Политика по опазването — кой се нуждае от нея?(1)

Електронна библиотека по архивистика и документалистика

Раздел: «Статии»

Научен ръководител на Електронната библиотека: доц. д-р А. Нейкова

Автор: Хелън Форд

Дизайн: Давид Нинов

София, 2006

Въведение

През последните няколко години политиката по опазването(2) на паметниците на културата е инструмент на институциите, определени да осигурят оцеляването на поверените им материали. Музеи, галерии, библиотеки и архиви се стремят да изразят своята политика в тази важна област и да демонстрират своите възможности. При обществените институции в частност, такава политика се изразява в правилници за задълженията на персонала към читателите, предупреждения за здравето и безопасността, публикуване на корпоративни или бизнес планове и публични декларации за успеха, или иначе казано — за постигането на обявените цели. По целия свят, в една или друга форма, в по-малка или по-голяма степен, този тип информация става достъпна заедно с процесите, в които институциите преразглеждат водещата си практика, развиват нови начини за изразяване на отговорност и се учат една от друга. Въпреки че не е възможно да се даде пълно ръководство за съставяне на политика по опазването, все пак се надяваме, че този доклад ще посочи някои изисквания, ще покаже някои ползи и ще очертае някои трудности при обясняването на въпрос, който е отговорност както на персонала, така и на читателите в една библиотека или архив.

Всички дейности, които могат да бъдат обхванати от термина «опазване» би трябвало да бъдат включени в разработването на такава политика — следователно на практика трябва да бъде включен целия архив. Дейността по опазването е всеобхватна; тя може да бъде открита при процесите на подбор(3) — както в прегледа на физическото състояние на новопостъпващите документи, така и в проверката на тяхното безопасно опаковане съответно на стандарта; в процеса на описване и каталогизиране на документите, съхранявани в архива, за да се гарантира прецизният достъп на читатели до нужните материали и да се избегне излишното боравене с документи; в съхранението на документи в подходящи кутии и условия; в правилното боравене с документите от страна на персонала и читателите; в много репрографски или публикаторски дейности, насочени към опазването на оригиналните материали чрез изготвяне на лесно и бързо достъпни заместители; в поддръжката на сградите и техниката на архива като принос към защитата на документите и в консервационната(4) работа, предприета там където по-общите мерки за опазване са се оказали недостатъчни за предотвратяване на по-нататъшно разрушаване. Общите ръководни процедури гарантират, че основните функции на архива — подбор, опазване и достъп за използване на документите се изпълняват по най-високите възможни стандарти и по най-ефективния начин. Така, независимо дали му харесва или не, целият персонал на архива е заинтересован от опазването и разработването на политика по опазването ще рефлектира върху много от дейностите му.

Защо въобще се повдига този въпрос? Кое е новото, което прави разработването на политика по опазването толкова неотложно? Причините са както общи, така и частни, но повечето от тях произтичат от необходимостта от отчетност, определяне на приоритети и оправдаване на разходи. Вече не е достатъчно просто да се приеме за даденост, че институциите и техният персонал ще действат отговорно, честно и почтено; те трябва да демонстрират това. Приоритети, приемани някога като аксиоматични, са оспорени; предпоставките относно осигуряването на средства са поставени под въпрос; фондовете са преразпределени, особено при нарастващите изисквания за осигуряване на нови технологии. Щом нищо не може да се приеме за даденост, тогава за всяка отделна инициатива и предложени начини на действие трябва да се приведат аргументи, всяко действие трябва да бъде обосновано, за всеки проект трябва да бъдат съставени програми за действие, които да следват логично една от друга и необходимите за всяка дейност средства трябва да бъдат пресметнати. В света на архивите и опазването им сме изминали дълъг път от времето на полупразната читалня, заета от «отвлечения» антиквар или самотния учен; специалистът книговезец все още има своето място, но до него застават операторите на нови методи за масова консервация, развити за да задоволят изискванията на крехката хартия, и информационните технолози, обсъждащи въпросите за опазването на електронни документи. Днес ние сме се посветили да отговаряме на нуждите на тези, които чукат на вратите ни и да доказваме на тези, които отпускат средства, в много случаи обществени, че постигаме това, което сме обещали.

