Как можем да си сътрудничим с другите учреждения на паметта? Архиви, библиотеки и музеи: сходства и различия

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Л. Кьорменди

Дизайн: Давид Нинов

София, 2007

Миналата година отправих въпрос към един канадски колега за сливането на Националния архив и Националната библиотека на Канада. Как е възможно, попитах аз, архивите и библиотеките са два напълно различни свята? Той призна, че това е така, но — каза той — канадските архивисти и библиотекари съществуват преди всичко, за да обслужват канадските граждани, търсещи данни или информация. На гражданите им е безразлично дали документите се пазят в Националния архив или в Националната библиотека, те просто искат да ги получат, колкото е възможно по-бързо и по-лесно. Архиви и библиотеки съхраняват различна и паралелна информация (под паралелна информация разбирам, че данни, свързани с едно и също лице, фамилия, случка и т. н. се съхраняват в различни места, например, и архивите и библиотеките могат да имат материали на една и съща аристократична фамилия). Една обща институция, която обединява достъпа, обработката на данните и съхранението в архивите и библиотеките, може да обслужва потребителите по-добре — каза канадският архивист.

Особености на обществената сбирка

Аз не искам да критикувам възгледите на колегите, всеки е отговорен за своя собствен материал и институция, интеграцията между институциите е тяхна работа, но според мен, те не са прави, защото различията са повече, отколкото сходствата. Мисля, че те преувеличават сходството между функциите на архивите и библиотеките. Не съм сигурен, но предполагам, че основната причина за това сливане е широко споделяното мнение, че архивите, библиотеките и музеите са обществени институции за събиране и съхранение на колекции и единствената разлика между тях е, че те събират различни видове материали: документи, книги или предмети. Това общо споделяно мнение има институционални и организационни последствия в много страни. Например в Унгария, обществените архиви, библиотеки и музеи са подчинени на един и същ контролен орган — Министерството на културата — Управление на обществените колекции. Но аз мисля, че архивите са уникални поради две важни особености: първата е функционалната, втората е качеството на организацията на информацията. Нека да видим първата.

Административната функция на архивите и юридическата стойност на документите

Обществената функция на архивите — да събират и опазват документите с историческа/архивна ценност за бъдещето е съществена, но не и единствена. Публичните архиви имат още две функции, които напълно липсват при библиотеките и музеите. Първата е административната функция, при която архивистите осъществяват контрол над архивите и системите за регистрация на предприятията и те имат право на вето при разпореждането с документите. Втората функция е осигуряване спазването на правата. Това е в тясна връзка с юридическата стойност на документите, съхранявани в архивите, чрез които хората и юридическите лица (например компаниите) могат да прилагат правата си. С други думи, архивните документи имат не само историческа и административна ценност, както книгите и предметите, съхранявани в библиотеките и музеите, но също и юридическа стойност, което прави позицията на архивната институция много специална в съвременното общество: затова ние казваме, че архивите са опора на демокрацията.

Организация на информацията

Библиотеки и музеи: пряк достъп до информацията

По отношение на втората особеност на архивите, организацията на тяхната информацията също е специална. Когато търсим книга в каталога на библиотеката, трябва да знаем или автора, или заглавието, или издателя, или предмета, и ако издирването е успешно, ние направо получаваме съответното пълно описание (автор, заглавие и др.) на изданието, което търсим. С други думи, ние получаваме информацията при първата стъпка, достъпът е пряк.

