и пласьори извън фирмата. При дружествените фирми, като Сковил или Дю Пон, така както те са били организирани през XIX век, единият партньор периодично пътувал, за да договаря с предприемачи или пласьори изкупуването или продажбата, докато другият ръководел процеса на производство. Управлението на производството се осъществявало или лично или чрез квалифицирани лица.

В малките компании от този тип почти цялата вътрешна комуникация се осъществявала устно. Собственикът или квалифицираното лице събирал оперативната информация (за обема на продукцията или за повреда в машините), вземал решения и давал нарежданията си лично. Така писмените вътрешни комуникации обикновено се ограничавали до финансови документи, кореспонденция между съдружниците и по-малко с посредниците.

Финансовата документация на тези малки компании служела не толкова като средство за комуникация между отделните членове, колкото като натрупване на финансови данни със справочна стойност за бъдещата работа. Това са опростени документи, съдържащи фактологична информация за финансови постъпления и отчисления. Първоначално те се записват в големи подвързани тетрадки и чак след края на века вече се оформят като отделни документи. Това позволявало на собственика или на друг служител да установи колко са наличните парични средства, каква е сметката с определен клиент или предприемач и след като се изготви баланса, да се констатира каква е общата печалба и какви са били разходите за определен период от време. Те не съдържат никаква информация за стойността на единица продукция или за възвращаемостта от общата сума на инвестициите. При повечето малки компании финансовата документация съдържа първични, неаналитични данни.

Кореспонденцията между партньорите или между компанията и предприемачите или пласьорите, така както ни я представят архивните документи на Сковил и Дю Пон, е различна от писмените вътрешни комуникации, характерни за по-сложните организационни форми. Тя е нерегламентирана и почти неограничена по отношение на тематиката и целта на създаването й. Когато и двамата (или всички) партньори се събират заедно, те по-скоро разговарят, а не пишат и обикновено разчитат на кореспонденцията само когато един от тях е на път. Тъй като собствениците изпълняват широк кръг от дейности и функции, кореспонденцията между тях съдържа какво ли не — от оплаквания за пияни работници до обсъждане на пазара и стратегии за конкуриране. Кореспонденцията между фирмата и тясно обвързани с нея предприемачи или пласьори е малко по-аналитична, но въпреки това остава с твърде широка тематика. По тяхна собствена инициатива или в отговор на въпроси на собствениците предприемачите и пласьорите излагат несистематизирана информация за пазари и цени и често препоръчват методи на действие, базирани на собствената им информация за конкуренцията в момента. Освен това те пишат по широк кръг въпроси от интерес за собствениците и често получават от тях нареждания за изпълнението на най-различни задачи. Тъй като нито един от тези видове кореспонденции не представлява част от логически последователна и добре развита система за писмени комуникации, те не изпълняват тясно специализирана функция, която да изисква регулярен и целенасочен тип комуникация.

В последно време вътрешната комуникация в малките фирми се промени до известна степен. Многообразието, а в някои случаи и обемът, на тази кореспонденция, несъмнено се намали в XX век, тъй като междуградските и международните телефонни връзки са установени навсякъде и са сравнително евтини. Партньорът на път може да поддържа връзка по телефона. Кореспонденцията с предприемачи и пласьори в чужбина може и да се е увеличила, но тя като че ли документира рутинни финансови операции. Останалите въпроси отново се решават или по телефона или чрез тематични доклади. Законодателството изисква от съвременния малък бизнес по-обширно документиране или вътрешни комуникации от друг вид. Съвременната финансова информация, включена в националната данъчна система, например, включва някои нови видове данни като амортизация на оборудването — показател, който не е фигурирал в по-ранните статистически отчети. Нещо повече, един съвременен собственик — мениджър с опит в бизнеса може да трансформира част от първичните финансови данни в по-полезни информационни форми, необходими за оценка на ефективността от дейността на компанията. Комуникациите и документите имат относително ограничена роля в малкия, традиционен бизнес и в миналото и днес. Писмените комуникации играят далеч по-голяма роля в компаниите със структура от функционални отдели.

Комуникации в компаниите със структура от функционални отдели

В края на XIX и началото на XX век съвкупност от фактори довежда до разрастване на транспортните и промишлените предприятия и до тяхното трансформиране в компании със структура от функционални отдели. Във «Видимата ръка» Чандлър проследява в по-голяма дълбочина причините за това трансформиране. Полезно е да систематизираме тези причини преди да разясним как се промениха комуникациите и документите в тази организационна форма на бизнеса.

Бумът в развитието на железопътния транспорт и телеграфа в средата на XIX век довежда до верижна реакция от промени. Това развитие ускорява превоза на суровини от далечни източници и увеличава потенциалния пазар на стоки и полуфабрикати. Междувременно нови енергийни източници и напредничави постижения в областта на производството позволяват на традиционното, малко манифактурно предприятие да прерасне в малка фабрика с нараснала продукция и по-широк предмет на дейност. С осъществяването на функцията производство чрез ясно разграничени отдели се създават и нива на мениджмънт, които координират дейността на отделите.