Отнесено към опазването, това означава да намерим начини, с които да покажем, че имаме публична политика, върху която е основана стратегия, съдържаща приетите стандарти и гарантираща най-високо възможно ниво на изпълнение. Политиката по опазването се използва да се демонстрира на широката общественост защо са необходими средства за опазване и като основа за оправдаване на предложените разходи за обекти на културата, били те артефакти(5) или архиви. Един «мъдър» архив обаче, ще използва политиката по опазването за нещо повече от публична информация. Създаването на такъв документ ще положи началото на един преглед на съществуващата практика, давайки възможност да се проучат и определят отговорностите на всеки член от персонала, да се преразгледа валидността на съществуващите приоритети, да се установят нови в съответствие със съвременните изисквания за документи и да се разгледат възможностите за привличане на средства от алтернативни източници. На съвременен жаргон тези дейности трябва да се разглеждат като предизвикателства и възможности за управлението, разширяващо пространството за развитие и гарантиращо, че политиката и стандартите са от най-висок клас.

Съставяне на политика по опазването

Съставянето на политика по опазването не е лесна задача. От една страна, тя трябва да бъде много специфична, а от друга, да има малко ограничения, ако въобще ги има.

Компетенциите трябва да бъдат установени от самото начало: определянето обхвата на такъв проект е доста трудно, тъй като това е както теоретическо, така и практическо начинание. Трябва да се състави и програма, за да се избегне рискът от отклоняване. Темата е толкова обширна, че може да стане непреодолима, ако параметрите не се очертаят в началото. Това ще ограничи количеството събрана информация, но също така ще изостри разбирането за това, което се изисква. Програмата трябва да включва възможности: за сравнително изследване на други институции — чрез справки със статии или във формата на интервюта; за дискусии с колеги; за събиране на необходимите данни, тяхното систематизиране и извличането на заключения. Трябва да се отдели време за въвеждане на темата в тези области на архива, които обикновено не се разглеждат като притежаващи опазващи функции.

Самата институция ще определя достъпните ресурси и методологията за провеждане на прегледа, но би трябвало да се помисли и за най-подходящия начин за представяне на доклада и неговите препоръки. Ако съществуващите данни не са компютризирани, би било добре да се помисли и за това колко повече информация би могла да се получи, ако в бъдеще се използва база данни.

Струва ни се, първата задача е преглед на съществуващата практика във всички части на архива, съпоставена с изискваното от институцията достижение и обществените очаквания за това, което тя може или трябва да изпълни. Тук трябва да се вземе предвид целта — например публикуването на обща политика по опазването и очертаване на стратегия, основана на тази политика. Други части от изследването могат да включват преглед на излизащата в страната и света литература, свързана с дейностите по опазването, преглед на възприетите стандарти и възможностите за установяване на нови. Разработването на методология за вземане на решения относно възможностите за опазване е от първостепенна важност, въпреки че това е изпълнено с трудности, не на последно място поради опита за опростяване. Трябва да се предвиди и въвеждането на качествен контрол и оценка на изпълнението.

За предприемането на такъв преглед ще бъде необходимо голямо количество информация от всички работещи в архива: области, несвързани традиционно с опазването, ще се окажат проверявани във връзка със стандартите, към които се придържат, с политиката, която представят пред обществеността, със степента на обученост, която проявяват при боравенето с документи и т. н. Ръководният персонал по оборудването на архивните сгради ще трябва да осигури информация за рисковете, свързани със сградата и програмите за почистване; от персонала по консервация ще се изисква да обоснове своите текущи програми за работа; служителите в читалнята ще трябва да демонстрират, че познават добре данните за ползване на документите, така че вниманието да се насочи към най-уязвимите материали с оглед опазването им. Ще е необходима и информация от прегледи на състоянието на документите и данни за процента документи, вече подредени в кутии. Една преценка на специфичната слабост на архивните материали, независимо дали това е традиционен носител — пергамент, хартия, или съвременен електронен носител, както и оценка на процентното им наличие в архива ще бъде полезна за обозначаване на областите, към които спешно трябва да се насочи вниманието. Някои пресмятания на разходите несъмнено ще бъдат част от прегледа на съществуващата практика и резултатите могат да предизвикат сериозен шок у тези, които го провеждат. Както и да се пресмята, вероятно ще се окаже, че средствата, погълнати в името на опазването са повече от очакваните, особено ако се вземат предвид разходите по съхранението.