Архиви: непряк достъп до информацията

Типичният път за достъп до информация в архивите е съвършено различен. Ние го наричаме непряк достъп, което означава, че можем да стигнем до информацията чрез няколко стъпки. На практика първо определяме голям кръг от документи, който би могъл да съдържа търсения документ, после продължаваме локализирането на по-малки и по-малки комплекси, докато достигнем до търсения от нас документ. Нека да приведа един конкретен пример за процеса на издирване. Потребител би искал да чете делото за основаване на доброволното сдружение на пожарникарите в Тата (малко градче в Унгария), основано към края на 19. в. Архивистът знае, че издаването на такъв документ е в правомощията на централното управление; фондовете на органите на централното управление формират обособена група от фондове в Централния архив на Унгария (I стъпка), по това време с тези случаи се занимава Министерството на вътрешните работи, така че документът по въпроса трябва да бъде в архива (група от фондове) на Министерството на вътрешните работи (II стъпка), именно във фондовете на самото министерство (III стъпка); след като е имало управление на противопожарната служба, следващата стъпка е локализация на подфондовете на това управление (IV стъпка); най-накрая архивистът избира сериите, наречени «Доброволни сдружения» (V стъпка), където потребителят може да намери търсения документ.

Йерархичният характер на архивния материал

Този сложен път на търсене не е самоцелен. Главната причина е в структурата на архивния материал (информация). Ако го следваме, можем да видим, че елементарни информационни части са структурирани в документ, формиращ най-малката информационна единица. Група документи формират дело, а група дела формират серии, група серии формират подфондове, а подфондовете — фондове. Така ние можем да диференцираме нивото на фондове, нивото на подфондове, на серии и т. н.

Ние също можем да установим, че тези единици са свързани помежду си и можем да разграничим два вида връзки: вертикални и хоризонтални. Вертикалните връзки дават йерархичен характер на архивния материал (посоченият по-горе непряк достъп до информацията е обичаен, но не и единствен метод за търсене в архивите. Указателите или БД позволяват почти директен достъп, но дори в такива случаи, когато описваме най-същественото, йерархията на информацията трябва да бъде представена, в противен случай идентификацията на данните не е точна).

Контекстът

Йерархията не е единствената специфична особеност в организацията на информацията на архивния материал. Другата е изключителната роля на контекста, т. е данните и информацията, свързани със създателя на документа (компетентност, функции, организационна структура и др.), също както и правната, политическата, социалната и др. среда, в която документите са били създадени.

Информационната структура и принципът на произхода

Може да попитаме защо тази сложна информационна структура е въведена в архивите и това въобще необходимо ли е? Не би ли било по-приемливо да приспособим например библиотечната система, която е много по-проста. Не, не би било, защото такава проста система би била несъвместима със същността на архивния материал.

Фондовете обикновено съдържат сложни, често комплексни по своя характер данни и информация относно създателя, както и основната сфера на неговата дейност, отразяващи връзките между хората и свързаните с тях субекти. Документите от фондовете са създадени в процес, т. е. във времето, в течение на което създателят и обстоятелствата се променят и документите отразяват тези промени. И сложността, и процесът могат единствено да бъдат описани и представени от връзките и контекста. Това е записано в дефиницията за фондовете: «... съвкупност от документи ... натрупани от ... институция при упражняването на нейните дейности ...» (Dictionary of Archival Terminology, KG Saur 1988). Чрез това определение достигнахме до принципа на произхода и можем да видим как основните елементи на нашата професия (информационната структура, принципът на произхода, методите за търсене) са вътрешно свързани, което означава, че премахването на който и да е от тези елементи би преобърнало архивите с главата надолу.

Сътрудничество между архиви, библиотеки и музеи

Резултати от уеднаквяването

Всеки вид значимо сътрудничество между институциите на паметта налага те да се разбират помежду си и техните материали да бъдат сравними. Двете изисквания водят до съгласуване на определено ниво. Въпросът е дали можем да уеднаквим професионалните термини, елементите на информация или процеса на достигане до данните.