Според Чандлър, през осемдесетте години на XIX век, в някои компании настъпват промени — както в администрацията, така и в производството. Увеличаването на производството изисквало разрастване и на изкупуването (снабдяване със суровини и материали) и така то скоро еволюира от незначителна част от дейността на единия от собствениците в значима функция, която изисква реализация в самостоятелен отдел. Нещо повече, в много случаи посредническата система за продажба чрез пласьори не може да устои на нарасналата продукция. Скоро много от развиващите се манифактурни предприятия започват да осъществяват сами търговски функции. Съответно те създават нов отдел като често той има и подразделения за различните видове стоки. Създават се и други малки функционални отдели, които реализират специфични дейности — правна, финансова, развойна. Често тези отдели, наричани административни, подработват становища или създават стандарти за своята дейност, но нямат делегирани права да разпореждат на персонала, извършващ същата или сродна дейност в производствените функционални отдели. Създават се и допълнителни звена, които да ръководят административните отдели. Така централното ръководство трябва да координира все повече и повече функции.

Това развитие на структурата се съпътства от дълбоки промени в методите на мениджмънт, които от своя страна водят до промени във вътрешните комуникации. В стремежа си да постигнат по-висока ефективност мениджърите пристъпват от нерегламентирани, предимно устни методи на мениджмънт към нови систематизирани, научни подходи. Новият подход, силно зависим от систематизираните писмени комуникации, възниква, за да подпомогне мениджърите да овладеят правомощията на относително независимите ръководители на производствените процеси и за да осъществяват координация на дейността с оглед по-висока ефективност.

Научният мениджмънт, лансиран от Фредерик Тейлър, акцентира върху повишаване производителността на труда на работниците, докато по-широкото понятие за системен мениджмънт има за цел глобална ефективност и търси пътища за ръководство и контрол върху цялостната дейност на компанията. Системният мениджмънт поставя ударението върху регламентираната регистрация на информацията и създаването на механизми за контрол. Тази задача изисква разработването на правила за създаване на документите, бланки, формуляри и образци за типовата документация, както и механизми за събиране и обработка на информацията за нуждите на високото ниво на мениджмънт, за да може то да координира и контролира работата на подчинените си.

Този тип мениджмънт, от своя страна, изисква промени и в състава и в съдържанието на писмените комуникации и на документите. Всъщност, по определен начин новите систематизирани писмени комуникации са в сърцевината на новостите в мениджмънта. Мениджмънтът на високо и средно ниво е в състояние да контролира работата на по-долните нива само при наличието на непрекъснат, плътен поток от комуникации във всички посоки. Или както посочва Блоуин — «Така създаването и съхраняването на документите престана да изпълнява функцията на съвкупност от фактологични данни и се превърна в средство за анализ»(3). За задоволяване потребностите на този вид компании възникват вертикални — отгоре надолу и отдолу нагоре и хоризонтални комуникационни потоци, както и съответната документация.

Комуникационният поток отгоре надолу вероятно е бил първата и най-важна форма на вътрешна комуникация, която е възникнала в повечето бързоразвиващи се компании със структура от функционални отдели. Още през 1850 г. необходимостта от преминаване от устна към писмена комуникация на ръководство става ясна за железопътните компании. Това споделя и Чандлър, който посочва трудностите при комуникациите между тези географски разпръснати предприятия, които бързо преминават от малкия към многофункционалния бизнес. Географската отдалеченост, необходимостта да се гарантира безопасност на движението и ефективността от координацията на новите функционални отдели изискват регламентирани, системни писмени комуникации(4). Отпечатват се указания за работа, които периодично се актуализират, за да съществува ясен регламент на дейностите. Мениджърите на високо и средно равнище издават писмени разпореждания и изпращат циркулярни писма до множеството преки ръководители на железопътния транспорт, за да ги информират за новости или промени в начина на работа. Тъй като машинописът тогава е единственият ефикасен способ за създаване на копия от документи, циркулярните писма също се печатат на машина.

До края на осемдесетте години на XIX век повечето производствени компании не се разрастват и не създават структури от функционални отдели. Съответно комуникационните потоци отгоре надолу бавно си пробиват път. Тъй като производствените фирми нямат проблемите на железопътните компании — географска отдалеченост и неизбежна необходимост да не се допускат катастрофи, те не пристъпват така бързо към създаването на писмени указания за работа, чрез които да реализират комуникациите отгоре надолу. По изключение се създават някои общи писмени указания, но производствения процес продължава да се ръководи от устните разпореждания на преките ръководители. Плътният комуникационен поток отгоре надолу изчаква въвеждането на по-ефективните методи на производство, които навлизат през осемдесетте години на XIX век. В края на XIX век откриването на факта, че карбоновата хартия позволява създаването на ограничен брой копия на пишеща машина, откриването на циклостила и на други средства за размножаване на голям брой копия, позволяват на фирмите за производство да създадат рутинни потоци отгоре надолу от циркулярни писма или общи разпореждания по-икономично, отколкото на пишеща машина. От тогава комуникациите отгоре надолу формират основната част от комуникационната система на производствените компании със структура от функционални отдели.

Мениджърите от върха на пирамидата обикновено спускат най-общи насоки за работа(5). В повечето компании всичко, свързано с определена функция или производство идва от равнище отдел, а ако отделът е голям и ръководи много процеси или производства дори и от по-ниско ниво. Същата комуникация отгоре надолу може да се осъществи и от административния отдел. Така например, финансовите отдели на компаниите могат да издават инструкции по финансови въпроси до всички служители в другите отдели.