Очертаните дейности съставляват съществена част от работата, която трябва внимателно да се обмисли в самото начало. Необходимо е да се разгледат и последствията за институцията от възможна препоръка за промяна на посоката, достъпните ресурси и способността на архива да изпълни евентуалните препоръки, както и да се идентифицират групите, към които могат да бъдат насочени официалните изложения. Щом веднъж архивът е поел по този път, няма връщане назад и промяната трябва да бъде подкрепена.

Един непредвиден резултат от суматохата на свързаното с опазването изследване е осъзнаването на важността на самото опазване. Въпреки увеличаването на познанията и литературата за него през последните няколко години, забележително е колко неосведомени са много архивисти за разликата между консервация и опазване. Терминологията е прониквала бавно и изглежда вероятно, че «пророците» на опазването са предали своето послание на колегите си. Дори някои служители по консервация не са склонни да разглеждат себе си като окончателни експерти, фатално лесно е да се допусне, че останалият свят разбира нуждата от опазване; предаването на послание до старшия персонал е много по-лесно от убеждаването на младшия персонал за нуждата от промяна на идеите.

Накъде след това?

Събирането на информация, свързана с горното, няма да е нито бърза нито лесна задача. Голяма част от нея ще бъде епизодична или ще се отнася до приетата практика. Тя няма да бъде нито прецизна, нито количествено изразена и може да се осланя твърде много на впечатления. Информацията може да не бъде обхваната в исканата форма или, ако е събрана, да се окаже остаряла и по някаква причина непълна. Така например, за служителите в отделите по каталогизиране може да е трудно да изразят количествено средствата, които те влагат в опазването, тъй като тяхната работа се отнася по-скоро до достъпа за използване, отколкото до опазването. И все пак, ако те не описваха и не индексираха материалите, не би имало нито достъп, нито опазване, понеже читателите биха били затруднени в техните търсения и много повече материали би трябвало да се доставят при малка вероятност да съдържат търсената информация.

Систематизирането на информацията може да бъде също толкова трудно, особено предвид изискването на нейна основа да се вземат решения. Никой не обича да прави препоръки на основата на несъвършени данни, но е малко вероятно отлагането да донесе нещо по-прецизно. Вероятно ще бъде по-изгодно да се извличат общи насоки от събраните данни, отколкото да се правят много прецизни интерпретации. Политиката по опазване за своята най-широка аудитория не изисква статистическа информация; тя по-скоро е документ, очертаващ обвързаността на институцията с някои процедури и стандарти за опазване. По-подробна информация ще се изисква при въвеждането на тази политика в действие.

Предвижданата аудитория

Широката аудитория, за която стана дума, ще изисква просто заявление за намерение. Читателите, спонсорите, независимо дали това е правителство, местна власт, университет или бизнес, и широката общественост имат право да знаят към какъв стандарт за опазване се придържа архивът. Обикновено това може да е формулирано в правилника на съответната организация, да е включено в законодателството или да е просто имплицитно. Не е излишно да се повтори и да се препотвърди сегашното състояние на нещата като се изясни най-общо какво означава това. За повечето архиви следните дейности вероятно представляват някои, ако не и всички задължения към опазването:

— да съхраняват архивния материал, независимо от естеството му, в подходящи кутии и условия;

— да осигуряват средства за достъп до оригиналите по начини, които минимизират риска от боравене с тях;

— да осигуряват подходящи приспособления за защита на оригиналите при употреба, като подпорки за книги, мелинексови листове за проследяване по карти, тежести за задържане на широки планове;

— да поддържат приетите стандарти за опазване в целия архив;

— да развиват и обучават по подходящ начин персонала на техники за опазване;

— да осигуряват заместители в случаи, когато засилено текущо или очаквано търсене или лошо състояние, или и двете заедно правят неподходящо предоставянето на оригинали;