През 2003 г. унгарското Министерство на културата създаде комисия, за да подготви приемливо проучване за цялостно изследване на обществените сбирки (публични архиви, библиотеки, музеи). Изследването може да бъде отправна точка за един национален проект за цифровизация. В началото на работата представителите на трите професии се опитаха да направят отделни списъци на категориите материали, които ще бъдат включени в изследването. Списъците на библиотеки, музеи и други сбирки (филми, видеозаписи и др.) в по-голямата си част съдържаха категории, които бяха основани на формални или съдържателни елементи (например кодекси, инкунабули и др.). Но ние, архивистите не бяхме в състояние да изготвим такъв списък. Опитахме се да обясним, че макар и да работим с подобни категории (например протоколи, дневници или лични досиета), структурата на архивния материал следва съвсем различна логика, тя по същество е основана на създателя на документите. Затова, от една страна, такива отделни категории няма да означават нищо само по себе си, от друга страна, по този начин по-голямата част от архивния материал не би могла да бъде групирана.

Те не ни разбраха. Дори един библиотекар отбеляза, че е време архивистите да изоставят една такава старомодна, на повече от 100 години теория, като принципа на произхода. Накратко, ние не можахме да намерим общ знаменател, не можахме да уеднаквим нашите фондове по очаквания начин. (Накрая другите институции на паметта приеха специфичната позиция на архивите и архивния материал).

Възможни решения

Вие може да попитате: имайки предвид различията, възможно ли изобщо да се осъществи каквото и да е сътрудничество между архивите и другите институции на паметта? Обществото и тези, които вземат решения очакват да си сътрудничим. Споменатият по-горе канадски колега беше прав като каза, че на хората им е безразлично дали данните, които те търсят, се съхраняват в архивите, библиотеките или музеите. Те просто искат да получат всичко от тях колкото е възможно по бързо и по-лесно.

Моят отговор е да. Ние можем, ние трябва да си сътрудничим, но не по традиционния начин. Очевидно е, че в началото на 21. век такова институционално сътрудничество е повече или по-малко свързано с информационните технологии. Обикновено експертите по информационни технологии препоръчват уеднаквяване, както споменатата комисия се опита да направи. Но има и друго решение, което се съобразява с различията.

Архивите, библиотеките и музеите могат да интегрират своите бази данни, вместо да преформатират цялата съществуваща книжнина в унифицирана база данни, което може да бъде изключително трудоемко. За да се осъществи такъв проект трябва да се създаде търсачка, действаща в Интернет. Този централен софтуер трябва да е свързан с всички системи (бази данни), включени в проекта. Например, когато потребителят подаде ключова дума за търсене (например фамилно име), търсачката изпраща на всички системи ключовата дума, преведена на техните езици. Системите отговарят на централния софтуер, който изпраща резултатите на потребителя и, ако е необходимо, дава препратка към съответната система. По такъв начин потребителят може да има връзка с всички бази данни, свързани чрез централния софтуер, което прави възможно системите да запазят всички свои особености и възможности.

Такава една интегрирана система има също и недостатъци, разбира се. Тя има нужда да развие сложен централен софтуер, който струва скъпо, поддръжката е също скъпа, защото всяка промяна в някоя от системите включва необходимостта от промени и в централния софтуер, ако искаме да запазим възможността за комуникация. Многообразието на системите може също да създаде затруднения на потребителя. Според мен обаче предимствата преобладават над недостатъците.

От друга страна, аз не мисля, че такова решение трябва да изключи всякакъв вид унификация. Напротив, би било мъдро да се стандартизират такива информационни елементи като място, лични, фамилни и институционни имена.

Това е, което аз наричам интеграция на информацията. Ако се замислим, философията на Интернет е подобна: да обедини и да направи възможно търсенето на огромно количество данни, съхранявани от различни системи. При такава една система, от една страна ние можем да осигурим потребителя с подходящата информация, от друга страна, ние можем да запазим своята цялостност, идентичност и независимост. Всяка от тях е много важна за развитието на нашата професия. Защото не трябва да забравяте: библиотекарите и музейните работници не само ни превъзхождат по численост, но са по-известни, организирани и много по-силни. В тесния съюз на институциите на паметта — аз не мисля непременно за задължителна институционалната интеграция — архивистите вероятно ще играят подчинена роля.