Този комуникационен поток отгоре надолу се създава с цел да позволи на мениджърите да контролират и координират организацията на работа за постигане на по-голяма производителност на труда. Тези, които стоят на другия край на комуникационния поток понякога негодуват срещу инструкциите и ги възприемат като губене на време или узурпиране на правомощията им. Два комикса от информационен бюлетин на компанията Дю Пон илюстрират именно такова отношение. За периода между 1902 и 1904 г. Дю Пон владее голяма част от индустрията за експлозиви в САЩ и директорите на заводите за мощни експлозиви, които някога са били почти независими, сега са членове на голяма организация под юрисдикцията на функционалния отдел за мощни експлозиви. «Нова коледна играчка за директора» илюстрира тяхното отношение към въпросния отдел. Директорът непрекъснато капризничи срещу инструкциите от централното ръководство. «Проучване на изражението» показва как директорът на регионален завод е съкрушен от потока циркулярни писма.

Циркулярите, общите инструкции за работа и други подобни форми на вътрешна комуникация отгоре надолу съставляват големия обем от писмената комуникация в тази посока. Но два други вида документи също допринасят за формирането на комуникационния поток отгоре надолу: разпореждания (заповеди) до отделни лица и вътрешно ведомствени бюлетини. Докато циркулярното писмо дава инструкции до голям брой хора, то разпореждането (заповедта, наричана най-общо писмо чак до началото на XX век) насочено надолу възлага задача или отправя искане към един или няколко служители, например, ръководителите на големи отдели. Този вид комуникации някога щяха да бъдат изцяло устни, но в сферата на системния мениджмънт те са в повечето случаи писмени, за да се подсигури и документирането и самата комуникация. В учебник от 1905 г. е записано: «Колкото до формата, която едно разпореждане трябва да има, то това е писмената заповед»(6). Бюлетинът, който е пълна противоположност на индивидуалната заповед, е адресиран до още по-широк кръг от хора, отколкото циркулярното писмо. Въпреки че може да бъде използван за разпространение на конкретни инструкции, той е предназначен предимно за издигане на равнището на лоялността към фирмата, която често се загубва при разрастването на фирмите.

Както обемът на писмените информационни потоци, така и обемът на тези отдолу нагоре е много по-голям в компаниите със структура от функционални отдели, отколкото в традиционните малки фирми. В резултат от навлизането на системния мениджмънт в началото на века, голяма част от информацията, която е била (и все още е) събирана устно, ако изобщо е била събирана в традиционните фирми, вече в крупните фирми започва да се събира системно в писмен вид. Нещо повече, информацията е предназначена не само за да дава картината на дейността, но и (както Болдуин пише в книгата си «Видимата ръка») да служи като средство за анализ и оценка на финансовата и оперативна дейност на поделенията в компанията. Мениджърите на различни нива при структури с функционални отдели вече не вземат своите решения само на основата на преки впечатления от производствения процес и от личния опит на работници и служители, а използват и писмената информация, която се движи в системата отдолу нагоре.

Документацията, която изгражда потока отдолу нагоре са текущи или тематични доклади и информации, различни по форма, съдържание и с предназначение в съответствие с конкретния случай. Текущите информации се изпращат по йерархията по определен график. Често те се пишат по предварително изготвен образец, но въпреки това на практика се създават в широкия диапазон от кратък писмен текст до обширно писмено изложение с приложени таблици и цифрови данни. Тези информации, които са сърцевината на усилията да се систематизира бизнеса, осигуряват текущите данни за вземане на решения от мениджърите, чрез които да се координира, оценява и контролира дейността на преките изпълнители. Опис на документи от 1920 г., който съдържа текущи информации и доклади, изпратени до генералния директор на Сковил, включва 167 такива документа. Някои от тях са изпращани ежедневно, а други един път в годината(7).

Тематичните доклади или информации не могат да се определят като текущи. По правило се изисква те да третират специфични проблеми или да изразяват становища. Те не са строго регламентирани. Административните отдели създават много тематични доклади. Отделите за развойна дейност на Сковил и Дю Пон, например, създават тематични доклади по много въпроси — от рецептури за производство на метали или експлозиви до концепции за ефективността от създаването на писмена вътрешна кореспонденция. Понякога тези тематични доклади анализират резултати от проучвания на бизнес методи или на технически процеси, реализирани от други компании. Този вид тематични доклади е трябвало да изграждат свой контекст и затова те често представят историята на проблема или темата и същевременно правят текущ анализ. Те представляват част от комуникационния поток отдолу нагоре (като се движат и хоризонтално), но същевременно изпълняват и функцията — документиране на факти и аналитични данни, т. е. са и банка данни за бъдещи справки.

Тематиката на текущите информации и на тематичните доклади понякога включва финансови, оперативни или технически въпроси или пък комбинация от въпроси. Описателният подход на представяне на финансовото състояние в малките фирми по правило дава път на много по-сложна система в компаниите със структура от функционални отдели. Комплектът от подвързани тетрадки е заменен с множество форми, които се движат нагоре към финансовия отдел. Нещо повече, в края на XIX и началото на XX век данните за разходите се превръщат в механизъм за използване на финансовата информация за оценка на оперативната дейност. Железопътните компании, например, създават механизъм за изчисляване на разходите за превоз на тон товар за миля. Това дава възможност на мениджърите на високо ниво да преценят относителния дял на ефективност на един железопътен участък за определен период от време, както и да правят сравнения между участъците. Аналогично, компаниите от сферата на производството разработват методи за изчисляване на разходите за единица продукция. Така те създават критерии за съизмерване ефективността на производството. Първичните финансови документи и оперативните данни за разходите, заедно с приложения към тях анализ, формират част от комуникационния поток, който се движи нагоре през различни оперативни отдели. Мениджърите от средното и високото ниво на йерархията използват и друга оперативна информация, несвързана с разходите, за да координират хоризонталното разпределение на разходите на суровини и готовата продукция. Техническите данни се използват също във връзка с оперативните данни или самостоятелно в отделите за развойна дейност.