— да предприемат консервационни работи за документи, които са определени като особено приоритетни, независимо на какво основание. Това може да бъде специфична стойност, изключителна историческа, символична или физическа ценност или интерес. Тук могат да се включват и материали за изложби;

— да изтеглят от публичен достъп документи, ако се прецени, че те са в сериозно рисково състояние: може да се прецени тяхното включване в приоритетите на публикувана консервационна програма;

— да следят техническите новости в областта на опазването и консервацията и да използват тези, които са подходящи;

— да подпомагат и насърчават добрата практика при организиране на деловодната дейност сред институциите/ведомствата, които предават материали в архива;

— да подобряват физическия достъп чрез усъвършенстване и прецизиране на средствата за идентифициране на отделни документи;

— да рекламират сред спонсориращата организация употребата на подходящи за дългосрочно съхранение материали, където това е приложимо;

— да поощряват най-добрата практика сред персонала и читателите в стремежа да се гарантира сигурността на документите, определени за постоянно съхранение.

Не всяка от тези дейности ще има еднаква тежест и отделните архиви сами ще решават коя от тях е подходяща.

Представянето на политика по опазването пред широката публика трябва да съставлява част от стратегията — това е началната точка преди следващата фаза за разпространяване на политиката сред персонала на архива. Принципите, стоящи зад политиката, и информацията, върху която тази политика е основана, са това, което ще движи програмата за опазване до следващия преглед, когато и да бъде планиран. На този етап ще бъде необходимо да се работи с персонала на архива за изработване на политика по опазване, стандарти и практика във всички поделения на архива, основани на общата политика. Предприетата работа за оценяване на съществуващите дейности за опазване е ценна с извлечената информация за съществуващите слабости и успехи, за стандартите и способността те да бъдат достигнати и за бъдещите изисквания на архива. Следователно, този по-подробен план за действие ще следва общото изложение на политиката, което трябва да изостри съзнанието за опазването у персонала и читателите.

Къде е ползата?

Предимствата на тази доста тромава процедура за преглед на съществуващата практика по опазването в архива и за преценка на изискванията на читателите ще се състоят в много по-ясната представа за statys quo, в изясняването на приоритетите и в проблясването на някои идеи за това как да се върви напред. Това би трябвало да допринесе и за повишаване осъзнаването на въпросите на опазването, които често се жертват в случаи, в които информационното съдържание на архивните материали има особена важност. Разработването на обща политика по опазването би трябвало да доведе до разработване на политика в отделните звена, която подобрява шансовете за физическо оцеляване на архивните материали.

Съществуващите документи често се съхраняват в лоши условия, които вредят на бъдещото им оцеляване: стандартите, представени от архива, за да предупредят потенциалните създатели на архивни материали, могат както да прокламират обвързаността на архива с неговите принципи за опазване, така и да осигурят информация за качеството на хартията, филма, магнитната лента или друг архивен носител. Редица агенции са загрижени за тези неща, оттук и честите запитвания за качеството на лазерното печатане или международните стандарти за хартия. Прегледът на политиката дава възможност отново да се формулират тези неща по един съвременен начин и да се изложат авторитетни твърдения по трудни въпроси като употребата на рециклирана хартия. Този преглед ще даде възможност отново да се подчертае пред редовните фондообразуватели важността на доброто поддържане на материалите и да се формулират отново пред всички създатели на документи, които в бъдеще могат да станат част от един архив, ограниченията срещу употребата на лепенки, самозалепващи етикети или пластмасови обложки за документи.

Персоналът, който работи в читалните, ще има добре развито чувство за нуждата от ясно изразен и добре аргументиран набор от правила, които читателите да следват, за да се гарантира оцеляването на документите, които те преглеждат. Малко архиви преразглеждат тези правила редовно, адаптирайки ги към нови ситуации, като например преместването на читалнята или въвеждането на нова техника. Ценността на писмена политика по опазването — както общото понятие, така и по-специфичната политика, е в това, че обосноваването на предписанията е обсъдено и развито от самите служители, които трябва да гарантират следването на тези принципи. Остарелите принципи започват да се пренебрегват. Политиката също така подтиква този персонал към програми за обучение, предназначени специално за тези, които влизат в контакт с читателите и насочващи вниманието към уникалната природа на архивните документи и грижите, които трябва да се полагат за тях. Изискванията за подходящо поведение е по-лесно да бъдат наложени, ако са разработени по обоснован начин и ако ясно се вижда, че са основани на политиката на институцията по опазването. Не трябва да се забравя също, че самите читатели имат полза от разработването на политика по опазването, тъй като документите оцеляват по-дълго, ако за тях се полагат грижи. Практиката показва, че това се оценява и че вероятно ще последва сътрудничество, ако се налага.