Терминът «вертикален поток» предполага, че информацията събрана на високо ниво във фирма от такъв тип се движи по целия път до върха на йерархията и по този начин създава непрекъснато разрастваш се поток от информация, движещ се нагоре в йерархията. На практика, с придвижването нагоре в стесняващата се йерархия, потокът прогресивно се ограничава и стеснява. Съветът на директорите, който в по-големите предприятия с функционални отдели често замества собственика, има нужда и изисква само необходимата информация, за да може да взема решения само по генералната политика на предприятието — относно състава на изпълнителския персонал, финансите, производството и пазара. Само ограничено количество, вече значително сумирана и анализирана информация, стига до тях, Те не получават информация за ежедневната оперативна дейност. До президента и изпълнителния комитет също не достига целият вертикален поток. По изключение им се предоставя известна информация за отделите. Всеки отделен вид данни се събира на определено ниво и продължава да се движи нагоре в съвсем различни форми, ако изобщо продължи да се движи. Финансовата информация се движи нагоре в непрекъснато обобщавани форми. Част от информацията за определени сделки или за промените в цените никога не стига до върха, освен ако нещата не вървят добре. В общия случай тя се събира на нивото, на което се използва за вземане на решение. Голяма част от техническата информация — технологична или конструкторска, никога не достига дори до ръководителите на отделите, особено ако те са с много поделения.

Този процес на отсяване на информацията се налага от необходимостта за ефективно управление, макар че потенциално той има и отрицателни странични ефекти. Ако ръководството на високото ниво на йерархията получаваше цялата информация, то щеше да бъде затрупано. В началните години на системен мениджмънт компаниите понякога прекаляват с изпращането на текуща информация до върха. Скоро те разбират, че тази практика е нерационална. Негативната страна на процеса на отсяване е, че ръководителите от високото ниво могат да не научат за нещо важно, докато то не стане сериозен проблем. Същевременно ръководителите на отдели имат възможност тенденциозно да спират информация, отправена нагоре.

Този поток от информация и анализи отдолу нагоре замества някогашните устни методи за контрол над производството. Фактологичните информации на ниско ниво и все по-аналитичните доклади на по-високите нива стават основните средства за мениджмънт в компаниите с функционални отдели. Фактът, че директорите на заводи в компанията Дю Пон се съпротивляват срещу разпорежданията и протестират директно или индиректно, срещу тях, доказва, че те са масово разпространено средство за контрол. Същият хумористичен бюлетин, от който цитирахме комикси за комуникациите отгоре надолу, съдържа и следната сатира за системата от информации и доклади отдолу нагоре:

«Химическият отдел е на път да разпространи нови отчетни форми, а именно — Ежечасни отчети за текущата работа. Покрити са всички процеси на работа в завода — от технологиите за производство на нитрати до наточването на инструментите и поставянето на предпазните колани. Всяка форма съдържа около 600 графи, които следва да се попълнят. Отчетите ще се представят ежечасно в Уилмингтън офис по специален куриер. Там ще бъдат внимателно архивирани, за да се запазят за поколенията».

Тези директори на заводи явно считат, че подаването на сведения е безсмислено. Ефективността на системата за информация и отчет може да бъде преценена безпристрастно само по резултатите: от 1902 г. (когато Дю Пон започва да концентрира в свои ръце голяма част от производството на експлозиви) до Първата световна война, множеството напълно или частично автономни заводи се срастват и формират един отдел. Вероятно системата за отчет е била жизнено важна за извършването на тази трансформация и това е правело безпредметно обсъждането на някои нейни неудобства.

Цялата информация в дадена компания не се движи само вертикално. С възникването на компании с функционални отдели се създават и хоризонталните комуникации. През 1909 г. когато крупните компании са относително малко на брой, един експерт пише:

«Вътрешната хоризонтална кореспонденция е от съществено значение за всяка голяма организация. Всеки ръководител на отдел има нужда периодично да получава информация от други отдели. Дори ако има вътрешна телефонна централа, каквато би трябвало да имат всички големи административни служби и заводи, естеството на работа често налага информацията да бъде в писмен вид»(8).

Кореспонденцията между отделите не се осъществява само от техните ръководители. Според архивния фонд на Сковил в някои от фабриките е създадена много по-голямо количество хоризонтална, отколкото вертикална документация. Най-често това са преписки между преки ръководители на производството и експерти от отделите за развойна дейност. Така в компаниите със структура от функционални отдели хоризонталните комуникационни потоци координират дейността между отделите. Известна част от този вид комуникации между географски отдалечените отдели също е в писмен вид. Документира ce и движението на паричните средства. Компаниите се стремят да пазят интересите на служителите си като стриктно документират финансовите преводи от чужбина. Въпреки че голяма част от тази кореспонденция между отделите, особено под ниво ръководител на отдел, съдържа дребни проблеми, тя все пак очертава динамиката вътре в отделите.

Още една форма за комуникация — справочната документация, следва да бъде обсъдена. Въпреки че голяма част от документите в комуникационните потоци, които охарактеризирахме, също документират въпроси с оглед на възможност за бъдещи справки, то все пак тяхната основна целева функция е да осъществяват комуникации. Справочните документи служат основно за документиране на въпроси и факти за бъдещи практически нужди. Те осъществяват комуникационните връзки във времето. Най-характерният документ от този вид са протоколите от заседания. В компаниите, които имат множество функционални отдели, заседават комисии на всички нива — от съвета на директорите до долу. Тези комисии определят политиката на компанията и координират различни дейности. В началото на века на ниските нива масово се създават комисии. Те са част от «системата от комисии», която способства за осъществяването на по-добри комуникации(9). Често в тези комисии участвуват хора от няколко отдела. Тези, които участвуват в комисиите използват протоколите като запис на решения и договорености, към които се обръщат по-късно в случай на възникване на проблеми или спорове. Протоколите помагат на новоназначените мениджъри да се ориентират в предисторията на отделни въпроси. На второ място, служителите, които не участват в комисиите могат да се ориентират по протоколите за вземане на дадено решение. Справочните документи, както тези, които се движат нагоре, така и тези, които се движат надолу и хоризонтално се увеличават по обем успоредно с усложняването на организационната структура.

Една страна от технологията за комуникации изиграва интегрираща роля в развитието на всички тези видове вътрешни комуникации. Почти по същото време, когато фирмите за производство започват да преминават от традиционното партньорство към компании с функционални отдели, технологията за размножаване и класификация на документите се променя съществено. Това до голяма степен е резултат от разширените вътрешни комуникации. Подвързаните тетрадки за финансовите разходи и кореспонденцията са заменени от финансова документация на отделни листове и преписки, оформени в дела, разположени вертикално — промяна, която изисква и нови методи за създаване на копия — чрез восъчната хартия и циклостила. Тези нови методи, от своя страна, позволяват създаването на по-гъвкави системи за класификация на документите(10).

Докато подвързаните тетрадки се употребяват за всичко, но не и за входящата кореспонденция, то делата съдържат всякакви видове преписки и при необходимост се съхраняват в централизирано деловодство. Със създаването на копия и внедряването на вертикално съхранявани дела, обемът на документацията рязко нараства. Въпреки че повечето методики за системи от вертикално съхранявани дела препоръчват те да се съхраняват в централизирано деловодство, много от компаниите имат децентрализирани деловодства и съхраняват по няколко комплекта дела, които съдържат многоекземплярни документи. Даден документ често се съхранява на две нива от йерархията. Тази система дава възможност на отделната административна единица лесно да намери необходимия документ, но същевременно тя налага съществуването на голяма хранилищна площ и условия за оформяне на непълни дела. Това затруднява архивистите.

Възникването на фирми със структура от функционални отдели и еволюцията на технологията за комуникации в края на XIX век води до решаващата роля на писмените комуникации в големите предприятия. Почти всички форми на писмена комуникация, които използваме днес, са възникнали по това време.

Децентрализирана корпорация с поделения

Окрупняването на компаниите след Първата световна война често води до създаването на съвършено нови организационни форми на бизнес. В началото на войната, например, Дю Пон е производител на експлозиви. Само няколко години след войната, това вече е крупна компания в химическата индустрия, която има много поделения и линии за различно производство — бои, пластмаса, оцветители и изкуствени влакна. За Дю Пон, а по-късно и за много други компании, структурата от функционални отдели вече не е в състояние да контролира една толкова крупна организация с такъв широк предмет на дейност. През 1921 г. Дю Пон създава система от поделения, по-скоро на основата на видовете производство, отколкото на основата на видовете функции(11). Всяко от поделенията се състои от функционални отдели. Нещо повече, всяко поделение има самостоятелен баланс на инвестициите. Всяко поделение има и всички функционални отдели и повечето от административните отдели, необходими за осъществяване на производството и продажбата на продукцията. Комуникациите между поделенията са подчертано минимални.

Новата структура на Дю Пон влияе най-вече върху комуникационните потоци на върха на структурата. Ръководителят на всяко поделение ръководи и оценява дейността на различните функционални отдели, които са му подчинени. Информацията от тяхната дейност стига само до него. В корпорацията с поделения той играе ролята на президента в компанията с функционални отдели. Потокът отгоре надолу, който определя политиката на дейност, също по правило тръгва от ниво ръководство на поделението, макар че, повечето от основните насоки са общи за цялата корпорация. Изпълнителният комитет и президентът на цялата корпорация се занимават основно с финансовия успех на поделенията. Те решават политиката само в определени направления като големи инвестиции в ново производство или стратегии за задгранични инвестиции.

За да подсили тази структура от множество поделения Дю Пон създава средства за анализ и представяне на резултатите от дейността на поделенията. Дейността на поделенията се оценява без членовете на изпълнителния комитет да се намесват в пряката им работа. Средствата за анализ се базират на формулата — възвръщаемост на инвестициите. Тя може да бъде приложена към всяко поделение или за определен период от време или за сравнение с други поделения, без значение какъв е предметът им на дейност(12). Механизмът за представяне на резултатите представлява стая със схеми и диаграми, където има и монитори за всяко поделение по отделно. Чрез монитора може във всеки момент да се установи какъв е размерът на възвращаемостта на инвестициите на дадено поделение. Схемите и диаграмите в тази стая са основната форма, чрез която изпълнителният комитет се информира за дейността на поделенията. Допълнителна информация за изясняване на съществени промени във възвръщаемостта на инвестициите се изисква по изключение(13). Комбинацията между формулата и представянето състоянието на възвращаемостта на инвестициите предпазва изпълнителния комитет от намеса в работата на поделенията, освен в случаите когато възникне сериозен проблем. Така комуникационният поток е прекъснат и информацията между поделенията и централната администрация е значително намалена и съществено аналитично преработена.