Персоналът, който доставя и връща на място документите също ще се нуждае от редовно обучение за боравене с тях. Младшият състав, на когото обикновено се възлага тази задача, рядко има ясно съзнание за това, че добрите процедури удължават предвидения живот на документите и това е област, известна с липсата на професионална обученост. Ако заявената политика предвижда такова обучение, този персонал може оправдано да настоява за него или обратно, от него да се изисква присъединяване към такива курсове. Вложените средства може да бъдат доста големи, както за всяка програма за обучение, но това е съществена стъпка, ако политиката по опазване на цялата институция цели да поддържа доверие. Читателите бързо забелязват невнимателното боравене с оригинални материали от страна на персонала, независимо дали това става в читалните или където и да е в сградата. Щом персоналът борави с документи много повече от читателите, тогава е важно той да следва добра практика.

Политика по опазването — и обща и частна, трябва да бъде разработена от служителите, заети с репрографска дейност в техен интерес. Търсенето на копия от оригинални документи нараства неограничено, предизвикано от учени, от които се изисква да ползват оригинали, от генеалози от цял свят, изискващи доказателство за идентифицирани прародители, от онези, които искат да използват материалите вкъщи или другаде за сравнителни цели. Технологичното развитие често изпреварва възможностите на една обществено финансирана институция да осигури най-съвременни средства за копиране, но търсенето не се съобразява с такива ограничения. Така персоналът трябва да балансира между изискванията за осигуряване на копия по най-подходящия начин, реализирайки приход и уязвимостта на документите към повреди при процеса на копиране. Без ясна политика какво може и какво не може да бъде копирано и по какъв начин, към този персонал вероятно ще се отправят противоречиви изисквания. Често той е оставен на благосклонността на изискващия клиент. Една политика по опазването на целия архив, заявяваща отговорността на целия персонал за гарантиране сигурността и безопасността на документите, ще увери специалистите по репрография, че имат подкрепата на старшото ръководство да откажат предприемането на какъвто и да е процес на копиране, вреден за архивните материали.

Ясни насоки по опазването ще направят по-лесна и работата на ръководния персонал по оборудването и сградите. Те фокусират вниманието върху нуждата от физическа защита на документите и целта на институцията. Въпреки че тези служители може да са професионалисти в своята област, те могат да споделят задачата за осигуряване доброто състояние на оригиналите със свързания с документите персонал, определяйки обща цел. Всеки, който е трябвало да налага политика за ограничаване на тютюнопушенето, знае колко трудно може да бъде това и знае стойността на писмената подкрепа от документ за политика по опазването. Също така, нуждата от оценка на рисковете и строги строителни програми се подчертава от изискванията за опазване, които предполагат придържане към висок стандарт.

Ако разработването на политика по опазването е от особена важност за архивния персонал и читателите, това начинание очевидно е важно за тези, които са най-силно обвързани с физическото оцеляване на документите. Персоналът по опазването като такъв е все още доста оскъден, тъй като ударението традиционно е падало върху организацията на работата в хранилищата от персонала по съхранението и върху извършването на отделни реставрационни работи от специалистите по консервация. Тази ситуация полека-лека се променя. Възприемането на нуждата от по-обхватна политика, концентрирана върху най-ефективните методи за осигуряване на всички документи вместо на няколко, избрани за консервационна работа, е накарало много архиви да преоценят своите приоритети. Определянето на действията, които са от обща полза, посочва къде да се концентрират средствата. Така, в съответствие с общата политика по опазването, специалистите по консервация могат да развият програми, насочени към тези застрашени документи, които имат особена ценност или които са направени от материали със специфична нестабилност. Това предотвратява разпиляването на редки и скъпи ресурси като умения в областта на консервацията и позволява на специалистите по консервация да се придържат към рационална, съгласувана програма. Пресмятането на разходите за различните функции на архива също помага за концентрирането върху съществените неща. Бързо се вижда, че индивидуалната консервационна работа е съществен, но най-скъп начин за осигуряване на оригиналните материали: разходите за гарантиране, че покривът не тече, като начин да се избегне нуждата от консервационна работа, изглеждат по-разумни. Микрофилмирането или копирането на групи документи, за които е доказано, че са с високо търсене, може да бъде по-евтино от използването на средства за постоянна консервационна работа. Дори осигуряването на по-добри програми за почистване на хранилищата може да се разглежда в контекста на това, че превенцията е по-добра от лечението. С други думи, ресурсите могат да бъдат пренасочени към най-ефективните методи, но това изисква от старшото ръководство да има всеобхватна финансова картина.

Изискват се управленски умения, за да се разпределят средствата така, че да отразяват по най-ефективния начин приоритетите на архива. Отнесено към опазването, това включва вземането на трудни решения с оглед на това, което е осъществимо. Концентрирането върху набелязаните приоритети може да означава, че е възможно други дейности да бъдат отложени или дори отхвърлени и че някои документи няма да бъдат обработвани с цел да се гарантира тяхното оцеляване. Разработването на политика по опазването ще постави този въпрос в близка перспектива заедно с изясняването на възможностите за избор — да не се прави нищо за материали, които се използват рядко или въобще не се използват, но все пак са приети за постоянно съхранение, може да не бъде привлекателен начин на действие. Етично ли е да се допусне разрушаването на документи с пълното съзнание, че това се случва? Аз мисля, че това е една възможност относно опазването, която трябва цялостно да бъде дискутирана; политиката със сигурност трябва да допуска такова обсъждане. Пълното разбиране за включените разходи също може да повлияе на решението и ако то е в съгласие с изразените приоритети на архива, това е защитима позиция.

Последователност обаче е трудно да се поддържа по въпросите на опазването, тъй като индивидуалните изисквания към информационното съдържание на всеки документ са различни. Безполезно е да се казва на родоведа, че е решено серия от генеалогически документи да останат недостъпни за ползване заради тяхното състояние в полза на консервацията на серия политически доклади в подобно състояние. Решението просто не е приложимо при тези обстоятелства, защото родоведът има специфична цел. В такива случаи е важно да има не само критерии, по които такова решение може да бъде преценено, но също и някакъв модел за решение, за да се демонстрират възможностите. Така решения за допускане на преднамерено пренебрегване, за почистване, изглаждане и съхранение, за поставяне в кутии, за консервиране или копиране (в какъвто и да е формат) могат да бъдат оправдани. Познаването на въпросите относно разходите и ползите на всяко ниво на решение също е важно, особено където средствата са ограничени. Трябва да бъдат заложени и приоритети, имайки предвид различните нива на дейността по опазването. Те могат да бъдат основани на детайлни прегледи на състоянието, ако такива съществуват, или по-вероятно на широки критерии относно включените физически материали и известната история на съхранението. Такива приоритети трябва да бъдат формулирани и достъпни за справка. Така например, архивни документи на хартиена основа от края на деветнадесети и от двадесети век могат да бъдат оценени като застрашени там, където хартията е с лошо качество; архивите ще направят добре да ги вземат под внимание като особено важни при определяне на мерки за опазване. По същия начин, документи от всякаква възраст и на всякакъв носител, за които е известно че са били съхранявани в лоши условия, трябва да бъдат разглеждани като приоритет. Политиката на архива може да се прецени като сравнително последователна и ефикасността на политиката по опазването може да бъде демонстрирана.