Тази децентрализирана структура с много поделения е типична за големите компании днес. Понякога тя е изградена не на основа на предмета на дейност, а по географски признак. При тази структура всяко поделение съществува като автономна единица почти като самостоятелна фирма.

Насоки за експертиза на стойността на документите

Това проучване на вътрешните системи за комуникация показва, че те се променят съществено в зависимост от вида на структурата на даден бизнес. Отделният вид структура също варира в зависимост от географското разположение. Тази типология на системите за комуникация дава известни насоки за извършване на експертиза на стойността на бизнес документите(14). Първо, моят анализ предполага, че стратегиите за експертиза следва да бъдат изграждани така, че да бъдат запазени документите, които разкриват структурата на системата за комуникации. Нещо повече, той обосновава необходимостта да се прилагат различни стратегии за експертиза спрямо различните основни видове структури на компаниите. Методите за експертиза на малките традиционни фирми са достатъчно добре разработени. Не е необходимо да ги разискваме тук. На стратегиите за експертиза на стойността на документите на двата вида големи фирми, обаче, следва да се извърши преоценка. Настоящите насоки ще станат по-ясни ако най-напред се спрем накратко на прилаганата в момента теория и практика на експертиза на стойността на документите в големите организации.

Очевидно първото и все още най-обстойно проучване на експертизата на стойността на бизнес документите е това на Ралф М. Хауер — «Съхраняване на бизнес документи». Хауер разглежда документите предимно като източници на информация за отделните функции в бизнеса: «Водещият принцип при подбора и запазването на бизнес документи за исторически цели е да се подбере материал, който би осигурил точна и достатъчно пълна информация за всяка фаза на бизнеса — производство, мениджмънт, състав на персонала, печалба»(15). Макар че между другото той споменава и необходимостта архивистите да подбират и документи, които да отразяват промените в организационната структура и в методите на бизнес на дадена компания, както и до известна степен промените в самите документи, той всъщност не развива тази идея. Нещо повече, казва че архивистът трябва да познава административното развитие на компанията, но не дава насоки за това как това административно развитие е обвързано с документите, които компанията отлага.

Най-добрата известна обща методика за експертиза на ценността на документите — «Експертиза на съвременната обществена документация» на Теодор Р. Шеленберг, дава малко по-сложен модел за ролята на документите в учрежденията (по-скоро в държавната администрация, отколкото в бизнеса), но и той акцентира предимно върху ролята на документите по-скоро като източници на информация, отколкото като част от една динамична система. Документите с очевидна стойност, пише Шеленберг, съдържат свидетелства за «организацията и функциите на държавната администрация, която ги е създала»(16). Като потвърждава необходимостта да се улови функционирането на учреждението както и фактите за това, той не визира функционирането на самите документи. Нещо повече, според неговата дефиниция, всеки документ, който дадено учреждение създава, получава или съхранява има някаква стойност на свидетелство. Така самата дефиниция има малка практическа полза за експертизата на стойността на документите. Неговото обяснение как да се прилага тази дефиниция е твърде неясно и дава възможност за различна интерпретация. Накрая, Шеленберг, подобно на Хауер, препоръчва на архивиста да познава историята на учреждението, но не разяснява добре връзката й с документите.

Така много архивисти решават дилемата: непрекъснато увеличаващ се обем бизнес документи — неадекватна методика за експертиза като приемат на съхранение само документите, отложени от дейността на «върха на пирамидата». Те определят за постоянно съхранение дела почти само от високите нива на административната йерархия. Някои архивисти прибавят към тези дела репрезентативно подбрана документация от ниските нива. И в двата случая се игнорира динамиката на комуникациите, които действат в стройна система от информационни потоци. Търси се статична информация за учреждението и неговите служители.

Запазването само на документи от «върха на пирамидата» се базира на прост йерархичен модел на организация със съответствуващите му информационни потоци. При този модел почти цялата информация винаги стига до върха, поне в сумарен вид, и всички важни решения се вземат на върха, като по-ниските нива само провеждат политиката на практика. При този строг йерархичен модел делата от върха следва да съдържат цялата значима информация за учреждението. Все пак, Шеленберг никога не е имал предвид толкова опростен модел. Той дори препоръчва да се приемат известно количество документи от почти всички нива. Моделът «върха на пирамидата» вероятно е извлечен от практиката при прилагането принципите на Шеленберг към документацията на държавните учреждения в различни периоди от тяхното съществуване.

Този подход е до известна степен по-подходящ при експертиза на държавна документация, отколкото при бизнес документи. Поне теоретично в държавните служби, цялата политика се формира на върха на основата на нормативна база и аналитична информация, след което се реализира от по-ниските нива. Въпреки това, със сигурност голяма част от политиката, определена отгоре, значително се видоизменя на ниските нива и същевременно не цялата значима информация за практическата дейност стига до върха. В бизнеса, където политиката на работа няма силата на закон, този подход е още по-неподходящ. Теоретично правото да се вземат решения е делегирано на нивото, на което решенията могат да се подработят най-ефикасно с оглед максимална печалба.

На по-ниско теоретично ниво, типологията на системите за комуникации, които вече представихме, би следвало да илюстрира недостатъците на метода за експертиза на «върха на пирамидата». Многопосочното движение на комуникационните потоци във всички структурни звена днес е много по-сложно от комуникациите в малките лични или дружествени фирми. Следователно идеята за строга йерархия е твърде опростена. Информацията на върха е само частица от органичната система от потоци, която контролира и координира дейността. В двете по-сложни структури информацията се събира и анализира и е предназначена за различни нива. Адекватната архивна документация за бизнес структурите и тяхното функциониране е изключително важна сега, когато историята на институциите вече акцентира върху еволюцията на структурите и функциите в учрежденията от сферата на бизнеса(17).

За да илюстрираме недостатъците на експертизата — «на върха на пирамидата» нека допуснем, че се запазват само делата на централната администрация на компаниите със структура от функционални отдели и на компаниите с поделения и че един изследовател се интересува от развитието на определена бизнес функция (маркетинг или инвестиране). В компаниите с функционални отдели, делата от централната администрация ще съдържат информация, подадена от функционалните отдели до нея, включваща сводни данни за резултатите от дейността им и за основните насоки на бъдещата им работа. Много по-малко ще бъде информацията за това как всъщност дадената функция е била реализирана в различни периоди от време. Ако бяха запазени и делата, отложени от дейността на отделите, изследователят щеше да намери по-добра информация. А в случаите, когато отделът е много голям и има подразделения ще бъде необходимо да бъдат запазени дела и от още по-ниско ниво от това на отдела, за да може да се очертае добре комуникационният поток, който отразява дадена функция.

При децентрализираната многофункционална корпорация изследователят ще има още по-малък късмет. Делата на централната администрация на корпорацията по същество няма да съдържат информация за отделната функция, тъй като функционалните отдели са обединени в поделения, а поделенията ще подават нагоре само обобщени данни за печалбата. Централната администрация на корпорацията може да има канцелария с щат от мениджъри, които да определят основни насоки за реализирането на някои функции, но въпреки това документите на тази канцелария ще съдържат само най-обща информация за въпросните функции. За да получи някаква конкретна информация, изследователят трябва да разполага с документите на още две нива — ниво поделение и ниво отдели в поделението.

Друг, подобен проблем за такъв изследовател ще бъде начинът, по който архивистът често оценява типовата отчетна документация. Текущите отчети и информации често се считат за маловажни, въпреки че те играят съществена роля в набирането на информацията, която се анализира и използва за контрол на дейността. Кратките отчети и информации фактически са контекста, в който, във висока степен обобщената и достигаща до върха информация, следва да се оценява. Фактологичните отчетни данни могат да се обобщават, но процесите не.

В последните години, в някои архивни фондове, е била запазена такава типова документация. В стремежа си да задоволят потребителския интерес към фактологични данни и цифрови данни, както и за да отговорят на необходимостта от намаляване на обема на архивните документи, архивистите използват репрезентативните методи като подбират за съхранение ограничен брой документи от ниските нива, които съдържат първична информация(18). И двата добре известни случая, в които тези методи са приложени към бизнес документация, се отнасят за документите на компании от XIX век. Според съвременните стандарти това са малки компании със слабо изразена йерархична структура. При този тип фирми репрезентативните методи могат да бъдат полезни за улавяне есенцията на комуникационните потоци. Ако репрезентативното представяне на типовата документация от долните нива се приложи, за да се допълнят делата от високите нива в йерархията на големите компании — с функционални отдели или с поделения — то в архивните им фондове би имало голяма празнина в комуникационния поток между върха и основата. Някои данни ще бъдат представени и в суров вид и в обобщен вид, но процесът на тяхното получаване и обработка в хода на движението им в компанията няма да бъде представен.

Нямам за цел с този анализ да предложа на архивистите да запазват всичко. Ясно е, че колкото по-надолу се слиза по йерархията, толкова по-ускорено се увеличава обемът на документите. Преди да започне експертизата, архивистът, все пак, следва да се запознае със структурата на компанията и с информационните потоци в тясна връзка със стратегията за комплектуване на своя архив. При експертизата на ценността на документите на една децентрализирана компания с много поделения, е по-разумно да се запазят документите на централната администрация и всички документи на едно поделение, отколкото да се пресече документалния фонд по хоризонтал. Така комуникационните потоци ще бъдат представени значително по-сполучливо.

В дадено поделение или в компания с функционални отдели архивистът би могъл да улови структурата на комуникационната система като направи стратегически вертикален подбор на дела (тях бихме могли да наречем ключови модели), както и хоризонтален подбор на дела от върха или от основата на пирамидата. Архивистът би могъл да запази и всички документи от всички нива, но за определен период от време и то отнасящи се до дейността на едно направление, например пласмент. Такива ключови модели не биха могли да бъдат считани за средно статистически типови модели, тъй като комуникационните потоци не са хомогенни. Без да са по същество репрезентативни, тези ключови модели все пак биха могли да илюстрират комуникационните потоци и по този начин до известна степен да компенсират разрушаването на целостта на документалния комплекс, отложен от администрацията на върха на йерархията.

Ако иска да намали обема на огромен комплекс от типова отчетна или фактологична документация, архивистът би могъл да потърси и да представи по-добре възловите моменти в осъществяването на дадена функция, например съществени промени в маркетинга или инвестициите. Когато системата за набиране на информация за осъществяването на дадена функция е стабилна за определен период от време, архивистът може рязко да съкрати обема на документите за постоянно съхранение като остави репрезентативно само няколко документа. Самата форма и съдържание на документите ще разкрие някои страни от тези възлови моменти, без да е необходимо архивистът да познава историята на всяко поделение на компанията. Тъй като в големите компании комуникационната система става основен механизъм за контрол и координация, промените в нея разкриват промените във функциите и в методите на мениджмънт. Преминаването от нерегламентирана към регламентирана система за информация отдолу нагоре показва значима промяна в методите на мениджмънт например, и това може би заслужава да бъде представено добре от архивните документи.