Положителен момент от разработването на такава стратегия от политика по опазването е, че тя разкрива възможностите на институцията. Повечето от нас са склонни да надценяват възможностите си; на практика много малко архиви днес могат да дадат категорично уверение, че ще бъдат способни да опазят всички предложени материали. Труден избор трябва да бъде правен и оправдаван даже при строги планове за организация на документите и примерът, към който разработващите политика по опазването трябва да се стремят, са критериите при списъците на документи със срокове за съхранение и политиката за комплектуване. Тези критерии обаче са основавани на предпоставката, че опазването автоматично ще следва подбора. Днес не е така и никога не е било така, тъй като средствата никога не са били достатъчни за да осигурят цялостна грижа. Съставянето на пълна оценка за разходите за опазване днес засилва възможността даренията на документи или депозирането им за съхранение в архива най-малкото да бъдат съпроводени с адекватни средства за опазване и използване.

Като алтернатива се предлага възможността за търсене на спонсорство. Яснотата за реалните разходи увеличава възможността да се определят проектите, които могат да претендират за спонсорство. Докато за предишните поколения архивисти това може да е било анатема, сега е политическа реалност, пред която художественият свят се е изправил много по-късно отколкото научния свят. Вследствие на това, големи проекти за копиране на голям брой документи например по преброяване на населението, които в миналото са били нормална практика, днес трябва да се съревновават за средства с други проекти като филмиране или дигитализиране на голяма част от приетите служебни документи. Макар че достойнствата и в двата случая са защитими, все пак не винаги е възможно да бъдат подкрепени едновременно; ако едната група обаче има потенциален спонсор за обработка или копиране, това ще освободи ресурси за други проекти. Колко ли често нашите предшественици са можели да правят обосновани преценки за такива неща? Не твърдя, че аз специално харесвам настоящите условия, но чувствам, че решенията за мащабни разходи сега се правят на основата на повече информация, отколкото в миналото.

Заключение

Изработването на политика по опазването в архива е ценно като метод за насочване на дейности, демонстриране на отговорност и приспособяване към съвременните тенденции на историческото изследване. То е ценно за установяване на основни факти за разходи и средства, много от които преди са били приемани или пренебрегвани. То е ценно при вземане на решенията за преразпределяне на средствата към области с най-големи потребности и за установяване на приоритети. То е ценно като механизъм за преразглеждане на работата във всички области на архива. То е ценно за включване на целия персонал и на ползвателите на архивни документи в усилието да се гарантира, че писменото наследство е запазено и за бъдните поколения. В контекста на музеите опазването на колекциите е описано като «холистична(6) дейност, която трябва да засяга всеки»(7). Архивите не се различават по никакъв начин.

Бележки

1. На вниманието на читателите предлагаме статията на г-жа Хелън Форд (Helen Forde), ръководител на службата по опазване на Public Record Office в Лондон и лектор по представяната тема пред Летния университет в Будапеща, 1998 г.

Статията е публикувана в Journal of the Society of Archivists, Vol. 18, № 2, 1997.

2. Макар че не е утвърдена като термин в архивната методология, думата «опазване» предава най-точно значението на съвкупността от всички мерки за удължаване живота на архивните материали, което се съдържа в английския оригинал preservation. Думата е предпочетена пред термина «съхранение», защото той се свързва по-тясно с организацията на работата в хранилищата и дейностите, които обозначава, са само част от мерките за оцеляване на документите. — Б. пр.

3. Тук «подбор» има значението на приетия в нашата методология термин «експертиза на ценността на документите». — Б. пр.

4. За разлика от наложилото се у нас значение на термина «консервация», включващо мерките за предпазване на документите от влиянието на външната среда (виж Методически кодекс, първа част, с. 366–367), тук и навсякъде в текста «консервация» по значение се доближава до нашия термин «реставрация» — операциите, свързани с възстановяване на повредени документи (виж Методически кодекс, първа част, с. 367 и Dictionary of Archival terminology, 2nd edition). — Б. пр.

5. Артефактите са обективираните в предмети резултати от културната дейност на хората. — Б. пр.

6. Холизъм е нагласата, според която цялото има приоритет пред своите части. В гносеологичен аспект това означава, че нещо може да бъде обяснено само като се има предвид цялостната му структура, а не чрез свеждането му до съставни части (обратно на редукционизма). — Б. пр.

7. S. Keene, Managing Conservation in Museums (Butterworth-Heinemann, 1996), pp. 107–108.