Какъвто и да е подходът при провеждането на експертизата, научно-справочният апарат, който се създава, трябва да разяснява възможно най-добре методите на подбор по отношение и на видовете документи и на хронологията. Този научно-справочен апарат ще помогне на изследователя да разбере съотношението между състава на документите, определени за постоянно съхранение и за унищожаване.

И накрая не всички бизнес предприятия следва да бъдат източници за комплектуване. Вероятно архивистите ще задоволят по-добре потребностите на изследователите като съхранят по-голяма част от документите на няколко компании с богати и добре систематизирани документални фондове, отколкото като подбират само документите на ръководните органи на много компании.

Възможно е не всички архивисти да приемат предложения подход, но все пак представянето на комуникационните системи вероятно ще им помогне при решаването на трудната задача за извършване на експертиза на стойността на голям обем бизнес документи. Те ще знаят много повече за това как документите функционират в бизнеса. Разбира се има още много други неща, които трябва да се знаят. Добри възможности за практически решения при експертизата на бизнес документите биха дали проучванията на това как системите за документиране и деловодство, развитието на стандартите, образците и формулярите или техниката за копиране влияят върху документите в дадена организация. Такива проучвания ще допълнят представата за това как и защо документите, обект на експертиза, са били създадени. Това е от все по-голямо значение за усилията на архивистите да се справят с лавинообразно нарастващия обем на документацията след Втората световна война.

Бележки

1. Статията е публикувана в American Archivist, Vol. 29, № 2 (spring), 1985, 141–158.

Джоан Йейтс става доктор на науките по английски език в Университета на Северна Каролина в Чапет хил. Ръководи Програмата за комуникации на Слоан в Института по технологии на мениджмънта в Масачузетс. Обучава студенти по мениджмънт по проблемите на устната и писмената комуникация. Член е на редколегията на списанието за бизнес комуникации «Джърнъл ъв бизнес комуникейшън» и на две американски асоциации за мениджмънт комуникации. Написала е книга за еволюцията на бизнес комуникациите в Америка от 1850 до 1920 година.

2. Cambridge: M. I. T. Press. 1962; and Cambridge: The Belknap Press, Harvard University Press, 1977.

3. Blouin. A New Perspective on the Appraisal of Business Records: A Review. — American archivist, 42 (July 1979), 312–320.

4. See Stephen Salsbury. The State, the Investor, and the Railroad. Cambridge. Harvard University Press, 1967, 186–187.

5. Абсолютно йерархични или авторитарни компании по правило няма. Безопасността на движението при железопътните компании налага циркулярните писма от ръководителите на функционалните отдели да бъдат преподписвани от ръководителя на железопътния участък.

6. James В. Griffith ed. Systematizing, published by the International Accountants’ Society, Inc. (Detroit; The Book Keeper Press, 1905), 19.

7. Scovill II, Case 26, file Reports to General Superintendent.

8. James Griffith. Correspondence and Filing, Instruction Paper, American School of Correspondence. Chicago, 1909, 7.

9. See, for example. Lee Galloway. Organization and Management, Modern Business. Volume III (New York; Alexander Hamilton Institute, 1914), 170.

10. Joanne Yates. From Press Book and Pigeonhole to Vertical Filing: Revolution in Storage and Access for Correspondence, Journal of Business Communication 19 (Summer 1982) 5–26; See also Schellenberg — Modern Archives, chapter 9.

11. За това вж. Chandler. Strategy and Structure, 52–113. В останалите случаи децентрализираната система от поделения се обсъжда по принцип.

12. По-подробно вж. Chandler. Strategy and Structure, 66–67.

13. В статията ми Graphs as a Managerial Tool: A Case Study of Du Pont’s Use of Graphs, 1904–1949, The Journal of Business Communication 1986, анализирам все по-голямото използване на схеми и диаграми в Дю Пон, докато постепенно се стигне до въпросната статия.

14. Моят коментар се отнася за независимите архивни институции (националната архивна система — Б. пр.), а не за ведомствени или други специализирани архиви, за които важат други изисквания.

15. Bulletin of the Business Historical Society, 11 (October 1937), 34.

16. Appraisal of Modern Public Records, 6. Аз не приемам определението за информационна стойност, която Шеленберг определя като отнасяща се до събития и хора, независимо от учреждението, което създава документите. За изследователите на историята на бизнеса главните, но не и единствените потребители на този вид архивни документи, свидетелствата за организацията и начина на функциониране на бизнеса по правило са по-важни от данните за отделни лица, факти и събития.

17. Алфред Чандлър изясни нарасналия интерес на историците към структурите и функциите на бизнеса по време на семинар по проблемите на съвременната документация в Мичигън, 27 юли 1983 г.

18. See Paul Lewinson. Archival Sampling, American Archivist 20 (October 1957) 291–312, and Frank Boles. Sampling in Archives, American Archivist 44 (Spring 1981) 125–130, Larry Steck and Francis Blouin, Hannah Lay and Company: Sampling the Records of a Century of Lumbering in Michigan, American Archivist 39 (January 1976) 15–20.